WYTYCZNE DOTYCZĄCE REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Umowy nr ZTS/3/2015 WYTYCZNE DOTYCZĄCE REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Informacje wstępne. Niniejsze wytyczne dotyczą realizacji przedmiotu zamówienia dla zadania: Przygotowanie i wdrożenie działań informacyjnych i promocyjnych w Projekcie pn. Zintegrowany System Transportu Szynowego w Aglomeracji i we Wrocławiu Etap II dofinansowanym ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Działanie 7.3-Transport miejski. Celem zadania objętego zamówieniem jest spełnienie wymogów w zakresie informacji i promocji projektu dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej, w szczególności wypełnienie obowiązku Beneficjenta wynikającego z dokumentów aplikacyjnych tj. Wniosku o dofinansowanie Projektu oraz Umowy o dofinansowanie Projektu polegających na właściwym poinformowaniu społeczeństwa o dofinansowaniu Projektu ze środków wspólnotowych poprzez szereg działań podejmowanych przez Beneficjenta. Wszystkie działania o charakterze informacyjnym i promocyjnym będą opisane szczegółowo w raporcie z realizacji działań informacyjnych i promocyjnych w Projekcie pn. Zintegrowany System Transportu Szynowego w Aglomeracji i we Wrocławiu Etap II, którego przygotowanie leży po stronie Wykonawcy. Zakres dokumentu oraz wymagania dotyczące jego przygotowania i uzgodnienia z Zamawiającym opisane są w dalszej części wytycznych. Niniejsze wytyczne odnoszą się do każdego z elementów przedmiotu umowy określonych w 1 ust. 2 umowy i określają: szczegółowy zakres zamówienia, wymagania co do sposobu realizacji zamówienia, ilość elementów będących przedmiotem wykonania i odbioru, tryb i zasady odbioru, miejsce wydania przedmiotu umowy, dokumenty stanowiące potwierdzenie wykonania poszczególnych elementów umowy, inne specyficzne wymagania Zamawiającego odnoszące się do poszczególnych elementów stanowiących przedmiot umowy. Niniejsze wytyczne należy traktować na równi z innymi wytycznymi stanowiącymi podstawę realizacji zamówienia, w szczególności odnoszących się do Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko a także Systemu Identyfikacji Wizualnej Urzędu Miejskiego Wrocławia. W przypadku wątpliwości interpretacyjnych lub niejasności co do wymagań Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania jednoznacznej wytycznej Zamawiającego bądź doszczegółowienia wymagań w drodze kontaktów prowadzonych z Zamawiającym w trakcie realizacji umowy. 1

2 II. Realizacja wybranych działań informacyjnych i promocyjnych w ramach zadania pn. Przygotowanie i wdrożenie działań informacyjnych i promocyjnych w Projekcie pn. Zintegrowany System Transportu Szynowego w Aglomeracji i we Wrocławiu Etap II dofinansowanym ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Działanie 7.3- Transport miejski w obszarach metropolitalnych (Projekt nr POIS /15-00). W ramach umowy Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zakresu określonego w 1 ust. 2 pkt 1 tj: Wykonawca zobowiązany jest do realizacji następujących zadań: 1. przygotowanie trzech propozycji szaty graficznej materiałów informacyjnych i promocyjnych, w tym jednej nawiązującej do szaty graficznej Projektu pn. Zintegrowany System Transportu Szynowego w Aglomeracji i we Wrocławiu Etap I oraz uzgodnienie ich z Zamawiającym, 2. wykonanie i dostarczenie Zamawiającemu materiałów informacyjnych i promocyjnych w uzgodnionej szacie 3. wykonanie, dostawę i instalację tablic informacyjnych i pamiątkowych, 4. przygotowanie i przeprowadzenie konferencji podsumowującej realizację Projektu. Celem tych działań jest realizacja obowiązków Beneficjenta projektu dofinansowanego ze środków UE. Ad 1) Przygotowanie trzech propozycji szaty graficznej materiałów informacyjnych i promocyjnych, w tym jednej nawiązującej do szaty graficznej Projektu pn. Zintegrowany System Transportu Szynowego w Aglomeracji i we Wrocławiu Etap I oraz uzgodnienie ich z Zamawiającym. a) Wytyczne dotyczące propozycji kolorystycznej szaty graficznej. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania 3 propozycji szaty graficznej materiałów informacyjnych i promocyjnych Projektu, nawiązujących do szaty graficznej obowiązującej w Projekcie Zintegrowany System Transportu Szynowego w Aglomeracji i we Wrocławiu Etap I. Zamawiający udostępni w dacie zawarcia umowy przykładowe materiały informacyjne i promocyjne dla Projektu Zintegrowany System Transportu Szynowego w Aglomeracji i we Wrocławiu Etap I w celach poglądowych. W propozycjach szaty graficznej należy uwzględnić kolorystykę oznakowań i logotypów związanych z dofinansowaniem Projektu ze środków UE wskazaną w wytycznych, o których mowa w 1 ust. 5 umowy. Opracowanie propozycji szaty graficznej dotyczy materiałów informacyjnych i promocyjnych objętych zamówieniem, za wyjątkiem tych z elementów, które nie wymagają stosowania odrębnej szaty graficznej. Dla elementów nie wymagających stosowania indywidualnej dla Projektu szaty graficznej Wykonawca przedłoży propozycje (wizualizacje, projekty) ich wyglądu do uzgodnienia z Zamawiającym. 2

3 b) Tryb uzgadniania projektów. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i przedłożenia Zamawiającemu projektów szaty graficznej materiałów informacyjno-promocyjnych w terminie określonym w 2 ust. 2 pkt. 1. Propozycje szaty graficznej winny być dostarczone Zamawiającemu celem dokonania wyboru zarówno w wersji elektronicznej (nośnik CD), jak i papierowej (1 egzemplarz wersja do akceptacji). Zamawiający w terminie 5 dni roboczych od dostarczenia propozycji szaty graficznej zaakceptuje jedną z nich lub przekaże Wykonawcy ewentualne uwagi. Akceptacja wybranej przez Zamawiającego propozycji lub zgłoszenie uwag nastąpi w formie e- mailowej na adres osoby wskazanej przez Wykonawcę do realizacji umowy. Wykonawca zobowiązany jest to uwzględnienia uwag Zamawiającego oraz ponownego dostarczenia propozycji celem akceptacji w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania uwag w formie wskazanej powyżej. Zamawiający, niezwłocznie po uzgodnieniu ostatecznej propozycji szaty graficznej materiałów informacyjnych i promocyjnych wystawi stosowny protokół odbioru (protokół częściowy), który zostanie podpisany przez Zamawiającego i Wykonawcę. Protokół ten stanowić będzie potwierdzenie realizacji elementu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt. 1a umowy. Ad 2) Wykonanie i dostarczenie Zamawiającemu materiałów informacyjnych i promocyjnych. a) Wymagania ogólne. W ramach realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest do wykonania i dostarczenia Zamawiającemu materiałów informacyjnych i promocyjnych w uzgodnionej szacie dla elementów wymagających zastosowania takiej szaty bądź o uzgodnionym wyglądzie wraz z instalacją wybranych elementów. Materiały informacyjne i promocyjne, w szczególności ich oznakowanie wynikające z wytycznych, o których mowa w 1 ust. 5 umowy, winny być uprzednio uzgodnione z Zamawiającym przed przystąpieniem do ich wykonania. Obowiązki te wynikają z realizacji zadania, o którym mowa w 1 ust. 2 pkt. 1a umowy. Wykonane i dostarczone Zamawiającemu materiały informacyjne i promocyjne winny spełniać następujące kryteria: funkcjonalność tj. spełnianie swojego przeznaczenia, trwałość i odporność na wstrząsy, zniekształcenia, zarysowania i inne uszkodzenia mogące powstać przy normalnym użytkowaniu, wysoka jakość zastosowanych materiałów, staranność i estetyka wykonania tj. nie występują zarysowania, przebarwienia, pęknięcia i inne uszkodzenia materiału widoczne gołym okiem, poszczególne części materiału są do siebie dobrze dopasowane oraz zamocowane, elementy materiału nie ścierają się, nie rozmazują, ani nie zmieniają kolorów np. podczas pocierania palcem, właściwy dobór faktury materiału użytego do produkcji, 3

4 właściwy dobór sposobu oznakowania UE do materiału użytego do produkcji. Wykonane i dostarczone materiały informacyjne i promocyjne muszą spełniać wszystkie wymagane przez Zamawiającego parametry i zawierać wszystkie dane. Materiały informacyjne i promocyjne muszą być nowe i pełnowartościowe, pierwszej jakości. Do realizacji materiałów informacyjnych i promocyjnych w zakresie merytorycznym należy wykorzystać informacje i dokumenty udostępnione Wykonawcy w ramach realizacji elementu umowy, o którym mowa w 1 ust. 2 pkt. 1 umowy. Zamawiający zobowiązuje się do przekazania dodatkowych materiałów, niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia. Materiały te wskazano w Wykazie materiałów informacyjnych i promocyjnych umieszczonej w części II.2b) niniejszych wytycznych. b) Rodzaje materiałów informacyjnych i promocyjnych, ilości i wymagania szczegółowe. Wykonawca zobowiązany jest do zaprojektowania uzgodnienia treści, wykonania i dostarczenia Zamawiającemu materiałów informacyjnych i promocyjnych zgodnie z poniższym wykazem. Wykaz określa ilości materiałów podlegające wykonaniu i dostawie do siedziby Zamawiającego. WYKAZ MATERIAŁÓW INFORMACYJNYCH i PROMOCYJNYCH Lp. Rodzaj Opis 1 Ulotka informacyjna dwustronna ze schematem komunikacji miejskiej - A3 Format A3. Wydruk: dwustronny, obustronnie kolorowa, składana na 6 części (wzdłuż dwóch pionowych linii i jednej poziomej). Papier kredowy, błyszczący, 135g/m2. Pas logotypowy zgodny z wytycznymi wraz z nazwą Projektu. Na jednej stronie schemat komunikacji miejskiej wraz z logotypami i nazwą projektu. Na drugiej stronie treści informacyjne dotyczące Projektu uzgodnione z Zamawiającym. Ilość /szt./ Zakres obowiązków Wykonawcy uzgodnienie treści, Materiały dostarczone przez Zamawiającego 1. Schemat komunikacji miejskiej - w wersji elektronicznej (wektorowy pdf i plik z rozszerzeniem eps z ograniczoną możliwością edycji np. w zakresie grubości, czy kolorów linii). 2. Materiały informacyjne dotyczące Projektu. 4

5 2 3 Plakat z kalendarzem na 2016 Teczka kartonowa z gumką Wymiar B1, metalowe listwy na krótszych bokach, zawieszka przy górnej listwie. Część kalendarzowa oraz część zawierająca treści dotyczące Projektu. Wydruk: kolorowy, jednostronny, pionowy, papier: kredowy, 150 g/m2, lakier offset. Pas logotypowy zgodny z wytycznymi wraz z nazwą Projektu. Wymiar A4. Materiał: papier-karton jednostronny, lakier UV. Wykończenie: teczka kolorowa z cienką gumką z regulacją pojemności (grzbiet 5 mm-10 mm). Pas logotypowy zgodny z wytycznymi wraz z nazwą Projektu uzgodnienie treści, wykonanie, dostawa. Treść merytoryczna winna być opracowana na podstawie materiałów dotyczących Projektu przekazanych Wykonawcy w dacie zawarcia umowy. 4 Segregator Szerokość grzbietu 7 cm. Format A4. Jakość: segregator z niezawodną mechaniką dźwigową. Wykonanie: z grubego kartonu wysokiej jakości, z zewnętrznej strony pokryty zmywalną folią polipropylenową, od wewnątrz oklejony gładkim papierem, metalowe obrzeża, dolne krawędzie wzmocnione metalową szyną, która zapewnia trwałość segregatora, otwory rado umieszczone na przedniej okładce, okuty otwór na grzbiecie, ułatwiający uchwycenie i wyjęcie segregatora z półki, na grzbiecie kieszeń z folii pp na wymienna etykietę. Pas logotypowy zgodny z wytycznymi wraz z nazwą Projektu Magnetyczna zakładka do książki Torba bawełniana Wymiary: 5cmx 15cm, kolorowa. Karton, druk dwustronny, lakier UV, składana zakładka, uszlachetniona folią błyszczącą z magnetycznym klipsem. Pas logotypowy zgodny z wytycznymi wraz z nazwą Projektu. Materiał: bawełna, dobrej jakości materiał o gramaturze min. 150g/m2, Wymiar: min. 32cm x34cm x15 cm, wielokrotnego użytku, z kolorową kieszonką zamykaną na metalowy zatrzask, składana w rulon, uszy bawełniane na krótszym boku, kolorystyka do uzgodnienia z Zamawiającym. Oznakowanie na kolorowej kieszonce: nadruk jednostronny, nazwa Projektu oraz pas logotypowy zgodnie z wytycznymi

6 7 8 Torba papierowa Kalendarz książkowy A4 na 2016 rok Materiał: papier gładki 90 g/m2 Kolorystyka do uzgodnienia z Zamawiającym. Wykończenie: krótkie uszy (sznurek bawełniany) przy krótszym boku. Wymiary: 42 cm x 32cm x 12 cm. Nadruk jednostronny - nazwa Projektu oraz oznakowanie logotypami zgodnie z wytycznymi. Materiał okładki: czarna skóra ekologiczna. Wymiary: A4, kalendarz szyty nićmi. Objętość ok. 90 kartek. Język: polski, angielski, niemiecki i francuski. Układ: tygodniowy (tydzień na 2 sąsiadujących stronach), także mini kalendarz na cały rok, imieniny, święta. Wykończenie: narożniki okładki proste z perforacją, papier koloru kremowego. Druk: święta i niedziele druk kolorowy. Notes teleadresowy zintegrowany z blokiem. Zakładka taśmowa - kolor do uzgodnienia z Zamawiającym. Miejsce na dane teleadresowe, wykaz nr kierunkowych w Polsce i Europie, kalendarz 2016 i miesiące na stronie i plan kalendarza na 2016 rok; od 8 do 16 stron kolorowych map np. mapa administracyjna Polski, Europy, Ameryki, Azji z podziałem politycznym, miejsce na notatki i inne strony informacyjne. Na pierwszej stronie kalendarza wytłoczenie roku 2016 wraz z nazwą Projektu i pas z logotypem zgodnie z wytycznymi

7 9 Kalendarz książkowy B5 na 2016 rok Materiał okładki: czarna skóra ekologiczna. Wymiary: B5, kalendarz szyty nićmi. Objętość ok. 90 kartek. Język: polski, angielski, niemiecki i francuski. Układ: tygodniowy (tydzień na 2 sąsiadujących stronach), także mini kalendarz na cały rok, imieniny, święta. Wykończenie: narożniki okładki proste z perforacją, papier koloru kremowego. Druk: święta i niedziele druk kolorowy. Notes teleadresowy zintegrowany z blokiem. Zakładka taśmowa - kolor do uzgodnienia z Zamawiającym. Miejsce na dane teleadresowe, wykaz nr kierunkowych w Polsce i Europie, kalendarz 2016 i miesiące na stronie i plan kalendarza na 2016 rok; od 8 do 16 stron kolorowych map np. mapa administracyjna Polski, Europy, Ameryki, Azji z podziałem politycznym, miejsce na notatki i inne strony informacyjne. Na pierwszej stronie kalendarza wytłoczenie roku Nazwa Projektu i pas z logotypem na osobnej wkładce formatu kalendarza, zgodnie z wytycznymi Kalendarz na biurko na 2016 rok Wymiar: B6, pionowy ze spiralką na krótszym boku, Materiał: papier, 300g/m2, tydzień na stronę, na dole widok całego, aktualnego miesiąca, Nadruk: okładka i widoczna tekturowa część podstawy musi zawierać nazwę Projektu oraz pas logotypowy, zgodnie z wytycznymi Notatnik A5 Notatnik z okładką i wyrywanymi kartkami. Materiał: papier, offset, 80g/m2. Okładka g/m2, papier kreda matowa, podkładka tekturowa. Kolor: okładka - kolorowa jednostronnie. Środek: w szarą kratkę, kolor, jednostronnie. Objętość: min. 50 kartek. Wymiar: A5. Nadruk: okładka i każda kartka musi zawierać nazwę Projektu oraz pas logotypowy zgodnie z wytycznymi

8 12 Notatnik A Notatnik kieszonkowy Notatnik kieszonkowy - lux Notatnik z gumką Notatnik z okładką i wyrywanymi kartkami. Materiał: papier, offset, 80g/m2. Okładka g/m2, papier kreda matowa, podkładka tekturowa. Kolor: okładka kolorowa jednostronnie. Środek: w szarą kratkę, kolor, jednostronnie. Objętość: min. 50 kartek. Wymiar: A4. Nadruk: okładka i każda kartka musi zawierać nazwę Projektu oraz pas logotypowy zgodnie z wytycznymi. Materiał okładki: czarna skóra ekologiczna. Wymiary: 9cm x 14cm, z zaokrąglonymi rogami, z gumką trzymającą (kolor do uzgodnienia z Zamawiającym), z perforacją stron, zakładka taśmowa (kolor do uzgodnienia z Zamawiającym), Środek: w szarą kratkę. Objętość ok. 60 kartek. Notes szyty nićmi i klejony. Nadruk: tylna, wewnętrzna strona okładki - nazwa Projektu i pas z logotypem zgodnie z wytycznymi. Materiał okładki: czarna skóra ekologiczna. Wymiary: 10cm 15,5 cmx 1,7 cm, z zaokrąglonymi rogami, z gumką trzymającą (kolor do uzgodnienia z Zamawiającym), 3 zakładki taśmowe (kolor do uzgodnienia z Zamawiającym), Środek: skorowidz (numerowane strony w linie, ułożony alfabetycznie od A do Z), czyste strony ok. 50 kartek, wewnętrzna kieszeń np. na wizytówki, liniuszek na osobnej wkładce formatu notatnika dwustronny kratka/linia. Notes szyty nićmi i klejony. Nazwa Projektu i pas z logotypem na osobnej wkładce formatu notatnika, zgodnie z wytycznymi. Materiał okładki: czarna skóra ekologiczna. Wymiar: B5, z gumką trzymającą (kolor do uzgodnienia z Zamawiającym), Środek: w szarą kratkę. Objętość ok 80 kartek. Na pierwszej stronie kalendarza notatnika wytłoczenie nazwy Projektu i pas z logotypem zgodnie z wytycznymi

9 16 17 Naklejka z logotypem Bloczek samoprzylepny Materiał: papier kredowy samoprzylepny, wodoodporny, łatwo odklejany, wymiar 21cm x 4cm. Naklejka ma zawierać logotyp wraz z nazwą Projektu. Wielkość logotypu dopasowana do wymiaru naklejki, zgodnie z wytycznymi Materiał: papier samoprzylepny. Format: (+/- 5 mm) 75x75 mm. Kolor: biały z nadrukiem. Objętość: min. 50 kartek w bloku. Nadruk kolorowy, jednostronnie. Na każdej kartce oznaczenie logotypami zgodnie z wytycznymi wraz z nazwą Projektu Bloczek z magnesem Materiał: wyrywane kartki na kartonie, papier satyna, ok. 50 kartek, 300g/m2, plecy kartonowe wraz z paskiem magnetycznym (wymiar: 5,0 cm x 8cm). Wymiar całego bloczku: 14cm x 8cm. Oznakowanie: na części z magnesem nazwa Projektu oraz pas z logotypem zgodnie z wytycznymi Długopis metalowy Ołówki w zestawie Zestaw piśmienniczy w etui (długopis i pióro) Materiał: metal. Długopis automatyczny włączany i wyłączany przez naciśnięcie z góry, końcówka dolna przykręcana, uchwyt mocujący z wkładem wymiennym. Kolor: cały korpus metalowy w kolorze czarnym z chromowanymi wykończeniami. Oznakowanie: grawer, logotypy zgodnie z wytycznymi bez nazwy Projektu. Zestaw zawierający 5 sztuk czarnych ołówków, preferowana twardość 2B, zapakowane w czarną kartonową tubę z kartonowym zamknięciem. Oznakowanie: nazwa projektu oraz logotypy - nadruk na tubie zgodnie z wytycznymi. Brak oznakowania na ołówku. Wysokiej jakości dwuelementowy zestaw w etui: długopis (wkład wymienny niebieski) i pióro wieczne (wyposażone w konwerterowy system napełniania, stalówka ze stali szlachetnej rozmiar F.) Materiał: Etui - czarne, kartonowe, z magnetycznym zamknięciem zakładkowym na górze pudełka, dopasowane do wielkości zestawu. Długopis i pióro - stal chromowana, pokryta gumą w kolorze czarnym z chromowanymi wykończeniami

10 Oznakowanie: Nazwa Projektu oraz logotypy zgodnie z wytycznymi, umieszczone na dodatkowym kartonowym opakowaniu, dopasowanym do wielkości etui. 22 Pióro wieczne - stalowe Materiał : stal chromowana, pokryta gumą w kolorze czarnym z chromowanymi wykończeniami, wyposażony w konwerterowy system napełniania, stalówka ze stali szlachetnej rozmiar F. Materiał: etui w ciemnym kolorze z materiału imitującego skórę krokodyla, zamykane na zamek błyskawiczny, w kształcie prostokąta. Wymiary: ok 16cm x3cm x2 cm. Oznakowanie: Nazwa Projektu oraz logotypy na dodatkowym kartonowym opakowaniu, dopasowanym do wielkości etui zgodnie z wytycznymi Pendrive w kształcie tramwaju Materiał: gumowa osłona, miękki PCV, w kształcie tramwaju (nowoczesna sylwetka tramwaju), przód tramwaju ma pełnić rolę zatyczki. Kolor: do uzgodnienia z Zamawiającym. Pojemność: min. 32 GB. Opakowanie: kartonowe pudełko z nadrukiem nazwa Projektu wraz z logotypami, zgodnie z wytycznymi Dysk zewnętrzny Podkładka żelowa pod nadgarstek Materiał: obudowa metal. Kształt prostokąta. Kolor: srebrny. Etui wykonane z czarnej skóry ekologicznej. Pojemność: min. 500 GB. Inne parametry: interfejs min. USB 3.0, prędkość obrotowa min obr./min), 2,5 cala. Oznakowanie: nazwa Projektu oraz logotypy zgodnie z wytycznymi, umieszczone na kartonowym pudełku, dopasowanym do wielkości dysku. Materiał: przezroczysty, miękki. Odporna na zabrudzenia. Antypoślizgowa podstawa podkładki. Kolor: do uzgodnienia z Zamawiającym. Oznakowanie: nazwa Projektu oraz logotypy zgodnie z wytycznymi, umieszczone na kartonowym pudełku, dopasowanym do wielkości podkładki

11 26 Magnes na lodówkę w kształcie tramwaju 27 Mini apteczka 28 Power bank Materiał: gumowy, trójwymiarowy, w kształcie tramwaju (sylwetka nowoczesna). Wymiar: ok 5cm x 10cm. Kolor: do uzgodnienia z Zamawiającym. Oznakowanie: nazwa Projektu oraz logotypy zgodnie z wytycznymi, umieszczone na kartonowym pudełku, dopasowanym do wielkości magnesu. Materiał: ortalion, zamek błyskawiczny, kolor czerwony. Wymiar: 140 x 100 x 45 mm, wyrób spełnia wymagania norm Unii Europejskiej- EAN: , skład zgodny z normą: DIN 13167, skład apteczki: - 1 kpl. Plaster 10 x 6 cm (8 szt.), - 1 szt. Plaster 5 m x 2,5 cm, 2 szt., - opatrunek indywidualny M sterylny, 1 szt., - chusta opatrunkowa 60 x 80 sterylna, 1 szt., - koc ratunkowy 160cm x 210cm., 1 szt., - nożyczki 14,5 cm, 4 szt., - rękawice winylowe, 1 szt. - instrukcja udzielania Pierwszej Pomocy wraz z wykazem telefonów alarmowych. Oznakowanie: nazwa Projektu oraz logotypy zgodnie z wytycznymi, umieszczone na kartonowym pudełku, dopasowanym do wielkości apteczki. Obudowa z aluminium o pojemności 2200 mah w komplecie z kablem i końcówkami (USB i mikro USB) Kolor do uzgodnienia z Zamawiającym. Oznakowanie: nazwa Projektu oraz logotypy zgodnie z wytycznymi, umieszczone na kartonowym pudełku, dopasowanym do wielkości urządzenia c) Tryb odbioru materiałów informacyjnych i promocyjnych. Miejscem dostawy materiałów informacyjnych i promocyjnych jest siedziba Zamawiającego. Wykonawca co najmniej na 2 dni robocze przed terminem planowanej dostawy uzgodni z Zamawiającym datę oraz godzinę dostawy oraz konkretne pomieszczenie, w którym 11

12 przechowywane będą elementy dostawy. Uzgodnienie to winno być dokonane w formie pisemnej wystarczająca forma to . Wykonawca do każdej dostawy materiałów dołączy informację, zawierającą nazwy i ilości materiałów informacyjnych i promocyjnych (nazwy zgodne z wykazem zawartym w części II. Ad 2) b) niniejszych wytycznych). Zamawiający potwierdzi fakt dostawy materiałów informacyjnych i promocyjnych w zamawianych ilościach, wystawiając stosowny protokół odbioru rzeczowego (protokół częściowy), który zostanie podpisany przez Zamawiającego i Wykonawcę. Zamawiający w terminie 5 dni roboczych od daty wystawienia protokołu odbioru rzeczowego dokona weryfikacji materiałów pod kątem spełniania szczegółowych wymogów Zamawiającego odnoszących się do cech materiałowych, kolorystyki, jakości itp. i dokona akceptacji dostarczonych materiałów bądź zgłosi uwagi. W przypadku uwag Zamawiającego ich zgłoszenie nastąpi w formie owej na adres osoby wskazanej przez Wykonawcę do realizacji umowy wraz z wyznaczeniem terminu na ich uwzględnienie. W przypadku braku uwag Zamawiający wystawi protokół odbioru jakościowego, który zostanie podpisany przez Zamawiającego i Wykonawcę. Protokół odbioru rzeczowego i jakościowego stanowić będzie potwierdzenie realizacji elementu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt. 1b umowy. Ad 3) Wykonanie, dostawa i instalacja tablic informacyjnych i pamiątkowych. a) Wymagania ogólne. W ramach realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązany jest do wykonania, dostarczenia i instalacji w lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego tablic informacyjnych i pamiątkowych, o których mowa w 1 ust. 2 pkt. 1c umowy wraz z cokołami lub elementami posadowienia zgodnymi z wytycznymi Zamawiającego. Tablice informacyjne i pamiątkowe, w szczególności ich oznakowanie wynikające z wytycznych, o których mowa w 1 ust. 5 umowy, winny być uprzednio uzgodnione z Zamawiającym przed przystąpieniem do ich wykonania. b) Rodzaje tablic informacyjnych i pamiątkowych, ich ilości oraz wymagania szczegółowe. Wykaz tablic informacyjnych i pamiątkowych określa rodzaje tablic i ich zamawianą ilość, opis i wymagania techniczne oraz obowiązki Wykonawcy związane z realizacją zadania. 12

13 Lp. Rodzaj Opis 1 2 Tablica informacyjna tablica z tworzywa sztucznego Tablica pamiątkowa tablica granitowa Materiał: Tworzywo sztuczne. Tablica jednostronna. Nadruk na folii samoprzylepnej, długookresowej. Min. okres trwałości: 5 lat. Folia z nadrukiem naklejona na tablicę. Nadruk UV. Montaż na stelażu. Szczegóły montażu do uzgodnienia z Zamawiającym. Wymiary: 100 cm (szerokość) x 70 cm (wysokość). Wzór tablicy zgodny z wytycznymi. Przykładowe wzory tablic w formatach AI, CDR, GIF, JPEG, PNG są dostępne na stronie internetowej i Materiał: granit. Montaż: na cokole z betonu lub kamienia. Tablica jednostronna. Wymiary: 100 cm (szerokość) x 70 cm (wysokość). Wymiary cokołu: 110 cm (szerokość) x 80 cm (wysokość). Wzór tablicy zgodny z wytycznymi. Przykładowe wzory tablic w formatach AI, CDR, GIF, JPEG, PNG są dostępne na stronie internetowej i Zgodnie z decyzją Instytucji Wdrażającej gdy materiał, z którego zostanie wykonana tablica pamiątkowa uniemożliwia naniesienie koloru nie ma obowiązku stosowania kolorystyki. Ilość /szt./ 2 5 Zakres obowiązków Wykonawcy i inne informacje uzgodnienie z Zamawiającym, wykonanie, dostawa i montaż. Wykonawca zobowiązany jest przed przystąpieniem do realizacji do wizji w terenie, uzgodnienia z Zamawiającym szczegółowo lokalizacji oraz odpowiedniego doboru sposobu montażu. Zamawiający w dacie zawarcia umowy przekaże wykaz tablic z propozycją ich lokalizacji (wraz z mapkami poglądowymi). Zamawiający udzieli wszelkiej pomocy w uzgodnieniu montażu z zarządcą terenu. Tablice będą zlokalizowane na terenie działek należących do Zamawiającego. uzgodnienie z Zamawiającym, wykonanie, dostawa i montaż. Wykonawca zobowiązany jest przed przystąpieniem do realizacji do wizji w terenie, uzgodnienia z Zamawiającym szczegółowo lokalizacji oraz odpowiedniego doboru sposobu montażu. Zamawiający w dacie zawarcia umowy przekaże wykaz tablic z propozycją ich lokalizacji (wraz z mapkami poglądowymi). Zamawiający udzieli wszelkiej pomocy w uzgodnieniu montażu z zarządcą terenu. Tablice będą zlokalizowane na terenie działek należących do Zamawiającego. c) Instalacja tablic informacyjnych i pamiątkowych i tryb dokonywania ich odbioru. Montaż tablic informacyjnych i pamiątkowych będzie miał miejsce na terenie Wrocławia, w lokalizacjach uzgodnionych z Zamawiającym, w rejonie kluczowych dla Projektu obiektów i inwestycji. Zamawiający w dacie zawarcia umowy przekaże Wykonawcy wykaz tablic z propozycjami ich lokalizacji wraz z mapkami poglądowymi. Wykonawca przed przystąpieniem do realizacji zadania uzgodni z Zamawiającym wzór tablicy informacyjnej i pamiątkowej, szczegółową lokalizację oraz sposób montażu. Wykonawca zobowiązuje się do zgłoszenia Zamawiającemu (w formie owej na adres osoby wskazanej przez Zamawiającego do realizacji umowy) gotowości do instalacji tablic informacyjnych i pamiątkowych, co najmniej na 3 dni robocze przed planowanym montażem. 13

14 Zamawiający zobowiązuje się do uzgodnienia kwestii terminu montażu z zarządcą terenu i zapewnienia dostępu do działki w celu dokonania montażu. Wykonawca zobowiązany jest do udokumentowania faktu instalacji tablic (informacyjnych i) pamiątkowych oraz przekazania Zamawiającemu płyty CD/DVD zawierającej stosowne zdjęcia, opisane w sposób jednoznacznie wskazujący na lokalizację tablic. Niezwłocznie po zakończeniu czynności montażowych Wykonawca zgłosi Zamawiającemu, (w formie owej na adres osoby wskazanej przez Zamawiającego do realizacji umowy) gotowość do odbioru. Zamawiający w terminie 3 dni roboczych od powiadomienia o zakończeniu montażu, dokona odbioru wykonanych elementów poprzez dokonanie wizji w terenie z udziałem Wykonawcy, bądź przekaże uwagi dotyczące instalacji. Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia uwag Zamawiającego i ponownego zgłoszenia gotowości do odbioru w terminach uzgodnionych z Zamawiającym. Terminy te będą uzależnione od rodzaju uwag przekazanych Wykonawcy. Zamawiający dokona odbioru przedmiotu umowy we wskazanym powyżej trybie, co potwierdzi stosownym protokołem odbioru (protokół częściowy). Protokół odbioru zostanie wystawiony przez Zamawiającego niezwłocznie po dokonaniu odbioru. Protokół zostanie podpisany przez Zamawiającego i Wykonawcę. Protokół ten stanowić będzie potwierdzenie realizacji elementu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt. 1c umowy. 4) Przygotowanie i przeprowadzenie konferencji podsumowującej realizację Projektu. W ramach realizacji umowy Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i przeprowadzenia konferencji podsumowującej realizację Projektu pn. Zintegrowany System Transportu Szynowego w Aglomeracji i we Wrocławiu Etap II, o której mowa w 1 ust. 2 pkt. 1d umowy. Celem konferencji jest realizacja obowiązków Beneficjenta projektu dofinansowanego ze środków UE. W szczególności zaś konferencja ma na celu zapoznanie zaproszonych gości z zakresem i efektami Projektu oraz wymiana doświadczeń pomiędzy Beneficjentami projektów z obszaru transportu szynowego w innych polskich miastach. a) Założenia Zamawiającego dotyczące organizacji konferencji Miejsce organizacji konferencji: Zamawiający sugeruje, aby miejscem przeprowadzenia konferencji był obiekt zlokalizowany w centrum lub w pobliżu centrum Miasta, w sąsiedztwie zadań składowych realizowanych w ramach Projektu. Preferowane są obiekty, których realizacja bądź modernizacja była współfinansowana ze środków UE. Termin konferencji: Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i przeprowadzenia konferencji w terminie określonym w 2 ust. 2 pkt. 4 umowy. Dokładną datę organizacji konferencji Zamawiający uzgodni z Wykonawcą w dniu podpisania umowy. 14

15 Konferencja odbędzie się w ciągu jednego dnia, w dzień roboczy tj. od poniedziałku do piątku. Harmonogram szczegółowy konferencji winien być zaproponowany przez Wykonawcę i uzgodniony z Zamawiającym w trakcie realizacji umowy. Uczestnicy konferencji: Konferencja adresowana będzie do przedstawicieli instytucji uczestniczących w przygotowaniu, realizacji i rozliczeniu Projektu, w tym przedstawicieli instytucji odpowiedzialnych za dofinansowanie Projektu ze środków UE, podmiotów zaangażowanych w realizację poszczególnych zadań w Projekcie, przedstawicieli innych Beneficjentów realizujących projekty z sektora transportu szynowego. Przewidywana liczba uczestników: 60 osób. b) Zadania Wykonawcy związane z organizacją i przeprowadzeniem konferencji: W ramach realizacji zadania Wykonawca zobowiązany będzie do: wynajmu sali konferencyjnej, zapewnienia odpowiedniego wyposażenia sali (wymagane wyposażenie: stół prezydialny na 5 osób, rzutnik, laptop, pilot ze wskaźnikiem do prezentacji, 2 bezprzewodowe mikrofony, zapewnienie dostępu do bezprzewodowego lub przewodowego internetu), zapewnienia materiałów konferencyjnych, zapewnienia materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących Projektu, zapewnienia obsługi cateringowej konferencji, zapewnienia obsługi technicznej konferencji (co najmniej na godzinę przed konferencją oraz przez cały czas jej trwania), zapewnienia uczestnikom konferencji szatni wraz z obsługą (na co najmniej godzinę przed rozpoczęciem konferencji, przez cały czas jej trwania, do wyjścia ostatniego uczestnika), oznakowania sali konferencyjnej oraz drogi do sali (na co najmniej godzinę przed rozpoczęciem konferencji), udokumentowania przeprowadzenia konferencji, podejmowania innych działań niezbędnych do sprawnej organizacji i realizacji konferencji. Wymagania dotyczące obsługi konferencji: Wykonawca winien zapewnić właściwą liczbę osób do obsługi konferencji, w tym co najmniej 3 osób do obsługi technicznej konferencji tj.: rejestracji uczestników poprzez uzyskanie podpisu na przygotowanych listach obecności, obsługi sprzętu komputerowego i podawania mikrofonów osobom uczestniczącym w dyskusji, obsługi szatni. Materiały związane z przygotowaniem konferencji: Wykonawca winien przedłożyć propozycję materiałów konferencyjnych w postaci: wzoru zaproszenia na konferencję, propozycji agendy, listy obecności, 15

16 wzoru oznakowania sali konferencyjnej, wzoru wizytówek prelegentów do umieszczenia na stole prezydialnym. Materiały winny być przygotowane z uwzględnieniem szaty graficznej wybranej przez Zamawiającego w ramach realizacji niniejszej umowy. Materiały winny być oznakowane zgodnie z wytycznymi, o których mowa w 1 ust. 5 umowy. Propozycje materiałów konferencyjnych winny być dostarczone Zamawiającemu celem akceptacji wraz z propozycjami szaty w trybie i terminie określonym w części II. Ad 1) b) niniejszych wytycznych. Zamawiający zobowiązuje się dostarczyć Wykonawcy propozycję osób, do których zostaną skierowane zaproszenia, celem sporządzenia imiennych zaproszeń. Lista proponowanych uczestników zostanie przekazana Wykonawcy w dniu podpisania umowy. Wykonawca będzie odpowiedzialny za przygotowanie zaproszeń i ich rozesłanie/dostarczenie do proponowanych uczestników konferencji najpóźniej 20 dni roboczych przed terminem organizacji konferencji. Wykonawca niezwłocznie po wysłaniu/dostarczeniu zaproszeń przekaże Zamawiającemu dokument potwierdzający nadanie/odbiór zaproszeń. Potwierdzenia udziału w konferencji będą przesyłane do Wykonawcy, a następnie na ich podstawie Wykonawca sporządzi ostateczną listę uczestników konferencji, którą przedłoży do Zamawiającego najpóźniej 5 dni roboczych przed terminem organizacji konferencji. Zamawiający udzieli Wykonawcy wszelkiej pomocy w zakresie zaproszenia odpowiedniej liczby uczestników konferencji, w tym podejmie dodatkowe działania np. podejmie rozmowy z kluczowymi uczestnikami konferencji. Wykonawca zobowiązany będzie do oznakowania sali konferencyjnej oraz drogi do sali co najmniej na godzinę przed rozpoczęciem konferencji. W ramach oznakowania sali Wykonawca wydrukuje agendę konferencji (druk jednostronny, w kolorze, format A3) i zapewni jej ekspozycję przed salą konferencyjną (na sztalugach lub stojakach) lub wyświetlenie na elektronicznych tablicach (o ile takie występują). Materiały konferencyjne: Wykonawca w ramach realizacji umowy zobowiązany będzie do wydrukowania dla wszystkich uczestników konferencji materiałów (agenda, prezentacje), w formacie A4, nadruk dwustronny, w kolorze. Materiały winny być w zwartej formie zszyte lub bindowane i zapakowane w kartonowe teczki wykonane przez Wykonawcę w ramach realizacji przedmiotu umowy. Materiały konferencyjne w postaci prezentacji zostaną dostarczone Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej 2 dni robocze przed terminem konferencji. Zadaniem Wykonawcy będzie przygotowanie teczek z materiałami konferencyjnymi, które powinny zawierać: 16

17 agendę, prezentacje, notatnik A4, długopis. Teczka kartonowa, notatnik i długopis będą pochodzić z puli materiałów informacyjnych i promocyjnych dostarczonych przez Wykonawcę w ramach realizacji przedmiotu umowy. Przekazanie powyższych materiałów przez Zamawiającego nastąpi po ich uprzednim wykonaniu i dostarczeniu do siedziby Zamawiającego przez Wykonawcę w ramach realizacji zadania, o którym mowa w 1 ust. 2 pkt. 1b umowy. Materiały te zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej 2 dni robocze przed terminem konferencji. Wykonawca odbierze materiały od Zamawiającego i dostarczy je na miejsce organizacji konferencji, a także dokona ich dystrybucji w czasie rejestracji uczestników konferencji. Odbiór materiałów (teczka, notatnik, długopis) zostanie potwierdzony przez Zamawiającego i Wykonawcę w formie pisemnej. Niewykorzystane materiały zostaną zwrócone Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu konferencji. Materiały informacyjne i promocyjne dotyczące Projektu: Wykonawca w ramach realizacji umowy zobowiązany będzie do przygotowania dla wszystkich uczestników konferencji materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących Projektu pochodzących z puli materiałów informacyjnych i promocyjnych dostarczonych przez Wykonawcę w ramach realizacji przedmiotu umowy. Zadaniem Wykonawcy będzie przygotowanie toreb bawełnianych zawierających po 1 zestawie materiałów informacyjnych i promocyjnych. Skład zestawu wskazany zostanie przez Zamawiającego, po odbiorze jakościowym zgodnie z częścią II. Ad 2) c) niniejszych wytycznych. Przekazanie materiałów informacyjnych i promocyjnych przez Zamawiającego nastąpi po ich uprzednim wykonaniu i dostarczeniu do siedziby Zamawiającego przez Wykonawcę w ramach realizacji zadania, o którym mowa w 1 ust. 2 pkt. 1b umowy. Materiały zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej 2 dni robocze przed terminem konferencji. Wykonawca odbierze materiały od Zamawiającego i dostarczy je na miejsce organizacji konferencji, a także dokona ich dystrybucji wśród uczestników konferencji po zakończeniu konferencji. Ponadto Wykonawca zobowiązany będzie do ustawienia w sali konferencyjnej, w pobliżu stołu prezydialnego standu prezentacyjnego przekazanego przez Zamawiającego najpóźniej 2 dni robocze przed terminem konferencji. Odbiór materiałów wymienionych powyżej oraz standu prezentacyjnego zostanie potwierdzony przez Zamawiającego i Wykonawcę w formie pisemnej. Niewykorzystane materiały oraz stand prezentacyjny zostaną zwrócone Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu konferencji. 17

18 Catering: Wykonawca w ramach realizacji umowy zapewni obsługę cateringową konferencji składającą się z ciągłej przerwy kawowej oraz lunchu. Wymagania dotyczące przerwy kawowej: kawa świeżo parzona z ekspresu bądź zaparzacza, herbata ekspresowa w torebkach min. 2 rodzaje, cukier, śmietanka, cytryna, soki owocowe (min. 2 rodzaje), woda mineralna gazowana i niegazowana ciastka/ciasta (min.3 rodzaje), owoce (min. 3 rodzaje). Wymagania dotyczące lunchu: zupa, 2 różne gorące dania główne do wyboru, gorące dodatki do wyboru (min. 3 rodzaje), w tym co najmniej 2 dodatki skrobiowe, surówki ze świeżych warzyw (min. 3 rodzaje), deser (min. 2 rodzaje do wyboru) nielimitowane napoje w postaci kawy, herbaty, soków, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej. W ramach realizacji umowy Wykonawca zapewni stoliki koktajlowe odpowiadające liczbie zaproszonych gości (maksymalnie 5 osób jednocześnie przy jednym stoliku) oraz stołów, na których będzie zorganizowany catering w formie szwedzkiego stołu. Wykonawca zapewni estetyczne nakrycie stołów (np. obrusy, serwety, świeże kwiaty). Wykonawca zapewni serwis kelnerski podczas serwowania lunchu (co najmniej 1 kelner na nie więcej niż 35 uczestników konferencji). Obsługa cateringowa w zakresie przerwy kawowej musi być gotowa na pół godziny przed rozpoczęciem rejestracji uczestników. Godzina podania lunchu będzie uzgodniona z Zamawiającym i będzie zgodna z godziną wyznaczoną w agendzie konferencji. Wykonawca zapewni szklanki oraz wodę mineralną na stole prezydialnym dla wszystkich zasiadających osób. Udokumentowanie przeprowadzenia konferencji: Wykonawca zobowiązany jest do udokumentowania przebiegu konferencji w poprzez: zapewnienie profesjonalnej dokumentacji fotograficznej z przebiegu konferencji (maksymalnie 50 zdjęć przedstawiających m.in. prelegentów, uczestników, salę z widocznym standem prezentacyjnym, materiały konferencyjne, materiały informacyjno-promocyjne inne), oryginały listy obecności z konferencji. 18

19 Materiały, o których mowa powyżej Wykonawca przekaże Zamawiającemu na płycie CD/DVD (dokumentacja fotograficzna) i w wersji papierowej (oryginał listy obecności) niezwłocznie po zakończeniu konferencji, najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych od daty przeprowadzenia konferencji. Zamawiający, niezwłocznie po otrzymaniu materiałów od Zamawiajacego, wystawi stosowny protokół odbioru (protokół częściowy), który zostanie podpisany przez Zamawiającego i Wykonawcę. Protokół ten stanowić będzie potwierdzenie realizacji elementu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt. 1d umowy. IV. Przygotowanie raportu z realizacji działań informacyjnych i promocyjnych w Projekcie Zintegrowany System Transportu Szynowego w Aglomeracji i we Wrocławiu Etap II. W ramach realizacji umowy Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania raportu z realizacji działań informacyjnych i promocyjnych w Projekcie pn. Zintegrowany System Transportu Szynowego w Aglomeracji i we Wrocławiu Etap II, o którym mowa w 1 ust. 2 pkt. 2 umowy. Raport należy przygotować w terminie wskazanym w 2 ust. 2 pkt. 5 umowy. Zakres raportu winien obejmować wszystkie działania informacyjne i promocyjne realizowane w ramach Projektu wraz z terminami ich przeprowadzenia i kosztami. Działania te winny być udokumentowane w formie zdjęć, nagrań, które winny być dołączone do raportu. Okładka raportu winna być przygotowana z uwzględnieniem szaty graficznej uzgodnionej z Zamawiającym. Raport winien być oznakowany logotypami z nazwą Projektu na każdej stronie. Raport podlega akceptacji Zamawiającego. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu projekt raportu celem akceptacji zarówno w wersji elektronicznej (nośnik CD), jak i papierowej (1 egzemplarz wersja do akceptacji). Zamawiający w terminie 3 dni roboczych od dostarczenia projektu raportu zaakceptuje go lub przekaże Wykonawcy ewentualne uwagi. Akceptacja projektu raportu lub zgłoszenie uwag nastąpi w formie owej na adres osoby wskazanej przez Wykonawcę do realizacji umowy. Wykonawca zobowiązany jest to uwzględnienia uwag Zamawiającego oraz ponownego przedłożenia projektu celem akceptacji, w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania uwag w formie wskazanej powyżej. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu ostateczną wersję raportu (wraz z załącznikami) w następującej formie: wersji papierowej - 3 egzemplarze, wersji elektronicznej na nośniku CD - 3 egzemplarze (pliki w wersji edytowalnej oraz z rozszerzeniem pdf). 19

20 Zamawiający, niezwłocznie po otrzymaniu uzgodnionej wersji raportu, wystawi stosowny protokół odbioru (protokół częściowy), który zostanie podpisany przez Zamawiającego i Wykonawcę. Protokół ten stanowić będzie potwierdzenie realizacji elementu umowy określonego w 1 ust. 2 pkt. 2 umowy. 20

21 Załącznik Nr 2 do Umowy nr ZTS/3/2015 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA 21

22 Załącznik Nr 3 do Umowy nr ZTS/3/2015 OFERTA ZŁOŻONA PRZEZ WYKONAWCĘ 22