Projekty w ramach programu Inteligentna Energia Program dla Europy - Informacje praktyczne

Transkrypt

1 Projekty w ramach programu Inteligentna Energia Program dla Europy - Informacje praktyczne

2 Jak uzyskać dofinansowanie w roku? > Priorytety programu IEE w 2011 r. > Jak uzyskać dofinansowanie w 2011 r.?

3 «Projekty promocyjne i rozpowszechniające»? Projekty, które > pomagają osiągnąć najważniejsze cele Wspólnoty Europejskiej odniesieniu do zmian klimatycznych i energetyki > wpisują się w priorytety Programu Roboczego IEE na rok 2011 > angażują przynajmniej 3 partnerów z różnych krajów > trwają od 2 do 3 lat > nie są projektami inwestycyjnymi ani badawczo-rozwojowymi

4 Jak zostanie podzielony tegoroczny budżet? > 67 milionów wsparcie projektów promocyjnych i rozpowszechniających (dofinansowanie do 75% kosztów kwalifikowanych) > 30 milionów inicjatywy ELENA we współpracy z Europejskim Bankiem Inwestycyjnym, Bankiem kfw oraz Bankiem Rozwoju Rady Europy - wsparcie projektów powielania rynkowego > 11 millionów projekty zamawiane (przetargi) > 6 millionów działania wspólne i inne mechanizmy

5 Wezwanie do składania wniosków w 2011 roku Data ogłoszenia: 18 stycznia 2011 r. Ostateczny termin składania wniosków: 12 maja 2011 r. Możliwość uzyskania wstępnej oceny pomysłu projektu pod względem zgodności z priorytetami: do 8 kwietnia 2011 r.

6 Kto może składać wniosek? > Każda publiczna lub prywatna organizacja utworzona na terenie Unii Europejskiej, Norwegii, Islandii, Lichtensteinu i Chorwacji (sprawdź stronę IEE) > Organizacje międzynarodowe > Osoby fizyczne nie mogą wnioskować o środki.

7 Pożądane: projekty dające duży efekt! > Co chcesz osiągnąć? > Jaki efekt będzie miał Twój projekt? > Co się zmieni kiedy zostanie zakończony? Priorytety 2011 odzwierciedlają potrzebę działań i konieczność uzyskania mierzalnych rezultatów w krótkim czasie

8 Jak oceniane są wnioski? > Równe i uczciwe traktowanie wszystkich wnioskodawców: > Ocena na podstawie kryteriów ogłoszonych w wezwaniu do składania wniosków > Proces oceny jest poufny, nie ma konfliktu interesów > Niezależni eksperci zewnętrzni jako doradcy > Trzystopniowa ocena: 1. Kryteria kwalifikowalności (tak/nie) 2. Kryteria wyboru (tak/nie) 3. Kryteria oceny (punkty)

9 Kryteria kwalifikowalności > Wnioski muszą spełniać warunki dostarczenia (opisane w wezwaniu do składania wniosków) > Partnerami muszą być podmioty posiadające osobowość prawną z krajów UE, Chorwacji, Norwegii, Islandii, Liechtensteinu > Min. liczba partnerów > 3 > Zakres działań musi odpowiadać priorytetom określonym w Programie Roboczym > Długość projektów: maksymalnie miesięcy

10 Kryteria wyboru > Wnioskodawcy muszą pokazać, iż posiadają zdolność finansową, aby przeprowadzić przygotowane działania Dowód: bilans za ostatni zamknięty rok finansowy (nie wymagane w przypadku jednostek publicznych) > tak/nie > Wnioskodawcy muszą pokazać, iż posiadają zdolność techniczną, aby przeprowadzić przygotowane działania Dowód: CV, opis partnerów, doświadczenie > tak/nie

11 Kryteria oceny 1. Znaczenie proponowanych działań 2. Jakość metodologii wdrażania 3. Poziom ambitności celów oraz wiarygodności planowanego efektu projektu 4. Unijna wartość dodana 5. Zasoby i środki przeznaczone na realizację projektu Każdy z trzema podkryteriami

12 1. Czy Twój projekt wpisuje się w priorytety?! Przeczytaj uważnie priorytety na rok 2011! > Dopasuj swój projekt do priorytetów i wyjaśnij jak wpisuje się on w obecnie prowadzone działania (unijne, krajowe i regionalne). Wyjaśnij sytuację obecną i opisz co nowego wniesie Twój projekt. > Odpowiedz na ważne potrzeby rynku, wskaż konkretne potrzeby w dziedzinach, których projekt dotyczy i pokaż jak Twój projekt na nie odpowie. > Pokaż jak rezultaty projektu przyczynią się do wdrażania i rozwoju odnośnych polityk unijnych. Nie poświęcaj większości projektu na analizę sytuacji obecnej. Zaangażuj uczestników rynku już na początku przygotowania wniosku jako partnerów, jako doradców, jako instytucje wspierające.

13 2. Jak przekonać do zastosowanej metodologii?! Bądź precyzyjny i jasny wyjaśnij co chcesz zrobić i jak zamierzasz ocenić swoje osiągnięcia > Zatroszcz się o metodologię. Wybierz odpowiednie podejście, aby osiągnąć założone rezultaty. Zaangażowanie grupy docelowej/partnerów jest najważniejsze. > Stwórz i opisz jasny program roboczy. Zdefiniuj wykorzystaną terminologię. Upewnij się, że proponowana metodologia pasuje do założonych celów. > Zastanów się jak zmierzyć i monitorować wyniki. > Komunikacja wyników jest bardzo ważnym elementem dla programu IEE i dla Twojego projektu! (.)

14 3. Co to jest ambitny i wiarygodny EFEKT? Efekt w czasie trwania projektu Efekt po zakończeniu projektu! Zdefiniuj wskaźniki SMART określają one stosunek uzyskanych efektów do poniesionych kosztów w Twoim wniosku a później w Twoim projekcie Specyficzne (Specific): odnoszące się do celu Wymierne (Measurable): postępy monitorowane już od 1 dnia Osiągalne (Achievable): realne i wystarczająco ambitne Stosowne (Relevant): spójne z celami projektu Zależne od czasu (Time-bound): w czasie trwania projektu i po zakończeniu

15 Wskaźniki EFEKTU system szkoleń w projekcie EUREM W czasie projektu Liczba przygotowanych szkoleń Liczba przeszkolonych osób Zaoszczędzone MWh Po projekcie Liczba przeszkolonycdzone MWh Zaoszczę- osób SMART = wymagane są konkretne liczby!! EUREM Europejski Menadżer ds. Energii przeniesione do 11 krajów, włączając Austrię. Osiągnięte dotychczas w Austrii rezultaty to: menadżerów ds. energii otrzymało certyfikat po pierwszym kursie >Wynik: oszczędność MWh oraz 1,1 miliona euro; inwestycje o wartości 3,5 miliona euro menadżerów ds. energii otrzymało certyfikat; 11 szkoleń rozpoczętych, 2 dodatkowe zaplanowane Wynik: oszczędność MWh/a oraz 22,7 miliona euro, inwestycje o wartość 138,8 miliona euro

16 Wskazówki Istotne zasady: > Określ narzędzia pasujące do określonego w projekcie celu! > Zaplanuj rozpowszechnianie informacji o projekcie od samego początku projektu > Ukierunkuj działania na grupę docelową > Informuj w sposób jasny i prosty > Informacje przygotuj dla grupy docelowej, nie dla EACI > Wynajmij specjalistów, jeżeli wniosą oni wartość dodaną do projektu (podwykonawców strony internetowej, wydawnictw, ds. współpracy z mediami) 16

17 4. Jak osiągnąć «Europejską wartość dodaną»?! Wspólnotowa wartość dodana to coś więcej niż tylko włączenie pewnych krajów do konsorcjum > Dowiedź, że współpraca przyniesie większą korzyść niż działanie osobno > Udowodnij odpowiednie ukierunkowanie geograficzne projektu nie oczekuj, że Twój wybór jest dla wszystkich oczywisty > Pokaż jasny plan pracy, w jaki sposób i kto będzie korzystać z rezultatów projektu, włączając w to transfer wiedzy

18 5. Wysoka ocena zasobów! Przygotuj realny budżet zaczynając od wyszczególnienia kosztów metodą bottom-up wydawanie pieniędzy podatników musi być dobrze uzasadnione! > Skład zespołu, odpowiedzialność, zarządzanie: > Kto co robi w projekcie? zdefiniuj to w jasny sposób, > Plan zarządzania powinien odpowiadać stawianemu wyzwaniu. > Liczba godzin w każdym pakiecie pracy i głównych działaniach: > Opis działań odpowiada zaangażowaniu środków, > Sprawdzenie sytuacji obecnej nie jest głównym działaniem czas/ budżet na ten cel powinny być niewielkie, > Działania komunikacyjne i rozpowszechniające są kluczowym komponentem. > Uzasadnienie kosztów i współfinansowania: > Podwykonawstwo bez formalnych ograniczeń, ale w ograniczonej liczbie działań, > Zachowaj rozsądek w planowaniu budżetu podróży, > W przypadku finansowania własnego niezbędne jest podanie uzasadnienia!

19 Przypomnienie ważnych zasad tworzenia budżetu: > UE i beneficjent pokrywają jedynie koszty projektu: nie jest dozwolone generowanie zysków: > koszty personalne + koszty pośrednie to główna pozycja budżetu, > koszty personalne powinny opierać się na wynagrodzeniach + kosztach socjalnych, > wymagane są dowody poniesienia kosztów personalnych (np: kopie odcinków wypłaty, rejestracja czasu pracy). > Ryczałtowa stawka w wysokości 60% kosztów personalnych na pokrycie kosztów pośrednich ( overheads ) koszty te nie muszą być potwierdzone > Koszty poniesione na badania i zakup urządzeń nie są uzasadnione > Finansowanie UE do 75% całkowitych kosztów kwalifikowanych 19

20 Kategorie kosztów w budżecie Kategorie kosztów występujące w projektach IEE: > Koszty personalne > Koszty pośrednie > Usługi zewnętrzne > Koszty podróży > Koszty zakupu sprzętu > Inne koszty projektu

21 Koszty osobowe > Należy określić wszystkie kategorie personelu niezbędne w projekcie (kierownik projektu, ekspert, starszy ekspert, młodszy ekspert, starszy inżynier, technik itp.) > W kosztach bezpośrednich można ująć jedynie koszy personelu technicznego i specjalistycznego; personel administracyjny oraz obsługa sekretariatu nie może być bezpośrednio wliczona, ponieważ ujęta jest w kosztach pośrednich. > Wyjątek może zostać uczyniony kiedy zadania opisane w działaniu uzasadniają znaczące i ciągłe zaangażowanie personelu administracyjnego lub sekretarskiego. W tym wypadku muszą one być wyłączone z wyliczeń kosztów pośrednich.

22 Koszty osobowe > Stawka godzinowa: musi być wyliczona na podstawie rzeczywistego wynagrodzenia brutto z obowiązkowymi narzutami socjalnymi, ale z wyłączeniem innych kosztów. > Koszty osobowe odzwierciedlające zadanie zapisane dla danego partnera w projekcie, ale bez przesadnej dominacji jednego kraju czy instytucji > Koszty osobowe non-profit (bez zysku) suma wypłat + ubezpieczenie społeczne, itp. > Budżetowanie powinno być planowane w oparciu o liczbę roboczo-godzin dla danego partnera (bottom-up) > Koszty pośrednie 60% kosztów osobowych (stały ryczałt)

23 Koszty podwykonawstwa > Usługi zewnętrzne są świadczone przez osoby trzecie poza organizacją i poza konsorcjum projektu. Odnoszą się one wyłącznie do zakupu usług, nie towarów. > Podwykonawstwo może jedynie odnosić się do ograniczonej części działania. > Podwykonawcy powinni być wybierani w oparciu o jasne zasady, najlepsza ofertę, uwzględniając cenę i jakość (najlepszy stosunek jakości do ceny). Zgodnie z bardzo uproszczoną procedurę należy pozyskać trzy różne oferty i poddać je ocenie zgodnie z ustalonymi ogólnymi kryteriami, aby zapewnić sprawiedliwe i równe traktowanie każdego z oferentów.

24 Koszty podróży > Koszty podróży i utrzymania personelu pracującego bezpośrednio nad projektem kalkulowane są na podstawie zwyczajowej praktyki uczestnika. > Należy podać jasny opis podróży: > Powód podróży > Cel podróży > Liczba osób podróżujących

25 Zakup sprzętu > W związku z rodzajem działania (nie-technologiczne) jakikolwiek sprzęt do promocji i rozpowszechniania projektów programu IEE będzie zaakceptowany na wyjątkowych warunkach i jedynie za uprzednią zgodą, np. oprogramowanie baz danych, specjalistyczny sprzęt do monitorowania itd. > Podstawowy sprzęt biurowy (PC, laptop, drukarka, itp.) jest częścią kosztów pośrednich i nie kwalifikuje się jako koszt bezpośredni do tej kategorii. > Jedynie część amortyzacji sprzętu, odpowiadająca czasowi trwania akcji oraz stopie rzeczywistego użycia dla celów akcji, może być brana pod uwagę jako koszty kwalifikowane.

26 Inne koszty projektu > Koszty związane z organizacją szkoleń i wydarzeń. > Koszty kolacji na spotkaniach projektowych, uznawane za koszty kwalifikowane do granicy maksimum 40 na osobę. Ponadto łączna suma ograniczona jest do maksymalnie dwa razy większej niż liczba uczestników konsorcjum. Na spotkanie jedynie koszty jednej kolacji będą uznane za dozwolone. > Drukowanie materiałów promocyjnych i informacyjnych. > Koszty podróży dla osób niebędących ani członkami personelu, ani podwykonawcami. > Opłaty wpisowe na konferencje i inne wydarzenia. > Koszty gwarancji bankowych. > Koszty raportów audytu.

27 Jakie koszty NIE są kwalifikowane? > Wkład bezgotówkowy (in kind*), ponieważ żaden koszt finansowy nie jest ponoszony (tzn. kiedy ani koordynator, ani partnerzy nie zarejestrowali w swoich systemach księgowych takich płatności) > Fundusz np. na poczet ewentualnych strat > Zasoby udostępnione partnerom projektu przez strony trzecie bezpłatnie > Wydatki niepotrzebne lub przesadnie nieuzasadnione > VAT, chyba że dany partner nie może prawnie go odzyskać (należy mieć na dowód pismo z urzędu skarbowego) > Straty na różnicach kursowych * np. jeśli dany partner projektu udostępnił nieodpłatnie swoje pomieszczenia na konferencję jako swój wkład do projektu

28 Udział w IEE: wskazówki Fachowość: bądź ambitny Rozpocznij wcześnie przygotowanie wniosku wymaga czasu Cele projektu i grupa docelowa: czy są zdefiniowane i wystarczająco opisane? Czy mają wartość dodaną dla UE? Wskaźniki: odpowiednie do monitorowania rezultatów/problemów? Czy wartość wyjściowa jest jasno zdefiniowana? Środki komunikacji: Czy środki własne i doświadczenie zawodowe są wystarczające? Czy jest dobry plan komunikacji? Zasoby: Czy są wystarczające dla projektu? Czy ich udział jest uzasadniony? Czy wkład poszczególnych partnerów jest proporcjonalny do ilości działań? Czy partnerzy uczestniczą w projekcie od początku? Czy partnerzy reprezentują potrzeby rynku?

29 Udział w IEE: wskazówki Warunki wstępne: koszty-efektywność? Stosunek jakość/ceny Współfinansowanie: czy wyjaśniłeś w jasny sposób jak projekt będzie współfinansowany? Zasięg geograficzny: «wystarczający zasięg» jeżeli włączysz niektóre spośród krajów z doświadczeniem Powielenie: uzasadnij, że pieniądze publiczne są dobrą inwestycją w Twój projekt zaprezentuj w jaki sposób przekażesz wyniki Łatwy w czytaniu? Pisz w sposób jasny i precyzyjny, zamieszczając tylko konkretne informacje, eksperci mają tylko 2-4 godzin na ocenę!

30 Najważniejsze dokumenty IEE > Wezwanie do składania wniosków 2011: kryteria oceny, priorytety i terminy > Program Roboczy 2011: tło, priorytety i budżet > Formularze wniosku i Przewodnik dla wnioskodawców: przewodniki i formularze niezbędne do przygotowania i złożenia wniosku

31 Kto może pomóc znaleźć partnerów? > Sprawdź w regionalnych/krajowych stowarzyszeniach kontakty w innych krajach > Poszukaj partnerów na stronie > Skontaktuj się z Krajowym Punktem Kontaktowym (KPK)! (dane kontaktowe wszystkich punktów europejskich znajdują się na stronie IEE) > EACI nie może rekomendować partnerów

32 Strona IEE jako źródło informacji Wezwanie do składania wniosków i informacje jak ubiegać się o środki? Baza danych ponad 400 projektów IEE wraz z informacjami o tych projektach Aktualności dotyczące Programu IEE Zaproszenie do aplikowania na oceniającego wnioski oraz stosowne instrukcje Informacje dotyczące realizacji projektu Kontakt i pomoc

33 Czy jesteś zainteresowany pomocą EACI w ocenie wniosków? > Aplikuj w odpowiedzi na zaproszenie do zostania ekspertem > zobacz > łatwy wniosek online > Zaprezentuj Twoje doświadczenie dotyczące tematu, z którego chciałbyś oceniać wnioski > Wstępne warunki wyboru: Brak konfliktu interesów > Brak udziału w wezwaniu do składania wniosków (ani jako wnioskodawca ani jako podwykonawca) > Brak zaangażowania w przygotowanie złożonego wniosku

34 Wezwanie do składania wniosków stycznia 2011 Wezwanie do składania wniosków Ostateczny termin 12 maja 2011 (17:00) Ocena wniosków Styczeń/Luty 2012 Negocjacje kontraktu Wdrażanie projektu Koniec listopada 2011

35 Kontrakt realizacja projektu Pierwsza płatność 30% (zaliczka) w ciągu 45 dni Raport przejściowy merytoryczny Raport połówkowy merytoryczny miesiąc 18 lub 70% zrealizowanej pracy Druga płatność 30% (zaliczka) w ciągu 90 dni od złożenia raportu Raport końcowy merytoryczny i finansowy Raport przejściowy merytoryczny Płatność końcowa 40% (w ciągu 90 dni od złożenia raportu) Projekt 3 letni

36 IEE - jakie są kolejne kroki? Informacja zwrotna Zbieranie danych dotyczących rezultatów i efektów Program Roboczy Wezwanie do składania wniosków Złożenie wniosku Realizacja, monitorowanie prowadzenie Rozpoczęcie projektu Negocjacje kontraktu Ocena, wybór