Zmiany Regulaminu organizacyjnego administracji Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu wynikające z reorganizacji jednostek organizacyjnych

Transkrypt

1 Załącznik do uchwały nr 32 (2014/2015) Senatu Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 21 listopada 2014 roku Zmiany Regulaminu organizacyjnego administracji Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu wynikające z reorganizacji jednostek organizacyjnych 1. W rozdziale II pt. Zasad zarządzania administracją Uczelni w 13 ust. 3 pkt. 4) Regulaminu organizacyjnego administracji UEP otrzymuje następującą treść: 4) kwestor. 2. W rozdziale III pt. Układ i struktura organizacyjna administracji Uczelni w 35 ust. 4)-5) otrzymują następujące brzmienie: 4) zespół; 5) dział. 3. W rozdziale III pt. Układ i struktura organizacyjna administracji Uczelni w 36 ust otrzymują następujące brzmienie: 15. Dział Płac, Planowania i Sprawozdawczości; 16. Dział Finansowo-Księgowy, natomiast ust. 17, 18 i 19 zostają wykreślone. 4. W rozdziale IV pt.: Zakresy kompetencji administracji Uczelni treść 56 otrzymuje następujące brzmienie: Komórkami organizacyjnymi w Kwesturze są: 1. Dział Płac, Planowania i Sprawozdawczości. 2. Dział Finansowo-Księgowy. 5. W rozdziale IV pt.: Zakresy kompetencji administracji Uczelni wykreślona zostaje treść w W rozdziale IV pt.: Zakresy kompetencji administracji Uczelni 58 otrzymuje brzmienie: W organizowaniu i kierowaniu pracą Kwestury pomagają kwestorowi kierownicy Działu Płac, Planowania i Sprawozdawczości oraz Działu Finansowo-Księgowego. 7. W rozdziale IV pt.: Zakresy kompetencji administracji Uczelni zostają wykreślone 59, 60 oraz W załączniku nr 1 do Regulaminu organizacyjnego administracji UEP zmianie ulega treść ust. 3 w 38 i otrzymuje następujące brzmienie: Działem Organizacyjnym i Zamówień Publicznych kieruje kierownik Działu. Jednemu z pracowników Zespołu do spraw organizacyjnych, Zespołu zamówień publicznych, Kancelarii oraz Zespołu do spraw inwentaryzacyjnych kanclerz powierza, na wniosek kierownika Działu, koordynację działalności danego Zespołu. Koordynatorowi jednego z Zespołów kanclerz powierza, na wniosek kierownika Działu, pełnienie funkcji zastępcy kierownika. 9. W załączniku nr 1 do Regulaminu organizacyjnego administracji UEP zmianie ulega treść ust. 9 w 58 i otrzymuje następujące brzmienie: Sporządzanie kalkulacji, prowadzenie rozliczeń i przygotowywanie informacji dla Działu Finansowo-Księgowego celem wystawienia faktur VAT.

2 10. W załączniku nr 1 do Regulaminu organizacyjnego administracji UEP wykreślona zostaje treść W załączniku nr 1 do Regulaminu organizacyjnego administracji UEP 64 otrzymuje następujące brzmienie: KOMÓRKI ORGANIZACYJNE I SAMODZIELNE STANOWISKA PRACY PODLEGŁE ZASTĘPCY KANCLERZA KWESTOROWI DZIAŁ PŁAC, PLANOWANIA I SPRAWOZDAWCZOŚCI (DPPS) Działem Płac, Planowania i Sprawozdawczości kieruje kierownik Działu. 2. Dział składa się z 2 zespołów: 1) Zespołu Płac 2) Zespołu Planowania i Sprawozdawczości. 3. Pracą w zespołach kierują koordynatorzy powoływani przez kanclerza, na wniosek kierownika zaopiniowany przez kwestora. 4. Jednemu z koordynatorów zespołów kanclerz powierza, na wniosek kierownika zaopiniowany przez kwestora, jednocześnie pełnienie funkcji zastępcy kierownika Działu. 5. Do podstawowych zadań kierownika Działu Płac, Planowania i Sprawozdawczości, poza kompetencjami określonymi w rozdziale IV punkcie 3 ( 62-68), należy zastępowanie kwestora w czasie jego nieobecności w zakresie określonym w odrębnym upoważnieniu. 6. Do podstawowych zadań Zespołu Płac należy: 1) Prowadzenie całokształtu spraw związanych z obliczaniem wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w Uczelni i ewidencją tych wynagrodzeń. 2) Naliczanie świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3) Przygotowywanie list premiowych dla pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. 4) Opracowywanie w programie płacowym wynagrodzeń oraz potrąceń dla wszystkich pracowników na podstawie odpowiednich dokumentów otrzymywanych od jednostek organizacyjnych współpracujących z działem oraz przygotowywanie wydruków list płac, zestawień dotyczących poszczególnych grup pracowniczych. 5) Wprowadzanie do systemu danych dotyczących umów i rachunków z tytułu umów zlecenia, o dzieło oraz honorariów wydawniczych, przygotowanie list wypłat i zestawień zbiorczych. 6) Obsługa elektronicznej bankowości w zakresie przelewania przygotowanych w systemie płacowym i bfpl paczek przelewów wynagrodzeń osobowych i bezosobowych.

3 7) Zgłaszanie do ubezpieczeń i wyrejestrowane pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia i umów o świadczenie usług. 8) Opracowywanie miesięcznych informacji o wykorzystaniu funduszy osobowego, bezosobowego i honorariów. 9) Opracowywanie comiesięcznych deklaracji ZUS i rocznych deklaracji podatku dochodowego od osób fizycznych oraz dokonywanie comiesięcznych rozliczeń. 10) Przygotowywanie informacji o uzyskanych w ciągu roku dochodach i potrącanych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych na odpowiednich drukach PIT i przekazanie ich do Urzędów Skarbowych właściwych wg miejsca zamieszkania oraz zainteresowanym. 11) Dokonywanie rocznego rozliczenia pracownika z Urzędem Skarbowym na wniosek pracownika. 12) Sporządzanie na wniosek pracownika zaświadczeń o wynagrodzeniu i pobieranych świadczeniach oraz potwierdzanie na wszelkiego rodzaju dokumentach wysokości wynagrodzeń danego pracownika. 13) Sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS Rp-7 dla celów emerytalnych i rentowych oraz dla ustalenia kapitału początkowego. 14) Sporządzanie okresowych sprawozdań w tym dla ministra właściwego ds. szkolnictwa wyższego i GUS w zakresie wynagrodzeń. 7. Do podstawowych zadań Zespołu Planowania i Sprawozdawczości należy: 1) Przygotowywanie planu ramowego oraz rocznego planu rzeczowofinansowego UEP w oparciu o plany cząstkowe poszczególnych jednostek organizacyjnych. 2) Przedkładanie wstępnych wersji planu ramowego i planu rzeczowo- -finansowego zaakceptowanych przez kierownika działu Planowania i Sprawozdawczości, kwestorowi celem weryfikacji i akceptacji. 3) Sporządzanie sprawozdania z wykonania planu rzeczowo-finansowego i przedkładanie go po zaakceptowaniu przez kierownika działu Planowania i Sprawozdawczości do weryfikacji i akceptacji kwestora. 4) Sporządzanie planów wieloletnich Uczelni we współpracy z Zespołem ds. Controllingu. 5) Kontrola kosztów, odpisywanie i potwierdzanie środków w budżetach jednostek organizacyjnych Uczelni. 6) Przygotowywanie planu przepływów pieniężnych we współpracy z Zespołem Księgowości Finansowej i Zespołem ds. Controllingu. 7) Administrowanie portalem elektronicznej sprawozdawczości GUS i POLON. 8) Sporządzanie miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu i kształceniu dla Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. 9) Sporządzanie sprawozdań okresowych.

4 10) Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie planowania i sprawozdawczości na rzecz Uczelni. 12. W załączniku nr 1 do Regulaminu organizacyjnego administracji UEP przed 65 wykreśla się słowa Komórki organizacyjne podległe zastępcy kwestora, natomiast 65 otrzymuje następujące brzmienie: DZIAŁ FINANSOWO-KSIĘGOWY (DFK) Działem Finansowo-Księgowym kieruje kierownik Działu. 2. Dział składa się z 3 zespołów oraz stanowiska pracy, w tym: 1) Zespół Księgowości Finansowej 2) Zespół Księgowości Projektowej 3) Zespół Księgowości Majątkowej 4) Stanowisko ds. Windykacji. 3. Pracą w zespołach kierują koordynatorzy powoływani przez kanclerza, na wniosek kierownika zaopiniowany przez kwestora. 4. Jednemu z koordynatorów zespołów kanclerz powierza, na wniosek kierownika zaopiniowany przez kwestora, jednocześnie pełnienie funkcji zastępcy kierownika Działu. 5. Do podstawowych zadań Kierownika Działu Finansowo-Księgowego, poza kompetencjami określonymi w rozdziale IV punkcie 3 ( 62-68), należy zastępowanie kwestora w czasie jego nieobecności w zakresie określonym w odrębnym upoważnieniu. 6. Do podstawowych zadań Zespołu Księgowości Finansowej należy: 1) Sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego Uczelni. 2) Współpraca z audytorem podczas corocznego badania sprawozdania finansowego. 3) Prowadzenie całokształtu spraw związanych z podatkiem dochodowym od osób prawnych i podatkiem od nieruchomości. 4) Dekretowanie i ewidencjonowanie dokumentów księgowych w zakresie przychodów i wydatków Uczelni, zgodnie z zasadami rachunkowości. 5) Analiza kosztów działalności dydaktycznej, pomocniczej i kosztów ogólnouczelnianych. 6) Rozliczanie kosztów ogólnych i poszczególnych dziedzin działalności. 7) Aktualizacja planu kont i parametrów systemu FK. 8) Rozliczanie konferencji organizowanych przez Uczelnię. 9) Bieżąca analiza należności i zobowiązań. 10) Analiza rozrachunków z pracownikami. 11) Uzgadnianie wynagrodzeń wraz z pochodnymi. 12) Prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej funduszy Uczelni. 13) Prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej oraz rozliczanie przychodów i kosztów studiów podyplomowych i doktoranckich.

5 14) Przygotowanie danych do sprawozdawczości finansowej. 15) Obsługa kartoteki sald walutowych i tabeli kursów walutowych; wycena środków na rachunkach walutowych. 16) Kontrola wpłat wadium i kaucji, wynikających z umów przetargowych (zobowiązania długoterminowe). 17) Uzgadnianie sald i przygotowywanie informacji o kosztach i przychodach dla jednostek organizacyjnych Uczelni. 18) Inwentaryzacja sald rozrachunków w drodze potwierdzania sald. 19) Współpraca z innymi komórkami Uczelni w zakresie prowadzonej działalności księgowej. 20) Przygotowywanie informacji o zaległościach osób trzecich w uregulowaniu zobowiązań wobec Uczelni i przekazywanie tych informacji do kwestora i pracownika na stanowisku ds. windykacji. 21) Regulowanie płatności Uczelni oraz obsługa modemów w systemie bankowości elektronicznej. 22) Kontrola formalno-rachunkowa faktur oraz innych dokumentów stanowiących podstawę do wypłaty. 23) Obsługa płatności Uczelni poza granicę RP. 24) Uzgadnianie stanów rachunków bankowych i prowadzenie ewidencji sald tych rachunków. 25) Wyjaśnianie ewentualnych niezgodności stanów rachunku z bankami. 26) Współpraca z bankami pod kierunkiem kwestora w zakresie lokowania wolnych środków pieniężnych. 27) Prowadzenie obligatoryjnej dokumentacji w zakresie rozliczeń z budżetem państwa, dotyczącej podatku VAT. 28) Prowadzenie dokumentacji dotyczącej rozliczeń wewnątrzwspólnotowych. 29) Prowadzenie kartotek najemców pomieszczeń, naliczanie czynszu. 30) Wystawianie faktur najemcom i studentom. 31) Prowadzenie obsługi kasowej Uczelni, w tym: sporządzanie raportów kasowych, organizacja właściwego zabezpieczenia gotówki. 32) Ewidencja druków ścisłego zarachowania. 33) Kontrola formalno-rachunkowa oraz terminów rozliczania zaliczek, prowadzenie ewidencji zaliczek. 34) Wprowadzanie do systemu FK raportów bankowych dotyczących opłat za usługi edukacyjne oraz ich korekta. 35) Obsługa wyciągów bankowych, m.in. wprowadzanie wpływów i wydatków Uczelni do systemu FK z otrzymanych wyciągów bankowych. 36) Rozliczanie delegacji pracowników. 37) Sporządzanie sprawozdań okresowych. 7. Do podstawowych zadań Zespołu Księgowości Projektowej: 1) Prowadzenie bieżącej analizy kosztów i przychodów poszczególnych projektów.

6 2) Nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów księgowych, związanych z realizacją projektów. 3) Dekretowanie i ewidencjonowanie dokumentów księgowych związanych z realizacją projektów. 4) Uzgadnianie sald na kontach księgowych służących do ewidencji projektów. 5) Rozliczanie projektów w zakresie niezbędnym do przygotowania części finansowej wniosku o płatność. 6) Współpraca z kierownikiem projektu przy sporządzaniu raportów, sprawozdań i wniosków finansowych, na potrzeby instytucji finansujących. 7) Prowadzenie ewidencji w zakresie przychodów pochodzących z funduszy pomocy państw europejskich i wydatków ponoszonych z tych środków. 8) Przygotowanie danych do sprawozdawczości finansowej. 9) Współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie prowadzonej działalności księgowej, w tym w szczególności z Biurem Pozyskiwania Funduszy i kierownikami projektów. 8. Do podstawowych zadań Zespołu Księgowości Majątkowej należy: 1) Prowadzenie ewidencji całego majątku Uczelni w zakresie środków trwałych, wyposażenia i zbiorów bibliotecznych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni. 2) Bieżące prowadzenie rejestru inwestycji i sporządzanie sprawozdawczości z poniesionych nakładów inwestycyjnych na zakup i budowę środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych w podziale na zadania inwestycyjne, źródła finansowania i jednostki organizacyjne. 3) Prowadzenie księgi inwentarzowej środków trwałych Uczelni, nadawanie kolejnych numerów inwentarzowych z jednoczesnym znakowaniem całości majątku trwałego. 4) Prowadzenie rejestru wystawionych dokumentów OT, PT, LT, MN dotyczących środków trwałych. 5) Współpraca z Zespołem ds. inwentaryzacyjnych, funkcjonującym w Dziale Organizacyjnym i Zamówień Publicznych, w zakresie wyceny i rozliczania inwentaryzacji. 6) Ustalanie różnic inwentaryzacyjnych poprzez porównanie stanu faktycznego podanego na arkuszach spisowych ze stanem księgowym oraz sporządzanie zestawień różnic inwentaryzacyjnych. 7) Dokonywanie odpisów umorzeniowych/amortyzacyjnych środków trwałych wg określonych stawek amortyzacyjnych. 8) Dekretowanie i księgowanie dokumentów księgowych dotyczących ruchu majątku trwałego oraz ich amortyzacji. 9) Sporządzanie na koniec każdego roku wydruków kartotek całości majątku z podziałem na poszczególne jednostki organizacyjne z jednoczesnym uzgadnianiem stanu i salda.

7 10) Sprawdzanie wniosków kasacyjnych komórki wnioskującej oraz potwierdzanie stanu księgowego składników majątku przeznaczonych do likwidacji. 11) Bieżące dokonywanie zmian zapisów księgowych w ewidencji w rejestrach wyposażenia. 12) Miesięczne uzgadnianie obrotów i sald z Zespołem Księgowości Finansowej. 13) Współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie prowadzonej ewidencji. 14) Przygotowywanie danych dla celów sprawozdawczości finansowej zewnętrznej i wewnętrznej. 15) Bieżąca kontrola formalno rachunkowa dowodów ruchu składników majątku trwałego. 16) Sporządzanie planu amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. 17) Sporządzanie sprawozdań okresowych. 18) Dokonywanie obliczeń i przeksięgowań dotyczących amortyzacji i umorzenia nie stanowiących kosztów uzyskania przychodu z konta Rozliczeń międzyokresowych przychodów na konto Pozostałe przychody operacyjne. 19) Dokonywanie obliczeń i przeksięgowań skutków aktualizacji środków trwałych (różnica wartości netto z przeszacowania środków trwałych na podstawie dokumentów LT). 9. Do podstawowych zadań pracownika zatrudnionego na Stanowisku ds. Windykacji należy: 1) Współpraca z dziekanatami wydziałów, UEP-WSB i innymi jednostkami dydaktycznymi Uczelni oraz z Zespołem Radców Prawnych w zakresie prowadzonych spraw dotyczących windykacji należności za usługi edukacyjne, w tym w sprawach wymagających sporządzania przedsądowych wezwań do zapłaty. 2) Współpraca z innymi komórkami Uczelni w sprawach dotyczących windykacji pozostałych należności. 3) Przestrzeganie zgodnego z przepisami dochodzenia należności. 4) Niedopuszczenie do przedawnienia należności lub niezgodnego z przepisami umorzenia. 5) Kontrola nad egzekwowaniem należności lub dochodzeniem w wysokości nie niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia. 6) Koordynowanie zadań związanych z prowadzonym postępowaniem windykacyjnym (w tym: kompletacja dokumentacji, wstępna analiza dokumentacji, konsultacja sytuacji prawnej z radcą prawnym Uczelni, przedłożenie do podjęcia decyzji władzom UEP). 7) Sporządzanie wniosków o wszczęcie postępowania sądowego wobec dłużników i przekazywanie ich do Zespołu Radców Prawnych.

8 8) Przygotowywanie informacji o zaległościach osób trzecich w uregulowaniu zobowiązań wobec Uczelni i przekazywanie tych informacji do kwestora. 9) Przygotowywanie i wysyłka wezwań do zapłaty należności na podstawie informacji od osób odpowiedzialnych za monitorowanie płatności. 10) Prowadzenie korespondencji z dłużnikami w przypadku złożenia przez niego wniosku o prolongatę terminu płatności lub rozłożenie wierzytelności na raty. 11) Sporządzenie sprawozdań okresowych. 12) Wsparcie kwestora, a w szczególności: a) przyjmowanie interesantów zgłaszających się do kwestora i ustalanie terminów spotkań; b) przyjmowanie korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej wymagającej opinii lub kontrasygnaty kwestora oraz czuwanie nad przestrzeganiem terminów określonych w pismach; c) prowadzenie korespondencji kwestora łącznie z opracowaniem projektów pism; d) prowadzenie ewidencji pism; e) sporządzanie zestawień z danymi niezbędnymi do analiz szczegółowych zlecanych przez kwestora; f) przygotowywanie materiałów niezbędnych do opracowywania przez kwestora projektów przepisów wewnętrznych odnoszących się do spraw finansowych. 13. W załączniku nr 1 do Regulaminu organizacyjnego administracji UEP wykreślona zostaje treść W załączniku nr 2 do Regulaminu organizacyjnego administracji UEP (Symbole jednostek organizacyjnych stosowane w korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej) w tytule Administracyjny pion organizacyjny kanclerza : zmienia się treść pkt i otrzymują brzmienie: 19. Dział Płac, Planowania i Sprawozdawczości VI/DPPS 20. Dział Finansowo-Księgowy VI/DFK, wykreślona zostaje treść pkt Zmianie ulega schemat struktury organizacyjnej administracji centralnej (rys. 8) w pionie kanclerza.

9 I/R REKTOR SENAT KOMISJE SENACKIE KANCLERZ VI/KA Zastępca Kanclerza Kwestor Sekretariat Kanclerza Zastępca Kanclerza Dział Płac, Planowania i Sprawozdawczości Zespół Płac Zespół Planowania i Sprawozdawczości Dział Organizacyjny i Zamówień Publicznych Zespół ds. organizacyjnych Zespół zamówień publicznych Zespół ds. inwentaryzacyjnych Kancelaria Dział Techniczny Dział Zaopatrzenia Magazyn Zakład Graficzny Dział Finansowo- Księgowy Zespół Księgowości Finansowej Zespół Księgowości Projektowej Zespół Księgowości Majątkowej Stanowisko ds. Windykacji Dział Administracyjno- Eksploatacyjny Warsztaty Dział Spraw Studenckich Dom Studencki Atol Dom Studencki Dewizka Dom Studencki Feniks Archiwum Dział Eksploatacji Wieżowca Warsztaty Samodzielna Sekcja Socjalna Legenda: przebieg więzi służbowej Dział ds. Aparatury Rys. 8. Schemat struktury organizacyjnej administracji centralnej pion Kanclerza UEP