Protokół z kontroli problemowej.

Transkrypt

1 Protokół z kontroli problemowej. 1.Nazwa kontrolowanej jednostki Dom Pomocy Społecznej im. Świętego Franciszka Salezego ul. Solec 36 a Warszawa 2. Dane kierownika kontrolowanej jednostki p. Stanisław Miłoński na stanowisku od r. 3. Jednostka kontrolująca Warszawskie Centrum Pomocy Rodzinie ul. Rakowiecka Warszawa 4. Dane personalne dokonujących czynności kontrolnych Małgorzata Sudoł starszy specjalista działająca na podstawie UpowaŜnienia nr 39/2010 Dyrektora Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie z dn r. Małgorzata Zawadzka kierownik Działu Domów Pomocy Społecznej WCPR działająca na podstawie upowaŝnienia nr 38/2010 Dyrektora Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie z dn r. 5. Przedmiot kontroli: Prawidłowość wypełniania zadań domu pomocy społecznej na rzecz mieszkańców, w szczególności: Uwarunkowanie organizacyjne i prawne działalności jednostki. Dane dotyczące liczby miejsc i liczby mieszkańców. Stan i struktura zatrudnienia. Wskaźnik zatrudnienia pracowników zespołu terapeutyczno-opiekuńczego. Organizacja pracy w ciągu dnia i w nocy. Zakres świadczonych usług. 6.Czas trwania kontroli: r r. 7.Okres objęty kontrolą: rok 2010 do dnia kontroli 8.Podstawa prawna funkcjonowania jednostki: Ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z póź. zm). Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U r. Nr 24 poz. 141 z póz. zm.) 1

2 Rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 19 października 2005 r. w sprawie domów pomocy społecznej (Dz. U. Nr 217 poz. 1837), 9. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowany został w KsiąŜce Kontroli pod pozycją: 1/2010 W trakcie kontroli informacji udzielał - Dyrektor jednostki- p. Stanisław Miłoński oraz pracownicy jednostki w zakresie wykonywanych zadań. Ustalenia kontroli. 1. Uwarunkowania organizacyjne i prawne działalności jednostki. Dom Pomocy Społecznej im. Świętego Franciszka Salezego ul. Solec 36 a w Warszawie jest niepubliczną jednostką prowadzoną przez Towarzystwo Przytułku Św. Franciszka Salezego z siedzibą przy ul. Niskiej 19 m. 6 w Warszawie. Do dnia r. organem prowadzącym Dom Pomocy Społecznej było Zgromadzenie Sióstr Miłosierdzia Św. Wincentego a` Paulo Prowincja Warszawska. DPS Przeznaczony jest dla kobiet i męŝczyzn przewlekle somatycznie chorych. Dom posiada 100 miejsc. Dom Pomocy Społecznej im. Świętego Franciszka Salezego ul. Solec 36 a został wpisany do Rejestru domów pomocy społecznej województwa mazowieckiego pod poz. 107 Podmiot prowadzący Dom otrzymał zezwolenie na prowadzenie jednostki od dnia 1 kwietnia 2010 r. zgodnie z decyzją Wojewody Mazowieckiego Nr 7/2010 z dnia r. Decyzja Wojewody mazowieckiego załącznik nr 1. Statut i Regulamin Domu. Towarzystwo Przytułku Św. Franciszka Salezego posiada Statut oraz Regulamin organizacyjny - załącznik nr 2, który wprowadzony został z dniem 1 kwietnia 2010 r. Regulamin został opracowany przez Dyrektora Domu i przyjęty przez Zarząd Towarzystwa. Regulamin określa cele i zadania Domu, strukturę organizacyjną, gospodarkę finansową, i inne postanowienia. Zgodnie z Regulaminem Celem domu jest zapewnienie mieszkańcom całodobowej opieki oraz zaspokojenie ich niezbędnych potrzeb bytowych, opiekuńczych i wspomagających na poziomie obowiązującego standardu ( ) do domu przyjmowane są osoby na postawie decyzji kierującej oraz decyzji o umieszczeniu wydanej, z upowaŝnienia Prezydenta miasta stołecznego Warszawy. Towarzystwo posiada aktualny odpis z rejestru Stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, z dnia r. (KRS). 2

3 Zgodnie z przestawionymi dokumentami, Dom Pomocy Społecznej usytuowany jest na działce będącej własnością Skarbu Państwa przy ul. Solec w 36 a, właścicielem budynku jest Towarzystwo Przytułku Św. Franciszka Salezego, zgodnie z wyrokiem Sądu z dnia r. Działka została wydzierŝawiona z przeznaczeniem na prowadzenie Domu Pomocy Społecznej na okres od r. do r. zgodnie z umową dzierŝawy Nr 2/SP/10 z dnia r. Zgodnie z Porozumieniem z dnia Zgromadzenie Sióstr Miłosierdzia Św. Wincentego a Paulo Prowincja Warszawska przekazało z dniem 1 kwietnia 2010 r. budynek wraz z wyposaŝeniem nabytym przed 1993 r. przez Towarzystwo i uŝyczyło Towarzystwu wyposaŝenie nabyte po 1993 r. na czas prowadzenia DPS. Umowa z Miastem Stołecznym Warszawa na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej W dniu 1 kwietnia 2010 r. została zawarta Umowa Nr PS/B/VI/3/8/100/ pomiędzy Zleceniodawcą Miastem Stołecznym Warszawa a Podmiotem Towarzystwem Przytułku Św. Franciszka Salezego Warszawie w oparciu o złoŝoną ofertę: Zapobieganie marginalizacji i izolacji osób starszych poprzez zapewnienie całodobowej opieki nad osobami starszymi polegające na prowadzeniu domu pomocy społecznej. Termin realizacji zadania ustalono na okres od dnia podpisania umowy do dnia 31 marca 2013 r. Na realizację zadania Miasto przeznaczyło dotację celową w wysokości: zł. Przyznane środki finansowe są przekazywane Towarzystwu w miesięcznych transzach, zgodnie z harmonogramem, przy czym w roku 2010r. do wypłaty przeznaczono zł. W 2010 r. środki m. st. Warszawy przeznaczone mają zostać na wynagrodzenia osobowe wraz z pochodnymi oraz opłaty eksploatacyjne. Dotacja w roku 2010 stanowi 79, 56 %. kosztu realizacji zadania. Zgodnie z Umową zleceniobiorca ma obowiązek zapewnić 90 miejsc w prowadzonym Domu Pomocy Społecznej. Miejscami dysponuje Warszawskie Centrum Pomocy Rodzinie z upowaŝnienia Prezydenta m. st. Warszawy. Umowa i oferta- załącznik nr 3 Dane dotyczące mieszkańców, według stanu na r. W czasie kontroli w Domu zamieszkiwało 87 osób w wieku od 51 do 99 lat. W 2009 r. w Domu zamieszkały 83 osoby, w 2010 r. do dnia kontroli 12, w tym na podstawie postanowienia Sądu: 6 Od 1 kwietnia br. w jednostce zamieszkało 4 męŝczyzn. Do dnia r. Dom przeznaczony był tylko dla kobiet. W kontrolowanej jednostce zamieszkują osoby ubezwłasnowolnione całkowicie lub częściowo. Łącznie w latach r. zmarło 19 mieszkańców. Informację dotyczącą mieszkańców jednostki przedstawia załącznik nr 4 do protokołu. 3

4 2. Stan i struktura zatrudnienia. Zadania jednostki wypełnia 66 - osobowa kadra zatrudniona w wymiarze 62,21 etatu łącznie. Z przedstawionych danych wynika, Ŝe jednostka zatrudnia: 9 pielęgniarek, w tym 2 kierowników pielęgniarek 7,25 etatu 36 pokojowych 35, 25 etatu, 1 pracownika socjalnego 0,88 etatu 2 instruktorów terapii zajęciowej (2 etaty), kapelana- 0,5 etatu, technika fizjoterapeutę- 1 etat, Dział finansowo-księgowy 3 etaty, w tym Główna księgowa. Dział gospodarczy 13, w tym 6 pracowników kuchni, kierowca-1,33 etatu, 2 pracowników pralni, stolarz, magazynier, W kontrolowanej jednostce na umowę zlecenie zatrudniono 5 pielęgniarek, łącznie w przeliczeniu na pełne etaty - 2,75. Z uzyskanych informacji wynika, Ŝe osoby te uzupełniają pracę zespołu terapeutycznoopiekuńczego (pracują zgodnie z grafikiem pracy). Z informacji przedstawionej w trakcie kontroli wynika, Ŝe Dyrektor jednostki podjął działania organizacyjne mające na celu weryfikację struktury zatrudnienia. Wraz ze zmianą organu prowadzącego z DPS odeszło 8 osób z personelu opiekuńczo-terapeutycznego, w tym siostry zakonne zatrudnione na stanowisku kierownika pielęgniarek, pracownik socjalny oraz kasjerka. Dyrektor opracował instrukcję kancelaryjną z rzeczowym wykazem akt oraz Regulamin pracy wprowadzony z dniem 1.04.br. Wykaz pracowników domu pomocy społecznej załącznik nr 5 do protokołu. Wskaźnik zatrudnienia pracowników zespołu terapeutyczno opiekuńczego. Kontrola wykazała, Ŝe wskaźnik zatrudnienia w placówce został określony na poziomie 0,57, a więc jest niŝszy od obowiązującego standardu. Zgodnie z przepisami wskaźnik zatrudnienia pracowników zespołu terapeutyczno opiekuńczego zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy w domu pomocy społecznej dla osób przewlekle somatycznie chorych wynosi nie mniej niŝ 0,6 na jednego mieszkańca domu. Do określenia wskaźnika zatrudnienia w zespołach terapeutyczno opiekuńczych wliczone zostały osoby z personelu opiekuńczo-terapeutycznego oraz pracownik socjalny i kapelan. Nie wliczono innych osób wskazanych w Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 19 października 2005r. w sprawie domów pomocy społecznej. W czasie kontroli ustalono, Ŝe w Domu Pomocy Społecznej obowiązuje Zarządzenie Nr 11/2010 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej im. Św. Franciszka Salezego w Warszawie z dnia 15 kwietnia 2010r., w sprawie 4

5 powołania Zespołów terapeutyczno opiekuńczych w Domu Pomocy Społecznej im. Św. Franciszka Salezego (załącznik nr 6). Zostało ono wydane na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 19 października 2005r. w sprawie domów pomocy społecznej (Dz. U. z 2005r. Nr 217, poz. 1837). Powołano dwa zespoły terapeutyczno opiekuńcze: jeden dla oddziałów na parterze i I piętrze, drugi dla oddziału na II piętrze. Od czasu wprowadzenia Zarządzenia tj. 15 kwietnia 2010r. nie odbyło się Ŝadne spotkanie zespołu terapeutyczno opiekuńczego. Wcześniej spotkania zespołu odbywały się w zaleŝności od potrzeb (nie było Ŝadnej prawidłowości), spotkania te nie były protokołowane. Przekazano sugestię o celowości sporządzania protokołów ze spotkań zespołów. W czasie kontroli stwierdzono, Ŝe dla mieszkańców przebywających w placówce były przygotowywane Indywidualne plany wspierania mieszkańca (wzór załącznik nr 7), które aktualizowano co pół roku. Dodatkowo do planów sporządzana była karta spostrzeŝeń i obserwacji przygotowana przez pracownika pierwszego kontaktu. Dla osób nowo przyjmowanych plany te będą opracowywane zgodnie z przepisami. KaŜdy mieszkaniec ma wyznaczonego pracownika pierwszego kontaktu, są to najczęściej pokojowe, pielęgniarki lub pracownik socjalny. Pracownika wybiera mieszkaniec, jeŝeli nie jest w stanie wyznacza go oddziałowa. Pracownik socjalny posiada listę pracowników pierwszego kontaktu wybranych przez mieszkańców. Zadaniem pracownika pierwszego kontaktu jest pomoc mieszkańcom np. w robieniu zakupów, prowadzeniu korespondencji, zgłaszaniem spraw do pracownika socjalnego. Zakres obowiązków pracownika pierwszego kontaktu stanowi załącznik nr 8 do protokołu. Zakresy obowiązków - załącznik nr 9 do protokołu. W trakcie kontroli analizie poddano zakresy obowiązków pracowników: pracownika socjalnego, pielęgniarki, pokojowej, technika fizjoterapii, instruktora terapii zajęciowej. Stwierdzono, Ŝe czynności pielęgnacyjnoopiekuńcze wykonują pielęgniarki i pokojowe. Jednostka nie zatrudnia opiekunek. Pokojowa pod względem słuŝbowym podlega pielęgniarce. Zakres czynności określa podstawowe zadania, do których naleŝy: przygotowanie posiłku, karmienie i pojenie mieszkańców, sprzątanie po posiłkach, sprzątanie pomieszczeń, wymiana brudnej bielizny i dostarczanie czystej. Pokojowa wykonuje równieŝ codzienną toaletę i kąpiel mieszkańców, przewija cięŝko chorych mieszkańców i dba o zmianę pozycji u leŝących. Zdaniem kontrolujących ww. czynności powinny być wykonywane przez osoby posiadające odpowiednie przygotowanie ( np. przez opiekunki lub pielęgniarki) lub przez pokojowe pod stałym nadzorem pielęgniarki. Ponadto, kontrola zakwestionowała zapisy gotowość do prac społecznych na terenie domu. Na przykładzie zakresu czynności pracownika socjalnego stwierdzono, Ŝe zapisy w nim zawarte są niespójne z zapisami regulaminu organizacyjnego na tym stanowisku pracy. Dyrektor poinformował, Ŝe w ramach wprowadzanych zmian, w następnej kolejności podejmie działania zmierzające do weryfikacji akt osobowych pracowników i ich zakresów obowiązków. Spotkania Dyrektora z pracownikami i mieszkańcami Domu. Zgodnie z przedstawionymi danymi od r. do dnia kontroli Dyrektor jednostki omówił z pracownikami zadania związane z podziałem zadań pracowników działu administracji i pracowników 5

6 socjalnych, nadzoru nad Zespołami Mieszkalnymi, organizacji pralni, przydziału zadań i uprawnień pracowników Zespołów Mieszkalnych, działalności Zespołu Terapeutyczno-Opiekuńczego i dokumentacji. Mieszkańcy uczestniczyli w uroczystym poŝegnaniu Sióstr, w spotkaniu przedświątecznym. Przedstawione zostały nowe zasady funkcjonowania Domu oraz wprowadzony Regulamin Pobytu Mieszkańców i Samorządu Mieszkańców. Szczegółowe informacje przedstawia załącznik nr 10 do protokołu. Czas pracy. W 10 Regulaminu pracy Domu Pomocy Społecznej Towarzystwa Przytułku Św. Franciszka Salezego (załącznik nr 11) zapisano, Ŝe czas pracy kaŝdego pracownika wynosi 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym, który wynosi trzy kolejne miesiące kalendarzowe. Pielęgniarki i pokojowe pracują w godzinach: I zmiana , II zmiana , noc Pracownicy kuchni pracują na dwie zmiany w godzinach: I zmiana i II zmiana Pracownicy pralni pracują od , pozostali pracownicy w godzinach W trakcie kontroli analizie podano harmonogramy czasu pracy personelu opiekuńczo-terapeutycznego z miesiąca czerwca br. załącznik nr 12. Stwierdzono ze grafiki pracy z oddziału I i II były ustalane z naruszeniem doby pracowniczej. Ponadto, w kolumnie godziny do wypracowania nie uwzględniono urlopu pracownika - godzin normatywnych (8 godzin) oraz nadgodzin z poprzedniego miesiąca. Przy planowaniu harmonogramu czasu pracy na koniec okresu rozliczeniowego naleŝy uwzględnić w miarę moŝliwości wszystkie nadgodziny lub zawrzeć informację o liczbie godzin nadliczbowych w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika. Organizacja pracy w ciągu dnia i nocy. Zarządzeniem nr 1/2010 z dnia 1 kwietnia 2010 r. ( załącznik nr 13) Dyrektor wprowadził zmiany w Regulaminie organizacyjnym poprzez utworzenie sekcji w ramach działu opiekuńczo-terapeutycznego, działu gospodarczego i nadanie symboli komórkom organizacyjnym. Wprowadzone zostały dwie sekcje: Zespołu Mieszkalnego II piętra i Zespołu Mieszkalnego I piętra (i parteru) Pracę Zespołu Mieszkalnego nadzoruje kierownik Zespołu. Na parterze przewidzianych jest 15 miejsc; w dniu kontroli zamieszkiwało tu 4 męŝczyzn; na I piętrze zamieszkiwało 47 mieszkanek; na II piętrze 40 mieszkanek. Opiekę i pielęgnację zapewniają mieszkańcom pielęgniarki i pokojowe, zgodnie z ustalonym wcześniej harmonogramem pracy. Personel pracuje w godzinach: rano i po południu , w nocy W ciągu dnia na kaŝdym oddziale pracują 2 pielęgniarki, i 5-6 pokojowych. Po południu liczba personelu opiekuńczego jest mniejsza. W nocy na dyŝurze najczęściej pozostaje 1 pielęgniarka na cały Dom oraz po 1 pokojowej w Zespole Mieszkalnym. O godz przewidziane jest śniadanie, wcześniej podawane są leki, insulina, mieszkańcy przygotowywani są do posiłku; po śniadaniu toaleta, zmiana pozycji u osób leŝących, sprzątanie, kąpiele mieszkańców, wizyty lekarskie, spacer; ok. godz obiad, sprzątanie po obiedzie; kolacja wydawana jest Obchody pielęgniarskie 4 razy w dzień i 3 razy w nocy. 6

7 Zakres świadczonych usług. Placówka świadczy usługi zgodnie z obowiązującymi standardami, poza opieką, pielęgnacją i wyŝywieniem zapewnia róŝne formy terapii (muzykoterapia, biblioterapia, malarstwo, haft, zajęcia plastyczne, gry i zabawy). Mieszkanki korzystają z zabiegów rehabilitacyjnych (zlecenia lekarskie realizuje zatrudniona przez dom rehabilitantka). Organizowane są imprezy okolicznościowe, wyjazdy na wycieczki i turnusy rehabilitacyjne. Mieszkanki mają kontakt z uczniami okolicznych szkół, studentami. W placówce działa wolontariat, odbywają się praktyki studenckie. Indywidualne programy wsparcia były przygotowywane w terminie przewidzianym w rozporządzeniu. Program opracowywany był wspólnie przez pielęgniarkę oddziałową, terapeutę, lekarza i pracownika socjalnego. Obecnie w placówce pracownik socjalny jest zatrudniony na 7/8 etatu, od 14 czerwca 2010r. będzie zatrudniony drugi pracownik socjalny na pełnym etacie. Dokumentacja pracownika socjalnego: akta mieszkańców; indywidualne plany wsparcia; dokumentacja osób oczekujących na umieszczenie; dowody osobiste mieszkańców i ich legitymacje ZUS (wydawane w razie potrzeby na prośbę mieszkańca). Pracownik socjalny wypłaca mieszkańcom końcówki ich świadczeń (kwoty w imiennych kopertach; pokwitowania odbioru) i dokonuje drobnych zakupów (potwierdzenie w formie paragonów lub faktur). W placówce nie ma psychologa. Do kwietnia 2010r. na umowę zlecenie był zatrudniony lekarz psychiatra, umowa nie została przedłuŝona. Z Przychodni SOLMED do Domu oddelegowany jest lekarz internista gastrolog (wizyty 2 razy w tygodniu). Wizyty u lekarzy specjalistów organizuje pracownik socjalny. W planach przedłuŝenie umowy z lekarzem psychiatrą i zatrudnienie psychologa na umowę zlecenie. W jednostce obowiązuje Regulamin pobytu Mieszkańców Domu Pomocy Społecznej im. Św. Franciszka Salezego w Warszawie przy ul. Solec 36a ( złącznik nr 14), wprowadzony przez Dyrektora Domu. Zawiera on podstawowe zasady funkcjonowania Domu, zasady przyjmowania i pobytu oraz odwiedzin, zadania Samorządu, prawa i obowiązki mieszkańców, przepisy porządkowe i organizacyjne, sposób zgłaszania problemów i skarg, oraz informację o godzinach przyjęć Dyrektora Domu. Stwierdzono, Ŝe 6 Regulaminu budzi zastrzeŝenia. Zdaniem kontrolujących zapisane prawa są w większości zadaniami Domu (pkt 2, 3 oraz 6-8 ). Zatem celowym wydaje się zapisanie ich w paragrafie np.: Dom zapewnia lub Dom umoŝliwia oraz wyróŝnienie praw w oparciu o katalog praw człowieka. Regulamin Samorządu mieszkańców złącznik nr 15 do protokołu. Na tym protokół kontroli zakończono. Protokół zawiera 8 parafowanych stron. Integralną część protokołu stanowią załączniki: załącznik nr 1 Decyzja Wojewody mazowieckiego z dnia r. załącznik nr 2 Regulamin organizacyjny załącznik nr 3 Kopia Umowy i oferta załącznik nr 4 Informacja o mieszkańcach Domu. 7

8 załącznik nr 5 Wykaz pracowników domu pomocy społecznej - stan na dzień r. załącznik nr 6 - Zarządzenie nr 11/2010. załącznik nr 7 Indywidualny Plan Wsparcia załącznik nr 8 zakres obowiązków pracownika pierwszego kontaktu załącznik nr 9 - Zakresy obowiązków wybranych pracowników Domu. załącznik nr 10 - informacja o szkoleniu załącznik nr 11 Kopia Rozdziału III Regulaminu Pracy. załącznik nr 12 - grafiki pracy, załącznik nr 13- Zarządzenie nr 1/2010 załącznik nr 14 Regulamin pobytu załącznik nr 15- Regulamin Samorządu Mieszkańców Zgodnie z Zarządzeniem Nr 65/2008 z dnia r. Dyrektora Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie w sprawie Regulaminu kontroli zewnętrznej Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie kierownik jednostki podlegającej kontroli moŝe: -odmówić podpisania protokołu kontroli składając, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania wyjaśnienie przyczyn tej odmowy, -zgłosić, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowane zastrzeŝenia dotyczące ustaleń zawartych w protokole. ZastrzeŜenia zgłasza się na piśmie do dyrektora Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. W przypadku skorzystania przez kierownika jednostki podlegającej kontroli z powyŝszych uprawnień, do niniejszego protokołu zostaną dołączone informacje o zgłoszeniu zastrzeŝeń oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez dyrektora Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie lub o dokonanych w protokole kontroli poprawkach, skreśleniach i uzupełnieniach lub odmowie podpisania protokołu. Protokół został sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazano kierownikowi jednostki podlegającej kontroli. Egzemplarz protokołu otrzymałem. DYREKTOR STARSZY SPECJALISTA Małgorzata Sudoł Stanisław Miłoński (podpis kierownika jednostki) KIEROWNIK Działu ds. Domów Pomocy Społecznej Małgorzata Zawadzka r. (data, podpisy kontrolujących) 8