4/3. Podnoszenie kwalifikacji oraz urlop szkoleniowy

Transkrypt

1 RADY 4/3. Podnoszenie kwalifikacji oraz urlop szkoleniowy Magdalena Kasprzak, Bożena Lenart Spis treści 1. Komentarz Nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych Pracownicy samorządowi Korpus służby cywilnej Urzędnicy państwowi Wyjaśnienia do wzorów Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych Wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego Wzór A: Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych Wzór B: Wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego Komentarz Pracownicy samorządowi, członkowie korpusu SC i pracownicy urzędów państwowych, mimo przynależności do szeroko pojętej sfery budżetowej, nie mają wspólnych zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych. O ile korpus SC podlega odrębnym regulacjom na ten temat, o tyle samorządowcy i załogi urzędów państwowych korzystają z zasad ogólnych Nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych Z dniem 11 kwietnia br. utraciło moc rozporządzenie MPiPS oraz MEN z r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. Nr 103, poz. 472 ze zm.). Było to efektem wyroku Trybunału Konstytucyjnego z r. stwierdzającego niezgodność z Konstytucją art. 103 KP, na podstawie którego zostało wydane to rozporządzenie. Nowe przepisy regulujące uprawnienia pracowników związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych nie zostały zamieszczone w kolejnym rozporządzeniu, ale zostały wprowadzone bezpośrednio do Kodeksu pracy ustawą z r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. Nr 105, poz. 655). Przepisy obowiązują od r. Nowe przepisy są o wiele mniej rozbudowane niż dotychczasowe normują one jedynie podstawowe uprawnienia pracownika związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, pozostawiając resztę uzgodnieniom stron. Nowe przepisy eliminują także wiele wątpliwości, które wzbudzały dotychczasowe sierpień

2 RADY Zakres nowych przepisów IV. Urlopy i inne nieobecności regulacje. Celem tych przepisów jest także racjonalizacja obowiązków pracodawców i uprawnień pracowników związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Od dłuższego już czasu dominuje bowiem pogląd, że podnoszenie kwalifikacji zawodowych leży przede wszystkim w interesie samego pracownika. Wszechstronnie wykwalifikowany pracownik ma bowiem znacznie większe szanse na znalezienie i utrzymanie zatrudnienia oraz atrakcyjne warunki pracy. Warto podkreślić, że nowe kodeksowe przepisy będą miały zastosowanie do pracowników, którzy r. lub później rozpoczęli podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Do wszystkich pracowników, którzy rozpoczęli podnoszenie kwalifikacji zawodowych przed r., stosuje się przepisy regulujące zasady i warunki podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników, obowiązujące przed r., zatem przepisy uchylonego już, powołanego wyżej rozporządzenia. Wynika to z przepisu przejściowego, tj. art. 3 ustawy z r. Zgodnie z nowymi regulacjami kodeksowymi przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Definicja podnoszenia kwalifikacji zawodowych jest szeroka, obejmuje nie tylko uzupełnianie dotychczasowej wiedzy i umiejętności przez pracownika, ale i zdobywanie nowej wiedzy i nowych umiejętności. Zatem pracownik w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych może kształcić się nie tylko w kierunku wiążącym się z pracą wykonywaną przez niego obecnie, na dotychczas zajmowanym stanowisku pracy ale też zdobywać zupełnie nowe umiejętności, które mogą mu być przydatne także na innym stanowisku pracy, albo nawet w innym zawodzie. Aczkolwiek pracownik musi się liczyć z tym, że pracodawca prawdopodobnie wyrazi zgodę na podnoszenie przez niego kwalifikacji zawodowych, jeżeli będzie to leżało w jego interesie. Pracodawca nie musi zatem wyrazić zgody na każdą propozycję pracownika podnoszenia kwalifikacji. Podnoszenie przez pracownika kwalifikacji w postaci zdobywania nowych umiejętności może być jednak dla pracodawcy przydatne, ponieważ pozwala mu na zatrudnianie tego samego pracownika na różnych stanowiskach pracy, jeżeli w praktyce zaistnieje taka konieczność. PRZYKŁAD Pracownik jest zatrudniony na stanowisku montera. Pracodawca chciałby go wysłać na kurs operatora wózków widłowych, przyznając mu świadczenia przewidziane w Kodeksie pracy z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, a także dodatkowe świadczenia na podstawie umowy zawartej z tym pracownikiem. Umożliwi to pracodawcy powierzanie temu pracownikowi pracy operatora w tych okresach, w których nie będzie zapotrzebowania na jego pracę jako montera. Nic nie stoi temu na przeszkodzie. Pracodawca zyska pracownika o nowej specjalności, co pozwoli mu na znacznie elastyczniejsze planowanie mu pracy, np. zatrudnienie go na 2 stanowiskach pracy albo czasowe przenoszenie go do pracy na stanowisku operatora wózków widłowych (np. na podstawie art KP). Takie zatrudnianie pracownika na różnych stanowiskach pracy jest zwykle korzystniejsze kosztowo, niż zatrudnienie kolejnego pracownika. 2 sierpień 2010

3 4/3. Podnoszenie kwalifikacji oraz urlop szkoleniowy RADY Nowe przepisy nie dzielą już uprawnień pracowników zależnie od formy kształcenia tak jak dotychczasowe przepisy, które różnicowały uprawnienia pracowników zależnie od tego, czy podnosili oni kwalifikacje w formach szkolnych, czy pozaszkolnych, ani nawet nie wymieniają form kształcenia. W obecnej sytuacji trudno byłoby wymienić wszystkie dostępne formy, w jakich pracownicy mogą podnosić swoje kwalifikacje zawodowe. Niewątpliwie jednak obecne przepisy (tak jaki i dotychczasowe) obejmują np. pracowników podejmujących studia (licencjackie, magisterskie, podyplomowe) oraz różnego rodzaju kursy i szkolenia. Kodeksowe przepisy dotyczące podnoszenia kwalifikacji (tak jak i przepisy uchylonego już rozporządzenia) nie dotyczą natomiast tych pracowników, którzy w związku z kształceniem się posiadają szczególne uprawnienia, gwarantowane odrębnymi przepisami, np. pracowników odbywających aplikację radcowską oraz doktorantów. Definicją podnoszenia kwalifikacji zawodowych objęte zostało dokształcanie się pracownika tylko z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Dotychczas przepisy posługiwały się pojęciem skierowania zakładu pracy, które było niejednoznaczne i budziło poważne wątpliwości. Obecna formuła nie powinna już budzić kontrowersji. Kodeksowe uprawnienia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przysługują zatem pracownikom, którzy: podnoszą kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy, tj. odpowiedzieli pozytywnie na propozycję pracodawcy w tym zakresie lub podnoszą kwalifikacje zawodowe z własnej inicjatywy, ale uzyskali zgodę pracodawcy na takie podnoszenie kwalifikacji. W interesie pracownika leży, aby kiedy to on występuje z inicjatywą podnoszenia kwalifikacji, uzyskać pisemne potwierdzenie zgody pracodawcy. Otworzy to pracownikowi drogę do ubiegania się (i otrzymania) kodeksowych świadczeń z tym związanych. Pracownik może oczywiście podnosić kwalifikacje zawodowe z własnej inicjatywy, nawet bez zgody pracodawcy. Jeżeli jednak pracownik podjął kształcenie się z własnej inicjatywy i bez zgody pracodawcy, to nie przysługują mu żadne świadczenia, o których mowa w Kodeksie pracy ani obligatoryjne, ani dodatkowe. Taki pracownik może tylko ubiegać się o urlop bezpłatny oraz o zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Warto zwrócić uwagę, że w przeciwieństwie do poprzedniego stanu prawnego urlop bezpłatny udzielony w takiej sytuacji nie jest wliczany do okresu zatrudnienia pracownika. W świetle przepisów kodeksowych jedynymi obowiązkowymi świadczeniami, których pracodawca jest obowiązany udzielać pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe (z jego inicjatywy albo za jego zgodą), są: urlop szkoleniowy, zwolnienie z całości lub części dnia pracy. Przepisy Kodeksu pracy określają sztywno wymiar urlopu szkoleniowego, natomiast nie określają konkretnego wymiaru zwolnienia z całości lub części dnia pracy. Pisemna zgoda pracodawcy Świadczenia obligatoryjne sierpień

4 RADY IV. Urlopy i inne nieobecności W trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika pracodawca jest natomiast zobowiązany udzielać pracownikom zwolnień od pracy, aby umożliwić im punktualne przybycie na zajęcia i udział w zajęciach. Wymiar tych zwolnień zależy zatem od sytuacji konkretnego pracownika, tj. z jednej strony od jego rozkładu czasu zajęć, a z drugiej od jego rozkładu czasu pracy. Jeżeli zajęcia odbywają się poza normalnymi godzinami pracy tego pracownika lub w dniach dla niego wolnych od pracy, to pracodawca nie jest obowiązany zwalniać pracownika z całości lub z części dnia pracy. Są to zatem celowe zwolnienia od pracy, a w przypadku tego typu zwolnień, nie przysługują one, jeżeli odpada cel ich udzielenia. PRZYKŁAD Pracodawca zaproponował pracownikowi, aby podniósł swoje kwalifikacje zawodowe na kursie rachunkowości, którego koszty pokryłby pracodawca. Kurs odbywa się jednak w soboty i niedziele, oba te dni są dla pracownika wolne od pracy. Jeżeli pracownik wyrazi zgodę na udział w kursie, obowiązek pracodawcy ograniczy się do pokrycia kosztów tego kursu oraz udzielenia pracownikowi urlopu szkoleniowego (o ile kurs kończy się egzaminem). Skoro czas kursu nie koliduje z czasem pracy tego pracownika, to nie ma podstaw prawnych do udzielania pracownikowi zwolnień z dnia pracy ani też do oddawania mu dni wolnych w zamian za soboty i niedziele spędzone na kursie. Jeżeli taka sytuacja nie odpowiada pracownikowi, to może on odmówić udziału w kursie, a pracodawca nie może wyciągnąć z tego żadnych doraźnych negatywnych konsekwencji wobec pracownika. W celu prawidłowego wywiązywania się z obowiązku ewentualnego udzielania pracownikowi zwolnienia z całości lub z części dnia pracy pracodawca ma prawo nałożyć na pracownika obowiązek dostarczenia mu grafiku zajęć. Wymiar zwolnienia od pracy jest determinowany tylko tym, aby pracownik punktualnie przybył na zajęcia i mógł w nich uczestniczyć. Pracownik nie może sam podjąć decyzji, o której godzinie uda się na zajęcia; wszelkich zwolnień od pracy udziela zawsze pracodawca. Pracownik musi zatem uzyskać zgodę pracodawcy na opuszczanie pracy o określonej godzinie bądź nieprzybywanie do pracy w określonych stałych dniach i godzinach, bądź jeżeli zajęcia zaczynają się o różnych porach uzyskiwać doraźne zwolnienia od pracy. Jeżeli konkretne zajęcia zostaną odwołane (co w praktyce się zdarza), to pracownik powinien stawić się do pracy. Z drugiej strony jeżeli pracodawca sam wystąpił z inicjatywą podnoszenia przez pracownika kwalifikacji albo wyraził na to zgodę jest obowiązany udzielać pracownikowi zwolnienia od pracy na udział w zajęciach. Nie może zatem żądać od pracownika, aby ten zamiast brać udział w każdych zajęciach stawiał się do pracy. Jeżeli jednak pracodawca zażąda od pracownika obecności w pracy w czasie przeznaczonym na zajęcia, pracownik musi pozostać w pracy bądź stawić się do pracy. Zarówno za czas urlopu szkoleniowego, jak i za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. W takim przypadku zastosowanie znajduje 5 rozporządzenia MPiPS z r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewi- 4 sierpień 2010

5 4/3. Podnoszenie kwalifikacji oraz urlop szkoleniowy RADY dzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. Nr 62, poz. 289 ze zm.). W celu obliczenia tego wynagrodzenia stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy. We wrześniu pracownik w związku z udziałem w 3-dniowym szkoleniu był nieobecny w pracy przez 24 godziny. Jeżeli pracownik ten otrzymuje wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej (np zł), to zachowuje prawo do tego wynagrodzenia w tej stawce. Za wrzesień otrzyma zatem 3000 zł. Jeżeli natomiast pracownik ma stawkę godzinową, np. 12 zł za godzinę, to także za czas szkolenia przysługuje mu taka stawka wynagrodzenia. PRZYKŁAD Warto zwrócić uwagę, że zgodnie z przepisami uchylonego rozporządzenia wynagrodzenie za czas urlopu szkoleniowego oraz zwolnienia z części dnia pracy, ustalane było jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy (a zatem składniki wynagrodzenia w zmiennej wysokości były uwzględniane w średniej wysokości z 3 ostatnich miesięcy). W przeciwieństwie do dotychczasowych przepisów przepisy Kodeksu pracy przyznają prawo do urlopu szkoleniowego co do zasady tylko pracownikom przystępującym do egzaminów eksternistycznych, maturalnego oraz potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. Wyjątek dotyczy pracownika, który przygotowuje pracę dyplomową, któremu urlop przysługuje także na przygotowanie pracy dyplomowej w ostatnim roku studiów. Jeżeli zatem podnoszenie kwalifikacji zawodowych nie wiąże się ze zdawaniem przez pracownika jednego z tych egzaminów urlop szkoleniowy nie przysługuje. Urlop szkoleniowy przysługuje w wymiarze 6 bądź 21 dni, zgodnie z informacjami zawartymi w poniższej tabeli. Wymiar urlopu szkoleniowego Lp. Uprawniony pracownik Wymiar urlopu szkoleniowego 1. Pracownik przystępujący do egzaminów eksternistycznych 6 dni 2. Pracownik przystępujący do egzaminu maturalnego 6 dni 3. Pracownik przystępujący do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe 4. Pracownik przygotowujący pracę dyplomową oraz przygotowujący się i przystępujący do egzaminu dyplomowego w ostatnim roku studiów 6 dni 21 dni Dotychczas kontrowersyjne było, czy jeżeli pracownik korzysta z dłuższego urlopu szkoleniowego, to do wymiaru tego urlopu należy wliczać tylko dni robocze danego pracownika, czy także np. soboty. Z przepisów kodeksowych wprost wynika, że urlop szkoleniowy jest udzielany w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Nieistotny jest w tym przypadku wymiar czasu pracy pracownika ani system czasu pracy, w którym pracownik jest zatrudniony. sierpień

6 RADY IV. Urlopy i inne nieobecności PRZYKŁAD Pracownik jest zatrudniony na cały etat, pracuje w systemie równoważnego czasu pracy. W związku z egzaminem na ostatnim roku studiów przysługuje mu 21 dni urlopu szkoleniowego, udzielonego na jego dni pracy. Zatem wymiar godzinowy tego urlopu może wynieść np. 252 godziny (21 dni 12 godzin). Wymiar godzinowy tego samego urlopu szkoleniowego pracownika zatrudnionego w podstawowym systemie czasu pracy wyniesie tylko 168 godzin (21 dni 8 godzin). Jednak liczba godzin objętych urlopem nie ma znaczenia celem tego urlopu szkoleniowego jest zagwarantowanie pracownikowi, by 21 dni jego pracy było dniami wolnymi. PRZYKŁAD Jeden z pracowników zatrudnionych na 1/2 etatu pracuje od poniedziałku do piątku po 4 godziny, drugi w poniedziałki i wtorki po 8 godzin, a w środy 4 godziny. W związku z przystąpieniem do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe obu im przysługuje urlop szkoleniowy w wymiarze 6 dni. Pierwszemu pracownikowi urlop może być udzielony np. od poniedziałku do piątku i na poniedziałek, a drugiemu od poniedziałku do środy przez kolejne 2 tygodnie. Dodatkowe nieobowiązkowe świadczenia Precyzyjne uzgodnienia z pracodawcą Urlopu szkoleniowego udziela zawsze pracodawca, podobnie jak każdego innego zwolnienia od pracy pracownik nie może sam go sobie udzielić w wygodnym dla siebie terminie. Jednak ze względu na to, że urlop ma umożliwić pracownikowi przystąpienie do egzaminu, powinien być udzielony: bezwzględnie w dniu/dniach, w których pracownik przystępuje do samego egzaminu, w miarę możliwości w terminie, o który wnioskuje pracownik przy czym, choćby ze względu na zasady współżycia społecznego bez ważnej przyczyny pracodawca nie powinien odmawiać pracownikowi udzielania mu tego urlopu we wnioskowanym terminie. Pracownik uzgadnia z pracodawcą czy 6-dniowy bądź 21-dniowy wymiar urlopu zostanie wykorzystany w sposób nieprzerwany czy też częściami. Przepisy nie przewidują możliwości przesunięcia uzgodnionego terminu urlopu szkoleniowego ani odwołania pracownika z tego urlopu może to więc nastąpić tylko za zgodą pracownika. Oprócz obligatoryjnego urlopu szkoleniowego i zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe, także dodatkowe świadczenia w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazdy i podręczniki. Przyznanie pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe tych świadczeń zależy jednak wyłącznie od woli pracodawcy i od uzgodnień między stronami. Pracownik może bowiem odmówić podnoszenia kwalifikacji zawodowych, jeżeli pracodawca wprawdzie zaoferowałby mu udzielenie urlopu szkoleniowego i zwolnień z całości lub części dnia pracy, ale wymagałby od pracownika pokrycia kosztów podnoszenia tych kwalifikacji. W interesie pracownika leży uzgodnienie z pracodawcą przed podjęciem kształcenia, czy oprócz urlopu szkoleniowego i zwolnienia z części dnia pracy uzyska 6 sierpień 2010

7 4/3. Podnoszenie kwalifikacji oraz urlop szkoleniowy RADY on jakiekolwiek inne świadczenia od pracodawcy, czy też wszystkie pozostałe koszty będzie musiał ponieść sam. W przypadku uzgodnienia, że pracodawca pokryje opłaty związane z kształceniem, konieczne jest precyzyjne uzgodnienie m.in.: czy pracodawca będzie pokrywał koszty bezpośrednio, czy też koszty będzie pokrywał wstępnie pracownik, a pracodawca mu je zwróci i w jakim terminie oraz na jakiej podstawie, jakie konkretnie koszty będzie pokrywał pracodawca jeżeli np. za egzamin, to czy tylko za egzamin podstawowy, czy też np. za powtarzanie egzaminu, do jakiej wysokości pracodawca pokryje koszty noclegów i przejazdów pracownika, jeżeli szkolenie odbywa się poza miejscem zamieszkania pracownika, do jakiej wysokości pracodawca pokryje koszty podręczników czy pokryje koszt każdego zakupionego przez pracownika podręcznika, czy tylko podręcznika uprzednio zaakceptowanego (w związku z jego kosztem). Przepisy Kodeksu pracy nie określają żadnych zasad, na jakich pracodawca miałby pokrywać koszty związane z jakimikolwiek dodatkowymi świadczeniami przyznanymi pracownikowi. Wszystkie regulacje muszą więc zostać precyzyjnie uzgodnione między pracownikiem a pracodawcą. W razie sporu między stronami nie będzie bowiem możliwe odwołanie się do przepisów powszechnie obowiązujących, ponieważ takich nie ma. Pracownik uzyskał od pracodawcy zgodę na pokrycie opłat za kurs języka niemieckiego, ale z umowy nie wynika, by pracodawca zobowiązał się do pokrycia kosztów koniecznych podręczników, zatem pracownik nie ma podstaw, by tego od niego żądać. Z drugiej strony pracodawca zobowiązał się do pokrycia kosztów dojazdów na kurs w innym mieście. Jeżeli nie zostało między stronami uzgodnione, jakim środkiem komunikacji pracownik będzie dojeżdżał na kurs ani górny limit kosztów, jakie pracodawca poniesie z tego tytułu, to pracownik może skorzystać z dowolnie wybranego środka i podróżować np. pociągiem InterCity w pierwszej klasie albo np. taksówką. PRZYKŁAD Opłaty za kształcenie, przejazd i podręczniki są wymienione jako przykładowe i jednocześnie najbardziej typowe (powszechne) dodatkowe świadczenia, które są ponoszone w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych i które pracodawca może przyznać pracownikowi. Nie ma żadnych przeszkód, aby pracodawca przyznał pracownikowi także inne świadczenia, zależnie od okoliczności konkretnego przypadku. Jeżeli np. szkolenie odbywa się w innym mieście, mogą to być diety (w wysokości określonej między stronami) na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia pracownika. Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę, ale tylko z tytułu dodatkowych świadczeń. Pracodawca nie może natomiast zobowiązać pracownika w żadnym przypadku do zwrócenia mu wynagrodzenia wypłaconego z tytułu urlopu szkoleniowego lub zwolnienia z całości lub części dnia pracy. Jeżeli zatem pracodawca nie przyznał pracownikowi żadnych dodatkowych świadczeń, to nie ma Obowiązek zwrotu kosztów dokształcania się sierpień

8 RADY Pracodawca żąda zwrotu kosztów IV. Urlopy i inne nieobecności takiej sytuacji, w której mógłby zażądać od pracownika zwrotu kosztów. Zatem i sam obowiązek odpracowania dezaktualizuje się w przypadku gdy pracownik zwolni się z pracy przed upływem wyznaczonego terminu, to i tak nie poniesie żadnych negatywnych konsekwencji. Obowiązek zwrotu kosztów dotyczy tylko tych pracowników, którym w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracodawca przyznał inne świadczenia, poza obligatoryjnym (przysługującym z mocy przepisów Kodeksu pracy) urlopem szkoleniowym i zwolnieniem z całości lub z części dnia pracy. Pracodawca może żądać od pracownika zwrotu tych poniesionych kosztów przede wszystkim w sytuacji, gdy pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji (na jakimkolwiek etapie). Ocena zasadności niepodjęcia lub przerwania dokształcania się należy w pierwszej kolejności do pracodawcy, a w razie sporu na tym tle między pracownikiem a pracodawcą jego rozstrzygnięcie należy do sądu pracy. Za uzasadnioną przyczynę należałoby uznać np. (długotrwałą) chorobę pracownika, która uniemożliwia mu udział w zajęciach lub np. nieprzewidziany wzrost tych kosztów związanych ze szkoleniem, które ponosi sam pracownik, związany ze zmianami w sytuacji finansowej pracownika powodującymi, że nie może on dalej pozwolić sobie na ponoszenie tych kosztów. Przykładowy katalog przyczyn uzasadniających niepodjęcie bądź przerwanie dokształcania przez pracownika można określić w umowie zawartej przez pracownika i pracodawcę, jednakże w razie sporu sąd i tak mógłby ocenić, czy wskazane w umowie przyczyny są uzasadnione. Ponadto pracodawca może żądać zwrotu kosztów dodatkowych świadczeń, gdy: pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika (czyli na podstawie art. 52 KP) w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata, pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata, z wyjątkiem jednak gdy przyczyną wypowiedzenia jest mobbing (w rozumieniu art. 943 KP), pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 KP lub art. 943 KP, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach. Pracownik jest obowiązany do zwrotu kosztów w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. PRZYKŁAD Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę, na mocy której pracownik zobowiązał się do odpracowania poniesionych przez pracę kosztów studiów podyplomowych przez 2 lata po ukończeniu studiów (tj. po uzyskaniu dyplomu). Ostateczny koszt poniesiony przez pracodawcę wyniósł 8880 zł (7000 zł opłaty za studia, 800 zł podręczniki, 1080 zł koszty przejazdów pracownika do innego miasta). Pracownik po 6 miesiącach złożył wypowiedzenie, ponieważ znalazł sobie lepszą pracę. Z upływem kolejnych 8 sierpień 2010

9 4/3. Podnoszenie kwalifikacji oraz urlop szkoleniowy RADY 3 miesięcy umowa o pracę rozwiązała się, zatem do 2 lat zabrakło 1 roku i 3 miesięcy. Koszt, jaki pracownik powinien zwrócić pracodawcy, ustala się następująco: koszt poniesiony przez pracodawcę (8880 zł) należy podzielić przez uzgodniony okres odpracowania (24 miesiące) 370 zł, uzyskany wynik (370 zł) należy pomnożyć przez liczbę niedopracowanych miesięcy (15 miesięcy) 5550 zł. Pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę, jeżeli umowa o pracę z nim rozwiąże się w trakcie uzgodnionego w umowie okresu odpracowania okresu dokształcania się: na mocy porozumienia stron, na podstawie wypowiedzenia dokonanego przez pracownika z powodu mobbingu (jeżeli była to prawdziwa przyczyna wypowiedzenia, a nie pozorna), na podstawie wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę (nawet jeżeli przyczyny wypowiedzenia leżą po stronie pracownika), w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu długotrwałej nieobecności pracownika w pracy (na podstawie art. 53 KP), wskutek rozwiązania umowy o pracę przez pracownika w inny sposób, np. za uprzedzeniem (art KP). Powyższe okoliczności zwrotu kosztów przez pracownika nie mogą być modyfikowane w umowie zawartej między pracownikiem a pracodawcą na niekorzyść pracownika. Pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu koztów Pracownik zobowiązał się do 3-letniego odpracowania kosztów studiów MBA, jakie poniósł pracodawca z tytułu dodatkowych świadczeń (pokrycie opłat za studia i kosztów podręczników). Po roku od uzyskania dyplomu pracownik ten złożył wypowiedzenie, podając mobbing jako przyczynę. Pracodawca odmówił mu wypłaty odszkodowania z art KP, zatem pracownik odwołał się do sądu pracy. Sąd jednak nie uznał prawdziwości podanej przez pracownika przyczyny, tj. nie dopatrzył się, aby pracownik ten był mobbingowany, wyrok podtrzymał sąd okręgowy. Prawomocny wyrok sądowy otwiera pracodawcy drogę do dochodzenia od tego pracownika zwrotu kosztów poniesionych na studia MBA tego pracownika w związku z tym, że nie przepracował on 3 lat, po uzyskaniu dyplomu, do czego zobowiązał się w umowie. PRZYKŁAD 1.2. Pracownicy samorządowi Samorządowcy mają obowiązek uczestniczenia w różnych formach podnoszenia wiedzy i kwalifikacji zawodowych (art. 29 PracSamU). W planach finansowych urzędów marszałkowskich, starostw powiatowych, urzędach gmin i innych jednostkach samorządowych trzeba przewidzieć środki finansowe na ten cel. Brakuje jednak przepisów szczególnych określających, w jaki sposób pracow- sierpień

10 RADY IV. Urlopy i inne nieobecności nicy samorządowi mają podnosić swoje kwalifikacje zawodowe. Dlatego też stosujemy do nich ogólne reguły Korpus służby cywilnej Rodzaje szkoleń w SC Szkolenia centralne Szkolenia członków korpusu SC są zdecydowanie bardziej sformalizowane. Zasady podnoszenia ich kwalifikacji wynikają bezpośrednio z pragmatyków służbowych. Ważnym etapem szkoleń członków korpusu SC jest ich wcześniejsze planowanie. Jak wynika bowiem z 13 rozporządzenia prezesa RM z r. w sprawie szkoleń w SC (Dz.U. Nr 76, poz. 507), dyrektor generalny urzędu do każdego roku przekazuje szefowi kancelarii prezesa RM: potrzeby szkoleniowe kierowanego przez siebie urzędu dotyczące priorytetów i rodzajów szkoleń na kolejny rok oraz na kolejne 3 lata, dane dotyczące zapotrzebowania urzędu na środki finansowe na szkolenia na kolejny rok oraz prognozę zapotrzebowania na kolejne 3 lata. Planowanie podnoszenia kwalifikacji członków SC jest istotne ze względu na fakt, że koszty szkoleń w SC są pokrywane ze środków: wyodrębnionych w budżetach poszczególnych urzędów dla finansowania szkoleń powszechnych, szkoleń w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego urzędnika SC oraz szkoleń specjalistycznych, rezerwy budżetowej przeznaczonej na szkolenia członków korpusu SC dla finansowania szkoleń centralnych (art. 111 SłużbaCywU). Nie tylko dyrektorzy czy kierownicy urzędów mają obowiązek sporządzania planów realizowanych szkoleń. Obowiązek taki spoczywa również na szefie SC oraz na bezpośrednich przełożonych członków korpusu SC. Oczywiście to, kto i w jakim zakresie jest zobowiązany do stworzenia programu czy planu dokształcania, zależy od rodzaju samego szkolenia. Członek korpusu SC uczestniczy w planowanych szkoleniach. Obowiązek taki potwierdza również art. 109 SłużbaCywU, zgodnie z którym uczestnictwo członka korpusu w szkoleniach przewidzianych dla SC jest traktowane na równi z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych. Co więcej, członek korpusu nie ponosi opłat z tytułu uczestnictwa w szkoleniach przewidzianych dla SC. Szkolenia w SC organizuje się dla członków korpusu w celu pogłębiania ich wiedzy i rozwij ania umiejętności, niezbędnych do wykonywania zleconych im zadań. Szkolenia organizuje się w pozaszkolnych formach dydaktycznych odpowiednich do potrzeb szkoleniowych w służbie cywilnej. O tym, w jakim szkoleniu członek korpusu bierze udział, decyduje zajmowane przez niego stanowisko. Szkolenia centralne organizuje się dla członków korpusu SC, w szczególności dla zajmujących stanowiska średniego szczebla zarządzania, koordynujące i samodzielne, w celu rozwijania wiedzy i umiejętności określonych w priorytetach szkoleniowych zawartych w planie szkoleń centralnych. Są one planowane, organizowane i nadzorowane przez samego szefa SC. Ma on obowiązek coroczne- 10 sierpień 2010

11 4/3. Podnoszenie kwalifikacji oraz urlop szkoleniowy RADY go ustalania planu szkoleń centralnych w SC (art. 107 SłużbaCywU). Taki plan powinien zawierać w szczególności: priorytety szkoleniowe wobec członków korpusu SC, rodzaje szkoleń mających szczególne znaczenie w danym roku, inne zalecenia i informacje dla osób organizujących i nadzorujących szkolenia w SC. Przy ustalaniu programów szkoleń szef SC współdziała z Krajową Szkołą Administracji Publicznej. Szkolenia centralne organizuje się w szczególności w celu: wsparcia realizacji zadań służby cywilnej, upowszechniania nowych rozwiązań i standardów pracy w administracji, rozwijania umiejętności koordynowania prac na poziomie urzędu i całej administracji, upowszechniania wiedzy niezbędnej w realizacji zadań SC. Listę pracowników kierowanych na szkolenie centralne uszeregowaną zgodnie z priorytetami urzędu dyrektor generalny urzędu przekazuje szefowi kancelarii prezesa RM w terminie i formie przez niego ustalonych. Sama lista powinna zawierać imiona, nazwiska i stanowiska pracy członków korpusu SC oraz nazwy komórek organizacyjnych, w których są zatrudnieni. Szef kancelarii prezesa RM przekazuje informację o terminie, miejscu i harmonogramie szkolenia wraz z listą uczestników nie później niż na 21 dni przed terminem rozpoczęcia samego szkolenia. Planowanie, organizowanie i nadzorowanie szkoleń powszechnych należy do obowiązków dyrektora generalnego urzędu. Szkolenia powszechne organizuje się dla członków korpusu zajmujących stanowiska koordynujące, samodzielne, specjalistyczne i wspomagające, w celu rozwijania wiedzy i umiejętności, niezbędnych do prawidłowego wykonywania przez nich zadań w SC. Szkolenia powszechne obejmują tematykę powszechnie występującą w urzędach, a zwłaszcza: prawo administracyjne, finanse publiczne i audyt wewnętrzny, zamówienia publiczne, dostęp do informacji publicznej, ochronę informacji niejawnych oraz danych osobowych, funkcjonowanie Unii Europejskiej, informatykę, języki obce, standardy skutecznej i sprawnej pracy administracji, rozwój umiejętności interpersonalnych, zasady właściwych kontaktów z obywatelem. Szkolenia specjalistyczne organizowane są dla członków korpusu zajmujących w szczególności stanowiska specjalistyczne, w celu pogłębiania oraz uaktualniania wiedzy i umiejętności w dziedzinie związanej z zadaniami urzędu. Szkolenia powszechne Szkolenia specjalistyczne sierpień

12 RADY Szkolenia indywidualne Szkolenia na zasadach ogólnych Zasady odbywania szkoleń IV. Urlopy i inne nieobecności Są planowane, organizowane i nadzorowane przez dyrektora generalnego urzędu. Obejmują przede wszystkim tematykę związaną z zadaniami urzędu. Szkolenia w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego organizuje się dla urzędników SC w celu nabycia wiedzy lub umiejętności określonych w stworzonym dla nich programie rozwoju zawodowego. Są one planowane, organizowane i nadzorowane przez dyrektora generalnego urzędu w porozumieniu z zatrudnionym w danym urzędzie członkiem korpusu SC. Bezpośredni przełożony ustala, odrębnie dla każdego członka korpusu, z wyjątkiem dyrektora generalnego urzędu, indywidualny program rozwoju zawodowego, stanowiący podstawę do kierowania członka korpusu SC na szkolenia (art. 108 SłużbaCywU). Odbywa się to uwzględnieniem: wniosków zawartych w ocenie okresowej członka korpusu, planowanej ścieżki awansu stanowiskowego i finansowego, planów i możliwości rozwoju zawodowego, potrzeb i możliwości urzędu w zakresie zatrudnienia. Program taki następnie akceptuje osoba kierująca komórką organizacyjną i zatwierdza dyrektor generalny urzędu. Indywidualny program rozwoju zawodowego urzędnika SC można realizować poprzez udział w szkoleniach centralnych, powszechnych lub specjalistycznych, których programy są zgodne z indywidualnym programem rozwoju zawodowego. Obowiązujące przepisy umożliwiają również korzystnie przez członków SC ze szkoleń poza SC. W wyjątkowych wypadkach dyrektor generalny urzędu może wyrazić zgodę na pokrycie przez urząd, w całości lub w części, kosztów uczestnictwa członka korpusu służby cywilnej w szkoleniach i zajęciach innych niż przewidziane dla SC (art. 109 SłużbaCywU). Daje to zatem prawo do podnoszenia kwalifikacji przez członków korpusu SC na podstawie przepisów rozporządzenia z r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych. Organizator szkolenia zawiera z podmiotem, któremu powierza prowadzenie szkolenia, umowę określającą w szczególności: treść programu szkolenia, dokumentację szkolenia, warunki uzyskania zaliczenia szkolenia, warunki nadzoru nad przebiegiem szkolenia. W treści programu szkolenia powszechnego, określonej w umowie, organizator uwzględnia zalecenia i informacje dotyczące tych szkoleń, zawarte w planie szkoleń centralnych. Dokumentacja dotycząca szkolenia członków korpusu SC powinna zawierać głównie: harmonogram szkolenia, materiały szkoleniowe, wykaz wykładowców realizujących program szkolenia, wyniki sprawdzianów i egzaminów, jeżeli znacznie wcześniej przewidziano ich przeprowadzenie, 12 sierpień 2010

13 4/3. Podnoszenie kwalifikacji oraz urlop szkoleniowy RADY listy obecności uczestników szkolenia, chyba że ze względu na formę szkolenia w umowie odstąpiono od obowiązku prowadzenia tych list, arkusze indywidualnej oceny szkolenia, rejestr dokumentów potwierdzających ukończenie szkolenia. Prowadzenie list obecności na organizowanych dla SC szkoleniach jest formą nadzoru nad sumiennością ich uczestników. Dodatkowo, w celu wykonywania takiego nadzoru, organizator szkolenia ma prawo wglądu w arkusze egzaminacyjne i prace uczestników szkolenia. Może również wyznaczyć osobę lub osoby, których zadaniem będzie obserwacja przebiegu samego szkolenia. Ukończenie szkolenia potwierdza zaświadczenie wydawane przez podmiot je prowadzący. Do 15 lutego każdego roku dyrektor generalny urzędu (kierownik urzędu) przekazuje Szefowi Kancelarii PRM zbiorcze zestawienie za ubiegły rok, zawierające w szczególności: dane ilościowe dotyczące uczestnictwa członków korpusu służby cywilnej w szkoleniach, zestawienie wydatków na szkolenia członków korpusu służby cywilnej, zbiorcze zestawienie ocen szkolenia i podmiotów je prowadzących Urzędnicy państwowi Jednym z obowiązków urzędnika państwowego jest rozwijanie własnej wiedzy zawodowej (art. 17 ust. 1 PracUrzPU). Żadne przepisy nie zawierają jednak odrębnych zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych ogólnie przez urzędników państwowych. Dlatego odbywa się to na powszechnych zasadach, opisanych przy pracownikach samorządowych. 2. Wyjaśnienia do wzorów 2.1. Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych Zawarcie umowy związanej z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych nie zawsze jest obowiązkowe. Jeżeli pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, to wówczas obowiązkowe jest zawarcie z pracownikiem umowy określającej wzajemne prawa i obowiązki stron. Taka umowa musi być zawarta na piśmie. Natomiast jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązywać pracownika do ewentualnego zwrotu kosztów dokształcania, to nie ma obowiązku zawarcia umowy. W praktyce najczęściej o odpracowaniu kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika decydują koszty ponoszone przez pracodawcę. Jeżeli są wysokie, to pracodawcy zwykle traktują je jako inwestycję w pracownika, z której oczekują stosownego zwrotu. W praktyce każdy pracodawca sam ustala, przy jakich kosztach szkolenia na pracowników nakładany jest obowiązek odpracowania. sierpień

14 RADY IV. Urlopy i inne nieobecności W umowie z pracownikiem warto jest określić w szczególności: zasady, na jakich pracownik może uzyskiwać urlop szkoleniowy oraz zwolnienia z całości lub z części dnia pracy (np. obowiązek dostarczania grafiku zajęć), czy i na jakich warunkach pracownik może otrzymać dodatkowe świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych (o czym była mowa wyżej), jaki jest okres odpracowania, w jakich konkretnie przypadkach pracownik będzie zobowiązany do zwrotu kosztów szkolenia. Umowa o podnoszenie kwalifikacji nie może zawierać postanowień mniej korzystnych niż przepisy KP, zawarte w art Nie można w niej zatem np. zmniejszyć wymiaru urlopu szkoleniowego, uzgodnić dłuższego niż 3-letni okresu odpracowania czy zwiększyć liczby przypadków, w których pracownik jest obowiązany do zwrotu kosztów w stosunku do tego, co wynika z przepisów Kodeksu pracy Wniosek o udzielenie urlopu szkoleniowego We wniosku należy podać dni robocze, w których udzielany jest urlop szkoleniowy. Pracownik podaje cel, zgodnie z którym został udzielony i ma być wykorzystywany urlop szkoleniowy, np. udział w obowiązkowych zajęciach, przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu, przygotowanie pracy magisterskiej. 3. Wzory 14 sierpień 2010

15 WZÓR A UMOWA O PODNOSZENIE KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH zawarta w (miejsce) w dniu (data) między, reprezentowaną przez (oznaczenie pracodawcy) (imię i nazwisko, stanowisko) a (imię i nazwisko pracownika) 1. Pracownik z inicjatywy pracodawcy/za zgodą pracodawcy * podejmie naukę w ramach/na *., (precyzyjne określenie formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych jeżeli są to studia, to na jakim kierunku, jeżeli kurs, to jaki) w okresie od.. do.. 2. Pracownik zobowiązuje się przedstawić bezpośredniemu przełożonemu 1 grafik zajęć, niezwłocznie po jego otrzymaniu od organizatora. 3. Pracownik zobowiązuje się uzyskać zgodę bezpośredniego przełożonego 1 na zwolnienie z całości lub części dnia pracy. Zgoda jest udzielana na cały okres podnoszenia kwalifikacji/na każdorazową nieobecność w pracy * w formie ustnej/pisemnej *. W związku z podjęciem podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracodawca pokrywa: 4. 1) koszty zajęć wnosząc opłatę bezpośrednio organizatorowi zajęć/zwracając pracownikowi wniesioną opłatę w terminie 7 dni 1 od dnia przedłożenia rachunku *, 2) koszty zakupu podręczników i innych materiałów dydaktycznych do kwoty. 1 zwracając pracownikowi poniesione koszty w terminie 7 dni 1 od dnia przedłożenia rachunku *, 3) koszty przejazdu na zajęcia zwracając pracownikowi koszty przejazdu pociągiem pospiesznym, w drugiej klasie (wraz z miejscówką) oraz koszty przejazdu środkami komunikacji miejskiej z pociągu na uczelnię i z uczelni do pociągu w terminie 7 dni 1 na podstawie przedłożonych przez pracownika wykorzystanych biletów w terminie 3 dni od dnia przedłożenia biletów/na koniec każdego kolejnego miesiąca *, 4) koszty noclegu zwracając pracownikowi koszty noclegu do wysokości 150 zł za każdy nocleg/ miesięcznie 1 na podstawie przedłożonego przez pracownika rachunku, w terminie 7 dni od dnia jego przedłożenia. sierpień

16 WZÓR A 5. Okres odpracowania kosztów poniesionych przez pracodawcę, o których mowa w 4, strony umowy ustalają na 3 lata Pracownik jest obowiązany do zwrotu pracodawcy poniesionych kosztów, o których mowa w 4: 1) jeżeli bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, o których mowa w 1, albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji, 2) jeżeli pracodawca rozwiąże z nim stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie o którym mowa w 5, 3) jeżeli w okresie, o którym mowa w 5, pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art KP, 4) jeżeli w okresie, o którym mowa w 5, pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 KP lub art KP, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach. 7. Zwrot kosztów, o którym mowa w 6, przysługuje pracodawcy w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. 8. W zakresie nieuregulowanym w niniejszej umowie zastosowanie mają przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy Kodeksu cywilnego... (podpis osoby reprezentującej pracodawcę) (podpis pracownika) * Niewłaściwe skreślić. 1 Strony mają swobodę w ustaleniu tych konkretnych warunków. 16 sierpień 2010

17 WZÓR B ZATWIERDZAM..., dn.... (miejscowość) (data)... (podpis przełożonego) WNIOSEK o udzielenie urlopu szkoleniowego Pracownik:... (imię i nazwisko) Proszę o udzielenie mi w terminie od... do dni urlopu (liczba dni) szkoleniowego w celu... Sposób kontaktowania się w czasie urlopu... Osoba zastępująca... Wykorzystano... Pozostało do wykorzystania (podpis bezpośredniego przełożonego) (podpis pracownika) sierpień

18 WZÓR 18 sierpień 2010