Regulamin określający zasady i formy udzielania zamówień finansowanych ze środków publicznych w Uniwersytecie Jagiellońskim - Collegium Medicum

Transkrypt

1 Regulamin określający zasady i formy udzielania zamówień finansowanych ze środków publicznych w Uniwersytecie Jagiellońskim - Collegium Medicum z dnia 26 kwietnia 2017 r. Rozdział I PRZEPISY OGÓLNE 1 [Zakres regulaminu] 1. Regulamin określa zasady szacowania wartości zamówienia, procedurę wnioskowania, wyboru i udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane przez Uniwersytet Jagielloński - Collegium Medicum w Krakowie. 2. Przepisy niniejszego regulaminu mają zastosowanie do zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, w tym zamówień udzielanych na podstawie art. 4 pkt 8 oraz art. 4d ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, z wyłączeniem zamówień wymienionych w art. 4 pkt 1 7 oraz 9 18, art. 4b, art. 4c oraz art. 4d pkt 3 6 ustawy, do których przepisów ustawy nie stosuje się oraz z wyłączeniem: a) opłat za udział w zjazdach, konferencjach i szkoleniach, w tym indywidualnych, b) podróży służbowych krajowych i zagranicznych, z wyłączeniem zakupu biletów lotniczych, c) składek członkowskich w towarzystwach naukowych, instytucjach i organizacjach krajowych i zagranicznych, d) opłat skarbowych i sądowych, e) postępowań dotyczących nadawania stopni i tytułów naukowych pracownikom Zamawiającego realizowanych poza UJ CM. 3. Przepisów niniejszego Regulaminu nie stosuje się do projektów lub programów, do których zostały ustalone szczególne zasady udzielania zamówień publicznych lub wydatkowania środków. 2 [Definicje] Ilekroć w regulaminie jest mowa o: a) aparaturze specjalistycznej należy przez to rozumieć zestawy urządzeń badawczych, pomiarowych lub laboratoryjnych o małym stopniu uniwersalności i wysokich parametrach technicznych (zazwyczaj wyższych o kilka rzędów dokładności pomiaru w stosunku do typowej aparatury stosowanej dla celów produkcyjnych lub eksploatacyjnych). Co do zasady do aparatury specjalistycznej (naukowo-badawczej) nie zalicza się sprzętu komputerowego i innych urządzeń służących do celów biurowych, b) dysponencie środków lub innej osobie występującej w imieniu Zamawiającego należy przez to rozumieć osoby uprawnione do zaciągania zobowiązań i dokonywania zamówień w imieniu i na rzecz Zamawiającego w granicach udzielonych pełnomocnictw, 1

2 c) DZP należy przez to rozumieć Dział Zamówień Publicznych UJ CM, d) dziale kompetencyjnym należy przez to rozumieć jednostkę administracji ogólnouczelnianej UJ CM merytorycznie właściwą w zakresie określonym w 6 nin. regulaminu, e) działalności statutowej należy przez to rozumieć działalność dydaktyczną i naukowo -badawczą finansowaną z dotacji oraz przychodów własnych UJ CM, w tym w zakresie realizowanych projektów o charakterze inwestycyjnym, dydaktycznym, szkoleniowym bez względu na źródło finansowania, z wyłączeniem dostaw aparatury specjalistycznej i odczynników przeznaczonych do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, f) działalności finansowanej ze źródeł zewnętrznych należy przez to rozumieć działalność w zakresie realizacji projektów badawczych, rozwojowych, eksperymentalnych oraz badań naukowych lub prac rozwojowych, mającą inny charakter i finansowaną z innych źródeł niż działalność statutowa, g) kierowniku projektu należy przez to rozumieć osobę wskazaną jako odpowiedzialną za realizację projektu prowadzonego w ramach działalności finansowanej ze źródeł zewnętrznych, będącą dysponentem środków z tego projektu, h) kierowniku zamawiającego należy przez to rozumieć Prorektora UJ ds. Collegium Medicum, i) równowartości kwoty - należy przez to rozumieć iloczyn kwoty euro wartości progowych określonych przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy i kursu euro określonego rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, j) ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (PZP), k) Zamawiającym należy przez to rozumieć Uniwersytet Jagielloński - Collegium Medicum w Krakowie (UJ CM), l) zamówieniach - należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między Zamawiającym, a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane w rozumieniu przepisów ustawy, m) zamówieniach na usługi społeczne - należy przez to rozumieć usługi wymienione w załączniku nr 5 do niniejszego Regulaminu zgodnie z załącznikiem nr XIV do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r., n) zamówieniach z dziedziny nauki należy przez to rozumieć zamówienia, których przedmiotem są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, które nie służą prowadzeniu przez zamawiającego produkcji masowej służącej osiągnięciu rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju, o) zamówieniach z zakresu organizacji i prowadzenia działalności kulturalnej należy przez to rozumieć dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, a także z zakresu działalności archiwalnej związanej 2

3 z gromadzeniem materiałów archiwalnych, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności. 3 [Zasady agregacji, harmonogramy DZP, roczne plany postępowań o udzielenie zamówień] 1. UJ CM jako jednostka sektora finansów publicznych jest podmiotem zobowiązanym do stosowania przepisów ustawy. 2. UJ CM wydatkuje środki publiczne w sposób oszczędny i celowy, z zachowaniem uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. 3. Niedopuszczalne jest dzielenie zamówienia na części lub zaniżanie jego wartości w celu uniknięcia stosowania postanowień ustawy i regulaminu. 4. Spełnienie zasady określonej w ust. 3 jest realizowane oddzielnie wobec zamówień dla działalności statutowej, dla której co do zasady następuje sumowanie wydatków, dla przykładu na sprzęt komputerowy, audiowizualny, urządzenia drukujące i kopiujące, materiały biurowe, sprzęt AGD, RTV, środki czystości, materiały eksploatacyjne, meble biurowe, materiały laboratoryjne i sprzęt zużywalny, oraz oddzielnie wobec zamówień na potrzeby działalności finansowanej ze źródeł zewnętrznych, w ramach której sumowanie odbywa się w obrębie budżetów poszczególnych projektów. 5. Jeżeli projekt lub program, w ramach którego jest udzielane dane zamówienie, jest realizowany w oparciu o zatwierdzone odrębne zasady związane z udzielaniem zamówień publicznych lub wydatkowanie środków stosuje się te zasady. 6. Zamówień w UJ CM mogą dokonywać dysponenci środków lub działy kompetencyjne. 7. Dysponenci środków działają w granicach umocowań zawartych w udzielonym im pełnomocnictwie. 8. Dysponenci środków ponoszą odpowiedzialność za gospodarowanie przydzielonymi im środkami publicznymi, w tym za stosowanie przy zaciąganiu zobowiązań obowiązujących przepisów, w szczególności ustawie z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, a także przepisach wewnętrznych UJ CM. Dysponenci są odpowiedzialni również za właściwą realizację zasad wydatkowania środków określonych niniejszym regulaminem. 9. Dysponenci środków, do których należą również kierownicy projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych na podstawie stosownego pełnomocnictwa, niezwłocznie po zawarciu umowy o finansowanie projektu lub zatwierdzeniu środków finansowych na dany cel przekazują do DZP harmonogram poszczególnych rodzajów zamówień, dotyczący wydatkowania środków finansowych będących w ich dyspozycji. Wzór harmonogramu DZP stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 10. Dysponenci środków są zobowiązani do niezwłocznej aktualizacji harmonogramów DZP w przypadku, jeżeli zamówienia przewidziane w harmonogramie DZP będą miały zostać zrealizowane w innych latach lub rodzajach przedmiotowych bądź wartościach mających wpływ na dekretację DZP. Przed przystąpieniem do zmiany harmonogramu DZP, dysponent środków konsultuje z Działem Administracyjnego Wsparcia Projektów i Współpracy Międzynarodowej (DAWPiWM) UJ CM i Kwesturą UJ CM możliwość i warunki takiej zmiany zgodnie z zapisami umowy o finansowanie projektu. Następnie DZP uzgadnia 3

4 aktualizację harmonogramu pod względem procedur udzielania zamówień publicznych. Oryginały harmonogramu DZP i jego aktualizacji muszą być złożone DAWPiWM UJ CM przez kierownika projektu. Kopia harmonogramu zostaje przez DAWPiWM przesłana do Kwestury i stanowi podstawę założenia budżetu w SAP. 11. Niespełnienie obowiązków określonych w ust. 9 i 10 będzie skutkowało brakiem możliwości wydatkowania środków finansowych z projektów. 12. DZP w porozumieniu z Zastępcą Kanclerza UJ ds. CM i Zastępcą Kwestora UJ ds. CM i po uzyskaniu ich akceptacji, zamieszcza odpowiednie informacje wynikające z harmonogramów DZP na dany rok, w rocznym planie postępowań o udzielenie zamówień dla UJ CM. Roczny plan postępowań, zawiera dane dotyczące: a) przedmiotu zamówienia, b) rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi, c) przewidywanego trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia, d) orientacyjnej wartości zamówienia, e) przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu miesięcznym. 13. Plan postępowań o udzielenie zamówień publikowany jest na stronie nie później niż w ciągu 30 dni od dnia przyjęcia przez Senat UJ planu finansowego na dany rok, chyba, że zasady ochrony informacji niejawnych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych wymagają zaniechania publikacji danego zamówienia. 4 [Zasady ponoszenia wydatków publicznych] 1. Przy zaciąganiu zobowiązań stosuje się zasady gospodarki finansowej wynikające z ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zwana dalej ustawą o finansach publicznych), a w szczególności zasady dotyczące tego, iż: a) wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonej w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych, b) wydatki publiczne powinny być dokonywane: 1) w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonego celu, 2) w sposób umożliwiający terminową realizację zobowiązań, 3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, c) jednostki sektora finansów publicznych zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych. 2. Umowa w sprawie zamówienia publicznego wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. Rozdział II ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ 4

5 5 [Postępowanie o udzielenie zamówienia] 1. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, a także zgodnie z zasadami proporcjonalności i przejrzystości, zapewniając bezstronność i obiektywizm osób wykonujących odpowiednie czynności w imieniu UJ CM. 2. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne, z zastrzeżeniem przypadków ograniczenia jawności podyktowanych interesem publicznym lub ochroną prywatności wynikającą z obowiązujących przepisów. 3. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest prowadzone z zachowaniem formy pisemnej, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie. 4. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością. 5. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy: a) łączyć zamówień, które odrębnie udzielane wymagają zastosowania różnych przepisów ustawy, b) dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. 6. Zamawiający dokonuje i dokumentuje ustalenie wartości zamówienia nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia na dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy w przypadku robót budowlanych. W szczególności Zamawiający wskazuje sposób lub podstawę ustalenia wartości zamówienia, opatrując dokument datą i podpisem osoby lub osób dokonujących ustalenia. 7. Zamawiający nie może opisywać przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy lub równoważny oraz opisano podstawowe cechy funkcjonalne lub użytkowe celem oceny równoważności. 6 [Rola DZP i działów kompetencyjnych administracji ogólnouczelnianej] 1. DZP w szczególności ma za zadanie zapewnienie obsługi formalnej postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na wniosek dysponentów środków, prowadzi konsultacje w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego z zakresu działalności statutowej oraz działalności finansowanej lub współfinansowanej ze źródeł zewnętrznych, dotyczące aktualnie obowiązujących przepisów prawa z zakresu zamówień publicznych, reprezentuje Zamawiającego na zewnątrz w kwestiach dotyczących spraw z zakresu zamówień publicznych. 2. Procedura udzielenia zamówienia kończy się z chwilą zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego albo jego unieważnienia. 3. Odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie zamówienia, a w szczególności za realizację umowy ponosi tylko i wyłącznie odpowiednia jednostka organizacyjna wymieniona w ust. 4 5

6 albo dysponent środków, chyba, że nadzór nad realizacją zamówienia lub większej liczby powiązanych ze sobą zamówień prowadzi dwoje członków komisji przetargowej powołanej na zasadach i w trybie określonym w 11 niniejszego regulaminu. 4. Wszelkie czynności dotyczące realizacji umów zawartych po przeprowadzeniu przez DZP stosownej procedury, prowadzą odpowiednio poniżej wskazane działy kompetencyjne: a) Dział Inwestycji, Remontów i Eksploatacji UJ CM w zakresie zamówień na roboty budowlane (inwestycje i remonty), w tym usługi na wykonanie dokumentacji projektowych oraz sprawowanie nadzorów autorskich, b) Dział Zaopatrzenia, Sekcja Aparatury UJ CM w zakresie zamówień na dostawy aparatury specjalistycznej, komputerów, drukarek, skanerów, kopiarek, urządzeń wielofunkcyjnych, projektorów i innych urządzeń peryferyjnych oraz na usługi związane z ich konserwacją i naprawami, c) Dział Zaopatrzenia, Sekcja Zakupów UJ CM w zakresie zamówień na materiały biurowe, środki czystości, odczynniki i inne materiały potrzebne dla działalności UJ CM, d) Dział Zarządzania Majątkiem UJ CM w zakresie zamówień na usługi sprzątania budynków i terenów zielonych oraz na dostawy i usługi dla jednostek administracji ogólnouczelnianej i domów studenckich, e) Dział Spraw Osobowych UJ CM w zakresie ubezpieczenia podróży służbowych oraz zakupu biletów lotniczych, f) Inspektorat ds. BHP UJ CM w zakresie zamówień na usługi medyczne z zakresu medycyny pracy, g) Dział Organizacji i Promocji UJ CM zamówienia na usługi ubezpieczeń z wyłączeniem lit. e. oraz i., h) Ośrodek Komputerowy UJ CM zamówienia w zakresie dostaw i usług informatycznych, w tym oprogramowania, i) Dział Administracyjnego Wsparcia Projektów i Współpracy Międzynarodowej UJ CM zamówienia na usługi ubezpieczenia niekomercyjnych badań klinicznych, j) kierownicy jednostek organizacyjnych, kierownicy projektów oraz inne osoby wskazane przez Zastępcę Kwestora UJ ds. CM w zakresie zadań, dla których wnioskowali o zamówienie publiczne. 5. Zmiany nazw lub zakresów danego działu kompetencyjnego wynikające z innych aktów wewnętrznych UJ CM nie wymagają zmiany niniejszego regulaminu, którego postanowienia do wyżej wymienionych zmian będą stosowane odpowiednio. 6. Jednostki organizacyjne, o których mowa w ust. 4, mają obowiązek informowania DZP o każdej zmianie umowy w sprawie zamówienia publicznego poprzez przedłożenie oryginałów zawartych aneksów w terminie do 14 dni, licząc od daty ich zawarcia. 7. Zastępca Kanclerza UJ ds. CM może zobowiązać każdą jednostkę organizacyjną UJ CM, niewskazaną w ust. 4, do pełnienia obowiązków działu kompetencyjnego dla danego zamówienia, jak również powierzyć realizację danego zamówienia kilku jednostkom organizacyjnym. 8. W razie zaistnienia sporu kompetencyjnego o właściwość rzeczową danego działu kompetencyjnego, spór rozstrzyga Zastępca Kanclerza UJ ds. CM. Rozstrzygnięcie takiego sporu ma charakter ostateczny. 6

7 7 [Rodzaje zamówień według przedziałów kwotowych] 1. W UJ CM określa się sześć kategorii zamówień: 1) zamówienia niskocenne to zamówienia w zakresie działalności statutowej, których wartość jest równa lub mniejsza niż PLN netto oraz zamówienia dla działalności finansowanej ze źródeł zewnętrznych, których wartość jest równa lub mniejsza niż PLN netto. 2) zamówienia podprogowe to zamówienia: a) dla działalności statutowej powyżej PLN netto do kwoty stanowiącej wyrażoną w złotych równowartość euro netto, b) dla działalności finansowanej ze źródeł zewnętrznych powyżej PLN netto do kwoty stanowiącej wyrażoną w złotych równowartość euro netto. 3) zamówienia z dziedziny nauki to zamówienia, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro, a jest mniejsza niż wyrażona w złotych równowartość euro netto. 4) zamówienia z zakresu organizacji i prowadzenia działalności kulturalnej to zamówienia, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro, a jest mniejsza niż wyrażona w złotych równowartość euro netto. 5) zamówienia ustawowe to zamówienia, do których mają zastosowanie przepisy ustawy, a w szczególności: a) dla działalności statutowej, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość euro netto, b) dla zamówień z dziedziny nauki, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość euro netto. 6) zamówienia na usługi społeczne określone w załączniku nr 5 do niniejszego regulaminu. 2. Szczegółowe rodzaje i procedury dotyczące zamówień z poszczególnych kategorii opisano w załączniku nr 6 do niniejszego regulaminu. 8 [Określenie przedmiotu zamówienia i rozeznanie rynku] 1. Dysponent środków określa istotne wymagania, parametry przedmiotu zamówienia oraz dokonuje szacowania wartości zamówienia z zachowaniem należytej staranności. 2. Szczegółowe wytyczne w zakresie procedur rozeznania rynku w zależności od wartości zamówienia zawiera, załącznik nr 6 do niniejszego regulaminu. 3. Szacowanie zamówienia w przypadku robót budowlanych następuje poprzez sporządzenie kosztorysu inwestorskiego, a dla dostaw i usług na przykład poprzez analizę dotychczasowych wydatków na ten sam rodzaj zamówienia, zaktualizowaną do bieżących potrzeb i realiów rynkowych lub poprzez skierowanie zapytania ofertowego, które powinno zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia i jego zakres, termin realizacji, warunki płatności itp. lub wydruki ze stron lub sklepów internetowych, ofert, i, przy czym zapytanie ofertowe lub inny udokumentowany sposób szacowania winien nastąpić przez uzyskanie informacji od co najmniej trzech podmiotów oferujących produkty różnych 7

8 producentów, o ile na rynku liczba wykonawców nie jest ograniczona. 4. Dokonane oszacowanie wartości zamówienia powoduje wstępne zakwalifikowanie przez DZP do określonego rodzaju i procedury udzielania zamówienia i skutkuje sposobem postępowania określonym w postanowieniach niniejszego regulaminu i obowiązujących przepisach. 9 [Wniosek] 1. Wszczęcie procedury dotyczącej wydatkowania środków publicznych w związku z udzieleniem zamówienia następuje na podstawie prawidłowo wypełnionego, wygenerowanego przez system elektroniczny dostępny na stronie podpisanego i złożonego w DZP, kompletnego wniosku o udzielenie zamówienia, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu, za wyjątkiem zamówień niskocennych. 2. O uruchomienie postępowania wnioskują dysponenci środków poprzez złożenie podpisu na wniosku. 3. Za prawidłowe opisanie przedmiotu zamówienia, warunków jego realizacji, kryteriów oceny ofert i innych istotnych informacji niezbędnych dla należytej jego realizacji jest odpowiedzialny dysponent środków przy współudziale działu kompetencyjnego, a w przypadku braku takiego działu w zakresie realizacji danego zamówienia tylko i wyłącznie dysponent środków. 4. Dysponent środków zobowiązany jest w uzgodnieniu z właściwym działem kompetencyjnym albo, w przypadku braku takiego działu, dysponent środków samodzielnie zaproponować w treści wniosku o udzielenie zamówienia co najmniej trzy osoby wchodzące w skład komisji przetargowej, w tym co najmniej jedną z właściwego działu kompetencyjnego, przy czym co najmniej dwie z nich wskazać jako odpowiedzialne za nadzór nad realizacją zamówienia po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. 5. W przypadku zamówień podprogowych lub zamówień z dziedziny nauki wskazanych w 7 ust. 1 pkt. 2) lub pkt. 3) do wniosku należy dołączyć dokumentację z przeprowadzenia procedury rozeznania rynku, o której mowa w załączniku nr 6 do niniejszego regulaminu, mającej na celu udokumentowanie gospodarnego, celowego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych oraz wybór najkorzystniejszej oferty zapewniającej właściwą realizację zamówienia, jak również propozycję wyboru wykonawcy z uzasadnieniem propozycji udzielenia zamówienia wskazanemu wykonawcy wraz z ofertami, o ile zostały złożone lub uzasadnieniem wyboru danego wykonawcy w przypadku konieczności udzielenia zamówienia danemu wykonawcy bez dokonania procedury rozeznania rynku. 6. Wypełniony odpowiednio wniosek o udzielenie zamówienia z załącznikami wraz z niezbędnymi podpisami musi zostać zadekretowany w DZP przed udzieleniem zamówienia. 7. DZP prowadzi rejestry wniosków o udzielenie zamówień. 8. Do wniosków na dostawę aparatury specjalistycznej należy dołączyć załącznik potwierdzony przez Dział Zaopatrzenia, Sekcja Aparatury UJ CM i Dział Inwestycji, Remontów i Eksploatacji UJ CM, dokumentujący posiadanie przez użytkownika pomieszczenia lub konieczność przystosowania pomieszczenia, w którym zainstalowana będzie aparatura objęta wnioskiem, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. 8

9 9. DZP przygotowuje przy współpracy z odpowiednimi osobami i jednostkami projekt Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) lub Ogłoszenie o zamówieniu do Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) wraz z projektem umowy. 10. DZP przekazuje przygotowaną umowę wraz z SIWZ lub Ogłoszeniem do BIP do Zespół Radców Prawnych UJ CM (ZRP) w wersji papierowej, jednocześnie wysyłając wersję elektroniczną tych dokumentów. 11. W przypadku konieczności dokonania ustaleń merytorycznych z odpowiednimi osobami lub jednostkami ZRP przekazuje do DZP umowę wraz z dokumentami, o których mowa w ust. 10 celem wprowadzenia koniecznych zmian i dokonania uzgodnień. 12. Po akceptacji lub poprawieniu wzoru umowy radca prawny zatrudniony w ZRP wysyła wersję elektroniczną umowy do DZP, co jest równoznaczne z zaparafowaniem wzoru umowy i możliwością jej odbioru w wersji pisemnej w ZRP UJ CM. Rozdział III PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH DO KTÓRYCH STOSUJE SIĘ USTAWĘ Zamówienia publiczne udzielane są jedynie wykonawcom wyłonionym w wyniku prawidłowo przeprowadzonych postępowań w trybach i na zasadach przewidzianych przepisami ustawy, przy czym podstawowymi trybami udzielania zamówień jest przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. 2. Po wszczęciu postępowania dla zamówienia w trybach negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie z wolnej ręki zamawiający zamieszcza ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy zawierające co najmniej: a) nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego, b) określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia, c) uzasadnienie wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki, d) nazwę (firmę) albo imię i nazwisko oraz adres wykonawcy, któremu zamawiający zamierza udzielić zamówienia. 3. O wszczęciu każdej procedury dotyczącej wydatkowania środków publicznych w kwocie powyżej euro netto, a poniżej euro netto dla prowadzonej w ramach UJ CM działalności finansowanej ze źródeł zewnętrznych, jak również w przypadku zamówień z dziedziny nauki oraz zamówień z zakresu organizacji i prowadzenia działalności kulturalnej zamówień na usługi społeczne o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto, do których nie stosuje się przepisów ustawy, zamawiający informuje poprzez zamieszczenie ogłoszenia o udzielanym zamówieniu, na swojej stronie podmiotowej BIP, co ma na celu zapewnienie przejrzystości, równego traktowania podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia wraz z uwzględnieniem okoliczności mogących mieć wpływ na jego udzielenie, a także zamieszcza niezwłocznie na swojej stronie podmiotowej BIP informacje o udzieleniu przedmiotowego zamówienia, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę o wykonanie zamówienia albo informację o nieudzieleniu tego zamówienia. 9

10 11 [Komisja przetargowa] 1. Procedura udzielania zamówienia publicznego realizowana jest przez powołaną w tym celu komisję przetargową składającą się z nieparzystej liczby członków wynoszącej co najmniej trzech członków, w tym dwóch członków odpowiedzialnych za nadzór nad realizacją udzielonego zamówienia albo oddzielny zespół składający się z co najmniej dwóch osób odpowiedzialny za nadzór nad realizacją zamówienia, w zależności od rodzaju danego zamówienia i jego wartości, przy obligatoryjnym współudziale DZP lub samodzielnie przez DZP w przypadku, gdy nie została powołana komisja przetargowa. 2. W przypadku, gdy wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto dla dostaw i usług albo euro netto dla robót budowlanych, Zamawiający może powołać komisję przetargową, natomiast powyżej tych wartości progowych zobowiązany jest do powołania komisji przetargowej. 3. Zamawiający powołuje zespół odpowiedzialny za nadzór nad realizacją zamówienia w przypadku realizacji zamówień na usługi lub roboty budowlane o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro netto. 4. Komisję przetargową powołuje Kierownik zamawiającego lub jego pełnomocnicy poprzez zatwierdzenie jej składu wyrażone podpisem na wniosku o udzielenie zamówienia lub w formie odrębnego pisemnego postanowienia, zarządzenia, mianowania, powołania itp. 5. Komisja przetargowa zobowiązana jest prowadzić swoje działania i czynności zgodnie z ustawą i Regulaminem Pracy Komisji Przetargowej, stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu. 6. Przewodniczący komisji przetargowej lub pracownik DZP zobowiązany jest przedstawić kierownikowi zamawiającego lub pełnomocnikowi albo członkom komisji przetargowej, zaproponowane rozstrzygnięcie postępowania oraz uzyskać ich pisemną akceptację w tym zakresie wyrażoną stosownymi podpisami na protokole postępowania. 12 Pozostałe postanowienia 1. W przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, Zastępca Kwestora UJ ds. CM, na uzasadniony wniosek przewodniczącego komisji lub innej upoważnionej osoby, po uprzednim wyrażeniu opinii dysponenta środków w tej kwestii, może podjąć wyrażoną w formie pisemnej decyzję o zwiększeniu kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia. 2. Kierownik zamawiającego lub jego pełnomocnik przy kontrasygnacie Zastępcy Kwestora UJ ds. CM podpisują umowę o realizację zamówienia publicznego po jej zaparafowaniu przez radcę prawnego zatrudnionego w ZRP i jej zarejestrowaniu przez Dział Organizacji i Promocji UJ CM, a następnie DZP publikuje stosowne ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, archiwizuje i przechowuje komplet dokumentacji postępowania. 3. Dokumentację dotyczącą zamówień co do zasady przechowuje i archiwizuje, odpowiednio dla zamówień których wartość: 10

11 a) jest niższa niż wyrażoną w złotych równowartości kwoty euro netto dysponent środków lub jednostka realizująca przez okres 4 lat, licząc od dnia jego udzielenia, chyba że przepisy dotyczące realizacji projektu lub wewnętrzne uzgodnienia stanowią inaczej, b) przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro netto DZP przez okres 4 lat, licząc od dnia jego udzielenia, chyba że przepisy dotyczące realizacji projektu lub wewnętrzne uzgodnienia stanowią inaczej. 4. Nieprzestrzeganie zasad określonych w szczególności w ustawie o finansach publicznych oraz w ustawie i przepisach wykonawczych, jak również zapisów niniejszego Regulaminu, stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych w rozumieniu Kodeksu pracy, niezależnie od odpowiedzialności przewidzianej w ustawie z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz odpowiedzialności karnej za czyny opisane w przepisach rozdziału XXXVI ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny. 5. Postanowienia niniejszego regulaminu wchodzą w życie z dniem 26 kwietnia 2017 r. Kraków, dnia 26 kwietnia 2017 roku. Prorektor Uniwersytetu Jagiellońskiego ds. Collegium Medicum prof. dr hab. Tomasz Grodzicki Załączniki: nr 1 wzór harmonogramu DZP, nr 2 wzór wniosku o udzielenie zamówienia, nr 3 wzór załącznika do wniosku o udzielenie zamówienia na zakup aparatury, nr 4 regulamin pracy Komisji Przetargowej, nr 5 wykaz usług społecznych, nr 6 rodzaje zamówień w UJ CM oraz sposób ich procedowania. 11