Opis Funkcji i Procedur Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata

Transkrypt

1 Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Lubelskiego na lata Opis Funkcji i Procedur Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata (załącznik 1 do SZOOP) UWAGI Lublin, 9 czerwca 2015 r Załącznik do Uchwały nr XXXVII/676/2015 z dnia 9 czerwca 2015 r. Opis Funkcji i Procedur RPO WL

2 Strona 2 z 148

3 Spis treści 1. INFORMACJE OGÓLNE INFORMACJE PRZEDŁOŻONE PRZEZ PRZEDSTAWIONE INFORMACJE OPISUJĄ STAN NA DZIEŃ: STRUKTURA SYSTEMU INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA DF w UMWL INSTYTUCJE POŚREDNICZĄCE WYTYCZNE DLA INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ, W TYM CERTYFIKUJĄCEJ, POŚREDNICZĄCYCH, MAJĄCE NA CELU ZAPEWNIENIE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO FUNDUSZAMI EUROPEJSKIMI INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA I JEJ GŁÓWNE FUNKCJE DATA I FORMA OFICJALNEGO POWOŁANIA INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ, UPOWAŻNIAJĄCEGO JĄ DO REALIZACJI POWIERZONYCH ZADAŃ WYSZCZEGÓLNIENIE FUNKCJI I ZADAŃ REALIZOWANYCH BEZPOŚREDNIO PRZEZ INSTYTUCJĘ ZARZĄDZAJĄCĄ FUNKCJE FORMALNIE POWIERZONE INSTYTUCJOM POŚREDNICZĄCYM SYSTEM ZWALCZANIA NADUZYĆ FINANSOWYCH W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA LUBELSKIEGO NA LATA ORGANIZACJA I PROCEDURY INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ SCHEMAT ORGANIZACYJNY I LISTA ZADAŃ REALIZOWANYCH PRZEZ POSZCZEGÓLNE JEDNOSTKI W RAMACH INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ RPO WL PROCEDURY ZAPEWNIAJĄCE WŁAŚCIWE ZARZĄDZANIE RYZYKIEM, W SZCZEGÓLNOŚCI W PRZYPADKU POWAŻNYCH ZMIAN SYSTEMU ZARZĄDZANIA I KONTROLI Strona 3 z 148

4 2.2.3 PROCEDURY PISEMNE OPRACOWANE NA POTRZEBY PRACOWNIKÓW INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ I INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCYCH ŚCIEŻKA AUDYTU PROCEDURY ZAPEWNIAJĄCE WŁAŚCIWĄ ŚCIEZKĘ AUDYTU (WYNIKAJĄCĄ Z Art. 25 Rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014) I SYSTEM ARCHIWIZACJI, W TYM W ODNIESIENIU DO BEZPIECZEŃSTWA DANYCH INSTRUKCJE DOTYCZĄCE ZAPEWNIENIA PRZEZ BENEFICJENTÓW/ INSTYTUCJE POŚREDNICZĄCE/INSTYTUCJĘ ZARZĄDZAJĄCĄ DOSTĘPU DO DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH, W TYM INSTRUKCJE PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW (OKRES I FORMAT PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW) NIEPRAWIDŁOWOŚCI I KWOTY ODZYSKANE PROCEDURY INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ ORAZ INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCYCH W ZAKRESIE POWIADAMIANIA O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH I ICH KORYGOWANIA ORAZ DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH OPIS PROCEDUR MAJĄCYCH NA CELU SPEŁNIENIE OBOWIĄZKU POWIADOMIENIA KE O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH ZGODNIE Z Art. 122 ust. 2 Rozporządzenia (UE) 1303/2013. (wraz ze schematem przedstawiającym struktury raportowania) INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA I JEJ GŁÓWNE FUNKCJE WYSZCZEGÓLNIENIE FUNKCJI I ZADAŃ REALIZOWANYCH BEZPOŚREDNIO PRZEZ IP ORGANIZACJA INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCYCH SCHEMAT ORGANIZACYJNY I LISTA ZADAŃ POSZCZEGÓLNYCH KOMÓREK INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCYCH PISEMNE PROCEDURY PRZYGOTOWANE DLA PRACOWNIKÓW IP OPIS PROCEDUR WYBORU I ZATWIERDZANIA OPERACJI WERYFIKACJA OPERACJI POSTĘPOWANIE Z WNIOSKAMI O PŁATNOŚĆ INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA I JEJ GŁÓWNE FUNKCJE DATA I FORMA OFICJALNEGO WYZNACZENIA ZADAŃ DLA INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCEJ Strona 4 z 148

5 4.2 ORGANIZACJA INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCEJ WYSZCZEGÓLNIENIE FUNKCJI REALIZOWANYCH PRZEZ INSTYTUCJĘ CERTYFIKUJĄCĄ OPIS PROCEDUR INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCEJ KWOTY ODZYSKANE OPIS SYSTEMU ZAPEWNIAJĄCEGO SZYBKIE ODZYSKIWANIE POMOCY PUBLICZNEJ, W TYM POMOCY UNII PROCEDURY ZAPEWNIAJĄCE WŁAŚCIWĄ ŚCIEŻKĘ AUDYTU PRZEZ PROWADZENIE W FORMIE ELEKTRONICZNEJ ZAPISÓW KSIĘGOWYCH DOTYCZACYCH KAŻDEJ OPERACYJI, W TYM KWOT ODZYSKANYCH, KWOT PODLEGAJĄCYCH ODZYSKANIU, KWOT WYCOFANYCH Z WNIOSKU O PŁATNOŚĆ, NALEŻNOŚCI NIEŚCIĄGALNYCH I KWOT ODNOSZĄCYCH SIĘ DO OPERACJI ZAWIESZONYCH W WYNIKU POSTĘPOWANIA PRAWNEGO LUB ODWOŁANIA ADMINISTRACYJNEGO O SKUTKU ZAWIESZAJĄCYM, W TYM KWOT ODZYSKANYCH PRZEZ ZASTOSOWANIE ART. 71 ROZPORZADZENIA (UE) NR 1303/2013 DOTYCZĄCEGO TRWAŁOŚCI OPERACJI UZGODNIENIA DOTYCZĄCE POTRĄCANIA KWOT ODZYSKANYCH LUB KWOT, KTÓRE MAJĄ ZOSTAĆ WYCOFANE, Z WYDATKÓW PODLEGAJACYCH DEKLARACJI DO KE SYSTEM INFORMATYCZNY OPIS SYSTEMU INFORMATYCZNEGO W ODNIESIENIU DO: OPIS PROCEDUR WERYFIKUJĄCYCH BEZPIECZEŃSTWO SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH OPIS AKTUALNEGO STANU SPEŁNIANIA WYMOGÓW OKRESLONYCH W ART. 122 UST. 3 ROZPORZĄDZENIA (UW) NR 1303/2013 (wskazanie czy systemy są sprawne i czy możliwe jest rozpoczęcie wymiany danych, o których mowa w punkcie 5.1. Jeżeli nie, to wskazanie daty, kiedy systemy będą sprawne, w celu zapewnienia zgodności z przepisami, o których mowa art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) 1303/2013) Strona 5 z 148

6 Schemat 1 Powiązania organizacyjne pomiędzy organami uczestniczącymi w systemie zarządzania i kontroli Schemat 2 Instytucja Zarządzająca RPO WL w strukturze UMWL Schemat 3 Struktura organizacyjna DZ RPO Schemat 4 Struktura docelowego zatrudnienia w DZ RPO w ramach realizacji RPO WL Schemat 5 Struktura organizacyjna DW EFRR Schemat 6 Struktura docelowego zatrudnienia w DW EFRR w ramach realizacji RPO WL Schemat 7 Struktura organizacyjna DW EFS Schemat 8 Struktura docelowego zatrudnienia w DW EFS Schemat 9 Struktura organizacyjna DF Schemat 10 Struktura docelowego zatrudnienia w DF Schemat 11 Struktura organizacyjna DOP Schemat 12 Struktura docelowego zatrudnienia w DOP w ramach realizacji RPO WL Schemat 13 Organy zaangażowane w proces rozpatrywania wniosków o refundację Schemat 14 Struktury raportowania o nieprawidłowościach Schemat 15 Struktura organizacyjna LAWP Schemat 17 Struktura organizacyjna WUP Schemat 18 Struktura docelowego zatrudnienia w WUP Schemat 19 Struktura organizacyjna i stan zatrudnienia w Biurze ZIT Strona 6 z 148

7 WYKAZ SKRÓTÓW: BGK BZIT w UML BP DBR DCD DF DKiAW DOP DZ RPO DW EFRR DW EFS DPR GIKS IA IC IK PC IK UP IK RPO IMS IZ RPO KM KM RPO LOF SL2014 LAWP WUP LSI2014 Bank Gospodarstwa Krajowego Biuro Zintegrowanej Inwestycji Terytorialnej w Urzędzie Miasta Lublin Budżet Państwa Departament Budżetu Rozwoju w MIiR Departament Certyfikacji i Desygnacji w MIiR Departament Finansów w UMWL Departament Kontroli i Audytu Wewnętrznego w UMWL Departament Organizacyjno Prawny w UMWL Departament Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym w UMWL Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w UMWL Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego w UMWL Departament Polityki Regionalnej w UMWL Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej Instytucja Audytowa (Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej w MF) Instytucja Certyfikująca Instytucja Koordynująca Proces Certyfikacji (Departament Certyfikacji i Desygnacji w MIiR Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa (Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej w MIiR) Instytucja Koordynująca Regionalne Programy Operacyjne (Departament Koordynacji Strategii i Polityk Rozwoju w MIiR) Irregularity Managment System - system uruchomiony przez Komisję Europejską w celu umożliwienia państwom członkowskim wywiązywanie się z obowiązku informowania o nieprawidłowościach Instytucja Zarządzająca RPO Komitet Monitorujący Komitet Monitorujący Regionalny Program Operacyjny Lubelski Obszar Funkcjonalny Aplikacja główna centralnego systemu teleinformatycznego Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie Lokalny System Informatyczny Strona 7 z 148

8 LUW MF MF-R MIiR NIK OFU OLAF OOP w DW EFRR OOP w DW EFS Lubelski Urząd Wojewódzki Ministerstwo Finansów jednostka właściwa w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności - Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej w MF Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju Najwyższa Izba Kontroli Oddział Funduszy Unijnych w Departamencie Finansów UMWL Europejskie Biuro do Spraw Przeciwdziałania Oszustwom Oddział Oceny Projektów w Departamencie Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWL Oddział Oceny Projektów w Departamencie Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego UMWL OOP w LAWP Oddział Oceny Projektów w Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości OFiP PION PO Opis Funkcji i Procedur Procedura informowania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach Program Operacyjny PO RYBY Program Operacyjny Rybactwo i Morze na lata PO KL PT RPO RPD PT RIO RP RPK Program Operacyjny Kapitał Ludzki Pomoc Techniczna Regionalnego Programu Operacyjnego Roczny Plan Działań dla Pomocy Technicznej Regionalna Izba Obrachunkowa Rzeczpospolita Polska Roczny Plan Kontroli Programu RPO WL Regionalny Program Operacyjny Województwa Lubelskiego na lata SFC2014 Sieć PIFE UE System elektronicznej wymiany danych (ang SHARED FUND MANAGEMENT COMMON SYSTEM ) Sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich na lata , tj. punkty informacyjne współfinansowane przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju ze środków Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna, obejmujące Główny Punkt Informacyjny FE (umiejscowiony w Lublinie) i Lokalne Punkty Informacyjne (umiejscowione w Chełmie, Zamościu i Białej Podlaskiej) Unia Europejska Strona 8 z 148

9 UKS UMWL WSA WPZ NSA ZDO ZIT ZO ZS ZWL Urząd Kontroli Skarbowej Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego Wojewódzki Sąd Administracyjny Wykaz Pozakonkursowych Projektów Zidentyfikowanych Naczelny Sąd Administracyjny Zespół do spraw odwołań, tj. Zespół ds. odwołań w DW EFRR oraz Oddział Monitoringu i Ewaluacji wraz z Zespołem doradczym ds. procedury odwoławczej w DW EFS Zintegrowane Inwestycje Terytorialne Zespół Oceniający Zespół Strategiczny Zarząd Województwa Lubelskiego Strona 9 z 148

10 WYKAZ SKRÓTÓW W NAZEWNICTWIE AKTÓW PRAWNYCH: Rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 1301/2013 ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Rozporządzenie ogólne 1303/2013 ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 Rozporządzenie Komisji (UE) Nr 1011/2014 Rozporządzenie PE i Rady(UE) Nr 1304/2013 ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE KOMISJI (UE) NR 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiające szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi. ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006 Rozporządzenie ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU finansowe 966/2012 EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 966/2012 z dnia 25 października 2012 roku w sprawie zasad Strona 10 z 148

11 finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 Rozporządzenie delegowane KE (UE) Nr 480/2014 Rozporządzenie delegowane KE uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 Umowa Partnerstwa Umowa Partnerstwa z dnia 21 maja 2014 roku Strona 11 z 148

12 1. INFORMACJE OGÓLNE 1.1 INFORMACJE PRZEDŁOŻONE PRZEZ Państwo członkowskie: Polska Nazwa programu i numer CCI: Regionalny Program Operacyjny Województwa Lubelskiego na lata Punkt kontaktowy wraz z adresem i nr faksu: 2016PL16M2OP003 Departament Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym, ul. Stefczyka 3b Lublin, tel. (+48 81) , fax. (+48 81) , drpo@lubelskie.pl 1.2 PRZEDSTAWIONE INFORMACJE OPISUJĄ STAN NA DZIEŃ: 1.3 STRUKTURA SYSTEMU 9 czerwca 2015 r. Zgodnie z art. 123 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 powołano Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym (IZ RPO), której rolę pełni Zarząd Województwa Lubelskiego (ZWL). ZWL wykonuje swoje zadania o charakterze zarządczym i operacyjnym przede wszystkim przy pomocy Departamentu Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym (DZ RPO), Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (DW EFRR) oraz Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego (DW EFS) w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego (UMWL). Pozostałe departamenty m.in.: Departament Finansów, Departament Organizacyjno-Prawny oraz Departament Kontroli i Audytu Wewnętrznego pełnią funkcje pomocnicze. W ramach ustanowionego systemu wdrażania RPO WL ZWL powołał do wykonywania części zadań IZ Instytucje Pośredniczące, a Instytucja Zarządzająca pełni dodatkowo funkcję Instytucji Certyfikującej. Strona 12 z 148

13 Schemat 1 Powiązania organizacyjne pomiędzy organami uczestniczącymi w systemie zarządzania i kontroli Strona 13 z 148

14 1.3.1 INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA Zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt.2 Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1146) Zarząd Województwa Lubelskiego wykonuje zadania Instytucji Zarządzającej przy pomocy Departamentu Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym, Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego. DZ RPO wykonuje zadania IZ RPO o charakterze zarządczym, natomiast DW EFRR oraz DW EFS zadania o charakterze wdrożeniowym. Koordynację wszystkich działań związanych z wdrażaniem i realizacją RPO, w tym działań DW EFRR oraz DW EFS zapewnia DZ RPO. Pozostałe departamenty m.in.: Departament Finansów, Departament Organizacyjno-Prawny oraz Departament Kontroli i Audytu Wewnętrznego pełnią funkcje pomocnicze. Zgodnie z art. 123 ust. 3 Rozporządzenia PE i Rady (UE) nr 1303/2013 wyznaczono Instytucję Zarządzającą do pełnienia dodatkowo funkcji Instytucji Certyfikującej. Departament Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym, ul. Stefczyka 3b Lublin, tel. (+48 81) , fax. (+48 81) , drpo@lubelskie.pl Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego ul. Stefczyka 3b Lublin, tel. (+48 81) , fax. (+48 81) , defrr@lubelskie.pl Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego ul. Czechowska Lublin tel. (+48 81) fax. (+48 81) defs@lubelskie.pl INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA DF w UMWL Zgodnie z art. 123 ust. 3 Rozporządzenia PE i Rady (UE) nr 1303/2013 wyznaczono Instytucję Zarządzającą do pełnienia dodatkowo funkcji Instytucji Certyfikującej. Zadania Instytucji Certyfikującej wykonuje Departament Finansów UMWL za pomocą Oddziału Certyfikacji. Departament Finansów ul. Lubomelska Lublin tel. (+48 81) fax. (+48 81) certyfikacja@lubelskie.pl Strona 14 z 148

15 1.3.3 INSTYTUCJE POŚREDNICZĄCE Instytucja Zarządzająca część swoich kompetencji związanych z realizacją wybranych priorytetów inwestycyjnych RPO WL przekazuje Instytucjom Pośredniczącym (IP). W tym jednak zakresie kontroluje ona sposób i skuteczność realizacji przekazanych zadań w ramach kontroli systemowych. Delegowanie zadań odbywa się w drodze pisemnych porozumień zawartych pomiędzy Zarządem Województwa Lubelskiego a jednostkami pełniącymi rolę Instytucji Pośredniczących. Funkcję IP pełnią następujące jednostki: Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie ul. Wojciechowska 9a Lublin tel. (+48 81) , fax. (+48 81) , lawp@lawp.eu Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie ul. Obywatelska Lublin tel. (+48 81) fax. (+48 81) sekretariat@wup.lublin.pl Biuro Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Urząd Miasta Lublin ul. Leszczyńskiego 14, Lublin tel. (+48 81) zit@lublin.eu 1.4 WYTYCZNE DLA INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ, W TYM CERTYFIKUJĄCEJ, POŚREDNICZĄCYCH, MAJĄCE NA CELU ZAPEWNIENIE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO FUNDUSZAMI EUROPEJSKIMI. W celu prawidłowego zarządzania finansowego funduszami europejskimi IZ RPO ma obowiązek stosować postanowienia aktów prawnych wspólnotowych i krajowych, w szczególności: wspólnotowe: (rozporządzenia) ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006; ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Strona 15 z 148

16 Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 dalej zwane dalej Rozporządzeniem ogólnym 1303/2013; ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE KOMISJI (UE) NR 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiające szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi, zwane dalej Rozporządzeniem wykonawczym 1011/2014; ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006; ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 966/2012 z dnia 25 października 2012 roku w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002, dalej zwane Rozporządzeniem finansowym 966/2012; Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego; krajowe (ustawy, rozporządzenia RM) ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. z 2014 r., poz z późn. ); ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2013 r. poz. 596 z późn. zm.); ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.); ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U r., Nr 157, poz. 1241); ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U poz. 749); ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.) ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2015 r. poz. 149) ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r. poz. 235, z późn. zm.) ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2013 r., poz z późn. zm.); ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz z późn. zm.); Strona 16 z 148

17 ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (: Dz. U. z 2014 r. poz. 1182, z późn. zm); ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2007 r., Nr 59, poz. 404 z późn. zm.); ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.); ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2014 r. poz. 782 ustawa z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (Dz. U. z 2013 r.,poz z późn. zm.); rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz.U. z 2010 r., Nr 125, poz. 846); rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 526); rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. Nr 125 poz. 846); rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 2012 r. w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności (Dz. U. z 2012 r. poz. 1539); rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2010 r., Nr 12, poz. 69); rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 lutego 2013 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz.U poz. 279); rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 03 grudnia 2012 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa (poz. 1361); rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 marca 2010 r. w sprawie regulaminu postępowania przy rozpoznawaniu odwołań (Dz. U r., Nr 48, poz. 280); obwieszczenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 3 kwietnia 2014 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie regulaminu postępowania przy rozpoznawaniu odwołań (Dz. U. z 2014 poz. 964); rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie regulaminu postępowania przy rozpoznawaniu odwołań (Dz.U. z 2013 r.poz. 232); rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 marca 2010 r. w sprawie wysokości oraz sposobu pobierania wpisu od odwołania oraz rodzajów kosztów w postępowaniu odwoławczym i sposobu ich rozliczania (Dz. U. z 2010 r., Nr 41, poz. 238); Strona 17 z 148

18 rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r.. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. z 2010 Nr 223 poz. 1458); rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1692); rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013 r.poz. 231); rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz. U.z 2013 r. poz. 1735); rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 03 grudnia 2012 r. w sprawie wykazu robót budowlanych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1372); rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych (Dz. U. z 2011 Nr 96, poz. 559); inne dokumenty, w tym m.in. dokumenty programowe, umowy: - Kontrakt Terytorialny dla Województwa Lubelskiego; - Regionalny Program Operacyjny Województwa Lubelskiego na lata ; - Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych RPO WL na lata ; - Porozumienie instytucjonalne, zawarte pomiędzy IZ RPO a IP; - Plan Ewaluacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata ; - Strategia komunikacji polityki spójności na lata ; - Strategia komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata ; - Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności w zakresie informacji i promocji; Ponadto, do dnia zatwierdzenia OFiP IZ RPO otrzymała od Ministra Infrastruktury i Rozwoju następujące wytyczne: Wytyczne w zakresie procesu desygnacji na lata ; Wytyczne w zakresie trybów wyboru projektów na lata ; Wytyczne w zakresie szczegółowego opisu osi priorytetowych krajowych i regionalnych programów operacyjnych na lata ; Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności w okresie programowania ; Wytyczne w zakresie komitetów monitorujących na lata ; Wytyczne w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej; Wytyczne w zakresie gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata ; Wytyczne w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w programach operacyjnych; Wytyczne w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych na lata. Wytyczne w zakresie realizacji zasady partnerstwa na lata ; Strona 18 z 148

19 Wytyczne w zakresie zasad realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze przystosowania przedsiębiorstw i pracowników do zmian na lata ; Wytyczne w zakresie realizacji projektów finansowanych ze środków Funduszu Pracy w ramach programów operacyjnych współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego w perspektywie ; Wytyczne w zakresie sprawozdawczości; Wytyczne w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych, w tym określenia katalogu wskaźników kluczowych; Wytyczne w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności. Wytyczne w zakresie realizacji zasady równości szans kobiet i mężczyzn oraz równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami na lata ; Wytyczne w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych Na tej podstawie IZ RPO opracowuje następujące dokumenty: Wytyczne programowe w zakresie organizacji systemu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków EFRR w ramach RPO WL na lata ; Wytyczne programowe w zakresie organizacji systemu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków EFS w ramach RPO WL na lata ; Instrukcja do opracowania studiów wykonalności dla projektów w ramach RPO WL na lata ; Podręcznik dla wnioskodawców do opracowania Lokalnych Planów Rewitalizacji; Podręcznik w zakresie wdrażania instrumentów finansowych w ramach RPO WL na lata ; Zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych oraz skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego na lata ; Strona 19 z 148

20 2 INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA 2.1 INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA I JEJ GŁÓWNE FUNKCJE DATA I FORMA OFICJALNEGO POWOŁANIA INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ, UPOWAŻNIAJĄCEGO JĄ DO REALIZACJI POWIERZONYCH ZADAŃ. Podstawą prawną do wykonywania funkcji przez IZ RPO jest ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej Ramy prawne systemu zarządzania i kontroli funduszy strukturalnych stanowi Umowa Partnerstwa, zatwierdzona przez Komisję Europejską w dniu 23 maja 2014 r., która określa cele i kierunki wykorzystania środków pochodzących z budżetu UE. W ramach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, zgodnie ze statutem i regulaminem organizacyjnym Urzędu, funkcję Instytucji Zarządzającej w imieniu Zarządu Województwa pełnią: Departament Zarządzania RPO, Departament Wdrażania EFRR oraz Departament Wdrażania EFS. Departamenty te wykonują swoje zadania na mocy Uchwały Nr CCLXXV/5628/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 7 października 2014 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie WYSZCZEGÓLNIENIE FUNKCJI I ZADAŃ REALIZOWANYCH BEZPOŚREDNIO PRZEZ INSTYTUCJĘ ZARZĄDZAJĄCĄ Instytucja Zarządzająca, zgodnie z art. 125 Rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, jest odpowiedzialna za zarządzanie programem operacyjnym zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. Zgodnie z art. 123 ust. 2 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1303/2013 oraz w związku z art. 9 pkt 2 ust. 6 Instytucja Zarządzająca pełni funkcję Instytucji Certyfikującej. W ramach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, zgodnie ze statutem i regulaminem organizacyjnym Urzędu, funkcję Instytucji Certyfikującej pełni Departament Finansów (DF). Formalnie Instytucja Certyfikująca została powołana w Departamencie Finansów UMWL jako Oddział Certyfikacji (OC). Uchwałą Nr CCLXXV/5628/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 7 października 2014 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie. Zakres zadań Oddziału określa regulamin organizacyjny. DF wykonując zadania Instytucji Certyfikującej jest komórką organizacyjną, niezależną od pozostałych komórek w UMWL, zaangażowanych w proces zarządzania oraz wdrażania RPO WL. Strona 20 z 148

21 Podstawowy zakres zadań o charakterze zarządczym i wdrożeniowym IZ RPO obejmuje w szczególności: Zarządzanie systemem realizacji Programu: opracowanie programu operacyjnego oraz szczegółowego opisu osi priorytetowych, dokonywanie zmian w programie, w tym dotyczących tabel finansowych, na wniosek KM lub z własnej inicjatywy, po otrzymaniu opinii KM oraz po poinformowaniu o planowanych zmianach Komisji Europejskiej, przygotowywanie i zatwierdzanie procedur i wytycznych programowych IZ RPO, w tym dokumentów dotyczących systemu zarządzania i kontroli RPO WL, Przygotowanie wytycznych dotyczących procedur dla IP oraz weryfikacja i zatwierdzanie opracowanych przez IP dokumentów oraz przygotowanie wytycznych dla IP w zakresie wdrażanych priorytetów inwestycyjnych,, przygotowanie wytycznych dla beneficjentów w zakresie m.in. naboru i oceny projektów konkursowych oraz zgłaszania, oceny i wyboru projektów pozakonkursowych, kwalifikowalności wydatków w ramach RPO WL na lata, rozliczania wydatków i sprawozdawczości, nadzór nad wdrażaniem priorytetów inwestycyjnych powierzonych instytucjom pośredniczącym, sporządzanie rocznych podsumowań końcowych sprawozdań z przeprowadzonych audytów i kontroli, Nabór i ocena wniosków oraz zatwierdzanie operacji do dofinansowania przygotowanie kryteriów wyboru projektów i przedłożenie ich do akceptacji KM RPO, prowadzenie procedur konkursowych dla RPO WL służących wyłonieniu projektów uzyskujących wsparcie oraz zapewnienie, że ocena projektów jest prowadzona zgodnie z przyjętymi kryteriami w sposób bezstronny i rzetelny, prowadzenie procedur wyboru projektów w trybie pozakonkursowym dla RPO WL służących wyłonieniu projektów do Wykazu Pozakonkursowych Projektów Zidentyfikowanych (WPZ) oraz zapewnienie, że ocena tych projektów jest prowadzona zgodnie z przyjętymi kryteriami w sposób bezstronny i rzetelny. Projekty pozakonkursowe współfinansowane z EFS zostaną ujęte w Ramowym Planie Działań podejmowanie decyzji o dofinansowaniu wybranych do realizacji projektów oraz podpisywanie umów z beneficjentami w ramach RPO WL, obsługa procedury odwoławczej od decyzji dotyczącej wyboru projektów do dofinansowania w ramach RPO WL, opracowanie regulaminów konkursów, Monitoring, sprawozdawczość i ewaluacja monitorowanie przebiegu wdrażania Programu we współpracy z KM RPO, w tym przygotowanie informacji kwartalnych, sprawozdań rocznych oraz sprawozdania końcowego z realizacji RPO WL i przekazywanie ich do wiadomości IK UP, - przedkładanie Komisji Europejskiej sprawozdań rocznych i sprawozdania końcowego z realizacji Programu, po ich uprzednim zatwierdzeniu przez KM RPO, - dokonywanie oceny postępów realizacji Programu (ewaluacji) oraz zapewnienie, że ocena ta jest prowadzona zgodnie z art Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. (w ramach funkcjonowania Strona 21 z 148

22 Jednostki Ewaluacyjnej w DZ RPO, Jednostki Ewaluacyjnej EFS w DW EFS oraz współpracy DW EFRR) - wdrożenie i obsługa elektronicznego systemu monitorowania Programu, w szczególności udział we wdrożeniu, operowaniu i administrowaniu centralnym systemem teleinformatycznym oraz utworzenie, operowanie i rozwój systemu lokalnego, nadzorowanie operowania systemem lokalnym przez IP w celu zapewnienia prawidłowego zasilania danymi systemu centralnego. Kontrola projektów - zapewnienie prowadzenia kontroli Programu, w tym w szczególności: przygotowanie rocznego planu kontroli Programu, prowadzenie kontroli systemowych planowych oraz doraźnych w przypadku występowania istotnych uchybień w działaniu IP, prowadzenie kontroli na miejscu realizacji projektów, kontroli krzyżowych oraz kontroli trwałości projektu w ramach wdrażanych przez IZ priorytetów inwestycyjnych, zgodnie z planem kontroli oraz kontroli doraźnych w przypadku zaistnienia podejrzenia popełnienia oszustwa przez beneficjenta lub przesłanek świadczących o podejrzeniu popełnienia innych poważnych nieprawidłowości, zatwierdzanie planów kontroli projektów opracowanych przez IP, - analizowanie skuteczności kontroli, organizowanie kontroli sprawdzających oraz nadzór nad wdrażaniem zaleceń pokontrolnych, - prowadzenie kontroli wydatków obejmujących formalno-merytoryczno-finansową weryfikację wniosków beneficjentów o płatność w ramach wdrażanych priorytetów inwestycyjnych oraz weryfikację dokumentów poświadczających poniesienie wydatków. Zarządzanie finansowe - koordynacja finansowej realizacji Programu, - zarządzanie budżetem RPO, w tym planowanie i prognozowanie wydatków, - sporządzanie rocznych zestawień wydatków przedstawianych Komisji w celu uzyskania zwrotu kosztów, w tym sporządzanie deklaracji zarządczej, - przygotowywanie poświadczeń i deklaracji wydatków na poziomie Programu, - prowadzenie monitoringu finansowego realizacji zasady n+3 w zakresie kwot wnioskowanych do Komisji, - zarządzanie środkami przeznaczonymi na współfinansowanie Programu pochodzącymi ze środków europejskich oraz dotacji celowej z budżetu państwa, w tym opracowanie rocznych i wieloletnich prognoz wydatków w ramach RPO WL, - rozliczanie umów z beneficjentami zgodnie z przyjętymi procedurami poprzez min. przekazywanie zleceń płatności na rzecz beneficjentów priorytetów inwestycyjnych RPO, wdrażanych bezpośrednio przez IZ RPO do Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK) w ramach środków europejskich, - dokonywanie płatności na rzecz beneficjentów priorytetów inwestycyjnych, wdrażanych bezpośrednio przez IZ RPO w ramach dotacji celowej budżetu państwa na współfinansowanie krajowe, - rozliczanie i dokonywanie płatności w ramach projektów pomocy technicznej, - zatwierdzanie Deklaracji wydatków od IP do IZ oraz przygotowanie Deklaracji wydatków od IZ do IZ/IC, - przekazywanie do IC wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z wydatkami, dla potrzeb certyfikacji, - zapewnienie istnienia informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego oraz Strona 22 z 148

23 zapewnienie, że dane na temat realizacji, niezbędne do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny są gromadzone, - zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji projektów, odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych. Nieprawidłowości i odzyskiwanie kwot - wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach do odpowiednich instytucji, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie procedurami, w szczególności poprzez prowadzenie postępowań administracyjnych oraz wydawanie decyzji, o których mowa w art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) w przedmiocie zwrotu środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, prowadzenie postępowań administracyjnych oraz wydawania decyzji w przedmiocie umarzania, odraczania terminów lub rozkładania na raty spłat należności, o jakich mowa w art. 60 pkt 6 w zw. z art. 61 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, - odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w tym prowadzenie postępowań administracyjnych zmierzających do odzyskania kwot podlegających zwrotowi, Informacja i promocja zapewnienie przestrzegania wymogów w zakresie informacji i promocji ustanowionych w art oraz załączniku XII rozporządzania ogólnego, przestrzegania zapisów Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata ; zapewnienie realizacji zadań związanych z informacją i komunikacją przez daną IP poprzez umieszczenie odpowiednich postanowień w porozumieniach zawieranych pomiędzy IZ a daną IP ; opracowanie i aktualizacja Strategii komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata oraz Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata ; realizacja działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych zgodnie ze Strategią komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata oraz Rocznymi planami działań informacyjnych i promocyjnych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata ; koordynacja działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych prowadzonych przez instytucje zaangażowane we wdrażanie Programu m.in. w zakresie funkcjonowania punktu kontaktowego i organizacji szkoleń dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów; współpraca z siecią Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w regionie (PIFE), powołaną na mocy Umowy nr DIP/BDG-II/POPT/107/14 z dnia r. w sprawie funkcjonowania na terenie województwa lubelskiego systemu informacji o funduszach europejskich. Strona 23 z 148

24 Pomoc Techniczna - koordynacja działań PT w ramach RPO WL, - planowanie i zarządzanie budżetem PT RPO Przechowywanie dokumentów i archiwizacja - ustanowienie procedur dla zapewnienia, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, są przechowywane zgodnie z wymogami art. 140 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. Strona 24 z 148

25 2.1.3 FUNKCJE FORMALNIE POWIERZONE INSTYTUCJOM POŚREDNICZĄCYM Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości Na podstawie art. 123 ust. 6 Rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 IZ RPO oddelegowała część zadań, związanych z wdrażaniem wybranych Priorytetów Inwestycyjny (PI) w następujących działaniach tj.: - Działanie 1.2 Badania celowe; - Działanie 1.3- Infrastruktura badawczo-rozwojowa w przedsiębiorstwach; - Działanie 1.4- Transfer technologii i komercjalizacji badań; - Działanie 1.5- Bon na patent; - Działanie 3.2- Instrumenty kapitałowe; - Działanie 3.3- Przedsiębiorstwa odpryskowe; - Działanie 3.4- Dostosowanie oferty IOB do potrzeb rynku; - Działanie 3.5-Bon na doradztwo; - Działanie 3.7- Wzrost konkurencyjności MŚP do Instytucji Pośredniczącej Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie. Zadania oddelegowane do Instytucji Pośredniczącej obejmują wybór operacji do dofinansowania oraz zarządzanie finansowe i kontrolę w zakresie ww. priorytetów inwestycyjnych, w tym m.in. przygotowanie szczegółowych procedur realizacji powierzonych zadań w postaci Instrukcji Wykonawczej i przekazanie jej do zatwierdzenia przez IZ, przygotowanie Opisu Funkcji i Procedur w części dotyczącej IP. opracowanie regulaminów konkursów i przeprowadzenie konkursów, dokonywanie oceny zgłoszonych projektów w ramach powierzonych PI RPO WL, zapewnienie, że wybór projektów do dofinansowania następuje zgodnie z kryteriami stosowanymi dla RPO WL oraz że projekty te, przez cały okres ich realizacji, są zgodne z odpowiednimi zasadami wspólnotowymi i krajowymi, obsługę procedury odwoławczej od decyzji dotyczącej wyboru projektów realizowanych w ramach powierzonych PI, podejmowanie decyzji o współfinansowaniu projektów w ramach powierzonych PI RPO oraz podpisywanie umów o dofinansowanie realizacji projektów z beneficjentami, weryfikację dostarczenia współfinansowanych produktów i usług oraz tego, że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów zostały faktycznie poniesione i są zgodne z odpowiednimi zasadami wspólnotowymi i krajowymi (weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność i kontrole projektów na miejscu, w tym również kontrole krzyżowe), przekazywanie do BGK zleceń płatności na rzecz beneficjentów powierzonych priorytetów inwestycyjnych RPO WL w części odpowiadającej środkom europejskim, Strona 25 z 148

26 zapewnienie stosowania przez beneficjentów odrębnych systemów księgowych lub odpowiednich kodów księgowych dla wszystkich operacji finansowych związanych z projektem, prowadzenie systemu rejestrowania i przechowywania w formie elektronicznej szczegółowych rejestrów księgowych dla każdego projektu w ramach powierzonych priorytetów inwestycyjnych oraz gromadzenia danych niezbędnych dla zarządzania finansowego, monitoringu, weryfikacji, audytów i oceny, prowadzenie elektronicznego systemu monitorowania realizacji powierzonych priorytetów inwestycyjnych w ramach RPO WL, przekazywanie IZ wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z wydatkami, dla potrzeb certyfikacji, przygotowywanie i przekazywanie IZ Deklaracji wydatków od IP do IZ, opracowywanie rocznej i wieloletniej prognozy wydatków w ramach powierzonych Priorytetów Inwestycyjnych i przekazywanie jej do IZ RPO, przygotowanie informacji kwartalnych, sprawozdań rocznych oraz sprawozdania końcowego z realizacji powierzonych priorytetów inwestycyjnych i przekazanie ich do IZ RPO, wykrywanie i informowanie o nieprawidłowościach zgodnie z procedurą informowania o nieprawidłowościach oraz odzyskiwanie kwot, do zwrotu których zobowiązany jest beneficjent, wypłaconych w ramach powierzonych Priorytetów Inwestycyjnych RPO WL, w szczególności poprzez prowadzenie postępowań administracyjnych oraz wydawanie decyzji, o których mowa w art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) w przedmiocie zwrotu środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, prowadzenie postępowań administracyjnych oraz wydawania decyzji w przedmiocie umarzania, odraczania terminów lub rozkładania na raty spłat należności, o jakich mowa w art. 60 pkt 6 w zw. z art. 61 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zapewnienie zgodności realizacji Priorytetów Inwestycyjnych z wymogami informowania i promocji w ramach RPO WL, w tym prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych w ramach realizowanych Priorytetów Inwestycyjnych RPO WL, monitorowanie i raportowanie realizacji zadań dotyczących Pomocy Technicznej, przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją RPO WL zgodnie z art. 140 i art. 125 ust. 2 pkt. d Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady(UE) Nr 1303/2013 w związku z art Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) nr 821/2014 r. prowadzenie kontroli krzyżowych mających na celu wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków. zapewnienie zgodności realizacji priorytetów inwestycyjnych z wymogami informowania i promocji w ramach RPO WL, w tym prowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych i edukacyjnych w ramach realizowanych Osi Priorytetowych RPO WL. Strona 26 z 148

27 Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie Na podstawie art. 123 ust. 6 Rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 IZ RPO oddelegowała część zadań, związanych z wdrażaniem Priorytetów Inwestycyjnych (PI) współfinansowanych z EFS w następujących działaniach tj.: - Działanie 9.1- Aktywizacja zawodowa; - Działanie 9.2- Aktywizacja zawodowa - projekty PUP; - Działanie Aktywne włączenie; do Instytucji Pośredniczącej - Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie. Zadania oddelegowane do Instytucji Pośredniczącej obejmują wybór operacji do dofinansowania oraz zarządzanie finansowe i kontrolę w zakresie ww. Działań, w tym m.in.: przygotowanie propozycji kryteriów wyboru projektów w zakresie wdrażanych Działań, spełniających warunki określone w art. 125 ust. 3 lit. a rozporządzenia ogólnego, prowadzenie naboru i oceny wniosków o dofinansowanie, w tym obsługę procedury odwoławczej oraz wyboru projektów do dofinansowania, zawieranie z wnioskodawcami umów o dofinansowanie projektu lub wydawanie decyzji o dofinansowaniu projektu, zgodnie z wzorem zatwierdzonym przez Instytucję Zarządzającą, przyjmowanie zabezpieczeń realizacji umowy, aneksowanie oraz rozwiązywanie umów, rozliczanie projektów oraz zlecanie płatności, o których mowa w art. 188 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, na rzecz beneficjentów, z wyłączeniem beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi oraz dokonywanie wypłat dotacji celowej na rzecz beneficjentów w części odpowiadającej wkładowi krajowemu ze środków budżetu państwa, zapewnienie aktualności i poprawności danych służących do monitorowania realizacji wdrażanych Działań, prowadzenie kontroli projektów, w tym weryfikacja prawidłowości wydatków ponoszonych przez beneficjentów, weryfikacja i poświadczanie wydatków w ramach Działań, w tym przygotowywanie deklaracji wydatków i przekazywanie ich do Instytucji Zarządzającej, przekazywanie Instytucji Zarządzającej wszystkich niezbędnych informacji o procedurach i weryfikacjach prowadzonych w związku z rozliczaniem wydatków, w szczególności dla potrzeb certyfikacji, nakładanie korekt finansowych, odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w szczególności kwot związanych z nałożeniem korekt finansowych, na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych albo w umowie o dofinansowanie projektu, albo w decyzji o dofinansowaniu projektu, w tym: wydawanie decyzji o zwrocie środków przeznaczonych na realizację projektów lub zadań oraz decyzji o zapłacie odsetek, o których mowa odpowiednio w art. 207 ust. 9 i art. 189 ust. 3b ustawy o finansach publicznych, wydawanie decyzji o umorzeniu w całości albo w części oraz o odroczeniu albo rozłożeniu na raty spłaty należności wynikających z obowiązku zwrotu środków Strona 27 z 148

28 przeznaczonych na realizację projektów lub zadań, o których mowa w art. 61 ustawy o finansach publicznych, prowadzenie postępowań egzekucyjnych związanych z odzyskiwaniem kwot podlegających zwrotowi, zgłaszanie, na podstawie art. 207 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, do ministra właściwego ds. finansów publicznych, podmiotów podlegających wykluczeniu celem wpisu do rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich, zgłaszanie zmian w zakresie informacji zawartych w ww. rejestrze oraz występowanie z wnioskami o udostępnienie informacji z tego rejestru, wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach, wprowadzenie skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka, prowadzenie sprawozdawczości oraz monitorowanie postępów w realizacji wdrażanych Działań, w tym realizacja i monitorowanie celów pośrednich oraz końcowych ustanowionych dla Osi Priorytetowej w zakresie wdrażanych Działań, zapewnianie informacji o wdrażanych Działaniach i ich promocja zgodnie ze Strategią komunikacji Programu oraz Rocznymi planami działań informacyjnych i promocyjnych, współpraca z Instytucją Zarządzającą w zakresie ewaluacji RPO WL, w tym udostępnianie informacji na potrzeby badań ewaluacyjnych, przekazywanie dokumentów niezbędnych do sporządzenia przez Instytucję Zarządzającą rocznego zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 137 rozporządzenia ogólnego oraz deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania, o których mowa w art. 59 ust. 5 lit. a i b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, EURATOM) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz. Urz. UE 2012, seria L, Nr 298, s. 1, z późn. zm.), przechowywanie wszystkich dokumentów dotyczących projektów, wydatków, kontroli i audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu. Miasto Lublin Na podstawie art. 123 ust. 6 Rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 IZ RPO oddelegowała część zadań, związanych z wdrażaniem wybranych Priorytetów Inwestycyjnych (PI) w ramach następujących działań tj.: Działanie 2.2 Cyfryzacja Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Działanie 3.8 Tereny inwestycyjne w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego Działanie 5.6 Efektywność energetyczna i gospodarka niskoemisyjna dla Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego Działanie 7.5 Ochrona bioróżnorodności dla Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego Działanie 8.4 Transport w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego Działanie 13.8 Rewitalizacja Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych do Instytucji Pośredniczącej Miasta Lublin. Strona 28 z 148

29 Zadania oddelegowane do Instytucji Pośredniczącej obejmują, m.in.: przygotowanie propozycji kryteriów wyboru projektów w zakresie wdrażanych Działań, spełniających warunki określone w art. 125 ust. 3 lit. a rozporządzenia ogólnego, wyboru projektów do dofinansowania w formule ZIT (ocena zgodności ze Strategią ZIT LOF), zapewnienia aktualności i poprawności danych służących do monitorowania realizacji wdrażanych Działań, monitorowania i sprawozdawania z realizacji ZIT w ramach RPO; zapewniania informacji o wdrażanych Działaniach i ich promocji zgodnie ze Strategią komunikacji Programu oraz Rocznymi planami działań informacyjnych i promocyjnych, współpracy z Instytucją Zarządzającą w zakresie ewaluacji RPO WL, w tym udostępniania informacji na potrzeby badań ewaluacyjnych, przechowywania wszystkich dokumentów dotyczących projektów, wydatków, kontroli i audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu. ochrony i przetwarzania danych osobowych z zapewnieniem bezpieczeństwa i poufności danych oraz zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, w zależności od zakresu zadań. IP ponosi odpowiedzialność za prawidłową realizację w/w priorytetów inwestycyjnych, a za powstałe nieprawidłowości odpowiada przed IZ RPO. Delegacja odbywa się w drodze porozumienia, które w szczególności określa: - zadania i obowiązki poszczególnych stron, - odpowiedzialność każdej ze stron porozumienia, - terminy wykonania zadań, - dokumenty, które będą stanowiły rezultat wykonania zadań, - sankcje lub inne środki, które mogą być zastosowane w przypadku niewykonania zadań. Porozumienia w sprawie powierzenia zadań związanych z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata zostały zatwierdzone przez Zarząd Województwa Lubelskiego w dniu 19 maja 2015 roku. Strona 29 z 148

30 2.1.4 SYSTEM ZWALCZANIA NADUZYĆ FINANSOWYCH W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA LUBELSKIEGO NA LATA Instytucja Zarządzająca, zgodnie z art. 124 ust.4 lit.c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1303/2013 ma obowiązek wprowadzenia skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych. Ponadto art. 72 lit. h powyższego Rozporządzenia stanowi, że zadaniem systemów zarządzania i kontroli jest zapobieganie nieprawidłowościom, w tym nadużyciom finansowym oraz ich wykrywanie i korygowanie, oraz odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych wraz z odsetkami z tytułu zwrotu tych kwot po terminie. Jednocześnie Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata zobowiązują Instytucję Zarządzającą do opracowania dokumentu w zakresie zapobiegania i sposobu postępowania w sytuacjach wystąpienia korupcji i nadużyć finansowych w ramach Programu, który po opracowaniu oraz jego każdorazowej aktualizacji, przekazywany będzie w wersji elektronicznej do wiadomości Grupy roboczej do spraw przeciwdziałania nadużyciom finansowym w funduszach polityki spójności, umiejscowionej w Departamencie Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju. Dodatkowo, zgodnie z zaleceniami Wytycznych Komisji Europejskiej dla państw członkowskich i organów zarządzających programami w sprawie oceny ryzyka nadużyć finansowych oraz skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych z 16 czerwca 2014 r. (EGESIF_ /06/2014) Instytucja Zarządzająca dokonuje odpowiedniej oceny ryzyka nadużyć finansowych, uwzględniając przy tym stopień narażenia na korupcję czy inne nadużycie finansowe, wprowadzając rzetelne systemy kontroli w celu zmniejszenia ryzyka oszustw finansowych, oraz w razie konieczności, wprowadzając dodatkowe procedury wykrywania oszustw finansowych i podejmowania stosownych działań w przypadku ich podejrzenia. Zgodnie z powyższymi uregulowaniami IZ RPO opracowała dokument pn. Zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych oraz skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego na lata, określający: a) szczegółowe zasady zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych (procesy cechujące się największym narażeniem na ryzyko, zdefiniowanie rodzajów ryzyka, podejmowanie działań ograniczających ryzyko); b) środki stosowane przez IZ RPO i IP w zakresie zwalczania nadużyć finansowych; c) zasady prowadzenia samooceny ryzyka nadużyć finansowych, w tym narzędzia do dokonywania samooceny Zakres dokumentu obejmuje min.: a) wykrywanie i identyfikację nadużyć finansowych; b) procedury antykorupcyjne stosowane w instytucji, gwarantujące przejrzystość jej działań, w tym przypadki konfliktu interesów; c) opis zasad postępowania z informacją o możliwych nadużyciach finansowych, pozyskaną ze źródeł zewnętrznych; d) mechanizmy implementowane w Programie w celu zapobiegania korupcji w zamówieniach publicznych; e) działania o charakterze informacyjnym w zakresie zapobiegania nadużyciom i korupcji na poziomie IZ/IP/Beneficjent. Strona 30 z 148

31 2.2 ORGANIZACJA I PROCEDURY INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ SCHEMAT ORGANIZACYJNY I LISTA ZADAŃ REALIZOWANYCH PRZEZ POSZCZEGÓLNE JEDNOSTKI W RAMACH INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ RPO WL Schemat 2 Instytucja Zarządzająca RPO WL w strukturze UMWL UMWL działa na podstawie: 1. Ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.), 2. Statutu Województwa Lubelskiego (Dz. Urz. Woj. Lub. z 2005r. Nr 226, poz. 3596), Strona 31 z 148

32 3. Statutu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, przyjętego Uchwałą Sejmiku Województwa Lubelskiego Nr XLVIII/755/06 w dniu 10 lipca 2006 r. 4. Regulaminu organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego (UMWL) przyjętego uchwałą Nr CLXII/1916/08 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 16 września 2008 r. (z późniejszymi zmianami). W skład struktur Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego wchodzą następujące departamenty i komórki organizacyjne: 1. Departament Organizacyjno - Prawny, 2. Departament Finansów, 3. Departament Kontroli i Audytu Wewnętrznego, 4. Departament Polityki Transportowej i Drogownictwa, 5. Departament Mienia i Inwestycji, 6. Departament Rolnictwa i Środowiska, 7. Departament Kultury, Edukacji i Sportu, 8. Departament Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym, 9. Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 10. Departament Polityki Regionalnej, 11. Departament Gospodarki i Innowacji, 12. Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego, 13. Departament Zdrowia i Polityki Społecznej, 14. Departament Koordynacji Projektów Europejskich, 15. Departament Promocji i Turystyki, 16. Biuro Geodezji, 17. Kancelaria Marszałka, 18. Kancelaria Sejmiku, 19. Sekretarz Województwa, 20. Biuro pełnomocnika Marszałka ds. Ochrony Informacji Niejawnych. 21. Regionalne Biuro Projektu Pilotażowy system gospodarowania odpadami azbestowymi na terenie Województwa Lubelskiego wzmocniony sprawnym monitoringiem ilości oraz kontroli ich usuwania i unieszkodliwiania.. Komórkami organizacyjnymi UMWL odpowiedzialnymi za realizację Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Lubelskiego są przede wszystkim Departament Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym oraz Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego, natomiast pozostałe departamenty m. in.: Departament Finansów oraz Departament Organizacyjno-Prawny pełnią funkcje pomocnicze. Departament Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym Pracą Departamentu kieruje Dyrektor przy pomocy 2 zastępców. W Departamencie utworzono Sekretariat DZRPO oraz oddziały, którymi kierują kierownicy. W oddziałach są jedno i wieloosobowe stanowiska pracy. W DZRPO utworzono 6 oddziałów. Są to: 1. Oddział Zarządzania Finansowego 2. Oddział Monitoringu i Ewaluacji 3. Oddział Systemu Realizacji 4. Oddział Programowania 5. Oddział Wsparcia Wdrażania RPO 6. Oddział Komunikacji RPO Strona 32 z 148

33 W ww. wyodrębniono następujące stanowiska pracy: 1. Oddział Zarządzania Finansowego a) kierownik oddziału, b) ds. zarządzania finansowego, c) ds. poświadczania wydatków, 2. Oddział Monitoringu i Ewaluacji a) kierownik oddziału, b) ds. monitoringu i ewaluacji, c) koordynator ds. LSI, d) ds. projektowania i administrowania systemami informatycznymi, 3. Oddział Systemu Realizacji a) kierownik oddziału, b) ds. zarządzania systemem realizacji RPO, c) ds. odwołań, 4. Oddział Programowania a) kierownik oddziału b) ds. programowania 4. Oddział Wsparcia Wdrażania RPO a) kierownik oddziału, b) ds. budżetu Pomocy Technicznej i sprawozdawczości, c) ds. obsługi i wdrażania Pomocy Technicznej, 5. Oddział Komunikacji RPO a) kierownik oddziału, b) ds. komunikacji RPO, c) ds. komunikacji i relacji z mediami, W DZ RPO wyodrębniono również stanowisko ds. obsługi sekretariatu Struktura zatrudnienia w DZRPO w ramach realizacji RPO WL (stan docelowy do osiągnięcia do końca 2020 r.): 1. Dyrektor 1 etat, 2. Z-ca Dyrektora 2 etaty, 3. Oddział Zarządzania Finansowego 8 etatów 4. Oddział Monitoringu i Ewaluacji 12 etatów, 5. Oddział Systemu Realizacji 10 etatów, 6. Oddział Programowania 7 etatów 7. Oddział Wsparcia Wdrażania RPO 10 etatów, 8. Oddział Komunikacji RPO 8 etatów, 9. ds. obsługi sekretariatu 2 etaty, Razem 60 etatów zaangażowanych w realizację RPO WL. Strona 33 z 148

34 Podstawowy zakres zadań poszczególnych oddziałów oraz stanowisk pracy w DZRPO w ramach realizacji RPO WL: Oddział Zarządzania Finansowego: 1) koordynacja finansowej realizacji Programu, 2) zarządzanie budżetem RPO, w tym planowanie i prognozowanie wydatków w zakresie środków z UE, środków z budżetu państwa i budżetu województwa, wnioskowanie o środki z UE i BP, opracowanie prognoz planowanych wniosków o płatność, 3) analiza rocznych zestawień wydatków przedstawianych Komisji w celu uzyskania zwrotu kosztów za dany rok referencyjny, w tym sporządzanie deklaracji zarządczej, 4) przygotowywanie deklaracji wydatków na poziomie Programu, 5) prowadzenie monitoringu finansowego realizacji zasady n+3 w zakresie kwot wnioskowanych do KE, 6) koordynacja prac związanych z kontraktem terytorialnym w zakresie finansów RPO, 7) sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem zadań departamentów wdrażających w zakresie finansowej realizacji Programu, 8) monitoring dostępności środków w ramach poszczególnych priorytetów inwestycyjnych i osi RPO WL, 9) gromadzenie i analiza informacji w zakresie nieprawidłowości finansowych we wdrażaniu RPO, 10) weryfikacja wniosków o płatność dotyczących PT (z IP oraz Oddziału Wsparcia Wdrażania RPO i Oddziału Komunikacji RPO w DZ RPO) i sporządzanie zleceń płatności do DF, 11) koordynacja zadań związanych z zastosowaniem instrumentów finansowych w ramach RPO WL 12) przygotowanie wytycznych programowych oraz udział w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. Oddział Monitoringu i Ewaluacji: 1) sporządzanie dokumentów sprawozdawczych z realizacji RPO na podstawie sprawozdań z DW EFS oraz DW EFRR, 2) zarządzanie systemem monitorowania oraz analizowanie postępu rzeczowego i finansowego RPO, 3) koordynacja w zakresie realizacji wskaźników RPO, w tym w szczególności osiąganie kamieni milowych, 4) wykonywanie przez pracowników na stanowisku ds. monitoringu i ewaluacji zadań Jednostki Ewaluacyjnej, funkcjonującej w ramach Oddziału, 5) zlecanie i realizacja ekspertyz i badań ewaluacyjnych RPO w ramach funkcjonowania Jednostki Ewaluacyjnej, 6) koordynacja badań ewaluacyjnych opracowywanych przez DW EFS, analizowanie ich wyników, formułowanie wniosków i zaleceń do dalszego wdrażania RPO wraz z koordynacją ich wdrażania w ramach funkcjonowania Jednostki Ewaluacyjnej, 7) stworzenie oraz wdrożenie lokalnego systemu informatycznego dla RPO WL, 8) administracja systemów informatycznych obsługujących RPO (na poziomie krajowym i lokalnym), 9) prowadzenie audytu jakości danych obsługiwanych systemów informatycznych, 10) przygotowywanie analiz i sprawozdań dla potrzeb KM RPO, Strona 34 z 148

35 11) przygotowanie wytycznych programowych oraz udział w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. Oddział Systemu Realizacji 1) koordynacja przygotowania IZ RPO do audytu desygnacji, 2) koordynacja opracowania i aktualizacji oraz zatwierdzanie procedur i wytycznych programowych IZ RPO, w tym dokumentów dotyczących systemu zarządzania i kontroli RPO, 3) konsultowanie z DW EFRR i DW EFS procedur i wytycznych IP oraz regulaminów konkursów organizowanych przez IP, 4) akceptacja, przygotowanych przez DW EFRR i DW EFS, Porozumień z IP w sprawie systemu realizacji RPO WL oraz monitoring ich realizacji, 5) prowadzenie kontroli wewnętrznych w DW EFRR i DW EFS oraz udział w kontrolach systemowych prowadzonych w IP przez DW EFRR i DW EFS, 6) prowadzenie kontroli krzyżowych Programu, 7) przygotowywanie Rocznego Planu Kontroli dla Programu, 8) monitorowanie wykonania rocznych planów kontroli w DW EFRR, DW EFS oraz w IP, 9) współpraca z zewnętrznymi i wewnętrznymi organami kontroli i audytu, 10) sporządzanie rocznych podsumowań końcowych sprawozdań z przeprowadzonych audytów i kontroli, 11) opiniowanie regulaminów konkursów opracowanych przez DW EFRR i DW EFS, 12) akceptacja propozycji kryteriów wyboru projektów przedstawianych przez DW EFRR, DW EFS oraz IP i przekazywanie ich do zatwierdzenia przez Komitet Monitorujący RPO WL, 13) prowadzenie postępowań administracyjnych odwoławczych dotyczących kwot podlegających zwrotowi w zakresie EFRR oraz EFS (II instancja), 14) koordynacja prac Komitetu Monitorującego RPO. Oddział Programowania: 1) koordynacja opracowania i aktualizacji dokumentów programowych, 2) analiza danych monitoringowych rzeczowych i finansowych wpływających na osiągnięcie kamieni milowych pod kątem ewentualnych zmian w RPO, 3) nadzór nad instrumentami rozwoju terytorialnego (ZIT, SIT), w tym koordynacja realizacji porozumienia ZIT, 4) zapewnienie komplementarności w ramach RPO WL oraz z innymi PO, w tym zatwierdzanie harmonogramów konkursów, 5) analiza i zarządzanie demarkacją dla RPO WL, 6) monitorowanie polityk regionalnych, krajowych, wspólnotowych, w tym polityk horyzontalnych UE, 7) opracowanie zasad związanych z procedurą negocjacyjno-uzgodnieniową dla projektów strategicznych, 8) udział w projektach międzynarodowych (np. inicjatywa URBACT oraz Jaspers), 9) współpraca z DPR w zakresie przygotowania i merytorycznej realizacji kontraktu terytorialnego, 10) udział w pracach grup roboczych ds. kwestii horyzontalnych, 11) przygotowanie wytycznych programowych oraz udział w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. Strona 35 z 148

36 Oddział Wsparcia Wdrażania RPO: 1) koordynacja działań PT w ramach RPO WL, w tym współpraca z MIiR w zakresie PT, 2) przygotowanie RPD PT dla IZ RPO oraz zatwierdzanie RPD PT dla IP, 3) planowanie i zarządzanie budżetem PT RPO, w tym monitoring wdrażania PT RPO. 4) sporządzanie i weryfikacja sprawozdań z zakresu PT, 5) zarządzanie procesem opracowania planu zamówień publicznych oraz techniczna realizacja określonych zamówień dla IZ RPO (w tym project pipeline), 6) przygotowywanie wniosków o płatność dotyczących PT dla IZ RPO, 7) koordynacja opracowania planu szkoleń dla pracowników IZ RPO, 8) organizacja szkoleń dla pracowników DZ RPO, 9) udział w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału, 10) przygotowanie rocznego planu zatrudnienia kadr przewidzianych do realizacji zadań związanych z zarządzaniem i wdrażaniem RPO. Oddział Komunikacji RPO: 1) prowadzenie działań komunikacyjnych dotyczących RPO, w tym kampanii informacyjnopromocyjnych, 2) współpraca z MIiR w zakresie realizacji Strategii komunikacji Polityki Spójności, obsługi Bazy Wiedzy o Funduszach Europejskich oraz innych kwestii dotyczących informacji i promocji, 3) koordynacja i nadzór nad działaniami informacyjno-promocyjnymi realizowanymi w ramach RPO, w tym nadzór nad działaniami punktów kontaktowych funkcjonujących w ramach RPO, 4) współpraca z siecią Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w regionie (PIFE), powołaną na mocy Umowy nr DIP/BDG-II/POPT/107/14 z dnia r. w sprawie funkcjonowania na terenie województwa lubelskiego systemu informacji o funduszach europejskich, 5) opracowanie i aktualizacja Strategii komunikacji RPO WL oraz Rocznego Planu Działań w zakresie informacji i promocji we współpracy z departamentami wdrażającymi oraz IP, 6) koordynacja kontaktów z mediami (zgodnie z zapisami współpracy z mediami dla komórek odpowiedzialnych za zarządzania i wdrażanie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 7) zapewnienie współpracy działań informacyjno-promocyjnych w regionie dotyczących wszystkich funduszy UE zawartych w Umowie Partnerstwa, 8) stworzenie, administrowanie, utrzymanie oraz w razie potrzeb modyfikacja strony internetowej RPO WL na lata , a także zapewnienie aktualności danych w Wyszukiwarce Dotacji, 9) sporządzanie wniosków o płatność dotyczących informacji i promocji w ramach PT, 10) sprawozdawczość z działań informacyjno promocyjnych w zakresie kompetencji oddziału, 11) udział w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. ds. obsługi sekretariatu DZRPO: 1) przedkładanie korespondencji Dyrektorowi oraz Zastępcom Dyrektora Departamentu Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym oraz przekazywanie jej pracownikom zgodnie z dekretacją, 2) ewidencja czasu pracy pracowników DZRPO, Strona 36 z 148

37 3) sporządzanie pism i innych dokumentów dla potrzeb Dyrekcji Departamentu Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym, 4) nadawanie oraz rejestrowanie ilościowe korespondencji wychodzącej z DZRPO, 5) obsługa Dyrekcji (m. in. przyjmowanie interesantów, umawianie spotkań, łączenie rozmów telefonicznych) Schemat 3 Struktura organizacyjna DZ RPO Strona 37 z 148

38 Schemat 4 Struktura docelowego zatrudnienia w DZ RPO w ramach realizacji RPO WL Strona 38 z 148

39 Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Pracą Departamentu kieruje Dyrektor przy pomocy 2 zastępców. W Departamencie utworzono Sekretariat DWEFRR oraz oddziały, którymi kierują kierownicy. W oddziałach są jedno i wieloosobowe stanowiska pracy. W DWEFRR utworzono 6 oddziałów, zaangażowanych we wdrażanie RPO WL w perspektywie finansowej na lata. 1. Oddział Obsługi Finansowej EFRR a) kierownik oddziału b) ds. obsługi finansowej c) ds. poświadczania wydatków 2. Oddział Kontroli a) kierownik oddziału, b) z-ca kierownika oddziału, c) ds. kontroli, d) ds. sprawozdawczości i raportowania o nieprawidłowościach 3. Oddział Realizacji Projektów a) kierownik oddziału, b) z-ca kierownika, c) ds. weryfikacji wniosków o płatność, d) ds. monitorowania i sprawozdawczości. 4. Oddział Oceny Projektów a) kierownik oddziału, b) z-ca kierownika, c) ds. oceny i wyboru projektów, d) ds. koordynacji zawierania umów z beneficjentami, e) ds. projektów strategicznych, f) menedżer ds. środowiska, g) ds. środowiska. 5. Oddział Koordynacji Wdrażania EFRR a) kierownik oddziału, b) ds. monitorowania i sprawozdawczości, c) ds. koordynacji wdrażania EFRR, d) ds. komunikacji i pomocy technicznej. 6. Oddział Wsparcia Przedsiębiorczości a) kierownik oddziału, b) ds. wsparcia przedsiębiorczości, Strona 39 z 148

40 W DWEFRR wyodrębniono również inne komórki organizacyjne i stanowiska zaangażowane w realizację RPO WL tj.: 1. Zespół ds. odwołań a) koordynator zespołu, b) ds. odwołań. 2. ds. obsługi sekretariatu 3. archiwista Struktura zatrudnienia w DWEFRR w ramach realizacji RPO WL (stan docelowy do osiągnięcia do końca 2020 r.): 1. Dyrektor - 1 etat 2. Zastępca Dyrektora - 2 etaty 3. Oddział Obsługi Finansowej EFRR 6 etatów 4. Oddział Kontroli - 30 etatów 5. Oddział Realizacji Projektów - 32 etaty 6. Oddział Oceny Projektów - 30 etatów 7. Oddział Koordynacji Wdrażania EFRR 9 etatów 8. Oddział Wsparcia Przedsiębiorczości - 7 etatów 9. Zespół ds. odwołań - 5 etatów 10. ds. obsługi sekretariatu-2 etaty 11. archiwista-1 etat Razem 125 etatów zaangażowanych w realizację RPO WL Podstawowy zakres zadań poszczególnych oddziałów, zespołów oraz stanowisk pracy w DWEFRR w ramach realizacji RPO WL: Oddział Obsługi Finansowej EFRR: 1) Współpraca oraz przekazywanie do DZ RPO informacji i dokumentów niezbędnych do zarządzania budżetem RPO WL w zakresie EFRR, dotyczących: a) planowania wydatków w zakresie budżetu środków europejskich, środków budżetu państwa i budżetu województwa (z uwzględnieniem danych z IP), b) opracowania rocznych i wieloletnich prognoz wydatków, c) wnioskowania o środki UE i budżetu państwa w ramach Programu zgodnie z przyjętym systemem, d) sprawozdawczości i rozliczania środków dotacji celowej budżetu państwa w części dotyczącej EFRR, e) tabel zawierających limity kontraktacji środków budżetu środków europejskich i środków budżetu państwa, f) poświadczania wydatków na poziomie EFRR na podstawie m.in. zweryfikowanych deklaracji wydatków z IP, g) prognoz planowanych wniosków o płatność do KE na bieżący i kolejny rok budżetowy oraz przekazywanie tych informacji do DZ RPO, 2) nadzór nad wykonywaniem zadań IP w zakresie finansowej realizacji Programu do celów poświadczania wydatków do Komisji Europejskiej, 3) monitoring finansowy zasady n+3 kwot wnioskowanych do KE w zakresie EFRR, 4) prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych, 5) monitoring dostępności środków w ramach poszczególnych priorytetów inwestycyjnych i osi priorytetowych współfinansowanych z EFRR, Strona 40 z 148

41 6) udział w przygotowaniu wytycznych programowych oraz w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. Oddział Kontroli: 1) opracowywanie Rocznych Planów Kontroli projektów i sprawozdawanie z ich realizacji do DZ RPO, 2) udział w prowadzeniu szkoleń dla beneficjentów w zakresie kompetencji oddziału. 3) Współpraca z Oddziałem Wsparcia Przedsiębiorczości w zakresie weryfikacji oraz zatwierdzania Rocznych Planów Kontroli IP, 4) prowadzenie kontroli projektów, w tym kontroli trwałości w ramach osi wdrażanych przez DW EFRR, 5) wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach w zakresie EFRR do KE oraz przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do DZ RPO, 6) monitorowanie wskaźników w okresie trwałości 7) udział w przygotowaniu wytycznych programowych oraz w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. Oddział Realizacji Projektów: 1) weryfikacja wniosków o płatność w zakresie wdrażanych priorytetów inwestycyjnych, 2) udział w prowadzeniu szkoleń dla beneficjentów w zakresie kompetencji oddziału oraz udzielanie informacji beneficjentom, 3) sporządzanie i przekazywanie do Oddziału Obsługi Finansowej DW EFRR informacji niezbędnych do przygotowania poświadczenia i deklaracji wydatków w zakresie kompetencji DW EFRR, 4) sporządzanie aneksów do umów o dofinansowanie w ramach wdrażanych priorytetów inwestycyjnych, 5) odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, 6) sprawozdawczość na poziomie wdrażanych priorytetów inwestycyjnych, 7) udział w przygotowaniu wytycznych programowych oraz w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. Oddział Oceny Projektów: 1) utworzenie i zarządzanie bazą ekspertów powołanych do oceny projektów (w tym akredytacja), 2) nadzór nad przygotowaniem projektów strategicznych do realizacji, 3) prowadzenie naboru projektów konkursowych w ramach wdrażanych priorytetów inwestycyjnych, 4) ocena wniosków o dofinansowanie w ramach wdrażanych priorytetów inwestycyjnych, 5) przygotowanie propozycji kryteriów oceny i wyboru projektów, 6) podpisywanie umów o dofinansowanie, 7) udział w prowadzeniu szkoleń dla beneficjentów w zakresie kompetencji oddziału oraz udzielanie informacji beneficjentom, 8) koordynacja działań dotyczących project pipeline, 9) koordynacja działań dotyczących zagadnień w zakresie ochrony środowiska, 10) przygotowywanie propozycji harmonogramów konkursów w zakresie wdrażanych priorytetów inwestycyjnych EFRR, Strona 41 z 148

42 11) opracowanie regulaminów konkursów w zakresie wdrażanych priorytetów inwestycyjnych EFRR, 12) udział w przygotowaniu wytycznych programowych oraz w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. Oddział Koordynacji Wdrażania EFRR: 1) monitoring RPO w zakresie EFRR oraz sporządzanie sprawozdań z wdrażania RPO w zakresie EFRR na podstawie informacji przekazanych przez oddziały DW EFRR oraz IP, 2) współpraca z DZ RPO w zakresie opracowywania, aktualizacji i realizacji Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej w zakresie kompetencji DW EFRR, w tym organizowanie i obsługa szkoleń oraz działań podnoszących kwalifikacje kadry wdrażającej, 3) opracowywanie i przekazywanie do DZ RPO dokumentów potrzebnych do przygotowania wniosków o płatność w ramach Pomocy Technicznej RPO WL, w tym dotyczących informacji i promocji, 4) realizacja określonych zamówień dla DW EFRR oraz współpraca z DZ RPO w zakresie przygotowywania zbiorczych zamówień dla IZ RPO, 5) współpraca z DZ RPO w zakresie opracowania, aktualizacji i realizacji Strategii komunikacji RPO WL oraz Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych w zakresie kompetencji DW EFRR oraz stosowanie w tym obszarze wszelkich zaleceń i rekomendacji DZ RPO, 6) bezpośrednia koordynacja i nadzór nad działaniami informacyjno-promocyjnymi, realizowanymi przez IP, w tym opiniowanie wkładów do Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych dla IP, 7) współpraca z siecią Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w regionie (PIFE), powołaną na mocy Umowy nr DIP/BDG-II/POPT/107/14 z dnia r. 8) w sprawie funkcjonowania na terenie województwa lubelskiego systemu informacji 9) o funduszach europejskich, 10) analiza potrzeb szkoleniowych potencjalnych beneficjentów i beneficjentów RPO oraz organizacja szkoleń dla powyższych grup odbiorców (w tym prowadzenie szkoleń w zakresie kompetencji oddziału), 11) prowadzenie punktu kontaktowego oraz realizacja innych działań komunikacyjnych w zakresie kompetencji oddziału, 12) publikowanie i zapewnianie aktualności treści na odpowiednich podstronach serwisu RPO, w tym informacji dotyczących naboru wniosków, uzupełnianie danych do Wyszukiwarki Dotacji, 13) koordynacja opracowania i aktualizacji wytycznych programowych i procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji DW EFRR, 14) Gromadzenie dokumentacji dotyczącej kontroli zewnętrznych: NIK, IPOC, wyników audytu operacji, a także analiza pozyskanych informacji i inicjowanie działań następczych, 15) Nadzór nad analizą, zasadami i trybem zarządzania ryzykiem w DW EFRR w ramach RPO WL, 16) Administracja krajowym i lokalnym systemem informatycznym obsługującym RPO w ramach zadań DW EFRR. Oddział Wsparcia Przedsiębiorczości: 1) koordynacja spójności i jednolitości zasad wsparcia przedsiębiorczości w ramach RPO, Strona 42 z 148

43 2) określenie zadań do powierzenia IP i przygotowanie Porozumienia z IP (do akceptacji przez DZ RPO) oraz nadzór nad jego realizacją, 3) zatwierdzanie regulaminów konkursów IP, 4) współpraca z Oddziałem Kontroli w zakresie weryfikacji i zatwierdzania Rocznych Planów Kontroli IP; 5) opiniowanie harmonogramów konkursów IP zatwierdzanych przez DZ RPO, 6) interpretacje kwalifikowalności wydatków dotyczących priorytetów inwestycyjnych wdrażanych przez IP, 7) rozpatrywanie skarg i zażaleń na działania IP, 8) zatwierdzanie wytycznych oraz procedur IP, 9) opiniowanie propozycji kryteriów wyboru projektów przedstawianych przez IP, 10) prowadzenie kontroli systemowych w IP we współpracy z pozostałymi komórkami organizacyjnymi DW EFRR oraz DZ RPO. 10) udział w przygotowaniu wytycznych programowych oraz w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. Zespół ds. odwołań: 1) prowadzanie postępowań administracyjnych dotyczących kwot podlegających zwrotowi w zakresie zadań realizowanych przez DW EFRR (I instancja) oraz IP (II instancja), 2) prowadzenie procedur odwoławczych w zakresie zadań realizowanych przez DW EFRR, 3) udział w przygotowaniu wytycznych programowych oraz w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie swoich kompetencji. ds. obsługi sekretariatu DWEFRR: 1) przedkładanie korespondencji Dyrektorowi oraz Zastępcom Dyrektora Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz przekazywanie jej pracownikom zgodnie z dekretacją, 2) ewidencja czasu pracy pracowników DWEFRR, 3) sporządzanie pism i innych dokumentów dla potrzeb Dyrekcji Departamentu WEFRR 4) nadawanie oraz rejestrowanie ilościowe korespondencji wychodzącej z DWEFRR, 5) obsługa Dyrekcji (m. in. przyjmowanie interesantów, umawianie spotkań, łączenie rozmów telefonicznych). Strona 43 z 148

44 Schemat 5 Struktura organizacyjna DW EFRR Strona 44 z 148

45 Schemat 6 Struktura docelowego zatrudnienia w DW EFRR w ramach realizacji RPO WL Strona 45 z 148

46 Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego Pracą Departamentu kieruje Dyrektor przy pomocy 2 zastępców. W Departamencie utworzono Sekretariat DWEFS oraz oddziały, którymi kierują kierownicy. W oddziałach są jedno i wieloosobowe stanowiska pracy. W DWEFS utworzono 7 oddziałów, zaangażowanych we wdrażanie RPO WL w perspektywie finansowej na lata : 1) Oddział Obsługi Finansowej EFS, a) kierownik oddziału, b) ds. finansów i prognoz, c) ds. obsługi finansowej, d) ds. nieprawidłowości i odzyskiwania kwot, e) ds. poświadczenia wydatków. 2) Oddział Kontroli, a) kierownik oddziału, b) ds. kontroli systemowych, c) ds. kontroli projektów. 3) Oddział Realizacji Projektów I, a) kierownik oddziału, b) ds. monitorowania, c) ds. finansów i prognoz, d) ds. obsługi projektów. 4) Oddział Realizacji Projektów II, a) kierownik oddziału, b) ds. monitorowania, c) ds. finansów i prognoz, d) ds. obsługi projektów. 5) Oddział Oceny Projektów, a) kierownik oddziału, b) ds. programowania, c) ds. oceny, d) ds. finansowych, 6) Oddział Koordynacji Wdrażania EFS, a) kierownik oddziału, b) koordynator ds. programowania, c) ds. programowania i koordynacji, d) ds. pomocy technicznej i rozwoju kadr, e) ds. zamówień publicznych, f) ds. informacji i promocji, 7) Oddział Monitoringu i Ewaluacji, a) kierownik oddziału, b) ds. monitorowania i ewaluacji, c) ds. systemów informatycznych, Strona 46 z 148

47 d) ds. procedury odwoławczej, e) ds. pomocy publicznej. 8) sekretarka. 9) archiwista. Struktura zatrudnienia w DWEFS w ramach realizacji RPO WL (stan docelowy do osiągnięcia do końca 2020 r.): 1. Dyrektor - 1 etat 2. Zastępca Dyrektora 2 etaty 3. Oddział Obsługi Finansowej EFS- 8 etatów 4. Oddział Kontroli 24 etaty 5. Oddział Realizacji Projektów I 24 etaty 6. Oddział Realizacji Projektów II 32 etaty 7. Oddział Oceny Projektów 26 etatów 8. Oddział Koordynacji Wdrażania EFS 12 etatów 9. Oddział Monitoringu i Ewaluacji 16 etatów 10. sekretarka 3 etaty 11. archiwista 2 etaty Razem 150 etatów Podstawowy zakres zadań poszczególnych oddziałów, zespołów oraz stanowisk pracy w DW EFS w ramach realizacji RPO WL: Oddział Obsługi Finansowej EFS: 1) Współpraca oraz przekazywanie do DZ RPO informacji i dokumentów niezbędnych do zarządzania budżetem RPO WL w zakresie EFS, dotyczących: a) planowania wydatków w zakresie budżetu środków europejskich, środków budżetu państwa i budżetu województwa dotyczących Działań współfinansowanych z EFS, b) sprawozdawczości finansowej i rozliczania środków dotacji celowej budżetu państwa w części dotyczącej Działań współfinansowanych z EFS, c) rocznych i wieloletnich prognoz wydatków w ramach EFS, d) wnioskowania o środki UE i budżetu państwa w ramach EFS, e) tabel zawierających limity kontraktacji środków budżetu środków europejskich i środków budżetu państwa, f) poświadczania wydatków na poziomie EFS na podstawie m.in. zatwierdzonych deklaracji z IP, g) prognoz planowanych wniosków o płatność do KE na bieżący i kolejny rok budżetowy, 2) nadzór nad wykonywaniem zadań IP w zakresie finansowej realizacji Programu do celów poświadczania wydatków do Komisji Europejskiej, 3) monitoring finansowy zasady n+3 kwot wnioskowanych do KE w zakresie Działań współfinansowanych z EFS, 4) prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych, 5) monitoring dostępności środków w ramach poszczególnych Działań współfinansowanych z EFS, 6) weryfikacja zleceń płatności dyspozycji przelewów, Strona 47 z 148

48 7) raportowanie o nieprawidłowościach w zakresie EFS do KE oraz przekazywanie informacji o nieprawidłowościach do DZ RPO, 8) odzyskiwanie środków podlegających zwrotowi, prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących kwot podlegających zwrotowi w zakresie zadań realizowanych przez DW EFS (I instancja) oraz IP (II instancja), 9) udział w przygotowaniu wytycznych programowych oraz w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. Oddział Kontroli: 1) przygotowanie planów kontroli i przekazywanie sprawozdań z ich realizacji do DZ RPO, 2) weryfikacja oraz zatwierdzanie planów Kontroli IP i sprawozdań z ich realizacji, 3) przeprowadzanie kontroli systemowych w IP, 4) przeprowadzanie kontroli, w tym kontroli doraźnych projektów realizowanych przez beneficjentów oraz kontroli trwałości w zakresie wdrażanych priorytetów inwestycyjnych, 5) udział w zadaniach związanych z przeprowadzaniem kontroli krzyżowych, 6) analiza skuteczności kontroli, organizowanie kontroli sprawdzających oraz nadzór nad wdrażaniem zaleceń pokontrolnych, 7) współpraca z instytucjami kontrolnymi uprawnionymi do przeprowadzania kontroli w ramach EFS. 8) udział w przygotowaniu wytycznych programowych oraz w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. Oddział Realizacji Projektów I: 1) monitorowanie postępów realizacji umów o dofinansowanie projektów, 2) rozliczanie umów o dofinansowanie projektów, 3) monitorowanie realizacji oraz sporządzanie sprawozdań z wdrażanych Działań, 4) sporządzanie aneksów do zawartych umów o dofinansowanie, 5) udział w przygotowaniu wytycznych programowych oraz w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. Oddział Realizacji Projektów II: 1) monitorowanie postępów realizacji umów o dofinansowanie projektów, 2) monitorowanie realizacji oraz sporządzanie sprawozdań z wdrażanych Działań, 3) sporządzanie aneksów do zawartych umów o dofinansowanie, 4) rozliczanie umów o dofinansowanie projektów, 5) udział w przygotowaniu wytycznych programowych oraz w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. Oddział Oceny Projektów: 1) prowadzenie procedury naboru i oceny projektów, w tym prowadzenie negocjacji projektów w zakresie wdrażanych Działań, 2) prowadzenie naboru kandydatów na ekspertów w zakresie dziedzin i specjalności współfinansowanych z EFS, 3) przygotowywanie i podpisywanie umów o dofinansowanie, 4) nadzór i monitorowanie kontraktacji środków finansowanych w ramach kompetencji oddziału, Strona 48 z 148

49 5) obsługa systemów informatycznych, 6) opracowanie regulaminów konkursów w zakresie wdrażanych Działąń, 7) opracowanie harmonogramów konkursów w zakresie wdrażanych Działań, 8) udział w przygotowaniu wytycznych programowych oraz w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. Oddział Koordynacji Wdrażania EFS: 1) współpraca z DZ RPO w zakresie opracowywania, aktualizacji i realizacji Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej w zakresie kompetencji DW EFS, w tym organizowanie i obsługa szkoleń oraz działań podnoszących kwalifikacje kadry wdrażającej, 2) współpraca z DZ RPO w zakresie opracowywania, aktualizacji i realizacji Strategii komunikacji RPO WL oraz Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych w zakresie kompetencji DW EFS oraz stosowanie w tym obszarze wszelkich zaleceń i rekomendacji DZ RPO 3) bezpośrednia koordynacja i nadzór nad działaniami informacyjno-promocyjnymi realizowanymi przez IP, w tym opiniowanie Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych dla IP, 4) współpraca z siecią Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w regionie (PIFE), powołaną na mocy Umowy nr DIP/BDG-II/POPT/107/14 z dnia r. w sprawie funkcjonowania na terenie województwa lubelskiego systemu informacji o funduszach europejskich 5) publikowanie i zapewnianie aktualności treści na odpowiednich podstronach serwisu RPO, w tym informacji dotyczących naboru wniosków, uzupełnianie danych do Wyszukiwarki Dotacji, 6) analiza potrzeb szkoleniowych potencjalnych beneficjentów i beneficjentów RPO oraz organizacja szkoleń dla powyższych grup odbiorców (w tym prowadzenie szkoleń w zakresie kompetencji oddziału), 7) prowadzenie punktu kontaktowego oraz realizacja innych działań komunikacyjnych w zakresie kompetencji oddziału, 8) opracowywanie i przekazywanie do DZ RPO dokumentów potrzebnych do przygotowywania wniosków o płatność w ramach Pomocy Technicznej RPO WL, w tym dotyczących informacji i promocji, 9) realizacja określonych zamówień dla DW EFS oraz współpraca z DZ RPO w zakresie przygotowywania zbiorczych zamówień dla IZ RPO, 10) obsługa audytów i kontroli zewnętrznych oraz realizacja zadań związanych z kontrolą zarządczą, 11) zapewnienie zgodności działań z politykami krajowymi i wspólnotowymi w zakresie EFS, 12) koordynacja wdrażania Działań współfinansowanych z EFS i zapewnienie spójności procesów, w tym opiniowanie harmonogramów konkursów oraz propozycji kryteriów oceny i wyboru projektów opracowanych przez IP, 13) przygotowanie porozumienia międzyinstytucjonalnego z IP oraz monitoring jego realizacji, 14) przygotowanie propozycji kryteriów oceny i wyboru projektów w zakresie Działań wdrażanych przez DW EFS, Strona 49 z 148

50 15) koordynacja prac nad przygotowaniem wytycznych programowych i procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji DW EFS, 16) weryfikacja i zatwierdzanie wytycznych i procedur IP. Oddział Monitoringu i Ewaluacji: 1) monitoring oraz sporządzanie sprawozdań z Osi Priorytetowych RPO w zakresie EFS, 2) weryfikacja i zatwierdzanie sprawozdań z Działań, sporządzanych przez Oddziały Realizacji Projektów DW EFS oraz IP, 3) wykonywanie zadań Jednostki Ewaluacyjnej EFS, która funkcjonuje w ramach Oddziału, a zadania jej wykonują pracownicy na stanowisku ds. monitorowania i ewaluacji, 4) zlecanie i realizacja ekspertyz i badań ewaluacyjnych w zakresie wsparcia EFS, formułowanie wniosków do dalszej realizacji RPO w ramach funkcjonowania Jednostki Ewaluacyjnej EFS, 5) koordynacja i monitorowanie udzielonej pomocy publicznej, 6) prowadzenie procedur odwoławczych w zakresie zadań realizowanych przez DW EFS, 7) administrowanie systemami informatycznymi, 8) nadzór nad IP w zakresie powierzonych zadań, w tym koordynacja prac IP oraz rozpatrywanie skarg i wniosków na działania IP, 9) weryfikacja i zatwierdzanie regulaminów konkursów IP w konsultacji z DZ RPO, 10) prowadzenie dokumentacji dotyczącej zbiorów danych osobowych przetwarzanych oraz koordynacja zadań związanych z przetwarzaniem danych osobowych w DW EFS, 11) udział w przygotowaniu wytycznych programowych oraz udział w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału, Sekretarka: 1) przedkładanie korespondencji Dyrektorowi oraz Zastępcom Dyrektora Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego oraz przekazywanie jej pracownikom zgodnie z dekretacją, 2) ewidencja czasu pracy pracowników DWEFS, 3) sporządzanie pism i innych dokumentów dla potrzeb Dyrekcji DW EFS 4) nadawanie oraz rejestrowanie ilościowe korespondencji wychodzącej z DW EFS, 5) obsługa Dyrekcji (m. in. przyjmowanie interesantów, umawianie spotkań, łączenie rozmów telefonicznych). Strona 50 z 148

51 Schemat 7 Struktura organizacyjna DW EFS Strona 51 z 148

52 Schemat 8 Struktura docelowego zatrudnienia w DW EFS Strona 52 z 148

53 Departament Finansów Pracą Departamentu kieruje Dyrektor przy pomocy 3 zastępców, w tym jeden pełniący funkcję Głównego Księgowego Urzędu. W DF wyodrębniono 8 Oddziałów, z czego cztery zaangażowane są w realizację zadań w ramach RPO WL tj. Oddział Funduszy Unijnych ds. EFS, zwany dalej OFU EFS, Oddział Funduszy Unijnych ds. EFRR, zwany dalej OFU EFRR, Oddział Certyfikacji i Oddział Pomocy Technicznej. Oddział Certyfikacji realizuje zadania Instytucji Certyfikującej, w związku z tym, zadania te zostaną opisane w rozdziale 4.1 Instytucja Certyfikująca i jej funkcje. Struktura zatrudnienia w Oddziale Funduszy Unijnych ds. EFRR (OFU EFRR) (stan docelowy do osiągnięcia do końca 2020 r.): a) Kierownik Oddziału 1 etat b) ds. przepływów finansowych 3 etaty c) ds. księgowości - 2 etaty Razem 6 etatów Oddział Funduszy Unijnych ds. EFRR: 1) prowadzenie obsługi księgowej dla środków z dotacji celowej oraz dla środków z budżetu środków europejskich, 2) ewidencjonowanie należności dla środków z dotacji celowej oraz dla środków z budżetu środków europejskich, 3) weryfikacja wniosków o dotację celową z budżetu państwa oraz o przekazanie środków z budżetu środków europejskich, 4) weryfikacja zleceń płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich, 5) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, 6) sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych 7) wykonywanie czynności związanych z windykacją należności w zakresie działania oddziału, 8) sporządzanie i przekazywanie informacji dotyczących płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich, 9) realizacja zadań związanych z planowaniem i wykorzystaniem środków Pomocy Technicznej oraz współpraca z DZ RPO, 10) udział w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. Struktura zatrudnienia w Oddziale Funduszy Unijnych ds. EFS (OFU EFS) (stan docelowy do osiągnięcia do końca 2020 r.): a) Kierownik Oddziału 1 etat b) ds. przepływów finansowych 3 etaty c) ds. księgowości 2 etaty Razem 6 etatów Strona 53 z 148

54 Oddział Funduszy Unijnych ds. EFS: 1) prowadzenie obsługi księgowej dla środków z dotacji celowej oraz dla środków z budżetu środków europejskich, 2) ewidencjonowanie należności dla środków z dotacji celowej oraz dla środków z budżetu środków europejskich, 3) weryfikacja wniosków o dotację celową z budżetu państwa oraz o przekazanie środków z budżetu środków europejskich, 4) weryfikacja zleceń płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich, 5) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, 6) sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych 7) wykonywanie czynności związanych z windykacją należności w zakresie działania oddziału, 8) sporządzanie i przekazywanie informacji dotyczących płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich, 9) realizacja zadań związanych z planowaniem i wykorzystaniem środków Pomocy Technicznej oraz współpraca z DZ RPO, 10) udział w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału. Oddział Pomocy Technicznej: 1) weryfikacja zgodności wydatków z planem finansowym, 2) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, 3) prowadzenie obsługi finansowo-księgowej, 4) sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych, 5) udział w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału, 6) realizacja zadań związanych z planowaniem i wykorzystaniem środków Pomocy Technicznej oraz współpraca z DZ RPO, w tym przygotowywanie i przekazywanie do DZ RPO kopii dokumentów finansowych (faktur, rachunków itp.) oraz wydruków, zestawień i innych dokumentów potrzebnych do sporządzania wniosków o płatność dotyczących środków Pomocy Technicznej Struktura zatrudnienia w Oddziale Pomocy Technicznej w DF w ramach realizacji RPO WL (stan docelowy do osiągnięcia do końca 2020 r.): 1) Kierownik Oddziału 1 etat 2) Ds. księgowości 3 etaty 3) Ds. płatności 3 etaty Razem 7 etatów Oddział Certyfikacji: 1) sporządzanie i przedstawianie Komisji Europejskiej wniosków o płatność i poświadczanie, że wynikają one z wiarygodnych systemów księgowych, są oparte na weryfikowalnych dokumentach, 2) sporządzanie zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej zgodnie z właściwymi przepisami, Strona 54 z 148

55 3) poświadczanie kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz poświadczenie, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z RPO WL na lata , 4) wprowadzanie danych z zakresu realizowanych zadań do systemu informatycznego, 5) zapewnienie prowadzenia w formie elektronicznej ewidencji dokumentacji księgowej, w tym rozliczeń kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu RPO WL na lata , 6) uwzględnienie, podczas sporządzania i składania wniosków o płatność, wyników audytów prowadzonych przez Instytucję Audytową oraz inne instytucje kontrolne i audytowe, 7) zapewnienie, do celów sporządzania i składania wniosków o płatność, otrzymywania od instytucji zarządzającej odpowiednich informacji na temat procedur, 8) prowadzenie ewidencji kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu oraz zapewnienie, iż kwoty odzyskane i wycofane po anulowaniu całości lub części wkładu finansowego zostały zwrócone przed zamknięciem programu, 9) udział w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału, 10) realizacja zadań związanych z planowaniem i wykorzystaniem środków Pomocy Technicznej w ramach działań związanych z certyfikacją. Struktura zatrudnienia w Oddziale Certyfikacji w DF w ramach realizacji RPO WL (stan docelowy do osiągnięcia do końca 2020 r.): 1) Z-ca Dyrektora 1 etat 2) Kierownik Oddziału 1 etat 3) Ds. certyfikacji 6 etatów Razem 8 etatów Strona 55 z 148

56 Schemat 9 Struktura organizacyjna DF Schemat 10 Struktura docelowego zatrudnienia w DF Strona 56 z 148

57 Departament Organizacyjno-Prawny Pracą Departamentu kieruje Dyrektor przy pomocy 2 zastępców, z których jeden pełni funkcję Pełnomocnika Marszałka ds. Systemu Zarządzania Jakością. W Departamencie Organizacyjno-Prawnym wyodrębniono 13 oddziałów i 1 samodzielne stanowisko. W Oddziale zamówień publicznych wyodrębniono stanowisko pracy zaangażowane w realizację RPO WL tj.: - ds. zamówień publicznych dla departamentów wykonujących zadania IZ RPO. W Oddziale zamówień publicznych w Departamencie Organizacyjno-Prawnym w chwili obecnej zatrudniona jest jedna osoba do realizacji zamówień publicznych na potrzeby wdrażania RPO w zakresie kompetencji tego oddziału. W Oddziale Informatyki na stanowiskach ds. sprzętu komputerowego dla departamentów wykonujących zadania IZ RPO oraz pomoc administracyjna dla departamentów wykonujących zadania IŻ RPO zatrudnione są dwie osoby do realizacji zadań związanych z wdrażaniem RPO w zakresie kompetencji tego oddziału. Schemat 11 Struktura organizacyjna DOP Strona 57 z 148

58 Schemat 12 Struktura docelowego zatrudnienia w DOP w ramach realizacji RPO WL PROCEDURY ZAPEWNIAJĄCE WŁAŚCIWE ZARZĄDZANIE RYZYKIEM, W SZCZEGÓLNOŚCI W PRZYPADKU POWAŻNYCH ZMIAN SYSTEMU ZARZĄDZANIA I KONTROLI. Zarządzanie ryzykiem stanowi podstawę utworzenia właściwego ładu organizacyjnego będącego kombinacją procesów oraz struktur wprowadzonych przez kierownictwo dla uzyskania przepływu informacji, zarządzania, kierowania oraz monitorowania działań w IZ RPO w procesie realizacji RPO WL. W tym celu IZ RPO zapewnia odpowiednie zarzadzanie ryzykiem związanym z wykonywaniem zadań w ramach poszczególnych procesów w ramach wdrażania Programu. Na potrzeby prawidłowego i skutecznego procesu zarządzania i kontroli RPO WL ryzyko określa się jako możliwość zaistnienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację założonych celów i zadań składających się na proces realizacji Programu. Podstawowymi celami zarządzania ryzykiem w procesie realizacji RPO WL są: usprawnienie procesu zarządzania i wdrażania RPO WL, Strona 58 z 148

59 zwiększenie prawdopodobieństwa prawidłowej realizacji zadań i osiągania zamierzonych celów, zapewnienie skutecznych mechanizmów kontrolnych, zapewnienie wczesnego wykrywania zjawisk kwalifikujących się jako ryzykowne i podejmowania w tym kierunku odpowiednich działań. Podstawowymi zasadami determinującymi zarzadzanie ryzykiem są: integracja z procesem zarządzania, powiązania z celami i zadaniami IZ RPO, przypisanie odpowiedzialności, proporcjonalność działań przeciwdziałających ryzyku do jego istotności. W ramach procesu zarzadzania ryzykiem w IZ RPO wyróżnia się następujące etapy: I. Planowanie. W ramach procesu planowania IZ RPO jasno wyznacza cele i zadania służące prawidłowej realizacji RPO WL. Zgodnie z zasadami kontroli zarządczej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie cele i zadania określane są precyzyjnie i w co najmniej rocznej perspektywie, a ich wykonanie monitorowane za pomocą odpowiednich mierników. II. Analiza ryzyka. Identyfikacja ryzyka jest procesem systematycznym, zintegrowanym z procesem planowania, której dokonują kierownicy poszczególnych oddziałów DZ RPO, DW EFRR i DW EFS zaangażowanych we wdrażanie RPO WL. Analiza ryzyka polega na ustaleniu wszelkich ryzyk, zagrażających poszczególnym celom i zadaniom w procesie realizacji RPO WL. Identyfikacji ryzyka dokonują właściwy kierownicy przede wszystkim poprzez analizę celów i zadań poszczególnych oddziałów DZ RPO, DW EFRR i DW EFS oraz zagrożeń związanych z osiąganiem tych celów i realizowaniem zadań, z uwzględnieniem ich wewnętrznych i zewnętrznych czynników. Ponadto, w ramach procesu analizy ryzyka dokonuje się jego kategoryzacji, zgodnie z przyjętymi w IZ RPO kryteriami: ryzyko strategiczne (dotyczy zadań i celów długoterminowych), ryzyko operacyjne (napotykane podczas codziennych obowiązków kierowniczych i pracowniczych). III. Ocena ryzyka i odniesienie go do akceptowanego poziomu ryzyka. Ocena ryzyka polega na określeniu wpływu i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka, a następnie ustaleniu jego istotności. Określenie wpływu ryzyka polega na określeniu przewidywanych skutków jakie będzie miało dla realizacji zadania lub osiągnięcia celu w ramach procesu wdrażania RPO WL wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem. Określenie prawdopodobieństwa ziszczenia ryzyka polega na określeniu przewidywanej częstotliwości występowania zdarzenia objętego ryzykiem w trakcie roku. Podczas określania wpływu i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka stosowane są określone zasady, wyrażone jakościowo przy zastosowaniu skali ocen: wysoki, średni, niski. W oparciu o dokonaną ocenę ustalany jest poziom istotności ryzyka jako tzw.: ryzyko poważne o wysokim wpływie oraz wysokim lub średnim prawdopodobieństwie; ryzyko umiarkowane o wysokim wpływie i niskim prawdopodobieństwie, a także ryzyko o niskim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie; ryzyko nieznaczne o niskim wpływie oraz średnim lub niskim prawdopodobieństwie. Strona 59 z 148

60 W procesie zarządzania ryzykiem w ramach wdrażania RPO WL, IZ RPO za akceptowalne uznaje ryzyko nieznaczne, natomiast ryzyko umiarkowane i poważne przekracza akceptowany poziom ryzyka oraz wymaga ustalenia i podjęcia odpowiednich działań ze strony Instytucji. IV. Przeciwdziałanie ryzyku. W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku w IZ RPO analizie poddane zostają przyczyny wystąpienia ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń, istniejące mechanizmy kontroli oraz ich skuteczność. Metodami przeciwdziałania ryzyku są: kontrolowanie ryzyka poprzez stosowanie mechanizmów kontroli wewnętrznej, przeniesienie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu, akceptacja ryzyka w przypadku, gdy ryzyko ma małą istotność (niskie prawdopodobieństwo i konsekwencje). Na podstawie dokonanej analizy ryzyka i określeniu metody przeciwdziałania ryzyku kierownicy poszczególnych oddziałów DZ RPO, DW EFRR i DW EFS wypełniają Kartę identyfikacji, oceny i przeciwdziałaniu ryzyku wraz z podaniem planowanej metody ograniczenia go do akceptowanego poziomu. Sporządzona Karta weryfikowana jest przez właściwego Z-cę Dyrektora, a następnie podpisywana przez właściwego Dyrektora. V. Monitoring ryzyka (w tym informowanie i komunikacja wewnątrz IZ RPO). W ramach monitoringu ryzyka w IZ RPO, zidentyfikowane ryzyko oraz przyjęta metoda jego ograniczania do akceptowanego poziomu są na bieżąco monitorowane przez kierowników właściwych oddziałów, którzy oceniają poziom ryzyka oraz skuteczność stosowanych metod jego ograniczania. Monitoring ryzyka przeprowadzany jest również w ramach bieżącego zarządzania, w trakcie narad z kierownikami oddziałów przez Dyrektora DZ RPO/DW EFRR/DW EFS PROCEDURY PISEMNE OPRACOWANE NA POTRZEBY PRACOWNIKÓW INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ I INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCYCH Na potrzeby rozpoczęcia realizacji RPO WL, Instytucja Zarządzająca RPO WL opracowała dokument pn. Instrukcja Wykonawcza Instytucji Zarządzającej RPO WL, który przedstawia ogólne zasady realizacji Programu wraz z zestawem szczegółowych procedur realizacji poszczególnych procesów przez IZ w ramach RPO WL. Instrukcja Wykonawcza IZ RPO zawiera również informacje m. in. nt. podziału obowiązków pomiędzy pracownikami IZ, przypisania ich do poszczególnych stanowisk pracy oraz czynności wykonywanych na danym stanowisku. Zadania realizowane przez konkretnych pracowników zostały doprecyzowane w opisach stanowisk pracy. Instrukcja Wykonawcza IZ RPO (IW IZ RPO) składa się z pięciu części, zawierających opis procedur ogólnych oraz opisy procedur Departament Zarządzania RPO, Departamentu Wdrażania EFRR, Departamentu Wdrażania EFS oraz Departamentu Finansów, w tym procedury związane z wykonywaniem zadań Instytucji Certyfikującej. IW IZ RPO zostaje zatwierdzona przez Zarząd Województwa Lubelskiego. W celu wprowadzania ewentualnych usprawnień procesów związanych z realizacją Programu oraz w celu dostosowania procedur do obowiązujących przepisów prawnych i wytycznych Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, IZ RPO dokonuje cyklicznego przeglądu i aktualizacji Instrukcji Wykonawczej IZ RPO. Zgodnie z procedurami zawartymi Strona 60 z 148

61 w powyższym dokumencie, IZ RPO dokonuje przeglądu procedur nie rzadziej niż raz na kwartał. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian do procedur wewnętrznych dokonuje się ich na bieżąco, tak aby zapewniona została poprawność i aktualność zapisów Instrukcji Wykonawczej IZ RPO. Każda z Instytucji Pośredniczących opracowała projekt Instrukcji Wykonawczej IP w zakresie wdrażania RPO WL, z dokładnym wyszczególnieniem sposobu realizowanych przez nią procesów. Zadania realizowane przez poszczególnych pracowników IP zostały doprecyzowane w opisach stanowisk. Instrukcje Wykonawcze IP zostają zatwierdzane przez IZ RPO. Mając na uwadze usprawnienie procesów wdrażania powierzonych IP Działań, IP dokonują aktualizacji Instrukcji Wykonawczej IP, które są weryfikowane i zatwierdzane przez IZ RPO. Zatwierdzona IW przekazywana jest niezwłocznie do poszczególnych Oddziałów w DZ RPO oraz do DW EFRR, DW EFS i DF. Zatwierdzone IW IP przekazywane są do IP. Każdy pracownik uczestniczący w procesach dotyczących realizacji RPO WL zobowiązany jest do zapoznania się z obowiązującymi procedurami i ich stosowania podczas wykonywania czynności w ramach swoich obowiązków. Każdy z pracowników podpisuje oświadczenie, że zapoznał się z obowiązującymi procedurami i zobowiązuje się do ich stosowania PROCEDURY WSPIERAJACE PRACE KOMITETU MONITORUJĄCEGO Komitet Monitorujący (KM), którego funkcjonowanie zapewnia IZ, czuwa nad efektywnością i jakością zarządzania i realizacji Programu. W przypadku regionalnych programów operacyjnych KM powoływany jest w drodze uchwały właściwego zarządu województwa. W świetle art. 49 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego oraz na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 główne zadania KM obejmują: - systematyczny przegląd wdrażania programu w kontekście realizacji celów pośrednich i końcowych, - analizowanie wszelkich kwestii mających wpływ na wykonanie programu, - konsultowanie i analizowanie zmian programu proponowanych przez IZ, - prezentowanie uwag dotyczących wdrażania i ewaluacji RPO WL, jak również monitorowanie działań podjętych w ich następstwie, W dniu 22 grudnia 2014 r. Zarząd Województwa Lubelskiego Uchwałą nr VII/101/2014, uwzględniając zasadę partnerstwa, ustalił udział przedstawicieli strony samorządowej, rządowej oraz partnerów spoza administracji w składzie Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Lubelskiego na lata (KM RPO). Na mocy tej samej uchwały określone zostały również kryteria wyboru przedstawicieli w KM RPO. Strona 61 z 148

62 PROCEDURY GROMADZENIA, REJESTROWANIA I PRZECHOWYWANIA DANYCH W FORMIE ELEKTRONICZNEJ DLA KAŻDEGO PROJEKTU, NIEZBĘDNE DO MONITOROWANIA, EWALUACJI, ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO, WERYFIKACJI I AUDYTU. W celu zapewnienia gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych w formie elektronicznej dla każdego projektu, niezbędnych do celów monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu są one rejestrowane w systemach informatycznych lokalnym systemie informatycznym LSI2014 i aplikacji głównej centralnego systemu teleinformatycznego SL2014. System SL2014 posiada funkcjonalność pozwalającą na dwukierunkową wymianę danych z lokalnym systemem informatycznym. Zakres danych podlegających wymianie pomiędzy systemami informatycznymi obejmuje: a. dane słownikowe SL2014; b. dane na temat naborów; c. dane na temat wniosków o dofinansowanie; d. dane na temat umów o dofinansowanie; e. dane na temat wniosków o płatność na potrzeby certyfikacji (w tym korekty wniosków o płatność); f. dane na temat uczestników projektów; g. dane na temat kontroli projektów; h. dane na temat personelu projektu; i. dane na temat instrumentów finansowych. Wszelkie procesy dotyczące gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych w formie elektronicznej opisane są w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WL i zgodne są z Wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata, jak również z instrukcjami użytkownika systemu LSI2014 i systemu SL2014. Strona 62 z 148

63 PROCEDURY NADZOROWANIA FUNKCJI OFICJALNIE ODDELEGOWANYCH PRZEZ INSTYTUCJĘ ZARZĄDZAJĄCĄ ZGODNIE Z ART. 123 ust. 6 i 7 Rozporządzenia (UE) 1303/2013. IZ RPO prowadzi nadzór nad IP w zakresie zadań delegowanych na mocy porozumienia międzyinstytucjonalnego z IP. Departament Wdrażania EFRR prowadzi bieżący monitoring realizacji porozumienia zawartego z Lubelską Agencją Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie (LAWP). Do zadań realizowanych przez DW EFRR w tym zakresie należy w szczególności: koordynacja prac IP w zakresie wdrażania powierzonych priorytetów inwestycyjnych, weryfikacja i zatwierdzanie procedur IP, w tym Instrukcji Wykonawczych IP, - opiniowanie propozycji kryteriów oceny i wyboru projektów opracowanych przez IP, opiniowanie harmonogramów konkursów ogłaszanych przez IP, weryfikacja i zatwierdzanie regulaminów konkursów IP, - nadzór nad wykonywaniem zadań IP w zakresie finansowej realizacji Programu, w tym do celów poświadczania wydatków do KE, weryfikacja oraz zatwierdzanie planów kontroli IP i sprawozdań z ich realizacji, przeprowadzanie kontroli systemowych w IP, prowadzenie ewaluacji priorytetów inwestycyjnych wdrażanych przez IP, weryfikacja i zatwierdzanie informacji i sprawozdań IP z wdrażanych priorytetów inwestycyjnych, - koordynacja działań informacyjno-promocyjnych realizowanych przez IP, w tym opiniowanie wkładów do Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych dla IP, rozpatrywanie skarg i wniosków na działania IP. Departament Wdrażania EFS prowadzi bieżący monitoring realizacji porozumienia zawartego z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Lublinie (WUP). W proces nadzorowania funkcji oddelegowanych do WUP w DW EFS zaangażowane są: Oddział Obsługi Finansowej EFS Oddział Kontroli Oddział Koordynacji Wdrażania EFS Oddział Monitoringu i Ewaluacji Do zadań realizowanych przez DW EFS w tym zakresie należy w szczególności: koordynacja prac IP w zakresie wdrażania powierzonych Działań współfinansowanych z EFS, weryfikacja i zatwierdzanie procedur IP, w tym Instrukcji Wykonawczych IP, opiniowanie propozycji kryteriów oceny i wyboru projektów opracowanych przez IP, opiniowanie harmonogramów konkursów ogłaszanych przez IP, weryfikacja i zatwierdzanie regulaminów konkursów IP, nadzór nad wykonywaniem zadań IP w zakresie finansowej realizacji Programu, w tym do celów poświadczania wydatków do KE, weryfikacja oraz zatwierdzanie planów kontroli IP i sprawozdań z ich realizacji, przeprowadzanie kontroli systemowych w IP, prowadzenie ewaluacji Działań wdrażanych przez IP, Strona 63 z 148

64 weryfikacja i zatwierdzanie informacji i sprawozdań IP z wdrażanych Działań, koordynacja działań informacyjno-promocyjnych realizowanych przez IP, w tym opiniowanie wkładów do Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych dla IP, rozpatrywanie skarg i wniosków na działania IP. nadzór nad realizacją zadań IP w ramach Pomocy Technicznej RPO WL, Departament Zarządzania RPO prowadzi bieżący monitoring realizacji porozumienia zawartego z Miastem Lublin. Do zadań realizowanych przez DZ RPO w tym zakresie należy w szczególności: koordynacja prac IP w zakresie wdrażania powierzonych działań, weryfikacja i zatwierdzanie procedur IP, w tym Instrukcji Wykonawczych IP, opiniowanie propozycji kryteriów oceny i wyboru projektów opracowanych przez IP, prowadzenie ewaluacji Działań wdrażanych przez IP, weryfikacja i zatwierdzanie informacji i sprawozdań IP z wdrażanych Działań, koordynacja działań informacyjno-promocyjnych realizowanych przez IP, w tym opiniowanie wkładów do Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych dla IP, rozpatrywanie skarg i wniosków na działania IP Procedury nadzorowania funkcji oddelegowanych do IP zostały określone w Instrukcjach Wykonawczych IZ OPIS PROCEDUR WYBORU I ZATWIERDZANIA OPERACJI ORAZ PROCEDURY ZAPEWNIANIAJĄCE ICH ZGODNOŚĆ PRZEZ CAŁY OKRES WDRAŻANIA ZE STOSOWNYMI ZASADAMI WSPÓLNOTOWYMI I KRAJOWYMI. Procedury wyboru i zatwierdzania projektów w ramach RPO WL na lata opracowane są zgodnie z ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej. Instytucja Zarządzająca RPO WL (IZ RPO) określa kryteria wyboru projektów zgodnie z art. 125 ust 3 lit a. Rozporządzenia PE i Rady (UE) nr 1303/2023, które zatwierdza Komitet Monitorujący RPO WL (KM RPO). Projekt podlega ocenie pod względem spełnienia kryteriów wyboru projektu, zatwierdzonych przez KM RPO. Wybór projektów do dofinansowania w ramach RPO WL zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej, następuje w trybie: 1) konkursowym, 2) pozakonkursowym. Tryb konkursowy jest postępowaniem służącym wybraniu do dofinansowaniu projektów, o których mowa w art. 39 ust. 2 ustawy o zasadach realizacji programów Strona 64 z 148

65 w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej. Procedury wyboru projektów konkursowych w ramach RPO WL realizowane są przez IZ RPO na postawie następujących dokumentów: ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej, wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie trybów wyboru projektów na lata, wytyczne programowe w zakresie systemu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata , wytyczne programowe w zakresie systemu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata Procedurę wyboru i zatwierdzania projektów, do dofinansowania, w ramach IZ RPO prowadzi DW EFRR i DW EFS. Proces wyboru projektów w trybie konkursowym składa się z następujących etapów: ogłoszenie konkursu, nabór wniosków, weryfikacja wymogów formalnych w zakresie wniosków o dofinansowanie i ocena projektów, rozstrzygnięcie konkursu, wybór projektów do dofinansowania, podpisanie umowy. Ogłoszenie konkursu odbywa się zgodnie z następującymi zasadami: 1. IZ RPO, w celu wyłonienia projektów do dofinansowania w trybie konkursowym, planuje ogłaszanie konkursów na kolejny rok kalendarzowy w formie harmonogramu konkursów i zamieszcza go na stronie internetowej i portalu do dnia 30 listopada każdego roku. 2. Harmonogram może ulegać zmianom i być aktualizowany, z zastrzeżeniem że aktualizacja harmonogramu nie może dotyczyć konkursu, w ramach którego nabór wniosków został zaplanowany w okresie krótszym niż 3 miesiące licząc od daty aktualizacji. 3. Na podstawie harmonogramu IZ RPO prowadzi nabory wniosków o dofinansowanie projektów. Nabór wniosków odbywa się zgodnie z następującymi zasadami: 1. IZ RPO, w celu wyłonienia projektów do dofinansowania w trybie konkursowym, ogłasza konkurs na swojej stronie internetowej i portalu na co najmniej 30 dni przed planowanym rozpoczęciem naboru wniosków o dofinasowanie. 2. Nabór wniosków prowadzony jest w trybie: 1. konkursu zamkniętego, co oznacza, że termin składania wniosków o dofinansowanie ograniczony jest datą otwarcia oraz datą zamknięcia naboru wniosków i nie może być krótszy niż 7 dni licząc od dnia rozpoczęcia naboru wniosków, lub Strona 65 z 148

66 2. konkursu otwartego, co oznacza, że nabór wniosków i ich ocena prowadzone są w sposób ciągły do zamknięcia lub zawieszenia konkursu uzasadnionego odpowiednią decyzją IZ RPO (np. z powodu wyczerpania określonego limitu środków). Wybór trybu konkursu należy do IZ RPO. 3. IZ RPO przeprowadza konkurs na podstawie określonego przez IZ RPO Regulaminu konkursu. 4. Regulamin konkursu nie może podlegać zmianom skutkującym nierównym traktowaniem wnioskodawców, chyba że konieczność zmiany wynika z odrębnych przepisów. Weryfikacja wymogów formalnych w zakresie wniosków o dofinansowanie: 1. Przed przystąpieniem do oceny projektów w oparciu o kryteria wyboru projektów (DW EFS) lub na każdym etapie oceny projektów (DW EFRR) dokonywana jest weryfikacja wymogów formalnych w odniesieniu do wniosków o dofinansowanie, dokonywana przez Komisję Oceny Projektów (KOP). 2. Weryfikacja wymogów formalnych jakie musi spełnić wniosek o dofinansowanie dotyczy zagadnień związanych z poprawnością jego wypełnienia, kompletnością wniosku i załączników oraz spójnością informacji we wniosku i załącznikach. 3. Weryfikacja wymogów formalnych umożliwia uzupełnienie/poprawę stwierdzonych we wniosku braków formalnych lub błędów i oczywistych omyłek. Uzupełnienie/poprawa wniosku nie może jednak prowadzić do istotnych modyfikacji wniosku. Uzupełnienie/poprawa wniosku o dofinansowanie następuje w wyznaczonym przez IZ RPO terminie, nie krótszym jednak niż 7 dni, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia a w konsekwencji niedopuszczenia projektu do oceny. 4. Definicję istotnej modyfikacji, o której mowa powyżej określa IZ RPO. 5. Po dokonaniu weryfikacji wymogów formalnych IZ RPO informuje pisemnie tych wnioskodawców, których wnioski nie spełniły wymogów formalnych i zostały pozostawione bez rozpatrzenia. Ocena projektów w oparciu o kryteria wyboru, rozstrzygnięcie i wybór projektów w drodze konkursu przebiega zgodnie z następującymi zasadami: 1. Ocena projektów składa się z dwóch etapów: oceny formalnej i oceny merytorycznej. 2. Ocena projektów przeprowadzana jest przez Komisję Oceny Projektów (KOP), której zadaniem jest ocena spełnienia przez projekt kryteriów wyboru projektów (formalnych i merytorycznych). 3. KOP powoływana jest przez Marszałka Województwa Lubelskiego. 4. IZ RPO określa regulamin pracy KOP. W ramach oceny formalnej projekty oceniane są w oparciu o kryteria formalne określone w SZOOP RPO WL i zatwierdzone przez KM RPO. 5. Projekty, które pozytywnie przeszły ocenę formalną, podlegają ocenie merytorycznej. 6. Ocena merytoryczna przeprowadzana jest w oparciu o kryteria merytoryczne, określone w SZOOP RPO WL i zatwierdzone przez KM RPO. 7. Po zakończeniu oceny merytorycznej projektów, KOP sporządza protokół z prac KOP do którego załącznikiem jest m. in. lista wszystkich ocenionych projektów (tj. lista rankingowa) zawierająca przyznane oceny, z wyszczególnieniem projektów, które: a) spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów albo Strona 66 z 148

67 b) spełniły kryteria i uzyskały kolejno największą liczbę punktów, w przypadku gdy kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w konkursie nie wystarcza na objęcie dofinansowaniem wszystkich projektów, o którym mowa w lit. a). 8. ZWL rozstrzyga konkurs zatwierdzając listę, o której mowa powyżej co jest równoznaczne z uznaniem wyników dokonanej oceny i podjęciem decyzji w zakresie wyboru do dofinansowania. ZWL podejmując decyzje o wyborze projektów do dofinansowania bierze pod uwagę jedynie te projekty, które spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów. Ponadto ZWL dokonuje wyboru zgodnie z kolejnością wynikającą z liczby uzyskanych punktów, biorąc pod uwagę kwotę środków przeznaczoną na dofinansowanie projektów w konkursie. 10. Nie później niż w terminie 7 dni od dnia rozstrzygnięcia konkursu IZ RPO zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz na portalu Listę projektów które spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów, z wyróżnieniem projektów wybranych do dofinansowania. 11. Po opublikowaniu ww. listy (do momentu ogłoszenia kolejnego konkursu w danym Działaniu) ZWL może wybierać do dofinansowania kolejne projekty zamieszczone na tej liście, które z uwagi na wyczerpanie pierwotnej kwoty przeznaczonej na dofinansowanie w konkursie nie zostały wybrane do dofinansowania w wyniku rozstrzygnięcia konkursu. 12. Przesłanką dokonania wyboru projektu do dofinansowania, o którym mowa w pkt. 10, może być: a) dostępność alokacji przeznaczonej na konkurs spowodowana w szczególności: odmową podpisania umowy o dofinansowanie lub przez wnioskodawcę, którego projekt został wybrany do dofinansowania w ramach danego konkursu, odmową IZ RPO podpisania umowy o dofinansowanie projektu wybranego do dofinansowania w ramach danego konkursu, powstaniem oszczędności przy realizacji projektów wybranych do dofinansowania w ramach danego konkursu, rozwiązaniem umowy o dofinansowanie dla projektu wybranego do dofinansowania w ramach danego konkursu. b) zwiększenie alokacji na konkurs, co może w szczególności poprzedzać: wcześniejsza realokacja środków w ramach działań RPO WL, powstanie oszczędności przy realizacji projektów w ramach innych konkursów tego samego działania, rozwiązanie umowy o dofinansowanie dla projektu w ramach innych konkursów tego samego działania. 13. Informacja o wyborze projektów z danego konkursu, o którym mowa w pkt. 10, upubliczniana jest na stronie IZ RPO i na portalu poprzez zmianę listy, o której mowa w pkt. 9 w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty dokonania zmian na liście. Na liście tej IZ RPO zamieszcza dodatkowe informacje dotyczące podstawy przyznania dofinansowania, innej niż w wyniku rozstrzygnięcia konkursu. IZ RPO po rozstrzygnięciu konkursu, równolegle z publikacją listy, o której mowa w pkt. 9 zamieszcza na stronie internetowej informację o składzie KOP. 14. IZ RPO po zakończeniu oceny danego projektu (przez którą należy rozumieć zarówno pozytywną ocenę projektu i wybór do dofinansowania oraz negatywną ocenę projektu w rozumieniu art. 53 ust. 2 i nie wybranie do dofinansowania), przekazuje wnioskodawcy pisemną informację o zakończeniu oceny jego projektu i jej wyniku wraz z Strona 67 z 148

68 uzasadnieniem oceny i podaniem liczby punktów otrzymanych przez projekt lub informacji o spełnieniu albo niespełnieniu kryteriów wyboru projektów. 15. Po zakończeniu weryfikacji wymogów formalnych (DW EFS) oraz po zakończeniu każdego etapu oceny projektów (DW EFS i DW EFRR) IZ RPO zamieszcza na swojej stronie internetowej informacje o projektach, które spełniły wymogi formalne i kryteria wyboru projektów. 16. IZ RPO podpisuje umowy o dofinansowanie projektu lub podejmuje decyzję o dofinansowaniu projektu (w przypadku projektów własnych) z wnioskodawcami, których projekty zostały wybrane do dofinansowania. Procedura odwoławcza 1. Na etapie weryfikacji wniosku o dofinansowanie w oparciu o wymogi formalne oraz na każdym etapie oceny projektu w oparciu o kryteria wyboru projektów, wnioskodawca, którego projekt uzyskał negatywną ocenę, w terminie 14 dni od dnia doręczenia informacji o jej wynikach, może złożyć pisemny protest. 2. Procedura odwoławcza nie wstrzymuje zawierania umów z wnioskodawcami, których projekty zostały wybrane do dofinansowania. 3. W ramach IZ RPO, protest rozpatrywany jest przez odpowiednie komórki DW EFRR i DW EFS, zwane dalej ZDO. Protest powinien zostać rozpoznany w terminie nie dłuższym niż 30 dni licząc od daty jego otrzymania. W uzasadnionych przypadkach termin rozpatrzenia protestu może być przedłużony jednak nie może on przekroczyć łącznie 60 dni od dnia otrzymania protestu. 4. ZDO informuje pisemnie wnioskodawcę o wyniku rozpatrzenia protestu. 5. W przypadku uwzględnienia protestu przez ZDO, w zależności od tego którego etapu oceny dotyczył protest, projekt objęty protestem kierowany jest do kolejnego etapu oceny albo umieszczany jest na liście projektów, które spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów, z wyróżnieniem projektów wybranych do dofinasowania w wyniku przeprowadzenia procedury odwoławczej. 6. W przypadku nieuwzględnienia protestu, ZDO przekazuje wnioskodawcy pisemną informację w tym zakresie. 7. Wnioskodawca, który wniósł protest, a protest ten został pozostawiony bez rozpatrzenia lub nie został on uwzględniony w wyniku rozpatrzenia, może złożyć skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA). Skarga wnoszona jest przez wnioskodawcę bezpośrednio do WSA w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji o negatywnym wyniku procedury odwoławczej. WSA rozstrzyga sprawę w terminie 30 dni od dnia wniesienia skargi. 8. Po otrzymaniu decyzji WSA, w przypadku uwzględnienia przez sąd skargi wnioskodawcy, sprawa kierowana jest do ponownego rozpatrzenia przez IZ RPO. W zależności od tego, czy stwierdzone przez sąd uchybienia proceduralne dotyczą postępowania prowadzonego przez KOP czy ZDO, sprawa kierowana jest do odpowiedniej komórki w IZ RPO. 9. Od rozstrzygnięcia WSA, zarówno Wnioskodawcy jak i IZ RPO przysługuje możliwość wniesienia skargi kasacyjnej do Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA). Skarga kasacyjna wnoszona jest w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia WSA. NSA rozpatruje skargę kasacyjną w terminie 30 dni od dnia jej wniesienia. 10. W zakresie nieuregulowanym w ustawie do postępowania przez WSA i NSA stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi określone dla aktów lub czynności, o których mowa w art. 3 2 pkt 4 z wyłączeniem art , art , art , 146, 150 i 152 tej ustawy. Strona 68 z 148

69 11. IZ RPO, w przypadku gdy na jakimkolwiek etapie postępowania w zakresie procedury odwoławczej wyczerpana zostanie kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w ramach działania: IZ RPO pozostawia protest bez rozpatrzenia informując o tym na piśmie wnioskodawcę i pouczając o możliwości wniesienia skargi do WSA, sąd administracyjny, uwzględniając skargę, stwierdza że ocena projektu została przeprowadzona w sposób naruszający prawo i nie przekazuje sprawy do ponownego rozpatrzenia. Tryb pozakonkursowy wyboru projektów ma zastosowanie do projektów, w ramach których zaistnieją łącznie dwie okoliczności, o których mowa w art. 38 ust. 2 i 3 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej : a) wnioskodawcą projektu, ze względu na charakter lub cel może być jedynie podmiot jednoznacznie określony przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, b) projekt ma strategiczne znaczenie dla społeczno-gospodarczego rozwoju kraju, regionu lub obszaru objętego realizacją ZIT lub dotyczy realizacji zadań publicznych. Wybór projektów w trybie pozakonkursowym obejmuje: zgłoszenie projektu identyfikacja projektów ocena projektów i wybór do dofinansowania rozstrzygnięcie w zakresie wyboru projektu do dofinansowania Zgłoszenie i identyfikacja projektów w trybie pozakonkursowym odbywa się zgodnie z następującymi zasadami: 1. IZ RPO opracowuje tryb zgłaszania i przyjmowania zgłoszeń projektów w trybie pozakonkursowym określając: a) katalog podmiotów uprawnionych do zgłoszenia projektów, b) formę zgłoszenia projektu, c) zakres informacji o zgłoszonym projekcie, d) terminy czynności związanych ze zgłaszaniem projektów. 2. IZ RPO uznaje za zgłoszone do realizacji w trybie pozakonkursowym projekty wskazane w dokumencie pn. Przedsięwzięcia o priorytetowym znaczeniu dla realizacji celów Strategii Rozwoju Województwa Lubelskiego na lata (z perspektywą do 2030r.) 3. IZ RPO, po zgłoszeniu propozycji projektów w trybie pozakonkursowym, przeprowadza proces identyfikacji projektów. 4. IZ RPO w ramach identyfikacji dokonuje wstępnej weryfikacji projektu pod względem szans na uzyskanie dofinansowania. Weryfikacja projektu odbywa się na podstawie kryteriów kwalifikowania projektów do trybu pozakonkursowego zatwierdzonych przez KMRPO WL 5. IZ RPO, po przeprowadzeniu identyfikacji, dokonuje ostatecznego uznania projektu za projekt wybierany w trybie pozakonkursowym, wpisując go do Wykazu Pozakonkursowych Projektów Zidentyfikowanych (WPPZ) stanowiącego załącznik do Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych (SZOoP). Projekty pozakonkursowe współfinansowane z EFS nie są ujęte w WPPZ, ale w Ramowym Planie Działań (lub dokumencie analogicznym), będącym także załącznikiem do SZOOP. 6. Wpis projektu do WPPZ następuje najpóźniej w okresie 3 miesięcy od dnia zidentyfikowania projektu. Strona 69 z 148

70 7. WPPZ może podlegać aktualizacji. Aktualizacja WPPZ może polegać wyłącznie na usunięciu lub dodaniu nowego projektu do wykazu. 8. Aktualizując WPPZ, IZ RPO uwzględnia kryteria kwalifikowania projektów do trybu pozakonkursowego zatwierdzone przez KM RPO. 9. Po przeprowadzeniu powyższych działań IZ RPO/ZWL, zatwierdza WPPZ. 10. Po zatwierdzeniu WPPZ, IZ RPO podpisuje z każdym z wnioskodawców z WPPZ umowę wstępną (zwaną pre-umową), stanowiącą zobowiązanie wnioskodawcy do przystąpienia do opracowywania wniosku o dofinansowanie i złożenia go w określonym przez IZ RPO terminie. W przypadku projektów własnych, ZWL podejmuje uchwałę, w której wskazuje jednostkę odpowiedzialną za przygotowanie projektu. Załącznikiem do uchwały jest zobowiązanie określające obowiązki dotyczące przygotowania projektu zidentyfikowanego/pozakonkursowego. 11. W przypadku projektów pozakonkursowych gotowych do realizacji lub już realizowanych, które ponadto są gotowe do złożenia wniosku o dofinansowanie, możliwe jest odstąpienie od podpisania pre-umowy/ przyjęcia zobowiązania. W takim przypadku wnioskodawca, po uzyskaniu zgody IZ RPO niezwłocznie, składa do oceny wniosek o dofinansowanie. Po podjęciu decyzji o odstąpieniu od procedury podpisywania pre-umowy/przyjmowania zobowiązania nie jest możliwy powrót do tej procedury. 12. IZ RPO monitoruje i ewentualnie wspiera ze środków RPO WL proces przygotowania projektów pozakonkursowych do realizacji. Ocena, wybór projektów do dofinansowania w trybie pozakonkursowym z listy WPPZ przebiega zgodnie z następującymi zasadami: 1. Zgodnie z harmonogramem przedstawionym w ramach pre-umowy/zobowiązania wnioskodawcy składają wnioski o dofinansowanie projektów pozakonkursowych do IZ RPO. 2. IZ RPO, przed datą określoną w harmonogramie realizacji projektu na złożenie wniosku, pisemnie wzywa wnioskodawców do złożenia wniosku o dofinansowanie. 3. W przypadku niezłożenia wniosku o dofinansowanie w wyznaczonym terminie IZ RPO ponownie wzywa wnioskodawcę projektu pozakonkursowego do złożenia wniosku, wyznaczając ostateczny termin. W przypadku bezskutecznego wezwania IZ RPO niezwłocznie wykreśla projekt z WPPZ. 4. Ocena projektów pozakonkursowych, które spełniły warunki zapisane w pre-umowie podlega tym samym etapom oceny co projekty wybierane w trybie konkursowym tj. ocenie formalnej i ocenie merytorycznej, na postawie kryteriów wyboru projektów zatwierdzonych przez KM RPO WL. 5. Ocenę spełnienia przez projekt kryteriów wyboru projektów (formalnych merytorycznych przeprowadza KOP). 6. W ramach oceny formalnej projekt pozakonkursowy oceniany jest kolejno w oparciu o: kryteria formalne dostępu oraz kryteria formalne poprawności. Niespełnienie chociaż jednego z kryteriów formalnych powoduje odrzucenie wniosku i wykreślenie z WPPZ. 7. Projekt, który pozytywnie przeszedł ocenę formalną podlega ocenie merytorycznej. 8. W ramach oceny merytorycznej projekt oceniany jest kolejno w oparciu o: kryteria techniczne, kryteria finansowo-ekonomiczne i kryteria trafności merytorycznej. Niespełnienie kryteriów technicznych i finansowo-ekonomicznej skutkuje odrzuceniem projektu i wykreśleniem z WPPZ, natomiast ocena wniosku w oparciu o kryteria trafności merytorycznej ma na celu przypisanie projektowi określonej liczby punktów. 9. Ostateczne rozstrzygnięcie w zakresie wyboru projektu pozakonkursowego do dofinansowania, który uzyskał wymaganą liczbę punktów podejmuje ZWL. Strona 70 z 148

71 10. IZ RPO zawiera z wnioskodawcami właściwe umowy o dofinansowanie lub podejmuje decyzję o dofinansowaniu projektu pozakonkursowego w formie uchwały (w przypadku projektu własnego). 11. IZ RPO po zakończeniu oceny projektu pozakonkursowego (przez którą należy rozumieć zarówno pozytywną ocenę projektu i wybór do dofinansowania oraz negatywną ocenę projektu w rozumieniu art.53 ust. 2 i nie wybranie do dofinansowania), przekazuje wnioskodawcy pisemną informację. 12. IZ RPO zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz portalu informację o wybranym do dofinasowania projekcie w terminie 7 dni od dnia zakończenia jego oceny. Informacje są zamieszczane w ramach wykazu projektów wybranych do dofinansowania w trybie pozakonkursowym prowadzonego przez IZ RPO. Ocena, wybór projektów do dofinansowania w trybie pozakonkursowym współfinansowanych z EFS nieujętych w WPPZ, ale w Ramowym Planie Działań (lub dokumencie analogicznym) będącym załącznikiem do SZOOP przebiega zgodnie z następującymi zasadami: 1. IZ RPO, przed datą określoną w harmonogramie realizacji projektu na złożenie wniosku, pisemnie wzywa wnioskodawców do złożenia wniosku o dofinansowanie. 2. W przypadku niezłożenia wniosku o dofinansowanie w wyznaczonym terminie IZ RPO ponownie wzywa wnioskodawcę projektu pozakonkursowego do złożenia wniosku, wyznaczając ostateczny termin. 3. Weryfikację wymogów formalnych i ocenę spełnienia przez projekt kryteriów wyboru projektów (formalnych i merytorycznych) przeprowadza Zespół Oceny Projektów Pozakonkursowych (ZOPP). 4. W ramach oceny formalnej projekt pozakonkursowy oceniany jest w oparciu o kryteria formalne. W ramach oceny formalnej dopuszczalne są modyfikacje wniosku o dofinansowanie. Modyfikacje rzutujące na spełnianie kryteriów mogą polegać jedynie na tym, że projekt będzie spełniał większą liczbę kryteriów lub będzie je spełniał w większym stopniu. O konieczności modyfikacji wniosku, wnioskodawca informowany jest pisemnie. 5. Projekt, który pozytywnie przeszedł ocenę formalną podlega ocenie merytorycznej. 6. W ramach oceny merytorycznej projekt oceniany w oparciu o kryteria merytoryczne. Kryteria merytoryczne są oceniane na zasadzie weryfikacji wartości logicznych tak, nie albo stwierdzeniu, że kryterium nie dotyczy danego projektu. W ramach oceny merytorycznej dopuszczalne są modyfikacje wniosku o dofinansowanie. Modyfikacje rzutujące na spełnianie kryteriów mogą polegać jedynie na tym, że projekt będzie spełniał większą liczbę kryteriów lub będzie je spełniał w większym stopniu. O konieczności modyfikacji wniosku, wnioskodawca informowany jest pisemnie. 7. Ostateczne rozstrzygnięcie w zakresie wyboru projektu pozakonkursowego do dofinansowania, który uzyskał spełnił wymogi formalne i kryteria podejmuje ZWL. 8. IZ RPO po zakończeniu oceny projektu pozakonkursowego (przez którą należy rozumieć zarówno pozytywną ocenę projektu i wybór do dofinansowania oraz negatywną ocenę projektu w rozumieniu art. 53 ust. 2 i nie wybranie do dofinansowania), przekazuje wnioskodawcy pisemną informację. 9. IZ RPO zawiera z wnioskodawcami właściwe umowy o dofinansowanie lub podejmuje decyzję o dofinansowaniu projektu pozakonkursowego w formie uchwały (w przypadku projektu własnego). Strona 71 z 148

72 10. IZ RPO zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz portalu informację o wybranym do dofinansowania projekcie w terminie 7 dni od dnia zakończenia jego oceny. Informacje są zamieszczane w ramach wykazu projektów wybranych do dofinansowania w trybie pozakonkursowym prowadzonego przez IZ RPO PROCEDURY ZAPEWNIAJACE PRZEDŁOŻENIE BENEFICJENTOWI DOKUMENTU OKREŚLAJĄCEGO WARUNKI WSPARCIA DLA KAŻDEJ OPERACJI, W TYM PROCEDURY ZAPEWANIJĄCE, ABY BENEFICJENCI PROWADZILI ODDZIELNY SYSTEM KSIĘGOWOŚCI LUB KORZYSTALI Z ODPOWIEDNIEGO KODU KSIĘGOWEGO DLA WSZYSTKICH TRANSAKCJI ZWIĄZANYCH Z OPERACJĄ. IZ RPO odpowiada za zarządzanie RPO WL zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. W odniesieniu do wyboru operacji IZ RPO zgodnie z art. 125 pkt 3 lit. c Rozporządzenia PE i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. zapewnia, aby beneficjent otrzymał dokument określający warunki wsparcia dla każdej operacji, w tym szczegółowe wymagania dotyczące produktów lub usług, które mają być dostarczone w ramach operacji, plan finansowy oraz termin realizacji. Ponadto zgodnie z art. 125 pkt 4. lit b ww. Rozporządzenia IZ RPO zapewnia, aby beneficjenci uczestniczący we wdrażaniu operacji, których koszty zwracane są na podstawie faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowanych, prowadzili oddzielny system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją. Powyższe założenia szczegółowo opisane zostaną w Wytycznych dla Beneficjentów, które IZ RPO sporządza w celu zapewnienia prawidłowego zarządzania finansowego funduszami strukturalnymi WERYFIKACJA OPERACJI (KONTROLA PROJEKTÓW) Procedury przeprowadzania kontroli projektów realizowane są na podstawie następujących dokumentów: ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r.; ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej ; Umowa Partnerstwa z dnia 21 maja 2014 roku; Wytyczne w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata ; Wytyczne programowe w zakresie organizacji systemu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków EFRR w ramach RPO WL na lata ; Wytyczne programowe w zakresie organizacji systemu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków EFS w ramach RPO WL na lata. W systemie realizacji RPO WL, IZ delegowała część swoich zadań związanych z wdrażaniem RPO WL instytucjom pośredniczącym, zgodnie z informacjami zawartymi w punkcie Funkcje formalnie powierzone instytucjom pośredniczącym. W celu zapewnienia prawidłowości realizacji zadań powierzonych IP IZ Strona 72 z 148

73 przeprowadza w powyższych instytucjach kontrole systemowe. Szczegółowe procedury prowadzenia kontroli systemowej zostały opisane w Rocznym Planie Kontroli (RPK) oraz Instrukcji Wykonawczej IZ RPO. W ramach IZ RPO kontrole XIV Osi Priorytetowej prowadzone są przez Departament Kontroli i Audytu Wewnętrznego UMWL. Zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznych określone zostały w Regulaminie Organizacyjnym UMWL w Lublinie. Kontrola wewnętrzna przeprowadzana w ramach XIV Osi Priorytetowej ma na celu ustalenie faktycznego stanu realizacji przez IZ zadań wynikających z ustaw, przepisów wykonawczych oraz wytycznych i porównanie tego stanu ze stanem wymaganym. Instytucja Zarządzająca, w ramach swoich zadań, związanych z wdrażaniem RPO prowadzi kontrole na dokumentach wszystkich wniosków o refundację oraz kontrolę na próbie w miejscu realizacji projektu. Weryfikacje wydatków prowadzone przez IZ i IP mają na celu sprawdzenie czy: a) towary i usługi współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście dostarczone, b) faktyczny stan realizacji projektu odpowiada informacjom ujętym we wnioskach o płatność, c) wydatki zadeklarowane przez beneficjentów w związku z realizowanymi projektami zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z wymaganiami programu operacyjnego oraz z zasadami unijnymi i krajowymi. d) kserokopie dokumentów potwierdzające poniesione wydatki załączone do wniosku o płatność są zgodne z oryginałami, e) wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami wspólnotowymi i krajowymi, w tym z politykami horyzontalnymi Wspólnoty, w szczególności w zakresie promowanie równości kobiet i mężczyzn, niedyskryminacji, dostępności dla osób niepełnosprawnych, zamówień publicznych, pomocy publicznej i ochrony środowiska. Zgodnie z zapisami art. 125 ust. 5 Rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 1303/2013 weryfikacje wydatków polegają na: a) weryfikacji administracyjnej w odniesieniu do każdego złożonego przez beneficjentów wniosku o refundację, b) kontroli operacji na miejscu. Weryfikacja administracyjna w odniesieniu do każdego złożonego przez beneficjenta wniosku o płatność Weryfikacja wniosków o refundację składanych przez beneficjentów została opisana w rozdziale niniejszego dokumentu. W ramach kontroli na dokumentach IZ/IP przeprowadza również obligatoryjną kontrolę na zakończenie realizacji projektu tj. po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed akceptacją tego wniosku i ostatecznym rozliczeniem projektu. Kontrola dokonywana jest w siedzibie IZ/IP. Kontrola ta polega na weryfikacji końcowego wniosku o płatność oraz sprawdzeniu kompletności dokumentacji (sprawdzenie czy IZ/IP są w posiadaniu wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu, które były wymagane na poprzednich etapach jego realizacji i rozliczania) oraz czy dokumenty związane z realizacją projektu zostały zweryfikowane zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków. Fakultatywnie kontrola na zakończenie realizacji projektu obejmuje sprawdzenie efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu Strona 73 z 148

74 Kontrola operacji na miejscu/w siedzibie beneficjenta Częstotliwość i zakres kontroli na miejscu są proporcjonalne do kwoty wsparcia publicznego dla operacji oraz do poziomu ryzyka stwierdzonego w toku takich kontroli oraz audytów przeprowadzanych przez Instytucję Audytową w odniesieniu do systemu zarządzania i kontroli jako całości. Kontrole projektów na miejscu prowadzone są przez IZ i IP przede wszystkim na podstawie Rocznego Planu Kontroli (RPK) wówczas są to kontrole planowe. W przypadku, kiedy do próby wylosowany zostanie projekt, w którym Beneficjent złożył wniosek o płatność końcową, IZ/IP wstrzymuje płatności do czasu zakończenia kontroli. IZ/IP może prowadzić również kontrole doraźne, nie ujęte w RPK, których potrzeba wynika z zaistnienia podejrzenia popełnienia oszustwa przez beneficjenta lub przesłanek świadczących o podejrzeniu wystąpienia innych poważnych nieprawidłowości, w szczególności: a) w odniesieniu do kontroli systemowych gdy instytucja delegująca uprawnienia do IP ma uzasadnione podejrzenie wystąpienia istotnych uchybień w pracy instytucji zaangażowanej w systemie wdrażania, do której uprawnienia delegowała, b) w odniesieniu do weryfikacji wydatków - gdy IZ lub instytucja podpisująca umowę z beneficjentem ma uzasadnione podejrzenie występowania nieprawidłowości w projekcie. IZ sporządza na każdy rok obrachunkowy dla RPO roczne założenia dotyczące doboru próby do kontroli oraz doboru próby do weryfikacji dokumentów (ujęte w Rocznym Planie Kontroli). Plan kontroli sporządzany jest w sposób uwzględniający np. wielkość wsparcia dla operacji, doświadczenie podmiotów realizujących projekty i Program, stosowanie procedur udzielania zamówień publicznych oraz wyniki wcześniej przeprowadzonych kontroli. RPK zatwierdzany jest przez IZ, a następnie przekazywane do akceptacji IK UP. Zaakceptowany RPK przekazywany jest w wersji elektronicznej przez IK UP do wiadomości IA. Zgodnie z art. 125 ust. 6 Rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 1303/2013 kontrole operacji na miejscu mogą być przeprowadzane metodą badania próby. Zasady i metodologia doboru próby do kontroli i zalecenia w tym zakresie zostały określone przez IZ. Metodologia doboru próby stanowi element RPK. Ponadto IZ i IP przechowują w formie pisemnej opis i uzasadnienie stosowanej metodologii doboru próby oraz wyszczególnienie projektów poddanych kontroli. Realizacja kontroli projektu na miejscu składa się z następujących etapów: zaplanowania czynności kontrolnych, zebranie dokumentów i informacji o projekcie; powołanie zespołu kontrolującego; sporządzenie programu kontroli; sporządzenie upoważnień do kontroli; przekazania zawiadomienia o kontroli; przeprowadzenia czynności kontrolnych; sporządzenia informacji pokontrolnej oraz ostatecznej informacji pokontrolnej, w razie potrzeby uzupełnionej o zalecenia pokontrolne lub rekomendacje i przekazania jej instytucji kontrolowanej; sformułowania ewentualnych zaleceń pokontrolnych; raportowania o nieprawidłowościach do odpowiednich instytucji zgodnie z art. 122 ust.2 Rozporządzenia PE i Rady (UE) nr 1303/2013. Strona 74 z 148

75 IZ przeprowadza kontrolę projektów na miejscu/w siedzibie beneficjenta, która obejmuje sprawdzenie czy dofinansowane produkty i usługi zostały dostarczone, czy wydatki deklarowane przez beneficjentów zostały zapłacone oraz, czy spełniają one obowiązujące przepisy prawa, wymagania programu operacyjnego oraz warunki wsparcia operacji. Zapewnia, aby beneficjenci uczestniczący we wdrażaniu operacji, których koszty zwracane są na podstawie faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowanych, prowadzili oddzielny system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją. IZ/IP przeprowadza kontrolę na miejscu w oparciu o RPK, zawierający m.in. informację na temat metodologii doboru próby wraz z analizą ryzyka oraz minimalnej liczby projektów podlegających kontroli w danym roku. Przyjęta metodologia doboru próby do kontroli projektów na miejscu zapewnia odpowiednią wielkość próby oraz uwzględnia poziom ryzyka charakterystyczny dla różnych typów Beneficjentów i projektów. Obszary ryzyka i metodologia doboru próby stanowią element RPK. W przypadku projektów współfinansowanych z EFRR kontrole projektów nieinwestycyjnych, szkoleniowych, nieobjętych RPK, będą przeprowadzane obligatoryjnie przynajmniej jeden raz w trakcie realizacji projektu w formie kontroli doraźnej. W przypadku projektów współfinansowanych w ramach EFS kontrole mogą być przeprowadzane w formie wizyty monitoringowej. Kontrola na miejscu realizacji projektu polega na sprawdzeniu zarówno kompletności całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków, jak również obejmuje kontrolę na miejscu realizacji rzeczowej projektu. IZ może przeprowadzać kontrole zdolności wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie projektu w ramach trybu pozakonkursowego oraz beneficjentów realizujących projekty wybrane do dofinansowania w takim trybie do prawidłowej i efektywnej realizacji projektów, polegającej w szczególności na weryfikacji procedur obowiązujących w zakresie realizacji projektów. Kontrole te mogą mieć charakter kontroli uprzednich, prowadzonych przed dniem otrzymania przez wnioskodawcę informacji o wyborze projektów do dofinansowania, które służą sprawdzeniu potencjału administracyjnego wnioskodawcy do realizacji projektu. IZ może przeprowadzać kontrole weryfikacji dokumentów w zakresie prawidłowości przeprowadzenia właściwych procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych lub oceny oddziaływania na środowisko lub udzielania pomocy publicznej. Kontrole te mogą być prowadzone przed dniem otrzymania przez wnioskodawcę informacji o wyborze projektu do dofinansowania. IZ i IP przeprowadza również weryfikację wdrażania przez beneficjentów zaleceń pokontrolnych. W tym celu IZ i IP prowadzą kontrole sprawdzające, których zakres dotyczy obszarów, w stosunku do których wcześniej stwierdzono uchybienia bądź nieprawidłowości. Weryfikacje wydatków w formie kontroli projektów na miejscu/w siedzibie beneficjenta, prowadzone są przez Oddział Kontroli w DW EFRR oraz Oddział Kontroli w DW EFS Szczegółowe procedury weryfikacji wydatków przedstawione zostały w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO. Ponadto, niezależnie weryfikacje wydatków w formie kontroli projektów na miejscu/w siedzibie beneficjenta, realizowane przez IP, prowadzone są przez Oddział Kontroli w LAWP oraz Oddział Kontroli w WUP. Szczegółowe procedury weryfikacji wydatków przedstawione zostały w Instrukcji Wykonawczej IP. IZ RPO w ramach kontroli projektów przeprowadza również kontrole służące zapewnieniu, że wydatki ponoszone w projektach nie są podwójnie finansowane. IZ RPO dokonuje dwóch rodzajów kontroli krzyżowych: Strona 75 z 148

76 - kontrolę krzyżową programu - kontroli podlega 100% wydatków poniesionych przez beneficjentów ujętych we wnioskach o płatność weryfikowanych przez Oddział Realizacji Projektów, w sytuacji gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania przy jednoczesnym braku możliwości potwierdzenia tego faktu przez Oddział Realizacji Projektów, Oddział Kontroli dokonuje kontroli doraźnej, - kontrolę krzyżową horyzontalną z projektami Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich (PROW) oraz Programu Operacyjnego Rybactwo i Morze (PO RYBY), której celem jest eliminowanie podwójnego finansowania wydatków między RPO WL a PROW i PO RYBY. Kontroli podlega 100% wydatków poniesionych przez beneficjentów ujętych we wnioskach o płatność weryfikowanych przez Oddział Realizacji Projektów, w sytuacji gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania Oddział Kontroli dokonuje kontroli doraźnej, IZ przeprowadza także kontrolę trwałości projektu zgodnie z art. 71 Rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 1303/2013, w oparciu o Roczny Plan Kontroli, zawierający m.in. informację na temat metodologii doboru próby wraz z analizą ryzyka oraz minimalną liczbą projektów podlegających kontroli w danym roku. Ponadto niezależnie od kontroli prowadzonej przez IZ, realizowany będzie proces kontroli i audytu wykonywany przez Instytucję Audytową (IA), zgodnie z art. 127 ust 1 Rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 1303/2013, której rolę pełni Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej w MF. Audyt prowadzony jest w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli programu operacyjnego, na podstawie stosownej próby operacji w oparciu o zadeklarowane wydatki. Proces kontroli programu operacyjnego obejmuje także kontrole realizacji programu operacyjnego służące zapewnieniu, że system zarządzania i kontroli programu operacyjnego działa prawidłowo, a wydatki w ramach programu operacyjnego ponoszone są zgodnie z prawem oraz zasadami unijnymi i krajowymi, oraz kontrolę spełniania kryteriów desygnacji prowadzoną przez Ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego POSTĘPOWANIE Z WNIOSKAMI O PŁATNOŚĆ Na współfinansowanie realizowanych projektów beneficjenci RPO WL na lata , otrzymują środki w formie płatności z budżetu środków europejskich (wkład UE), a w przypadku projektów podlegających pomocy publicznej oraz w większości projektów współfinansowanych z EFS również w formie dotacji celowej z budżetu państwa na współfinansowanie krajowe (wkład krajowy). Środki europejskie wypłacane są przez BGK na podstawie zleceń płatności wystawianych przez IZ oraz IP, w zakresie wdrażanych priorytetów inwestycyjnych. Dotacje celowe z budżetu państwa na współfinansowanie krajowe wypłacane są beneficjentom odpowiednio przez IZ oraz IP. Beneficjenci otrzymują środki, o których mowa powyżej, w formie zaliczki i/lub refundacji poniesionych wydatków, na warunkach określonych w umowie o dofinansowanie projektu, co do zasady na podstawie pozytywnie zweryfikowanego wniosku beneficjenta o płatność (w ramach EFS pod pewnymi warunkami dopuszcza się możliwość przekazania środków również na podstawie negatywnie zweryfikowanego wniosku o płatność. Szczegółowe procedury dotyczące wypłaty środków beneficjentowi, którego wniosek o płatność wymaga korekty zostały opisane w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO). Warunkiem przekazania beneficjentowi dofinansowania w formie zaliczki jest przedstawienie przez beneficjenta zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie i na kwotę określoną w Strona 76 z 148

77 umowie o dofinansowanie (z wyjątkiem kwoty w przypadku zabezpieczenia w formie weksla in blanco wraz z wypełnioną deklaracją wystawcy weksla in blanco). W ramach RPO WL wnioski o płatność sporządzane są przez beneficjentów Programu. Wnioski beneficjentów o płatność są weryfikowane i zatwierdzane przez IZ oraz przez IP, w zakresie wdrażanych Działań.. Weryfikacja obejmuje weryfikację formalną, merytoryczną i finansową wniosków o płatność. Weryfikacji takiej dokonują Oddziały Realizacji Projektów w DW EFRR, DW EFS oraz Oddziały Realizacji Projektów w LAWP i WUP. W przypadku projektów współfinansowanych w ramach EFS dopuszcza się możliwość weryfikacji próby dokumentów poświadczających prawidłowość wydatków ujętych we wniosku o płatność. W takiej sytuacji DW EFS przygotowuje w formie pisemnej metodykę doboru próby dokumentów do kontroli wniosku o płatność, wraz z jej uzasadnieniem. Założenia dotyczące metodyki doboru dokumentów przy weryfikacji wniosku o płatność ujmowane są w Rocznym Planie Kontroli na dany rok obrachunkowy. W sytuacji przyjęcia zasady przekazywania wraz z wnioskiem o płatność zestawienia zawierającego dane z faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, które dotyczą wydatków objętych przekazanym wnioskiem o płatność, instytucja weryfikująca wniosek o płatność wzywa beneficjenta do przekazania do kontroli co najmniej próby dokumentów, wybranych zgodnie z przyjętą metodyką. Beneficjenci RPO WL na lata zobowiązani są do składania wniosków o płatność pełniących funkcję sprawozdawczą lub rozliczeniową w terminach wskazanych w Umowie o dofinansowanie realizacji Projektu. Weryfikacji wydatków podlegają wszystkie wnioski beneficjentów o płatność. Ponadto, w ramach RPO WL, sporządzane są Poświadczenia i deklaracje wydatków oraz wnioski o płatność okresową, które będą stanowić podstawę certyfikowania wydatków w ramach Programu. W ramach realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego certyfikacji prawidłowości poniesienia wydatków dokonuje IC, której zadania wykonuje Departament Finansów. W ramach środków europejskich zaliczkowanie/refundacja na rzecz beneficjentów RPO WL dokonywane jest przez BGK na zlecenie IZ oraz IP, w zakresie wdrażanych Działań. IZ i IP wystawiają do BGK zlecenia płatności na podstawie upoważnienia Ministra Infrastruktury i Rozwoju udzielonego Zarządowi Województwa Lubelskiego, Dyrekcji LAWP oraz WUP do zlecania wypłat na rzecz beneficjentów z rachunku MIiR utworzonego w BGK z budżetu środków europejskich. Zlecenia płatności środków europejskich (wkład Unii) przesyłane są do BGK w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu. Zlecenia płatności oraz dyspozycje przelewu przygotowywane są na warunkach określonych w umowie o dofinansowanie oraz na podstawie zweryfikowanego wniosków o płatność okresową bądź zaliczkę. W przypadku projektów objętych współfinansowaniem ze środków budżetu państwa przygotowywane są zlecenia płatności dotyczące środków europejskich (wkład UE) oraz dyspozycje przelewu dotyczące współfinansowania krajowego (dotacji celowej). Dyspozycje przelewu dotyczące współfinansowania krajowego realizowane są przez IZ oraz IP. Płatności realizowane są przez Oddział Funduszy Unijnych (OFU) w Departamencie Finansów UMWL (DF). Po zweryfikowaniu i zatwierdzeniu wniosków beneficjentów o płatność/ wniosków o zaliczkę Oddział Realizacji Projektów w DWEFRR przekazuje drogą elektroniczną zeskanowane potwierdzone za zgodność z oryginałem wnioski o płatność wraz ze zleceniem płatności (wkład UE) oraz dyspozycją przelewu (BP) do OFU w DF celem dokonania płatności na rzecz beneficjentów. W przypadku DW EFS po zweryfikowaniu Strona 77 z 148

78 wniosków dyspozycje przelewu i zlecenie płatności przekazywane są w systemie informatycznym przez Oddziały Realizacji Projektów DW EFS do Oddziału Obsługi Finansowej EFS, który sprawdza zgodność wartości finansowych ujętych we wnioskach o płatność oraz w zleceniach płatności z planami w budżecie i klasyfikacją budżetową oraz limitami wydatków na dany rok budżetowy. OOF EFS w DW EFS przekazuje w systemie informatycznym zweryfikowane i zatwierdzone dyspozycje przelewu i zlecenia płatności do OFU w DF, celem dokonania płatności na rzecz beneficjentów. OFU w DF sprawdza zgodność wartości finansowych ujętych we wnioskach o płatność oraz w zleceniach płatności i dyspozycjach przelewu z planami w budżecie i klasyfikacją budżetową oraz limitami wydatków na dany rok budżetowy, a także weryfikuje kompletność w/w dokumentów. OFU w DF przekazuje w formie elektronicznej zlecenia płatności do BGK (wkład UE) a także dokonuje przelewu środków dotacji celowej na rzecz beneficjentów. Po dokonaniu płatności OFU w DF księguje płatności wprowadzając dane z dokumentów księgowych do systemu księgowego zgodnie z zasadą wyodrębnionej ewidencji księgowej dla każdego działania. W zakresie dotacji celowej prowadzona jest ewidencja księgowo-bilansowa, a w zakresie środków UE ewidencja pozabilansowa. Ponadto OFU w DF przekazuje do MIiR informację o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz o płatnościach dokonanych przez BGK. DW EFRR oraz DW EFS prowadzi również ewidencję księgową wszelkich kwot odzyskanych i kwot do odzyskania w ramach Programu. Analityka rozrachunków umożliwia identyfikację każdego projektu. W ramach Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości płatności realizowane są przez Oddział Finansowy (OF) w LAWP. Po zweryfikowaniu i zatwierdzeniu wniosków beneficjentów o płatność Oddział Realizacji Projektów w LAWP, sporządza w portalu komunikacyjnym BGK zlecenie płatności. Oddział Finansowy weryfikuje poprawność w/w dokumentów i przekazuje zlecenia do BGK. OF sprawdza zgodność wartości finansowych ujętych w w/w dokumentach z planami w budżecie i klasyfikacją budżetową oraz limitami wydatków na dany rok budżetowy, a następnie przekazuje zlecenia płatności do BGK. OF w LAWP prowadzi ewidencję płatności w ramach środków europejskich wypłacanych przez BGK oraz wszelkich kwot odzyskanych i do odzyskania. W ramach WUP w Lublinie Wydziałem odpowiedzialnym za realizację płatności jest Wydział Finansowy (WFI). Po zweryfikowaniu i zatwierdzeniu przez Oddział Realizacji Projektów I lub Oddział Realizacji Projektów II wniosków beneficjentów o płatność i/lub po spełnieniu innych warunków określonych w umowie Oddział Koordynacji i Obsługi Finansowej EFS wystawia dyspozycję przelewu (współfinansowanie krajowe) i zlecenie płatności (wkład UE) na rzecz beneficjenta i przekazuje je do Wydziału Finansowego. Wydział Finansowy weryfikuje poprawność w/w dokumentów, sprawdza zgodność wartości finansowych ujętych w w/w dokumentach z planami w budżecie i klasyfikacją budżetową oraz limitami wydatków na dany rok budżetowy, a następnie celem dokonania płatności na rzecz beneficjentów przekazuje do banku dyspozycje przelewu (współfinansowanie krajowe) oraz zlecenia płatności do BGK (wkład UE). Po dokonaniu płatności (współfinansowanie krajowe) inny upoważniony pracownik księguje płatności wprowadzając dane z dokumentów księgowych do systemu księgowego zgodnie z zasadą wyodrębnionej ewidencji księgowej dla każdego projektu. Wydział Finansowy WUP w Lublinie prowadzi również ewidencję płatności w ramach środków europejskich wypłacanych przez BGK. IP przekazuje do IZ RPO i MIiR informację o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz o płatnościach dokonanych przez BGK a także o zwrotach środków dokonanych przez beneficjentów. Strona 78 z 148

79 Państwowe jednostki budżetowe (PJB) również mogą uzyskać upoważnienie do składania zleceń płatności bezpośrednio do BGK w ramach Programu. Strona 79 z 148

80 WSKAZANIE INSTYTUCJI LUB ORGANÓW ODPOWIEDZIALNYCH ZA KAŻDY ETAP ROZPATRYWANIA WNIOSKÓW O REFUNDACJĘ, WŁĄCZNIE ZE SCHEMATEM WSKAZUJĄCYM WSZYSTKIE ZAANGAŻOWANE ORGANY Schemat 13 Organy zaangażowane w proces rozpatrywania wniosków o refundację Strona 80 z 148

81 OPIS SPOSOBU PRZEKAZYWANIA INFORMACJI DO INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCEJ PRZEZ INSTYTUCJĘ ZARZĄDZAJĄCĄ, W TYM INFORMACJI O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH ORAZ PODEJRZENIU NADUŻYĆ FINANSOWYCH, WYKRYTYCH I MONITOROWANYCH PODCZAS KONTROLI INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ ORAZ AUDYTÓW I KONTROLI INNYCH ORGANÓW UNIJNYCH I KRAJOWYCH. Na podstawie art. 122 ust. 2 Rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 1303/2013, IZ jest zobowiązana do wykrywania i zgłaszania KE informacji o nieprawidłowościach przekraczających EURO tytułem wkładu z funduszu polityki spójności oraz informacje o istotnych postępach przebiegu powiązanych postępowań administracyjnych i prawnych. IZ nie powiadamia Komisji o nieprawidłowościach w następujących przypadkach: a) gdy nieprawidłowość polega jedynie na niewykonaniu, w całości lub w części, operacji objętej dofinansowanym programem operacyjnym z powodu upadłości beneficjenta; b) zgłoszonych dobrowolnie przez beneficjenta Instytucji Zarządzającej lub Instytucji Certyfikującej, zanim którakolwiek z tych instytucji wykryje nieprawidłowość, zarówno przed wypłaceniem wkładu publicznego, jak i po nim; c) nieprawidłowości które zostały wykryte i skorygowane przez Instytucję Zarządzającą zanim włączono stosowne wydatki do zestawienia wydatków przedkładanego Komisji; Informacje o nieprawidłowościach poniżej EURO oraz w ww. przypadkach lit a-c przesyłane są do IC (Departament Finansów, Oddział Certyfikacji w UMWL) w formie kwartalnego zestawienia nieprawidłowości. Zestawienie kwartalne przesłane do IC, DW EFRR oraz DW EFS przekazują również do wiadomości Dyrektora DZ RPO (Oddziału Zarządzania Finansowego i Oddziału Systemu Realizacji). Przekazanie powyższych informacji ze względu na zamieszczone w nich indywidualne dane oraz szczegóły praktyk prowadzących do wystąpienia nieprawidłowości podlegają odpowiedniej ochronie na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1007 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997r. nr 133, poz. 883 z późn. zm.) oraz powinny być wykorzystywane wyłącznie do użytku służbowego; We wszystkich innych przypadkach, w szczególności poprzedzających upadłość, lub w przypadkach, gdy podejrzewa się nadużycie finansowe, wykryte nieprawidłowości oraz związane z nimi środki zapobiegawcze i korygujące zgłasza się Komisji OPIS SPOSOBU PRZEKAZYWANIA INFORMACJI DO INSTYTUCJI AUDYTOWEJ PRZEZ INSTYTUCJĘ ZARZĄDZAJĄCĄ, W TYM INFORMACJI O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH ORAZ PODEJRZENIU NADUŻYĆ FINANSOWYCH, WYKRYTYCH I MONITOROWANYCH PODCZAS KONTROLI INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ ORAZ AUDYTÓW I KONTROLI INNYCH ORGANÓW UNIJNYCH I KRAJOWYCH. Główne zadania Instytucji Audytowej określone są w art. 127 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego Strona 81 z 148

82 na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006: 1) prowadzenie audytów prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli programu operacyjnego; 2) sporządzanie opinii audytowej, zgodnie z art. 59 ust.5 rozporządzenia finansowego; 3) sporządzenie sprawozdania z kontroli, przedstawiającego główne wyniki audytów, prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli programu operacyjnego; Zadania te wykonuje Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej (GIKS), którego funkcję pełni sekretarz lub podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów. Zadania te są wykonywane za pośrednictwem jednostek organizacyjnych kontroli skarbowej podległych GIKS, tj. wyodrębnionej komórki organizacyjnej w MF (Departamentu Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej) oraz 16 urzędów kontroli skarbowej umiejscowionych na poziomie województwa. W trakcie corocznych audytów systemów weryfikowany jest stan wdrożenia zaleceń wydanych w roku poprzednim. Dodatkowo sprawdzeniu podlegają działania podejmowane w odpowiedzi na stwierdzone błędy i nieprawidłowości. W trakcie trwania roku audytowego Instytucja Zarządzająca otrzymuje od Instytucji Audytowej podsumowania ustaleń z audytów operacji, przeprowadzonych u beneficjentów Programu. Każdorazowo wyniki audytów poddawane są szczegółowej analizie, po dokonaniu której IZ sporządza swoje stanowisko, w zakresie przedmiotowych ustaleń i przekazuje je IA. Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej prowadzi ewidencję ustaleń poczynionych w trakcie audytów. Ustalenia poczynione w trakcie audytów oraz wydane rekomendacje umieszczane są w tabelach monitorujących stan ich wdrożenia. Uzyskane informacje są wykorzystywane w procesie sporządzania opinii IA, sporządzanej zgodnie z art.59 ust.5 rozporządzenia finansowego oraz sprawozdania z kontroli, przedstawiającego główne wyniki audytów prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli programu operacyjnego, w tym ustalenia dotyczące defektów stwierdzonych w systemach zarządzania i kontroli oraz proponowane i wdrożone działania naprawcze. Szczegółowy opis postępowania związanego z analizą wyników kontroli i audytów prowadzonych przez IA opisany jest w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO. Na podstawie art. 122 ust. 2 Rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 1303/2013, IZ jest zobowiązana do wykrywania i zgłaszania KE informacji o nieprawidłowościach przekraczających EURO tytułem wkładu z funduszu polityki spójności oraz informacje o istotnych postępach przebiegu powiązanych postępowań administracyjnych i prawnych. Poza przypadkami wymienionymi w ww. art. ust. 2 lit a-c a w przypadkach, w szczególności poprzedzających upadłość, lub w przypadkach, gdy podejrzewa się nadużycie finansowe, wykryte nieprawidłowości oraz związane z nimi środki zapobiegawcze i korygujące zgłasza się Komisji (Europejskiej). IZ i IP przygotowują, w systemie IMS (uruchomionym na platformie AFIS OLAF) informacje o nieprawidłowościach przekraczających EURO tytułem wkładu z funduszu polityki spójności oraz informacje o istotnych postępach przebiegu powiązanych postępowań administracyjnych i prawnych. IZ gromadzi informacje o nieprawidłowościach (uzyskane z raportów przesłanych do IZ oraz własnych działań kontrolnych) i przekazuje je w określonych terminach do MF-R (jednostka właściwa w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu Strona 82 z 148

83 funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności - Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej w MF). OK w DW EFRR gromadzi wszystkie raporty przekazane do MF-R w danym okresie sprawozdawczym i ujmuje je na zbiorczej liście, którą przekazuje do wiadomości Dyrektora DZ RPO niezwłocznie po zatwierdzeniu przez MF-R wszystkich raportów dotyczących poprzedniego kwartału. Przekazanie powyższych informacji ze względu na zamieszczone w Przekazanie powyższych informacji ze względu na zamieszczone w nich indywidualne dane oraz szczegóły praktyk prowadzących do wystąpienia nieprawidłowości podlegają odpowiedniej ochronie na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997r. nr 133, poz. 883 z późn. zm.) oraz powinny być wykorzystywane wyłącznie do użytku służbowego ZASADY KWALIFIKOWALNOŚCI USTANOWIONE PRZEZ PAŃSTWO CZŁONKOWSKIE I ZASTOSOWANIE ICH W REGIONALNYM PROGRAMIE OPERACYJNYM. Zasady kwalifikowalności zostały określone w następujących dokumentach: Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata. Dokument ten przygotowany przez IK UP zawiera ujednolicone warunki i procedury dotyczące kwalifikowalności wydatków dla funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2023 z dnia 17 grudnia 2013r. oraz Inicjatywy na rzecz zatrudniania ludzi młodych; Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych RPO WL na lata określa kwalifikowalność podmiotów, które mogą starać się o wsparcie udzielane w ramach RPO WL oraz wielkość i rodzaj projektów, które kwalifikują się do otrzymania wsparcia w ramach poszczególnych priorytetów inwestycyjnych RPO WL; Wytyczne programowe w zakresie organizacji systemu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków EFRR w ramach RPO WL na lata ; - Wytyczne programowe w zakresie organizacji systemu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków EFS w ramach RPO WL na lata PROCEDURY SPORZĄDZANIA I PRZEDKŁADANIA DO KOMISJI EUROPEJSKIEJ ROCZNYCH I KOŃCOWYCH SPRAWOZDAŃ Z WDRAŻANIA (Art. 125 ust. 2 lit. b) Rozporządzenia (UE) 1303/2013, WŁĄCZAJĄC PROCEDURY GROMADZENIA I PRZEKAZYWANIA DANYCH O KTÓRYCH MOWA W Art. 125 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia (UE) 1303/2013. Instytucja Zarządzająca w odniesieniu do zarządzania programem operacyjnym opracowuje roczne i końcowe sprawozdania z wdrażania, o których mowa w art. 50 Rozporządzenia (UE) 1303/2013 i po ich zatwierdzeniu przez komitet monitorujący przedkłada je Komisji; Strona 83 z 148

84 Roczne sprawozdania z wdrażania przewidziane w art. 50 ust. 1-5, uznaje się za dopuszczalne, jeżeli zawierają wszystkie informacje wymagane w tych ustępach oraz w przepisach dotyczących poszczególnych funduszy. Komisja, w terminie 15 dni roboczych od otrzymania rocznego sprawozdania z wdrażania, informuje państwo członkowskie, jeżeli sprawozdanie nie jest dopuszczalne; w razie niespełnienia przez Komisję tego wymogu sprawozdanie zostaje uznane za dopuszczalne. Komisja analizuje roczne i końcowe sprawozdania z wdrażania i informuje państwo członkowskie o swoich uwagach w ciągu dwóch miesięcy od dnia otrzymania rocznego sprawozdania z wdrażania i w ciągu pięciu miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania końcowego z wdrażania. W przypadku gdy Komisja nie przekaże uwag w tych terminach, sprawozdania uznaje się za przyjęte. Komisja może zgłaszać instytucji zarządzającej uwagi dotyczące kwestii, które mają znaczący wpływ na wdrażanie programu. Jeżeli takie uwagi zostaną sformułowane, instytucja zarządzająca dostarcza wszelkich koniecznych informacji dotyczących tych uwag i, w stosownych przypadkach, w ciągu trzech miesięcy informuje Komisję o podjętych działaniach. Roczne i końcowe sprawozdania z wdrażania, jak również streszczenie ich zawartości podaje się publicznej wiadomości. Monitorowanie postępu rzeczowego programu operacyjnego jest prowadzone równolegle z analizą postępu finansowego, z uwzględnieniem danych zebranych z poziomu projektów, na podstawie podpisanych umów i wniosków o płatność. Monitorowanie postępu rzeczowego może być prowadzone również w oparciu o dane statystyki publicznej, wyniki analiz oraz ewaluacji programu operacyjnego PROCEDURA SPORZĄDZANIA DEKLARACJI ZARZĄDCZEJ. Zgodnie z art. 59 ust. 5 lit a) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, EURATOM) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 do dnia 15 lutego kolejnego roku budżetowego organy wyznaczone przekazują Komisji zestawienie wydatków poniesionych w ramach wykonywania swoich zadań w danym okresie referencyjnym określonym w przepisach sektorowych, które to wydatki przedstawiły Komisji w celu uzyskania zwrotu kosztów. Zestawienie to obejmuje płatności zaliczkowe oraz sumy, w odniesieniu do których prowadzone są lub zakończone zostały procedury odzyskania. Zestawieniu towarzyszy deklaracja zarządcza potwierdzająca, że w opinii osób odpowiedzialnych za zarządzanie środkami finansowymi: informacje są prawidłowo przedstawione, kompletne i dokładne; wydatki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem określonym w przepisach sektorowych; wprowadzone systemy kontroli dają niezbędne gwarancje legalności i prawidłowości operacji podstawowych Szczegóły dotyczące trybu i terminów przekazywania między instytucjami zostaną uzupełnione po pojawieniu się odpowiednich wytycznych. Strona 84 z 148

85 PROCEDURA SPORZĄDZANIA ROCZNEGO PODSUMOWANIA KOŃCOWYCH SPRAWOZDAŃ Z AUDYTU I KONTROLI. (w tym analiza charakteru i zakresu błędów i uchybień stwierdzonych w systemach, jak również podjętych i planowanych działań naprawczych, art. 125 ust. 4 lit. e) Rozporządzenia (UE) 1303/2013) Zgodnie z art.125 ust.4 lit. e) Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 oraz w związku z art. 59 ust. 5 lit b) Instytucja Zarządzająca w ramach wykonywanych zadań, związanych z zarządzaniem i kontrolą sporządza roczne podsumowanie końcowych sprawozdań z audytu i kontroli, w tym analizę charakteru i zakresu błędów i uchybień, stwierdzonych w systemach, jak również podjętych i planowanych działaniach naprawczych. W ramach IZ RPO Departament Zarządzania RPO dokonuje bieżącej analizy wyników audytów i kontroli, przeprowadzonych przez instytucje uprawnione do prowadzenia audytów operacji w projektach współfinansowanych ze środków europejskich oraz audytu i kontroli systemu w Instytucji Zarządzającej. Wyniki tej analizy wraz z planowanymi działaniami naprawczymi, podjętymi w stosunku do operacji lub obszaru systemu IZ RPO ujmuje w sprawozdaniu, sporządzonym zgodnie ze wzorem, stanowiącym załącznik do Instrukcji Wykonawczej IZ RPO. Wzór sprawozdania sporządzony zostanie w oparciu o Wytyczne KE w zakresie sporządzania Deklaracji zarządczej oraz Rocznego sprawozdania. Dokonując analizy charakteru i zakresu błędów i uchybień IZ RPO bierze pod uwagę następujące czynniki: 1) wpływ stwierdzonych błędów na prawidłowy przebieg realizacji projektu, w tym na osiągnięcie wskaźników oraz utrzymanie celu projektu; 2) rodzaj naruszonych przepisów prawnych oraz zasad usankcjonowanych zapisami umowy o dofinansowanie; 3) skutki finansowe dla operacji oraz potencjalna możliwość wystąpienia szkody w budżecie ogólnym Unii Europejskiej; 4) proces odzyskania środków finansowych, obarczonych błędem; 5) wpływ stwierdzonych naruszeń na skuteczne funkcjonowanie systemu zarządzania i kontroli; 6) możliwość wprowadzenia działań naprawczych w obarczonym błędem obszarze; 7) możliwość wprowadzenia dodatkowych mechanizmów w systemie zarządzania i kontroli, eliminujących ryzyko ponownego wystąpienia stwierdzonych przez IA uchybień IZ RPO zobowiązała Instytucje Pośredniczące (IP), w zapisach Porozumienia międzyinstytucjonalnego zawartego pomiędzy IZ RPO a IP, do przekazywania IZ RPO wszystkich dokumentów, niezbędnych do sporządzenia rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i kontroli PROCEDURY INFORMOWANIA PRACOWNIKÓW O POWYŻSZYCH PROCEDURACH ORAZ WSKAZANIE SZKOLEŃ I WSZELKICH WYDANYCH WSKAZÓWEK Procedury, zgodnie z którymi instytucje zaangażowane w realizację Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata, realizują swoje zadania opracowane są w formie Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej RPO WL (IW IZ) oraz Instrukcji Wykonawczych Instytucji Pośredniczących (IW IP). IW IZ oraz IW IP opisują szczegóły realizacji Programu, w tym procesy realizowane przez instytucje Strona 85 z 148

86 w ramach systemu wdrażania programu pod kątem: organizacji, harmonogramu, odpowiedzialności osobowej, stosowanych procedur i dokumentów. IW IZ jest opracowywana przez pracowników DZ RPO, DW EFRR, DW EFS oraz DF, natomiast IW IP przygotowują odpowiednio pracownicy LAWP, WUP oraz Miasta Lublin. IW IZ zatwierdzana jest przez Zarząd Województwa Lubelskiego, natomiast IW IP przez Dyrektora DZ RPO. Zatwierdzona IW przekazywana jest niezwłocznie do poszczególnych Oddziałów w DZ RPO oraz do DW EFRR, DW EFS i DF. Zatwierdzone IW IP przekazywane są do IP. Każdy pracownik uczestniczący w procesach dotyczących realizacji RPO WL zobowiązany jest do zapoznania się z obowiązującymi procedurami i ich stosowania podczas wykonywania czynności w ramach swoich obowiązków. Każdy z pracowników podpisuje oświadczenie, że zapoznał się z obowiązującymi procedurami i zobowiązuje się do ich stosowania. Strona 86 z 148

87 OPIS PROCEDUR OBOWIĄZUJĄCYCH W IZ, ZAPEWNIAJĄCYCH EFEKTYWNY SYSTEM BADANIA SKARG DOTYCZĄCYCH FUNDUSZY UE. (w związku z art. 74 ust. 3 Rozporządzenia (UE) 1303/2013) opis zakresu, zasad i procedur w powyższym obszarze lub odniesienie do dokumentu lub przepisów krajowych, jeśli państwo członkowskie określiło takie skuteczne rozwiązania. Centralny rejestr skarg i wniosków wpływających do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie prowadzi Oddział Spraw Społecznych Departamentu Organizacyjno-Prawnego w UMWL. Skargi dotyczące wdrażania projektów współfinansowanych z EFRR i EFS w ramach RPO WL, które wpływają do Urzędu Marszałkowskiego, przekazywane będą do departamentów, funkcjonujących w systemie wdrażania RPO, zgodnie z zakresem wykonywanych zadań. Skarga, która wpłynęła do IZ, zostaje poddana analizie pod katem zasadności stwierdzonych w niej ustaleń. W przypadku wystąpienia okoliczności wskazujących na możliwość wystąpienia naruszenia lub zakłócenia prawidłowości realizacji projektu współfinansowanego ze środków RPO WL, IZ dokonuje weryfikacji dokumentacji projektowej oraz uwzględnia możliwość przeprowadzenia kontroli doraźnej w miejscu realizacji projektu. Do rozpatrzenia skargi w trybie administracyjnym stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, obowiązujące w tym zakresie. 2.3 ŚCIEŻKA AUDYTU PROCEDURY ZAPEWNIAJĄCE WŁAŚCIWĄ ŚCIEZKĘ AUDYTU (WYNIKAJĄCĄ Z Art. 25 Rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014) I SYSTEM ARCHIWIZACJI, W TYM W ODNIESIENIU DO BEZPIECZEŃSTWA DANYCH Zgodnie z art. 25 Rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014 minimalne wymagania dotyczące ścieżki audytu w odniesieniu do przechowywanych zapisów księgowych i dokumentów potwierdzających są następujące: a) ścieżka audytu umożliwia weryfikację stosowania kryteriów wyboru ustanowionych przez komitet monitorujący; 1. Wnioskodawcy w odpowiedzi na ogłoszony konkurs składają wnioski o dofinansowanie do IZ RPO/IP. 2. Złożone wnioski o dofinansowanie, przed ich oceną w oparciu o kryteria wyboru projektów (w zakresie EFS) lub na każdym etapie oceny projektów (w zakresie EFRR) podlegają weryfikacji wymogów formalnych, dokonywanej przez Komisję Oceny Projektów (KOP) na podstawie kart weryfikacji wymogów formalnych i list sprawdzających. 3. Niespełnienie wymogów formalnych prowadzi do wezwania wnioskodawcy do uzupełnienia/ poprawy braków lub błędów we wniosku lub oczywistych omyłek w wyznaczonym terminie, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia a w konsekwencji niedopuszczenia projektu do oceny lub dalszej oceny, o czym IZ RPO/IP pisemnie informuje wnioskodawców. Strona 87 z 148

88 4. Projekty, na podstawie wniosków o dofinansowanie, podlegają ocenie spełnienia kryteriów wyboru projektów określonych w SZOOP i zatwierdzonych przez KM RPO WL. 5. Ocena spełnienia kryteriów wyboru projektów składa się z etapów: oceny formalnej i oceny merytorycznej i przeprowadzana jest przez KOP. 6. W ramach oceny formalnej projekty oceniane są w oparciu o kryteria formalne na podstawie karty oceny formalnej. 7. Ocena formalna jest oceną zerojedynkową, a niespełnienie któregokolwiek z kryteriów formalnych skutkuje odrzuceniem projektu. 8. Projekty, które pozytywnie przeszły ocenę formalną podlegają ocenie merytorycznej. 9. W ramach oceny merytorycznej projekty oceniane są w oparciu o kryteria merytoryczne na podstawie karty oceny merytorycznej. 10. Ocena merytoryczna na celu sprawdzenie wykonalności finansowo-ekonomicznej i technicznej projektów na podstawie kryteriów zerojedynkowych oraz ocenę trafności merytorycznej na podstawie kryteriów punktowych. Sprawdzenie wykonalności finansowo-ekonomicznej i technicznej dotyczy jedynie projektów EFRR. W niektórych działaniach wdrażanych przez IP (LAWP) przewiduje się ocenę specyficznych dla danego działania założeń projektu na podstawie kryteriów zerojedynkowych. 11. KOP sporządza protokół z oceny do którego załącznikiem jest m. in. lista rankingowa wszystkich ocenionych projektów zawierająca przyznane oceny, z wyszczególnieniem projektów, które: a) spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów albo b) spełniły kryteria i uzyskały kolejno największą liczbę punktów, w przypadku gdy kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w konkursie nie wystarcza na objęcie dofinansowaniem wszystkich projektów, o którym mowa w lit. a). 12. ZWL/Dyrektor IP rozstrzyga konkurs zatwierdzając listę rankingową i podejmuje decyzję w zakresie wyboru projektów do dofinansowania. 13. IZ RPO/IP po rozstrzygnięciu konkursu zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz na portalu Listę projektów które spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów, z wyróżnieniem projektów wybranych do dofinansowania. 14. Do momentu ogłoszenia kolejnego konkursu w danym Działaniu, ZWL/Dyrektor IP może wybierać do dofinansowania kolejne projekty zamieszczone na liście o której mowa w pkt 13, które z uwagi na wyczerpanie pierwotnej kwoty przeznaczonej na dofinansowanie w konkursie nie zostały wybrane do dofinansowania w wyniku rozstrzygnięcia konkursu. 15. Informacja o dodatkowym wyborze projektów z danego konkursu, upubliczniana jest na stronie internetowej i na portalu poprzez zmianę listy o której mowa w pkt IZ RPO/IP podpisuje umowy o dofinansowanie projektu lub podejmuje decyzję o dofinansowaniu projektu (w przypadku projektu własnego) z wnioskodawcami, których projekty zostały wybrane do dofinansowania. 17. IZ RPO/IP po zakończeniu oceny danego projektu (przez którą należy rozumieć zarówno pozytywną ocenę projektu i wybór do dofinansowania oraz negatywną ocenę projektu w rozumieniu art.53 ust. 2 i nie wybranie do dofinansowania), przekazuje wnioskodawcy pisemną informację o zakończeniu oceny jego projektu i jej wyniku wraz z uzasadnieniem oceny i podaniem liczby punktów otrzymanych przez projekt lub informacji o spełnieniu albo niespełnieniu kryteriów wyboru projektów. 18. Po dokonaniu weryfikacji wymogów formalnych (w zakresie EFS) oraz po zakończeniu każdego etapu oceny projektów (w zakresie EFRR i w zakresie EFS), IZ RPO/IP ogłasza na swojej stronie internetowej informacje o projektach które spełniły wymogi formalne i kryteria wyboru projektów.. Strona 88 z 148

89 19. Na etapie weryfikacji wniosku o dofinansowanie w oparciu o wymogi formalne oraz każdym etapie oceny wnioskodawca, którego projekt uzyskał negatywną ocenę może złożyć pisemny protest. 20. Protest rozpatrywany jest przez właściwą komórkę ds. odwołań w IZ RPO/IP W przypadku uwzględnienia protestu, w zależności od tego którego etapu oceny dotyczył protest, projekt objęty protestem kierowany jest do kolejnego etapu oceny albo umieszczany jest na liście projektów, które spełniły kryteria i uzyskały wymagana liczbę punktów, z wyróżnieniem projektów wybranych do dofinasowania w wyniku przeprowadzenia procedury odwoławczej. 22. W przypadku nieuwzględnienia protestu, IZ RPO/IP przekazuje wnioskodawcy pisemną informację w tym zakresie. 23. Wnioskodawca, który wniósł protest, a protest ten został pozostawiony bez rozpatrzenia lub nie został on uwzględniony w wyniku rozpatrzenia,, może złożyć skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA). Skarga wnoszona jest przez wnioskodawcę bezpośrednio do WSA w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji o negatywnym wyniku procedury odwoławczej. WSA rozstrzyga sprawę w terminie 30 dni od dnia wniesienia skargi. 24. Po otrzymaniu decyzji WSA, w przypadku uwzględnienia przez sąd skargi wnioskodawcy, sprawa kierowana jest do ponownego rozpatrzenia przez IZ RPO/IP. W zależności od tego, czy stwierdzone przez sąd uchybienia proceduralne dotyczą postępowania prowadzonego przez KOP czy właściwą komórkę ds. odwołań w IZ RPO/IP, sprawa kierowana jest do odpowiedniej komórki w IZ RPO Od rozstrzygnięcia WSA, zarówno Wnioskodawcy jak i IZ RPO/IP przysługuje możliwość wniesienia skargi kasacyjnej do Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA). Skarga kasacyjna wnoszona jest w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia WSA. NSA rozpatruje skargę kasacyjną w terminie 30 dni od dnia jej wniesienia. 26. W zakresie nieuregulowanym w ustawie do postępowania przez WSA i NSA stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi określone dla aktów lub czynności, o których mowa w art. 3 2 pkt 4 z wyłączeniem art , art , art , 146, 150 i 152 tej ustawy. 27. W przypadku gdy na jakimkolwiek etapie postępowania w zakresie procedury odwoławczej wyczerpana zostanie kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w ramach działania: IZ RPO/IP pozostawia protest bez rozpatrzenia informując o tym na piśmie wnioskodawcę i pouczając o możliwości wniesienia skargi do WSA. sąd administracyjny, uwzględniając skargę, stwierdza że ocena projektu została przeprowadzona w sposób naruszający prawo i nie przekazuje sprawy do ponownego rozpatrzenia. Projekty pozakonkursowe 1. IZ RPO opracowuje tryb oceny projektów realizowanych w trybie pozakonkursowym. 2. IZ RPO uznaje za zgłoszone do realizacji w trybie pozakonkursowym projekty wskazane w dokumencie pn. Przedsięwzięcia o priorytetowym znaczeniu dla realizacji celów Strategii Rozwoju Województwa Lubelskiego na lata (z perspektywą do 2030r.), które kwalifikują się do wsparcia ze środków RPO WL (dokument zatwierdzony przez ZWL). 3. Ponadto w trybie pozakonkursowym mogą być realizowane projekty uwzględnione w Strategii ZIT współfinansowane ze środków EFRR oraz projekty wpisane wprost do Strona 89 z 148

90 RPO WL współfinansowane ze środków EFS. Te ostatnie uwzględnione będą w Załączniku nr 4 do SZOOP. 4. IZ RPO,, przeprowadza proces identyfikacji projektów o priorytetowym znaczeniu dla realizacji celów SRWL oraz projektów wynikających ze Strategii ZIT przewidzianych do realizacji w trybie pozakonkursowym (tzw. tryb negocjacyjnouzgodnieniowy). 5. Identyfikacja projektów w trybie negocjacyjno-uzgodnieniowym oparta jest o kryteria brzegowe zatwierdzone przez KM RPO WL. W zależności od wyników negocjacji projekt może być realizowany w procedurze pozakonkursowej lub procedurze konkursowej z preferencjami.. 6. IZ RPO, po przeprowadzeniu identyfikacji (realizowanej podczas procedury negocjacyjno-uzgodnieniowej), dokonuje ostatecznego uznania projektu za projekt wybierany w trybie pozakonkursowym, wpisując go do Wykazu Pozakonkursowych Projektów Zidentyfikowanych (WPPZ) stanowiącego załącznik nr 5 do Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych (SZOOP). Projekty pozakonkursowe współfinansowane z EFS nie są ujęte w WPPZ, ale w Ramowym Planie Działań (lub dokumencie analogicznym) będącym także załącznikiem do SZOOP 7. WPPZ może podlegać aktualizacji tj. usunięciu lub dodaniu nowego projektu do wykazu. 8. Projekt wpisany na WPPZ musi pozytywnie przejść przez procedurę negocjacyjnouzgodnieniową. 9. IZ RPO/ZWL, zatwierdza WPPZ. 10. IZ RPO podpisuje z każdym z wnioskodawców z WPPZ umowę wstępną (zwaną preumową) stanowiąca zobowiązanie wnioskodawcy do przystąpienia do opracowywania wniosku o dofinansowanie i złożenia go w określonym przez IZ RPO terminie. W przypadku projektów własnych, ZWL podejmuje uchwałę.,. Załącznikiem do uchwały jest zobowiązanie określające obowiązki dotyczące przygotowania projektu pozakonkursowego. 11. IZ RPO na podstawie podpisanej pre-umowy monitoruje proces przygotowania projektów pozakonkursowych do realizacji. 12. IZ RPO na podstawie harmonogramu realizacji projektu przedstawionego w preumowie wzywa pisemnie wnioskodawców do złożenia wniosku o dofinansowanie. 13. Ocena projektów pozakonkursowych, które spełniły warunki zapisane w pre-umowie podlega tym samym etapom oceny co projekty wybierane w trybie konkursowym tj. ocenie formalnej i ocenie merytorycznej, na postawie kryteriów wyboru projektów zatwierdzonych przez KM RPO WL. 14. Oceny spełnienia przez projekt kryteriów wyboru projektów (formalnych i merytorycznych) przeprowadza KOP. 15. W ramach oceny formalnej projekt pozakonkursowy oceniany jest kolejno w oparciu o: kryteria formalne dostępu na podstawie karty oceny formalnej kryteria dostępu, oraz kryteria formalne poprawności na podstawie karty oceny formalnej kryteria poprawności oraz listy sprawdzającej. Niespełnienie chociaż jednego z kryteriów formalnych powoduje odrzucenie wniosku i wykreślenie z WPPZ. 16. Projekt, który pozytywnie przeszedł ocenę formalną podlega ocenie merytorycznej. 17. W ramach oceny merytorycznej projekt oceniany jest kolejno w oparciu o: kryteria techniczne, kryteria finansowo-ekonomiczne i kryteria trafności merytorycznej Ocena dokonywana jest na podstawie karty oceny merytorycznej. 18. Niespełnienie kryteriów dotyczących wykonalności technicznej i finansowoekonomicznej skutkuje odrzuceniem projektu i wykreśleniem z WPPZ, natomiast Strona 90 z 148

91 ocena wniosku w oparciu o kryteria trafności merytorycznej ma na celu przypisanie projektowi określonej liczby punktów. 19. Po przeprowadzeniu oceny formalnej i merytorycznej projektu pozakonkursowego ZWL dokonuje ostatecznego rozstrzygnięcia w zakresie wyboru projektu do dofinansowania, który uzyskał minimalną wymaganą liczbę punktów. 20. IZ RPO zawiera z wnioskodawcami właściwe umowy o dofinansowanie lub podejmuje decyzję o dofinansowaniu projektu pozakonkursowego w formie uchwały (w przypadku projektów własnych). Ścieżka audytu w zakresie oceny, wyboru projektów do dofinansowania w trybie pozakonkursowym współfinansowanych z EFS nieujętych w WPPZ, lecz w Ramowym Planie Działań (lub dokumencie analogicznym) będącym załącznikiem do SZOOP: 1. IZ RPO, przed datą określoną w harmonogramie realizacji projektu na złożenie wniosku, pisemnie wzywa wnioskodawców do złożenia wniosku o dofinansowanie. 2. W przypadku niezłożenia wniosku o dofinansowanie w wyznaczonym terminie IZ RPO ponownie wzywa wnioskodawcę projektu pozakonkursowego do złożenia wniosku, wyznaczając ostateczny termin. 3. Weryfikację wymogów formalnych i ocenę spełnienia przez projekt kryteriów wyboru projektów (formalnych i merytorycznych) przeprowadza Zespół Oceny Projektów Pozakonkursowych (ZOPP). 4. W ramach oceny formalnej projekt pozakonkursowy oceniany jest w oparciu o kryteria formalne na podstawie karty oceny formalnej. W ramach oceny formalnej dopuszczalne są modyfikacje wniosku o dofinansowanie. Modyfikacje rzutujące na spełnianie kryteriów mogą polegać jedynie na tym, że projekt będzie spełniał większą liczbę kryteriów lub będzie je spełniał w większym stopniu. O konieczności modyfikacji wniosku, wnioskodawca informowany jest pisemnie. 5. Projekt, który pozytywnie przeszedł ocenę formalną podlega ocenie merytorycznej. 6. W ramach oceny merytorycznej projekt oceniany w oparciu o kryteria merytoryczne na podstawie karty oceny merytorycznej. Kryteria merytoryczne są oceniane na zasadzie weryfikacji wartości logicznych tak, nie albo stwierdzeniu, że kryterium nie dotyczy danego projektu. W ramach oceny merytorycznej dopuszczalne są modyfikacje wniosku o dofinansowanie. Modyfikacje rzutujące na spełnianie kryteriów mogą polegać jedynie na tym, że projekt będzie spełniał większą liczbę kryteriów lub będzie je spełniał w większym stopniu. O konieczności modyfikacji wniosku, wnioskodawca informowany jest pisemnie. 7. Ostateczne rozstrzygnięcie w zakresie wyboru projektu pozakonkursowego do dofinansowania, który uzyskał spełnił wymogi formalne i kryteria podejmuje ZWL. 8. IZ RPO zawiera z wnioskodawcami właściwe umowy o dofinansowanie lub podejmuje decyzję o dofinansowaniu projektu pozakonkursowego w formie uchwały (w przypadku projektu własnego). 9. IZ RPO po zakończeniu oceny projektu pozakonkursowego (przez którą należy rozumieć zarówno pozytywną ocenę projektu i wybór do dofinansowania oraz negatywną ocenę projektu w rozumieniu art. 53 ust. 2 i nie wybranie do dofinansowania), przekazuje wnioskodawcy pisemną informację. 10. IZ RPO zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz portalu informację o wybranym do dofinansowania projekcie w terminie 7 dni od dnia zakończenia jego Strona 91 z 148

92 oceny. Informacje są zamieszczane w ramach wykazu projektów wybranych do dofinansowania w trybie pozakonkursowym prowadzonego przez IZ RPO. b) ścieżka audytu umożliwia stwierdzenie zgodności łącznych kwot poświadczonych Komisji ze szczegółowymi zapisami księgowymi oraz dokumentami potwierdzającymi, będącymi w posiadaniu instytucji certyfikującej, instytucji zarządzającej, instytucji pośredniczących i beneficjentów, dotyczącymi operacji dofinansowanych w ramach programu operacyjnego (w odniesieniu do dotacji i pomocy zwrotnej na mocy art. 67 ust.1 lit. a) Rozporządzenia (UE) nr 1303/2013); 1. Beneficjenci RPO składają do IZ/IP wnioski o płatność, które następnie podlegają weryfikacji formalnej, merytorycznej i finansowej przy zastosowaniu list sprawdzających. Poprawne formalnie, merytorycznie oraz finansowo wnioski o płatność podlegają zatwierdzeniu przez IZ/IP. Fakt ten zostaje odnotowany w SL Na podstawie złożonych przez beneficjentów wniosków o płatność IP przygotowuje i przedkłada do IZ Deklarację wydatków od IP do IZ. Deklaracja od IP do IZ przedstawia kwotę ogółem zatwierdzonych wydatków w ramach powierzonych Priorytetów Inwestycyjnych. 3. IZ weryfikuje za pomocą listy sprawdzającej, a następnie zatwierdza Deklarację od IP do IZ. W przypadku zastrzeżeń czy wątpliwości IZ zwraca się do IP o dodatkowe wyjaśnienia. 4. Na podstawie Deklaracji od IP do IZ oraz na podstawie zweryfikowanych wniosków beneficjentów o płatność, IZ przygotowuje Deklarację wydatków od IZ do IZ/IC. Deklaracja od IZ do IZ/IC przedstawia kwotę ogółem zatwierdzonych wydatków w ramach Programu z podziałem na priorytety inwestycyjne. 5. IC dokonuje certyfikacji przed KE wydatków w ramach RPO WL na podstawie zatwierdzonych i zweryfikowanych Deklaracji od IZ do IZ/IC. IC sporządza i przekazuje do KE Wniosek o płatność od IZ/IC do KE. Fakt ten zostaje odnotowany w SL2014. Dokumenty związane z rozliczaniem wydatków i ich certyfikacją przechowywane są w instytucjach je sporządzających oraz instytucjach, do których są przekazywane np. Deklaracje wydatków od IP do IZ przechowywane są przez IP oraz przez IZ. Listy sprawdzające, na podstawie których dokumenty są weryfikowane i zatwierdzane przechowywane są przez instytucje dokonujące weryfikacji tych dokumentów np. listę sprawdzającą do Deklaracji wydatków od IP do IZ przechowuje IZ. c) ścieżka audytu umożliwia stwierdzenie zgodności łącznych kwot poświadczonych Komisji ze szczegółowymi danymi dotyczącymi produktów lub rezultatów oraz dokumentami potwierdzającymi, będącymi w posiadaniu instytucji certyfikującej, instytucji zarządzającej, instytucji pośredniczących i beneficjentów, w tym w stosownych przypadkach dokumentami dotyczącymi metody określania standardowych stawek jednostkowych i kwot ryczałtowych, w odniesieniu do operacji dofinansowanych w ramach programu operacyjnego; (w odniesieniu do dotacji i pomocy zwrotnej na mocy art. 67 ust.1 lit. b) i c) oraz art. 109 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 oraz na mocy art. 14 ust.1 rozporządzenia (UE) nr 1304/2013); W przypadku kosztów, o których mowa powyżej ścieżka audytu umożliwia weryfikację zgodności metody obliczania stosowanej przez instytucję zarządzającą z art. 67 ust. 5 i art. Strona 92 z 148

93 68 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 oraz art. 14 ust. 3 rozporządzenia (UE) 1304/2013. IZ w odniesieniu do wybranych typów operacji dopuszcza uproszczone metody rozliczania wydatków tj. stawki jednostkowe i kwoty ryczałtowe. Stawką jednostkową jest stawka dla danego towaru lub usługi, dla którego/której wskazano szczegółowy zakres oraz cenę jednostkową określoną w jednym z następujących dokumentów: Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków, innych wytycznych horyzontalnych, wytycznych programowych, aktach delegowanych KE, regulaminie konkursu lub dokumentacji dotyczącej naboru projektów pozakonkursowych. 1. Beneficjenci RPO składają do IZ/IP wnioski o płatność, (wraz z dokumentami potwierdzającymi wykonanie stawek jednostkowych lub wraz z dokumentami, które stanowią dowód wykonania zadań w przypadku kwot ryczałtowych i osiągnięcie zakładanych produktów i rezultatów), które następnie podlegają weryfikacji formalnej, merytorycznej i finansowej przy zastosowaniu list sprawdzających. Poprawne formalnie, merytorycznie oraz finansowo wnioski o płatność podlegają zatwierdzeniu przez IZ/IP. 2. W przypadku stawek jednostkowych weryfikacja wydatków polega na sprawdzeniu, czy działania zadeklarowane przez beneficjenta zostały zrealizowane i określone w umowie o dofinansowanie wskaźniki produktu lub rezultatu osiągnięte; rozliczenie następuje według ustalonej stawki w zależności od faktycznie wykonanej ilości dóbr/usług w ramach danego projektu. 3. W przypadku kwot ryczałtowych weryfikacja wydatków polega na sprawdzeniu, czy działania zadeklarowane przez beneficjenta zostały zrealizowane i określone w umowie o dofinansowanie wskaźniki produktu lub rezultatu osiągnięte. 4. Na podstawie złożonych przez beneficjentów wniosków o płatność IP przygotowuje i przedkłada do IZ Deklarację wydatków od IP do IZ. Deklaracja od IP do IZ przedstawia kwotę ogółem zatwierdzonych wydatków w ramach powierzonych Priorytetów Inwestycyjnych. 5. IZ weryfikuje za pomocą listy sprawdzającej, a następnie zatwierdza Deklarację od IP do IZ. W przypadku zastrzeżeń czy wątpliwości IZ zwraca się do IP o dodatkowe wyjaśnienia. 6. Na podstawie Deklaracji od IP do IZ oraz na podstawie zweryfikowanych wniosków beneficjentów o płatność, IZ przygotowuje Deklarację od IZ do IZ/IC. Deklaracja od IZ do IZ/IC przedstawia kwotę ogółem zatwierdzonych wydatków w ramach Programu z podziałem na priorytety inwestycyjne. 7. IC dokonuje certyfikacji przed KE wydatków w ramach RPO WL na podstawie zatwierdzonych i zweryfikowanych Deklaracji od IZ do IZ/IC. IC sporządza i przekazuje do KE Wniosek o płatność od IZ/IC do KE. d) ścieżka audytu umożliwia weryfikację płatności wkładu publicznego na rzecz beneficjenta; Minister Finansów odpowiada za obsługę płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich. Środki Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, jak i Europejskiego Funduszu Społecznego przekazane są przez Komisję Europejską w formie płatności zaliczkowych, płatności okresowych i płatności salda końcowego. Powyższe środki wpływają na wyodrębniony rachunek bankowy, prowadzony w euro i zarządzany przez Ministra Finansów. Strona 93 z 148

94 Środki przeznaczone na finansowanie regionalnych programów operacyjnych ujmowane są w załączniku do ustawy budżetowej, w którym określane są m.in. źródła finansowania Programu (budżet UE, budżet państwa, budżet JST, inne publiczne środki krajowe, inne środki), planowane w danym roku budżetowym i kolejnych 2 latach dochody oraz wydatki BP i budżetu środków europejskich z tytułu realizacji Programu. Środki jednostek samorządu terytorialnego są określane w uchwałach organu stanowiącego JST. Samorząd województwa otrzymuje środki na realizację RPO w formie płatności oraz dotacji celowej. Płatności, które stanowią część odpowiadającą wkładowi środków europejskich przekazywane są z rachunku prowadzonego w BGK na podstawie zleceń płatności przesyłanych do BGK, zgodnie z ustawą o finansach publicznych. BGK dokonuje płatności na rzecz beneficjentów. Podstawą dokonania płatności jest zlecenie płatności wystawione przez instytucję, z którą beneficjent zawarł umowę o dofinansowanie realizacji projektu oraz pisemna zgoda dysponenta części budżetowej na dokonanie płatności. W przypadku RPO zlecenie płatności dotyczy jedynie części z budżetu środków europejskich. Współfinansowanie krajowe z budżetu państwa przekazywane jest przez właściwego dysponenta tej części budżetowej (ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego) na rachunek IZ RPO w formie dotacji celowej. Szczegółowe warunki przekazywania i wykorzystania środków przyznanych beneficjentowi określa umowa o dofinansowanie projektu zawierana pomiędzy beneficjentem a IZ/ IP. W umowie tej zostanie uzgodniony plan finansowy, zgodnie z którym na każdy rok realizacji projektu zostanie określona wielkość środków do przekazania beneficjentowi. Beneficjenci składają wnioski o płatność do IP oraz do IZ celem rozliczenia wydatków związanych z realizacją projektów. IP/IZ weryfikuje wnioski o płatność pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym za pomocą listy sprawdzającej. W przypadku zastrzeżeń do wniosków IZ/IP zwraca się do poszczególnych beneficjentów o dodatkowe wyjaśnienia. Po zweryfikowaniu i zatwierdzeniu wniosków beneficjentów o płatność refundacja wydatków na rzecz beneficjentów dokonywana jest przez OFU w DF oraz IP w przypadku środków na współfinansowanie krajowe, natomiast w przypadku środków europejskich płatność dokonywana jest przez BGK na zlecenie odpowiednio IZ, IP lub PJB. Wnioski o płatność wraz z załączonymi do nich dokumentami przechowywane są przez beneficjentów oraz instytucje weryfikujące i zatwierdzające te wnioski. Informacje dotyczące płatności odnotowywane są w DF, DWEFRR i DWEFS oraz w systemie informatycznym. e) ścieżka audytu, w odniesieniu do każdej operacji, obejmuje specyfikacje techniczne i plan finansowy, dokumenty dotyczące zatwierdzenia dotacji, dokumenty dotyczące postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, sprawozdania sporządzone przez beneficjentów oraz sprawozdania z przeprowadzonych kontroli i audytów; W celu odtworzenia ścieżki audytu na odpowiednim poziomie szczegółowości, informacje dotyczące materiału dowodowego w postaci dokumentów poświadczających realizację i rozliczanie projektów realizowanych w ramach RPO WL przechowywane są przez poszczególnych beneficjentów oraz instytucje odpowiedzialne za ich weryfikację tj. IZ i IP. Instytucje uczestniczące we wdrażaniu Programu zapewniają, że wszystkie dokumenty dotyczące realizacji Programu przechowywane są do wglądu Komisji Europejskiej i Trybunału Obrachunkowego przez okres 3 lat od ostatecznego rozliczenia Programu. Bieg tych terminów zawiesza się w przypadku toczącego się postępowania prawnego lub przedstawienia należycie umotywowanego wniosku Komisji Europejskiej. Dokumenty przechowuje się w formie oryginałów lub kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem na powszechnie uznawanych nośnikach danych w sposób czytelny i łatwo dostępny. Strona 94 z 148

95 f) ścieżka audytu obejmuje informacje na temat kontroli zarządczych i audytów operacji; W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego zgodnie z art. 43 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2013 r. poz. 596 z późn. zm.) opracowany został Plan działalności Urzędu Marszałkowskiego w Lublinie na rok 2015, wprowadzony Zarządzeniem Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 18 grudnia 2014 roku. Stanowi on podstawę w realizacji zadań związanych z kontrolą zarządczą w jednostce. Zadania związane z realizacją kontroli zarządczej wypełnia Departament Kontroli i Audytu UMWL. W ramach kontroli zarządczej prowadzone są działania zmierzające do określenia zasad, celów i zadań założonych do realizacji na kolejne lata. Wykonanie zadań i realizacja celów podlega cyklicznemu monitoringowi i weryfikacji w poszczególnych komórkach UMWL, w tym również w departamentach zaangażowanych w proces wdrażania RPO WL. Ponadto, oprócz standardowych procedur, obowiązujących w całym Urzędzie Marszałkowskim, DZ RPO przeprowadza kontrole wewnętrzne w DW EFRR oraz DW EFS, natomiast DW EFRR oraz DW EFS przeprowadzają kontrole systemowe w Instytucjach Pośredniczących, mające na celu zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli. W odniesieniu do audytów operacji Instytucja Zarządzająca dokonuje analizy wyników audytów, ujętych w podsumowaniach z ustaleń audytów operacji, przeprowadzonych przez IA. W sytuacji stwierdzenia przez IA naruszeń w obszarze zamówień publicznych, skutkujących wyliczeniem wydatków niekwalifikowalnych, w przypadku projektu niekontrolowanego przez Instytucję Zarządzającą/Instytucje Pośredniczące, IZ /IP wszczyna kontrolę tego projektu w celu potwierdzenia stanowiska IA i w przypadku potwierdzenia ustaleń IA, nakłada korektę finansową, zgodnie z dokumentem pn. Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE tzw. Taryfikatorem. W przypadku pozostałych naruszeń IZ wylicza wydatki niekwalifikowalne, podlegające zwrotowi. Zgodnie z art. 125 ust.4 lit. e) IZ sporządza roczne podsumowanie końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli, w tym analizę charakteru i zakresu błędów i uchybień stwierdzonych w systemach. g) ścieżka audytu umożliwia stwierdzenie zgodności danych dotyczących wskaźników produktu danej operacji z celami końcowymi oraz zgłoszonymi danymi i rezultatami programu (bez uszczerbku dla art. 19 ust. 3 oraz załączników I i II do rozporządzenia (UE) nr 1304/2013); Ścieżka audytu umożliwiająca stwierdzenie zgodności danych dotyczących wskaźników produktu danej operacji z celami końcowymi oraz zgłoszonymi danymi i rezultatami programu (bez uszczerbku dla art. 19 ust. 3 oraz załączników I i II do rozporządzenia (UE) nr 1304/2013) będzie realizowana poprzez: badanie na etapie wyboru projektów do dofinasowania adekwatności wyboru przez wnioskodawcę wskaźników do zakresu rzeczowego i celów projektu, Strona 95 z 148

96 wprowadzenie na poziomie kryteriów wyboru projektów do dofinasowania, kryterium badającego wpływ projektu na realizację wskaźników przyjętych do ram i rezerwy wykonania, - okresowy (co kwartał) monitoring postępu realizacji wskaźników produktu pod kątem realizacji wartości zawartych w programie oraz ram wykonania. Monitoring będzie prowadzony na podstawie danych zawartych w LSI2014 oraz SL 2014, z wszystkich projektów realizowanych w ramach RPO WL; - bieżąca weryfikacja poszczególnych wskaźników realizowanych w projektach w celu wykrycia i korekty potencjalnych błędów. h) ścieżka audytu, w odniesieniu do instrumentów finansowych, obejmuje dokumenty potwierdzające, o których mowa w art. 9 ust. 1 lit. e) rozporządzenia delegowanego (UE) nr 480/2014; W systemie RPO WL wsparcie z instrumentów finansowych realizowane będzie w ramach Działań wdrażanych zarówno przez IZ RPO, jak i Lubelską Agencję Wspierania Przedsiębiorczości. Podczas całego procesu wyboru i podejmowania decyzji o ustanowieniu instrumentów finansowych IZ/ IP zapewnia, że przestrzegane są: przejrzyste procedury wyboru instrumentów finansowych (w tym m.in. funduszy, pośredników finansowych, instytucji finansowych i zarządców funduszy) oraz podejmowania decyzji w sprawie wkładów z programów operacyjnych; wszystkie obowiązujące przepisy, w tym także zasady dotyczące pomocy publicznej oraz krajowe i unijne przepisy dotyczące dotacji i zamówień publicznych. IZ/IP gwarantuje, iż operacja została wybrana zgodnie z kryteriami wyboru, nie została fizycznie zakończona ani w pełni wdrożona, zanim beneficjent złożył wniosek o dofinansowanie, została wdrożona zgodnie z decyzją zatwierdzającą i spełniała wszelkie warunki mające zastosowanie w czasie audytu dotyczące jej funkcjonalności, stosowania i celów do osiągnięcia. W ramach dokumentów potwierdzających, umożliwiających weryfikację zgodności z przepisami unijnymi i krajowymi oraz z warunkami finansowania, wymienionych w art. 9 ust. 1 lit.e) rozporządzenia delegowanego KE (UE) nr 480/2014, w celu stwierdzenia, że operacja jest zgodna z mającymi zastosowanie przepisami oraz z umową o dofinansowanie w szczególności sprawdza się: 1. dokumentację dotyczącą projektu, zwłaszcza dotyczącą celu projektu oraz zaplanowanych wskaźników jego osiągnięcia; 2. stan realizacji działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu; 3. zakres procedur kontroli wewnętrznej beneficjenta pod kątem zapewnienia prawidłowości realizacji projektu, rzetelności i wiarygodności przedkładanych dokumentów; 4. posiadanie przez beneficjenta ścieżki audytu w zakresie finansowo-księgowym; Strona 96 z 148

97 5. posiadanie przez beneficjenta odpowiednich procedur finansowo księgowych oraz procedur dotyczących realizacji projektu pozwalających na racjonalne zapewnienie o poprawności projektu, 6. spełnienie warunku prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej na potrzeby projektu; 7. zarządzanie przepływami finansowymi; 8. ewidencjonowanie i wykorzystywanie odsetek oraz innych zwrotów; 9. zgodność kosztów zarządzania z przyjętym katalogiem kosztów; 10. zgodność kosztów zarządzania z wydatkami rzeczywiście poniesionymi i prowadzoną ewidencją wydatków; 11. wiarygodność sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta; 12. zasady dotyczące informacji i promocji projektu; 13. sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymanie harmonogramu realizacji zadań projektu potwierdzenia zgodności dokumentów sprawozdawczych ze stanem faktycznym; 14. poprawność stosowanych procedur przetargowych lub procedur dotyczących konkurencyjności. W przypadku beneficjentów, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych audyt powinien obejmować także prawidłowość zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków oraz stosowanie zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania; 15. sposób archiwizacji dokumentów. Instytucja Zarządzająca dopuszcza możliwość zmiany modelu wdrażania instrumentów finansowych po otrzymaniu wyników analizy ex-ante w tym zakresie. Szczegółowe procedury oraz zasady udzielania wsparcia w ramach instrumentów finansowych określać będzie Instrukcja Wykonawcza, Umowa o dofinansowanie oraz Wytyczne programowe INSTRUKCJE DOTYCZĄCE ZAPEWNIENIA PRZEZ BENEFICJENTÓW/ INSTYTUCJE POŚREDNICZĄCE/INSTYTUCJĘ ZARZĄDZAJĄCĄ DOSTĘPU DO DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH, W TYM INSTRUKCJE PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW (OKRES I FORMAT PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW) Instytucja Zarządzająca, Instytucje Pośredniczące oraz beneficjenci zobowiązani są do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Programu zgodnie z art. 140 i art. 125 ust. 2 pkt. d Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady(UE) Nr 1303/2013 w związku z art Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) nr 821/2014 r. Dokumentacja pozwalająca na odtworzenie ścieżki audytu, związana w szczególności z: wyborem projektów, certyfikacją wydatków w ramach programu (wraz z zapisami księgowymi i dokumentami dowodowymi), dokonywaniem płatności na rzecz beneficjentów programu, Strona 97 z 148

98 realizacją projektów tj. specyfikacje techniczne, plany finansowe, dokumenty dotyczące przeznaczenia pomocy, dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, sprawozdania z postępu prac oraz sprawozdania z przeprowadzonych weryfikacji i audytów, archiwizowana jest przez poszczególne jednostki zaangażowane w realizację RPO WL przez okres 3 lat od daty zamknięcia programu lub częściowego zamknięcia pomocy. Dokumenty zawierające informacje, które wymagają ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem, jako stanowiące tajemnicę państwową lub służbową są przechowywane i udostępniane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2010 r. nr 182 poz. 1228). Ponadto, dokumenty te podlegają udostępnianiu na zasadach i w trybie określonym w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2014 r. poz. 782). Informacje zawarte w raportach o nieprawidłowościach ze względu na zamieszczone w nich indywidualne dane oraz szczegóły praktyk prowadzących do wystąpienia nieprawidłowości podlegają odpowiedniej ochronie zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1182) i są wykorzystywane wyłącznie do użytku służbowego. Odpowiednie zapisy dotyczące wypełniania wymogów archiwizacji zostaną zamieszczone w umowie o dofinansowanie realizacji projektu podpisywanej z beneficjentem oraz w Porozumieniu zawieranym pomiędzy IZ a IP. Szczegółowe procedury dotyczące archiwizacji dokumentów zostaną opisane w Instrukcjach Wykonawczych IZ i IP WSKAZANIE OKRESU PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW Zgodnie z art. 140 ust.1 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 Instytucja Zarządzająca ma obowiązek udostępnić dokumenty potwierdzające wydatki wspierane z funduszy polityki spójności przez okres trzech lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków, w którym ujęto dany wydatek dotyczący danej operacji. Dotyczy to wydatków kwalifikowanych, które wynoszą mniej niż EUR. W pozostałych przypadkach wszystkie dokumenty potwierdzające wydatki powinny być udostępnianie przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonej operacji. Instytucja zarządzająca może podjąć decyzję o skróceniu terminu udostępniania dokumentów do dwóch lat, od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonej operacji ( w przypadku operacji dla których całkowite wydatki kwalifikowane wynoszą mniej niż EUR). Strona 98 z 148

99 FORMAT, W JAKIM DOKUMENTY MAJĄ BYĆ PRZECHOWYWANE Dokumenty przechowuje się w formie oryginałów lub kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem w formie papierowej, na nośnikach elektronicznych oraz w formie elektronicznej w sposób czytelny i łatwo dostępny lub w formie oryginałów lub kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem w formie papierowej. Dokumenty w formie papierowej przechowuje się w segregatorach lub teczkach oznaczonych zgodnie z przyjętym w danej jednostce systemem znakowania pism zawartym w Instrukcji Kancelaryjnej. Po terminie przewidzianym do przechowywania dokumentacji zostaje ona przekazana do archiwum zakładowego, zgodnie z procedurą określoną w Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego. Jeżeli dokumenty istnieją wyłącznie w formie elektronicznej, systemy komputerowe, w których przechowywane są wersje elektroniczne, muszą spełniać normy bezpieczeństwa zapewniające, że dokumenty te są zgodne z wymogami prawa krajowego i można się na nich oprzeć do celów audytu. Dokumentacja księgowa przechowywana jest zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zmianami). Zgodnie z zapisami art. 74 tej ustawy instytucje zaangażowane we wdrażanie programów operacyjnych zobowiązane są do trwałej archiwizacji zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych, zaś pozostałych dokumentów finansowych nie krócej niż 5 lat. Podmioty wymienione w art. 2 ustawy o rachunkowości mają obowiązek przechowywać wymienioną w art. 71 ustawy dokumentację finansową w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych. 2.4 NIEPRAWIDŁOWOŚCI I KWOTY ODZYSKANE PROCEDURY INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ ORAZ INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCYCH W ZAKRESIE POWIADAMIANIA O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH I ICH KORYGOWANIA ORAZ DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH Nieprawidłowość na podstawie przepisu art. 2 pkt 36 Rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 1303/2013 oznacza każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie EFSI, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez obciążenie budżetu Unii nieuzasadnionym wydatkiem. Za wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach do KE, odpowiedzialne są IZ RPO oraz IP w zakresie w jakim IZ oddeleguje część zadań w tym zakresie. Na podstawie art. 122 ust. 2 Rozporządzenie PE i Rady (UE) nr 1303/2013, wewnętrznych procedur określających osoby odpowiedzialne oraz terminy weryfikacji i sporządzania poszczególnych dokumentów, IZ i IP przygotowują, w systemie IMS (uruchomionym na platformie AFIS OLAF) informacje o nieprawidłowościach przekraczających EURO tytułem wkładu z funduszu polityki spójności oraz informacje o istotnych postępach przebiegu powiązanych postępowań administracyjnych i prawnych. IZ/IP są zobowiązane do przekazywania informacji o każdym przypadku stwierdzenia nieprawidłowości polegającej na wykorzystaniu przez beneficjenta przekazanych środków finansowych niezgodnie z ich przeznaczeniem lub umową/decyzją o dofinansowanie Strona 99 z 148

100 projektu. Informacje o nieprawidłowościach przekazywane są odpowiednio w raportach lub zestawieniach. IZ rejestruje zgłoszone nieprawidłowości, weryfikuje dokumenty informujące o nieprawidłowościach oraz monitoruje ich proces naprawczy. IZ gromadzi informacje o nieprawidłowościach (uzyskane z raportów przesłanych do IZ oraz własnych działań kontrolnych) i przekazuje je w określonych terminach do MF-R (jednostka właściwa w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności - Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej w MF). IZ opracowuje 4 następujące rodzaje dokumentów i przekazuje je w odpowiednich terminach do MF, tj.: raporty o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE stwierdzonych w związku z realizacją RPO WL, raporty o nieprawidłowościach podlegających kwartalnemu zgłoszeniu do KE stwierdzonych w związku z realizacją RPO WL lub informacje o braku nowych nieprawidłowości podlegających zgłoszeniu do KE, raporty o działaniach następczych prowadzonych w związku z nieprawidłowościami zgłoszonymi do KE przez MF-R, kwartalne zestawienie nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE (niniejsze zestawienie jest jedynie przekazywane IC) MF-R przekazuje do KE raporty o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE jak też podlegające kwartalnemu zgłoszeniu do KE (po ich uprzednim zweryfikowaniu). Po dokonaniu pozytywnej oceny formalnej i merytorycznej, MF-R niezwłocznie zatwierdza raport w systemie IMS (Irregularity Managment System) i tym samym przekazuje do KE informacje o nieprawidłowościach kwalifikujących się do niezwłocznego lub kwartalnego zgłoszenia. IZ informuje MF-R o stwierdzonych w poprzednich okresach sprawozdawczych nieprawidłowościach podlegających kwartalnemu raportowaniu do KE, przekazując je w kolejnych kwartałach za pomocą raportów. Informacje te są przekazywane wyłącznie w przypadku, jeśli w związku z raportowanymi wcześniej nieprawidłowościami w danym okresie sprawozdawczym nastąpiły: a. wszczęcie postępowania prowadzonego w celu nałożenia sankcji administracyjnych lub karnych; b. zakończenie postępowania prowadzonego w celu nałożenia sankcji administracyjnych lub karnych; c. umorzenie lub zawieszenie postępowania prowadzonego w celu nałożenia sankcji administracyjnych lub karnych; d. konieczność skorygowania informacji przekazanych do KE w dotychczasowych raportach; e. konieczność anulowania nieprawidłowości zgłoszonej do KE. Jeśli żadna z powyższych okoliczności nie wystąpi w okresie sprawozdawczym, raport informujący o działaniach następczych nie jest przekazywany. DW EFRR/DW EFS gromadzi wszystkie raporty przekazane do MF-R w danym okresie sprawozdawczym i ujmuje je na zbiorczej liście, którą przekazuje do wiadomości Dyrektora DZ RPO (Oddziału Zarządzania Finansowego i Oddziału Systemu Realizacji) niezwłocznie po zatwierdzeniu przez MF-R wszystkich raportów dotyczących poprzedniego kwartału. Przekazanie powyższych informacji ze względu na zamieszczone w nich indywidualne dane oraz szczegóły praktyk prowadzących do wystąpienia nieprawidłowości podlegają odpowiedniej ochronie na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie Strona 100 z 148

101 danych osobowych (Dz. U. z 1997r. nr 133, poz. 883 z późn. zm.) oraz powinny być wykorzystywane wyłącznie do użytku służbowego. Zgodnie z art. 122 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013, IZ zapobiega nieprawidłowościom, wykrywa je i koryguje a także odzyskuje kwoty nienależnie wypłacone wraz z odsetkami z tytułu zwrotu tych kwot po terminie. Do odzyskiwania kwot stosowane są przepisy art. 207 ustawy o finansach publicznych, zarówno w stosunku do środków europejskich jak i współfinansowania krajowego. Nieprawidłowości zgłoszone do właściwych instytucji zgodnie z PION podlegają rejestracji przez instytucję zgłaszającą i monitorowaniu czynności zmierzających do ich usunięcia. Szczegółowe opisy procedur dotyczących odzyskiwania kwot do zwrotu przez beneficjentów, w tym wydawania decyzji o zwrocie na podstawie art. 207 ustawy o finansach publicznych zostaną zawarte w Instrukcjach Wykonawczych IZ oraz IP. Kwoty odzyskane/wycofane Opis systemu służącego zapewnieniu szybkiego odzyskania pomocy wspólnotowej W przypadku konieczności odzyskania od beneficjenta środków, IZ (lub IP) wszczyna postępowanie mające na celu odzyskanie kwoty do zwrotu oraz kwalifikuje należność jako kwotę do odzyskania albo kwotę wycofaną po anulowaniu całości lub części wkładu UE dla projektu. Właściwa instytucja wzywa beneficjenta do zwrotu środków lub wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnych płatności na jego rzecz. W przypadku bezskuteczności ww. wezwania, wydaje się decyzję o zwrocie przez beneficjenta kwoty do zwrotu, określającą m.in. sposób zwrotu środków (wpłata kwoty na rachunek bankowy wskazany w decyzji lub pomniejszenie kolejnej płatności na rzecz beneficjenta). W odniesieniu do beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi, nie wydaje się ww. decyzji ani nie wzywa się do zwrotu kwoty. Kwoty do zwrotu przez beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi kwalifikowane są co do zasady jako kwoty wycofane. Instytucja Certyfikująca upewnia się, że kwoty odzyskane pomniejszają kolejne Deklaracje wydatków od IZ do IZ/IC. Informacje na temat stanu postępowania windykacyjnego przekazywane są w dokumentach przedkładanych zgodnie z istniejącymi zasadami informowania o nieprawidłowościach, tj. zgodnie z Procedurą informowania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach i Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie sposobu postępowania w razie wykrycia nieprawidłowości w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania oraz przy Deklaracjach wydatków od IZ do IZ/IC. IZ monitoruje system zwrotu środków przez beneficjentów na podstawie danych w Rejestrze Obciążeń na Projekcie. Kwoty podlegające procedurze odzyskiwania oraz kwoty wycofane są rejestrowane przez właściwe instytucje w SL2014 w module Rejestr obciążeń na projekcie. Instytucja Zarządzająca w ramach tego modułu prowadzi również rejestr odsetek umownych należnych państwu członkowskiemu oraz odsetek karnych należnych Komisji Europejskiej. Przez odsetki umowne rozumie się odsetki naliczone za okres od dnia przekazania środków Strona 101 z 148

102 Beneficjentowi do dnia ich zwrotu bądź do dnia wpływu pisemnej zgody na pomniejszenie kolejnych wniosków o płatność. Natomiast przez odsetki karne rozumie się odsetki naliczone za okres po upływie 14 dni od doręczenia ostatecznej decyzji, o której mowa w art. 207 ust 9 ustawy o finansach publicznych Odsetki karne należne KE naliczane są proporcjonalnie w stosunku do wkładu UE w kwocie nieprawidłowo wydatkowanej. W uzasadnionych przypadkach, Instytucja Zarządzająca RPO może zostać zwolniona z obowiązku prowadzenia rejestru przedmiotowych odsetek w podziale na umowne oraz karne. Wówczas Instytucja Zarządzająca zalicza oraz rejestruje wszystkie odsetki jako odsetki karne należne KE. Tryb oraz zasady gromadzenia danych w zakresie kwot podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych określają Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej, Instrukcja Użytkownika SL 2014 oraz wewnętrzne procedury Instytucji Zarządzającej RPO IZ pomniejsza kolejne Poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej o kwoty wycofane, niezwłocznie po zakwalifikowaniu środków do tej kategorii. W przypadku kwot podlegających procedurze odzyskiwania, IZ pomniejsza kolejne Poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej dopiero w momencie ich odzyskania. IZ przekazuje do IC aktualne informacje o ww. kwotach wraz z Poświadczeniem i deklaracją wydatków oraz wnioskiem o płatność od IZ do IC, zgodnie z Wytycznymi IC lub każdorazowo na prośbę IC. Instytucja Certyfikująca upewnia się przy pomocy danych zawartych w SL2014, że kolejna Deklaracja wydatków, otrzymana od IZ, została pomniejszona o kwoty odzyskane. Tym samym kwoty te pomniejszają kwoty wydatków wnioskowanych do KE. Szczegółowe procedury w tym zakresie zawiera Instrukcja Wykonawcza IZ, w części dotyczącej IC oraz instrukcja użytkownika SL2014 Strona 102 z 148

103 2.4.2 OPIS PROCEDUR MAJĄCYCH NA CELU SPEŁNIENIE OBOWIĄZKU POWIADOMIENIA KE O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH ZGODNIE Z Art. 122 ust. 2 Rozporządzenia (UE) 1303/2013. (wraz ze schematem przedstawiającym struktury raportowania). Schemat 14 Struktury raportowania o nieprawidłowościach Strona 103 z 148

104 1. Za wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach, zgodnie z przyjętym systemem informowania o nieprawidłowościach odpowiedzialna jest IZ. W przypadku RPO WL za powyższy proces w zakresie projektów współfinansowanych z EFRR odpowiedzialny jest DW EFRR, natomiast w zakresie projektów współfinansowanych z EFS zadania te wykonuje DW EFS. 2. Pozostałe instytucje uczestniczące we wdrażaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce, w przypadku wykrycia lub uzyskania zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia wystąpienia nieprawidłowości, zobowiązane są do niezwłocznego przekazania odpowiednich informacji do IZ. 3. Źródłem informacji o przypadkach wystąpienia nieprawidłowości mogą być również wyniki postępowań prowadzonych przez inne podmioty m. in. Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej, Najwyższą Izbą Kontroli, Regionalną Izbę Obrachunkową i organy ścigania. 4. Na podstawie wewnętrznych procedur określających osoby odpowiedzialne oraz terminy weryfikacji i sporządzania poszczególnych dokumentów, IZ przygotowuje raporty o nieprawidłowościach podlegających niezwłocznemu zgłoszeniu do KE stwierdzonych w związku z realizacją RPO WL, raporty o nieprawidłowościach podlegających kwartalnemu zgłoszeniu do KE stwierdzonych w związku z realizacją RPO WL lub informacje o braku nowych nieprawidłowości podlegających zgłoszeniu do KE, raporty o działaniach następczych prowadzonych w związku z nieprawidłowościami zgłoszonymi do KE. 5. IZ zobowiązuje IP do informowania IZ o każdym przypadku stwierdzenia nieprawidłowości polegającej na wykorzystaniu przez beneficjenta przekazanych środków finansowych niezgodnie z ich przeznaczeniem lub umową/decyzją o dofinansowanie projektu. Informacje o nieprawidłowościach przekazywane są odpowiednio w raportach lub zestawieniach. 6. IZ rejestruje zgłoszone nieprawidłowości, weryfikuje dokumenty informujące o nieprawidłowościach oraz monitoruje ich usuwanie. 7. IZ gromadzi informacje o nieprawidłowościach i przekazuje do jednostki właściwej w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności. 8. IZ opracowuje raporty o nieprawidłowościach i przekazuje je w odpowiednich terminach do jednostki właściwej w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz kwartalne zestawienie nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE. 9. Po dokonaniu pozytywnej oceny formalnej i merytorycznej, raport w systemie NIMS (New Irregularity Managment System) jest niezwłocznie zatwierdzany i tym samym przekazywana jest do KE informacja o nieprawidłowościach kwalifikujących się do niezwłocznego zgłoszenia. 10. IZ informuje jednostkę właściwą w zakresie informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności o stwierdzonych w poprzednich okresach sprawozdawczych nieprawidłowościach podlegających kwartalnemu raportowaniu do KE, przekazując je w kolejnych kwartałach za pomocą raportów. Informacje te są przekazywane wyłącznie w przypadku, jeśli w związku z raportowanymi wcześniej nieprawidłowościami w danym okresie sprawozdawczym nastąpiły: a) wszczęcie postępowania prowadzonego w celu nałożenia sankcji administracyjnych lub karnych; Strona 104 z 148

105 b) zakończenie postępowania prowadzonego w celu nałożenia sankcji administracyjnych lub karnych; c) umorzenie lub zawieszenie postępowania prowadzonego w celu nałożenia sankcji administracyjnych lub karnych; d) konieczność skorygowania informacji przekazanych do KE w dotychczasowych raportach; e) konieczność anulowania nieprawidłowości zgłoszonej do KE. Jeśli żadna z powyższych okoliczności nie wystąpi w okresie sprawozdawczym, raport informujący o działaniach następczych nie jest przekazywany. 11. W szczególnych przypadkach, gdy KE wyraźnie zażądała przekazywania informacji dotyczących danej nieprawidłowości, niezależnie od stwierdzonej kwoty, IZ ma obowiązek poinformowania KE o wykrytych bądź podejrzewanych nieprawidłowościach. 3 INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA 3.1 INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA I JEJ GŁÓWNE FUNKCJE Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości w Lublinie pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej w zakresie zadań związanych z realizacją Priorytetów Inwestycyjnych (PI) współfinansowanych z EFRR w następujących Działaniach: Działanie 1.2 Badania celowe; Działanie 1.3- Infrastruktura badawczo-rozwojowa w przedsiębiorstwach; Działanie 1.4- Transfer technologii i komercjalizacji badań; Działanie 1.5- Bon na patent; Działanie 3.2- Instrumenty kapitałowe; Działanie 3.3- Przedsiębiorstwa odpryskowe; Działanie 3.4- Dostosowanie oferty IOB do potrzeb rynku; Działanie 3.5-Bon na doradztwo; Działanie 3.7- Wzrost konkurencyjności MŚP Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej w zakresie zadań związanych z realizacją priorytetów inwestycyjnych (PI) współfinansowanych z EFS w następujących Działaniach: Działanie 9.1- Aktywizacja zawodowa; Działanie 9.2- Aktywizacja zawodowa - projekty PUP; Działanie Aktywne włączenie; Miasto Lublin pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej w zakresie zadań związanych z realizacją działań współfinansowanych z EFRR : Strona 105 z 148

106 Działanie 2.2 Działanie 3.8 Działanie 5.6 Działanie 7.5 Działanie 8.4 Cyfryzacja Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Tereny inwestycyjne w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego Efektywność energetyczna i gospodarka niskoemisyjna dla Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego Ochrona bioróżnorodności dla Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego Transport w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego Działanie 13.8 Rewitalizacja Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych WYSZCZEGÓLNIENIE FUNKCJI I ZADAŃ REALIZOWANYCH BEZPOŚREDNIO PRZEZ IP Szczegółowa lista zadań powierzonych IP została określona w Porozumieniu międzyinstytucjonalnym zawartym pomiędzy IZ a IP. W ramach wdrażania powierzonych priorytetów inwestycyjnych do zadań Lubelskiej Agencji Wspierania Przedsiębiorczości należą w szczególności: 1) przygotowanie propozycji kryteriów wyboru projektów w zakresie wdrażanych PI, spełniających warunki określone w art. 125 ust. 3 lit. a rozporządzenia ogólnego; 2) prowadzenie naboru i oceny wniosków o dofinansowanie, w tym obsługa procedury odwoławczej oraz wybór projektów do dofinansowania; 3) zawieranie z wnioskodawcami umów o dofinansowanie projektu lub podejmowanie decyzji o dofinansowaniu projektu; 4) rozliczanie projektów oraz zlecanie płatności, o których mowa w art. 188 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; 5) poświadczanie wydatków w ramach wdrażanych Działań; 6) zapewnienie aktualności i poprawności danych służących do monitorowania realizacji wdrażanych PI; 7) prowadzenie kontroli projektów, w tym weryfikacja prawidłowości wydatków ponoszonych przez beneficjentów; 8) odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w szczególności kwot związanych z nakładaniem korekt finansowych, na zasadach określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych albo w umowie o dofinansowanie projektu, albo w decyzji o dofinansowaniu projektu, w tym: a) wydawanie decyzji o zwrocie środków przeznaczonych na realizację programów, projektów lub zadań oraz decyzji o zapłacie odsetek, o których mowa odpowiednio w art. 207 ust. 9 i art. 189 ust. 3b ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, b) wydawanie decyzji o umorzeniu w całości albo w części oraz o odroczeniu albo rozłożeniu na raty spłaty należności wynikających z obowiązku zwrotu środków Strona 106 z 148

107 przeznaczonych na realizację programów, projektów lub zadań, o których mowa w art. 61 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, 9) monitorowanie postępów realizacji wdrażanych PI; 10) zapewnianie informacji o wdrażanych PI i ich promocja. W ramach wdrażania powierzonych priorytetów inwestycyjnych do zadań Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie należą w szczególności: 1) przygotowanie propozycji kryteriów wyboru projektów w zakresie wdrażanych PI, spełniających warunki określone w art. 125 ust. 3 lit. a rozporządzenia ogólnego; 2) wybór projektów do dofinansowania; 3) zawieranie z wnioskodawcami umów o dofinansowanie projektu lub podejmowanie decyzji o dofinansowaniu projektu; 4) zlecanie płatności, o których mowa w art. 188 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, oraz zlecanie wypłaty współfinansowania krajowego z budżetu państwa na rzecz beneficjentów; 5) poświadczania wydatków w ramach wdrażanych Działań; 6) zapewnienie aktualności i poprawności danych służących do monitorowania realizacji wdrażanych PI; 7) prowadzenie kontroli projektów, w tym weryfikacja prawidłowości wydatków ponoszonych przez beneficjentów; 8) odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w szczególności kwot związanych z nałożeniem korekt finansowych, na zasadach określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych albo w umowie o dofinansowanie projektu, albo w decyzji o dofinansowaniu projektu, w tym: a) wydawanie decyzji o zwrocie środków przeznaczonych na realizację programów, projektów lub zadań oraz decyzji o zapłacie odsetek, o których mowa odpowiednio w art. 207 ust. 9 i art. 189 ust. 3b ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, b) wydawanie decyzji o umorzeniu w całości albo w części oraz o odroczeniu albo rozłożeniu na raty spłaty należności wynikających z obowiązku zwrotu środków przeznaczonych na realizację programów, projektów lub zadań, o których mowa w art. 61 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, 9) monitorowanie i sporządzanie informacji i sprawozdań z postępów realizacji wdrażanych PI; 10) zapewnianie informacji o wdrażanych PI i ich promocja, 11) prowadzenie procedury odwoławczej. W ramach wdrażania powierzonych działań w szczególności: do zadań Miasta Lublin należą 1) przygotowania propozycji kryteriów wyboru projektów w zakresie wdrażanych Działań, spełniających warunki określone w art. 125 ust. 3 lit. a rozporządzenia ogólnego, 2) wyboru projektów do dofinansowania w formule ZIT (ocena zgodności ze Strategią ZIT LOF), 3) zapewnienia aktualności i poprawności danych służących do monitorowania realizacji wdrażanych Działań, 4) monitorowania i sprawozdawania z realizacji ZIT w ramach RPO; Strona 107 z 148

108 5) zapewniania informacji o wdrażanych Działaniach i ich promocji; 6) współpracy z Instytucją Zarządzającą w zakresie ewaluacji RPO WL, w tym udostępniania informacji na potrzeby badań ewaluacyjnych, 7) przechowywania wszystkich dokumentów dotyczących projektów, kontroli i audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu. 8) ochrony i przetwarzania danych osobowych z zapewnieniem bezpieczeństwa i poufności danych oraz zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, w zależności od zakresu zadań. 3.2 ORGANIZACJA INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCYCH SCHEMAT ORGANIZACYJNY I LISTA ZADAŃ POSZCZEGÓLNYCH KOMÓREK INSTYTUCJI POŚREDNICZĄCYCH Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości Schemat 15 Struktura organizacyjna LAWP Strona 108 z 148

109 Struktura zatrudnienia w LAWP: 1. Dyrektor - 1 etat 2. Z-ca Dyrektora - 2 etaty 3. Oddział Oceny Projektów 20 etatów 4. Oddział Realizacji Projektów 26 etatów 5. Oddział Kontroli 18 etatów 6. Oddział Komunikacji RPO 4 etaty (w tym 2 stanowiska ds. informacji RPO) 7. Oddział Administracyjno -Kadrowy 10 etatów (w tym kancelaria ogólna/sekretariat) 8. Wieloosobowe stanowisko ds. odwołań - 3 etaty 9. Oddział Finansowy - 5 etatów 10. Samodzielne stanowisko ds. audytu wewnętrznego 1 etat 11. Samodzielne stanowisko ds. koordynacji i wdrażania prac systemowych 1 etat 12. Wieloosobowe stanowisko radcy prawnego 2 etaty (na które składa się zatrudnienie 3 osób). Razem 93 etaty Podstawowy zakres zadań poszczególnych komórek LAWP: Oddział Realizacji Projektów: współudział w opracowywaniu instrukcji wewnętrznych, a w szczególności Instrukcji Wykonawczej IP oraz Wytycznych dla Wnioskodawców w zakresie zadań oddziału, przygotowywanie i realizacja harmonogramów płatności, przyjmowanie, weryfikacja formalna, merytoryczna i rachunkowa wniosków beneficjentów o płatność i wniosków o zaliczkę oraz przekazywanie dyspozycji dokonania przelewu do OF LAWP, przygotowywanie i przekazywanie do IZ RPO prognoz wydatków oraz Poświadczenia i deklaracji wydatków od Instytucji Pośredniczącej do Instytucji Zarządzającej, prowadzenie kontroli na dokumentach na zakończenie realizacji projektów, przekazywanie do beneficjentów informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach, przygotowanie i zawieranie aneksów do umów o dofinansowanie, przygotowywanie informacji o zawieszeniu płatności, sporządzanie i przekazywanie do IZ RPO informacji z realizacji powierzonych priorytetów inwestycyjnych RPO oraz sprawozdań z udzielonej pomocy publicznej, sporządzenie informacji niezbędnych w procesie certyfikacji, monitorowanie udzielania i rozliczania zaliczek, monitorowanie i umieszczanie informacji na temat realizacji projektu w elektronicznej bazie danych, udział w wykrywaniu nieprawidłowości oraz sporządzanie raportów o nieprawidłowościach w realizacji Programu, opracowywanie i przekazywanie do IZ RPO informacji o sposobie usunięcia nieprawidłowości, przygotowywanie wniosków w sprawie rozwiązania umowy z beneficjentem, podejmowanie działań zmierzających do odzyskania od beneficjentów kwot podlegających zwrotowi, przeprowadzanie kontroli krzyżowych monitorowanie wskaźników produktu i rezultatu na etapie realizacji projektu. Strona 109 z 148

110 Oddział Oceny Projektów: współudział w opracowywaniu instrukcji wewnętrznych, a w szczególności Instrukcji Wykonawczej IP oraz Wytycznych dla Wnioskodawców w zakresie zadań oddziału, opracowywanie dokumentacji konkursowej, ogłaszanie i przeprowadzanie konkursów, nabór wniosków o dofinansowanie, przeprowadzanie oceny wniosków o dofinansowanie, w tym przyjmowanie uzupełnień do wniosków, obsługa prac Komisji Oceny Projektów, przygotowywanie list zawierających wyniki oceny składanych projektów, przyjmowanie i weryfikacja załączników obligatoryjnych do podpisania umowy o dofinansowanie, przygotowywanie i podpisywanie umów z Wnioskodawcami o dofinansowanie realizacji projektów, przyjmowanie zabezpieczeń prawidłowej realizacji umowy i ich weryfikacja, przygotowywanie dokumentacji w sprawie rozwiązania umowy z Beneficjentem w przypadku niezłożenia w terminie zabezpieczenia do umowy, umieszczanie informacji na temat wniosku o dofinansowanie w elektronicznej bazie prowadzonej na potrzeby monitorowania, prowadzenie sprawozdawczości w zakresie prowadzonych spraw, udział w wykrywaniu i raportowaniu nieprawidłowości, monitorowanie wskaźników produktu i rezultatu na etapie oceny wniosku o dofinansowanie i podpisania umowy, Oddział Administracyjno-Kadrowy: opracowywanie Regulaminu Organizacyjnego oraz regulaminów wewnętrznych LAWP i aktów normatywnych Dyrektora LAWP oraz ich ewidencjonowanie, nadzór nad działalnością LAWP w zakresie jej zgodności z przepisami prawnymi, oraz zarządzeniami i regulacjami wewnętrznymi, obsługa informatyczna LAWP: administrowanie systemem komputerowym LAWP i wykonywanie obsługi technicznej LAWP w tym zakresie, koordynowanie i nadzór nad wdrażaniem i modyfikacjami systemów komputerowych, oprogramowania użytkowego oraz bezpieczeństwa systemów informatycznych, organizowanie i prowadzenie Sekretariatu LAWP i Kancelarii Ogólnej LAWP, administrowanie majątkiem LAWP, zaopatrzenie pracowników w środki techniczno-biurowe i socjalne, prowadzenie ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych wyposażenia oraz materiałów biurowych, planowanie i realizacja zadań inwestycyjnych, planowanie i realizacja innych robót i usług, planowanie i realizacja modernizacji i remontów, nadzór nad realizacją przepisów OC w LAWP oraz współpraca z instytucjami obrony cywilnej, obsługa porządkowo-konserwacyjna LAWP. przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków w zakresie działalności IP, przeprowadzanie procedur zamówień publicznych dla wydatków LAWP zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych i innymi aktami normatywnymi, Strona 110 z 148

111 przygotowywanie i opracowywanie Regulaminu udzielania zamówień publicznych obowiązującego w LAWP oraz nadzór nad jego przestrzeganiem przez pracowników LAWP, realizacja zakupów zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych obowiązującym w LAWP, prowadzenie wykazu postępowań o zamówienie publiczne powyżej euro i poniżej euro, prowadzenie spraw kadrowych pracowników LAWP, prowadzenie spraw związanych z rekrutacją i awansowaniem pracowników, prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem ocen pracowników, prowadzenie spraw związanych z odbywaniem praktyk uczniów i studentów oraz staży, opracowywanie opisu stanowisk pracy w LAWP, naliczanie wynagrodzeń pracowników LAWP, w tym: naliczanie składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, PFRON, podatek dochodowy od osób fizycznych, zasiłków ZUS i wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, naliczanie odpisów na ZFŚS oraz prowadzenie spraw związanych z wykorzystaniem środków z ZFŚS, sporządzanie deklaracji ZUS, sporządzanie PIT - ów, sprawozdawczość budżetowa i finansowa w zakresie prowadzonych spraw, prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg, wniosków i zażaleń na działalność pracowników LAWP, opracowywanie projektów regulaminu pracy, prowadzenie archiwum LAWP, zabezpieczenie dokumentacji archiwalnej oraz aktualizacja zasobów archiwalnych, przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, sporządzanie i przedstawienie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz p oprawę warunków pracy, udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych wniosków, prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, doradztwo w zakresie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa higieny pracy, współpraca ze społecznymi inspektorami pracy, Państwową Inspekcją Pracy i Inspekcją Sanitarną w sprawach dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, nadzorowanie i kontrola właściwego stosowania przez pracowników odzieży ochronnej i roboczej, organizowanie szkoleń pracowników LAWP w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, sprawowanie kontroli w zakresie ochrony przeciwpożarowej, koordynacja i opracowywanie sprawozdań i informacji z zakresu ochrony przeciwpożarowej i BHP, Strona 111 z 148

112 przeprowadzanie służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, organizacja i obsługa szkoleń oraz działań podnoszących kwalifikacje kadry wdrażającej. Wieloosobowe stanowisko radcy prawnego: świadczenie pomocy prawnej w rozumieniu ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 507) na rzecz LAWP, prowadzenie rejestru spraw sądowych i opinii prawnych. Oddział Kontroli: przygotowywanie, aktualizowanie rocznych planów kontroli projektów, kontrola w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta w ramach powierzonych Priorytetów Inwestycyjnych przygotowywanie informacji pokontrolnych z przeprowadzonych kontroli wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi, weryfikacja realizacji zaleceń pokontrolnych, udział w wykrywaniu i raportowaniu nieprawidłowości, weryfikacja obowiązku zachowania trwałości projektów realizowanych w ramach wdrażanych Priorytetów Inwestycyjnych, przygotowywanie dla IZ okresowej informacji dotyczącej przeprowadzonych kontroli, współudział w opracowywaniu instrukcji wewnętrznych, a w szczególności Instrukcji Wykonawczej IP oraz wytycznych dla wnioskodawców w zakresie zadań oddziału. przeprowadzanie kontroli dokumentów projektów na wniosek Oddziału Oceny Projektów, zgodnie z art. 22 ust. 4 i ust. 10 oraz art. 23 ust.3 ustawy wdrożeniowej, przeprowadzanie kontroli krzyżowej, Oddział Komunikacji RPO: realizacja określonych zamówień publicznych w zakresie kompetencji Oddziału oraz współpraca z IZ RPO w tym zakresie, współpraca z IZ RPO w zakresie realizacji Strategii komunikacji RPO WL na lata oraz opracowywania, aktualizacji i realizacji Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych w zakresie kompetencji LAWP oraz stosowanie w tym obszarze wszelkich zaleceń i rekomendacji IZ RPO, prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych zgodnie z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata, przyjętą Strategią komunikacji Polityki Spójności na lata, Księgą identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata, Strategią komunikacji RPO WL na lata , Rocznym planem działań informacyjnych i promocyjnych oraz instrukcją wykonawczą IP, w tym: działań informacyjno-promocyjnych związanych z uruchomieniem naborów wniosków do potencjalnych beneficjentów wdrażanych CT i PI RPO WL, uzupełniających do działań o szerokim zasięgu prowadzonych przez IZ RPO, punktu kontaktowego w zakresie zadań realizowanych przez LAWP (odpowiedzi na pytania od potencjalnych beneficjentów oraz beneficjentów, drogą telefoniczną, mailową, pocztową oraz osobiście w punkcie kontaktowym) Strona 112 z 148

113 koordynowanie spraw związanych z udzielaniem jednolitej informacji potencjalnym beneficjentom i beneficjentom we współpracy z komórkami organizacyjnymi LAWP przygotowywanie i dystrybucja materiałów informacyjnych na temat wdrażanych CT i PI RPO WL, w tym opracowywanie i wydawanie publikacji informacyjnych w tym zakresie, działań edukacyjnych dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów wdrażanych CT i PI RPO WL (na podstawie analizy potrzeb szkoleniowych w/w grup), umieszczanie i aktualizowanie informacji zamieszczanych na odpowiednich podstronach portalu internetowego RPO WL (w tym informacji dotyczących naborów wniosków oraz zasad realizacji projektu) oraz w Wyszukiwarce Dotacji, przekazywania do wiadomości IZ RPO informacji i materiałów skierowanych do mediów oraz tworzenie informacji dla mediów we współpracy z IZ RPO współpraca z siecią Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w regionie (PIFE), powołaną na mocy Umowy nr DIP/BDG-II/POPT/107/14 z dnia r. w sprawie funkcjonowania na terenie województwa lubelskiego systemu informacji o funduszach europejskich, prowadzenie analizy adekwatności, skuteczności i efektywności kosztowej podejmowanych przez LAWP działań, w tym bieżące monitorowanie realizacji wskaźników założonych w Strategii komunikacji RPO WL na lata i Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych, opracowywanie i składanie sprawozdań z przeprowadzonych działań informacyjno-promocyjnych, wkład w przygotowanie i aktualizację procedur dotyczących zapewnienia sprawnego systemu informacji i promocji oraz systemu organizacyjnego. Wieloosobowe Stanowisko ds. Odwołań: prowadzenie i obsługa procedury odwoławczej, udział w postępowaniach przed WSA w sprawie skarg złożonych w toku odwołań, przeprowadzanie procedury odzyskiwania kwot podlegających zwrotowi w ramach Osi Priorytetowych I-II RPO WL przeprowadzanie procedury odzyskiwania kwot podlegających zwrotowi w ramach wdrażanych priorytetów inwestycyjnych RPO WL Oddział Finansowy: współudział w opracowywaniu zmian do instrukcji wewnętrznych, a w szczególności Instrukcji Wykonawczej IP w zakresie zadań oddziału, opracowywanie i aktualizacja Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej, współpraca z oddziałami LAWP oraz IZ w zakresie opracowania i aktualizacji Rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej nadzór nad realizacją rocznego Planu Działań Pomocy Technicznej poprzez controlling prowadzony za pomocą programu Rozliczanie Pomocy Technicznej sporządzanie wniosków beneficjenta o płatność w ramach Pomocy Technicznej prowadzenie sprawozdawczości z wykorzystania Pomocy Technicznej, opracowywanie planu finansowego/budżetu LAWP w oparciu o założeniu merytoryczne Zarządu Województwa, realizacja planu finansowego poprzez podział środków budżetowych, ich wydatkowanie oraz analizę finansową ich wykorzystania, prowadzenie rachunkowości, przestrzeganie dyscypliny budżetowej w LAWP, Strona 113 z 148

114 prowadzenie sprawozdawczości budżetowej w zakresie powierzonej obsługi księgowej rejestrów, oraz księgi głównej sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o finansach publicznych i ustawą o rachunkowości prowadzenie obsługi kasowej, przyjmowanie i przekazywanie do banku zabezpieczeń prawidłowości realizacji umów w ramach obsługiwanych PI, oraz prowadzenie rejestrów w tym zakresie monitorowanie zwrotów środków od beneficjentów i ich przekazywanie do MIR, MF, UMWL, oraz weryfikacja pod względem formalno rachunkowym tytułów wykonawczych monitorowanie i windykacja przeterminowanych należności w zakresie Pomocy Technicznej oraz środków z budżetu województwa kontrola zbiorczego Planu Zamówień Publicznych pod względem zgodności z planem finansowym kontrola postępowań oraz umów w zakresie zabezpieczenia środków w planie finansowym wykonywanie obsługi finansowo-księgowej w zakresie RPO, wykonywanie obsługi finansowo-księgowej w zakresie PT, wykonywanie obsługi finansowo-księgowej w zakresie środków z budżetu województwa wykonywanie obsługi finansowo-księgowej w zakresie ZFŚS, zadania z zakresu rozliczania RPO w tym: sporządzanie i występowanie z wnioskiem o zapotrzebowanie na środki z budżetu środków europejskich oraz środki dotacji celowej z budżetu państwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego wraz z Harmonogramem zapotrzebowania na środki z budżetu państwa i z budżetu środków europejskich, sporządzanie i występowanie z wnioskiem o rozliczenie dotacji celowej z budżetu państwa pomoc techniczna, sporządzanie i składanie miesięcznego wniosku o zasilenie/rozliczenie dotacji celowej w zakresie pomocy technicznej na dany miesiąc. sporządzanie i składanie miesięcznego sprawozdania z wykorzystania dotacji celowej, sporządzanie i występowanie z Wnioskiem o uruchomienie i rozliczenie środków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego, sporządzanie i przekazywanie zleceń płatności na rzecz beneficjentów w ramach powierzonych działań RPO WL do BGK w części odpowiadającej środkom europejskim, weryfikacja pod względem rachunkowym przygotowanej przez ORP deklaracji wydatków od IP do IZ celem certyfikacji wydatków sporządzanie i przekazywanie harmonogramów wydatków wynikających z podpisanych umów o dofinansowanie projektu. Samodzielne stanowisko ds. audytu wewnętrznego: niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w LAWP, w tym procedur kontroli finansowej, w szczególności: zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w LAWP procedurami wewnętrznymi, efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli, Strona 114 z 148

115 wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu, wykonywanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki, dokonywanie analizy i oceny systemu zarządzania i kontroli LAWP, wyrażanie opinii na temat skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanym systemie, przygotowywanie rocznego planu audytu wewnętrznego, sporządzanie sprawozdań z wykonania planu audytu oraz w razie potrzeby informacji o przeprowadzonych audytach, przeprowadzanie audytów sprawdzających. Samodzielne stanowisko ds. koordynacji i wdrażania prac systemowych: koordynacja korespondencji pomiędzy LAWP a Instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie Regionalnych Programów Operacyjnych, prowadzenie spraw związanych z usprawnieniem i koordynacją pracy LAWP, koordynacja wymiany informacji i dokumentów pomiędzy Dyrekcją a pracownikami LAWP, opracowanie i aktualizacja dokumentów programowych oraz dokumentów związanych z funkcjonowaniem LAWP we współpracy z innymi komórkami LAWP, aktualizacja Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WL we współpracy z innymi komórkami LAWP, koordynacja opracowania i aktualizacji Instrukcji wykonawczej Instytucji Pośredniczącej RPO WL we współpracy z innymi komórkami LAWP, koordynowanie kontaktów Dyrekcji LAWP z mediami oraz z innymi instytucjami zewnętrznymi, prowadzenie i organizacja kalendarza spotkań Dyrekcji LAWP, przewodniczenie i koordynacja prac nad zadaniami Zespołu ds. kontroli zarządczej, kontrola realizacji zaleceń organów kontroli zewnętrznej. Strona 115 z 148

116 Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie Schemat 16 Struktura organizacyjna WUP Strona 116 z 148

117 Schemat 17 Struktura docelowego zatrudnienia w WUP Strona 117 z 148

118 Struktura docelowego zatrudnienia w WUP w Lublinie Zatrudnienie w komórkach organizacyjnych WUP w Lublinie realizujących zadania w zakresie wdrażania RPO WL. 1) Wicedyrektor ds. EFS - 0,5 etatu 2) Naczelnik Wydziału Programowania i Kontroli PO KL i RPO WL - 1 etat 3) Naczelnik Wydziału Wdrażania PO KL i RPO WL - 1 etat 4) Kierownik Oddziału Realizacji Projektów I - 1 etat 5) Kierownik Oddziału Realizacji Projektów II - 1 etat 6) Kierownik Oddziału Oceny i Pomocy Technicznej - 1 etat 7) Kierownik Oddziału Kontroli - 1 etat 8) Kierownik Oddziału Koordynacji i Obsługi finansowej EFS - 0,5 etatu 9) Stanowisko ds. programowania i zarządzania - 2 etaty 10) Stanowisko ds. naboru i oceny projektów - 6 etatów 11) Stanowisko ds. obsługi i monitorowania projektów - 32 etaty 12) Stanowisko ds. kontroli - 9 etatów 13) Stanowisko ds. informacji i promocji - 1 etat 14) Stanowisko ds. pomocy technicznej i rozwoju kadr - 2 etaty 15) Stanowisko ds. finansowania i prognoz - 2 etaty 16) Stanowisko ds. protestów - 1 etat 17) Stanowisko ds. nieprawidłowości i odzyskiwania kwot - 1 etat 18) Pomoc administracyjno-biurowa - 3 etaty Razem 66 etatów Zatrudnienie w pozostałych komórkach organizacyjnych w zakresie wdrażania RPO WL: 1) Stanowisko ds. obsługi systemów informatycznych - 1 etat 2) Samodzielne stanowisko ds. prawnych - 0,5 etatu 3) Wydział finansowy - 1 etat 4) Wydział Organizacyjno Administracyjny - 1,5 etatu Razem 4 etaty Podstawowy zakres zadań poszczególnych komórek organizacyjnych WUP: Oddział Oceny i Pomocy Technicznej 1) prowadzenie procedury naboru i oceny projektów w ramach wdrażanych priorytetów inwestycyjnych (tryb konkursowy i pozakonkursowy); 2) przygotowywanie i podpisywanie umów o dofinansowanie w ramach wdrażanych priorytetów inwestycyjnych (tryb konkursowy i pozakonkursowy); Strona 118 z 148

119 3) nadzór i monitorowanie kontraktacji środków finansowanych w ramach kompetencji oddziału; 4) opracowanie regulaminów konkursów w ramach wdrażanych priorytetów inwestycyjnych (tryb konkursowy) i przekazywanie ich do zatwierdzenia; 5) opracowanie harmonogramów konkursów w zakresie wdrażanych priorytetów inwestycyjnych i przekazywanie ich do zatwierdzenia; 6) opracowanie procedur oraz innych dokumentów programowych i operacyjnych z zakresu merytorycznego Oddziału; 7) współpraca z IZ RPO w zakresie opracowywania, aktualizacji i realizacji Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej w zakresie kompetencji WUP w Lublinie, w tym organizowanie i obsługa szkoleń oraz działań podnoszących kwalifikacje kadry wdrażającej; 8) sporządzanie informacji do sprawozdań o stanie realizacji wdrażanych priorytetów inwestycyjnych oraz realizowanych przez Oddział działań; 9) opracowanie, realizacja i rozliczanie wydatków Pomocy Technicznej, w tym przygotowanie wniosków o płatność w ramach Pomocy Technicznej; 10) monitorowanie udzielonej pomocy publicznej; 11) zamieszczanie i aktualizacja informacji na stronie internetowej Urzędu oraz BIP; 12) koordynacja (techniczna i merytoryczna) audytów i kontroli zewnętrznych; 13) współpraca z IZ RPO w zakresie realizacji Strategii komunikacji RPO WL na lata oraz opracowywania, aktualizacji i realizacji Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych w zakresie kompetencji WUP oraz stosowanie w tym obszarze wszelkich zaleceń i rekomendacji IZ RPO, 14) prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych zgodnie z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata, przyjętą Strategią komunikacji Polityki Spójności na lata, Księgą identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata, Strategią komunikacji RPO WL na lata, Rocznym planem działań informacyjnych i promocyjnych oraz instrukcją wykonawczą IP (a także, współpraca, w tym zakresie z Samodzielnym Stanowiskiem ds. Polityki Informacyjnej), w tym: działań informacyjno-promocyjnych związanych z uruchomieniem naborów wniosków do potencjalnych beneficjentów wdrażanych CT i PI RPO WL, uzupełniających do działań o szerokim zasięgu prowadzonych przez IZ RPO, punktu kontaktowego w zakresie zadań realizowanych przez WUP (odpowiedzi na pytania od potencjalnych beneficjentów oraz beneficjentów, drogą telefoniczną, mailową, pocztową oraz osobiście w punkcie kontaktowym), koordynowanie spraw związanych z udzielaniem jednolitej informacji potencjalnym beneficjentom i beneficjentom we współpracy z komórkami organizacyjnymi WUP, przygotowywanie i dystrybucja materiałów informacyjnych na temat wdrażanych CT i PI RPO WL, w tym opracowywanie i wydawanie publikacji informacyjnych w tym zakresie, działań edukacyjnych dla potencjalnych beneficjentów i beneficjentów wdrażanych CT i PI RPO WL (na podstawie analizy potrzeb szkoleniowych w/w grup), umieszczanie i aktualizowanie informacji zamieszczanych na odpowiednich podstronach portalu internetowego RPO WL (w tym informacji dotyczących naborów wniosków oraz zasad realizacji projektu) oraz w Wyszukiwarce Dotacji, Strona 119 z 148

120 przekazywania do wiadomości IZ RPO informacji i materiałów skierowanych do mediów oraz tworzenie informacji dla mediów we współpracy z IZ RPO. 15) współpraca z siecią Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w regionie (PIFE), powołaną na mocy Umowy nr DIP/BDG-II/POPT/107/14 z dnia r. w sprawie funkcjonowania na terenie województwa lubelskiego systemu informacji o funduszach europejskich, 16) prowadzenie analizy adekwatności, skuteczności i efektywności kosztownej podejmowanych przez WUP działań, w tym bieżące monitorowanie realizacji wskaźników założonych w Strategii komunikacji RPO WL na lata i Rocznych planów działań informacyjnych i promocyjnych. Oddział Kontroli 1) przygotowanie planów kontroli IP i przekazywanie sprawozdań z ich realizacji do DW EFS; 2) przygotowanie i przekazywanie do DWEFS sprawozdań z realizacji Rocznych Planów Kontroli IP; 3) przeprowadzanie kontroli, w tym kontroli doraźnych projektów realizowanych przez beneficjentów oraz kontroli trwałości w zakresie wdrażanych priorytetów inwestycyjnych; 4) analiza skuteczności kontroli, organizowanie kontroli sprawdzających oraz nadzór nad wdrażaniem zaleceń pokontrolnych; 5) sporządzanie informacji do sprawozdań o stanie realizacji wdrażanych priorytetów inwestycyjnych; 6) współpraca z instytucjami kontrolnymi uprawnionymi do przeprowadzania kontroli w ramach EFS; 7) opracowanie procedur oraz innych dokumentów programowych i operacyjnych z zakresu merytorycznego Oddziału; 8) zamieszczanie i aktualizacja informacji na stronie internetowej Urzędu oraz BIP. Oddział Realizacji Projektów I 1) rozliczanie umów zgodnie z przyjętymi procedurami; 2) monitorowanie postępów realizacji umów; 3) sporządzanie aneksów do zawartych umów o dofinansowanie projektu w ramach wdrażanych priorytetów inwestycyjnych; 4) monitorowanie realizacji oraz sporządzanie informacji, w tym do sprawozdań z wdrażanych priorytetów inwestycyjnych; 5) monitorowanie udzielonej pomocy publicznej; 6) opracowanie procedur jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych z zakresu merytorycznego Oddziału; 7) współpraca z instytucjami kontrolnymi uprawnionymi do przeprowadzania kontroli w ramach RPO WL; 8) zamieszczanie i aktualizacja informacji na stronie internetowej Urzędu oraz BIP. Oddział Realizacji Projektów II 1) rozliczanie umów zgodnie z przyjętymi procedurami; 2) monitorowanie postępów realizacji umów; Strona 120 z 148

121 3) sporządzanie aneksów do zawartych umów o dofinansowanie projektu w ramach wdrażanych priorytetów inwestycyjnych; 4) monitorowanie realizacji oraz sporządzanie informacji, w tym do sprawozdań z wdrażanych priorytetów inwestycyjnych; 5) monitorowanie udzielonej pomocy publicznej; 6) opracowanie procedur jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych z zakresu merytorycznego Oddziału; 7) współpraca z instytucjami kontrolnymi uprawnionymi do przeprowadzania kontroli w ramach RPO WL; 8) zamieszczanie i aktualizacja informacji na stronie internetowej Urzędu oraz BIP. Oddział Koordynacji i Obsługi finansowej EFS 1) przygotowanie propozycji kryteriów oceny i wyboru projektów w zakresie wdrażanych Działań; 2) koordynowanie i zapewnienie spójności procedur oraz weryfikacja i opiniowanie powyższych procedur; 3) koordynacja działań w zakresie kontroli krzyżowych; 4) planowanie wydatków w zakresie budżetu środków europejskich, środków budżetu państwa, dotyczących realizacji RPO WL; 5) przekazywanie informacji niezbędnych do zarządzania budżetem RPO WL; 6) opracowanie rocznych i wieloletnich prognoz wydatków, dotyczących wdrażanych Działań; 7) przekazywanie danych niezbędnych do wnioskowania o środki z budżetu unii europejskiej i budżetu państwa, dotyczących wdrażanych Działań; 8) sprawozdawczość i rozliczanie środków dotacji celowej budżetu państwa w części dotyczącej wdrażanych priorytetów inwestycyjnych; 9) przekazywanie danych niezbędnych do przygotowania tabel zawierających limity kontraktacji w zakresie budżetu środków europejskich oraz środków budżetu państwa; 10) opracowanie i przekazywanie prognoz planowanych wniosków o płatność na bieżący i kolejny rok budżetowy; 11) sporządzanie i przekazywanie Deklaracji wydatków; 12) prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych; 13) przygotowanie oraz weryfikacja dyspozycji przelewów oraz zleceń płatności; 14) przygotowanie i przekazywanie zestawień i raportów o nieprawidłowościach oraz informacji o braku nieprawidłowości; 15) odzyskiwanie środków podlegających zwrotowi, prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących kwot podlegających zwrotowi w zakresie wdrażanych Działań 16) monitoring oraz sporządzanie informacji i sprawozdań z wdrażania priorytetów inwestycyjnych EFS; Strona 121 z 148

122 17) prowadzenie procedur odwoławczych w zakresie zadań realizowanych w ramach wdrażanych priorytetów inwestycyjnych EFS; 18) współpraca z instytucjami kontrolnymi uprawnionymi do przeprowadzania kontroli; 19) zamieszczanie i aktualizacja informacji na stronie internetowej Urzędu oraz BIP Zadania pozostałych komórek organizacyjnych WUP w Lublinie powiązane z wdrażaniem RPO WL: Zespół Obsługi Finansowo-Księgowej 1) prowadzenie obsługi bankowej w zakresie płatności europejskich oraz współfinansowania krajowego; 2) prowadzenie obsługi księgowej w zakresie płatności europejskich oraz współfinansowania krajowego; 3) ewidencjonowanie dowodów księgowych; 4) ewidencjonowanie operacji finansowych wg jednolitego planu kont. Wydział Organizacyjno Administracyjny 1) prowadzenie Kancelarii Ogólnej; 2) prowadzenie archiwum zakładowego. Oddział Kadr 1) obsługa kadrowa. Zespół Zamówień Publicznych 1) obsługa w zakresie realizacji zamówień publicznych. Zespół ds. Informatyki 1) obsługa informatyczna Urzędu; 2) zapewnienie bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych; 3) nadzór nad bezpieczeństwem danych, przeciwdziałanie dostępowi do sytemu osób niepowołanych, podejmowanie odpowiednich działań w przypadku naruszenia bezpieczeństwa informacji. Samodzielne Stanowisko ds. Prawnych 1) świadczenie pomocy prawnej; 2) udzielanie porad i konsultacji prawnych; 3) sprawdzanie zgodności z prawem projektów umów, uchwał, zarządzeń, decyzji i innych aktów prawnych. Samodzielne Stanowisko ds. Polityki Informacyjnej 1) opracowanie i realizacja polityki informacyjnej Urzędu. Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej 1) prowadzenie kontroli w poszczególnych komórkach organizacyjnych Strona 122 z 148

123 Struktura zatrudnienia w Biurze ZIT Zatrudnienie w komórkach organizacyjnych Biura ZIT w Lublinie realizujących zadania w zakresie wdrażania RPO WL. 1. Dyrektor Biura Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych 1 etat 2. Kierownik referatu ds. budżetowo organizacyjnych - 1 etat a) wieloosobowe stanowisko pracy ds. organizacyjnych 1.etat b) wieloosobowe stanowisko pracy ds. budżetu 2 etaty 3. Kierownik referatu ds. monitoringu i sprawozdawczości 1 etat a) wieloosobowe stanowisko pracy ds. monitoringu i sprawozdawczości 2 etaty b) wieloosobowe stanowisko pracy ds. monitoringu i wyborów projektów w trybie pozakonkursowym 3 etaty Schemat 18 Struktura organizacyjna i stan zatrudnienia w Biurze ZIT Strona 123 z 148

124 Referat ds. budżetowo - organizacyjnych: 1) obsługa sekretarska i administracyjna Dyrektora Biura; 2) obsługa finansowa Biura oraz nadzór nad realizacją budżetu Biura, w tym pozyskiwanie i rozliczanie środków z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna ; 3) prowadzenie i monitorowanie działań informujących społeczeństwo o wsparciu finansowym przez Unię Europejską, w ramach realizacji powierzonych jako Instytucji Pośredniczącej zadań; 4) sporządzania oraz aktualizacji Instrukcji Wykonawczej w zakresie zadań powierzonych Instytucji Pośredniczącej. Referat ds. monitoringu i sprawozdawczości : 1) prowadzenie analiz, monitoringu i sporządzanie aktualizacji Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego; 2) przeprowadzanie oceny projektów zgłaszanych do realizacji, w trybie pozakonkursowym; 3) prowadzenie monitoringu stanu przygotowania projektów znajdujących się na liście projektów pozakonkursowych zatwierdzonych przez Instytucję Zarządzającą Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego w Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego; 4) prowadzenia sprawozdawczości z realizowanych zadań związanych z monitoringiem postanowień Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego oraz projektów z listy projektów pozakonkursowych zatwierdzonych przez Instytucję Zarządzającą Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego w Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Lubelskiego Obszaru Funkcjonalnego PISEMNE PROCEDURY PRZYGOTOWANE DLA PRACOWNIKÓW IP Pisemne procedury dla pracowników IP zawarte zostały w Instrukcji wykonawczej Instytucji Pośredniczącej, zatwierdzanej przez IZ RPO. Mając na uwadze usprawnienie procesów wdrażania powierzonych IP priorytetów inwestycyjnych, IP dokonuje aktualizacji Instrukcji Wykonawczej IP, które są weryfikowane i zatwierdzane przez IZ RPO. Procedury obejmują następujące procesy: 1. ogłaszanie konkursów, nabór, ocena i zatwierdzanie projektów do dofinansowania, 2. postępowanie odwoławcze, 3. podpisywanie umów o dofinansowanie realizacji projektu, 4. sprawozdawczość i monitorowanie, 5. kontrola, 6. weryfikacja wniosków beneficjentów o płatność, 7. realizacja płatności na rzecz beneficjentów, 8. wykrywanie i raportowanie o nieprawidłowościach, 9. odzyskiwanie kwot, 10. realizacja zadań w ramach Pomocy Technicznej, 11. informacja i promocja, 12. systemy informatyczne, 13. archiwizacja. Strona 124 z 148

125 3.2.3 OPIS PROCEDUR WYBORU I ZATWIERDZANIA OPERACJI Lubelska Agencja Wspierania Przedsiębiorczości Procedury wyboru i zatwierdzania projektów w ramach RPO WL na lata opracowane są zgodnie z ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej. Instytucja Pośrednicząca (LAWP) określa kryteria wyboru projektów zgodnie z art. 125 ust 3 lit a. Rozporządzenia PE i Rady (UE) nr 1303/2023, które zatwierdza Komitet Monitorujący RPO WL (KM RPO). Projekt podlega ocenie pod względem spełnienia kryteriów wyboru projektu, zatwierdzonych przez KM RPO. Wybór projektów do dofinansowania w ramach RPO WL zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej, następuje w trybie: 1) konkursowym, 2) pozakonkursowym. Tryb konkursowy jest postępowaniem służącym wybraniu do dofinansowaniu projektów, o których mowa w art. 39 ust. 2 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej. Procedury wyboru projektów konkursowych w ramach RPO WL realizowane są przez IZ RPO na postawie następujących dokumentów: ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej, wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie trybów wyboru projektów na lata, wytyczne programowe w zakresie systemu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata , wytyczne programowe w zakresie systemu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata Procedurę wyboru i zatwierdzania projektów, do dofinansowania, w ramach LAWP prowadzi Oddział Oceny Projektów (OOP), pełniący funkcję instytucji ogłaszającej konkurs (IOK) w rozumieniu ustawy wdrożeniowej. Proces wyboru projektów w trybie konkursowym składa się z następujących etapów: ogłoszenie konkursu, nabór wniosków, weryfikacja wymogów formalnych w zakresie wniosków o dofinansowanie i ocena projektów, rozstrzygnięcie konkursu, wybór projektów do dofinansowania, podpisanie umowy. Ogłoszenie konkursu odbywa się zgodnie z następującymi zasadami: Strona 125 z 148

126 1. LAWP, w celu wyłonienia projektów do dofinansowania w trybie konkursowym, planuje ogłaszanie konkursów na kolejny rok kalendarzowy w formie harmonogramu konkursów i zamieszcza go na stronie internetowej i portalu do dnia 30 listopada każdego roku. Harmonogram może ulegać zmianom i być aktualizowany, z zastrzeżeniem że aktualizacja harmonogramu nie może dotyczyć konkursu, w ramach którego nabór wniosków został zaplanowany w okresie krótszym niż 3 miesiące licząc od daty aktualizacji. Na podstawie harmonogramu LAWP prowadzi nabory wniosków o dofinansowanie projektów. Nabór wniosków odbywa się zgodnie z następującymi zasadami: 1. LAWP, w celu wyłonienia projektów do dofinansowania w trybie konkursowym, ogłasza konkurs na swojej stronie internetowej i portalu na co najmniej 30 dni przed planowanym rozpoczęciem naboru wniosków o dofinasowanie. 2. Nabór wniosków prowadzony jest w trybie: konkursu zamkniętego, co oznacza, że termin składania wniosków o dofinansowanie ograniczony jest datą otwarcia oraz datą zamknięcia naboru wniosków i nie może być krótszy niż 7 dni licząc od dnia rozpoczęcia naboru wniosków, lub konkursu otwartego, co oznacza, że nabór wniosków i ich ocena prowadzone są w sposób ciągły do zamknięcia lub zawieszenia konkursu uzasadnionego odpowiednią decyzją IOK (np. z powodu wyczerpania określonego limitu środków). Wybór trybu konkursu należy do IOK. 3. LAWP przeprowadza konkurs na podstawie określonego przez LAWP Regulaminu konkursu. 4. Regulamin konkursu nie może podlegać zmianom skutkującym nierównym traktowaniem wnioskodawców, chyba że konieczność zmiany wynika z odrębnych przepisów. Weryfikacja wymogów formalnych w zakresie wniosków o dofinansowanie: 1. Przed przystąpieniem do oceny projektów na każdym etapie oceny projektów dokonywana jest weryfikacja wymogów formalnych w odniesieniu do wniosków o dofinansowanie, dokonywana przez Komisję Oceny Projektów (KOP). 2. Weryfikacja wymogów formalnych jakie musi spełnić wniosek o dofinansowanie dotyczy zagadnień związanych z poprawnością jego wypełnienia, kompletnością wniosku i załączników oraz spójnością informacji we wniosku i załącznikach. 3. Weryfikacja wymogów formalnych umożliwia uzupełnienie/poprawę stwierdzonych we wniosku braków formalnych lub błędów i oczywistych omyłek. Uzupełnienie/poprawa wniosku nie może jednak prowadzić do istotnych modyfikacji wniosku. Uzupełnienie/poprawa wniosku o dofinansowanie następuje w wyznaczonym przez LAWP terminie, nie krótszym jednak niż 7 dni, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia a w konsekwencji niedopuszczenia projektu do oceny. 4. Definicję istotnej modyfikacji, o której mowa powyżej określa IOK w ramach LAWP. 5. Po dokonaniu weryfikacji wymogów formalnych IOK: a) informuje wnioskodawców o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia oraz b) zamieszcza na swojej stronie internetowej informację o wnioskach, które spełniły wymogi formalne i zostały skierowane do etapu oceny w oparciu o kryteria wyboru projektów. Strona 126 z 148

127 Ocena projektów w oparciu o kryteria wyboru, rozstrzygnięcie i wybór projektów w drodze konkursu przebiega zgodnie z następującymi zasadami: 1. Wnioski o dofinansowanie, które spełniły wymogi formalne, poddawane są ocenie spełnienia przez projekt kryteriów wyboru projektów. 2. Ocena projektów składa się z dwóch etapów: oceny formalnej i oceny merytorycznej. 3. Ocena projektów przeprowadzana jest przez Komisję Oceny Projektów (KOP), której zadaniem jest ocena spełnienia przez projekt kryteriów wyboru projektów (formalnych i merytorycznych). 4. KOP powoływany jest przez Marszałka Województwa Lubelskiego. 5. LAWP określa regulamin pracy KOP. W ramach oceny formalnej projekty oceniane są w oparciu o kryteria oceny formalnej określone w SZOOP RPO WL i zatwierdzone przez KM RPO. 6. Po dokonaniu oceny formalnej LAWP: a) informuje wnioskodawców, których projekty zostały negatywnie ocenione w ramach oceny formalnej oraz b) zamieszcza na swojej stronie internetowej informację o projektach, które spełniły kryteria formalne i zostały skierowane do kolejnego etapu oceny. 7. Projekty, które pozytywnie przeszły ocenę formalną, podlegają ocenie merytorycznej. 8. Ocena merytoryczna przeprowadzana jest w oparciu o kryteria oceny merytorycznej, określone w SZOOP RPO WL i zatwierdzone przez KM RPO. 9. Po zakończeniu oceny merytorycznej projektów, KOP sporządza protokół z oceny do którego załącznikiem jest m. in. lista rankingowa wszystkich ocenionych projektów zawierająca przyznane oceny, z wyszczególnieniem projektów, które: c) spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów albo d) spełniły kryteria i uzyskały kolejno największą liczbę punktów, w przypadku gdy kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w konkursie nie wystarcza na objęcie dofinansowaniem wszystkich projektów, o którym mowa w lit. a). 10 Dyrektor LAWP rozstrzyga konkurs zatwierdzając listę, o której mowa powyżej co jest równoznaczne z uznaniem wyników dokonanej oceny i podjęciem decyzji w zakresie wyboru do dofinansowania. Dyrektor LAWP podejmując decyzje o wyborze projektów do dofinansowania bierze pod uwagę jedynie te projekty, które spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów. Ponadto Dyrektor LAWP dokonuje wyboru zgodnie z kolejnością wynikającą z liczby uzyskanych punktów, biorąc pod uwagę kwotę środków przeznaczoną na dofinansowanie projektów w konkursie. 11 Nie później niż w terminie 7 dni od dnia rozstrzygnięcia konkursu LAWP zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz na portalu Listę projektów które spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów, z wyróżnieniem projektów wybranych do dofinansowania. 12. Po opublikowaniu ww. listy (do momentu ogłoszenia kolejnego konkursu w danym Działaniu) Dyrektor LAWP może wybierać do dofinansowania kolejne projekty zamieszczone na tej liście, które z uwagi na wyczerpanie pierwotnej kwoty przeznaczonej na dofinansowanie w konkursie nie zostały wybrane do dofinansowania w wyniku rozstrzygnięcia konkursu. Strona 127 z 148

128 13. Przesłanką dokonania wyboru projektu do dofinansowania, o którym mowa w pkt. 12, może być: a) dostępność alokacji przeznaczonej na konkurs spowodowana w szczególności: odmową podpisania umowy o dofinansowanie lub przez wnioskodawcę, którego projekt został wybrany do dofinansowania w ramach danego konkursu, odmową LAWP podpisania umowy o dofinansowanie projektu wybranego do dofinansowania w ramach danego konkursu, powstaniem oszczędności przy realizacji projektów wybranych do dofinansowania w ramach danego konkursu, rozwiązaniem umowy o dofinansowanie dla projektu wybranego do dofinansowania w ramach danego konkursu. b) zwiększenie alokacji na konkurs, co może w szczególności poprzedzać: wcześniejsza realokacja środków w ramach działań lub poddziałań RPO WL, powstanie oszczędności przy realizacji projektów w ramach tego samego działania lub poddziałania, rozwiązanie umowy o dofinansowanie dla projektu w ramach tego samego działania lub poddziałania. 14. Informacja o dodatkowym wyborze projektów z danego konkursu, o którym mowa w pkt. 12, upubliczniana jest na stronie LAWP i na portalu poprzez zmianę listy, o której mowa w pkt. 11 w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty dokonania zmian na liście. Na liście tej LAWP zamieszcza dodatkowe informacje dotyczące podstawy przyznania dofinansowania, innej niż w wyniku rozstrzygnięcia konkursu. IZ RPO po rozstrzygnięciu konkursu, równolegle z publikacją listy, o której mowa w pkt. 11 zamieszcza na stronie internetowej informację o składzie KOP. 15. LAWP po zakończeniu oceny danego projektu (przez którą należy rozumieć zarówno pozytywną ocenę projektu i wybór do dofinansowania oraz negatywną ocenę projektu w rozumieniu art.53 ust. 2 i nie wybranie do dofinansowania), przekazuje wnioskodawcy pisemną informację o zakończeniu oceny jego projektu i jej wyniku wraz z uzasadnieniem oceny i podaniem liczby punktów otrzymanych przez projekt lub informacji o spełnieniu albo niespełnieniu kryteriów wyboru projektów. 16. LAWP podpisuje umowy o dofinansowanie projektu lub podejmuje decyzję o dofinansowaniu projektu (w przypadku projektów własnych) z wnioskodawcami, których projekty zostały wybrane do dofinansowania. Procedura odwoławcza 1. Na etapie weryfikacji wniosku o dofinansowanie w oparciu o wymogi formalne oraz na każdym etapie oceny projektu w oparciu o kryteria wyboru projektów, wnioskodawca, którego projekt uzyskał negatywną ocenę, w terminie 14 dni od dnia doręczenia informacji o jej wynikach, może złożyć pisemny protest. 2. Procedura odwoławcza nie wstrzymuje zawierania umów z wnioskodawcami, których projekty zostały wybrane do dofinansowania. 3. W ramach LAWP, protest rozpatrywany jest przez odpowiednią komórkę LAWP, zwaną dalej ZDO. Protest powinien zostać rozpoznany w terminie nie dłuższym niż 30 dni licząc od daty jego otrzymania. W uzasadnionych przypadkach termin rozpatrzenia protestu może być przedłużony jednak nie może on przekroczyć łącznie 60 dni od dnia otrzymania protestu. 4. ZDO informuje pisemnie wnioskodawcę o wyniku rozpatrzenia protestu. 5. W przypadku uwzględnienia protestu przez ZDO, w zależności od tego którego etapu oceny dotyczył protest, projekt objęty protestem kierowany jest do kolejnego etapu oceny albo umieszczany jest na liście projektów, które spełniły kryteria i uzyskały wymagana Strona 128 z 148

129 liczbę punktów, z wyróżnieniem projektów wybranych do dofinasowania w wyniku przeprowadzenia procedury odwoławczej. 6. W przypadku nieuwzględnienia protestu, ZDO przekazuje wnioskodawcy pisemną informację w tym zakresie. 7. Wnioskodawca, który wniósł protest, a protest ten został pozostawiony bez rozpatrzenia lub nie został on uwzględniony w wyniku rozpatrzenia, może złożyć skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA). Skarga wnoszona jest przez wnioskodawcę bezpośrednio do WSA w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji o negatywnym wyniku procedury odwoławczej. WSA rozstrzyga sprawę w terminie 30 dni od dnia wniesienia skargi. 8. Po otrzymaniu decyzji WSA, w przypadku uwzględnienia przez sąd skargi wnioskodawcy, sprawa kierowana jest do ponownego rozpatrzenia przez IZ RPO. W zależności od tego, czy stwierdzone przez sąd uchybienia proceduralne dotyczą postępowania prowadzonego przez KOP czy ZDO, sprawa kierowana jest do odpowiedniej komórki w LAWP. 9. Od rozstrzygnięcia WSA, zarówno Wnioskodawcy jak i IZ RPO przysługuje możliwość wniesienia skargi kasacyjnej do Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA). Skarga kasacyjna wnoszona jest w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia WSA. NSA rozpatruje skargę kasacyjną w terminie 30 dni od dnia jej wniesienia.\ 10. W zakresie nieuregulowanym w ustawie do postępowania przez WSA i NSA stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi określone dla aktów lub czynności, o których mowa w art. 3 2 pkt 4 z wyłączeniem art , art , art , 146, 150 i 152 tej ustawy. 11. LAWP, w przypadku gdy na jakimkolwiek etapie postępowania w zakresie procedury odwoławczej wyczerpana zostanie kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w ramach działania: LAWP pozostawia protest bez rozpatrzenia informując o tym na piśmie wnioskodawcę i pouczając o możliwości wniesienia skargi do WSA, sąd administracyjny, uwzględniając skargę, stwierdza że ocena projektu została przeprowadzona w sposób naruszający prawo i nie przekazuje sprawy do ponownego rozpatrzenia. Wojewódzki Urząd Pracy Procedury wyboru i zatwierdzania projektów w ramach RPO WL na lata opracowane są zgodnie z ustawą z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej. IP (WUP) określa kryteria wyboru projektów zgodnie z art. 125 ust 3 lit a. Rozporządzenia PE i Rady (UE) nr 1303/2023, które zatwierdza Komitet Monitorujący RPO WL (KM RPO). Projekt podlega ocenie pod względem spełnienia kryteriów wyboru projektu, zatwierdzonych przez KM RPO. Wybór projektów do dofinansowania w ramach RPO WL zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej, następuje w trybie: 1) konkursowym, 2) pozakonkursowym. Strona 129 z 148

130 Tryb konkursowy jest postępowaniem służącym wybraniu do dofinansowaniu projektów, o których mowa w art. 39 ust. 2 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej. Procedury wyboru projektów konkursowych w ramach RPO WL realizowane są przez WUP na postawie następujących dokumentów: ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej, wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie trybów wyboru projektów na lata, wytyczne programowe w zakresie systemu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata , wytyczne programowe w zakresie systemu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania oraz ich realizacji ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata Procedurę wyboru i zatwierdzania projektów, do dofinansowania, w ramach WUP prowadzi Oddział Oceny i Pomocy Technicznej w WUP (OOPT w WUP), pełniący funkcję instytucji ogłaszających konkurs (IOK) w rozumieniu ustawy wdrożeniowej. Proces wyboru projektów w trybie konkursowym składa się z następujących etapów: ogłoszenie konkursu, nabór wniosków, weryfikacja wymogów formalnych w zakresie wniosków o dofinansowanie i ocena projektów, rozstrzygnięcie konkursu, wybór projektów do dofinansowania, podpisanie umowy. Ogłoszenie konkursu odbywa się zgodnie z następującymi zasadami: 1) WUP, w celu wyłonienia projektów do dofinansowania w trybie konkursowym, planuje ogłaszanie konkursów na kolejny rok kalendarzowy w formie harmonogramu konkursów i zamieszcza go na stronie internetowej i portalu do dnia 30 listopada każdego roku. 2) Harmonogram może ulegać zmianom i być aktualizowany, z zastrzeżeniem że aktualizacja harmonogramu nie może dotyczyć konkursu, w ramach którego nabór wniosków został zaplanowany w okresie krótszym niż 3 miesiące licząc od daty aktualizacji. 3) Na podstawie harmonogramu WUP prowadzi nabory wniosków o dofinansowanie projektów. Nabór wniosków odbywa się zgodnie z następującymi zasadami: 1) WUP, w celu wyłonienia projektów do dofinansowania w trybie konkursowym, ogłasza konkurs na swojej stronie internetowej i portalu na co najmniej 30 dni przed planowanym rozpoczęciem naboru wniosków o dofinasowanie. Nabór wniosków prowadzony jest w trybie: konkursu zamkniętego, co oznacza, że termin składania wniosków o dofinansowanie ograniczony jest datą otwarcia oraz datą zamknięcia naboru wniosków i nie może być krótszy niż 7 dni licząc od dnia rozpoczęcia naboru wniosków, lub Strona 130 z 148

131 konkursu otwartego, co oznacza, że nabór wniosków i ich ocena prowadzone są w sposób ciągły do zamknięcia lub zawieszenia konkursu uzasadnionego odpowiednią decyzją IOK (np. z powodu wyczerpania określonego limitu środków). Wybór trybu konkursu należy do IOK. WUP przeprowadza konkurs na podstawie określonego przez WUP Regulaminu konkursu. Regulamin konkursu nie może podlegać zmianom skutkującym nierównym traktowaniem wnioskodawców, chyba że konieczność zmiany wynika z odrębnych przepisów. Weryfikacja wymogów formalnych w zakresie wniosków o dofinansowanie: 1) Przed przystąpieniem do oceny projektów w oparciu o kryteria wyboru projektów weryfikacja wymogów formalnych w odniesieniu do wniosków o dofinansowanie, dokonywana przez Komisję Oceny Projektów (KOP). 2) Weryfikacja wymogów formalnych jakie musi spełnić wniosek o dofinansowanie dotyczy zagadnień związanych z poprawnością jego wypełnienia, kompletnością wniosku i załączników oraz spójnością informacji we wniosku i załącznikach. 3) Weryfikacja wymogów formalnych umożliwia uzupełnienie/poprawę stwierdzonych we wniosku braków formalnych lub błędów i oczywistych omyłek. Uzupełnienie/poprawa wniosku nie może jednak prowadzić do istotnych modyfikacji wniosku. Uzupełnienie/poprawa wniosku o dofinansowanie następuje w wyznaczonym przez IZ RPO terminie, nie krótszym jednak niż 7 dni, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia a w konsekwencji niedopuszczenia projektu do oceny. 4) Definicję istotnej modyfikacji, o której mowa powyżej określa IOK w ramach IZ RPO. 5) Po dokonaniu weryfikacji wymogów formalnych IOK: a) informuje wnioskodawców o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia oraz b) zamieszcza na swojej stronie internetowej informację o wnioskach, które spełniły wymogi formalne i zostały skierowane do etapu oceny w oparciu o kryteria wyboru projektów. Ocena projektów w oparciu o kryteria wyboru, rozstrzygnięcie i wybór projektów w drodze konkursu przebiega zgodnie z następującymi zasadami: a) Wnioski o dofinansowanie, które spełniły wymogi formalne, poddawane są ocenie spełnienia przez projekt kryteriów wyboru projektów. b) Ocena projektów składa się z dwóch etapów: oceny formalnej i oceny merytorycznej. c) Ocena projektów przeprowadzana jest przez Komisję Oceny Projektów (KOP), której zadaniem jest ocena spełnienia przez projekt kryteriów wyboru projektów (formalnych i merytorycznych). d) KOP powoływany jest przez Dyrektora WUP. e) WUP określa regulamin pracy KOP. W ramach oceny formalnej projekty oceniane są w oparciu o kryteria oceny formalnej określone w SZOOP RPO WL i zatwierdzone przez KM RPO. f) Po dokonaniu oceny formalnej WUP: Strona 131 z 148

132 g) informuje wnioskodawców, których projekty zostały negatywnie ocenione w ramach oceny formalnej oraz h) zamieszcza na swojej stronie internetowej informację o projektach, które spełniły kryteria formalne i zostały skierowane do kolejnego etapu oceny. i) Projekty, które pozytywnie przeszły ocenę formalną, podlegają ocenie merytorycznej. j) Ocena merytoryczna przeprowadzana jest w oparciu o kryteria oceny merytorycznej, określone w SZOOP RPO WL i zatwierdzone przez KM RPO. k) Po zakończeniu oceny merytorycznej projektów, KOP sporządza protokół z oceny do którego załącznikiem jest m. in. lista rankingowa wszystkich ocenionych projektów zawierająca przyznane oceny, z wyszczególnieniem projektów, które: spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów albo spełniły kryteria i uzyskały kolejno największą liczbę punktów, w przypadku gdy kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w konkursie nie wystarcza na objęcie dofinansowaniem wszystkich projektów, o którym mowa w lit. a). l) ZWL rozstrzyga konkurs zatwierdzając listę, o której mowa powyżej co jest równoznaczne z uznaniem wyników dokonanej oceny i podjęciem decyzji w zakresie wyboru do dofinansowania. ZWL podejmując decyzje o wyborze projektów do dofinansowania bierze pod uwagę jedynie te projekty, które spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów. Ponadto ZWL dokonuje wyboru zgodnie z kolejnością wynikającą z liczby uzyskanych punktów, biorąc pod uwagę kwotę środków przeznaczoną na dofinansowanie projektów w konkursie. m) Nie później niż w terminie 7 dni od dnia rozstrzygnięcia konkursu WUP zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz na portalu Listę projektów które spełniły kryteria i uzyskały wymaganą liczbę punktów, z wyróżnieniem projektów wybranych do dofinansowania. n) Po opublikowaniu ww. listy (do momentu ogłoszenia kolejnego konkursu w danym Działaniu) ZWL może wybierać do dofinansowania kolejne projekty zamieszczone na tej liście, które z uwagi na wyczerpanie pierwotnej kwoty przeznaczonej na dofinansowanie w konkursie nie zostały wybrane do dofinansowania w wyniku rozstrzygnięcia konkursu. o) Przesłanką dokonania wyboru projektu do dofinansowania, o którym mowa w pkt. 12, może być: a) dostępność alokacji przeznaczonej na konkurs spowodowana w szczególności: odmową podpisania umowy o dofinansowanie lub przez wnioskodawcę, którego projekt został wybrany do dofinansowania w ramach danego konkursu, odmową IZ RPO podpisania umowy o dofinansowanie projektu wybranego do dofinansowania w ramach danego konkursu, powstaniem oszczędności przy realizacji projektów wybranych do dofinansowania w ramach danego konkursu, rozwiązaniem umowy o dofinansowanie dla projektu wybranego do dofinansowania w ramach danego konkursu. b) zwiększenie alokacji na konkurs, co może w szczególności poprzedzać: wcześniejsza realokacja środków w ramach działań lub poddziałań RPO WL, powstanie oszczędności przy realizacji projektów w ramach tego samego działania lub poddziałania, rozwiązanie umowy o dofinansowanie dla projektu w ramach tego samego działania lub poddziałania. p) Informacja o dodatkowym wyborze projektów z danego konkursu, o którym mowa w pkt. 12, upubliczniana jest na stronie WUP i na portalu poprzez zmianę listy, o której mowa w pkt. 11 w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty dokonania zmian na liście. Strona 132 z 148

133 Na liście tej WUP zamieszcza dodatkowe informacje dotyczące podstawy przyznania dofinansowania, innej niż w wyniku rozstrzygnięcia konkursu. WUP po rozstrzygnięciu konkursu, równolegle z publikacją listy, o której mowa w pkt. 11 zamieszcza na stronie internetowej informację o składzie KOP. q) WUP po zakończeniu oceny danego projektu (przez którą należy rozumieć zarówno pozytywną ocenę projektu i wybór do dofinansowania oraz negatywną ocenę projektu w rozumieniu art.53 ust. 2 i nie wybranie do dofinansowania), przekazuje wnioskodawcy pisemną informację o zakończeniu oceny jego projektu i jej wyniku wraz z uzasadnieniem oceny i podaniem liczby punktów otrzymanych przez projekt lub informacji o spełnieniu albo niespełnieniu kryteriów wyboru projektów. r) WUP podpisuje umowy o dofinansowanie projektu lub podejmuje decyzję o dofinansowaniu projektu (w przypadku projektów własnych) z wnioskodawcami, których projekty zostały wybrane do dofinansowania. Procedura odwoławcza 1. Na etapie weryfikacji wniosku o dofinansowanie w oparciu o wymogi formalne oraz na każdym etapie oceny projektu w oparciu o kryteria wyboru projektów, wnioskodawca, którego projekt uzyskał negatywną ocenę, w terminie 14 dni od dnia doręczenia informacji o jej wynikach, może złożyć pisemny protest. 2. Procedura odwoławcza nie wstrzymuje zawierania umów z wnioskodawcami, których projekty zostały wybrane do dofinansowania. 3. W ramach WUP, protest rozpatrywany jest przez pracowników na stanowisku ds. protestów w Oddziale Koordynacji i Obsługi Finansowej EFS. Protest powinien zostać rozpoznany w terminie nie dłuższym niż 30 dni licząc od daty jego otrzymania. W uzasadnionych przypadkach termin rozpatrzenia protestu może być przedłużony jednak nie może on przekroczyć łącznie 60 dni od dnia otrzymania protestu. 4. Pracownik na stanowisku ds. protestów informuje pisemnie wnioskodawcę o wyniku rozpatrzenia protestu. 5. W przypadku uwzględnienia protestu przez pracowników na stanowisku ds. protestów, w zależności od tego którego etapu oceny dotyczył protest, projekt objęty protestem kierowany jest do kolejnego etapu oceny albo umieszczany jest na liście projektów, które spełniły kryteria i uzyskały wymagana liczbę punktów, z wyróżnieniem projektów wybranych do dofinasowania w wyniku przeprowadzenia procedury odwoławczej. 6. W przypadku nieuwzględnienia protestu, pracownik na stanowisku ds. protestów przekazuje wnioskodawcy pisemną informację w tym zakresie. 7. Wnioskodawca, który wniósł protest, a protest ten został pozostawiony bez rozpatrzenia lub nie został on uwzględniony w wyniku rozpatrzenia, może złożyć skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA). Skarga wnoszona jest przez wnioskodawcę bezpośrednio do WSA w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji o negatywnym wyniku procedury odwoławczej. WSA rozstrzyga sprawę w terminie 30 dni od dnia wniesienia skargi. 8. Po otrzymaniu decyzji WSA, w przypadku uwzględnienia przez sąd skargi wnioskodawcy, sprawa kierowana jest do ponownego rozpatrzenia przez IZ RPO. W zależności od tego, czy stwierdzone przez sąd uchybienia proceduralne dotyczą postępowania prowadzonego przez KOP czy pracowników na stanowisku ds. protestów, sprawa kierowana jest do odpowiedniej komórki w WUP. 9. Od rozstrzygnięcia WSA, zarówno Wnioskodawcy jak i WUP przysługuje możliwość wniesienia skargi kasacyjnej do Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA). Skarga Strona 133 z 148

134 kasacyjna wnoszona jest w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia WSA. NSA rozpatruje skargę kasacyjną w terminie 30 dni od dnia jej wniesienia.\ 10. W zakresie nieuregulowanym w ustawie do postępowania przez WSA i NSA stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi określone dla aktów lub czynności, o których mowa w art. 3 2 pkt 4 z wyłączeniem art , art , art , 146, 150 i 152 tej ustawy. 11. WUP, w przypadku gdy na jakimkolwiek etapie postępowania w zakresie procedury odwoławczej wyczerpana zostanie kwota przeznaczona na dofinansowanie projektów w ramach działania: WUP pozostawia protest bez rozpatrzenia informując o tym na piśmie wnioskodawcę i pouczając o możliwości wniesienia skargi do WSA, sąd administracyjny, uwzględniając skargę, stwierdza że ocena projektu została przeprowadzona w sposób naruszający prawo i nie przekazuje sprawy do ponownego rozpatrzenia WERYFIKACJA OPERACJI Kontrola projektów prowadzona jest zgodnie z procedurą opisaną w pkt niniejszego dokumentu. Szczegółowe procedury dotyczące kontroli projektów realizowane przez IP zostały opisane w Instrukcji Wykonawczej IP POSTĘPOWANIE Z WNIOSKAMI O PŁATNOŚĆ Postępowanie z wnioskami o płatność oraz wypłata środków na rzecz beneficjentów przez Instytucje Pośredniczące, w ramach wdrażanych priorytetów inwestycyjnych odbywa się zgodnie z procedurą opisaną w rozdziale niniejszego dokumentu. Szczegółowe procedury dotyczące weryfikacji wniosków o płatność i przekazywania środków na rzecz beneficjentów, jak również sporządzania Poświadczeń i deklaracji wydatków od Instytucji Pośredniczącej do Instytucji Zarządzającej zostały opisane w Instrukcji Wykonawczej IP. 4 INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA Zgodnie z art. 123 ust. 3 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 oraz w związku z art. 9 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej IZ RPO pełni dodatkowo funkcję instytucji certyfikującej. W ramach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, zgodnie ze statutem i regulaminem organizacyjnym Urzędu, funkcję instytucji certyfikującej pełni Departament Finansów UMWL (DF). Funkcje koordynacyjne w zakresie procesu certyfikacji realizuje komórka organizacyjna Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej Instytucja Koordynująca Proces Certyfikacji. Strona 134 z 148

135 Instytucja Koordynująca Proces Certyfikacji: 1. Tworzy ogólne ramy systemu certyfikacji (wytyczne), 2. Zapewnia narzędzia informatyczne do obsługi procesu certyfikacji na poziomie krajowym, 3. Prowadzi bieżący monitoring postępu finansowego w ramach realizacji Umowy Partnerstwa , w szczególności pod kątem przestrzegania zasady n+3, 4. Koordynuje proces przygotowania prognoz do KE (zgodnie z art.112 ust. 3 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013), 5. Analizuje rozwiązania systemowe wypracowane przez IZ RPO (w tym otrzymuje do konsultacji projekty opisu funkcji i procedur oraz zatwierdzone instrukcje wykonawcze) 4.1 INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA I JEJ GŁÓWNE FUNKCJE DATA I FORMA OFICJALNEGO WYZNACZENIA ZADAŃ DLA INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCEJ. W ramach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, zgodnie ze statutem i regulaminem organizacyjnym Urzędu, funkcję instytucji certyfikującej pełni Departament Finansów. Formalnie Instytucja Certyfikująca została powołana w Departamencie Finansów UMWL jako Oddział Certyfikacji (OC) Uchwałą Nr CCLXXV/5628/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 7 października 2014 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie. Zakres zadań Oddziałów określa regulamin organizacyjny WYSZCZEGÓLNIENIE FUNCKJI PEŁNIONYCH PRZEZ INSTYTUCJĘ CERTYFIKUJĄCĄ DF w zakresie pełnionej funkcji instytucji certyfikującej jest komórką niezależną od komórek wykonujących funkcje IZ RPO. Szczegółowy podział zadań pomiędzy komórkami organizacyjnymi UMWL oraz podległość służbową i podział kompetencji określa Regulamin Organizacyjny Urzędu oraz Uchwała Nr I/1/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 2 grudnia 2014 r.) Do zadań IC należą w szczególności: sporządzanie i przedstawianie KE wniosków o płatność i poświadczanie, że wynikają one z wiarygodnych systemów księgowych, są oparte na weryfikowalnych dokumentach potwierdzających i były przedmiotem weryfikacji przeprowadzonych przez IZ RPO, sporządzanie zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 59 ust. 5 lit. a Rozporządzenia finansowego 966/2012, poświadczanie kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz poświadczanie, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu operacyjnego i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zapewnienie, by istniał system, w którym rejestruje się i przechowuje, w formie elektronicznej, dokumentację księgową w odniesieniu do każdej operacji, zdolny do obsługi wszystkich danych wymaganych do sporządzenia wniosków o płatność Strona 135 z 148

136 i zestawienia wydatków, w tym rozliczeń kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji lub RPO WL , zapewnienie, do celów sporządzania i składania wniosków o płatność, aby otrzymała od instytucji zarządzającej odpowiednie informacje na temat procedur i weryfikacji przeprowadzonych w odniesieniu do wydatków, uwzględnienie, podczas sporządzania i składania wniosków o płatność, wyników wszystkich audytów przeprowadzonych przez Instytucję Audytową lub na jej odpowiedzialność, utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych KE oraz odpowiadającego im wkładu publicznego wypłaconego na rzecz beneficjentów, prowadzenie ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji. Kwoty odzyskane są zwracane do budżetu Unii przed zamknięciem Programu, poprzez potrącenie ich z następnego zestawienia wydatków. 4.2 ORGANIZACJA INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCEJ WYSZCZEGÓLNIENIE FUNKCJI REALIZOWANYCH PRZEZ INSTYTUCJĘ CERTYFIKUJĄCĄ DF podlega bezpośrednio Skarbnikowi Województwa i jest funkcjonalnie niezależny w podejmowaniu decyzji oraz wykonywaniu swoich zadań od pozostałych komórek Instytucji Zarządzającej. W ramach DF wyodrębniona została komórka organizacyjna- Oddział Certyfikacji do wykonywania zadań Instytucji Certyfikującej Pracą Instytucji Certyfikującej kieruje Zastępca Dyrektora Departamentu W ww. oddziale wyodrębniono następujące stanowiska pracy: 1. Oddział Certyfikacji b) kierownik oddziału c) ds. certyfikacji Struktura zatrudnienia w DF, w zakresie realizacji zadań IC: 1. Z-ca Dyrektora 1 etat 2. Kierownik Oddziału -1 etat 3. Oddział Certyfikacji - 6 etatów Razem 8 etatów zaangażowanych w realizację zadań IC. Zakres zadań oraz funkcji : Oddział Certyfikacji: 1) sporządzanie i przedstawianie Komisji Europejskiej wniosków o płatność i poświadczanie, że wynikają one z wiarygodnych systemów księgowych, są oparte na weryfikowalnych dokumentach, 2) sporządzanie zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej zgodnie z właściwymi przepisami, Strona 136 z 148

137 3) poświadczanie kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz poświadczenie, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z RPO WL na lata , 4) wprowadzanie danych z zakresu realizowanych zadań do systemu informatycznego, 5) zapewnienie prowadzenia w formie elektronicznej ewidencji dokumentacji księgowej, w tym rozliczeń kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu RPO WL na lata , 6) uwzględnienie, podczas sporządzania i składania wniosków o płatność, wyników audytów prowadzonych przez Instytucję Audytową oraz inne instytucje kontrolne i audytowe, 7) zapewnienie, do celów sporządzania i składania wniosków o płatność, otrzymywania od instytucji zarządzającej odpowiednich informacji na temat procedur, 8) prowadzenie ewidencji kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu oraz zapewnienie, iż kwoty odzyskane i wycofane po anulowaniu całości lub części wkładu finansowego zostały zwrócone przed zamknięciem programu, 9) udział w opracowaniu procedur IZ RPO, jak również innych dokumentów programowych i operacyjnych w zakresie kompetencji oddziału, 10) realizacja zadań związanych z planowaniem i wykorzystaniem środków Pomocy Technicznej w ramach działań związanych z certyfikacją OPIS PROCEDUR INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCEJ Instytucja Certyfikująca wykonuje swoje zadania w oparciu o Wytyczne w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata. Wytyczne MIR określają sposób realizacji zadań Instytucji Certyfikującej oraz Instytucji Zarządzającej w zakresie warunków koniecznych do spełnienia, w celu przedstawienia KE przez Instytucję Certyfikującą wniosków o płatność dla programów operacyjnych na lata Wytyczne MIR określają również wzory obowiązujących dokumentów. Wewnętrzne procedury zawierające szczegółowe opisy czynności oraz terminy ich wykonania w związku z realizacją zadań IC zawiera Instrukcja wykonawcza IZ, w części dotyczącej IC, zatwierdzana przez Zarząd Województwa Lubelskiego PROCEDURY SPORZĄDZANIA I SKŁADANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ Podstawowym dokumentem określającym warunki poświadczania wydatków przez Instytucję Certyfikującą oraz składania wniosków o płatność do KE są Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata. Szczegółowe zasady sporządzania i poświadczania zestawień wydatków i wniosków o płatność oraz przedkładania ich do KE przez IC określa Instrukcja Wykonawcza IZ, w części dotyczącej IC. Instytucja Certyfikująca odpowiada za opracowanie i przedłożenie do KE poświadczonych wydatków i wniosków o płatność dla RPO WL. Ww. deklaracja jest Strona 137 z 148

138 sporządzana zgodnie z formatem określonym w Załączniku nr VI do Rozporządzenia wykonawczego nr 1011/2014. System certyfikacji wydatków opiera się na modelu kaskadowym. Instytucja Certyfikująca poświadcza wydatki oraz sporządza Wniosek o płatność od IC do KE w oparciu o Deklaracje wydatków od IZ do IZ/IC sporządzone przez DZ RPO w SL2014. DZ RPO sporządza Deklarację wydatków od IZ do IZ/IC w oparciu o otrzymane z DW EFRR oraz DW EFS Poświadczenia i deklaracje wydatków oraz własne wnioski o płatność (PT RPO). Departament Finansów, wykonujący zadania IC otrzymuje Deklaracje wydatków od IZ do IZ/IC co do zasady w trybie miesięcznym. Po uzgodnieniu z IC, DZ RPO może składać deklaracje z inną częstotliwością, ale nie rzadziej niż raz na kwartał. IC po otrzymaniu od DZ RPO Deklaracji wydatków od IZ do IZ/IC dokonuje weryfikacji dokumentu (formalnej i merytorycznej) wydatków wg listy sprawdzającej, zgodnie z Instrukcją Wykonawczą IZ, w części dotyczącej IC. IC dokonuje w szczególności weryfikacji danych finansowych zawartych w Deklaracji wydatków od IZ do IZ/IC w porównaniu z danymi zawartymi w SL2014. W przypadku powzięcia w wyniku działań kontrolnych (zarówno własnych jak też innych podmiotów uprawnionych) informacji o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości, IC może podjąć decyzję o wstrzymaniu certyfikacji wydatków w ramach osi priorytetowej, działania, poddziałania, grupy projektów lub projektu do czasu usunięcia przez daną instytucję okoliczności będących podstawą wstrzymania procesu certyfikacji w celu zapobieżenia certyfikowania wydatków poniesionych z naruszeniem prawa. Procedura blokowania certyfikacji jest omówiona w Instrukcji Wykonawczej IZ. W przypadku stwierdzenia przez IC poprawności otrzymanych dokumentów oraz spełnienia warunków certyfikacji, Instytucja Certyfikująca dokonuje przeliczenia poniesionych i poświadczonych przez IZ RPO wydatków w PLN na EUR i poświadcza wydatki oraz sporządza Wniosek o płatność od IZ/IC do KE. Dokument jest przygotowywany i przekazywany do KE za pomocą systemu informatycznego SFC2014. Strona 138 z 148

139 OPIS SYSTEMU KSIĘGOWEGO BĘDĄCEGO PODSTAWĄ POŚWIADCZANIA ZESTAWIENIA WYDATKÓW DO KE. Instytucja Certyfikująca za pośrednictwem SL2014 ma dostęp do danych finansowych w zakresie wydatków poniesionych na dany program. Instytucja Certyfikująca zapewnia utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych KE. Gromadzenie danych, dotyczących realizacji poszczególnych projektów, niezbędnych do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny zapewnia SL2014. System ten rejestruje i przechowuje zapisy księgowe dla każdego projektu w ramach programu operacyjnego w rozumieniu art. 126 lid d) Rozporządzenia ogólnego 1303/2013, uszczegółowione w art.24 ust. 1 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014 oraz załączniku III do tego rozporządzenia W ramach projektu i programu, zapisy księgowe dla każdej operacji gospodarczej w rozumieniu ustawy o rachunkowości są prowadzone również w ramach systemów finansowo-księgowych. Instytucja Zarządzająca zapewnia spójność zapisów księgowych, prowadzonych na podstawie ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych, z zapisami księgowymi zawartymi w SL2014 oraz dokumentami źródłowymi. Dane zawarte w SL2014 oraz w systemach finansowo-księgowych prowadzonych na podstawie ustawy o rachunkowości są weryfikowane w ramach zadań wykonywanych przez Instytucję Zarządzającą oraz Instytucję Certyfikującą. Instytucje na poszczególnych poziomach wdrażania monitorują przy pomocy SL 2014 wydatki poniesione na rzecz beneficjentów w ramach RPO WL. Ponadto, IC prowadzi pozabilansową elektroniczną ewidencję księgową: a) wydatków kwalifikowalnych zadeklarowanych do KE oraz odpowiadającego im wkładu publicznego wypłaconego na rzecz beneficjentów; b) kwot wnioskowanych do KE, c) płatności okresowych (refundacji) otrzymanych z KE, d) zaliczek początkowych i rocznych otrzymanych z KE, e) odsetek narosłych na rachunku bankowym programu; PROCEDURY SPORZĄDZANIA ZESTAWIENIA WYDATKÓW, o którym mowa w art. 59 ust. 5 lit. a) Rozporządzenia finansowego 966/2012 oraz w art. 126 lit. b) Rozporządzenia (UE) 1303/2013. Instytucja Certyfikująca sporządza zestawienie wydatków poniesionych w ramach wykonywania swoich zadań w danym okresie referencyjnym określonym w przepisach sektorowych, które to wydatki przedstawiły KE w celu uzyskania zwrotu kosztów. Zestawienie to obejmuje płatności zaliczkowe oraz sumy, w odniesieniu do których prowadzone są lub zakończone zostały procedury odzyskania. Zestawieniu towarzyszy deklaracja zarządcza potwierdzająca, że w opinii IZ RPO informacje są prawidłowo Strona 139 z 148

140 przedstawione, kompletne i dokładne, wydatki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem, wprowadzone systemy kontroli dają niezbędne gwarancje legalności i prawidłowości operacji OPIS PROCEDUR OBOWIĄZUJĄCYCH W IC ODNOSZĄCYCH SIĘ DO ZAKRESU, ZASAD I PROCEDUR DOTYCZĄCYCH SKUTECZNYCH ROZWIĄZAŃ OKREŚLONYCH PRZEZ PAŃSTWO CZŁONKOWSKIE W ODNIESIENIU DO BADANIA SKARG DOTYCZĄCYCH FUNDUSZY UE (na podstawie Art. 74 ust. 3 Rozporządzenia (UE) 1303/2013). Centralny rejestr skarg i wniosków wpływających do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie prowadzi Oddział Spraw Społecznych Departamentu Organizacyjno-Prawnego w UMWL. Skargi dotyczące wdrażania projektów współfinansowanych z EFRR i EFS w ramach RPO WL, które wpływają do Urzędu Marszałkowskiego, przekazywane będą do departamentów, funkcjonujących w systemie wdrażania RPO, zgodnie z zakresem wykonywanych zadań. Skarga, która wpłynęła do IC, zostaje poddana analizie pod katem zasadności stwierdzonych w niej ustaleń. W przypadku wystąpienia okoliczności wskazujących na możliwość wystąpienia naruszenia lub zakłócenia prawidłowości realizacji projektu współfinansowanego ze środków RPO WL IC przekazuje informację do IZ RPO, w celu dokonania dalszej analizy i wyjaśnienia sprawy.. Do rozpatrzenia skargi w trybie administracyjnym stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, obowiązujące w tym zakresie. 4.3 KWOTY ODZYSKANE OPIS SYSTEMU ZAPEWNIAJĄCEGO SZYBKIE ODZYSKIWANIE POMOCY PUBLICZNEJ, W TYM POMOCY UNII. W przypadku konieczności odzyskania od beneficjenta środków, IZ /IP wszczyna postępowanie mające na celu odzyskanie kwoty do zwrotu oraz kwalifikuje należność jako kwotę do odzyskania albo kwotę wycofaną po anulowaniu całości lub części wkładu UE dla projektu. Właściwa instytucja wzywa beneficjenta do zwrotu środków lub wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnych płatności na jego rzecz. W przypadku bezskuteczności ww. wezwania, wydaje się decyzję o zwrocie przez beneficjenta kwoty do zwrotu, określającą m.in. sposób zwrotu środków (wpłata kwoty na rachunek bankowy wskazany w decyzji lub pomniejszenie kolejnej płatności na rzecz beneficjenta). W odniesieniu do beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi, nie wydaje się ww. decyzji ani nie wzywa się do zwrotu kwoty. Kwoty do zwrotu przez beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi kwalifikowane są co do zasady jako kwoty wycofane. IC upewnia się, że kwoty odzyskane pomniejszają kolejną Deklarację wydatków od IZ do IZ/IC. Informacje na temat stanu postępowania windykacyjnego przekazywane są w dokumentach przedkładanych zgodnie z istniejącymi zasadami informowania o nieprawidłowościach, tj. zgodnie z obowiązującą Procedurą informowania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach i Wytycznymi w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata. DZ RPO monitoruje system zwrotu środków przez beneficjentów na podstawie danych w Rejestrze Obciążeń na Projekcie. Strona 140 z 148

141 4.3.2 PROCEDURY ZAPEWNIAJĄCE WŁAŚCIWĄ ŚCIEŻKĘ AUDYTU PRZEZ PROWADZENIE W FORMIE ELEKTRONICZNEJ ZAPISÓW KSIĘGOWYCH DOTYCZACYCH KAŻDEJ OPERACYJI, W TYM KWOT ODZYSKANYCH, KWOT PODLEGAJĄCYCH ODZYSKANIU, KWOT WYCOFANYCH Z WNIOSKU O PŁATNOŚĆ, NALEŻNOŚCI NIEŚCIĄGALNYCH I KWOT ODNOSZĄCYCH SIĘ DO OPERACJI ZAWIESZONYCH W WYNIKU POSTĘPOWANIA PRAWNEGO LUB ODWOŁANIA ADMINISTRACYJNEGO O SKUTKU ZAWIESZAJĄCYM, W TYM KWOT ODZYSKANYCH PRZEZ ZASTOSOWANIE ART. 71 ROZPORZADZENIA (UE) NR 1303/2013 DOTYCZĄCEGO TRWAŁOŚCI OPERACJI. Zadaniem Instytucji Zarządzającej jest zapewnienie prawidłowego wykorzystania środków z UE. Jeżeli więc w trakcie realizacji Programu, a zwłaszcza przy realizacji projektów wystąpią nieprawidłowości konieczne jest zastosowanie działań korygujących. Za odzyskiwanie udzielonego dofinansowania oraz jego zwrot przez beneficjenta odpowiedzialna jest IZ oraz IP zgodnie z podpisanymi porozumieniami. IZ i IP prowadzi na bieżąco elektroniczny rejestr kwot podlegających procedurze odzyskiwania (odzyskanych i odzyskiwanych) oraz kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla operacji z wyodrębnieniem wkładu publicznego. W ramach rejestru prowadzony jest rejestr odsetek od tych kwot w podziale na odsetki karne należne KE oraz odsetki umowne należne Państwu Członkowskiemu. Rejestr prowadzony jest w SL2014/LSI2014. Środki nieprawidłowo wydatkowane podlegają zwrotowi przez Beneficjenta wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych. Odsetki naliczane są od dnia przekazania dofinansowania na rachunek Beneficjenta. Za zgodą Beneficjenta zwrot środków może nastąpić poprzez pomniejszenie kolejnych płatności. W innym wypadku zwrot środków dokonywany jest na rachunek wskazany przez IZ /IP UZGODNIENIA DOTYCZĄCE POTRĄCANIA KWOT ODZYSKANYCH LUB KWOT, KTÓRE MAJĄ ZOSTAĆ WYCOFANE, Z WYDATKÓW PODLEGAJACYCH DEKLARACJI DO KE. W poświadczeniu za dany okres, należy ująć kwoty odzyskane zarejestrowane w SL2014 w tym okresie. Możliwe jest również ujęcie w poświadczeniu kwot odzyskanych w okresie objętym poświadczeniem, zarejestrowanych w systemie w terminie późniejszym. Należy wykazać zarówno kwoty, które odzyskano w drodze np. windykacji lub pomniejszenia płatności do beneficjentów, jak i zwroty dobrowolnie dokonane przez beneficjenta. Nie jest możliwe korygowanie poświadczenia o kwoty odzyskane, dotyczące wydatków, które nie zostały wcześniej zadeklarowane lub nie zostały ujęte w bieżącym poświadczeniu. Kwota odzyskana może być ujęta najwcześniej w poświadczeniu zawierającym wniosek o płatność, którego dotyczy kwota odzyskana. Jednocześnie, IZ/IP prowadzi i na bieżąco uzupełnia w rejestrze obciążeń na projekcie w SL2014 zbiorczy rejestr wszystkich kwot odzyskanych oraz kwot pozostałych do odzyskania od początku realizacji programu. Strona 141 z 148

142 5 SYSTEM INFORMATYCZNY 5.1 OPIS SYSTEMU INFORMATYCZNEGO W ODNIESIENIU DO: Elektronicznego gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, w tym, w stosownych przypadkach, danych dotyczących poszczególnych uczestników i o ile jest to wymagane podziału danych odnoszących się do wskaźników według płci, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, zgodnie z art. 125 ust. 2 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 i art. 24 rozporządzenia delegowanego Komisji nr 480/2014. W celu zapewnienia realizacji wymogów określonych w pkt został stworzony centralny system teleinformatyczny oraz lokalny system informatyczny. Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego jest odpowiedzialny za utrzymanie i rozwój centralnego systemu teleinformatycznego, umożliwia również dostęp do systemu dla wszystkich instytucji zaangażowanych we wdrażanie poszczególnych programów operacyjnych. Centralny system teleinformatyczny zapewnia gromadzenie danych dotyczących realizacji poszczególnych operacji, niezbędnych do celów monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu. W odniesieniu do RPO system ten zapewnia: ewidencjonowanie danych dotyczących realizacji programów operacyjnych poprzez powiązanie poszczególnych operacji z poziomami wdrażania, przypisanymi celami tematycznymi i priorytetami inwestycyjnymi, wskaźnikami, funduszami, kategoriami regionów, wymiarami i kodami kategorii interwencji funduszy polityki spójności, dla których dane są gromadzone w ramach odpowiednich funkcjonalności w aplikacji głównej (SL2014), obsługę procesów związanych z certyfikacją wydatków, w ramach funkcjonalności dotyczących wniosków o płatność do certyfikacji, deklaracji wydatków, wniosków o płatność do KE, rocznych zestawień wydatków, rejestru obciążeń na projekcie, zaliczek, zgodnie z wymogami rozporządzenia wykonawczego (KE) nr 1011/2014, a także kontroli systemowych, zarówno w zakresie pomocy zwrotnej, jak i bezzwrotnej. Zakres przechowywanych danych w centralnym i lokalnym systemie informatycznym umożliwia zachowanie ścieżki audytu, zgodnie z zakresem wskazanym w art. 24 rozporządzenia delegowanego (KE) nr 480/2014 i w załączniku III do tego rozporządzenia. Centralny system teleinformatyczny w zakresie wykorzystywanym przez RPO jest systemem rejestracyjnym. RPO wykorzystuje następujące funkcjonalności Systemu: aplikacja główna (SL2014); aplikacja raportująca centralnego systemu teleinformatycznego (SRHD); system zarządzania tożsamością (SZT); Strona 142 z 148

143 Architektura centralnego systemu teleinformatycznego została przedstawiona na diagramie poniżej. Dostęp do danych gromadzonych w SL2014 mają: pracownicy wszystkich instytucji uczestniczących w realizacji programów operacyjnych, tj. między innymi instytucji zarządzających, instytucji pośredniczących, instytucji wdrażających, instytucji audytowej, instytucji koordynujących, w zakresie niezbędnym dla prawidłowego realizowania swoich zadań. Założeniem Lokalnego Systemu Informatycznego na lata (LSI2014) jest pełna obsługa beneficjentów. System będzie zawierał takie moduły jak: a. nabory b. generator wniosków o dofinansowanie c. ocena wniosków o dofinansowanie d. umowy e. generator wniosków o płatność f. ocena wniosków o płatność g. kontrola projektów h. słowniki i. moduł komunikacji z beneficjentem System zakłada obsługę beneficjentów w formie elektronicznej łącznie z komunikacją pomiędzy interesantem i pracownikami urzędu. Jednocześnie, aby spełnić wszelkie wymagania stawiane przez MIiR system LSI2014 będzie się komunikował z centralnym systemem teleinformatycznym poprzez Moduł Wymiany Strona 143 z 148