Prawne aspekty wdrożeń systemów ERP

Transkrypt

1 Prawne aspekty wdrożeń systemów ERP Jak minimalizować ryzyka i zwiększać szansę udanego wdrożenia? Agnieszka Wachowska, radca prawny Kancelaria Traple Konarski i Podrecki i Wspólnicy ERP Trends Conferences Warszawa, dnia 27 maja 2015 roku

2 Plan wystąpienia 1. Dlaczego warto przygotować się do wdrożenia? 2. Dlaczego umowa wdrożeniowa jest ważna? 3. Co warto przemyśleć i zawrzeć w umowie wdrożeniowej? Rodzaj rozwiązania (cloud czy nie cloud o to jest pytanie?) Konstrukcje umowy wdrożeniowej Analiza przedwdrożeniowa czy zawsze potrzebna? Prawa autorskie do wdrażanego oprogramowania i możliwość dalszego rozwoju oprogramowania Odbiory systemu Struktura wdrożenia (zasady podejmowania decyzji) Zarządzanie zmianą Gwarancja i serwis Rozwiązanie umowy oraz plan wyjścia

3 Wstęp Tak jak każde przedsiębiorstwo jest inne, tak każde wdrożenie ma swoją specyfikę. Zatem dobra umowa wdrożenia powinna być dopasowana do: specyfiki konkretnego projektu, potrzeb obu stron. Umowa wdrożeniowa powinna stanowić dopasowany przewodnik po procesie wdrożenia, który pozwala uniknąć niemiłych niespodzianek i zwiększa szansę na sukces przedsięwzięcia.

4 Przygotowanie i negocjowanie umowy Moment negocjowania umowy to czas ważnych decyzji Czas i moment na przemyślenie istotnych elementów wdrożenia Negocjacje to dobry czas na wstępne poznanie partnera wdrożeniowego i jego podejścia do wdrożenia Często mówi się, że umowę pisze się na złe czasy, ale dobrze napisana umowa powinna minimalizować ryzyko wystąpienia problemów i stanowić praktyczny poradnik jak przeprowadzić proces wdrożenia.

5 Minimalizowanie strat Robimy wszystko, aby wdrożenie się powiodło Dobrze opisana metodologia + struktura wdrożenia Zakładamy możliwość wystąpienia konfliktów Jak rozwiązywać konflikty? Jak dokonywać zmian w trakcie wdrożenia? Bierzemy pod uwagę możliwość, że wdrożenie się nie powiedzie Plan wyjścia Zasady wzajemnych rozliczeń co zostaje, a co podlega zwrotowi?

6 Wybór rozwiązania Jaki typ rozwiązania jest najlepszy i najbardziej adekwatny dla potrzeb naszej organizacji? Rozwiązanie standardowe Rozwiązanie dedykowane Rozwiązanie cloudowe Rozwiązanie stacjonarne

7 Wybór rozwiązania - pytania Czy nasza organizacja cechuje się dużą specyfiką? Jakiego rodzaju wsparcia oczekujemy? Czy zależy nam na elastyczności rozwiązania? Jakie koszty wiążą się z aktualizacjami i zmianami wdrożonego systemu? Co dalej z utrzymaniem i rozwojem systemu jak ważna jest dla nas niezależność od dostawcy oprogramowania? Przełożenie decyzji na cenę

8 Konstrukcje i metodologie wdrożenia Tradycyjny model tzw. waterfall Metodyki zwinne (Agile) Analiza Projektowanie Wdrożenie Analiza Implementacja Testowanie Projektowa nie Testowanie Implement acja Wdrożenie

9 Konstrukcje i metodologie wdrożenia Nad czym warto się zastanowić przed podjęciem decyzji o wyborze metodologii wdrożenia? Agile Waterfall Możliwość szybkiego wycofania się z projektu (mniejsze koszty utopione) Bieżące weryfikowanie rezultatu i możliwość zmian Brak konieczności tworzenia szczegółowej analizy Prosta weryfikacja rezultatu (spełnia /nie spełnia wymagań) Zaplanowany czas i harmonogram wdrożenia Zaplanowany i kontrolowany budżet

10 Umowa a metodyki zwinne Czy idea umowy wdrożeniowej kłóci się ze zwinnymi metodykami? Jak zapisać w umowie niepewny rezultat? Konieczne zrozumienie metodyk przez obie strony Ważne: Ustalenie jasnej procedury postępowania Kontrolowania budżetu w zwinnych metodykach Opisanie opcji wyjścia z umowy

11 Charakter umowy wdrożeniowej w dotychczasowym orzecznictwie Wyrok z 24 sierpnia 2007 r., V CSK 150/07 problem rozstrzygany przez Sąd Najwyższy dotyczył charakteru umowy, Sąd przyjął, że celem umowy, której przedmiotem była sprzedaż nośników z oprogramowaniem, świadczenie usług wdrożeniowych oraz udzielenie licencji, było wdrożenie systemu informatycznego. W konsekwencji, Sąd uznał, że strony zawarły umowę o dzieło, w której rezultatem (dziełem) był właśnie system. Wyrok z 25 lutego 2010 r., V CSK 297/09 Jeśli brak aktywności zamawiającego, czy to w postaci niewykonania zobowiązania, czy to w postaci braku współdziałania, będzie całkowicie zwalniał wykonawcę z odpowiedzialności za zwłokę (w tym wypadku: z zapłaty kary umownej) tylko jeśli uniemożliwia to wykonanie jego zobowiązań. Natomiast jeśli brak aktywności powoduje jedynie utrudnienie terminowej realizacji zobowiązań, nie jest to podstawa do uznania kary za bezzasadną, a jedynie do jej miarkowania zgodnie z art k.c.

12 Analiza przedwdrożeniowa Czy zawsze potrzebna? Analiza przedwdrożeniowa a metodyki zwinne Istotne kwestie warte rozważenia: Analiza przedwdrożeniowa w ramach odrębnej umowy, czy jako część wdrożenia? Jak opisać rezultat analizy? (co ona ma zawierać i o czym przesądzać?) Kto i jakie prawa ma do gotowej analizy zamawiający czy wykonawca? Warto opisać dokładnie te kwestie w umowie. Możliwość odstąpienia od umowy po etapie analizy (w jakich przypadkach i na jakich zasadach?)

13 Prawa do systemu (wdrożenie a prawo autorskie) Czy przedmiotem umowy ma być tylko oprogramowanie własne Wykonawcy (standardowe i dedykowane), czy również oprogramowanie osób trzecich? Co może stać na przeszkodzie, aby wdrożony system powierzyć innemu podmiotowi do serwisu lub rozwoju? Uniezależnienie Zamawiającego od Wykonawcy wymaga nabycia odpowiedniego tytułu prawnego do autorskich praw majątkowych do programów stworzonych w ramach wdrożenia, wraz z sukcesywnie przekazywaną dokumentacją techniczną i kodem źródłowym

14 Dyspozycja prawami majątkowymi Przeniesienie praw Przeniesienia całości praw Dyspozycja majątkowymi prawami autorskimi Przeniesienie udziału w prawie Licencja wyłączna Licencja Licencja niewyłączna

15 Przeniesienie czy licencja? Przeniesienia prawa: Licencja: Art. 65 Prawa autorskiego W braku wyraźnego postanowienia o przeniesieniu praw, uważa się, że twórca udzielił licencji.

16 Możliwość samodzielnego rozwoju oprogramowania Prawna podstawa do modyfikowania oprogramowania - Odpowiednia licencja lub odpowiedni zakres przeniesienia Techniczna możliwość modyfikacji: Posiadanie kodów źródłowych + Odpowiednia dokumentacja i transfer wiedzy Faktyczna możliwość rozwoju oprogramowani a przez Zamawiającego Brak zapewnienia sobie ww. uprawnień ryzyko Vendor lock-in

17 Prawo do samodzielnego rozwoju oprogramowania Prawo do modyfikacji oprogramowania + prawo do wykonywania praw zależnych (licencja lub przeniesienie) Modyfikacja - monopol autorski modyfikacja nietwórcza modyfikacja twórcza - to opracowanie Przyjmowane konstrukcje: przeniesienie prawa wykonywania zależnego prawa autorskiego + przeniesienie praw autorskich do modyfikacji udzielenie zezwolenia na wykonywanie zależnego prawa autorskiego + licencja na modyfikowanie oprogramowania

18 Techniczna możliwość samodzielnego rozwoju oprogramowania Konieczność zapewnienia wydania kodów źródłowych Często opis, jak te kody mają wyglądać Kiedy ma nastąpić wydanie kodów Umowa depozytu kodów źródłowych Wyrok SA w Warszawie z r., I ACA 315/14 Strony zawarły umowę przenoszącą autorskie prawa majątkowe do programu komputerowego obejmujące zgodę na dokonywanie opracowań, modyfikacji i rozbudowy programu oraz na korzystanie z niego i jego rozpowszechnianie w najszerszym dopuszczalnym prawem zakresie. Umowa nie przewidywała jednak postanowienia, zgodnie z którym przenoszący prawa ma obowiązek wydać nabywcy kod źródłowy programu. Sąd Apelacyjny, w ślad za SO uznał, że obowiązek wydania kodu nie wynika z przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych - przeciwnie, przepisy te, w tym art. 41 ust. 2 PrAut wprowadzający zasadę specyfikacji pól eksploatacji, przemawiają przeciwko zasadności roszczenia pozwu.

19 Odbiory i testowanie systemu Rozróżnienie pomiędzy odbiorem ilościowym i jakościowym kryterium odbioru ilościowego: kompletność przedmiotu odbioru (oprogramowanie, dokumentacja), procedury instalacyjne wraz z ich opisem. kryterium odbioru jakościowego: niewadliwość (fizyczna) oprogramowania. Kto i w jakim zakresie ma przetestować oprogramowanie? Warto ustalić to w umowie

20 Odbiory i testowanie systemu Jak definiowany jest błąd? niezgodność oprogramowania z dokumentacją (opis wymagań zamawiającego, koncepcja wdrożenia), w pewnych przypadkach możliwość powołania się na (mimo, że oprogramowanie jest zgodne z dokumentacją) na niezgodność z celem gospodarczym umowy oraz nadrzędnymi zasadami Czy wprowadzona jest kategoryzacja błędów? zwykle na potrzeby odbiorów jakościowych kategoryzacja wad (błąd krytyczny, błąd niekrytyczny, usterka) jest bez znaczenia Ale można postanowić inaczej, aby nie wstrzymywać prac Czy pozytywnemu odbiorowi może podlegać tylko oprogramowanie bez wad i błędów? Uwaga milczący odbiór!

21 Struktura wdrożenia Dlaczego struktura wdrożenia jest ważna? Bardzo istotne jest kto i w jakim zakresie będzie podejmował decyzje w ramach wdrożenia (PM/KS/ZP). Umowa powinna stanowić umocowanie do działania poszczególnych osób funkcyjnych w zakresie wskazanym w umowie Ważne, aby umowa nie była sprzeczna z przyjętym i akceptowanym sposobem pracy -> często sytuacja umowa sobie a życie sobie Kierownicy Projektu czy są umocowani do składania wszystkich oświadczeń związanych z umową czy są uprawnienie tylko do czynności związanych z projektem czynności wymagające zgody KS Komitet Sterujący sposób wyboru zwoływanie posiedzeń głosowanie

22 Struktura wdrożenia Zmiany w strukturze wdrożenia Warto przewidzieć możliwość ich wystąpienia, Bez względu na treść umowy mogą się pojawić Co warto przewidzieć? Zmiana kluczowych członków Możliwość wymiany kierowników projektów Zmiana składu lub elastyczny skład Komitetu Sterującego

23 Zarządzanie zmianą Wdrożenie to ciągła zmiana Filozofia metodyk zwinnych Co warto opisać przy tradycyjnym wdrożeniu? Formalny sposób wprowadzania i dokumentacji zmian w projekcie Procedura zgłaszania i zatwierdzania zmian Uprawnienia do przyjmowania zmian: np. do X zł KP powyżej X zł KP, za zgodą KS określone zmiany tylko KS

24 Gwarancja i serwis systemu Czy warunki gwarancji powinny być w umowie wdrożeniowej, czy mogą być negocjowane później? Czy warunki serwisu powinny być w umowie wdrożeniowej? ODBIÓR Gwarancja SERWIS ODBIÓR Gwarancja np. 1 rok SERWIS

25 Gwarancja i serwis systemu Istotne pytania Czy możliwe jest zastępcze powierzenie realizacji obowiązków z gwarancji lub serwisu? Co tak naprawdę jest objęte gwarancją (uwaga: zmiany lub aktualizacje oprogramowania zewnętrznego) Czym jest update, a czym upgrade? uwaga na definicje w umowie! Co powoduje utratę gwarancji?

26 Wypowiedzenie/ odstąpienie od umowy Zamawiający opóźnienie w zgłoszeniu do odbioru Etapu/Fazy opóźnienie w Starcie Produkcyjnym opóźnienie w usunięciu Wad naruszenie szczególnie istotnych postanowień umowy (jakich?) Wykonawca brak odbioru brak płatności naruszenie szczególnie istotnych postanowień umowy (jakich?) Warunki Formalne termin odstąpienia tzw. Grace period

27 Skutki odstąpienia/wypowiedzenie i plan wyjścia Skutek odstąpienia Skutek wypowiedzenia Co warto uregulować w umowie? Po co jest Plan wyjścia? Opisanie wzajemnych rozliczeń stron przed wystąpieniem sporu, Co zostaje wykonawcy a co zabiera wykonawca? Można zastrzec obowiązek wydania niezbędnych dokumentów i danych jeśli projekt ma być kontynuowany przez inny podmiot. Np. konieczność wydania aktualnych kodów źródłowych.

28 Agnieszka Wachowska Starszy prawnik, Radca prawny Tel.: (+48) Specjalizuje się w problematyce prawnej nowych technologii (TMT) i prawa autorskiego, ze szczególnym uwzględnieniem branży IT, ponad 8 lat doświadczenia w prawie IT Doświadczenie w przygotowaniu i negocjacjach umów dot. IT, w tym wdrożeniowych, serwisowych, hostingowych, licencyjnych Współautorka wielu publikacji dziedzinowych nt. zagadnień prawnych dot. nowych technologii

29 O kancelarii ponad 20 lat na rynku zespół ponad 50 prawników praktyków z doświadczeniem w biznesie zasięg ogólnopolski i praktyka międzynarodowa stała współpraca z ponad 100 podmiotami (firmy prywatne, instytucje publiczne) kilkunastoosobowy zespół prawników specjalizujących się w IT i prawie zamówień publicznych liderzy w polskich i zagranicznych rankingach kancelarii prawnych (lata Rzeczpospolita, Forbes, Chambers&Partners, The European Legal500) eksperci prawni izb i związków pracodawców w zakresie prac legislacyjnych na ustawami z zakresu nowych technologii i prawa zamówień publicznych (m.in. Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji, Polskie Towarzystwo Informatyczne, Związek Pracodawców Branży Internetowej)

30 Dziękuję za uwagę. Pytania? Kontakt: Agnieszka Wachowska