Jak dotrzeć do informacji? Wprowadzenie do tematu metod poszukiwania informacji w Internecie

Transkrypt

1 Jak dotrzeć do informacji? Wprowadzenie do tematu metod poszukiwania informacji w Internecie

2 1. Zasady poszukiwania informacji biznesowych przez sekretariat Poszukiwanie informacji, przy zupełnym ich braku na dany temat, można zacząć od Internetu. Oczywiście nie wszystkie dane potrzebne szefowi firmy są do znalezienia w sieci. Cele poszukiwania powinny być realistyczne - należy pamiętać, że informacja jest w dzisiejszych czasach towarem i często źródłem przewagi konkurencyjnej, zatem znaczna część istotnych dla biznesu informacji nie tylko nie jest w Internecie zamieszczana, ale wręcz chroniona. Ważne jest także, aby z pewną rezerwą podchodzić do wiarygodności informacji zamieszczonych w sieci - korzystanie z wiedzy tam zawartej odbywa się zawsze na odpowiedzialność korzystającego. Dla zwiększenia pewności warto więc informacje sprawdzać krzyżowo, korzystając z kilku niezależnych źródeł. Dla wyszukiwania informacji w Internecie konieczne jest posiadanie odpowiednich narzędzi - przeglądarki internetowej (np. Internet Explorer, Firefox, Opera, Chrome) oraz umiejętności posługiwania się wyszukiwarkami (np. Google, Bing, Yahoo). Wybór przeglądarki nie ogranicza wyboru wyszukiwarki. Choć podstawowe zasady korzystania z różnych wyszukiwarek są dość podobne, warto zapoznać się ze szczegółowymi możliwościami i zasadami korzystania z wyszukiwarki, którą chcesz się posługiwać. Pomoc w tym zakresie można znaleźć na stronach firm oferujących wyszukiwarki. Często także internauci dzielą się w sieci swoimi doświadczeniami i praktycznymi uwagami. Jeśli Twoim zadaniem byłoby znalezienie w Internecie poradnika o zasadach wyszukiwania danych w wyszukiwarce Google, należy wpisać w wyszukiwarce: Google wyszukiwanie, pojawia się strona Centrum Pomocy Google w języku polskim, poświęcona zasadom wyszukiwania, zawierająca wszystkie podstawowe informacje bardzo jasno podane (http: // Pamiętaj, że ważne są dwa kluczowe elementy: - szukasz zasad dla wyszukiwarki Google, - szukamy zasad dla czynności wyszukiwania.

3 Najważniejszą sprawą dla efektywności wyszukiwania (znalezienia jak największej ilości trafnych źródeł w jak najkrótszym czasie) jest dokładne uświadomienie sobie i określenie, co konkretnie chcesz znaleźć. Oprócz prawidłowego zdefiniowania celu (np. znalezienie informacji o połączeniach lotniczych z Warszawy do Paryża w okresie najbliższych dwóch tygodni, w klasie ekonomicznej, dla jednej osoby) i zakresu wyszukiwania (np. tylko polskie linie lotnicze) ważne jest, aby prawidłowo określić oraz wprowadzić słowa kluczowe (słowa definiujące cel poszukiwań), bez pomyłek polegających na zamianie kolejności liter w wyrazie lub ich pominięciu. Często wyszukiwarki podpowiadają słowa zbliżone do tych z pomyłkami, (np. wpisanie: butyh powoduje wyświetlenie propozycji dla słowa: buty), ale bez klucza logicznego - np. w sytuacji kiedy słowo wpisane omyłkowo istnieje w języku wyszukiwania, niekiedy jednoliterowa pomyłka powoduje wyszukiwanie w zupełnie innym kierunku, powodując niepotrzebna stratę czasu (np. wpisanie słowa: byt zamiast: but spowoduje wyszukanie propozycji zupełnie niezwiązanych z obuwiem).

4 Wielkość liter zwykle nie ma znaczenia, ale w niektórych przypadkach może je mieć. Jeśli więc szukasz nazw własnych, lepiej pisać je prawidłowo lub sprawdzić, czy wielkość liter jest istotna w używanej przez Ciebie wyszukiwarce. Aby zoptymalizować wyniki i czas wyszukiwania ważne jest, aby ani nadmiernie nie rozszerzać ani nadmiernie nie zawężać zakresu poszukiwań w fazie definiowania słów kluczowych. Przykład: Wprowadzenie słów kluczowych: loty Kraków spowoduje wyświetlenie stron zawierających informacje o połączeniach Krakowa ze wszystkimi miastami, co niepotrzebnie wydłuży czas szukania, jeśli interesują Cię wyłącznie połączenia z Warszawą. Wprowadzenie słów kluczowych: loty do Krakowa z Warszawy lub: loty Kraków Warszawa znacznie skróci poszukiwania. W większości wyszukiwarek istnieją zasady poprawiające efektywność wyszukiwania poprzez określone zasady zapisu słów kluczowych. Przykład: W przypadku Google umieszczenie kilku słów w cudzysłowie (np. "sprzedaż choinek") powoduje wyszukiwanie tylko stron, które zawierają taką - ściśle określoną sekwencję słów. Natomiast wpisanie ich do wyszukiwarki bez cudzysłowu (np. sprzedaż choinek) spowoduje wyszukanie także wszystkich stron, które zawierają tylko jedno z dwóch słów (np. ze względu na słowo: choinek otrzymasz zupełnie niepotrzebne informacje o kradzieżach choinek, ze względu na słowo: sprzedaż - informacje o sprzedaży całkiem innych towarów). Przez to wyszukiwanie może znacznie się wydłużyć. Jeśli bardzo istotne są jakieś słowa dodatkowe, to można je dodać do frazy, poprzedzając je znakiem +. Załóżmy, że chcesz znaleźć miejsca, gdzie można kupić choinkę, ale interesuje Cię zakup tylko z lasu. Jeśli po frazie "sprzedaż choinek" wpiszesz (poprzedzone spacją) + "w lesie", wyszukiwarka znajduje wszystkie strony, które zawierają obie podane frazy (w dowolnej kolejności). Podanie bardzo długiej frazy łącznej, typu "sprzedaż choinek w lesie w grudniu w okolicach Warszawy" może spowodować, że nie znajdziesz nic, ponieważ tak długa fraza może w tej sekwencji nie pojawiać się na żadnej stronie. Często wprawdzie w takich sytuacjach wyszukiwarki proponują frazy zbliżone, ale dla efektywnego szukania definiowane frazy nie powinny być zbyt długie i zawierać tylko to, co jest naprawdę niezbędne dla osiągnięcia celu wyszukiwania.

5 Generalnie jeśli chcesz zawęzić zakres wyszukiwania (nie interesuje Cię otrzymanie wielkiej ilości źródeł, tylko bardzo dokładna informacja na konkretny temat np. Hotelu Giewont w Zakopanem), to powinieneś precyzyjnie zapisać wszystkie istotne wyrazy: "hotel" + "Giewont" + "Zakopane" lub "hotel Giewont" + "Zakopane", a nie np. "hotele w Zakopanem". Jeśli zależy Ci na jak największej ilości źródeł na dany temat (lub chcesz znaleźć także źródła zbliżone czy powiązane z poszukiwanym hasłem), to staraj się poszerzyć zakres wyszukiwania dodając do poszukiwań słowa bliskoznaczne lub synonimy dla poszukiwanego słowa (frazy). Np. chcąc zorientować się wstępnie, jakie są możliwości organizacji konferencji w dowolnym miejscu kraju, można zamiast hasła: konferencje wybrać hasło: konferencje zjazdy sympozja seminaria wykłady - uzyskasz wówczas wiele źródeł zawierających którekolwiek z podanych słów, co znacznie zwiększa szanse na pozyskanie ogólnego obrazu możliwości i w konsekwencji znalezienia czegoś odpowiedniego.

6 Nawet jeżeli nie znajdziesz w sieci bezpośrednio wszystkiego, co jest potrzebne szefowi, przeważnie znajdziesz informacje, gdzie potrzebnych wiadomości można szukać (w urzędach, innych firmach, na targach, w biuletynach informacyjnych, w czasopismach, w książkach itd.) Dla efektywności wyszukiwania danych najważniejsze jest dokładne ustalenie celu poszukiwań (np. po co szefowi potrzebna jest ta informacja, w jakim celu ma być wykorzystana), ich zakresu (np. czy warto szukać wiadomości w obcych językach, którymi szef nie włada) i rodzaju informacji (np. merytoryczna, statystyczna, handlowa), która ma być wyszukana.

7 Przykład: Sekretariat firmy, która zamierza rozszerzyć działalność na wydawanie książek, otrzymał polecenie znalezienia zbiorczej informacji o rynku wydawniczym w Polsce. Po wpisaniu w wyszukiwarkę hasła: rynek książki w Polsce, znajduje się m.in. stronę: a na niej informację, że w roku 2011 w wydawnictwie Biblioteka Analiz ukazała się pięciotomowa pozycja: Rynek książki w Polsce o podtytułach tom I - "Wydawnictwa", tom II - Dystrybucja, tom III - Poligrafia", tom IV - Who is who, tom V - Papier. Sekretariat przekazuje tę informacje szefowi, który w wyniku jej posiadania może doprecyzować zakres interesujących firmę zagadnień i polecić, w zależności od potrzeb, zakup całości lub tylko części publikacji bądź dalsze poszukiwania po sprecyzowaniu kryteriów wyszukiwania.

8 2. Zasady analizy i opracowania danych przez sekretariat. Zgromadzone dane, zwłaszcza jeśli jest ich wiele, należy przez przekazaniem ich szefowi posegregować i przeanalizować. Informacja będąca efektem poszukiwania i opracowania danych przekazywana Dyrektorowi/Prezesowi powinna być: zwięzła (krótka, podana w czytelnej formie) rzetelna (zawierająca wyłącznie pewne - starannie sprawdzone, zweryfikowane dane) konkretna (niezawierająca żadnych nieistotnych elementów) wyczerpująca (zawierająca wszystkie istotne elementy) W opracowaniu należy podać, z jakich źródeł korzystano przy przygotowaniu danych. Przykład: Notatka dotycząca rynku książki w Polsce: Aktualna analiza działalności wydawniczej w Polsce dostępna w postaci publikacji: Łukasz Gołębiewski, Kuba Frołow, Paweł Waszczyk "Rynek książki w Polsce", w pięciu tomach o podtytułach: tom I - "Wydawnictwa" tom II - "Dystrybucja" tom III - "Poligrafia" tom IV - "Who is who" tom V - "Papier" opis zawartości poszczególnych tomów dostępny: http: // Wydawnictwo: Biblioteka Analiz, 2011, cena za całość 250zł, możliwy zakup pojedynczych tomów

9 Przykład: Dane dotyczące możliwości podróży służbowej do Gdańska: Podróż do Gdańska Notatka dla szefa: "Podróż do Gdańska Wariant I: Wyjazd: , odjazd 7.30, przyjazd 14.45, PKP, 1 klasa, cena 180 zł Powrót: , odjazd 17.30, przyjazd 23.45, PKP, 1 klasa, cena 180 zł Hotel XXX, klasa****, adres: Gdańsk, ul. YYY, odległość od Dworca PKP 200 m., cena: pokój 1-osobowy ze śniadaniem 300zł. Wariant II: Wyjazd: , odlot 7.30, przylot 8.30, Linie Lotnicze XX, cena 600 zł Powrót: , odlot 19.30, przylot linie lotnicze XX, cena 600 zł Hotel XXX, klasa****, adres: Gdańsk, ul. YYY, odległość od lotniska 15 km, transport do hotelu Shuttle Bus, cena: pokój 1-osobowy ze śniadaniem 300zł.

10 Praktyczne poszukiwanie danych - opis zadań Wybierz dowolne spośród poniższych zadań, polegających na wyszukaniu konkretnych informacji oraz przygotowaniu zestawienia. W zestawieniu należy podać źródła (strony), z których korzystano przy przygotowaniu zestawienia. Zadanie 1 Wyszukaj w Internecie możliwe trasy przejazdu samochodem z Warszawy do Paryża, wraz z szacunkowym czasem ich trwania i zużyciem paliwa. Sporządź zestawienie stron. Podpowiedź: - trasy znajdują się np. na mapach Google - wyszukiwarka Google oferuje mapy w języku polskim Zadanie 2 Wyszukaj w Internecie propozycje sali konferencyjnej/szkoleniowej w Gdańsku, na organizację spotkania dla 30 osób, z możliwością cateringu i organizacji przerw kawowych oraz z wystarczającą liczbą pokoi/miejsc do spania. Sporządź zestawienie, uwzględniając informacje kosztowe (sala, pokoje, catering). Podpowiedź: Warto znaleźć wyszukiwarkę, która pokaże zestawienie sal konferencyjnych i hoteli w Gdańsku wraz z cenami wynajmu sal, cateringu i pokoi. Zadanie 3 Wyszukaj w Internecie dane dotyczące rynku sprzedaży ciągników rolniczych w Polsce w celu przygotowania ogólnej analizy tego rynku dla szefa. Sporządź zestawienie stron. Podpowiedź: Poszukujemy szerokiej ogólnej informacji, wiec nie należy nadmiernie zawężać haseł, warto posłużyć się synonimami (traktory, ciągniki, ciągniki rolnicze), warto poszukać kolejno dla kilku różnych, choć bliskoznacznych sekwencji słów. W wyszukiwanych sekwencjach słów muszą się znaleźć łącznie dwa podstawowe elementy - słowa definiujące sektor (ciągniki, traktory) oraz słowa określające charakter poszukiwań (rynek, sprzedaż).