Redagowanie dokumentów

Transkrypt

1 Redagowanie dokumentów Dr inŝ. Barbara Mrzygłód Idea prezentacji informacji CEL Głównym przeznaczeniem wszystkich systemów informacyjnych jest przetwarzanie informacji w celu ostatecznej prezentacji człowiekowi. 1

2 Idea prezentacji informacji - SKUTECZNOŚĆ NiezaleŜnie od postaci informacji i wykorzystywanych do jej przetwarzania technologii ostateczny efekt, czyli SKUTECZNOŚĆ wykorzystywania informacji, w duŝej mierze zaleŝy od sposobu jej przedstawienia Etapy tworzenia dokumentu 1. Planowanie zawartości merytorycznej i harmonogramowanie i harmonogramowanie 2. Gromadzenie informacji przegląd literaturowy 3. Organizowanie wywodu 4. Tworzenie struktury dokumentu 5. Pisanie tekstu dokumentu 6. Dodawanie elementów graficznych 7. Formatowanie całości pracy 8. Sprawdzanie i korekta pracy 2

3 Ad.1. Planowanie zawartości merytorycznej i harmonogramowanie Sformułowanie celu pracy (cel pracy powinien zostać uwidoczniony na początku dokumentu, najlepiej jednym zdaniem) Zdefiniowanie charakteru odbiorcy (profil, wiedza w temacie, oczekiwanie, wykształcenie) Wybór typu dokumentu (raport, instrukcja, artykuł, notatka, ) Określenie zakresu tematycznego, stylu języka dokumentu, Ustalenie harmonogramu, podział zadań Ad. 2.Gromadzenie informacji przegląd literaturowy Informacje gromadzone na uŝytek tworzonej pracy mają dwojakiego rodzaju źródła: Szeroko rozumianą literaturę (ksiąŝki, monografie, czasopisma zarówno tradycyjne jak i w wersji elektronicznej, internet); Badania własne (zanim coś odkryjemy sprawdźmy Badania własne (zanim coś odkryjemy sprawdźmy czy nie wywaŝamy otwartych drzwi ). 3

4 Ad. 2.Gromadzenie informacji przegląd literaturowy Konieczna jest ocena pozyskanych informacji: wiarygodność; kompletność; aktualność; Wykorzystanie informacji rodzi kwestie prawne: W publikacjach komercyjnych poza identyfikacją źródła konieczna jest zgoda autora; W przypadku publikacji naukowych konieczna i wystarczająca jest identyfikacja źródła. Ad. 3. Organizowanie wywodu. Typowe struktury organizujące dokument: układ chronologiczny (instrukcje, sprawozdania, opisy procesów); uporządkowanie wg stopnia złoŝoności: od ogółu do szczegółu /dedukcja/, Od szczegółu do ogółu /indukcja/. uporządkowanie wg stopnia waŝności; układ: problem- metoda-rozwiązanie (typowe podejście naukowe ) układ: przyczyna-skutek. 4

5 Ad.4. Tworzenie struktury dokumentu Tytuł, autor, spis treści, Streszczenie Wstęp Część zasadnicza Zakończenie Bibliografia/Spisy Załączniki Ad.4. Tworzenie struktury dokumentu c.d. Tworząc strukturę dokumentu pamiętajmy aby: Dokonywać podziału na względnie krótkie i wywaŝone objętościowo podrozdziały, zachować proporcje; Nie stosować zagłębień powyŝej 4 poziomu (najlepiej 3 poziomy); 1. Charakterystyka kraju 1.1. PołoŜenie 1.2. Symbole Flaga Godło Strukturę kolejnego poziomu naleŝy tworzyć gdy znajdują się w niej co najmniej 2 podrozdziały; Konsekwentnie otrzymywać ten sam sposób strukturyzacji dla całej pracy; 5

6 Ad.5. Pisanie tekstu dokumentu Utrzymywać przyjęty styl UWAGA!! Przed rozpoczęciem pisania dokumentu - warto poświęcić czas aby poznać funkcje edytora tekstu, które nam pomagają w jego redagowaniu, przyspieszają jego formatowanie i pomagają w weryfikacji wybranych obszarów!!!!!!! Ad. 6. Dodawanie elementów graficznych Konieczność ilustracji Informacji numerycznej ZaleŜności logicznej Procesu Wyglądu, kształtu, połoŝenia Typ elementu Tabela dokładność. Wykres, np. słupkowy, liniowy, diagramy. Schemat blokowy Diagram organizacyjny Diagram przepływu Schemat blokowy Rysunek, fotografia, mapa Łatwość odbioru i interpretacji!! 6

7 Ad. 6. Dodawanie elementów graficznych Ad. 6. Dodawanie elementów graficznych - zalecenia 7

8 Ad. 6. Dodawanie elementów graficznych - zalecenia Do wstawiania podpisów pod rysunkami naleŝy uŝyć mechanizmu edytora Word. Edytor zapewnia automatyczne numerowanie i utworzenie spisu rysunków. Podpis pod rysunkiem często jest mniejszy o 1-2 punkty od czcionki tekstu głównego. Obiekty graficzne umieszcza się w tekście moŝliwie jak najbliŝej miejsca, w którym znajduje się ich opis. JeŜeli rysunek jest bardzo duŝy moŝna rozwaŝyć wstawienie strony o układzie poziomym, jeŝeli jest kilka duŝych rysunków rozwaŝ utworzenie załączników (aneksu) do pracy. Topografia tekstu!! 8

9 Ad. 6. Dodawanie elementów graficznych Zalecenia: element graficzny to nie tylko element dekoracyjny; sposób przedstawiania danych powinien uwzględniać charakter dokumentu i cechy odbiorcy ); wszystkie obiekty graficzne (rysunki, tabele, wykresy) powinny posiadać swoją etykietę, kolejny numer i podpis. Tabela 1. Tytuł Tabela 2. Tytuł ZłoŜone rysunki i tabele naleŝy dzielić na części. Ad. 7. Formatowanie całości pracy Proces formatowania powinien uwzględniać charakterystykę narzędzia wykorzystywanego do jego tworzenia, w szczególności: jeśli narzędzie udostępnia technologię styli NALEśY z niej korzystać; jeśli istnieją moŝliwości automatycznego numerowania rozdziałów, rysunków i tabel NALEśY z nich korzystać automatyzacja spisów!!! 9

10 Ad. 7. Formatowanie całości pracy - STYLE Treść zawartość opracowania (tekst, obiekty) Formatowanie treści STYLE! Styl to zestaw elementów formatowania, które moŝna stosować do tekstu, tabel i list w dokumencie w celu szybkiej zmiany ich wyglądu. Stosując styl, stosuje się tym samym całą grupę znaków formatujących za pomocą jednej, prostej czynności. Na przykład zamiast trzech oddzielnych czynności związanych z formatowaniem tytułu przy uŝyciu czcionki Arial o rozmiarze 16 pkt. oraz wyśrodkowania moŝna uzyskać ten sam efekt, wykonując jedną czynność polegającą na zastosowaniu stylu Tytuł. Ad. 7. Formatowanie całości pracy - STYLE 10

11 Ad. 7. Formatowanie całości pracy - STYLE Ad. 7. Formatowanie całości pracy - STYLE 11

12 MS Office 2007 Ad. 7. Formatowanie całości pracy STYLE Spis rysunków Na końcu pracy, po bibliografii naleŝy zamieścić spis rysunków. 12

13 Ad. 7. Formatowanie całości pracy SPISY Ad. 8. Sprawdzanie i korekta pracy 1. Sprawdzanie i korekta treści dokumentu 2. Sprawdzanie i korekta struktury dokumentu (topografia) 3. Sprawdzanie i korekta stylu i formy pracy. 13

14 Ad. 8. Sprawdzanie i korekta pracy Nie naleŝy zostawiać pustego miejsca na dole strony, gdy rysunek nie mieści się juŝ w tym miejscu. NaleŜy wypełnić go tekstem następnego akapitu 14

15 Typowe błędy konstrukcyjne 1. Niewłaściwie sformułowany tytuł pracy, informacje podane w sposób niezrozumiały, brak interpretacji. 2. Niewłaściwa zawartość informacyjna względem oczekiwań odbiorcy 3. Niedostosowana do odbiorcy (zbyt formalna lub za mało formalna) terminologia. 4. Nieczytelna struktura dokumentu (nieprzemyślany układ elementów składowych nie odzwierciedlający właściwie przebiegów myślowych) 5. Brak lub niewłaściwie dobrane elementy grafiki 6. Nieatrakcyjny wygląd zniechęcający do zapoznania się chociaŝby ze streszczeniem Typowe błędy interpunkcyjne Rodzaj błędu Przykład Poprawny zapis Niepotrzebna spacja przed kropką lub przecinkiem Niepotrzebne spacje wewnątrz nawiasów lub cudzysłowów Tu kreska jest łącznikiem, więc nie moŝe być spacji Tu kreska rozdziela dwie części zdania i muszą być wstawione odpowiednie spacje Stal jest stopem. śelazo, węgiel, krzem Metaloznawstwo Technologia Informacyjna ( TI ) Biało czerwony samochód Ziemia-nasza planeta. Stal jest stopem. śelazo, węgiel, krzem. Metaloznawstwo Technologia Informacyjna (TI) Biało-czerwony samochód Ziemia nasza planeta. 15

16 Typowe błędy interpunkcyjne Rodzaj błędu Przykład Poprawny zapis JeŜeli przy liście wypunktowanej 1. wiosna. stawiane są po cyfrach kropki, 2. lato. później musi być duŝą literą 3. jesień. JeŜeli poszczególne elementy listy pisane są małymi literami, po elemencie powyŝej musi być przecinek lub średnik -ford -volkswagen -mazda 1. Wiosna. 2. Lato. 3. Jesień. -ford; -volkswagen; -mazda. W inicjałach nie powinno być W. E. Deming W.E. Deming spacji Po kropkach, dwukropkach, przecinkach, średnikach itp. powinny być wstawione spacje Źródło:opracowanie własne Rys.1.Struktura firmy Źródło: opracowanie własne Rys. 1. Struktura firmy. Uwagi W tekście najczęściej obowiązuje forma bezosobowa: W ramach pracy przeprowadzono, Jak wykazano powyŝej. Raczej rzadko stosowane są zwroty w pierwszej osobie liczby pojedynczej: Jak napisałem.., przeprowadziłem.. NaleŜy unikać zbyt długich zdań. Nie stosuje się są zwrotów potocznych, gazetowych chyba, Ŝe jest to artykuł do gazety. 16

17 Uwagi Sprawdzaj i poprawiaj pisownię MS 2007: karta Recenzja >> przycisk Pisownia i gramatyka w grupie Sprawdzanie). MS 2003: z menu głównego NARZĘDZIA>> Pisownia i gramatyka Niedozwolone są błędy ortograficzne, literówki, brak polskich liter. Pamiętaj o poprawnej interpunkcji. edytor ma funkcje sprawdzająca poprawność interpunkcji Na końcu tytułów rozdziałów nie stawiaj kropki. Uwagi Sprawdzaj i poprawiaj pisownię 17