Firmowe podejście do mobilnego dostępu i udostępniania plików

Transkrypt

1 Opracowanie techniczne Filr Firmowe podejście do mobilnego dostępu i udostępniania plików Spis treści strona Dostęp do plików z dowolnego miejsca i urządzenia przy zachowaniu kontroli przez dział IT Czynniki konkurencyjne wyróżniające rozwiązanie Filr Architektura wysokiego poziomu rozwiązania Filr Wdrażanie i konfigurowanie rozwiązania Filr Użytkownicy otrzymują wymagany dostęp mobilny, a Ty zachowujesz kontrolę.... 7

2 Opracowanie techniczne Firmowe podejście do mobilnego dostępu i udostępniania plików Dostęp do plików z dowolnego miejsca i urządzenia przy zachowaniu kontroli przez dział IT Chcąc nie chcąc, usługi współdzielenia plików oparte na chmurze stworzyły nowy świat mobilnego dostępu do plików i grupowej wymiany plików, z którego użytkownicy już nie zrezygnują. Ale dlaczego by mieli? Mogą dostać się do potrzebnych plików w dowolnym czasie, z dowolnego urządzenia mobilnego. Nie muszą przechodzić żadnych biurokratycznych procedur, by udostępnić pliki niezbędne do pracy. W ten sposób oszczędzają czas. Łatwiej im współpracować z kolegami i klientami. Udaje im się zrobić więcej. Biorąc pod uwagę ten wzrost wydajności i oszczędność czasu, wielu użytkowników nie dba o zagrożenia związane z kopiowaniem plików firmowych do usług w chmurze przeznaczonych dla zwykłych użytkowników. Użytkownicy uznają, że kwestie zgodności z przepisami, utrata kontroli nad dostępem do plików, potencjalne zagrożenia bezpieczeństwa, dodatkowe działania wymagane do zarządzania IT i inne problemy związane z chmurą powinny zostać rozwiązane przez dział IT, a nie przez nich. Użytkownicy mają pracę do wykonania, a określanie i egzekwowanie reguł w żaden sposób nie zmusi ich do poświęcenia swojej wydajności na rzecz uniknięcia problemów w firmie. Aby spełnić te potrzeby, należy zapewnić im rozwiązanie, które będzie podobne lub lepsze niż obecnie stosowane. Micro Focus Filr oferuje lepszą alternatywę dla użytkowników końcowych i działu IT. Zapewnia użytkownikom prosty dostęp do plików firmowych o dowolnym czasie i miejscu oraz z dowolnego urządzenia, dając jednak działowi IT pełną kontrolę nad dostępem do plików i ich udostępnianiem. W ten sposób użytkownicy mogą uzyskać mobilny dostęp do plików oraz niezbędne funkcje udostępniania i grupowej wymiany plików, ale za pośrednictwem rozwiązania gotowego dla przedsiębiorstwa, które wykorzystuje już istniejącą infrastrukturę firmy. Filr nie wymaga zarządzania usługami innych firm ani tworzenia reguł dla użytkowników, gdyż wykorzystuje posiadane już serwery plików, istniejące pliki oraz ustalone uprawnienia użytkowników w systemach plików. Filr służy jako połączenie między tymi serwerami plików i urządzeniami końcowymi używanymi w organizacji, co obejmuje urządzenia z systemami Windows, Mac, ios, Android i BlackBerry. Możliwy jest także dostęp internetowy przy użyciu popularnych przeglądarek. Filr oferuje prostą w obsłudze i zsynchronizowaną mobilność plików, a jednocześnie pozwala organizacji zachować opartą na regułach kontrolę nad dostępem do plików i ich przechowywaniem. Czynniki konkurencyjne wyróżniające rozwiązanie Filr W przeciwieństwie do innych rozwiązań zapewniających mobilny dostęp do plików i grupowej wymiany plików, Filr zaprojektowano z myślą o przedsiębiorstwie, co oznacza mniej administracji, większe bezpieczeństwo i możliwość wykorzystania dotychczasowych inwestycji. Poniżej przedstawiono niektóre czynniki konkurencyjne, które wyróżniają system Filr i będą szczególnie atrakcyjne dla działów IT: Brak wymaganych agentów serwera lub rozszerzeń schemy, przez co rozwiązanie Filr jest nieinwazyjne i łatwe do wdrożenia. Obsługa wielu magazynów tożsamości, w tym Microsoft Active Directory i Micro Focus edirectory. Integracja z natywnym systemem plików z serwerami Microsoft Windows Server i Micro Focus Open Enterprise Server (przy użyciu CIFS/NCP). Pliki pozostają na istniejących serwerach plików w lokalizacji firmy, co eliminuje konieczność przenoszenia lub duplikowania plików. Ponownie wykorzystanie kontroli dostępu użytkowników i limitów, które zostały określone. Uprawnienia dostępu grup i użytkowników, która nadzorują folderami domowymi i sieciowymi w organizacji, zarządzają także dostępem użytkowników z urządzeń przenośnych. Bezproblemowa integracja z istniejącymi folderami użytkowników, w tym folderami domowymi i udziałami sieciowymi. Umożliwia to użytkownikom na rozpoczęcie pracy natychmiast po zainstalowaniu rozwiązania Filr. Wykorzystanie rzeczywistych danych uwierzytelniających użytkowników dla dostępu do plików. Zapewnia to autoryzowany dostęp i obsługę śladu audytu. Szczegółowy poziom kontroli udostępniania. Oprócz funkcji kontroli dostępu, które zostały już skonfigurowane w systemie zarządzania tożsamościami i systemach plików, Filr umożliwia określenie plików i folderów udostępnianych wewnętrznie lub zewnętrznie przez użytkowników. 2

3 Architektura wysokiego poziomu rozwiązania Filr Podstawowa technologia systemu Filr jest oparta na zintegrowanych urządzeniach wirtualnych. Ważną rolę odgrywają również usługi dostępne w interfejsie użytkownika, które są powiązane z usługami działającymi na serwerach zaplecza przedsiębiorstwa. Urządzenia wirtualne Filr Rozwiązanie Filr obejmuje trzy następujące maszyny wirtualne: Urządzenie Micro Focus Filr Urządzenie Micro Focus do obsługi baz danych MySQL Urządzenie do obsługi indeksu wyszukiwania Micro Focus Wszystkie te urządzenia są obecnie certyfikowane do uruchamiania na platformie VMware ESX. Planujemy dodanie obsługi innych mechanizmów nadzorujących w przyszłości w zależności od zapotrzebowania klientów. w organizacji, włącznie z informacjami strukturalnymi i identyfikacyjnymi dotyczącymi folderów i plików, a także informacje o profilach użytkowników. W razie potrzeby można użyć bazy danych MySQL lub Microsoft SQL, która została już wdrożona w danym środowisku, wskazując urządzenie Filr dla tej bazy danych podczas początkowej konfiguracji rozwiązania Filr. Urządzenie do obsługi indeksu wyszukiwania Urządzenie do obsługi indeksu wyszukiwania w systemie Filr to bardzo wydajna wyszukiwarka Java oparta na technologii Lucene. Aby umożliwić szybkie wyszukiwanie plików i folderów w systemie Filr, urządzenie indeksu wyszukiwania skanuje i indeksuje regularnie wszystkie wyznaczone foldery (włącznie z ich podfolderami i plikami) zapisane w systemach plików zaplecza. Urządzenie to zapewnia nie tylko pełnotekstowe indeksowanie zawartości i nazw plików, ale także komentarzy wprowadzonych przez użytkowników Filr dla określonych plików. Typowe wdrożenie Serwer aplikacji (Tomcat) Urządzenie indeksu wyszukiwania gromadzi wszystkie metadane oraz informacje o uprawnieniach dostępu powiązane z plikami i folderami. Indeksowanie metadanych umożliwia użytkownikom Filr przeszukiwanie milionów plików i otrzymywanie wyników w ciągu kilku sekund. Indeksowanie uprawnień dostępu użytkowników do plików i folderów sprawia, że system Filr przedstawia wyniki wyszukiwania tylko tej zawartości, do wyświetlania której uprawniony jest użytkownik. VMware ESX i ESXi Każda usługa Filr działająca w oddzielnej maszynie wirtualnej Baza danych (MySQL) Wyszukiwanie (Lucene) Urządzenie Filr Urządzenie Filr zapewnia logikę i usługi umożliwiające użytkownikom prosty i bezpieczny dostęp do plików i ich udostępnianie. Ponieważ to urządzenie obejmuje usługi bazy danych i indeksu wyszukiwania, może działać samodzielnie w przypadku niewielkich wdrożeń lub projektów pilotażowych. W typowych środowiskach IT w firmie powinno zostać wdrożone wspólnie z oddzielnymi wirtualnymi urządzeniami firmy Micro Focus do obsługi bazy danych MySQL i indeksu wyszukiwania. Urządzenie do obsługi baz danych MySQL Urządzenie do obsługi bazy danych MySQL to baza danych MySQL, która zawiera informacje dotyczące wdrożenia systemu Filr i użytkowników Niezależnie od funkcji wyszukiwania i indeksowania, użytkownicy mogą uzyskać bezpośredni dostęp do plików i folderów, do których mają uprawnienia. Odbywa się to za pośrednictwem funkcji wyszukiwania w czasie rzeczywistym, która jest oferowana przez główne urządzenie Filr. W ten sposób użytkownicy mogą zawsze znaleźć i wyświetlić najnowsze pliki dodane do systemów plików zaplecza organizacji, nawet jeśli system Filr nie zindeksował jeszcze tych plików. Usługi frontonu Filr Filr zapewnia użytkownikom łatwy dostęp do ich plików i folderów z poziomu pulpitu, przeglądarki lub urządzenia przenośnego. Dostępne są aplikacje mobilne dla urządzeń iphone i ipad (z systemem ios 6.x lub nowszym), telefonów i tabletów Android (z systemem Android 2.3 lub nowszym), telefonów z systemem Windows (wersja 8.0 i nowsze) oraz tabletu BlackBerry PlayBook. Rozwiązanie Filr obejmuje klienta dla systemu Windows i komputera Mac w celu użycia na komputerach stacjonarnych i przenośnych. Możliwy jest także dostęp internetowy poprzez standardową przeglądarkę, taką jak Firefox, Chrome lub Internet Explorer. Wszystkie te aplikacje mobilne i klienty pozwalają użytkownikom łączyć się z plikami z dowolnego miejsca. Ponadto rozwiązanie Filr używa szyfrowania SSL (Secure Sockets Layer (SSL) przez HTTPS w celu zabezpieczenia całej komunikacji z różnymi klientami i urządzeniami. 3

4 Opracowanie techniczne Firmowe podejście do mobilnego dostępu i udostępniania plików Korzystanie z rozwiązania Filr Filr umożliwia użytkownikom pracę z plikami na trzy główne sposoby: Dostęp. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do potrzebnych plików na wiele sposobów, np. poprzez przeglądarkę internetową, komputer lub urządzenie przenośne. Udostępnianie. Jeśli włączono udostępnianie, użytkownicy mogą udostępniać pliki współpracownikom i przyznawać im określone uprawnienia, takie jak uprawnienie tylko do odczytu lub do edycji. Użytkownicy mogą także w prosty sposób sprawdzać pliki udostępnione im przez innych. W zakresie dozwolonym przez organizację użytkownicy mogą także udostępniać pliki kolegom spoza firmy. Współpraca. Użytkownicy mogą dodawać komentarze do dowolnego pliku, do którego mają dostęp lub który został im udostępniony. Inni użytkownicy z uprawnieniami dostępu mogą wyświetlać te komentarze i dodawać własne. Co nowego (nowe udziały, aktualizacje, komentarze) Pliki osobiste (możliwość zamapowania katalogu głównego użytkownika) Moje pliki Udostępniane dla mnie Pliki i foldery udostępnione Ci przez innych Pliki i foldery obecnie udostępniane innym osobom Udostępniane przeze mnie Foldery sieciowe Współużytkowane foldery przypisane przez administratora IT (np. G:\Finanse) Prosty w obsłudze interfejs Niezależnie od tego, czy użytkownicy uzyskują dostęp do plików w aplikacji mobilnej, na MacBooku lub na laptopie z systemem Windows, system Filr zawsze prezentuje intuicyjny i łatwy w obsłudze interfejs. Interfejs użytkownika systemu Filr zapewnia natychmiastowy dostęp do plików użytkownika po prostu przez kliknięcie następujących ikon i folderów głównych: Moje pliki. Dostęp do zarządzania osobistymi plikami użytkownika; w większości przypadków będą to pliki zapisane w sieciowym katalogu głównym użytkownika. Foldery sieciowe. Dostęp do istniejących udziałów sieciowych NCP lub CIFS użytkownika na podstawie uprawnień dostępu zdefiniowanych w systemie plików oraz tego, czy administrator IT zezwolił na wyświetlanie tych udziałów w systemie Filr. Udostępniane dla mnie. Dostęp do plików i folderów udostępnionych użytkownikowi przez inne osoby; dostęp jest ograniczony na podstawie określonych uprawnień przyznanych przez właściciela. Udostępniane przeze mnie. Zarządzenie plikami i folderami udostępnionymi przez użytkowników innym osobom, włącznie z możliwością przyznawania lub odwoływania dodatkowych uprawnień. Co nowego to kolejna ważna funkcja interfejsu użytkownika, która zapewnia aktualny widok najnowszych zmian w systemie Filr, takich jak nowe pliki, zmiany w plikach oraz informacje o użytkownikach, którzy zmodyfikowali pliki. Interfejs obejmuje także pole wyszukiwania, które umożliwia globalne wyszukiwanie zawartości w systemie Filr, włącznie z zawartością plików, metadanymi i komentarzami. Użytkownicy mogą ustawić własne preferencje dotyczące sposobu wyświetlania plików w systemie Filr i liczby plików widocznych na każdej stronie. Synchronizacja plików Klienty Windows i Mac dla systemu Filr nie tylko zapewniają użytkownikom dostęp do własnych i udostępnianych plików, ale także synchronizują te pliki na komputery stacjonarne i przenośne, dzięki często najbardziej aktualna zawartość jest dostępna niezależnie od tego, czy użytkownik pracuje w trybie online lub offline. Dodatkową zaletą jest to, że kiedy użytkownicy pracują na plikach zapisanych w systemie Filr z ich laptopów lub komputerów stacjonarnych, kopia zapasowa tych plików zawsze jest tworzona w sieci. Organizacje mogą włączyć lub wyłączyć synchronizację. Po włączeniu system Filr będzie domyślnie synchronizować zawartość sekcji Moje pliki i Udostępniane dla mnie. Użytkownicy mogą wybrać synchronizację niektórych lub wszystkich folderów sieciowych. Podczas konfigurowania synchronizacji folderów sieciowych należy zachować ostrożność, aby nie spowodować nadmiernego wykorzystania lokalnej pamięci masowej. Kiedy użytkownik konfiguruje synchronizację folderu sieciowego, będzie wyświetlane ostrzeżenie, jeśli spowoduje to synchronizację dużej ilości danych. Jeśli synchronizacja jest wyłączona, organizacje będą mieć pewność, że zapewniany jest dostęp do poufnych danych bez ich kopiowania na urządzenia, które mogą zostać utracone lub skradzione. Usługi zaplecza Filr Jedną z głównych zalet rozwiązania Filr w porównaniu z rozwiązaniami udostępniania plików w chmurze jest wykorzystanie istniejących usług i serwerów zaplecza organizacji. Filr służy po prostu jako połączenie między istniejącymi serwerami plików i urządzeniami końcowymi użytkowników. Eliminuje to konieczność duplikowania plików organizacji i ich struktury w rozwiązaniu obsługiwanym przez inną firmę. Pozwala to zarazem wyeli 4

5 minować dodatkowe czynności wymagane w celu zarządzania hostowaną infrastrukturą plików. Ponieważ pliki pozostają na istniejących serwerach plików, nie trzeba rozszerzać, kopiować ani zmieniać infrastruktury systemu plików. Dotyczy to również istniejących systemów tworzenia i przywracania kopii zapasowych. Pliki pozostają chronione i pod kontrolą firmy. Filr obsługuje system CIFS i protokół NCP, co umożliwia korzystanie z usług plikowych udostępnianych przez serwer Microsoft Windows Server lub Open Enterprise Server. Także urządzenia pamięci masowej czołowych dostawców, takich jak NetApp i EMC, zostaną przetestowane w bliskiej przyszłości w celu zapewnienia ich wsparcia. Wprawdzie nie zostało to jeszcze dokładnie przetestowane i nie zapewniamy jeszcze oficjalnie obsługi tej funkcji, ale system Filr będzie działać także z innymi urządzeniami pamięci masowej opartymi na systemie CIFS, które udają serwer Windows Server. Integracja funkcji LDAP Zaawansowane możliwości rozwiązania Filr wynikają częściowo z jego zdolności integracji z istniejącą usługą katalogową organizacji, takiej jak Microsoft Active Directory lub Micro Focus edirectory (bądź kombinacji tych usług). Filr umożliwia synchronizowanie z tymi usługami katalogowymi w celu uproszczenia tworzenia użytkowników systemu Filr, automatycznie pobierając istniejące ustawienia kontroli dostępu i wymagania uwierzytelniania dla wszystkich użytkowników i grup. Te same uprawnienia dostępu grup i użytkowników, które są stosowane do folderów sieciowych w organizacji, zostaną wykorzystane do zarządzania dostępem do tych zasobów za pośrednictwem aplikacji mobilnych lub klientów Filr. Ponadto system Filr używa istniejącej konfiguracji usług katalogowych. Nie są wymagane żadne rozszerzenia schematu ani rekonfiguracja katalogu. Elementy kontroli dla administratorów IT Wykorzystanie istniejących usług plikowych zaplecza i usług katalogowych LDAP to klucz do sposobu, w jaki rozwiązanie Filr umożliwia zachowanie kontroli nad plikami organizacji i ich bezpieczeństwem. W przeciwieństwie do innych rozwiązań, system Filr nie wymaga od administratorów IT ponownego ustawiania uprawnień dostępu użytkowników i systemu plików uprawnień, których konfiguracja i dostrojenie wymagało długich lat. Usługi katalogowe i systemy plików na serwerach firmowych decydują o własności plików i uprawnieniach do nich. Filr nie zmienia tych uprawnień. Oprócz użycia istniejących uprawnień użytkowników i systemu plików, system Filr dodaje nowe elementy kontroli dla administratorów IT. To rozwiązanie pozwala przyznać użytkownikom dostęp do plików z dowolnego miejsca i urządzenia, ale w razie potrzeby można ograniczyć dostęp. Być może użytkownicy powinni mieć dostęp tylko do określonych folderów poprzez urządzenie przenośne lub Internet. A może użytkownicy muszą mieć opcję wyświetlenia wszystkich autoryzowanych plików na dowolnym urządzeniu, ale pobieranie powinno być ograniczone do określonego podzbioru plików. W innym scenariusz można umożliwić użytkownikom z określonego działu wyświetlanie i pobieranie plików z pewnego folderu na urządzenia przenośne, podczas gdy użytkownicy z innego działu będą mogli tylko wyświetlać te pliki. Filr zapewnia administratorom IT bardzo szczegółowy poziom kontroli nad dostępem użytkowników poprzez urządzenia przenośne i Internet. Nawet jeśli użytkownicy otrzymają uprawnienie do dostępu i pobierania plików na dowolnym urządzeniu, nie oznacza to, że będą oni mogli udostępniać te pliki. Udostępnianie plików musi zostać włączone przez administratora IT. Administratorzy IT mają bezpośrednio kontrolę nad użytkownikami, którzy mogą udostępniać pliki, nad użytkownikami, którym można udostępnić pliki, a także nad plikami, które można udostępnić. Niezależnie od wybranego poziomu udostępniania, powoduje to rozszerzenie czynności, jakie użytkownik może wykonać dla danego pliku. Aby umożliwić udostępnianie bez modyfikowania istniejących uprawnień plików, system Filr pozwala tworzyć delegowanych użytkowników w celu obsługi bezpiecznego i autoryzowanego udostępniania plików. Delegowanego użytkownika można utworzyć dla dowolnego folderu sieciowego, a następnie zdefiniować dla niego uprawnienia dostępu. Kiedy więc użytkownik zdecyduje się udostępnić współpracownikowi plik ze swojego katalogu głównego, system Filr uwzględni udostępnienie tego pliku i przyzna dostęp za pośrednictwem delegowanego użytkownika, nawet jeśli współpracownik nie ma uprawnień dostępu do tego pliku. Jak już wcześniej wspomniano, o włączeniu tej funkcji i określeniu jej poziomu decyduje wyłącznie administrator. Filr zapewnia pełną kontrolę nad sposobem dostępu użytkowników do plików i ich udostępniania, a także nad plikami, które są dostępne i udostępniane. Wdrażanie i konfigurowanie rozwiązania Filr Wdrażanie i konfigurowanie rozwiązania Filr jest bardzo proste i szybkie. Oprogramowanie do pobrania obejmuje trzy pliki zgodne ze standardem Open Virtualization Format (OVF): główne urządzenie Filr Appliance, urządzenie bazy danych MySQL i urządzenie indeksu wyszukiwania. Urządzenia są instalowane przy użyciu klienta VMware vsphere. Po wprowadzeniu odpowiednich danych uwierzytelniania i prostym skonfigurowaniu sieci wystarczy przejść pod adres urządzenia Filr i kliknąć ikonę Konfiguracja serwera Filr, co spowoduje zainicjowanie prostego kreatora w celu wykonania wymaganych operacji konfiguracji. Pierwszym zadaniem podczas konfiguracji jest określenie, czy należy wykonać małe lub duże wdrożenie. Z wyjątkiem celów testowych lub małych lokalizacji, w większości przypadków należy wybrać opcję dużego wdrożenia, ponieważ umożliwia ona skalowanie, a także obsługuje wysoką 5

6 Opracowanie techniczne Firmowe podejście do mobilnego dostępu i udostępniania plików dostępność i odporność na błędy. Następnym zadaniem jest skierowanie urządzenia Filr do urządzeń indeksu wyszukiwania i bazy danych Micro Focus MySQL (lub istniejącej bazy danych MySQL w organizacji). Filr automatycznie skonfiguruje wiele ustawień, ale można je zmienić zgodnie z potrzebami. Tę początkową instalację i konfigurację można wykonać w ciągu 5-10 minut. Po uruchomieniu systemu Filr należy wykonać główne zadania konfiguracji, które obejmują: utworzenie użytkowników i przyznanie uprawnień, katalogi główne, współdzielone foldery sieciowe, lokalnych użytkowników i magazyny osobiste, udostępnianie plików, zabezpieczenie. System Filr może z łatwością obsługiwać tysiące użytkowników, ale organizacje obejmujące wiele tysięcy użytkowników mogą jeszcze bardziej podnieść wydajność, wdrażając wiele wystąpień głównego urządzenia Filr za przełącznikiem równoważenia obciążenia L4. Do konfiguracji można także dodać kolejne wystąpienia urządzeń bazy danych i indeksu zgodnie z potrzebami. Tworzenie użytkowników i przyznanie uprawnień Najprostszym sposobem dodania użytkowników do systemu Filr jest skonfigurowanie synchronizacji LDAP z usługami katalogowymi organizacji. Odbywa się to w konsoli administracyjnej Filr, która zapewnia wiele opcji synchronizacji użytkowników i grup, a także opcji harmonogramu synchronizacji. Synchronizacja LDAP umożliwia użytkownikom logowanie się do systemu Filr przy użyciu firmowych danych uwierzytelniających. Filr nie zapisuje tych danych, ale loguje użytkowników przy użyciu firmowego katalogu LDAP. Można także ręcznie dodać użytkowników do systemu Filr lub zaimportować ich pliki profilów. Filr oferuje także opcję umożliwiającą dostęp użytkowników zewnętrznych do systemu Filr jako goście, zarejestrowani użytkownicy lub użytkownicy OpenID. Dostęp użytkowników zewnętrznych nie jest domyślnie włączony. Katalogi główne Ogromną zaletą tworzenia użytkowników systemu Filr przy użyciu synchronizacji LDAP jest automatyczne zapełnianie sekcji Moje pliki w interfejsie użytkownika systemu Filr plikami z istniejących sieciowych katalogów głównych użytkowników. Oznacza to, że kiedy użytkownik po raz pierwszy zaloguje się do systemu Filr na urządzeniu przenośnym, w przeglądarce internetowej lub na laptopie będzie mógł natychmiast uzyskać dostęp do osobistych plików bez dodatkowej konfiguracji lub żmudnego kopiowania plików, co jest wymagane przez inne rozwiązania. Ponieważ użytkownicy mogą pracować bezpośrednio ze swoimi katalogami głównymi, system Filr pozwala pracować szybciej, tworzyć pliki bez obaw i nie martwić się o duplikowanie plików lub rozstrzyganie konfliktów wersji. Współdzielone foldery sieciowe W większości organizacji użytkownicy mają autoryzowany dostęp nie tylko do plików w swoich katalogach głównych. Mogą oni mieć dostęp do różnych folderów sieciowych lub zamapowanych dysków sieciowych. Na przykład pracownicy działu marketingu mogą mieć dostęp do różnych współdzielonych folderów marketingowych. Pliki w takich współdzielonych lokalizacjach służą zwykle do pracy grupowej w różnych zespołach i działach organizacji. Zawartość tych współdzielonych folderów lub zamapowanych dysków może zapełnić obszar użytkownika Folder sieciowy w interfejsie Filr. Aby udostępnić takie foldery sieciowe, wystarczy przypisać żądane foldery do określonych grup lub użytkowników. Kiedy użytkownik kliknie kartę folderu sieciowego, będzie mógł uzyskać dostęp do plików i folderów zgodnie ze zdefiniowanymi w firmie uprawnieniami dostępu. Ponieważ użytkownicy uzyskują dostęp i pracują z oryginalnymi plikami, nie ma obaw o przypadkowe utworzenie zduplikowanych plików lub uzgadnianie wielu wersji pliku. Lokalni użytkownicy i magazyny osobiste Jak już wcześniej wspomniano, użytkowników można dodawać ręcznie do systemu Filr. Są to tzw. użytkownicy lokalni, którzy mogą obejmować pracowników tymczasowych i kontraktowych, a także gości, których dane nie są zapisane w katalogu LDAP organizacji. Ponieważ użytkownicy lokalni nie mają żadnych uprawnień dostępu do serwerów sieciowych, nie będą mogli uzyskać dostępu do folderów sieciowych w systemie Filr. Będą oni mieli dostęp wyłącznie do plików udostępnionych im przez wewnętrznych użytkowników systemu Filr. Możliwe jest jednak włączenie magazynu osobistego dla użytkowników lokalnych, którzy zyskają możliwość przesyłania i przechowywania plików w osobistym obszarze Moje pliki w systemie Filr. Taki magazyn osobisty znajduje się w systemie Filr i jest zarządzany przez niego, a nie przez systemy plików zaplecza. Dostępna jest także opcja włączenia magazynu osobistego dla użytkowników wewnętrznych, ale zwykle będzie rzadko potrzebna ze względu na integrację z katalogiem głównym. 6

7 Udostępnianie plików Filr zapewnia szczegółową kontrolę nad plikami, które użytkownicy mogą udostępniać lub nie. Udostępnianie jest konfigurowane dla użytkowników, grup lub folderów. Udostępnianie można ograniczyć do wewnętrznych użytkowników w organizacji lub dopuścić dla użytkowników zewnętrznych. Filr zapewnia dwa główne poziomy udostępniania zewnętrznego. Po włączeniu pierwsza metoda udostępniania zewnętrznego wymaga, aby użytkownicy zewnętrzni utworzyli konto i uwierzytelnili się w systemie Filr. Taki scenariusz może mieć zastosowanie, kiedy użytkownik wewnętrzny chce udostępnić plik lub folder dla określonej osoby spoza organizacji. Użytkownik wewnętrzny wprowadza adres osoby w oknie dialogowym udostępniania określonego pliku lub folderu. Filr wysyła następnie zaproszenie do tej osoby, prosząc o utworzenie konta w systemie Filr. Po utworzeniu konta użytkownik zewnętrzny może zalogować się, aby uzyskać dostęp do zalogowanego elementu i wszystkich innych elementów, które zostały mu udostępnione. Użytkownicy zewnętrzni mogą pracować z plikami na podstawie uprawnień otrzymanych od osób, które udostępniły te pliki. Udostępnianie zewnętrzne ułatwia współpracę z podwykonawcami i innymi firmami. Filr zapewnia mechanizmy umożliwiające monitorowanie udostępniania dla użytkowników zewnętrznych. Ponadto obsługiwany jest OpenID branżowy standard zapewniający bezpieczny, szybki i łatwy dostęp do usług internetowych. Drugą metodą udostępniania zewnętrznego jest udostępnianie publiczne. Nie wymaga to żadnego uwierzytelniania ani nie zapewnia funkcji pracy grupowej. Kiedy użytkownik udostępnia plik publicznie, system Filr generuje łącze URL wskazujące plik. Użytkownicy wewnętrzni mogą podać ten adres osobom z zewnątrz, aby umożliwić im dostęp do pliku. W ten sposób można na przykład opublikować w Internecie lub na Twitterze łącze do ulotki marketingowej lub pliku prezentacji. Kliknięcie łącza powoduje przejście bezpośrednio do pliku. Ten typ udostępniania znacząco upraszcza zdolność przekazywania plików publicznych do określonych klientów lub partnerów, eliminując konieczność angażowania administratora, zespołu ds. projektowania internetowego lub innych grup w organizacji. Wszystkie te sposoby udostępniania pozwalają zachować kontrolę nad zawartością organizacji. Można wprowadzić ścisłą kontrolę,aby żadne pliki nie były udostępniane na zewnątrz organizacji, lub mniej restrykcyjne elementy kontroli, aby zezwolić na różne poziomy dostępu zewnętrznego i udostępniania. Bezpieczeństwo System Filr jest oparty na silnej infrastrukturze zabezpieczeń. Szyfrowanie jest wykonywane z użyciem najlepszych algorytmów branżowych SHA i AES z silnymi kluczami (2048 bitów). Komunikacja między zestawem urządzeń jest uwierzytelniania i zabezpieczana za pomocą odmiennych danych uwierzytelniających dla każdego wystąpienia poszczególnych urządzeń. Filr używa szyfrowania SSL do obsługi całej komunikacji między systemem Filr a urządzeniami przenośnymi użytkowników, ale aplikacje Filr nie szyfrują plików pobranych na urządzenia. Jest to spowodowane przede wszystkim tym, że urządzenia przenośne eliminują szyfrowanie Filr, kiedy użytkownik zezwoli na użycie pobranego pliku w dowolnej innej aplikacji na urządzeniu przenośnym. Jednym ze sposobów obejścia tej kwestii jest skonfigurowanie systemu Filr w taki sposób, aby uniemożliwić użytkownikom pobieranie plików na ich urządzenia. Ciągle będzie możliwe wyświetlanie plików, ale nie ich edycja. Można także włączyć pobieranie, ograniczając je do określonych folderów. Jeśli włączono pobieranie plików, dostępne są sposoby zapewnienia szyfrowania wszystkich plików pobranych na urządzenia przenośne. W tym celu najlepiej skonfigurować urządzenia przenośne do szyfrowania wszystkich pobieranych danych. W przypadku urządzeń z systemem ios i szyfrowaniem sprzętowym wystarczy włączyć blokadę hasłem. Na urządzeniach z systemem Android 4 lub nowszym należy włączyć szyfrowanie danych w ustawieniach zabezpieczeń. Zaleca się egzekwowanie tej formy szyfrowania danych za pośrednictwem rozwiązania zarządzania urządzeniami przenośnymi, aby zapewnić spójne przestrzeganie reguł. Filr pozwala również na zarządzanie aplikacją Filr na urządzeniach mobilnych. Może to stanowić alternatywną metodę monitorowania i ochrony danych na takich urządzeniach. Administratorzy mogą sprawdzać, jakie urządzenia uzyskiwały dostęp do systemu Filr, i usuwać dane Filr na konkretnych urządzeniach. Dzięki temu można usuwać poufne informacje z zagubionych lub skradzionych urządzeń. Użytkownicy otrzymują wymagany dostęp mobilny, a Ty zachowujesz kontrolę Filr zapewnia wzrost wydajności i oszczędność czasu użytkowników dzięki mobilnemu dostępowi do plików i udostępnianiu grupowemu bez narażania organizacji na jakiekolwiek zagrożenia. W przeciwieństwie do usług chmury lub rozwiązań hostowanych przez inne firmy nie występują także żadne dodatkowe wymagania dotyczące zarządzania. To rozwiązanie pozwala zachować pliki firmowe na serwerach organizacji, zapewniając pełną kontrolę nad dostępem do plików i ich udostępnianiem. Filr umożliwia organizacjom zachowanie zgodności z przepisami oraz kontynuować egzekwowanie określonych metod zabezpieczeń i ochrony danych, podczas gdy użytkownicy mają prosty dostęp do potrzebnych plików o dowolnym czasie i miejscu oraz z dowolnego urządzenia. 7

8 Micro Focus Polska Micro Focus Kwatera główna Wielka Brytania +44 (0) PL N 03/ Micro Focus. Wszelkie prawa zastrzeżone. Micro Focus, logo Micro Focus i edirectory, między innymi, są znakami towarowymi lub zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Micro Focus, jej podmiotów zależnych lub filii w Wielkiej Brytanii, Stanach Zjednoczonych i innych krajach. Wszystkie pozostałe znaki należą do ich prawnych właścicieli.