Opis procedury zawierania umów

Transkrypt

1 Bioelektrownia Rzeczyca Opis procedury zawierania umów Opis procedury zawierania umów dla zadań objętych projektem Budowa bioelektrowni Rzeczyca

2 Spis treści I. Przedmiot i zakres stosowania procedury... 3 II. Tryb z uwzględnieniem postanowień Kodeksu Cywilnego... 5 III. Przygotowanie postępowania... 8 IV. Przeprowadzenie postępowania V. Wybór najkorzystniejszej oferty VI. Zawarcie umowy VII. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy VIII. Dokumentowanie postępowania IX. Procedura zapytanie ofertowe Strona 2 z 18

3 I. Przedmiot i zakres stosowania procedury 1. Dla zadań objętych projektem inwestycyjnym pt.: Budowa bioelektrowni Rzeczyca, podstawowym trybem zawierania umów z wykonawcami, w przypadkach do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą Pzp, jest przetarg o którym mowa w art ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121), zwanej dalej ustawą KC. Zamawiający jako podmiot prywatny niespełniający przesłanek wymienionych w art. 3 Pzp, w szczególności łącznie wszystkich wymienionych w art. 3 ust. 1 pkt 5, nie jest zobowiązany do stosowania ustawy Pzp. W przypadku stwierdzenia faktu, iż zamawiający podmiotowo zobowiązany jest do stosowania ustawy Pzp, wszelkie procedury o udzielenie zamówień, należy przeprowadzić w oparciu o jej postanowienia. 2. W przypadku gdy: 1) przedmiot umowy obejmuje zamówienia analogiczne do zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 3 lit. e, g, h ustawy Pzp oraz których wartość obejmuje zamówienia analogiczne do zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, 2) umowy dotyczące usług analogicznych do usług wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy Pzp, 3) przedmiot umowy obejmuje zamówienia analogiczne do zamówień sektorowych, do których mają zastosowania wyłączenia, o których mowa w art a ustawy Pzp, 4) zachodzi okoliczność analogiczna do jednej z okoliczności, o których mowa w art. 67, a dla zamówień analogicznych do zamówień sektorowych jeżeli zachodzi okoliczność analogiczna do jednej z okoliczności, o których mowa w art. 134 ust. 6, Zamawiający jest zobowiązany zawierać umowy w sposób efektywny, zachowując przy tym formę pisemną, chyba że odrębne przepisy wymagają innej formy szczególnej. Zamawiający dopuszcza tryb Zapytanie ofertowe, które ma zastosowanie dla umów o wartości nieprzekraczającej 2000 zł zawieranych z wykonawcami w przypadkach, w których nie ma zastosowania ustawa Pzp. Strona 3 z 18

4 3. W przypadku gdy: 1) Zamawiający podmiotowo zobowiązany jest do stosowania ustawy Pzp (art. 3 ustawy Pzp), których przedmiot obejmuje zamówienia, o których mowa w art. 4 pkt 1-2a, pkt 3 lit. a-b, f i-l, pkt 4, 5-7, ustawy Pzp, 2) Zamawiający podmiotowo nie jest zobowiązany do stosowania ustawy Pzp (np. przedsiębiorca prywatny, jeżeli nie zachodzą przesłanki określone w art. 3 ust 1 pkt 5 ustawy Pzp), których przedmiot obejmuje zamówienia analogiczne do zamówień o których mowa w art. 4 pkt 1-2a, pkt 3 lit. a-b, f i-l, pkt 4, 5-7, ustawy Pzp, Zamawiający zobowiązany jest zawierać umowy w sposób efektywny zachowując przy tym formę pisemną, z wyłączeniem wymogu dokonania rozeznania rynku. Zamawiający dopuszcza tryb Zapytanie ofertowe, które ma zastosowanie dla umów o wartości nieprzekraczającej 2000 zł zawieranych z wykonawcami w przypadkach, w których nie ma zastosowania ustawa Pzp. 4. Dokumenty potwierdzające dokonywanie rozeznania rynku to w szczególności: skierowane do potencjalnych wykonawców zapytania ofertowe wraz z otrzymanymi ofertami. Dla oszacowania wartości zamówienia można zastosować wydruki ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych wykonawców. Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć formę: pisma, wydruku listu elektronicznego, wydruku ze strony internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe (zawierające datę wydruku), oferty lub informacji handlowej przesłanej przez wykonawców z własnej inicjatywy. Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie będzie uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku. 5. Dodatkowo przy zawieraniu umów stosuje się Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Zgodnie z określonymi w tym dokumencie wymogami, umowy należy zawierać w formie pisemnej z poszanowaniem następujących zasad: 1) jawności, 2) niedyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia, 3) równego dostępu dla podmiotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich, 4) wzajemnego uznawania dyplomów, świadectw i innych dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji, zgodnie z polskim prawem, Strona 4 z 18

5 5) odpowiednich terminów, 6) przejrzystego i obiektywnego podejścia. 6. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 7. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 8. Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z procedurą. 9. W przypadku realizacji procesu zawierania umów na zakup towarów i usług oraz wykonywania robót budowlanych finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko IX Oś Priorytetowa należy stosować się do niniejszej procedury i przedstawionemu opisowi działania. 10. Do czynności podejmowanych przez Zamawiającego i oferentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy ustawy KC. II. Tryb z uwzględnieniem postanowień Kodeksu Cywilnego 1. Procedura reguluje sprawy dotyczące planowania, przygotowania i przeprowadzania postępowania o udzielnie zamówienia, zadania oraz sposób organizacji pracy Komisji Przetargowej. 2. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielnie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie oferentów. 3. Postępowanie prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. 4. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim. 5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może prowadzić postępowanie o udzielnie zamówienia również w jednym z języków powszechnie używanym w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane. 6. Podstawowym trybem udzielania zamówień jest przetarg o którym mowa w art K.c. 7. Dla szacowania wartości zamówienia należy przyjąć kurs Euro podany w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w Strona 5 z 18

6 stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych (Dz. U. poz. 1692). Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należyta starannością. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzonego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalnoużytkowym. Wartość zamówienia na dostawy i usługi ustala się na podstawie rozpoznania rynku. 8. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci, którzy spełniają warunki, dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2) posiadania wiedzy i doświadczenia, 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4) właściwej do realizacji zamówienia sytuacji ekonomicznej i finansowej, 5) zapewnienia w okresie gwarancyjnym polskojęzycznego serwisu maszyn i urządzeń związanych z technologią produkcją biogazu zlokalizowany na terenie Polski. 9. Opis sposobu dokonania oceny spełniania warunków, o których mowa w pkt 8, zamieszcza się w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) lub w przypadku zapytania ofertowego, zaproszeniu do złożenia ofert. 10. Opis sposobu dokonania oceny spełniania warunków, o których mowa w pkt 8, powinien być związany z przedmiotem zamówienia oraz proporcjonalny do przedmiotu zamówienia. 11. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się: 1) Oferentów, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, 2) Oferentów, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, o ile nie uzyskali oni przewidziane prawem zwolnień, odroczeń, Strona 6 z 18

7 rozłożenia na raty zaległych płatności lub wstrzymania w całości wykonania decyzji właściwego organu, 3) osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego, 4) spółki jawne, których wspólnika prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego, 5) spółki partnerskie, których partnera lub członka zarządu prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego, 6) spółki komandytowe oraz spółki komandytowo-akcyjne, których komplementariusza prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego, Strona 7 z 18

8 7) osoby prawne, których właściciela, udziałowca lub urzędującego członka organu zarządzającego prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego, 8) podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, 9) Oferentów, którzy nie wnieśli wadium do upływu terminu składania ofert, na przedłużony okres związania ofertą lub nie wnieśli wadium na wezwanie zamawiającego w przypadku powtórzenia czynności wyboru wykonawcy, 10) Oferentów, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania, 11) Oferentów, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu. 12. Zamawiający zawiadamia równocześnie oferentów, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 13. Ofertę oferenta wykluczonego uznaje się za odrzuconą. III. Przygotowanie postępowania 1. Za przygotowanie postępowania odpowiada Zamawiający. 2. Organem uprawnionym do organizowania i przeprowadzania postępowania przetargowego zgodnie z niniejszą procedurą jest Komisja Przetargowa. 3. Komisja Przetargowa zostaje powołana przez Zamawiającego zgodnie z Regulaminem Komisji Przetargowej stanowiącym załącznik nr 1 do procedury. 4. Komisja Przetargowa składa się z trzech osób i odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania, w tym zwłaszcza: 1) dopełnienie wszelkich wymogów postępowania przetargowego w niniejszej procedurze, Strona 8 z 18

9 2) prowadzenie korespondencji z oferentami, 3) uczestnictwo w zebraniach z oferentami, 4) zebranie i analizę ofert pod kątem kryteriów określonych w SIWZ, 5) wybór najkorzystniejszej oferty zgodnie z kryteriami określonymi w SIWZ oraz dokumentacji przetargowej. 5. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu podlegają wyłączeniu, jeżeli: 1) ubiegają się o udzielenie tego zamówienia, 2) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, 3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, 4) pozostają z oferentem w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób, 5) zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 6. Czynności w postępowaniu podjęte przez osobę podlegająca wyłączeniu po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach, o których mowa w pkt 5, powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania. 7. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu składają oświadczenie o zachowaniu bezstronności zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do procedury. 8. Oferent może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie (w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych), jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że Strona 9 z 18

10 wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 9. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w pkt 8, lub dotyczy udzielonych wcześniej wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku. 10. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekazuje oferentom, którym przekazał SIWZ, bez ujawniania źródła zapytania, a jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, zamieszcza na tej stronie. 11. Zamawiający może zwołać zebranie wszystkich oferentów w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści SIWZ, a jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, informację o terminie zebrania zamieszcza także na tej stronie. W takim przypadku Zamawiający sporządza informację zawierającą zgłoszone na zebraniu pytania o wyjaśnienie treści SIWZ oraz odpowiedzi na nie, bez wskazywania źródeł zapytań. Informację z zebrania doręcza się niezwłocznie oferentom, którym przekazano SIWZ, a jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, zamieszcza także na tej stronie. 12. Podstawowe czynności przygotowawcze, inicjujące postępowanie w sprawie udzielania zamówienia wykonuje Zamawiający, poprzez wypracowanie następujących dokumentów: 1) sporządzenie planu zamówień, w którym zostanie określony przedmiot zamówienia, kwota zamówienia, czas trwania procedury, termin realizacji zamówienia oraz tryb udzielania zamówienia, 2) wniosek o wszczęcie procedury w sprawie udzielenia zamówienia, 3) dokumentów potwierdzających prawidłowe oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia dla dostaw i usług np. wydruki cenników internetowych, folderów ofertowych, itp., (min. 3 dla dostaw i usług powszechnie dostępnych), 4) w przypadku robót budowlanych: dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych także w wersji elektronicznej, 5) szczegółowych wytycznych do wszczynanego postępowania, dotyczących projektów finansowanych lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych w szczególności dodatkowych wymagań stawianych przez instytucje dotującą, np. sposobu oznakowania dokumentacji, przechowywania dokumentacji itp., Strona 10 z 18

11 6) projektu umowy lub szczegółowych wytycznych dotyczących istotnych warunków umowy, 7) projektu SIWZ, 8) projektu ogłoszenia o zamówieniu. IV. Przeprowadzenie postępowania 1. Postępowanie wszczyna się poprzez publikację ogłoszenia. 2. Ogłoszenie o przetargu publikuje się w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego (na tablicy ogłoszeń), na stronie internetowej Zamawiającego, 1 dzienniku ogólnopolskim oraz Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej/TED. 3. SIWZ i niniejszą procedurę udostępnia się w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej Zamawiającego. 4. W przypadku dokonywania przez Zamawiającego zmiany treści ogłoszenia, Zamawiający opublikuje informację o zmianie w sposób identyczny do publikacji ogłoszenia o przetargu. 5. Jeżeli w wyniku wprowadzenia zmian w treści ogłoszenia konieczny będzie czas na wprowadzenie zmian w treści oferty bądź wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu Zamawiający przedłuża termin składania ofert bądź termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o czas niezbędny do wprowadzenia zmian. 6. Ogłoszenie o przetargu zawiera w szczególności: 1) nazwę i adres Zamawiającego, 2) czas (co najmniej 40 dni pomiędzy publikacją ogłoszenia a otwarciem ofert) i miejsce przetargu, 3) adres (miejsce) udostępnienia oraz sposób przekazania dokumentacji przetargowej, 4) adres (miejsce) udostępnienia oraz sposób przekazania procedury o udzielenie zamówienia, 5) określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia, 6) informację o możliwości zmiany ogłoszenia lub warunków przetargu (SIWZ), odwołaniu przetargu, 7) termin wykonania zamówienia, 8) informację na temat konieczności wniesienia wadium, Strona 11 z 18

12 9) miejsce i termin składania ofert, 10) warunki przetargu lub sposób ich udostępnienia, 11) informację o tym, że zamawiający ubiega się o dofinansowanie projektu ze środków Unii Europejskiej. 7. SIWZ zawiera w szczególności: 1) nazwę oraz adres zamawiającego, 2) opis przedmiotu zamówienia, 3) termin wykonania zamówienia, 4) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, 5) wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, 6) informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami, 7) wymagania dotyczące wadium, 8) termin związania ofertą, 9) opis sposobu przygotowywania ofert, 10) miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert, 11) opis sposobu obliczenia ceny, 12) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert, 13) informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia, 14) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, 15) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli Zamawiający Strona 12 z 18

13 wymaga od oferenta, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia na takich warunkach, 16) informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między Zamawiającym a oferentem jeżeli Zamawiający przewiduje rozliczenia w walutach obcych, 8. Wadium wnoszone jest w pieniądzu przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego. Zamawiający określi kwotę wadium w wysokości nie większej niż 3% wartości zamówienia. 9. Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert i obejmować na cały okres związania ofertą. 10. Wadium podlega zatrzymaniu jeżeli: 1) oferent odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia na warunkach określonych w ofercie, 2) oferent nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, 3) zawarcie umowy w sprawie zamówienia stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie oferenta. 11. Zamawiający może żądać od oferenta dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. 12. Oferent na żądanie Zamawiającego i w zakresie przez niego wskazanym jest zobowiązany wykazać odpowiednio, nie później niż na dzień składania ofert, spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania z powodu niespełnienia warunków. 13. Oferent może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Oferent w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. V. Wybór najkorzystniejszej oferty 1. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę, pod rygorem nieważności w formie pisemnej. Strona 13 z 18

14 2. Treść oferty musi odpowiadać treści SIWZ. 3. Przed upływem terminu do składania ofert, oferent może zmienić lub wycofać ofertę. 4. Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, w tym samym dniu. 5. Bezpośrednio przed otwarciem ofert podaje się kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 6. Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy oraz adresy oferentów, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, zawartych w ofertach. 7. Niezwłocznie zamieszcza się informację zawierającą dane określone w pkt 6 na stronie internetowej Zamawiającego. 8. Zamawiający dokona badania i oceny ofert zgodnie z kryteriami określonymi SIWZ. 9. Zamawiający poprawia w ofercie: 1) oczywiste omyłki pisarskie, 2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, 3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze SIWZ, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym oferenta, którego oferta została poprawiona. 10. Oferent zobowiązany jest w terminie 3 dni roboczych do pisemnej aprobaty dokonanych poprawek. 11. W przypadku stwierdzenia braków formalnych badanej oferty Zamawiający wezwie oferenta do ich uzupełnienia w wyznaczonym przez siebie terminie, chyba że oferta z innych przesłanek podlegałaby odrzuceniu. 12. W przypadku niejasności bądź wątpliwości co do treści oferty Zamawiający może wezwać oferenta do ich wyjaśnienia w wyznaczonym przez siebie terminie. 13. Zamawiający może zwrócić się do oferenta o przedstawienie czynników mających wpływa na wysokość ceny oferty w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. Oceniając wyjaśnienia oferenta, Zamawiający weźmie pod uwagę w szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, Strona 14 z 18

15 wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla oferenta oraz wpływ pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów. W przypadku nie złożenia przez oferenta uzupełnień bądź wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający odrzuci ofertę tego oferenta. 14. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: 1) jest niezgodna z procedurą, 2) jej treść nie odpowiada treści SIWZ, z zastrzeżeniem pkt 9, 3) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, 4) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, 5) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub niezaproszonego do składania ofert, 6) zawiera błędy w obliczeniu ceny, 7) oferent w terminie 3 dni roboczych od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w pkt 9, 8) oferent nie wniósł wadium. 15. Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SIWZ. 16. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający zaprosi tych oferentów, którzy złożyli jednakowe oferty do złożenia ofert dodatkowych, z tym że oferty dodatkowe nie mogą zawierać wyższej ceny. 17. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zamieszcza informacje, o wyborze oferty, w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz stronie internetowej na której było zamieszczone ogłoszenie o przetargu. 18. Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli: 1) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu, Strona 15 z 18

16 2) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty, 3) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć, 4) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy. 19. O unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający zawiadamia równocześnie wszystkich oferentów podając uzasadnienie prawne i faktyczne. 20. Od decyzji podjętych przez Komisję Przetargową, w tym wyników przetargu przysługuje odwołanie. 21. Zamawiający rozpatruje odwołanie najpóźniej w terminie 7 dni od jego wniesienia. 22. W rozstrzygnięciu odwołania Zamawiający podaje uzasadnienie rozstrzygnięcia. 23. W przypadku uwzględnienia odwołania Komisja Przetargowa powtarza czynność wobec której zgłoszono zastrzeżenie informując o tym niezwłocznie wszystkich oferentów. VI. Zawarcie umowy 1. Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia w terminie nie dłuższym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, chyba że w przetargu złożono tylko jedną ofertę. 2. Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny. 3. Zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia, zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Zamawiającego oraz na własnej stronie internetowej. Strona 16 z 18

17 VII. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy 1. Zamawiający może żądać od oferenta wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości minimum 3% ceny oferty, liczonej łącznie z podatkiem VAT, nie później niż w dniu zawarcia umowy. 2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wniesione w jednej z następujących form: pieniądzu, gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej akceptowalnego dla Zamawiającego. 3. Skuteczne wniesienie zabezpieczenia w pieniądzu następuje z chwilą wpływu środków na rachunek bankowy Zamawiającego. VIII. Dokumentowanie postępowania 1. Z postępowania sporządza się pisemny protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr Protokół wraz z załącznikami jest jawny i jest udostępniany oferentom biorącym udział w postępowaniu na wniosek. 3. Dokumentację przetargową przechowuje się w siedzibie Zamawiającego przez okres 3 lat od zamknięcia programu operacyjnego, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. 4. Odpowiedzialny za przechowywanie dokumentacji przetargowej jest Zamawiający. IX. Procedura zapytanie ofertowe 1. Zapytanie ofertowe kieruję się do co najmniej trzech podmiotów, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy bądź usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych. 2. Treść zapytania musi zawierać co najmniej: 1) nazwę oraz adres Zamawiającego, 2) tryb udzielenia zamówienia, 3) opis przedmiotu zamówienia, 4) termin wykonania zamówienia, 5) informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami oraz adres poczty elektronicznej i strony internetowej zamawiającego, Strona 17 z 18

18 6) termin związania oferta, 7) opis sposobu przygotowywania ofert, 8) miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert, 9) opis sposobu obliczenia ceny, 10) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert, 11) informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, 12) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, 13) istotne dla Zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach, 3. Wybiera się ofertę z najniższą ceną. Strona 18 z 18