PROTOKÓŁ Nr XXVII/2010 z posiedzenia Zarządu Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania "EUROGALICJA" w dniu 6 maja 2010 r. w Trzebownisku.

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ Nr XXVII/2010 z posiedzenia Zarządu Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania "EUROGALICJA" w dniu 6 maja 2010 r. w Trzebownisku. W posiedzeniu udział wzięli członkowie Zarządu Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania "EUROGALICJA", według załączonej do protokołu listy obecności (załącznik Nr 1). W obradach uczestniczyła również Dyrektor Biura Stowarzyszenia Agata Nowacka- Bednarz oraz prezydium Rady. Prezes Zarządu, Pani Małgorzata Majczak-Partyka przypomniała zgromadzonym porządek obrad uprzednio dostarczony członkom Zarządu. Porządek posiedzenia przedstawiał się następująco: 1. Odczytanie protokołu z poprzedniego posiedzenia Zarządu; 2. Podjęcie uchwały w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej. 3. Podjęcie uchwały w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej. 4. Podjęcie uchwały w sprawie wprowadzenia Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. 5. Omówienie spraw finansowych Stowarzyszenia. 6. Sprawy różne i wolne wnioski. Z uwagi na obecność członków Rady poproszono o zmianę porządku obrad przesuwając punkt 5 na początek obrad. Propozycja została zaakceptowana przez członków Zarządu, wobec powyższego nowy porządek obrad przedstawia się następująco: 1. Odczytanie protokołu z poprzedniego posiedzenia Zarządu; 2. Omówienie spraw finansowych Stowarzyszenia. 3. Podjęcie uchwały w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej. 4. Podjęcie uchwały w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej. 5. Podjęcie uchwały w sprawie wprowadzenia Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. 6. Sprawy różne i wolne wnioski. Ad.l. Prezes Zarządu Pani Małgorzata Maj czak-partyka przedstawiła ustalenia z poprzedniego posiedzenia Zarządu oraz poprosiła Panią Agatę Nowacką-Bednarz o odczytanie protokołu nr :XXVI/20 1O z poprzedniego posiedzenia. Pani Dyrektor Biura

2 odczytała protokół. Do protokołu nie wniesiono żadnej poprawki. Protokół został przyjęty jednomyślnie. Ad.2. Pani Prezes omówiła dotychczasowe wydatki Stowarzyszenia oraz sytuację finansową orgaruzacj l, dodatkowo poruszyła kwestie wysokości wynagrodzeń członków Rady za posiedzenia w ramach przeprowadzonych do chwili obecnej naborów. Poinformowała również że wartość pozycji budżetowej w ramach realizowanego działania "Funkcjonowanie Lokalnej Grupy Działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja" w ramach PROW dotyczącej wynagrodzeń członków Rady na rok 2010 to kwota 3700 zł. Przy konstruowaniu budżetu (termin składania wniosku: 14.X.2009 r.) założono liczbę 5 posiedzeń w ramach planowanych do ogłoszenia 5 naborów. Obecna wartość planowanych do złożenia rachunków ( 600 zł -za każde -posiedzenie w ramach naboru) za 4 posiedzenia dotyczące 2 naborów praktycznie wyczerpuje limit środków przeznaczonych na wszystkie nabory w 2010 roku. W związku z powyższym oraz wobec różnych kwot rachunków przedłożonych przez członków Rady Pani Prezes zwróciła się o przedyskutowanie i zaproponowanie rozwiązania korzystnego dla organizacji. Przewodniczący Rady poruszył kwestię zawartych umów zlecenie dotyczących wynagradzania członków Rady. Umowa nie mogła zawierać zapisu ~ informującego o możliwości wypłaty środków członkom Rady pod warunkiem posiadania finansów na koncie Stowarzyszenia, gdyż byłoby to niezgodne z prawem. Rada wobec przekazanej informacji ma świadomość sytuacji finansowej LGD, ale obciąża odpowiedzialnością za ten stan Zarząd i wnosi wniosek o wyciągnięcie odpowiednich konsekwencji. Przewodniczący Rady przypomniał, że na etapie prac organizacyjnych przy tworzeniu LGD występował do Prezesa Zarządu o opracowanie wynagradzania członków Zarządu i pracowników Biura. Rada uważa, że niesłusznie została podjęta uchwała na temat wynagradzania członków Rady. Przewodniczący Rady poprosił, że kiedykolwiek w przyszłości będzie podejmowana uchwała dotycząca wynagrodzeń prosi o wcześniejsze dane finansowe LGD i podkreślił, że każdorazowo jego wypowiedzi są stanowiskiem Rady. Przewodniczący Rady ponownie poruszył temat wystawianych rachunków przez członków Rady. Wyliczone przez Dyrektora Biura rachunki nie miały podstawy prawnej. W jego opinii zostało popełnione przestępstwo cywilne, ze względu na to że została podjęta uchwała bez pokrycia środków w budżecie Stowarzyszenia. Przypomniał również o bezpodstawnym pobieraniu wynagrodzenia przez Prezesa Zarządu, gdyż Zarząd deklarował pracę społeczną na rzecz Stowarzyszenia. Przewodniczący Rady omówił sprawę przeprowadzonych do chwili

3 obecnej naborów. Rada miała prawo zwołać 5 posiedzeń, jednak z uwagi na zorganizowanie jednego wspólnego posiedzenia dla 2 działań, zwołanych zostało tylko 4. Wcześniej było to konsultowane z Kierownikiem Wdrażania PROW. Przewodniczący Rady przypomniał zgromadzonym o wysokości płaconych przez gminy składek członkowskich. Na etapie zakładania LGD zakładano, że w momencie otrzymania środków z PROW gminy będą płacić składki w znacznie mniejszej wysokości niż na początku funkcjonowania LGD. Składki do chwili obecnej nie zostały zmniejszone, za co Rada obarcza Prezesa Zarządu i Dyrektora Biura. W związku z wcześniej przedstawionymi zarzutami Przewodniczący Rady, złożył formalny wniosek na ręce Prezesa Zarządu o odwołanie Dyrektora Biura Stowarzyszenia i poprosił o pisemną odpowiedź do 20 maja br. Rada przed kolejnym jej posiedzeniem podejmie decyzję na temat swoich wynagrodzeń tj. czy rachunki będą wystawiane za posiedzenie czy wybór operacji. Przewodniczący Rady podkreślił, iż w roku 2008 Rada - spotykała się ok. 11 razy.nie biorąc za- to żadnych wynagrodzeń. Według informacji Przewodniczącego Rady w innych LGD członkowie Rady pobierają wynagrodzenie za każde posiedzenie, w związku z czym poprosił o rozeznanie sposobu rozliczania pracy członków Rady i pracowników Biura w innych LGD. Przewodniczący Rady oddając głos Pani Prezes Zarządu, ponownie wrócił do sprawy rachunków i poprosił o podstawę prawną wstrzymania wypłaty środków dla członków Rady. Prezes Zarządu w odpowiedzi na zapytanie poinformowała, iż takowo podstawa prawna jest niepotrzebna gdyż nie minął jeszcze termin wypłaty środków z rachunków. Poinformowała również, że projekty uchwały w sprawie wynagrodzeń członków Rady został przekazany zgodnie z planowanym budżetem (600 zł za jeden nabór), niestety podczas Walnego Zebrania Członków uchwała została zatwierdzona inaczej (600 zł za jedno posiedzenie). Zarząd nie podniósł wówczas kwestii budżetu gdyż Rada deklarowała, iż w ramach jednego naboru będzie jedno posiedzenie. Ustalona przez Zarząd w październiku 2009 kwota 600 zł za jeden nabór miała pokrywać m.in. koszty dojazdu na posiedzenia. W odpowiedzi na informacje Pani Prezes Przewodniczący Rady zapytał o możliwość dokonania zmian w budżecie. Pani Prezes poinformowała, iż wymagałoby to przesunięcia środków z innych planowanych działań służących społeczności lokalnej, co wymaga uzyskania zgody Urzędu Marszałkowskiego ponieważ istnieje niebezpieczeństwo realizacji celów Lokalnej Grupy Działania i Lokalnej Strategii Rozwoju. Ponadto zakładając 2 posiedzenia na każdy nabór w roku 2010 odbyłoby się 10 posiedzeń na kwotę zł, co stanowi dwukrotność planowanych w budżecie wydatków w ramach projektu. Przewodniczący Rady zawnioskował, aby przeliczyć wartość należnego wynagrodzenia

4 członków Rady na podstawie obowiązującej uchwały, a także wyliczyć pozostającą w budżecie wartość dostępnych środków na wynagrodzenia członków Rady. Na podstawie uzyskanej informacji będzie możliwe podjęcie uchwały w sprawie dalszego wynagradzania członków Rady. Wiceprzewodniczący Rady zaapelował o to, by doprowadzić do rozwiązania problemów Stowarzyszenia zgodnie z prawem. Od chwili podjęcia uchwały w sprawie wynagradzania członków Rady ma ona moc sprawczą i nie można jej nie respektować. Podejmowanie finansów publicznych. uchwały bez pokrycia w budżecie stanowi naruszenie przepisów o dyscyplinie Wiceprzewodnicząca Rady Pani Ewa Panek zaapelowała o przestrzeganie przepisów oraz bieżącą wymianę informacji pomiędzy organami Stowarzyszenia, gdyż jej brak doprowadził do omawianych kwestii. Prezes Zarządu poinformowała, że konsultowała wynagrodzenie członków Rady z Kierownikiem Wydziału PROW oraz wydziału Płatności, którzy byli zaniepokojeni nieracjonalną ich wysokością, potwierdzili też możliwość rezygnacji z części wynagrodzenia członków Rady. Przewodniczący Rady poinformował, że uchwała obowiązuje i teraz nie można jej zmienić, należy podjąć stosowne kroki na przyszłość. Nikt z członków Rady nie zrezygnuje z wynagrodzenia. Pani Prezes ponownie przypomniała, iż uzgadniano wstępnie A tylko jedno posiedzenie w ramach jednego naboru, co potwierdziła Pani Dyrektor przygotowująca projekty uchwał. Omówiła również kwestię przekroczenia dyscypliny finansów publicznych, która to nie obowiązuje w Stowarzyszeniach a w jednostkach samorządu terytorialnego. Po powyższych informacjach przedstawiciele Rady opuścili posiedzenie. Ad.3. Pani Dyrektor Agata Nowacka-Bednarz przedstawiła projekt uchwały w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej. W związku z wprowadzeniem archiwizacji dokumentów, sporządzone zostały instrukcje w tym instrukcja kancelaryjna regulująca obiekt dokumentów wpływających i wypływających ze Stowarzyszenia. Instrukcja konsultowana była z Archiwum Państwowym i uzyskała w dniu 16 kwietnia pozytywną opinię Dyrektora AP. Wobec powyższego Prezes Zarządu odczytała projekt uchwały w sprawie wprowadzenia

5 instrukcji kancelaryjnej, a następnie poddała pod głosowanie jawne. Prezes Zarządu stwierdziła jednogłośne podjęcie uchwały Nr 30/2010 w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego protokołu (załącznik Nr 2). W głosowaniu uczestniczyło 4 członków zarządu Ad.4. Pani Dyrektor Agata Nowacka-Bednarz przedstawiła projekt uchwały w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej, a także jej zarys. W związku z wprowadzeniem archiwizacji dokumentów, sporządzone zostały instrukcje w tym instrukcja kancelaryjna regulująca obieg dokumentów wpływających i wypływających do Stowarzyszenia. Instrukcja konsultowana była z Archiwum Państwowym i uzyskała w dniu 16 kwietnia pozytywną opinię Dyrektora AP. Wobec powyższego Prezes Zarządu odczytała projekt uchwały w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej, a następnie poddała pod głosowanie jawne. Prezes Zarządu stwierdziła jednogłośne podjęcie uchwały Nr 31/2010 w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej, w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego protokołu (załącznik Nr 3). W głosowaniu uczestniczyło 4 członków zarządu Ad. 5. Pani Dyrektor Agata Nowacka-Bednarz przedstawiła projekt uchwały w sprawie wprowadzenia Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, a także jego zarys. W związku z wprowadzeniem archiwizacji dokumentów, sporządzony został Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. JR WA był konsultowany z Archiwum Państwowym i uzyskał w dniu 22 kwietnia pozytywną opinię Dyrektora AP. Wobec powyższego Prezes Zarządu odczytała projekt uchwały w sprawie wprowadzenia Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, a następnie poddała pod głosowanie jawne. Prezes Zarządu stwierdziła jednogłośne podjęcie uchwały Nr 32/2010 w sprawie wprowadzenia Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego protokołu (załącznik Nr 4). W głosowaniu uczestniczyło 4 członków zarządu Ad. 6. W toku dyskusji Pani Prezes ustaliła termin nadzwyczajnego Zebrania Zarządu dotyczącego wniosku o odwołanie Dyrektora Biura złożonego przez Przewodniczącego Rady Stowarzyszenia na dzień 13 maja o godzinie

6 Małgorzata Protokolant Prezes Zarządu WICEPREZES ąządu Stl>wliU'zyszeoia Lokalna G'fIlP~1!J.EIfR.~ M~~lii Załączniki: l. Lista obecności; 2. Uchwała Nr 30/2010 w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, 3. Uchwała Nr 31/2010 w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej, 4. Uchwała Nr 32/2010 w sprawie wprowadzenia Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt,