SEW-EURODRIVE Driving the world KODEKS POSTĘPOWANIA DLA NASZYCH DZIAŁAŃ

Transkrypt

1 SEW-EURODRIVE Driving the world KODEKS POSTĘPOWANIA KODEKS POSTĘPOWANIA DLA NASZYCH DZIAŁAŃ STAN KWIECIEŃ 2016

2 2 Zawartość

3 3 1. SŁOWO WSTĘPNE Dlaczego SEW-EURODRIVE potrzebny jest kodeks postępowania? 4 2. ZAKRES STOSOWANIA Kogo obowiązuje kodeks postępowania? 8 3. PODSTAWOWE ZASADY Jakie są podstawowe zasady naszego działania? Przestrzeganie prawa Kultura zarządzania Prawa człowieka/zakaz pracy dzieci/praca przymusowa Prawa pracownicze Bezpieczeństwo i higiena pracy Współpraca i zakaz dyskryminacji Ochrona środowiska POSTĘPOWANIE W STOSUNKACH BIZNESOWYCH Jakie jest właściwe postępowanie w stosunkach biznesowych? Postępowanie wobec klientów i dostawców Korupcja Umowy Prezenty i zaproszenia Postępowanie w stosunku do konkurencji zakaz tworzenia karteli Postępowanie w przypadku konfliktu interesów Postępowanie w odniesieniu do informacji Zachowanie tajemnicy Ochrona danych ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI Jak chcemy pracować? 19

4 4 Słowo wstępne 1. DLACZEGO SEW- EURODRIVE POTRZEBNY JEST KODEKS POSTĘPOWANIA? Jako działające na rynku globalnym przedsiębiorstwo rodzinne o już 85-letniej tradycji możemy z dumą zaliczyć się do wiodących dostawców technologii i automatyki napędów. Jako takie przedsiębiorstwo ponosimy również odpowiedzialność społeczną w stosunku do naszych pracowników, klientów, dostawców i ogółu społeczeństwa której chcemy sprostać. Należy do tego przestrzeganie obowiązującego prawa, poszanowanie podstawowych wartości etycznych oraz kierowanie się 10 podstawowymi zasadami SEW-EURODRIVE. Niegodne postępowanie naruszające kodeks postępowania może wyrządzić SEW-EURODRIVE szkody i nie będzie tolerowane.

5 5 Nie jest to tylko zadanie kierownictwa, lecz wszystkich osób zatrudnionych w firmie od kierownictwa do szeregowych pracowników. Każdy musi być świadomy swojej odpowiedzialności i działać zgodnie z nią na co dzień. Nasz Kodeks Postępowania ( Code of Conduct ) powinien być drogowskazem dla naszych działań: Obejmuje on przestrzeganie obowiązującego prawa. Określa on podstawowe wartości naszego przedsiębiorstwa: wolność, niezawodność, człowieczeństwo. Jeżeli będziecie mieli kiedykolwiek wątpliwości, czy dane postępowanie spełnia wymogi Kodeksu Postępowania, zasięgnijcie porady swojego przełożonego lub Organizacji Oceny Zgodności (Compliance Organisation). Wspólnie ponosimy odpowiedzialność za reputację SEW-EURODRIVE. Jürgen Blickle Udo Aull Johann Soder Dr. Jürgen Zanghellini Wspólnik Zarządzający Dyrektor Sprzedaży i Marketingu Dyrektor Techniczny Dyrektor Finansowy

6 6 W SEW-EURODRIVE w nastawieniu na zaspokajanie potrzeb klientów zarówno w zakresie wewnętrznym jak i zewnętrznym upatrujemy podstawę długoterminowego sukcesu. Źle pojęte nastawianie się na zaspokajanie potrzeb klientów takie jak przekupstwo lub inne korzyści osobiste odrzucamy kategorycznie. Takie postępowanie nie może i nie powinno być podstawą dobrej i długotrwałej współpracy oraz rozwoju naszej firmy. Jürgen Blickle Wspólnik Zarządzający

7 7

8 8 Zakres stosowania 2. ZAKRES STOSOWANIA KOGO OBOWIĄZUJE KODEKS POSTĘPOWANIA? Nasz Kodeks Postępowania ma zastosowanie do wszystkich naszych oddziałów i jednostek handlowych na całym świecie i we wszystkich spółkach zależnych. Obowiązuje on każdą osobę w firmie SEW-EURODRIVE: członków zarządu, kierownictwo, jak również wszystkich pracowników. Ma on również zastosowanie do konsultantów i pracowników tymczasowych. Każdy pracownik SEW- EURODRIVE w dowolnym miejscu na świecie jest zobowiązany stosować się do reguł postępowania zawartych w Kodeksie Postępowania.

9 9 W SEW-EURODRIVE jesteśmy za konsekwentnym przestrzeganiem zasad i prawa, jak również za wzajemnie korzystnymi i rzetelnymi relacjami z naszymi klientami i dostawcami. Taka jest nasza filozofia, którą powinni kierować się wszyscy pracownicy Grupy SEW. Nasza osobista integralność stanowi większą wspólną siłę napędową. Udo Aull - Dyrektor Sprzedaży i Marketingu

10 10 Podstawowe zasady 3. PODSTAWOWE ZASADY JAKIE SĄ PODSTAWOWE ZASADY NASZEGO DZIAŁANIA? 3.1 Przestrzeganie prawa 3.2 Kultura zarządzania W SEW-EURODRIVE jesteśmy świadomi naszej odpowiedzialności społecznej i kierujemy się nią w działalności naszego przedsiębiorstwa. Dlatego zobowiązujemy się do poszanowania wartości i zasad określonych w Kodeksie Postępowania, ich przestrzegania i dbania o ich stosowanie. W SEW-EURODRIVE ściśle przestrzegamy obowiązującego prawa. Jest to dla nas oczywiste. Kierujemy się również zasadą praworządności. Należy przez to rozumieć nie tylko przestrzeganie prawa obowiązującego w poszczególnych krajach, ale również stosowanie się do wszystkich innych obowiązujących przepisów, takich jak rozporządzenia administracyjne. Przestrzegamy również 10 zasad inicjatywy Global Compact Organizacji Narodów Zjednoczonych. Nasze kierownictwo ponosi szczególną odpowiedzialność za swoich pracowników i ma służyć im jako wzór do naśladowania. Dostosowuje ono swoje postępowanie w szczególnej mierze do zasad zawartych w Kodeksie Postępowania i zgłasza wszelkie występujące naruszenia bezpośrednio do Organizacji Oceny Zgodności (Compliance Organisation). Zawsze działamy zgodnie z prawem obowiązującym w danym kraju. Nasi menedżerowie ponoszą szczególną odpowiedzialność i przestrzegają zasad Kodeksu Postępowania w szczególnej mierze.

11 Prawa człowieka / zakaz pracy dzieci / praca przymusowa 3.4 Prawa pracownicze 3.5 Bezpieczeństwo i higiena pracy Szanujemy i zapewniamy przestrzeganie w pełnym zakresie uznanych międzynarodowo praw człowieka. Poza tym przestrzegamy też w pełni krajowych przepisów oraz uregulowań Narodów Zjednoczonych w zakresie praw dzieci oraz zakazu pracy przymusowej. Zobowiązujemy się w szczególności do przestrzegania konwencji dotyczącej najniższego wieku dopuszczenia do zatrudnienia (Konwencja 138 Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP)) oraz konwencji w sprawie zakazu i natychmiastowych działań na rzecz eliminowania najgorszych form pracy dzieci (Konwencja nr 182 MOP). Szanujemy stosowne krajowe wymogi prawne prawa pracy ze wszystkimi jego przepisami i wspierać ich stosowanie w naszym przedsiębiorstwie. Z tego względu przestrzegamy fundamentalnych praw pracowniczych, których zasady wyrażone są między innymi w międzynarodowych konwencjach Organizacji Narodów Zjednoczonych (ONZ) oraz w normach MOP. Bezpieczeństwo w miejscu pracy ma na celu zapobieganie wypadkom przy pracy, chorobom zawodowym i zagrożeniom dla zdrowia związanym z pracą. Zapewniamy przestrzeganie bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy zgodnie z przepisami krajowymi. Naszym wspólnym zadaniem jest unikanie zagrożeń dla ludzi i środowiska. Wspieramy ponadto dalszy ciągły rozwój działań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy na rzecz poprawy warunków pracy. Wszystkie nasze zakłady i środki zakładowe są zgodne z obowiązującymi wymogami prawnymi i wewnętrznymi zaleceniami w zakresie bezpieczeństwa pożarowego. Odrzucamy pracę dzieci i pracę przymusową i jesteśmy czujni odnośnie wszelkich przypadków łamania praw człowieka. Szanujemy obowiązujące prawa pracownicze oraz wspieramy ich stosowanie. Przywiązujemy wielką wagę do bezpieczeństwa i zdrowia naszych pracowników oraz wspieramy ciągły rozwój środków bezpieczeństwa.

12 12 Podstawowe zasady 3. PODSTAWOWE ZASADY JAKIE SĄ PODSTAWOWE ZASADY NASZEGO DZIAŁANIA? 3.6 Współpraca i zakaz dyskryminacji 3.7 Ochrona środowiska W SEW-EURODRIVE dbamy o humanitarne postępowanie względem siebie i okazywanie sobie wzajemnego szacunku. Traktujemy siebie nawzajem w taki sposób, jakiego oczekujemy od innych. Dążymy do kwalifikacji, motywacji i identyfikacji w całym przedsiębiorstwie. Chcemy wolnych od jakichkolwiek uprzedzeń i otwartych kontaktów między sobą i zobowiązujemy się do występowania przeciwko wszelkim formom dyskryminacji w ramach obowiązującego prawa. Odrzucamy przy tym w szczególności wszelką dyskryminację osób ze względu na płeć, rasę, niepełnosprawność, pochodzenie etniczne lub kulturowe, religię lub światopogląd, wiek lub orientację seksualną. Zrównoważony rozwój jest integralną częścią naszej filozofii korporacyjnej. Z tego względu jesteśmy zobowiązani do realizacji celu zrównoważonego rozwoju środowiska dla obecnych i przyszłych pokoleń. Tak więc kompleksowa ochrona środowiska jest oprócz wysokiej jakości naszych produktów i naszego efektywnego bezpieczeństwa i higieny pracy równorzędnym celem w zakresie zabezpieczenia przyszłości przedsiębiorstwa oraz miejsc pracy. Unikanie zagrożeń dla środowiska oraz ekonomiczne gospodarowanie zasobami jest dla nas rzeczą oczywistą. Z tego względu nasze działania ukierunkowane są na przestrzeganie norm ISO (ochrona środowiska) i (zarządzanie środowiskiem). Szanujemy siebie nawzajem i odrzucamy wszelkie formy dyskryminacji. Zawsze działamy ze świadomością, iż należy w należytym stopniu chronić środowisko naturalne i oszczędnie gospodarować zasobami.

13 13 W SEW-EURODRIVE działamy z ukierunkowaniem na rynek i wspieramy wszelkie innowacje w celu zapewnienia sobie przewagi w ciągle rosnącej konkurencji międzynarodowej w zakresie techniki napędów. Przestrzegamy przy tym zawsze zasad uczciwej konkurencji, a w szczególności przepisów antymonopolowych. Johann Soder Dyrektor Techniczny

14 14 Postępowanie w stosunkach biznesowych 4. POSTĘPOWANIE W STOSUNKACH BIZNESOWYCH JAKIE JEST WŁAŚCIWE POSTĘPOWANIE W STOSUNKACH BIZNESOWYCH? 4.1 Postępowanie wobec klientów i dostawców Korupcja Korupcja jest ciężkim wykroczeniem podlegającym karze i może prowadzić do poważnych sankcji karnych. Firma SEW-EURODRIVE chce być przekonująca dzięki jakości we wszystkich dziedzinach oraz poprzez swoje działania a nie przez przekupstwo i korupcję które zdecydowanie odrzucamy. Do nich zaliczają się między innymi: Płatności w ramach udzielania zleceń lub pośredniczenia w zamówieniach lub usługach stanowiące korzyść dla poszczególnych osób. Przyznawanie korzyści i przekupywanie urzędników publicznych. Świadczenia, które można podejrzewać o to, że są one w całości lub części przeznaczone na sfinansowanie łapówki. Pośrednicy, którym zlecamy uzyskanie pozwoleń lub otrzymanie zleceń, muszą podjąć w związku z tym wyraźne zobowiązanie umowne, iż nie będą przyjmować łapówek, żadnych korzyści oraz podejmować innych niedopuszczalnych lub nieuczciwych działań. Wszelkie prowizje lub wynagrodzenia, które wypłacamy pośrednikom, muszą być absolutnie w odpowiedniej proporcji do udokumentowanych działań Umowy Aby uniknąć nawet podejrzenia o popełnienie przestępstwa, dokumentujemy jednoznacznie wszystkie umowy z klientami i dostawcami, wraz z późniejszymi zmianami i uzupełnieniami. Dotyczy to w szczególności uregulowań w sprawie wypłat bonusów, dodatków reklamowych i promocyjnych w ramach sprzedaży, jak również doboru naszych dostawców i usługodawców. Tych ostatnich wybieramy wyłącznie na zasadach konkurencyjności i według obiektywnych kryteriów, takich jak całkowity koszt produktu, jakość, wydajność, stabilność ekonomiczna dostawców oraz ryzyko związane z oferowanymi produktami lub usługami. Nie będziemy wykorzystywać niezgodnie z prawem obecnej, szczególnej pozycji rynkowej naszej firmy przez na przykład dyskryminację cenową, forsowanie dostaw produktów bez zapytań ofertowych lub odmowy realizacji dostaw. Odrzucamy wszelkie rodzaje korzyści lub przekupstwa w ramach naszej działalności biznesowej. W przypadku porozumień i umów nie dopuszczamy do podejrzenia o popełnienie czynów karalnych dzięki sporządzaniu kompletnej dokumentacji.

15 Prezenty i zaproszenia Przysporzenia w formie prezentów, zaproszeń lub innego rodzaju gratyfikacji są w świecie biznesu dość powszechne i w zasadzie również dopuszczalne w rozsądnym zakresie. Ale co to jest rozsądny zakres? Nie zawsze jest to takie oczywiste na pierwszy rzut oka. W związku z tym postępujemy przy przyjmowaniu i rozdawaniu prezentów oraz innych przysporzeń lub nagród bardzo wstrzemięźliwie, tak, aby nie miały one w żadnym momencie jakiegokolwiek wpływu na proces podejmowania decyzji. Aby wykluczyć jakikolwiek wpływ, przestrzegamy następujących zasad: Prezenty przyjmowane od dostawców lub klientów lub wręczane dostawcom lub klientom nie mogą przekraczać w zasadzie wartości EUR. Suma prezentów otrzymanych od jednego klienta lub dostawcy wzgl. wręczona jednemu klientowi lub dostawcy w ciągu roku obrotowego nie powinna jednak przekraczać wartości 150,00 Euro. Zaproszenia na imprezy lub przyjęcia biznesowe organizowane dla lub przez klientów lub dostawców mogą być zasadniczo akceptowane do wartości EUR na osobę. Suma zaproszeń na imprezy lub przyjęcia biznesowe organizowane dla jednego klienta lub dostawcy lub przez jednego klienta lub dostawcę w ciągu roku obrotowego nie powinna przekraczać wartości 150,00 EUR na osobę. Przysporzenia w postaci prezentów lub zaproszeń powyżej tych wymienionych powyżej wartości granicznych (jednorazowa wartość lub roczny limit) są w każdym przypadku niedopuszczalne. Należy je zgłaszać jednakże z uzasadnieniem do właściwego pełnomocnika ds. oceny zgodności i w razie potrzeby uzgadniać je z nim wcześniej. Podane powyżej limity stanowią każdorazowo kwoty maksymalne. Dla krajów o mniejszej sile nabywczej niż Niemcy obowiązują porównywalne wielkości, które należy jednakże dostosować każdorazowo do lokalnej siły nabywczej. Szanujemy w równym stopniu odnośne przepisy naszych klientów i dostawców w tym zakresie. Poza tym prezenty i zaproszenia kierujemy i otrzymujemy wyłącznie na adresy firmoe Nie wykorzystujemy ani nie przyjmujemy środków pieniężnych w gotówce, bonach lub przelewów jako darowizn w żadnym zakresie. Próby wywierania wpływu na/przez klientów lub dostawców nie są błahymi wykroczeniami i należy je zgłaszać w przypadku dysponowania odpowiednią wiedzą do przełożonego lub pełnomocnika ds. oceny zgodności. Czasami zdarza się, że zostaje podjęta decyzja o rozwiązaniu stosunków handlowych lub wydaniu zakazu realizacji zamówień. Przysporzenia nie mogą w żadnym przypadku mieć wpływu na podejmowane decyzje! Pojedyncze prezenty i zaproszenia do wartości 50 EUR są zawsze dopuszczalne bez zezwolenia, wszystkie powyżej wymagają zgłoszenia! Górna granica w roku obrotowym dla pojedynczego klienta lub jednego dostawcy wynosi 150 EUR, po jej przekroczeniu wymagane jest zgłoszenie.

16 16 Postępowanie w stosunkach biznesowych 4. POSTĘPOWANIE W STOSUNKACH BIZNESOWYCH JAKIE JEST WŁAŚCIWE POSTĘPOWANIE W STOSUNKACH BIZNESOWYCH? 4.2 Postępowanie w stosunku do konkurencji zakaz tworzenia karteli 4.3 Postępowanie w przypadku konfliktu interesów 4.4 Postępowanie w odniesieniu do informacji Uczciwa i wolna konkurencja chroniona jest obowiązującym prawem konkurencji i zakazem tworzenia karteli. Zobowiązujemy się do przestrzegania zasad uczciwej konkurencji w kontekście przepisów prawa, a w szczególności przepisów antymonopolowych. Niedopuszczalne w ramach konkurencji są w szczególności: Podziały terytorialne lub klientów. Uzgodnienia lub wymiana informacji na temat cen lub komponentów cenowych, powiązań z dostawcami oraz ich warunków, jak również zdolności produkcyjnych lub postępowania ofertowego. Wymiana informacji na temat strategii rynkowych i strategii inwestycyjnych. Nie tylko odnośne umowy zawierane na piśmie, lecz również ustne porozumienia lub dorozumiane, uzgodnione tego typu postępowanie nie są z reguły dozwolone. Porozumienia lub wymiana informacji na temat projektów badawczych i rozwojowych są dopuszczalne tylko w przypadkach wyjątkowych w ograniczonym zakresie. W SEW-EURODRIVE jesteśmy zobowiązani do dbania o dobro przedsiębiorstwa. W ten sposób przedsiębiorstwo ma pewność, że nasze decyzje podejmowane są wyłącznie na podstawie obiektywnych kryteriów, i że kierujemy się interesami osobistymi, które są sprzeczne z interesami spółki. Ponieważ nawet cień konfliktu interesów może mieć negatywne konsekwencje dla naszej firmy, dbamy stale o to, aby tego unikać. Konflikt interesów istnieje na przykład już wtedy, gdy członek organu spółki, pracownik lub bliski krewny pracownika (małżonek, dzieci, rodzice) posiada udziały w firmie konkurencyjnej, klienta, dostawcy lub usługodawcy firmy SEW-EURODRIVE. Jeżeli dowiadujemy się o konflikcie interesów, należy dla dobra spółki poinformować o nim przełożonego lub pełnomocnika ds. oceny zgodności Zachowanie tajemnicy Zobowiązujemy się do przestrzegania tajemnicy zakładowej i handlowej. Poufne informacje i dokumenty oraz operacyjne know-how nie będą przekazywane oraz udostępniane również w jakikolwiek inny sposób osobom trzecim, chyba, że udzielone zostało upoważnienie w tym zakresie, a ochrona tajemnicy jest zapewniona. Przepisy polityki bezpieczeństwa dotyczące klasyfikacji i przetwarzania informacji (jawnych, biznesowych, poufnych, tajnych) muszą być w tym kontekście bezwzględnie przestrzegane. Zasady poufności obowiązują również po zakończeniu stosunku pracy. Porozumienia mające wpływ na konkurencję są zabronione. Działamy zawsze tak, żeby interes przedsiębiorstwa był na pierwszym miejscu i unikamy jakichkolwiek przejawów konfliktu interesów. Z informacjami postępujemy dokładając wszelkiej staranności i zwracamy zawsze szczególną uwagę na stosowne zachowanie poufności.

17 Ochrona danych W celu ochrony prywatności pracowników, klientów i dostawców stosujemy się do obowiązujących wymogów prawnych dotyczących przetwarzania danych osobowych. W tym celu korzystamy z najnowocześniejszych technik zapewniających odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu technicznego zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem do tych informacji. Przywiązujemy dużą wagę do ochrony danych osobowych.

18 18 W SEW-EURODRIVE dążymy do osiągania zrównoważonego zysku w celu dalszego rozwoju naszej firmy. Szczególnie ze względu na coraz większą złożoność przepisów międzynarodowych wnosimy niezbędny wkład dbając o to, aby uzyskiwane przez nas wyniki nie były wypracowywane na drodze oszustwa. Dr. Jürgen Zanghellini Dyrektor Finansowy

19 Zgłaszanie nieprawidłowości ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI JAK CHCEMY PRACOWAĆ? Oddziały i jednostki organizacyjne dbają we własnym zakresie odpowiedzialności o wdrażanie i przestrzeganie treści oraz zasad Kodeksu Postępowania. Pracownicy naruszający Kodeks Postępowania niezależnie od możliwych sankcji karnych będą pociągani wewnętrznie do odpowiedzialności dyscyplinarnej. Ważne dla nas jest to, aby nie dopuścić do jakiejkolwiek szkody dla naszej firmy i tym samym przyczyniać się do trwałego sukcesu biznesowego. Informujemy tym samym naszych przełożonych lub Organizację Oceny Zgodności (Compliance Organisation) o naruszeniach lub warunkach, które są sprzeczne z niniejszym Kodeksem Postępowania. We wszystkich regionach znane są dalsze osoby do kontaktów (lokalni pełnomocnicy ds. oceny zgodności), jak również stworzone zostały dodatkowe możliwości dokonywania tego rodzaju zgłoszeń (Compliance-Hotline). Informacje będą traktowane z pełnym zaufaniem i najwyższą troską w celu podjęcia odpowiednich działań zaradczych. Jeżeli dowiadujemy się o postępowaniu lub stanie, który jest sprzeczny z naszym kodeksem postępowania, zgłaszamy to natychmiast do naszego przełożonego lub Organizacji Oceny Zgodności (Compliance Organisation).

20 / 0916 SEW-EURODRIVE Sp. z o.o. Ul. Techniczna Łódź Tel Faks sew@sew-eurodrive.pl i