Bruksela, 5 września 2016 r. LT/MC/IU/D1780/2016. Szanowni Państwo!

Transkrypt

1 Bruksela, 5 września 206 r. LT/MC/IU/D780/206 Szanowni Państwo! Dot.: Wielokrotna umowa ramowa na opracowanie analiz w dziedzinie spraw konstytucyjnych, wielopoziomowego sprawowania rządów i decentralizacji CDR/TL/77/206. Komitet Regionów zamierza udzielić wyżej wymienionego zamówienia publicznego. Dokumenty zamówienia obejmują ogłoszenie o zamówieniu, niniejsze pismo, specyfikację istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami oraz projekt umowy. 2. Jeżeli są Państwo zainteresowani tym zamówieniem, proszę przesłać ofertę sporządzoną w jednym z języków urzędowych Unii Europejskiej. 3. Proszę złożyć ofertę wyłącznie na papierze, w jednym oryginalnym egzemplarzu i trzech kopiach. Ofertę należy umieścić w dwóch zaklejonych kopertach zaadresowanych tak, jak podano poniżej. Na kopercie wewnętrznej należy umieścić informację: CALL FOR TENDERS NOT TO BE OPENED BY THE INTERNAL MAIL DEPARTMENT [ Zaproszenie do składania ofert nie otwierać w biurze podawczym ]. Koperta wewnętrzna powinna także zawierać dwie zaklejone koperty, jedną z ofertą administracyjną i techniczną, a drugą z ofertą cenową. Każda z tych kopert powinna być opatrzona dopiskiem informującym o jej zawartości ( Technical Oferta techniczna i Financial Oferta cenowa ). Termin składania ofert upływa dnia r. Należy skorzystać z jednego z podanych poniżej sposobów składania dokumentów. Otrzymanie jest rozumiane jako moment, w którym oferent przekazuje ofertę w urzędzie pocztowym lub kurierowi lub w głównym biurze podawczym. /5 PL

2 Sposób składania dokumentów Termin Dowód wysyłki Adres dostarczenia CALL FOR TENDERS Wielokrotna umowa ramowa na opracowanie analiz w dziedzinie spraw konstytucyjnych, wielopoziomowego sprawowania rządów i decentralizacji CDR/TL/77/206 Drogą pocztową Do godz czasu środkowoeuropejskiego Stempel pocztowy Committee of the Regions Directorate B Legislative Works (Office VMA 949) Rue Belliard/Belliardstraat Bruxelles/Brussel Belgique/België Kurierem Osobiście (do rąk własnych) Do godz czasu środkowoeuropejskiego Do godz czasu środkowoeuropejskiego* Dowód nadania przesyłki kurierskiej Potwierdzenie odbioru, opatrzone datą i podpisane przez urzędnika biura podawczego, który odebrał przesyłkę. CALL FOR TENDERS Wielokrotna umowa ramowa na opracowanie analiz w dziedzinie spraw konstytucyjnych, wielopoziomowego sprawowania rządów i decentralizacji CDR/TL/77/206 Committee of the Regions Directorate B Legislative Works (Office VMA 949) Rue Belliard/Belliardstraat Bruxelles/Brussel Belgique/België Przesyłki mogą być odbierane w godzinach od poniedziałku do piątku. Biuro jest zamknięte w soboty, niedziele oraz w dni wolne od pracy w instytucji zamawiającej. 4. Oferty muszą być całkowicie czytelne, aby nie pozostawiać żadnych wątpliwości co do sformułowań i danych liczbowych. 5. Okres ważności oferty, podczas którego oferent jest zobowiązany do utrzymania wszystkich warunków swojej oferty, wynosi 9 miesięcy, licząc od daty podanej w punkcie Złożenie oferty oznacza zaakceptowanie wszystkich warunków zawartych w dokumentacji zamówienia oraz, w stosownych przypadkach, rezygnację oferenta z jego własnych warunków ogólnych lub szczegółowych. Złożona oferta jest wiążąca dla oferenta, któremu zostanie udzielone zamówienie, przez cały okres obowiązywania umowy. 2/5

3 7. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty są ponoszone przez oferentów i nie będą zwracane. 8. Zgodnie z sekcją IV.2.7 ogłoszenia o zamówieniu w otwieraniu ofert może uczestniczyć maksymalnie dwóch przedstawicieli dla każdej oferty. Ze względów organizacyjnych i względów bezpieczeństwa oferent musi udostępnić imię i nazwisko oraz numer dowodu osobistego lub paszportu przedstawicieli, przekazując je co najmniej 3 dni robocze wcześniej na adres: cor-marches-publics@cor.europa.eu. W przeciwnym wypadku instytucja zamawiająca zastrzega sobie prawo do odmówienia dostępu do swoich pomieszczeń. 9. Podczas całego postępowania przetargowego kontakty między instytucją zamawiającą a oferentami dozwolone są wyłącznie w wyjątkowych wypadkach i przy zachowaniu następujących warunków: Przed terminem składania ofert wskazanym w pkt 3: Na wniosek instytucja zamawiająca może przekazać dodatkowe informacje jedynie w celu udzielenia wyjaśnień dotyczących dokumentów zamówienia. Wnioski o dodatkowe informacje powinny być kierowane wyłącznie na piśmie na następujący adres: cor-marches-publics@cor.europa.eu. Instytucja zamawiająca nie jest zobowiązana do udzielenia odpowiedzi na wnioski o dodatkowe informacje otrzymane na mniej niż sześć dni roboczych przed upływem terminu składania ofert wskazanego w punkcie 3. Instytucja zamawiająca może z własnej inicjatywy przekazać zainteresowanym podmiotom informacje o wszelkich błędach, nieprecyzyjnych sformułowaniach, pominięciach lub jakichkolwiek innych błędach pisarskich w treści dokumentów zamówienia. Wszelkie dodatkowe informacje, w tym informacje, o których mowa powyżej, zostaną opublikowane w internecie na stronie Strona ta będzie regularnie aktualizowana. W okresie składania ofert i wniosków są Państwo zobowiązani zapoznawać się z aktualizacjami i modyfikacjami. Po otwarciu ofert: Jeśli konieczne jest poprawienie oczywistych błędów pisarskich w treści oferty lub potwierdzenie konkretnego lub technicznego elementu, instytucja zamawiająca skontaktuje się z oferentem, pod warunkiem że nie spowoduje to istotnych zmian w warunkach przedłożonej oferty. 0. Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie jest w żaden sposób wiążące dla instytucji zamawiającej. Zobowiązanie umowne instytucji zamawiającej powstaje dopiero z chwilą podpisania umowy z wybranym oferentem.. Instytucja zamawiająca może do momentu podpisania umowy odwołać postępowanie o udzielenie zamówienia, a oferenci nie mają w takim wypadku prawa do żadnego odszkodowania. Decyzja taka musi zostać uzasadniona, a oferenci muszą zostać o niej poinformowani. 3/5

4 2. Z chwilą otwarcia oferty przez instytucję zamawiającą oferta staje się jej własnością i jest traktowana jako poufna. 3. Zostaną Państwo poinformowani o wyniku niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia tylko pocztą elektroniczną. Ponoszą Państwo odpowiedzialność za udostępnienie w składanej ofercie aktualnego adresu poczty elektronicznej wraz z Państwa danymi teleadresowymi, jak również za regularne sprawdzanie poczty elektronicznej. 4. Jeżeli rozpatrzenie Państwa odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert wiąże się z rejestracją i przetwarzaniem danych osobowych (np. imienia i nazwiska/nazwy, adresu, CV), dane takie będą przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/200 o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy Unii Europejskiej i o swobodnym przepływie takich danych. Jeśli nie zaznaczono inaczej, odpowiedzi na pytania oraz wymagane dane osobowe są konieczne do celów oceny Państwa oferty, zgodnie ze specyfikacją zawartą w zaproszeniu do składania ofert, i będą przetwarzane wyłącznie w tym celu przez p. Sybrena Singelsmę, kierownika działu E4 w Dyrekcji E. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych można znaleźć na stronie dotyczącej oświadczenia o ochronie prywatności pod adresem: 5. Państwa dane osobowe mogą być rejestrowane w systemie wczesnego wykrywania i wykluczania (EDES), jeśli znajdują się Państwo w jednej z sytuacji wymienionych w art. 06 rozporządzenia finansowego. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie dotyczącej oświadczenia o ochronie prywatności 6. Wszelkie uwagi dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia mogą Państwo kierować do instytucji zamawiającej za pośrednictwem form kontaktu wymienionych w pkt 9. Jeśli uważają Państwo, że doszło do niewłaściwego administrowania, mogą Państwo złożyć skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w terminie dwóch lat od momentu uzyskania wiedzy o faktach, które są podstawą skargi (zob W terminie dwóch miesięcy od daty zawiadomienia o decyzji o udzieleniu zamówienia mogą Państwo podjąć działania zmierzające do stwierdzenia nieważności decyzji o udzieleniu zamówienia. Żaden z wniosków, jakie mogą Państwo złożyć, żadna odpowiedź z naszej strony ani żadna skarga na niewłaściwe administrowanie nie będą miały celu ani skutku w postaci zawieszenia terminu na podjęcie działań zmierzających do stwierdzenia nieważności decyzji lub rozpoczęcia biegu nowego terminu na podjęcie działań zmierzających do stwierdzenia nieważności decyzji. Organ właściwy do przeprowadzenia postępowania o stwierdzenie nieważności decyzji jest wskazany w sekcji VI.4. ogłoszenia o zamówieniu. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/202 z dnia 25 października 202 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 605/2002 (Dz.U. L 298 z , s. ) ze zmianami. 4/5

5 Podpisano: Laurent Thieule Subdelegowany urzędnik zatwierdzający Załączniki: Specyfikacja istotnych warunków zamówienia Wzór umowy ramowej 5/5