SPIS TREŚCI SPIS TREŚCI

Transkrypt

1 3 SPIS TREŚCI Wstęp... str Podstawy gospodarki majątkowej... str Środki trwałe... str Podział środków trwałych w ujęciu księgowym... str Praktyczne ewidencjonowanie środków trwałych... str Ewidencja ilościowo wartościowa... str Ewidencja ilościowa... str Ewidencja materiałowa... str Przekształcenie dotychczasowej ewidencji... str Podział majątku trwałego wg rodzaju i wartości... str Ewidencja księgozbioru... str Inwentaryzowanie majątku... str. 31 Ogólne zasady inwentaryzowania... str Zasady likwidacji (kasacji) składników majątkowych... str Zasady gospodarowania środkami pieniężnymi (instrukcja kasowa)... str Gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania... str Pieczęcie, pieczątki i stemple... str Organizacja i główne zasady gospodarki magazynowej (instrukcja magazynowa)... str Ewidencja materiałowa i magazynowa... str Kontrola gospodarki magazynowej.... str Podstawowe obowiązki magazyniera... str Zasady postępowania z dokumentacją finansowo księgową klasyfikacja, przechowywanie, archiwizacja i brakowanie... str Odpowiedzialność materialna pracowników... str Odpowiedzialność pracownika za mienie powierzone... str Odpowiedzialność pracownika za szkodę w zakresie mienia cudzego... str Kontrola wewnętrzna gospodarki finansowej... str. 72 Standardy kontroli finansowej i audytu... str Przykładowy zakres kontroli finansowej... str Organizacja jednostki... str Gospodarka majątkowa (środki pieniężne, składniki rzeczowe)... str Główne braki i niedociągnięcia w zakresie gospodarki finansowej i majątkowej... str Kontrola zabezpieczenia sfery informatycznej... str Zabezpieczenie pomieszczeń... str Zabezpieczenie dostępu do baz danych... str Inne zagadnienia kontrolne... str Rachunkowość jednostki... str Podsumowanie... str Wykaz załączników... str. 114

2 4 WSTĘP Każda placówka oświatowa dla wykonania swoich zadań statutowych musi dysponować odpowiednim zasobem środków materialnych, takich jak: budynki, urządzenia techniczne, sprzęty, pomoce dydaktyczne, meble, środki pieniężne i inne składniki majątku. Zarządzanie majątkiem stanowi zespół wielu działań o dużym stopniu trudności i znacznej komplikacji. Dotyczy to szczególnie placówek oświatowych, gdzie mamy do czynienia ze sporym nagromadzeniem zróżnicowanych składników majątkowych, przy czym ich rozproszenie oraz aktywność uczniów i wychowanków stwarza dodatkowe wymagania w zakresie zabezpieczeń i stałego nadzoru. Zakres gospodarki majątkowej jest bardzo szeroki i obejmuje między innymi: 1. zakupy (celowość i oszczędność oraz zasady udzielania zamówień publicznych), 2. ewidencjonowanie składników i rozliczanie majątku (w tym inwentaryzowanie), 3. konserwacje, naprawy i remonty, 4. zabezpieczenie mienia (organizacyjne i techniczne). Poprawna realizacja każdego z tych zadań wymaga znajomości przepisów, umiejętności fachowych a w niektórych przypadkach wiąże się z koniecznością angażowania znacznych środków budżetowych. Przestrzeganie wymogów i reguł w dobie częstych zmian prawnych jest bardzo utrudnione, niemniej trzeba pamiętać, że nieznajomość zasad i przepisów nie uwalnia nikogo od odpowiedzialności i często jest traktowana na równi ze świadomym ich łamaniem. Głównym powodem, dla którego postanowiłem usystematyzować zagadnienia dotyczące gospodarki majątkowej jest duża liczba problemów dotyczących głównie ewidencjonowania i inwentaryzowania składników majątkowych, prawidłowej likwidacji, a także amortyzacji, umarzania oraz ulepszania środków trwałych. Zakres i powtarzalność tych problemów dowodzą, że większość jednostek oświatowych na terenie całego kraju stosuje przestarzałe oraz nieracjonalne zasady i wzorce, mające swoje źródło w przyzwyczajeniach wywodzących się z lat 50 tych. W efekcie, przy dużym nakładzie pracy faktyczny nadzór nad majątkiem jest iluzoryczny, co przy rosnących wymogach organów kontrolnych może stanowić poważne zagrożenie dla dyrektorów szkół i innych placówek oświatowych. Aby temu zapobiec należy przede wszystkim: I. dokładnie poznać i właściwie zinterpretować obowiązujące przepisy, II. podjąć zdecydowane kroki w celu uproszczenia ewidencji majątkowej, III. wprowadzić czytelne zasady kontroli stanów majątkowych (w tym również inwentaryzowania i kasacji), IV. wzmocnić nadzór pracowniczy nad majątkiem. Mam nadzieję, że książka, którą mam przyjemność Państwu przekazać, spełni oczekiwania i ułatwi zarządzanie majątkiem oświatowym.

3 5 8. INWENTARYZOWANIE MAJĄTKU Wymogi i zasady inwentaryzowania składników majątkowych określa ustawa o rachunkowości. Ustalanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów odbywa się drogą spisu z natury, w formie uzgodnienia sald i potwierdzenia stanu księgowego a także przez porównanie stanu wynikającego z zapisów w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację ich zgodności. Ustawa o rachunkowości nakłada na kierownika jednostki obowiązek m.in.: okresowego ustalania i sprawdzania stanu aktywów i pasywów, właściwego dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych, należytej ochrony i przechowywania dokumentów inwentaryzacyjnych (co najmniej 5 lat). Inwentaryzacja jest formą wewnętrznej kontroli finansowej, do której kierownik jednostki jest zobowiązany artykułem 44 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z artykułem 47 w/w ustawy kontrola finansowa dotyczy również gospodarowania mieniem i obejmuje m.in.: zapewnienie przestrzegania odpowiednich procedur (instrukcja inwentaryzacyjna), badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym (spis z natury), prowadzenie gospodarki finansowej. Ogólne zasady inwentaryzowania majątku zawarte w artykule 26 i 27 ustawy o rachunkowości nie są szczegółowo określone w żadnych przepisach wykonawczych. Dlatego też proponowany niżej zbiór zasad inwentaryzowania majątku należy traktować jako przykładowy zestaw reguł postępowania, oparty zarówno o obowiązujące przepisy jak i wieloletnią praktykę. Szczegółowe zasady, właściwe dla każdej jednostki powinna określać INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA, której przykładowy wzór znajduje się na załączonej płycie CD Ustawowy okres inwentaryzacji rocznej dla większości składników rozpoczyna się 1 października danego roku i kończy 15 stycznia roku następnego.

4 6 1. ODPOWIEDZIALNOŚĆ MATERIALNA PRACOWNIKÓW Spośród wielu elementów wpływających na poziom zabezpieczenia mienia w każdym zakładzie na pierwszym miejscu należałoby postawić czynnik ludzki. Najlepsze programy, instrukcje i urządzenia nie ochronią majątku, jeśli brak będzie właściwego zaangażowania, fachowości oraz poczucia odpowiedzialności ze strony ogółu pracowników. Formalnie za majątek jednostki odpowiada dyrektor i to on, we własnym interesie, powinien zorganizować skuteczny system jego zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem oraz niewłaściwym użytkowaniem. Udział zespołu pracowniczego w tym procesie jest kluczowy, stąd konieczność oparcia się nie tylko na dobrej woli personelu. Aby szef jednostki mógł z czystym sumieniem sprecyzować, a następnie egzekwować zakres i wymagania dotyczące odpowiedzialności materialnej pracowników, winien stworzyć im odpowiednie warunki umożliwiające wywiązanie się z nałożonych obowiązków w tym względzie. Zgodnie z postanowieniem artykułu 94 Kodeksu pracy pkt 1 i 2, pracodawca jest obowiązany w szczególności: 5. zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami, 6. organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystywanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy. Z kolei pracownik jest obowiązany wykonać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Ponadto pracownik winien dbać o dobro zakładu, chronić jego mienie, oraz zachowywać w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art i 2 pkt 4 Kodeksu pracy).

5 7 17.PRZYKŁADOWY ZAKRES KONTROLI FINANSOWEJ Poniższe zagadnienia kontrolne zostały opracowane na bazie tematyki stosowanej przez zespoły rewizyjne kontroli zewnętrznych (w tym prowadzonych przez RIO), grupując obszary kontrolne, uzupełniane je krótkimi informacjami definiującymi stan wymagany Organizacja jednostki Każda jednostka organizacyjna powinna posiadać aktualny STATUT uchwalony, bądź zatwierdzony przez właściwy organ nadrzędny. Kontrola dotyczy zgodności statutu z obowiązującymi wymogami formalno prawnymi. W przypadku, gdy statut nie określa szczegółowej organizacji jednostki, w tym schematu organizacyjnego, zakresów działań poszczególnych komórek organizacyjnych oraz zakresów kompetencji i odpowiedzialności pracowników (szczególnie kadry kierowniczej) należy opracować i wdrożyć regulamin organizacyjny. Kontroluje się zgodność regulaminu z obowiązującymi przepisami oraz ze stanem faktycznym jednostki. Szczególnie istotne są zadania komórek finansowych, płacowych i gospodarczych (zamówienia publiczne, gospodarka majątkowa). Istotny obszar kontrolny stanowią INSTRUKCJE WEWNĘTRZNE, w tym: regulamin pracy, regulaminy wynagradzania, zakładowy plan kont, instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów, instrukcja inwentaryzacyjna, instrukcja magazynowa, instrukcja kasowa. i REGULAMINY Wymienione wyżej instrukcje wraz z zakładowym planem kont wchodzą w zakres DOKUMENTACJI opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości. Kontrola dotyczy zgodności powyższej dokumentacji obowiązującymi przepisami i stanem faktycznym jednostki. Należy miejscu przypomnieć, że w/w dokumentację wprowadza zarządzeniem (zał. nr 6) z w tym

6 8 22. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW Załącznik 1... str. 115 Rachunkowość jednostki Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości wyciąg. Załącznik 2... str. 131 Ustawa o finansach publicznych wyciąg. Załącznik 3... str. 140 Ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych Załącznik 4... str. 148 Amortyzowanie i ulepszanie środków trwałych. Załącznik 5...str. 153 Wyciąg z rzeczowego wykazu akt. Załącznik 6... str. 157 Przykładowe zarządzenie dyrektora w sprawie zasad rachunkowości. Załącznik 7... str. 158 Przykładowe zarządzenie dyrektora w sprawie zasad ewidencjonowania składników majątkowych. Załącznik 8... str. 159 Przykładowy wzór ewidencji ilościowo wartościowej (konto 013). Załącznik 9... str. 160 Przykładowe zarządzenie dyrektora w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji majątku w formie spisu z natury. Załącznik str. 161 Przykładowe sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury. Załącznik str. 162 Przykładowy protokół z przeprowadzenia kontroli kasy. Załącznik str. 163 Przykładowy arkusz spisu z natury. Załącznik str. 164 Przykładowy protokół kasacyjny. Załącznik str. 165 Oświadczenie o odpowiedzialności materialnej pracownika. Załącznik str. 166 Przykładowy protokół zdawczo odbiorczy przekazania mienia. Załącznik str. 168 Przykładowy protokół zdawczo odbiorczy magazynu. Załącznik str. 170 Przykładowa karta przydziału środków ochrony indywidualnej, obuwia roboczego. odzieży i

7 9 Załącznik nr 2 ŚRODKI PUBLICZNE USTAWA z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104) - wyciąg - Środkami publicznymi są m.in.: dochody publiczne; przychody jednostek sektora finansów publicznych pochodzące z prowadzonej przez nie działalności oraz pochodzące z innych źródeł (art. 5 ust. 1 pkt 1 i 5). DOCHODY PUBLICZNE Dochodami publicznymi są m.in.: wpływy ze sprzedaży wyrobów i usług świadczonych przez jednostki sektora finansów publicznych; dochody z mienia jednostek sektora finansów publicznych, do których zalicza się w szczególności: - wpływy z umów najmu, dzierżawy i innych umów o podobnym charakterze, - odsetki od środków na rachunkach bankowych, spadki, zapisy i darowizny w postaci pieniężnej na rzecz jednostek sektora finansów publicznych; odszkodowania należne jednostkom sektora finansów publicznych (art. 5 ust. 2 pkt 3 6); JAWNOŚĆ I PRZEJRZYSTOŚĆ FINANSÓW PUBLICZNYCH Gospodarka środkami publicznymi jest jawna (art. 12 ust. 1). Przepisu ust. 1 nie stosuje się do środków publicznych, których pochodzenie lub przeznaczenie zostało uznane za informację niejawną na podstawie odrębnych przepisów lub jeżeli wynika to z umów międzynarodowych (art. 12 ust. 2). Zasada jawności gospodarowania środkami publicznymi jest realizowana przez: 1) jawność debaty budżetowej w Sejmie i Senacie oraz debat budżetowych w organach stanowiących jednostek samorządu terytorialnego;