Zasady realizacji wyjazdów pracowników dydaktycznych i administracyjnych na szkolenia

Transkrypt

1 Zasady realizacji i finansowania wyjazdów pracowników PWSZ w Tarnobrzegu na szkolenia w ramach programu ERASMUS+ Mobilność Edukacyjna KA 103 (kraje programu) w roku akademickim 2016/2017 Zasady ogólne 1. Uczelnia posiada Kartę Erasmus+ na lata , która uprawnia do realizacji stypendiów zagranicznych w ramach programu Erasmus+ (KA 103) Mobilność Edukacyjna. 2. Program umożliwia realizację wyjazdów: a) studentów na studia i praktyki, b) absolwentów na praktyki, c) pracowników naukowych w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych w uczelniach partnerskich i w celach szkoleniowych, d) pracowników administracyjnych. 3. Uczelnia w roku akademickim 2016/2017 zaplanowała wyjazdy pracowników dydaktycznych i administracyjnych w celu doskonalenia umiejętności i kwalifikacji potrzebnych w pracy, wymiany doświadczeń, poszerzenia wiedzy w danej dziedzinie (wyjazdy szkoleniowe do krajów programu). 4. Program Erasmus+, jest realizowany w roku akademickim 2016/2017 w PWSZ w wyniku podpisania umowy z instytucją zarządzającą programem Erasmus+ w Polsce na szczeblu ogólnokrajowym, tj. Narodową Agencją Programu Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji (zwaną również Narodową Agencją lub Narodową Agencją Programu Erasmus+). 5. Ostateczna treść zasad realizacji wyjazdów stypendialnych w celu zrealizowania szkolenia za granicą w roku akademickim 2016/2017 zostanie potwierdzona w umowie oraz w załącznikach do niej. Uczelnia dołoży wszelkich możliwych starań w celu uniknięcia lub ograniczenia uciążliwości wynikających z ewentualnych zmian, niezależnych od niej. 6. Kandydaci do wzięcia udziału w wymianie muszą spełniać wszystkie kryteria wyszczególnione w umowie oraz aneksach do umowy zawieranej corocznie przez PWSZ i Narodową Agencję Programu Erasmus+. 7. Wyjazdy szkoleniowe w programie Erasmus+ są integralną częścią uczelnianego systemu podnoszenia kwalifikacji pracowników. 1

2 Zasady realizacji wyjazdów pracowników dydaktycznych i administracyjnych na szkolenia 1. Celem wyjazdów pracowników w programie Erasmus+ w roku akademickim 2016/2017 jest udział w szkoleniach podnoszących kwalifikacje niezbędne w wykonywanej na uczelni pracy (wyjazdy (typu STT) dostępne są dla wszystkich pracowników Uczelni). 2. Szkolenie za granicą ma na celu doskonalenie umiejętności i kwalifikacji ściśle związanych z pracą wykonywaną w uczelni macierzystej, wymianę doświadczeń, poszerzanie wiedzy w danej dziedzinie np. poprzez udział w szkoleniu, wizycie typu work shadowing (rodzaj stażu - krótkotrwały okres pracy w podobnej jednostce uczelnianej) itp. 3. Wyjazd może się odbyć do: a) instytucji szkolnictwa wyższego - dopuszcza się, aby instytucją przyjmującą, w której realizowane jest szkolenie była Uczelnia. Uczelnia ta musi posiadać Kartę Erasmusa+ dla Szkolnictwa Wyższego (Erasmus+ Charter for Higher Education - ECHE), ważną w roku akademickim 2016/2017. W takim przypadku może być wymagane zawarcie pomiędzy PWSZ a uczelnią przyjmującą umowy międzyinstytucjonalnej w ramach programu Erasmus+, obejmującej wymianę szkoleniową (STT). b) każdej publicznej lub prywatnej organizacji prowadzącej działalność na rynku pracy lub w dziedzinie kształcenia, szkolenia i na rzecz młodzieży. 4. Szkolenia nie mogą być realizowane w instytucji Unii Europejskiej oraz organizacjach zarządzających programami Unii Europejskiej. 5. Rodzaje szkoleń, na jakie będą wysyłani pracownicy jest związany z przyjętą w Uczelni strategią podnoszenia i doskonalenia kompetencji pracowników. Dziekani Wydziałów (dotyczy pracowników dydaktycznych) oraz Kanclerz (dotyczy pracowników administracyjnych) określają preferowane formy szkolenia na dany rok akademicki o jakie pracownicy będą mogli się ubiegać. Każdego roku akademickiego Dziekani Wydziałów oraz Kanclerz będą przedstawiali koordynatorowi programu Erasmus+ deklarację dotycząca realizacji wyjazdów szkoleniowych pracowników dydaktycznych na szkolenia. 6. Umowa z Narodową Agencją zastrzega, że szkolenia językowe, seminaria, warsztaty czy konferencje nie powinny wpisywać się w zakres zagranicznych szkoleń planowanych przez pracowników. 7. Uczelnia w roku akademickim 2016/2017 zaleca mobilności trwające 6 dni roboczych (w tym 2 dni zarezerwowane na podróż). Postępowanie kwalifikacyjne pracowników ubiegających się o wyjazd 1. Kandydatem do wyjazdu w ramach programu ERASMUS+ może być pracownik Uczelni (zarówno nauczyciel akademicki jak i administracyjny), który spełnia kryteria formalne: a) jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub innej umowy cywilno-prawnej, b) posiada kompetencje językowe umożliwiające odbycie szkolenia i swobodną komunikację w instytucji, c) złożył poprawnie wypełniony formularz zgłoszeniowy zgodnie z ustaleniami koordynatora programu ERASMUS+. 2

3 2. Kandydat konsultuje Staff Mobility Agreement for Training (Indywidualny program szkolenia) z instytucją przyjmującą przed posiedzeniem komisji kwalifikacyjnej. Jeśli Indywidualny program szkolenia zostanie odrzucony przez instytucję przyjmującą, kandydat nie przystępuje do dalszej procedury kwalifikacyjnej. 3. Uczelnia zdecydowała się na prowadzenie naboru przez cały rok (tzn. bez wyznaczania jednego czy dwóch terminów składania wniosków przez osoby ubiegające się o wyjazd) aż do wyczerpania budżetu. Obowiązkiem kandydata jest dokładne ustalenie daty szkolenia i poinformowania koordynatora programu ERASMUS+ o wyjeździe na co najmniej 4 tygodnie przed wyjazdem. 4. Rekrutację przeprowadza i ogłasza komisja kwalifikacyjna, w skład której wchodzą: a) Prorektor ds. Rozwoju i Badań Naukowych (przewodniczący) b) Prorektor ds. Kształcenia c) Dziekan Wydziału w którym zatrudniony jest kandydat, e) koordynator programu Erasmus+, f) lektor/lektorzy języka obcego. 5. W toku postępowania kwalifikacyjnego Komisja bierze pod uwagę następujące kryteria: a) merytoryczna ocena Staff Mobility Agreement for Training (indywidualnego programu szkolenia), b) forma zatrudnienia, c) doświadczenie zawodowe (komisja preferuje osoby wyjeżdżające pierwszy raz i wyjazdy kadry dydaktycznej i administracyjnej posiadającej krótki staż pracy, związanej z uczelnią Umową o pracę), d) kompetencje językowe - sprawdzane podczas rozmowy prowadzonej w języku obcym, e) spodziewany wpływ wyjazdu na podniesienie kwalifikacji pracownika, f) oczekiwane efekty szkolenia dla Uczelni i wydziału. 6. Każde spełnione kryterium odpowiadać będzie wartości punktowej 1. Brak spełnienia kryterium odpowiadać będzie wartości punktowej 0. W postępowaniu kwalifikacyjnym sumuje się ilości punktów poszczególnych kandydatów. 7. Komisja sporządza protokół z postępowania rekrutacyjnego, który opatrzony zostaje podpisami członków komisji rekrutacyjnej. Komisja podejmuje uchwały większością głosów, w obecności co najmniej połowy członków komisji. Rozstrzygający głos posiada przewodniczący komisji. 8. Komisja sporządza listę zakwalifikowanych kandydatów na wyjazd oraz listę rezerwową w przypadku rezygnacji z wyjazdu. Wówczas miejsce zajmuje pierwsza osoba z listy rezerwowej. 9. Pracownikowi przysługuje prawo do wniesienia odwołania od decyzji Komisji w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia wyników. Odwołanie wnosi się do przewodniczącego komisji kwalifikacyjnej za pośrednictwem koordynatora programu ERASMUS Jednemu pracownikowi może zostać przyznany tylko jeden wyjazd szkoleniowy w trakcie tego samego roku akademickiego. Przyznanie dodatkowego wyjazdu możliwe będzie jedynie w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach. 11. Rekrutację na wyjazdy na szkolenia przeprowadza się od 01 października 2016 roku do 30 września 2017 roku. 3

4 12. Termin postępowania kwalifikacyjnego podawany zostaje do wiadomości w postaci ogłoszenia o naborze na wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych, które zamieszcza się na stronie internetowej i tablicach ogłoszeniowych Uczelni. 13. Uczelnia prowadzi wykaz wszystkich kandydatów, którzy przystąpili do procedury kwalifikacyjnej i przechowuje wyniki postępowania kwalifikacyjnego. Organizacja wyjazdów pracowników na szkolenia 1. Pracownicy zainteresowani wyjazdem na szkolenie składają niżej wymienione dokumenty do koordynatora programu ERASMUS+: Opis kompletnej, wymaganej dokumentacji: Dokument Opis Termin Dokument potwierdzający przyjęcie (list lub wydruk wiadomości z poczty elektronicznej lub inny dokument bądź wydruk); Indywidualny program szkolenia Staff Mobility Agreement for Training Przed wyjazdem Przygotowywany przed wyjazdem na szkolenie przez pracownika, który potwierdza zgodę instytucji przyjmującej na przyjecie na szkolenie. Staff Mobility Agreement for Training) szczegółowo określa cele i zawartość programu zajęć, oczekiwane rezultaty, harmonogram pracy i zadania pracownika. Podlega on ocenie komisji kwalifikacyjnej i instytucji przyjmującej. Indywidualny program kształcenia powinien być przygotowany przez pracownika w porozumieniu z instytucją przyjmującą. Indywidualny Program Szkolenia stanowi podstawę zakwalifikowania pracownika na wyjazd. (jest on analizowany podczas wizyt kontrolnych przez pracowników Narodowej Agencji). Składany przed zebraniem się Komisji Rekrutacyjnej do koordynatora programu Erasmus+ Składany przed zebraniem się Komisji Rekrutacyjnej razem z wnioskiem wyjazdowym (musi zostać zatwierdzony przed podpisaniem umowy) 4

5 Wniosek wyjazdowy Wyjazd zagraniczny pracownika w ramach programu Erasmus+ jest wyjazdem krótkoterminowym w ramach skierowania za granicę. Pracownik wyjeżdżający w ramach programu Erasmus+ musi otrzymać urlop szkoleniowy płatny, według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Urlopu na wyjazd krótkoterminowy udziela Rektor prorektorom, dziekanom wydziałów, kierownikom jednostek organizacyjnych niebędących wydziałami, kanclerzowi oraz pracownikom administracji ogólnouczelnianej; Najpóźniej 21 dni przed wyjazdem Obowiązkowymi załącznikami do wniosku wyjazdowego są: - potwierdzenie udzielenia urlopu szkoleniowego, - potwierdzona przez bezpośredniego przełożonego informacja o sposobie organizacji zajęć w okresie nieobecności wynikającej z wyjazdu (dotyczy wyjazdów realizowanych w czasie trwania zajęć dydaktycznych). Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 października 2006 r. w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób. Umowa finansowa (dostępna u koordynatora programu ERASMUS+) Kserokopia ubezpieczenia (potwierdzona za zgodność z oryginałem) Pracownik jest zobowiązany do podpisania z PWSZ umowy na wyjazd. Po podpisaniu umowy możliwe jest wypłacenie środków finansowych na wyjazd. Pracownik musi być ubezpieczony w czasie trwania całego wyjazdu, tj. zarówno podróży, jak i pobytu. W czasie wyjazdu konieczne jest: 1) ubezpieczenie zdrowotne (Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego - EKUZ, wydawana bezpłatnie na wniosek zainteresowanych osób po przedstawieniu zaświadczenia z zakładu pracy), 2) ubezpieczenie NNW i OC (dla pracowników, którzy nie posiadają takiego ubezpieczenia) UWAGA: Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) nie obowiązuje w wypadku pobytu poza terytorium Unii Europejskiej (np. w Turcji) Nie później niż 21 dni przed wyjazdem W uzgodnieniu z Koordynatorem Programu Erasmus+ 5

6 Po powrocie W CIĄGU 2 TYGODNI (14 DNI) OD DATY ZAKOŃCZENIA POBYTU Potwierdzenie pobytu (Confirmation of Mobility- Sprawozdanie on -line z wyjazdu Potwierdzenie musi być sporządzone na papierze firmowym instytucji przyjmującej, zawierać dokładny termin pobytu, (dzienne daty od... do..., zgodne z datami na umowie finansowej pomiędzy Uczelnią a pracownikiem) oraz potwierdzenie realizacji programu szkolenia. Potwierdzenie podpisuje osoba uprawniona w instytucji przyjmującej. Minimalny okres pobytu w instytucji przyjmującej (bez dni podróży) wynosi 2 dni. Maksymalny okres finansowania wynosi 6 dni ( łącznie z dniami podróży). Zgodnie z wymaganiami Narodowej Agencji należy złożyć ankietę on-line pamiętając, że ankieta jest obowiązkowym elementem rozliczenia z wyjazdu. Jej brak może być podstawą to uznania mobilności za nierozliczoną. Link do ankiety pracownik otrzymuje na adres poczty internetowej. W terminie do 2 tygodni (14 dni) od zakończenia wizyty W terminie i w formie wymaganej przez Narodową Agencję Rozliczenie finansowe Złożyć w kwesturze odpowiednie rozliczenie finansowe. Konieczne będzie przedstawienie biletów, rachunków, rozliczenie delegacji (o wymaganiach odnoszących się do złożenia takiego rozliczenia pracownik dowiaduje się przed wyjazdem;). W terminie do 2 tygodni (14 dni) od zakończenia wizyty 2. Uczelnia będzie pośredniczyć w załatwieniu formalności związanych z wyjazdem łącznie z organizacją dotyczącą ubezpieczenia. Nie ma jednak obowiązku zapewnienia zakwaterowania w czasie pobytu za granicą. Informacje dotyczące możliwości zakwaterowania powinny by uzgadniane z instytucjami przyjmującymi i bezpośrednio z kandydatami wyjeżdżającym na szkolenie. 3. Ze względu na przyznawanie w ramach programu Erasmus+ kwoty ryczałtowej na podróż nie jest możliwe zakupienie biletu za pośrednictwem Koordynatora Programu ERASMUS+. 4. Uczelnia dołoży wszelkich możliwych starań w celu uniknięcia lub ograniczenia uciążliwości wynikających z ewentualnych zmian, niezależnych od Uczelni. 5. Brak realizacji zaplanowanych wyjazdów oznacza utratę przez Uczelnię części środków w danym roku akademickim oraz może spowodować zmniejszenie poziomu finansowania w kolejnych latach. 6

7 Zasady finansowania wyjazdów pracowników na szkolenia 1. Środki finansowe przyznane w kategorii szkolenia (STT) mogą być przeznaczone jedynie na wypłatę stypendiów dla pracowników uczelni wyjeżdżających w celach szkoleniowych. 2. Stypendia przyznawane w programie ERASMUS+ stanowią dofinansowanie kosztów związanych z podróżą i pobytem w instytucji przyjmującej. Dofinansowanie indywidualne otrzymane przez pracownika jest przeznaczony na pokrycie dodatkowych, a nie pełnych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w instytucji przyjmującej. 3. Wysokość dofinansowania nie ulegnie zmianie w trakcie roku akademickiego. 4. Wyjazdy szkoleniowe rozliczane są z dokładnością do jednego dnia. Daty pobytu, potwierdzone przez instytucję przyjmującą muszą być zgodne z datami podanymi w umowie finansowej i okresem, na jaki przyznane zostało dofinansowanie. 5. Wysokość dofinansowania indywidualnego oblicza się według wzoru: liczba dni (maksymalnie 6 dni (bez dni podróży) 2 dni)) x stawka dzienna dofinansowania dla danego kraju oraz kwota ryczałtowa na podróż, uzależniona od odległości i obliczona za pomocą kalkulatora odległości udostępnionego przez Komisję Europejską. ( 6. Ryczałt przysługuje w kwocie należnej dla odległości wskazanej przez kalkulator, kwota ryczałtu, ani tez odległość wskazana przez kalkulator nie są mnożone przez Do dni pobytu w instytucji przyjmującej, (instytucja może potwierdzić wyłącznie dni pobytu, bez dni podróży) można dodać maksymalnie 2 dni na podróż (1 dzień na podróż do instytucji przyjmującej i 1 dzień na podróż powrotną). Łączna liczba dni, na które przyznane jest dofinansowanie (w tym ewentualne dni na podróż max. 2) nie może przekroczyć 6. Krótszy pobyt nie jest dopuszczalny w żadnej sytuacji. 8. Nie jest wymagane, aby podróż odbyła się nie wcześniej niż w dniu przed rozpoczęciem pobytu, potwierdzonym przez instytucję przyjmującą i nie później niż w dniu następnym po zakończeniu tego pobytu. Natomiast potwierdzenie wystawione przez instytucje przyjmująca może odnosić się tylko do dni pobytu (bez dni podróży). 9. Stawki dzienne na koszty zakwaterowania i utrzymania zależą od kraju instytucji przyjmującej. Narodowa Agencja ogłasza corocznie stawki w stosownym komunikacie. Dzienna stawka stypendium przy wyjazdach trwających nie dłużej niż 14 dni wynosi: Grupa I - Dania, Holandia, Irlandia, Szwecja, Wielka Brytania EUR Grupa II - Austria, Belgia, Bułgaria, Cypr, Czechy, Finlandia, Francja, Grecja, Islandia, Liechtenstein, Luksemburg, Norwegia, Polska, Rumunia, Turcja, Węgry, Włochy EUR Grupa III - Hiszpania, FYROM (Była Republika Jugosławii Macedonia), Łotwa, Malta, Niemcy, Portugalia, Słowacja EUR Grupa IV - Chorwacja, Estonia, Litwa, Słowenia - 80 EUR 10. Stawka ryczałtu na koszty podróż na jednego uczestnika wynosi: od 100 do 499 km EUR od 500 do 1999 km EUR od 2000 do 2999 km EUR od 3000 do 3999 km EUR od 4000 do 7999 km EUR 7

8 powyżej 7999 km EUR 11. Dofinansowanie indywidualne programu Erasmus+ może zostać wypłacone tylko i wyłącznie przelewem na rachunek bankowy wskazany we wspomnianej wyżej umowie. (formularz z numerem konta bankowego, prowadzonego w walucie EURO, na które mają być przelewane środki kandydat dostarcza przed podpisaniem umowy). 8