Zapytanie ofertowe nr 1/BAZY DANYCH/2017

Transkrypt

1 Błonie, r. Zapytanie ofertowe nr 1/BAZY DANYCH/ Przedmiotem postępowania jest usługa zakupu baz danych oraz przygotowanie kreacji mailingowej i wysyłka mailowa na potrzeby projektu pt.: Wzrost internacjonalizacji Nowej Polski Sp. Z o.o. poprzez wejście na nowe rynki zbytu współfinansowanego z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata (RPO WM ) w ramach Osi Priorytetowej RPO WM III Rozwój potencjału innowacyjnego i przedsiębiorczości, Działania 3.2 Internacjonalizacja MŚP, Poddziałania Modele biznesowe. ZAMAWIAJĄCY: Nowa Polska Sp. Z o.o Błonie ul. Rokitno 5 TERMIN I SPOSÓB NADSYŁANIA OFERT: 1. Ofertę należy wypełnić w języku polskim wyłącznie na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania i złożyć w terminie od r do r., do godziny 09:00 w Biurze Zamawiającego przy ul. Rokitno 5 w Błoniu lub drogą pocztową, przesyłką kurierską lub osobiście na ww. adres. 2. Koperta/Teczka/Folder zawierające ofertę powinny być opatrzone dopiskiem: Zapytanie ofertowe nr 1/BAZY DANYCH/2017 do projektu pt.: Wzrost internacjonalizacji Nowej Polski Sp. Z o.o. poprzez wejście na nowe rynki zbytu. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie prowadzone jest w trybie oceny i porównania ofert zgodnie z zasadą konkurencyjności, opisaną w Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności na lata PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Kod CPV: Usługi bazy danych Pakiety oprogramowania dla baz danych Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia 1. Przedmiotem postępowania jest usługa zakupu baz danych oraz przygotowanie kreacji mailingowej i wysyłka mailowa na potrzeby realizacji projektu pt.: Wzrost internacjonalizacji Nowej Polski Sp. Z o.o. poprzez wejście na nowe rynki zbytu w terminie od 17 lipca 2017r. do 30 kwietnia 2017r.

2 2. Zamawiający przewiduje następujące części zamówienia: Część I: Zakup wyselekcjonowanej bazy danych potencjalnych klientów tj.: Dystrybutorów/hurtowników materiałów izolacyjnych dedykowanych rynkowi budowlanemu (Holandia, Rosja, Niemcy), Dystrybutorów/hurtowników materiałów izolacyjnych dedykowanych rynkowi morskiemu (Rosja, Holandia), Baza danych powinna zostać zdeduplikowana(tj. zawierać w jednym rekordzie 2 pola o takich samych wartościach dla języku macierzystego i polskiego) oraz zawierać pola w języku macierzystym oraz polskim. Baza powinna zostać przekazana w formacie csv, xls lub xlsx. Baza zostanie przekazana do wielokrotnego użytku na potrzeby przedsiębiorstwa, nie będzie zawierała jakichkolwiek ograniczeń licencyjnych/stanowiskowych/dostępowych oraz programowych. Pola i rekordy zawarte w przekazanej bazie powinny być skonstruowane w sposób pozwalający na jej łatwe przeszukiwanie i filtrowanie za pomocą narzędzi i funkcji dostępnych w programie MS Excel 2013 (lub nowszych) takich jak: autofiltr, filtrowanie zaawansowane, sortowanie, sortowanie zaawansowane, wykorzystanie tabel przestawnych oraz funkcji WYSZUKAJ.POZIOMO/WYSZUKAJ.PIONOWO Baza danych powinna zostać ustandaryzowana dla wszystkich krajów, przekazana jako jednolita baza zawierająca dane ze wszystkich w/w krajów i zawierać pola: 1) dane branżowe: i nazwa firmy, ii profil firmy, iii opis firmy i jej działalności, iv klasyfikacja branży wg PKD lub EKD v REGON, vi NIP, vii forma prawna firmy 2) dane kontaktowe: i dokładny adres korespondencyjny (adres i numer lokalu / siedziby, kod pocztowy, nazwa miejscowości, nazwa państwa), ii adres owy, Jednolita przekazana baza danych powinna zawierać minimum 500 unikalnych rekordów spełniających powyższe kryteria. Baza nie powinna zawierać rekordów firm z branży nie będących potencjalnym klientem zgodnie z prowadzoną polityką firmy tj. sprzedaż wyłącznie dystrybutorom/hurtownikom z wyłączeniem klienta ostatecznego. Baza danych powinna zostać przekazana w terminie do 21 dni od daty podpisania umowy. Część II: Przeprowadzenie kampanii mailingowej każdorazowo dwukrotnie przed wystawieniem stanowiska na targach w skład której wchodzi: 1) Opracowanie kreacji mailingowej: i Na każde targi zostaną przygotowane kreacje dostosowane do najwyższych bieżących standardów obowiązujących w kraju z którego pochodzą potencjalni klienci.

3 ii Zamawiający przekaże materiały źródłowe przynajmniej na 60 dni przed pierwszym dniem każdych targów. W przypadku pierwszych targów materiały zostaną przekazane do 7 dni roboczych od dnia podpisania umowy iii Każdorazowo zostanie przygotowane do max 3 kreacji uwzględniających sugestie/poprawki zamawiającego(każdorazowo zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji kreacji w terminie do 3 dni roboczych). iv Kreacja zostanie opracowana na podstawie przedstawionych przez zamawiającego treści. Treści zostaną przez wykonawcę, przetłumaczone(zastosowany język branżowy), zredagowane oraz opracowane graficznie. v Kreacja powinna zawierać odpowiednie oznakowanie zgodnie z dokumentem: Obowiązki informacyjne beneficjenta realizującego projekty w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata ; vi stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Kreacja zostanie przekazana w terminie pozwalającym na terminowe zrealizowanie wysyłki uwzględniając czas na wprowadzenie odpowiednich poprawek/sugestii zgodnie z zapisami niniejszego postępowania. 2) Wysyłka mailingowa: i Wykonawca każdorazowo roześle wysyłkę z informacją o wystawieniu się zamawiającego na targach branżowych oraz tzw. Wysyłkę przypominającą(powtórną) celem dotarcia do jak największej ilości potencjalnych klientów. ii iii iv v Każda wysyłka powinna zostać rozesłana na minimum 30 dni kalendarzowych (pierwsza wysyłka) oraz 14 dni kalendarzowych (wysyłka przypominająca) przed pierwszym dniem targów. W przypadku pierwszych targów termin pierwszej wysyłki będzie przesunięty na termin nie szybszy niż 14 dni od podpisania umowy z Wykonawcą Terminy targów: a września 2017r.: Rosja, St. Petersburg b. 10 listopada 2017r.: Holandia, Rotterdam c. 6-8 luty 2018 r.: Holandia, Ulrecht d. 3-6 kwietnia 2018r.: Rosja, Moskwa e maja 2018r.: Niemcy, Kolonia Wysyłka będzie realizowana do klientów w oparciu o przekazaną przez zamawiającego bazę danych. Wykonawca potwierdzi rezultaty każdej przeprowadzonej wysyłki przedkładając raport zawierający co najmniej: a. Ilość wysyłanych maili b. Datę wysyłki c. Wskaźnik otwarć Open Rate d. Wskaźnik kliknięć Click Through Rate 3. Wielkość zamówienia może ulec zwiększeniu lub zmniejszeniu do 50% wartości pierwotnej wielkości zamówienia, bez konieczności ponownego przeprowadzania procedury wyboru Wykonawcy. 4. Wykonawca może złożyć ofertę do jednej lub obu części niniejszego zamówienia. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Wymagania dla Oferentów:

4 a) Wykonawca dysponuje odpowiednim potencjałem niezbędnym do zrealizowania zamówienia. b) Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 2. Nie występowanie powiązań między Zamawiającym a Wykonawcą polegające na nie łączeniu Oferenta z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w tym nie występowaniu powiązań kapitałowych lub osobowych, polegających w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu, co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. WYMAGANIA DOTYCZACE SPORZĄDZENIA OFERTY 1. Oferta musi zawierać cenę netto oraz łączną wartość zamówienia. 2. Ofertę należy złożyć na Formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania, wypełnioną w języku polskim, czytelną, bez błędów i omyłek pisarskich, analitycznych na całość przedmiotu zamówienia (oferty cząstkowe lub częściowe nie będą rozpatrywane). 3. Oferta Wykonawców nie spełniających ww. warunków zostanie odrzucona z postępowania. 4. W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy, który: Pozostaje z Zamawiającym w powiązaniu, o którym mowa w niniejszym zapytaniu wykluczenie z postępowania, Nie spełnia Warunków udziału w postępowaniu opisanych w niniejszym zapytaniu, Złoży ofertę niespełniającą kryteriów formalnych opisanych w niniejszym zapytaniu, Przedstawi nieprawdziwe informacje, Złożył ofertę po terminie. 5. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. Decyzja Zamawiającego o odrzuceniu oferty jest decyzją ostateczną. ZAKRES ZMIAN UMOWY Zamawiający dopuszcza zmiany umowy w zakresie: 1. Terminu realizacji umowy w przypadku zmiany harmonogramu realizacji poszczególnych części projektu, zmiany terminu targów, 2. Wielkość zamówienia możliwe jest zmniejszenie / zwiększenie wartości zamówienia do 50%. 3. Dokonywania płatności zaliczkowych do wysokości 20% wartości zamówienia określonego w umowie z Wykonawcą, na zasadach odrębnych, co wymaga dodatkowej zgody i porozumienia w tym zakresie Zamawiającego i Wykonawcy.

5 KRYTERIA WYBORU OFERTY 1. W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający zastosuje następujące kryteria: Dla Części I: 1) Cena oferty: 70% (max. 70 pkt) Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium cena (cena netto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru: C najtańsza Cena = x 70 % C oferty badanej 2) Kryterium dodatkowe punktowe: 30 % (max. 30 pkt): Baza danych zawiera dodatkowe pola : Adres strony www - 5 pkt. imiona i nazwiska osób kontaktowych, stanowiska 5 pkt. numery kierunkowe, numery telefonów 5 pkt. numery faksów 5 pkt. przedział zatrudnienia 5 pkt. obroty i pochodzenie kapitału 5 pkt. za każde dodatkowe pole w bazie danych wymienionych powyżej wykonawca może otrzymać 5pkt, max. Ilość punktów możliwa do osiągnięcia wynosi 30 pkt. Dla Części II: 1) Cena oferty: 70% (max. 70 pkt) Maksymalną ilość punktów w ramach kryterium cena (cena netto) otrzyma najtańsza oferta według wzoru: C najtańsza Cena = x 70 % C oferty badanej 2) Kryterium dodatkowe punktowe 30 % (max. 30 pkt), w tym: Zwiększenie ilości każdorazowo bez kosztowo przekazywanych kreacji: 15%(15 pkt) Do 4 kreacji 5 pkt Do 5 kreacji 15 pkt Zastosowanie w raporcie dodatkowych wskaźników, wizualizacji: 15%(15 pkt)

6 Przedstawienie danych w formie wizualnej (np. wykresy, diagramy) - 5 pkt. Zestawienie danych z wszystkimi wysyłkami narastająco (z każdą kolejną wysyłką odniesienie do każdej poprzedniej) - 5 pkt. Zestawienie danych dla konkretnych rekordów: kliknięć, otwarć, wypisania z listy - 5 pkt. Za każdą dodatkową informację w raporcie wymienioną powyżej wykonawca może otrzymać 5pkt, max. Ilość punktów możliwa do osiągnięcia wynosi 15 pkt. 2. Każda z części będzie rozpatrywana osobno. 3. Maksymalna ilość punktów jaką może uzyskać oferta w każdej z części wynosi Łączna liczba punktów, uzyskanych przez oferenta, to suma liczby punktów za kryterium ceny i kryterium dodatkowe punktowane. Liczba punktów zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. 5. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania lub podjęcia negocjacji z oferentami w wypadku gdy zaproponowane oferty przekroczą kwotę, jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia. 7. Zamawiający może dokonać unieważnienia postępowania lub dokonać w nim zmian. Wówczas termin składania ofert zostanie przedłużony o stosowny czas. 8. Zmiany dotyczące podmiotu po podpisaniu umowy nie skutkujące zmianą podstawowych danych nie będą wymagały ponownego dokonywania wyboru podwykonawcy w drodze dodatkowego postępowania. Załączniki do niniejszego zapytania: Formularz ofertowy (zał. nr 1)

7 Projekt Wzrost internacjonalizacji Nowej Polski Sp. Z o.o. poprzez wejście na nowe rynki zbytu. Załącznik 1 do Zapytania nr 1/BAZY DANYCH/2017 Formularz ofertowy W odpowiedzi na Zapytanie nr 1/BAZY DANYCH/2017 na zakup usług informatycznych związanych z przeprowadzeniem kampanii mailingowej na wybranych rynkach do projektu pt.: Wzrost internacjonalizacji Nowej Polski Sp. Z o.o. poprzez wejście na nowe rynki zbytu współfinansowanego z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata (RPO WM ) w ramach Osi Priorytetowej RPO WM III Rozwój potencjału innowacyjnego i przedsiębiorczości, Działania 3.2 Internacjonalizacja MŚP, Poddziałania Modele biznesowe, oświadczam, że oferuje wykonanie przedmiotu zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia za cenę: Dane Nazwa firmy: Oferenta/Pieczątka Numer telefonu: Osoba do kontaktu: CZĘŚĆ I I. Cena: 70% (max. 70 pkt) Cena usługi netto:... PLN (słownie:......) II. Kryterium dodatkowe punktowe: 30 % (max. 30 pkt): Baza danych zawiera dodatkowe pola : Adres strony www - 5 pkt. imiona i nazwiska osób kontaktowych, stanowiska 5 pkt. numery kierunkowe, numery telefonów 5 pkt. numery faksów 5 pkt. przedział zatrudnienia 5 pkt. obroty i pochodzenie kapitału 5 pkt.

8 Projekt Wzrost internacjonalizacji Nowej Polski Sp. Z o.o. poprzez wejście na nowe rynki zbytu. CZĘŚĆ II I. Cena: 70% (max. 70 pkt) Cena usługi netto:... PLN (słownie:......) II. Kryterium dodatkowe punktowe 30 % (max. 30 pkt), w tym: Zwiększenie ilości każdorazowo bez kosztowo przekazywanych kreacji: 15%(15 pkt) Do 4 kreacji 5 pkt Do 5 kreacji 15 pkt Zastosowanie w raporcie dodatkowych wskaźników, wizualizacji: 15%(15 pkt) Przedstawienie danych w formie wizualnej (np. wykresy diagramy) - 5 pkt. Zestawienie danych z wszystkimi wysyłkami narastająco (z każdą kolejną wysyłką odniesienie do każdej poprzedniej - 5 pkt. Zestawienie danych dla konkretnych rekordów: kliknięć, otwarć, wypisania z listy - 5 pkt. Oświadczam że: 1. Znana mi jest treść Zapytania nr 1/BAZY DANYCH/2017 i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz przyjmuje warunki w nim zawarte. 2. Jestem związany ofertą na 30 dni od dnia jej złożenia. 3. W przypadku przyznania zamówienia, zobowiązuje się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 4. Posiadam niezbędne doświadczenie oraz potencjał osobowy zdolny do wykonania zamówienia. 5. Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 6. Cena ofertowa zawiera wszystkie niezbędne koszty do realizacji przedmiotu zamówienia. 7. Spełniam warunki dopuszczające mnie do udziału w postępowaniu. 8. Dokumenty i informacje składające się na ofertę są zgodne z prawdą i stanem na dzień złożenia oferty. 9. Akceptuję formę i tryb płatności za wykonanie usługi 10.Nie łączą mnie z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy powiązania kapitałowe lub osobowe, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu, co najmniej 10 % udziałów lub akcji;

9 c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.... (Miejscowość, Data).. (Podpis osoby upoważnionej)