Sprawozdanie z XVIII konferencji sieci Centrów Dokumentacji Europejskiej w Polsce

Transkrypt

1 Wrocław, dn r. Sprawozdanie z XVIII konferencji sieci Centrów Dokumentacji Europejskiej w Polsce W dniach czerwca 2014 r. w Olsztynie odbyła się XVIII konferencja sieci Centrów Dokumentacji Europejskiej (CDE) w Polsce, w której uczestniczyło 19 przedstawicieli z 14 ośrodków CDE w Polsce. Cztery ośrodki z Krakowa, Torunia, Opola i Wrocławia (CDE na Uniwersytecie Wrocławskim) nie były reprezentowane na zjeździe. Spotkania przedstawicieli Polskiej sieci CDE są organizowane przez Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej w Polsce dwa razy w roku, zazwyczaj w czerwcu i w grudniu. Ich celem jest wymiana doświadczeń pomiędzy poszczególnymi ośrodkami, szkolenie z zakresu różnych tematów ważnych dla funkcjonowania CDE oraz integracja pracowników sieci. Tematem przewodnim czerwcowego zjazdu było przyjęcie dokumentu o nazwie Zasady i kierunki działania sieci Centrów Dokumentacji Europejskiej w Polsce (zwanej dalej Strategią działania sieci CDE w Polsce), który określa strategię działania polskiej sieci CDE w najbliższych latach i wyznacza zasady udziału ośrodków CDE w realizowaniu założeń polityki komunikacyjnej Komisji Europejskiej. Ważnym elementem spotkania była też dyskusja temat wyzwań, jakie niesie ze sobą dynamiczny rozwój Internetu i postępująca cyfryzacja oraz jej wpływ na pracę bibliotek. 1. Organizatorzy Konferencja została zorganizowana została przez Bibliotekę Główną Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego oraz Przedstawicielstwo Regionalne Komisji Europejskiej (PRKE) w Polsce. Organizatorami spotkania byli Rafał Szyndlauer, koordynator sieci CDE z ramienia PRKE w Polsce, oraz Olga Gierulska, kierownik CDE na Uniwersytecie Warmińsko-Mazurskim (UWM). Koszty zakwaterowania, wyżywienia i dojazdu uczestników konferencji pokryło PRKE w Polsce. Sale wykładowe oraz część materiałów konferencyjnych dostarczył UWM. Pozostałe materiały konferencyjne dostarczyło PRKE w Polsce. Pracownicy naukowi UWM wygłosili też bezpłatnie swoje wykłady dla uczestników spotkania. 1

2 2. Przebieg konferencji W czasie trzydniowego zjazdu, jego uczestnicy wzięli udział w dwóch sesjach naukowych obejmujących wykłady i szkolenia o tematyce związanej z integracją europejską i pracą nowoczesnych bibliotek, dyskutowali na tematy związane z dalszym funkcjonowaniem sieci CDE w Polsce oraz zwiedzili Bibliotekę Główną Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego. Uczestniczyli też w przygotowanym dla nich programie integracyjno-kulturalnym. Program zjazdu szczegółowo obrazujący przebieg konferencji znajduje się znajduje się w załączniku nr 1 do niniejszego sprawozdania. 3. Sprawy sieciowe i ustalenia dotyczące dalszego funkcjonowania sieci CDE w Polsce W czasie konferencji w Olsztynie odbyły się dwie sesje panelowe poświęcone sprawom wewnątrzsieciowym. Pierwsza sesja obejmowała prezentacje poszczególnych ośrodków CDE na temat najciekawszych zorganizowanych przez nie wydarzeń o charakterze komunikacyjnym i planach komunikacyjnych na przyszłość. Druga sesja dotyczyła spraw związanych z dalszym funkcjonowaniem sieci CDE w Polsce i jej najważniejszym elementem była dyskusja nad ostatecznym zatwierdzeniem Strategii działania sieci CDE w Polsce. 3.1 Pierwsza sesja panelowa działania komunikacyjne sieci CDE W trakcie pierwszej sesji panelowej przedstawiciele 14 ośrodków CDE obecnych na zjeździe przedstawili krótkie sprawozdania dotyczące zrealizowanych przez nie działań o charakterze komunikacyjnym oraz planów realizacji takich działań w przyszłości. Celem sesji było wyłonienie najciekawszych praktyk komunikacyjnych godnych naśladowania, dyskusja o możliwych obszarach działalności w tym zakresie na poziomie instytucji goszczącej, miasta i regionu oraz opracowanie szczegółowego planu pracy sieci CDE do końca 2014 r. W wyniku przeprowadzonych dyskusji uczestnicy zjazdu, jako godne naśladowania wyłonili następujące działania komunikacyjne realizowane przez poszczególne ośrodki: organizacja szkoleń z korzystania z różnych baz danych UE np. Eur-Lex, organizacja spotkań ekspertami z różnych dziedzin związanych z funkcjonowaniem UE 1, organizacja różnego typu imprez i wydarzeń promujących wielojęzyczność i naukę języków obcych szczególnie wśród dzieci i młodzieży 2, 1 Spotkania p.t. "Ask an expert" od wielu lat z powodzeniem organizuje CDE działające Kolegium Europejskim w Natolinie, na które zaprasza krajowych i zagranicznych ekspertów w zakresie różnych aspektów integracji europejskiej. 2 CDE działające przy Wyższej Szkole Gospodarki w Bydgoszczy bardzo aktywnie włącza się każdego roku w organizację obchodów Europejskiego dnia języków. 2

3 organizacja lekcji europejskich dla dzieci i młodzieży, organizacja debat tematycznych i spotkań informacyjnych dla określonych grup odbiorców np. o możliwości podjęcia pracy w innych krajach UE (dla osób poszukujących pracy za granicą), o zasadach prowadzenia działalności gospodarczej w innych krajach UE (dla przedsiębiorców), o możliwości podjęcia pracy lub odbycia stażu w instytucjach UE (dla studentów) itp. W trakcie dyskusji padły też propozycje podjęcia następujących działań w ramach sieci CDE w Polsce: organizacja ogólnopolskiego konkursu na najlepszą pracę magisterską o tematyce związanej z integracja europejską - nagrodą mógłby być np. staż w PKE w Polsce lub w jednej z instytucji UE w Brukseli, udostępnienie w ramach działalności sieci mikrodanych gospodarczych gromadzonych przez Eurostat tą propozycją są zainteresowane w szczególności CDE działające na uczelniach ekonomicznych, zapewnienie poszczególnym ośrodkom CDE stałego dopływu gadżetów i materiałów informacyjnych o UE ze strony PKE tak, aby umożliwić im organizację różnych wydarzeń o charakterze komunikacyjnym w dowolnym dogodnym dla nich czasie 3. Dyskusja przeprowadzona w ramach pierwszej sesji panelowej ujawniła też bardzo duże zróżnicowanie sytuacji poszczególnych ośrodków w zakresie możliwości finansowych, kadrowych i lokalowych, co w istotny sposób wpływa na ich zdolność do aktywnego włączania się w działania komunikacyjne Komisji Europejskiej w Polsce. Niektóre ośrodki posiadają dość dobre zaplecze kadrowo-finansowe, podczas gdy inne Centra mają bardzo ograniczone zasoby i z tego względu nie mogą aktywnie włączać się w prowadzenie takich działań. Duże znaczenie dla pracy poszczególnych ośrodków ma też zrozumienie ich przełożonych (dyrektorów bibliotek i zwierzchników instytucji goszczących, którymi najczęściej są rektorzy uniwersytetów) dla ich pracy i zadań, jakie statutowo mają realizować ośrodki CDE. Wiele Centrów korzysta z przychylności władz instytucji goszczących w tym zakresie, co daje im możliwość prowadzenia aktywnej działalności komunikacyjnej. Są jednak ośrodki, które nie znajdują zrozumienia dla swojej działalności w ramach instytucji, przy których działają, co skutkuje brakiem możliwości kadrowych i finansowych do prowadzenia działalności o charakterze komunikacyjnym. W skrajnych przypadkach niektóre Centra są nawet zagrożone likwidacją. 3 Przedstawiciele ośrodków CDE zaproponowali, aby PKE lub PRKE przesyłało do wszystkich Centrów raz w roku paczkę w większą ilością gadżetów i materiałów informacyjnych o UE, które mogliby wykorzystywać przy okazji organizacji różnych wydarzeń o tematyce europejskiej, bez konieczności zwracania się z prośbą o przesłanie takich materiałów przy okazji organizacji każdego wydarzenia komunikacyjnego. 3

4 Rezultatem przeprowadzonej dyskusji jest szczegółowy plan działań o charakterze komunikacyjnym, które będą realizowane w ramach polskiej sieci CDE do końca 2014 r., który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego sprawozdania Druga sesja panelowa - Strategia działania sieci CDE w Polsce Głównym tematem dyskusji przeprowadzonej w ramach drugiej sesji panelowej było ostateczne zatwierdzenie Strategii działania sieci CDE w Polsce oraz wymiana poglądów na temat dalszego funkcjonowania sieci w najbliższych latach. Dokument ten stanowi załącznik nr 3 do niniejszego sprawozdania. Wszyscy zgromadzani na zjeździe pracownicy CDE jednogłośnie zgodzili się tekstem tego dokumentu, jaki został zaproponowany przez PRKE w maju 2014 r. i nie zgłosili do niego żadnych poprawek. Przedstawiciele poszczególnych ośrodków podkreślili jednak, że mogą przyjąć ten dokument jedynie "do wiadomości", ponieważ, ich zdaniem, jedynymi osobami upoważnionymi do zatwierdzenia Strategii są zwierzchnicy instytucji goszczących poszczególne CDE. Obecni na zjeździe przedstawiciele 14 ośrodków podjęli też ustne zobowiązanie, że w miarę posiadanych możliwości będą starali się realizować wszystkie postanowienia zawarte w Strategii i będą aktywnie włączali się w realizację polityki komunikacyjnej Komisji Europejskiej w Polsce. W swojej codziennej racy będą też starali się aktywnie wykorzystywać Internet i media społecznością w kontaktach z obywatelami. W trakcie przeprowadzonej dyskusji sformułowano następujące postulaty pod adresem PRKE w Polsce: pracownicy CDE proponują, aby PRKE skierowało do władz goszczących je instytucji kurtuazyjny list podkreślający wagę istnienia typu ośrodków na poszczególnych uczelniach dla szerzenia idei integracji europejskiej w Polsce i wyrażający podziękowanie za ich wkład w upowszechnianie wiedzy na temat UE; pismo to powinno informować również władze instytucji goszczącej o powstaniu Strategii działania sieci CDE w Polsce i zawierać prośbę o umożliwienie poszczególnym ośrodkom realizowanie działań wskazanych w tym dokumencie; ze względu na trwający obecnie sezon urlopowy pracownicy CDE sugerują wysłanie tego listu we wrześniu 2014 r.; pracownicy CDE proponują, aby w liście do władz instytucji goszczących lub ewentualnie w tekście Strategii zaznaczyć, że dokument ten jest jedynie potwierdzaniem i rozwinięciem zapisów umów o utworzeniu poszczególnych ośrodków i nie nakłada ona na nie żadnych dodatkowych obowiązków, które nie były określone w zawartych wcześniej umowach; pracownicy CDE podkreślili również, że większość realizowanych przez nich obecnie działań pokrywa się z zapisami Strategii działania sieci CDE w Polsce; 4

5 pracownicy CDE proponują, aby poinformować władze instytucji goszczących, że obecność CDE w ich strukturach umożliwia łatwiejsze uzyskanie patronatu Komisji Europejskiej dla wydarzeń przez nie organizowanych oraz stwarza możliwość skorzystania z logo Komisji Europejskiej; ośrodki CDE, które napotykają trudności w wykonywaniu swoich statutowych zadań ze strony władz goszczących je instytucji lub skrajnych przypadkach są nawet zagrożone likwidacją powinny mieć możliwość skorzystania ze wsparcia ze strony PRKE; wsparcie takie mogłoby polegać np. na wysłaniu listu podpisanego przez Dyrektora PRKE do ich bezpośrednich przełożonych lub do władz goszczącej ich uczelni, który uwzględniałby sytuację w danym ośrodku. 4. Pozostałe ustalenia W trakcie zjazdu w Olsztynie podjęto również następujące ustalenia związane w funkcjonowaniem sieci CDE w Polsce: obecni na zjeździe przedstawiciele ośrodków CDE podjęli przez aklamację decyzje o powołaniu pana Wiktora Poźniaka na kolejną kadencję, jako krajowego koordynatora polskiej sieci CDE z ramienia ośrodków; zdecydowano też o powołaniu pana Marcina Szefczyka, kierownika CDE w Łodzi, na stanowisko zastępcy krajowego koordynatora polskiej sieci CDE ds. monitorowania działalności sieci i koordynowania planowanych działań poszczególnych ośrodków; na zjeździe nie ustalono, który ośrodek będzie gościł kolejny zjazd sieci CDE w grudniu 2014 r., ale w lipcu chęć zorganizowania takiego spotkania wyraziło CDE działające na Wyższej Szkole Gospodarki w Bydgoszczy; przedstawiciele ośrodków CDE podjęli decyzję, że wyłonienie tematów do uwzględnienia na zjeździe grudniowym nastąpi w późniejszym czasie w drodze konsultacji prowadzonych drogą mailową. Załączniki: 1. Program zjazdu CDE w Olsztynie, 2. Plan pracy sieci CDE w Polsce w okresie od czerwca do grudnia 2014 r., 3. Zasady i kierunki działania sieci Centrów Dokumentacji Europejskiej w Polsce (Strategia działania sieci CDE w Polsce). 5