ZARZĄDZENIE NR 34/2016 BURMISTRZA MIASTA I GMINY PIŃCZÓW. z dnia 13 kwietnia 2016 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 34/2016 BURMISTRZA MIASTA I GMINY PIŃCZÓW z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kasowej w Urzędzie Miejskim w Pińczowie Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) zarządzam co następuje: 1. Zatwierdzam i wprowadzam do stosowania Instrukcję Kasową w Urzędzie Miejskim w Pińczowie stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie z tytułu powierzonych im obowiązków do zapoznania się z w/w instrukcją oraz przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy i Skarbnikowi Gminy Traci moc zarządzenie Nr 68/07 Burmistrza Miasta i Gminy Pińczów z dnia 9 lipca 2007 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kasowej w Urzędzie Miejskim w Pińczowie. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 5. Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 1

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 34/2016 Burmistrza Miasta i Gminy Pińczów z dnia 13 kwietnia 2016 r. INSTRUKCJA KASOWA Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 2

3 Spis treści: 1. Podstawa prawna Objaśnienia.3 3. Pomieszczenie kasy Odpowiedzialność kasjera Ochrona wartości pieniężnych Zapas gotówki w kasie Gospodarka kasowa i dokumentacja obrotu kasowego Niedobory i nadwyżki w kasie Zatrzymywanie fałszywych znaków pieniężnych oraz wymiana zużytych lub uszkodzonych znaków pieniężnych Depozyty Technika dokonywania wpłat gotówkowych do kasy Urzędu Inwentaryzacja kasy Załączniki 15 Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 3

4 1 Podstawa prawna Niniejsza instrukcja opracowana została na podstawie: 1. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U j.t.), 2. Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 7 września 2010 roku w sprawie zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 166 poz.1128). 2 Objaśnienia Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: jednostce oznacza to Urząd Miejski w Pińczowie, kierowniku jednostki oznacza to Burmistrza Miasta i Gminy Pińczów, głównym księgowym oznacza to Skarbnika Gminy, wartościach pieniężnych oznacza to krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki, weksle i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę oraz złoto, srebro i wyroby z tych metali, kamienie szlachetne i perły, a także platynę i pozostałe metale z grupy platynowców, jednostce obliczeniowej (j.o.) jednostkę określającą dopuszczalny limit stale lub jednorazowo przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych, wynoszącą 120 krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej Monitor Polski. Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 4

5 3 Pomieszczenie kasowe 1. W Urzędzie Miejskim w Pińczowie znajduje się jedna kasa: - kasa Urzędu Miejskiego budynek przy ul. 3 Maja 10, 2. Pomieszczenie przeznaczone do przechowywania wartości pieniężnych jest odpowiednio wydzielone i zabezpieczone. Okno zewnętrzne kasowe jest okratowane. Drzwi wejściowe do kasy posiadają typ klasy C, antywłamaniowe, z kratą wewnętrzną i zaopatrzone w dwa zamki. 3. W pomieszczeniu kasy znajduje się okno kasowe z szybą antywłamaniową klasy P4, przez które kasjer dokonuje wypłaty. Okno kasowe jest tak zainstalowane, aby uniemożliwiło wejście jakiejkolwiek osoby do pomieszczeń kasy. 4. W pomieszczeniu kasy jest zainstalowane urządzenie alarmowe. Ponadto pomieszczenie kasy wyposażone jest w szafę stalową do przechowywania wartości pieniężnych. 5. Budynek Urzędu Miejskiego w Pińczowie wyposażony jest w instalację monitoringu, pomieszczenie kasy ( od zewnątrz) objęte jest całodobowym systemem tego monitoringu. 6. Zamki i klucze do kasy oraz urządzeń zabezpieczenia technicznego w razie uzasadnionej potrzeby lub na wniosek kasjera należy wymienić na nowe (zawsze w razie ich zagubienia, nawet okresowego). 7. Klucze do kasy przechowuje kasjer. 4 Odpowiedzialność kasjera 1. Kasjerem może być osoba: a) posiadająca minimum średnie wykształcenie; b) nie karana za przestępstwa lub wykroczenia; c) posiadająca nienaganną opinię; d) posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. 2. Funkcji kasjera nie należy łączyć z innymi funkcjami ( zadaniami) o charakterze dyspozycyjnym i kontrolnym w zakresie obrotu pieniężnego. 3. Kasjer ponosi odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania obowiązujących Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 5

6 przepisów prawa oraz zasad i instrukcji wewnętrznych odnośnie dokonywania operacji kasowych, zabezpieczenia, przechowywania oraz transportu gotówki. 4. Kasjer ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie. Przekazanie i przyjęcie stanu kasy oraz znajdujących się w niej wartości pieniężnych i druków, z powodu zmiany lub planowanej nieobecności kasjera następuje zawsze na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego, sporządzanego po przeprowadzeniu inwentaryzacji kasy przez przejmującego przy udziale kasjera i innej wyznaczonej osoby. W razie nagłej nieobecności kasjera ( zdarzenie losowe) obowiązki kasjera przejmuje wyznaczony na zastępstwo pracownik, spośród osób uprawnionych do zastępstwa, wyznaczonych przez głównego księgowego. Od osoby zastępującej kasjera powinno być pobrane i załączone do akt osobowych oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. 5. Przyjęcie obowiązków kasjera oraz każdorazowego przekazania kasy innej osobie należy obowiązkowo dokonywać na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego w obecności komisji powołanej przez Burmistrza Miasta i Gminy. W przypadku nagłej nieobecności kasjera przekazanie obowiązków innej osobie należy dokonywać w obecności głównego księgowego lub osoby wyznaczonej, zawsze na podstawie protokołu, ze wskazaniem przyczyny nieobecności kasjera. 6. Kasjer na dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej musi złożyć deklarację o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie dokonywania operacji kasowych i transportu gotówki. Wzór deklaracji stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 7. Za stan gotówki w kasie odpowiada kasjer, który powinien mieć jednoznacznie określony zakres czynności i odpowiedzialności, zgodny z obowiązującymi przepisami. 8. Kasjer powinien posiadać aktualny wykaz osób oraz wzory podpisów osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi oraz zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty. 9. Kasjer z chwilą powierzenia stanowiska otrzymuje pisemne upoważnienie do podejmowania gotówki w banku oraz pobierania wyciągów bankowych i dokonywania wypłat wszystkich należności pieniężnych, w tym również wypłat pracownikom. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. 10. Kasjer zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy każdej informacji o terminach i wysokościach kwot przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych. Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 6

7 5 Ochrona wartości pieniężnych 1. Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. 2. Wartości pieniężne winny być przechowywane: w kasecie stalowej, przymocowanej do podłoża lub ściany, jeżeli zapas wartości pieniężnych nie przekracza 0,01 jednostki obliczeniowej. w szafie stalowej, przymocowanej trwale do podłoża lub ściany, jeżeli zapas wartości pieniężnych nie przekracza 0,04 jednostki obliczeniowej. 3. Transport wartości pieniężnych w kwocie nieprzekraczającej równowartości 0,3 j.o. może być wykonywany przez kasjera pieszo, przy ochronie pracownika Urzędu Miejskiego w Pińczowie. 4. Transport wartości pieniężnych w kwocie przekraczającej równowartość 0,3 j.o. podlega ochronie przez dodatkowego pracownika ochrony banku z uwagi na bliskie położenie banku pełniącego obsługę. 5. Niezależnie od wysokości, wartości pieniężne do banku i z banku mogą być przewożone przez kasjera przy ochronie pracownika Urzędu Miejskiego w Pińczowie, wykorzystując w tym celu samochód służbowy Urzędu Miejskiego w Pińczowie. 6. W samochodach przewożących wartości pieniężne nie mogą być równocześnie transportowane inne ładunki oraz nie mogą być w nich przewożone osoby postronne, nieuczestniczące w tym transporcie. 6 Zapas gotówki w kasie 1. W kasie może znajdować się: - pogotowie kasowe w wysokości ustalonej przez Burmistrza Miasta i Gminy Pińczów zarządzeniem na wniosek Skarbnika Gminy, - gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków budżetowych, - gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy, Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 7

8 2. Wszelkie wpłaty gotówkowe przyjmowane do kasy należy przekazywać do banku najpóźniej w dniu następnym. 7 Gospodarka kasowa i dokumentacja obrotu kasowego 1. Operacji kasowych dokonuje się w czasie pracy Urzędu Miejskiego w godzinach ustalonych przez Głównego Księgowego z uwzględnieniem niezbędnych przerw w pracy kasy niezbędnych na przygotowanie kasjera do wykonywania czynności kasjerskich oraz na wykonywanie czynności kończących pracę kasy w danym dniu, w tym odprowadzanie wpływów środków na właściwe rachunki bankowe, uzupełnienie pogotowia kasowego, a także sporządzenie raportu kasowego oraz przekazanie ich do ewidencji księgowej. 2. Obrót kasowy (gotówkowy) obejmuje w szczególności: krajowe znaki pieniężne, czeki, weksle oraz inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę danego podmiotu. 3. Wszelkie operacje kasowe muszą być udokumentowane źródłowymi dowodami uzasadniającymi dokonanie tych operacji lub zastępczymi dowodami. Są to w szczególności: listy płac (dotyczące np. wynagrodzeń, umów zleceń, umów o dzieło, limitów, diet radnych), listy stypendiów itp., wnioski o wypłatę zaliczek, druki rozliczenia zaliczek, rachunki i faktury gotówkowe, dowody wpłat na własne rachunki bankowe (potwierdzone stemplem banku), druki Polecenie wyjazdu służbowego, druki Dowód zastępczy, druki KP asygnata kasa przyjmie, druki KW asygnata kasa wypłaci, czek gotówkowy. 4. Do wykonywania wszystkich niezbędnych funkcji związanych z obsługą kasy służy system komputerowy DISTRICTUS kasa Urzędu. 5. Dowody KP kasa przyjmie - są drukami ścisłego zarachowania. Wystawiane są przez kasjera w 2 egzemplarzach. Podpisywane są przez kasjera jako osobę sporządzającą oraz inną osobę wyznaczoną do sprawdzania raportów kasowych. Dowód KP powinien zawierać: datę wpłaty, nazwisko i imię (nazwę) osoby dokonującej wpłaty, tytuł wpłaty oraz kwotę wpłaty wyrażoną cyframi i słownie. Dowód KP kasa przyjmie - stanowi także dowód podjęcia gotówki czekiem do kasy przez kasjera. Oryginał załącza się do raportu kasowego, kopia jest potwierdzeniem dla kasjera jako osoby wpłacającej gotówkę. Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 8

9 6. Kwitariusz przychodowy Służy do udokumentowania przyjęcia gotówki do kasy m.in. wpłacanego wadium dotyczącego przetargu ogłaszanego przez Gminę Pińczów, zwrotu niewykorzystanej zaliczki pobranej przez pracownika, spłaty pożyczki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Kwitariusz przychodowy sporządza pracownik Wydziału Finansowo-Budżetowego w 3 egzemplarzach: - oryginał otrzymuje wpłacający - pierwszą kopię kasjer przekazuje wraz z raportem do księgowości budżetowej - druga kopia pozostaje w bloczku. 7. Dowody KW kasa wypłaci są drukami ścisłego zarachowania wystawiane są przez pracownika Wydziału Finansowo - Budżetowego na podstawie odpowiednich dokumentów w oryginale i zatwierdzane do wypłaty przez osoby upoważnione do zatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty (zgodnie z Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Urzędzie Miejskim w Pińczowie). Dowód KW powinien zawierać: datę wypłaty, imię i nazwisko osoby na rzecz, której dokonuje się wypłaty bądź reprezentanta firmy, tytuł wypłaty oraz kwotę wypłaty wyrażoną cyframi i słownie. Przy wypłacie gotówki kasjer składa podpis w rubryce Kwotę powyższą wypłaciłem, natomiast osoba upoważniona do odbioru gotówki podpisuje się w rubryce Kwotę powyższą otrzymałem. Oryginał załącza się do raportu kasowego, kopia pozostaje w bloczku. 8. Czek gotówkowy jest formą realizowania obrotu gotówkowego. Czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania. Czek gotówkowy jest dokumentem, w którym wystawca zawiera polecenie dla banku wypłacenia kwoty, na którą opiewa czek, osobie wskazanej na czeku. Czeki gotówkowe wystawiane są przez wyznaczonego pracownika Wydziału Finansowo-Budżetowego, a pobierane są z banku przez kasjera na podstawie zapotrzebowania i przechowywane w sejfie w kasie. Na czeku niedozwolone są żadne poprawki. W razie popełnienia pomyłki w jego wypełnieniu, blankiet danego czeku należy anulować. 9. Zaliczki na wydatki do rozliczenia mogą być wypłacane pracownikom: - na koszty podróży służbowych rozliczenie bezzwłocznie po wykonaniu zadania, nie później niż w ciągu 7 dni od powrotu z podróży. Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 9

10 - sporadycznie w innych uzasadnionych wypadkach rozliczenie w terminie określonym we wniosku o zaliczkę. 10. Wniosek o wypłatę zaliczki dla pracownika powinien być sprawdzony przez osobę odpowiedzialną pod względem merytorycznym, Głównego Księgowego i zatwierdzony przez Burmistrza Miasta i Gminy Pińczów. 11. Pracownik jest obowiązany do rozliczenia się z pobranej zaliczki. W tym celu przedkłada dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku. W przypadku delegacji (bilety, faktury, rachunki). 12. Jeżeli pracownik wydatkował więcej niż otrzymał zaliczki należy mu się zwrot w kwocie dopłaty, której dokonał. Jeżeli wydatkował mniej środków niż otrzymał zaliczki lub w ogóle nie dokonał wydatku wpłaca do kasy niezwłocznie całość niewykorzystanej kwoty zaliczki. Jeżeli zaliczka podjęta przez pracownika nie została rozliczona w ustalonym terminie, potrąca się ją z najbliższych wynagrodzeń pracownika zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy. Pracownikowi temu do czasu rozliczenia poprzednio wypłaconej zaliczki nie mogą być wypłacane dalsze zaliczki. 13. Zasady gospodarowania drukami ścisłego zarachowania określone są w Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. 14. Na dowodach wpłat KP i wypłat KW nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wyrażonych cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się poprzez unieważnienie błędnego dowodu i wystawienie nowego prawidłowego. Unieważniony formularz nie może być zniszczony, pozostaje w bloczku w celu ewidencyjnego rozliczenia. 15. Do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu służy Raport kasowy RK. Raport kasowy sporządzany jest za pomocą programu DISTRICTUS kasa Urzędu w porządku chronologicznym tzn. w kolejności dokonywanych wpłat i wypłat. Raport kasowy powinien zawierać: - nagłówek: pieczęć jednostki, kolejny numer wraz z symbolem literowym oraz dzień, za jaki został sporządzony; - część tabelaryczna: wpłaty i wypłaty z zachowaniem liczby porządkowej, symbol i numer źródłowy dowodu kasowego oraz krótką treść operacji; Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 10

11 - podsumowanie: każda strona raportu kasowego podlega oddzielnemu zsumowaniu, a łączną sumę obrotów ujętych w raporcie wpisuje się na ostatniej stronie raportu w wierszu obroty dnia. Podpisany przez kasjera oryginał raportu wraz z dowodami kasowymi kasjer przekazuje pracownikowi księgowości, któremu w zakresie czynności powierzono sprawdzanie raportów kasowych. Kopia raportu pozostaje w kasie. 16. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecania wypłat. Dowody kasowe niepodpisane przez osoby upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawionych przez kasjera. 17. Dowody kasowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach kasowych wymazywania i przeróbek. Błędy mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. 18. Źródłowe dowody i zastępcze dowody wypłat gotówki (np. druk KW kasa wypłaci) powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności umieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę. Sprawdzone dowody muszą być zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione zgodnie z Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miejskim w Pińczowie. 19. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej na dowodzie wypłaty. Odbiorca kwituje odbiór gotówki na dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz zamieszczając swój podpis. Obowiązek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy wystawianych zbiorczych dowodów, gdzie ogólna suma wypłat jest wpisana słownie w złotych np. listy płac. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest żądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na dowodzie rozchodowym serię, numer oraz datę wydania dokumentu tożsamości. Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 11

12 Przy wypłacie gotówki osobie niemogącej się podpisać, na jej prośbę lub na prośbę kasjera dowód kasowy może podpisać inna osoba (nie może to być kasjer), stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt dokonania wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Na dowodzie tym zamieszcza się numer, datę i określenie wystawcy dowodu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz dane osoby podpisującej jako świadek. 20. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego bądź listy na podstawie której dokonano wypłaty. Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie tożsamości oraz własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie. Potwierdzenie to powinno być dokonane przez notariusza, właściwy urząd administracji państwowej, samorządowej, zakład pracy zatrudniający osobę, która wystawiła upoważnienie lub zakład leczniczy służby zdrowia w razie przebywania osoby upoważniającej na leczeniu. W przypadku wypłat realizowanych przez Urząd Miejski może być także potwierdzenie z odpowiedniego Wydziału Urzędu Miejskiego w Pińczowie własnoręczności podpisu. 21. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane. 22. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki, dokonywane w danym dniu, powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzanego przez kasjera. 23. Obroty kasowe kasjer rejestruje w raporcie kasowym wypełnionym łącznie z kopią. 24. Raport kasowy sporządza się i zamyka codzienne. 8 Niedobory i nadwyżki w kasie 1. Rozchód gotówki z kasy nie udokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 12

13 2. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. 9 Zatrzymywanie fałszywych znaków pieniężnych oraz wymiana zużytych lub uszkodzonych znaków pieniężnych 1. W razie przedstawienia w kasie znaku pieniężnego ( banknot lub moneta) sfałszowanego lub budzącego wątpliwości, co do jego autentyczności, kasjer lub inna osoba działająca w imieniu Urzędu Miejskiego obowiązana jest taki znak pieniężny zatrzymać i sporządzić na tę okoliczność protokół, a także niezwłocznie powiadomić najbliższą jednostkę Policji. 2. Protokół powinien zwierać: datę jego sporządzenia oraz numer protokołu, nazwę i adres jednostki przedstawiającej znak pieniężny z zaznaczeniem nazwiska, imienia, adresu i stanowiska służbowego pracownika działającego w imieniu jednostki, a w przypadku gdy zatrzymany znak pieniężny przedstawiła osoba fizyczna jej dane osobowe, adres oraz dokument tożsamości. W protokole umieszcza się informację o wartości nominalnej oraz serii i numerze jeżeli dotyczy to banknotu. Protokół podpisuje osoba zatrzymująca znak pieniężny oraz osoba, która go przedstawiła. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach. Jeden egzemplarz otrzymuje jednostka Policji, drugi jako pokwitowanie otrzymuje osoba, która przedstawiła zatrzymany znak pieniężny, trzeci pozostaje w aktach Wydziału Finansowo Budżetowego Urzędu Miejskiego. 3. W razie ujawnienia w kasie znaku pieniężnego budzącego wątpliwości, co do jego autentyczności i w razie niemożności ustalenia przez kogo znak ten został wpłacony, kasjer obowiązany jest sporządzić stosowny protokół na tę okoliczność. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach podpisanych przez osobę sporządzającą. Jeden egzemplarz należy przekazać do najbliższej jednostki Policji, drugi zostaje w aktach Wydziału Finansowo-Budżetowego Urzędu Miejskiego. 4. Przy przyjmowaniu wpłat gotówki do kasy kasjer zobowiązany jest znanymi sobie metodami oraz dostępnymi w kasie środkami technicznymi dokonać oceny czy stopień zniszczenia banknotów lub monet umożliwia ich przyjecie do kasy. W przypadku znacznego uszkodzenia należy odmówić przyjęcia do kasy. Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 13

14 5. Zużyte lub uszkodzone znaki pieniężne znajdujące się w kasie należy niezwłocznie złożyć do banku celem wymiany. 6. Banki zobowiązane są na mocy zarządzania prezesa NBP wymienić zniszczony banknot w pełnej nominalnej wartości, lub tylko w połowie tej wartości w zależności od stopnia ich uszkodzenia, jeżeli ich autentyczność nie budzi zastrzeżeń. 10 Depozyty 1. Kasjer może przechowywać w kasie w formie depozytu inne wartości pieniężne, dokumenty, czeki, papiery wartościowe nie dotyczące działalności podstawowej jednostki. 2. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer. Ewidencja ta powinna zawierać, co najmniej następujące dane numer kolejny depozytu, określenie deponowanego przedmiotu, a przy deponowaniu gotówki jej kwotę, określenie jednostki, której własność stanowi depozyt, datę i godzinę przyjęcia depozytu, datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia depozytu i podpis kasjera. Rejestr depozytów kasjer prowadzi w jednym egzemplarzu. Przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki gotówka nie może być łączona z gotówką jednostki. 11 Technika dokonywania wpłat gotówkowych do kasy Urzędu Wpłata gotówkowa dokonywana przez klienta powinna być posegregowana nominałowo i uporządkowana, przy czym: - banknoty w ilości po 100 sztuk jednego nominału należy ująć w opaskę lub gumkę, tworząc tzw. pełną paczkę banknotów, - banknoty jednego nominału, z których nie można sformować pełnej paczki banknotów również powinny być ujęte w opaskę lub gumkę, tworząc tzw. niepełną paczkę, Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 14

15 - monety jednego nominału ujęte w woreczki po 50 szt. monet jednego nominału w woreczku, - monety jednego nominału, z których nie mogą być sformatowane pełne woreczki (do 50 szt. monet jednego nominału) również ujęte w woreczki. 12 Inwentaryzacja kasy 1. Inwentaryzacja jest podstawowym narzędziem kontroli poprawności prowadzenia gospodarki kasowej. Prowadzona jest okresowo oraz doraźnie według potrzeb, w tym także w celach kontrolnych. Inwentaryzację przeprowadza komisja inwentaryzacyjna powołana przez Burmistrza Miasta i Gminy Pińczów w drodze zarządzenia o inwentaryzacji rocznej w Urzędzie Miejskim lub na wniosek Głównego Księgowego dla przeprowadzeniu inwentaryzacji ( spisu) w sytuacjach tego wymagających. 2. Inwentaryzacja kasy, odbywa się zawsze w sytuacjach gdy: a) następuje zmiana kasjera, także w ramach okresowego zastępstwa, b) w sytuacjach losowych np. włamanie do pomieszczenia kasy c) w dniu stwierdzenia kradzieży, zalania, pożaru, włamania, jak również stwierdzenia niedoboru lub nadwyżki w kasie, d) w dowolnym czasie na podstawie decyzji Burmistrza Miasta i Gminy lub Głównego Księgowego, e) na dzień kończący rok obrotowy. 3. Inwentaryzacja kasy odbywa się drogą spisu z natury, w wyniku którego ustala się stan rzeczywisty, który następnie porównuje się ze stanem ewidencyjnym, wykazanym w raporcie kasowym i ustala ewentualne różnice. 4. Imienny wykaz osób zobowiązanych do przeprowadzenia inwentaryzacji kasy wyznacza w drodze zarządzenia Burmistrz Miasta i Gminy Pińczów. Na podstawie zarządzenia Burmistrz Miasta i Gminy Pińczów powołuje komisję inwentaryzacyjną składającą się z co najmniej 3 osób oraz zespoły spisowe. 5. Z wyników inwentaryzacji sporządza się protokół w trzech egzemplarzach, podpisany przez członków komisji i kasjera, a w razie przekazywania kasy także przez osobę przyjmującą i przekazującą. 6. Jeżeli inwentaryzację przeprowadza się pod nieobecność kasjera, fakt ten powinien zostać wyraźnie opisany w protokole, ze wskazaniem przyczyny nieobecności kasjera. Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 15

16 7. Protokół inwentaryzacji otrzymują: oryginał - główny księgowy z przeznaczeniem do akt Wydziału Finansowo Budżetowego, pierwszą kopię - osoba zdająca kasę, drugą kopię - osoba przyjmująca kasę. 8. W zakresie inwentaryzacji w kasie mają również zastosowanie odpowiednie przepisy instrukcji inwentaryzacyjnej określającej zasady, tryb i metody przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Urzędzie Miejskim w Pińczowie. 13 Załączniki 1. Deklaracja o przyjęciu odpowiedzialności materialnej jej wzór określa załącznik nr 1 do Instrukcji kasowej 2.Upoważnienie do podejmowania gotówki w banku, dokonywania wypłat wszystkich należności pieniężnych, w tym również wypłat pracownikom oraz pobierania wyciągów bankowych jej wzór określa załącznik nr 2 do Instrukcji kasowej. Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 16

17 Załącznik Nr 1 do Instrukcji kasowej. (nazwisko i imię).. (stanowisko) D E K L A R A C J A o p r z y j ę c i u o d p o w i e d z i a l n o ś c i m a t e r i a l n e j W związku z powierzeniem mi funkcji kasjera Urzędu Miejskiego w Pińczowie przyjmuje, na siebie odpowiedzialność materialną za powierzoną gotówkę i inne wartości pieniężne. Zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie gospodarki kasowej, prowadzenia operacji kasowych i ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie. (data i podpis składającego deklaracje) Przyjmujący deklarację.. Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 17

18 Załącznik nr 2 do Instrukcji kasowej U P O W A Ż N I E N I E do podejmowania gotówki w banku, dokonywania wypłat wszystkich należności pieniężnych, w tym również wypłat pracownikom oraz pobierania wyciągów bankowych. Upoważniam niniejszym Pana/nią Zatrudniona na stanowisku... Legitymująca się dowodem osobistym Seria. Nr.. wydanym przez do podejmowania z banku finansującego gotówki na wypłaty należności pieniężnych oraz do odbierania wyciągów z rachunków bankowych. Upoważnienie niniejsze staje się ważne z chwilą podpisania przez w/w Pana/nią deklaracji o przyjęciu odpowiedzialności materialnej i po jej odbiorze przez Wydział Finansowo- Budżetowy... Skarbnik Gminy.. Burmistrz Pińczów dnia.. Id: C94C9A8C-2E A B8FECC260. Podpisany Strona 18