OPIS SYSTEMU INFORMATYCZNEGO ORAZ ARCHIWIZACJA DANYCH. w Szkole Podstawowej nr 4 w Lubaniu

Transkrypt

1 Załącznik nr 5 do zarządzenia Dyrektora nr 36/2013 z dnia w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości OPIS SYSTEMU INFORMATYCZNEGO ORAZ ARCHIWIZACJA DANYCH w Szkole Podstawowej nr 4 w Lubaniu 1

2 I. Wykaz zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych. 1. Księgi rachunkowe w szkole prowadzone są za pomocą systemu VULCAN, program finansowo-księgowy, firmy VULCAN ul. Wołowska 6, Wrocław, którego eksploatację rozpoczęto 1 stycznia 2010r. 2. Program Finansowo-Księgowy jest dostosowany do aktualnie obowiązujących przepisów prawa. Zapewniona jest automatyzacja zapisów i identyfikacja osoby odpowiedzialnej Program Księgowość zapewnia wystarczającą ewidencję analityczną. Symbol konta analitycznego można rozbudować do 20 cyfr (znaków). Dodatkowo można zawrzeć informację o numerze zadania, funduszu, klasyfikacji budżetowej oraz jednostce. Wszystkie zestawienia mogą być wyświetlane na ekranie monitora oraz kierowane na drukarkę przy czym VULCAN pozwala na pełną kontrolę użytkownika nad tworzonym (przeglądanym) zestawieniem. W czasie wprowadzania dekretów cała klawiatura jest kontrolowana i użytkownik nie może wprowadzić niedozwolonych znaków, a jednocześnie ` wprowadzana informacja jest na bieżąco przetwarzana. 3. Przykładowe cechy programu VULCAN to: a) prowadzenie i wydruk dziennika obrotów i sald, b) pełna kontrola dowodów podczas dekretacji, możliwość poprawiania dowodów w innym terminie, c) import danych z innych podprogramów, d) wstępne analizy i zestawienia przez zaksięgowanie z możliwością korekty bieżących danych, e) możliwość zamykania dowolnego okresu, f) możliwość pracy w sieci, h) archiwizacja danych na dysku, i) możliwość ograniczenia dostępu do programu tylko dla osób upoważnionych 4.Program VULCAN zapewnia również wymagane przez ustawę o rachunkowości oznaczenie zestawień ( zarówno na ekranie jak i na wydruku) skróconą nazwę jednostki, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej, nazwą programu przetwarzania, oznaczenia co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia. Program finansowo -księgowy obejmuje zadania zawierające: 1. Definiowanie planu kont 2. Ewidencje dokumentów księgowych 3. Automatyczne tworzenie sprawozdań budżetowych i finansowych 4. Analizę dziennych zapisów księgowych Plan kont jest zgodny z opracowanym zakładowym planem kont i obejmuje 1. Konta syntetyczne 2. Konta analityczne 3 Konta pozabilansowe Oznaczenie konta w programie zawiera 1. Numer konta 2. Nazwę konta Stosowane algorytmy 1. Numery pozycji księgowych każdy wprowadzony dokument księgowy otrzymuje kolejny unikatowy numer pozycji. Numeracja prowadzona jest narastająco w podziale 2

3 na rodzaj dokumentu księgowego. 2. Storno na czerwono w programie realizowane jest poprzez podanie kwoty ze znakiem minus. 3. Obroty miesiąca suma zaksięgowanych dokumentów w podanym miesiącu obrachunkowym. 4. Obroty narastająco równe są sumie BO i zaksięgowanych dokumentów w danym miesiącu włącznie. 5. Naliczenie salda konta w zależności od charakterystyki konta jest liczone po stronie Wn lub Ma. Wykaz stosowanego oprogramowania: Lp. NAZWA PROGRAMU 1. Księgowość 2. Płace 3. Kadry 4. Uczniowie 5. MOL PRODUCENT Vulcan Sp. Z. Vulcan Sp.z NUMER LICENCJI DATA ROZPOCZĘCIA EKSPLOATACJI r r Płatnik Prokom Software S.A 6. System Home Banking B BGŻ S.A BGŻ 3, Besti@ UM Szczegółowy opis przeznaczenia w/w programów w poz.1-5 znajduje się w dokumentacji technicznej dostarczonej przez producenta wraz z oprogramowaniem. Opis działania i instrukcje znajdują się w zakładce pomoc. Programowa ochrona danych realizowana jest przez reglamentację dostępu do danych, poprzez system haseł identyfikacyjnych poszczególnych użytkowników, którym nadaje się odpowiednie uprawnienia dostępu do danych i ich przetwarzania. System operacyjny i oprogramowanie tworzące księgi rachunkowe są zabezpieczone oprogramowaniem antywirusowym. Program Płace przeznaczony jest do naliczania wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, zadeklarowanych przez pracownika potrąceń, 3

4 podatków oraz składek ZUS. Wprowadzenie określonych danych pozwala na automatyczne sporządzenie list płac oraz wygenerowania deklaracji podatkowych i ZUS, rocznych kart wynagrodzeń oraz rozliczania zwolnień lekarskich. Program Kadry przeznaczony jest do przygotowania i wydrukowania m.in.: umowy o pracę, angaży, informacji o warunkach zatrudnienia, rozwiązania stosunku pracy, świadectwa pracy oraz zaświadczenia o zatrudnieniu. Służy również do przygotowania zestawień kadrowych, takich jak zestawienia nieobecności lub zestawienia stanu zatrudnienia Program PŁATNIK jest programem otrzymanym od ZUS. Celem programu jest zapewnienie pełnej obsługi dokumentów ubezpieczonych. Rozliczenia z ZUS- em dokonuje się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Opis działania programu znajduje się w zakładce pomoc. System bankowy Home Banking działa na podstawie umowy świadczenia usług z Bankiem BGŻ S.A. Program służy do obsługi bankowej drogą elektroniczną. Program wykonuje następujące czynności: - polecenia przelewów - zbiorcze wydruki poleceń przelewów, - podgląd bieżący operacji i stanu kont. Dostęp do programu chroniony jest identyfikatorem oraz hasłem osób upoważnionych. Zatwierdzenia poleceń przelewów dokonują osoby upoważnione, które złożyły w banku wzory podpisów na karcie wzorów. W celu zatwierdzenia dokumentów w systemie Home Banking posiadają dodatkowo dwa hasła w celu zatwierdzenia dokumentów. Programy są aktualizowane przez producenta zgodnie ze zmianami przepisów prawa dotyczących poszczególnych programów. Cały system informatyczny jest odpowiednio zabezpieczony. Końcówki (zestawy komputerowe) zabezpieczone są dodatkowo listwami napięciowymi. Dostęp do danych finansowych chroniony jest przez system haseł dostępu na poziomie systemu operacyjnego oraz serwera. W zależności od potrzeb użytkownicy systemu zmieniają swoje hasła dostępu. Kopie zapasowe są tworzone w miarę potrzeb na. - dodatkowej pamięci (np. dysku wymienny). Sprawozdania budżetowe sporządzane są w formie elektronicznej w programie Besti@ oraz w formie dokumentu, w terminach określonych w obowiązujących przepisach o sprawozdawczości z uwzględnieniem odrębnych uregulowań wynikających z dyspozycji jednostki nadrzędnej tj. Gminy Miasta Lubań. Sprawozdanie finansowe i sprawozdania budżetowe są sporządzane na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych jednostki. II. Przechowywanie zbiorów i dokumentów 1) W trwały sposób podlegają przechowywaniu zatwierdzone sprawozdania finansowe oraz sprawozdania budżetowe, zarówno roczne, jak i sporządzane w trakcie roku budżetowego. 2) Pozostałe zbiory podlegają przechowywaniu co najmniej przez: a) księgi rachunkowe 5 lat, b) dokumentacja dotycząca wynagrodzeń (listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dokumenty, stanowiące podstawę ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty) przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, tj. przez 50 lat, 4

5 c) dokumenty inwentaryzacyjne 5 lat, d) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, umów najmu, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym- przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, e) dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności, f) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, g) pozostałe dowody księgowe i dokumenty 5 lat. Terminy przechowywania dokumentacji określonej w pkt.2a, 2c oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory (dokumenty) dotyczą. Terminy przechowywania dokumentacji określone w pkt. 2b oblicza się zgodnie z przepisami art. 125a ust.4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tj. Dz. U. z 2009 Nr 153, poz. 1227, z późn. zm.), od dnia w którym pracownik przestał pracować w Szkole Podstawowej nr 4 w Lubaniu. Powyższa dokumentacja przechowywana jest w składnicy akt, zgodnie z instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt i jednolitym rzeczowym wykazem akt. III. Udostępnianie danych i dokumentów Udostępnianie osobom trzecim dokumentacji finansowo-księgowej, w tym: sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych, dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości, następuje według poniższych zasad: a) do wglądu na terenie jednostki- wymagana zgoda kierownika jednostki lub upoważnionej osoby b) poza siedzibą Szkoły wymagana pisemna zgoda kierownika jednostki oraz pozostawienia pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów. 5