Fundusze Lubusfoie ^nia Europe ska ""»^^^ wwawtmctu Europi^k P FL-ndi,siP Strukiuralnp i ln*psty<yjnp

Transkrypt

1 Fundusze Lubusfoie ^nia Europe ska ""»^^^ wwawtmctu Europi^k P FL-ndi,siP ^^^ Strukiuralnp i ln*psty<yjnp z cztonkow KOP jest zobligowany do pelnego i wyczerpujacego uzasadnienia spelnienia lub niespetnienia danego kryterium, a takze uzasadnienia przyznania w danej cz^sci punktacji. Jezeli co najmniej jeden projekt zostat skierowany przez oceniajacych do negocjacji, KOP przeprowadza negocjacje, stanowiace cz sc etapu oceny formalno-merytorycznej. Negocjacje przeprowadzane sa, przez Komisj Oceny Projektow. Po zakohczeniu oceny przez KOP, sporzadzany jest projekt listy rankingowej wnioskow, ulozonych w kolejnosci malejacej liczby punktow oraz protokol z prac KOP. Lista przedstawiana jest Zarzadowi Wojewodztwa Lubuskiego, do akceptacji. Zarzad Wojewodztwa podejmuje uchwat zatwierdzajaca^ list rankingowa^ ktora nast pnie jest zamieszczana na stronie internetowej i na portalu Instytucji Ogteszajacej Konkurs oraz w siedzibie IOK, w miejscu publicznie dostejdnym. Po zakohczeniu procedury oceny formalno-merytorycznej i zatwierdzeniu listy rankingowej, wnioskodawcy informowani sa^ pisemnie o wynikach oceny oraz o: a) mozliwosci przyj^cia wniosku do realizacji - pismo informuje projektodawc o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku (wraz z podaniem szczegolowej punktacji) i mozliwosci przyj^cia do realizacji wraz z proponowana^ kwota^ dofinansowania, pod warunkiem dostarczenia w podanym terminie wymaganych dokumentow (zatacznikow niezb^dnych do podpisania umowy), b) pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, ale nieprzyj^ciu go do dofinansowania z powodu braku srodkow finansowych (wraz z podaniem szczegolowej punktacji i pouczeniem o mozliwosci zlozenia protestu), c) odrzuceniu wniosku - pismo informujace projektodawc? o negatywnym rozpatrzeniu wniosku wraz z podaniem przyczyny, w tym szczegotowej punktacji wraz z pouczeniem o mozliwosci zbzenia protestu (w uzasadnionych przypadkach pismo moze bye wystane po zakohczeniu oceny danego wniosku). W tym samym terminie sporzadzany jest i przesytany wniosek o udost^pnienie danych z rejestru podmiotow wykluczonych do ministra wtasciwego ds. finansow zawierajacy informacje okreslone we wlasciwym (aktualnym) rozporzadzeniu dot. rejestru podmiotow wykluczonych dotyczgce wnioskow, ktore zgodnie z lista_ rankingowa, lub informacja^ nt. wnioskow ocenionych w wyniku pozytywnie przeprowadzonej procedury odwolawczej, uzyskaly dofinansowanie. Wnioski skierowane do dofinansowania przekazywane sa, wg wtasciwosci do Wydzialu Regionalnego Rynku Pracy EFS/Wydzialu Rownowagi Spolecznej EFS/Wydzialu Nowoczesnej Edukacji EPS celem dalszego procedowania. Po przyj ciu wniosku o dofinansowanie projektu do realizacji oraz zgromadzeniu wszystkich niezb dnych zalacznikow, IZ dla Osi Priorytetowych 6, 7, 8 (Rozliczeh Inwestycji Terytorialnych i Regionalnego Rynku Pracy EFS/Wydziat Rownowagi Spolecznej EFS/Wydzial Nowoczesnej Edukacji EPS ) przyst^puje do sporzadzenia umowy z Beneficjentem. Umowa moze zostac podpisana z Wnioskodawcajezeli nie figuruje on w rejestrze podmiotow wykluczonych. Umow^ o dofinansowanie projektu podpisuje, w imieniu IZ, Marszalek Wojewodztwa Lubuskiego lub dwoch czlonkow Zarzadu lub Wicemarszalek Wojewodztwa Lubuskiego stosownie do udzielonych upowaznieh lub pelnomocnictw. IZ dla Osi Priorytetowych 6, 7, 8 (Rozliczeh Inwestycji Terytorialnych i Regionalnego Rynku Pracy EFS/Wydzial Rownowagi Spolecznej EFS/Wydzial Nowoczesnej Edukacji EFS) rejestruje umow w SL2014 IZ dla Osi Priorytetowych 6, 7, 8 (Rozliczeh Inwestycji Terytorialnych i Regionalnego Rynku Pracy EFS/Wydzial Rownowagi Spolecznej EFS/Wydziat Nowoczesnej Edukacji EFS) sporzadza ostateczna, list zawartych umow, ktora^ zatwierdza Kierownik Rozliczeh Inwestycji Terytorialnych i Regionalnego Rynku Pracy EFS/Wydzial Rownowagi Spotecznej EFS/Wydziat Nowoczesnej Edukacji EFS. Zatwierdzona^ list zawartych umow o dofinansowanie Rozliczeh Inwestycji Terytorialnych i Regionalnego Rynku Pracy EFS/Wydzial Rownowagi Spolecznej EFS/Wydziat Nowoczesnej Edukacji 37

2 a Lubushie Unia Europejska Wt-i.^tw*. ELTCPC* rl-undlur EPS przekazuje do Wydziatu Informacji i Promocji w celu ogfoszenia listy na stronie internetowej Departamentu EPS oraz w siedzibie IOK w miejscu publicznie dost^pnym. Przebieg procedury zatwierdzania przez 12 dla Osi Priorytetowej 7 projektu pozakonkursowego przygotowanego przez wskazane przez Zarzad Wojewodztwa Lubuskiego wojewodzkie samorzadowe jednostki organizacyjne: W trybie pozakonkursowym wniosek o dofinansowanie projektu skladany jest na wezwanie IZ RPO w terminie przez nia, wyznaczonym. Wyznaczony termin na zlozenie wniosku o dofinansowanie powinien wynikac ze stopnia skomplikowania danego projektu oraz z uzgodnieh mie.dzy wnioskodawca, a IZ RPO, chociaz ostateczna, decyzj w tym zakresie podejmuje IZ RPO, Wezwanie, moze dotyczyc wytapznie projektow wczesniej zidentyfikowanych. IZ RPO przeprowadza nabor w trybie pozakonkursowym na podstawie okreslonego przez siebie Regulaminu. Ponadto, procedure rejestracji, oceny wnioskow oraz podpisywania umowy/porozumienia i podj^cia decyzji o dofinansowaniu jest taka sama jak w przypadku wnioskow ztozonych w ramach procedury konkursowej. Procedowanie z wnioskami zostato szczegolowo opisane w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO. Wybor projektow w trybie pozakonkursowym obejmuje: a) zgbszenie projektu, b) identyfikacje projektu, c) wezwanie do zlozenia wniosku o dofinansowanie, d) ocen projektu, e) rozstrzygni^cie w zakresie wyboru projektu do dofinansowania Wnioski o dofinansowanie projektow pozakonkursowych wplywaja^ do Instytucji Zarzadzajacej. Pracownicy Wydziatu Projektow Pozakonkursowych EPS dokonuja, weryfikacji formalnej wnioskow, wnioski pozytywne formalnie przekazuja, do oceny merytorycznej dwom ekspertom zewn^trznym. Pozytywnie ocenione wnioski pod wzgle.dem merytorycznym zostaja, przyj^te po realizacji przez Zarzad Wojewodztwa Lubuskiego. Na podstawie niezbednych dokumentow zlozonych przez wnioskodawc? zostaje przygotowana decyzja w formie uchwaty Zarzadu Wojewodztwa Lubuskiego o przyznaniu dofinansowania projektu, ktora, podpisuje przedstawiciel IZ i wnioskodawca. Dzialania dot. dokonanych ocen oraz podpisania decyzji ujmowane sa^w SL Decyzj^ o przyznaniu dofinansowania na realizacj projektu podpisuje, w imieniu IZ, IVIarszaJek Wojewodztwa Lubuskiego lub Wicemarszalek Wojewodztwa Lubuskiego stosownie do udzielonych upowaznien lub petnomocnictw, 2. Podzial kompetencji dyrekcji pomi^dzy dyrektora a zast^pcow, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urz^du Marszalkowskiego Wojewodztwa Lubuskiego w Zielonej Gorze dokonywany jest na poziomie zarza^dzenia wewn^trznego dyrektora Departamentu Europejskiego Funduszu Spolecznego w sprawie podziatu zadah i kompetencji oraz organizacji pracy i funkcjonowania Departamentu Europejskiego Funduszu Spolecznego Urz du Marszalkowskiego Wojewodztwa Lubuskiego w Zielonej Gorze. Podziaf ten zapewnia rozdzielnosc funkcji nadzoru nad poszczegolnymi komorkami wewnejrznymi IZ dla Osi Priorytetowej 7 w taki sposob, aby funkcje komorek IZ dla Osi Priorytetowej 7, przygotowujacych projekty pozakonkursowe, nie kolidowaty z funkcjami komorek zatwierdzajqcych te projekty. 38

3 Fimdusze Lubuskie ^n'a Europejska EUrOpejSkie "->«^ WM-HKWOOU EuM>prjtk >Ftndi;j/r P faqtj 1f> fteqiomlny ^^^ $(rokluraln5 i Ir Przebieg procedury przy zatwierdzaniu przez 12 dla Osi Priorytetowej 7, 8 wnioskow o dofinansowanie projektow pozakonkursowych przygotowanych przez Beneficjentow Pozakonkursowych: W trybie pozakonkursowym wniosek o dofinansowanie projektu skladany jest na wezwanie IZ RPO w terminie przez nia^ wyznaczonym. Wyznaczony termin na zlozenie wniosku o dofinansowanie powinien wynikac ze stopnia skomplikowania danego projektu oraz z uzgodnieh mi dzy wnioskodawcav a IZ RPO, chociaz ostateczna^decyzje. w tym zakresie podejmuje IZ RPO. Wezwanie, moze dotyczyc wylacznie projektow wczesniej zidentyfikowanych. IZ RPO przeprowadza nabor w trybie pozakonkursowym na podstawie okreslonego przez siebie Regulaminu. Ponadto, procedura rej'estracjij oceny wnioskow oraz podpisywania umowy/porozumienia i podj^cia decyzji o dofinansowaniu jest taka sama jak w przypadku wnioskow ztozonych w ramach procedury konkursowej. Procedowanie z wnioskami zostato szczegotowo opisane w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO. Wybor projektow w trybie pozakonkursowym obejmuje: a) zgloszenie projektu, b) identyfikacje. projektu, c) wezwanie do ztozenia wniosku o dofinansowanie, d) ocene, projektu, e) rozstrzygni^cie w zakresie wyboru projektu do dofinansowania. Przvimowanie wnioskow IZ RPO wzywa wnioskodawcow pozakonkursowych do skladania wnioskow o dofinasowanie. W trybie pozakonkursowym Wnioskodawcy sktadaja^ projekty do Instytucji Zarz^dzaj^cej RPO na zasadach okreslonych przez IZ RPO. Kazdy wniosek jest rejestrowany oraz otrzymuje indywidualny, niepowtarzalny numer, a po uzyskaniu pozytywnego wyniku oceny formalnej zostaje automatycznie wprowadzony do SL2014, Ocena formalno-mervtoryczna i podpisanie umowv o dofinasowanie proiektu IZ wyznacza opiekunow merytorycznych sposrod pracownikow DPS lub/i ekspertowj zadaniem ktorych jest przeprowadzenie weryfikacji formalno-merytorycznej wnioskow o dofinasowanie. Na biezaco, IZ tworzy list^ wnioskow projektow pozakonkursowych pozytywnie ocenionych pod wzgl^dem formalnomerytorycznym. Po przeprowadzeniu wszystkich ocen, list$ akceptuje Zarza^d Wojewodztwa Lubuskiego w formie zal^cznika do uchwaly. Wnioskodawcy, zgodnie z listq_ przyj^ta^ przez Zarzad sa^ wzywani do ztozenia dokumentow niezb^dnych do sporzadzenia umowy o dofinansowanie projektu. Na ich podstawie zostaje przygotowana umowa o dofinansowanie projektu, ktora^ podpisuje przedstawiciel IZ i Wnioskodawca Pozakonkursowy. Dziatania dot. dokonanych ocen oraz podpisania umowy ujmowane sa^w SL Decyzje. o przyznaniu dofinansowania na realizacje. projektu podpisuje, w imieniu IZ, Marszatek Wojewodztwa Lubuskiego lub Wicemarszalek Wojewodztwa Lubuskiego stosownie do udzielonych upowaznieh lub pelnomocnictw. 2. Podzial kompetencji dyrekcji pomi^dzy dyrektora a zast pcow, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urz du Marszatkowskiego Wojewodztwa Lubuskiego w Zielonej Gorze dokonywany jest na poziomie zarzadzenia wewn^trznego dyrektora Departamentu Europejskiego Funduszu Spolecznego w sprawie podziatu zadah i kompetencji oraz organizacji pracy i funkcjonowania Departamentu Europejskiego Funduszu Spolecznego Urze.du Marszalkowskiego Wojewodztwa Lubuskiego w Zielonej Gorze. PodziaJ ten zapewnia rozdzielnosc funkcji nadzoru nad poszczegolnymi komorkami wewne.trznymi IZ dla Osi 39

4 Lubushie Unia Europejska --»^_ W»**?MtM«u fclrr,.-..y.k r^adi. ^^^^ Sirukliji.ilnri ln*r\l>«ryjnr Priorytetowej 7 w taki sposob, aby funkcje komorek IZ dla Osi Priorytetowej 7, przygotowujacych projekty pozakonkursowe, nie kolidowaly z funkcjami komorek zatwierdzajacych te projekty. Przebieo procedurv wvboru proiektow w Instytucii Posredniczacej dla Osi Priorvtetowei 6 Priorvtet Inwestycviny 8i Dziaianie 6.1, 6,2. Procedura stosowana przv wvborze proiektow w trybie konkursowvm Opis procedur zostal przedtozony na pismie pracownikom IP Procedura stosowana przv wvborze proiektow w trybie konkursowvm Wydzial Zarzadzania Regionalnym Programem Operacyjnym przygotowuje regulamin konkursu oraz ogloszenie o konkursie. Regulamin konkursu po zatwierdzeniu przez Departament Zarzadzania Regionalnym, Programem Operacyjnym jest przedkladany Zarzadowi Wojewodztwa Lubuskiego do zatwierdzenia. Zaakceptowany przez ZWL Regulamin i ogloszenie publikowane sa, na stronie internetowej IP oraz IZ co najmniej 30 dni przed planowanym rozpocz^ciem naboru wnioskow, Wydzial Obslugi Programow Europejskich powoluje Komisj? Oceny Projektow dokonujaca, oceny formalnomerytorycznej, zgodnie z ustawa^ wytycznymi i regulami ustalanymi przez IZ. Niezwlocznie po wplywie wniosku o dofinansowanie do Wydzialu Obslugi Programow Europejskich dokonywana jest jego weryfikacja pod katem oczywistych omylek i brakow formalnych. W przypadku dostrzezenia oczywistych omylek i brakow formalnych wnioskodawca wzywany jest do uzupelnienia/poprawienia wniosku zgodnie z ustawa, i regulaminem konkursu. Wniosek 0 dofinansowanie projektu nieposiadajacy brakow formalnych lub oczywistych omylek kierowany jest do oceny formalno-merytorycznej. Komisja Oceny Projektow dokonuje oceny formalno-merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu, za pomocq. karty oceny formalno-merytorycznej, po wczesniejszym podpisaniu deklaracji bezstronnosci 1 poufnosci. W pierwszej kolejnosci przeprowadzana jest weryfikacja formalna zgloszonych wnioskow pod katem ogolnych kryteriow formalnych i kryteriow dost^pu. Wnioski spelniajace kryteria formalne i kryteria dost^pu oceniane sa^ pod katem spelniania kryteriow horyzontalnych, merytorycznych ipremiuja^cych. Jezeli co najmniej jeden projekt zostal skierowany przez oceniajacych do negocjacji, Komisja Oceny Projektow organizuje proces negocjacji, stanowiacy cz sc etapu oceny formalno-merytorycznej. Po zakohczeniu oceny Komisja Oceny Projektow przygotowuje list ocenionych projektow zawierajaca, oceny wszystkich ocenianych wnioskow o dofinansowanie, More podlegaly ocenie w ramach konkursu, uszeregowanych w kolejnosci malejacej liczby uzyskanych punktow. Rozstrzygni^cie konkursu nast^puje w chwili zatwierdzenia listy, o ktorej mowa powyzej. Po rozstrzygni^ciu konkursu Komisja Oceny Projektow sporzadza protokol zawierajacy informacje o przebiegu i wynikach oceny projektow oraz zamieszcza na swojej stronie oraz na portalu list? ocenionych projektow, z wyroznieniem projektow wybranych do dofinansowania. Do wnioskodawcy przekazywana jest pisemna informacja, ktora zawiera co najmniej wyniki oceny jego projektu wraz z uzasadnieniem oceny i podaniem liczby punktow otrzymanych przez projekt lub informacji o spelnieniu albo niespelnieniu kryteriow wyboru projektow, wraz z pouczeniem o mozliwosci wniesienia protestu. Po otrzymaniu informacji z Wydzialu Obslugi Programow Europejskich o mozliwosci podpisania umowy z danym beneficjentem, Wydzial Zarzadzania Regionalnym Programem Operacyjnym kieruje do Ministerstwa Finansow wniosek o weryfikacj w rejestrze podmiotow wykluczonych danego Beneficjenta oraz jego Partnera/row oraz kieruje do Beneficjenta pismo wzywajace do zlozenia wymaganych zalacznikow w celu podpisania umowy. Instytucja Posredniczaca wykonuje obowiazki dotycza^ce procedury odwolawczej na etapie przedsadowym oraz sadowym. 40

5 Fundusze Lubushte Unia ut^p*-j-,k c ftndcwi- Slruktwmlnr i In*eUytyjnr Wydziat Zarzadzania Regionalnym Programem Operacyjnym po otrzymaniu informacji z Ministerstwa Finansow o niewyst^powaniu danego Beneficjenta oraz jego Partnera/row w rejestrze podmiotow wykluczonych oraz po otrzymaniu od Beneficjenta wszystkich poprawnie sporzadzonych zatacznikow niezb^dnych do podpisania umowy przyst^puje do sporzadzenia umowy o dofinansowanie. Nast^pnie dokonywana jest rejestracja Umowy o dofinansowanie w SL2014. Poprawnosc wprowadzenia informacji z umowy o dofinansowanie do SL2014 kazdorazowo potwierdzana jest przez wydruk z systemu SL2014 (w postaci fiszki z umowy) oraz weryfikacj^ danych w niej zawartych przez innego pracownika - co zostaje potwierdzone podpisem tej osoby na fiszce. Procedura stosowana przv wvborze oroiektow w trybie pozakonkursowym Wydzial Zarzadzania Regionalnym Programem Operacyjnym przygotowuje (informacjej wezwanie do ztozenia wniosku o dofinansowanie t kieruje je do podmiotow wskazanych w SZOP RPO-L2020 jako podmioty realizujgce projekty w trybie pozakonkursowym. Jednoczesnie nast^puje rejestracja naboru WSL2014. Wnioski o dofinansowanie sktadane sa^ przez Beneficjentow za posrednictwem systemu LSI Po wplyni^ciu wniosku o dofinansowanie projektu i jego rejestracji wniosek przekazywany jest do oceny formalnej. Oceny formalnej wniosku o dofinansowanie dokonuje wyznaczony pracownik Wydzialu Zarzadzania Regionalnym Programem Operacyjnym, po podpisaniu deklaracji bezstronnosci. Ocena formalna dokonywana jest z wykorzystaniem karty oceny formalnej, metoda^o-1". Karta oceny formalnej podlega weryfikacji/akceptacji przez Naczelnika Wydzialu Zarzadzania Regionalnym Programem Operacyjnym 1ubjegozast pc. W przypadku, gdy wniosek o dofinansowanie zawiera bl dy formalne lub wymaga uzupelnienia/ poprawienia w nim oczywistej omylki, wyznaczony pracownik Wydzialu Zarzadzania Regionalnym Programem Operacyjnym formutuje pismo do Beneficjenta w tej sprawie. Wniosek o dofinansowanie poprawny pod wzgl dem formalnym jest rejestrowany w SL2014, po czym zostaje skierowany do oceny merytorycznej. Ocena merytoryczna wniosku o dofinansowanie dokonywana jest przez dwoch wyznaczonych pracownikow Wydzialu Zarzadzania Regionalnym Programem Operacyjnym, po wczesniejszym podpisaniu deklaracji bezstronnosci. Ocena merytoryczna dokonywana jest z wykorzystaniem karty oceny merytorycznej, metoda^,,0-1". Karta oceny merytorycznej podlega weryfikacji/akceptacji przez Naczelnika Wydzialu Zarzadzania Regionalnym Programem Operacyjnym lub jego zast pc. W przypadku, gdy wniosek o dofinansowanie zostal oceniony jako nie spelniajacy warunkow naboru, jeden z pracownikow Wydzialu Zarzadzania RPO, ktory dokonal oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie przygotowuje pismo informujace Wnioskodawc o koniecznosci jego poprawienia lub uzupelnienia. W przypadku, gdy wniosek o dofinansowanie zostal oceniony jako spelniajacy warunki naboru, jeden z pracownikow Wydzialu Zarzadzania RPO przygotowuje pismo z informacja, o zatwierdzeniu wniosku do dofinansowania. Po przyj ciu wniosku o dofinansowanie do realizacji oraz zgromadzeniu wszystkich niezb^dnych zalacznikow, Wydzial Zarzadzania Regionalnym Programem Operacyjnym przyst^puje niezwlocznie do sporzadzenia umowy o dofinansowanie. Umow o dofinansowanie podpisuje Wicedyrektor lub Dyrektor WUP. Dane dotyczace oceny oraz zawarcia umowy sa^ wprowadzane do SL2014. W przypadku zintegrowanych inwestycji terytorialnych w procesie oceny wnioskow o dofinansowanie zarowno w trybie konkursowym, jak i pozakonkursowym, wspolnie z IZ RPO, udzial biora^ pracownicy/eksperci delegowani przez Zwiazki ZIT. Dokonuja^ oni oceny w zakresie kryteriow zgodnosci lub stopnia zgodnosci ze Strategic ZIT oraz biora_ udzial w wyborze wnioskow do dofinansowania. 41

6 Lubushie Unia Europejska Procedury zapewniaiace. abv projekty nie byly wybierane w svtuacji, qdv zostaty one fizycznie zakoriczone lub w petni wdrozone. zanim wnioskodawca zlozyl wniosek o dofinansowanie. W celu zapewnienia zgodnosci operacji z art. 65 ust. 6 Rozporzadzenia nr 1303/2013 wprowadza si? obowiazek zjozenia przez wnioskodawc we wniosku o dofinansowanie deklaracji pisemnej w tym zakresie. Jest to weryfikowane na poziomie oceny formalnej Procedury zapewniaiace przedtozenie beneficjentowi dokumentu okreslaiacego warunki wsparcia dla kazdei operacji, w tym procedurv zapewniaiace, abv beneficienci prowadzili oddzielnv system ksiegowosci lub korzystali z odpowiedniego kodu frs/egowego dla wszystkich transakcji zwiazanych z operacia. Warunki wsparcia projektow okresla m. in. umowa o dofinansowanie. Zgodnie z art. 41. ust. 2 pkt 6) ustawy wdrozeniowej wzor umowy o dofinansowanie projektu jest elementem regulaminu konkursu (wchodzacego w sklad ogloszenia o konkursie). W celu zachowania powyzszego wymogu, a takze wymogu dot. koniecznosci poinformowania Wnioskodawcy o warunkach wsparcia dla kazdego projektu, dana komorka organizacyjna, ktora odpowiada za przygotowanie i zmiany wzorow umow o dofinansowanie projektow, po przyje_ciu przez Zarzad Wojewodztwa Lubuskiego wzoru umowy oraz kazdej zmianie wzoru umowy, przekazuje ba^dz oglasza dana^ informacj. Powyzsza procedura zapewnia mozliwosc poinformowania Wnioskodawcy na etapie oglaszania konkursu dot. naboru projektow o warunkach wsparcia oraz realizacji projektow. Wnioskodawca juz na etapie konkursu ma dost^p do dokumentow okreslajacych warunki rozliczania projektow, dzi^ki czemu we wnioskach o dofinansowanie projektow ujmowane b da, tylko te wydatki, More sa, zgodne z zasadami okreslonymi w umowie o dofinansowanie projektu. Zapisy umowy o dofinansowanie okreslaja^ rowniez zasad^ koniecznosci prowadzenia przez Beneficjenta wyodr^bnionej ewidencji ksi^gowej dla wydatkow w ramach projektu lub obowiazek korzystania z odpowiedniego kodu ksie_gowego dla wszystkich transakcji zwiazanych z projektem Procedury weryfikacii operacii (zqodnie z wymoqami okreslonymi w art. 125 ust. 4-7 rozporzadzenia (UE) nr 1303/20131 w tym procedurv zapewniaiace zgodnosc operacji z obszarami polityki UE (na przyktad polityka dotvczaca oartnerstwa i wielopoziomowego zarzadzania, propaqowan/'a rownosci mezczyzn i kobiet oraz niedyskryminacii, zapewnienia dostepu dla osob z niepelno sprawnosciami, zroivnowazonego rozwoju, zamowien publicznych, pomocy pahstwa i przepisow srodowiskowychl oraz wskazanie instytucii lub organow przeprowadzaiacych taka wervfikacje, Op/'s obeimuje administracyjne kontrole zarzadcze w odniesieniu do kazdego wniosku o refundacie p/zedtozonego przez beneficientow oraz kontrole zarzadcze operacii na mieiscu, ktore moga bye przeprowadzane metoda badania proby. Jezeli kontrole zarzadcze zostatv oddelegowane instytuciom posredniczacym, op/s oowinien obejmowac procedury stosowane orzez instytucie posredniczace w kontekscie tvch kontroli oraz procedurv stosowane orzez instytucie zarzadzaiaca w celu nadzorowania skutecznosci funkcii oddelegowanych instytuciom posredniczacym. Czestotliwosc i zakres kontroli sa prooorcionalne do kwoty wsparcia publiczneao dla operacii oraz do poziomu ryzyka stwierdzonego w toku takich kontroli oraz audytow przeprowadzanych przez instytucfe audytowa w odniesieniu do systemu zarzadzania i kontroli /a/to ca/osc/'. 42

7 6 SSjgsLi. ^^ laasft U±SSSS l^hi Pr-a^raii Re^tdfial/V ^^^* itluktul.llr>piln*c^.t>cyjnr Kontrola i audyt RPO-L2020 obejmuja; - kontrole realizacji RPO-L2020 sluzace zapewnieniu, ze system zarzadzania i kontroli RPO-L2020 dziala prawidlowo, a wydatki w ramach programu operacyjnego ponoszone sa^zgodnie z prawem oraz zasadami unijnymi i krajowymi; - audyty wykonywane przez instytucj audytowa^zgodnie z art. 127 rozporzadzenia ramowego; - kontrole spelniania kryteriow desygnacji. Instytucja Zarzadzajaca Regionalnym Programem Operacyjnym, zgodnie ze swoja, wewnejrzna, struktura, oraz regulaminowym podzialem zadah, prowadzi czynnosci kontrolne w ramach programu nadwoch poziomach: - poziom wdrazania, ktory obejmuje kontrole projektow realizowanych przez Beneficjentow (kontrola na tym poziomie prowadzona jest przez DFR.IV, DPS.Ill, BAK); poziom zarzadzania, ktory obejmuje kontrole systemow zarzadzania i kontroli (BAK,DFS). Kontrola projektow realizowanych przez Beneficjentow prowadzone sav przez pracownikow IZ. Kontrola wewn^trzna systemu i zarzadzania i kontroli IZ jest przeprowadzana przez Audytora Wewn^trznego. Przebieq procedurv w IZ dla Osi Priorytetowei 1.2, 3,4,5.9 Rocznv plan kontroli System realizacji RPO przewiduje prowadzenie kontroli w oparciu o Roczny Plan Kontroli (RPK). Projekt RPK zostaje przekazany do IK UP celem akceptacji. Po uzyskaniu informacjij iz projekt RPK zostal zaakceptowany zostaje on zatwierdzony przez Zarzad Wojewodztwa. Szczegotowy opis procesu sporzadzania i zatwierdzania RPK opisuje Instrukcja Wykonawcza IZ RPO. Kontrola proiektu Kontrola programu operacyjnego prowadzona przez Instytucje Zarzadzajaca^ (IZ RPO), obejmuje kontrole realizacji programu operacyjnego sluzace zapewnieniu, ze system zarzadzania i kontroli programu operacyjnego dziala prawidlowo, a wydatki w ramach programu operacyjnego ponoszone sa, zgodnie z prawem oraz zasadami unijnymi i krajowymi. Kontrole te obejmuja; 1) kontrole systemowe sluzace sprawdzeniu prawidlowosci realizacji zadah przez instytucje, ktorym instytucja zarzadzajaca powierzyla zadania zwiazane z realizacja^ programu operacyjnego; 2) weryfikacje wydatkow sluzace sprawdzeniu prawidlowosci i kwalifikowalnosci poniesionych wydatkow, More: a) przybierajajorm kontroli skladanego przez beneficjenta wniosku o platnosc, b) moga, przybrac form kontroli projektu w miejscu jego realizacji, ktore moga, bye prowadzone rowniez po zakohczeniu realizacji projektu, c) mogav przybrac form kontroli krzyzowych sluzacych zapewnieniu, ze wydatki ponoszone w projektach nie sa^podwojnie finansowane: - z tego samego funduszu polityki spojnosci w ramach jednego programu operacyjnego, - z kilku roznych funduszy polityki spojnosci lub instrumentow wsparcia Unii Europejskiej albo z tego samego funduszu polityki spojnosci w ramach co najmniej dwoch programow operacyjnych, dla ktorych instytucja zarzadzajaca zostala ustanowiona na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; 3) kontrole na zakohczenie realizacji projektu sluzace sprawdzeniu kompletnosci dokumentow potwierdzajacych wlasciwa, sciezk audytu, o ktorej mowa w art. 125 ust. 4 lit. d rozporzadzenia ramowego, w odniesieniu do zrealizowanego projektu; 4) kontrole trwalosci, o ktorej mowa w art. 71 rozporzadzenia ramowego. 43

8 O g;s?3*te ^^ te&sa "SSSStt ^H I PrCKiuii fiegioi-.alny ^^^fc- ifruktutiilnr i ln*i-«>vyjnr Kontrola projektu w miejscu jego realizacji, kontrola krzyzowa oraz kontrola trwalosci moze bye prowadzona na probie projektow. IZ RPO przeprowadza kontrole projektow na warunkach przyj^tych w RPK. Projekty realizowane w ramach programu RPO-L2020, podlegaja^ kontroli w okresie ich realizacji, na zakohczenie ich realizacji oraz po zakohczeniu projektu (kontrola trwalosci, kwalifikowalnosci VAT). Kontrole projektow realizowanych w ramach Osi Priorytetowej 1, 2, 3, 4, 5 i 9 RPO-L2020 prowadzone sa^ przez pracownikow DFR.IV. W przypadku kontroli na miejscu kazdorazowo powolany zostaje przez Dyrektora Departamentu DFR Zespot Kontrolujacy, w sklad ktorego wchodzi Kierownik Zespolu Kontrolujacego (KZK) oraz czlonkowie Zespolu Kontrolujacego. Pracami Zespolu Kontrolujacego kieruje jego Kierownik. W przypadku kontroli na miejscu, kazdy czlonek Zespolu Kontrolujacego odpowiada za wynik kontroli w cze^ci odpowiadajacej przeprowadzonym przez siebie czynnosci kontrolnym, W przypadku kontroli na dokumentach (w siedzibie RPO) za ustalenia pokontrolne odpowiada Kierownik Zespolu Kontrolujacego, ktorym jest pierwszy pracownik wskazany przez Kierownika DFR.IV do weryfikacji projektu, tzw.,,pierwsza para oczu". DFR.IV prowadzi kontrole projektow zgodnie z klasyfikacjaj 1. Ze wzgl^du na termin prowadzenia: a) w trakcie realizacji projektu, b) na zakohczenie realizacji projektu, c) trwalosci. 2. Ze wzgl^du na miejsce prowadzenia kontroli: a) na miejscu u Beneficjenta, b) na dokumentacji w siedzibie IZ. 3. Ze wzgl du na eel kontroli: a) planowa, b) dorazna, c) sprawdzajaca. Kontrola na zakonczenie W przypadku zlozenia przez beneficjenta wniosku o platnosc kohcow^, a przed akceptacj^ i ostatecznym rozliczeniem projektu, obligatoryjne jest przeprowadzenie kontroli na zakonczenie realizacji projektu. Instytucja Zarzadzajaca jest zobowiazana do prowadzenia kontroli projektow na warunkach okreslonych w RPK. Kontrola realizacji projektu ma na celu zweryfikowanie, czy wspolfinansowane towary, uslugi i roboty budowlane zostaly wykonane zgodnie z umowa^ o dofinansowanie/decyzja^ o dofinansowaniu oraz czy wydatki zadeklarowane przez Beneficjenta zostaly faktycznie poniesione zgodnie z zasadami wspolnotowymi. Kontrola na zakonczenie realizacji projektu polega na sprawdzeniu na poziomie instytucji przeprowadzajacej kontrol, kompletnosci i zgodnosci z przepisami oraz wlasciwymi procedurami dokumentacji zwiazanej z realizacja^ projektu, niezb^dnej do zapewnienia wlasciwej sciezki audytu, ze szczegolnym uwzgl^dnieniem dokumentow potwierdzajacych prawidlowosc poniesionych wydatkow. Fakultatywnie kontrola na zakohczenie realizacji projektu moze objac sprawdzenie efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu lub zostac przeprowadzona w siedzibie beneficjenta. Kontrola na mieiscu Kontrole przeprowadzaja^ pracownicy IZ na miejscu realizacji projektu i w siedzibie Beneficjenta lub na dokumentach w siedzibie IZ. Przeprowadzanie kontroli na miejscu realizacji projektu w zakresie weryfikacji poniesionych wydatkow, polegac ma na sprawdzeniu czy towary i uslugi wspotfinansowane w ramach projektow zostaly rzeczywiscie dostarczone, a zadeklarowane wydatki zostaly faktycznie 44

9 ^^^_ Lubusfiie Unia ^"""^^^ Wctvncttorfu tur.cjic-jik r FundLiir MI^H Programs Reg id rainy ^^^"" itrukturiilni-i lnw«lyeyjnf poniesione zgodnie z zawarta^ umowa^ o dofinansowanie projektu. Ponadto, weryfikacja wydatkow podczas kontroli na miejscu realizacji projektu ma na celu sprawdzenie spojnosci informacji zawartych we wnioskach o platnosc beneficjenta i sprawozdaniach ze stanem faktycznym. Przeprowadzenie kontroli na miejscu realizacji projektu ma na celu rowniez potwierdzenie, ze Beneficjent zobowiazany przy wyborze wykonawcy projektu do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamowieri publicznych (Dz. U. z 2013 r, poz. 907 z pozn. zm.), prawidtowo przeprowadzit post^powanie o udzielenie zamowienia i dokonal wyboru najkorzystniejszej oferty. W przypadku zas Beneficjentow niezobowiazanych do stosowania przepisow powyzszej ustawy, ze dokonali wyboru najkorzystniejszej oferty z poszanowaniem zasad przejrzystosci, uczciwej konkurencji i rownosci oferentow. Kontrola na miejscu moze zostac przeprowadzona w trybie planowym, wynikajacym z RPK, doraznym lub sprawdzajacym. Kontrola na miejscu prowadzona jest na zakohczenie realizacji projektu. Wybor projektow podlegajacych kontroli na miejscu moze bye przeprowadzony na probie. Kontrola trwalosci Zgodnie z postanowieniami art. 71 Rozporzadzenia Rady (WE) nr 1303/2013 trwalosc projektow wspotfinansowanych ze srodkow funduszy strukturalnych lub Funduszu Spojnosci musi bye zachowana przez okres pie,ciu lat od daty platnosci kohcowej na rzecz beneficjenta lub przez okres trzech lat w przypadkach dotyczacych utrzymania inwestycji lub miejsc pracy stworzonych przez MSP. Naruszenie zasady trwalosci nastepuje w sytuacji wystapienia co najmniej jednej z ponizszych przeslanek: a) zaprzestano dziatalnosci produkcyjnej lub ja^ relokowano poza obszar wsparcia PO, b) nastapita zmiana wlasnosci elementu wspolfinansowanej infrastruktury, ktora daje przedsi^biorstwu lub podmiotowi publicznemu nienalezne korzysci, c) nastapila istotna zmiana wplywajaca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, ktora moglaby doprowadzic do naruszenia jego pierwotnych celow. Kontrola trwalosci przeprowadzana jest przez pracownikow RPO (DFR.IV) i co do zasady realizowana jest poprzez kontrol? na miejscu realizacji projektu. Wybor projektow podlegajacych kontroli trwalosci moze bye przeprowadzony na probie. Kontrola korespondencvina Kontrola korespondencyjna to kontrola prowadzona w siedzibie IZ RPO. Kontrola korespondencyjna moze dotyczyc kontroli w trakcie realizacji projektu, kontroli na zakohczenie realizacji projektu oraz w szczegolnych przypadkach, kontroli trwalosci. Kontrola w trakcie realizacii proiektu fkontrola na mieiscu/kontrola korespondencvina) Kontrola w trakcie realizacji projektu ma na celu potwierdzenie prawidlowej realizacji projektu przez Beneficjenta. Kontrola w trakcie realizacji projektu realizowana jest poprzez kontrol^ korespondencyjna lub kontrol na miejscu u Beneficjenta. W ramach kontroli prowadzonych przez IZ RPO, kontrola na miejscu oraz kontrola na dokumentach w siedzibie IZ RPO moze bye przeprowadzana w trybie planowym, doraznym i sprawdzajacym. Kontrola dorazna Kontrol dorazna, mozna podzielic na systemowa^ oraz dotyczaca, realizacji projektu. Decyzja o przeprowadzeniu kontroli podejmowana jest w przypadku uzyskania informacji lub podejrzenia wystapienia nieprawidbwosci/niezgodnosci/bl^dow/uchybieh w realizacji projektu lub niewlasciwym funkcjonowaniu systemu. Kontrola dorazna moze wynikac z biezapych potrzeb oraz innych uzasadnionych przeslanek. Decyzj o kontroli doraznej dotyczacej realizacji projektu podejmuje Dyrektor DFR na podstawie upowaznienia Marszalka Wojewodztwa Lubuskiego. 45

10 Lubushie Unia Europejska Kontrola dorazna moze bye przeprowadzana z pominieciem zapisow o wczesniejszym informowaniu Beneficjenta o planowanej kontroli. 0 koniecznosci przeprowadzenia kontroli Beneficjent moze zostac powiadomiony dopiero w chwili przybycia ZK na miejsce kontroli. Kontrola sprawdzaiaca Kontrola sprawdzajaca przeprowadzana jest na podstawie zapisow zawartych w zaleceniach pokontrolnych. Decyzja o przeprowadzeni kontroli podejmowana jest przez Dyrektora DFR. ZK ma prawo do przeprowadzenia kontroli weryfikujacej wprowadzenie zaleceh pokontrolnych. W zaleznosci od rodzaju uchybieh/nieprawidlowosci/bt^dow/niezgodnosci stwierdzonych podczas kontroli projektu, ZK wybiera najbardziej adekwatny sposob weryfikacji wdrozenia zaleceh, czyli sposob przeprowadzenia kontroli sprawdzajacej w instytucji kontrolowanej. Mozliwe S3i dwa sposoby dokonywania weryfikacji wdrozenia zaleceh pokontrolnych (kontrola sprawdzajaca}: a. Kontrola,,korespondencyjna" polegajaca na weryfikacji dokumentacji przestanej przez instytucj^ kontrolowana^. b. Kontrola,,na miejscu" prowadzona w trybie planowym lub doraznym. Kontroli sprawdzajacej,,na miejscu" dokonuje, jesli jest to mozliwe, ten sam Zespot, ktory zostal powolany do pierwotnej kontroli projektu. Kontrola krzvzowa Jednym z obowiazkow IZ RPO jest prowadzenie kontroli krzyzowych. IZ RPO prowadzi kontrol krzyzowa^na podstawie uzgodnionej z IK UP metodologii kontroli krzyzowych w ramach IZ RPO na dany rok. IZ RPO prowadzi: kontrol^ krzyzowa, programu, ktorej celem jest wykrywanie i eliminowanie podwojnego finansowania wydatkow w ramach programu RPO-L2020 (prowadzona kazdorazowo przez DFR.VIII oraz przez DFR.II przy weryfikacji wnioskow o pjatnosc); kontrol krzyzowa^ horyzontalnq, ktorej celem jest wykrywanie i eliminowanie podwojnego finansowania wydatkow z projektami PROW oraz PO RYBY (prowadzona przez DFR.IV). Fakt przeprowadzenia kontroli krzyzowej zostaje odnotowany w listach sprawdzajacych z kontroli. Biuro Audytu Wewnetrzneqo i Kontroli (BAK) przeprowadza kontrole systemowe sluzace sprawdzeniu prawidtowosci realizacji zadah przez instytucje, ktorym instytucja zarzadzajaca powierzyta zadania zwiazane z realizacja^ programu operacyjnego. Biuro Audytu Wewn^trznego i Kontroli jest zaangazowane w system realizacji RPO poprzez zadania wykonywane przez Stanowisko ds. Kontroli oraz Stanowisko ds. Audytu Wewn^trznego. Zadania ww. stanowisk w Biurze Audytu Wewnejrznego i Kontroli dotyczape wdrazania RPO obejmuja^ w szczegolnosci: - prowadzenie kontroli wewnejrznej w zakresie projektow zakohczonych w ramach Priorytetu 10 Regionalnego Programu Operacyjnego - Lubuskie 2020 (RPO - L2020) realizowanych przez departamenty zaangazowane w realizacje RPO - zgodnie z Instrukcja^ Wykonawcza^. - prowadzenie audytow systemowych w departamentach zaangazowanych w realizacj RPO oraz w Zwiazkach ZIT. Przebieg procedury w IZ dla Osi Priorytetowei 6, 7. 8 Szczegolowe procedury weryfikacji operacji zostana^okreslone w Instrukcjach wykonawczych Instytucji Zarzadzajacej wojewodztwa lubuskiego dla RPO - L2020. Departament EPS w ramach systemu wdrazania RPO - L2020 przeprowadzac b^dzie nast^pujace rodzaje kontroli: 46

11 te&ssfe SEr"kr r JSS 411 Pfoqf^TiReQiOlialriy ^^^ ilruklur.ilnr} lnmh>ttyx;yjnr 1) kontrole systemowe stuzace sprawdzeniu prawidlowosci realizacji zadah przez instytucje, ktorym instytucja zarzadzajaca powierzyla zadania zwia/ane z realizacja^ programu operacyjnego; 2) weryfikacje wydatkow sluzace sprawdzeniu prawidlowosci i kwalifikowalnosci poniesionych wydatkow, ktore: a) przybieraj^form? kontroli skladanego przez beneficjenta wniosku o platnosc, b) moga^ przybrac form? kontroli projektu w miejscu jego realizacji, ktore mog^ bye prowadzone rowniez po zakonczeniu realizacji projektu, c) moga^ przybrac form? kontroli krzyzowych sluzgcych zapewnieniu, ze wydatki ponoszone w projektach nie s^podwojnie finansowane: - z tego samego funduszu polityki spojnosci w ramach jednego programu operacyjnego, - z kilku roznych funduszy polityki spojnosci lub instrumentow wsparcia Unii Europejskiej albo z tego samego funduszu polityki spojnosci w ramach co najmniej dwoch programow operacyjnych, dla ktorych instytucja zarzadzajaca zostala ustanowiona na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; 3) kontrole na zakoiiczenie realizacji projektu sluzace sprawdzeniu kompletnosci dokumentow potwierdzajacych wlasciw^ sciezk? audytu; 4) kontrole trwalosci, o ktorej mowa w art. 71 rozporzadzenia ogolnego. Kontrola projektu w miejscu jego realizacji, kontrola krzyzowa oraz kontrola trwatosci moze bye prowadzona na probie projektow. Departament EPS przeprowadza kontro!? w oparciu o zabzenia okreslone w Rocznym Planie Kontroli IZ w zakresie EPS. RPK IZ EPS jest przygotowywany przez Wydzial Kontroli EPS i po akceptacji przez Dyrektora Departamentu EPS zostaje przekazany do Wydzialu Zarzadzania RPO w Departamencie Zarzadzania Regionalnym Programem Operacyjnym w celu przekazania do Instytucji Koordynujacej Umowe Partnerstwa. Kontrola systemowa Kontrola systemowa przeprowadzana przez IZ obejmuje kontrol dokumentacji dost^pnej w IZ i kontrole na miejscu w Instytucji Posredniczacej w ramach RPO - L2020. Za kontrol dokumentacji w ramach kontroli systemowej odpowiadaja^ poszczegolne komorki organizacyjne Departamentu Europejskiego Funduszu Spolecznego Urz du Marszalkowskiego Wojewodztwa Lubuskiego. Za kontrol? systemowa^ na miejscu w IP w ramach RPO - L2020 odpowiada Wydzial Kontroli EPS. Kontrola systemowa na miejscu obejmuje m. in. sprawdzenie: > zgodnosci procesu wyboru projektow konkursowych w ramach RPO - L2020 z: procedurami jednostki kontrolowanej, kryteriami wyboru projektow zawartymi w Planie Dzialania, Dokumentami okreslajacymi wydatki kwalifikowalne w ramach RPO - L2020> zgodnosci dokonywania rozliczeh finansowych z Dokumentami okreslajacymi wydatki kwalifikowalne w ramach RPO - L2020 i procedurami, w tym poprawnosci kwalifikowania wydatkow (sposobu weryfikacji i zatwierdzania wydatkow przez IP w ramach RPO - L2020), > prawidlowosci oraz zgodnosci z procedurami realizacji obowiazkow w zakresie kontroli, > prawidlowosci oraz terminowosci realizacji obowiazkow w zakresie monitorowania wdrazania Priorytetu /Dzialania oraz opracowywania i przekazywania sprawozdah z realizacji Priorytetu /Dzialania, > prawidtowosci realizacji obowiazkow w zakresie odzyskiwania srodkow od beneficjentow, prowadzenia rejestru obci^zeri na projekcie oraz informowania o nieprawidlowosciach, 47

12 Fundusze - I Europeiskie ~-^_ uhiichi*. *,'r*,2; :, Unia Europejska K^^k-r^nd^r ^^H U^H I i r P fagri3"t figqior-^rij1 ^^^^^^^ ^^ * * - --/ Struk turning i IrnvrUyeyjnr > poprawnosci realizacji zadaii z zakresu promocji i informacji, > zachowania wtasciwej sciezki audytu dla realizowanych procesow, > przestrzegania zasad archiwizacji dokumentow, > realizacji obowiazkow w zakresie wprowadzania danych do SL2014, > realizacji obowiazkow w zakresie zabezpieczenia i przetwarzania danych osobowych w zbiorze PEPS zgodniez ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. oochronie danych osobowych. > stosowanie przez jednostk kontrolowana^ zapisow dokumentow wymierzajacych korekty finansowe w zakresie sposobu wyboru wykonawcow ustug i dostaw, > poprawnosci podpisywanych przez IP w ramach RPO - L2020 umow o dofinansowanie projektu z beneficjenta mi w ramach wdrazanych Dziataii. > nadzorowania w IP w ramach RPO - L2020 wykonania przez beneficjentow obowiazkow wynikajacych z umow o dofinansowanie projektu. Kontrola proiektow Kontrola projektow przeprowadzana przez Departament EPS obejmuje: > kontrol? na miejscu, ktora obejmuje wizyt? monitoringow^ oraz kontrol w siedzibie beneficjenta, > kontrol na zakohczenie realizacji projektu stuzace sprawdzeniu kompletnosci dokumentow potwierdzajacych wtasciwa, sciezk audytu (kontrol dokumentacji) Za kontrole na miejscu_odpowiada Wydzial Kontroli EPS. Kontrola na miejscu obejmuje, m.in. weryfikacje zgodnosci realizacji projektu z jego zalozeniami okreslonymi w umowie o dofinansowanie projektu, a w szczegolnosci: 1. prawidlowosc rozliczeh finansowych; 2. kwalifikowalnosc wydatkow dotyczacych personelu projektu; 3. sposob rekrutacji uczestnikow projektu oraz ich kwalifikowalnosc; 4. sposob przetwarzania danych osobowych uczestnikow projektu (w ramach zbioru PEPS - Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu Spotecznego) zgodnie z Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002, nr 101, poz, 926 z pozn. zm.); 5. zgodnosc danych przekazywanych we wniosku o platnosc w cz^sci dotyczacej post^pu rzeczowego oraz post^pu finansowego z dokumentacja, dotyczaca, realizacji projektu dost^pna, w siedzibie beneficjenta; 6. prawidtowosc realizacji projektow, w ramach ktorych koszty bezposrednie sa^ rozliczane ryczaltem albo na podstawie stawek jednostkowych; 7. poprawnosc udzielania zamowien publicznych, tj. prawidtowosc stosowania Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamowien publicznych (Dz, U r. poz. 907, 984 i 1047 z pozn. zm.) oraz przepisow prawa wspolnotowego; 8. poprawnosc stosowania zasady konkurencyjnosci; 9. poprawnosc udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatkow, do ktorych nie maja^ zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjnosci; 10. poprawnosc udzielania pomocy publicznej/pomocy de minimis; 11. utrzymanie trwatosci; 12. prawidtowosc realizacji dziatah informacyjno-promocyjnych; 13. zapewnienie wlasciwej sciezki audytu; 14. sposob prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu. W ramach wizyty monitoringowej kontrola obejmuje m.in.: 1. sprawdzenie, czy usluga jest zgodna z umowa/decyzja, o dofinansowanie projektu oraz umowa_ na realizacj^ uslugi, jesli zostata zlecona, 2. sprawdzenie, czy usfuga jest zgodna z harmonogramem realizacji projektu przedstawionym we wniosku o dofinansowanie projektu, 48

13 Lubusfcie Unia Europejska -^^ *V*M ZKt»«u Eur.cjMysk.fhjndusir Rcgionalriy ^^^ Struktutjlnr i I 3. sprawdzenie, czy zakres tematyczny szkolenia/warsztatu/konferencji jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu, 4. sprawdzenie, czy beneficjent posiada dokumenty potwierdzajace zrealizowanie uslugi zgodnie z umow^zawart^z wykonawca^ w tym w zakresie liczby osobogodzin, 5. przeprowadzenie wywiadu/ankiety z uczestnikiem projektu w celu poznania jego opinii na temat realizowanej uslugi oraz zweryfikowania, czy wie, iz jest ona wspolfinansowana z EPS, 6. sprawdzenie, czy pomieszczenia, w ktorych realizowana jest dana ustuga s^ oznakowane plakatami lub tablicami z logo RPO - L2020 i UE, informujacymi o wspotfinansowaniu projektu zefs, 7. sprawdzenie, czy uczestnicy otrzymuja^ materialy szkoleniowe, ktore sa^ oznakowane zgodnie z zasadami informowania i promowania projektow w ramach RPO - L Sprawdzenie czy w ramach projektu sprzej jest faktycznie wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem. Kontrola realizacji projektow na miejscu jest przeprowadzana na probie projektow wybranych w procedurze konkursowej i projektow wybranych w procedurze pozakonkursowej w ramach RPO - L2020. Przyj ta metodologia uwzgl dnia poziom ryzyka charakterystyczny dla roznych typow beneficjentbw i projektow. Raz na kwartal zostanie zaktualizowany harmonogram kontroli projektow, na podstawie przeprowadzonych analiz ryzyka. Analiza ryzyka uwzgl^dnia zalozenia, zgodnie, z ktorymi, projekty oceniane jako ryzykowne pod wzgl^dem finansowym lub realizacyjnym musza^ bye kontrolowane w kazdym przypadku tak, aby mozna byto przystapic do dzialah korygujacych albo dokonac zwrotow udzielonego wsparcia w trakcie realizacji projektu. IZ RPO w przypadku wydania Zalecen pokontrolnych weryfikuje sposob ich wdrazania przez jednostk? kontrolowanq.. Weryfikacja ta moze bye dokonana poprzez: - weryfikacj? dokumentow poswiadczajacych wdrozenie zaleceh pokontrolnych przekazanych do instytucji kontroluja^cej przez jednostk^ kontrolowan^ - kontrol^ sprawdzajaca^ na miejscu przeprowadzona^ przez jednostk? kontrolujaca^ w siedzibie jednostki kontrolowanej. Podczas wyboru trybu weryfikacji wdrozenia zaleceh pokontrolnych uwzgl^dnia si^ charakter wydanych Zaleceh pokontrolnych. Na zakohczenie realizacji projektu, po zlozeniu wniosku beneficjenta o platnosc kohcow^ przeprowadza si? kontrol? dokumentacji w siedzibie jednostki kontrolujacej. Celem tej kontroli jest potwierdzenie, iz zakres rzeczowy projektu, okreslony w umowie o dofinansowanie projektu zostal wykonany, a cele osiqgnieje. Za kontrol na zakohczenie realizacji projektu sluzaca^ sprawdzeniu kompletnosci dokumentow potwierdzajacych wtasciwa^ sciezk^ audytu tzw. kontrol dokumentacji odpowiada Wydziat Rozliczeh Inwestycji Terytorialnych i Regionalnego Rynku Pracy EFS/Wydzial Rownowagi Spotecznej EFS/Wydziaf Nowoczesnej Edukacji EFS- w zaleznosci od Osi Priorytetowej. Kontrola na zakohczenie realizacji projektu polega na weryfikacji kohcowego wniosku beneficjenta o ptatnosc oraz na sprawdzeniu kompletnosci i prawidtowosci catej dokumentacji zwiazanej z realizacja^ projektu dost^pnej w siedzibie kontrolujacego. Instytucja Zarza^dzaja^ca dla Osi Priorytetowej 6, 7, 8 wszczyna kontrol?: - kontrole planowe - zgodnie z Rocznym Planem Kontroli RPO - L2020; - w trybie kontroli doraznej - kontrole nieujeje w Rocznym Planie Kontroli RPO - L2020. Decyzja o przeprowadzeniu kontroli doraznej moze bye podj^ta, m.in. w nast^pujacych sytuacjach: - podejrzenia wystapienia nieprawidlowosci/uchybieh/zaniedbah ze strony beneficjenta lub uchybieh w pracy instytucji zaangazowanej w system wdrazania, otrzymania przez jednostk kontrolujaca^ informacji/skarg dotyczacych domniemanych 49