REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIASTA ZAKOPANE

Transkrypt

1 I. STRUKTURA ORGANIZACYJNA REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIASTA ZAKOPANE Załącznik do Zarządzenia Nr 162 /09 Burmistrza Miasta Zakopane z dnia r. II. ZAKRESY DZIAŁANIA JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH URZĘDU MIASTA ZAKOPANE III. TRYB PRACY URZĘDU MIASTA ZAKOPANE IV. ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW OBYWATELI W URZĘDZIE MIASTA ZAKOPANE V. PRZYJMOWANIE, ROZPATRYWANIE I ZAŁATWIANIE SKARG I WNIOSKÓW VI. ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ VII. ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI Załącznik nr.1: SZCZEGÓŁOWY PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY BURMISTRZA, JEGO ZASTĘPCÓW, SEKRETARZA MIASTA I SKARBNIKA MIASTA Załącznik nr.2 : SPRAWY ZASTRZEŻONE DO OSOBISTEJ APROBATY BURMISTRZA MIASTA ZAKOPANE Załącznik nr.3: SPRAWY ZASTRZEŻONE DO OSOBISTEJ APROBATY ZASTĘPCÓW BURMISTRZA MIASTA ZAKOPANE W RAMACH SPRAWOWANEGO NADZORU Załącznik nr.4 : SCHEMAT ORGANIZACYJNY URZĘDU MIASTA ZAKOPANE Załącznik nr.5: WYKAZ SYMBOLI ORGANIZACYJNYCH WYDZIAŁÓW I BIUR URZĘDU MIASTA ZAKOPANE ROZDZIAŁ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta w Zakopanem określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu, a w szczególności 1) strukturę organizacyjną Urzędu 2) zakres działalności poszczególnych wydziałów, biur i samodzielnych stanowisk pracy. 2. 1) Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: a) Burmistrzu należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Zakopane b) Zastępcy Burmistrza - należy przez to rozumieć I lub II Zastępcę Burmistrza c) jednostkach organizacyjnych Miasta należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne utworzone dla realizacji zadań Miasta d) naczelnikach - należy przez to rozumieć naczelników wydziałów e) kierownikach - należy przez to rozumieć kierowników referatów i biur, f) jednostki organizacyjnych Urzędu - należy przez to rozumieć wydziały, referaty, biura i samodzielne stanowiska g) Mieście - należy przez to rozumieć GMINĘ Miasto Zakopane h Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miasta Zakopane i) Regulaminie należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Zakopane j) Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Miasta Zakopane

2 k) Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Miasta Zakopane l) Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Miasta Zakopane Urząd realizuje zadania : 1) własne miasta wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym / tj. Dz. U. z 2001 r Nr 142 poz.1591 z późn. zmianami/, 2) zlecone z zakresu administracji rządowej a także zakresu organizacji i przygotowań i przeprowadzenia wyborów powszechnych oraz referendów 3) przejęte w drodze porozumienia z organami administracji rządowej, powiatu lub województwa 4) wynikające z innych ustaw szczególnych. 4. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy 5. 1.Pracą Urzędu kieruje Burmistrz 2. Burmistrz kieruje Urzędem przy pomocy Zastępców Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika oraz naczelników wydziałów, kierowników biur i pełnomocników 3. W czasie nieobecności Burmistrza jego obowiązki wykonuje wyznaczony przez niego Zastępca. 4. Wykonując wyznaczone przez Burmistrza zadania, Zastępcy Burmistrza i Sekretarz Miasta zapewniają w powierzonym im zakresie kompleksowe rozwiązywanie problemów wynikających z zadań miasta i kontrolują działalność wydziałów, a także innych jednostek organizacyjnych Urzędu realizujących te zadania. 5. Skarbnik Miasta w zakresie ustalonym przez Burmistrza zapewnia sprawny przebieg realizacji budżetu miasta, w szczególności dokonując bieżącej analizy poszczególnych jego składników, poszukując nowych źródeł dochodów własnych, planując i programując perspektywiczny rozwój miasta we wszystkich kierunkach. 6. Naczelnicy wydziałów oraz kierownicy biur Urzędu kierując nimi ponoszą odpowiedzialność za terminowe i zgodne z przepisami prawa załatwianie spraw należących do właściwości podlegających im jednostek. 7. Szczegółowy podział zadań pomiędzy Burmistrzem, Zastępcami i Sekretarzem Miasta określa załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 6. Burmistrz może powoływać swoich pełnomocników do określonych spraw i zadań. Pełnomocnik powoływany jest zarządzeniem Burmistrza 1. Burmistrz jest służbowym przełożonym wszystkich pracowników. 2. W czasie nieobecności Burmistrza jego obowiązki wykonuje wyznaczony przez niego Zastępca. Zakres zastępstwa rozciąga się na wszystkie czynności należące do Burmistrza W skład Urzędu wchodzą następujące jednostki organizacyjne : 1) Wydział Organizacyjny 2) Wydział Finansowo-Budżetowy 3) Wydział Drogownictwa i Transportu 4) Wydział Gospodarki Mieszkaniowej 5) Wydział Ochrony Środowiska 6) Wydział Urbanistyki i Architektury 7) Wydział Geodezji i Gospodarki Gruntami 8) Wydział Spraw Społecznych i Ewidencji 9) Wydział Kultury i Popularyzacji Zakopanego 10) Wydział Edukacji, Turystyki i Sportu

3 11) Wydział Rozwoju Lokalnego i Inwestycji 12) Urząd Stanu Cywilnego 13) Biuro d.s. Kontaktów z Mediami 14) Biuro Rady Miasta 15) Biuro ds. Zamówień Publicznych 16) Biuro Współpracy Europejskiej 17) Biuro Prawne 18) Biuro Audytu Wewnętrznego i Kontroli 19) Pełnomocnik d.s. Ochrony Informacji Niejawnych 20) Miejski Zespół Reagowania 21) Straż Miejska 2. W Urzędzie Miasta Zakopane tworzy się 3 stanowiska asystentów Burmistrza. 3. W razie potrzeby w Urzędzie mogą być tworzone samodzielne stanowiska pracy a w wydziałach Urzędu referaty W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze, na których stosunek pracy nawiązuje się na podstawie mianowania : 1) Naczelnik Wydziału Organizacyjnego 2) Naczelnik Wydziału Drogownictwa i Transportu 3) Naczelnik Wydziału Ochrony Środowiska 4) Naczelnik Wydziału Geodezji i Gospodarki Gruntami 5) Naczelnik Wydziału Spraw Społecznych i Ewidencji 6) Naczelnik Wydziału Edukacji, Turystyki i Sportu 7) Pełnomocnik Burmistrza do spraw archiwalno-wydawniczych 2. Na następujących stanowiskach kierowniczych, stosunek pracy nawiązuje się na podstawie umowy o pracę: 1) Naczelnik Wydziału Rozwoju Lokalnego i Inwestycji 2) Naczelnik Wydziału Urbanistyki i Architektury 3) Naczelnik Wydziału Kultury i Popularyzacji Zakopanego 4) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego 5) Kierownik Biura d.s. Kontaktów z Mediami. 6) Kierownik Biura Współpracy Europejskiej 7) Kierownik Biura Prawnego 8) Kierownik Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli 9) Naczelnik Wydziału Finansowo-Budżetowego 10)Naczelnik Wydziału Gospodarki Mieszkaniowej 11)Kierownik Biura Rady Miasta 12)Kierownik Biura ds. Zamówień Publicznych 13)Komendant Straży Miejskiej Wydziały, biura i równorzędne jednostki organizacyjne oraz samodzielne stanowiska pracy - prowadzą sprawy związane z realizacją zadań gminy i kompetencji Burmistrza Miasta. 2. W ramach posiadanych kompetencji Burmistrz może upoważnić Zastępców Burmistrza, Sekretarza, naczelników wydziałów, kierowników referatów i biur oraz pracowników - do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach. 3. Upoważnienie następuje odrębnym trybem, określającym zakres udzielonych upoważnień oraz okres na jaki zostają wydane. Rozdział II ZAKRESY DZIAŁANIA JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH URZĘDU MIASTA ZAKOPANE 11. Do wspólnych zadań jednostek organizacyjnych Urzędu należy w szczególności :

4 1) Koordynowanie i stymulowanie procesów rozwoju społeczno-gospodarczego miasta, 2) Opracowywanie projektów aktów prawnych przedkładanych Burmistrzowi i pod obrady Rady Miasta, 3) Zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań oraz organizacja kontroli wewnętrznej, 4) Współdziałanie z właściwymi organami samorządu terytorialnego i administracji rządowej, 5) Rozpatrywanie skarg, wniosków i interpelacji wg właściwości, 6) Opracowywanie propozycji do projektów wieloletnich programów rozwoju w zakresie swojego działania, 7) Opracowywanie propozycji do projektów budżetu Miasta, 8) Współuczestniczenie w opracowywaniu planu zagospodarowania przestrzennego i opracowania strategii rozwoju miasta oraz ich realizacji. 9) Współdziałanie z organami samorządowymi i organizacjami społecznymi działającymi na terenie Miasta, 10) Przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań, 11) Prowadzenie spraw dotyczących obrony cywilnej, ochrony informacji niejawnych, dostępu do informacji publicznej 12) Współdziałanie z osobą odpowiedzialną za kontakty z prasą, radiem i telewizją w zakresie przekazywania informacji do publikacji. 13) Współpraca w zakresie zwalczania skutków klęsk żywiołowych, 12. Zakresy działania poszczególnych wydziałów i równorzędnych jednostek organizacyjnych: 1. WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY - realizuje w szczególności : 1) Prowadzenie zbioru aktów prawnych wydawanych przez Burmistrza, 2) Zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu 3) Zapewnienie sprawnego kierowania i prawidłowego nadzoru nad funkcjonowaniem wydziałów, biur i samodzielnych stanowisk pracy Urzędu, 4) Racjonalne gospodarowanie etatami i funduszem płac oraz prowadzenie spraw osobowych, 5) Organizacja szkoleń pracowniczych, 6) Nadzór, koordynacja i kontrola rozpatrywania skarg, wniosków i listów, 7) Zapewnienie prawidłowej obsługi interesantów przez Urząd, 8) Wdrażanie informatyki do pracy Urzędu, 9) Wykonywanie zadań związanych z wyborami : na Prezydenta RP, do Senatu RP, do Sejmu RP, do samorządu terytorialnego, do Parlamentu Europejskiego oraz referendum (w tym lokalnego), 10) Gospodarowanie budynkiem Urzędu oraz środkami rzeczowymi i zabezpieczenie mienia, 11) Organizowanie inwentaryzacji środków trwałych i przedmiotów nietrwałych do kasacji, 12) Prowadzenie archiwum zakładowego, 13) Gospodarowanie taborem samochodowym, 14) Sprawy socjalne pracowników, 15) Zapewnienie prawidłowych warunków pracy, bhp i p. poż., 16) Prowadzenie kancelarii ogólnej. 17) Zabezpieczenie przetwarzanych danych osobowych 2.WYDZIAŁ FINANSOWO-BUDŻETOWY - realizuje w szczególności : 1) Zapewnienie bilansowania finansowych potrzeb miasta dochodami własnymi i zasilającymi, 2) Analiza wykorzystywania budżetu oraz wnioskowanie w sprawach zmian w budżecie w celu racjonalnego dysponowania środkami, 3) Prowadzenie obsługi kasowej i księgowej, 4) Ustalanie wysokości podatków i opłat lokalnych, kompletowanie dokumentacji do odwołań 5) Wydawanie postanowień w sprawach podatku od spadków i darowizn 6) Prowadzenie spraw funduszy celowych, 7) Nadzór i kontrola nad działalnością finansową podległych Miastu jednostek i zakładów budżetowych, 8) Opracowanie sprawozdań z wykonania budżetu Miasta, 9) Współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową, Izbami i Urzędami Skarbowymi oraz Samorządowym Kolegium Odwoławczym 10) Wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym oraz o niezaleganiu w podatkach dla podatników, Policji, Straży Granicznej i Sądów, 11) Prowadzenie ewidencji środków trwałych, jej aktualizacji, przeszacowań, oraz sprawozdawczości w tym zakresie, 12) Sporządzanie dokumentacji do egzekucji podatków, 13) Wydawanie i rozliczanie kwitariuszy osobom prawnym dla celów opłaty miejscowej 14) Prowadzenie kontroli podatkowej

5 15) Rozliczanie mandatów oraz egzekucja mandatów wydawanych przez Straż Miejską. 16) Przygotowanie Wieloletniego Planu Finansowego (WPF) w porozumieniu z wydziałem Rozwoju Lokalnego i Inwestycji 17) Bezpośrednie nadzorowanie wykonania WPF i uwzględnienie go w kolejnych budżetach Miasta 3. WYDZIAŁ DROGOWNICTWA I TRANSPORTU realizuje w szczególności : 1) Formułowanie zasad polityki transportowej miasta w oparciu o strategię zrównoważonego rozwoju 2) Współpraca z wydziałem Rozwoju Lokalnego i Inwestycji w opracowaniu wieloletniego programu remontów i inwestycji drogowych 3) Opracowanie planów remontów sieci dróg publicznych gminnych 4) Przygotowywanie remontów z zakresu drogownictwa wraz z Wydziałem Rozwoju Lokalnego i Inwestycji 5) Prowadzenie remontów bieżących dróg publicznych gminnych oraz gminnych obiektów mostowych 6) Prowadzenie ewidencji poszczególnych dróg publicznych gminnych 7) Prowadzenie ewidencji obiektów mostowych i przepustów drogowych należących do gminy 8) Prowadzenie spraw związanych z administracją drogową określonych w ustawie o drogach publicznych 8) Oznakowanie poziome i pionowe dróg gminnych 9) Utrzymanie zimowe i letnie jezdni 10) Prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem oświetlenia dróg i placów gminnych w tym również sygnalizacji świetlnej oraz oświetlenia świątecznego, 11) Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na umieszczanie w pasie drogowym urządzeń infrastruktury technicznej i obiektów budowlanych nie związanych z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu. 12) Wydawanie zezwoleń pozwalających na wjazd w rejony miasta zamknięte dla ruchu kołowego 13) Prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem parkingami miejskimi i strefami płatnego parkowania na drogach publicznych 14) Sporządzanie rocznych raportów o stanie dróg publicznych gminnych 15) Przyjmowanie wniosków oraz wydawanie zezwoleń na wykonywanie przewozów regularnych i regularnych specjalnych określonych w ustawie o transporcie drogowym 4. WYDZIAŁ GOSPODARKI MIESZKANIOWEJ realizuje w szczególności : 1) Opracowanie programu gminnej polityki mieszkaniowej 2) Monitorowanie stanu mieszkalnictwa / analiza stanu, trendów i wnioskowanie programów naprawczych/ 3) Opracowanie, wraz z Wydziałem Rozwoju Lokalnego i Inwestycji, wieloletniego programu socjalnego budownictwa mieszkaniowego oraz w ramach TBS 4) Przyjmowanie i analizowanie wniosków o zawarcie umowy najmu mieszkania komunalnego 5) Przygotowanie dokumentów oraz prowadzenie spraw Społecznej Komisji Mieszkaniowej 6) Przygotowywanie wniosków dla Burmistrza Miasta w sprawie najmu mieszkania komunalnego 7) Archiwizacja wniosków oraz decyzji Burmistrza Miasta i umów w sprawie przydziału mieszkania 8) Uczestniczenie w posiedzeniach wspólnot mieszkaniowych z udziałem gminy 9) Współpraca z TBS, spółdzielniami mieszkaniowymi oraz Ośrodkiem Pomocy Społecznej 10) Nadzorowanie przestrzegania regulaminu porządku domowego w zasobach komunalnych 11) Zarządzanie zasobem mieszkaniowym gminy, tj. Budynkami i terenami przyległymi, lokalami mieszkalnymi we wspólnotach mieszkaniowych oraz lokalami użytkowymi i garażami 12) Nadzór nad realizacją umowy administrowania mieszkaniowym zasobem gminy Miasto Zakopane 13) Opracowanie rocznych planów remontów i inwestycji budynków oraz lokali tworzących mieszkaniowy zasób gminy. 14) Prowadzenie modernizacji i remontów budynków oraz lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy 15) Prowadzenie eksmisji z lokali komunalnych 16) Opiniowanie wniosków dotyczących sprzedaży mieszkań komunalnych. 17) Prowadzenie dokumentacji prawnej w zakresie mieszkaniowego zasobu Miasta 5. WYDZIAŁ OCHRONY ŚRODOWISKA realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) Ochrony środowiska, 2) Prawa łowieckiego, 3) Ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, 4) Ustawy o odpadach, 5) Prawa wodnego, 6) Ochrony zwierząt, roślin gruntów rolnych i leśnych,

6 7) Aktów prawa miejscowego odnoszących się do w.w pkt. 8) Ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych 9) analizowanie działalności spółek TESKO i SEWiK pod kątem realizacji zapisów strategii i zawartych umów oraz uzyskiwania efektu ekologicznego. 10) nadzorowanie czystości potoków w strefie śródmiejskiej (Foluszowy,Czarny,Młyniska,Bystra,Cicha Woda) 12) opiniowanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi, 13) współpraca z koordynatorem klubu CZYSTY BIZNES 14) opracowywanie analiz dotyczących programu gospodarki wodami powierzchniowymi 15) nadzór techniczny i właścicielski potoku Foluszowy, 16) utrzymywanie terenów zieleni miejskiej 17) edukacja w zakresie ochrony środowiska, 18) realizacja obowiązków Burmistrza wynikających z ustaw: o ochronie przyrody oraz o lasach 19) wydawanie zezwoleń na utrzymywanie psów ras uznanych za niebezpieczne 20) Z zakresu rolnictwa: a) koordynacja spraw rolnictwa hodowli zwierząt i upraw roślin b) współdziałanie ze służbami rolnymi i GUS-em (Spis rolny) c) sprawy dróg rolniczych 6.WYDZIAŁ URBANISTYKI I ARCHITEKTURY - prowadzi sprawy związane z realizacją zadań własnych miasta, a w szczególności : 1) sprawy związane z opracowywaniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta, 2) sprawy związane z opracowywaniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego i prowadzenie rejestru tych spraw, 3) uzgadnianie, wydawanie i wygaszanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz prowadzenie rejestru tych decyzji, 4) wydawanie postanowień o podziale działek 5) wydawanie opinii o działkach na podstawie obowiązującego planu zagospodarowania przestrzennego 7.WYDZIAŁ GEODEZJI I GOSPODARKI GRUNTAMI - prowadzi sprawy związane z realizacją zdań własnych miasta oraz zleconych, a w szczególności : 1) zatwierdzanie projektu podziału nieruchomości, 2) gospodarowanie i zarząd gruntami mienia komunalnego, 3) załatwianie spraw związanych z prawem pierwokupu, 4) przygotowywanie postanowień i decyzji dotyczących rozgraniczeń 5) ustalanie cen za grunty, budynki, lokale i urządzenia, 6) ustalanie opłat rocznych za użytkowanie wieczyste, zarząd i użytkowanie nieruchomości, 7) oznaczenie nieruchomości numerami porządkowymi, 8) sprawy nadawania nazw ulicom, 9) przekształcanie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności na rzecz osób fizycznych 10) przekazywanie w użytkowanie wieczyste gruntów na rzecz jednostek komunalnych oraz spółdzielni 11) wydawanie zaświadczeń w związku z ustawą o kształtowaniu ustroju rolnego, 12) regulacja stanu prawnego terenów zajętych pod drogi publiczne. 8.WYDZIAŁ SPRAW SPOŁECZNYCH I EWIDENCJI - realizuje w szczególności : 1) Wykonywanie spraw związanych z realizacją powszechnego obowiązku obrony, a) rejestracja przedpoborowych b) przeprowadzenie poboru c)całoroczne przyjmowanie i opracowywanie dokumentacji związanej z odroczeniami od służby wojskowej d) akcja kurierska e) zakwaterowanie sił zbrojnych f) wykonywanie na bieżąco zadań zleconych przez Urząd Wojewódzki 2) Sprawy obrony cywilnej: a) opracowywanie planów rocznych OC b) przeprowadzanie treningów i ćwiczeń OC c) konserwacja i utrzymanie magazynu - sprzętu OC d) utrzymywanie kontaktów z zakładami pracy i szkołami e) wykonywanie dokumentacji zlecanych przez Urząd Wojewódzki 3) Ewidencji ludności i dowodów osobistych

7 a) współpraca z Krajowym Biurem Wyborczym / prowadzenie stałego rejestru wyborców, sporządzanie sprawozdań/ b) wybory c) współpraca z RCI PESEL d) prowadzenie postępowań dotyczących wymeldowań, zameldowań i wydawania dowodów osobistych e) opracowywanie sprawozdań do GUS f) kontrole meldunkowe g) prowadzenie kartotek ewidencji ludności i dowodów osobistych, kartoteki pobytu stałego, czasowego, przejściowego, archiwum oraz archiwum dowodów osobistych h) aktualizacja danych w bazie komputerowej i) bieżąca obsługa interesantów 4) Udzielanie i cofanie pozwoleń na przeprowadzanie zbiórek publicznych oraz zgromadzeń, 5) Nadzór nad OSP Olcza 6) Nadzór nad realizacja zadań opieki społecznej i zdrowia 7) Nadzór nad Stacją Opieki "Caritas" zgodnie z zawartym porozumieniem 8) Prowadzenie spraw i wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych 9) Prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej 10) Wydawanie zezwoleń na wykonywanie krajowego zarobkowego przewozu osób taksówkami osobowymi oraz pojazdami samochodowymi nie będącymi taksówkami na terenie Miasta Zakopane. 9. WYDZIAŁ KULTURY I POPULARYZACJI ZAKOPANEGO - realizuje w szczególności : 1) Zgłaszanie wojewódzkiemu konserwatorowi zabytków spraw związanych z konserwacją i zaliczaniem obiektów do kategorii zabytków, 2) Tworzenie planu ochrony zabytków w Mieście. 3) Opieka nad miejscami pamięci narodowej, 4) Prowadzenie działalności związanej z funkcjonowaniem bibliotek, 5) Prowadzenie rejestrów i ewidencji : a. gminnych instytucji kultury, b. miejsc pamięci narodowej c. artystów profesjonalnych i twórców ludowych 6) Współdziałanie ze społecznym ruchem kulturalnym, 7) Organizowanie, upowszechnianie kultury oraz współdziałanie w tym zakresie ze wszystkimi gestorami, w tym : z Komisją Kultury Rady Miasta z instytucjami kultury (państwowymi, spółdzielczymi, społecznymi i prywatnymi) oraz szkołami artystycznymi 8) Koordynacja działalności kulturalnej jednostek działających na terenie Miasta i zgłaszających okresową działalność, 9) Prowadzenie działalności finansowej w zakresie kultury i sztuki, opracowywanie planów i sprawozdań, bieżące rozliczanie zlecanej działalności 10) Wydawanie zezwoleń na organizowanie imprez kulturalnych i masowych, 11) Opracowywanie i wydawanie rocznych i miesięcznych kalendarzy imprez, 12) Organizowanie obchodów i uroczystości na terenie Miasta 13) Przygotowywanie materiałów promujących Miasto np. folderów, map, widokówek, albumów oraz ich dystrybucja. 14) Organizowanie imprez promocyjnych. 15) Współpraca z innymi wydziałami Urzędu i jednostkami organizacyjnymi Miasta przy realizacji wszelkich form promocji. 16) Współdziałanie z odpowiednimi jednostkami w przygotowywaniu imprez o charakterze reprezentacyjnym z udziałem przedstawicieli Miasta. 17) Koordynowanie działań w zakresie reklamy turystyki oraz przygotowywania Miasta do sezonu turystycznego, 18) Koordynowanie działań związanych ze współpracą z zagranicą, a szczególnie z miastami bliźniaczymi, 19) Sprawowanie bieżącego nadzoru nad działalnością samorządowych jednostek kultury: a. Miejską Biblioteką Publiczną b. Miejską Galerią Sztuki im. Hrabiego Władysława Zamoyskiego 10. WYDZIAŁ EDUKACJI, TURYSTYKI I SPORTU - realizuje w szczególności : 1) Zakładanie, prowadzenie i utrzymanie szkół podstawowych, gimnazjów i przedszkoli /w tym specjalnych/ oraz ich łączenie i likwidacja, 2) Zapewnienie szkołom podstawowym, gimnazjom i przedszkolom samorządowym warunków pełnej

8 realizacji programu nauczania i wychowania oraz odpowiedzialność za działalność tych placówek, 3) Realizowanie prawa dziecka 6-letniego do rocznego przygotowania przedszkolnego, 4) Sprawy kadrowe dyrektorów szkół i przedszkoli, 5) Nadawanie imienia szkołom, 6) Organizowanie dowozu i zapewnienie opieki w trakcie dowozu uczniom szkół podstawowych i gimnazjów 7) Wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach określonych ustawą o systemie oświaty 8) Prowadzenie spraw związanych z budżetem oświaty : - planowanie budżetu oświaty i jego realizacja - nadzór nad prowadzona przez szkoły księgowością 9) Ustalanie wysokości i udzielanie dotacji niepublicznym szkołom podstawowym i przedszkolom, 10) Prowadzenie ewidencji przedszkoli, szkół i placówek niepublicznych 11) Opracowywanie projektów planów funduszy miejskich w zakresie kultury fizycznej, turystyki i sportu oraz ich realizacja, 12) Prowadzenie ewidencji placówek upowszechniania kultury fizycznej,turystyki i sportu, 13) Prowadzenie ewidencji innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie, 14) Współdziałanie z organizacjami zajmującymi się upowszechnianiem turystyki i sportu, 15) Koordynowanie upowszechniania kultury fizycznej, turystyki i sportu, 16) Koordynowanie rozwoju bazy obiektów i urządzeń sportowo-rekreacyjnych oraz turystycznych. 17) Prowadzenie spraw związanych z realizacją gminnego programu - "Poszerzony Program W-F im. Stanisława Marusarza" w Szkołach Podstawowych 18) Prowadzenie i koordynacja zadań związanych z organizacją imprez sportowych i turystycznych każdego szczebla 19) Sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością : a. szkół podstawowych nr 1, 2, 3, 4, 5, 7 i 9 b. gimnazjów nr 1, 2 i 3 c. Zakopiańskim Centrum Edukacji im. Heleny Marusarzówny d. Zakładem Budżetowym Przedszkola Miasta Zakopanego 11. WYDZIAŁ ROZWOJU LOKALNEGO I INWESTYCJI realizuje w szczególności : 1) Przygotowanie Wieloletniego Planu Inwestycyjnego (WPI) 2) Uczestniczenie w przygotowaniu przez wydział Finansowo-Budżetowy Wieloletniego Planu Finansowego (WPF) 3) Przygotowanie projektu dokumentu WPI kolejnych edycji. 4) Monitorowanie realizacji inwestycji. 5) Przygotowanie dokumentacji zadań inwestycyjnych do WPI, dla których Wydział jest Jednostką Realizującą. 6) Rozpoznanie możliwości współfinansowania planowanych inwestycji. 7) Opracowanie wystąpień i wniosków do instytucji centralnych, wojewódzkich, powiatowych oraz fundacji i banków o współfinansowanie lub kredytowanie zadań inwestycyjnych realizowanych przez Miasto, a także obsługa tych inwestycji w zakresie sprawozdań i rozliczeń. 8) Prowadzenie spraw w zakresie uzyskania środków finansowych z Narodowego i Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej na finansowanie inwestycji. 9) Prowadzenie inwestycji wspólnych w zakresie przygotowania i rozliczeń umów partycypacyjnych. 10) Opracowanie wniosków do Burmistrza Miasta o udzielenie zamówienia publicznego wraz ze specyfikacją techniczną. 11) Udział w pracach komisji przetargowych. 12) Przygotowanie zakresu rzeczowego dla zlecanych projektów budowlanych wraz z wstępną wyceną zadania (w ramach WPI). 13) Prowadzenie czynności administracyjnych o dokonanie zamówień, których wartość nieprzekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art.4 pkt.8 ustawy Prawo zamówień publicznych, celem zlecenia prac projektowych, nadzoru inwestorskiego. 14) Odbiór dokumentacji projektowych sprawdzenie kompletności opracowanych projektów, sprawdzenie zgodności z warunkami wydanymi w decyzji o ULICP. 15) Uzyskiwanie pozwoleń na budowę współpraca ze Starostwem Tatrzańskim. 16) Przekazywanie placów budów wykonawcom celem realizacji inwestycji. 17) Sprawowanie nadzoru nad wykonaniem umowy przez Wykonawcę. 18) Powoływanie inspektora nadzoru. 19) Organizowanie odbiorów częściowych i odbiorów końcowych placu budowy. 20) Zawiadamianie o zakończeniu budowy Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego, 21) Udział w kontroli budowy po zawiadomieniu o zakończeniu budowy prowadzonej przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego.

9 22) Uzyskanie pozwolenia na użytkowanie zrealizowanych obiektów budowlanych. 23) Organizowanie przeglądów przed upływem okresu gwarancyjnego. 24) Organizowanie odbiorów gwarancyjnych rozliczenie kaucji gwarancyjnej. 25) Przekazywanie zrealizowanych zadań do eksploatacji. 26) Współpraca z komitetami działającymi w oparciu o uchwałę dotyczącą lokalnych inicjatyw inwestycyjnych rejestracja wniosków komitetów, przygotowanie wniosków z propozycjami komitetu na Kolegium Burmistrzów, zawieranie umów z członkami komitetu społecznego. 27)Przygotowywanie i negocjowanie umów związanych z inwestycjami wspólnymi realizowanymi na bazie majątku miasta. 28) Współpraca z Wydziałem Urbanistyki i Architektury oraz z Wydziałem Geodezji i Gospodarki Gruntami w zakresie realizacji planów przestrzennych oraz koncepcji programowo-przestrzennych. 29) Nadzór nad miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie realizowanych przez nie inwestycji 30) Opracowywanie,wraz z Wydziałem Drogownictwa i Transportu, wieloletniego programu inwestycji i remontów drogowych 31) Przygotowywanie remontów i inwestycji z zakresu drogownictwa 32) Opracowanie programu socjalnego budownictwa mieszkaniowego oraz w ramach TBS 33) Współdziałanie z Wydziałami :Geodezji i Gospodarki Gruntami oraz Urbanistyki i Architektury w zakresie programowania i realizacji infrastruktury technicznej zapewniającej przygotowanie terenów pod budownictwo mieszkań komunalnych i TBS, 12.URZĄD STANU CYWILNEGO realizuje w szczególności : 1) Sporządzanie aktów urodzeń, małżeństw, zgonów oraz skorowidzów do tych aktów 2) Wydawanie odpisów zupełnych i skróconych aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu do ksiąg polskich, 3) Wydawanie decyzji w sprawach: a) wpisania zagranicznych aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu do ksiąg polskich, b) uzupełnienia lub sprostowania błędu w aktach istniejących, c) skrócenia ustawowego terminu oczekiwania na zawarcie małżeństwa d) zmiany lub ustalenia pisowni imienia lub nazwiska 4) Przyjmowanie zapewnień o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa, 5) Przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński 6) Przyjmowanie oświadczeń o uznaniu dziecka, nadaniu nazwiska przez męża matki dziecka, 7) Wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak przeszkód do zawarcia małżeństwa wyznaniowego, 8) Wydawanie zaświadczenia o możności prawnej zawarcia małżeństwa za granicą, 9) Wpisanie do ksiąg prawomocnych orzeczeń sądowych i ostatecznych decyzji administracyjnych, 10) Wpisywanie do ksiąg zawiadomień z innych USC (przypiski), 11) Zawiadamianie innych USC i Biur Ewidencji Ludności o zmianach w stanie cywilnym, 12) Zawiadamianie sądu o urodzeniu dziecka przez matkę małoletnią, 13) Przygotowywanie miesięcznych sprawozdań o sporządzanych aktach dla potrzeb GUS-u, 14) Przygotowanie dokumentacji i wniosków do Kancelarii Prezydenta o nadanie MEDALU ZA DŁUGOLETNIE POŻYCIE MAŁŻEŃSKIE 15) Organizowanie uroczystości związanych z jubileuszami 50-lecia małżeństwa i 100-lecia urodzin, 16) Prowadzenie archiwum akt zbiorowych urodzeń, małżeństw i zgonów, 17) Potwierdzanie wniosków o wydanie dowodu osobistego, 18) Współdziałanie z Konsulatami Polskimi w zakresie rejestracji aktów zagranicznych i doręczania Polakom odpisów aktów decyzji. 13.BIURO D.S KONTAKTÓW Z MEDIAMI realizuje w szczególności zadania z zakresu: 1) Kontakt z prasą, radiem i telewizją, 2) Działań w zakresie informacji wewnętrznej 3) Tworzenie i realizacja strategii public relations miasta 4) Gromadzenie informacji o funkcjonowaniu miasta, 5) Informowanie mieszkańców o pracy i zamierzeniach samorządu, 6) Koordynacja działań z zakresu public relations we współpracy z właściwymi wydziałami, 7) Prowadzenie banku danych o organizacjach działających na terenie miasta oraz współpracujących z samorządem 8) Prowadzenie i aktualizacja strony internetowej, 9) Koordynacja działań związanych z opracowaniem kalendarza imprez

10 10) Realizacja innych zadań przydzielonych przez burmistrza 11) Koordynowanie działań związanych ze współpracą z zagranicą, a szczególnie z miastami bliźniaczymi 14. BIURO RADY MIASTA - realizuje w szczególności : 1) Prowadzenie spraw związanych z obsługą Rady Miasta, Komisji Rady, Radnych, jednostek pomocniczych Rady, 2) Prowadzenie zbioru przepisów prawa miejscowego i udostępnianie go zainteresowanym, 3) Przesyłanie Uchwał Rady do Wojewody Małopolskiego i Regionalnej Izby Obrachunkowej - Zespół w Nowym Sączu 4) Przekazywanie Uchwał Rady do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Małopolskiego 15. BIURO DO SPRAW ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH - realizuje w szczególności : 1) Nadzorowanie przestrzegania procedur przygotowywania i przeprowadzania zadań wynikających z realizacji ustawy Prawo o zamówieniach publicznych 2) Przygotowywanie i prowadzenie postępowań o zamówienia publiczne: 3) Prowadzenie Centralnego Rejestru zamówień publicznych Urzędu Miasta. 16. BIURO WSPÓŁPRACY EUROPEJSKIEJ - realizuje w szczególności : 1) Analiza i monitoring dostępnych środków zewnętrznych finansowania zadań Miasta. 2) Współpraca z innymi wydziałami nad przygotowaniem i realizacją projektów. 3) Przygotowanie studiów wykonalności projektów. 4) Przygotowywanie wniosków aplikacyjnych o dofinansowanie realizacji projektów ze źródeł zewnętrznych. 5) Nadzór oraz realizacja i rozliczanie projektów finansowanych ze środków zewnętrznych. 6) Nawiązanie i stałe podtrzymywanie kontaktów z polskimi i międzynarodowymi instytucjami integracyjnymi i unijnymi. 7) Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi gminy oraz innymi jednostkami samorządu terytorialnego w zakresie możliwości pozyskania środków ze źródeł zewnętrznych. 8) Doradztwo, w miarę posiadanych możliwości, w zakresie pozyskiwania środków zewnętrznych dla innych podmiotów. 9) Współpraca z inwestorami zagranicznymi 17. BIURO PRAWNE: Działa na zasadzie świadczenia pomocy prawnej na rzecz Urzędu i Rady Miasta. 1. Na rzecz Urzędu: 1) Udzielanie informacji o obowiązujących przepisach prawa. 2) Sporządzanie opinii i porad prawnych w sprawach budzących istotne wątpliwości prawne. 3) Sprawdzanie pod względem formalno - prawnym : a) projektów umów i porozumień zawieranych przez Miasto, b) zarządzeń Burmistrza, 4) Prowadzenie w imieniu Miasta jako pełnomocnik spraw przed sądami powszechnymi, administracyjnymi, Sądem Najwyższym oraz organami administracji publicznej wyższego stopnia w sprawach, w których Miasto występuje jako strona. 2. Na rzecz Rady Miasta: 1) Udzielanie porad i sporządzanie opinii prawnych w sprawach budzących wątpliwości prawne radnych, komisji Rady Miasta i Rady Miasta. 2) Opiniowanie pod względem formalno - prawnym projektów uchwał. 3) Uczestnictwo w sesjach Rady Miasta, a w szczególnych przypadkach w posiedzeniach komisji Rady Miasta. 18. BIURO AUDYTU WEWNĘTRZNEGO I KONTROLI realizuje w szczególności: I. W zakresie audytu wewnętrznego:

11 1) Przeprowadzanie czynności audytowych zgodnie z zasadami i trybem przewidzianymi w obowiązujących przepisach prawa, powszechnie uznanymi standardami audytu wewnętrznego oraz wewnętrznymi regulacjami obowiązującymi w tym zakresie w Urzędzie, tak aby zapewnić rzetelne, obiektywne i niezależne: a) ustalenie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania Jednostki, b) określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień, c) przedstawienie zaleceń w sprawie usunięcia uchybień lub wprowadzenia usprawnień. 2) Opracowanie rocznego planu audytu wewnętrznego i uzgodnienie planu audytu wewnętrznego z Burmistrzem. 3) Podejmowanie decyzji o przeprowadzeniu audytu wewnętrznego poza planem, na wniosek Burmistrza 4) Dokonywanie analizy i oceny obszarów ryzyka. 5) Realizacja zadań audytowych przewidzianych w rocznym planie audytu. 6) Opracowanie i prowadzenie stałych akt audytu, w celu gromadzenia informacji dotyczących obszarów, które mogą być przedmiotem audytu wewnętrznego. 7) Prowadzenie bieżących akt audytu wewnętrznego, w celu dokumentowania przebiegu i wyniku audytu zadań audytowych. 8) Sporządzanie i przedstawianie Burmistrzowi sprawozdania z wykonania rocznego planu audytu. 9) Ustalenie zasad i procedur przeprowadzania audytu wewnętrznego 10)Opracowywanie projektów wewnętrznych regulacji dotyczących funkcjonowania audytu wewnętrznego w Urzędzie. 11)Koordynacja prac audytu wewnętrznego i zewnętrznego. II. W zakresie kontroli wewnętrznej: 1) Koordynowanie kontroli tematycznych i kompleksowych poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych miasta, 2) Przedstawianie wyników kontroli oraz formułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych 3) Badanie zgodności kontrolowanego postępowania pracowników z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi. 4) Badanie realizacji zadań i efektywności działania miejskich jednostek organizacyjnych. 5) Nadzór nad wykonywaniem przez komórki organizacyjne Urzędu zaleceń pokontrolnych z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych. 6) Prowadzenie książki (rejestru) kontroli wewnętrznych i zewnętrznych 7) Prowadzenie kontroli finansowej w Urzędzie oraz jednostek organizacyjnych miasta obejmującej co najmniej 5% wydatków poprzez: a) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości i zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, b) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, c) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowania procedur, o których mowa w pkt. 7 lit. a). 8) Współpraca z kontrolami zewnętrznymi 19.PEŁNOMOCNIK DO SPRAW OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH - realizuje w szczególności : 1) Zapewnienie ochrony informacji niejawnych, 2) Ochrona systemów i sieci teleinformatycznych, 3) Zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej, 4) Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, 5) Okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów, 6) Opracowywanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji, 7) Szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych według zasad określonych w ustawie o ochronie informacji niejawnych 8) Pełnomocnik ochrony organizuje i odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie Kancelarii Tajnej. 20.MIEJSKI ZESPÓŁ REAGOWANIA - realizuje zadania związane z : 1) Monitorowaniem występujących klęsk żywiołowych i prognozowaniem rozwoju sytuacji, 2) Realizowaniem procedur i programów reagowania w czasie stanu klęski żywiołowej, 3) Opracowywaniem i aktualizowaniem planów reagowania kryzysowego, 4) Planowaniem wsparcia organów kierujących działaniami na niższym szczeblu administracji publicznej,

12 5) Przygotowywaniem warunków umożliwiających koordynację pomocy humanitarnej, 6) Realizowaniem polityki informacyjnej związanej ze stanem klęski żywiołowej. Rozdział III. TRYB PRACY URZĘDU MIASTA ZAKOPANE Praca w Urzędzie Miasta Zakopane jest wykonywana przez 5 dni w tygodniu po 8 godzin dziennie. 2. Szczegółowe godziny rozpoczynania i zakończenia pracy, przy uwzględnieniu powyższych zasad ustala w zależności od potrzeb Burmistrz. 3. Rozkład czasu pracy Biura Rady Miasta - jest zgodny z ustaleniami Rady Miasta Zakopane Godziny przyjęć interesantów : - poniedziałek 10.oo - 16.oo - wtorek, czwartek, piątek 9.oo - 14.oo - środa 9.oo - 12.oo 2. Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Biur ponoszą odpowiedzialność za należytą organizację przyjmowania interesantów i w tym celu wydają odpowiednie polecenia służbowe. 3. Senatorowie RP, Posłowie na Sejm RP oraz Radni powinni być przyjmowani w sprawach związanych z wykonywaniem ich mandatów w pierwszej kolejności. Rozdział IV. ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW OBYWATELI W URZĘDZIE MIASTA ZAKOPANE 1.Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego oraz w przepisach szczegółowych 2.Pracownicy urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego. 3.Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli ponoszą naczelnicy wydziałów, kierownicy biur oraz pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków. 4.Kontrolę i koordynację działań komórek organizacyjnych urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli w tym zwłaszcza skarg, wniosków i interwencji, sprawuje Wydział Organizacyjny. 5.Wydział Organizacyjny zobowiązany jest do dokonywania okresowych ocen sposobu załatwiania indywidualnych spraw obywateli i przedkładanie ich Sekretarzowi Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do : 1) udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniania treści obowiązujących przepisów, 2) informowania zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy, 3) powiadamianie o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy, w przypadku zaistnienia takiej konieczności, 4) informowanie o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżenia od wydanych rozstrzygnięć. 2.Interesanci mają prawo uzyskiwać informacje w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej, telegraficznej bądź elektronicznej. Rozdział V. PRZYJMOWANIE, ROZPATRYWANIE I ZAŁATWIANIE SKARG I WNIOSKÓW 17

13 1) Ogólne zasady postępowania ze sprawami wnoszonymi przez obywateli określa Kodeks postępowania administracyjnego 2) Sprawy wnoszone przez obywateli są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw. 3) Wydział Organizacyjny prowadzi Centralny Rejestr Skarg i Wniosków 18. 1) Skargi i wnioski interesantów dotyczące działalności Urzędu Miasta Zakopane oraz podległych jednostek organizacyjnych przyjmują : a) Burmistrz i Jego Zastępcy b) Sekretarz Miasta c) Naczelnicy wydziałów, Kierownicy Biur oraz upoważnieni pracownicy 2) Nadzór bieżący nad rozpatrywaniem i załatwianiem skarg wnoszonych do Urzędu Miasta Zakopane sprawuje Sekretarz Miasta. 3) Skargi i wnioski wnoszone na piśmie lub ustnie do osób wymienionych w 8 są ewidencjonowane w rejestrze centralnym prowadzonym przez Wydział Organizacyjny, a ponadto w rejestrach szczegółowych prowadzonych przez poszczególne wydziały. Wszystkie skargi i wnioski ewidencjonowane są w rejestrze skarg i wniosków pod symbolem Skargi i wnioski wpływające bezpośrednio do danego Wydziału należy niezwłocznie zgłosić do Wydziału Organizacyjnego celem zarejestrowania w rejestrze centralnym. Kopie odpowiedzi na skargi i wnioski przekazane są do wiadomości Wydziału Organizacyjnego. Krytyczne notatki i artykuły prasowe podlegają wpisowi do rejestru skarg i wniosków oraz załatwiane są w trybie skarg i wniosków, o ile zostały przekazane do załatwienia przez redakcję bezpośrednio do Urzędu. Takie artykuły i notki są jednocześnie przedstawiane do wglądu Biura d.s Kontaktów z Mediami. 4) Raz w roku w terminie do 15 stycznia Wydział Organizacyjny opracowuje zbiorczą analizę i wnioski z rozpatrzenia i załatwienia skarg w roku poprzednim oraz przedstawia ją Burmistrzowi ) Naczelnicy i kierownicy zobowiązani są do zorganizowania pracy podległych im wydziałów oraz biur w sposób zapewniający właściwie funkcjonowanie przyjęć obywateli w ich sprawach, a w szczególności: a) wyznaczają osoby odpowiedzialne za załatwienie otrzymanej skargi lub wniosku oraz czuwają nad prawidłowym i terminowym ich załatwieniem, b) rejestrują skargę lub wniosek w centralnym rejestrze skarg i wniosków, c) przygotowują projekt odpowiedzi na skargę lub wniosek nie później niż 14 dni od daty jej wpływu, chyba że obowiązujące w tym zakresie przepisy ustalają inny termin oraz przedkładają do podpisu organowi lub osobie zobowiązanej do załatwienia tej skargi lub wniosku zgodnie z obowiązującymi przepisami d) po ostatecznym załatwieniu skargi lub wniosku przekazują do Wydziału Organizacyjnego kopię wystąpienia e) Informują na bieżąco Wydział Organizacyjny kopiami pism o toku załatwienia sprawy 1.Burmistrz Miasta Zakopane przyjmuje interesantów we wszystkich sprawach oraz w sprawach skarg i wniosków : - w poniedziałki w godzinach od 10.oo do 16.oo 2.Zastępcy Burmistrza, Sekretarz Miasta, Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Biur przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków : - w poniedziałki w godzinach od 10.oo do 16.oo 3.Pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu przyjmują interesantów w ciągu przyjmowania stron. 20 Rozdział VI. ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ W Urzędzie stosowana jest kontrola wewnętrzna i zewnętrzna. 2. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawują:

14 1) Burmistrz, Zastępcy, Sekretarz, Skarbnik, naczelnicy wydziałów oraz kierownicy biur w stosunku do pracowników im podległych (kontrola funkcjonalna), 2) Biuro Audytu Wewnętrznego i Kontroli (kontrola instytucjonalna), 3. Kontrolę zewnętrzną wykonują: 1) Biuro Audytu Wewnętrznego i Kontroli w stosunku do jednostek podległych i nadzorowanych, 2) naczelnicy wydziałów, kierownicy biur w stosunku do jednostek podporządkowanych w zakresie właściwości rzeczowej na podstawie udzielonego przez Burmistrza pełnomocnictwa. 4. Szczegółowe zasady kontroli określa Burmistrz odrębnym zarządzeniem. Rozdział VII. ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI Burmistrz Miasta osobiście podpisuje : 1.Zarządzenia i zarządzenia porządkowe, 2.dokumenty kierowane do administracji rządowej i samorządowej, 3.pisma do przedstawicielstw dyplomatycznych oraz burmistrzów miast położonych poza granicami RP, 4.odpowiedzi na interpelacje radnych oraz wnioski posłów i senatorów, 5.odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące podległych naczelników, Zastępca Burmistrza i Sekretarz Miasta w ramach udzielonych im upoważnień przez Burmistrza dokonują: 1. Wstępnej aprobaty spraw wymienionych w Podpisywanie z upoważnienia Burmistrza odpowiedzi na sprawy określone w 22 / w wypadku jego nieobecności/, 3.Podpisywanie korespondencji kierowanej do zastępców kierowników administracji rządowej, 4.Inne sprawy wynikające z posiadanych upoważnień Dokumenty przedstawiane do podpisu członkom kierownictwa Urzędu powinny być uprzednio parafowane przez naczelników wydziałów i kierowników biur. 2.W dokumentach przedstawionych do podpisu członkom kierownictwa Urzędu powinna być zamieszczona adnotacja zawierająca nazwisko i stanowisko pracownika, który opracował dokument. 3. W Urzędzie obowiązuje kontrasygnata Skarbnika Miasta na wszelkich zawieranych przez Urząd umowach, nie tylko tych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych. Burmistrz może upoważnić naczelników wydziałów, kierowników biur do podpisywania korespondencji dotyczącej spraw pozostających w zakresie czynności wydziałów z wyjątkiem spraw zastrzeżonych do osobistej akceptacji Burmistrza, jego Zastępców i Sekretarza Wykaz spraw zastrzeżonych do osobistej aprobaty Burmistrza, Jego Zastępców oraz Sekretarza Miasta - stanowią załączniki nr 2 i 3 do niniejszego Regulaminu

15 Załącznik Nr 1 SZCZEGÓŁOWY PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY BURMISTRZA, JEGO ZASTĘPCÓW, SEKRETARZA MIASTA I SKARBNIKA MIASTA 1. Burmistrz Miasta kieruje bieżącymi sprawami Miasta, reprezentuje je na zewnątrz oraz sprawuje bezpośredni nadzór nad realizacją zadań objętych zakresem czynności : - Wydziału Urbanistyki i Architektury - Wydziału Geodezji i Gospodarki Gruntami - Wydziału Rozwoju Lokalnego i Inwestycji - Biura d.s. Kontaktów z Mediami - Biura Prawnego - Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli - Biuro Współpracy Europejskiej - Biura ds. Zamówień Publicznych - Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych - Miejskiego Zespołu Reagowania - Pełnomocnik Burmistrza do spraw archiwalno-wydawniczych - samodzielnego stanowiska pracy Inspektora BHP - Biura Promocji Zakopanego - S.A. Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej "Geotermia Podhalańska " - Spółka Akcyjna "Polskie Tatry - Pełnomocnik do spraw Systemu Zarządzania Jakością 2. I Zastępca Burmistrza Miasta sprawuje bezpośredni nadzór nad realizacją zadań objętych zakresem czynności : - Wydziału Edukacji, Turystyki i Sportu - Wydziału Kultury i Popularyzacji Zakopanego - Urzędu Stanu Cywilnego - Wydział Gospodarki Mieszkaniowej oraz nadzoruje działanie następujących jednostek organizacyjnych Miasta: - Miejska Biblioteka Publiczna - Miejska Galeria Sztuki im Hrabiego Władysława Zamoyskiego - Szkoła Podstawowa nr 1 - Szkoła Podstawowa nr 2 - Szkoła Podstawowa nr 3 - Szkoła Podstawowa nr 4 - Szkoła Podstawowa nr 5 - Szkoła Podstawowa nr 7 - Szkoła Podstawowa nr 9 - Gimnazjum Nr 1 - Gimnazjum Nr 2 - Gimnazjum Nr 3 - Zakopiańskie Centrum Edukacji im. Heleny Modrzejewskiej - Zakład Budżetowy Przedszkola Miasta Zakopane - Ośrodek Pomocy Społecznej - Pełnomocnika Burmistrza ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych - Pełnomocnika Burmistrza do spraw Przeciwdziałania Narkomanii - Zakopiański TBS - Tatrzańska Komunalna Grupa Kapitałowa Spółka z o.o. 3. II Zastępca Burmistrza Miasta sprawuje bezpośredni nadzór nad realizacją zadań objętych zakresem czynności : - Wydziału Drogownictwa i Transportu - Wydziału Ochrony Środowiska - Straży Miejskiej

16 oraz reprezentuje interesy gminy w : - SEWiK Tatrzańska Komunalna Grupa Kapitałowa Spółka z o.o. - TESKO - Tatrzańska Komunalna Grupa Kapitałowa Spółka z o.o. 4.Sekretarz Miasta sprawuje bezpośredni nadzór nad realizacją zadań objętych zakresem czynności : - Wydziału Organizacyjnego - Wydziału Spraw Społecznych i Ewidencji - Biura Rady Miasta 5.Skarbnik Miasta sprawuje bezpośredni nadzór nad realizacją zadań objętych zakresem czynności: - Wydziału Finansowo-Budżetowego - Nadzór nad wykonaniem WPF SPRAWY ZASTRZEŻONE DO OSOBISTEJ APROBATY BURMISTRZA MIASTA ZAKOPANE Załącznik nr 2 1.Współpraca z Radą Miasta 1) składanie wniosków o zwołanie sesji 2) składanie wniosków o wprowadzenie do porządku najbliższej sesji przedkładanego projektu uchwały 3) przedkładanie Radzie projektów uchwał 4) określanie sposobu realizacji uchwał Rady 2.Realizacja zadań finansowych Miasta 1) przygotowywanie projektu budżetu i przekazanie go wraz z informacją o stanie mienia Radzie Miasta do dnia 15 listopada roku poprzedzającego rok budżetowy, oraz przekazanie go Regionalnej Izbie Obrachunkowej, 2) wykonywanie budżetu, 3) czuwanie nad prawidłowym prowadzeniem gospodarki finansowej Miasta, 4) informowanie mieszkańców miasta o założeniach projektu budżetu, kierunkach polityki społecznej i gospodarczej oraz wykorzystywaniu środków budżetowych, 5) zaciąganie zobowiązań finansowych do wysokości ustalonej przez Radę, 6) zaciąganie pożyczek krótkoterminowych w wysokości ustalonej przez Radę, 3.Wydawanie zarządzeń, oraz w przypadkach nie cierpiących zwłoki przepisów porządkowych, przedstawianie ich do zatwierdzenia na najbliższej sesji rady miasta, 4.Wykonywanie funkcji pracodawcy w zakresie : 1) wnioskowanie do rady w sprawie powołania i odwołania skarbnika i sekretarza miasta 2) powoływanie i odwoływanie w drodze zarządzenia swoich zastępców 3) zatrudnianie i zwalnianie kierowników jednostek organizacyjnych Miasta 4) zatrudniania i zwalniania pracowników mianowanych oraz osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych Urzędu Miasta 5.Udzielanie upoważnień i pełnomocnictw w zakresie : 1) powierzania do prowadzenia określonych spraw Miasta w swoim imieniu zastępcom oraz Sekretarzowi Miasta 2) upoważnienie Zastępców oraz innych urzędników miasta do wydawania w imieniu burmistrza decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu administracji publicznej 3) upoważnienie swoich Zastępców do składania oświadczeń woli w imieniu Miasta w zakresie zarządu mieniem jednoosobowo, bądź we współdziałaniu z naczelnikiem wydziału lub kierownikiem biura, 6.Decydowanie o wszczęciu i rezygnacji ze sporu sądowego, oraz ustalania warunków ugody w sprawach prywatno-prawnych, w zakresie swojego nadzoru 7.Reprezentowanie miasta w zgromadzeniu stowarzyszenia i związku EUROREGION Tatry,

17 8.Wnoszenie, cofanie i zbywanie udziałów i akcji według zasad określonych przez Radę, 9.Ustalanie zasad zwolnień i rozłożeń na raty podatku spadkowego 10.Inne sprawy, wynikające z przepisów prawa zastrzeżonych do wyłącznej kompetencji Załącznik nr 3 SPRAWY ZASTRZEŻONE DO OSOBISTEJ APROBATY ZASTĘPCÓW BURMISTRZA MIASTA ZAKOPANE I SEKRETARZA W RAMACH SPRAWOWANEGO NADZORU I.Zastępca Burmistrza Miasta: 1) Udzielanie pełnomocnictwa kierownikom jednostek organizacyjnych miasta nie posiadających osobowości prawnej, oraz udzielanie zgody na podejmowanie czynności przekraczających zakres pełnomocnictwa, 2) współpraca z Komisjami Rady oraz wyznaczanie osób do referowania spraw na posiedzeniach Komisji, 4) reprezentowanie interesów gminy w związkach komunalnych - zgodnie z upoważnieniem wydanym przez Radę Miasta, 5) wydawanie decyzji administracyjnych w imieniu Burmistrza - zgodnie z odrębnym upoważnieniem, 6) wyrażanie zgody na organizację imprez masowych o znaczeniu krajowym i międzynarodowym, 7) zawieranie umów w zakresie wymiany zagranicznej i współpracy z miastami partnerskimi - łącznie z pełnomocnikiem Burmistrza ds. wymiany zagranicznej, II.Zastępca Burmistrza Miasta : 1) Wykonywanie funkcji walnego zgromadzenia wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością oraz reprezentowanie udziałów miasta w spółkach akcyjnych na walnych zgromadzeniach wspólników, 2) składania oświadczeń woli w imieniu Miasta w zakresie zarządu mieniem jednoosobowo bądź we współdziałaniu z naczelnikiem wydziału - w zakresie sprawowanego nadzoru, zawieranie umów dzierżaw terenów gminnych łącznie z Naczelnikiem Wydziału Geodezji i Gospodarki Gruntami 3) składania oświadczeń woli w imieniu Miasta w zakresie zarządu mieniem jednoosobowo bądź we współdziałaniu z naczelnikiem wydziału - w zakresie sprawowanego nadzoru, oraz zawieranie umów w zakresie poboru podatków, oraz z Naczelnikiem Wydziału Organizacyjnego w sprawach gospodarczych 4) współpraca z Komisjami Rady oraz wyznaczanie osób do referowania spraw na posiedzeniach Komisji 5) reprezentowanie interesów gminy w związkach komunalnych - zgodnie z upoważnieniem wydanym przez Radę Miasta 6) wydawanie decyzji administracyjnych w imieniu Burmistrza - zgodnie z odrębnym upoważnieniem decyzje w sprawach inwestycji komunalnych Sekretarz Miasta : 1) Wykonywanie funkcji pracodawcy w stosunku do osób zatrudnionych w Urzędzie na podstawie umowy o pracę 2) Zawieranie umów związanych z realizacją świadczeń z funduszu socjalnego 3) Przyjmowanie ustnego oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy, 4) Wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie przyznawania nowych zezwoleń na sprzedaż alkoholu oraz rozpatrzenia wniosku o cofnięcie zezwolenia w wyniku kontroli,