Mechanizm Finansowy EOG na lata Obszar Programowy Fundusz dla Organizacji Pozarządowych Wytyczne dla Programów dla Organizacji Pozarządowych

Transkrypt

1 Obszar Programowy Fundusz dla Organizacji Pozarządowych przyjęte w dniu 25 maja 2011 roku

2 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE Cel Wytycznych Ramy prawne Ogólne ramy finansowe ZASADY I CEL PROGRAMU DLA ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH Zasady ogólne Cel ogólny programów dla NGOs Kwalifikowalni wnioskodawcy Oczekiwane rezultaty Główne obszary wsparcia Dodatkowe kwalifikowalne obszary wsparcia Działania kwalifikowalne Zagadnienia horyzontalne Stosunki dwustronne Współpraca transgraniczna TWORZENIE PROGRAMÓW DLA ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH Zasady ogólne Wyznaczenie Operatora Zawieranie umowy z Operatorem Programu Charakterystyka Operatora Programu dla NGOs Propozycja programu Zadania Operatora Programu Koszty zarządzania Operatora Programu Fundusz współpracy dwustronnej Działania uzupełniające WDRAŻANIE PROGRAMU ORAZ PROJEKTU Otwarte nabory wniosków oraz dostępność środków Ocena wniosków Kryteria wyboru Partnerstwo na poziomie projektu Wysokość oraz poziom dofinansowania na poziomie projektu Okres trwania projektów Projekty predefiniowane Raportowanie na poziomie programu Raportowanie na poziomie projektu Monitorowanie i ewaluacja Audyt zgodności oraz audyty Widoczność oraz promocja ZARZĄDZANIE FINANSOWE Kwalifikowalne wydatki Płatności na rzecz Operatora Programu Płatności na rzecz projektów Korekta finansowa oraz zawieszenie płatności

3 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE Wsparcie społeczeństwa obywatelskiego jest jednym z głównych priorytetów Mechanizmu Finansowego EOG (MF EOG) na lata Zobowiązanie to w szczególności przejawia się w uznaniu roli organizacji pozarządowych (NGOs) jako ważnego elementu w rozwoju sprawiedliwych, demokratycznych i trwałych społeczeństw w Europie. W ramach Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata możliwe jest uzyskanie wsparcia w wielu różnych obszarach programowych, w których NGOs są kwalifikowalnymi wnioskodawcami. Niemniej jednak, jeden z obszarów programowych MF EOG został przeznaczony wyłącznie na wsparcie NGOs. Jego celem jest zapewnienie kwalifikowalnym NGOs elastycznego i łatwo dostępnego wsparcia finansowego, które będzie sprzyjać rozwojowi sektora, wzmocni jego zdolności oraz zwiększy jego wkład w budowanie sprawiedliwości społecznej, demokracji oraz zrównoważonego rozwoju. 1.1 Cel Wytycznych Celem niniejszych Wytycznych jest wyjaśnienie niektórych zapisów Regulacji, odnoszących się do obszaru programowego Fundusz dla Organizacji Pozarządowych oraz dostarczenie Krajowym Punktom Kontaktowym i Operatorom Programów informacji na temat specyficznych kwestii związanych z przygotowaniem oraz wdrażaniem programów dla Organizacji Pozarządowych w Państwach-Beneficjentach. W przypadku gdy Programy te zostaną powierzone BMF, które zakontraktuje operatora funduszu, Regulacje nie będą miały zastosowania. W takiej sytuacji, zastosowanie będą miały jedynie te specyficzne kwestie związane z sektorem NGO, o których mowa w Wytycznych. Będą one zawarte w specyfikacji wymagań i obowiązków operatora funduszu oraz w umowie ws. realizacji programu z wybranym operatorem. Niniejsze Wytyczne oparte są na ramach prawnych MF EOG, wnioskach z ewaluacji Funduszy dla Organizacji Pozarządowych w latach oraz propozycjach NGOs i Państw-Beneficjentów zgłoszonych podczas konsultacji online dotyczących przyszłego wsparcia społeczeństwa obywatelskiego (przeprowadzonych w okresie od 10 września do 5 listopada 2010 r.). 1.2 Ramy prawne Poniższe dokumenty stanowią obowiązujące ramy prawne, które mają zastosowanie do niniejszych Wytycznych i nie mogą być przez nie zastąpione: Protokół 38b do Umowy o EOG w sprawie ustanowienia Mechanizmu Finansowego EOG na lata ; Memorandum of Understanding (MoU) w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG na lata , podpisane przez Państwa-Darczyńców i Państwo-Beneficjenta; Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego na lata wraz z załącznikami; Opis Obszaru Programowego nr 10 Fundusz dla Organizacji Pozarządowych (Fundusz dla NGOs) w ramach sektora priorytetowego Społeczeństwo Obywatelskie Mechanizmu Finansowego EOG. Tekst Wytycznych zawiera bezpośrednie lub umieszczone w nawiasach odniesienia do właściwych artykułów Regulacji. Nie zwalnia to użytkownika z konieczności odnoszenia się 3

4 do Regulacji, które to mają zastosowanie w przypadku wystąpienia niezgodności pomiędzy oboma dokumentami. Szczególną uwagę należy zwrócić na Załącznik nr 9 do Regulacji, czyli Podręcznik Operatora Programu, który powinien być czytany łącznie z niniejszymi Wytycznymi. Niniejsze Wytyczne zostały przyjęte zgodnie z Artykułem 1.4.1(d) Regulacji. 1.3 Ogólne ramy finansowe Co najmniej 10% alokacji Mechanizmu Finansowego EOG każdego Państwa-Beneficjenta jest przeznaczone na obszar priorytetowy Społeczeństwo Obywatelskie zgodnie z Protokołem 38b. Ten sektor priorytetowy zawiera wyłącznie obszar programowy Fundusz dla Organizacji Pozarządowych, który będzie obejmował programy dla NGOs. W przypadku wszystkich Państw-Beneficjentów wsparcie dla społeczeństwa obywatelskiego będzie spełniało powyższy wymóg. 2. ZASADY I CEL PROGRAMU DLA ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH 2.1 Zasady ogólne Programy dla NGOs będą ustanawiane we wszystkich Państwach-Beneficjentach Mechanizmu Finansowego EOG. Na poziomie krajowym można je określać jako Fundusz dla Organizacji Pozarządowych. Programy dla NGOs będą ustanawiane w oparciu o mechanizm zarządzania opartego na rezultatach (zobacz Załącznik nr 9 Regulacji Podręcznik Operatora Programu). W jego ramach zdefiniowane zostaną wyraźne cele i rezultaty, które skupiać się będą na skutkach oddziaływania na ludzi i systemy, jak również wskaźniki z wartościami wyjściowymi i docelowymi, które użyte będą do oceny mierzalnego postępu w osiąganiu oczekiwanych rezultatów/ oddziaływania. W celu przyjęcia wspólnego podejścia, ustanowiony został cel ogólny dla Programów dla NGOs oraz lista oczekiwanych rezultatów, na których będą bazować programy krajowe. 2.2 Cel ogólny programów dla NGOs Celem wszystkich programów dla NGOs jest wzmocnienie rozwoju społeczeństwa obywatelskiego oraz zwiększenie jego wkładu w budowanie sprawiedliwości społecznej, demokracji i zrównoważonego rozwoju. Ponadto, programy dla NGOs wspierają ogólne cele Mechanizmów Finansowych polegające na przyczynianiu się do zmniejszania ekonomicznych i społecznych nierówności w Europejskim Obszarze Gospodarczym oraz do wzmacniania relacji dwustronnych pomiędzy Państwami-Darczyńcami a Państwami-Beneficjentami. 4

5 2.3 Kwalifikowalni wnioskodawcy Mechanizm Finansowy EOG na lata Kwalifikowalny wnioskodawca to Organizacja pozarządowa (NGO): dobrowolna organizacja non-profit ustanowiona jako osoba prawna o celach niekomercyjnych, niezależna od władz lokalnych, regionalnych i centralnych, podmiotów publicznych, partii politycznych i podmiotów komercyjnych. Instytucji religijnych i partii politycznych nie uznaje się za organizacje pozarządowe (art. 1.5.m Regulacji). Operatorzy Programów stosują powyższą definicję oraz rozstrzygają wątpliwości związane z jej interpretacją zgodnie z niniejszymi Wytycznymi oraz w drodze konsultacji z KMF. Bierze się pod uwagę fakt, że proces rejestracji organizacji pozarządowych, a tym samym ich powołanie jako osób prawnych, różni się w poszczególnych krajach. Niemniej jednak, wnioskodawcy kwalifikowalni do ubiegania się o dofinansowanie z programów dla NGOs będą organizacjami, które zazwyczaj spełniają następujące podstawowe warunki: są organizacjami non-profit, które nie zostały utworzone ani nie działają w celu generowania prywatnych zysków. Pomimo faktu, że mogą one posiadać personel pobierający wynagrodzenie oraz mogą angażować się w działania generujące przychód, nie przekazują one wygenerowanych zysków dla swoich członków lub swojego zarządu. W przypadku, gdy podejmowane są działania generujące przychód, nie powinny one stanowić celu działalności NGO, lecz powinny stanowić wyłącznie środek do wspierania jego misji oraz przyjętych wartości; posiadają członków, którzy nie mają żadnego bezpośredniego komercyjnego interesu w wynikach prac organizacji lub jej działalności komercyjnej, oraz nie powinny one dążyć do osiągnięcia komercyjnych i zawodowych interesów jej członków. Z tego względu, wymóg ten wyklucza podmioty zrzeszające grupy zawodowe i izby handlowe/ gospodarcze, których celem jest wspieranie tylko interesów ich członków; są oparte na pracy dobrowolnej, zostały utworzone dobrowolnie przez grupy osób lub osoby i zazwyczaj zawierają element dobrowolnego uczestnictwa w organizacji; działają w przestrzeni publicznej oraz dla dobra publicznego skupiając się na problemach i zagadnieniach mających na celu dobro ludzi, grup lub całego społeczeństwa; są do pewnego stopnia sformalizowane i zinstytucjonalizowane, w odróżnieniu od nieformalnych grup powoływanych ad hoc, posiadają formalne statuty lub inne dokumenty określające ich misje, cele oraz zakres działania; są oparte na członkostwie, posiadają przejrzyste struktury i wybieralnego przewodniczącego/zarząd oraz ponoszą odpowiedzialność przez swoimi członkami i sponsorami; są niezależne od władz lokalnych, regionalnych, krajowych oraz innych władz publicznych; są niezależne od partii politycznych oraz podmiotów komercyjnych. Partie polityczne, instytucje religijne 1 jako takie, partnerzy społeczni 2 lub spółdzielnie i firmy redystrybuujące swoje zyski nie są uznawane za NGOs. Przedsiębiorstwa społeczne 3, 1 Kategoria instytucje religijne nie uwzględnia organizacji założonych przez kościoły i związki wyznaniowe, które są kwalifikowanymi wnioskodawcami. 2 Pojęciem partnerzy społeczni określa się związki zawodowe oraz organizacje pracodawców, zgodnie z definicją UE. 3 Przyjmuje się, że w wielu krajach, przedsiębiorstwa społeczne nie są zdefiniowane w obecnym ustawodawstwie. Jeśli przedsiębiorstwa społeczne spełniają kryteria przedstawione w tej sekcji, mogą one być uznane za kwalifikowalne do otrzymania wsparcia. 5

6 fundacje 4, organizacje założone przez kościoły i/ związki wyznaniowe 5 oraz stowarzyszenia krajowego Czerwonego Krzyża uznawane są za kwalifikowalne organizacje pozarządowe, jeśli spełniają powyższe warunki. W celu wsparcia możliwie najszerszego rozwoju sektora organizacji pozarządowych w odpowiedzi na potrzeby w poszczególnych krajach, organizacje pozarządowe, które kwalifikują się do otrzymania dofinansowania zgodnie z tymi warunkami, będą miały możliwość nawiązywania partnerstw z niektórymi rodzajami organizacji, które nie są kwalifikowanymi wnioskodawcami, zgodnie z sekcją 4.4 niniejszych Wytycznych. 2.4 Oczekiwane rezultaty Oczekuje się, że programy dla NGOs zidentyfikują oraz przyczynią się do osiągania niektórych rezultatów zawartych w Podręczniku Operatora Programu, wymienionych poniżej: Wspieranie aktywnej postawy obywatelskiej Większe zaangażowanie organizacji pozarządowych w politykę i proces podejmowania decyzji z udziałem władz lokalnych, regionalnych i krajowych Tworzenie wielosektorowych partnerstw, w szczególności z udziałem władz na szczeblu lokalnym, regionalnym i krajowym Promowanie wartości demokratycznych, w tym praw człowieka Rozwijanie roli rzecznictwa (advocacy) i nadzoru obywatelskiego (watchdog) Stworzenie sieci współpracy i koalicji organizacji pozarządowych działających w partnerstwie Promowanie zwiększenia potencjału organizacji pozarządowych i rozwoju środowiska tego sektora Osiągnięcie większego wkładu w zrównoważony rozwój Zapewnienie określonym grupom docelowym większej ilości usług społecznych i podstawowych Wzmocnienie (empowerment) grup narażonych na różne zagrożenia Oczekiwane rezultaty określone powyżej obrazują to, jak ważne jest wspieranie procesów, które prowadzą do zmian, oraz które zakorzeniają te zmiany w przyszłych postawach, przyczyniając się tym samym do zrównoważonego rozwoju. Oczekuje się, że skupienie programów dla NGOs na zmianach w różnych procesach zwiększy rolę NGOs w promowaniu demokratycznych działań w kwestiach społecznych, zademonstruje, w jaki sposób nowe podejście może przynieść szersze korzyści społeczne oraz podniesie świadomość na temat kwestii problemowych. Podejście to umożliwi wkład programów: 4 Przyjmuje się, że większość fundacji nie jest organizacjami członkowskimi. Niemniej jednak, fundacje są kwalifikowalne do wsparcia, jeśli są one niezależne od partii politycznych, kontroli rządu lub kontroli małej grupy osób, która odnosi osobiste korzyści z pracy fundacji. Oczekuje się, że kwalifikowalne fundacje zostały ustanowione głównie dla pożytku publicznego. 5 Organizacje założone przez kościoły i związki wyznaniowe są kwalifikowalne, jeśli spełniają warunki wskazane w sekcji 2.3 i jeśli finansowane działania nie promują bezpośrednio lub pośrednio religijnej doktryny, misji lub nie służą zmianie wierzeń czy nawracaniu na konkretną wiarę (poza podnoszeniem podstawowej świadomości religijnej / kulturowej). 6

7 Mechanizm Finansowy EOG na lata w zmienianie sposobu myślenia, poprzez metodologie i procesy, wskazujące różne metody angażowania ludzi w działania na rzecz realizacji potrzeb ich społeczności; w tworzenie przestrzeni dla szerszego dialogu oraz działań w odpowiedzi na potrzeby marginalizowanych grup i społeczności; we wskazywanie, w jaki sposób zwiększać efektywność dostarczanych usług, rozwijać społeczności lokalne oraz radzić sobie z kwestiami problemowymi; Ponadto, wymienione wyżej sugerowane rezultaty skupią się na następujących potrzebach oraz problemach: zwiększenie zaangażowania obywateli w rzecznictwo (advocacy) (zaangażowanie obywateli w podejmowanie decyzji) oraz rozszerzanie idei wolontariatu; zwiększenie porozumienia pomiędzy NGOs a stroną rządową oraz identyfikowanie wspólnych metod poszukiwania rozwiązań problemów obywateli (społecznych, ekonomicznych, środowiskowych); wzmocnienie zdolności budowania koalicji oraz współpracy pomiędzy NGOs (z uwzględnieniem transferu wiedzy i umiejętności z większych, silniejszych NGOs do mniejszych, młodszych regionalnych lub lokalnych NGOs); zwiększenie nacisku na role NGOs związane z rzecznictwem (advocacy) oraz nadzorem obywatelskim (watchdog), szczególnie w odniesieniu do przejrzystości działań i odpowiedzialności instytucji państwowych; rozwiązywanie stałych problemów poprzez zwalczane dyskryminacji, wykluczenia i nierówności oraz poszanowanie praw człowieka oraz zasad i procesów demokratycznych; rozwijanie długoterminowych zdolności NGOs, a nie skupianie się jedynie na bezpośrednim i krótkoterminowym rozwiązywaniu problemów. 2.5 Główne obszary wsparcia Co najmniej jedna trzecia alokacji programu przeznaczonej na re-granting jest skupiona na głównych obszarach wsparcia określonych poniżej, gdyż są to obszary, w których NGOs mogą odgrywać szczególną rolę oraz wspierać pozytywne zmiany: Demokracja Prawa człowieka, z uwzględnieniem praw mniejszości (etnicznych, religijnych, językowych i seksualnych) Dobre rządzenie i transparentność działania Demokracja partycypacyjna Zwalczanie rasizmu i ksenofobii Zwalczanie dyskryminacji Przeciwdziałanie nierównościom społecznym, ubóstwu i wykluczeniu, m.in. na obszarach wiejskich Równouprawnienie płci Przeciwdziałanie przemocy ze względu na płeć Co najmniej 10% całkowitej alokacji programu jest przeznaczone na wsparcie organizacji zajmujących się tematyką dzieci i młodzieży oraz/lub działań skierowanych do dzieci i młodzieży. Podczas gdy główny cel oraz kwestie szczególne dla obszaru programowego mogą być ogólnie zdefiniowane w każdym Memorandum of Understanding (MoU), bardziej 7

8 szczegółowe kwestie oraz obszary szczególnie istotne dla społeczeństwa obywatelskiego w poszczególnych Państwach-Beneficjentach zostaną określone w propozycji programu w możliwie najszerszej konsultacji z sektorem. 2.6 Dodatkowe kwalifikowalne obszary wsparcia Oprócz głównych obszarów wsparcia, następujące obszary oraz działania są również kwalifikowalne do wsparcia: Ochrona środowiska oraz zmiany klimatyczne: Zwiększenie świadomości i uczestnictwa obywatelskiego Rozwój organizacji parasolowych i/lub nowych sieci współpracy w zakresie bioróżnorodności / zmian klimatycznych Zaangażowanie organizacji pozarządowych w krajowe plany działania dotyczące bioróżnorodności i/lub zmian klimatycznych Zwiększenie zaangażowania społeczności lokalnych w ochronę bioróżnorodności Prowadzenie działań i szkoleń dla nauczycieli z zakresu edukacji środowiskowej Dostarczanie usług podstawowych oraz z zakresu pomocy społecznej: Dostarczanie kluczowych usług dla grup narażonych na zagrożenia: dzieci oraz młodzież, ludzie zakażeni wirusem HIV/ chorzy na AIDS, dzieci z niepełnosprawnością i/lub zaburzeniami umysłowymi oraz ich rodziny, ofiary handlu ludźmi oraz przemocy ze względu na płeć i/lub przemocy w rodzinie; w sytuacji gdy usługi tego typu nie są świadczone w ogóle lub w niewystarczającym stopniu przez instytucje rządowe. 2.7 Działania kwalifikowalne Programy dla NGOs mają na celu wzmocnienie sektora oraz jego roli w realizacji najważniejszych wyzwań. W związku z tym, proponuje się następujące działania jako kwalifikowalne w ramach programów dla NGOs: Wspieranie aktywności obywatelskiej oraz demokracji partycypacyjnej, z uwzględnieniem inicjatyw oddolnych/lokalnych Rozwój rzecznictwa (advocacy), nadzoru obywatelskiego (watchdog) i działań monitoringowych Prowadzenie działań podnoszących świadomość społeczną Prowadzenie działań z zakresu dialogu wielokulturowego Promowanie uczestnictwa w procesach strategicznych i decyzyjnych Budowanie zdolności oraz wsparcie organizacyjne NGOs Wzmacnianie procesu zarządzania w NGOs opartych na członkostwie Rozwijanie sieci współpracy i koalicji Propagowanie idei wzajemnego uczenia się oraz rozpowszechnianie zdobytej wiedzy Prowadzenie działań edukacyjnych i szkoleniowych Wspieranie inicjatyw kulturalnych promujących główne obszary wsparcia opisane powyżej 8

9 Dostarczanie usług podstawowych oraz z zakresu pomocy społecznej Dostarczanie usług podstawowych oraz z zakresu pomocy społecznej będzie wspierane tam, gdzie tego typu usługi nie są świadczone w ogóle lub w niewystarczającym stopniu przez instytucje rządowe, gdzie NGOs mogą dostarczyć najbardziej odpowiednią, przystępną cenowo lub najszerzej dostępną usługę lub gdzie mogą one zapewnić innowacyjne lub niezbędne usługi, które obecnie nie są świadczone. Gdzie jest to możliwe, takie działania powinny być powiązane ze wsparciem działań miękkich, takich jak promowanie wolontariatu, rzecznictwo (advocacy), wzmacnianie (empowerment) oraz uczestnictwo grup docelowych, budowanie zdolności, itd. Oczekuje się, że programy wesprą budowanie zdolności oraz rozwój organizacyjny per se lub aspekt ten będzie uwzględniony we wniosku na projekt. Budowanie zdolności może być również połączone z przyszłym rozwojem partnerstw dwustronnych i dzieleniem się wiedzą na temat dobrych praktyk w zakresie danych obszarów wsparcia oraz oczekiwanych rezultatów zarysowanych w sugerowanych programach. 2.8 Zagadnienia horyzontalne Zasady dobrego rządzenia, zrównoważonego rozwoju, równości płci oraz równych szans są stosowane na wszystkich etapach wdrażania (Art. 1.6 Regulacji). Wytyczne na temat tego, jak skutecznie zapewnić opisanie zagadnień horyzontalnych w programie oraz na poziomie projektów, zostały przedstawione w sekcji 2.7 Podręcznika Operatora Programu. Oczekuje się, że wytyczne dla wnioskodawców na poziomie krajowym doprecyzują sposób prezentacji zagadnień horyzontalnych w projektach. 2.9 Stosunki dwustronne Stosunki dwustronne pomiędzy Państwami-Beneficjentami a Państwami-Darczyńcami są promowane poprzez programy dla NGOs zgodnie z ogólnym celem Mechanizmu Finansowego EOG. Praktyczne narzędzia oraz wdrażanie partnerstw dwustronnych są szczegółowo opisane w sekcji 3.8 niniejszych Wytycznych. Programy dla NGOs co do zasady nie są programami partnerskimi z darczyńcami. Współpraca dwustronna przewiduje raczej nawiązanie kontaktu, tworzenie sieci współpracy oraz wymianę wiedzy na poziomie Operatora Programu poza umową partnerską na poziomie programu. Może także ona zaistnieć w procesie rozwijania i ustanawiania współpracy na poziomie projektu zarówno w projektach partnerskich z darczyńcami jak i na zasadach ad hoc w projektach bez formalnej umowy partnerskiej poprzez działania polegające na wymianie wiedzy. W celu ułatwienia współpracy, Operator Programu rozważy następujące działania: wspieranie stosunków dwustronnych, które mogą aktywnie przyczyniać się do osiągania oczekiwanego celu i rezultatów programu dla NGOs; wspieranie współpracy, która przynosi obopólne korzyści oraz opiera się na wspólnych interesach; wykorzystanie narzędzi oraz kanałów informacyjnych Państw-Darczyńców dostępnych dla potrzeb ułatwiania współpracy dwustronnej. W przypadku Norwegii, Norweski Komitet Helsiński występuje jako organ ułatwiający budowanie kontaktów dwustronnych, również poprzez stronę internetową Ponadto, ułatwiając budowanie konkretnych partnerstw, Operator: 9

10 Mechanizm Finansowy EOG na lata zapewni odpowiednie ramy czasowe potrzebne dla zawiązania partnerstwa; wykorzysta odpowiednie sposoby informowania o możliwości budowania partnerstw; zidentyfikuje przeszkody prawne w budowaniu partnerstw oraz poszuka sposobów ich przezwyciężania Współpraca transgraniczna Program dla NGOs może być odpowiedni dla nawiązywania współpracy pomiędzy podmiotami w Państwie-Beneficjencie a podmiotami z państwa spoza EOG, które graniczy z danym Państwem-Beneficjentem. Projekty transgraniczne są tym samym kwalifikowalne, jeśli przyczyniają się do osiągania rezultatów programu dla NGOs zidentyfikowanych w sekcji 2.4 Wytycznych. 3. TWORZENIE PROGRAMÓW DLA ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH 3.1 Zasady ogólne W programach tych stosuje się najwyższy stopień przejrzystości, odpowiedzialności oraz efektywności kosztowej, jak również zasady dobrego rządzenia, zrównoważonego rozwoju, równości płci oraz równych szans na wszystkich etapach wdrażania. Państwa-Darczyńcy stosują politykę zerowej tolerancji wobec korupcji (Art. 1.6 Regulacji). Alokacja programu dla NGOs została ustalona podczas negocjacji MoU pomiędzy Państwami-Darczyńcami a Państwem-Beneficjentem. 3.2 Wyznaczenie Operatora Za zarządzanie programem dla NGOs odpowiada Operator procedura jego wyboru jest określona w MoU. Jeśli podmiot taki nie jest zidentyfikowany w MoU, mogą być zaproponowane następujące opcje: wyłonienie Operatora Programu przez Krajowy Punkt Kontaktowy w konsultacji z KMF (Art Regulacji); KPK, za zgodą KMF, powierza BMF funkcję Operatora Programu, które wyznaczy oraz zakontraktuje operatora funduszu w celu zapewnienia wdrożenia programu (Art Regulacji). Wyznaczając Operatora Programu dla programów dla NGOs i/lub przygotowując procedury przetargowe lub dokumentację niezbędną do wyłonienia Operatora, Krajowy Punkt Kontaktowy konsultuje się z KMF ws. kryteriów jego wyboru oraz podczas procedury wyboru Operatora. W przypadku powierzenia BMF roli Operatora Programu, nie stosuje się postanowień Regulacji, a niniejsze Wytyczne nie mają bezpośredniego zastosowania. Niemniej jednak, w takiej sytuacji specyfikacja zakresu wymagań i obowiązków operatora funduszu, jak również umowa ws. realizacji programu opiera się w dużej mierze na postanowieniach Regulacji oraz niniejszych Wytycznych. 10

11 Jeśli program jest obsługiwany przez BMF lub inny podmiot międzynarodowy, Państwo- Beneficjent nie ponosi finansowej ani żadnej innej odpowiedzialności za jego wdrażanie (Art Regulacji). Program może być wdrażany przez konsorcjum kilku podmiotów, z których każde posiada szczególne kompetencje, doświadczenie oraz wiedzę, które razem zwiększają zdolności zarządcze/profesjonalizm Operatora. Propozycja programu powinna wskazywać wartość dodaną wynikającą z takiego konsorcjum oraz organizację takiego partnerstwa. 3.3 Zawieranie umowy z Operatorem Programu Operator Programu podpisuje z Krajowym Punktem Kontaktowym umowę ws. realizacji programu, określającą sposób jego wdrażania (Art. 5.8 Regulacji). W przypadku programów obsługiwanych przez BMF, umowa ws. realizacji programu jest zawierana pomiędzy BMF a operatorem funduszu. 3.4 Charakterystyka Operatora Programu dla NGOs Operator Programu ma silne powiązania z sektorem NGO. Operator Programu jest niezależny od władz krajowych, regionalnych oraz lokalnych. W przypadku, gdy wyznaczenie takiego niezależnego Operatora nie będzie możliwe, KMF może w wyjątkowych wypadkach odstąpić od tego wymogu, ale tylko w niezbędnym zakresie (Art Regulacji). Ponadto, Operator Programu powinien charakteryzować następującymi cechami: Wiedza posiada wiedzę na temat sektora NGO w Państwie-Beneficjencie, w pełni rozumie potrzeby sektora oraz jest zdolny do odpowiadania na te potrzeby w drodze aktywnych relacji opartych na zaufaniu. Wiedza ta powinna rozszerzać się na wszystkie części sektora NGO, włączając w to inicjatywy oddolne, grupy regionalne oraz krajowe; Rozumienie poszukuje wyraźnych dowodów istnienia danych potrzeb sektora podczas opracowywania propozycji programu dla NGOs, angażując w ten proces sektor NGO; stosuje podejście partnerskie w stosunku do współpracy z NGOs i stroną rządową; w swojej pracy charakteryzuje się elastycznością; bierze pod uwagę bardziej przedstawione pomysły na projekty (również podczas szkoleń dla ekspertów oceniających), niż tylko same umiejętności NGO składania dobrze napisanego wniosku; Niezależność jest niezależny od władzy publicznej na wszystkich poziomach; zapewnia, że środki finansowe są przyznawane zgodnie z celem programu dla NGOs, a nie z jakichkolwiek bezpośrednich lub pośrednich przyczyn politycznych; Kompetencje zarządcze posiada doświadczenie / wiedzę w zakresie zarządzania programami, w tym w kwestii regrantingu, szczegółowych propozycji wraz z celami oraz rezultatami oraz znajomości prawodawstwa krajowego, zasad i procedur stosowanych w zarządzaniu środkami publicznymi; zapewnia, że procesy oceny projektów są jasne i transparentne; posiada doświadczenie w przygotowywaniu podręczników i systemów finansowych, które biorą pod uwagę wielkość dofinansowania i chronią małe NGOs przed nieracjonalnymi wymaganiami; 11

12 Mechanizm Finansowy EOG na lata posiada systemy pozwalające na realizowanie skutecznych działań i wydarzeń z zakresu komunikacji i promocji; zapewnia efektywne systemy sprawozdawczości, monitoringu finansowego oraz płatności; zapewnia procedury monitorowania oraz ewaluacji, które skupiają się na rezultatach, a nie tylko celach i wynikach, oraz promuje wśród beneficjentów końcowych prowadzenie samodzielnej ewaluacji; zapewnia, że mniejsze NGOs, które nie mają dostępu do dodatkowych środków, nie są pokrzywdzone przez powolne mechanizmy płatności; Budowanie zdolności dostarcza ciągłe wsparcie projektom w całym cyklu ich trwania, włączając w to szkolenia z zakresu przygotowywania i przedkładania wniosków, wdrażania, sprawozdawczości, monitoringu oraz możliwości dzielenia się doświadczeniem pomiędzy finansowanymi projektami. Będzie to szczególnie ważne w procesie promowania transferu wiedzy oraz przyczyniania się do wzmacniania sektora. 3.5 Propozycja programu Operator Programu przedkłada do Krajowego Punktu Kontaktowego formalną propozycję programu dla NGOs w ciągu ośmiu miesięcy od daty jego wyznaczenia na Operatora, jednak nie później niż do 31 stycznia 2013 roku. Informacje na temat wypełniania propozycji programu znajdują się w Rozdziale 3 Podręcznika Operatora Programu. W celu zapewnienia zgodności z Regulacjami, niniejszymi Wytycznymi, celami oraz oczekiwanymi rezultatami obszaru programowego, istnieje możliwość konsultowania się z BMF w celu zaciągnięcia porady podczas przygotowywania propozycji programu (Art Regulacji). Operator Programu zapewnia, że propozycja efektywnie przyczynia się do osiągania ogólnego celu Programu oraz że właściwie uwzględnia kwestie szczególne poruszone w MoU oraz wyzwania specyficzne dla sektora. Jeśli w Państwie-Beneficjencie zorganizowano spotkania lub inne konsultacje dla podmiotów zainteresowanych programem dla NGOs, wynik tychże działań jest brany pod uwagę przy definiowaniu zakresu propozycji. Koszty przygotowania programów mogą zostać sfinansowane (Art. 7.9 Regulacji). Zaliczać się do nich mogą m.in. badania nad sektorem oraz konsultacje publiczne z sektorem, które mogą pomóc w określeniu celu i kształtu programu. Przygotowując propozycję programu, Operator definiuje odpowiednie oczekiwane rezultaty, działania oraz obszary wsparcia, poruszone w Rozdziale 2 niniejszych Wytycznych, które najbardziej przyczynią się do osiągnięcia ogólnego celu programu dla NGOs w danym kraju. Oczekiwane wyniki oraz wskaźniki możliwe do obiektywnego zidentyfikowania będą również określone dla każdego oczekiwanego rezultatu (sekcja 2.8 Podręcznika Operatora Programu). Wskaźniki nie są wymagane na poziomie celu. Operatorzy są proszeni o stworzenie własnej listy odpowiednich wskaźników pomiarowych używając zestandaryzowaną listę wskaźników (sekcja Podręcznika Operatora Programu), która składa się ze wskaźników ilościowych. Niemniej jednak, w celu umożliwienia oceny rezultatów lub wyników, Operatorzy są również proszeni o podanie większej liczby wskaźników ilościowych i jakościowych specyficznych dla programu. KMF oceni i zatwierdzi propozycję programu w ciągu czterech miesięcy od otrzymania wszystkich odpowiednich dokumentów / informacji (Art. 5.3 Regulacji); wszelkie wynikające 12

13 z tego zmiany w zatwierdzonej propozycji programu są traktowane zgodnie z Artykułem 5.9 Regulacji. Propozycja programu jest przekazywana do weryfikacji Komisji Europejskiej (Art Regulacji). 3.6 Zadania Operatora Programu Operator Programu jest odpowiedzialny za zarządzanie programem (Art. 4.7 Regulacji). W przypadku programu dla NGOs, Operator Programu: zapewni, że propozycja programu dla NGOs, jego kształt oraz sposób wdrażania przyczyniają się do lepszego rozwoju społeczeństwa obywatelskiego oraz zwiększają wkład sektora w budowę sprawiedliwości społecznej, demokracji oraz zrównoważonego rozwoju, zgodnie z opisem ogólnego celu obszaru programowego; przyczyni się do budowania zdolności, zapewni doradztwo, wsparcie oraz możliwości transferu wiedzy dla projektów podczas procesu wnioskowania oraz całego cyklu trwania projektu w powiązaniu z określonym celem ogólnym oraz oczekiwanymi rezultatami. Rozumie się przez to przede wszystkim odpowiadanie na pytania potencjalnych wnioskodawców, przeprowadzanie seminariów/ warsztatów dla organizacji pozarządowych oraz publikowanie instrukcji i wytycznych dla wnioskodawców; zorganizuje nabory wniosków biorąc pod uwagę szczególne potrzeby sektora w zakresie zasięgu geograficznego, zdolności, itd. oraz przygotuje odpowiednie formularze aplikacyjne, procedury i zapewni wsparcie dostosowane do różnych potrzeb sektora; powoła niezależną grupę ewaluacyjną oraz Komitet ds. Wyboru Projektów, włączając w to odpowiednich ekspertów w zakresie sektora NGOs (Art. 6.4 Regulacji); wdroży działania informacyjne i promocyjne o szerokim zasięgu w sektorze; ułatwi i będzie promował wymianę dwustronną na poziomie programu i projektu, która będzie obopólnie korzystna i która przyczyni się do osiągnięcia celu programu; określi procedury administracyjne i będzie zarządza funduszami współpracy dwustronnej na poziomie programu w sposób, który ułatwi takie wymiany; zapewni system przepływów finansowych i przekazywania środków, które nie będą stanowić ryzyka dla realizacji projektów, oraz zapewni adekwatną kontrolę finansową; zapewni istnienie racjonalnych wymogów w zakresie zarządzania, sprawozdawczości i kontroli. Operator Programu i BMF mogą utrzymywać bezpośredni kontakt na etapie programowania i wdrażania. 3.7 Koszty zarządzania Operatora Programu Maksymalne koszty zarządzania programem obliczane są jako udział procentowy w całkowitych kwalifikowalnych wydatkach programu. Są one sumą następujących kwot (Art Regulacji): (a) 10% z pierwszych 10 mln EUR; (b) 7% z kolejnych 40 mln EUR; (c) 5% z kolejnych 50 mln EUR; (d) 4% z pozostałych całkowitych kosztów kwalifikowalnych programu. 13

14 Operatorzy Programów dla NGOs w swojej propozycji mogą zasugerować wyższy limit dla kosztów zarządzania w celu spełnienia obowiązków związanych z budowaniem zdolności sektora, lecz nie może być on podniesiony o więcej niż 30% poziomu określonego powyżej. Taki limit, jeśli zostanie zatwierdzony przez KMF, jest wyraźnie określony w umowie ws. programu. Limit dla kosztów zarządzania oraz działań uzupełniających (zobacz sekcję 3.8 niniejszych Wytycznych) nie może razem przekroczyć 15% całkowitych kosztów kwalifikowalnych programu (Art Regulacji). Do działań kwalifikowalnych zalicza się najważniejsze zadania związane z zarządzaniem programem, jak również działania na rzecz budowania zdolności, takie jak szkolenia z zakresu spełniania wymogów ustanowionych przez Operatora Programu dotyczących opracowywania wniosków aplikacyjnych i/lub wdrażania projektów (Art b Regulacji), skierowane do potencjalnych wnioskodawców oraz beneficjentów z sektora NGO. Działania budujące zdolność na poziomie Programu są niezbędne do zwiększania zdolności wnioskodawców z sektora NGO oraz poszczególnych beneficjentów, m.in. w zakresie wnioskowania oraz wdrażania projektów. 3.8 Fundusz współpracy dwustronnej Stosunki dwustronne z partnerami z krajów darczyńców są promowane przez programy dla NGOs. Ustanowiony zostanie specjalny fundusz, który będzie miał na celu wspieranie współpracy dwustronnej: Fundusze przeznaczone na działania na poziomie programu: a) Fundusz współpracy dwustronnej na poziomie krajowym (Art. 3.5 Regulacji): Fundusz ten stanowi 0,5% całkowitej alokacji dla danego Państwa-Beneficjenta. Ma on za zadanie ułatwianie współpracy i tworzenie sieci pomiędzy Operatorami Programu a potencjalnymi partnerami projektów z krajów darczyńców, przed oraz podczas przygotowywania propozycji programu oraz podczas jego wdrażania. Funduszem zarządza Krajowy Punkt Kontaktowy. Pierwszym dniem kwalifikowalności wsparcia jest dzień złożenia ostatniego podpisu na MoU zawartym z właściwym Państwem-Beneficjentem. b) Działania uzupełniające (zobacz sekcję 3.9 Wytycznych) Fundusze przeznaczone na działania na poziomie projektów: a) Fundusz kapitału początkowego skierowany do wnioskodawców, który ma na celu ułatwianie współpracy dwustronnej (Art. 3.6 Regulacji) poprzez wspieranie: i. Poszukiwania partnerów projektów z krajów darczyńców przed lub w trakcie przygotowywania wniosku aplikacyjnego dla projektu; ii. Rozwoju takich partnerstw; oraz iii. Przygotowania wniosku aplikacyjnego dla projektu partnerskiego z darczyńcami. b) Fundusz dla zatwierdzonych projektów, mający na celu ułatwianie współpracy dwustronnej pomiędzy Beneficjentami a podmiotami z Państw-Darczyńców, niezależnie od tego, czy są one partnerami projektów, oraz ułatwianie tworzenia sieci, wymianę, dzielenie się i transfer wiedzy, technologii, doświadczeń, jak również najlepszych praktyk w ramach zatwierdzonych projektów w programie (Art Regulacji). Łączna alokacja na fundusze opisane powyżej w punkcie a) i b) nie będzie mniejsza niż 1,5% wydatków kwalifikowalnych programu. 14

15 Kryteria kwalifikowalności kosztów są opisane w Artykule 7.7 Regulacji. KMF może w uzasadnionych przypadkach odstąpić od wymogu ustanowienia jednego z funduszy dostępnego na poziomie projektu. Przestrzega się stosownych zasad pomocy publicznej i zamówień publicznych (Art Regulacji). Procedury wyboru oraz kryteria przyznawania wsparcia z tych funduszy, poziom dofinansowania oraz maksymalna kwota dofinansowania zostaną zaproponowane w propozycji programu oraz określone w umowie w sprawie programu. Operator powinien również określić proporcjonalne procedury raportowania o tych kosztach. 3.9 Działania uzupełniające Obok szczegółowych działań związanych z zarządzaniem, Operatorzy Programów NGO mogą podejmować działania uzupełniające (Art Regulacji). Dotyczą one konkretnej, obopólnie wzbogacającej wymiany praktyk z innymi Operatorami w Państwach- Beneficjentach oraz z podobnymi podmiotami w Państwach-Darczyńcach. Działania takie mają na celu: wzmacnianie współpracy pomiędzy Operatorami Programów oraz podobnymi podmiotami w Państwach-Beneficjentach i Państwach-Darczyńcach wymianę doświadczeń oraz najlepszych praktyk związanych z wdrażaniem programu. Określona alokacja zostanie przeznaczona na wspieranie takich działań. Następujące kategorie działań uzupełniających mogą być kwalifikowalne, pod warunkiem, że wydatki są proporcjonalne i konieczne: koszty wydarzeń, takie jak wynajem obiektów, tłumaczenia, koszty podróży, diety, koszty promocji bezpośrednio związane z konferencją; oraz wynagrodzenia, koszty podróży oraz diety personelu podmiotów innych niż Operator Programu, które są bezpośrednio zaangażowane w działanie uzupełniające oraz personelu Operatora Programu, jeśli takie koszty mogą być wyraźnie oddzielone od kosztów związanych z zarządzaniem programem. W przypadku programów dla NGOs, koszty działań uzupełniających mogą być równe kwocie 30% kosztów zarządzania. Ponadto, stosuje się łączny maksymalny limit (zarządzanie plus działania uzupełniające) w wysokości nie przekraczającej 15% całkowitych kosztów kwalifikowalnych programu. Koszty działań uzupełniających muszą być wyraźnie zatwierdzone przez KMF oraz określone w szczegółowym budżecie programu załączonym do umowy w sprawie programu. 4. WDRAŻANIE PROGRAMU ORAZ PROJEKTÓW 4.1 Otwarte nabory wniosków oraz dostępność środków Operator Programu jest odpowiedzialny za uruchomienie naborów (Art. 6.3 Regulacji). Następujące zasady powinny zostać wzięte pod uwagę w przypadku programów dla NGOs: kryteria kwalifikowalności oraz przedmiot naboru powinny być wyraźnie określone; liczba naborów wniosków powinna zostać odpowiednio zaplanowana; 15

16 Mechanizm Finansowy EOG na lata liczba naborów powinna być zredukowana do niezbędnego minimum tak, aby zapewnić wystarczająco dużo czasu na wsparcie realizacji projektów. Niemniej jednak, ich liczba powinna także dawać możliwość ponownego złożenia wniosków, jeśli potrzeba więcej czasu na dopracowanie propozycji lub na rozpowszechnienie lub kontynuację projektów innowacyjnych; w przypadkach, gdy propozycje programów dopuszczają ponowne składanie wniosków; zachęca się do wcześniejszego informowania o planowanych naborach wniosków (preannnouncement) po to, aby ułatwić wnioskodawcom przygotowania do nadchodzącego naboru, biorąc pod uwagę dotarcie na poziom regionalny, potrzeby językowe, itp.; gdzie jest to zasadne, należy wprowadzić różne wielkości oraz skale dostępnych środków (np. mikro / małe / średnie / duże ), biorąc pod uwagę wielkość oraz zróżnicowanie sektora NGO w kraju, zamiarem zapewnienia takich samych możliwości uczestnictwa wszystkim wnioskodawcom; nabory powinny wyraźnie określać, na wsparcie czego będzie położony szczególny nacisk i gdzie może on być szczególnie potrzebny, np. obszary wiejskie, określone grupy docelowe, itp.; powinny zostać przygotowane odpowiednie formularze aplikacyjne: powinna być stosowana zasada proporcjonalności. Operatorzy powinni rozważyć uproszczone procedury dla mniejszych grantów; formularze aplikacyjne powinny prowadzić mniej doświadczonych wnioskodawców przez wymogi propozycji projektu, dostarczając wnioskodawcom wyraźnych wskazówek, które dokładnie określają, co jest wymagane w poszczególnych sekcjach formularza aplikacyjnego; gdzie jest to zasadne (np. w przypadku programów dla NGOs wspierających rozwój innowacyjnych idei lub dla projektów o większej skali), można przewidzieć wprowadzenie dwu-etapowego procesu wnioskowania z zarysem projektu oraz pełną propozycją projektu opracowywaną dla tych zarysów, które przejdą etap oceny wstępnej; warsztaty lub inne rodzaje wsparcia na etapie wstępnego wnioskowania (pre-application) są organizowane w formie ciągłego doradztwa oraz wsparcia podczas procesu wnioskowania tak, aby zapewnić szczegółowe informacje na temat tego, na co trzeba zwrócić szczególną uwagę we wniosku; wnioski partnerskie / koalicyjne powinny być promowane szczególnie tam, gdzie sektor NGO jest bardzo konkurencyjny, podobnie jak powinno się zachęcać do zawiązywania koalicji pomiędzy bardziej i mniej doświadczonymi NGOs, gdzie istnieje możliwość bezpośredniego lub pośredniego budowania zdolności; promowanie i ułatwianie współpracy z organizacjami z państwa darczyńcy, z uwzględnieniem informacji o kapitale początkowym na budowanie partnerstw dwustronnych. 4.2 Ocena wniosków Operator Programu ustanawia Komitet ds. Wyboru Projektów składający się z co najmniej trzech osób posiadających odpowiednią wiedzę na temat sektora oraz doświadczenie w pracy dotyczącej/ ze społeczeństwem obywatelskim. Przynajmniej jedna z tych osób jest spoza instytucji Operatora Programu (Art. 6.4 Regulacji). KMF oraz KPK są zapraszani do uczestnictwa w Komitecie ds. Wyboru Projektów w roli obserwatorów. 16

17 Procedury wyboru powinny zostać określone przez Operatora Programu zgodnie z Artykułem 6.4 i 6.5 Regulacji. Operator Programu dokonuje oceny wniosków pod względem ich zgodności z kryteriami administracyjnymi oraz kwalifikowalności, informuje odrzuconych wnioskodawców oraz przyznaje czas na odwołanie. Operator Programu wyznacza niezależnych oraz bezstronnych ekspertów, którzy przyznają projektom punkty zgodnie z kryteriami wyboru. Eksperci ci nie mają bezpośredniego ani pośredniego interesu, który jest lub wydaje się być sprzeczny z bezstronnym pełnieniem przez nich funkcji (Art. 6.5 Regulacji). Wnioski są oceniane przez dwóch ekspertów. Jeśli różnica w punktach przyznanych przez obydwu ekspertów jest większa niż 30%, trzeci ekspert ocenia wniosek. Eksperci mogą być wybrani w drodze otwartego zaproszenia do składania ofert lub być zaproszeni do współpracy na podstawie wcześniejszego doświadczenia w pracy związanej z finansowaniem NGOs lub innej współpracy z agencjami zajmującymi się re-grantingiem, ministerstwami lub innymi instytucjami udzielającymi dofinansowania. Operator Programu jest odpowiedzialny za zapewnienie jasnej i przejrzystej procedury wyboru oraz za podejmowanie odpowiednich kroków w przypadku, gdy dojdzie do konfliktu interesów. Operator Programu przedkłada listę rankingową projektów do Komitetu ds. Wyboru oraz (w języku angielskim) do KMF. Komitet ds. Wyboru podejmuje decyzje w sprawie wniosków zgodnie z określoną procedurą (Art. 6.5 Regulacji). Operator Programu decyduje na podstawie rekomendacji Komitetu ds. Wyboru, które projekty otrzymają wsparcie. Modyfikacje w stosunku do rekomendacji Komitetu ds. Wyboru będą uzasadniane. Wszyscy wnioskodawcy są informowani o rezultacie procedury wyboru, niezależnie od jej wyniku. Wnioskodawcy, których wnioski zostały odrzucone, otrzymają informację zwrotną na temat powodów odrzucenia wniosku lub na temat zidentyfikowanych zagrożeń, które uniemożliwiły przyznanie wsparcia. Ustanowione będą zasady składania odwołań. 4.3 Kryteria wyboru Kryteria wyboru będą określone w propozycji programu oraz przy okazji otwartych naborów. Kryteria zostaną określone przez Operatora Programu oraz powiązane z systemem punktacji, która będzie przyznawana w procesie oceny wniosków. Kryteria dotyczą tego, jak projekt przyczynia się do osiągania celu programu, oczekiwanych rezultatów oraz wyników, a ponadto odnoszą się między innymi do: Znaczenia projektu Metodologii Spójności pomiędzy celami, działaniami, wynikami oraz rezultatami Doświadczenia oraz zdolności wnioskodawcy Trwałości Innowacyjności Potencjału budowania zdolności Wpływu na zagadnienia horyzontalne Planu komunikacji Stosunku wartości do ceny Minimalna wymagana liczba punktów może zostać określona dla najważniejszych kryteriów, takich jak znaczenie dla realizacji celu oraz rezultatów programu dla NGOs, jak również całkowita minimalna liczba punktów dla projektu. 17

18 W celu zwiększenia dostępności do programów dla NGOs, ocena może opierać się na systemie wagowym kryteriów w przypadkach, gdzie dane typy projektów są niedostatecznie reprezentowane, dotyczące np. obszarów wiejskich, określonych grup docelowych, mniejszości, itp. Powinno to stanowić integralną część przejrzystego procesu oceny, realizowaną np. poprzez publikację kryteriów wyboru. 4.4 Partnerstwo na poziomie projektu Partnerami w projektach są podmioty publiczne lub prywatne, komercyjne lub niekomercyjne, jak również organizacje pozarządowe; główna lokalizacja wszystkich ww. podmiotów znajduje się w Państwach-Darczyńcach, Państwach - Beneficjentach lub kraju spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, który graniczy z odpowiednim Państwem- Beneficjentem, lub organizacja międzyrządowa, aktywnie uczestniczące w realizacji projektu i skutecznie się do niej przyczyniające. Partnerowi przyświeca ten sam cel gospodarczy i społeczny co beneficjentowi, który ma być zrealizowany poprzez wdrożenie danego projektu (Art w) Regulacji). Partnerstwo w projekcie jest podporządkowane krajowemu prawu dotyczącemu zamówień publicznych i pomocy publicznej. Partnerstwa mogą być dwustronne z partnerami projektu z krajów darczyńców, zgodnie z opisem w sekcji 2.9 Wytycznych, lub angażować partnerów z Państwa-Beneficjenta. Poza partnerstwami z innymi NGOs, przykłady powyższych partnerów to: ośrodki intelektualne (think tanki) oraz instytucje akademickie/naukowe, które wniosą do projektu swoją wiedzę, szczególnie tam, gdzie projekt jest z natury innowacyjny oraz tam, gdzie pogłębione badania skutków/rezultatów projektu będą miały wartość dla szerzej pojętej nauki, rozpowszechnienia (wiedzy) oraz replikacji (wyników). organy statutowe oraz agencje (władze lokalne, krajowe agencje rządowe, itp.) budujące międzysektorowe partnerstwa. Partnerstwa w projektach są zawiązywane w formie umów partnerskich z partnerami. Umowy są sporządzane w języku angielskim w przypadku partnerstw z podmiotami z krajów darczyńców. Wzory umów partnerskich są proponowane przez Operatora Programu oraz odzwierciedlają zasadę proporcjonalności (Art. 6.8 Regulacji). Możliwa jest również współpraca z lokalnymi, nieformalnymi, samopomocowymi organizacjami ad hoc, które nie są zarejestrowane jako podmioty prawne w danym kraju. Organizacje takie muszą jednak spełniać następujące warunki: nie działają one w celu osiągania prywatnych korzyści, funkcjonują dla dobra publicznego, zostały utworzone i funkcjonują dobrowolnie oraz są z natury niedyskryminujące, opierają się na członkowskie i są całkowicie niezależne od władz lokalnych, regionalnych, krajowych oraz innych władz publicznych, są niezależne od partii politycznych i podmiotów komercyjnych. 4.5 Wysokość oraz poziom dofinansowania na poziomie projektu Poziom dofinansowania projektu nie może przekroczyć 90% kosztów kwalifikowalnych w przypadku projektów w programach dla NGOs (Art Regulacji). Maksymalny poziom dofinansowania jest proponowany w propozycji programu oraz określony w umowie w sprawie programu. Poziom ten powinien uwzględniać potrzebę zapewnienia zaangażowania i wkładu przez beneficjenta, jak również zapewnienia trwałośći projektu Współfinansowanie ma formę pieniężną lub wkładu rzeczowego. Wkład rzeczowy w postaci pracy wolontariackiej może stanowić nie więcej niż 50% współfinansowania projektu wymaganego w programie (Art Regulacji). Propozycja programu określa właściwe 18

19 koszty jednostkowe za pracę wolontariacką, które są zgodne ze zwyczajowo wypłacanym wynagrodzeniem za taką pracę w danym kraju, uwzględniając obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne. Koszty mogą być różne w zależności od regionu, w którym praca jest wykonywana, lub rodzaju pracy wolontariackiej oraz mogą być dostosowywane do zmian dokonywanych w wynagrodzeniach podczas wdrażania programu. Minimalny i maksymalny pułap dofinansowania jest określany na podstawie wiedzy o zdolności absorpcyjnej sektora NGO w danym Państwie-Beneficjencie, w jakim stopniu dofinansowanie powinno być dostępne mniejszym NGOs z mniejszą zdolnością do zarządzania dużymi kwotami oraz projektami. Wartości te powinny także odzwierciedlać rezultaty oraz cel określone dla programu NGOs w każdym Państwie-Beneficjencie. Zróżnicowanie schematów finansowych na dofinansowanie mikro / małe / średnie oraz duże powinno być wprowadzone w miarę potrzeb, przy wzięciu pod uwagę różnych poziomów doświadczenia, wielkości NGOs oraz wymagań dla realizacji projektów. Wsparcie o niższej wartości powinno być dostępne szczególnie dla mniej doświadczonych organizacji lub przeznaczone na budowanie zdolności oraz wsparcie organizacyjne. Niższa maksymalna kwota dofinansowania powinna wiązać się z uproszczonymi procedurami, proporcjonalnymi do mniejszych grantów. 4.6 Okres trwania projektów Potrzeba elastycznego podejścia w stosunku do długości trwania projektów powinna być wzięta pod uwagę przez Operatora Programu podczas przygotowywania propozycji programu. Rozważyć należy długotrwałe finansowanie projektów, np. tam, gdzie rozwijane są inicjatywy pilotażowe / innowacyjne, w przypadku projektów, które skupiają się na zmianach procesów czy rozwoju nowych metodologii lub tam, gdzie ma miejsce zwiększenie kosztów operacyjnych i budowanie zdolności instytucjonalnych. Długoterminowe finansowanie może być również potrzebne w przypadku projektów o dużej skali. Najpóźniejszą datą kwalifikowalności wydatków w projektach w ramach programów dla NGOs jest 30 kwietnia 2016 roku (31 grudnia 2015 roku w przypadku Hiszpanii) (Art Regulacji). Operator Programu zapewnia, że środki są przekazywane w czasie pozwalającym na odpowiednie wdrożenie działań projektu. 4.7 Projekty predefiniowane W wyjątkowych przypadkach, Operator Programu może zaproponować projekty predefiniowane (Art. 5.5 Regulacji). Projekty predefiniowane w programach NGOs powinny ograniczać się do działań oraz promować działania, które przyniosą korzyści dla całego sektora, oraz przyczynią się do osiągania ogólnego celu programu lub jakiegokolwiek z określonych rezultatów, np. badania, mapowanie sektora, itp. 4.8 Raportowanie na poziomie programu Operator Programu dla NGOs przedkłada następujące raporty: raport roczny z realizacji programu: zawiera informacje na temat postępu we wdrażaniu na przestrzeni ostatniego okresu sprawozdawczego oraz postępu w osiąganiu celów, w tym informacje o współpracy dwustronnej, wyzwania oraz nieprawidłowości. Okresy sprawozdawcze dla raportów rocznych z realizacji programu to rok kalendarzowy. Raporty są przedkładane nie później niż 15 lutego każdego roku (Art Regulacji); 19

20 Mechanizm Finansowy EOG na lata raport końcowy z realizacji programu skupia się głównie na osiągniętych celach, oczekiwanych rezultatach oraz wynikach, jak również na informacjach finansowych (Art Regulacji); okresowe raporty finansowe są przedkładane zgodnie z Artykułem 8.3 Regulacji (szczegóły znajdują się w sekcji 5 niniejszych Wytycznych); nieprawidłowości są raportowane zgodnie z Artykułem 11.5 Regulacji; raportowanie o wygenerowanych odsetkach zgodnie z Artykułem 8.7 Regulacji. Raport roczny z realizacji programu oraz raport końcowy z realizacji programu są przedkładane do KMF za pośrednictwem Krajowego Punktu Kontaktowego. Raporty będą przedkładane poprzez system internetowy stworzony przez BMF. 4.9 Raportowanie na poziomie projektu W celu umożliwienia gromadzenia danych na poziomie projektu, Operatorzy Programów dla NGOs przedkładają zestandaryzowane informacje na temat każdego projektu. Operatorzy Programów będą w określony sposób wprowadzać oraz regularnie aktualizować informacje o projektach w systemie internetowym, stworzonym przez BMF (Art. 4.7.p Regulacji). Operatorzy Programów dostarczają beneficjentom niezbędnych narzędzi sprawozdawczych oraz oferują wskazówki na temat ich użycia. W przypadku dofinansowania mikro i małego, proponowane są uproszczone wymogi odnośnie sprawozdawczości Monitorowanie i ewaluacja Ewaluacja i monitorowanie programów jest inicjowane przez Krajowy Punkt Kontaktowy. Ewaluacja programów może być również przeprowadzona przez KMF w konsultacji z KPK. Monitorowanie i ewaluacja projektów jest prowadzona przez Operatora (Art , Rozdział 9 i 10 Regulacji). Bieżące zadania związane z monitorowaniem projektów są podejmowane przez Operatora Programu dla NGOs, który przeprowadza również coroczny monitoring na próbie projektów (Art. 4.7.f Regulacji). Plan monitorowania i ewaluacji jest przedkładany razem z propozycją programu, zgodnie z wymogami dotyczącymi sprawozdawczości. Plan ten powinien przewidywać doradztwo oraz wsparcie finansowanych projektów, jak również regularne wizyty na miejscu realizacji projektów na potrzeby monitorowania. Wizyty monitorujące powinny być traktowane jako instrumenty wspomagające, a nie jedynie jako narzędzie do celów audytowych. Beneficjenci mogą być również zachęcani do uwzględnienia strategii samodzielnej ewaluacji w swoich propozycjach projektów. Gdzie jest to zasadne, wsparcie w budowaniu zdolności w zakresie metod oraz strategii samodzielnej ewaluacji może być zapewnione przez Operatorów Programów Audyt zgodności oraz audyty Szczegółowy opis systemu zarządzania i kontroli Operatora Programu, wraz z raportem z audytu oraz stosowną opinią jest przedkładany do KMF w ciągu sześciu miesięcy od złożenia pierwszego okresowego raportu finansowego (Art. 4.8 Regulacji). Krajowa Instytucja Audytu dokonuje przynajmniej jednego audytu programu w celu weryfikacji efektywnego funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli. Audyty na 20