Instrukcja gospodarki magazynowej w Zespole Szkół nr 13 w Gorzowie Wlkp.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do zarządzenia Dyrektora nr 1/2010 z dnia 04 stycznia 2010 r. Instrukcja gospodarki magazynowej w Zespole Szkół nr 13 w Gorzowie Wlkp. Rozdział I. Podstawowe zasady funkcjonowania magazynu. 1. Przez określenie magazyn rozumie się jedno miejsce składowania materiałów w danej jednostce organizacyjnej zlokalizowane w pomieszczeniu zamkniętym. Za stan, ilość zapasów magazynowych, jego ewidencję oraz rozliczenie jest odpowiedzialny pracownik, któremu powierzono obowiązki magazyniera- kierownik gospodarczy. 2. Pracownik obejmujący obowiązki magazyniera jest zobowiązany do podpisania deklaracji o odpowiedzialności materialnej za powierzone mu materiały i zapasy magazynowe. Deklaracje o odpowiedzialności materialnej pracownik podpisuje w 3 egzemplarzach ( załącznik nr 1), z czego jeden egzemplarz pozostaje w aktach danej jednostki organizacyjnej, drugi egzemplarz naleŝy dołączyć do akt osobowych pracownika, trzeci egzemplarz naleŝy przekazać Głównej księgowej. 3. W przypadku choroby lub innej nieobecności magazyniera trwającej nie dłuŝej niŝ 10 dni, kierownik jednostki, której podlega magazyn, moŝe wyznaczyć 3 osobową komisję do pełnienia zastępczo funkcji magazyniera. W tym przypadku dowody przyjęcia materiałów na magazyn jak równieŝ wydania z magazynu podpisują wszyscy członkowie powołanej komisji. JeŜeli nieobecność magazyniera trwa ponad 10 dni moŝna wyznaczyć na czas nieobecności magazyniera zastępstwo. Pracownik zastępujący magazyniera jest zobowiązany przyjąć zapasy magazynowe protokolarnie pod nadzorem kierownika jednostki odpowiedzialnej za magazyn. Pracownik ten jest zobowiązany do złoŝenia deklaracji o odpowiedzialności materialnej. Rozdział II. Obowiązki magazyniera 4. Pracownik pełniący obowiązki magazyniera jest podporządkowany kierownikowi danej jednostki organizacyjnej prowadzącej magazyn i jest zobowiązany do przestrzegania ustalonych zasad funkcjonowania magazynu oraz regulaminu pracy. Pracownik, któremu powierzono obowiązki magazyniera przyjmuje odpowiedzialności materialną za powierzony magazyn w formie pisemnej załącznik nr 1 5. Do obowiązków magazyniera naleŝy w szczególności:

2 a. przyjmowanie do magazynu i wydawanie z magazynu materiałów na podstawie obowiązujących dowodów obrotu materiałowego W magazyn wyda, P magazyn przyjmie, b. prowadzenie w jednostkach naturalnych ewidencji ilościowej oddzielnie na kaŝdy składnik, c. prowadzenie samokontroli zgodności stanu faktycznego zapasów z ewidencją magazynową, d. utrzymywanie magazynu w naleŝytym porządku oraz przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy i przeciw poŝarowego, e. zabezpieczanie przechowywanych zapasów przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zepsuciem, zanieczyszczeniem, f. zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych przed kradzieŝą włamaniem g. zgłaszania przełoŝonym przypadków naruszenia lub uszkodzenia zamknięć magazynu w celu wszczęcia dochodzeń, h. sporządzanie w okresach miesięcznych rozliczenia stanu magazynu z podziałem na materiały zakupione z środków: 1) BudŜetowych na dokumentach magazynowych dodajemy literę B 2) Dochodów własnych jednostki( od r. Dochody wyodrębnione jednostki) - na dokumentach magazynowych dodajemy literę D. Rozdział III. Ewidencja magazynowa 6. Magazynier jest zobowiązany do prowadzenia bieŝącej ewidencji ilościowej zapasów przechowywanych w magazynie. Ewidencję prowadzi się w formie kartotek ilościowych wzór załącznik nr 2. Miejsce składowania oznacza się wywieszką materiałową wzór załącznik nr 4. Wszystkie obroty magazynowe muszą być kaŝdego dnia odzwierciedlone na kartkach ilościowych. Pierwszym zapisem w ewidencji magazynowej jest stan zapasów wykazany w spisie inwentaryzacyjnym. Wszelkie dalsze zapisy w ewidencji magazynowej dotyczące przychodów i rozchodów magazynowych mogą odbywać się tylko na podstawie dokumentów obrotu magazynowego o których mowa w rozdziale V. 7. Zapisy w ewidencji magazynowej powinny być dokonywane czytelnie. Zapisy błędne naleŝy przekreślić i wpisać obok poprawne oraz zaparafować. 8. Magazynier jest odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji opakowań wypoŝyczonych oraz ich zwrot do dostawcy w ustalonym terminie. 9. Na dzień 30 czerwca i 31 grudnia kaŝdego roku prowadzona jest inwentaryzacja materiałów w magazynie poprzez spisanie z natury. Kierownik jednostki w drodze zarządzenia powołuje trzyosobową komisję do przeprowadzenia spisu z natury w magazynie. Spis z natury przeprowadzany jest odrębnie dla materiałów zakupionych ze

3 środków budŝetowych i odrębnie dla materiałów zakupionych z dochodów własnych jednostki. 10. Rozdział IV. Przyjmowanie, wydawanie materiałów magazynowych. 1. Przyjmowanie materiałów do magazynu moŝe odbywać się tylko na podstawie takich dowodów jak faktury, protokoły przyjęcia. Przyjęcie materiałów do magazynu powinno poprzedzać: a. przeliczenie, zwaŝenie lub obmiar przedmiotu dostawy, b. sprawdzenie czy przedmiot dostawy odpowiada jakości, rodzajowi, gatunkowi i wymogom określonym w dokumencie dostawy, c. sprawdzenie rodzaju oraz ilości stanu opakowań jego cech i znaków. 11. Wydanie z magazynu materiałów musi być udokumentowane dowodami W. Otrzymujący materiał są zobowiązani do sprowadzenia stanu faktycznego z danymi zamieszczonymi przez magazyniera na dokumentach W. 12. W przypadku zdarzeń trudnych do przewidzenia (poŝar, powódź) lub kradzieŝy zwłaszcza poza godzinami pracy moŝe nastąpić komisyjne otwarcie magazynu i wydanie materiałów pod nieobecność magazyniera z zachowaniem następujących warunków: a. otwarcie pomieszczenia magazynu powinno nastąpić komisyjnie w obecności kierownika jednostki, b. komisja ze swoich czynności powinna sporządzić protokół z podaniem w nim nazwy i ilości pobranych materiałów oraz zabezpieczyć magazyn, a takŝe przekazać w następnym dniu magazynierowi dowody rozchodowe. 13. Rozdział V. Dokumentowanie obrotu magazynowego 1. Dokumentowanie przychodu magazynowego: a. Dokument symbol P stanowi dowód przyjęcia do magazynu materiałów od dostawcy zewnętrznego. Dokument w 2 egzemplarzach sporządza kierownik gospodarczy przyjmujący materiały na podstawie faktury i przekazuje oryginał głównej księgowej, kopię zatrzymuje magazynier jako dowód stanowiący podstawę przychodu materiałów w ewidencji magazynowej. 2. Dokumentowanie rozchodu magazynowego a. Dokument symbol W stanowi dowód wydania materiałów z magazynu do uŝytku na potrzeby wewnętrzne szkoły. Dokument w trzech egzemplarzach sporządza magazynier wydający materiały i przekazuje

4 oryginał głównej księgowej, pierwszą kopię dla odbiorcy, druga kopia pozostaje w magazynie. 3. Wzór dokumentu przychodów i rozchodów magazynowych (symbol P, W,) stanowi załącznik nr 3 do instrukcji. 14. Poza dowodami wymienionymi w 1 pkt 1 i 2 w obrocie magazynowym występują dowody przychodowe lub rozchodowe w postaci protokołów stwierdzających nadwyŝki lub niedobory i zniszczenia. Do kaŝdego protokołu obowiązkowo musi być wystawiony dokument z symbolem P w przypadku nadwyŝek, dokument symbolem W w przypadku niedoboru i zniszczeń. 15. Prawidłowo sporządzony dokument obrotu materiałowego musi być wystawiony czytelnie i bezbłędnie (niedopuszczalne są poprawki, zamazywania itp.) oraz zawierać co najmniej: nazwę materiału, nazwę dostawcy lub odbiorcy, cenę jednostkową, jednostkę miary, ilość wydaną lub otrzymaną datę wydania lub przyjęcia, datę wystawienia dokumentu, podpis magazyniera oraz podpis osoby zatwierdzającej dokument, podpis wydającego i otrzymującego materiał w sposób umoŝliwiający identyfikację tych osób, (niedopuszczalne jest podpisywanie dowodów n blanco) wykreślenie rubryk lub pozycji pozostających niewypełnionymi. Rozdział VI. Postanowienia końcowe 16. Wszelkie sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcja, a wynikłe z bieŝącej działalności oraz funkcjonowania magazynu będą regulowane na bieŝąco w trybie zarządzeń i sprawowanego nadzoru. 17 Instrukcja wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. Gorzów Wlkp., r.

5 Załącznik nr 4 Magazyn materiałów BUDśET / DWJ * Nazwa materiału - symbol i numer z kartoteki magazynowej cena jednostkowa brutto * niewłaściwe skreślić

6 Załącznik nr 1 OŚWIADCZENIE Ja niŝej podpisany/a.. syn/córka zatrudniony/a w Zespole Szkół nr 13 w Gorzowie Wlkp. w charakterze kierownika gospodarczego pełniącego obowiązki magazyniera w zakresie środków czystości i artykułów higienicznych, materiałów gospodarczych, artykułów biurowych: 1. przyjmuję na siebie pełną odpowiedzialność materialną za powierzone mnie mienie w magazynie, 2. przyjmuję do wiadomości, Ŝe z odpowiedzialności, o której mowa w pkt 1, wynikają dla mnie następujące konsekwencje: a) obowiązek rozliczenia się z powierzonego mi mienia na kaŝde zasadne Ŝądanie pracodawcy, b) obowiązek pokrycia wszelkiej szkody, jaka wyniknie dla pracodawcy na skutek zaistniałego niedoboru w powierzonych składnikach majątkowych, względnie na skutek zniszczenia lub ich uszkodzenia z mojego zaniedbania. 3. nie zgłaszam Ŝadnych zastrzeŝeń odnośnie warunków pracy, w których mam wykonywać pracę pracownika materialnie odpowiedzialnego oraz zobowiązuję się do niezwłocznego powiadomienia zakładu pracy o wszelkich przeszkodach w wykonywaniu pracy, które ewentualnie mogą zaistnieć w przyszłości 4. oświadczam, Ŝe znane mi są przepisy regulujące zasady wykonywania powierzonej mi pracy, a w szczególności art Kodeksu pracy i rozporządzenia z dnia r. ( Dz.U. z 1996 Nr 143 poz. 662 z póź.zm) w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu. 5. zobowiązuję się w razie zaistnienia niedoboru lub innej szkody objętej moją odpowiedzialnością do niezwłocznego wpłacenia pracodawcy równowartości wyliczonej szkody. Gorzów Wlkp...r. materialnie) ( podpis pracownika odpowiedzialnego Oświadczenie niniejsze zostało złoŝone w mojej obecności: Data:. ( podpis Dyrektora Zespołu)