Drawsko Pomorskie, dnia r. ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Drawsko Pomorskie, dnia r. 1. Zamawiający: Gmina Drawsko Pomorskie zaprasza do złożenia oferty na następujące zamówienie publiczne: Kompleksowa usługa polegająca na obsłudze bankowej budżetu gminy Drawsko Pomorskie oraz jej jednostek organizacyjnych: 1) Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Drawsku Pomorskim, 2) Zakład Usług Komunalnych w Drawsku Pomorskim, 3) Gimnazjum im. A. Mickiewicza w Drawsku Pomorskim, 4) Szkoła Podstawowa im. mjra H. Sucharskiego w Drawsku Pomorskim, 5) Szkoła Podstawowa im. Orła Białego w Mielenku Drawskim, 6) Szkoła Podstawowa im. Jana Pawła II w Nętnie, 7) Przedszkole w Drawsku Pomorskim. UWAGA! Ze względów na istniejące rozwiązania organizacyjne w zakresie obsługi finansowo-księgowej gminnych placówek oświatowych prowadzony jest wspólny rachunek bankowy. Dotyczy to jednostek wskazanych w pozycjach od 3 do Zakres zamówienia obejmuje: 1) otwarcie i prowadzenie rachunku bieżącego budżetu, rachunków bieżących wymienionych wyżej jednostek budżetowych, rachunków pomocniczych w walucie polskiej, rachunków sum depozytowych i specjalnych w walucie polskiej, w tym rachunków związanych z rozliczaniem środków otrzymanych z funduszy Unii Europejskiej na warunkach zawartych w ofercie, w szczególności: a) możliwość otwierania rachunków podstawowych i pomocniczych, b) możliwość otwierania dodatkowych rachunków walutowych, c) likwidację rachunków bankowych na pisemny wniosek, d) potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, przy czym ustala się oprocentowanie środków na rachunkach, liczone jako stawka WIBOR 1M pomniejszona o stałą w okresie realizacji zamówienia marżę banku określoną w złożonej ofercie, przy czym kapitalizacja odsetek następować będzie raz na koniec każdego miesiąca tj. w ostatnim dniu kalendarzowym. Zastrzega się, iż w całym okresie obowiązywania umowy ilość rachunków bankowych, jak również ilość jednostek organizacyjnych może ulec zmianie; 2) wpłaty i wypłaty gotówkowe, w tym: a) dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych przez osoby upoważnione, działające w imieniu posiadaczy poszczególnych rachunków, b) możliwość wypłaty gotówki według nominałów określonych każdorazowo przez posiadaczy poszczególnych rachunków, c) możliwość wymiany gotówki na nominały o mniejszej wartości, zarówno na banknoty, jak i bilon; 3) realizację przelewów przekazywanych w formie elektronicznej jak i papierowej, na następujących zasadach: a) przelewy dokonywane przy pomocy systemu bankowości elektronicznej muszą być realizowane w czasie rzeczywistym, b) przelewy złożone w formie papierowej do godz powinny być zrealizowane w tym samym dniu; 4) elektroniczną obsługę rachunków umożliwiającą w szczególności: a) jednoczesną pracę co najmniej 2 pracowników gminy oraz w każdej z jednostek wymienionych w pkt 1 (m.in. sporządzanie przelewów, edycja historii rachunków, ściąganie i sprawdzanie sald, logowanie do systemu, itd., oraz ściąganie wyciągów bankowych);

2 b) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym (na bieżąco) wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym, jego subkontach, na rachunkach pomocniczych i subkontach tych rachunków; c) przeszukiwanie zbioru operacji na wszystkich rachunkach wg nazwy kontrahenta, daty, okresu kwoty i innych kryteriów możliwych do wyodrębnienia w zbiorze operacji; d) wywoływanie/sortowanie dowolnej operacji według kryteriów wymienionych w pkt 4 lit. c; e) dostęp do usług przez 24 godziny w każdym dniu roboczym; f) składanie poleceń przelewu ze wszystkich rachunków; g) składanie poleceń tworzenia lokat terminowych, w przypadku, gdy lokata terminowa zakładana jest w banku, z którym zawarta jest umowa na obsługę bankową gminy Drawsko Pomorskie; h) łączenie dowolnej liczby pojedynczych przelewów bankowych w grupy pozwalające na złożenie na nich akceptacji przez osoby upoważnione; i) autoryzację sporządzanych przelewów przez minimum dwie osoby; j) zapewnienie funkcji blokady systemu polegającej na tym, żeby osoba sporządzająca przelew nie mogła jednocześnie autoryzować tego przelewu; k) zerowanie rachunków bankowych podstawowych i pomocniczych jednostek organizacyjnych gminy, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia kwot pozostałych na wskazanych rachunkach na rachunek budżetowy gminy; l) nadawanie nowych bądź zmiana istniejących uprawnień użytkowników systemu w dowolnym momencie obowiązywania umowy, na podstawienie pisemnej dyspozycji; m) dostęp do historii operacji wykonanych przelewów bankowych w trakcie obowiązywania umowy; n) dostęp do właściwego rachunku bankowego poprzez uszeregowanie w bazie prowadzonych rachunków wg ich nazwy i numerów; o) dostęp do aktualnego salda na każdym rachunku bankowym na wybrany dzień; p) Wykonawca udostępni w systemie bankowości elektronicznej wyciągi bankowe z rachunków z ustalonym saldem i pełna informacją źródłową o dokonanych operacjach. Wyciągi w formie elektronicznej dostępne będą w systemie bankowości elektronicznej w następnym dniu roboczym po zaksięgowaniu obrotu, najpóźniej do godz. 7:00; q) w ramach systemu bankowości elektronicznej Wykonawca zapewni dostosowanie dziennych limitów dokonywanych operacji oraz limitów zleceń płatniczych każdorazowo dla potrzeb Zamawiającego; r) Wykonawca zapewni realizację przelewów w dniu wskazanym do realizacji z opcją czekania na środki do ostatniej sesji bankowej w danym dniu; s) Wykonawca zapewni wszelkie usługi związane z systemem bankowości elektronicznej łączności z Wykonawcą, w tym m.in. zainstalowanie, wdrożenie, szkolenie użytkowników systemu-pracowników Zamawiającego, serwis, pomoc techniczną we wszystkich jednostkach oraz umożliwi integrację systemu bankowości elektronicznej z systemami finansowo-księgowymi funkcjonującymi w tych jednostkach na wniosek Zamawiającego. 5) wydawanie blankietów czekowych; 6) wydawanie kart płatniczych oraz wykonywanie operacji przy ich użyciu, przy czym wydawanie karty płatniczej będzie realizowane na wniosek i według potrzeb określanych przez Zamawiającego, ewentualne opłaty za wydanie karty, obsługę karty, realizację transakcji bezgotówkowych, zastrzeżenie oraz awaryjna wypłatę gotówki/lub wydanie karty zastępczej/duplikatu/nowej w kraju oraz poza jego granicami w przypadku utraty karty oraz przesłanie do użytkownika, Wykonawca wliczy w opłaty za prowadzenie rachunku bankowego wskazanego w ofercie; 7) przyjmowanie i przechowywanie w depozycie banku przedmiotów i dokumentów; 8) wydawanie opinii i zaświadczeń na wniosek posiadacza rachunku;

3 9) lokowanie środków na negocjowanych lokatach terminowych; 10) możliwość udzielenia, w każdym roku budżetowym, kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego, do wysokości określonej w każdym roku przez Radę Miejską w uchwale budżetowej. Szczegółowe warunki kredytu określi odrębna umowa, przy czym: a) zabezpieczeniem kredytu będzie weksel własny in blanco wraz z deklaracją wekslową, bez innych dodatkowych warunków oraz dokumentów; b) każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował zmniejszenie salda kredytu; c) uruchomienie kredytu będzie następować bez żadnych prowizji i opłat; d) Wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłat od salda niewykorzystanej części kredytu; e) oprocentowanie kredytu w okresie kredytowania oparte będzie o zmienną stawkę bazową WIBOR 1 M notowaną w ostatnim dniu roboczym miesiąca przed rozpoczęciem okresu kredytowania plus stała marża banku ustalona na podstawie złożonej oferty; f) odsetki będą naliczane od kwoty faktycznego zadłużenia, Wykonawca nie będzie pobierać opłat i prowizji bankowych od zaangażowania kredytu tj. salda niewykorzystanej części kredytu; g) spłata rat odsetkowych będzie następować w okresach miesięcznych, do dnia 10 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, na podstawie zawiadomienia przesłanego przez Wykonawcę. Dopuszcza się wstępne informowanie drogą elektroniczną (fax, mail); h) odsetki od wykorzystywanego kredytu naliczane będą w miesięcznych okresach obrachunkowych, przy czym pierwszy okres rozpoczyna się od dnia postawienia kredytu do dyspozycji Zamawiającego, kolejne okresy liczone są od następnego dnia po zakończeniu poprzedniego okresu, ostatni okres obrachunkowy kończy się w dniu poprzedzającym dzień całkowitej spłaty kredytu; i) w przypadku, gdy termin płatności raty kredytu lub odsetek przypadnie w dzień wolny od pracy kredytobiorca dokona wymaganej spłaty kredytu lub odsetek w pierwszym dniu roboczym następującym po wyznaczonej dacie spłaty; j) zmiana stawek bazowych nie wymaga odrębnego powiadomienia Zamawiającego; 11) oprocentowanie środków na rachunkach bankowych: a) środki na rachunkach bankowych podlegające kapitalizacji miesięcznej i miesięcznemu okresowi odsetkowemu oprocentowane będą według zmiennej stopy procentowej WIBID 1 M dla depozytów jednomiesięcznych (branej) z notowań w pierwszym dniu roboczym przed pierwszym dniem rozpoczynającego się miesiąca odsetkowego) plus stała marża banku; b) skapitalizowane odsetki bankowe będą automatycznie przekazywane w rozliczeniu na koniec każdego miesiąca kalendarzowego bezpośrednio na rachunki bankowe, z których pochodzą kwoty podlegające kapitalizacji; c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakładania w innych bankach negocjowanych lokat terminowych ustalanych na zasadach rynkowych. 12) możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych powyżej kwoty ,- zł znajdujących się na rachunku bieżącym budżetu gminy na lokatach terminowych typu OVERNIGHT, pod warunkiem uruchomienia takiej opcji przez Zamawiającego, automatycznie tj. bez dodatkowych formalności, na koniec dnia. Powrót środków pieniężnych z lokaty wraz z należnymi odsetkami nastąpi następnego dnia roboczego, jednak nie później niż do godz Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z tej usługi w dowolnym czasie obowiązywania umowy. Uruchomienie, jak również rezygnacja z tej opcji odbędzie się na pisemny wniosek Zamawiającego bez żadnych prowizji i opłat. Oprocentowanie będzie liczone jako dzienna stawka WIBID 1M pomniejszona o określoną w złożonej ofercie marżę banku;

4 13) zastrzega się, aby wszystkie jednostki organizacyjne gminy miały takie samo prawo do zawarcia umów na wykonanie bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem zamówienia publicznego. W przypadku łączenia, przekształcenia jednostek organizacyjnych, utworzenia nowych jednostek organizacyjnych gminy, Wykonawca podpisze z nimi umowę na prowadzenie obsługi bankowej na takich samych zasadach i warunkach, jakie zostaną zawarte w umowach zawartych z Zamawiającym; 14) ceny za poszczególne usługi objęte umową nie będą zmieniane w trakcie obowiązywania umowy i nie będą podlegały waloryzacji; 15) z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi gminy zostaną zawarte odrębne umowy bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem niniejszego zamówienia publicznego, według jednolitego wzoru umowy ustalonego z wybranym Wykonawcą, z uwzględnieniem zmian wynikających ze specyfiki jednostki np. brak kredytu odnawialnego krótkoterminowego w rachunku bieżącym; 16) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca stosował warunki podane w ofercie dotyczące opłat i oprocentowania środków w stosunku do jednostek organizacyjnych gminy, które posiadają lub otworzą rachunki w banku wybranym w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania; 17) Wykonawca dołoży szczególnej staranności w zakresie zapewnienia maksymalnego bezpieczeństwa przechowywania środków pieniężnych zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Prawo bankowe (Dz. U. z 2015 r., poz. 128); 18) szacunkowa liczba przelewów wychodzących wykonywanych w okresie jednego roku kalendarzowego na wszystkich rachunkach wynosi ; 19) liczba aktualnie otwartych rachunków bankowych wynosi Termin realizacji zamówienia: 01 lipca 2016 r. 30 czerwca 2019 r. 4. Osoby do kontaktu w sprawie zamówienia oraz sposób uzyskania informacji: Daniel Puchalski, d.puchalski@drawsko.pl, tel wew. 834, pokój 212 w Urzędzie Miejskim w Drawsku Pomorskim ul. Gen. Wł. Sikorskiego 41, Drawsko Pomorskie 5. Kryteria wyboru ofert: cena = 100%, z tym, że: 1) cena obsługi bankowej (C) = 70%; 2) oprocentowanie środków na rachunkach (OV) = 10%; 3) oprocentowanie kredytu (K) = 10%; 4) oprocentowanie lokaty OVERNIGHT (L) = 10%; 6. Do oferty należy załączyć: 1) oświadczenie, że Wykonawca ubiegający się o zamówienie spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164) 2) zezwolenie Komisji Nadzoru Finansowego na rozpoczęcie działalności bankowej, o której mowa w art. 36 ustawy Prawo bankowe lub dokumenty równoważne potwierdzające prawo prowadzenia na terenie Polski działalności bankowej; 7. Warunki gwarancji (jeśli dotyczy): nie dotyczy 8. Sposób przygotowania oferty: ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem. 9. Miejsce i termin złożenia/przesłania ofert: ofertę należy złożyć/przesłać do dnia r., do godz. 12:00 w sekretariacie Urzędu Miejskiego w Drawsku Pomorskim, pokój 210 lub za pośrednictwem faksu nr: , lub pocztą elektroniczną na adres d.puchalski@drawsko.pl; 10. Ogłoszenie o postępowaniu i warunki udziału w postępowaniu mogą być zmienione, a postępowanie może być odwołane przez Zamawiającego w każdym czasie, bez podania przyczyn.

5 11. Zamawiający może unieważnić postępowanie między innymi, gdy: 1) w postępowaniu nie złożono żadnej oferty, 2) cena najkorzystniejszej oferty przekroczyła wartość kwoty, którą zamawiający przeznaczył na finansowanie zamówienia, 3) wystąpiła istotna zmiana okoliczności, niezależna od zamawiającego, powodująca, że dalsze prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie jest zasadne.