Pytanie 2 Dotyczy 9 Projektu Umowy: Czy Zamawiający wyrazi zgodę na dodanie kolejnego postanowienia w 9, o następującym brzmieniu:

Transkrypt

1 MIEJSKI OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ ul. Grabowo Gdynia Gdynia r. Zamawiający: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Gdyni ul. Grabowo Gdynia Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na Dostawę wraz z wdrożeniem sprzętu sieciowego i oprogramowania do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gdyni oraz jego oddziałów. Znak postępowania: MOPS.DZP /2015 Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) Zamawiający udostępnia treść zapytań wraz z wyjaśnieniami w następującym zakresie: Pytanie 1: Dotyczy do 6 ust. 8 Projektu Umowy: Czy Zamawiający wyrazi zgodę na modyfikację tego postanowienia w następujący sposób: Zapłata wynagrodzenia będzie następować w terminie do 30 dni od daty wystawienia poprawnej pod względem formalnym i rachunkowym faktury VAT wraz ze szczegółowym określeniem nazwy, rodzaju i ilości dostarczonego asortymentu lub nazwy wykonanej usługi. W przypadku wynagrodzenia częściowego, określonego w 6 ust 4 pkt 1), zapłata nastąpi do dnia 31 grudnia 2015 r., pod warunkiem spełnienia przez Wykonawcę wszystkich wymogów formalnych wskazanych w niniejszej umowie. Zauważyć należy, iż zarówno z punktu widzenia Wykonawcy, jak i przepisów podatkowych uzależnienie terminu płatności od daty doręczenia faktury nie pozwala ustalić prawidłowej daty powstania obowiązku podatkowego obciążającego Wykonawcę, co w konsekwencji naraża Wykonawcę na sankcje skarbowe z tytułu nieterminowego odprowadzenia podatku VAT i podatku dochodowego od osób prawnych. Podkreślić przy tym należy, iż jedynym rozwiązaniem takiej sytuacji jest uzależnienie terminu płatności od daty wystawienia faktury VAT (z punktu widzenia Wykonawcy jest to data pewna), nie zaś od daty jej otrzymania przez Zamawiającego. Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną zmianę. Pytanie 2 Dotyczy 9 Projektu Umowy: Czy Zamawiający wyrazi zgodę na dodanie kolejnego postanowienia w 9, o następującym brzmieniu: Regon: NIP Tel/Fax: (058) sekretariat@mopsgdynia.pl

2 Zamawiający zapłaci Wykonawcy kary umowne z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy w wysokości 30% kwoty oznaczonej jako maksymalne wynagrodzenie, o którym mowa w 6 ust. 1. Obecnie, wyłączone jest uprawnienie Wykonawcy do naliczenia Zamawiającemu kary umownej w sytuacji odstąpienia od umowy z przyczyn zależnych od Zamawiającego. Jeśli jednak odstąpienie następuje z przyczyn zależnych od Wykonawcy, Zamawiający jest uprawniony do dochodzenie od niego zapłaty kary umownej. Taka dysproporcja nie wydaje się uprawniona zarówno w kontekście celu postanowienia jak i zasady równowagi kontraktowej Stron. Ponadto zwracamy się z wnioskiem o zmniejszenie kar umownych z tytułu odstąpienia od umowy do 10% wartości kwoty oznaczonej jako maksymalne wynagrodzenie, o którym mowa w 6 ust. 1. Obecne brzemiennie umowy zakłada karę z tego tytułu o wysokości 30% łącznego wynagrodzenia umownego wykonawcy, co może zostać zakwalifikowane przez sąd jako kara rażąco wygórowana w procesie miarkowania kar umownych. Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną zmianę Pytanie 3: Dotyczy 9 Projektu Umowy: Czy Zamawiający wyrazi zgodę na dodanie w tym paragrafie nowego ustępu w następującym brzmieniu: Łączna wysokość kar umownych, do jakich naliczenia jest uprawniony Zamawiający na podstawie umowy nie może przekroczyć 20% kwoty oznaczonej jako maksymalne wynagrodzenie, o którym mowa w 6 ust. 1. W celu umożliwienia Wykonawcy odpowiedniego przygotowania oferty z uwzględnieniem ryzyka biznesowego związanego z realizacją kontraktu, wprowadzenie ograniczenia łącznej wysokości kar umownych wydaje się celowe i uzasadnione. Kary umowne stanowią najistotniejsze ryzyko związane z realizacją kontraktu, są oderwane od wysokości i istnienia ewentualnej szkody po stronie Zamawiającego oraz często okazują się nadmiernie wygórowane w stosunku do naruszenia stanowiącego podstawę do ich naliczenia. Dodatkowo Zamawiający zastrzegł możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego (ust. 6), zatem jego interes jest należycie zabezpieczony. Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną zmianę. Projekt umowy zawiera zapisy określające limit kar. Pytanie 4: Dotyczy 10 Projektu Umowy: Czy Zamawiający mógłby potwierdzić, że w przypadku odstąpienia od umowy zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za prawidłowo wykonane do chwili odstąpienia prace? Zapłata nastąpi wyłącznie na warunkach określonych w 10 ust. 6 Projektu umowy, tj. w wypadku, gdy odstąpienie nastąpiło z przyczyn niezależnych od Wykonawcy. Pytanie 5: Dotyczy 9 ust. 6 Projektu Umowy: Czy Zamawiający zgodzi się na doprecyzowanie postanowienia umownego w ten sposób, że Strony będą uprawnione do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, przewidzianego w 9 ust. 6 projektu umowy wyłącznie do wysokości rzeczywistej straty, a z wyłączeniem utraconych korzyści?

3 9 ust. 6 Projektu umowy otrzymuje brzmienie: W przypadku gdyby kary określone w ust. 1 do 3 nie pokryły całej szkody, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, z ograniczeniem do rzeczywiście poniesionej straty (damnum emergens) Pytanie 6: Dotyczy 10 ust. 7 Projektu Umowy: Zamawiający w 10 ust. 7 projektu umowy przewidział dla siebie prawo potrącenia kar umownych lub odszkodowania z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy z wynagrodzenia wykonawcy. W związku z powyższym zauważyć należy, iż działanie Zamawiającego oparte na ww. prawie doprowadzić może nie tylko do poważnych nieporozumień pomiędzy Stronami Umowy, a także może wywrzeć negatywny skutek na przebieg realizacji zamówienia. Niejednokrotnie bowiem zarówno sam fakt wystąpienia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia o naliczenie kar umownych, jak i ustalenie wysokości kar może być sporne. W takiej sytuacji niezbędne wydaje się podjęcie przez Strony Umowy działań zmierzających nie tylko, do ustalenia przesłanek skutkujących naliczeniem kar umownych, ale także czynników wpływających na ich wysokość. Niczym nieograniczone jednostronne prawo naliczenia kar umownych i potrącenia ich przez Zamawiającego godzi nie tylko w interes Wykonawcy ale także uniemożliwia mu podjęcie próby zbadania, czy naliczona kara umowna potrącona została prawidłowo i w odpowiedniej wysokości. W związku z powyższym prosimy o dodanie do projektu umowy ustępu, na mocy którego płatność kar umownych będzie następowała na podstawie noty obciążeniowej. Ponadto Wykonawca wnosi o dodanie do projektu umowy następującego postanowienia: Każda Strona może potrącić wymagalną wierzytelność wynikającą z Umowy, po uzyskaniu uprzedniej zgody drugiej Strony. Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną zmianę. Pytanie 7: Dotyczy Projektu Umowy: Czy Zamawiający dopuszcza doprecyzowanie postanowień projektu umowy poprzez dodanie ustępu o następującej treści: Naliczenie przez Zamawiającego kar umownych zostanie poprzedzone przeprowadzeniem postępowania reklamacyjnego mającego na celu umożliwienie Wykonawcy niezwłoczne usunięcie uchybień w wykonaniu Umowy oraz ustalenie istnienia przesłanek naliczenia kary umownej? Takie postanowienie jest w naszej ocenie konieczne biorąc pod uwagę ugruntowane stanowisko Sądu Najwyższego, w szczególności wyrażone w wyroku SN z dnia 20 marca 1968 r. (sygn. akt II CR 419/67), zgodnie z którym kara umowna powinna przysługiwać wyłącznie w przypadku, jeśli niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania nastąpi z winy Wykonawcy, co w praktyce oznacza konieczność istnienia procedury w toku której Strony mają możliwość zaprezentowania swoich stanowisk. Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną zmianę. Kary umowne dotyczą przede wszystkim przypadków niedotrzymania przez Wykonawcę terminów realizacji zamówienia, które są dla Zamawiającego istotne. Wprowadzenie proponowanych przez Wykonawcę zmian niweczyłoby ustalenie terminu dostawy jako jednego z kryteriów oceny ofert i obarczałoby Zamawiającego ryzykiem niewykonania dostawy w wymaganych terminach. Pytanie 8: Dotyczy Projektu Umowy:

4 Czy Zamawiający dopuszcza dodanie do projektu umowy następującego postanowienia: Każda ze Stron ponosi odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, z wyłączeniem utraconych korzyści. Jednakże w granicach dopuszczonych prawem powszechnie obowiązującym, całkowita odpowiedzialność odszkodowawcza którejkolwiek ze Stron, wynikająca z Umowy z zastrzeżeniem szkód spowodowanych umyślnym działaniem oraz przypadków, gdy nieograniczoną odpowiedzialność przewidują bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, jest ograniczona do kwoty oznaczonej jako maksymalne wynagrodzenie, o którym mowa w 6 ust. 1. Taki zapis pozwoli Wykonawcy ustalić górną granicę ryzyka i w ten sposób umożliwi poprawne skalkulowanie kosztów bez podnoszenia ceny. Zamawiający nie wyraża zgody na proponowaną zmianę Pytanie 9 Zgodnie z II.1.4) ust. 7 pkt. 1 ogłoszenia i rozdziałem 2 ust. 7 pkt. 1 SIWZ Zamawiający zastrzega prawo wystąpienia do Wykonawcy o wskazanie publicznie dostępnej dokumentacji producenta (strona internetowa) potwierdzającej spełnienie wymogów. Nie spełnienie ww. wezwania do ciągu 2 dni roboczych skutkowało będzie odrzuceniem oferty. Wykonawca zwraca się z pytaniem w jakich przypadkach ww. zapis będzie realizowany i w jakim trybie to nastąpi. Czy Zamawiający dopuszcza wskazanie stosownej strony internetowej producenta już na etapie składania ofert? Ww. zapis znajdzie zastosowanie, gdy informacje podane przez Wykonawcę w ofercie będą budziły wątpliwości Zamawiającego co do jednoznacznej identyfikacji modelu konfiguracji/ typu oferowanego sprzętu, na skutek czego Zamawiający nie będzie miał możliwości weryfikacji parametrów oferowanego sprzętu z wymaganiami SIWZ. W związku z powyższym Wykonawca ma możliwość podania w składanej ofercie strony internetowej producenta, na której znajdują się informacje potwierdzające spełnianie wymogów przez oferowany asortyment. Jednocześnie Zamawiający zaznacza, iż zgodnie z zapisem w rozdziale 2 pkt 5 SIWZ -Wykonawca wraz z ofertą powinien przedłożyć szczegółowe informacje odnośnie konfiguracji oferowanych urządzeń (identyfikatory katalogowe, opisy itp.), pozwalające na ich jednoznaczną identyfikację. Pytanie 10: Zamawiający wymaga załączenia do oferty szczegółowej informacji odnośnie konfiguracji oferowanych urządzeń (identyfikatory katalogowe, opisy itp.), pozwalających na ich jednoznaczną identyfikację (III.6) ogłoszenia i rozdział 2 ust. 2, rozdział 5 ust. 6 oraz rozdział 7 ust. 12 pkt 2 SIWZ). Wykonawca zwraca się z pytaniem, czy Zamawiający udostępni wzór tego rodzaju informacji, ewentualnie jakie konkretnie dane ww. informacja powinna obejmować. Wykonawca zobowiązany jest do podania danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację oferowanego sprzętu, tj. w szczególności w kolumnie Model oferowanego sprzętu i nazwa producenta oraz symbol oferowanego sprzętu powinny zostać zawarte następujące informacje: nazwa producenta, konkretny model, numer P/N (Part Number) lub inny numer katalogowy umożliwiający jednoznaczną identyfikację oferowanego sprzętu.

5 Pytanie 11: W 12 ust. 2 pkt. 2) ppkt a) wzoru umowy Zamawiający przewidział możliwość zmiany ilości materiałów, urządzeń i rzeczy wchodzących w skład przedmiotu zamówienia pod warunkiem braku możliwości technicznych wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami SIWZ i umowy. Wykonawca zwraca się z pytaniem, w jakich okolicznościach zapis 12 ust. 2 pkt. 2 ppkt. a) znajdzie zastosowanie. Zapis ten znajdzie zastosowanie, gdy zaproponowany przez Wykonawcę sprzęt, spełniający wszystkie wymagania Zamawiającego określone w SIWZ, okaże się w trakcie wdrożenia niekompatybilny z już istniejącym sprzętem w infrastrukturze informatycznej MOPS Gdynia. Ww. możliwość zmiany umowy dotyczy tylko sytuacji wyjątkowych, a warunkiem jej wprowadzenia jest zachowanie cen podanych w ofercie (włącznie z ceną wdrożenia). Zatem taka zmiana nie może wiązać się ze zwiększeniem wynagrodzenia należnego Wykonawcy. Jednocześnie należy zaznaczyć, iż do wprowadzenia zmian w powyższym zakresie niezbędne jest wyrażenie zgody przez Strony w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności. Ponadto, zgodnie z 12 ust. 4 Projektu umowy - Zmiany mogą być inicjowane przez Zamawiającego lub Wykonawcę, z tym zastrzeżeniem, że żaden powyższych zapisów nie obliguje Zamawiającego do wprowadzenia jakiejkolwiek zmiany a jedynie wprowadza taką możliwość. Strona wnioskująca o zmianę Umowy, przedkłada drugiej stronie pisemne uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian do Umowy. Pytanie 12: W projekcie umowy znajduję się zapis "Zamawiający utraci prawo do wykorzystania 70% z kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminie 30 dni od daty ostatecznego zakończenia przedmiotu umowy, tj. od daty podpisania protokołu odbioru końcowego, o którym mowa w 5 ust. 5 - czy Zamawiający dokonując powyższego zapisu zwróci Wykonawcy 70% kwoty zabezpieczenia w terminie 30 dni od daty ostatecznego zakończenia przedmiotu umowy? Czy dokona zwrotu całej kwoty zabezpieczenia po zakończeniu okresu rękojmi? Zamawiający dokona zwrotu 70% z kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy w terminie 30 dni od daty ostatecznego zakończenia przedmiotu umowy (tj. od daty podpisania protokołu odbioru końcowego, o którym mowa w 5 ust. 5). Pozostałe 30% na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady zostanie zwrócone w terminie 15 dni po upływie okresu rękojmi za wady, zgodnie z postanowieniami 8 Umowy. Pytanie 13: W projekcie umowy znajduje się zapis " 4) za przekroczenie terminu dostarczenia faktury VAT do siedziby Zamawiającego, w którym mowa w 6 ust. 6 pkt 1 w wysokości 1% wartości wynagrodzenia Wykonawcy brutto, określonej w 6 ust. 1, liczone za każdy dzień zwłoki;" Czy Zamawiający dopuszcza sytuację w której pomimo nie dostarczenia całości przedmiotu zamówienia w wyznaczonym terminie odbierze fakturę Vat za niedostarczony przedmiot zamówienia? Dotyczy to sytuacji w której Wykonawca zostaje już ukarany za przekroczenie terminu dostawy zgodnie z 9 ust. 1 punkt 3, w przypadku nie przyjęcia faktury doszło by faktycznie do dwukrotnego ukarania Wykonawcy za tą samą czynność

6 Zapis w 6 ust. 6 pkt 1 Projektu Umowy otrzymuje brzmienie: w wypadku faktury częściowej, o której mowa w ust. 4 pkt 1 powyżej - najpóźniej do 7 dni od daty podpisania bez zastrzeżeń protokołu zdawczo-odbiorczego lub usunięcia zastrzeżeń wskazanych w protokole zdawczo-odbiorczym, zgodnie z 5 ust. 2jednak nie później niż do dnia 30 grudnia 2015 r.; W związku z powyższym Zamawiający wyjaśnia, iż termin 30 grudnia 2015 r. dotyczy sytuacji, w której Wykonawca będzie miał możliwość wystawienia faktury. Natomiast zgodnie z 6 ust 4 pkt 1 Projektu umowy - Podstawą do wystawienia faktury częściowej przez Wykonawcę będzie protokół zdawczo odbiorczy, o którym mowa w 5 ust. 2, podpisany przez Strony bez zastrzeżeń; Powyższe wyjaśnienia są wiążące dla Wykonawców i należy je uwzględnić przy sporządzaniu ofert. Jednocześnie Zamawiający informuje, że termin składania ofert został przesunięty na dzień r. na godz. 10:00. Otwarcie ofert odbędzie się r. o godz. 9:15 w siedzibie Zamawiającego. W związku z powyższym zmianie ulegają zapisy SIWZ: 1) rozdział 7 pkt 8 otrzymuje brzmienie: Oferta winna być złożona w opieczętowanej pieczątka firmową kopercie oznaczonej następująco: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Gdyni, Gdynia, ul. Grabowo 2, Sekretariat. Przetarg nieograniczony na dostawę wraz z wdrożeniem sprzętu sieciowego i oprogramowania do Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gdyni. Nie otwierać przed dniem 20 listopada 2015 r., godz. 9:15. 2) rozdział 9 pkt 1 otrzymuje brzmienie: Ofertę należy złożyć do dnia r. godz. 9:00 w siedzibie Zamawiającego: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, Gdynia, Grabowo 2, w Sekretariacie. 3) Rozdział 9 pkt.2 otrzymuje brzmienie: Publiczne otwarcie ofert odbędzie się w dniu r., godz. 9:15 w siedzibie Zamawiającego: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Gdyni, Gdynia, ul. Grabowo 2, Sala spotkań Nr F, przy Sekretariacie.