CZĘŚĆ A SCHEMAT KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU PODZIAŁU DLA KLAS OZNACZONYCH SYMBOLAMI KLASYFIKACYJNYMI

Transkrypt

1

2 CZĘŚĆ SCHEMT KLS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU PODZIŁU DL KLS OZNCZONYCH SYMBOLMI KLSYFIKCYJNYMI 1

3 0 ZRZĄDZNIE 00 GREMI KOLEGILNE 8 01 ORGNIZCJ ZBIORY KTÓW NORMTYWNYCH, LEGISLCJ I OBSŁUG PRWN STRREGI, PROGRMY, PLNOWNIE, SPRWOZDWCZOŚĆ I NLIZY INFORMTYZCJ SKRGI, WNIOSKI, INTERPELCJE I INNE WYSTĄPIENI REPREZENTCJ I PROMOWNIE, IMPREZY OKOLICZNOŚCIOWE WSPÓŁDZIŁNIE Z INNYMI PODMIOTMI KONTROLE, UDYTY SZCOWNIE RYZYK, BDNI SPRWY KDROWE 10 REGULCJE ORZ WYJŚNIENI, INTERPRETCJE, OPINIE KTY PRWNE DOTYCZĄCE ZGDNIEŃ Z ZKRESU SPRW KDROWYCH NWIĄZYWNIE, PRZEBIEG I ROZWIĄZYWNIE STOSUNKU PRCY ORZ INNYCH FORM ZTRUDNIENI EWIDENCJ OSOBOW. 16 2

4 13 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIEN PRCY SZKOLENIE I DOSKONLENIE ZWODOWE OSÓB ZTRUDNIONYCH DYSCYPLIN PRCY SPRWY SOCJLNO - BYTOWE PRCOWNIKÓW UBEZPIECZENI OSOBOWE I OPIEK ZDROWOTN DMINISTROWNIE ŚRODKMI RZECZOWYMI 20 REGULCJE ORZ WYJŚNIENI, INTERPRETCJE, OPINIE DOTYCZĄCE ZGDNIEŃ Z ZKRESU SPRW DMINISTRCYJNYCH INWESTYCJE I REMONTY DMINISTROWNIE I EKSPLOTCJ OBIEKTÓW GOSPODRK MTERIŁOW TRNSPORT, ŁĄCZNOŚĆ, INFRSTRUKTUR INFORMTYCZN I TELEKOMUNIKCYJN OCHRON OBIEKTÓW I MIENI ORZ SPRWY OBRONNE ZMÓWIENI PUBLICZNE 20 3

5 3 - FINNSE I OBSŁUG FINNSOWO KSIĘGOW 30 REGULCJE ORZ WYJŚNIENI, INTERPRETCJE, OPINIE DOTYCZĄCE ZGDNIEŃ Z ZKRESU SPRW FINNSOWO KSIĘGOWYCH PLNOWNIE I RELIZCJ BUDŻETU RCHUNKOWOŚĆ I OBSŁUG FINNSOW OBSŁUG FINNSOW FUNDUSZY SPECJLNYCH, W TYM ZGRNICZNYCH OPŁTY I USTLNIE CEN INWENTRYZCJ DYSCYPLIN FINNSOW OCHRON ZDROWI 40 PROFILKTYK I OŚWIT ZDROWOTN ZGDNIENI SNITRNO EPIDEMIOLOGICZNE ORGNIZCJ OPIEKI ZDROWOTNEJ 50 WŁSNE REGULCJE, ICH PROJEKTY ORZ WYJŚNIENI, INTERPRETCJE, OPINIE DOTYCZĄCE ZGDNIEŃ Z ZKRESU LECZNICTW STCJONRNEGO 23 4

6 51 OTRZYMNE OD ORGNÓW I JEDNOSTEK ZEWNĘTRZNYCH REGULCJE, ICH PROJEKTY ORZ WYJŚNIENI, INTERPRETCJE, OPINIE, KTY PRWNE DOTYCZĄCE ZGDNIEŃ Z ZKRESU LECZNICTW STCJONRNEGO DOKUMENTCJ INDYWIDULN WEWNĘTRZN PCJENTÓW DOKUMENTCJ ZBIORCZ WEWNĘTRZN DOKUMENTCJ INDYWIDULN ZEWNĘTRZN DOKUMENTCJ ZBIORCZ ZEWNĘTRZN OPIEK PSYCHOLOGICZN ND PCJENTEM LECZENICTWO MBULTORYJNE DIGNOSTYK LBORTORYJN I OBRZOW REHBILITCJ ZBEZPIECZENIE OPIEKI ZDROWOTNEJ 60 ZSDY ZOPTRZENI CHORYCH W ŚRODKI LECZNICZE I SNITRNE STERYLIZCJ ŻYWIENIE W INSTYTUCIE

7 7 - DZIŁLNOŚĆ NUKOWO - BDWCZ. ROZWÓJ KDRY NUKOWEJ 70 ORGNIZCJ BDŃ NUKOWYCH OGÓLNE KIERUNKI PRC NUKOWO BDWCZYCH OPRCOWNI BDWCZE PRCE NUKOWO BDWCZE OCHRON PRW UTORSKICH PROJEKTY WYNLZCZE POSTĘPOWNIE PTENTOWE KONFERENCJE NUKOWE WYDWNICTW ROZWÓJ KDRY NUKOWEJ. 28 6

8 CZĘŚĆ B JEDNOLITY RZECZOWY WYKZ KT 7

9 Symbole klasyfikacyjne Hasła klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego ZRZĄDZNIE 00 GREMI KOLEGILNE 000 GREMI KOLEGILNE INSTYTUTU 0000 RD NUKOW Narodowego Instytutu Geriatrii, Reumatologii i Rehabilitacji 0001 KOLEGIUM 0002 KOMISJ BIOETYCZN 0003 KOMISJ DYSCYPLINRN 0004 KOMITET TERPEUTYCZNY 0005 KOMITET KONTROLI ZKŻEŃ SZPITLNYCH 0006 ZESPÓŁ KONTROLI ZKŻEŃ SZPITLNYCH 0007 ZESPÓŁ DS.FRMKOLOGII KLINICZNEJ 0008 ZESPÓŁ KOORDYNCYJNY DS. LECZENI BIOLOGICZNEGO W CHOROBCH REUMTYCZNYCH 0009 NRODOW RD GERITRII I GERONTOLOGII 0010 NRODOW RD REUMTOLOGII 0011 NRODOW RD REHBILITCJI 0012 SPOŁECZN RD SENIORÓW 001 Udział w obcych gremiach kolegialnych 002 Gremia kolegialne o charakterze doraźnym 003 Narady i zebrania 01 ORGNIZCJ 010 Organizacja podmiotów 0100 Organizacja organów i jednostek nadrzędnych oraz współdziałających BE 10 m.in. statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych i współdziałających 8

10 0101 Organizacja własna Narodowego Instytutu Geriatrii, Reumatologii i Rehabilitacji 9 dot. m.in. aktów założycielskich, statutów, regulaminów organizacyjnych, tworzenia i likwidacji, łączenia, reorganizacji, rejestracji odpisów z rejestrów nadania numerów NIP, REGON, itp. oraz wszelkiej korespondencji w ww. sprawach 0102 Przejmowanie komórek organizacyjnych i stanowisk pracy protokoły przyjęcia składników materialnych i niematerialnych przez nowo powołanych dyrektorów, kierowników komórek, protokoły zdawczo odbiorcze stanowisk pracy, itp Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów i podpisy elektroniczne BE10 w tym ich rejestry, bankowe karty wzoru podpisu 011 Systemy zarządzania jakością 012 Zarządzanie projektami inne niż w zakresie projektowania i wdrażania oprogramowania i systemów teleinformatycznych 013 Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej 0130 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej w tym polityka bezpieczeństwa danych osobowych 0131 Ochrona informacji niejawnych BE Ochrona danych osobowych BE Udostępnianie informacji publicznej BE10 w tym sprawy wykorzystania informacji publicznej, ponownego wykorzystania informacji publicznej oraz obsługa merytoryczna biura Rzecznika Prasowego Instytutu 014 Obsługa kancelaryjna 0140 Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo wewnątrz Instytutu w tym instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt 0141 Środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacji B5 w tym rejestry przesyłek, książka pocztowa, itp Opracowanie oraz wdrażanie wzorów, formularzy oraz ich w tym elektroniczne wykazy 0143 Ewidencja druków ścisłego zarachowania B Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskowe

11 0145 Prenumerata czasopism i innych publikacji B Przekazanie dokumentacji spraw niezakończonych np. między komórkami w związku ze zmianami organizacyjnymi, zmianami w zakresie zadań. 015 Obsługa kancelaryjna dokumentacji zawierającej informacje niejawne 0150 Rejestr dzienników ewidencji i teczek 0151 Urządzenia ewidencyjne dla dokumentacji o różnych BE50 klauzulach niejawności 0152 Zmiana klauzuli tajności BE rchiwum Instytutu B Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum Instytutu sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego 0161 Przekazywanie materiałów archiwalnych do zasobu archiwum państwowego 0162 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji 0163 Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji w archiwum Instytutu B5 w tym zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania i wypożyczania akt 0164 Kwarenda archiwalna w dokumentacji w archiwum BE5 Instytutu (poszukiwanie danych w aktach) 0165 Skontrum dokumentacji w archiwum Instytutu. Sprawdzenie stanu 0166 Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum BE Zbiory biblioteczne 0170 Regulacje, wyjaśnienia, opinie, interpretacje, instrukcje w sprawach obsługi zbiorów bibliotecznych 0171 Ewidencja zbiorów bibliotecznych 0172 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych B Udostępnianie zbiorów bibliotecznych B5 10

12 0174 Skontrum zbiorów bibliotecznych 0175 Profilaktyka i konserwacja zbiorów bibliotecznych BE10 02 ZBIORY KTÓW NORMTYWNYCH, LEGISLCJ I OBSŁUG PRWN 020 Zbiory aktów normatywnych 0200 Zbiory aktów normatywnych Ministerstwa Zdrowia BE Zbiory aktów normatywnych Narodowego Instytutu Geriatrii, Reumatologii i Rehabilitacji 11 komplet podpisanych zarządzeń, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów normatywnych można grupować oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu Zbiory aktów normatywnych innych podmiotów BE Zbiór umów BE Udział w przygotowaniu zewnętrznych projektów aktów BE10 prawnych 0205 Opinie prawne na potrzeby własne Instytutu BE Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym BE10 okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy 03 STRTEGI, PROGRMY, PLNOWNIE, SPRWOZDWCZOŚĆ I NLIZY 030 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne oraz instrukcje dotyczące sposobu opracowania strategii, planów, sprawozdań i analiz 031 Strategie, programy, plany, sprawozdania z innych BE5 Sprawozdania ostateczne i etapowe, jeżeli nie znalazły odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych. Opracowania robocze kategoria B5 przesyłane do wiadomości lub wykorzystania podmiotów 032 Strategie, prognozy i programy w tym sprawozdania i raporty ich realizacji 033 Planowanie i sprawozdawczość

13 0330 Planowanie i sprawozdawczość na poziomie całego Instytutu 0331 Planowanie i sprawozdawczość komórek organizacyjnych Instytutu w tym oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, sprawozdania statystyczne. Jeżeli dokumenty mają charakter cząstkowy i mieszczą się co do zakresu i rodzaju danych w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, to można akta sprawy w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym zakwalifikować do kategorii B5 Jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta sprawy w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B Planowanie i sprawozdawczość prac indywidualnych BE5 034 nalizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja własne lub sporządzone jako odpowiedzi na ankiety 035 Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów inne niż w klasie 034; np. dla Ministerstwa Zdrowia, organów administracji, itp. 04 INFORMTYZCJ Zakup i eksploatacja komputerów i infrastruktury klasie 23 (gospodarka materiałowa)- zaopatrzenie w sprzęt 040 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w tym Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji 041 Projektowanie i wdrażanie oprogramowania i systemów BE10 teleinformatycznych 042 Licencje na oprogramowania i systemy teleinformatyczne B Eksploatacja systemów teleinformatycznych i BE10 w tym sprawy ich bezpieczeństwa oprogramowania 044 Ustalenie uprawnień dostępu do danych i systemów B10 okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu 045 Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowych BE Przekazanie nośników z danymi celem scalenia danych w bazach danych 05 SKRGI, WNIOSKI, INTERPELCJE I INNE WYSTĄPIENI Bc 12

14 050 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące skarg, wniosków, interpelacji i innych wystąpień 051 Załatwianie skarg i wniosków w tym ich rejestr 052 Interpelacje, zapytania, petycje, postulaty, inicjatywy obywatelskie oraz inne wystąpienia 053 Sprawy odesłane do załatwienia innym podmiotom B2 dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zadaniach własnych Instytutu, a zostały do niego skierowane przez pomyłkę lub brak wiedzy wnioskodawcy 054 Niezamawiane oferty wprowadzone do rejestru przesyłek Bc 06 REPREZENTOWCJ I PROMOWNIE, IMPREZY OKOLICZNOŚCIOWE 13 Przy czym sprawy związane z organizacja i udziałem w konferencjach por. klasa 72, popularyzacją i reklamą działalności Instytutu por. klasa Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania działalności 061 Patronaty 062 Kontakty ze środkami publicznego przekazu 0620 Informacje własne dla środków publicznego przekazu, w tym sprostowania konferencje, wywiady oraz odpowiedzi na informacje medialne 0621 Monitoring środków publicznego przekazu 063 Kroniki i księgi pamiątkowe 064 Zbiór zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji BE5 07 WSPÓŁDZIŁNIE Z INNYMI PODMIOTMI w kraju i za granicą 070 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące współdziałania z innymi podmiotami 071 Kontakty z podmiotami na gruncie krajowym przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie Kontakty z podmiotami zagranicznymi 0720 Nawiązywanie kontaktów i określenie zakresu przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 073 współdziałania z innymi podmiotami zagranicznymi 0721 Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli Instytutu BE Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy BE10

15 073 Umowy i porozumienia z innymi podmiotami dotyczące zakresu i sposobu współdziałania 074 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej BE Wyjaśnienia, interpretacje BE Wnioskowanie o udział w programach BE10 Całość dokumentacji, sprawy finansowe w kl KONTROLE, UDYTY, SCOWNIE RYZYK, BDNI Planowanie i sprawozdawczość przy klasie Kontrole 0810 Kontrole zewnętrzne w Instytucie 0811 Kontrole wewnętrzne w Instytucie 0812 Książka kontroli BE5 082 udyty 083 Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań BE5 1 SPRWY KDROWE 10 REGULCJE ORZ WYJŚNIENI, INTERPRETCJE, OPINIE, KTY PRWNE DOTYCZCE ZGDNIEŃ Z ZKRESU SPRW KDROWYCH 100 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych 101 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, BE10 ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych 102 Opisy i wartościowanie stanowisk pracy 103 Restrukturyzacja zatrudnienia 104 Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych 11 NWIĄZNIE, PRZEBIEG I ROZWIĄZYWNIE STOSUNKU PRCY ORZ INNYCH FORM ZTRUDNIENI min.: regulamin pracy, wykazy etatów, umowy zbiorowe jeżeli regulacje te dotyczą bezpośrednio pracowników Instytutu to dokumentację kwalifikuje się do kategorii 14

16 110 Nabór kandydatów do pracy B5 przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów 111 Konkursy na stanowiska BE5 akta osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 002; jeżeli akta osób przyjętych nie zostały odłożone do akt osobowych to kwalifikuje się je do kategorii BE Obsługa zatrudnienia 1120 Obsługa zatrudnienia Dyrektora Instytutu BE Obsługa zatrudnienia pracowników BE5 w tym zakończenie stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych 1122 Rozmieszczanie i wynagrodzenie pracowników B5 min.: delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika 1123 Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzi B czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 6 lat 1124 Opiniowanie i ocena osób zatrudnionych BE5 przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika; jeżeli dokumentacja nie została odłożona do akt osobowych to kwalifikuje się ją do kategorii BE Staże, wolontariaty, praktyki 1130 Staże zawodowe BE Wolontariaty BE Praktyki BE10 dotyczy praktyk absolwenckich, studenckich, zawodowych, itp. 114 Prace zlecone (umowy cywilno prawne) 1140 Prace zlecone ze składka na ubezpieczenie społeczne B Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne B5 115 Nagradzanie, odznaczenia i karanie 15

17 1150 Nagrody BE10 przy czym akta dotyczące poszczególnych osób można odłożyć do akt osobowych danego pracownika; jeżeli dokumentacja nie została odłożona do akt osobowych to kwalifikuje się ją do kategorii BE Podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwały BE Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne BE10 przy czym akta dotyczące poszczególnych osób można odłożyć do akt osobowych danego pracownika; jeżeli dokumenty nie zostały odłożone do akt osobowych to kwalifikuje się je do kategorii BE Karanie B okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów 1154 Postępowanie dyscyplinarne BE10 posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie Sprawy wojskowe osób zatrudnionych BE Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych BE20 w tym zwolnienia z obowiązku zachowania tajemnicy oraz przepisami prawa dostęp osób spoza Instytutu 12 EWIDENCJ OSOBOW 120 kta osobowe osób zatrudnionych BE Pomoce ewidencyjne do akt osobowych BE50 w tym dane do systemu 122 Legitymacje służbowe B5 123 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu B5 13 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIEN PRCY 130 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy 131 Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób w tym ocena ryzyka zawodowego zawodowych, ryzyka pracy 132 Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy BE10 przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii 133 Warunki szkodliwe i choroby zawodowe 1330 Warunki szkodliwe BE Choroby zawodowe BE Rejestr czynników szkodliwych B40 16

18 14 SZKOLENIE I DOSKONLENIE ZWODOWE OSÓB ZTRUDNIONYCH 140 Ustalenie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób BE10 zatrudnionych 141 Służba przygotowawcza BE Szkolenie organizowane we własnym zakresie dla osób BE10 w tym przy pomocy podmiotów zewnętrznych zatrudnionych 143 Dokształcanie pracowników B5 Studia, szkolenie, specjalizacje organizowane przez inne podmioty dla własnych pracowników; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych 15 DYSCYPLIN PRCY 150 Czas pracy 1500 Dowody obecności w pracy B bsencja w pracy B Rozliczenia czasu pracy B Delegacje służbowe B3 w tym ich ewidencja 1504 Ustalenie i zmiany czasu pracy B Praca w godzinach nadliczbowych B5 151 Urlopy osób zatrudnionych 1510 Urlopy wypoczynkowe B Urlopy macierzyńskie, ojcowskie, wychowawcze itp. B5 przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika; jeżeli dokumentacja nie została odłożona do akt osobowych to kwalifikuje się ją do kategorii BE Urlopy bezpłatne B5 przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika; jeżeli dokumentacja nie została odłożona do akt osobowych to kwalifikuje się do kategorii BE Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych B5 16 SPRWY SOCJLNO - BYTOWE PRCOWNIKÓW 17

19 160 Sprawy socjalno bytowe załatwiane w ramach B5 zakładowego funduszu świadczeń socjalnych 161 Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych B5 162 Opieka nad emerytami, rencistami i osobami BE5 niepełnosprawnymi 163 kcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym BE5 funduszem świadczeń socjalnych 164 Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokojenia potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy B5 17 UBEZPIECZENI OSOBOWE I OPIEK ZDROWOTN 170 Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego B Obsługa ubezpieczenia społecznego B5 w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS 172 Dowody uprawnień do zasiłków B5 173 Emerytury i renty B Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp. B Opieka zdrowotna 1750 Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej B Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy B10 2 DMINISTROWNIE ŚRODKMI RZECZOWYMI 20 REGULCJE ORZ WYJŚNIENI, INTERPRETCJE, OPINIE DOTYCZĄCE ZGDNIEŃ Z ZKRESU SPRW DMINISTRCYJNYCH 21 INWESTYCJE I REMONTY BE5 dokumentacja dotycząca przygotowania, wykonawstwa i odbioru. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jego utraty; jeżeli dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych, kwalifikuje się ją do kategorii 22 DMINISTROWNIE I EKSPLOTOWNIE OBIEKTÓW 18

20 220 Stan prawny nieruchomości w tym nabywanie lub zbywanie 221 Udostępnianie i oddawanie w najem lub dzierżawę własnych obiektów i lokali oraz najmowanie lokali na potrzeby własne B5 okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu 222 Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń B5 Korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp., w tym przeglądy stanu technicznego, itp. 223 Podatki i opłaty publiczne B Obsługa hotelu B5 przy czym książki meldunkowe kwalifikują się do kategorii BE Gospodarowanie terenami wokół obiektów B5 tereny zielone itp. 23 GOSPODRK MTERIŁOW dotyczy środków trwałych i nietrwałych 230 Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biurowe B5 w tym zapotrzebowania, zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami 231 Magazynowanie i użytkowanie środkami trwałymi i nietrwałymi 232 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów B10 nietrwałych 234 Dokumentacja techniczno eksploatacyjna środków trwałych 235 Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi BE5 24 TRNSPORT, ŁĄCZNOŚĆ, INFRSTRUKTUR INFORMTYCZN I TELEKOMUNIKCYJN 240 Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich B5 B5 dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo wartościowe, zestawienia wyposażenia BE5 dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, konserwacja i remonty środków, protokoły likwidacji, itp., okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka Opis techniczny, instrukcje obsługi, okresy przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia 19

21 241 Eksploatacja własnych środków transportowych B5 karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży, myjni 242 Użytkowanie obcych środków transportowych B5 zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów, umowy na transport realizowane przez firmy zewnętrzne 243 Eksploatacja środków łączności B5 244 Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej (modemów, łączy internetowych) BE10 25 OCHRON OBIEKTÓW I MIENI ORZ SPRWY OBRONNE 250 Strzeżenie mienia Instytutu BE10 w tym plany ochrony obiektów, dokumentacja służby ochrony, przepustki, karty magnetyczne itp. 251 Ubezpieczenia majątkowe B10 m.in.: ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości, ruchomości, środków transportu, itp., sprawy odszkodowań; okresy przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 252 Ochrona przeciwpożarowa i bezpieczeństwo pożarowe BE Sprawy obronne, obrona cywilna i zarządzanie kryzysowe BE10 26 ZMÓWIENI PUBLICZNE B5 w zakresie całej działalności Instytutu oraz zamówienia finansowane ze środków zewnętrznych (w tym Unijnych) Kat. BE10 3 FINNSE I OBSŁUG FINNSOWO - KSIEGOW 30 REGULCJE ORZ WYJŚNIENI, INTERPRETCJE, OPINIE DOTYCZCE ZGDNIEŃ Z ZKRESU SPRW FINNSOWO - KSIĘGOWYCH 20 w tym polityka rachunkowości, plany kont, ich projekty i uzgodnienia 31 PLNOWNIE I RELIZCJ BUDŻETU 310 Wieloletnia prognoza finansowa 311 Planowanie budżetu 3110 Przygotowanie projektu budżetu BE5 Uzgodnienia, korespondencja, materiały pomocnicze 3111 Budżet i jego zmiany 312 Realizacja budżetu

22 3120 Przekazywanie środków finansowych, opłat B Rozliczanie dochodów, wydatków, opłat B Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystanie środków, B5 opłat 3123 Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu BE Roczne sprawozdania finansowe w tym bilans, analizy z wykonania budżetu, rachunek zysków i strat, itp Rewizja budżetu i jego bilansu 313 Finanse i kredytowanie 3130 Finansowanie działalności B Finansowanie inwestycji B Finansowanie remontów B Współpraca z bankami obsługującymi B Gospodarka pozabudżetowa B5 314 Egzekucja i windykacja B10 32 RCHUNKOWOŚĆ I OBSŁUG FINNSOW 320 Obrót gotówkowy i bezgotówkowy 3200 Obrót gotówkowy B Obrót bezgotówkowy B Depozyty kasowe, obsługa wadium B5 321 Księgowość 3210 Dowody księgowe B Dokumentacja księgowa B Rozliczenia B Ewidencja syntetyczna i analityczna B Uzgodnienie sald B Kontrole i rewizje kasy B Zobowiązania, poręczenia B5 322 Księgowość materiałowa B5 323 Rozliczenie płac i wynagrodzeń 3230 Dokumentacja płac i potrąceń z płac B5 21

23 3231 Listy płac B Kartoteki wynagrodzeń B Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego B Deklaracje na PFRON B Rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczne B Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac B50 33 OBSŁUG FINNSOW FUNDUSZY SPECJLNYCH, W TYM B10 ZGRNICZNYCH 34 OPŁTY I USTLNIE CEN 340 Ustalenie i zwalnianie z opłat B5 431 Ustalenie cen za własne usługi B5 35 INWENTRYZCJ 350 Wycena i przecena B Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5 36 DYSCYPLIN FINNSOW BE10 przy czym bez składki na ubezpieczenie społeczne - kategoria B5 Z wyjątkiem dokumentacji ujętej w klasie 08, okres przechowywania liczy się od momentu ostatecznego rozliczenia projektu lub programu 4 OCHRON ZDROWI 40 PROFILKTYK I OŚWIT ZDROWOTN 400 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, dotyczące zagadnień z zakresu profilaktyki i oświaty 401 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień profilaktyki i oświaty 402 Opieka profilaktyczna i oświata zdrowotna 4020 Prognozy w zakresie badań oraz badania nad przyczynami i mechanizmami rozwoju chorób będących przedmiotem działania Instytutu oraz formy i metody zapobiegania im 22 B10 opracowania kompleksowe i analityczne

24 4021 Organizacja badań profilaktycznych i opieka profilaktyczna B10 nad pacjentami 4022 naliza badań profilaktycznych 41 ZGDNIENI SNITRNO EPIDEMIOLOGICZNE 410 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, dotyczące zagadnień z zakresu sanitarnych i epidemiologicznych 411 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, B10 ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień sanitarnych i epidemiologicznych 412 Program zapobiegania zakażeniom wewnątrzszpitalnym 413 Zakażenia wewnętrzne 4130 Zapobieganie zakażeniom wewnętrznym B10 karty zakażeń; dokumentację dotycząca konkretnych pacjentów gromadzi się w teczkach chorób pacjentów Dokumentacja zakażeń szpitalnych B Zapobiegawczy nadzór sanitarny B Meldunki o zachorowaniu B5 416 Rejestr zakażeń. naliza zakażeń. 417 Karty czynników alarmowych dotyczących drobnoustrojów dotyczy drobnoustrojów wykazanych na liście czynników alarmowych. 5 ORGNIZCJ OPIEKI ZDROWOTNEJ. 50 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, dotyczące zagadnień z zakresu lecznictwa stacjonarnego 51 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu lecznictwa stacjonarnego B10 23

25 52 DOKUMENTCJ INDYWIDULN WEWNĘTRZN PCJENÓW 520 Dokumentacja pacjentów B20 Zakładana indywidualnie dla każdego pacjenta w postaci karty lub historii choroby zawierająca kompletną dokumentację jego choroby, kartę informacyjną, wyniki badań diagnostycznych, opisy badań, zbiegi rehabilitacyjne itp. 521 Dokumentacja pacjentów zmarłych B30 Jak w klasie DOKUMENTCJ ZBIORCZ WEWNĘTRZN 530 Księga główna przyjęć i wypisów Dla całego Instytutu 531 Księga odmów przyjęć i porad ambulatoryjnych B20 udzielanych w Izbie Przyjęć 532 Lista oczekujących na udzielanie świadczenia zdrowotnego B5 finansowanego ze środków publicznych 533 Księga chorych Kliniki (Oddziału) B Księga raportów lekarskich B Księga raportów pielęgniarskich B Księga zabiegów B Księga bloku operacyjnego B Księga Centralnego Laboratorium Klinicznego B Księga porad ambulatoryjnych świadczonej pomocy zdrowotnej B20 54 DOKUMENTCJ INDYWIDULN ZEWNĘTRZN 540 Skierowania do szpitala B5 541 Skierowania na badania diagnostyczne, konsultację lub leczenie B5 542 Zaświadczenia, orzeczenia, opinie lekarskie B20 55 DOKUMENTCJ ZBIORCZ ZEWNĘTRZN B20 dla celów określonych w odrębnych przepisach 56 OPIEK PSYCHOLOGICZN ND PCJENTMI B20 Całość dokumentacji dotyczącej opieki psychologicznej nad pacjentami 57 LECZNICTWO MBULTORYJNE 24

26 570 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, dotyczące zagadnień z zakresu lecznictwa otwartego 571 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu lecznictwa otwartego 572 Dokumentacja badań ambulatoryjnych B Księga diagnostyki ambulatoryjnej B Kartoteka osób korzystających ze świadczeń zdrowotnych B10 58 DIGNOSTYK LBORTORYJN I OBRZOW 580 Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, dotyczące zagadnień z zakresu pracowni diagnostycznych 581 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu 582 Dokumentacja badań laboratoryjnych B Księga diagnostyki laboratoryjnej B Kartoteka osób korzystających ze świadczeń zdrowotnych B Dokumentacja badań rentgenowskich B Księga diagnostyki rentgenowskiej B Zdjęcia rentgenowskie B10 59 REHBILITCJ 591 Kartoteka pacjentów B20 obejmuje pacjentów, którym udzielane są świadczenia w trybie ambulatoryjnym 592 Księga pobytu dziennego pacjentów B20 6 ZBEZPIECZENIE OPIEKI ZDROWOTNEJ. B10 B10 25

27 60 ZSDY ZOPTRZENI CHORYCH W ŚRODKI LECZNICZE I SNITRNE 600 Urzędowy wykaz leków polskich, leków o cenach B20 umownych i leków na import docelowy 601 Receptariusz szpitalny szpitalna lista leków B Leki reglamentowane i poza Lekospisowe 6020 Ewidencja leków narkotycznych B Ewidencja leków psychotropowych B Rejestr produkcji leków recepturowych B Rozliczenie leków reglamentowanych i poza lekospisowych B20 61 STERYLIZCJ 610 Dokumentacja procesów sterylizacji B20 np. testy, daty, taśmy wskaźnika. 611 Dokumentacja kontroli skuteczności procesów sterylizacyjnych B20 62 ŻYWIENIE W INSTYTUCIE 620 Przepisy zewnętrzne dotyczące żywienia w zakładach opieki B5 zdrowotnej 621 Żywienie, normy żywienia, analizy żywienia Jadłospisy i relewy B3 zapotrzebowania żywnościowe 6211 Wydawanie/rozdzielanie posiłków na Kliniki B Nadzór nad żywieniem B5 7 DZIŁLNOŚĆ NUKOWO BDWCZ, ROZWÓJ KDRY NUKOWEJ 70 ORGNIZCJ BDŃ NUKOWYCH 71 OGÓLNE KIERUNKI PRC NUKOWO - BDWCZYCH prognozy, programy, wnioski opracowania własne 72 OPRCOWNI BDWCZE ewidencja opracowań badawczych oraz ich realizacja; dla każdego tematu zakłada się odrębną teczkę. 73 PRCE NUKOWO - BDWCZE również prowadzone w ramach uzyskiwanych grantów. 26

28 730 Prace naukowo - badacze w ramach działalności statutowej wnioski o finansowanie, decyzje, raporty, zestawienia, ewidencja prac naukowo badawczych oraz ich realizacja; dla każdej pracy zakłada się odrębną podteczkę; wnioski o finansowanie, raporty, zestawienia, program, realizacja (opracowanie naukowe, sprawozdanie z wykonania tematu) koordynacja i rozliczenie kat. BE5. W tym zlecone przez Instytut. 731 Udział w obcych pracach naukowo - badawczych 732 Prace naukowo badawcze przeprowadzone przez Instytut BE10 Jak w klasie 731 na zlecenie podmiotów zewnętrznych 733 Ocena działalności naukowo badawczej Instytutu 734 Upowszechnianie osiągnięć naukowych 74 OCHRON PRW UTORSKICH umowa o przekazanie praw autorskich, zastrzeżenia, korespondencja wyjaśniająca; umowy licencyjne związane z realizacją prac naukowo badawczych. 75 PROJEKTY WYNLZCZE BE10 ewidencja wynalazków i wniosków kat. 76 POSTĘPOWNIE PTENTOWE Zatwierdzone wnioski do Urzędu Patentowego Urzędu Patentowego; potwierdzone kopie i świadectwa. Wnioski odrzucone kat. B10 77 KONFERENCJE NUKOWE 770 Konferencje naukowe, sympozja, seminaria itp. organizowane przez Instytut 27 programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania itp. ; 771 Udział w konferencjach, sympozjach, itp. obcych własne referaty, sprawozdania. 78 WYDWNICTW 780 Program wydawnictw badanie potrzeb, ustalenie tematyki, ogólne sprawy wydawnicze, komitety naukowe. 781 Teki wydawnicze dla każdego tytułu ( książki, numeru dziennika, druku itp.) prowadzi się oddzielną teczkę obejmująca: kartę wydawniczą, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie i recenzje, interwencje kontrolne, projekty graficzne, dwa egz. wydawnicze oraz opinie o danym tytule.

29 7811 Wydawnictwa dydaktyczne skrypty, podręczniki itp Wydawnictwa okolicznościowe. Informatory obejmuje książki, afisze, broszury, foldery jubileuszowe i promocyjne, a także opracowania tematyczne np. dotyczące instytutu, działalności Kliniki, Zakładu naukowego itd. 782 Redakcja periodyków 783 Wykonanie poligraficzne B3 sprawy techniczno -wydawnicze; ewidencja zleceń, korekta, rysunki, ilustracje, druk, oprawa. 784 Rozpowszechnianie wydawnictw B3 kolportaż. 79 ROZWÓJ KDRY NUKOWEJ 780 Zasady kształcenia i rozwoju kadry naukowej normatywy, ustalenia własne. 781 Doktoraty 7811 Studia doktoranckie zarządzenia, wytyczne, uruchamianie nowych kierunków, plany i programy rekrutacji, uczestników studiów, zaświadczenia w sprawach osobowych uczestnika, odwołana w sprawie toku studiów, sprawy socjalno -bytowe, sprawy dyscyplinarne kta doktoranckie dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę zawierającą: podanie o wszczęcie przewodu doktorskiego, konspekt pracy, wykaz publikacji, odpis dyplomu magisterskiego, opinie promotora, protokoły egzaminów doktorskich, protokoły posiedzeń komisji, rad, autoreferat, recenzje, pismo do Centralnej Komisji, zawiadomienie o nadaniu stopnia, odpis dyplomu, pracę doktorską Księgę dyplomów doktorskich centralny rejestr dyplomów Instytutu. 782 Habilitacje 7810 kta habilitacyjne Dla każdej osoby zakłada się odrębną teczkę Księga dyplomów habilitacyjnych centralny rejestr dyplomów Instytutu. 28