LPO /2014 I/14/002 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 LPO /2014 I/14/002 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontroler Jednostka kontrolowana Kierownik jednostki kontrolowanej I/14/002 Wykorzystanie przez organizacje pożytku publicznego województwa wielkopolskiego środków pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych w latach Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu Teresa Michalak, główny specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr z dnia 10 lutego 2014 r. (dowód: akta kontroli str. 1-2)) Polskie Towarzystwo Opieki Paliatywnej Oddział w Poznaniu, os. Rusa 25A, Poznań Jacek Łuczak, prezes Zarządu Polskiego Towarzystwa Opieki Paliatywnej Oddział w Poznaniu. (dowód: akta kontroli str. 3-5) II. Ocena kontrolowanej działalności Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości 1, działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. Środki pochodzące z 1 % podatku dochodowego od osób fizycznych (zwanego dalej: 1% podatku ) wykorzystywane były w latach zgodnie z celami statutowymi Polskiego Towarzystwa Opieki Paliatywnej Oddział w Poznaniu (zwanego dalej: Oddziałem ), na zadania określone w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie 2, Oddział posiadał politykę rachunkowości, określającą sposób ewidencjonowania przychodów z 1% podatku oraz kosztów finansowanych tymi środkami. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły nieprzestrzegania ustalonych zasad rachunkowości, co było - w ocenie NIK - zasadniczą przyczyną błędów w księgowaniu operacji gospodarczych oraz wykazywania w sprawozdaniach merytorycznych danych (dotyczy przychodów, kosztów i wydatków) niezgodnych ze stanem faktycznym. III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Spełnienie warunków uprawniających do uzyskania przychodów z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych Opis stanu faktycznego 1. Oddział, w latach prowadził działalność pożytku publicznego w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a zadania finansowane w tych 1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz ze zm. 2

3 latach z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych mieściły się w ramach zadań określonych w statucie. Ww. środkami finansowymi Oddział wspierał nieodpłatnie opiekę i leczenie osób z zaawansowaną chorobą nowotworową i innych chorych w terminalnym okresie choroby, poprzez m.in. urzeczywistnianie poprawy warunków życia chorych i ich rodzin oraz pomoc w funkcjonowaniu, wyposażaniu i rozbudowie Hospicjum Palium w Poznaniu 3. (dowód: akta kontroli str , 36-38, , 386) 2. Roczne sprawozdania z działalności merytorycznej organizacji pożytku publicznego za rok 2011 r. oraz 2012 r. sporządzone zostały odpowiednio 4 lipca 2012 r. oraz 15 maja 2013 r. Sprawozdania finansowe za ww. lata zatwierdzone zostały przez Zarząd Oddziału uchwałami podjętymi w dniu odpowiednio 27 marca 2012 r. oraz 14 maja 2013 r. Ww. sprawozdania opublikowane zostały na stronie internetowej Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz na stronie internetowej Oddziału, zgodnie z wymogami art. 23 ust. 2a i ust. 6 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. (dowód: akta kontroli str , ) 3. Oddział uprawniony był do otrzymania 1% podatku dochodowego od osób fizycznych za rok 2010, 2011 oraz Posiadał, od dnia 24 stycznia 2005 r., status organizacji pożytku publicznego i stosownie do art. 27a ust. 1 i 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, ujęty był w wykazie organizacji pożytku publicznego zamieszczanym rokrocznie na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. (dowód: akta kontroli str. 389) 4. Oddział, posiadał wewnętrzną politykę rachunkowości, która w dniu 11 stycznia 2011 r. została zaktualizowana, poprzez wprowadzenie nowego planu kont. Zakładowy plan kont wyodrębniał konto do ewidencjonowania przychodów z 1% podatku, tj. o symbolu , oraz konta kosztów w układzie rodzajowym finansowanych tymi środkami, tj. konta analityczne do konta o symbolu 500. Polityka rachunkowości nie przewidywała natomiast ewidencjonowania kosztów finansowanych środkami pochodzącymi z 1% podatku dochodowego, w układzie poszczególnych działań/zadań realizowanych przez Oddział. (dowód: akta kontroli str.52, 58, 67-88) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie 4 działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. 3 Hospicjum Palium, to zwyczajowa nazwa budynku położonego w Poznaniu oś. Rusa 25A, w którym siedzibę mają, poza Oddziałem, jednostki organizacyjne Szpitala Klinicznego Przemienienia Pańskiego Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu, tj.: Oddział Medycyny Paliatywnej Katedra i Klinika Medycyny Paliatywnej Uniwersytetu Medycznego im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu, Hospicjum Domowe, Poradnia Medycyny Paliatywnej, Poradnia Leczenia Bólu Przewlekłego, Poradnia Leczenia Ran, Ośrodek Rehabilitacji Dziennej oraz Ośrodek Opieki Dziennej, który funkcjonował w okresie od 2 stycznia 2011 r. do 12 sierpnia 2012 r. Ww. jednostki organizacyjne Szpitala prowadzą działalność mieszczącą się w art. 4 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie 4 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen cząstkowych dotyczących działalności w badanym obszarze: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 3

4 Opis stanu faktycznego 2. Zgodność zadań sfinansowanych z 1% podatku ze statutem i regulacjami wewnętrznymi organizacji oraz zadaniami szczegółowymi (wskazaniami przez donatorów) 1. Urzędy skarbowe, przekazały na rachunek bankowy Oddziału, środki finansowe z 1% podatku w łącznej wysokości ,10 zł w 2011 r., ,98 zł w 2012 r. oraz ,26 zł. w 2013 r. Z danych Ministerstwa Finansów wynikało, że Oddział otrzymał środki pochodzące z 1% podatku dochodowego w wysokości: ,20 zł według stanu na 15 września 2011 r., ,79 zł według stanu na 15 września 2012 r. oraz ,14 zł według stanu na dzień 13 września 2013 r. Ww. wielkości były niższe od zaewidencjonowanych (na dany dzień) w księgach rachunkowych odpowiednio o: 2.725,60 zł, 1.855,40 zł oraz 1.240,80 zł. Skarbnik Zarządu Oddziału w wyjaśnieniu podała, że nie potrafi wyjaśnić ww. różnic, w wysokości wpływu środków z 1% podatku, gdyż ponowne sprawdzenie zapisów w księgach rachunkowych nie wykazało nieprawidłowych księgowań (nie dotyczy 2 błędnie zaksięgowanych przelewów na łączną kwotę 133,20 zł). (dowód: akta kontroli str , , , 150, 361) 2. Na podstawie informacji właściwego terytorialnie urzędu skarbowego ustalono w trakcie kontroli NIK, że wpływy z 1% podatku, w odniesieniu do których podatnicy wskazali, w zeznaniach podatkowych lub korektach zeznań, cel szczegółowy lub wyrazili zgodę na przekazanie Oddziałowi swoich danych identyfikacyjnych lub wysokości kwoty podatku wynosiły: ,43 zł w 2011 r ,14 zł w 2012 r. i ,79 zł w 2013 r. Cel szczegółowy wydatkowania środków wskazany został do wpływów w wysokości: ,02 zł w 2011 r., ,06 zł w 2012 r. i ,68 zł w 2013 r., co stanowiło odpowiednio 4,46%, 8,59% i 6,51% kwot ogółem przekazanych. Na cele szczegółowe, określone przez podatników w sposób umożliwiający przyporządkowanie ich do celów statutowych Oddziału, podatnicy zadeklarowali łączną kwotę ,32 zł, w 2011 r., ,06 zł w 2012 r. oraz ,38 zł w 2013 r., mianowicie: - na Hospicjum (m.in. leczenie i sprawowanie opieki nad chorymi przebywającymi na oddziale opieki paliatywnej oraz w domu, zakup lekarstw i środków opatrunkowych) odpowiednio ,22 zł w 2011 r., ,66 zł w 2012 r ,58 zł w 2013 r., - na rozbudowę Hospicjum: 2.036,10 zł w 2011 r., 5.944,70 zł w 2012 r. oraz 2.390,90 zł w 2013 r., - na nabór i szkolenie wolontariuszy: 265,70 zł w 2012 r. i 294,90 zł w 2013 r. W czasie kontroli NIK ustalono, że Oddział przeznaczył na finansowania ww. celów środki pochodzące z 1% podatku w kwotach wyższych od zadysponowanych przez podatników. Z wyjątkiem zadeklarowanej w 2013 r. kwoty 294,90 zł na nabór i szkolenie wolontariuszy, która przeznaczona została na finansowanie innych zadań statutowych (w 2013 r. nie poniesiono wydatków na ten cel). Na cele szczegółowe, określone w sposób uniemożliwiający przyporządkowanie ich do celów statutowej działalności Oddziału, podatnicy zadeklarowali łącznie 2.114,70 zł w 2011 r., 3.896,00 zł w 2012 r. oraz 7.290,30 zł w 2013 r. 5 (dowód: akta kontroli str ) 5 m.in na cel szczegółowy określony: - poprzez wskazanie imienia i nazwiska zadysponowano 1.259,20 zł w 2011 r., 2.031,20 zł w 2012 r. oraz 604,70 zł w 2013 r. - Polskie Towarzystwo Opieki Paliatywnej im. Aleksandra lewińskiego i Antoniny Mazur zadysponowano 798,40 zł w 2011 r., 120,90 zł w 2012 r. oraz 66,70 zł w 2013 r. - akcja e-life zadysponowano 16,80 zł w 2012 r. oraz 5.633,30 zł w 2013 r., - fundacja hospicyjna (1.052,60 zł w 2012 r.), zdrowie (400,90 zł w 2013 r.), mądra pomoc (434,60 zł w 2012 r.), nowe możliwości (208,60 zł w 2013 r.), Hospicjum Gniezno Łącznica (108,80 w 2012 r.), Polskie Towarzystwo Opieki na Zwierzętami Oddział Poznań (71,70 zł w 2012 r.), Stowarzyszenie SOS Wioski Dziecięce (54,50 zł w 2013 r.). 4

5 3. Oddział nie ewidencjonował wydatkowania środków pochodzących z 1% podatku na realizowane cele i zadania. W czasie kontroli NIK, skarbnik Zarządu Oddziału wskazała zadania statutowe finansowane z 1% podatku, sformułowała rodzaj działań zrealizowanych i przyporządkowała do nich poszczególne pozycje kosztów z ksiąg rachunkowych. Na podstawie tego przyporządkowania i zapisów w księgach rachunkowych ustalono, że środki z 1% podatku wydatkowane były, w kontrolowanym okresie, na realizację zadań statutowych Oddziału. Środkami z 1% podatku sfinansowano koszty w łącznej wysokości ,40 zł w 2011 r., ,50 zł w 2012 r. oraz ,27 zł w 2013 r. (dowód: akta kontroli str a, , 389) 4. W czasie kontroli ustalono, że środkami pochodzącymi z wpłat 1% podatku dochodowego Oddział finansował koszty o charakterze administracyjnym w łącznej wysokości ,83 zł w 2011 r., ,62 zł w 2012 r. i ,85 zł w 2013 r., co stanowiło odpowiednio: 12,57%, 18,41% i 7,32% ogółem poniesionych kosztów, tj.: - wynagrodzenie koordynatora wolontariuszy za organizowanie pracy wolontariuszy oraz sprawowanie nadzoru nad pracą wolontariuszy wykonujących świadczenia w Hospicjum Palium i w ramach Hospicjum (m.in. umowa o pracę), - wynagrodzenie za wypożyczanie sprzętu rehabilitacyjnego pacjentom Hospicjum Domowego (umowa zlecenie), - wynagrodzenie za koordynowanie i udzielanie pomocy pacjentom Hospicjum Domowego w formie m.in. suplementów diety oraz jej dokumentowanie (umowa zlecenie), - emisja spotu reklamowego związanego z pozyskiwaniem 1% podatku oraz aktualizacja stron internetowych Oddziału. (dowód: akta kontroli str ) 5. W marcu 2011 r., Oddział poniósł koszty spotu reklamowego, związanego z pozyskiwaniem 1% podatku w kwocie zł, wyemitowanego przez regionalną telewizję komercyjną (Wielkopolską Telewizję Kablową), które sfinansowane zostały środkami pochodzącymi z 1% podatku. Oddział nie skorzystał więc z możliwości nieodpłatnego informowania na antenie ogólnopolskiej lub regionalnej publicznej radiofonii lub telewizji o prowadzonej działalności. Możliwość taką stworzyły przepisy art. 26 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz art. 23a 1 ustawy o radiofonii i telewizji 6. Prezes Zarządu Oddziału, jako przyczynę nie skorzystania z możliwości nieodpłatnej emisji spotu reklamowego przez i powierzenia wyemitowania spotu jednostce telewizji komercyjnej, w wyjaśnieniu wskazał m.in. na brak przepisów wykonawczych konkretyzujących obowiązek nieodpłatnego informowania w programach jednostek publicznej radiofonii i telewizji o działalności prowadzonej przez organizacje pożytku publicznego. (dowód: akta kontroli str. 345, ) 6. Oddział nie miał obowiązku stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych Oddział opracował procedury regulujące udzielanie pomocy w formie leków i materiałów medycznych oraz przyznawania pomocy w formie suplementów diety i bonów żywnościowych. W procedurach tych nie ustalono zasad rozliczania zakupionych suplementów diety i bonów żywnościowych. (akta kontroli nr 365, ) 6 ustawa z dnia 29 grudnia 1992 r. o radiofonii i telewizji (Dz. U. z 2011 r. Nr 43, poz. 226 ze zm.) 7 ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) 5

6 Ustalone nieprawidłowości 8. Środki z 1% podatku przekazywane były też, jako darowizny przeznaczone m.in. na rozbudowę Hospicjum oraz poprawę jakości życia pacjentów jednostek organizacyjnych szpitala zlokalizowanych w Hospicjum, tj.: - Uniwersytetowi Medycznemu im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu (zwanemu dalej Uniwersytetem) : zł w 2011 r., ,30 zł w 2012 r. oraz ,26 zł w 2013 r., - Szpitalowi Klinicznemu Przemienienia Pańskiego w Poznaniu (zwanemu dalej Szpitalem): ,00 w 2011 r., zł, ,50 zł w 2013 r. (dowód: akta kontroli str. 389, 403) 9. Kontrola zapisów w księgach rachunkowych dokonanych na podstawie dowodów księgowych na kwotę ,78 zł wykazała, że zapisy dotyczące kosztów zakupu towarów i usług wprowadzane były na podstawie dokumentów księgowych spełniających wymogi art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 8. Natomiast darowizny środków pieniężnych ewidencjonowano w ciężar kosztów na podstawie niewłaściwych dowodów księgowych, tj. wyciągów bankowych, zamiast wniosków o przekazanie środków finansowych lub umów darowizny. Część dowodów zaewidencjonowano nieprawidłowo, co polegało m.in. na księgowaniu ich w nieprawidłowym okresie sprawozdawczym lub na niewłaściwym koncie. (dowód: akta kontroli str , 389) 10. Środki pochodzące z 1% podatku nie były przekazywane jako wkład własny na współfinansowanie zadań/programów finansowanych z udziałem środków europejskich. (dowód: akta kontroli str. 389, 403) 11. W latach nie były przeprowadzane w Oddziale kontrole w zakresie wykorzystania środków z 1% podatku dochodowego. (dowód: akta kontroli str. 389) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Dwa przelewy środków dokonane w dniu 30 czerwca 2011 r. przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego Delegatura w Krakowie na kwotę 62,50 zł oraz w dniu 23 maja 2012 r. przez osobę fizyczną zamieszkałą w Poznaniu na kwotę 70,70 zł zaksięgowane zostały błędnie na koncie przychodów z tytułu 1% podatku, czyli na koncie Skutkowało to zawyżeniem o ww. kwoty wielkości faktycznych przychodów z ww. tytułu za 2011 r. i 2012 r. zaewidencjonowanych w księgach rachunkowych Oddziału. Skarbnik Zarząd Oddziału wyjaśniła, że ww. przelewy zaksięgowane błędnie jako wpływy z 1% podatku nie zostały przeksięgowane na inne konto, gdyż tego nie zauważyła. (dowód: akta kontroli str , , , , 361) 2. Zapisy wprowadzające do ksiąg rachunkowych dowody księgowe na łączną kwotę ,78 zł ( ,72 zł towary i usługi oraz ,06 zł środków pieniężnych w formie darowizny) dokonywane były z naruszeniem art. 20 ust. 1, art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości, co polegało na tym, że: a) we wszystkich 33 przypadkach ewidencjonowania zakupu towarów i usług, nie wprowadzono do ksiąg nazwy kontrahenta a w 23 przypadkach wprowadzono niepełny numer dowodu lub nieprawidłową jego nazwę, b) w 7 przypadkach zakupu usług, zaewidencjonowano je na nieprawidłowych kontach, 8 ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.) 6

7 Uwagi dotyczące badanej działalności poprzez zaksięgowanie ich na koncie zużycia materiałów, zamiast usług obcych lub rozksięgowanie kosztów usługi na konto zużycia materiałów oraz usług obcych, c) w 4 przypadkach zakupu sprzętu medycznego lub usług, przekazanych w formie darowizny, oraz w przypadku zakupu emisji spotu reklamowego, koszty ich nabycia zostały zaksięgowane na kontach przeznaczonych do ewidencjonowania kosztów finansowanych środkami pochodzącymi z różnych źródeł, tj. odpowiednio o symbolu 762 i 513, zamiast na wyodrębnionych w tym celu kontach analitycznych o symbolu 500, d) w 4 przypadkach koszty usług zaksięgowano na miesiąc następujący po miesiącu, w którym wystąpiła sprzedaż, zamiast na miesiąc powstania kosztów, e) środki pieniężne przekazane, w formie darowizny, Uniwersytetowi na podstawie wniosków złożonych przez obdarowanego lub umów darowizny ( ,56 zł), oraz Szpitalowi na podstawie umów darowizny (72.819,50 zł) zaksięgowane zostały w ciężar kosztów nie na podstawie ww. wniosków lub umów, po nadaniu im cech dowodu księgowego określonych art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, lecz na podstawie wyciągów bankowych. Ww. darowizny, zaewidencjonowano na kontach 762, zamiast na kontach analitycznych 500. Ewidencjonowanie kosztów darowizn oraz emisji spotu reklamowego na kontach innych, niż wyodrębnione do ewidencjonowania kosztów finansowanych 1% podatku tj. o symbolu 500, było niezgodne z zasadami polityki rachunkowości Oddziału. Skarbnik Zarządu Oddziału w wyjaśnieniu podała m.in., że w księgach rachunkowych ewidencjonowano niepełne numery dowodów księgowych, dlatego by uprościć sobie księgowania. Przypadki księgowania usług na nieprawidłowym koncie spowodowane były nieprecyzyjnym opisem dowodów księgowych, zaś przypadki księgowania dowodów w nieprawidłowym miesiącu dotyczyły kosztów poniesionych w innych miesiącach niż grudzień, co nie miało wpływu na sprawozdawczość roczną, a tylko taką Oddział sporządza. Koszty darowizn ewidencjonowane były na podstawie wyciągów bankowych a nie wniosków o przekazanie środków lub umów darowizny, gdyż nie posiadała wystarczającej wiedzy w tym zakresie. Wydatki z tytułu darowizn księgowane były na kontach 762 m.in. dlatego, że zależało jej by wszystkie darowizny dla danego podmiotu (niezależnie od źródeł ich sfinansowania) były zaksięgowane na jednym koncie co ułatwiało sporządzenie deklaracji podatkowej. Podała też, że Oddział nie obowiązuje w pełnym zakresie ustawa o rachunkowości, co odnosiła także do wymogów dowodów księgowych i sposobu ich wprowadzania do ksiąg rachunkowych. (dowód: akta kontroli str , 363) NIK nie podziela stanowiska wyrażonego przez Skarbnika. Przepisy szczególne nie regulują wymogów dotyczących dowodów księgowych i sposobu ewidencjonowania ich, przez stowarzyszenia, w księgach rachunkowych, stąd zdaniem NIK obowiązują w tym zakresie przytoczone wyżej przepisy ustawy o rachunkowości. 1. Środkami z 1% podatku Oddział finansował zakupy suplementów diety oraz bonów żywnościowych dla potrzebujących. Nie ustalono procedur rozliczania udzielania tej formy pomocy. Oddział określił tylko wzór wniosku, na podstawie którego pomoc ta była przyznawana. Wnioski te potwierdzał lekarz i pielęgniarka, uznając potrzebę udzielenia pomocy w tej formie. Oddział nie dokumentował rozchodu zakupionych suplementów diety, nie rozliczał zarówno ich, jak i bonów żywnościowych. Zdaniem NIK, działanie takie stanowi potencjalny obszar do nadużyć. Sekretarz Zarządu Oddziału w wyjaśnieniu wskazała, jako przyczynę nierozliczania zakupionych suplementów diety, niedopatrzenie z jej strony. Podała też, że w czasie kontroli NIK podjęte zostały działania w celu określenia procedur udzielania pomocy 7

8 Ocena cząstkowa w formie bonów żywnościowych i suplementów diety. Ponadto wstrzymała udzielanie pomocy rzeczowej w tych formach do czasu opracowania procedur dokumentujących rozliczanie tej pomocy, co nastąpi w ciągu kilku najbliższych dni. (dowód: akta kontroli str , ,389) 2. NIK zwraca uwagę, że Oddział nie zweryfikował, części środków pieniężnych (wykazanych w pkt. 8 opisu stanu faktycznego) w łącznej wysokości ,50 zł pochodzących z 1% podatku i przekazanych na podstawie umów darowizn, Szpitalowi oraz Uniwersytetowi, czy zostały wykorzystane w sposób zgodny z przeznaczeniem. Dotyczyło to: - środków przekazanych Uniwersytetowi: w 2011 r. - w kwocie 3.500,00 zł na rozbudowę Hospicjum; w 2013 r. w kwocie zł na wykonanie koncepcji architektonicznej parkingu na potrzeby Hospicjum, - środków przekazał Szpitalowi: w 2011 r. - w kwocie ,00 zł na poprawę jakości życia pacjentów jednostek organizacyjnych Szpitala, zlokalizowanych w Hospicjum; w 2012 r w kwocie 2.500,00 zł na pokrycie kosztów związanych z zainstalowaniem systemu monitoringu wewnętrznego Hospicjum; w 2013 r. w kwocie ,50 zł na przeprowadzenie modernizacji sieci informatycznej w budynku Hospicjum W umowach darowizny obdarowani nie zostali zobowiązani do poinformowania Oddziału o faktycznym wykorzystaniu środków finansowych. Zdaniem NIK, Oddział powinien weryfikować, czy darowizna została wykorzystana zgodnie z intencją darczyńcy oraz czy osiągnięto zakładane rezultaty. (dowód: akta kontroli str ) Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. Opis stanu faktycznego Ustalone nieprawidłowości 3. Zgodność z ewidencją finansowo-księgową danych wykazanych w sprawozdaniach merytorycznych w zakresie przychodów i wydatków poniesionych z 1% podatku. 1. W sprawozdaniach z działalności merytorycznej Oddziału za rok 2011 oraz 2012, zawarte zostały dane o przychodach z 1% podatku, kosztach finansowanych tymi środkami a także o wydatkach poniesionych na realizowane działania oraz cele szczegółowe wskazane przez podatników w zeznaniach rocznych. Ww. informacje były niewiarygodne, a w odniesieniu do wysokości środków niewykorzystanych z lat poprzednich, zrealizowanych wpływów oraz wydatków poniesionych na działania, niezgodne ze stanem faktycznym. (dowód: akta kontroli str , , ) 2. W okresie objętym kontrolą Oddział nie wydatkował środków z 1% podatku na zakup środków trwałych. Środkami tymi Oddział sfinansował wynagrodzenie za wykonanie koncepcji architektonicznej rozbudowy Hospicjum o wartości zł oraz część kosztów zakupu 10 ambulatoryjnych pomp strzykawkowych kwota zł. Ww. zakupy przekazane zostały w formie darowizny jednostkom zewnętrznym, bez uprzedniego wprowadzenia ich na stan majątkowy Oddziału. (dowód: akta kontroli str ,311, 312, , 389) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. W sprawozdaniach merytorycznych za lata wykazano zawyżone kwoty przychodów środków z 1% podatku odpowiednio o 62,50 zł i 70,70 zł. 8

9 Zawyżenie spowodowane było nie wyksięgowaniem błędnie zaewidencjonowanych w księgach rachunkowych przelewów ww. środków w 2011 r. oraz w 2012 r. (dowód: akta kontroli str , , 192, 215 ) 2. W sprawozdaniach merytorycznych podano kwotę pochodzącą z 1% podatku niewydatkowanego w poprzednich okresach w wysokości: ,63 zł w 2011 r. oraz ,20 zł w 2012 r., podczas gdy faktycznie były to wielkości zerowe. Ww. kwoty wykazane zostały bezpodstawnie i w sposób niezgodny ze stanem faktycznym oraz zapisami w księgach rachunkowych. Nadwyżki przychodów nad kosztami wygospodarowane przez Oddział na prowadzonej działalności w 2010 r., 2011 r. i 2012 r., które obejmowały niewykorzystane w danym roku środki z 1% podatku, wykazywane były w sprawozdaniach finansowych, jako zysk na prowadzonej działalności, który uchwałami Zarządu Oddziału przeznaczany były w całości na fundusz statutowy. Ponadto, wykazując ww. wielkości w sprawozdaniach merytorycznych, Oddział nie stosował jednolitej zasady przy ustalaniu tych danych sprawozdawczych. W sprawozdaniu za 2011 r. wykazane zostały środki z 1% podatku, które wpłynęły na rachunek bankowy Oddziału w latach i w latach tych nie zostały wydatkowane. W sprawozdaniu za 2012 r. wykazano natomiast tylko różnicę pomiędzy przychodami i rozchodami środków z 1% podatku w 2011 r. (zawyżoną o 62,50 zł), podczas gdy różnica pomiędzy przychodami i rozchodami za lata wynosiła kwotę ,63 zł. (dowód: akta kontroli str , 193, 201, 207, 209, 225, , 235, 389) 3. W sprawozdaniach merytorycznych podano kwotę wydatkowanych środków pochodzących z 1% podatku w wysokości: ,40 zł w 2011 r. oraz ,50 zł w 2012 r. Ww. informacje nie były w pełni wiarygodne. Oddział nie ewidencjonował bowiem wydatków środków pochodzących z 1 % podatku. W czasie kontroli ustalono, na podstawie zadań wskazanych przez skarbnika Zarządu Oddziału, jako zadania sfinansowane środkami z 1 % podatku i przyporządkowanych do nich zaksięgowanych kosztów, że faktyczne wydatki wynosiły ,10 zł w 2011 r. oraz ,80 zł w 2012 r. W sprawozdaniach podano natomiast, jako wydatki, wysokość kosztów ogółem sfinansowanych środkami z 1% podatku. Zaistniałe, faktyczne różnice pomiędzy kosztami a wydatkami w ww. latach o kwotę 3.062,30 zł wynikały ze sfinansowania w dniu 12 stycznia 2012 r. kosztów, w ww. wysokości zafakturowanych w grudniu 2011 r. (dowód: akta kontroli str , , , 193, 216, 423) 4. W sprawozdaniach merytorycznych podano, iż środki z 1 % podatku wydatkowane zostały na realizację 4 działań, tj.: organizowanie i funkcjonowanie wolontariatu, rozbudowa Hospicjum Palium, finasowanie funkcjonowania Ośrodka Pobytu Dziennego, poprawa jakości życia chorych, ze wskazaniem wysokości poniesionych na każde z nich wydatków. Ww. zakres informacji nie był w pełni wiarygodny, gdyż nie wynikał z ewidencji księgowej. W toku kontroli NIK ustalono, na podstawie przyporządkowania przez skarbnika Zarządu Oddziału kosztów do sformułowanych przez nią zadań, że ww. dane były niezgodne ze stanem faktycznym. I tak, wydatki dotyczące: - organizowania i funkcjonowania wolontariatu wynosiły: ,49 zł w 2011 r. oraz ,30 zł w 2012 r., podczas gdy w sprawozdaniach podano odpowiednio: ,83 zł oraz ,34 zł, - rozbudowy Hospicjum Palium wynosiły: ,00 zł w 2011 r. oraz ,30 zł w 2012 r., podczas gdy w sprawozdaniach podano odpowiednio: 7.408,11 zł oraz ,30 zł, 9

10 - funkcjonowania Ośrodka Pobytu Dziennego wynosiły: ,42 zł w 2011 r oraz ,21 zł w 2012 r., podczas gdy w sprawozdaniach podano odpowiednio: ,02 zł w 2011 r., ,64 zł w 2012 r., - poprawy jakości życia chorych wynosiły: ,19 zł w 2011 r. i ,99 zł w 2012 r., podczas gdy w sprawozdaniach podano odpowiednio: ,44 zł w 2011 r., ,22 zł w 2012 r. (dowód: akta kontroli str , , , a, 193, 216, 424) 5. W sprawozdaniach merytorycznych wykazano cele szczegółowe, wskazane przez podatników, na które Oddział wydatkował najwięcej środków pochodzących z 1 % podatku i kwoty wydatków na nie poniesionych w taki sam sposób, jak w części sprawozdania dotyczącej działań, na które wydatkowano środki 1% podatku, tj. w wyżej przedstawiony sposób. Ww. informacje były niewiarygodne i niesprawdzalne. Przychody środków z 1% podatku oraz ich rozchody nie były ewidencjonowane w ujęciu celów wskazanych w zeznaniach rocznych przez podatników. (dowód: akta kontroli str.76-80, 90-93, , , , , 389) 6. W sprawozdaniach merytorycznych wykazano, że Oddział ponosił koszty tylko na prowadzoną nieodpłatną działalności pożytku publicznego finansowaną środkami z 1% podatku (zerowe koszty działalności odpłatnej i nie prowadzenie działalności gospodarczej), przy czym wysokość kosztów tej działalności wykazano w kwotach: ,30 zł spośród ,40 zł ogółem poniesionych w 2011 r. oraz ,62 zł spośród ,50 zł ogółem poniesionych w 2012 r. Wykazane w sprawozdaniach kwoty poniesionych kosztów ogółem nie wynikały z zapisów w księgach rachunkowych. Na wyodrębnionych kontach do ewidencjonowania kosztów finansowanych środkami z 1% podatku (tj. o symbolu 500) zaksięgowane zostały bowiem koszty w wysokości ogółem: ,30 zł w 2011 r. oraz ,62 zł w 2012 r. Kwoty wykazane w sprawozdaniach, jako wysokość kosztów nieodpłatnej działalności statutowej finansowanej środkami z 1% podatku, były niewiarygodne. Ponadto, nie korespondowały one z danymi wykazanymi w części sprawozdań dotyczących wysokości wydatków poniesionych na realizowane (w ramach działalności nieodpłatnej) działania, które mieściły się w statutowych zadaniach Oddziału. W czasie kontroli NIK ustalono, że przedmiotowy zakres informacji wykazany został w sprawozdaniach niezgodnie ze stanem faktycznym. Koszty nieodpłatnej działalności finansowane środkami z 1% podatku były równe wysokości kosztów ogółem finansowanych tymi środkami i wynosiły ,40 zł w 2011 r. oraz ,50 zł w 2012 r. Do kosztów z tytułu prowadzenia nieodpłatnej działalności Oddział bezpodstawnie nie zaliczył bowiem: - kosztów poniesionych w 2011 r. na zakupu leków i materiałów medycznych o wartości ,10 zł (zaksięgowanych na koncie 762), - kosztów kampanii reklamowej związanej z pozyskiwaniem 1% podatku w wysokości zł w 2011 r. (zaksięgowanych na koncie 513), - kosztów darowizn dokonanych na rzecz Szpitala oraz Uniwersytetu w formie środków pieniężnych na rozbudowę Hospicjum lub poprawę jakości życia pacjentów, poprawę funkcjonalności budynku Hospicjum oraz sprzętu medycznego w łącznej kwocie zł w 2011 r. oraz ,88 zł w 2012 r. (zaksięgowanych na kontach 762). Stosownie do treści pkt III.4. ww. sprawozdań, pozostałe koszty ogółem (także koszty administracyjne i koszty kampanii informacyjnej), przed wykazaniem ich w wyodrębnionych wierszach podlegają ujęciu w wierszach dotyczących charakteru prowadzonej działalności (odpłatna, nieodpłatna, gospodarcza), której one dotyczą. Koszty darowizn oraz zakupu leków i materiałów medycznych w 2011 r. księgowane na kontach o symbolu 762, wykazywane były nieprawidłowo także w rocznych 10

11 sprawozdaniach finansowych i rachunkach zysków i strat, gdyż wykazano je (w rachunku zysków i strat) jako pozostałe koszty operacyjne, zamiast w kosztach realizacji zadań statutowych. Ww. koszty, w myśl 2 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej 9 stanowią koszty realizacji zadań statutowych. Stosownie do art.3 ust. 1 pkt. 32 ustawy o rachunkowości, pozostałe koszty operacyjne, to koszty związane pośrednio z działalnością jednostki, w szczególności z działalnością socjalną, zbyciem środków trwałych, utrzymywaniem nieruchomości oraz wartości niematerialnych i prawnych zaliczonych do inwestycji. NIK zwraca też uwagę na to, że polityka rachunkowości Oddziału nie określała sposobu funkcjonowania kont pozostałych przychodów oraz kosztów operacyjnych. (dowód: akta kontroli str , , , , ) 7. W sprawozdaniach merytorycznych wykazano zerowe koszty administracyjne, podczas gdy Oddział sfinansował środkami z 1% podatku koszty o charakterze administracyjnym (poza kosztami emisji spotu reklamowego) w wysokości ,83 zł w 2011 r. oraz ,62 zł w 2012 r. Dotyczyło to kosztów wynagrodzeń pracownika koordynującego pracę wolontariuszy oraz osoby koordynującej i udzielającej pomocy pacjentom Hospicjum Domowego, w tym wypożyczającej im sprzęt rehabilitacyjny (na podstawie umowy zlecenia) a także aktualizacji stron internetowych. Według 2 ust. 3 ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej, koszty administracyjne to w szczególności m.in. wynagrodzenia oraz ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników i innych osób, usługi obce oraz pozostałe koszty o charakterze administracyjnym. (dowód: akta kontroli str. 157, 194, 217) Sprawozdania merytoryczne z działalności za rok 2011 r. oraz 2012 sporządzone zostały przez sekretarza Zarządu Oddziału. Sekretarz Zarządu Oddziału, w wyjaśnieniu podała m.in., że sprawozdania sporządziła na podstawie informacji pochodzących z dokumentów rachunkowych, dowodów księgowych i roboczych wyliczeń, uznając za tożsame wydatki na realizowane działania oraz wydatki poniesione na cele szczegółowe wskazane przez podatników. Kwoty niewydatkowanych środków z poprzednich lat ustaliła na podstawie roboczych wyliczeń, kierując się przekonaniem, że niewykazanie kwot z 1% podatku, które faktycznie nie zostały wydatkowane, pomimo zaliczenia nadwyżki finansowej przychodów nad kosztami na zwiększenie funduszu statutowego, byłoby zafałszowaniem rzeczywistości. Koszty wynagrodzeń wypłacanych na podstawie umowy o pracę oraz umów zleceń i koszty aktualizacji strony internetowej oraz reklamy nie są kosztami administracyjnymi, gdyż związane one są bezpośrednio z realizacją działalności statutowej. Zgodnie z zasadami rachunkowości do kosztów rachunku wyników zalicza się m.in. koszty administracyjne, do których wlicza się koszty utrzymania komórek organizacyjnych jednostki. (dowód: akta kontroli str ) W ocenie NIK, w świetle przywołanych wyżej przepisów, koszty wynagrodzeń, reklamy i aktualizacji strony internetowej stanowią koszty związane z realizacją działalności statutowej. Z tego też powodu należało wykazać je zarówno w pozycji kosztów z tytułu prowadzenia nieodpłatnej działalności pożytku publicznego, jak i w pozycji kosztów administracyjnych lub kosztów reklamy. 9 Dz. U. z 2001 r. Nr 137, poz ze zm. 11

12 Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia negatywnie działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. Stosowane przez Oddział zasady oraz sposób prowadzenia rachunkowości nie zapewniał prawidłowego wywiązywania się z obowiązków sprawozdawczych określonych przepisami art. 23 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w zakresie dotyczącym 1% podatku dochodowego. IV. Uwagi i wnioski Wnioski pokontrolne Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 10, wnosi o: 1. Zaktualizowanie polityki rachunkowości Oddziału, poprzez dostosowanie jej do obowiązujących przepisów i potrzeb wynikających z realizacji zadań statutowych, z jednoczesnym zapewnieniem jej przestrzegania. 2. Prawidłowe sporządzanie sprawozdań z działalności rocznej Oddziału. 3. Ustalenie a następnie stosowanie w praktyce procedur przyznawania i rozliczania pomocy w formie suplementów diety oraz bonów żywnościowych. 4. Rozważenie i ewentualne ustalenie sposobu (procedur) weryfikacji właściwego wykorzystania darowizn środków pieniężnych przez obdarowanych, tj. czy zostały one wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem i intencją darczyńcy oraz czy zostały osiągnięte zakładane pierwotnie rezultaty. V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Poznaniu. Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, w terminie 30 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Poznań, dnia kwietnia 2014 r. Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu Kontroler Teresa Michalak gł. specjalista kontroli państwowej Dyrektor wz. Grzegorz Malesiński Wicedyrektor podpis podpis 10 Dz. U. z 2012 r., poz.82 ze zm. 12