OPIS FUNKCJI I PROCEDUR

Transkrypt

1 Załącznik do uchwały nr 433/43/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 21 maja 2015 roku OPIS FUNKCJI I PROCEDUR REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA POMORSKIEGO NA LATA

2 Spis treści Wykaz skrótów i pojęć INFORMACJE OGÓLNE Informacje przedłożone przez państwo członkowskie Stan faktyczny Struktura systemu Instytucja zarządzająca Instytucja certyfikująca Instytucje pośredniczące INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA Instytucja zarządzająca i jej główne funkcje Status instytucji zarządzającej Funkcje i zadania pełnione bezpośrednio przez instytucję zarządzającą Funkcje oficjalnie oddelegowane przez instytucję zarządzającą, instytucje pośredniczące oraz formy delegacji Opis procedur zapewniających skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych Organizacja i procedury obowiązujące w instytucji zarządzającej Schemat organizacyjny i funkcje jednostek instytucji zarządzającej Ramy zapewniające przeprowadzenie w razie potrzeby odpowiednich działań w zakresie zarządzania ryzykiem Opis procedur obowiązujących w instytucji zarządzającej Procedury wspierające prace komitetu monitorującego Procedury na potrzeby systemu elektronicznego gromadzenia, rejestracji i przechowywania danych Procedury nadzorowania funkcji oficjalnie oddelegowanych przez instytucję zarządzającą Procedury oceny, wyboru i zatwierdzania operacji oraz procedury zapewniające ich zgodność z przepisami w okresie wdrażania Procedury zapewniające przedłożenie beneficjentowi dokumentu określającego warunki wsparcia dla każdej operacji Procedury weryfikacji operacji Opis procedur weryfikacji i zatwierdzania wniosków o refundację otrzymywanych od beneficjentów oraz procedur zatwierdzania, wykonywania i księgowania płatności na rzecz beneficjentów Instytucje lub organy odpowiedzialne za każdy z etapów rozpatrywania wniosków o refundację Strona 2 z 72

3 Opis sposobu przekazywania informacji instytucji certyfikującej przez instytucję zarządzającą Opis sposobu przekazywania informacji instytucji audytowej przez instytucję zarządzającą Odniesienie do krajowych zasad kwalifikowalności określonych przez państwo członkowskie i mających zastosowanie do programu operacyjnego Procedury sporządzania i przedkładania Komisji rocznych i końcowych sprawozdań z wdrażania Procedury sporządzania deklaracji zarządczej Procedury sporządzania rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i kontroli Procedury informowania pracowników o procedurach Opis procedur obowiązujących w instytucji zarządzającej odnoszących się do badania skarg Ścieżka audytu Procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu i system archiwizacji Instrukcje dotyczące zapewnienia przez beneficjentów/instytucje pośredniczące/instytucję zarządzającą dostępu do dokumentów potwierdzających Okres przechowywania dokumentów Format, w jakim dokumenty mają być przechowywane Nieprawidłowości i kwoty odzyskane Opis procedur dotyczących powiadamiania o nieprawidłowościach i ich korygowania (w tym nadużyć finansowych) oraz działań następczych, a także rejestrowania kwot wycofanych i odzyskanych, kwot, które mają zostać odzyskane, nieściągalnych należności i kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym Opis procedur mających na celu spełnienie obowiązku powiadomienia Komisji o nieprawidłowościach zgodnie z art. 122 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1303/ INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA Instytucja certyfikująca i jej główne funkcje Status instytucji certyfikującej Wyszczególnienie funkcji pełnionych przez instytucję certyfikującą Organizacja instytucji certyfikującej Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek Opis procedur obowiązujących w instytucji certyfikującej Procedury sporządzania i składania wniosków o płatność Opis systemu księgowego będącego podstawą poświadczania zestawienia wydatków przed Komisją Strona 3 z 72

4 Opis procedur sporządzania zestawienia wydatków Odzyskane kwoty Opis systemu zapewniającego szybkie odzyskanie pomocy publicznej, w tym pomocy Unii Procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu Zasady potrącania kwot odzyskanych lub kwot, które mają zostać wycofane, z wydatków podlegających deklaracji SYSTEM INFORMATYCZNY Opis i schemat systemów informatycznych Elektroniczne gromadzenie, rejestrowanie i przechowywanie danych dotyczących każdej operacji Sposób zapewnienia, aby dane były gromadzone, wprowadzane do systemu i tam przechowywane, a dane dotyczące wskaźników były podzielone według płci w przypadkach wymaganych przepisami System zapewniający rejestrowanie i przechowywanie w formie elektronicznej dokumentacji księgowej każdej operacji Prowadzenie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji oraz odpowiadającego im wkładu publicznego wypłaconego na rzecz beneficjentów Prowadzenie ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji Prowadzenia ewidencji kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym Gotowość systemów do działania i ich zdolność do wiarygodnej rejestracji danych Opis procedur weryfikujących bezpieczeństwo systemów informatycznych Aktualny stan spełnienia wymogów określonych w art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/ Strona 4 z 72

5 Wykaz skrótów i pojęć BRP Biuro Radców Prawnych UMWP DAZ Departament Zamówień Publicznych i Administracji UMWP DEFS - Departament Europejskiego Funduszu Społecznego UMWP DF - Departament Finansów UMWP DISI - Departament Społeczeństwa Informacyjnego i Informatyki UMWP DO Departament Organizacji UMWP DPR Departament Programów Regionalnych UMWP DRRP - Departament Rozwoju Regionalnego i Przestrzennego UMWP DTP Departament Turystyki i Promocji UMWP EFRR Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego EFS Europejski Fundusz Społeczny ETO Europejski Trybunał Obrachunkowy IA Instytucja Audytowa IC - Instytucja Certyfikująca IKPC - Instytucja Koordynująca Proces Certyfikacji, której funkcję pełni komórka organizacyjna w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju odpowiedzialna za koordynację wdrażania funduszy UE w Polsce IMS ang. Irregularity Management System system informatyczny uruchomiony i administrowany przez Komisję Europejską, za pomocą którego informacje o nieprawidłowościach przekazywane są przez państwa członkowskie do KE Instytucja odpowiedzialna za otrzymywanie płatności z KE Ministerstwo Finansów IP Instytucja Pośrednicząca IZ Instytucja Zarządzająca KE Komisja Europejska NIK Najwyższa Izba Kontroli OLAF - Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych PT Pomoc Techniczna rozporządzenie finansowe - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz. Urz. UE L 298 z , str. 1, ze zm.) rozporządzenie ogólne - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustana- Strona 5 z 72

6 wiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z r., str. 320) RPO WP - Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata SFC2014 elektroniczny system wymiany danych z KE SL2014 aplikacja główna centralnego systemu teleinformatycznego, o którym mowa w rozdziale 16 ustawy wdrożeniowej SRHD - aplikacja raportująca centralnego systemu teleinformatycznego, o którym mowa w rozdziale 16 ustawy wdrożeniowej SzOOP Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych UE Unia Europejska UKS Urząd Kontroli Skarbowej UMWP Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego ustawa o finansach publicznych - ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) ustawa wdrożeniowa - ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. z 2014 poz ze zm.) Zasady wdrażania RPO WP - Zasady wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata , przyjęte uchwałą Zarządu Województwa Pomorskiego Strona 6 z 72

7 1. INFORMACJE OGÓLNE 1.1. Informacje przedłożone przez państwo członkowskie 1.1. Informacje przedłożone przez: - Nazwa państwa członkowskiego; - Nazwa programu i numer CCI: (wszystkie programy operacyjne podlegające instytucji zarządzającej/instytucji certyfikującej w przypadku wspólnego systemu zarządzania i kontroli); - Nazwa głównego punktu kontaktowego, włącznie z adresem (podmiot odpowiedzialny za opis). Państwo członkowskie: Rzeczpospolita Polska. Nazwa programu i numer CCI: Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata ; nr CCI 2014PL16M2OP011. Nazwa głównego punktu kontaktowego: Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Departament Programów Regionalnych ul. Okopowa 21/ Gdańsk tel fax dpr@pomorskie.eu 1.2. Stan faktyczny 1.2. Dostarczone informacje przedstawiają stan faktyczny na dzień: (dd/mm/rr). Przedłożone informacje przedstawiają stan faktyczny na dzień: Struktura systemu 1.3. Struktura systemu (ogólne informacje i wykres ilustrujący powiązania organizacyjne pomiędzy organami uczestniczącymi w systemie zarządzania i kontroli). Instytucja Zarządzająca pełniąca jednocześnie funkcję Instytucji Certyfikującej Za funkcjonowanie systemu zarządzania i kontroli odpowiada IZ RPO WP, której rolę pełni Zarząd Województwa Pomorskiego. IZ RPO WP odpowiada za całokształt zagadnień związanych z zarządzaniem RPO WP, w zakresie określonym w art. 125 rozporządzenia ogólnego, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansowego. Zgodnie z przepisami ustawy wdrożeniowej, poza funkcjami związanymi z zarządzaniem i kontrolą IZ RPO WP pełni również funkcję instytucji certyfikującej, o której mowa w art. 123 ust. 2 rozporządzenia ogólnego. Strona 7 z 72

8 Instytucja Audytowa Rolę instytucji audytowej, o której mowa w art. 123 ust. 4 rozporządzenia ogólnego pełni Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej, który sprawuje swoją funkcję przy pomocy Departamentu Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej w Ministerstwie Finansów oraz 16 urzędów kontroli skarbowej, w tym Urzędu Kontroli Skarbowej w Gdańsku, właściwego dla IZ RPO WP. Powiązania pomiędzy instytucjami uczestniczącymi w systemie zarządzania i kontroli przedstawia Schemat nr 1 (w załączniku) Instytucja zarządzająca Instytucja zarządzająca (nazwa, adres i punkt kontaktowy w instytucji zarządzającej): Proszę wskazać, czy instytucja zarządzająca dodatkowo pełni funkcję instytucji certyfikującej, zgodnie z art. 123 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Zarząd Województwa Pomorskiego Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Departament Programów Regionalnych ul. Okopowa 21/ Gdańsk tel fax dpr@pomorskie.eu Instytucja Zarządzająca pełni dodatkowo funkcję instytucji certyfikującej, zgodnie z art. 123 ust. 3 rozporządzenia ogólnego Instytucja certyfikująca Instytucja certyfikująca (nazwa, adres i punkt kontaktowy w instytucji certyfikującej). Zarząd Województwa Pomorskiego Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Departament Programów Regionalnych ul. Okopowa 21/ Gdańsk tel fax dpr@pomorskie.eu Strona 8 z 72

9 Instytucje pośredniczące Instytucje pośredniczące (nazwa, adres i punkt kontaktowy w instytucji pośredniczącej). IZ RPO WP na obecnym etapie nie powołała instytucji pośredniczących Jeżeli art. 123 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 ma zastosowanie, proszę wskazać, w jaki sposób zagwarantowany jest podział funkcji pomiędzy instytucją audytową a instytucją zarządzającą/certyfikującą. Nie dotyczy. 2. INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA 2.1. Instytucja zarządzająca i jej główne funkcje Status instytucji zarządzającej Status instytucji zarządzającej (krajowa, regionalna lub lokalna instytucja publiczna lub prywatna) oraz nazwa organu, w którego skład wchodzi. Zgodnie z art. 123 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, jeżeli instytucja zarządzająca i instytucja certyfikująca wchodzą w skład tego samego organu, instytucja zarządzająca jest instytucją publiczną lub podmiotem publicznym. Zarząd Województwa Pomorskiego pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej jest organem wykonawczym jednostki samorządu terytorialnego szczebla wojewódzkiego, ma zatem status podmiotu publicznego Funkcje i zadania pełnione bezpośrednio przez instytucję zarządzającą Wyszczególnienie funkcji i zadań pełnionych bezpośrednio przez instytucję zarządzającą. Jeżeli instytucja zarządzająca dodatkowo pełni funkcje instytucji certyfikującej, proszę opisać, w jaki sposób zagwarantowany jest podział funkcji. IZ RPO WP pełni bezpośrednio następujące funkcje: 1) powołuje Komitet Monitorujący RPO WP i wspiera jego prace; Strona 9 z 72

10 2) przygotowuje i przekazuje Komitetowi Monitorującemu RPO WP do zatwierdzenia propozycje kryteriów wyboru projektów; 3) przygotowuje Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych RPO WP; 4) przygotowuje Opis Funkcji i Procedur RPO WP oraz uzupełniającą go Instrukcję Wykonawczą Instytucji Zarządzającej RPO WP, a także Roczny Plan Kontroli RPO WP; 5) udostępnia wnioskodawcom i beneficjentom informacje, które są istotne dla przygotowania oraz realizacji projektów; 6) przygotowuje Zasady Wdrażania RPO WP; 7) przygotowuje Strategię Komunikacji i Roczny Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych oraz prowadzi i koordynuje na poziomie województwa działania w zakresie informacji i promocji RPO WP; 8) przygotowuje harmonogram naboru wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WP; 9) prowadzi nabór wniosków o dofinansowanie oraz przeprowadza ocenę i wybór projektów, które uzyskują dofinansowanie w ramach RPO WP; 10) prowadzi postępowania związane z procedurą odwoławczą w ramach konkursowego trybu wyboru projektów; 11) zawiera z beneficjentami umowy o dofinansowanie projektów i podejmuje decyzje o dofinansowaniu projektów; 12) weryfikuje i kontroluje, czy dofinansowane produkty i usługi zostały dostarczone, czy wydatki zadeklarowane przez beneficjentów zostały faktycznie poniesione oraz czy spełniają obowiązujące przepisy prawa krajowego i unijnego, wymagania systemu realizacji RPO WP oraz warunki wsparcia określone w umowie o dofinansowanie lub decyzji o dofinansowaniu; 13) zleca płatności, o których mowa w art. 188 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, oraz wypłaca środki współfinansowania krajowego z budżetu państwa na rzecz beneficjentów; 14) wykrywa, informuje o nieprawidłowościach oraz usuwa nieprawidłowości; 15) przeprowadza ocenę ryzyka i zarządza ryzykiem; 16) wprowadza skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka; 17) przeprowadza kontrole krzyżowe projektów w celu wykrycia i wyeliminowania podwójnego finansowania tych samych wydatków; 18) monitoruje i kontroluje zachowanie trwałości projektów; 19) nakłada korekty finansowe; 20) odzyskuje kwoty podlegające zwrotowi, w szczególności związane z nałożeniem korekt finansowych, w tym wydaje decyzje o zwrocie środków; 21) odpowiada za zarządzanie RPO WP zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami; 22) prowadzi wyodrębnioną ewidencję w zakresie wdrażania RPO WP dla każdego projektu, w tym ewidencję księgową w zakresie środków z budżetu państwa na współfinansowanie krajowe oraz rejestruje i przechowuje zapisy księgowe dla każdego projektu w ramach tych środków, a także ewidencję środków z budżetu środków europejskich oraz gromadzi inne dane niezbędne dla zarządzania finansowego, monitoringu, weryfikacji, audytów i oceny; Strona 10 z 72

11 23) zapewnia spójność zapisów księgowych prowadzonych zgodnie z ustawą o rachunkowości, zapisami księgowymi zawartymi w SL2014 oraz danymi zawartymi w deklaracjach wydatków; 24) zapewnia aktualność i poprawność danych monitoringowych dotyczących RPO WP, w szczególności przechowywanych w SL2014; 25) zapewnia przechowywanie wszystkich dokumentów dotyczących wydatków i audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu; 26) zarządza środkami finansowymi przeznaczonymi na realizację RPO WP, pochodzącymi z budżetu środków europejskich, budżetu państwa i budżetu województwa, w tym sporządza roczne i wieloletnie prognozy płatności oraz harmonogramy wydatków; 27) monitoruje postęp finansowy i rzeczowy w realizacji RPO WP pod kątem osiągnięcia celów określonych w ramach wykonania, w tym przygotowuje informacje kwartalneoraz roczne i końcowe sprawozdania z realizacji, prowadzi ewaluacje RPO WP oraz w szczególności ewaluacje stopnia osiągnięcia celów przez RPO WP; 28) opracowuje, w razie potrzeby, propozycje zmian w RPO WP; 29) sporządza deklaracje zarządcze oraz roczne podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli. Zgodnie z art. 123 ust. 3 rozporządzenia ogólnego oraz na podstawie art. 9 ust 2 pkt 6) ustawy wdrożeniowej Instytucja Zarządzająca RPO WP pełni również funkcje Instytucji Certyfikującej. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego, zadania Instytucji Certyfikującej wynikające z art. 126 rozporządzenia ogólnego realizuje wyodrębniona funkcjonalnie komórka - Referat Poświadczeń w Departamencie Programów Regionalnych podległy Zastępcy Dyrektora DPR ds. certyfikacji, który sprawuje nadzór wyłącznie nad tym referatem. Pracownicy Referatu Poświadczeń w Departamencie Programów Regionalnych realizują wyłącznie zadania związane z procesem certyfikacji (w szczególności sporządzają, weryfikują i zatwierdzają deklaracje wydatków, wnioski o płatność oraz zestawienia wydatków), natomiast nie realizują żadnych zadań związanych z: weryfikacją wniosków o dofinansowanie oraz wyborem projektów do dofinansowania, procesem zawierania i rozwiązywania umów o dofinansowanie, weryfikacją wydatków poniesionych w ramach realizowanych projektów i wykazanych we wnioskach o płatność złożonych przez beneficjentów, w tym również instytucje systemu wdrażania programu operacyjnego w ramach realizowanych projektów własnych i pomocy technicznej, przeprowadzaniem kontroli, o których mowa w art. 22 ustawy wdrożeniowej, wydawaniem decyzji o umorzeniu w całości lub w części oraz o odroczeniu albo rozłożeniu na raty spłaty należności wynikających z obowiązku zwrotu środków, decyzji o zapłacie odsetek oraz decyzji o zwrocie środków, o których mowa odpowiednio w art. 61, 189 i 207 ustawy o finansach publicznych. Odpowiednio, pracownicy wszystkich pozostałych referatów i zespołów w Departamencie Programów Regionalnych (ani pozostałych departamentach UMWP) nie mają w swoich zakresach obowiązków żadnych zadań związanych z funkcją Instytucji Certyfikującej. Dzięki powyższym rozwiązaniom spełniona jest zasada, zgodnie z którą zadania Instytucji Certyfikującej, o których mowa w art. 126 rozporządzenia ogólnego oraz zadania Instytucji Zarządzającej, o których mowa w art. 125 rozporządzenia ogólnego realizują odrębne kompetencyjnie i kadrowo komórki IZ RPO WP. Ponadto, obowiązują następujące zasady dotyczące zastępstw: Strona 11 z 72

12 Zastępcy Dyrektora DPR ds. certyfikacji nie może zastępować żaden z pozostałych zastępców Dyrektora DPR, z racji sprawowania nadzoru nad wymienionymi powyżej zadaniami Instytucji Zarządzającej, których nie realizują pracownicy Referatu Poświadczeń. Pozostałych zastępców Dyrektora DPR nie może zastępować Zastępca Dyrektora DPR ds. certyfikacji. Pracowników Referatu Poświadczeń w DPR nie mogą zastępować pozostali pracownicy DPR. Pozostałych pracowników DPR nie mogą zastępować pracownicy Referatu Poświadczeń w DPR Funkcje oficjalnie oddelegowane przez instytucję zarządzającą, instytucje pośredniczące oraz formy delegacji Wyszczególnienie funkcji oficjalnie oddelegowanych przez instytucję zarządzającą, wskazanie instytucji pośredniczących oraz formy delegacji (z uwzględnieniem tego, że instytucja zarządzająca zachowuje pełną odpowiedzialność za oddelegowane funkcje), zgodnie z art. 123 ust. 6 i 7 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Odesłanie do odpowiednich dokumentów (aktów prawnych wraz z upoważnieniami, umów). W stosownych przypadkach, wyszczególnienie funkcji kontrolerów przewidzianych w art. 23 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 1299/2013 w odniesieniu do programów europejskiej współpracy terytorialnej. IZ RPO WP na obecnym etapie nie oddelegowała funkcji Opis procedur zapewniających skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych Opis procedur zapewniających skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych, z uwzględnieniem rodzajów stwierdzonego ryzyka, w tym odniesienie do przeprowadzonej oceny ryzyka (art. 125 ust. 4 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013). Instytucja Zarządzająca RPO WP stosuje w sposób systematyczny środki zwalczania nadużyć finansowych, które są proporcjonalne i odpowiednie w stosunku do zidentyfikowanych zagrożeń. Opracowując (i następnie w miarę potrzeby modyfikując) system realizacji RPO WP, w tym w szczególności system wyboru projektów do dofinansowania, wymagania wobec wnioskodawców i beneficjentów i procedury wewnętrzne określone w Instrukcji Wykonawczej, IZ RPO WP stale bierze pod uwagę, jako jeden z istotnych czynników determinujących kształt tego systemu, konieczność takiego jego zaprojektowania, aby zminimalizować ryzyko zaistnienia nadużyć finansowych (a także szerzej: ryzyko wszelkich nieprawidłowości i błędów). IZ RPO WP kieruje się w tym zakresie wiedzą i doświadczeniami wyniesionymi z wdrażania RPO WP oraz dostępnymi wytycznymi i zaleceniami w zakresie zwalczania nadużyć finansowych opracowanymi przez instytucje europejskie oraz krajowe. Skutecznym środkiem stosowanym przez IZ RPO WP w celu zapewnienia odpowiedniej wykrywalności ewentualnych nadużyć (mającym również znaczenie prewencyjne) jest dobrze zaprojektowany system kontroli, poddawany przeglądom w ramach przygotowywania Rocznych Planów Kontroli. Strona 12 z 72

13 Niezależnie od dokładania należytych starań na etapie projektowania systemu wdrażania, aby był on w znacznym stopniu odporny na nadużycia, IZ RPO WP przeprowadza ocenę ryzyka nadużyć pozwalającą stwierdzić, czy istniejące zabezpieczenia są wystarczające. Ocena ryzyka nadużyć przeprowadzana jest zgodnie z poniższymi zasadami: 1. Ocenę ryzyka nadużyć przeprowadza się po raz pierwszy niezwłocznie po ustanowieniu systemu realizacji RPO WP, a następnie powtarza raz na rok. Po przeprowadzeniu drugiej oceny, w przypadku stwierdzenia bardzo niskiego poziomu ryzyka i braku zgłoszeń nadużyć finansowych na przestrzeni ostatniego roku, IZ RPO WP może podjąć decyzję o przeprowadzaniu oceny co dwa lata. W przypadku wystąpienia nowego przypadku istotnego nadużycia finansowego albo zasadniczych zmian w procedurach lub systemie instytucjonalnym, IZ RPO WP podejmuje decyzję o doraźnym przeprowadzeniu oceny ryzyka w zakresie, jaki jest w danej sytuacji niezbędny. W przypadku wystąpienia nadużycia ocena obejmuje analizę jego przyczyn i odpowiednie wnioski w kontekście systemu zabezpieczeń przed podobnymi przypadkami w przyszłości. 2. Ocenę ryzyka nadużyć przeprowadza się zgodnie z Wytycznymi Komisji Europejskiej na okres programowania dotyczącymi analizy ryzyka oraz skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych z 19 grudnia 2013 r. (Ares(2013) ), w szczególności przy użyciu narzędzia do oceny ryzyka nadużyć finansowych zawartego w załączniku nr 1 do przedmiotowych wytycznych, z uwzględnieniem specyfiki systemu realizacji i kontekstu wdrażania RPO WP, w tym typów i wielkości projektów, rodzajów beneficjentów, otoczenia instytucjonalnego i prawnego. Ocena przeprowadzana jest w odniesieniu do zidentyfikowanych w ww. wytycznych trzech kluczowych obszarów ryzyka: procesu wyboru projektów, realizacji projektów przez beneficjentów (w aspekcie zamówień publicznych i kosztów pracy), płatności i certyfikacji. 3. Ocenę przeprowadza Zespół ds. oceny ryzyka nadużyć, w którego skład wchodzą co najmniej: zastępca dyrektora DEFS ds. kontroli i windykacji (jako Przewodniczący), zastępca dyrektora DPR ds. koordynacji RPO (jako zastępca Przewodniczącego), pracownik Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego UMWP (w ramach czynności doradczych), pracownik DRRP, po trzech pracowników DPR oraz DEFS posiadających wiedzę i doświadczenie w zakresie obszarów ryzyka będących przedmiotem oceny. Pracownicy wyznaczani są do Zespołu przez odpowiednich dyrektorów departamentów. Ostateczny skład Zespołu zatwierdzają wspólnie dyrektorzy DPR, DEFS i DRRP. Obsługę Zespołu zapewnia stanowisko ds. zapobiegania nadużyciom w DPR. Prace zespołu prowadzone są i dokumentowane zgodnie z procedurą określoną w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WP. 4. Wynik oceny ryzyka nadużyć wraz z zaleceniami i terminem ich wykonania zatwierdzają wspólnie dyrektorzy DPR, DEFS i DRRP. Niezależnie od mechanizmów zapobiegania nadużyciom finansowym i ich wykrywania wbudowanym w podstawowe procesy realizacji RPO WP związane w szczególności z wyborem, realizacją, rozliczaniem i kontrolą projektów oraz certyfikacją wydatków, IZ RPO WP prowadzi uzupełniające działania mające na celu wzmocnienie ochrony przeciw nadużyciom: IZ RPO WP przekazuje wnioskodawcom i beneficjentom informacje na temat stosowanej przez nią polityki zwalczania nadużyć finansowych oraz mechanizmów i narzędzi przeciwdziałania nadużyciom i ich eliminowania, które powinni stosować beneficjenci w związku z realizowanymi projektami (w szczególności na stronie internetowej RPO WP IZ RPO WP organizuje szkolenia oraz akcje uświadamiające i informacyjne na temat zwalczania nadużyć finansowych zarówno dla swoich pracowników i współpracowników (np. ekspertów), jak Strona 13 z 72

14 i wnioskodawców i beneficjentów, ze szczególnym uwzględnieniem aktualnych sygnałów ostrzegawczych, czyli zachowań i zjawisk świadczących o tym, że być może zostało popełnione lub jest popełniane nadużycie; IZ RPO WP ma zamiar wprowadzić do swoich procedur korzystanie w odpowiednim zakresie z narzędzia do eksploracji danych ARACHNE, gdy będzie dostępne. Wszyscy pracownicy IZ RPO WP w ramach realizowanych procesów i zadań mają obowiązek zwracać uwagę na symptomy wystąpienia nadużyć finansowych i w razie powzięcia podejrzeń ich wystąpienia zgłaszać je bezpośrednim przełożonym. W każdym przypadku pracownicy mogą zgłaszać podejrzenia nadużyć przełożonym wyższego szczebla lub bezpośrednio do organów ścigania w przypadku spełnienia właściwych przesłanek podejrzenia popełnienia czynu zabronionego, określonych w prawie karnym. Wykryte nadużycia finansowe podlegają wszystkim procedurom właściwym dla nieprawidłowości, w tym zgłaszaniu oraz podejmowaniu działań korygujących i naprawczych. Po przeprowadzeniu oceny ryzyka nadużyć IZ RPO WP opracuje dokument w zakresie zapobiegania i sposobu postępowania w sytuacjach wystąpienia korupcji i nadużyć finansowych, o którym mowa w Rozdziale 11 pkt 1) projektu Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata (wersja 1), o ile obowiązek opracowania takiego dokumentu będzie wynikał z zatwierdzonej wersji wytycznych Organizacja i procedury obowiązujące w instytucji zarządzającej Schemat organizacyjny i funkcje jednostek instytucji zarządzającej Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (w tym plan przydziału odpowiedniego personelu posiadającego niezbędne umiejętności). Informacje te odnoszą się również do instytucji pośredniczących, którym zostały oddelegowane niektóre funkcje. INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA Schemat organizacyjny i wykaz zadań poszczególnych komórek organizacyjnych zaangażowanych w realizację RPO WP wynika z Regulaminu organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego, przyjętego uchwałą nr 252/24/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 17 marca 2015 r. W realizacji RPO WP uczestniczą bezpośrednio następujące komórki organizacyjne UMWP (w nawiasie indykatywna liczba etatów): 1. Departament Programów Regionalnych DPR, w tym: Referat Koordynacji [13 1 etatów] zespół ds. kontroli systemowej i audytów [5 etatów] zespół ds. procedur [3 etaty] 1 liczba etatów w referacie jest zawsze o jeden etat większa od sumy etatów w zespołach/stanowiskach wchodzących w skład danego referatu, gdyż obejmuje dodatkowo etat kierownika referatu. Strona 14 z 72

15 zespół ds. protestów [2 etaty] Sekretariat Komitetu Monitorującego [1 etat] stanowisko ds. zapobiegania nadużyciom [1 etat] Referat Informacji i Szkoleń [8 etatów] Referat Sieć Informacyjna Funduszy Europejskich [9 etatów] Referat Realizacji Projektów [11 etatów] Centrum Kompetencji [4 etaty] Zespół ds. organizacji procesu wyboru [5 etatów] Zespół ds. instrumentów inżynierii finansowej [2 etaty] Referat Monitoringu [11 etatów] Zespół ds. sprawozdawczości [4 etaty] Zespół ds. nieprawidłowości [4 etaty] Systemy Informatyczne [2 etaty] Referat Płatności [16 etatów] Zespół ds. budżetu i prognoz [3 etaty] Zespół ds. płatności [12 etatów] Referat Kontroli [22 etaty] Zespół ds. weryfikacji PZP [7 etatów] Zespół ds. kontroli [14 etatów]. DPR zarządza i wdraża RPO WP we współpracy z DEFS i DRRP oraz z innymi departamentami i instytucjami właściwymi dla poszczególnych zadań, w tym w szczególności: a) uczestniczy w przygotowaniu RPO WP w zakresie sposobów zarządzania i wdrażania; b) bierze udział w negocjacjach RPO WP z Komisją Europejską; c) odpowiada za koordynację wszystkich zadań związanych z zarządzaniem RPO WP, z wyjątkiem tych zadań, których koordynacja została powierzona DEFS lub DRRP; d) w zakresie zadań związanych z zarządzaniem RPO WP, których koordynacja została powierzona DEFS i DRRP, współpracuje z tymi departamentami, w szczególności przekazując im niezbędne informacje dotyczące Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; e) opracowuje we współpracy z DEFS i DRRP dokumenty wykonawcze do RPO WP, w tym Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych, Opis Funkcji i Procedur, Instrukcję Wykonawczą IZ RPO WP; Roczny Plan Kontroli, Strategię Komunikacji i Roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych; f) przygotowuje we współpracy z DEFS i DRRP zakres i harmonogram naboru wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WP; g) przeprowadza wybór Instytucji Pośredniczącej w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR, weryfikuje i zatwierdza Instrukcję Wykonawczą IP, wydaje wytyczne i zalecenia dla IP, nadzoruje i monitoruje realizację zadań powierzonych IP, prowadzi kontrole systemu zarządzania i kontroli w IP; Strona 15 z 72

16 h) we współpracy z DEFS nadzoruje i monitoruje realizację zadań powierzonych Związkowi Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych (Związek ZIT), w tym weryfikuje i zatwierdza Instrukcję Wykonawczą Związku ZIT oraz prowadzi kontrole systemu zarządzania i kontroli w Związku ZIT; i) wdraża RPO WP w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR, z wyłączeniem instrumentów finansowych, w tym: prowadzi nabory wniosków o dofinansowanie projektów i przeprowadza ich ocenę; prowadzi postępowanie w ramach procedury odwoławczej; organizuje wybór projektów do dofinansowania; przygotowuje umowy i aneksy do umów z beneficjentami; monitoruje i kontroluje realizację projektów; weryfikuje wnioski beneficjentów o płatność; przygotowuje i przekazuje do Banku Gospodarstwa Krajowego (płatnika) zlecenia płatności na rzecz beneficjentów środków z budżetu środków europejskich; prowadzi działania mające na celu zapobieganie nadużyciom finansowym; wykrywa, informuje oraz usuwa nieprawidłowości zgodnie z systemem informowania o nieprawidłowościach; prowadzi działania mające na celu odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych; przeprowadza ocenę ryzyka i zarządza ryzykiem; j) prowadzi Sekretariat Komitetu Monitorującego RPO WP i przygotowuje we współpracy z DEFS i DRRP jego posiedzenia; k) we współpracy z DEFS określa poziom planowanych wydatków w ramach RPO WP, przygotowuje wnioski o środki z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu państwa w ramach dotacji celowej, przygotowuje rozliczenia i sprawozdania z ich wykorzystania; l) we współpracy z DEFS i DRRP monitoruje postęp finansowy i rzeczowy pod kątem osiągnięcia celów określonych w ramach wykonania oraz opracowuje sprawozdania z realizacji RPO WP; m) we współpracy z DEFS sporządza deklaracje zarządcze oraz roczne podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli; n) koordynuje na poziomie RPO WP oraz zapewnia w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR obsługę audytów i kontroli przeprowadzanych przez instytucje zewnętrzne; o) uczestniczy w prowadzonych przez DRRP działaniach ewaluacyjnych w zakresie zarządzania i wdrażania RPO WP; p) realizuje działania z zakresu informacji i promocji RPO WP, w tym: prowadzi i koordynuje na obszarze województwa działania informacyjne RPO WP; redaguje i administruje stroną internetową uczestniczy w działaniach promocyjnych RPO WP koordynowanych przez DTP; zapewnia informowanie społeczności regionu o współfinansowaniu przez Unię Europejską projektów realizowanych w ramach RPO WP w zakresie EFRR; Strona 16 z 72

17 q) prowadzi bazę danych projektów z obszaru województwa, które można sfinansować dzięki wsparciu z zewnętrznych instrumentów (programów) finansowych oraz przetwarza zbiory tej bazy danych w zakresie RPO WP, dla potrzeb wspierania procesu przygotowania przedsięwzięć do realizacji (Baza Projekty 2020); r) inicjuje i prowadzi działania dotyczące poprawy jakości projektów oraz kwalifikacji beneficjentów RPO WP, w szczególności w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; s) współpracuje z DEFS w działaniach związanych z wykorzystaniem Pomocy Technicznej RPO WP; t) współpracuje z DEFS w działaniach związanych z systemami teleinformatycznymi, w tym Generatorem Wniosków Aplikacyjnych dla RPO WP; u) uczestniczy w przygotowaniu i wdrażaniu instrumentów finansowych w ramach RPO WP; W ramach DPR poszczególne referaty i zespoły wykonują określone poniżej zadania. Referat Koordynacji: 1) koordynuje wszystkie zadania związane z zarządzaniem RPO WP, z wyjątkiem tych zadań, których koordynacja została powierzona DEFS lub DRRP; 2) w zakresie zadań związanych z zarządzaniem RPO WP, których koordynacja została powierzona DEFS i DRRP, współpracuje z tymi departamentami, w szczególności przekazując im niezbędne informacje dotyczące Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; 3) opracowuje we współpracy z innymi referatami i zespołami DPR oraz z DEFS i DRRP dokumenty wykonawcze do RPO WP oraz ich zmiany, w tym Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych, Opis Funkcji i Procedur, Instrukcję Wykonawczą IZ, Roczny Plan Kontroli; 4) we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi prowadzi wewnętrzne szkolenia w zakresie stosowania ww. dokumentów; 5) przygotowuje we współpracy z innymi referatami i zespołami DPR oraz z DEFS i DRRP zakres i harmonogram naboru wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WP oraz jego zmiany; 6) przeprowadza wybór Instytucji Pośredniczącej w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR, opracowuje wzór Instrukcji wykonawczej IP oraz weryfikuje i zatwierdza Instrukcję Wykonawczą IP i jej zmiany, wydaje wytyczne i zalecenia dla IP, nadzoruje i monitoruje realizację zadań powierzonych IP, prowadzi kontrole systemu zarządzania i kontroli w IP (kontrole systemowe); 7) we współpracy z DEFS nadzoruje i monitoruje realizację zadań powierzonych Związkowi Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych (Związek ZIT), w tym opracowuje wzór Instrukcji wykonawczej Związku ZIT oraz weryfikuje i zatwierdza Instrukcję Wykonawczą Związku ZIT i jej zmiany oraz prowadzi kontrole systemu zarządzania i kontroli w Związku ZIT (kontrole systemowe); 8) wykrywa, informuje oraz usuwa nieprawidłowości w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR, zgodnie z systemem informowania o nieprawidłowościach; 9) prowadzi postępowania w ramach procedury odwoławczej w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR rozpatrując protesty jako przedsądowe środki odwoławcze oraz uczestniczy w postępowaniach w ramach sądowych środków odwoławczych; 10) prowadzi działania mające na celu zapobieganie nadużyciom finansowym w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR oraz koordynuje takie działania na poziomie RPO WP; Strona 17 z 72

18 11) koordynuje przeprowadzanie oceny ryzyka i zarządzanie ryzykiem w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR oraz na poziomie RPO WP; 12) prowadzi Sekretariat Komitetu Monitorującego RPO WP i przygotowuje jego posiedzenia we współpracy z innymi referatami DPR oraz z DEFS i DRRP - w szczególności przygotowuje regulamin działania KM oraz jego zmiany, prowadzi korespondencję z członkami, zastępcami członków i obserwatorami, przygotowuje i rozsyła zaproszenia oraz materiały na posiedzenia, przygotowuje uchwały i protokoły z posiedzeń, zapewnia obsługę prac grup roboczych; 13) sporządza deklaracje zarządcze oraz roczne podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli we współpracy z innymi referatami DPR oraz z DEFS; 14) koordynuje na poziomie RPO WP oraz zapewnia w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR obsługę audytów i kontroli przeprowadzanych przez upoważnione instytucje zewnętrzne (w szczególności UKS, NIK, KE). Referat Informacji i Szkoleń: 1) we współpracy z DEFS i DRRP opracowuje oraz realizuje Strategię Komunikacji i Roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych RPO WP; 2) prowadzi i koordynuje na obszarze województwa działania informacyjne RPO WP; 3) przygotowuje we współpracy z DEFS materiały informacyjne dotyczące RPO WP; 4) redaguje i administruje stroną internetową 5) uczestniczy w działaniach promocyjnych RPO WP koordynowanych przez DTP, w tym uczestniczy w przygotowaniu i dystrybucji materiałów promocyjnych dotyczących RPO WP, uczestniczy w przygotowaniu i realizacji kampanii promocyjnych dotyczących RPO WP; 6) zapewnia informowanie społeczności regionu o współfinansowaniu przez Unię Europejską projektów realizowanych w ramach RPO WP w zakresie EFRR; 7) przygotowuje do publikacji i publikuje ogłoszenia o naborze wniosków; 8) przygotowuje sprawozdania z działań informacyjnych i promocyjnych; 9) inicjuje i prowadzi działania dotyczące poprawy jakości projektów oraz kwalifikacji beneficjentów RPO WP, w tym przygotowuje i organizuje szkolenia dla wnioskodawców i beneficjentów, w szczególności w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; 10) inicjuje i prowadzi działania dotyczące wzmocnienia kwalifikacji osób uczestniczących w realizacji RPO WP, w tym przygotowuje i organizuje szkolenia dla pracowników IZ RPO WP, w szczególności w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; 11) odpowiada za techniczną organizację i rozliczanie finansowe posiedzeń Komitetu Monitorującego RPO WP; 12) współpracuje z DEFS w działaniach związanych z wykorzystaniem Pomocy Technicznej RPO WP oraz nadzoruje i odpowiada za wydatki ujęte w budżecie DPR w zakresie Pomocy Technicznej RPO WP. Referat Sieć Informacyjna Funduszy Europejskich: 1) bierze udział w działaniach informacyjnych w zakresie RPO WP i Funduszy Europejskich, w tym uczestniczy w przygotowaniu i dystrybucji materiałów informacyjnych dotyczących RPO WP i Funduszy Europejskich; 2) zapewnia informowanie beneficjentów, wnioskodawców i mieszkańców regionu o możliwości dofinansowania i zasadach realizacji projektów w ramach RPO WP i innych programów w Województwie Pomorskim, w tym udziela informacji w formie konsultacji bezpośrednich, telefonicznie i drogą elektroniczną; Strona 18 z 72

19 3) zapewnia informowanie o współfinansowaniu przez Unię Europejską projektów realizowanych w ramach RPO WP i innych programów; 4) przygotowuje i organizuje spotkania informacyjne i szkolenia dla wnioskodawców i beneficjentów RPO WP i innych programów; 5) prowadzi Główny Punkt Informacyjny oraz koordynuje, nadzoruje i rozlicza działalność Sieci Informacyjnej Funduszy Europejskich w Województwie Pomorskim. Referat Realizacji Projektów: 1) uczestniczy w identyfikacji projektów w trybie pozakonkursowym i w monitorowaniu gotowości projektów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; 2) prowadzi zespół ds. rewitalizacji; 3) dokonuje oceny projektów w ramach Komisji Oceny Projektów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; 4) wdraża RPO WP w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR, w tym przygotowuje umowy o dofinansowanie z beneficjentami, przyjmuje zabezpieczenia prawidłowej realizacji umów, opiniuje zmiany w projekcie powstałe w trakcie jego realizacji po podpisaniu umowy o dofinansowanie, opracowuje dane niezbędne do przygotowania aneksu do umowy o dofinansowanie, w tym prowadzi korespondencję z beneficjentem, opiniuje konieczność sporządzenia aneksu, przygotowuje aneksy do umowy o dofinansowanie, uczestniczy w monitorowaniu oraz kontrolach realizacji projektów; 5) w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR inicjuje i prowadzi działania dotyczące poprawy jakości projektów i wzmocnienia kwalifikacji wnioskodawców, beneficjentów i osób uczestniczących w realizacji RPO WP, w tym prowadzi konsultacje i szkolenia dla wnioskodawców i beneficjentów oraz udziela informacji o zasadach aplikowania i realizacji projektów w ramach RPO WP; 6) współpracuje z DEFS w działaniach związanych z Generatorem Wniosków Aplikacyjnych dla RPO WP. Centrum Kompetencji: 1) zapewnia wsparcie merytoryczne dla wszystkich komórek organizacyjnych IZ RPO WP w zakresie oceny oddziaływania na środowisko, zamówień publicznych i pomocy publicznej; 2) inicjuje i prowadzi działania dotyczące poprawy jakości projektów i wzmocnienia kwalifikacji wnioskodawców, beneficjentów i osób uczestniczących w realizacji RPO WP w zakresie oceny oddziaływania na środowisko, zamówień publicznych i pomocy publicznej, w tym prowadzi konsultacje i szkolenia dla wnioskodawców i beneficjentów oraz udziela informacji o zasadach aplikowania i realizacji projektów w ramach RPO WP. Zespół ds. organizacji procesu wyboru: 1) organizuje proces oceny i wyboru do dofinansowania projektów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; 2) prowadzi nabory wniosków o dofinansowanie projektów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR w trybie konkursowym, w tym opracowuje regulaminy konkursów i ogłoszenia o konkursie; 3) dokonuje identyfikacji oraz wezwania do składania wniosków o dofinansowanie projektów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR w trybie pozakonkursowym oraz monitoruje gotowość projektów pozakonkursowych i objętych Zintegrowanymi Porozumieniami Terytorialnymi poprzez Bazę Projekty 2020; Strona 19 z 72

20 4) powołuje Komisje Oceny Projektów i organizuje ich pracę oraz obsługuje proces wyboru projektów do dofinansowania, w tym przygotowuje uchwały o wyborze; 5) prowadzi wykaz kandydatów na ekspertów i sporządza umowy z ekspertami na wykonanie czynności związanych z oceną projektów, monitoruje pracę ekspertów. Zespół ds. instrumentów inżynierii finansowej: uczestniczy w przygotowaniu i wdrażaniu instrumentów finansowych w ramach RPO WP. Referat Monitoringu: 1) we współpracy z DEFS i DRRP monitoruje postęp finansowy i rzeczowy pod kątem osiągnięcia celów określonych w ramach wykonania; 2) we współpracy z DEFS i DRRP opracowuje sprawozdania z realizacji RPO WP; 3) uczestniczy w prowadzonych przez DRRP działaniach ewaluacyjnych w zakresie zarządzania i wdrażania RPO WP ; 4) prowadzi kontrole krzyżowe projektów w celu wykrycia i wyeliminowania podwójnego finansowania tych samych wydatków w ramach RPO WP oraz Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich i Programu Operacyjnego Rybactwo i Morze , w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; 5) w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR dokonuje kwalifikacji wykrytego naruszenia prawa jako nieprawidłowości i podejmuje działania mające na celu ich usunięcie, a także zgłasza nieprawidłowości do KE; 6) prowadzi działania mające na celu odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; 7) współpracuje z DEFS w działaniach związanych z systemami teleinformatycznymi, w tym Generatorem Wniosków Aplikacyjnych oraz obsługuje SL2014 w zakresie nadawania i zmiany uprawnień użytkownikom w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR oraz w zakresie generowania raportów przy pomocy SRHD. Referat Płatności: 1) we współpracy z DEFS określa poziom planowanych wydatków w ramach RPO WP; 2) określa limity kontraktacji dla RPO WP na dany okres; 3) przygotowuje wnioski o środki z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu państwa na współfinansowanie krajowe i pomoc techniczną w ramach dotacji celowej, 4) prowadzi obsługę budżetową dotacji celowej w zakresie środków z budżetu państwa na współfinansowanie krajowe; 5) przygotowuje rozliczenia z wykorzystania oraz sprawozdania z wykorzystania dotacji celowej w zakresie środków z budżetu państwa na współfinansowanie krajowe oraz na pomoc techniczną; 6) wdraża RPO WP w zakresie weryfikacji wniosków o płatność beneficjenta w ramach Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; przygotowuje i przekazuje do Banku Gospodarstwa Krajowego (płatnika) zlecenia płatności na rzecz beneficjentów środków z budżetu środków europejskich; 7) prowadzi ewidencje płatności dokonanych na rzecz beneficjentów ze środków z budżetu środków europejskich w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; 8) wykrywa, informuje oraz usuwa nieprawidłowości zgodnie z systemem informowania o nieprawidłowościach, w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; Strona 20 z 72

21 9) prowadzi działania w zakresie odzyskiwania kwot nienależnie wypłaconych w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; 10) inicjuje i prowadzi działania dotyczące poprawy jakości projektów i ich rozliczania oraz kwalifikacji osób uczestniczących w realizacji RPO WP, w tym prowadzi szkolenia dla beneficjentów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR. Referat Kontroli: 1) wdraża RPO WP w zakresie kontroli realizacji projektów w ramach Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; 2) weryfikuje dokumentację przetargową beneficjentów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; 3) wykrywa, informuje oraz usuwa nieprawidłowości zgodnie z systemem informowania o nieprawidłowościach, w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; 4) opracowuje Roczny Plan Kontroli w zakresie kontroli projektów w ramach Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; 5) opracowuje roczne podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli w zakresie kontroli realizacji projektów w ramach Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR; 6) uczestniczy w kontrolach systemów zarządzania i kontroli w IP w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR oraz w Związku ZIT; 7) inicjuje i prowadzi działania dotyczące poprawy jakości projektów i ich realizacji oraz kwalifikacji osób uczestniczących w realizacji RPO WP, w tym prowadzi szkolenia dla beneficjentów oraz konsultacje z beneficjentami w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFRR. Każdy z referatów/zespołów dodatkowo: 1) uczestniczy w przygotowaniu RPO WP i opracowaniu dokumentów wykonawczych do RPO WP oraz ich zmian, odpowiednio do zakresu swoich zadań; 2) prowadzi w zakresie wykonywanych zadań działania mające na celu zapobieganie nadużyciom finansowym; 3) udostępnia informacje na potrzeby prowadzonych działań ewaluacyjnych w zakresie zarządzania i wdrażania RPO WP oraz uczestniczy w przygotowywaniu raportów ewaluacyjnych; 4) gromadzi i przechowuje dokumentację, z wyłączeniem księgowej, związaną z wykonywanymi zadaniami; 5) wprowadza dane do SL2014 oraz innych systemów w zakresie wykonywanych zadań; 6) udostępnia lub przekazuje uprawnionym organom dokumenty związane z realizowanymi zadaniami; 7) wykonuje inne działania w ramach powierzonych czynności wynikających z zapisów programowych. Departamentem kieruje Dyrektor DPR, przy wsparciu (w zakresie funkcji IZ) 3 Zastępców Dyrektora oraz kierowników referatów. Do obsługi administracyjnej wydzielony jest Sekretariat. Strukturę organizacyjną DPR wraz z indykatywną liczbą etatów przedstawia Schemat nr 2 (w załączniku). Strona 21 z 72

22 2. Departament Europejskiego Funduszu Społecznego DEFS, w tym: Referat Procesów Wdrażania i Kontraktacji [12 etatów] zespół ds. procedur i kontraktacji [6 etatów] zespół ds. środków odwoławczych [5 etatów] Referat Planowania i Monitorowania Wdrażania [12 etatów] zespół ds. analiz i sprawozdawczości [5 etatów] zespół ds. planowania i warunków naboru projektów [6 etatów] Referat Finansów [16 etatów] zespół ds. pomocy technicznej RPO [7 etatów] zespół ds. budżetu EFS [3 etaty] zespół ds. monitoringu finansowego oraz płatności EFS [5 etatów] Referat Wyboru Projektów i Informacji [18 etatów] zespół ds. informacji i szkoleń [5 etatów] zespół ds. oceny projektów [12 etatów] Referat Rozwoju Kształcenia i Kompetencji [22 etaty] zespół ds. wyrównywania szans edukacyjnych [7 etatów] zespół ds. kształcenia zawodowego i ustawicznego [7 etatów] zespół ds. rozwoju kompetencji [7 etatów] Referat Wspierania Aktywizacji Zawodowej i Rozwoju Integracji Społecznej [29 etatów] zespół ds. projektów aktywizacji zawodowej [7 etatów] zespół ds. projektów integracji społecznej [6 etatów] zespół ds. rozwoju kadr regionu [8 etatów] zespół ds. pomocy społecznej [7 etatów] Referat Kontroli Projektów Konkursowych [15 etatów] Referat Kontroli Systemowej [8 etatów] Referat Windykacji i Systemów Informatycznych [9 etatów] zespół ds. nieprawidłowości i windykacji [4 etaty] zespół ds. systemów informatycznych i analizy danych [4 etaty]. DEFS zarządza i wdraża RPO WP we współpracy z DPR i DRRP oraz z innymi departamentami i instytucjami właściwymi dla poszczególnych zadań, w tym w szczególności: a) uczestniczy w przygotowaniu RPO WP w zakresie sposobów zarządzania i wdrażania; b) bierze udział w negocjacjach RPO WP z Komisją Europejską; c) koordynuje i odpowiada za działania związane z wykorzystaniem Pomocy Technicznej oraz systemami teleinformatycznymi w ramach RPO WP; d) w zakresie zadań związanych z zarządzaniem RPO WP, których koordynacja została powierzona DPR i DRRP, współpracuje z tymi departamentami, w szczególności przekazując im niezbędne informacje dotyczące Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; e) współpracuje z DPR i DRRP przy opracowaniu dokumentów wykonawczych do RPO WP, w tym Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych, Opisu Funkcji i Procedur, Instrukcji Wykonawczej IZ; Strona 22 z 72

23 Rocznego Planu Kontroli, Strategii Komunikacji i Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych; f) współpracuje z DPR i DRRP w przygotowaniu zakresu i harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WP; g) przeprowadza proces powołania IP w zakresie Działania współfinansowanego z EFS, weryfikuje i zatwierdza instrukcję wykonawczą IP, wydaje wytyczne i zalecenia dla IP, nadzoruje i monitoruje realizację zadań powierzonych IP, prowadzi kontrole systemu zarządzania i kontroli w IP; h) współpracuje z DPR w nadzorowaniu i monitorowaniu realizacji zadań powierzonych Związkowi Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych (Związek ZIT), w tym weryfikacji i zatwierdzaniu instrukcji wykonawczej Związku ZIT oraz prowadzeniu kontroli systemu zarządzania i kontroli w Związku ZIT; i) wdraża RPO WP w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS, w tym: prowadzi nabory wniosków o dofinansowanie projektów i przeprowadza ich ocenę; prowadzi postępowanie w ramach procedury odwoławczej; organizuje wybór projektów do dofinansowania; przygotowuje umowy i aneksy do umów z beneficjentami; monitoruje i kontroluje realizację projektów; weryfikuje wnioski o płatność beneficjenta; przygotowuje i przekazuje do Banku Gospodarstwa Krajowego (płatnika) zlecenia płatności na rzecz beneficjentów środków z budżetu środków europejskich; prowadzi działania mające na celu zapobieganie nadużyciom finansowym; wykrywa, informuje oraz usuwa nieprawidłowości zgodnie z systemem informowania o nieprawidłowościach; prowadzi działania mające na celu odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych; przeprowadza ocenę ryzyka i zarządza ryzykiem; j) współpracuje z DPR i DRRP w przygotowywaniu posiedzeń i obsłudze Komitetu Monitorującego RPO WP; k) współpracuje z DPR w określaniu poziomu planowanych wydatków w ramach RPO WP, przygotowywaniu wniosków o środki z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu państwa w ramach dotacji celowej oraz przygotowywaniu rozliczeń i sprawozdań z ich wykorzystania; l) współpracuje z DPR i DRRP w monitorowaniu postępu finansowego i rzeczowego pod kątem osiągnięcia celów określonych w ramach wykonania oraz opracowywaniu sprawozdań z realizacji RPO WP; m) współpracuje z DPR przy sporządzaniu deklaracji zarządczych oraz rocznych podsumowań końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli; n) zapewnia w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS obsługę audytów i kontroli przeprowadzanych przez instytucje zewnętrzne; Strona 23 z 72

24 o) uczestniczy w prowadzonych przez DRRP działaniach ewaluacyjnych w zakresie zarządzania i wdrażania RPO WP; p) realizuje działania z zakresu informacji i promocji RPO WP, w tym: prowadzi we współpracy z DPR działania informacyjne RPO WP; współpracuje z DPR przy redagowaniu strony internetowej uczestniczy w działaniach promocyjnych RPO WP koordynowanych przez DTP; zapewnia informowanie społeczności regionu o współfinansowaniu przez Unię Europejską projektów realizowanych w ramach RPO WP w zakresie EFS; q) współpracuje z DPR przy prowadzeniu bazy danych projektów z obszaru województwa, które można sfinansować dzięki wsparciu z zewnętrznych instrumentów (programów) finansowych; r) inicjuje i prowadzi działania dotyczące poprawy jakości projektów oraz kwalifikacji beneficjentów RPO WP, w szczególności w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; s) realizuje we współpracy z DPR i DRRP oraz odpowiada za działania związane z wykorzystaniem Pomocy Technicznej RPO WP; t) realizuje we współpracy z DPR oraz odpowiada za działania związane z systemami teleinformatycznymi, w tym Generatorem Wniosków Aplikacyjnych dla RPO WP; W ramach DEFS poszczególne referaty wykonują określone poniżej zadania. Referat Procesów Wdrażania i Kontraktacji: 1) opracowuje we współpracy z innymi referatami DEFS oraz z DPR i DRRP dokumenty wykonawcze do RPO WP w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS oraz ich zmiany, tj. w szczególności Opis Funkcji i Procedur, Instrukcję Wykonawczą IZ RPO WP; 2) przeprowadza proces powołania Instytucji Pośredniczącej w zakresie Działania współfinansowanego z EFS, nadzoruje realizację powierzonych IP zadań, weryfikuje we współpracy z innymi referatami DEFS i zatwierdza instrukcję wykonawczą IP i jej zmiany; 3) współpracuje z DPR oraz z innymi referatami DEFS w zakresie weryfikacji i zatwierdzania instrukcji wykonawczej Związku ZIT; 4) prowadzi postępowania w ramach procedury odwoławczej w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS rozpatrując protesty jako przedsądowe środki odwoławcze oraz uczestniczy w postępowaniach w ramach sądowych środków odwoławczych; 5) wdraża RPO WP w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS, w tym przygotowuje umowy o dofinansowanie z beneficjentami, przyjmuje zabezpieczenia prawidłowej realizacji umów, przygotowuje aneksy do umowy o dofinansowanie. Referat Planowania i Monitorowania Wdrażania: 1) opracowuje we współpracy z innymi referatami DEFS oraz z DPR i DRRP dokumenty wykonawcze do RPO WP w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS oraz ich zmiany, tj. w szczególności Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych (SzOOP), wybrane wytyczne programowe dla obszarów interwencji w ramach EFS, wskaźników monitorowania, realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji; 2) opracowuje we współpracy z innymi referatami DEFS oraz z DPR i DRRP kryteria wyboru projektów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS w ramach trybu konkursowego Strona 24 z 72

25 oraz pozakonkursowego i na ich podstawie przygotowuje roczne plany wdrażania dla naborów wniosków o dofinansowanie projektów prowadzonych w ramach Osi Priorytetowych EFS; 3) przygotowuje we współpracy z innymi referatami DEFS oraz z DPR i DRRP zakres i harmonogram naboru wniosków o dofinansowanie projektów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS oraz jego zmiany; 4) opracowuje we współpracy z innymi referatami DEFS regulaminy konkursów dla naborów wniosków o dofinansowanie projektów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS, w tym z uwzględnieniem badań i analiz niezbędnych w procesie planowania wdrażania ww. Osi Priorytetowych; 5) uczestniczy we współpracy z innymi referatami DEFS w prowadzeniu zewnętrznych (w szczególności dla potencjalnych wnioskodawców) i wewnętrznych (w szczególności dla członków Komisji Oceny Projektów) szkoleń, w zakresie warunków naborów wniosków o dofinansowanie projektów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS, w szczególności dotyczących uregulowań zawartych w SzOOP, wytycznych programowych dla obszarów interwencji EFS, wskaźników monitorowania, realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji; 6) we współpracy z innymi referatami DEFS oraz z DPR i DRRP przygotowuje materiały na posiedzenia Komitetu Monitorującego RPO WP w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 7) współpracuje z innymi referatami DEFS w przygotowywaniu materiałów informacyjnych dotyczących w szczególności postępu rzeczowego w ramach Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 8) uczestniczy w pracach zespołu ds. rewitalizacji; 9) dokonuje identyfikacji projektów w trybie pozakonkursowym oraz monitoruje gotowość projektów pozakonkursowych i objętych Zintegrowanymi Porozumieniami Terytorialnymi poprzez Bazę Projekty 2020, a także projektów w ramach mechanizmu ZIT, w zakresie osi priorytetowych współfinansowanych z EFS; 10) we współpracy z innymi referatami DEFS oraz z DPR i DRRP monitoruje postęp rzeczowy pod kątem osiągnięcia celów określonych w ramach wykonania w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 11) we współpracy z innymi referatami DEFS oraz z DPR i DRRP opracowuje sprawozdania z realizacji RPO WP w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 12) uczestniczy w prowadzonych przez DRRP działaniach ewaluacyjnych w zakresie wdrażania Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS. Referat Finansów: 1) koordynuje i odpowiada za działania związane z wykorzystaniem Pomocy Technicznej w ramach RPO WP, w tym w szczególności opracowuje i weryfikuje wzory dokumentów stosowanych w ramach wdrażania PT, monitoruje wydatki oraz nadzoruje i odpowiada za wydatki Pomocy Technicznej RPO WP oprócz wydatków ujętych w budżetach DPR i DRRP; 2) realizuje we współpracy z DPR i DRRP działania związane z wykorzystaniem Pomocy Technicznej RPO WP, w tym przygotowuje projekty Pomocy Technicznej, sporządza wnioski o płatność IZ oraz weryfikuje wnioski o płatność IP, sporządza sprawozdania z realizacji PT oraz współpracuje z DAZ i DISI w realizacji zamówień publicznych w ramach Pomocy Technicznej RPO WP; 3) współpracuje z DPR w zakresie przygotowania wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 4) prowadzi analizy finansowe w zakresie dostępności środków samorządu województwa stanowiących współfinansowanie dla programu i zabezpieczenie środków w zakresie Osi Priorytetowych Strona 25 z 72

26 współfinansowanych z EFS, w szczególności sporządza zbiorcze harmonogramy wydatków i kwartalne prognozy płatności, jak również prowadzi zbiorcze zestawienia zaangażowanych umów; 5) przygotowuje projekt budżetu, wieloletnie prognozy finansowe w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS oraz dokumenty związane z rozliczeniem dotacji celowej na współfinansowanie w ramach EFS oraz Pomocy Technicznej RPO WP; 6) wystawia zlecenia płatności w zakresie EFS ze środków europejskich w formie elektronicznej w formacie udostępnionym przez Bank Gospodarstwa Krajowego oraz przygotowuje dokumenty niezbędne do przekazania dotacji celowej stanowiącej współfinansowanie ze środków EFS; 7) przygotowuje deklaracje wydatków IZ w ramach EFS, weryfikuje deklaracje wydatków IP w zakresie EFS, współpracuje z DPR w zakresie przygotowania celów certyfikacji w ramach EFS oraz monitoruje ich realizację; 8) przygotowuje dane do algorytmu w zakresie EFS stanowiącego limit umożliwiający kontraktację środków oraz sporządza analizy finansowe i zestawienia dotyczące realizacji wydatków w ramach EFS; 9) współpracuje z DPR oraz z innymi referatami DEFS przy sporządzeniu przez DPR deklaracji zarządczej w ramach RPO WP w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 10) we współpracy z innymi referatami DEFS oraz z DPR i DRRP monitoruje postęp finansowy pod kątem osiągnięcia celów określonych w ramach wykonania w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS. Referat Wyboru Projektów i Informacji: 1) organizuje i nadzoruje proces oceny i wyboru do dofinansowania projektów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 2) uczestniczy w opracowaniu zapisów do regulaminów konkursów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 3) opracowuje Regulamin Komisji Oceny Projektów, organizuje pracę Komisji Oceny Projektów umożliwiającą poufność i bezstronność procesu oceny; 4) prowadzi nabory wniosków o dofinansowanie projektów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS w trybie konkursowym, w tym opracowuje i publikuje ogłoszenia o konkursach; 5) prowadzi wykaz kandydatów na ekspertów w części dotyczącej EFS i sporządza umowy z ekspertami na wykonanie czynności związanych z oceną projektów, monitoruje pracę ekspertów; 6) dokonuje wezwania do składania wniosków o dofinansowanie projektów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS w trybie pozakonkursowym, w tym projektów Pomocy Technicznej oraz uczestniczy w ich ocenie; 7) przygotowuje i organizuje szkolenia dla wnioskodawców i beneficjentów w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 8) we współpracy z DPR realizuje Strategię Komunikacji i opracowuje Roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych RPO WP; 9) zapewnia informowanie społeczności regionu o współfinansowaniu przez Unię Europejską projektów realizowanych w ramach RPO WP w zakresie EFS; 10) przygotowuje sprawozdania z działań informacyjnych i promocyjnych w zakresie EFS; 11) we współpracy z innymi referatami DEFS prowadzi na obszarze województwa działania informacyjne i edukacyjne dla RPO WP w zakresie projektów współfinansowanych z EFS, 12) przygotowuje we współpracy z DPR materiały informacyjne dotyczące RPO WP dla projektów współfinansowanych z EFS; Strona 26 z 72

27 13) redaguje stronę internetową dla działań związanych z EFS; 14) uczestniczy w pracach zespołu ds. rewitalizacji; 15) uczestniczy w pracach Grupy Sterującej ds. informacji i promocji województwa pomorskiego; 16) uczestniczy w działaniach promocyjnych RPO WP koordynowanych przez DTP, w tym uczestniczy w przygotowaniu i dystrybucji materiałów promocyjnych dotyczących RPO WP, uczestniczy w przygotowaniu i realizacji kampanii promocyjnych dotyczących RPO WP; 17) organizuje szkolenia dla pracowników DEFS we współpracy z DO. Referat Rozwoju Kształcenia i Kompetencji: 1) wdraża RPO WP w zakresie Osi Priorytetowych 3 i 5, nadzoruje prawidłową realizację projektów w oparciu o umowę o dofinansowanie projektu, prawo krajowe, unijne, opiniuje i zatwierdza zmiany w projekcie powstałe w trakcie jego realizacji po podpisaniu umowy o dofinansowanie, opracowuje dane niezbędne do przygotowania aneksu do umowy o dofinansowanie, w tym prowadzi korespondencję z beneficjentem; 2) w zakresie Osi Priorytetowych 3 i 5 inicjuje i prowadzi działania dotyczące poprawy jakości projektów i ich rozliczania, wzmocnienia kwalifikacji wnioskodawców, beneficjentów i osób uczestniczących w realizacji RPO WP, w tym prowadzi konsultacje i szkolenia dla wnioskodawców i beneficjentów; 3) przeprowadza weryfikację formalną, rachunkową i merytoryczną wniosków beneficjenta o płatność oraz działania z tym związane. Referat Wspierania Aktywizacji Zawodowej i Rozwoju Integracji Społecznej: 1) wdraża RPO WP w zakresie Osi Priorytetowych 5 i 6, nadzoruje prawidłową realizację projektów w oparciu o umowę o dofinansowanie projektu, prawo krajowe, unijne, opiniuje i zatwierdza zmiany w projekcie powstałe w trakcie jego realizacji po podpisaniu umowy o dofinansowanie, opracowuje dane niezbędne do przygotowania aneksu do umowy o dofinansowanie, w tym prowadzi korespondencję z beneficjentem; 2) w zakresie Osi Priorytetowych 5 i 6 inicjuje i prowadzi działania dotyczące poprawy jakości projektów i ich rozliczana, wzmocnienia kwalifikacji wnioskodawców, beneficjentów i osób uczestniczących w realizacji RPO WP, w tym prowadzi konsultacje i szkolenia dla wnioskodawców i beneficjentów; 3) przeprowadza weryfikację formalną, rachunkową i merytoryczną wniosków beneficjenta o płatność oraz działania z tym związane. Referat Kontroli Projektów Konkursowych: 1) wdraża RPO WP w zakresie kontroli realizacji projektów konkursowych w ramach Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 2) wykrywa, informuje oraz usuwa nieprawidłowości zgodnie z systemem informowania o nieprawidłowościach, w zakresie projektów konkursowych w ramach Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 3) opracowuje sprawozdania z przeprowadzonych kontroli w zakresie kontroli realizacji projektów konkursowych w ramach Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 4) uczestniczy w opracowaniu Rocznego Planu Kontroli w zakresie projektów konkursowych w ramach Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS. Referat Kontroli Systemowej: 1) wdraża RPO WP w zakresie kontroli realizacji projektów pozakonkursowych w ramach Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; Strona 27 z 72

28 2) realizuje kontrole systemów zarządzania i kontroli w nadzorowanej IP oraz współpracuje z DPR w prowadzeniu kontroli systemu zarzadzania i kontroli w Związku ZIT; 3) realizuje kontrole prawidłowości realizacji zadań w ramach Pomocy Technicznej RPO WP w nadzorowanej IP; 4) wykrywa, informuje oraz usuwa nieprawidłowości zgodnie z systemem informowania o nieprawidłowościach, w zakresie właściwości referatu w ramach Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 5) opracowuje sprawozdania z przeprowadzonych kontroli systemowych, Pomocy Technicznej oraz projektów pozakonkursowych, w ramach Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 6) uczestniczy w opracowaniu Rocznego Planu Kontroli w zakresie kontroli systemowych, projektów pozakonkursowych i Pomocy Technicznej w ramach Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS. Referat Windykacji i Systemów Informatycznych: 1) w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS dokonuje kwalifikacji wykrytego naruszenia prawa jako nieprawidłowości i podejmuje działania mające na celu ich usunięcie, a także zgłasza nieprawidłowości do KE; 2) prowadzi działania mające na celu odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 3) opracowuje we współpracy z innymi referatami DEFS oraz z DPR i DRRP dokument wykonawczy do RPO WP w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS, tj. Roczny Plan Kontroli oraz jego zmiany; 4) prowadzi działania mające na celu zapobieganie nadużyciom finansowym w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 5) koordynuje przeprowadzanie oceny ryzyka i zarządzanie ryzykiem w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS; 6) współpracuje z innymi referatami DEFS oraz z DPR przy sporządzaniu rocznych podsumowań końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli; 7) zapewnia w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS obsługę audytów i kontroli przeprowadzanych przez instytucje zewnętrzne; 8) koordynuje, odpowiada oraz współpracuje z DPR w działaniach związanych z systemami teleinformatycznymi, w tym Generatorem Wniosków Aplikacyjnych dla RPO WP oraz obsługuje SL2014 w zakresie nadawania i zmiany uprawnień użytkownikom w zakresie Osi Priorytetowych współfinansowanych z EFS oraz w zakresie generowania raportów przy pomocy SRHD. Każdy z referatów dodatkowo: 1) uczestniczy w przygotowaniu RPO WP i opracowaniu dokumentów wykonawczych do RPO WP oraz ich zmian, odpowiednio do zakresu swoich zadań; 2) prowadzi w zakresie wykonywanych zadań działania mające na celu zapobieganie nadużyciom finansowym; 3) udostępnia informacje na potrzeby prowadzonych działań ewaluacyjnych w zakresie zarządzania i wdrażania RPO WP oraz uczestniczy w przygotowywaniu raportów ewaluacyjnych; 4) gromadzi i przechowuje dokumentację, z wyłączeniem księgowej, związaną z wykonywanymi zadaniami; 5) wprowadza dane do SL2014 oraz innych systemów w zakresie wykonywanych zadań; Strona 28 z 72

29 6) udostępnia lub przekazuje uprawnionym organom dokumenty związane z realizowanymi zadaniami; 7) wykonuje inne działania w ramach powierzonych czynności wynikających z zapisów programowych. Departamentem kieruje Dyrektor DEFS, przy wsparciu 2 Zastępców Dyrektora oraz kierowników referatów. Do obsługi administracyjnej wydzielony jest Sekretariat. Strukturę organizacyjną DEFS wraz z indykatywną liczbą etatów przedstawia Schemat nr 3 (w załączniku). 3. Departament Rozwoju Regionalnego i Przestrzennego - DRRP, w tym: Referat Planowania Strategicznego [11 etatów] zespół ds. programowania [6 etatów] zespół ds. ewaluacji [4 etaty] Referat Instrumentów Finansowych [5 etatów] Referat Badań Regionalnych [2 etaty*] Referat Gospodarki Przestrzennej [2 etaty*] * W nawiasie wskazano liczbę etatów w przeliczeniu na pełny wymiar pracy. W realizację zadań wynikających z systemu realizacji RPO WP zaangażowani będą również pracownicy z komórek organizacyjnych częściowo wykonujących zadania Instytucji Zarządzającej RPO WP. DRRP wykonuje zadania z zakresu zarządzania i wdrażania RPO WP we współpracy z DPR i DEFS, w tym w szczególności: a) opracowuje projekt RPO WP oraz występuje z wnioskiem o jego zmiany; b) koordynuje i obsługuje merytorycznie negocjacje z Komisją Europejską; c) przeprowadza procedurę strategicznej oceny oddziaływania na środowisko projektu RPO WP; d) zapewnia przygotowanie innych dokumentów na potrzeby negocjacji RPO WP z Komisją Europejską, wymaganych prawem krajowym i unijnym; e) współpracuje z DPR i DEFS w zakresie zadań związanych z zarządzaniem RPO WP, których koordynacja została powierzona DPR i DEFS, w szczególności przekazując im niezbędne informacje dotyczące RPO WP; f) uczestniczy w opracowaniu dokumentów wykonawczych do RPO WP, w tym Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych, kryteriów wyboru projektów oraz Opisu Funkcji i Procedur; g) uczestniczy w procesie oceny i wyboru projektów; h) pełni funkcję jednostki ewaluacyjnej RPO WP; i) przygotowuje strategię inwestycyjną dla instrumentów finansowych w RPO WP oraz zapewnia funkcjonowanie mechanizmów jej realizacji; j) uczestniczy w procesie zamknięcia RPO WP. Strona 29 z 72

30 W ramach DRRP poszczególne referaty i zespoły wykonują określone poniżej zadania. Referat Planowania Strategicznego: a) opracowuje projekt RPO WP; b) koordynuje i zapewnia obsługę merytoryczną procesu negocjacji RPO WP z Komisją Europejską; c) występuje z wnioskiem o zmiany RPO WP oraz zapewnia merytoryczną obsługę procesu zmian RPO WP; d) zapewnia przygotowanie innych dokumentów na potrzeby negocjacji RPO WP z Komisją Europejską, wymaganych prawem krajowym i unijnym, w tym w szczególności przeprowadza procedurę strategicznej oceny oddziaływania na środowisko projektu RPO WP oraz ocenę ex-ante RPO WP, o której mowa w art. 55 rozporządzenia ogólnego; e) uczestniczy w przygotowaniu dokumentów wykonawczych RPO WP, w tym Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych oraz Opisu Funkcji i Procedur; f) uczestniczy w opracowaniu kryteriów wyboru projektów oraz zakresu i harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WP; g) uczestniczy w procesie oceny i wyboru projektów, w tym w ocenie merytorycznej; h) współpracuje z Instytucją Koordynującą Umowę Partnerstwa w zakresie dotyczącym RPO WP; i) uczestniczy w monitorowaniu postępu finansowego i rzeczowego oraz w opracowaniu sprawozdań z realizacji RPO WP; j) koordynuje i organizuje, we współpracy z DPR i DEFS, proces ewaluacji RPO WP, w tym: opracowuje, realizuje oraz aktualizuje plan ewaluacji RPO WP; realizuje badania ewaluacyjne i ekspertyzy na potrzeby oceny realizacji RPO WP; upowszechnia wyniki ewaluacji; koordynuje proces wykorzystania wyników ewaluacji; współpracuje z Krajową Jednostką Ewaluacji i innymi instytucjami, w szczególności KE w zakresie ewaluacji polityki spójności ; k) uczestniczy w merytorycznym przygotowaniu posiedzeń Komitetu Monitorującego RPO WP; l) współpracuje z DPR i DEFS w opracowaniu i realizacji Strategii Komunikacji i rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych RPO WP; m) współpracuje z DPR i DEFS w nadzorowaniu i monitorowaniu realizacji zadań powierzonych Związkowi Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych (ZIT), w tym uczestniczy w opiniowaniu Strategii ZIT; n) współpracuje z DEFS w działaniach związanych z wykorzystaniem Pomocy Technicznej RPO WP oraz nadzoruje i odpowiada za wydatki ujęte w budżecie DRRP w zakresie Pomocy Technicznej RPO WP; o) uczestniczy w procesie zamknięcia RPO WP. Referat Instrumentów Finansowych: a) uczestniczy w opracowaniu projektu RPO WP oraz jego zmiany, w szczególności w zakresie instrumentów finansowych; b) uczestniczy w przygotowaniu dokumentów wykonawczych RPO WP, w tym Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych oraz Opisu Funkcji i Procedur, w szczególności w zakresie instrumentów finansowych; Strona 30 z 72

31 c) przeprowadza procedurę oceny ex-ante, o której mowa w art. 37 rozporządzenia ogólnego, w tym przygotowuje, aktualizuje i realizuje strategię inwestycyjną dla instrumentów finansowych w ramach RPO WP; d) we współpracy z DPR realizuje zadania Instytucji Zarządzającej w zakresie instrumentów finansowych w ramach RPO WP (zakres zadań zostanie doprecyzowany po zakończeniu przez Instytucję Zarządzającą RPO WP oceny ex-ante, o której mowa w art. 37 rozporządzenia ogólnego, określającej m.in. system wdrażania instrumentów finansowych); e) uczestniczy w monitorowaniu postępu finansowego i rzeczowego oraz w opracowaniu sprawozdań z realizacji RPO WP, w szczególności w zakresie dotyczącym instrumentów finansowych; f) uczestniczy w opiniowaniu projektów dokumentów i aktów prawnych oraz bierze udział w pracach grup roboczych z zakresu instrumentów finansowych, w tym pomocy publicznej; g) uczestniczy w procesie ewaluacji RPO WP, w szczególności w zakresie instrumentów finansowych; h) uczestniczy w procesie zamknięcia RPO WP. Referat Badań Regionalnych: a) uczestniczy w opracowaniu projektu RPO WP oraz jego zmiany; b) bierze udział w przygotowaniu innych dokumentów na potrzeby negocjacji RPO WP z Komisją Europejską, wymaganych prawem krajowym i unijnym, w tym w szczególności uczestniczy w przygotowaniu oceny ex-ante RPO WP, o której mowa w art. 55 rozporządzenia ogólnego oraz przygotowuje informacje na temat ustanowienia ram wykonania zgodnie z art. 4 rozporządzenia wykonawczego Komisji Europejskiej nr 215/2014 z dnia 7 marca 2014 r.; c) uczestniczy w negocjacjach RPO WP z Komisją Europejską; d) uczestniczy w przygotowaniu dokumentów wykonawczych RPO WP, w tym Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych oraz Opisu Funkcji i Procedur; e) uczestniczy w monitorowaniu postępu finansowego i rzeczowego oraz w opracowaniu sprawozdań z realizacji RPO WP; f) uczestniczy w procesie zamknięcia RPO WP. Referat Gospodarki Przestrzennej a) uczestniczy w opracowaniu projektu RPO WP oraz jego zmiany; b) uczestniczy w negocjacjach RPO WP z Komisją Europejską; c) uczestniczy w przygotowaniu dokumentów wykonawczych RPO WP, w tym Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych oraz Opisu Funkcji i Procedur; d) uczestniczy w procesie oceny i wyboru projektów, w tym w ocenie merytorycznej; e) uczestniczy w monitorowaniu postępu finansowego i rzeczowego oraz w opracowaniu sprawozdań z realizacji RPO WP. Departamentem kieruje Dyrektor DRRP, przy wsparciu 2 Zastępców Dyrektora oraz kierowników referatów. Do obsługi administracyjnej wydzielony jest Sekretariat. Strukturę organizacyjną DRRP wraz z indykatywną liczbą etatów przedstawia Schemat nr 4 (w załączniku). 3. Departament Finansów DF, w tym: Strona 31 z 72

32 - Referat EFRR i innych programów [7 etatów] - Referat EFS i innych programów [10 etatów] DF w zakresie realizacji RPO WP w szczególności: 1) prowadzi wyodrębnioną księgowość RPO WP dotyczącą zadań ujętych w budżecie Województwa Pomorskiego; 2) zajmuje się obsługą rachunków bankowych prowadzonych dla RPO WP, która obejmuje bieżący monitoring i przygotowywanie przelewów; 3) weryfikuje wnioski o środki pieniężne/dotację celową; 4) przekazuje środki pieniężne na rzecz beneficjentów; 5) wprowadza dokumenty finansowo-księgowe do zintegrowanego systemu finansowo-księgowego; 6) gromadzi i przechowuje dokumentację finansowo-księgową. Departamentem kieruje Dyrektor DF, przy wsparciu 3 Zastępców Dyrektora oraz kierowników referatów. Do obsługi administracyjnej wydzielony jest Sekretariat. Strukturę organizacyjną DF wraz z indykatywną liczbą etatów przedstawia Schemat nr 5 (w załączniku). Prawidłowe funkcjonowanie opisanych powyżej komórek organizacyjnych UMWP, bezpośrednio uczestniczących w realizacji RPO WP, zapewnione jest m.in. dzięki wsparciu innych komórek UWMP. W związku z realizacją swoich zadań, wynikających z Regulaminu organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego, pośrednio uczestniczą w realizacji RPO WP (w nawiasie indykatywna liczba etatów zaangażowanych we wsparcie RPO WP): 1. Biuro Radców Prawnych BRP [5 etatów] BRP w zakresie wsparcia realizacji RPO WP w szczególności: 1) udziela opinii w zakresie stosowania prawa w sprawach zawierających konkretne pytania i komplet dokumentów; 2) udziela ustnych porad i informacji zwłaszcza w sprawach interpretacji norm prawnych; 3) opiniuje projekty umów i uchwał organów województwa; 4) zastępuje województwo i UMWP w sprawach toczących się przed sądami powszechnymi i administracyjnymi lub w postępowaniu egzekucyjnym. 2. Departament Organizacji DO [3 etaty] DO w zakresie wsparcia realizacji RPO WP w szczególności: 1) prowadzi sprawy osobowe pracowników urzędu; 2) dokonuje rozliczeń z tytułu wynagrodzeń, podatków i ZUS wynikających ze stosunku pracy oraz innych umów cywilnoprawnych; 3) prowadzi sprawy związane z podnoszeniem kwalifikacji pracowników; 4) przeprowadza postępowanie dotyczące naboru kandydatów do pracy w urzędzie; 5) organizuje służbę przygotowawczą do pracy w urzędzie, w tym przeprowadza egzamin w oparciu o ustalone w tym zakresie procedury wewnętrzne; 6) prowadzi sprawy związane z dokonywaniem ocen pracowników urzędu; 7) koordynuje zadania województwa w zakresie udzielania informacji publicznej udostępnianej na wniosek; Strona 32 z 72

33 8) buduje systemy motywacyjne poprzez płacowe i pozapłacowe programy na rzecz pracowników; 9) realizuje zadania z zakresu ochrony danych osobowych, w szczególności nadzoru przestrzegania zasad ochrony danych osobowych: a) obowiązki i uprawnienia administratora danych; b) obowiązki administratora bezpieczeństwa informacji. 3. Departament Społeczeństwa Informacyjnego i Informatyki DISI [5 etatów] DISI w zakresie wsparcia realizacji RPO WP w szczególności: 1) wdraża i prowadzi nadzór nad eksploatacją elektronicznego systemu obiegu dokumentów oraz innych systemów informatycznych realizowanych dla potrzeb poszczególnych departamentów; 2) administruje infrastrukturą teleinformatyczną urzędu: serwerami, urządzeniami i usługami sieciowymi w tym telefonami komórkowymi oraz centralą telefoniczną; 3) nadzoruje prawidłową pracę sprzętu komputerowego i urządzeń peryferyjnych oraz zapewnia jego serwis, konserwację i modernizację; 4) prowadzi ochronę elektronicznych zbiorów danych osobowych i zabezpiecza systemy informatyczne w urzędzie oraz realizuje Politykę Bezpieczeństwa Systemu Teleinformatycznego urzędu; 5) koordynuje i nadzoruje obsługę techniczną serwisów internetowych i intranetowych oraz poczty elektronicznej urzędu; 6) organizuje szkolenia pracowników urzędu w zakresie obsługi sprzętu komputerowego i pracy z systemami informatycznymi; 7) analizuje potrzeby informatycznej integracji urzędu z systemami administracji rządowej i samorządowej oraz zgodność systemów z wymaganiami ustawowymi. 4. Departament Turystyki i Promocji DTP [1 etat] DTP w zakresie wsparcia realizacji RPO WP w szczególności: 1) wspiera, przygotowuje i realizuje kampanie promocyjne w zakresie funduszy europejskich we współpracy z departamentami merytorycznymi (w tym DPR i DEFS); 2) zarządza stronami internetowymi w oparciu o materiały merytorycznie opracowane przez poszczególne komórki organizacyjne w ramach ich zadań Ramy zapewniające przeprowadzenie w razie potrzeby odpowiednich działań w zakresie zarządzania ryzykiem Ramy zapewniające przeprowadzenie w razie potrzeby odpowiednich działań w zakresie zarządzania ryzykiem, w szczególności w przypadku istotnych zmian systemu zarządzania i kontroli. Zarządzanie ryzykiem w związku z realizacją RPO WP prowadzone jest zgodnie z zasadami określonymi w Zarządzeniu Marszałka Województwa Pomorskiego nr 49/12 z r. w sprawie opisu systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Pomorskiego. System kontroli zarządczej określony w ww. zarządzeniu oparty jest o wymagania wskazane w ustawie o finansach pu- Strona 33 z 72

34 blicznych, sprecyzowane w Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych wydanych Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84). Jednym z elementów kontroli zarządczej realizowanej w UMWP jest zarządzanie ryzykiem przyczyniające się do zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Procedura zarządzania ryzykiem stanowi załącznik nr 1 do wspomnianego wyżej zarządzenia Marszałka. Procesem zarządzania ryzykiem objęte są wszystkie komórki organizacyjne oraz wszyscy pracownicy urzędu, a odpowiedzialne za jego przeprowadzanie są osoby zarządzające, w szczególności dyrektorzy departamentów, którzy do 31 stycznia każdego roku przekazują do Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego Tabelę zbiorczej identyfikacji i oceny ryzyka dla kierowanego przez siebie departamentu. Z tego względu analiza ryzyka i zarządzanie ryzykiem przeprowadzane jest oddzielnie w każdym z departamentów UMWP zaangażowanym we wdrażanie RPO WP w odniesieniu do zadań realizowanych przez dany departament. Koordynację tego procesu na poziomie RPO WP zapewnia DPR. Analiza ryzyka związanego z zarządzaniem i wdrażaniem RPO WP przeprowadzana jest przez właściwe departamenty po ustanowieniu jego systemu realizacji, a następnie powtarzana corocznie w terminie wynikającym z Zarządzenia Marszałka nr 49/12 oraz w przypadku zaistnienia istotnych zmian w systemie zarządzania i kontroli bądź innych okoliczności mogących wiązać się z istotną zmianą w poziomie ryzyka Opis procedur obowiązujących w instytucji zarządzającej Opis następujących procedur (opis należy przedłożyć na piśmie pracownikom instytucji zarządzającej i instytucji pośredniczących; data i dane referencyjne): Pracownicy IZ RPO WP zapoznają się z niniejszym Opisem Funkcji i Procedur oraz uszczegóławiającą go Instrukcją Wykonawczą IZ RPO WP, w wersji elektronicznej. Na piśmie potwierdzają zapoznanie się z tymi dokumentami po ich przyjęciu i każdorazowej zmianie, poprzez złożenie podpisu pod odpowiednią deklaracją Procedury wspierające prace komitetu monitorującego Procedury wspierające prace komitetu monitorującego. Komitet Monitorujący RPO WP został powołany r. uchwałą nr 188/19/15 Zarządu Województwa Pomorskiego. Zgodnie z 3 ust 1 tej uchwały, zasady i tryb funkcjonowania Komitetu Monitorującego określa jego regulamin działania, co wynika z art. 47 ust. 2 rozporządzenia ogólnego, według którego każdy komitet monitorujący sporządza i przyjmuje swój regulamin. Komitet Monitorujący RPO WP przyjął regulamin działania r. uchwałą nr 1/I/15. Regulamin działania określa zasady i tryb funkcjonowania Komitetu Monitorującego RPO WP, w tym zwoływania i prowadzenia posiedzeń, ustalania porządku obrad, ustalania kworum, przyjmowania uchwał i sporządzania protokołów. Strona 34 z 72

35 Zgodnie z postanowieniem wspomnianej uchwały nr 188/19/15 Zarządu Województwa Pomorskiego obsługę Komitetu Monitorującego RPO WP zapewnia Sekretariat Komitetu usytuowany w DPR. Ponadto Regulamin działania Komitetu Monitorującego RPO WP zawiera postanowienia dotyczące zadań i czynności wykonywanych przez Sekretariat Komitetu. Uchwałą nr 325/32/15 Zarządu Województwa Pomorskiego z r. przyjęty został regulamin finansowania funkcjonowania Komitetu Monitorującego RPO WP ze środków pomocy technicznej, określający szczegółowe zasady i procedury ponoszenia i rozliczania kosztów związanych z udziałem w pracach komitetu członków oraz ich stałych zastępców. Sekretariat Komitetu wspiera prace Komitetu Monitorującego RPO WP przede wszystkim zgodnie z jego regulaminem działania oraz regulaminem finansowania przyjętym uchwałą nr 325/32/15 Zarządu Województwa Pomorskiego. Ponadto procedury związane ze wsparciem prac komitetu zawarte są w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej. Sekretariat Komitetu zapewnia wykonywanie uchwał Komitetu Monitorującego RPO WP, w tym w zakresie związanym z rozważeniem przez Instytucję Zarządzającą rekomendacji komitetu odnośnie problemów we wdrażaniu RPO WP Procedury na potrzeby systemu elektronicznego gromadzenia, rejestracji i przechowywania danych Procedury na potrzeby systemu elektronicznego gromadzenia, rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdej operacji opis procedur, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, w tym, w stosownych przypadkach, danych dotyczących poszczególnych uczestników i o ile jest to wymagane podział danych odnoszących się do wskaźników według płci. W celu zapewnienia elektronicznego gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych dotyczących każdego projektu, niezbędnych do celów monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, został stworzony centralny system teleinformatyczny, za który odpowiada Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego (informacje na temat tego systemu zawarte są w części czwartej niniejszego dokumentu). IZ RPO WP, jak każda z instytucji zaangażowanych we wdrażanie programów operacyjnych, ma dostęp do tego systemu i jest zobowiązana do jego wykorzystywania. IZ RPO WP zdecydowała się na wykorzystywanie centralnego systemu teleinformatycznego (jego aplikacji głównej SL2014) w pełnym zakresie, również do obsługi projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie, nie stworzyła zatem w tym celu własnego lokalnego systemu informatycznego. W związku z wykorzystywaniem centralnego systemu teleinformatycznego IZ RPO WP zobowiązana jest do posiadania wewnętrznych procedur, uzupełniających horyzontalne procedury określone w obowiązujących ją Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata wydanych na podstawie ustawy wdrożeniowej. Procedury te zawarte są w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WP. IZ RPO WP zobowiązana jest zapewnić, że dane wprowadzane do SL2014 są zgodne z dokumentami źródłowymi oraz że następuje to nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od wystąpienia zdarzenia warunkującego konieczność wprowadzenia lub modyfikacji danych. IZ RPO WP odpowiada za jakość danych wprowadzonych do SL2014 i jest zobowiązana realizować odpowiednie procedury gwarantujące Strona 35 z 72

36 wprowadzanie danych zgodnie z obowiązującymi instrukcjami, w szczególności, prowadzić audyt jakości danych Procedury nadzorowania funkcji oficjalnie oddelegowanych przez instytucję zarządzającą Procedury nadzorowania funkcji oficjalnie oddelegowanych przez instytucję zarządzającą zgodnie z art. 123 ust. 6 i 7 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. IZ RPO WP na obecnym etapie nie oddelegowała funkcji Procedury oceny, wyboru i zatwierdzania operacji oraz procedury zapewniające ich zgodność z przepisami w okresie wdrażania Procedury oceny, wyboru i zatwierdzania operacji oraz procedury zapewniające ich zgodność, przez cały okres wdrażania, z obowiązującymi przepisami (art. 125 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013), w tym dotyczące instrukcji i wskazówek zapewniających wkład operacji w osiąganie szczegółowych celów i rezultatów stosownych osi priorytetowych, zgodnie z przepisami art. 125 ust. 3 lit. a) ppkt (i) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, oraz procedury zapewniające, aby operacje nie były wybierane w sytuacji, gdy zostały one fizycznie zakończone lub w pełni wdrożone, zanim beneficjent złożył wniosek o dofinansowanie (w tym procedury stosowane przez instytucje pośredniczące w przypadku delegowania zadań związanych z oceną, wyborem i zatwierdzeniem operacji). System wyboru projektów dla RPO WP, w tym kryteria wyboru projektów, określają zapisy SzOOP RPO WP, zgodnie z kierunkowymi zasadami wyboru projektów wskazanymi w opisach poszczególnych Priorytetów Inwestycyjnych (PI) w treści RPO WP. Szczegółowe procedury obowiązujące w ramach systemu wyboru projektów zawarte są w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WP. Podstawowym trybem wyboru projektów w ramach RPO WP jest tryb konkursowy. Zastosowanie trybu pozakonkursowego w ramach RPO WP przewiduje się wyłącznie w stosunku do wyboru projektów umieszczonych w wykazie projektów zidentyfikowanych przez IZ RPO WP w ramach trybu pozakonkursowego (dalej: Wykazie) stanowiącym Załącznik nr 5 do SzOOP RPO WP, które: 1) mają strategiczne znaczenie dla społeczno-gospodarczego rozwoju regionu lub objęte są mechanizmem ZIT i wynikają ze Strategii ZIT; lub 2) dotyczą realizacji zadań należących do wskazanych prawem podmiotów publicznych. Tryb pozakonkursowy może być stosowany do wyboru projektów, których wnioskodawcami, ze względu na charakter lub cel projektu, mogą być jedynie podmioty jednoznacznie określone przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu. Niezależnie od przyjętego trybu oceny, konkursowego czy pozakonkursowego, każdy projekt podlega ocenie spełnienia kryteriów formalnych i merytorycznych zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący RPO WP. Tryb konkursowy Zgodnie z art. 47 ustawy wdrożeniowej, w celu umożliwienia potencjalnym wnioskodawcom odpowiedniego przygotowania się do konkursów, do 30 listopada każdego roku IZ RPO WP przyjmuje har- Strona 36 z 72

37 monogram naborów wniosków o dofinansowanie projektów w trybie konkursowym, których przeprowadzenie planowane jest na kolejny rok kalendarzowy. W celu przeprowadzenia konkursu IZ RPO WP opracowuje regulamin konkursu, który zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące przebiegu konkursu, zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawy wdrożeniowej. W oparciu o harmonogram, IZ RPO WP ogłasza konkurs na stronie internetowej Programu oraz na portalu funduszy europejskich, w formie ogłoszenia o konkursie, jednocześnie udostępniając potencjalnym wnioskodawcom regulamin konkursu. Wnioski o dofinansowanie mogą być składane do IZ RPO WP w wersji papierowej lub elektronicznej (za pomocą epuap). Na ocenę projektów w trybie konkursowym składają się: a) ocena preselekcyjna (wyłącznie w ramach EFS), b) ocena formalna, c) ocena merytoryczna, w tym: ocena wykonalności, ocena strategiczna I stopnia, ocena strategiczna II stopnia (wyłącznie w ramach EFS). Ocena projektów prowadzona jest etapami odpowiadającymi, co do zasady, poszczególnym rodzajom oceny. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest dokonanie więcej niż jednego rodzaju oceny w ramach jednego etapu. Oceny spełnienia kryteriów wyboru projektów przez projekty uczestniczące w konkursie dokonuje Komisja Oceny Projektów. Zarząd Województwa Pomorskiego rozstrzyga konkurs poprzez zatwierdzenie wyników ostatniego etapu oceny. W przypadku trybu konkursowego ma zastosowanie procedura odwoławcza przewidziana w ustawie wdrożeniowej. Tryb pozakonkursowy Zgłaszanie projektów pozakonkursowych odbywa się w ramach dwóch odrębnych procedur właściwych dla dwóch grup projektów: projektów pozakonkursowych o znaczeniu strategicznym oraz projektów pozakonkursowych dotyczących realizacji zadań publicznych. Za projekty o znaczeniu strategicznym przewidziane do realizacji w trybie pozakonkursowym uznaje się wskazane w treści RPO WP, jako możliwe do współfinansowania i realizujące właściwe Priorytety Inwestycyjne przedsięwzięcia strategiczne (pojedyncze projekty lub ich pakiety) wymienione w Regionalnych Programach Strategicznych (RPS) oraz przedsięwzięcia uzgodnione z IZ RPO WP i wymienione w Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych (ZIT). RPS i Strategię ZIT uznaje się za dokumenty strategiczne odpowiadające zakresowi RPO WP, w związku z powyższym IZ RPO WP uznaje projekty wymienione w powyższych dokumentach za zgłoszone do realizacji w trybie pozakonkursowym. Za projekty dotyczące realizacji zadań publicznych przewidziane do realizacji w trybie pozakonkursowym uznaje się projekty realizowane przez podmioty publiczne wskazane w SzOOP w zakresie zadań przypisanych tym podmiotom na podstawie odrębnych przepisów. W celu dokonania identyfikacji projektów pozakonkursowych pracownicy IZ RPO WP dokonują ich weryfikacji pod kątem spełniania kryteriów identyfikacji projektów pozakonkursowych, tj.: spełniania przesłanek, o których mowa w art. 38 ust. 2 i 3 ustawy wdrożeniowej, w zakresie katalogu podmiotów uprawnionych do dofinansowania oraz znaczenia strategicznego projektu lub realizacji zadań publicznych, zgodności projektu z celami szczegółowymi i rezultatami właściwego Działania/Poddziałania, możliwości realizacji projektu w ramach przewidzianej alokacji, wykonalności projektu w kontekście m.in. ram czasowych realizacji RPO WP ze szczególnym uwzględnieniem ram wykonania lub planu poszczególnych zadań w ramach projektu. Strona 37 z 72

38 Umieszczenie projektów w Wykazie następuje w terminie do 3 miesięcy od dnia zidentyfikowania projektu poprzez przyjęcie/zmianę właściwej uchwały Zarządu Województwa Pomorskiego w sprawie SzOOP. W trybie pozakonkursowym wnioski o dofinansowanie projektów składane są na wezwanie IZ RPO WP przez podmioty uprawnione (tj. wskazane w Wykazie) w terminie określonym przez IZ RPO WP, spójnym z przewidywanym terminem złożenia wniosku o dofinansowanie zamieszczonym w Wykazie. Na ocenę projektów w trybie pozakonkursowym składają się: a) ocena formalna, b) ocena merytoryczna, w tym: ocena wykonalności, ocena strategiczna I stopnia. Ocena projektów prowadzona jest etapami odpowiadającymi, co do zasady, poszczególnym rodzajom oceny. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest dokonanie więcej niż jednego rodzaju oceny w ramach jednego etapu. Decyzję o przyznaniu dofinansowania podejmuje Zarząd Województwa Pomorskiego na podstawie pozytywnego wyniku ostatniego etapu oceny. Zgodność projektów, przez cały okres wdrażania, z obowiązującymi przepisami zapewniona jest przede wszystkim przez następujące mechanizmy: odpowiednie ukształtowanie kryteriów wyboru projektów oraz systemu oceny, które zapewniają wybór projektów zgodnych z obowiązującymi przepisami; system kontroli zapewniający weryfikację utrzymania zgodności projektów z obowiązującymi przepisami w trakcie realizacji i w okresie trwałości. Procedury wyboru dla instrumentów finansowych zostaną określone po zakończeniu przez Instytucję Zarządzającą RPO WP oceny ex-ante, o której mowa w art. 37 rozporządzenia ogólnego, określającej m.in. system wdrażania instrumentów finansowych Procedury zapewniające przedłożenie beneficjentowi dokumentu określającego warunki wsparcia dla każdej operacji Procedury zapewniające przedłożenie beneficjentowi dokumentu określającego warunki wsparcia dla każdej operacji, w tym procedury zapewniające, aby beneficjenci prowadzili oddzielny system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją. Dokumentem, który określa konkretne warunki wsparcia dla danego projektu jest umowa o dofinansowanie podpisywana pomiędzy IZ RPO WP a beneficjentem (albo decyzja o dofinansowaniu projektu, w przypadku gdy beneficjentem jest IZ RPO WP). Umowy o dofinansowanie zawierają wszystkie elementy, o których mowa w art. 206 ustawy o finansach publicznych: opis projektu lub zadania, w tym cel, na jaki przyznano środki, i termin jego realizacji; harmonogram dokonywania wydatków, obejmujący okres co najmniej jednego kwartału; wysokość przyznanych środków; zobowiązanie do poddania się kontroli i tryb kontroli realizacji projektu lub zadania; zobowiązanie do stosowania wytycznych, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy wdrożeniowej; termin i sposób rozliczenia projektu oraz ewentualnych zaliczek; Strona 38 z 72

39 formy zabezpieczeń należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy; warunki rozwiązania umowy ze względu na nieprawidłowości występujące w trakcie realizacji projektu; warunki i terminy zwrotu środków nieprawidłowo wykorzystanych lub pobranych w nadmiernej wysokości lub w sposób nienależny. Ponadto umowy o dofinansowanie zawierają inne elementy wymagane przepisami prawa lub zapisami wytycznych, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy wdrożeniowej. W każdej umowie o dofinansowanie zawarty jest zapis zobowiązujący beneficjenta do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami i w sposób przejrzysty, umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach projektu. Wzory umów określone są w Zasadach wdrażania RPO WP, zatem wnioskodawcy mogą z wyprzedzeniem, w szczególności jeszcze przed ogłoszeniem konkursu i jego regulaminu, zapoznać się z ich treścią. Zasady wdrażania RPO WP są kompleksowym dokumentem, który szczegółowo opisuje zasady przyznawania wsparcia pochodzącego z funduszy europejskich, oferowanego w ramach RPO WP. Dostępny jest na stronie internetowej i stanowi wraz z pozostałymi informacjami umieszczonymi na tej stronie (w tym w szczególności ogłoszeniami o konkursach i regulaminami konkursów) źródło informacji dla wnioskodawców i beneficjentów o warunkach wsparcia dla projektów. Rozwiązania właściwe dla instrumentów finansowych zostaną określone po zakończeniu przez Instytucję Zarządzającą RPO WP oceny ex-ante, o której mowa w art. 37 rozporządzenia ogólnego, określającej m.in. system wdrażania instrumentów finansowych Procedury weryfikacji operacji Procedury weryfikacji operacji (zgodnie z wymogami określonymi w art. 125 ust. 4 7 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013), w tym procedury zapewniające zgodność operacji z obszarami polityki UE (na przykład polityką dotyczącą partnerstwa i wielopoziomowego zarządzania, propagowania równości mężczyzn i kobiet oraz niedyskryminacji, zapewniania dostępu dla osób z niepełnosprawnościami, zrównoważonego rozwoju, zamówień publicznych, pomocy państwa i przepisów środowiskowych), oraz wskazanie instytucji lub organów przeprowadzających taką weryfikację. Opis obejmuje administracyjne kontrole zarządcze w odniesieniu do każdego wniosku o refundację przedłożonego przez beneficjentów oraz kontrole zarządcze operacji na miejscu, które mogą być przeprowadzane metodą badania próby. Jeżeli kontrole zarządcze zostały oddelegowane instytucjom pośredniczącym, opis powinien obejmować procedury stosowane przez instytucje pośredniczące w kontekście tych kontroli oraz procedury stosowane przez instytucję zarządzającą w celu nadzorowania skuteczności funkcji oddelegowanych instytucjom pośredniczącym. Częstotliwość i zakres kontroli są proporcjonalne do kwoty wsparcia publicznego dla operacji oraz do poziomu ryzyka stwierdzonego w toku takich kontroli oraz audytów przeprowadzanych przez instytucję audytową w odniesieniu do systemu zarządzania i kontroli jako całości. Ramy systemu kontroli obowiązującego w RPO WP oparte są na zapisach ustawy wdrożeniowej oraz wydanych na jej podstawie Wytycznych w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata System kontroli opisany jest w Rocznym Planie Kontroli RPO WP, a szczegółowe procedury Strona 39 z 72

40 wraz z listami sprawdzającymi zawarte są w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WP. Ponadto zasady przeprowadzania kontroli, w tym zakres wymaganej dokumentacji wspierającej, wynikają z umowy o dofinansowanie projektu. W systemie kontroli przewidziane są kontrole projektów i ponoszonych w projektach wydatków, w tym w szczególności: weryfikacja ex-ante dokumentacji udzielanych zamówień publicznych, przeprowadzana w siedzibie IZ RPO WP; weryfikacje wydatków - polegające na sprawdzeniu dostarczenia produktów i usług (w tym wykonania robót budowlanych) współfinansowanych w ramach projektów, faktycznego poniesienia wydatków oraz ich zgodności z RPO WP oraz zasadami unijnymi i krajowymi, w tym: weryfikacje wniosków beneficjenta o płatność, kontrole w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta, kontrole krzyżowe służące zapewnieniu, że wydatki ponoszone w projektach nie są podwójnie finansowane w ramach różnych projektów/programów; kontrole na zakończenie realizacji projektu - służące sprawdzeniu kompletności dokumentów potwierdzających właściwą ścieżkę audytu w odniesieniu do zrealizowanego projektu, przeprowadzane przed akceptacją wniosku o płatność końcową; kontrole trwałości projektu. Ze względu na różnice pomiędzy projektami dofinansowanymi z EFRR i EFS, w szczególności w zakresie typów projektów, rodzajów oraz liczby i wielkości ponoszonych w nich wydatków, typów beneficjentów, zakresu stosowania zaliczek i innych okoliczności, które przekładają się m.in. na poziom ryzyka szczegółowe zasady dotyczące kontroli zostały ukształtowane odrębnie dla EFRR i EFS. Kontroli projektów dofinansowanych z EFRR dokonuje DPR, natomiast projektów dofinansowanych z EFS - DEFS. W ramach weryfikacji wydatków sprawdzeniu podlega każdy złożony przez beneficjenta wniosek o płatność wraz z załącznikami, w tym dokumentami poświadczającymi prawidłowe poniesienie wydatków ujętych w tym wniosku. Weryfikacja dokumentów poświadczających prawidłowość wydatków ujętych we wniosku o płatność może być dokonana na próbie. Metodyka doboru próby dokumentów przy weryfikacji wniosku o płatność określona jest w Rocznym Planie Kontroli RPO WP. Weryfikacja wniosku o płatność przeprowadzana jest z zachowaniem zasady dwóch par oczu (każdy wniosek weryfikowany jest przez co najmniej dwie osoby) oraz dokumentowana poprzez wypełnienie listy sprawdzającej. Kontrole projektów w miejscu ich realizacji lub w siedzibie beneficjenta mogą być prowadzone na próbie projektów. W Rocznym Planie Kontroli RPO WP na dany rok IZ RPO WP określa, czy i w jakim zakresie kontrole na miejscu będą prowadzone na próbie. Metodyka doboru próby projektów do kontroli na miejscu określona jest w Rocznym Planie Kontroli RPO WP i zapewnia odpowiednią wielkość próby oraz uwzględnia poziom ryzyka charakterystyczny dla różnych typów beneficjentów i projektów, w celu osiągnięcia wystarczającej pewności w zakresie zgodności z prawem i prawidłowości transakcji będących podstawą wydatków. IZ RPO WP przechowuje dokumentację identyfikującą zastosowanie obowiązującej metodyki doboru próby i projekty wybrane do weryfikacji na jej podstawie. W przypadku projektów współfinansowanych z EFRR z zasady kontrole na miejscu będą przeprowadzane po złożeniu przez beneficjenta końcowego wniosku o płatność, a w przypadku projektów o znacznej wartości wydatków kwalifikowalnych (ustalonej w Rocznym Planie Kontroli) dodatkowo również w trakcie realizacji projektu po zrealizowaniu co najmniej 30% zakresu rzeczowego. W sytuacji sporządzenia zaleceń pokontrolnych, sposób ich realizacji podlega monitorowaniu poprzez weryfikację korespondencyjną na Strona 40 z 72

41 podstawie przekazanych przez beneficjenta dokumentów lub poprzez kontrolę sprawdzającą w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta. Decyzję dotyczącą sposobu weryfikacji zaleceń pokontrolnych podejmuje IZ RPO WP, biorąc pod uwagę charakter tych zaleceń. Każdy rodzaj kontroli przewidzianej w ramach systemu kontroli obowiązującego w RPO WP może być przeprowadzony w trybie planowym oraz doraźnym. Rozwiązania właściwe dla instrumentów finansowych zostaną określone po zakończeniu przez Instytucję Zarządzającą RPO WP oceny ex-ante, o której mowa w art. 37 rozporządzenia ogólnego, określającej m.in. system wdrażania instrumentów finansowych Opis procedur weryfikacji i zatwierdzania wniosków o refundację otrzymywanych od beneficjentów oraz procedur zatwierdzania, wykonywania i księgowania płatności na rzecz beneficjentów Opis procedur, zgodnie z którymi wnioski o refundację są otrzymywane od beneficjentów, weryfikowane i zatwierdzane oraz zgodnie z którymi zatwierdzane, wykonywane i księgowane są płatności na rzecz beneficjentów, zgodnie z obowiązkami określonymi w art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, obowiązującymi od 2016 r. (w tym procedur stosowanych przez instytucje pośredniczące w przypadku delegacji rozpatrywania wniosków o refundację), w celu dotrzymania terminu wynoszącego 90 dni dla płatności na rzecz beneficjentów na podstawie art. 132 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Wniosek o płatność, w ramach którego beneficjent: 1) wnioskuje o przekazanie dofinansowania w formie zaliczki lub refundacji, 2) wykazuje wydatki poniesione na realizację projektu, 3) przekazuje informację o postępie realizacji projektu - oraz dokumenty niezbędne do rozliczenia projektu są składane przez beneficjenta za pośrednictwem SL2014. Każdy złożony przez beneficjenta wniosek o płatność jest weryfikowany przez IZ RPO WP w celu sprawdzenia, w szczególności, czy został przekazany w wymaganej formie, czy został prawidłowo wypełniony od strony formalnej, wydatki w nim ujęte są wydatkami kwalifikowalnymi oraz czy jest poprawny od strony rachunkowej. Weryfikacja wniosku o płatność przeprowadzana jest z zachowaniem zasady dwóch par oczu oraz dokumentowana poprzez wypełnienie listy sprawdzającej. W przypadku stwierdzenia braków bądź błędów w złożonym wniosku o płatność, IZ RPO WP wzywa beneficjenta za pośrednictwem SL2014 do dokonania korekt błędów i uzupełnienia braków lub złożenia wyjaśnień, wyznaczając odpowiedni termin. Beneficjent składa poprawiony wniosek o płatność za pośrednictwem SL2014. Po zweryfikowaniu przez IZ RPO WP wniosku o płatność, poświadczeniu wysokości i prawidłowości poniesionych wydatków kwalifikowalnych w nim ujętych oraz akceptacji zawartej we wniosku części sprawozdawczej dotyczącej przebiegu realizacji projektu, beneficjent otrzymuje informację, przekazaną drogą elektroniczną za pomocą SL2014, o kwocie poświadczonych wydatków kwalifikowalnych oraz zatwierdzonej kwocie do wypłaty. Środki na realizację projektu przekazywane są w formie płatności z budżetu środków europejskich i dotacji celowej z budżetu państwa (o ile przewidziano dotację w umowie o dofinansowanie) na zasadzie zaliczki/refundacji poniesionych kosztów/wydatków na realizację projektu. Środki z budżetu środ- Strona 41 z 72

42 ków europejskich przekazywane są na podstawie zleceń płatności składanych przez IZ RPO WP za pośrednictwem Płatnika Banku Gospodarstwa Krajowego w polskich złotych na rachunek bankowy beneficjenta. Dotacje celowe z budżetu państwa przekazywane są przez Departament Finansów UMWP w polskich złotych na rachunek bankowy beneficjenta. Wysokość płatności oraz dotacji celowej wynika z zatwierdzonej kwoty do wypłaty na podstawie pozytywnie zweryfikowanego wniosku o płatność. Wszystkie dane związane z przepływami środków finansowych w ramach projektu są rejestrowane oraz przechowywane w SL2014. Szczegółowe procedury oraz terminy związane z procesem weryfikacji wniosków o płatność określone są w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WP i zapewniają dotrzymanie terminu wynoszącego 90 dni na dokonanie płatności na rzecz beneficjentów, na podstawie art. 132 rozporządzenia ogólnego. Rozwiązania właściwe dla instrumentów finansowych zostaną określone po zakończeniu przez Instytucję Zarządzającą RPO WP oceny ex-ante, o której mowa w art. 37 rozporządzenia ogólnego, określającej m.in. system wdrażania instrumentów finansowych Instytucje lub organy odpowiedzialne za każdy z etapów rozpatrywania wniosków o refundację Wskazanie instytucji lub organów odpowiedzialnych za każdy etap rozpatrywania wniosków o refundację, włącznie ze schematem wskazującym wszystkie zaangażowane organy. Za wszystkie etapy rozpatrywania wniosków o płatność składanych przez beneficjentów odpowiada IZ RPO WP. W ramach jej struktury, weryfikacji wniosków o płatność dla projektów dofinansowanych z EFRR dokonuje DPR, natomiast dla projektów dofinansowanych z EFS - DEFS. W DPR wnioski o płatność rozpatruje Referat Płatności, natomiast w DEFS dwa referaty odpowiedzialne za wdrażanie Osi Priorytetowych oraz Referat Finansów, a także Referat Kontroli Systemowej w zakresie projektów Pomocy Technicznej Instytucji Zarządzającej RPO WP. Ponadto w procesie uczestniczy Departament Finansów UMWP, który przekazuje beneficjentom dotacje celowe z budżetu państwa (o ile są przewidziane w danym projekcie). Schemat nr 6 przedstawia komórki UMWP zaangażowane we wszystkie etapy rozpatrywania wniosków o płatność (z wyłączeniem PT) Opis sposobu przekazywania informacji instytucji certyfikującej przez instytucję zarządzającą Opis sposobu przekazywania informacji instytucji certyfikującej przez instytucję zarządzającą, w tym informacji dotyczących stwierdzonych defektów lub nieprawidłowości (w tym podejrzeń nadużyć finansowych i stwierdzonych nadużyć) oraz działań następczych w zakresie kontroli zarządczych, audytów i kontroli przeprowadzanych przez organy unijne lub krajowe. Strona 42 z 72

43 Instytucja Zarządzająca RPO WP zobowiązana jest do wprowadzania informacji związanych z wykonywanymi przez siebie czynnościami w zakresie wdrażania RPO WP do SL2014, zgodnie Instrukcją Użytkownika SL2014. Instytucja Certyfikująca RPO WP posiada dostęp do SL2014, zatem przekazywanie informacji pomiędzy obiema instytucjami odbywa się w znacznym stopniu za pośrednictwem tego systemu. Niemniej, w przypadku danych, informacji i dokumentów, które nie są zawarte w SL2014 lub wymagają dodatkowej weryfikacji, przekazywanie ich pomiędzy obiema instytucjami odbywa się bezpośrednio, na zasadach określonych w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WP (która obowiązuje również IC RPO WP) Opis sposobu przekazywania informacji instytucji audytowej przez instytucję zarządzającą Opis sposobu przekazywania informacji instytucji audytowej przez instytucję zarządzającą, w tym informacji dotyczących stwierdzonych defektów lub nieprawidłowości (w tym podejrzeń nadużyć finansowych i stwierdzonych nadużyć) oraz działań następczych w zakresie kontroli zarządczych, audytów i kontroli przeprowadzanych przez organy unijne lub krajowe. Instytucja Audytowa przeprowadza w Instytucji Zarządzającej RPO WP audyty, w ramach których pozyskuje wszelkie niezbędne dane, dokumenty, informacje i wyjaśnienia. Ponadto Instytucja Audytowa dysponuje dostępem do SL2014 oraz IMS, w których IZ RPO WP rejestruje wszystkie istotne informacje, zdarzenia i działania związane z wdrażaniem RPO WP. Dodatkowo przepisy ustawy wdrożeniowej oraz wydanych na jej podstawie wytycznych horyzontalnych przewidują w niektórych przypadkach odrębne przekazanie dokumentów z Instytucji Zarządzającej do Instytucji Audytowej w określonych terminach (np. zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy wdrożeniowej IZ RPO WP przekazuje Instytucji Audytowej projekty oraz wersje ostateczne rocznego zestawienia wydatków, deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i kontroli) Odniesienie do krajowych zasad kwalifikowalności określonych przez państwo członkowskie i mających zastosowanie do programu operacyjnego Odniesienie do krajowych zasad kwalifikowalności określonych przez państwo członkowskie i mających zastosowanie do programu operacyjnego. Krajowe zasady kwalifikowalności określone są w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata wydanych na podstawie ustawy wdrożeniowej. Zasady kwalifikowalności zawarte w tych wytycznych zostały włączone do Zasad wdrażania RPO WP (w szczególności w postaci odrębnego załącznika poświęconego zasadom kwalifikowalności). Na podstawie umowy o dofinansowanie beneficjenci RPO WP zobowiązani są do stosowania zasad kwalifikowania wydatków określonych w ww. dokumentach. Strona 43 z 72

44 Procedury sporządzania i przedkładania Komisji rocznych i końcowych sprawozdań z wdrażania Procedury sporządzania i przedkładania Komisji rocznych i końcowych sprawozdań z wdrażania (art. 125 ust. 2 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013), w tym procedury gromadzenia i przekazywania wiarygodnych danych odnoszących się do wskaźników wykonania (art. 125 ust. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013). Tryb składania sprawozdań rocznych i końcowych do Komisji Europejskiej wynika z rozporządzenia ogólnego. Ponadto Wytyczne w zakresie sprawozdawczości na lata wydane na podstawie ustawy wdrożeniowej określają procedury składania sprawozdań do KE oraz na poziomie krajowym. Szczegółowe procedury określone są również w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WP. Podstawą do sporządzenia przez IZ RPO WP sprawozdań rocznych i końcowego do KE, a także okresowych na poziomie krajowym, są przede wszystkim dane pochodzące z SL2014, a uzupełniająco informacje zbierane poza systemem teleinformatycznym. Sprawozdania przygotowywane są w oparciu o narzędzie do raportowania SRHD. IZ RPO WP przedkłada informacje kwartalne, sprawozdania roczne i końcowe do wiadomości IK UP. Zatwierdzone przez Komitet Monitorujący RPO WP sprawozdania IZ RPO WP przekazuje do KE poprzez system SFC2014. Dane dotyczące wskaźników, w tym na potrzeby monitorowania ram wykonania, gromadzone są w SL Procedury sporządzania deklaracji zarządczej Procedury sporządzania deklaracji zarządczej (art. 125 ust. 4 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013). Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy wdrożeniowej IZ RPO WP przekazuje Instytucji Audytowej: 1. projekty deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i kontroli, o których mowa w art. 59 ust. 5 lit. a i b rozporządzenia finansowego, wraz z projektem rocznego zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 137 rozporządzenia ogólnego - w terminie do dnia 31 października roku, w którym kończy się rok obrachunkowy, którego dotyczy zestawienie wydatków; 2. ostateczne wersje dokumentów, o których mowa w pkt 1 - w terminie do dnia 31 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczą te dokumenty. Projekty dokumentów, o których mowa powyżej w pkt 1 zostaną przekazane Instytucji Audytowej po raz pierwszy do r. Deklaracja zarządcza przygotowywana jest w oparciu o dane zawarte w rocznym podsumowaniu końcowych sprawozdań z audytu i kontroli oraz z uwzględnieniem wszystkich innych adekwatnych infor- Strona 44 z 72

45 macji dotyczących wdrażania RPO WP. Deklaracja zarządcza sporządzana jest zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr VI do rozporządzenia wykonawczego Komisji Europejskiej nr 2015/207 z r. Deklaracja zarządcza jest przedkładana Komisji Europejskiej za każdy rok obrachunkowy od 2016 r. do 2025 r. włącznie, za pośrednictwem systemu SFC2014 w terminie do 15 lutego roku następującego po roku, w którym kończy się rok obrachunkowy, którego dotyczy Procedury sporządzania rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i kontroli Procedury sporządzania rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i kontroli, w tym analiza charakteru i zakresu błędów i słabości stwierdzonych w systemach, a także podjętych lub planowanych działań naprawczych (art. 125 ust. 4 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013). Projekt oraz wersję ostateczną rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i kontroli IZ RPO WP przekazuje Instytucji Audytowej w terminach podanych w sekcji Roczne podsumowanie końcowych sprawozdań z audytu i kontroli zostanie przygotowane zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik do Wytycznych Komisji Europejskiej w sprawie deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania (w opracowaniu). Roczne podsumowanie zawierać będzie w szczególności: listę ustaleń i rekomendacji Instytucji Audytowej zawartych w Rocznym sprawozdaniu audytowym za zakończony rok obrachunkowy wraz z opisem podjętych lub planowanych działań naprawczych w stosunku do każdego z tych ustaleń i rekomendacji; podsumowanie wszystkich kontroli przeprowadzonych przez IZ RPO WP w zakończonym roku obrachunkowym, z podziałem na kontrole na miejscu oraz pozostałe rodzaje kontroli, obejmujące strategię kontroli (w tym metodykę doboru próby), zestawienie wyników kontroli i rodzajów wykrywanych błędów oraz ich analizę i wynikające z niej wnioski oraz ewentualne decyzje dotyczące modyfikacji systemu kontroli, a także wskazanie podjętych lub planowanych działań naprawczych w stosunku do wykrytych błędów. Roczne podsumowanie końcowych sprawozdań z audytu i kontroli jest przedkładane Komisji Europejskiej za każdy rok obrachunkowy od 2016 r. do 2025 r. włącznie, za pośrednictwem systemu SFC2014 w terminie do 15 lutego roku następującego po roku, w którym kończy się rok obrachunkowy, którego dotyczy Procedury informowania pracowników o procedurach Procedury informowania pracowników o powyższych procedurach oraz wskazanie zorganizowanego/przewidzianego szkolenia i wszelkich wydanych wskazówek (data i odniesienie). Pracownicy IZ RPO WP są każdorazowo informowani pocztą elektroniczną o przyjęciu oraz zmianach podstawowych dokumentów systemu realizacji RPO WP, do których należą w szczególności: Strona 45 z 72

46 SzOOP RPO WP; Zasady wdrażania RPO WP; Strategia Komunikacji RPO WP; Opis Funkcji i Procedur; Instrukcja Wykonawcza IZ RPO WP; Roczny Plan Kontroli; właściwe akty prawne i wytyczne. W przypadku Opisu Funkcji i Procedur oraz Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WP pracownicy potwierdzają zapoznanie się z tymi dokumentami po ich przyjęciu i każdorazowej zmianie, poprzez złożenie podpisu pod odpowiednią deklaracją. Pracownicy zobowiązani są znać i stosować dokumenty systemu realizacji RPO WP w zakresie niezbędnym do właściwego wykonywania ich zadań. Odpowiednich wskazówek w tym zakresie udzielają im bezpośredni przełożeni. Instrukcja Wykonawcza IZ RPO WP zawiera opis procesów, zgodnie z którymi realizują zadania poszczególne departamenty, referaty, zespoły i stanowiska pracy. Instrukcja Wykonawcza obejmuje również opisy indywidualnych stanowisk pracy oraz stosowane wzory dokumentów i formularze (w tym listy sprawdzające). Planowane jest przeprowadzenie szkolenia wszystkich pracowników IZ RPO WP w początkowej fazie realizacji RPO WP, obejmującego najważniejsze zagadnienia z zakresu jego systemu realizacji, ze szczególnym uwzględnieniem elementów nowych lub istotnie zmienionych w stosunku do okresu Opis procedur obowiązujących w instytucji zarządzającej odnoszących się do badania skarg W stosownych przypadkach, opis procedur obowiązujących w instytucji zarządzającej odnoszących się do zakresu, zasad i procedur dotyczących skutecznych rozwiązań określonych przez państwo członkowskie (odniesienie do dokumentu lub przepisów krajowych, jeśli państwo członkowskie określiło takie skuteczne rozwiązania) w odniesieniu do badania skarg dotyczących EFSI, na podstawie art. 74 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Procedura odwoławcza mająca zastosowanie do oceny projektów wybieranych w trybie konkursowym uregulowana jest w Rozdziale 15 ustawy wdrożeniowej. Szczegółowe zapisy dotyczące stosowania tej procedury określone są w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WP. Ustawa wdrożeniowa w art. 25 reguluje również kwestię postępowania kontradyktoryjnego występującego po zakończeniu kontroli oraz w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości indywidualnej przed zatwierdzeniem wniosku o płatność. W przypadku prowadzenia postępowania administracyjnego w sprawie zwrotu środków nieprawidłowo wykorzystanych beneficjent ma możliwość skorzystania z odpowiednich środków przewidzianych w prawie. Strona 46 z 72

47 2.3. Ścieżka audytu Procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu i system archiwizacji Procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu i system archiwizacji, w tym w odniesieniu do bezpieczeństwa danych, z uwzględnieniem art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, zgodnie z przepisami krajowymi dotyczącymi poświadczania zgodności dokumentów (art. 125 ust. 4 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 i art. 25 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014). Wszystkie czynności wykonywane w IZ RPO WP są dokumentowane zgodnie z zasadami przewidzianymi w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WP, w szczególności za pomocą pism, notatek, formularzy i list sprawdzających. Odpowiednie informacje, dane i zdarzenia wprowadzane są do SL2014. Dokumenty otrzymywane od wnioskodawców, beneficjentów i innych podmiotów są odpowiednio rejestrowane (w szczególności przy pomocy systemu EOD elektronicznego obiegu dokumentów). Na tych samych zasadach rejestrowane są dokumenty wychodzące. IZ RPO WP przechowuje wszystkie dokumenty związane z zarządzaniem i wdrażaniem RPO WP zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U nr 14 poz. 67 ze zm.). Beneficjent w umowie o dofinansowanie zobowiązuje się do wykorzystywania SL2014 w procesie rozliczania projektu oraz komunikowania się z IZ RPO WP. W szczególności wnioski o płatność wraz z załącznikami składane są przez beneficjentów za pośrednictwem SL2014. Przekazanie kopii dokumentów drogą elektroniczną nie zdejmuje z beneficjenta obowiązku przechowywania oryginałów dokumentów i ich udostępniania podczas kontroli na miejscu. Beneficjent zobowiązuje się w umowie o dofinansowanie do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu w terminach i na zasadach zgodnych z przepisami prawa unijnego i krajowego Instrukcje dotyczące zapewnienia przez beneficjentów/instytucje pośredniczące/instytucję zarządzającą dostępu do dokumentów potwierdzających Instrukcje dotyczące zapewnienia przez beneficjentów/instytucje pośredniczące/instytucję zarządzającą dostępu do dokumentów potwierdzających (data i dane referencyjne). Wymagania dotyczące zapewnienia przez beneficjentów dostępu do dokumentów określone są w Zasadach wdrażania RPO WP, w szczególności w stanowiących załącznik do nich Wytycznych w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów współfinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata Wymagania powyższe beneficjenci zobowiązani są stosować na podstawie umowy o dofinansowanie. Zasady dostępu do dokumentów w IZ RPO WP wynikają z Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WP oraz przepisów powszechnie obowiązujących (powołane w sekcji rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej), a także uregulowań wewnętrznych UMWP (np. instrukcja systemu EOD). Strona 47 z 72

48 Rozwiązania właściwe dla instrumentów finansowych zostaną określone po zakończeniu przez Instytucję Zarządzającą RPO WP oceny ex-ante, o której mowa w art. 37 rozporządzenia ogólnego, określającej m.in. system wdrażania instrumentów finansowych Okres przechowywania dokumentów Wskazanie okresu przechowywania dokumentów. IZ RPO WP w umowie o dofinansowanie zobowiązuje beneficjentów do przechowywania i udostępniania odpowiednim instytucjom wszystkich dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków w ramach danego projektu w terminach i na zasadach zgodnych z przepisami prawa unijnego (w szczególności rozporządzenia ogólnego) oraz prawa krajowego. Ponadto, zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w przypadku projektów objętych pomocą publiczną na beneficjentach spoczywa obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących udzielonej im pomocy publicznej przez okres dziesięciu lat od dnia, w którym przyznano im pomoc, czyli od dnia podpisania umowy o dofinansowanie/wydania decyzji o dofinansowaniu. Rozwiązania właściwe dla instrumentów finansowych zostaną określone po zakończeniu przez Instytucję Zarządzającą RPO WP oceny ex-ante, o której mowa w art. 37 rozporządzenia ogólnego, określającej m.in. system wdrażania instrumentów finansowych Format, w jakim dokumenty mają być przechowywane Format, w jakim dokumenty mają być przechowywane. Szczegółowe zasady dotyczące formatu przechowywania dokumentów zostały określone w stanowiących załącznik do Zasad wdrażania RPO WP Wytycznych w zakresie zasad archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektów współfinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata Nieprawidłowości i kwoty odzyskane Opis procedur dotyczących powiadamiania o nieprawidłowościach i ich korygowania (w tym nadużyć finansowych) oraz działań następczych, a także rejestrowania kwot wycofanych i odzyskanych, kwot, które mają zostać odzyskane, nieściągalnych należności i kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym Opis procedur (opis należy przedłożyć na piśmie pracownikom instytucji zarządzającej i instytucji pośredniczących: data i dane referencyjne) dotyczących powiadamiania o nieprawidłowościach i ich Strona 48 z 72

49 korygowania (w tym nadużyć finansowych) oraz działań następczych, a także rejestrowania kwot wycofanych i odzyskanych, kwot, które mają zostać odzyskane, nieściągalnych należności i kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym. Sposób postępowania z nieprawidłowościami określają wydane na podstawie ustawy wdrożeniowej Wytyczne w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata oraz Instrukcja Wykonawcza IZ RPO WP. Rejestr kwot odzyskanych, kwot podlegających odzyskaniu, kwot wycofanych z wniosku o płatność, należności nieściągalnych i kwot odnoszących się do projektów zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym, w tym kwot odzyskanych przez zastosowanie art. 71 rozporządzenia ogólnego dotyczącego trwałości projektu prowadzony jest przez IZ RPO WP w ramach SL Opis procedur mających na celu spełnienie obowiązku powiadomienia Komisji o nieprawidłowościach zgodnie z art. 122 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1303/ Opis procedur (wraz ze schematem przedstawiającym struktury raportowania) mających na celu spełnienie obowiązku powiadomienia Komisji o nieprawidłowościach zgodnie z art. 122 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Za informowanie Komisji Europejskiej (OLAF) o nieprawidłowościach w realizacji programu operacyjnego/funduszu odpowiedzialna jest Instytucja Zarządzająca, która wykonuje te zadania w oparciu o stosowne przepisy UE oraz procedury krajowe zgodne z procedurami Pełnomocnika Rządu do Spraw Zwalczania Nieprawidłowości Finansowych na Szkodę RP lub UE. Komórką, która wykonuje w tym zakresie zadania Pełnomocnika jest komórka organizacyjna Ministerstwa Finansów właściwa w zakresie koordynacji procesu przekazywania do Komisji Europejskiej raportów dotyczących nieprawidłowości w wykorzystaniu środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej (obecnie zadania te wykonuje Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej Ministerstwa Finansów). Do powiadamiania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach służy IMS (Irregularity Management System) - system uruchomiony przez Komisję Europejską w celu umożliwienia państwom członkowskim wywiązywania się z obowiązku informowania o nieprawidłowościach, do którego dostęp ma Instytucja Zarządzająca. 3. INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA 3.1. Instytucja certyfikująca i jej główne funkcje 3.1. Instytucja certyfikująca i jej główne funkcje. Strona 49 z 72

50 Status instytucji certyfikującej Status instytucji certyfikującej (krajowy, regionalny lub lokalny podmiot publiczny) oraz nazwa organu, w którego skład wchodzi. Zgodnie z art. 123 ust. 3 rozporządzenia ogólnego oraz na podstawie art. 9 ust 2 pkt 6) ustawy wdrożeniowej Instytucja Zarządzająca RPO WP pełni również funkcje Instytucji Certyfikującej. Zarząd Województwa Pomorskiego pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej/Certyfikującej jest organem wykonawczym jednostki samorządu terytorialnego szczebla wojewódzkiego, ma zatem status podmiotu publicznego. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego, zadania Instytucji Certyfikującej realizuje wyodrębniona funkcjonalnie komórka - Referat Poświadczeń w Departamencie Programów Regionalnych podległy Zastępcy Dyrektora DPR Wyszczególnienie funkcji pełnionych przez instytucję certyfikującą Wyszczególnienie funkcji pełnionych przez instytucję certyfikującą. W przypadku, gdy instytucja zarządzająca dodatkowo wykonuje zadania instytucji certyfikującej, opis, sposobu zapewnienia podziału funkcji (zob ). Instytucja Certyfikująca RPO WP odpowiada w szczególności za: sporządzanie i przedstawianie Komisji Europejskiej wniosków o płatność i poświadczanie, że wynikają one z wiarygodnych systemów księgowych, są oparte na weryfikowalnych dokumentach potwierdzających i były przedmiotem weryfikacji przeprowadzonych przez Instytucję Zarządzającą i instytucje pośredniczące (jeśli zostały powołane); sporządzanie zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 59 ust. 5 lit. a) rozporządzenia finansowego; poświadczanie kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz poświadczanie, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z projektami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do RPO WP i zgodnymi z obowiązującymi przepisami prawa; wykorzystywanie systemu, w którym rejestruje się i przechowuje, w formie elektronicznej, dokumentację księgową w odniesieniu do każdego projektu, który jest zdolny do obsługi wszystkich danych wymaganych do sporządzenia wniosków o płatność i zestawienia wydatków, w tym rozliczeń kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz projektu lub programu operacyjnego; zapewnienie, do celów sporządzania i składania wniosków o płatność, aby otrzymała od Instytucji Zarządzającej i instytucji pośredniczących (jeśli zostały powołane) odpowiednie informacje na temat procedur i weryfikacji przeprowadzonych w odniesieniu do wydatków; uwzględnienie, podczas sporządzania i składania wniosków o płatność, wyników wszystkich audytów przeprowadzonych przez Instytucję Audytową lub na jej odpowiedzialność; utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji Europejskiej oraz odpowiadającego im wkładu publicznego wypłaconego na rzecz beneficjentów; prowadzenie ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz projektu. Kwoty odzyskane są zwracane do budżetu UE przed zamknięciem RPO WP poprzez potrącenie ich z następnego zestawienia wydatków. Strona 50 z 72

51 Podział funkcji pomiędzy Instytucją Certyfikującą RPO WP, a Instytucją Zarządzającą RPO WP został opisany w sekcji Funkcje oficjalnie oddelegowane przez instytucję certyfikującą, wskazanie instytucji pośredniczących oraz formy delegacji zgodnie z art. 123 ust. 6 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Odesłanie do odpowiednich dokumentów (aktów prawnych wraz z upoważnieniami, umów). Opis procedur stosowanych przez instytucje pośredniczące do wykonywania delegowanych zadań oraz procedur stosowanych przez instytucję certyfikującą w celu nadzorowania skuteczności zadań oddelegowanych instytucjom pośredniczącym. Nie dotyczy Organizacja instytucji certyfikującej Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (w tym plan przydziału odpowiedniego personelu posiadającego niezbędne umiejętności). Informacje te odnoszą się również do instytucji pośredniczących, którym zostały oddelegowane niektóre zadania. Usytuowanie Instytucji Certyfikującej w systemie zarządzania i kontroli oraz jej strukturę przedstawia Schemat nr 7 (w załączniku). Docelowo do obsługi zadań związanych z realizacją zadań Instytucji Certyfikującej usytuowanej w Referacie Poświadczeń w Departamencie Programów Regionalnych zaangażowanych będzie nie mniej niż 8 etatów włącznie z Zastępcą Dyrektora odpowiedzialnym za proces certyfikacji wydatków. Liczba pracowników obsługujących proces certyfikacji wydatków będzie wzrastała w miarę zwiększania się liczby wniosków o płatność i kwoty wydatków certyfikowanej do Komisji Europejskiej. Referat Poświadczeń, któremu powierzono funkcje IC RPO WP, posiada odpowiedni potencjał instytucjonalny (w tym wysoko wykwalifikowane zasoby kadrowe), który daje gwarancję sprawnego, skutecznego i prawidłowego realizowania zadań Opis procedur obowiązujących w instytucji certyfikującej Opis procedur, który należy przedłożyć na piśmie pracownikom instytucji certyfikującej i instytucji pośredniczących (data i odniesienie). Pracownicy IC RPO WP zapoznają się z niniejszym Opisem Funkcji i Procedur oraz uszczegóławiającą go Instrukcją Wykonawczą IZ RPO WP, w wersji elektronicznej. Na piśmie potwierdzają zapoznanie się z Strona 51 z 72

52 tymi dokumentami po ich przyjęciu i każdorazowej zmianie, poprzez złożenie podpisu pod odpowiednią deklaracją. Ponadto pracownicy zobowiązani są znać inne dokumenty związane z realizacją ich zadań Procedury sporządzania i składania wniosków o płatność Procedury sporządzania i składania wniosków o płatność. Opis rozwiązań stosowanych przez instytucję certyfikującą w kontekście dostępu do informacji dotyczących operacji, niezbędnych w celu sporządzenia i przedłożenia wniosków o płatność, w tym do wyników kontroli zarządczych (zgodnie z art. 125 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013) i wszystkich właściwych audytów. Opis procedury, zgodnie z którą wnioski o płatność są sporządzane i przedkładane Komisji, w tym procedury zapewniającej przesłanie ostatecznego wniosku o płatność okresową do dnia 31 lipca po zakończeniu poprzedniego roku obrachunkowego. W celu sporządzenia i przedłożenia Komisji Europejskiej wniosków o płatność IC RPO WP podejmie działania mające na celu potwierdzenie: 1. Spełnienia warunków certyfikacji wydatków. Warunkiem certyfikowania poszczególnych wydatków do KE jest brak wątpliwości co do ich zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz ich poniesienia w związku z projektami wybranymi do dofinansowania. IC przed przekazaniem do KE wniosku o płatność upewnia się na podstawie pozyskanych informacji, że wydatki mające wejść w jego skład spełniają przedmiotowe warunki. W celu potwierdzenia poprawności wydatków mających wejść w skład wniosków o płatność do KE, przyjęto następujące rozwiązania odnośnie pozyskania informacji dotyczących projektów: IC pozyskuje z SL2104, celem uwzględnienia w procesie certyfikacji, wyniki kontroli projektów przeprowadzonych przez IZ/IP RPO WP; IC otrzymuje od IZ wyniki audytów projektów przeprowadzonych przez IA; IC otrzymuje od IZ/IP RPO WP wyniki kontroli i audytów instytucji zewnętrznych tj. NIK lub innych uprawnionych organów (m.in. UKS, KE, ETO) zawierające ustalenia o stwierdzeniu nieprawidłowości związanych z realizowanymi w ramach RPO WP projektami; IC otrzymuje od IZ/IP RPO WP zestawienia dotyczące nieprawidłowości/potencjalnych nieprawidłowości powstałych podczas realizacji programu operacyjnego; IC pozyskuje z systemu IMS raporty o nieprawidłowościach; 2. Spełnienia systemowych warunków certyfikacji przez IZ i IP RPO WP (o ile IP zostały powołane). IC przed przekazaniem do KE wniosku o płatność upewnia się, że instytucje przedkładające wydatki do certyfikacji spełniają warunki certyfikacji dotyczące funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli. W tym celu IC: uwzględnia wyniki kontroli funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli prowadzone przez IZ RPO WP w IP (o ile IP zostały powołane) kontrole funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli mają na celu potwierdzenie, że system działa sprawnie i efektywnie, a procedury są przestrzegane i skuteczne; Strona 52 z 72

53 uwzględnia wyniki kontroli dotyczących funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli prowadzonych przez instytucje zewnętrzne, w szczególności Instytucję Audytową. Wyniki wyżej wymienionych działań kontrolnych stanowią podstawę do potwierdzenia spełnienia warunków certyfikacji dotyczących systemu zarządzania i kontroli przez IC. W przypadku, gdy wyniki ww. kontroli wskazują na nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu, IC ma prawo wstrzymać certyfikację wydatków do czasu wdrożenia stosownych działań naprawczych. Dla celów refundacji przez Komisję Europejską wydatków poniesionych w ramach RPO WP konieczne jest sporządzanie i przedłożenie KE Wniosku o płatność, którego wzór stanowi załącznik nr VI do rozporządzenia wykonawczego Komisji Europejskiej nr 1011/2014 z r. Wnioski o płatność okresową do KE sporządzane są przez IC w oparciu o przekazane w SL2014 deklaracje wydatków sporządzane przez wdrażające komórki IZ RPO WP, tj. DPR i DEFS oraz IP (gdy zostaną powołane). Odbywa się to co do zasady w trybie miesięcznym, do 15 dnia po okresie, którego poświadczenie dotyczy. Po uzgodnieniu z IC komórki wdrażające IZ/IP RPO WP mogą zgłaszać gotowość do poświadczenia z inną częstotliwością, ale nie rzadziej niż raz na kwartał. Deklaracje wydatków obejmują również informacje o kwotach odzyskanych oraz wycofanych, a także o nałożonych korektach systemowych w danym okresie. Deklaracje wydatków sporządzane są przez DPR, DEFS, oraz IP przy wykorzystaniu SL2014, w którym gromadzone są m.in. dane finansowe dotyczące programu. IC po otrzymaniu od DPR, DEFS i IP deklaracji wydatków dokonuje rachunkowej i merytorycznej weryfikacji wydatków wchodzących w skład wniosków beneficjentów o płatność (w szczególności dokonując weryfikacji danych finansowych zawartych w ww. deklaracjach w porównaniu z danymi zawartymi w SL2014) oraz potwierdza spełnienie przez komórki/jednostki systemowych warunków certyfikacji. W przypadku braku wątpliwości co do poprawności wydatków zawartych we wnioskach o płatność wchodzących w skład deklaracji wydatków oraz spełnienia systemowych warunków certyfikacji IC dokonuje przeliczenia wydatków z PLN na EUR, wg miesięcznego obrachunkowego kursu wymiany waluty, o którym mowa w art. 133 ust. 1 rozporządzenia ogólnego i sporządza za dany okres zbiorczy Wniosek o płatność okresową do KE, odrębnie dla każdego funduszu, w walucie EUR. Wniosek zostaje przedłożony do Komisji Europejskiej za pośrednictwem systemu SFC2014 zgodnie z art. 10 rozporządzenia wykonawczego Komisji Europejskiej nr 1011/2014 z r. IC RPO WP niezwłocznie po przesłaniu do KE rocznego zestawienia wydatków lub wniosku o płatność przekazuje drogą elektroniczną kopię potwierdzenia przekazania wspomnianych dokumentów do KE, wygenerowaną z systemu SFC2014, do Instytucji odpowiedzialnej za otrzymywanie płatności z KE. Warunkiem przedłożenia KE pierwszego wniosku o płatność okresową dla RPO WP jest uzyskanie przez IZ/IC RPO WP desygnacji Opis systemu księgowego będącego podstawą poświadczania zestawienia wydatków przed Komisją Opis systemu księgowego będącego podstawą poświadczania zestawienia wydatków przed Komisją (art. 126 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013). - uzgodnienia dotyczące przesyłania zagregowanych danych do instytucji certyfikującej w przypadku istnienia systemu zdecentralizowanego, - powiązania między systemem księgowym a systemem informacyjnym opisanym w pkt 4.1, Strona 53 z 72

54 - oznaczenie transakcji w ramach europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych w przypadku istnienia wspólnego systemu z innymi funduszami. Zgodnie z art. 126 lit g) rozporządzenia ogólnego IC RPO WP odpowiada za utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji oraz odpowiadającego im wkładu publicznego wypłaconego na rzecz beneficjentów. Zadanie to realizowane jest poprzez gromadzenie odpowiednich danych w SL Opis procedur sporządzania zestawienia wydatków Opis procedur sporządzania zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 59 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 (art. 126 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013). Uzgodnienia dotyczące poświadczania kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz poświadczania, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa (art. 126 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013), z uwzględnieniem wyników wszystkich kontroli i audytów. Zgodnie z rozporządzeniem ogólnym IC RPO WP odpowiada w szczególności za sporządzanie zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 59 ust. 5 lit. a) rozporządzenia finansowego. Projekt oraz wersję ostateczną zestawienia wydatków IC RPO WP przekazuje Instytucji Audytowej w terminach podanych w sekcji Za każdy rok obrachunkowy od 2016 r. do 2025 r. włącznie, zgodnie z art. 59 rozporządzenia finansowego, do dnia 15 lutego kolejnego roku budżetowego IC RPO WP przedkłada KE Roczne zestawienie wydatków poniesionych w ramach RPO WP, które obejmuje dany rok obrachunkowy (t.j. okres od 1 lipca 20(n) do 30 czerwca 20(n+1)) i które zawiera na poziomie każdej osi priorytetowej: a) całkowitą kwotę kwalifikowalnych wydatków zaksięgowanych przez IC RPO WP, które zostały ujęte we wnioskach o płatność przedłożonych Komisji zgodnie z art. 131 i art. 135 ust. 2 rozporządzenia ogólnego do dnia 31 lipca następującego po zakończeniu roku obrachunkowego, oraz całkowitą kwotę odpowiadających wydatków publicznych poniesionych w trakcie realizacji projektów, oraz całkowitą kwotę odpowiednich płatności na rzecz beneficjentów dokonanych na mocy art. 132 ust. 1 rozporządzenia ogólnego; b) kwoty wycofane i odzyskane w roku obrachunkowym, kwoty, które mają być odzyskane na koniec roku obrachunkowego, kwoty odzyskane na podstawie art. 71 rozporządzenia ogólnego oraz należności nieściągalne; c) kwoty wkładów programu wypłaconych instrumentom finansowym na mocy art. 41 ust. 1 rozporządzenia ogólnego oraz zaliczek w ramach pomocy publicznej wypłaconych na mocy art. 131 ust. 4 rozporządzenia ogólnego; d) dla każdej osi priorytetowej wyszczególnienie różnic pomiędzy wydatkami zadeklarowanymi zgodnie z lit. a) a wydatkami zadeklarowanymi w odniesieniu do tego samego roku obrachunkowego we wnioskach o płatność, wraz z wyjaśnieniem wszelkich różnic. Zestawieniu wydatków towarzyszy deklaracja zarządcza oraz roczne podsumowanie końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli sporządzane przez IZ RPO WP. Roczne zestawienia wydatków sporządzane są przez IC RPO WP zgodnie ze wzorem określonym w załączniku VII do rozporządzenia wykonawczego Komisji Europejskiej nr 1011/2014 z r. w oparciu o wnioski o płatność przekazane do KE w okresie, za jaki zestawienie jest przygotowywane. Strona 54 z 72

55 Przed przekazaniem zestawienia do Komisji Europejskiej dane w nim zawarte są dodatkowo aktualizowane (ponownie weryfikowane) w oparciu o dane wprowadzone do SL2014 oraz wyniki audytów przeprowadzonych przez IA. W celu poświadczania kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz poświadczania, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa IC RPO WP ponownie weryfikuje podczas sporządzania rocznego zestawienia wydatków wyniki wszystkich audytów przeprowadzonych przez IA lub na jej odpowiedzialność oraz wyniki innych kontroli przeprowadzonych przez uprawnione instytucje zgodnie z zapisami sekcji pkt 1 niniejszego dokumentu. Zestawienie wydatków zostaje przedłożone do KE za pośrednictwem systemu SFC2014 zgodnie z art. 10 rozporządzenia wykonawczego nr 1011/2014 z r. Zgodnie z art. 80 rozporządzenia ogólnego zestawienia wydatków są denominowane w Euro. Zgodnie z art. 29 rozporządzenia delegowanego KE nr 480/2014 z r. przygotowane przez IC RPO WP roczne zestawienie wydatków jest analizowane przez IA (weryfikacja czy wszystkie elementy wymagane w art. 137 rozporządzenia ogólnego są poprawnie ujęte w zestawieniu wydatków i czy odpowiadają potwierdzającym zapisom księgowym przechowywanym przez wszystkie właściwe instytucje lub podmioty i beneficjentów) w celu wydania opinii audytowej. Kopia dokumentu wysłanego do Komisji Europejskiej, wygenerowana z SFC 2014 przekazywana jest niezwłocznie drogą elektroniczną do Instytucji odpowiedzialnej za otrzymywanie płatności z KE. Zgodnie z art. 84 rozporządzenia ogólnego Komisja Europejska do dnia 31 maja roku następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego, zgodnie z art. 59 ust. 6 rozporządzenia finansowego, stosuje procedury dotyczące badania i zatwierdzania zestawienia wydatków oraz informuje państwa członkowskie o tym, czy zatwierdza zestawienie, jako kompletne, rzetelne i prawdziwe zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych funduszy W stosownych przypadkach opis procedur obowiązujących instytucji certyfikującej odnoszących się do zakresu, zasad i procedur dotyczących skutecznych rozwiązań określonych przez państwo członkowskie (odniesienie do dokumentu lub przepisów krajowych, gdzie państwo członkowskie określiło takie skuteczne rozwiązania) w odniesieniu do badania skarg dotyczących EFSI, na podstawie art. 74 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Nie dotyczy Odzyskane kwoty Opis systemu zapewniającego szybkie odzyskanie pomocy publicznej, w tym pomocy Unii Opis systemu zapewniającego szybkie odzyskanie pomocy publicznej, w tym pomocy Unii. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez IZ/IP RPO WP (IP w razie, gdy zostaną powołane), gdy środki zostały beneficjentowi wypłacone, pracownik IZ/IP RPO WP postępuje zgodnie z art. 207 ustawy o finansach publicznych. Strona 55 z 72

56 IZ/IP RPO WP wzywa beneficjenta do zwrotu środków lub wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnych płatności na jego rzecz. Jeżeli na wezwanie IZ/IP RPO WP beneficjent nie dokona zwrotu środków lub nie wyrazi zgody na pomniejszenie kolejnych płatności w wyznaczonym terminie, zostaje wszczęta procedura administracyjna zamierzająca do wydania decyzji o zwrocie środków nieprawidłowo wykorzystanych określającej kwotę przypadającą do zwrotu oraz termin, od którego nalicza się odsetki oraz informację, iż brak zwrotu środków we wskazanym terminie, w sytuacji gdy decyzja stanie się ostateczna, spowoduje podjęcie przez IZ/IP RPO WP czynności prawnych zmierzających do przymusowej realizacji obowiązków beneficjenta, poprzez zastosowanie środków egzekucji administracyjnej. IC upewnia się, że kwoty odzyskane pomniejszą kolejne deklaracje wydatków od IZ/IP RPO WP do IC. System zwrotu środków przez beneficjentów monitorowany jest na podstawie danych zawartych w SL2014 w Rejestrze Obciążeń na projekcie Procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu Procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu przez prowadzenie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących każdej operacji, w tym kwot odzyskanych, kwot podlegających odzyskaniu, kwot wycofanych z wniosku o płatność, należności nieściągalnych i kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym, w tym kwot odzyskanych przez zastosowanie art. 71 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 dotyczącego trwałości operacji. IZ RPO WP poprzez stworzenie odpowiedniego systemu zarządzania i kontroli, zgodnie z art. 4 ust. 8 rozporządzenia ogólnego zapewnia procedury zapobiegania nieprawidłowościom, w tym nadużyciom finansowym, oraz ich wykrywanie i korygowanie oraz odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych (wraz z odsetkami z tytułu zwrotu tych kwot po terminie). Tryb oraz zasady gromadzenia przedmiotowych danych w zakresie zapisów księgowych dotyczących każdego projektu, w tym kwot odzyskanych, kwot podlegających odzyskaniu, kwot wycofanych z wniosku o płatność, należności nieściągalnych i kwot odnoszących się do projektów zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym, w tym kwot odzyskanych przez zastosowanie art. 71 ogólnego dotyczącego trwałości, określają Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata wydane na podstawie ustawy wdrożeniowej, Instrukcja Użytkownika SL2014 oraz pisemne procedury obowiązujące w komórkach wdrażających IZ/IP RPO WP. IZ RPO WP zapewnia właściwą ścieżkę audytu poprzez weryfikację prowadzonej w formie elektronicznej dokumentacji księgowej, w tym kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot wycofanych w odniesieniu do każdego projektu. IC RPO WP prowadzi zbiorczy rejestr kwot odzyskanych, kwot podlegających odzyskaniu, kwot wycofanych, należności nieściągalnych i kwot odnoszących się do projektów zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym, w tym kwot odzyskanych przez zastosowanie art. 71 rozporządzenia ogólnego dotyczącego trwałości projektu. Rejestr prowadzony jest w ramach SL2014. Strona 56 z 72

57 Zasady potrącania kwot odzyskanych lub kwot, które mają zostać wycofane, z wydatków podlegających deklaracji Uzgodnienia dotyczące potrącania kwot odzyskanych lub kwot, które mają zostać wycofane, z wydatków podlegających deklaracji. Kwoty odzyskane, kwoty podlegające odzyskaniu, kwoty wycofane z wniosku o płatność, należności nieściągalne są rejestrowane przez właściwe komórki w SL2014 w module Rejestr obciążeń na projekcie. Komórki wdrażające IZ/IP RPO WP w ramach tego prowadzą również rejestr odsetek należnych państwu członkowskiemu oraz odsetek karnych należnych Komisji Europejskiej. Przez odsetki należne państwu członkowskiemu rozumie się odsetki naliczane zgodnie z treścią art. 207 ust. 1 ustawy o finansach publicznych w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych liczonych od dnia przekazania środków do dnia ich zwrotu w terminie 14 dni od dnia doręczenia ostatecznej decyzji o zwrocie środków na wskazany w tej decyzji rachunek bankowy. Przez odsetki karne rozumie się odsetki naliczone za okres po upływie ww. terminu do dnia dokonania zapłaty kwoty określonej w wezwaniu. Zwrot środków może zostać dokonany przez pomniejszenie kolejnej płatności na rzecz beneficjenta o kwotę podlegającą zwrotowi. Odsetki nalicza się do dnia zwrotu środków lub do dnia wpływu do właściwej instytucji pisemnej zgody beneficjenta na pomniejszenie kolejnych płatności, jeżeli taka zgoda została wyrażona. Tryb oraz zasady gromadzenia danych w zakresie kwot odzyskanych lub kwot, które mają zostać wycofane, określają Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata wydane na podstawie ustawy wdrożeniowej, Instrukcja Użytkownika SL2014 oraz pisemne procedury obowiązujące w komórkach wdrażających IZ/IP RPO WP. IC RPO WP pomniejsza wydatki zawarte we Wnioskach o płatność okresową do KE o kwoty wycofane, niezwłocznie po zakwalifikowaniu środków do tej kategorii. W przypadku kwot podlegających procedurze odzyskiwania IC RPO WP pomniejsza kolejny Wniosek o płatność okresową do KE dopiero w momencie ich odzyskania. Sporządzając Roczne zestawienie wydatków do KE IC RPO WP dokonuje przeliczenia kwot pomniejszających kwoty deklarowane we Wnioskach o płatność okresową do KE w roku obrachunkowym, za który Roczne Zestawienie wydatków jest przekazywane - zgodnie z art. 137 ust. 1a rozporządzenia ogólnego, stosując kurs wymiany o którym mowa w art. 80 oraz art. 133 rozporządzenia ogólnego. IZ/IP RPO WP przekazują do IC RPO WP aktualne informacje o ww. kwotach wraz ze przekazywaną Deklaracją wydatków lub każdorazowo na prośbę IC RPO WP. IC RPO WP weryfikuje na podstawie analizy danych zawartych w SL2014, że wydatki zawarte w Deklaracjach wydatków przekazanych przez IZ/IP RPO WP zostały poprawnie pomniejszone o kwoty odzyskane. Tym samym kwoty te pomniejszają kwoty wydatków wnioskowanych do Komisji Europejskiej. 4. SYSTEM INFORMATYCZNY 4.1. Opis i schemat systemów informatycznych 4.1. Opis systemów informatycznych włącznie ze schematem (system centralny lub wspólny system sieciowy lub system zdecentralizowany z połączeniami między systemami) w odniesieniu do: Strona 57 z 72

58 Elektroniczne gromadzenie, rejestrowanie i przechowywanie danych dotyczących każdej operacji elektronicznego gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, w tym, w stosownych przypadkach, danych dotyczących poszczególnych uczestników i o ile jest to wymagane podziału danych odnoszących się do wskaźników według płci, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, zgodnie z art. 125 ust. 2 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 i art. 24 rozporządzenia delegowanego Komisji nr 480/2014. W celu zapewnienia elektronicznego gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych dotyczących każdego projektu został stworzony centralny system teleinformatyczny. Jest to system centralny. Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego jest odpowiedzialny za jego utrzymanie i rozwój, umożliwia również dostęp do systemu dla wszystkich instytucji zaangażowanych we wdrażanie poszczególnych programów operacyjnych. Instytucje zaangażowane w realizację krajowych programów operacyjnych są zobowiązane do wykorzystania centralnego systemu teleinformatycznego. W odniesieniu do regionalnych programów operacyjnych poszczególne instytucje mają możliwość budowy swoich własnych rozwiązań i wykorzystania tylko niektórych funkcjonalności centralnego systemu teleinformatycznego. Centralny system teleinformatyczny zapewnia gromadzenie danych dotyczących realizacji poszczególnych projektów, niezbędnych do celów monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu. W szczególności system ten zapewnia: obsługę projektów od momentu podpisania umowy o dofinansowanie w ramach powiązanych ze sobą funkcjonalności dotyczących naborów, wniosków o dofinansowanie, umów/decyzji o dofinansowaniu, kontroli, uczestników projektów, ewidencjonowanie danych dotyczących realizacji programów operacyjnych poprzez powiązanie poszczególnych projektów z poziomami wdrażania, przypisanymi celami tematycznymi i priorytetami inwestycyjnymi, wskaźnikami, funduszami, kategoriami regionów, wymiarami i kodami kategorii interwencji funduszy polityki spójności, dla których dane są gromadzone w ramach odpowiednich funkcjonalności w aplikacji głównej (SL2014), obsługę procesów związanych z certyfikacją wydatków, w ramach funkcjonalności dotyczących wniosków o płatność do certyfikacji, deklaracji wydatków, wniosków o płatność do KE, rocznych zestawień wydatków, rejestru obciążeń na projekcie, zaliczek, zgodnie z wymogami rozporządzenia wykonawczego Komisji Europejskiej nr 1011/2014, a także kontroli systemowych, zarówno w zakresie pomocy zwrotnej, jak i bezzwrotnej. Zakres przechowywanych danych umożliwia zachowanie ścieżki audytu, zgodnie z zakresem wskazanym w art. 24 rozporządzenia delegowanego Komisji Europejskiej nr 480/2014 i w załączniku III do tego rozporządzenia. Centralny system teleinformatyczny nie jest jedynie systemem rejestracyjnym. Stanowi on kompleksowe narzędzie wspomagające realizację projektów w ramach programów operacyjnych, co stanowi realizację przepisów art. 122 ust. 3 rozporządzenia ogólnego. W skład tego narzędzia wchodzą: aplikacja główna (SL2014); aplikacja raportująca centralnego systemu teleinformatycznego (SRHD); system zarządzania tożsamością (SZT); aplikacja wspierająca obsługę projektów pomocy technicznej (SL2014-PT) nie jest wykorzystywana przez IZ RPO WP. SL2014 Strona 58 z 72

59 Aplikacja główna SL2014 gwarantuje spełnienie wymogów art. 125 ust. 2 lit. d) rozporządzenia ogólnego i art. 24 rozporządzenia delegowanego Komisji Europejskiej nr 480/2014, jak również art. 122 ust. 3 rozporządzenia ogólnego poprzez: wsparcie bieżącego procesu zarządzania, monitorowania i oceny programów współfinansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz programów realizowanych w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej i Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa, dla których instytucja zarządzająca została ustanowiona na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, gromadzenie i przechowywanie danych w zakresie określonym w załączniku III rozporządzenia delegowanego Komisji Europejskiej nr 480/2014, w szczególności danych na temat umów o dofinansowanie, wniosków o płatność na potrzeby certyfikacji (w tym korekt wniosków o płatność), uczestników projektów, umożliwienie Beneficjentom rozliczania realizowanych przez nich projektów z wykorzystaniem dedykowanej funkcjonalności Aplikacji obsługi wniosków o płatność w ramach SL2014. SL2014 zapewnia funkcjonowanie wystandaryzowanych formularzy, obsługę procesów i komunikację pomiędzy beneficjentami i pracownikami instytucji systemu wdrażania obsługujących ich projekty, w szczególności w zakresie: SRHD gromadzenia i przesyłania danych dotyczących wniosków o płatność, ich weryfikacji, w tym zatwierdzania, poprawiania, odrzucania i wycofywania, gromadzenia i przesyłania danych dotyczących harmonogramów finansowych, ich weryfikacji w tym zatwierdzania, poprawiania i wycofywania, gromadzenia i przesyłania danych dotyczących uczestników działań współfinansowanych z EFS, gromadzenia i przesyłania danych dotyczących zamówień publicznych, gromadzenia i przesyłania danych dotyczących osób zatrudnionych do realizacji projektów, tzw. bazy personelu. Umożliwia tworzenie określonych raportów bazujących na danych wprowadzonych do SL2014, między innymi w zakresie informacji o poziomie wydatkowania środków UE, prognoz wydatków, informacji o stanie wdrażania funduszy strukturalnych, informacji na temat przeprowadzonych kontroli. SZT System zarządzania tożsamością zapewnia spójne i bezpieczne zarządzanie tożsamością użytkowników centralnego systemu teleinformatycznego, będących pracownikami instytucji w ramach systemu wdrażania polityki spójności Umożliwia on zalogowanie się do SL2014 oraz SRHD, jak również przełączanie się pomiędzy systemami, do których pracownik instytucji ma nadany dostęp. SL2014-PT Jest to funkcjonująca w ramach centralnego systemu teleinformatycznego aplikacja wspierająca procesy związane z rozliczaniem projektów pomocy technicznej, realizowanych w ramach krajowych programów operacyjnych (z wyłączeniem programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej). W szczególności aplikacja ta wspomaga procesy związane z rozliczaniem wynagrodzeń pracowników instytucji. Architektura centralnego systemu teleinformatycznego została przedstawiona na diagramie poniżej. Strona 59 z 72

60 Przepływ danych w ramach programów operacyjnych wykorzystujących SL2014 do wspierania procesów związanych z obsługą projektu od momentu podpisania umowy o dofinansowanie Dostęp do danych gromadzonych w SL2014 mają: pracownicy wszystkich instytucji uczestniczących w realizacji programów operacyjnych, tj. między innymi instytucji zarządzających, instytucji pośredniczących, instytucji wdrażających, instytucji audytowej, instytucji koordynujących, w zakresie niezbędnym dla prawidłowego realizowania swoich zadań; beneficjenci, w zakresie danych dotyczących realizowanych przez nich projektów oraz osoby upoważnione przez beneficjentów, w ramach umowy o dofinansowanie, do rozliczania projektów w ich imieniu Sposób zapewnienia, aby dane były gromadzone, wprowadzane do systemu i tam przechowywane, a dane dotyczące wskaźników były podzielone według płci w przypadkach wymaganych przepisami zapewnienia, aby dane, o których mowa w poprzednim punkcie, były gromadzone, wprowadzane do systemu i tam przechowywane, a dane na temat wskaźników były podzielone według płci w przypadkach wymaganych w załącznikach I i II do rozporządzenia (UE) nr 1304/2013, zgodnie z art. 125 ust. 2 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Aby zapewnić prawidłowe i terminowe spełnianie warunków, o których mowa w poprzednim punkcie, minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego zapewnia przygotowanie odpowiednich dokumentów krajowych, w tym przede wszystkim ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej oraz wytycznych horyzontalnych dotyczących: Strona 60 z 72