specjalista w Wydziale Kontroli i Nadzoru Departamentu kierownik zespołu kontrolnego

Transkrypt

1 Egz. Nr IŁ ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI MINISTER DKSiWWKiN RZECZPOSPOLITA POLSKA Czynności kontrolne zostały przeprowadzone na podstawie ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. Przedmiotowa kontrola, zgodnie z Planem kontroli do realizacji przez Departament Kontroli, Skarg wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych kontrolę w dalszej części przeprowadzono w trybie zwykłym. ustawy o kontroli w administracji rządowej, w związku z ujawnieniem w trakcie kontroli okoliczności 52/ZKMNiE/20 13, 1 27/ZKMNiEI2O 13, 224/ZKMNiE/20 13). zadań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych z kontroli wykorzystania i rozliczenia dotacji przekazanych Związkowi Romów Polskich na realizację i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego (umowy nr: 6/ZKMNiFJ2O13, i Wniosków MAC w 2014 roku, była prowadzona w trybie uproszczonym. Na podstawie art. 53 o kontroli w administracji rządowej przez zespół kontrolny MAC w składzie: 1. starszy 21 stycznia 2014 r. Kontroli, Skarg i Wniosków MAC kierownik zespołu kontrolnego Upoważnienie 2. podreferendarz i Wniosków MAC członek w Wydziale Kontroli i Nadzoru Departamentu Kontroli, Skarg zespołu kontrolnego Upoważnienie Zgodnie z art. 51 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 1 nr 1 z dnia 21 stycznia 2014 r. nr 1 z dnia specjalista w Wydziale Kontroli i Nadzoru Departamentu WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Roman Chojnacki Prezes Zarządu Związku Romów Polskich Pan Warszawa, dniaa marca 2014 r.

2 2013 r. (dotacja na kwotę ,00 zł). tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego (umowy nr: 6IZKMNiEI2O 13, 52/ZKMNiEI2O 13, 1 27/ZKMNiEI2O 13, 224/ZKMNiE/201 3) pod względem legalności i gospodarności wykorzystania środków finansowych strychu na działalność kulturalnoedukacyjną na okres od dnia 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 1. Umowa nr 6/ZKMNiE/20 13 zawarta w dniu 22 lutego 2013 r. na realizację zadania pn. Adaptacja oraz rzetelności prowadzenia dokumentacji finansowoksięgowej związanej z realizacją zadań. 2 umowa nr 6/ZKMNiE/ stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. (dotacja na kwotę ,00 zł). W dniu 11 grudnia 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. (dotacja na kwotę ,00 zł). W dniu 26 marca zgodności podjętych działań i poniesionych wydatków z zapisami załączonej do umowy oferty i rozliczenie dotacji przekazanych Związkowi Romów Polskich w następujący sposób: pozytywnie Na podstawie analizy zebranej dokumentacji źródłowej zespół kontrolny ocenił wykorzystanie z uchybieniami; 5. prawidłowości i terminowości rozliczenia zadania pod względem rzeczowym i finansowym. zleconego, 4. poprawności prowadzonej ewidencji księgowej oraz dokumentacji dotyczącej zadania 2. terminowości realizacji zadania i faktycznego wydatkowania środków finansowych, 3. gospodarności wydatkowanych środków finansowych, realizacji zadania publicznego (kalkulacji kosztów), a w szczególności: Kontrolą zostały objęte zagadnienia związane z przestrzeganiem postanowień zawartej umowy, 27 stycznia 2014 r. do 4 lutego 2014 r. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie Związku Romów Polskich, tj. ul. Wyszyńskiego nr 32, Szczecinek (KRS: , REGON: NIP: ) w terminie od pn. Działalność Instytutu Pamięci i Dziedzictwa Romciw oraz OJar Holokaustu na okres od dnia 2013 r. podpisano aneks nr 1, a w dniu 17 maja 2013 r. aneks nr 2 do ww. umowy. 4. Umowa nr 224/ZKMNiE/2013 zawarta w dniu 30 stycznia 2013 r. na realizację zadania 2013 r. podpisano aneks nr 1 do ww. umowy. pn. Wydawanie gazety romskiej ROMANO ATMOCYGAŃSKA DUSZA na okres od dnia 3. Umowa nr 127/ZKMNiE/2013 zawarta w dniu 30 stycznia 2013 r. na realizację zadania umowy. (dotacja na kwotę ,00 zł). W dniu 19 listopada 2013 r. podpisano aneks nr 1 do ww. pn. Utrzymanie biura Stowarzyszenia na okres od dnia 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. 2. Umowa nr 52/ZKMNiE/2013 zawarta w dniu 22 lutego 2013 r. na realizację zadania Celem kontroli było dokonanie oceny prawidłowości wykorzystania i rozliczenia dotacji przekazanych Związkowi Romów Polskich na realizację zadań mających na celu ochronę, zachowanie i rozwój

3 oraz otrzymanych pisemnych wyjaśnień pozytywnie z uchybieniami oceniono wykorzystanie ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz umowa nr 1 27/ZKMNiE/20 13 umowa nr 224/ZKMNiE/2013 pozytywnie pozytywnie i rozliczenie dotacji przekazanych Związkowi Romów Polskich na realizację zadań mających na celu z nieprawidłowościami; z uchybieniami. Podsumowując wyniki analizy dokumentacji źródłowej dotyczące wszystkich kontrolowanych umów zachowanie i rozwój języka regionalnego. Umowa nr 6/ZKMNiE/2013 Umowa nr 52/ZKMNiE/ marca 2013 r. Umowa nr 127/ZKMNiEI2O13: Umowa nr 224/ZKMNiE/2013 II transza I transza I. Wpływ środków finansowych: Powyższa ocena wynika ze stwierdzonych w toku kontroli ustaleń w następującym zakresie. umowa nr 52/ZKMNiEI2O13 pozytywnie lutego 2013 r. lutego 2013 r. maja 2013 r , ,00 zł; zł. marca 2013 r , , ,00 2 Dz. U Nr 157,poz z późn. zm. 3 Na podstawie sprawozdania, rachunków oraz wyciągów bankowych stwierdzono, że otrzymana na roboty gipsowe (30.000,00 zł) i izolacje (22.106,00 zł). rachunek bankowy o numerze dotacja w wysokości ,00 zł wynikająca z umowy nr 6/ZKMNiE/2013 została wykorzystana w całości. Ponadto Związek wykorzystał środki z innych źródeł w wysokości 7.745,00 zł. Środki otrzymane z dotacji Związek wydatkował na: pokrycie kosztów związanych z inwestycjami dotyczącymi adaptacji strychu, tj. na Zespół kontrolny dokonał kontroli realizacji postanowień zawartych umów, w tym w szczególności zgodności podjętych działań i poniesionych wydatków w oparciu o zapisy załączonych do umów wniosków o udzielenie dotacji na realizację zadania publicznego, kosztorysów, terminowości realizacji zadań oraz faktycznego wydatkowania środków finansowych. o sposobie udzielenia i rozliczenia dotacji, wykorzystanie następuje przez realizację celów wykorzystanie dotacji następuje przez zapłatę za zrealizowane zadania, na które dotacja była udzielona (przekazanie środków na rachunek beneficjenta nie ozriacza wykorzystania dotacji), natomiast zgodnie z art. 168 ust. 5 cyt. ustawy w przypadku, gdy odrębne przepisy stanowią wskazanych w tych przepisach. Z treści art. 168 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2 wynika, że II. Wykorzystanie środków finansowych zadania pochodzących z dotacji: zł. zł. zł. z uchybieniami;

4 Ponadto Związek wykorzystał środki z innych źródeł w wysokości ,88 zł. Otrzymane środki elektrycznej i cieplnej (7.520,11 zł), usługi obce, na które składają się: czynsz, wywóz nieczystości, usługi telekomunikacyjne, Internet, kanalizacja, ochrona biura (12.179,89 zł) i pozostałe koszty Związek wydatkował na: zakup materiałów i energii związanych z eksploatacją biura, tj. wody, energii ubezpieczenie biura (300,00 zł). w wysokości ,00 zł wynikająca z umowy nr 52/ZKMNiEI2OI3 została wykorzystana w całości. 4 Umowa nr 6/ZKMNiE/20 13 Umowa nr 52/ZKMNiE/201 3 Umowa nr I 27/ZKMNiE/201 3 Umowa nr 224/ZKMNiE/201 3 i usługi obce (19.600,00 zł). wydatki wydatki wydatki wydatki zostały prawidłowo zakwalifikowane. zostały prawidłowo zakwalifikowane. zostały prawidłowo zakwalifikowane. zostały prawidłowo zakwalifikowane. III. Kwalifikowanie wydatków do poszczególnych grup kosztów: w wysokości 12,02 zł. z archiwów i ]PN (7.928,72 zł) oraz pozostałymi kosztami, na które składały się podróże służbowe z: wynagrodzeniami z tytułu zawartych umów o pracę, umów zlecenia i umów o dzieło (24.000,00 zł), w wysokości ,00 zł wynikająca z umowy nr 224/ZKMNiE/2013 została wykorzystana w kwocie ,98 zł. Przekazane środki Związek wydatkował pokrywając koszty związane że otrzymana na rachunek bankowy o numerze dotacja Na podstawie sprawozdania, rachunków i faktur oraz wyciągów bankowych stwierdzono, zakupem materiałów i energii, w tym zakupem książek (209,64 zł), zakupem usług obcych, finansując usługi wydawnicze, koszty bankowe i pocztowe, telekomunikacyjne oraz pozyskiwanie dokumentów zarządu Instytutu Pamięci i Dziedzictwa Romów oraz Ofiar Holokaustu, a także członków Rady Naukowej Instytutu (2.849,62 zł). W dniu 10 stycznia 2014 r. Związek zwrócił na konto MAC niewykorzystaną kwotę dotacji w wysokości ,00 zł wynikająca z umowy nr 127/ZKMNiE/2013 została wykorzystana w kwocie ,96. Ponadto Związek wykorzystał środki stanowiące uzyskany przychód w wysokości 6.609,20 zł. Otrzymane środki Związek wydatkował na: wynagrodzenia z tytułu że otrzymana na rachunek bankowy o numerze dotacja Na podstawie sprawozdania, rachunków i faktur oraz wyciągów bankowych stwierdzono, zawartych umów o pracę i umów zlecenia (84.000,00 zł), zakup materiałów i energii (400,00 zł) W dniu 10 stycznia 2014 r. Związek zwrócił na konto MAC kwotę 3.027,07 zł, na co składa się kwota 3.027,03 zł wynikająca z obniżenia kosztu całkowitego i z niewykorzystania środków z innych źródeł oraz 0,04 zł niewykorzystanej dotacji. Na podstawie sprawozdania, rachunków i faktur oraz wyciągów bankowych stwierdzono, że otrzymana na rachunek bankowy o numerze dotacja

5 W trakcie kontroli stwierdzono następujące uchybienia i nieprawidłowości: a dokumentacja w sposób umożliwiający dokonanie oceny realizacji poszczególnych zadań. 1. Umowa nr 6/ZKMN1E/2013: a. Dokumenty księgowe dotyczące realizacji zadania nie zostały opisane zgodnie z załącznikiem nr 5 sprawozdanie Ewidencja księgowa jest prowadzona w sposób czytelny oraz zgodnie z 6 ust. 1 i 2 umów, końcowe do zarządzenia Nr 4 Ministra Administracji kontrolnego. W kosztorysie sprawozdania w pozycji C.1 podano kwotę ,00 zł zamiast kwoty wynikającej z poddanych kontroli faktur i rachunków oraz zestawienia faktur (rachunków), tj ,00 zł, a w pozycji C.2 wpisano wartość ,00 zł, zamiast ,00 zł. Prezes Związku Romów Polskich, Pan Roman Chojnacki wyjaśnił powyższe rozbieżności są spowodowane błędem w funkcjonującym programie, udostępnianym przez MAC, m.in. do sporządzania sprawozdań. Powyższe nie znalazło potwierdzenia w przeprowadzonych przez zespół kontrolny i Naczelnika Wydziału Wnioski 2013, w której Związek Romów Polskich wypełnił wniosek o przyznanie dotacji 3, że te powinny być podpisane przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń mniejszości romskiej, w myśl którego każda z faktur opłaconych z otrzymanej dotacji organizacyjnej oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: na ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią organizacji, podmiotu lub jednostki zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacje finansowych organizacji. i Cyfryzacj i z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie zasad postępowania przy udzielaniu dotacji i etnicznych, zachowanie i rozwój języka regionalnego oraz integrację obywatelską z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie (Dowód: akta kontroli, str. 5360) b. Kwoty wykazane w poszczególnych pozycjach kosztorysu sprawozdania są niezgodne z kwotami wynikającymi z zestawienia rachunków i faktur oraz wyliczeniami zespołu ds. Mniejszości Romskiej DWRMNiE MAC, Pam testach w aplikacji i sporządził sprawozdanie. Należy wskazać, że ww. program umożliwia wpisywanie w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania mającego ma celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowania i rozwój języka regionalnego właściwych kwot, różnych od tych wskazanych we wniosku o udzielenie dotacji. (Dowód: akta kontroli, str. 7, 4143) Pismo Prezesa Związku Romów Polskich, Paia Romana Chojnackiego z dnia 28 stycznia 2014 r. 5 IV. Prowadzenie dokumentacji i ewidencji księgowej.

6 Mieszkaniowej Towarzystwa Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. nie została opisana zgodnie z załącznikiem nr 5 sprawozdanie końcowe Administracji i Cyfryzacji z dnia 2 7 grudnia 2011 r. w sprawie zasad postępowania przy udzielaniu dotacji na ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych, zachowanie i rozwój języka regionalnego oraz integrację obywatelską mniejszości romskiej, w myśl którego każda z faktur opłaconych z otrzymanej do zarządzenia Nr 4 Ministra a. Faktura LUF2013/1417 z dnia 3 grudnia 2013 r. wystawiona przez Zakład Gospodarki 6 nr 127/ZKMNiEI2O13. Zgodnie z zapisami umów zlecenia Wypłata wynagrodzenia a. Związek zawarł cztery umowy zlecenia na realizację zadań wynikających z umowy 3. Umowa nr 127/ZKMNiE/2013: (Dowód: akta kontroli, str. 7, 7580) w punkcie IV. 1.b. kontrolnego. W kosztorysie sprawozdania w pozycji A. 1 podano kwotę 7.500,00 zł zamiast wynikającą z poddanych kontroli faktur i rachunków oraz zestawienia faktur (rachunków) Wyjaśnienia Prezesa oraz ustalenia zespołu kontrolnego w tożsamym zakresie zostały ujęte kwotę 7.520,11 zł, a w pozycji A.3 wpisano wartość ,00 zł, zamiast ,89 zł. z kwotami wynikającymi z zestawienia rachunków i faktur oraz wyliczeniami zespołu d. Kwoty wykazane w poszczególnych pozycjach kosztorysu sprawozdania są niezgodne (Dowód: akta kontroli, str. 8386) pokrytą z dotacji MAC w wysokości 211,41 zł; kwota 211,4 1 zł jest tożsama z kwotą odręcznie na wskazaną w zestawieniu kwotę, tj. 211,40 zł. z wyciągu z rachunku bankowego, przy czym na wyciągu ww. kwota została zmieniona 122 wpisano kwotę 211,40 zł, natomiast na fakturze odpowiadającej wpisowi opisano kwotę z wykonania zadania w kolumnie W tym ze środków pochodzących z dotacji w pozycji c. W zestawieniu rachunków i faktur stanowiącym załącznik do sprawozdania końcowego (Dowód: akta kontroli, str ) Mieszkaniowej Towarzystwa Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. nie została sprawdzona pod względem merytorycznym i formalnoprawnym. b. Faktura LUF2013/1417 z dnia 3 grudnia 2013 r. wystawiona przez Zakład Gospodarki (Dowód: akta kontroli, str. 8 l82) te powinny być podpisane przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń zjakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie dotacji powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią organizacji, podmiotu lub jednostki organizacyjnej oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacje finansowych organizacji. 2. Umowa nr 52IZKMNIE/2013:

7 z dnia (Dowód: akta kontroli, str ) b. Na rachunkach wystawionych w dniu 27 lutego 2013 r., tj. rachunku nr 1/G/13 i 3/G/13 Umowy zlecenia Nr 1/G/2013 z dnia 1 stycznia 2013 r. w dniu 26 kwietnia 2013 r. został powołując się na niewłaściwe nazwy umowy, tj. na umowę o dzieło. Tytułem przykładu do wystawiony rachunek 6/G/13 za wykonane prace zgodnie z umową o dzieło numer 1/G/13 stwierdzono rozbieżność pomiędzy kwotami wskazanymi na rachunkach, a wynikającymi 135,02 zł. wyciągu z rachunku bankowego stwierdzono, że kwota pokryta z dotacji MAC wynosi Na podstawie wyciągu z rachunku bankowego stwierdzono, że w obydwu przypadkach Nr 3/G/2013, w której określono kwotę wynagrodzenia w wysokości 256,00 zł, a na rachunku wystawionym do umowy w pozycji Kwota na umowie podano 512,00 zł. dokonano przelewu na rzecz Zleceniobiorcy w wysokości zgodnej z wystawionymi rachunkami do umowy z jednoczesnym określeniem, że jest to wynagrodzenie za miesiąc styczeńluty, przy czym informacja taka nie wynikała z wystawionych rachunków. Kwota na umowie podano 3.006,50 zł. Tożsama sytuacja dotyczy umowy zlecenia z zawartych umów. W umowie zlecenia Nr 1/G/2013 określono kwotę wynagrodzenia w wysokości 1.503,25 zł, natomiast na rachunku wystawionym do umowy w pozycji (Dowód: akta kontroli, str , , ) c. Na fakturze VAT nr F00452/2013 wpisano kwotę realizacji zadania z dotacji MAC w wysokości 132,02 zł, natomiast na podstawie zestawienia faktur (rachunków) oraz (Dowód: akta kontroli, str. 106, ) d. Kwoty w zestawieniu faktur i rachunków wykazane w kolumnie Kwota są niezgodne z kwotami wynikającymi z kontrolowanych faktur dotyczy i zakupu znaczków pocztowych. Tym samym powstały różnice pomiędzy sumą kosztów Pismo Sekretarza Związku Romów Polskich, Pani Joanny Chojnackiej z dnia 29 stycznia 2014 r. 7 całkowitych realizacji zadania wynikających z zestawienia faktur i rachunków, a sumą poszczególnych faktur i rachunków okazanych zespołowi kontrolnemu. Tytułem przykładu Faktura VAT Nr wystawiona w dniu 6 lutego 2013 r. na kwotę 289,28 zł została wykazana w zestawieniu faktur (rachunków) w kolumnie Kwota w pozycji 59, pokrytą ze środków dotacji MAC. W wyjaśnieniach poinformowała zespół kontrolny, że: 4 Sekretarz Związku Romów Polskich to usług telekomunikacyjnych przy czym jej wartość określono na 100,00 zł. Jednocześnie jest to kwota tożsama z kwotą następuje w ciągu 7 dni po przedłożeniu rachunku Zleceniodawcy. Na podstawie przedstawionych dokumentów stwierdzono, że Zleceniobiorcy wystawiali rachunki

8 ROMANO ATMOCYGAŃSKA DUSZA dokonywane były nie tylko na konto wynikające i nr (Dowód: akta kontroli, str. 9, , ) e. Przychody uzyskane w związku z realizacją zadania, tj. z wpłat za prenumeratę gazety z zawartej umowy z MAC, ale również na rachunek bankowy nr (Dowód: akta kontroli, str. 1521) danego projektu są kwotami szacunkowymi i mieszczą się w kwocie ujętej w projekcie. gazety romskiej ROMANO ATMOCYGAŃSKA DUSZA, na realizację zadania przewidywał środki z dotacji ( , zł), z innych źródeł (14.700,00 zł) oraz przychody (100,00 zł). realizacji zadania wyniesie ,00 zł. Na podstawie przedstawionej dokumentacji finansowej, sprawozdania oraz wyciągów bankowych zespół kontrolny stwierdził, że koszt Po aneksowaniu umowy zmianie uległy planowane środki: ,00 zł z dotacji, 9.600,00 zł kosztów realizacji zadania finansowanych z przyznanej dotacji, środków własnych lub środków z innych źródeł, bez zmiany warunków umowy, wysokość dotacji ulega całkowity realizacji zadania wyniósł ,16 zł. Związek wydatkował kwotę dotacji zmniejszeniu o taki sam procent, o jaki został obniżony koszt całkowity realizacji zadania. Różnica podlega zwrotowi na rachunek bankowy Zleceniodawcy, nie później niż w terminie konsultacji z Departamentem Budżetu i Finansów MAC, w związku z obniżeniem kosztu całkowitego realizacji zadania oraz niewykorzystaniem przez Związek środków z innych źródeł i zwiększeniem przychodów 8.788,77 zł. Szczegóły dotyczące sposobu obliczenia ww. kwoty przedstawia poniższa tabela. 5, należy przypisać do zwrotu na konto MAC kwotę na realizację zadania. W związku z realizacją wielu projektów, przyporządkowane kwoty do.. w kolumnie kwota nie jest wpisana cała kwota z faktury, tylko ta część, która przypada f. Związek na etapie wnioskowania o przyznanie dotacji na realizację zadania pn. Wydawanie z innych źródeł oraz 325,00 zł z osiągniętych przychodów. Planowano, że koszt całkowity w wysokości ,96 zł oraz osiągnięty przychód w wysokości 6.609,20 zł. Zgodnie z 5 ust. 3 umowy zawartej z Ministrem Administracji i Cyfryzacji w przypadku obniżenia 15 dni od dnia upływu tenninu zakończenia realizacji zadania. W wyniku przeprowadzonych Przychody zostały w całości wydatkowane na realizację zadania. 8

9 1.iWynagrodzenia. Planowam L całkowty koszt kwota dotacji Całkowit p Vszczegolnienie koszt0w całkowt koszt zadania bez wikonanie zadania bez wg umoyw koszt zadania zadania uzyskanch phodow I 2 2 pchodow 84000,0O 84000, , , ,00 T 8400l00 2. L cie ma wjiil 400,00 400,00 400,00 400,00 J 400,00 400, ,OO i , , , , ,00 J 4. ozoałe koszy 0,00 0,00 l j i 0,00 korekt o jrzychody planowane I 1 Y 425,00 J 4608,20 1 kwota przekazanej dotacji ogółem 4 Ói 00 ogółem wykorzystano kte im T ,00 J , , , ,00 J Flanowatiy Cawowitykoszt wystawiona w dniu 6 kwietnia 2013 r. na kwotę 453,78 zł została wykazana w zestawieniu faktur (rachunków) w kolumnie Kwota w pozycji A.3 dowód księgowy nr 18, przy czym jej Z uwagi na fakt, że w dniu 10 stycznia 2014 r. Związek zwrócił na konto MAC kwotę 3.027,03 zł z tytułu obniżenia koszty całkowitego i niewykorzy stania środków z innych źródeł, zwrotowi podlega jeszcze kwota 5.761,74 zł. Końcowe rozliczenie finansowe niewkorzystano 0,00 (Dowód: akta kontroli. str.9295, 98t 07) 4. Umowa nr 224/ZKMNiE/2013: a. Kwoty w zestawieniu faktur i rachunków wykazane w kolumnie Kwota są niezgodne z kwotami wynikającymi z kontrolowanych faktur dotyczy i zakupu znaczków pocztowych. Tytułem przykładu, Faktura VAT Nr (Dowód: akta kontroli, str. 9, ) b. Związek dokonał zwrotu kosztów poniesionych przez Pana honorowego w związku z przejazdem na posiedzenie Rady Naukowej Instytutu Pamięci i Dziedzictwa w łącznej wysokości 151,95 zł. Powyższy wydatek, zdaniem zespołu kontrolnego, jest 9 członka Rady Naukowej Instytutu Pamięci i Dziedzictwa Romów oraz Ofiar Holokaustu, Romów oraz Ofiar Holokaustu pociągiem z Warszawy do Szczecinka i z powrotem, niezgodny z umową zawartą z MAC, ponieważ ww. osoba nie była członkiem Zarządu to usług telekomunikacyjnych wartość określono w wysokości 100,00 zł. Jednocześnie jest to kwota tożsama z kwotą pokrytą ze środków dotacji MAC. Wyjaśnienia Związku Romów Polskich w tożsamej tematyce zostały przywołane w punkcie Iy.3.d. planowam całkowdy koszt zadania bez przychodów rzeczywisty koszt zadania bez przychodów zmiana całkotego kosztu zadania zmiana \sokości dotacji na podst ąie nzliczenia planowana wysokość dotacji ustalona wysokość dacji po tuwzględrieniu zrrtany całkowitego kosztu zadania OBNIŻENIA KOSZTU CAŁKOWITEGO 8 788,77 ZŁ :::: wkośd dofinansowarsa z dotacji zmniejszenie kontu cakowltego zadania implikuje nlejszenie O to tam procent KWOTA DO ZWROTU \WNIKAJACA Z maatna wkość dotacy

10 Instytutu oraz Rady Naukowej. Należy podkreślić, że zarówno statut Związku Romów Polskich, jak i Regulamin Wewnętrzny Instytutu Pamięci i Dziedzictwa Romów oraz Ofiar Holokaustu nie przewidują możliwości nadawania tytułu honorowego członka Rady Naukowej Instytutu Pamięci i Dziedzictwa Romów oraz Ofiar Holokaustu. Ponadto w przedstawionym wykazie Zarzqd Instytutu Pamięci i Dziedzictwa Romów oraz Ofiar Holokaustu oraz Członkowie Rady Naukowej Instytutu Pamięci i Dziedzictwa Romów oraz Ofiar Holocaustu obowiązującym w kontrolowanym okresie, ww. osoba nie została wskazana, jako członek Rady. Mając na uwadze powyższe, dla oceny możliwości zwrotu kosztów delegacji dla Pana bez znaczenia pozostaje okoliczność, że zgodnie z pismem z dnia 22 stycznia 2012 r., został mianowany Honorowym Członkiem Rady Naukowej Instytutu Pamięci i Dziedzictwa Romów oraz Ofiar Holocaustu. Zaznaczyć bowiem należy, że w części II w pozycji A.4 wniosku o udzielenie dotacji na realizację zadania mającego na celu ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych oraz zachowanie i rozwój języka regionalnego, załączonego do umowy nr 224/ZKMNiE/20 13, jednoznacznie wskazano, że z dotacji otrzymanej z MAC pokryte zostaną koszty podróży służbowych zarządu Instytutu i członków Rady Naukowej (noclegi, dojazdy, przejazdy, wyżywienie), nie wyszczególniając przy tym członków honorowych Rady Naukowej. W związku z powyższym kwotę 151,95 zł należy uznać za wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem i w myśl 9 ust. 3 ww. umowy przypisać do zwrotu na rachunek bankowy MAC wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych. (Dowód: akta kontroli, str ) c. Związek zawarł jedną umowę zlecenia na realizację zadań wynikających z umowy nr 224/ZKMNiE/2013. Zgodnie z zapisem umowy zlecenia Nr 1/In/2013 z dnia I stycznia 2013 r. Wypłata wynagrodzenia następuje w ciągu 7 dni po przedłożeniu rachunku Zleceniodawcy. Na podstawie przedstawionych dokumentów stwierdzono, że Zleceniobiorca wystawiał rachunki nr: 18 i 1012/]N/13 powołując się na inną umowę niż została zawarta, cyt. za wykonane prace zgodnie z umową o dzieło numer 2/IN/2012 z dnia Z wyjaśnień z dnia 4 lutego 2014 r. przesłanych przez Sekretarza Związku Romów Polskich wynika, że,... jest to błąd pisarski. Wynikł on, ponieważ rachunki na rok 2013 były liczone na drukach z 2012 roku i dane są przekopiowane przez system i nie poprawione przez wypełniającego rachunki. (Dowód: akta kontroli, str. 26, 205, , 23 l233) d. Na rachunku nr 1/IN/13 wystawionym w dniu 27 lutego 2013 r. stwierdzono niezgodność kwoty z zawartą umową. W umowie zlecenia Nr 1/In/13 określono kwotę wynagrodzenia w wysokości 42,67 zł miesięcznie, natomiast na rachunku wystawionym do umowy w pozycji Kwota na umowie podano 85,34 zł. Na podstawie wyciągu z rachunku bankowego stwierdzono, że dokonano przelewu na rzecz Zleceniobiorcy w wysokości 10

11 w ww. umowie. W umowie podano kwotę 42,67 zł, a na rachunkach widnieją kwoty e. Kwoty wskazane w rachunkach 38 i 1012/IN/2013, wystawionych do zawartej umowy (Dowód: akta kontroli, str. 205, , 226) rachunku. zlecenia nr 1/In/2013 z dnia I stycznia 2013 r., są niezgodne z kwotą wskazaną 42,70 zł. Z wyjaśnień z dnia 4 lutego 2014 r. przesłanych przez Sekretarza Związku Romów 11 Umowa Nr 224/ZKMNiE/2013 archiwalnych, na fakturach za usiugi zewnętrzne, na rachunkach do wynagrodzeń autorów opracowań. Umowa Nr 127/ZKMNiE/2013 Umowa 52/ZKMNiE12O13 Umowa 6/ZKMNiE/2013 na w na na pozyskiwanych i wydawanych książkach, dokumentach księgowych, umowach o pracę i zlecenia finansowanych z otrzymanej dotacji. okładce czasopisma i stopce redakcyjnej, na dokumentach księgowych dotyczących realizacji zadania. siedzibie organizacji, na stronie internetowej, na dokumentach tablicach umieszczonych w wyremontowanym obiekcie. V. Informacja dotycząca wsparcia przez MAC: (Dowód: akta kontroli, str. 7, 156, ) w sprawozdaniu ,00 zł). a w pozycji A.4 podano kwotę 2.850,00 zł, przy czym z faktur i rachunków oraz zestawienia kontrolnego. W kosztorysie sprawozdania w pozycji A.2 podano kwotę 210,00 zł zamiast faktur (rachunków) wynika suma 2.849,62 zł. Wyjaśnienia Prezesa oraz ustalenia zespołu wynikającej z poddanych kontroli faktur i rachunków oraz zestawienia faktur (rachunków) kwoty 209,64 zł, natomiast w pozycji A.3 wpisano wartość 7.929,00 zł zamiast 7.928,72 zł, kontrolnego w tożsamym zakresie zostały ujęte w punkcie IV. 1.b. W związku ze stwierdzonymi rozbieżnościami zespół kontrolny ustalił, że Związek wydatkował ze środków dotacji otrzymanych z MAC kwotę ,98 zł (a nie jak podano z kwotami wynikającymi z zestawienia rachunków i faktur oraz wyliczeniami zespołu f. Kwoty wykazane w poszczególnych pozycjach kosztorysu sprawozdania są niezgodne (Dowód: akta kontroli, str. 26, 205, ,231232) nr 224/ZKMNiE/2013 przypisać do zwrotu wraz z odsetkami naliczonymi w wysokości kwotę 0,03 zł. W związku z powyższym w przeliczeniu na 9 miesięcy, zawyżona przez Polskich wynika, że na rachunkach:,,... wskazano kwotę 42,70 ponieważ jest to kwota zgodna z budżetem projektu. Nie sporządzono aneksu do Umowy zlecenie nr 1/In/2013 na Zleceniobiorcę i wypłacona przez Zleceniodawcę kwota wynosi łącznie 0,27 zł. Kwotę tę należy zakwalifikować jako pobraną w nadmiernej wysokości i zgodnie z 9 ust. 3 umowy określonej jak dla zaległości podatkowych. wynagrodzenie za miesiąc styczeńluty, przy czym takiego zapisu nie było na wystawionym zgodnej z wystawionym rachunkiem do umowy z jednoczesnym określeniem, że jest to

12 na ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej mniejszości narodowych i etnicznych, zachowanie i rozwój języka regionalnego oraz integrację obywatelską mniejszości romskiej; załącznika nr 5 1. opisywanie faktur i rachunków opłaconych z otrzymanej dotacji zgodnie z przypisem nr 3 sprawozdanie końcowe do zarządzenia Nr 4 Ministra Administracji i Cyfryzacj i z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie zasad postępowania przy udzielaniu dotazji 2. dokonanie korekty sprawozdań z realizacji zadań określonych w umowach całkowitego realizacji zadania oraz niewykorzystaniem deklarowanych we wniosku środków jak dla zaległości podatkowych ( 9 ust. 3 umowy 224/ZKMNiE/2013); osób dokonujących sprawdzenia pod względem merytorycznym oraz formalnorachunkowym; sprawdzenia poprzez poczynienie zapisów na dokumentach księgowych, tj. podpis, pieczęć wydatków pokrytymi ze środków dotacji; wystawiony oraz powinien zawierać informację o okresie za jaki został wystawiony; adnotacjach na wyciągach bankowych, kwot zgodnych z rzeczywistymi wartościami Rachunek powinien jednoznacznie wskazywać umowę, na podstawie której został niezgodność kwot wynikających z zestawienia faktur (rachunków) z kwotami wykazanymi nr: 6/ZKMNiE/201 3, 52/ZKMNiE/201 3, 224/ZKMNiE/20 13, w których stwierdzono w sprawozdaniu; 3. wpisywanie w części II sprawozdania kwot wynikających z określonych faktur i rachunków; 4. prawidłowe przeprowadzanie kontroli dowodów księgowych i potwierdzanie dokonania ich 5. wpisywanie na fakturach (rachunkach), w zestawieniu faktur (rachunków) oraz czynionych 6. wzmożenie nadzoru nad prawidłowym wystawianiem rachunków przez Zleceniobiorców. 7. dokonywanie rozliczeń na podstawie rachunku bankowego określonego w zawartej umowie z Ministrem Administracji i Cyfryzacji dla realizacji zadania; 8. wykorzystywanie środków pochodzących z dotacji tylko na cele i zadania wskazane w zawartej umowie; 9. zwrot na rachunek bankowy MAC kwoty 151,95 zł wraz z odsetkami w wysokości określonej 10. zwrot na rachunek bankowy MAC kwoty 5.761,74 zł w związku z obniżeniem kosztu z innych źródeł ( 5 ust. 3 umowy nr 127/ZKMNiE/2013); 11. zwrot na rachunek bankowy MAC kwoty 0,27 zł. wraz z odsetkami naliczonymi w wysokości z 17 zarządzenia Nr 4 Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie zasad 12 postępowania przy udzielaniu dotacji na ochronę, zachowanie i rozwój tożsamości kulturowej Decyzja o ewentualnym zwrocie kwot wymienionych w pkt. od 911 zostanie podjęta przez Ministra Administracji i Cyfryzacji po zatwierdzeniu informacji z realizacji zadania, opracowanej zgodnie określonej jak dla zaległości podatkowych (w myśl 9 ust. 3 umowy 224/ZKMNiE/201 3). Zgodnie z art. 46 ust. 1 w związku z art. 46 ust. 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej, biorąc pod uwagę wyniki przeprowadzonej kontroli zaleca się:

13 Mając na uwadze powyższe informuję, że zgodnie z art. 49 ustawy o kontroli w administracji rządowej oczekuję od Pana Prezesa w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach Niniejsze Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Egz. Nr 1 Związek 6 Dz. Urz. MAC z 2012 r. poz Romów Polskich. Sporządził: Zespół kontrolny Egz. Nr 2 MAC. Wykonano w 2 egz. Z upoważnienia mniejszości narodowych i etnicznych, zachowanie i rozwój języka regionalnego oraz integrację obywatelską mniejszości romskiej. 6

14