Wojewódzki Inspektorat Weterynarii Zakład Higieny Weterynaryjnej w Białymstoku KSIĘGA JAKOŚCI Rozdział 4.1 Organizacja

Transkrypt

1 Strona: Status prawny. w Białymstoku zwany dalej Wojewódzkim Inspektoratem jest jednostką organizacyjną stanowiącą aparat pomocniczy Podlaskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii i działa w oparciu o następujące przepisy: 1) ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. o Inspekcji Weterynaryjnej (Dz. U j.t. z późn. zm. ); 2) ustawę z dnia 10 grudnia 2003 r. o kontroli weterynaryjnej w handlu (Dz. U j.t) 3) ustawę z dnia 16 grudnia 2005 r. o produktach pochodzenia zwierzęcego (Dz. U j.t.); 4) ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o ochronie zdrowia zwierząt oraz zwalczaniu chorób zakaźnych zwierząt (Dz. U j.t. z późn.zm. ); 5) ustawę z dnia 06 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2008 r. Nr 45, poz. 271 z późn. zm.); 6) ustawę z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ochronie zwierząt (Dz. U j.t. z późn. zm.); 7) ustawę z dnia 22 lipca 2006 r. o paszach (Dz. U j.t. z późn. zm. ); 8) ustawę z dnia 25 sierpnia 2006 r. - o bezpieczeństwie żywności i żywienia ( Dz.U j.t. z póż.zm.); 9) ustawę z dnia 29 czerwca 2007 r. o organizacji hodowli i rozrodzie zwierząt gospodarskich (Dz. U. z z późn. zm.); 10) ustawę z dnia 2 kwietnia 2004 r. o systemie identyfikacji i rejestracji zwierząt (Dz.U j.t. ); 11) ustawę z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz.U j.t.); 12) ustawę z dnia 13 października 1998 r. - Przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną (Dz. U z późn. zm.); 13) ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. - o finansach publicznych (Dz.U j.t. z póź. zm.); 14) ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz.U j.t. ) 15) przepisy wykonawcze wydane do ustaw wyszczególnionych w punktach 1 14; 16) inne ustawy, które mają zastosowanie w zakresie działalności Inspekcji Weterynaryjnej; 17) obowiązujące przepisy prawa Unii Europejskiej; 18) zarządzenie Nr 1 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 02 marca 2010 w sprawie organizacji wojewódzkich, powiatowych i granicznych inspektoratów weterynarii (Dz.Urz. MRiRW z późn. zm. ); 19) Statut Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego;

2 Strona: 02 20) Regulaminu Organizacyjnego WIW w Białymstoku ustalonego zarządzeniem Nr 13/2010 PWLWet. z dnia 27 lipca 2010 r., zmienionego zarządzeniem nr 3/2013 PWLWet. z dnia 1 marca 2013r. oraz zarządzeniem nr 9/2015r. z dnia 05 maja 2015r. ;zatwierdzonego przez Wojewodę Podlaskiego, który szczegółowo określa strukturę organizacyjną WIW i zakres działania ZHW w Białymstoku w oparciu o przepisy wyszczególnione w pkt wchodzi w skład struktury organizacyjnej Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Białymstoku w Białymstoku jest państwową jednostką budżetową wchodzącą w skład zespolonej administracji rządowej województwa podlaskiego. Pracą Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Białymstoku kieruje Podlaski Wojewódzki Lekarz Weterynarii Henryk Grabowski, jako Najwyższe Kierownictwo w Organizacji W skład Wojewódzkiego Inspektoratu wchodzą: 1) Zespół ds. zdrowia i ochrony zwierząt; 2) Zespół ds. bezpieczeństwa żywności; 3) Zespół ds. pasz i utylizacji 4) Zespół ds. nadzoru farmaceutycznego 5) Zespól ds. finansowo-księgowych 6) Zespół ds. administracyjnych 7) Zespól ds. obsługi prawnej 8) Samodzielne stanowisko ds. ochrony informacji niejawnych i ds. obronnych 9) Samodzielne stanowisko ds. oceny działalności Inspekcji Weterynaryjnej 10) Samodzielne stanowisko ds. audytu kontroli urzędowych 11/, w skład którego wchodzą: a) sekretariat b) punkt przyjęcia próbek Nr 1; c) punkt przyjęcia próbek Nr 2; d) punkt przyjęcia próbek Nr 3; e) Pracownia Badań Chemicznych Środków Spożywczych; f) Pracownia Badań Mikrobiologicznych Środków Spożywczych; g) Pracownia Przygotowania Podłóż Bakteriologicznych i Szkła Laboratoryjnego; h) Pracownia Badań Serologicznych; i) Pracownia Patologii i Badania Pasz; j) Pracownia Wykrywania Włośni, w tym TPWW;

3 Strona: 03 12) Oddział w Łomży, w skład którego wchodzą: a) sekretariat; b) punkt przyjęcia próbek c) Pracownia Patologii i Badania Pasz d) Pracownia Badań Serologicznych; Systemem zarządzania objęte są następujące obszary Zakładu Higieny Weterynaryjnej w Białymstoku: - Pracownia Badań Chemicznych Środków Spożywczych; - Pracownia Badań Mikrobiologicznych Środków Spożywczych; - Pracownia Przygotowania Podłóż Bakteriologicznych i Szkła Laboratoryjnego; - Pracownia Badań Serologicznych; - Pracownia Patologii i Badania Pasz; - Pracownia Wykrywania Włośni, w tym TPWW - Sekretariat ZHW; - Punkty Przyjęcia Próbek nr 1, nr 2 i nr 3 w budynkach : ul. Zwycięstwa 26a/1 oraz ul. Zwycięstwa 26a. Załącznik nr 1 do Księgi Jakości przedstawia schemat organizacyjny WIW-ZHW-PIW- TPWW wykonuje zadania w zakresie: 1/ badań laboratoryjnych zleconych przez organa Inspekcji Weterynaryjnej; 2/ badań laboratoryjnych w zakresie występowania pozostałości chemicznych, biologicznych, leków oraz skażeń promieniotwórczych w tkankach zwierząt, mięsie i środkach spożywczych pochodzenia zwierzęcego według programu określonego przez Głównego Lekarza Weterynarii; 3/ badań laboratoryjnych w zakresie występowania zakażeń zwierząt według programu określonego przez Głównego Lekarza Weterynarii; 4/ badań laboratoryjnych usługowych zleconych przez osoby fizyczne i prawne w zakresie stosowanych metodyk; 5/ badań mikrobiologicznych surowców i środków spożywczych pochodzenia zwierzęcego, środków żywienia zwierząt i materiału patologicznego metodami klasycznymi oraz z zastosowaniem techniki PCR. 6/ badań chemicznych przy wykorzystaniu metod z zastosowaniem chromatografii cieczowej, gazowej, absorpcyjnej spektrometrii atomowej, spektrometrii mas oraz metody immunoenzymatyczne elisa i chemii klasycznej surowców i środków spożywczych pochodzenia zwierzęcego oraz środków żywienia zwierząt; 7/ badań radiologicznych ogólna aktywność beta; 8/ badań serologicznych enzootyczna białaczka bydła, bruceloza bydła i owiec, NZK koni, nosacizna koni, zaraza stadnicza koni, choroby Aujeszkego

4 9/ badań anatomopatologicznych; 10/ badań parazytologicznych ; 11/ badania immunoenzymatyczne; 12/ badania biologiczne ( wykrywanie włośni) Strona: System zarządzania w ZHW jest wdrożony i utrzymywany zgodnie z aktualnym wydaniem normy PN- EN ISO/IEC Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących Pracownicy zatrudnieni w ZHW zostali zapoznani z treścią aktualnego Regulaminu organizacyjnego WIW w Białymstoku, co potwierdzili podpisem. Regulamin organizacyjny wraz z podpisami pracowników przechowuje Kierownik ZHW Każdy pracownik zatrudniony w ZHW zapoznał się ze swoim zakresem podstawowych szczegółowych obowiązków oraz praw pracownika, co potwierdził własnoręcznym podpisem na odpowiednim dokumencie Zakres obowiązków służbowych, uprawnień i odpowiedzialności pracownika, z których jeden egzemplarz jest przechowywany w WIW, a drugi w ZHW Kierownikiem ZHW jest lek.wet. Beata Glazer Kierownikiem ds. Jakości ZHW jest mgr inż. Tamara Kostrzewa, której zakres odpowiedzialności i uprawnień jest ustalony tak, iż zapewnia, że system zarządzania w ZHW jest wdrożony i stale przestrzegany Kierownik ds. Jakości ma dostęp do najwyższego poziomu zarządzania jakim jest Podlaski Wojewódzki Lekarz Weterynarii, który podejmuje decyzje dotyczące polityki oraz zasobów potrzebnych do działalności ZHW Kierownicy Pracowni ponoszą pełną odpowiedzialność merytoryczną za działalność w odpowiedniej pracowni, w tym za zaopatrzenie w środki potrzebne do zapewnienia wymaganej jakości w pracowni oraz ponoszą pełną odpowiedzialność za działania metrologiczne niezbędne w działalności ZHW. Kierownikami poszczególnych pracowni są następujące osoby: - dr n.med. Lech Rodziewicz - Pracownia Badań Chemicznych Środków Spożywczych ( PBChŚSp.); - mgr inż.tamara Kostrzewa - Pracownia Badań Mikrobiologicznych Środków Spożywczych (PBMŚSp.); - lek. wet. Joanna Zaremba - Pracownia Patologii i Badania Pasz ( PPiBP);

5 Strona: 05 - mgr Alina Myślińska - Pracownia Badań Serologicznych ZHW ( PBS); - mgr inż. Tamara Kostrzewa Pracownia Wykrywania Włośni (PWW); - mgr Krystyna Nalikowska - Pracownia Przygotowania Podłóż Bakteriologicznych i Szkła Laboratoryjnego ( PPPBiSz.L) Wykaz osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych w ZHW oraz osób pełniących funkcje ich zastępców przedstawiono w załączniku nr 2 do Księgi jakości ZHW Sprawozdania z symbolem akredytacji z badań wykonywanych w ZHW podpisywane są przez osobę upoważnioną, odpowiedzialną za badania ( merytoryczna odpowiedzialność).wykaz osób autoryzujących sprawozdania przedstawiono w załączniku nr 3 do Księgi jakości ZHW. Dodatkowo każde sprawozdanie jest zatwierdzane przez osoby wymienione w załączniku nr 4 do Księgi jakości ZHW Zakresy uprawnień i obowiązków dla poszczególnych stanowisk kierowniczych: 1. Podlaski Wojewódzki Lekarz Weterynarii Podlaski Wojewódzki Lekarz Weterynarii jest odpowiedzialny w ZHW za: - politykę jakości ; - za zapewnienie integralności systemu zarządzania podczas planowania i wdrażania zmian w systemie zarządzania; - zapewnienie niezbędnych środków do prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania; - podejmowanie decyzji o odstępstwach od deklarowanej polityki jakości; - dokonywanie przeglądu zarządzania, w tym przegląd wszystkich elementów systemu zarządzania i działalności badawczej; - zatwierdzenie procedury ogólnej PO-10 Przegląd zarządzania ; - zatwierdzenie planu szkoleń pracowników ZHW. - zatwierdzanie programu auditów wewnętrznych; 2. Kierownik ZHW Kierownik ZHW bezpośrednio podlega Podlaskiemu Wojewódzkiemu Lekarzowi Weterynarii. Jest on odpowiedzialny za całokształt zagadnień związanych z funkcjonowaniem ZHW oraz za realizację polityki jakości. Zakres uprawnień i obowiązków Kierownika ZHW obejmuje: - nadzorowanie funkcjonowania systemu zarządzania; - ścisłe współdziałanie z Kierownikiem ds. Jakości w zakresie realizacji polityki - jakości; - ścisłe współdziałanie z Kierownikami Pracowni w zakresie metrologicznej działalności laboratorium;

6 Strona: 06 - ustalanie zakresów uprawnień i obowiązków dla poszczególnych pracowników ZHW oraz czuwanie nad ich przestrzeganiem; - nadawanie upoważnień Kierownikom Pracowni oraz innym pracownikom bezpośrednio podległym - kontrolowanie przestrzegania zasad poufności badań; - terminowe przygotowywanie sprawozdawczości i innych informacji dotyczących pracy ZHW; - zatwierdzanie sprawozdań z badań; - inicjowanie i organizowanie weryfikacji metod badań (w tym również badań mię- - dzylaboratoryjnych); - podejmowanie decyzji o odstępstwach z działalności ZHW i TPWW oraz zarządzanie odstępstwami - nadzór nad sposobem postępowania z próbkami; - planowanie szkoleń personelu ZHW w celu podnoszenia kwalifikacji; - organizowanie szkolenia nowoprzyjętych pracowników; - stałe podnoszenie własnych kwalifikacji; - nadzór nad wdrażaniem, przestrzeganiem i doskonaleniem procedur oraz instrukcji obowiązujących w ZHW; - nadzór nad terminowym realizowaniem zleceń klientów; - zatwierdzanie księgi jakości, procedur ogólnych, procedur badawczych i zmian do nich; - współpracę z klientem; - nadzorowanie przeglądu umów; - przyjmowanie i załatwianie skarg; - przedkładanie Podlaskiemu Wojewódzkiemu Lekarzowi Weterynarii propozycji planowanych robót remontowo- budowlanych i modernizacyjnych obiektów ZHW; - uczestniczenie w sporządzaniu rocznych projektów i planów finansowych WIW; - przedkładanie Zespołowi Administracyjno- Gospodarczemu i Zaopatrzenia rocznego zapotrzebowania na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług związanych z funkcjonowaniem ZHW; - zatwierdzanie Projektu listy badań prowadzonych w ramach zakresu elastycznego - zatwierdzanie Listy badań prowadzonych w ramach zakresu elastycznego - zatwierdzanie Listy osób upoważnionych do zarządzania zakresem elastycznym.

7 Strona: Kierownik ds. Jakości Kierownik ds. Jakości podlega bezpośrednio Kierownikowi ZHW i ma bezpośredni dostęp do Podlaskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii. Kierownik ds. Jakości nadzoruje przestrzeganie wdrożonego systemu zarządzania w ZHW, w tym w TPWW. Kierownika ds. Jakości : - opracowuje Księgę Jakości, Księgę Zarządzania i procedury ogólnych dotyczących ogólnych zasad systemu zarządzania - nadzoruje redagowanie dokumentów oraz aktualizację dokumentów i ich rozdziałów; - nadzoruje i zarządza normami dotyczącymi systemów zarządzania jakością pod kątem zapewnienia stosowania ostatniego ważnego wydania normy; - zatwierdza instrukcje związane z procedurami ogólnymi w zakresie systemu zarządzania; - rozwiązuje problemy związane z funkcjonowaniem systemu zarządzania w ZHW/TPWW - nadzoruje doskonalenie skuteczności systemu zarządzania, - zarządza programem audytów, w tym : - opracowuje program auditów wewnętrznych; - powołuje zespół do przeprowadzania każdego auditu wewnętrznego, w tym wyznaczenie auditora wiodącego wewnętrznego; - analizuje raporty z auditów; - ustala porządek dzienny przeglądów zarządzania; - sporządza zapisy z przeglądów zarządzania; - prowadzi rejestr odstępstw - rejestruje i zarządza pracą niezgodną z wymaganiami w obszarze systemu zarządzania - zatwierdza Karty działań, w tym plan działań i ocenia skuteczność działań zapobiegawczych i korygujących; - prowadzi rejestr procedur badawczych; - sprawuje nadzór nad stosowaniem procedury ogólnej nr PO-04 "Nadzór nad wyposażeniem pomiarowym", w tym zatwierdzanie i rozpowszechnianie instrukcji ogólnych związanych ze sprawdzaniem wyposażenia pomiarowego - bierze udział w szkoleniach z zakresu systemu zarządzania; - szkoli nowoprzyjętych pracowników do ZHW lub TPWW w zakresie ogólnych zasad funkcjonowania systemu zarządzani. - odpowiada za współpracę z PCA - przygotowuje i uaktualnia ( na podstawie Projektu listy badań prowadzonych w ramach zakresu elastycznego) Listy badań prowadzonych w ramach zakresu elastycznego - przechowuje i nadzoruje Listy badań prowadzonych w ramach zakresu elastycznego

8 Strona: Kierownik Pracowni Badań Mikrobiologicznych Środków Spożywczych, Kierownik Pracowni Badań Chemicznych Środków Spożywczych, Kierownik Pracowni Badań Serologicznych, Kierownik Pracowni Patologii i Badania Pasz, Kierownik Pracowni Wykrywania Włośni ( w zakresie działalności w siedzibie). Kierownicy Pracowni podlegają bezpośrednio Kierownikowi ZHW. Kierownik Pracowni odpowiada za: - wdrażanie systemu zarządzania w pracowni; - całokształt działalności pracowni i pracę podległego personelu; - organizację pracy w pracowni; - nadawanie upoważnień pracownikom bezpośrednio podległym ( kierownik PWW nadawanie upoważnień lekarzom wyznaczonym do pracy w TPWW) - współpracę z innymi pracowniami w przypadku gdy zakres badań wykracza poza ramy jednej pracowni; - nadzór nad walidacją metod i sterowaniem jakością badań w pracowni; - merytoryczny nadzór nad badaniami; - nadzór nad procedurami badawczymi i instrukcjami badawczymi; - nadzór nad aktualizacją własnych procedur/instrukcji badawczych; - nadzór i zarządzanie normami dotyczącymi badań pod kątem zapewnienia stosowania ostatniego ważnego wydania normy; - nadzorowanie i/lub planowanie sprawdzania, konserwacji i napraw wyposażenia pomiarowego; - zatwierdzanie instrukcji sprawdzania i użytkowania specyficznego wyposażenia pomiarowego i skróconych instrukcji obsługi wyposażenia pomiarowego w pracowni. - wyniki badań laboratoryjnych prowadzonych w pracowni i za ich terminowe wykonywanie; - przestrzeganie procedur ogólnych i badawczych oraz instrukcji przy wykonywaniu badań; - nadzór nad prowadzeniem zapisów; - zatwierdzanie instrukcji związanych z metodami badań; - nadzorowanie przeglądu zleceń badań kierowanych do w ZHW; - racjonalne zamawianie i wykorzystywanie materiałów do badań; - terminowe wykonywanie sprawozdań z zakresu działalności pracowni; - utrzymywanie czystości w pracowni; - zarządzanie pracami niezgodnymi z wymaganiami - wnioskowanie do Kierownika ZHW o rozszerzenie zakresu elastycznego (Projekt rozszerzenia zakresu elastycznego). - przygotowywanie Projektu listy badań prowadzonych w ramach zakresu elastycznego - zgłaszanie Projektu listy badań prowadzonych w ramach zakresu elastycznego do Kierownika ZHW i Kierownika ds. jakości - zatwierdzanie Listy osób upoważnionych do zarządzania zakresem elastycznym, w zakresie działalności swojej Pracowni

9 Strona: 09 - zarzadzanie zakresem elastycznym we własnej Pracowni wg aktualnego załącznika nr Zał.04/PO-21 Kierownik Pracowni zobowiązany jest do: - ścisłej współpracy z Kierownikiem ZHW i Kierownikiem ds. jakości - weryfikacji wyników wychodzących z pracowni; - uczestniczenia w opracowywaniu dokumentacji wynikającej z dokumentowania system zarządzania w pracowni; - ciągłego podnoszenia kwalifikacji poprzez uczestnictwo w szkoleniach oraz poprzez samokształcenie; 5. Kierownik Pracowni Przygotowywania Podłóż Bakteriologicznych i Szkła Laboratoryjnego Kierownik w/w Pracowni podlega bezpośrednio Kierownikowi ZHW Kierownik Pracowni odpowiada za: - wdrażanie systemu zarządzania w pracowni; - całokształt działalności pracowni i pracę podległego personelu; - organizację pracy w pracowni; - nadawanie upoważnień pracownikom bezpośrednio podległym - zapewnienie pożywek w ilości i jakości warunkującej ciągłość i dobrą jakość pracy w pracowni badań mikrobiologicznych; - sprawdzanie właściwości fizycznych pożywek; - sprawdzanie jałowości pożywek; - zlecanie pracowniom mikrobiologicznym ZHW wykonania sprawdzenia żyzności wytworzonych pożywek; - analiza wyników żyzności; - konsultowanie się z pracowniami mikrobiologicznymi w zakresie przygotowywania pożywek; - nadzór nad przygotowywaniem pożywek i szkła laboratoryjnego; - terminowe wykonywanie pożywek i przygotowywanie szkła laboratoryjnego; - dystrybucję pożywek i szkła laboratoryjnego; - nadzorowanie i/lub planowanie sprawdzania, konserwacji i napraw wyposażenia pomiarowego; - nadzór nad wyposażeniem pomiarowym i nad jego zakupem; - zatwierdzanie instrukcji sprawdzania i użytkowania specyficznego wyposażenia pomiarowego i skróconych instrukcji obsługi wyposażenia pomiarowego w pracowni. - przestrzeganie procedur ogólnych oraz instrukcji obowiązujących w pracy Pracowni; - nadzór nad prowadzeniem zapisów; - racjonalne zamawianie i wykorzystywanie materiałów do badań; - terminowe wykonywanie sprawozdań z zakresu działalności pracowni;

10 Strona: 10 - utrzymywanie czystości w pracowni - zarządzanie pracami niezgodnymi z wymaganiami Kierownik Pracowni zobowiązany jest do: - ścisłej współpracy z Kierownikiem ZHW i Kierownikiem ds. Jakości - uczestniczenia w opracowywaniu dokumentacji wynikającej z dokumentowania systemu zarządzania w pracowni; - ciągłego podnoszenia kwalifikacji poprzez uczestnictwo w szkoleniach oraz poprzez samokształcenie; Każdy pracownik jest świadomy istoty i ważności swoich działań i tego jak przyczynia się do osiągania celów systemu zarządzania. Każdy pracownik zobowiązany jest do sygnalizowania zauważonych, potencjalnych zagrożeń oraz potrzeb doskonalenia w poszczególnych punktach działalności ZHW. Zakresy obowiązków służbowych, uprawnień i odpowiedzialności pracownika dla osób zatrudnionych w ZHW są przechowywane i dostępne u Kierownika ZHW ZHW zapewnia właściwe procesy komunikacyjne w działalności laboratorium, w tym przekazywanie informacji poprzez: - pocztę elektroniczną ( obowiązek odbierania poczty co najmniej 1x dziennie za potwierdzeniem) - tablicę ogłoszeń lub tzw. obiegiem; - regularne spotkania Podlaskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii z Kierownikiem ZHW i Kierownikiem ds. jakości.; - odprawy personelu i inne zebrania kierownika ZHW z podległymi mu kierownikami oraz konsekwentnie, kierowników pracowni ze swoim personelem; - zebrania/spotkania organizowane przez Kierownika ds. jakości z pracownikami ZHW - indywidualne ogłoszenia i pisma personelu kierowniczego; - udział kierownika ZHW i kierowników pracowni w naradach inspektorów; - system EZD ( Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami) Z istotnych spotkań sporządzane są notatki służbowe, które przechowywane są u odpowiednich kierowników.