Poradnik dla kół łowieckich w związku ze zbliżającymi się walnymi zgromadzeniami sprawozdawczo - wyborczymi

Transkrypt

1 Poradnik dla kół łowieckich w związku ze zbliżającymi się walnymi zgromadzeniami sprawozdawczo - wyborczymi Obowiązek odbycia walnych zgromadzeń t.zw. sprawozdawczo wyborczych czeka każde koło łowieckie w związku ze zbliżającym się XXIII Krajowym Zjazdem Delegatów. Przedmiotem obrad walnych zgromadzeń będą przede wszystkim te sprawy, które składały się na coroczny porządek obrad a dodatkowo te czynności które wynikają ze Statutu i związane są z XXIII Krajowym Zjazdem Delegatów. Poniżej prezentujemy jak i w jakiej kolejności powinny odbyć się walne zgromadzenia kół łowieckich aby uczynić zadość wymaganiom statutowym. Posiedzenie zarządu koła Walne zgromadzenia koła, w tym także związane z Krajowym Zjazdem Delegatów, zwoływane są, poza statutowymi wyjątkami, przez zarząd koła. Dotyczy to w szczególności walnych zgromadzeń sprawozdawczych. Od jego zwołania rozpoczyna się proces związany z późniejszym walnym zgromadzeniem. Posiedzenia zarządu koła zwołuje i prowadzi prezes, a w przypadku jego nieobecności upoważniony wcześniej przez zarząd koła, inny członek zarządu. Pamiętać należy aby zarząd koła na najbliższym swym nowym posiedzeniu wskazał już taką osobę, bowiem to ona, pod nieobecność prezesa, zwoływać i prowadzić będzie posiedzenia zarządu. Zarząd jako organ kolegialny swoje decyzje podejmuje w formie uchwał. Uchwały te, w myśl 168 ust. 1 statutu PZŁ podejmowane są zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej połowy członków zarządu. Statut PZŁ przewiduje jawność głosowania, chyba że 1/3 członków zarządu koła, obecnych podczas jego posiedzenia, zażąda głosowania tajnego. Przedmiotem obrad posiedzenia zarządu, poprzedzającego każde walne zgromadzenie, winno być omówienie spraw, które będą przedmiotem jego obrad, ustalenie jego terminu oraz miejsca i porządku obrad, a także przyjęcia w tym zakresie stanowiska zarządu. Porządek tegorocznych sprawozdawczych i wyborczych walnych zgromadzeń nie musi odbiegać od walnych zgromadzeń z lat ubiegłych a nawet dla ułatwienia, powinien być z nim zbieżny. str. 1

2 Podstawowym zadaniem walnego zgromadzenia sprawozdawczego jest rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdań z działalności zarządu koła i komisji rewizyjnej, wykonania budżetu oraz udzielanie absolutorium członkom zarządu koła. Walne zgromadzenia sprawozdawcze uchwalają także plan działalności oraz budżet koła na rok następny. Przed umieszczeniem wymienionych wyżej spraw w porządku obrad walnego zgromadzenia niezbędnym zatem jest sporządzenie przez zarząd sprawozdania z działalności zarządu, w tym działalności jego członków, a także sprawozdania z wykonania budżetu. Pamiętać należy, iż zgodnie z przytoczonym 53 pkt 7 statutu PZŁ absolutorium udzielane jest poszczególnym członkom zarządu. W związku z tym sprawozdanie z działalności zarządu winno obejmować sprawozdania z działalności poszczególnych jego członków. Dotyczy to w szczególności działalności prezesa, łowczego, skarbnika i sekretarza. Jest to niezbędne, bowiem właśnie między innymi na podstawie tych sprawozdań, członkowie koła mogą wyrobić sobie pogląd jak należy głosować podczas wniosku o udzieleniu bądź nieudzieleniu absolutorium. Wniosek taki odnośnie poszczególnych członków zarządu - składa komisja rewizyjna koła na zakończenie swego sprawozdania z kontroli całokształtu działalności statutowej, organizacyjnej, gospodarczej i finansowej koła. I tutaj kilka słów wyjaśnienia, jak należy postąpić w sytuacji gdy na kilka miesięcy przed terminem walnego zgromadzenia jeden kilku członków komisji rewizyjnej zrzecze się pełnienia funkcji. Niestety w ostatnim okresie czasu z takimi przypadkami mieliśmy wielokrotnie do czynienia. Otóż zgodnie z przepisem 166 ust. 1 i 2 Statutu członek organów koła przestaje pełnić swą funkcję w przypadku m.in. zrzeczenia się pełnienia funkcji. Jednak zgodnie z przepisem ust. 2 zaprzestanie pełnienia funkcji, na skutek jej zrzeczenia się, następuje z chwilą stwierdzenia tego faktu na najbliższym posiedzeniu organu powołującego. Zatem samo złożenie pisma o zrzeczeniu się funkcji członka komisji rewizyjnej ( dotyczy również członków zarządu) nie wywołuje jeszcze skutków prawnych. Dopiero stwierdzenie tego faktu przez walne zgromadzenie pozwala na zaprzestanie wykonywania obowiązków członka komisji (zarządu). Niestety wielu członków organów kół uważa,że wystarczy samo złożenie rezygnacji (zrzeczenie się pełnienia funkcji) aby móc nie wykonywać str. 2

3 ciążących na takiej osobie obowiązków. Tymczasem tak nie jest. Właśnie po to Statut wprowadza instytucję stwierdzenia zaprzestania pełnienia funkcji przez walne zgromadzenie aby nie dopuścić do paraliżu pracy organów kół i samego koła. Wynika to zresztą z treści art kodeksu cywilnego, zgodnie z którym oświadczenie woli, które ma być złożone inne osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Po przyjęciu przez zarząd sprawozdania z działalności zarządu za rok ubiegły zarząd podejmuje uchwałę odnośnie sprawozdania z wykonania budżetu. Podczas obrad zarządu przygotowującego walne zgromadzenie sprawozdawcze zarząd winien opracować także projekt planu działalności i planu budżetu na rok następny. Po omówieniu i przyjęciu w tym zakresie stosownych uchwał, zarząd koła ustalając termin walnego zgromadzenia może przystąpić do przyjęcia porządku obrad. W tym miejscu należy podnieść, iż uchwalenie porządku obrad przez zarząd jest rzeczą niezmiernie ważną. Oprócz spraw, o których wyżej, zarząd może omówić, przyjąć uchwały i umieścić w porządku obrad inne sprawy należące, w myśl 53 statutu PZŁ, do jego kompetencji. Stwierdzając, iż uchwalenie porządku obrad jest rzeczą niezmiernie ważną miałem na względzie rozwiązanie jakie przyjął w 57 ust. 1 pkt 2 statut Zrzeszenia. Porządek obrad uchwala zarząd koła. Wraz z rozpoczęciem walnego zgromadzenia nie ma możliwości uzupełniania porządku obrad. Statut Zrzeszenia powtórzył jednak rozwiązanie znane, obowiązującemu uprzednio, statutowi ramowemu koła, iż na wniosek określonych, obecnie w 56 ust. 2 statutu PZŁ, podmiotów, zarząd zobowiązany jest umieścić w porządku obrad wnioskowane przez nich sprawy. Wniosek taki winien być złożony co najmniej na 10 dni przed terminem walnego zgromadzenia a o umieszczeniu w porządku obrad nowych spraw członkowie powiadamiani są na co najmniej 7 dni przed walnym zgromadzeniem. Przepis 58 statutu PZŁ, w myśl którego skierowanie wniosku o umieszczeniu w porządku obrad, jak i umieszczenie w nim spraw związanych z odwołaniem i powołaniem członków organów koła przed upływem kadencji oraz z wykluczeniem członka z koła, wymaga uzasadnienia. Można zaproponować zatem, aby porządek obrad walnego zgromadzenia uchwalony przez zarząd wyglądał następująco: 1. Otwarcie walnego zgromadzenia. str. 3

4 2. Stwierdzenie prawomocności obrad. 3. Wybór przewodniczącego i sekretarza walnego zgromadzenia. 4. Odczytanie porządku obrad walnego zgromadzenia. 5. Ewentualnie podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia regulaminu obrad WZ ( o czym szerzej poniżej), 6. Zatwierdzenie protokołu z poprzedniego walnego zgromadzenia. 7. Wybór Komisji Uchwał. 8. Sprawozdanie z działalności zarządu za rok ubiegły w tym: prezesa, łowczego, skarbnika oraz sekretarza zarządu. 9. Sprawozdanie Komisji Rewizyjnej z kontroli działalności koła za rok ubiegły oraz wniosek w sprawie absolutorium dla poszczególnych członków zarządu. 10. Dyskusja nad sprawozdaniami. 11. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania z działalności zarządu za rok ubiegły oraz zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu za rok ubiegły 12. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenie sprawozdania komisji rewizyjnej,. 13. Podjęcie uchwały w sprawie absolutorium dla poszczególnych członków zarządu. 14. Przedstawienie projektu planu działalności i budżetu koła na rok następny. 15. Dyskusja i podjęcie uchwały w sprawie planu działalności i budżetu koła na rok następny. 16. Podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia sposobu wyboru zarządu koła zgodnie z 62 ust. 4 Statutu. 17. Zgłaszanie kandydatów do zarządu koła i komisji rewizyjnej oraz delegatów na OZD 18. Wybór komisji skrutacyjnej 19. Głosowania i ogłoszenie wyników przez komisję skrutacyjną. 20. Inne sprawy przewidziane do wyłącznej kompetencji walnego zgromadzenia koła, a ujęte wcześniej w porządku obrad. 21. Sprawy organizacyjne, w tym rozpatrzenie odwołań od uchwał zarządu. W tym punkcie należy podać nie tylko ogólnie fakt, że odwołania takie będą rozpoznane ale także, jakie konkretnie odwołania będą przedmiotem rozpoznania. str. 4

5 22. Wolne wnioski, sprawy różne. (Np. sprawy terminów i godzin rozpoczynania obrad). 23. Zakończenie obrad i zamknięcie zgromadzenia. O ile w myśl 57 ust. 2 statutu PZŁ nie wpłynęły wnioski o uzupełnienie porządku obrad, można uznać, iż jest on uchwalony. Pojawić się może pytanie, czy zarząd zawsze winien umieścić w porządku obrad każdy wniosek o umieszczenie w porządku obrad nowych spraw, zakładając oczywiście, iż wniosek taki pochodzi od uprawnionych podmiotów. Odpowiedź na to pytanie musi być twierdząca. Zarząd nie ma prawa dokonywać merytorycznej oceny zasadności wniosku. Może się jednak wyjątkowo zdarzyć, iż zarząd będzie zmuszony odmówić umieszczenia w porządku obrad wnioskowanej sprawy. Dotyczyć to będzie sytuacji, kiedy jej umieszczenie będzie naruszało przepisy statutu PZŁ, np. wniosek o umieszczenie w porządku obrad sprawy związanej z wykluczeniem członka z koła, bądź zmianą w organach koła nie będzie zawierał uzasadnienia. Zarząd może odmówić także umieszczenia sprawy w porządku obrad, jeżeli wniosek będzie dotyczył np. rozpatrzenia sprawy leżącej w kompetencji innego organu. Po uchwaleniu o terminie, miejscu i porządku obrad, zarząd koła winien zawiadomić wszystkich członków co najmniej na 14 dni przed terminem. Pamiętać zatem bezwzględnie trzeba, żeby wysyła zawiadomień nastąpiła z takim wyprzedzeniem aby móc zrealizować ten statutowy wymóg. Wskazanym byłoby także, aczkolwiek nie ma takiego wymogu statutowego, aby w miarę możliwości członkowie otrzymali projekty uchwał jakie mają być przyjęte. Dotyczy to zwłaszcza projektu budżetu czy planu działalności koła na następny rok. Walne zgromadzenie sprawozdawczo - wyborcze Statut Polskiego Związku Łowieckiego w 53 pkt 16 do kompetencji walnego zgromadzenia przypisał uchwalenie regulaminu jego obrad. To przepisy tego regulaminu warunkować nam będą zasady prowadzenia obrad. Oczywiście regulamin musi być zgodny ze statutem Zrzeszenia. Przyjęcie regulaminu nie jest obligatoryjne. Koło może to zrobić, jednak nie ma takiego obowiązku. Zachęcam jednak do przyjmowania tego rodzaju aktów, znakomicie bowiem ułatwiają one późniejsze obrady, nie pozostawiają wątpliwości co do zasad procesowania. str. 5

6 Statut PZŁ nie zawarł przepisu mówiącego o tym kto otwiera walne zgromadzenie koła. Stwierdza on jedynie w 60 ust. 1, że walne zgromadzenie wybiera przewodniczącego obrad i sekretarza. Przyjąć zatem należy, iż walne zgromadzenie otwiera prezes zarządu koła lub inny członek zarządu do tego przez zarząd upoważniony (chyba że uchwalony regulamin obrad zawiera przepis odmienny), bowiem to zarząd zwołuje walne zgromadzenie. Po otwarciu walnego zgromadzenia osoba ta powinna, na podstawie dostarczonej mu listy obecności, stwierdzić kworum. W tym miejscu zaznaczyć należy, iż kworum winno być sprawdzane nie tylko przed otwarciem obrad ale także w przypadku najmniejszej wątpliwości, czy na sali obrad znajduje się wymagana większość członków koła, zatem także przed każdym głosowaniem. Następnie otwierający walne zgromadzenie zarządza wybór przewodniczącego obrad i sekretarza. Po wyborze przekazuje prowadzenie obrad wybranemu przewodniczącemu. Z przebiegu walnego zgromadzenia sporządza się protokół. Protokół taki sporządza bądź sekretarz obrad, bądź przybrany do tej czynności protokolant. Protokół winien być podpisany jednak przez przewodniczącego obrad i sekretarza. Brak jest wymogów statutowych co do zawartości protokołu, jednak śmiało można stwierdzić, że nadrzędnym wymogiem co do tego jest, to aby protokół odzwierciedlał przebieg zgromadzenia w sposób jak najbardziej pełny i szczegółowy. Nie ma wymogu zapisywania słowo w słowo wypowiedzi poszczególnych mówców (jak w stenogramie), jednak powinno być zawarte choćby krótkie streszczenie danej wypowiedzi, zawierając najważniejsze jej tezy. Równie ważne jest zamieszczanie stawianych wniosków w sposób zgodny z ich treścią i oddających istotę tego wniosku. W kolejnym punkcie przewodniczący obrad winien odczytać porządek obrad walnego zgromadzenia. Przypomnieć należy, iż walne zgromadzenie może podejmować uchwały jedynie w tych sprawach, w których zostało zwołane a jedyny wyjątek stanowi przepis 59 ust. 2 statutu. Walne zgromadzenie powinno przyjąć protokół z poprzedniego walnego zgromadzenia. Stanowi o tym 60 ust. 2 statutu PZŁ. W razie uwag co do jego treści należy je uwzględnić, jeśli tylko są one zasadne. Walne zgromadzenie w zależności od spraw przewidzianych w porządku obrad może, aczkolwiek nie musi, dokonać wyboru Komisji Uchwał i Wniosków, a str. 6

7 także Komisji Skrutacyjnej. Tą ostatnią należy powołać przede wszystkim wtedy, kiedy będziemy mieli do czynienia z głosowaniami tajnymi lub też w przypadku dużych liczebnie kół, gdzie przewodniczący obrad miałby trudności z policzeniem głosów. Po powyższych czynnościach można rozpocząć merytoryczną część obrad. Zgodnie z przyjętym porządkiem obrad zarząd winien zapoznać zebranych ze sprawozdaniami ujętymi w porządku obrad. W dalszej kolejności czyni to Komisji Rewizyjna, jeśli chodzi o jej sprawozdanie. Sprawozdanie Komisji Rewizyjnej musi zawierać wnioski odnośnie udzielenia absolutorium dla poszczególnych członków zarządu. Prowadzący obrad po wysłuchaniu przez wszystkich członków koła sprawozdań zarządu i Komisji Rewizyjnej ma obowiązek umożliwić każdemu z chętnych członków wypowiedzenie się na temat sprawozdań. W tym celu zarządzana jest dyskusja. Dyskusja może dotyczyć zarówno sprawozdań z roku ubiegłego jak i planów działalności, czy też projektu budżetu na rok następny. Po zakończeniu dyskusji walne zgromadzenie podejmuje uchwały w tych sprawach. Regulamin obrad walnego zgromadzenia może wprowadzić ograniczenie czasowe wystąpienia każdego z mówców. W dalszej kolejności winny być rozpatrzone inne a należące do wyłącznej kompetencji walnego zgromadzenia sprawy ujęte w porządku obrad. Po zakończeniu ich omawiania Komisja Uchwał i Wniosków winna przedstawić projekty uchwał powstałe na podstawie przedstawionych przez zarząd projektów a także wniosków przyjętych przez walne zgromadzenie oraz na podstawie dyskusji. Uchwały te powinny zostać przegłosowane. Zazwyczaj ostatnim punktem porządku obrad walnych zgromadzeń kół łowieckich są sprawy organizacyjne i tzw. sprawy różne. Z jednej strony punkt ten może mieć charakter informacyjny, z drugiej zaś w punkcie tym można omawiać także sprawy wymagające podjęcia uchwał. Zasady te dotyczą każdorocznego walnego zgromadzenia. W tym roku dodatkowo mamy obowiązek wyboru: 1) nowych organów koła w związku z upływem 5-letniej kadencji. Obowiązek taki wynika z 165 Statutu. Wybieramy zatem nowy zarząd koła oraz komisję str. 7

8 rewizyjną. Komisja skrutacyjna przedstawia po zakończeniu głosowania wyniki w formie protokołu. Protokół komisji skrutacyjnej stanowi podstawę do sporządzenia uchwały o wyborze. Przypomnieć należy, że Statut przewiduje trzy sposoby wyboru członków zarządu koła: 1) przez dokonanie bezpośredniego wyboru do pełnienie poszczególnych funkcji, 2) przez dokonanie wyboru odpowiedniej liczby członków, którzy ze swego grona wybierają członków zarządu koła na poszczególne funkcje, 3) przez dokonanie w pierwszej kolejności wyboru prezesa zarządu koła i na jego wniosek pozostałych członków. O ile pierwszy sposób wątpliwości nie budzi o tyle w praktyce niejasności pojawiają się przy drugim i trzecim sposobie. Czy wybory te odbywają się tajnie? Odpowiedź jest następująca: w przypadku wyboru sposobem trzecim w pieszej kolejności tajnie wybieramy prezesa a na jego wniosek, również w głosowaniu tajnym pozostałych członków. W przypadku sposobu drugiego tajny wybór dotyczy członków zarządu bez wskazania funkcji. Skoro zatem ustalono wcześniej liczebność zarządu na np. 5 osób to tajnie wybieramy 5 osób spośród nieograniczonej liczby kandydatów a następnie wybrani dokonują ukonstytuowania organu zarządzającego w drodze jawnej - bez zachowania tajności. Wymóg zachowania tajności wyboru dotyczy bowiem tylko wyboru członków organu koła. A ten wybór jak wskazano wyżej odbywa się tajnie. A rozdzielenie funkcji nie jest wyborem członków organu. 2) delegatów na okręgowe zjazdy delegatów. Zgodnie z przepisem 123 ust. 1 Statutu koła wybierają po jednym delegacie na każdą pełną liczbę 20 członków koła. Koła o liczebności członków do 20 wybierają jednego delegata. Koła wybierają także delegatów na zjazdy w okręgu których położone sa dzierżawione przez nie obwody łowieckie. Zasady głosowania przedstawiono również w załączniku nr 1. Pamiętać trzeba, że protokół komisji skrutacyjnej stanowi podstawę do sporządzenia uchwały o wyborze delegatów. Na zakończenie chciałbym przypomnieć, iż w trakcie obrad obowiązują koła zasady postępowania wewnątrzorganizacyjnego, określone przede wszystkim w 168 do 170 statutu PZŁ. Zatem w zależności od charakteru podejmowanej uchwały, różne może być niezbędne kworum wymagane do głosowania, różnego typu większość niezbędna do przyjęcia uchwały, jak i forma samego głosowania; głosowanie tajne lub jawne. str. 8