Zintegrowany system biblioteczny jako narzędzie dla planowania rozwoju i organizacji zbiorów bibliotecznych

Transkrypt

1 Zintegrowany system biblioteczny jako narzędzie dla planowania rozwoju i organizacji zbiorów bibliotecznych Alicja Portacha Jolanta Stępniak Biblioteka Główna Politechniki Warszawskiej

2 Plan prezentacji Kilka słów o nas: struktura, zbiory, finanse Centralna baza danych - zbiory, koszty, transakcje, użytkownicy Co jest a czego brakuje [zasoby drukowane a zbiory elektroniczne] Raporty wspierające politykę gromadzenia i organizację zbiorów Wnioski 2

3 Politechnika Warszawska Politechnika Warszawska kampusy (2 w Warszawie i 1 w Płocku) 20 wydziałów + 1 kolegium + 1 szkoła 36 kierunków kształcenia Pracownicy 5000 osób ok pracowników naukowych, w tym ok. 600 profesorów i doktorów habilitowanych ponad studentów (w tym ponad 1000 doktorantów) Kierunki nauki techniczne (inżynieryjne), ścisłe, zarządzanie, ekonomia i nauki społeczne, architektura 3

4 Biblioteki PW 31 bibliotek, w tym: Biblioteka Główna + 3 filie + 3 biblioteki w domach studenckich woluminów książek i czasopism] w bibliotekach PW dostęp w BG 71 godzin tygodniowo Zbiory elektroniczne dla zarejestrowanych czytelników (dostępne 7/7) liczba pracowników bibliotek PW 132 etaty [149 osób] BG 93 etaty [105 osób] Budżet BG PLN [ $$] 4

5 System zintegrowany Aleph v.18 Liczba biblioteka współpracujących 23 [31] Struktura bazy baza tytułów egzemplarzy czytelników (aktywnych w 2012 r ) historia wypożyczeń za ostatnie 4 lata Powiązania pomiędzy rekordami i typami zbiorów zasoby elektroniczne i drukowane (Biblioteka cyfrowa, e- Tytuły książek kupione na własność) brak danych dotyczących zasobów elektronicznych kupowanych na zasadach licencji - kosztów, liczby dostępów te dane są z systemu HAN (firmy (H+H) 5

6 Moduł Gromadzenia Zasady użytecznego wykorzystania tych danych dla organizacji i rozwoju zbiorów: określenie budżetów dla każdej biblioteki lub dziedziny [planowane i wykorzystane kwoty na zakupu w roku] obligatoryjne podawanie ceny do ewidencji każdego egzemplarza wydruk inwentarzy (stan ilościowy i wartościowy zbiorów) wydruk raportów na potrzeby zmiany organizacji zbiorów zmiany lokalizacji (przemieszczanie zbiorów ) selekcji (druki zbędne, niewypożyczane) 6

7 Moduł Opracowania Zasady użytecznego wykorzystania danych: wprowadzenie do bazy wszystkich egzemplarzy [obecnie jest ponad 50%] konsekwentne stosowanie zasady - jeden opis tytułu - wiele egzemplarzy i lokalizacji (ułatwione przez zasadę współkatalogowania z NUKAT) stosowanie lokalnej Klasyfikacji Działowej (3 stopniowa) uproszczona klasyfikacja tworzona w powiązaniu z UKD dla lepszej organizacji zbiorów (spójna z kierunkami badań i kształcenia na PW), aktualizowana w miarę potrzeb, powiązanie dziedziny i budżetu w Module Gromadzenia 7

8 Raporty systemu Aleph i dane zewnętrzne Warunkiem uzyskania analiz na potrzeby rozwoju kolekcji i jej właściwej organizacji jest rejestrowanie w odpowiednim module systemu : ceny (wartości) egzemplarza powiązanie tytułu z liczbą egzemplarzy stosowanie klasyfikacji działowej (i wykorzystanie jej do organizacji zbiorów w wolnym dostępie) dostępność wieloletniej historii liczby wypożyczeń każdego egzemplarza Dane zewnętrzne (spoza systemu): ogólna wysokość przyznanego budżetu liczba studentów na danym kierunku studiów ograniczenia powierzchni magazynowania dostępność zbiorów elektronicznych 8

9 Cel analizy raportów systemu Aleph Nadzór nad wydatkowaniem środków za zakup zbiorów Odpowiedni podział środków finansowych na gromadzone zbiory w zależności od: lokalizacji (przeznaczenia), potrzeb rozwoju piśmiennictwa z danej dziedziny (działu) Wskazanie najczęściej wypożyczanych tytułów [koszt nietrafionych zakupów], ale też wskazanie dziedzin, w których brak publikacji [czy są do kupienia?] Analizę wykorzystania zasobów w odniesieniu do poniesionych kosztów Selekcję zbiorów nieużytecznych lub zmianę ich lokalizacji 9

10 Zalety stosowania raportów systemu Aleph Dane aktualizowane są na bieżąco po każdej transakcji / operacji zarejestrowanej w systemie Dane są potwierdzane zapisem w systemie [a nie trudnymi do zweryfikowania notatkami bibliotekarzy] Dostęp do danych generowanych w jednej bibliotece / module mogą mieć osoby, które bezpośrednio nie realizują tych zadań Oddział Udostępnianie może generować raporty obejmujące konkretny dział, liczbę tytułów i egzemplarzy oraz ich wartość 10

11 Ograniczenia w stosowaniu raportów z Aleph Brak integracji z ewidencją wykorzystania zbiorów elektronicznych [baz danych] Brak części zbiorów w systemie zintegrowanym Niejednolite dane: moduł gromadzenia (ewidencja kosztów zakupu) wdrożony w 7 bibliotekach BGPW i tylko 1 wydziałowej Układ Działowy podstawa do ich sporządzania analiz wykorzystania zbiorów z określonych dziedzin jest obligatoryjny tylko w BG Brak nawyku wykorzystywania raportów w bieżącej pracy bibliotekarzy Nie jest prowadzona ewidencja elektroniczna dla rejestracji zbiorów wykorzystywanych na miejscu 11

12 Gromadzenie zasobów Podział środków finansowych na gromadzone zbiory (wykorzystanie budżetów) w zależności od ich lokalizacji (miejsca przechowywania) Od 2013 również budżety dla dla konkretnych działów lokalnej klasyfikacji, na podstawie analizy kosztów za lata

13 100% 90% Procentowe określenie kosztów zakupów książek za 2011 r. w odniesieniu do dziedzin z uwzględnieniem: -liczby egzemplarzy -liczby tytułów -wartości zbiorów Gromadzenie zasobów Przydatne: sprawozdania, analiza potrzeb w konkretnej dziedzinie, analiza kosztów ponoszonych dla dziedziny 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% Z S R P O M L K J I H G F E D C B A 0% Egzemplarze Wartość Tytuły 13

14 Gromadzenie zasobów Wykaz książek z księgozbioru dydaktycznego wypożyczonych więcej niż 10 razy w okresie Liczba wypożyczeń ogółem Liczba wypożyczeń we wskazanym okresie Wykorzystanie: zmiana lokalizacji, dodatkowe egzemplarze 14

15 Gromadzenie zasobów Raport umożliwiający analizę wykorzystania zakupionych książek : - w obrębie wskazanej dziedziny - według określonego odcinka czasowego akcesji (daty zakupu) - poniesionych kosztów -w poszczególnych lokalizacjach 15

16 Udostępnianie zbiorów Raporty są tworzone na podstawie następujących danych z systemu bibliotecznego: lokalizacji (podbiblioteki) statusu egzemplarza (okres wypożyczenia określony dla konkretnego egzemplarza) klasyfikacji lokalnej sygnatury (numer inwentarzowy) ilości wypożyczeń budżetów Raporty mogą być tworzone dla egzemplarzy i tytułów 16

17 Udostępnianie zbiorów Wykorzystanie raportów: Analiza rozmieszczenia zbiorów organizacji zbiorów w przestrzeni wolnego dostepu Analiza wykorzystania zbiorów zmiana lokalizacji (biblioteki, przemieszczenia pomiędzy wolnym dostępem a magazynem zamkniętym) zmiana okresów wypożyczeń rekomendacja tytułow (egzemplarzy) do selekcji lub dokupienia Monitowanie zaległych wypożyczeń 17

18 Udostępnianie zbiorów Wykaz książek wg ustawienia na półkach w Wolnym Dostępie z działu K z 1 i mniej wypożyczeniem Typowy raport wykorzystywany do przemieszczania księgozbioru z magazynów otwartych do zamkniętych 18

19 Udostępnianie zbiorów Suma egz. BG-WS BG-WK BG-MP BG-WD AB AK AZ FIZ FN FP IL ILMK IS MCH MEL Rozmieszczenie zasobów z zakresu Mechaniki (akcesja 2011) dział G w poszczególnych lokalizacjach (bibliotekach) 19

20 Udostępnianie zbiorów Wykorzystanie zasobów z zakresu Mechaniki (akcesja 2011) dział G w poszczególnych lokalizacjach Suma egz. Suma wyp. 0 20

21 Raporty dot. wykorzystania zasobów elektronicznych Brak kompletności danych (ewidencji podlega tylko część udostępniane przez system HAN) Brak powiązania z lokalnym układem działowym brak jednolitych zasad przydziału do konkretnej dziedziny brak możliwości wykorzystania statystyk dot. wykorzystania pojedynczego tytułów (zakup dotyczy pakietu a nie tytułu) 21

22 Zasoby elektroniczne Czas [h:min:s] :22: :43: :48: :21: :46:04 Liczba logowań Średni czas sesji 00:07:31 00:07:52 00:09:52 00:09:14 00:03:37 Przesłane bytes Średnia byte ów na sesję

23 Statystyki wykorzystania baz czas liczba logowań nazwa bazy ACS (American Chemical Society) Publications 543:32: :07: :13: :21: :56: Compendex Engineering Village = EI Compendex + Referex Engineering 425:11:57 377:47:08 406:52:39 288:17:02 219:53: CRC Press: ENGnetBASE (Engineering Handbooks Online) 654:19:10 463:16:17 387:30:06 473:39:31 215:06: Ebrary 976:02:55 665:38:06 811:33: EIFL-EBSCO 399:59:45 678:54:10 761:44:28 545:39:07 621:26: Elsevier Science electronic journals / ScienceDirect/ICM 2829:03: :34: :13: :01: :47: IBUK 810:51: :17: :29: :27: IEEE/IEE Electronic Library 1499:58: :27: :21: :02: :04: ISI Web of Knowledge 1607:30: Knovel 657:29:32 989:35: :30: :12:45 847:22: Royal Society of Chemistry 160:34:22 219:11:43 07:52:06 275:37:29 294:40: SCI - Science Citation Index (Ovid) 807:10:35 708:10: :55: :30:23 228:28: Science Direct On Line 1493:07: :17: :53: :25: :08: Scopus 1091:55: :01: :39: :04: :17: Springer-ICM 713:22:48 745:07:44 704:08:52 544:08:27 510:42: SpringerLink 758:30: :31: :56:14 957:48:32 963:41: Wiley InterScience 308:08:08 590:12:04 18:35:56 648:16:47 594:52:

24 Statystyki aktywności użytkowników liczba logowań Grupy użytkowników Biblioteka Główna - pracownik Wydz. Adninistracji i Nauk Społecznych Wydz. Architektury Wydział Chemiczny Wydz. Elektroniki i Technik Informacyjnych Wydz. Elektryczny Wydz. Fizyki Wydz. Geodezji i Kartografii Wydz. Inżynierii Chemicznej i Procesowej Wydz. Inżynierii Lądowej Wydz. Inżynierii Materiałowej Wydz. Inżynierii Produkcji Wydz. Inżynierii Środowiska Wydz. Matematyki i Nauk Informacyjnych Wydz. Mechaniczny Energetyki i Lotnictwa Wydz. Mechatroniki Wydz. Samoch. i Maszyn Roboczych Wydz. Transportu Wydz. Zarządzania Szkoła Biznesu Filia Politechniki Warszawskiej w Płocku Międzywydziałowe Centrum Biotechnologii Administracja PW + COI Inne Użytkownicy niezdefiniowani RAZEM

25 Wnioski Stosowanie jednolitych zasad ewidencji gromadzonych w systemie danych umożliwia generowanie Raportów dla poprawy w zakresie: efektywności wykorzystania środków na zakup zbiorów w powiązaniu z potrzebami użytkowników (finansowanie dziedzin, a nie tytułów) dostosowania liczby egzemplarzy do potrzeb (w korelacji z budżetem) efektywna organizacji dostępu do zbiorów (zbiory potrzebne w danej lokalizacji) przemieszczono w BG egzemplarzy Przygotowanie i opracowanie raportów wymaga znajomości SQL umiejętności analitycznych oraz biegłej znajomości Excela systematycznego gromadzenia danych do wieloletnich analiz 25

26 Rekomendacje Trzeba nauczyć się korzystać ze statystyk i informacji pozyskanych z systemów i wyrobić taki nawyk wśród pracowników biblioteki (porównywanie, weryfikowanie, sprawdzanie) Wykorzystanie informacji generowanych z systemu zintegrowanego może: podnosić wiarygodność biblioteki wymagać od pracowników większej odpowiedzialności za wprowadzane dane [możliwość weryfikacji zapisów, również przez innych] Statystyki powinny być możliwie ujednolicone porównywalne z innymi bibliotekami w tym samym systemie i podobnymi bibliotekami aktualizowane na bieżąco [dostępne a stronie domowej] 26

27 Dziękujemy za uwagę