UNIWERSYTET MEDYCZNY IM. KAROLA MARCINKOWSKIEGO W POZNANIU INSTRUKCJA MAGAZYNOWA

Transkrypt

1 Załącznik do zarządzenia Kanclerza nr 27/15 z dnia 19 listopada 2015 roku UNIWERSYTET MEDYCZNY IM. KAROLA MARCINKOWSKIEGO W POZNANIU INSTRUKCJA MAGAZYNOWA POZNAŃ 2015

2 SPIS TREŚCI I. POSTANOWIENIA OGÓLNE. 3 II. STRUKTURA ORGANIZACYJNA MAGAZYNÓW. 3 III. RODZAJE ZAPASÓW SKŁADOWANYCH W MAGAZYNACH. 3 IV. POMIESZCZENIE MAGAZYNOWE. 4 V. OBOWIĄZKI I ODPOWIEDZIALNOŚĆ MAGAZYNIERA. 5 VI. PRZYJMOWANIE, PRZECHOWYWANIE I WYDAWANIE MATERIAŁÓW Z MAGAZYNU. 6 VII. DOKUMENTOWANIE OBROTU MAGAZYNOWEGO. 7 VIII. UBYTKI NATURALNE. 10 IX. NIEBEZPIECZNE SUBSTANCJE CHEMICZNE. 10 X. DEPOZYTY. 10 XI. KONTROLA GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ. 10 XII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE. 11

3 I. POSTANOWIENIA OGÓLNE Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t.dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) wprowadza się instrukcję gospodarki magazynowej ustalającą organizację gospodarki magazynowej w Uniwersytecie Medycznym im. Karola Marcinkowskiego w Poznaniu. Ilekroć w instrukcji jest mowa o: magazynie rozumie się przez to wyznaczone miejsce przechowywania i składowania dóbr materialnych (zapasów) zlokalizowane w wyodrębnionej przestrzeni budowli magazynowej, wyposażone w odpowiednie urządzenia i środki techniczne, zarządzana i obsługiwana przez zespól ludzi, magazynowaniu rozumie się przez to zespół czynności związanych z czasowym przyjmowaniem, składowaniem, przechowywaniem, kompletowaniem, przemieszczaniem, konserwacją, ewidencjonowaniem, kontrolowaniem i wydawaniem dóbr materialnych, zapasach rozumie się przez to dobra materialne składowane w magazynach w celu późniejszego ich wykorzystania w działalności Uczelni. II. STRUKTURA ORGANIZACYJNA MAGAZYNÓW DZIAŁ ZAOPATRZENIA SEKCJA MAGAZYNOWA Kierownik Magazynu Samodzielni Referenci Magazyn nr 1,2,3,4,6,9,18,19 WYDAWNICTWO NAUKOWE Magazyn nr 12 III. RODZAJE ZAPASÓW SKŁADOWANYCH W MAGAZYNACH W celu dokonywania wyboru właściwych warunków przechowywania, w każdym magazynie dokonano podziału zapasów z uwzględnieniem ich fizycznych i chemicznych właściwości. Wyróżniono: 1) magazyn ogólny - Magazyn nr 1 ul. Przybyszewskiego, 2) magazyn ogólny - Magazyn nr 2 ul. Przybyszewskiego, 3) odzież ochronna, spirytus - Magazyn nr 3 ul. Przybyszewskiego, 4) odczynniki i spirytusy - Magazyn nr 4 ul. Przybyszewskiego 5) magazyn ogólny - Magazyn nr 9 ul. Przybyszewskiego, 6) materiały techniczne - Magazyn nr 6 ul. ul. Marcelińska i ul. Przybyszewskiego 7) artykuły wydawnicze - Magazyn nr 12 ul. Bukowska, 8) depozyty i rzeczy znalezione - Magazyn nr 18 ul. Przybyszewskiego, 9) depozyty i rzeczy znalezione - Magazyn nr 19 ul. Przybyszewskiego.

4 IV. POMIESZCZENIE MAGAZYNOWE 1. Magazyn należy zlokalizować w wydzielonych do tego celu pomieszczeniach, w miejscach łatwo dostępnych do przyjmowania i wydawania materiałów. 2. Pomieszczenia magazynowe powinny być wykorzystywane w sposób optymalny, przy równoczesnym przestrzeganiu zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. 3. Materiały należy składać w miejscach dających gwarancje należytego przechowywania i zabezpieczenia przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. 4. Pomieszczenia magazynowe powinny posiadać okratowane okna oraz drzwi antywłamaniowe lub drzwi obite blachą, wyposażone w co najmniej dwa zamki. 5. Pomieszczenie magazynowe należy wyposażyć w szafy i regały zapewniające właściwe warunki przechowywania oraz składowania materiałów, w sposób zapewniający ochronę przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. 6. W pomieszczeniach magazynu należy umieścić w widocznym miejscu tabliczki z napisem Palenie zabronione, Osobom nieupoważnionym wstęp wzbroniony oraz Instrukcję przeciwpożarową. 7. Pomieszczenia magazynowe przeznaczone do składowania materiałów o specjalnych właściwościach technologicznych muszą spełniać takie warunki, w jakich materiały te powinny być przechowywane. Dotyczy to zwłaszcza środków chemicznych łatwopalnych i żrących. 8. Kierownicy jednostek organizacyjnych, w których zlokalizowane są magazyny, są odpowiedzialni za należyte warunki bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej jak również odpowiedniego zabezpieczenia magazynów przed kradzieżą i włamaniem. 9. Magazyn winien być wyposażony w niezbędne narzędzia pomiarowe takie jak waga, miara. Narzędzia te winny być legalizowane i technicznie sprawne. 10. Ewidencję i rejestrację magazynów prowadzi Sekcja Majątkowa w Kwesturze. 11. W magazynie nie mogą przebywać inne osoby pod nieobecność magazyniera. 12. Klucze do magazynu może posiadać tylko magazynier. 13. Duplikat kluczy do magazynu należy przekazać do depozytu w zalakowanej kopercie. 14. W przypadku zagubienia lub kradzieży kluczy należy komisyjnie sprawdzić stan magazynu, spisać protokół na tę okoliczność oraz niezwłocznie wymienić zamki. 15. Tworzenie, łączenie lub likwidacje magazynów następuje na pisemny wniosek Kanclerza. V. OBOWIĄZKI I ODPOWIEDZIALNOŚĆ MAGAZYNIERA 1. Do obowiązków magazyniera należy w szczególności: 1) przyjmowanie do magazynu i wydawanie z magazynu materiałów na podstawie obowiązujących dowodów obrotu materiałowego, 2) prowadzenie ewidencji ilościowej i wartościowej w jednostkach naturalnych materiałów będących na stanie magazynu, 3) prowadzenie samokontroli zgodności stanu faktycznego z ewidencją magazynową, 4) niezwłoczne powiadamianie przełożonych o wszelkich stwierdzonych brakach, kradzieżach, uszkodzeniu pomieszczeń magazynowych, w tym drzwi, okien, zamków, 5) należyte rozmieszczenie w magazynie materiałów, w szczególności według grup, rodzajów i częstotliwości wydawania, 6) utrzymanie magazynu w należytym porządku oraz przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, 7) zabezpieczenie przechowywanych materiałów przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub zanieczyszczeniem,

5 8) zabezpieczenie magazynu przed kradzieżą lub włamaniem, w szczególności przez codzienne plombowanie zamknięć po skończonej pracy oraz sprawdzenie i kontrolowanie stanu plomb przed otwarciem magazynu, 9) umieszczenie w widocznym miejscu tabliczek i innych napisów orientacyjnych, ostrzegawczych lub porządkowych, 10) coroczna weryfikacja zapasów magazynowych co do dalszej ich przydatności oraz sporządzanie wykazów materiałów przeznaczonych do upłynnienia lub likwidacji, 11) zapisy w ewidencji magazynowej prowadzone są w wersji elektronicznej w programie SIMPLE. 12) magazynier jest odpowiedzialny za całość gospodarki magazynowej i przestrzeganie obowiązującej instrukcji magazynowej, 13) pracownik obejmujący obowiązki magazyniera jest zobowiązany do podpisania deklaracji o odpowiedzialności materialnej za powierzone materiały i zapasy magazynowe, 14) w czasie krótkotrwałej nieobecności magazyniera przyjmowanie i wydawanie materiałów powinno odbywać się komisyjnie, 15) przy zatrudnianiu magazynierów nie wolno przyjmować pracowników, którzy: w poprzednim miejscu pracy nie dokonali rozliczenia z powierzonych składników majątkowych, dopuścili się ubytków zawinionych ponad normę, byli karani sądownie za przestępstwa gospodarcze. VI. PRZYJMOWANIE, PRZECHOWYWANIE I WYDAWANIE MATERIAŁÓW Z MAGAZYNU 1. Magazynier obowiązany jest prowadzić ewidencję ilościową i wartościową zapasów przechowywanych w magazynie. 2. Magazynier dokonuje wpisania do ewidencji wszystkich dowodów przychodów i rozchodów, z zachowaniem chronologii. 3. Magazynier jest odpowiedzialny materialnie i dyscyplinarnie, gdy: zaistnieje nieusprawiedliwiony niedobór, niedbale i niezgodnie z przepisami wykonuje swoje obowiązki, w tym w szczególności w zakresie konserwacji i zabezpieczenia materiałów, zabezpieczenia przeciwpożarowego, zabezpieczenia przed kradzieżą prowadzenia ewidencji magazynowej, Uczelnia poniesie z jego winy straty spowodowane niewłaściwym przyjmowaniem i wydawaniem materiałów. 4.Odbioru i przyjęcia materiałów można dokonać tylko na podstawie następujących dowodów: 1) rachunków lub faktur, 2) protokołów odbioru, 3) protokołów komisyjnego przyjęcia 4) listów przewozowych, 5) dowodów magazyn przyjmie. 5.Przyjmowanie materiałów do magazynu powinno zostać poprzedzone: 1) przeliczeniem, zważeniem lub obmiarem przedmiotu dostawy, 2) sprawdzeniem czy przedmiot dostawy odpowiada jakości, rodzajowi, gatunkowi i wymogom określonym w dokumencie dostawy, 3) sprawdzeniem rodzaju i stanu opakowania, w którym przedmiot dostawy jest dostarczony. 6.Braki ilościowe lub wady jakościowe ujawnione przy odbiorze materiałów należy udokumentować w formie protokołu spisanego w obecności przedstawiciela dostawcy lub przewoźnika. Protokół powinien zawierać wszystkie dane umożliwiające wniesienie reklamacji lub roszczeń materialnych w stosunku do dostawcy lub przewoźnika. 7.Materiałów odebranych, ale jeszcze nie przyjętych, nie wolno wydawać do użytku.

6 8.Magazynier wydaje materiały według zgłoszonych potrzeb i tylko upoważnionym osobom. 9.Zlecenie wydania materiałów zatwierdza Kanclerz lub upoważniona osoba. 10.W dowodzie Rw Rozchód wewnętrzny magazynier dokonuje wpisu dotyczącego ilości wydanego materiału. Dowód wydania podpisuje magazynier i osoba pobierająca. 11.W przypadku zdarzeń trudnych do przewidzenia np. pożar, powódź może nastąpić komisyjne otwarcie magazynu i wydanie materiałów pod nieobecność magazyniera, z zachowaniem następujących warunków: zdjęcie plomb z pomieszczenia magazynu powinno nastąpić komisyjnie, komisja powinna sporządzić protokół ze swoich czynności z podaniem nazwy i ilości pobranych materiałów oraz zabezpieczyć magazyn. 12.Występujące ubytki naturalne w składowanych materiałach muszą być zgodne z normami ubytków naturalnych. 13.Przechowywanie materiałów chemicznych musi spełniać warunki określone w ustawie z dnia 25 lutego 2011 r. o substancjach chemicznych i ich mieszaninach (j.t.dz. U. z 2015 r. poz. 1203). VII. DOKUMENTOWANIE OBROTU MAGAZYNOWEGO Operacji obrotu magazynowego należy dokonać na podstawie następujących dokumentów: 1. Dokumenty przychodu magazynowego: Pz dowód przyjęcia do magazynu materiałów od dostawcy zewnętrznego, Po przyjęciu materiałów do magazynu, upoważniony pracownik wystawia dowód Pz w systemie komputerowym. Dowód podpisuje magazynier, który przyjął materiał do magazynu i zatwierdza kierownik. Każdy asortyment materiału ujmowany jest w oddzielnej pozycji dowodu Pz. Dowód stanowi podstawę do zapisów w kartotece magazynowej oraz w Kwesturze. Wystawiając dowód Pz należy prawidłowo określić przyjętą ilość materiałów, podać prawidłową nazwę wyrobu i indeks materiałowy. Dowód podlega kontroli merytorycznej przez kierownika magazynu. Kontroli formalnej i rachunkowej dokonuje pracownik Sekcji Majątkowej. Oryginał i pierwsza kopia wraz z dowodem dostawy jest przekazywany do Sekcji Majątkowej, druga kopia pozostaje w magazynie. Dokument jest przechowywany przez okres 5 lat. Zw zwrotu materiałów uprzednio przyjętych dowodem Rw, lecz nie wykorzystanych na własne potrzeby. Wystawia pracownik magazynu, potwierdza pod względem merytorycznym Kierownik Działu Zaopatrzenia. Kontroli formalnej i rachunkowej dokonuje pracownik Sekcji Majątkowej. Jeden egzemplarz kierowany jest do Sekcji Majątkowej drugi do jednostki dokonującej zwrotu a trzeci pozostaje w magazynie. 2. Dokumenty rozchodu magazynowego Wz wydania materiałów na zewnątrz uczelni, Pracownik magazynu na podstawie polecenia wydania materiałów z magazynu na zewnątrz wystawia dowód Wz,który akceptuje kierownik magazynu. Wydanie materiałów przez magazyn musi być odnotowane w kartotece. W przypadku sprzedaży dowód Wz stanowi podstawę wystawienia faktury. Dowód podlega kontroli merytorycznej przez kierownika magazynu. Kontroli formalnej i rachunkowej dokonuje kierownik Sekcji Majątkowej. Oryginał jest przekazywany do Sekcji Księgowości, kopię otrzymuje odbiorca, a druga kopia pozostaje w magazynie. Dokument jest przechowywany przez okres 5 lat. Mm przesunięcie między magazynami, Rw wydania materiału na potrzeby wewnętrzne uczelni.

7 Na podstawie zaakceptowanego przez uprawnione osoby zapotrzebowania jednostki organizacyjnej na materiały, wystawiony zostaje przez pracownika Działu Zaopatrzenia w systemie komputerowym dowód Rw Oddzielne dowody wystawiane są w przypadku pobierania materiałów z różnych magazynów. Z systemu komputerowego automatycznie emitowane są informacje dotyczące indeksu materiałowego, kosztu jednostkowego oraz wartości. Na podstawie dowodu zaakceptowanego przez kierownika Działu Zaopatrzenia, pracownik magazynu wydaje zamówione materiały, potwierdzając ten fakt swoim podpisem. Odbiorca kwituje podpisem oraz pieczątką odbiór zamówionych materiałów. Kontroli merytorycznej dokonuje kierownik magazynu, a formalnej i rachunkowej pracownik Sekcji Majątkowej. Oryginał Rw znajduje się w Sekcji Majątkowej, pierwszą kopie otrzymuje jednostka odbierająca materiał, druga kopia pozostaje w magazynie. Dokument Rw jest przechowywany przez 5 lat. Protokół likwidacji Kierownik magazynu występuje do kierownika Działu Zaopatrzenia z wnioskiem o likwidację materiałów będących na stanie magazynu, które trwale utraciły wartość użytkową. Po zaopiniowaniu, wniosek kierowany jest do Kanclerza, po uzyskaniu opinii komisji Kanclerz akceptuje wniosek i przekazuje do komisji kasacyjnej, która dokonuje fizycznej likwidacji,sporządzając protokół likwidacji. Na tej podstawie magazynier dokonuje odpowiedniej adnotacji w kartotece magazynowej. Kontroli merytorycznej dokonuje komisja likwidacyjna, a formalnej i rachunkowej pracownik Sekcji Majątkowej. Oryginał dokumentu przekazany zostaje do Sekcji Majątkowej, a kopia do magazynu. 3. Inne dokumenty Protokół reklamacyjny Na skutek stwierdzenia przez zamawiającego dostarczenia przez dostawcę wyrobu złej jakości, nie odpowiadającego parametrom wskazanym w zamówieniu, bądź stwierdzeniu różnic ilościowych zamawiający sporządza protokół reklamacyjny w terminie 14 dni od daty zakupu lub w terminie określonym z tytułu rękojmi za wady ukryte. Dokument otrzymują dostawca, Sekcja Majątkowa, zamawiający. Dokument jest przechowywany przez 5 lat. Wywieszka magazynowa Wywieszkę sporządza magazynier na podstawie dowodu dostawy. Każdy rodzaj materiału znajdujący się w magazynie musi posiadać wywieszkę. Wywieszkę magazynową przytwierdza się do regału na widocznym miejscu. Dokument jest przechowywany przez 5 lat. VIII. UBYTKI NATURALNE Ubytek naturalny to zmniejszenie się ilości lub wartości zapasu magazynu wskutek przyczyn, których przy obecnym poziomie techniki i technologii magazynowej są nieuniknione. Są spowodowane zachodzącymi procesami biochemicznymi i fizycznymi. Norma ubytku naturalnego to maksymalna wielkość dopuszczalnego ubytku naturalnego danego wyrobu. Kierownik komórki odpowiedzialny za nadzór nad magazynami uwzględniając właściwości fizyczne i chemiczne składowanych zapasów, powinien ustalić limity ubytków naturalnych.

8 IX. NIEBEZPIECZNE SUBSTANCJE CHEMICZNE W odniesieniu do niebezpiecznych substancji chemicznych ze względu na ich szkodliwe działanie na środowisko oraz zagrożenie dla zdrowia i życia człowieka, warunki ich przechowywania zostały ściśle określone przez przepisy prawne. Do najważniejszych z nich zalicza się m.in.: 1.Ustawę z dnia 25 lutego 2011 r. o substancjach chemicznych i ich mieszaninach (j.t. Dz. U. z 2015 r., poz. 1203), 2.Polskie Normy dotyczące warunków przechowywania poszczególnych grup wyrobów, 3.Karty charakterystyki niebezpiecznych substancji chemicznych-zawierające informacje o niebezpiecznych właściwościach poszczególnych substancji chemicznych. X. DEPOZYTY 1.Przedmioty stanowiące własność obcą znajdujące się w magazynie na przechowaniu należy składować oddzielnie. 2.W obrocie magazynowym depozytami stosuje się te same dowody przyjęcia i wydania, jak przy pozostałych materiałach. 3. Przepisy określające zasady pracy Magazynu depozytów dla studentów oraz Punktu przechowywania rzeczy znalezionych reguluje zarządzenie Kanclerza Uniwersytetu Medycznego nr 19/2015 z dnia 27 maja 2015 r. XI. KONTROLA GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ 1.Kontrolę wewnętrzną w zakresie gospodarki magazynowej sprawuje kanclerz i kwestor uczelni lub osoby przez nich wskazane. 2.Kontrolę zgodności rzeczywistych stanów zapasów materiałowych należy przeprowadzić w drodze inwentaryzacji w terminach wynikających z obowiązujących przepisów lub innych uzasadnionych okolicznościach. 3.W przypadku stwierdzenia braków w magazynie należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające mające na celu ustalenie przyczyn ich powstania. 4.Zasady przeprowadzania inwentaryzacji reguluje instrukcja inwentaryzacyjna. XII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Wszystkie sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcją, a wynikłe z działalności jednostki związanej z funkcjonowanie magazynu, regulowane są na bieżąco przez Kanclerza. Kanclerz mgr Bogdan Poniedziałek