ZARZADZENIE Nr 40g AV/14 PREZYDENTA MIASTA LODZI zdnia 22) kufefnfei 2014 r.

Transkrypt

1 ZARZADZENIE Nr 40g AV/14 PREZYDENTA MIASTA LODZI zdnia 22) kufefnfei 2014 r. w sprawie wprowadzenia w Urzf dzie Miasta Lodzi Regulaminu udzielania zamowien publicznych, ktorych wartosc nie przekracza wyrazonej w zlotych rownowartosci kwoty euro oraz prowadzenia Rejestru udzielanych zamowien publicznych, do ktorych ustawy Prawo zamowien publicznych nie stosuje si$ Na podstawie art. 30 ust. 1, art. 31 i art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorza_dzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, 645 i 1318 oraz z 2014 r. poz. 379) wzwi^zku z art. 4 pkt 8 oraz art. 98 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamowien publicznych (Dz. U. z 2013 poz. 907, poz. 984, poz i poz oraz z 2014 poz. 423) oraz art. 92 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 5 czenvca 1998 r. o samorz^dzie powiatowym (Dz. U. z 2013 r. poz. 595 i 645 oraz z 2014 r. poz. 379) zarzijdzam, co nast^puje: 1. Wprowadzam w Urzedzie Miasta Lodzi Regulamin udzielania zamowien publicznych, ktorych wartosc nie przekracza wyrazonej w zlotych rownowartosci kwoty euro oraz prowadzenia Rejestru udzielanych zamowien publicznych, do ktorych ustawy Prawo zamowien publicznych nie stosuje si?, stanowi^cy zal^cznik do niniejszego zarz^dzenia. 2. Wykonanie zarz^dzenia powierzam kierownikom komorek organizacyjnych Urzedu Miasta Lodzi. 3. Do postepowah o udzielenie zamowieh publicznych wszczetych przed dniem wejscia w zycie niniejszego zarz^dzenia, ktorych wartosc nie przekracza wyrazonej w zlotych rownowartosci kwoty euro, stosuje sie przepisy dotychczasowe. 4. Traci moc zarz^dzenie Nr 750/W/13 Prezydenta Miasta Lodzi z dnia 2 kwietnia 2013 r. w sprawie wprowadzenia w Urzedzie Miasta Lodzi Regulaminu udzielania zamowien publicznych, ktorych wartosc nie przekracza wyrazonej w zlotych rownowartosci kwoty euro oraz prowadzenia Rejestru udzielanych zamowien publicznych i konkursow, do ktorych ustawy Prawo zamowien publicznych nie stosuje sie. 5. Zarz^dzenie wchodzi w zycie z dniem wydania. /N/ ^...,' /; / Hanna ZDANOWSKA "X \5 /'V ' V v^.^'-'^ ^ ~^ /

2 Zalajcznik do zarzadzenia Nr 4096/W/14 Prezydenta Miasta Lodzi z dnia 2 5 ku ief n i'a 2014 r. Regulamin udzielania zamowieri publicznych, ktorych wartosc nie przekracza wyrazonej w zlotych rownowartosci kwoty euro oraz prowadzenia Rejestru udzielanych zamowieri publicznych, do ktorych ustawy Prawo zamowieri publicznych nie stosuje sig Rozdzial 1 Postanowienia ogolne 1.1. Niniejszy Regulamin okresla procedury post^powan o udzielanie zamowien na dostawy, uslugi i roboty budowlane o wartosci nieprzekraczajajzej wyrazonej w zlotych rownowartosci kwoty euro, o ktorych mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamowien publicznych. 2. Ilekroc w Regulaminie jest mowa o: 1) awarii - nalezy przez to rozumiec nagle, nieprzewidziane zdarzenie powoduj^ce uszkodzenie w mieniu lub zagrozenie dla zycia lub zdrowia ludzi, ktore wymaga natychmiastowego podj^cia dzialari w celu usuni^cia jego skutkow; 2) dokumencie ksi^gowym - nalezy przez to rozumiec dowod ksi^gowy w rozumieniu ustawy z dnia 29 wrzesnia 1994 r. o rachunkowosci (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 i 613); 3) dostawach - nalezy przez to rozumiec dostawy w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy; 4) Dyrektorze Wydzialu - nalezy przez to rozumiec Dyrektora Wydzialu Zamowien Publicznych w Departamencie Obshigi i Administracji Urz^du Miasta Lodzi lub jego Zast^pc?; 5) kierowniku komorki organizacyjnej - nalezy przez to rozumiec dyrektora wydzialu, biura lub kierownika samodzielnej komorki organizacyjnej Urz^du lub inna^ wyznaczona^ osob?; 6) kierowniku zamawiaja^cego - nalezy przez to rozumiec Prezydenta Miasta Lodzi; 7) komisji - nalezy przez to rozumiec komisj? powolana^ do przygotowania i przeprowadzenia procedury zwiajzanej z udzieleniem zamowienia publicznego; 8) komorce organizacyjnej - nalezy przez to rozumiec wydzial, biuro lub samodzielnq. komork? organizacyjnq. Urz^du; 9) kontroli - nalezy przez to rozumiec kontrol? wewn^trzna^ polegaja^cq_ na weryfikacji procedur stosowanych przy udzielaniu zamowien publicznych o wartosci nie przekraczaja^cej PLN, o ktorych mowa w Regulaminie; 10) najkorzystniejszej ofercie - nalezy przez to rozumiec najkorzystniejsza^ ofert? w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy; 11) ogloszeniu - ogloszenie o zamowieniu, wraz z niezb^dnymi zal^cznikami, ktore nalezy umiescic w miejscu publicznie dostejmym w siedzibie Wydzialu oraz na stronie internetowej zamawiaja^cego; 12) OIWZ Opis Istotnych Warunkow Zamowienia zawieraja^cy warunki przetargu zgodne z postanowieniami Regulaminu; 13) Planie - nalezy przez to rozumiec Plan udzielania zamowien publicznych w Urz^dzie dla dostaw, uslug, robot budowlanych; 14) pracowniku merytorycznym - nalezy przez to rozumiec pracownika Urz^du wykonuj^cego czynnosci zwiqzane z udzieleniem zamowienia publicznego; 15) projekcie umowy - nalezy przez to rozumiec wzor umowy, wypehiiony o dane wynikaja_ce z przeprowadzonego postepowania; 16) Regulaminie nalezy przez to rozumiec Regulamin udzielania zamowien publicznych, ktorych wartosc nie przekracza wyrazonej w zlotych rownowartosci kwoty euro

3 oraz prowadzenia Rejestru udzielanych zamowien publicznych, do ktorych ustawy Prawo zamowien publicznych nie stosuje si?; 17) Regulaminie komisji - nalezy przez to rozumiec Regulamin pracy komisji stanowia^cy zalajcznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu; 18) Rejestrze nalezy przez to rozumiec zestawienie prowadzone w formic elektronicznej przez komork? orgamzacyjna^udzielajajca, zamowien, obejmuja^ce wszystkie zrealizowane zamowienia na dostawy, uslugi lub roboty budowlane, do ktorych ustawy nie stosuje si? na podstawie art. 4 pkt 1-3, 6-8, ustawy; 19) robotach budowlanych - nalezy przez to rozumiec roboty budowlane w rozumieniu art. 2 pkt 8 ustawy; 20) obiekcie budowlanym - nalezy przez to rozumiec obiekt budowlany w rozumieniu art. 2 pkt 5d ustawy; 21) umowie - nalezy przez to rozumiec umow?, o ktorej mowa w rozdziale 7; 22) Urz?dzie - nalezy przez to rozumiec Urzaji Miasta Lodzi; 23) uslugach - nalezy przez to rozumiec uslugi w rozumieniu art. 2 pkt 10 ustawy; 24) ustawie - nalezy przez to rozumiec ustaw? z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamowien publicznych; 25) ustawie o fmansach publicznych - nalezy przez to rozumiec ustaw? z dnia 27 sierpnia 2009 r. o fmansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, 938 i 1646 oraz z 2014 r. poz. 379); 26) wartosci zamowienia nalezy przez to rozumiec wartosc szacunkowa^ zamowienia, ustalona^ przez zamawiajajcego z nalezyta^ starannoscia^ - bez podatku od towarow i uslug (VAT) - zgodnie z ustawaj 27) wniosku - nalezy przez to rozumiec wniosek o przygotowanie i przeprowadzenie post?powania o udzielenie zamowienia publicznego, wraz z wymaganymi zala^cznikami, zlozony do Wydzialu przez komork? wnioskuja^caj ktorego wzor stanowi zalajcznik Nr 3 do niniejszego Regulaminu; 28) Wydziale - nalezy przez to rozumiec Wydzial Zamowien Publicznych w Departamencie Obslugi i Administracji Urz?du Miasta Lodzi; 29) wykonawcy - nalezy przez to rozumiec wykonawc? w rozumieniu art. 2 pkt 11 ustawy; 30) zamawiajajcym - nalezy przez to rozumiec Miasto Lodz - Urzajd Miasta Lodzi; 31) zamowieniu - nalezy przez to rozumiec zamowienie publiczne w rozumieniu art. 2 pkt 13 ustawy. Rozdzial 2 Ogolne zasady udzielania zamowien Przed podj^ciem decyzji o udzieleniu zamowienia w oparciu o Regulamin nalezy sprawdzic, czy na podstawie Planu obowi^zuja^cego w danym roku budzetowym mozna zrealizowac zamowienie na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy oraz czy 53. zabezpieczone srodki finansowe na realizacj? przedmiotowego zamowienia publicznego. 2. W przypadku, gdy zamowienie nie jest obj?te Planem, ale jego realizacja jest konieczna i wynika z sytuacji, ktorej zamawiaja^cy nie mogl przewidziec, dopuszczalne jest udzielenie zamowienia zgodnie z procedure wskazana^ w Regulaminie, po wczesniejszym okresleniu sposobu jego udzielenia przez Wydzial. Sposob udzielenia zamowienia zostanie okreslony na podstawie przeslanego przez komork? organizacyjna^ uzasadnienia, wskazujajcego potrzeb? jego udzielenia oraz informacji o przyczynie braku uwzgl?dnienia niniejszego zamowienia w Planie. 3. Udzielenie zamowienia, o ktorym mowa w ust. 2, moze nastaj>ic bez wczesniejszego wystaj>ienia do Wydzialu, jezeli wymaga ono pilnosci, a jego wartosc, nie przekracza kwoty PLN. Uzasadnienie wskazuja^ce potrzeb? jego udzielenia wraz z informacjq. o przyczynie braku uwzgl^dnienia w Planie, komorka organizacyjna dokumentuje w toku udzielenia zamowienia.

4 4. Przypadki, gdy zamowienie nie jest obj?te Planem (przedmiot i rodzaj zamowienia wskazuje, iz powinno bye wczesniej przewidziane), a jego realizacja jest konieczna i nie wynika z sytuacji, o ktorej mowa w ust. 2, reguluje odr^bne zarzajdzenie Prezydenta Miasta Lodzi. 3. Przed uruchomieniem procedury udzielenia zamowienia nalezy: 1) opisac prawidlowo przedmiot zamowienia w sposob, ktory zapewnia zachowanie zasad uczciwej konkurencji oraz rowne traktowanie wykonawcow: a) w przypadku zamowien na dostawy i ushigi nalezy opisac przedmiot zamowienia, w sposob jednoznaczny i wyczerpujajcy, za pomoca^ dostatecznie dokladnych i zrozumiafych okreslen, uwzgl^dniaja^c wszystkie wymagania i okolicznosci moga^ce miec wpiyw na sporzajizenie oferty, b) w przypadku zamowien na roboty budowlane przedmiot zamowienia nalezy opisac zgodnie z art. 31 ustawy; 2) ustalic wartosc zamowienia; przy ustalaniu wartosci zamowienia, w sposob szczegolny nalezy przestrzegac zakazu dzielenia zamowienia oraz zanizania jego wartosci, celem unikni^cia stosowania ustawy Ustalenia wartosci zamowienia dokonuje z nalezyta^ starannosciq. pracownik merytoryczny komorki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizacje_ zamowienia, zgodnie z wybranym przez siebie sposobem, wlasciwym dla danego rodzaju zamowienia (dostawa, ushiga). Sposob ustalenia wartosci zamowienia winien zostac udokumentowany. 2. Opis przedmiotu zamowienia oraz ustalenie jego wartosci nie moze bye dokonywane w celu omini^cia stosowania przepisow ustawy i Regulaminu. 3. Wartosc zamowienia na roboty budowlane nalezy ustalic zgodnie z art. 33 ustawy. 4. W przypadku udzielania zamowien obj^tych Planem, nalezy zastosowac procedure^ wlasciwa^ dla wartosci danego zamowienia, pod warunkiem iz opis zamowienia nie jest dokonywany w celu omini^cia stosowania przepisow ustawy i Regulaminu. 5. Ustalenia wartosci zamowienia dokonuje si? nie wczesniej niz 3 miesia^c przed dniem wszcz^cia post^powania o udzielenie zamowienia, jezeli przedmiotem zamowienia sq. dostawy lub usiugi oraz 6 miesi^cy przed dniem wszcz^cia post^powania o udzielenie zamowienia, jezeli przedmiotem zamowienia sa^ roboty budowlane. 6. Podstawq. przeliczenia wartosci zamowien jest sredni kurs zlotego w stosunku do euro, w wielkosci podanej w aktualnie obowia^zuja^cym Rozporza^dzeniu Prezesa Rady Ministrow w sprawie sredniego kursu zlotego w stosunku do euro, stanowia^cego podstaw? przeliczenia wartosci zamowien publicznych. 5. Wyboru wykonawcy zamowienia dokonuje si? w taki sposob, aby wydatek poniesiony na zamowienie zostal zrealizowany w sposob celowy i oszcz?dny, z zachowaniem nast^puja^cych zasad okreslonych w art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o flnansach publicznych: 1) uzyskiwania najlepszych efektow z danych nakladow; 2) optymalnego doboru metod i srodkow sluza^cych osi^gni^ciu zalozonych celow; 3) w sposob umozliwiajajcy terminowa^realizacj? przyj^tych zadan; 4) w wysokosci i terminach wynikajajcych z wczesniej zacia_gni?tych zobowiajzan. 6. Czynnosci okreslone w 2-4 powinny zostac potwierdzone poprzez sporzajizenie pisemnej informacji, w zaleznosci od wartosci przedmiotu zamowienia, tj. w formie notatki, protokolu, wniosku - wedlug wzorow okreslonych w Regulaminie Wybor wykonawcy powinien zostac poprzedzony analizq. rynku poprzez rozeznanie cen oraz innych elementow istotnych dla realizacji zamowienia, dotyczajsych wykonania zamowienia takiej samej jakosci.

5 2. Zamowienia mozna udzielic wykonawcy, ktory w wyniku przeprowadzenia przez zamawiaja_cego procedury, o ktorej mowa w Regulaminie, przedstawi najkorzystniejsz^ofert? na podstawie kryterium ceny lub ceny i innych kryteriow odnosz^cych si? do przedmiotu zamowienia, a w przypadku zlozenia jednej waznej oferty temu wykonawcy, ktory zlozyl ofert?. 3. Rozpatrzeniu podlegajq. rowniez oferty zlozone przez wykonawcow w trybie zapytania ofertowego, w terminie skladania ofert, ktorzy nie zostali zaproszeni do ich zlozenia. 4. Po dokonaniu pisemnych uzgodnien z wykonawcaj nalezy poprawic w ofercie oczywiste omylki pisarskie i rachunkowe z uwzgl?dnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz innych omylek, ktore nie maja_ istotnego wplywu na tresc zlozonej oferty. 5. Z post?powania o udzielenie zamowienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu i zapytania ofertowego wyklucza si? wykonawcow, w przypadkach okreslonych w 21 ust Oferty oraz oswiadczenia i zawiadomienia skladane przez zamawiaja^cego oraz Wykonawcow stanowia^ zai^czniki do notatki oraz protokolow. Notatka oraz protokoly wraz z zal^cznikami sajawne i podlegaj^udostejmieniu stosuj^c odpowiednio przepisy ustawy. 7. Przed udzieleniem zamowienia, kierownik komorki organizacyjnej winien dokonac akceptacji wydatku. Przedmiotowa akceptacja powinna zostac zlozona na pisemnej informacji, o ktorej mowa w 6 lub na wniosku, o ktorym mowa w 14 ust Ogolne zasady udzielania zamowien publicznych okreslone w rozdziale 2 dotycza^ wszystkich zamowien, ktorych wartosc nie przekracza wyrazonej w zlotych rownowartosci kwoty euro, bez wzgl^du na procedure, szczegolowa_ okreslonq. dla poszczegolnych progow kwotowych. 2. Zasady dotycza_ce analizy rynku opisane w oraz procedura opisana w rozdziale 6 nie majq. zastosowania jesli zachodzi co najmniej jedna z nastejmj^cych okolicznosci: 1) jezeli ze wzgl^du na specyfik^ zamowienia, dokonanie weryfikacji cen oraz innych elementow istotnych dla realizacji zamowienia, nie jest mozliwe lub nie jest gospodarczo uzasadnione; 2) jezeli zapytanie ofertowe wyslano zgodnie z procedure okreslona^ dla danej wartosci zamowienia, a nie otrzymano zadnej oferty. 3. W przypadkach okreslonych w ust. 2 udzielenie zamowienia nast^puje po przeprowadzeniu negocjacji z jednym wykonawcy. Przebieg prowadzonych negocjacji winien zostac uwzgl^dniony w prowadzonej dokumentacji. 4. W przypadkach, do ktorych stosuje si? procedure szczegolowa^ opisana^ w 10-12, pracownik merytoryczny sporzajdza notatk? albo protokol, wedlug wzorow okreslonych w Regulaminie, uzasadniajqc przyczyny, z powodu ktorych odstapiono od porownania cen oraz innych elementow istotnych dla udzielenia zamowienia, z wyjatkiem zdarzenia kwalifikowanego jako awaria, kiedy to pracownik merytoryczny zobowiajzany jest do sporza^dzenia notatki ze zdarzenia wraz z protokolem z usuni^cia awarii. Uzasadnienie winno zawierac opis wszystkich okolicznosci maja_cych wplyw na koniecznosc prowadzenia negocjacji z jednym wykonawcy. 5. W przypadku zamowien opisanych w rozdziale 6, uzasadnienie odstajpienia od porownania cen oraz innych elementow istotnych dla udzielenia zamowienia winno zostac zala^czone do wniosku skladanego przez kierownika komorki wnioskujajcej. 6. W przypadku przeprowadzania konkursow, o ktorych mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, Regulaminu nie stosuje si?, a konkurs przeprowadzony zostaje na podstawie odr?bnego zarzajdzenia Prezydenta Miasta Lodzi.

6 9. 1. Zamawiaj^cy prowadzi, wyta^cznie w formic elektronicznej, Rejestr udzielanych zamowien publicznych w Urz?dzie, do ktorych ustawy nie stosuje si?. Rejestr prowadzony jest przez komork? organizacyjna^ udzielajaca^ zamowien publicznych i obejmuje wszystkie zrealizowane zamowienia na dostawy, uslugi lub roboty budowlane, ktorych wartosc nie przekracza wyrazonej w zlotych rownowartosci kwoty euro (art. 4 pkt 8 ustawy) oraz zamowienia, do ktorych ustawy nie stosuje si? na podstawie art. 4 pkt 1-3, 6,7, ustawy. 2. Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznego zestawienia, w wewn?trznej sieci Urz?du - wedlug wzoru stanowiaxego zal^cznik Nr 5 do Regulaminu. 3. Dokumenty ksi?gowe oraz informacje potwierdzaj^ce udzielenie zamowien musza^ zostac odnotowane w Rejestrze, z zastrzezeniem ust W przypadku zawarcia umowy, o ktorej mowa w rozdziale 7, w Rejestrze odnotowuje si? wyla_cznie umow? o udzielenie zamowienia publicznego. Rozdzial 3 Szczegolowa procedura udzielania zamowien, ktorych wartosc szacunkowa nie przekracza kwoty PLN Udzielenie zamowienia moze nastapic po dokonaniu rozeznania cen rynkowych telefonicznie lub z wykorzystaniem katalogow, cennikow, folderow lub stron internetowych dotyczacych przedmiotu zamowienia. 2. Udzielenie zamowienia powinno nastapic zgodnie z zasadami okreslonymi w Pracownik merytoryczny sporzajiza pisemna^ notatk?, w ktorej zawarte zostana^ ustalenia z przeprowadzonego rozeznania rynku. 4. Dopuszczalne jest prowadzenie negocjacji z wykonawcami, ktorych przebieg winien zostac uwzgl?dniony w sporzajizonej notatce, zatwierdzonej przez kierownika komorki organizacyjnej - wedlug wzoru stanowia_cego zalqcznik Nr 1 do Regulaminu. Negocjacje winny bye prowadzone z uwzgl?dnieniem zasad uczciwej konkurencji oraz rownego traktowania wykonawcow. Rozdzial 4 Szczegolowa procedura udzielania zamowien, ktorych wartosc szacunkowa przekracza kwote PLN, a nie przekracza kwoty PLN Udzielenie zamowienia winno nastapic w trybie zapytania ofertowego przeslanego do co najmniej dwoch wykonawcow, realizuj^cych dostawy, usiugi lub roboty budowlane, b?da^ce przedmiotem zamowienia. Zapytanie ofertowe powinno zawierac opis przedmiotu zamowienia, istotne warunki jego realizacji oraz termin skladania odpowiedzi na zapytanie. 2. Zapytanie ofertowe mozna wyslac w jednej z nast?pujajcych form: 1) w wersj i papierowej; 2) za posrednictwem poczty elektronicznej; 3) faksem. 3. Kazde zapytanie ofertowe powinno zawierac klauzul? nast?puja^cej tresci:,,zlozenie niniejszego zapytania ofertowego nie stanowi oferty w rozumieniu przepisow Kodeksu cywilnego i otrzymanie w jego konsekwencji oferty nie jest rownorz?dne ze zlozeniem zamowienia przez Miasto Lodz - Urza^d Miasta Lodzi i nie stanowi podstawy do roszczenia praw ze strony wykonawcy do zawarcia umowy". 4. Udzielenie zamowienia powinno nastapic zgodnie z zasadami okreslonymi w Udzielenie zamowienia musi zostac poprzedzone sporzadzeniem przez pracownika merytorycznego protokolu, odzwierciedlaja^cego kolejne etapy procedury - wedlug wzoru stanowi^cego zalajcznik Nr 2 do Regulaminu.

7 6. Dopuszczalne jest prowadzenie negocjacji z wykonawcami, ktorych przebieg winien zostac uwzgl^dniony w sporzajdzonym protokole, o ktorym mowa w ust. 5, zatwierdzonym przez kierownika komorki organizacyjnej. Negocjacje winny bye prowadzone z uwzgl?dnieniem zasad uczciwej konkurencji oraz rownego traktowania wykonawcow. Rozdziat 5 Szczegolowa procedura udzielania zamowien, ktorych wartosc szacunkowa przekracza kwot PLN, a nie przekracza kwoty PLN Udzielenie zamowienia winno nastapic w trybie zapytania ofertowego przeslanego do co najmniej trzech wykonawcow, realizujajcych dostawy, uslugi lub roboty budowlane b^dajce przedmiotem zamowienia. 2. Zapytanie ofertowe powinno zawierac opis przedmiotu zamowienia, istotne warunki jego realizacji oraz termin skiadania odpowiedzi na zapytanie. 3. Na inne elementy istotne dla realizacji zamowienia skiadajq. si? w szczegolnosci: 1) termin realizacj i; 2) warunki serwisu; 3) okres gwarancji; 4) termin i sposob zapiaty. 4. Zapytanie ofertowe mozna wyslac w jednej z nastepujajcych form: 1) w wersj i papierowej; 2) za posrednictwem poczty elektronicznej; 3) faksem. 5. Kazde zapytanie ofertowe powinno zawierac klauzul? nast^pujajcej tresci:,,ztozenie niniejszego zapytania ofertowego nie stanowi oferty w rozumieniu przepisow Kodeksu cywilnego i otrzymanie w jego konsekwencji oferty nie jest rownorz^dne ze zlozeniem zamowienia przez Miasto Lodz - Urzaji Miasta Lodzi i nie stanowi podstawy do roszczenia praw ze strony wykonawcy do zawarcia umowy". 6. Udzielenie zamowienia powinno nastapic zgodnie z zasadami okreslonymi w Udzielenie zamowienia musi zostac poprzedzone sporzajizeniem przez pracownika merytorycznego protokotu, odzwierciedlaja^cego kolejne etapy procedury - wedlug wzoru stanowia^cego zala^cznik Nr 2 do Regulaminu. 8. Dopuszczalne jest prowadzenie negocjacji z wykonawcami, ktorych przebieg winien zostac uwzgl?dniony w sporzajdzonym protokole, o ktorym mowa w ust. 7, zatwierdzonym przez kierownika komorki organizacyjnej. Negocjacje winny bye prowadzone z uwzgl^dnieniem zasad uczciwej konkurencji oraz rownego traktowania wykonawcow. 9. Udzielenie zamowienia publicznego winno zostac potwierdzone zawarciem umowy z wybranym wykonawcy. Rozdziat 6 Szczegolowa procedura udzielania zamowien, ktorych wartosc szacunkowa przekracza kwote PLN, a nie przekracza wyrazonej w zlotych rownowartosci kwoty euro Udzielenie zamowienia moze nastapic w trybie: 1) przetargu, w ktorym w odpowiedzi na publiczne ogloszenie o zamowieniu oferty mogq. sktadac wszyscy zainteresowani wykonawcy, do ktorego b^dq. mialy zastosowanie postanowienia art art. 705 Kodeksu cywilnego; 2) zapytania ofertowego przeslanego do co najmniej czterech wykonawcow; 3) negocjacji przeprowadzonych z jednym wykonawcy. 2. Podstawowym trybem udzielenia zamowienia jest przetarg.

8 3. Wszcz^cie postepowania w trybie przetargu, nast^puje poprzez zamieszczenie ogloszenia o zamowieniu w miejscu publicznie dostejmym w siedzibie Wydzialu oraz na stronie internetowej zamawiaja^cego. 4. Procedura polegaja^ca na przeslaniu zapytania ofertowego, do co najmniej czterech wykonawcow moze bye zastosowana, jezeli zachodzi co najmniej jedna z nastepuja^cych okolicznosci: 1) w post^powaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nie zostaiy zlozone zadne oferty, ziozone oferty byly niezgodne z opisem przedmiotu zamowienia lub cena najkorzystniejszej oferty przewyzsza kwot?, ktora^ zamawiaja^cy moze przeznaczyc na sfinansowanie zamowienia; 2) ze wzgl^du na pilna^ potrzeb? udzielenia zamowienia, niewynikaja^cq. z przyczyn leza_cych po stronie zamawiaja^cego, ktorej wczesniej nie mozna bylo przewidziec, nie mozna przeprowadzic przetargu; 3) przedmiotem zamowienia sa^uslugi niepriorytetowe, o ktorych mowa w art. 5 ustawy. 5. Zapytania ofertowe powinny zostac sporza^dzone zgodnie z zasadami okreslonymi w 12ust Dopuszczalne jest prowadzenie z wykonawcami negocjacji, ktorych przebieg winien zostac uwzgl^dniony w sporza^dzonym protokole z prac komisji, o ktorym mowa w 20 ust. 2, zatwierdzonym przez Dyrektora Wydzialu. Negocjacje winny bye prowadzone z uwzgl^dnieniem zasad uczciwej konkurencji oraz rownego traktowania wykonawcow. 7. Udzielenie zamowienia po negocjacjach z jednym wykonawca^ moze nastapic zgodnie z procedure okreslona^ w 8 ust Komorka^organizacyjna^ wlasciwq. do przeprowadzenia post^powan okreslonych w rozdziale 6 jest Wydzial. 2. Kierownik komorki organizacyjnej sklada do Wydzialu wniosek wg wzoru okreslonego w zala^czniku Nr 3 do Regulaminu, w celu przygotowania i przeprowadzenia post?powania. 3. Do wniosku nalezy zala^czyc w szczegolnosci: 1) szczegolowy opis przedmiotu zamowienia wraz z podaniem wartosci szacunkowej zamowienia; 2) wzor umowy; 3) w przypadku zamowienia nieplanowanego, nalezy zala_czyc szczegolowe uzasadnienie braku uj?cia zamowienia w Planie ze wskazaniem okolicznosci potwierdzajajcych, iz jego realizacja jest konieczna i wynika z sytuacji, ktorej zamawiaja_cy nie mogl przewidziec w dacie sporza^dzenia Planu; 4) uzasadnienie koniecznosci zastosowania innego trybu niz przetarg Dyrektor Wydzialu, po zlozeniu wniosku powoluje komisj?. 2. Komisja jest powolywana do przygotowania i przeprowadzenia procedury dotycza^cej okreslonego zamowienia, o ktorym mowa w zlozonym wniosku. 3. Komisja przygotowuje i przeprowadza post^powanie w oparciu o zlozony wniosek. 4. Komisja sklada si? co najmniej z trzech osob: jeden pracownik komorki organizacyjnej - wnioskujajcej (czlonek komisji) oraz dwoch pracownikow Wydzialu (sekretarz i przewodnicza^cy komisji). 5. Czlonkami komisji nie moga^ bye osoby, wobec ktorych zaistnialy okolicznosci wskazane w art. 17 ust. 1 ustawy. 6. Dyrektor Wydzialu okresla organizacj?, sklad, tryb pracy oraz zakres obowiajzkow czlonkow komisji, maja_c na celu zapewnienie sprawnosci jej dzialania, indywidualizacji odpowiedzialnosci jej czlonkow za wykonywane czynnosci oraz przejrzystosci jej prac zala^cznik Nr 4 do Regulaminu.

9 7. Czynnosci wykonywane przez powolan^ komisj?, zwiajzane z weryfikacja^ wniosku, sporza^dzeniem dokumentacji, opublikowaniem ogloszenia o zamowieniu powinny zostac dokonane bez zb?dnej zwloki Ogloszenie o zamowieniu, o ktorym mowa w 13 ust. 3 powinno zawierac co najmniej: 1) nazw? i adres zamawiaja^cego (dane kontaktowe zamawiaja^cego); 2) adres strony internetowej zamawiajajsego; 3) okreslenie trybu zamowienia; 4) okreslenie przedmiotu oraz wielkosci lub zakresu zamowienia z podaniem informacji o mozliwosci skladania ofert cz?sciowych; 5) warunki udzialu w przetargu oraz opis sposobu dokonywania oceny spelnienia tych warankow -jesli jest wymagane ze wzgl?du na przedmiot zamowienia; 6) dokumenty potwierdzaja^ce spelnienie warunkow udzialu w post?powaniu - jesli jest wymagane ze wzgl?du na przedmiot zamowienia; 7) informacj?, iz z przetargu wyklucza si? wykonawcow, w przypadkach okreslonych w 21 ust. 4; 8) termin wykonania zamowienia; 9) informacje na temat wadium -jesli jest wymagane ze wzgl?du na przedmiot zamowienia; 10) kryteria oceny ofert i ich znaczenie; 11) miejsce i termin skladania ofert; 12) sposob porozumiewania si? stron; 13) informacje o prawie zamawiajajcego do: a) odwolania przetargu, uniewaznienia go w calosci lub w cz?sci w kazdym czasie bez podania przyczyny, b) zamkni?cia przetargu bez dokonania wyboru oferty, c) zmiany terminow wyznaczonych w ogloszeniu, d) dokonania zmiany tresci ogloszenia oraz warunkow udzialu w przetargu, e) zajiania szczegolowych informacji i wyjasnien od wykonawcow na kazdym etapie przetargu, f) wyla^cznej interpretacji zapisow ogloszenia, jak rowniez jego zala^cznikow; 14) osoby wskazane do kontaktow z wykonawcami. 2. Do ogloszenia nalezy zala^czyc OIWZ wraz ze wzorem oferty, wzorem umowy oraz innymi dokumentami niezb^dnymi ze wzgl^du na przedmiot zamowienia, zatwierdzonymi przez Dyrektora Wydzialu Wykonawca moze zwrocic si? do Dyrektora Wydzialu o wyjasnienie tresci ogloszenia wraz z zala^cznikami. Wyjasnien nalezy udzielic niezwlocznie, chyba ze prosba o wyjasnienia wplyn^la do Wydzialu na mniej niz 2 dni od wyznaczonego terminu skladania ofert. 2. Zmiana tresci ogloszenia o zamowieniu lub OIWZ, w tym terminu skladania ofert moze nastapic w kazdym czasie przed uplywem terminu skladania ofert. Informacje o dokonanych zmianach nalezy zamiescic w miejscu publicznie dost^pnym w siedzibie Wydzialu oraz na stronie internetowej zamawiajajcego. 3. Termin skladania ofert nalezy wyznaczyc z uwzgl^dnieniem czasu niezb^dnego na przygotowanie i zlozenie oferty, z tym ze termin ten nie powinien bye krotszy niz 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej ogloszenia o zamowieniu wraz z zala^cznikami Wykonawca sklada tylko jedna^ ofert?. Ofert? sklada si? w formie pisemnej pod rygorem niewaznosci. Wykonawca moze przed uplywem skladania ofert zmienic lub wycofac ofert?. Oferta zlozona po wyznaczonym terminie zostanie zwrocona wykonawcy bez jej otwierania.

10 2. Otwarcie ofert jest jawne i nast?puje bezposrednio po uplywie terminu do ich skladania, z tym ze dzieri w ktorym uplywa terrain skladania ofert, jest dniem otwarcia. 3. Oferta zlozona w przetargu przestaje wiajzac, gdy zostala wybrana inna oferta, albo gdy przetarg zostal uniewazniony lub zamkni?ty bez wybrania ktorejkolwiek z ofert Komisja wnioskuje do Dyrektora Wydzialu o zatwierdzenie poszczegolnych czynnosci w toku post?powania. 2. Dyrektor Wydzialu nie jest zwia/any wnioskiem komisji i moze polecic powtorzenie czynnosci. 3. W toku dokonywania oceny zlozonych ofert, mozna za^dac udzielenia przez wykonawcow wyjasnieri i uzupelnieri dotycz^cych tresci zlozonych przez nich ofert lub dokumentow. 4. Jezeli zlozono dwie lub wi?cej ofert, ktore uzyskaly taka^ samq. ocen?, wybiera si? ofert? z nizszq. cena^ a w przypadku zlozenia ofert z taka_ samq. cena^ - nalezy wezwac Wykonawcow, ktorzy zlozyli te oferty do zlozenia w wyznaczonym terminie ofert dodatkowych. 5. Wszystkich wykonawcow, ktorzy zlozyli oferty nalezy zawiadomic niezwlocznie o wyniku przetargu, o uniewaznieniu przetargu lub o zamkni^ciu przetargu bez wybrania ktorejkolwiek z ofert Udzielenie zamowienia powinno nastapic zgodnie z zasadami okreslonymi w Etapy przeprowadzonej procedury winny zostac opisane w protokole z pracy komisji, ktory zatwierdza Dyrektor Wydzialu. 3. Wydzial jest zobowi^zany do niezwlocznego przekazania komorce organizacyjnej - wnioskujacej informacji o wykonawcy(ach), z ktorym(i) nalezy zawrzec umow? oraz do przeslania kopii w formic elektronicznej lub papierowej, w zaleznosci od zastosowanego trybu: OIWZ, formularza oferty wraz z niezb^dnymi do zawarcia umowy zala^cznikami, ba^dz zaproszenia do skladania ofert wraz z protokolami z negocjacji. 4. Kierownik komorki organizacyjnej - wnioskujacej jest odpowiedzialny za zawarcie umowy z wybranym wykonawc^. 5. Jezeli wybrany wykonawca uchyla si? od zawarcia umowy, najkorzystniejsza oferta moze zostac wybrana sposrod ofert pozostalych, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. 6. Zatrzymanie wadium b?dzie mialo miejsce, jezeli wykonawca, ktorego ofert? wybrano uchyla si? od zawarcia umowy. W pozostalych wypadkach wniesione wadium nalezy niezwlocznie zwrocic wykonawcom. 7. Komorka organizacyjna (wnioskuj^ca), jest zobowiajzana do koordynowania procesu zawierania i realizacji umowy, w szczegolnosci do: 1) przygotowania projektu umowy; 2) uzyskania od wykonawcy dokumentow niezb?dnych do zawarcia umowy; 3) niezwlocznego przekazania zawartej umowy do Wydzialu celem zamieszczenia informacji o udzieleniu zamowienia w miejscu publicznie dostejmym w swojej siedzibie oraz na wlasnej stronie internetowej. Rozdzial 7 Udzielenie i realizacja zamowienia publicznego Kierownik komorki organizacyjnej zobowi^zany jest do zawarcia umowy na pismie, jezeli: 1) przedmiotem zamowienia s% uslugi lub roboty budowlane, bez wzgle_du na ich wartosc, z wylajczeniem przypadkow okreslonych w ust. 2 i 3; 2) wartosc dostaw przekracza kwot? PLN.

11 2. Do udzielenia zamowien, ktorych wartosc nie przekracza kwoty PLN wystarczy pisemne potwierdzenie przyj^cia zamowienia do realizacji, jezeli zamowienie dotyczy uslug lub robot budowlanych. 3. Zawarcie umowy na pismie nie jest wymagane, jezeli: 1) przedmiotem zamowienia jest udzial w szkoleniu lub konferencji za wyjajtkiem zamowien wspolfinansowanych ze srodkow Unii Europejskiej; 2) istnieje potrzeba natychmiastowego udzielenia zamowienia w celu usuni^cia awarii. 4. Kierownik komorki organizacyjnej zawierajqcej umow? o udzielenie zamowienia publicznego jest zobowi^zany do przekazywania Dyrektorowi Wydziahi szczegolowych informacji o wykonawcach: 1) ktorzy wyrza^dzili szkod?, nie wykonuja^c zamowienia lub wykonuj^c je nienalezycie lub zostali zobowi^zani do zaplaty kary umownej, jezeli szkoda ta lub obowia_zek zaplaty kary umownej wynosily nie mniej niz 5 % wartosci realizowanego zamowienia i zostaly stwierdzone orzeczeniem s^du, ktore uprawomocnilo si? w okresie 3 lat przed wszcz^ciem postej>owania; 2) z ktorymi dany zamawiaja^cy rozwi^zal albo wypowiedzial umow? w sprawie zamowienia publicznego albo odstajril od umowy w sprawie zamowienia publicznego, z powodu okolicznosci, za ktore wykonawca ponosi odpowiedzialnosc, jezeli rozwia^zanie albo wypowiedzenie umowy albo odstajiienie od niej nastajiito w okresie 3 lat przed wszcz^ciem post^powania, a wartosc niezrealizowanego zamowienia wyniosla co najmniej 5 % wartosci umowy. 5. Procedure^ dotycz^cq. sposobu przekazywania informacji, o ktorych mowa w ust. 4 okresla odr^bne zarza^dzenie Prezydenta Miasta Lodzi. Rozdzial 8 Awarie W przypadku wystapienia awarii nalezy podja^c niezb^dne dziatania zmierzaja^ce do jej usuni^cia. Zamowienie polegaja^ce na usuni^ciu awarii nalezy odroznic od zamowienia, ktorego udzielenie wymaga pilnosci i moze zostac udzielone zgodnie z procedurami okreslonymi w Regulaminie. 2. Nie jest awaria^ typowe i przewidywalne zuzycie wynikaja^ce z normalnej eksploatacji mienia, a takze usuwanie skutkow zdarzenia, o ktorym mowa w 1 ust. 2 pkt 1, jezeli w momencie jego wystaj>ienia nie zaszla koniecznosc natychmiastowego podj^cia dziatan w celu usuni^cia skutkow zdarzenia. 3. Po dokonaniu niezb?dnych dzialan, o ktorych mowa w ust. 1, pracownik merytoryczny sporza^dza notatk? ze zdarzenia, w ktorej opisuje sytuacj^ wymagajajca^ natychmiastowego dzialania, wraz z okresleniem wartosci usuni^cia awarii. Sporzajdzona notatka ze zdarzenia winna zostac zatwierdzona przez kierownika komorki organizacyjnej. 4. Z usuni^cia awarii pracownik merytoryczny sporza^dza protokol. Powyzszy protokol winien zostac podpisany przez pracownika merytorycznego, wykonawc? oraz zatwierdzony przez kierownika komorki organizacyjnej. Tak sporza^dzony protokol z awarii b^dzie potwierdzeniem usunie_cia awarii. W przypadku awarii, ktorej skutki zostaly usunie_te przez pracownika zamawiaja^cego, a przedmiotem zamowienia ze wzgl^du na rodzaj byla dostawa, protokoi winien zostac podpisany przez pracownika merytorycznego oraz zatwierdzony przez kierownika komorki organizacyjnej z uwzgl^dnieniem powyzszego zapisu w tresci protokoiu z awarii. Rozdzial 9 Odpowiedzialnosc Kierownik komorki organizacyjnej odpowiada za prawidlowa^ procedure^ postej>owania w procesie udzielania zamowien publicznych, o wartosci nieprzekraczajajcej

12 kwoty ,00 zl oraz za zabezpieczenie srodkow fmansowych na realizacj? zamowien o wartosci nieprzekraczaj^cej wyrazonej w zlotych rownowartosci kwoty euro. 2. Dyrektor Wydziahi odpowiada za prawidiowa^ procedure^ post^powania w procesie udzielania zamowien publicznych, o wartosci przekraczaj^cej kwot? PLN, a nieprzekraczajqcej wyrazonej w zlotych rownowartosci kwoty euro. 3. Za prawidtowa^ procedure post^powania w procesie udzielania zamowien odpowiadaja^ rowniez pracownicy Wydzialu oraz pracownicy merytoryczni komorki organizacyjnej, wykonuja^cy czynnosci zwia^zane z udzieleniem zamowienia. Rozdzial 10 Kontrola udzielania zamowien publicznych Sprawowanie kontroli udzielania zamowien publicznych o wartosci nie przekraczaj^cej kwoty PLN, w poszczegolnych komorkach organizacyjnych nalezy do zadaii Wydzialu. 2. Kontrola polega na weryfikacji prawidlowosci czynnosci podj^tych przez kierownikow komorek organizacyjnych oraz pracownikow merytorycznych w trakcie prowadzonego postejiowania, w szczegolnosci w zakresie: 1) opisu przedmiotu zamowienia; 2) ustalenia wartosci zamowienia, w tym rowniez w odniesieniu do Planu; 3) wyboru najkorzystniejszej oferty; 4) zawarcia umowy. 3. Szczegotowe zasady przeprowadzania kontroli okresla odr^bne zarza^dzenie Prezydenta Miasta Lodzi. Rozdzial 11 Postanowienia koncowe Dopuszcza si? zmian? wzorow, stanowia^cych zala^czniki do Regulaminu, poprzez wprowadzenie dodatkowych informacji. 2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem maja^ zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

13 (pieczatka komorki organizacyjnej) f 'A' A ' Zala^cznik Nr 1 do Regulaminu Znak sprawy: 1. Opis przedmiotu zamowienia: Notatka 2. Zamowienie uj^te w Planie, pod pozycjq. planu komorki organizacyjnej numer: / kwota /grupa rodzajowa /wartosc grupy rodzajowej Zamowienie nie uj^te w Planie (nalezy zastosowac procedure zgodnq. z 2 ust. 2 lub 2 ust. 3 Regulaminu)* - uzasadnienie braku zgloszenia do Planu stanowi zai^cznik do notatki. 3. Wartosc szacunkowa zamowienia (netto): PLN, co stanowi euro Ustalenia wartosci szacunkowej dokonano na podstawie: Data ustalenia wartosci szacunkowej zamowienia:.. 4. Ustalenia z przeprowadzonego rozeznania rynku **. Proponowany wykonawca: cena oferty brutto: PLN. (data i podpis osoby sporzajizaja^cej notatkej Wyrazam zgod^ / odmawiam wyrazenia zgody* na udzielenie zamowienia. Zala^czniki: - dokumenty potwierdzajajce dokonanie rozeznania rynku (data i podpis kierownika komorki organizacyjnej) * niepotrzebne skreslic ** w przypadku wystaj)ienia okolicznosci wskazanych w 8 ust. 2 Regulaminu, nalezy opisac w zalaczniku do notatki zaistniale okolicznosci, wraz z opisem przeprowadzonych negocjacji

14 Lodz, dnia Zal^cznik Nr 2 do Regulaminu (pieczatka komorki organizacyjnej) Znaksprawy:. 1. Opis przedmiotu zamowienia: Protokol 2. Zamowienie uj^te w Planie, pod pozycja^ planu komorki organizacyjnej numer: / kwota /grupa rodzajowa /wartosc grupy rodzajowej Zamowienie nie uj?te w Planie (nalezy zastosowac procedure zgodna_ z 2 ust. 2 lub 2 ust. 3 Regulaminu)* - uzasadnienie braku zgloszenia do Planu stanowi zal^cznik do protokolu. 3. Wartosc szacunkowa zamowienia (netto): PLN, co stanowi euro Ustalenia wartosci szacunkowej dokonano na podstawie: Data ustalenia wartosci szacunkowej zamowienia: 4. Na podstawie Regulaminu** skierowano zapytanie ofertowe w formic: 1) pismem, znak: z dn 2) pocztq. elektroniczna^ w dniu 3) faksem, znak pisma: z dn Zapytanie przeslano do nast^puja_cych wykonawcow: 1) 2) 3) 5. Odpowiedz otrzymano od nast^puj^cych wykonawcow: 1) cena oferty brutto: PLN. czas realizacji: od dnia do dnia / dni roboczych/kalendarzowych*

15 inne 2) cena oferty brutto: PLN. czas realizacji: od dnia do dnia / dni roboczych/kalendarzowych* inne 3) cena oferty brutto: PLN. czas realizacji: od dnia do dnia / dni roboczych/kalendarzowych* inne 6. Szczegolowe uzasadnienie odstapienia od zapytania ofertowego z przyczyn wskazanych w 8 ust. 2 Regulaminu stanowi zalacznik do protokolu. 7. Najkorzystniejsza^ ofert? przedstawii wykonawca o nazwie: z siedziba^ w: Uzasadnienie wyboru: planowany termin wykonania ushig / robot budowlanych*: cena oferty brutto: PLN. (data i podpis osoby sporza^dzaja^cej protokol z zapytania ofertowego) Wyrazam zgod / odmawiam wyrazenia zgody* na udzielenie zamowienia. Zala^czniki: - dokumenty zwiajzane z przeprowadzona^ procedure * niepotrzebne skreslic * * w zaleznosci od wartosci przedmiotu zamowienia (data i podpis kierownika komorki organizacyjnej)

16 Zal^cznik Nr 3 do Regulaminu znak sprawy kom6rki organizacyjnej (piecz^tka komorki wnioskuj^cej) WNIOSEK O PRZYGOTOWANIE I PRZEPROWADZENIE POSTE.POWANIA O UDZIELENIE ZAMOWIENIA PUBLICZNEGO, KTOREGO WARTOSC SZACUNKOWA PRZEKRACZA KWOTE PLN, A NIE PRZEKRACZA WYRAZONEJ W ZLOTYCH ROWNOWARTOSCI KWOTY EURO Karta obiegu wniosku (prezentaty komorek organizacyjnych rejestruja_cych wniosek): 1. Przedmiot zamowienia: Dostawy Ushigi Roboty budowlane '' Proponowany tytul postepowania: Skrocony opis przedmiotu zamowienia, ze wskazaniem najistotniejszych elementow zam6wienia. 2. Opis proponowanych kryteriow oceny ofert (podac jesli waga ceny nie stanowi 100 %) wraz z okresleniem % ich wagi: Cena waga %, waga %, waga % 3. Opis proponowanych warunkow udziahi w postej)owaniu przetargowym (jes'li sa. wymagane) 4. Proponowany tryb post^powania 1 I przetarg!) zapytanie ofertowe '' I negocjacje zjednym wykonawca^1'

17 Lista wykonawcow (ze wskazaniem pehiych danych), do ktorych nalezy skierowac zapytanie ofertowe: 1) 2) 3) 4) Wykonawca (ze wskazaniem pehiych danych), z ktorym bf da. prowadzone negocjacje 0 Uzasadnienie koniecznosci zastosowania innego trybu niz przetarg stanowi zata_cznik do wniosku Wypelnic w przypadku zamowienia dotyczqcego dostaw lub usiug Ustalona z nalezyta. starannoscia. wartosc zamowienia (netto) wynosi: PLN tj euro3' Ustalenie wartosci szacunkowej zamowienia dokonano na podstawie 2. Wypelnic w przypadku zamowienia dotyczqcego robot budowlanych Ustalona z nalezyta, starannoscia. wartosc obiektu budowlanego / robot budowlanych (netto) wynosi: PLN tj euro31 w tym: (nie wypetniac w przypadku realizacji obiektu budowlanego/robot budowlanych bezpodzialu na cz^sci) warto 6 cz^sci obiektu budowlanego / cze^ci robbt budowlanych udzielanego zam6wienia wynosi (netto) w PLN tj euro3' i obejmuje zamowienia uzupemiaja.ce o wartosci (netto) PLN, tj euro3' Ustalenie wartosci szacunkowej zamowienia dokonano na podstawie 3. Osoba dokonuja.ca ustalenia wartosci szacunkowej przedmiotu zam6wienia: 4. Data ustalenia wartosci szacunkowej zamowienia 3. Zamowienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze srodkow Unii Europejskiej TT Tak4' - udziat srodkow Unii Europejskiej w wartosci zamowienia wynosi... %, (o ilejest znany) me 4. (jesli tak, nalezy podac nazw? projektu/programu zgodnie z wnioskiem o doflnansowanie a w przypadku ziozenia wniosku przed zawarciem takowej umowy, informacj? o objeciu projektu doflnansowaniem na podstawie uchwary zarz^du wojewodztwa o przyj^ciu listy projektow wytonionych do dofinansowania) Uwzgl^dniono w planie zam6wien komorki organizacyjnej "'2): - z pozycji nr planu (podac nazwe_ komorki) uwzgl^dniono wartogd PLN netto* - z pozycj i nr planu (podac nazwe_ komorki) uwzgl^dniono wartosc PLN netto*

18 nje Szczegotowe uzasadnienie braku zgtoszenia zam6wienia do Planu stanowi zata^cznik do wniosku. roku (podpis z pieczqtkq imiennq osoby wypetniajqcej) 5. Osoba/y proponowane przez komork? organizacyjna. do sktadu komisji, ze wskazaniem na znajomo c przedmiotu zamowienia: (imi% i nazwisko) (nazwa komorki) (kontakt -telefon, ) 6. Wnioskuj? o przygotowanie i przeprowadzenie post^powania o udzielenie zamowienia publicznego: roku 7. Nie uwzglfdniono w Planie Uwzgl^dniono w Planie: (podpis : pieczqtkq imiennq kierownika komorki organizacyjnej-wnioskujqcej) Wartosc zamowienia przekracza kwotf ,00 PLN, a nie przekracza wyrazonej w zhrtych rownowartosci kwoty euro Uwagi Wydziaha: (podpis 2 pieczqtkq imiennq pracownika Oddzialu ds. Planowania Sprawozdcrwczosci i Kontroli w Wydziole Zamowieri Publicznych) Akceptuj? wniosek: roku Integralnymi zata.cznikami do niniejszego wniosku jest: (podpis z pieczqtkq imiennq Dyrektorq Wydzialu Zamowieri Publicznych) Szczeg6lowy opis przedmiotu zamowienia wraz z ustaleniem wartos'ci szacunkowej zam6wienia zgodnie z wymogami Regulaminu Kosztorys inwestorski (w przypadku robot budowlanych) Przedmiar rob6t (w przypadku robot budowlanych) Program funkcjonalno uzytkowy (w przypadku robot budowlanych w formule zaprojektuj i wybuduj) Uzasadnienie zastosowania innego trybu niz przetarg W przypadku zam6wienia nieplanowanego nalezy zala.czy<5 szczegotowe uzasadnienie braku uj^cie zam6wienia w Planie z wykazaniem okolicznosci potwierdzaja^cych, iz jego realizacja jest konieczna i wynika z sytuacji, ktorej zamawiaja.cy nie m6g} przewidzied w dacie sporza.dzenia Planu; Wzor umowy

19 wlasciwe zakreslic. jezeli przewiduje sie, podzial zamowienia na czqsci, podac osobno dla kazdej z cze_sci. 4) w oparciu o sredni kurs zlotego w stosunku do euro, zgodnie z obowiqzujqcym rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow. zalqczyc kopi% wniosku i umowy o dofmansowanie wraz z logotypem (czarno-biafym i w kolorze - w wersji elektronicznej), a w przypadku zlozenia wniosku przed zawarciem umowy, nalezy zalqczyc przekazanq beneficjentowi informacj^ o objqciu projektu dofinansowaniem na podstawie uchwafy zarzqdu wojewodztwa o przyjgciu listy projektow wylonionych do dofmansowania. zalqczyc szczegolowe uzasadnienie ze wskazaniem okolicznosci skutkujqcych brakiem zgloszenia zamowienia do Planu, w daciejego sporzqdzenia.

20 Za^cznik Nr 4 do Regulaminu REGULAMIN PRACY KOMISJI POWOLANEJ DO PRZYGOTOWANIA I PRZEPROWADZENIA POSTEPOWANIA O UDZIELENIE ZAMOWIENIA PUBLICZNEGO, KTOREGO WARTOSC SZACUNKOWA PRZEKRACZA KWOT^ PLN, A NIE PRZEKRACZA WYRAZONEJ W ZLOTYCH ROWNOWARTOSCI KWOTY EURO Rozdzial I Postanowienia ogolne 1.1. Niniejszy Regulamin okresla zadania komisji powolanej do przygotowania i przeprowadzenia procedury o udzieleniem zamowienia publicznego, a takze obowi^zki osob wchodzajcych w sklad komisji. 2. Komisja rozpoczyna prace z dniem jej powolania. 3. Prace komisji koricza^ si? z dniem udzielenia zamowienia. Rozdzial II Tryb pracy i zadania komisji Komisja przygotowuje i przeprowadza post?powanie z zachowaniem nalezytej starannosci, zgodnie z przepisami prawa, wiedza^ merytoryczna^ i doswiadczeniem. 2. Z post?powania komisja sporza^dza protokol w formie pisemnej, zawieraj^cy opis czynnosci dokonanych podczas prowadzenia procedury. 3. Protokol akceptuja^ czlonkowie komisji obecni na posiedzeniu. Dopuszcza si? zaakceptowanie protokolu przez czlonka komisji, ktory nie mogl uczestniczyc w posiedzeniu, w formie elektronicznej tj. w szczegolnosci poprzez przekazanie stanowiska czlonka za pomoca^ poczty elektronicznej lub faksu. 4. Protokol z prac komisji stanowiq.cy odzwierciedlenie wszystkich czynnosci podj^tych w post?powaniu podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora Wydzialu. 5. Komisja nie moze ujawniac: 1) liczby zlozonych ofert - do uplywu terminu otwarcia ofert; 2) informacji, ktorych ujawnienie narusza wazne interesy handlowe stron oraz zasady uczciwej konkurencji; 3) informacji zwi^zanych z przebiegiem negocjacji. 6. Czynnosci komisji wykonane z udzialem podlegaj^cego wyla^czeniu z post^powania czlonka komisji wobec ktorego zaistnialy okolicznosci, o ktorych mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, nalezy powtorzyc z wyjaj;kiem otwarcia ofert oraz innych czynnosci faktycznych, niemaja^cych wplywu na wynik post^powania. 7. Sekretarz komisji niezwlocznie informuje czlonkow komisji o planowanym terminie posiedzenia Do zadari komisji nalezy w szczegolnosci: 1) weryfikacja wniosku zlozonego przez kierownika komorki organizacyjnej wnioskuja^cej; 2) przygotowanie projektow dokumentow niezb?dnych do przeprowadzenia post?powania, zgodnie z Regulaminem - ogloszenie, OIWZ wraz z drukiem oferty, wzorem umowy oraz innymi dokumentami niezb^dnymi ze wzgl^du na przedmiot zamowienia; 3) okreslenie formy i wartosci wadium zabezpieczaja^cego zlozona_ ofert?;

21 4) przygotowywanie projektow wyjasnien tresci ogloszenia oraz OIWZ, w zwiajzku z wniesionymi zapytaniami wykonawcow; 5) wnioskowanie, w uzasadnionych przypadkach, o wprowadzenie zmian do tresci ogloszenia, OIWZ oraz innych dokumentow niezb^dnych do przeprowadzenia postejsowania; 6) prowadzenie negocjacji z wykonawcami w przypadkach przewidzianych Regulaminem; 7) badanie i ocena ziozonych ofert, w szczegolnosci: a) dokonanie oceny speinienia przez wykonawcow warunkow udzialu w postepowaniu o udzielenie zamowienia, b) dokonanie oceny speinienia przez oferowane dostawy, ushigi lub roboty budowlane wymagan okreslonych w OIWZ, c) wnioskowanie o wezwanie do uzupelnienia przez wykonawcow dokumentow lub informacji okreslonych w ogloszeniu lub OIWZ, d) wnioskowanie o wezwanie do ziozenia wyjasnien, e) wnioskowanie o poprawienie w tekscie oczywistych omylek pisarskich, omylek rachunkowych oraz innych omylek, ktore nie majq. wplywu na tresc zlozonej oferty, i) wnioskowanie o ustalenie, czy oferta zawiera raza^co niska^ cen? w stosunku do przedmiotu zamowienia; 8) przedstawienie Dyrektorowi Wydzialu do zatwierdzenia: a) propozycji dokonywania poszczegolnych czynnosci o ktorych mowa w 3 ust. 1 pkt 1-7, b) listy wykonawcow zaproszonych do skladania ofert lub z ktorymi b?dq. prowadzone negocjacje, c) wyboru najkorzystniejszej oferty lub uniewaznienia postepowania. 2. Jezeli do podj^cia czynnosci, o ktorych mowa w ust. 1 niezb^dna jest wiedza merytoryczna zwia^zana z przedmiotem zamowienia, czlonkowie merytoryczni komisji przedstawiajq. stanowisko na pismie. Rozdzial III Prawa i obowi^zki czlonkow komisji 4.1.Czlonek komisji ma prawo do: 1) uczestnictwa we wszystkich pracach komisji; 2) wgla^du we wszystkie dokumenty zwiajzane z pracq. komisji; 3) zgloszenia do protokolu z posiedzenia komisji pisemnych zastrzezen co do pracy komisji, przewodnicz^cemu komisji. 2. Czlonek komisji ma obowia^zek: 1) wykonywac swoje zadania z zachowaniem nalezytej starannosci, terminowosci, zgodnie z przepisami prawa, wiedza^ merytoryczna^ i doswiadczeniem oraz wyznaczonym zakresem obowia_zkow; 2) zlozyc pisemne oswiadczenie o braku istnienia okolicznosci, o ktorych mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, niezwlocznie po zapoznaniu si$ w szczegolnosci: z ofertami, oswiadczeniami lub dokumentami zlozonymi przez wykonawcow, z zastrzezeniem pkt 3 niniejszego ust^pu; 3) w przypadku powzi^cia w toku postepowania wiadomosci o zaistnieniu wobec niego okolicznosci, o ktorych mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, zobowiajzany jest niezwlocznie zlozyc pisemne oswiadczenie o zaistnieniu takich okolicznosci oraz przerwac swqj udzial w pracach komisji i powiadomic o tym fakcie kierownika zamawiaj^cego lub osob? upowaznionaj 4) uczestniczenia we wszystkich pracach komisji, do ktorych zostal zobowi^zany;

22 5) niezwiocznie powiadomic sekretarza komisji o przyczynach nieobecnosci na posiedzeniu komisji. 5. Do obowia^zkow przewodnicz^cego komisji nalezy w szczegolnosci: 1) kierowanie pracami komisji w sposob pozwalajqcy na sprawne przygotowanie i przeprowadzenie post^powania; 2) podzial zadan pomi^dzy czlonkow komisji; 3) wyznaczanie terminow posiedzeri komisji oraz ich prowadzenie; 4) otwarcie ofert; 5) ocena zlozonych ofert lub dokumentow pod wzgl^dem formalnym w tym nie podlegania przez wykonawc? wykluczeniu z udzialu w poste_powaniu; 6) nadzor nad terminowym i prawidlowym przeprowadzaniem czynnosci, w trakcie prowadzonego post^powania, w tym nad prawidlowym prowadzeniem dokumentacji post^powania; 7) informowanie Dyrektora Wydzialu o problemach komisji pojawiaja^cych si w toku postej>owania; 8) przedkladanie Dyrektorowi Wydzialu projektow dokumentow, celem ich zatwierdzenia, w tym w szczegolnosci protokolu z prac komisji. 6. Do obowia^zkow czlonka merytorycznego komisji nalezy w szczegolnosci: 1) wykonywanie czynnosci zwia^zanych z pracami komisji zleconych przez przewodnicza^cego; 2) przygotowanie pod wzgl^dem merytorycznym propozycji odpowiedzi na pytania i zmian OIWZ; 3) w przypadkach przewidzianych Regulaminem, przeprowadzenie negocjacji z wykonawcami w zakresie przedmiotu zamowienia lub warunkow finansowych i prawnych realizacji zamowienia; 4) ocena zlozonych ofert lub dokumentow pod wzgl^dem zgodnosci z opisem przedmiotu zamowienia; 5) ocena zlozonych ofert lub dokumentow pod wzgl^dem spelniania przez wykonawcow warunkow udzialu w post^powaniu; 6) podpisanie protokolu z prac komisji oraz innych dokumentow zwia^zanych z prowadzonym postej)owaniem. 7. Do obowiajzkow sekretarza komisji nalezy w szczegolnosci: 1) organizowanie, w porozumieniu z przewodnicza^cym komisji, posiedzen komisji oraz ich obsluga w zakresie organizacyjno-technicznym, w szczegolnosci sporzajdzanie protokolu z posiedzenia komisji; 2) odebranie od wszystkich czlonkow komisji oraz Dyrektora Wydzialu, oswiadczen o zaistnieniu lub braku istnienia okolicznosci, o ktorych mowa w art. 17 ust. 1 ustawy - wobec sekretarza komisji, czynnosci odebrania oswiadczenia dokonuje przewodnicza^cy; 3) sprawdzenie, czy przed uplywem terminu skladania ofert wykonawcy wniesli wadiurn; 4) ocena zlozonych ofert lub dokumentow pod wzgl^dem formalnym; 5) prowadzenie dokumentacji post^powania, w tym sporzajdzenie protokolu post^powania oraz przechowywanie jej w sposob gwarantuj^cy nienaruszalnosc; 6) przygotowanie i publikacja ogloszeii o ktorych mowa w Regulaminie; 7) przesylanie lub zamieszczanie, w miejscach przewidzianych ustawa^ wnioskow i innych dokumentow przygotowywanych przez komisj? oraz w przypadku zaistnienia takiego obowia^ku, zatwierdzonych przez kierownika zamawiaja^cego lub osob^ przez niego upowaznionaj