ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 OR Zamawiający: Powiat Biłgorajski reprezentowany przez Zarząd Powiatu w Biłgoraju ul. Tadeusza Kościuszki Biłgoraj ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA na dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek i faksów użytkowanych w Starostwie Powiatowym w Biłgoraju w postępowaniu o udzielenie zamówienia poniżej kwoty euro 1

2 I. Nazwa oraz adres zamawiającego Powiat Biłgorajski reprezentowany przez Zarząd Powiatu w Biłgoraju ul. Tadeusza Kościuszki 94, Biłgoraj tel. (+48) , fax (+48) zamowienia@bilgorajski.pl NIP REGON Obsługę postępowania prowadzi Starostwo Powiatowe w Biłgoraju czas pracy od poniedziałku do piątku godz. od 7 30 do II. Tryb udzielenia zamówienia: postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest poniżej kwoty ,- euro, zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 907 z późn. zm) nie stosuje się. III. Opis przedmiotu zamówienia 1. dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek i faksów użytkowanych w Starostwie Powiatowym w Biłgoraju wraz z odbiorem zużytych materiałów, zgodnie z poniższym wykazem tabelarycznym: Lp. Nazwa Wydajność (5% pokrycia) Ilość sztuk 1. Wkład do Brother HL Toner czarny OKI 5250n Toner kolor OKI 5250n Toner czarny OKI 5750dn Toner kolor OKI 5750dn Toner OKI B431d Bęben OKI B431d Bęben OKI B430d Toner OKI B430d Toner czarny OKI C Toner kolor OKI C Pas OKI C Bęben OKI C Wkład HP 1320n Wkład HP P2015n Wkład HP 2055dn Wkład HP Laser jet Wkład HP Laser jet Wkład HP 3005dn Wkład Lexmark T Toner czarny Kyocera FS-C2026MFP Toner kolor Kyocera FS-C2026MFP kserokopiarki 23. Bęben Olivetti D-copia Toner Olivetti D-copia Toner Olivetti D-copia Bęben Olivetti D-copia

3 27. Bęben WorkCentre 5222 bęben Toner WorkCentre 5222 toner Bęben Xerox Phaser Toner Xerox Phaser Bęben czarny Xerox Work Centre Toner kolor Xerox Work Centre Toner czarny Xerox Work Centre Xerox Work Centre 7232 pojemnik Toner Canon IR faksy 36. Toner Panasonic KX-MB Bęben Panasonic KX-MB Bęben Panasonic KX-FLB Toner Panasonic KX-FLB duży format 40. Tusz EPSON STYLUS PRO 9450 jeden komplet kolorów = 8x220ml EPSON STYLUS PRO 9450 Maintenance Tank (GĄBKA) 1 drukarka "do nalepek" 42. SKK 4208 DNR taśma 1 2. Oferent zobowiązany jest do odbioru zużytych materiałów eksploatacyjnych w ilościach odpowiadających realizowanym zamówieniom zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3. Materiały eksploatacyjne będą dostarczane sukcesywnie, stosownie do potrzeb Zamawiającego, od dnia podpisania umowy do wyczerpania kwoty umownej, nie później niż do dnia 31 grudnia 2015 r. Zamawiający przewiduje, że zamówienia będą realizowane nie częściej niż raz w miesiącu. 4. Oferent dostarczy na własny koszt zamówione materiały eksploatacyjne w ciągu 5 dni roboczych od daty złożenia zamówienia do siedziby Zamawiającego. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany zamawianych ilości materiałów eksploatacyjnych i z tego powodu Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. 6. Ceny jednostkowe zaoferowane przez oferenta nie ulegną podwyższeniu w trakcie realizacji umowy. 7. Wymagania techniczne i technologiczne dotyczące przedmiotu zamówienia: oryginalne materiały eksploatacyjne do wskazanych urządzeń, (Zamawiający nie dopuszcza zamienników z uwagi na wymagania gwarancyjne sprzętu oraz umowę z Polską Wytwórnią Papierów Wartościowych SA); fabrycznie nowe, nie regenerowane; wolne od wad technicznych, kompletne; posiadające zgodne z właściwymi przepisami atesty; 3

4 II. III. dostarczone w opakowaniach stosowanych typowo dla danego produktu przez producenta, zaopatrzonych w etykiety identyfikujące dany produkt; posiadające gwarancję producenta; termin przydatności użycia ww. materiałów dostarczonych w danej partii do siedziby Zamawiającego musi wynosić co najmniej 6 miesięcy od daty dostawy. 8. W przypadku zwłoki w dostawie zamówienia przekraczającej 10 dni Zamawiający może odstąpić od umowy z winy Wykonawcy. 9. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych Termin wykonania zamówienia 1. od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2015 r. 2. dostawa przedmiotu zamówienia odbywać się będzie sukcesywnie w miarę bieżących potrzeb Zamawiającego 3. Wykonawca dostarczy materiały eksploatacyjne będące przedmiotem zamówienia do siedziby Zamawiającego na swój koszt i ryzyko w terminie 5 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Adres poczty elektronicznej zamawiającego zamowienia@bilgorajski.pl Nr faksu W przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji faksem lub drogą elektroniczną każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 2. Do kontaktów z wykonawcami uprawnieni są W zakresie procedury postępowania: Teresa Sprysak, Anna Kulik Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich W zakresie wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia: Andrzej Grabias Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich IV. Termin związania ofertą wynosi 30 dni Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. V. Opis sposobu przygotowywania ofert 1. Wykonawca może złożyć ofertę na całość zamówienia, napisaną w języku polskim zgodnie z wzorem określonym formularzem ofertowym załączonym do dokumentacji przetargowej stanowiącym załącznik nr 1 oraz podpisaną przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy na zewnątrz, przy czym podpis lub podpisy powinny być czytelne lub opisane pieczątkami imiennymi. Zamawiający uznaje, że podpisem jest złożony własnoręcznie znak, z którego można odczytać imię i nazwisko podpisującego, a jeśli ten znak jest nieczytelny lub nie zawiera pełnego imienia i nazwiska, to znak musi być uzupełniony napisem (np. w formie pieczęci) z którego można odczytać imię i nazwisko podpisującego. 2. Załączniki do formularza ofertowego, będące częścią oferty muszą być również podpisane przez ww. osoby. 4

5 VI. VII. 3. W przypadku oferty składanej przez pełnomocnika lub podmioty występujące wspólnie do oferty należy dołączyć oryginał lub uwierzytelnioną notarialnie kopię pełnomocnictwa, 4. Zaleca się aby wszystkie zapisane strony oferty były ponumerowane oraz zaparafowane przez osobę podpisującą ofertę. Ewentualne poprawki w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny i parafowane przez osobę podpisującą ofertę. 5. Ofertę należy składać w zamkniętym opakowaniu oznaczonym pieczęcią wykonawcy na adres: Starostwo Powiatowe w Biłgoraju ul. Tadeusza Kościuszki Biłgoraj z dopiskiem - OFERTA na dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek i faksów użytkowanych w Starostwie Powiatowym w Biłgoraju nie otwierać przed r. o godz Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne zawiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu przed terminem składania ofert. 7. Zawiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu zostanie przygotowane, opieczętowane i oznaczone zgodnie z postanowieniami pkt. 6, a koperta będzie dodatkowo oznaczona określeniami Zmiana oferty lub Wycofanie oferty. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 1. Oferty należy składać w siedzibie zamawiającego Starostwo Powiatowe w Biłgoraju ul. Tadeusza Kościuszki 94 w pok. nr. 106 (Sekretariat Starosty) lub przesłać na adres zamawiającego w terminie do dnia 30 stycznia 2015 r. do godz Przy przesyłce pocztowej decyduje data i godzina dostarczenia oferty do pok. 106 Sekretariat Starosty. 3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 30 stycznia 2015r. o godz w pok. 110 w siedzibie zamawiającego. Otwarcie ofert jest jawne. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Opis sposobu obliczenia ceny 1. Wykonawca poda w ofercie cenę brutto wyrażoną cyfrowo i słownie w złotych polskich. Ceną oferty jest cena brutto całego zamówienia. 2. Cena oferty zostanie wyliczona przez wykonawcę na podstawie wypełnionego formularza ofertowego stanowiącego załączniki nr 1 do SIWZ. W wykazie tabelarycznym formularza ofertowego w kolumnie D Wykonawca poda cenę jednostkową brutto danej pozycji. W kolumnie E poda cenę całkowitą brutto danej pozycji będącą iloczynem liczby sztuk (kolumna C) oraz ceny jednostkowej brutto (kolumna D) następnie zsumuje wszystkie pozycje w kolumnie E. Suma wierszy w kolumnie E stanowi cenę brutto za realizację zamówienia. 3. Cena oferty obejmuje wszystkie koszty związane z pełną realizacją i odbiorem przedmiotu zamówienia. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001r. o cenach, ceną jest wartość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany 5

6 zapłacić za towar lub usługę; w cenie uwzględnia się podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług oraz podatkiem akcyzowym. 4. Cenę oferty należy przedstawić z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb. VIII. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie się kierował kryterium najniższej ceny brutto za realizację zamówienia kryterium zasadnicze najniższa cena oferty Opis waga udział w ocenie Cena oferty (z podatkiem VAT za 100 realizacje przedmiotu zamówienia, na którą powinny składać się wszelkie koszty ponoszone przez wykonawcę 2. Uzyskana liczba punktów w ramach kryterium zaokrąglana będzie do drugiego miejsca po przecinku. Przyznawanie ilości punktów poszczególnym ofertom odbywać się będzie wg następującej zasady: cena najniższej zaproponowanej oferty Liczba punktów = x 100 cena oferty badanej Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną zamówienia IX. Wymagania dotyczące wadium 1. Złożona oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości 200,- zł (słownie złotych: dwieście 0/100) 2. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach: pieniądzu, poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo kredytowej z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm). 3. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert. 4. Wadium wnoszone w pieniądzu powinno być wpłacone przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego w Banku Spółdzielczym w Biłgoraju nr , a wniesione w innej formie oryginał dokumentu należy złożyć w zamkniętym opakowaniu w siedzibie zamawiającego w pok. nr 106 (Sekretariat Starosty) lub przesłać na adres zamawiającego Starostwo Powiatowe w Biłgoraju, ul. Tadeusza 6

7 Kościuszki 94, Biłgoraj z dopiskiem - wadium album Materiały eksploatacyjne. 5. W przypadku wniesienia wadium w formie polecenia przelewu do oceny dochowania terminu jego wniesienia przyjęta będzie data wpływu środków pieniężnych na podany wyżej rachunek bankowy Zamawiającego. Na poleceniu przelewu należy wpisać: Wadium Materiały eksploatacyjne 6. W przypadku wniesienia wadium w innej formie niż pieniężna beneficjentem dokumentu wadialnego zgodnie z zapisami niniejszych istotnych warunków zamówienia powinien być Powiat Biłgorajski reprezentowany przez Zarząd Powiatu w Biłgoraju 7. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana: odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie lub zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. 8. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym 9. Zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza 10. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. 11. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium na wniosek wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert. X. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego Wzór umowy określa Załącznik nr 2 do IWZ. XI. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji. Załączniki: 1. Załącznik nr 1 formularz oferty 2. Załącznik nr 2 wzór umowy 7

8 ... (pieczęć wykonawcy) Załącznik nr 1 do IWZ OFERTA... imię i nazwisko, nazwa i adres wykonawcy składającego ofertę/ imiona i nazwiska, nazwy Wykonawców w przypadku oferty wspólnej... tel... fax województwo w odpowiedzi na zaproszenie do złożenia oferty na dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek i faksów użytkowanych w Starostwie Powiatowym w Biłgoraju, oferujemy realizację zamówienia zgodnie ze wszystkimi wymaganiami zawartymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia za kwotę cena brutto... zł (słownie...) Zgodnie z poniższym wykazem tabelarycznym: Lp. Nazwa Ilość sztuk Cena jednostkowa brutto Cena całkowita brutto (iloczyn kolumny D i E) A B D E F 1. Wkład do Brother HL Toner czarny OKI 5250n 1 3. Toner kolor OKI 5250n 1 4. Toner czarny OKI 5750dn 1 5. Toner kolor OKI 5750dn 1 6. Toner OKI B431d Bęben OKI B431d 5 8. Bęben OKI B430d 1 9. Toner OKI B430d Toner czarny OKI C Toner kolor OKI C Pas OKI C Bęben OKI C Wkład HP 1320n Wkład HP P2015n Wkład HP 2055dn 4 8

9 17. Wkład HP Laser jet Wkład HP Laser jet Wkład HP 3005dn Wkład Lexmark T Toner czarny Kyocera FS-C2026MFP Toner kolor Kyocera FS-C2026MFP Bęben Olivetti D-copia Toner Olivetti D-copia Toner Olivetti D-copia Bęben Olivetti D-copia Bęben WorkCentre 5222 bęben Toner WorkCentre 5222 toner Bęben Xerox Phaser Toner Xerox Phaser Bęben czarny Xerox Work Centre Toner kolor Xerox Work Centre Toner czarny Xerox Work Centre Xerox Work Centre 7232 pojemnik Toner Canon IR Toner Panasonic KX-MB Bęben Panasonic KX-MB Bęben Panasonic KX-FLB Toner Panasonic KX-FLB Tusz EPSON STYLUS PRO 9450 jeden komplet kolorów = 8x220ml EPSON STYLUS PRO 9450 Maintenance Tank (GĄBKA) SKK 4208 DNR taśma 1 Oświadczamy, że: 1. Oferowany przez nas przedmiot zamówienia spełnia wymagania zamawiającego określone szczegółowo w istotnych warunkach zamówienia, 2. cena oferty uwzględnia wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia w pełnym zakresie wskazanym w specyfikacji istotnych warunkach zamówienia, 3. Oświadczamy, że jesteśmy związani niniejsza ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. 4. Oświadczamy że wszystkie zapisane strony naszej oferty wraz z załącznikami są ponumerowane i cała oferta składa się z... stron. Data... Załączniki:... (podpis osoby uprawnionej do złożenia oferty) 9

10 OR U m o w a wzór Załącznik nr 2 do IWZ zawarta w dniu.. w Biłgoraju pomiędzy Powiatem Biłgorajskim reprezentowanym przez Zarząd Powiatu w Biłgoraju w imieniu, którego działa Pan Marian Tokarski Starosta Biłgorajski Pan Jarosław Piskorski Wicestarosta przy kontrasygnacie Skarbnika Powiatu Pana Grzegorza Płecha NIP zwanym dalej Zamawiającym a zwanym dalej Wykonawcą poprzedzona postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego poniżej kwoty ,- euro, o treści następującej: 1 1. Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do realizacji zamówienie polegające na dostawie materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kserokopiarek i faksów użytkowanych w Starostwie Powiatowym w Biłgoraju wraz z odbiorem zużytych materiałów eksploatacyjnych, zgodnie z warunkami określonymi w istotnych warunkach zamówienia oraz złożonej ofercie stanowiącymi integralną część umowy Dostawa przedmiotu zamówienia odbywać się będzie sukcesywnie w miarę bieżących potrzeb Zamawiającego, od dnia podpisania umowy do wyczerpania kwoty umownej, nie później niż do dnia 31 grudnia 2015r. 2. Wykonawca dostarczy materiały eksploatacyjne będące przedmiotem zamówienia do siedziby Zamawiającego na swój koszt i ryzyko w terminie 5 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia. 3. Zamówienia materiałów eksploatacyjnych przesyłane będą Wykonawcy w jednej z następujących form: pisemnie, faksem lub pocztą Nadzór nad realizacją umowy ze strony Kupującego pełnił będzie Andrzej Grabias Podinspektor ds. obsługi informatycznej Wartość przedmiotu umowy ustala się na kwotę. zł brutto (słownie złotych: ). 2. Za dostarczone materiały eksploatacyjne stosowane będą ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę w ofercie. 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany ilości zamawianych materiałów eksploatacyjnych i z tego powodu nie przysługują Wykonawcy żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego. 4. Zapłata za dostarczone materiały eksploatacyjne nastąpi przelewem na konto Wykonawcy w terminie 14 dni od daty dostawy zamówionego przedmiotu umowy wolnego od wad oraz otrzymania faktury VAT. 4 Jeżeli w trakcie trwania umowy Zamawiający stwierdzi, iż wydajność lub jakość dostarczonych produktów nie gwarantuje prawidłowego funkcjonowania urządzeń Zamawiającego lub jeżeli produkt nie sygnalizuje we właściwy sposób stanu zużycia 10

11 tuszu lub tonera Wykonawca zobowiązany jest do bezpłatnej wymiany dostarczanego produktu na nowy w terminie 2 dni roboczych od zgłoszenia wady Wykonawca zobowiązuje się do odbioru od Zamawiającego zużytych materiałów eksploatacyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami. 2. Przekazanie zużytych materiałów eksploatacyjnych nastąpi wraz z ich pisemnym wykazem Strony ustalają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy w formie kar umownych w następujących przypadkach i wysokościach: 1) za każdy dzień zwłoki w dostawie przedmiotu umowy bez uwag i usterek kary w wysokości 50,- zł. za każdy dzień zwłoki licząc od dnia upływu terminu określonego w 2 ust. 2. 2) za każdy dzień zwłoki w wymianie wadliwego produktu w wysokości 50,- zł. za każdy dzień zwłoki licząc od dnia upływu terminu określonego w 4. 3) Za odstąpienie od wykonania umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy karę w wysokości 10% ceny brutto przedmiotu umowy o której mowa w 3 ust. 1 umowy 7 Zamawiający może odstąpić od umowy w następujących przypadkach: 1) w przypadku zwłoki w dostawie częściowej materiałów eksploatacyjnych przekraczającej 10 dni licząc od dnia upływu terminu określonego w 2 ust. 2. Odstąpienie od umowy nastąpi w tym przypadku w terminie 7 dni od dnia upływu wskazanego powyżej terminu zwłoki. 2) w przypadku dostarczenia przez Wykonawcę, materiałów eksploatacyjnych o cechach niezgodnych z zamówieniem Zamawiającego. Odstąpienie od umowy nastąpi w terminie 7 dni od dnia zawiadomienia Wykonawcy o wadliwości produktu. 8 Umowa zostaje zawarta na okres od dnia podpisania do dnia 31 grudnia 2015 roku lub do wyczerpania kwoty umowy, o której mowa w 3 ust Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 10 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. 11 Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, trzy dla Zamawiającego i jednym dla Wykonawcy. Zamawiający Wykonawca 11