rzegląd PŁACOWO-KADROWY grafiki czasu pracy i listy płac Temat numeru odpowiedzi na pytania Czytelników Aktualizacja nr 67 maj 2014

Transkrypt

1 P 12 Aktualizacja nr 67 maj 2014 rzegląd PŁACOWO-KADROWY ZUS PODATKI W roku powrotu z urlopu wychowawczego, rozpoczętego w poprzednich latach, trzeba ustalić urlop proporcjonalny Wynagrodzenie prezesa w okresie wypowiedzenia z dodatkiem funkcyjnym 28 Miesięczne i kwartalne premie uznaniowe w podstawie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop 30 Odszkodowanie z tytułu zakazu konkurencji nie może być niższe od określonego przepisami 32 Rekompensatę utraconego dodatku należy uwzględnić w podstawie zasiłkowej 34 Szczegółowe informacje: tel , faks (51) konferencjewip@wip.pl, Ryczałt za pranie odzieży roboczej jest oskładkowany 39 AMF 67 PRACY DOKUMENTACJA Temat numeru odpowiedzi na pytania Czytelników Zawarcie porozumienia w trybie sprzecznym z ustawą skutkuje jego nieważnością PRAWO REZYGNUJĄC Z TWORZENIA FUNDUSZU W TRAKCIE ROKU, PRACODAWCA ZOBOWIĄZANY JEST NALICZYĆ CZĘŚCIOWY ODPIS Może się zdarzyć, że dla pracodawcy tworzącego fundusz socjalny, który znajdzie się w trudnej sytuacji finansowej, koszty związane z jego dalszym funkcjonowaniem okażą się zbyt duże. W takim przypadku, nawet w trakcie roku, pracodawca może zdecydować o rezygnacji z jego tworzenia. Jeżeli pracodawca się na to zdecyduje, powinien naliczyć odpis, ale odpowiednio obniżony wedle okresu jego trwania. 7 grafiki czasu pracy i listy płac JAK ROZLICZYĆ ZATRUDNIONEGO W SYSTEMIE RÓWNOWAŻNYM, KTÓRY CHOROWAŁ W DNIU WOLNYM WYZNACZONYM ZA ŚWIĘTO PRZYPADAJĄCE W SOBOTĘ Jeżeli pracownik, z uwagi na stwierdzoną niezdolność do pracy, nie miał możliwości odbioru dnia wolnego wyznaczonego za dzień świąteczny, nie ma on roszczenia do pracodawcy o wyznaczenie w zamian innego dnia wolnego. W sytuacji, gdy niezdolność do pracy z powodu choroby przypadła na taki dzień, nie wpływa ona na wymiar czasu pracy tego pracownika. 14 JAK, DOKONUJĄC POTRĄCEŃ, UWZGLĘDNIAĆ WARTOŚĆ ŚWIADCZENIA NIEPIENIĘŻNEGO Na poczet zadłużenia można zająć tylko świadczenia pieniężne. Jednak do celów podatkowych i ubezpieczeniowych wszelkie świadczenia związane z pracą są, opodatkowane oraz oskładkowane. Składki i podatek są ściągane z wypłaty pieniężnej pracownika. Wobec tego, ustalając kwotę netto wynagrodzenia pieniężnego, należy odliczyć również podatek dochodowy i składki na ZUS naliczone od wartości darmowego świadczenia lub ponoszonego za pracownika. 20 ZADAJ P YTANIE EKSPERTOM, P R Z E Ś L I J J E N A A D R E S P R Z E G L A D P L A C O W W I P. P L

2 Szanowny Czytelniku, Przychód osiągany przez pracownika z tytułu używania służbowego auta do celów prywatnych jest świadczeniem niepieniężnym i nie podlega egzekucji komorniczej. Niemniej jednak nieodpłatne korzystanie przez pracownika z samochodu służbowego w celach prywatnych zwiększa jego przychód ze stosunku pracy. Podlega on opodatkowaniu oraz (poza wyjątkowymi sytuacjami) oskładkowaniu. W celu prawidłowego określenia kwoty należnej komornikowi trzeba zatem, wyliczając wynagrodzenie netto z tytułu świadczenia pieniężnego, uwzględnić wszystkie potrącenia obowiązkowe dokonane przez pracodawcę w danym miesiącu. W innym przypadku wynagrodzenie netto pracownika zostałoby zawyżone o kwotę podatku i składek ZUS potrąconych od świadczenia niepieniężnego. Dokładne wskazówki, w jaki sposób uwzględniać wartość świadczeń niepieniężnych przy potrąceniach, zamieściliśmy w dziale Lista płac. Natomiast w części poświęconej grafikom czasu pracy wskazujemy, na konkretnym przykładzie, w jaki sposób rozliczyć nadgodziny pracownika zatrudnionego w systemie równoważnym, który dodatkowo nie odebrał dnia wolnego za święto przypadające w sobotę. Na koniec zachęcam do rozwiązania krzyżówki kadrowo-płacowej. Wśród osób, które nadeślą prawidłowe odpowiedzi, rozlosujemy nagrody książkowe. Pozdrawiam serdecznie redaktor rzegląd PŁACOWO-KADROWY PKierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Redaktor prowadząca: Leszek Skupski Wydawca: Agnieszka Gorczyca Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Zespół Projekt graficzny publikacji: Dominika Raczkowska Skład i łamanie: Triograf Drukarnia: MDruk Warszawa, ul. Jagiellońska 82 ISSN Nakład: 2150 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., ul. Łotewska 9a Warszawa Tel.: , faks: PrzegladPlacowy@wip.pl KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy Wysokość kapitału zakładowego: zł Przegląd Płacowo-Kadrowy chroniony jest prawem autorskim. Przedruk i sprzedaż materiałów, bez zgody wydawcy, są zabronione. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w Przeglądzie Płacowo-Kadrowym wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Łotewska 9a, w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów lub usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażania sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że Państwa dane nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.

3 Spis treści AKTUALNOŚCI Bez klauzuli w umowie niepełnoetatowiec nie wyegzekwuje należnego mu dodatku 2 MPiPS: Nie zawsze trzeba ponawiać informację o warunkach zatrudnienia 3 Wydłużono termin składania dokumentacji do PFRON 5 Będą zmiany w wynagradzaniu pracowników samorządowych 6 TEMAT NUMERU Rezygnując z tworzenia funduszu w trakcie roku, pracodawca zobowiązany jest naliczyć częściowy odpis 7 GRAFIKI CZASU PRACY Jak rozliczyć nadgodziny niepełnoetatowca zatrudnionego w systemie równoważnym 14 LISTA PŁAC Jak przy dokonywaniu potrąceń uwzględnić wartość świadczenia niepieniężnego 20 PYTANIA CZYTELNIKÓW W roku powrotu z urlopu wychowawczego, który rozpoczął się w poprzednich latach, trzeba ustalić urlop proporcjonalny 23 Zawarcie porozumienia w trybie sprzecznym z ustawą skutkuje jego nieważnością 24 Umowa w ramach prac interwencyjnych nie ulega przekształceniu 25 Konieczność zastępstwa nie może naruszać norm czasu pracy pracownika zastępującego 27 Wynagrodzenie prezesa w okresie wypowiedzenia z dodatkiem funkcyjnym 28 Prawo do nagrody jubileuszowej pracownik może nabyć u przejmującego pracodawcy 28 Miesięczne i kwartalne premie uznaniowe w podstawie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop 30 Odszkodowanie z tytułu zakazu konkurencji nie może być niższe od określonego przepisami 32 Rekompensatę utraconego dodatku należy uwzględnić w podstawie zasiłkowej 34 Przy wystawianiu zaświadczenia o zarobkach znaczenie mają wymogi wnioskodawcy 35 Niezdolność do wykonywania określonej pracy nie pozbawia wynagrodzenia w okresie wypowiedzenia 37 Ryczałt za pranie odzieży roboczej wypłacany w jednakowej wysokości jest oskładkowany 39 1 maj 2014

4 Aktualności Bez klauzuli w umowie niepełnoetetowiec nie wyegzekwuje należnego mu dodatku Przepisy Kodeksu pracy nie stanowią samoistnej podstawy do wypłaty pracownikowi niepełnoetatowemu dodatku jak za pracę w nadgodzinach. Świadczenie to przysługuje bowiem pod warunkiem porozumienia się stron co do dopuszczalnej liczby godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy. Dopiero przekroczenie tego umówionego limitu obliguje pracodawcę do wypłaty wskazanego dodatku. Takie wnioski wynikają z wyroku Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 2014 r. (sygn. akt I PK 249/13). Rozstrzygnięcie to zapadło w sprawie z powództwa Anny J. przeciwko jednej ze spółek z branży ogrodniczej. Pracownica w okresie 5 lat zatrudnienia na podstawie 3 kolejnych umów o pracę miała ustalony wymiar czasu pracy jako 1/2 etatu. Tymczasem notorycznie wykonywała pracę w wymiarze 8 (i więcej) godzin na dobę. Brak limitu w umowie Wbrew regulacji art Kodeksu pracy, w zawartej między stronami umowie o pracę nie został ustalony limit godzin ponadwymiarowych, którego przekroczenie uprawniałoby pracownicę do otrzymania dodatku jak za pracę nadliczbową. W konsekwencji, pomimo nagminnego przekraczania umówionego wymiaru etatu, pracodawca wcale nie wypłacał wskazanego dodatku. Nie płacił też Annie J. za nadgodziny wypracowane ponad 8 godzin na dobę. Sprawa znalazła swój finał w sądzie pracy. Anna J. wystąpiła bowiem z roszczeniem o zapłatę za godziny nadliczbowe (wypracowane ponad 8-godzinną normę dobową czasu pracy), jak również zażądała zapłaty dodatku za każdą godzinę pracy ponadwymiarowej powołując się na art Kodeksu pracy. Sąd I instancji nakazał pracodawcy zapłatę wynagrodzenia ze stosownym dodatkiem za pracę w nadgodzinach, czyli powyżej 8 godzin na dobę (w kwocie ponad 20 tys. zł), natomiast w pozostałym zakresie roszczenie oddalił. Wyrok ten podtrzymał sąd apelacyjny. Powódka wniosła więc skargę kasacyjną do Sądu Najwyższego. Przekroczenie uprawnia do dodatku W trakcie rozprawy przed Sądem Najwyższym pełnomocnicy powódki podkreślali, że wprowadzenie do Kodeksu pracy przepisu art miało na celu ochronę pracowników niepełnoetatowych i zapobieganie ich dyskryminacji. Tymczasem okazuje się, że w przepisach jest poważna luka. Nie zostało bowiem wprost rozstrzygnięte, co w sytuacji, gdy pracodawca nie zamieści w umowie o pracę postanowienia o limicie godzin ponadwymiarowych pracownika niepełnoetatowego (czy i w jakim zakresie niepełnoetatowcowi pracującemu ponad ustalony wymiar etatu przysługuje wówczas dodatek jak za nadgodziny). Jak podnosili, zarówno orzecznictwo, jak i doktryna prawa pracy nie są tu jednolite. Sąd Najwyższy nie podzielił jednak zgłaszanych wątpliwości i oddalił skargę kasacyjną. Jak podkreślił SN, zgodnie z art Kodeksu pracy strony ustalają w umowie o pracę pracowni- 2 maj 2014

5 ka niepełnoetatowego dopuszczalny limit pracy ponadwymiarowej. Powinien on zostać ustalony poniżej norm czasu pracy (dobowej i tygodniowej). Dopiero jego przekroczenie uprawnia pracownika do dodatku jak za nadgodziny. Przy czym te godziny ponadwymiarowe nie są nadgodzinami, dopóki pracownik nie przekroczy kodeksowych norm czasu pracy. SN podzielił pogląd wyrażony już w wyroku z 27 marca 2012 r. (III PK 77/11) oraz w orzecznictwie ETS, że pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy nie przysługuje dodatek, o którym mowa w art Kodeksu pracy, w razie nieustalenia na podstawie art Kodeksu pracy dopuszczalnej liczby godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy. Artykuł art Kodeksu pracy nie stanowi bowiem samoistnej podstawy do wypłaty wskazanego dodatku. Zależy to zawsze od porozumienia stron stosunku pracy. Zakaz dyskryminacji nie został naruszony W kwestii podnoszonego przez pracownicę zarzutu naruszenia zakazu dyskryminacji SN wskazał, że w omawianym zakresie trudno mówić o nierównym traktowaniu pracownika niepełnoetatowego w stosunku do tych pełnoetatowych. Omawiany dodatek przysługuje obu tym kategoriom pracowników po przekroczeniu 8-godzinnej dobowej normy czasu pracy. Dodatek za nadgodziny dostają oni zaś na takich samych zasadach. Grażyna Mazur specjalista w zakresie prawa pracy PODSTAWA PRAWNA: Art ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). MPiPS: Nie zawsze trzeba ponawiać informację o warunkach zatrudnienia Informacje o wymiarze urlopu i długości okresu wypowiedzenia pracownika muszą znaleźć się w dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia. Jeśli zatrudniony wypracuje te uprawnienia w wyższym wymiarze informację trzeba zaktualizować. Nie należy jednak tego robić, jeżeli pracodawca już na wstępie poinformował o tym pracownika. Zgodnie z art Kodeksu pracy pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę, musi poinformować pracownika o: obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę, układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty. Dodatkowo, jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pra- 3 maj 2014

6 Aktualności cy musi przekazać pracownikowi informacje o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Zmiana warunków zatrudnienia Jeśli powyższe elementy ulegną zmianie w trakcie trwania zatrudnienia, pracodawca musi poinformować o tym pracownika nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu nie później niż do dnia rozwiązania umowy. Pracownik musi zatem zawsze posiadać aktualne informacje o dodatkowych warunkach zatrudnienia. Można zawiadomić z góry Czy to oznacza, że za każdym razem, gdy zmieniają się określone warunki, pracodawca musi aktualizować przekazaną pracownikowi wcześniej informację? W ocenie resortu pracy nie zawsze. Zdaniem MPiPS ( ) można uznać, że jeżeli pracodawca zadecydował o poinformowaniu pracownika w pierwszej informacji dotyczącej warunków jego zatrudnienia (sporządzonej nie później niż w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę) także o dniu, w którym nastąpi zmiana tych warunków (np. wymiaru urlopu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia), to powtórne zawiadomienie o tym pracownika w momencie, w którym faktycznie ona nastąpi, jest zbyteczne. Przekazanie takiej informacji, zgodnie z brzmieniem art Kodeksu pracy, będzie natomiast konieczne w sytuacji, w której pracodawca poinformował pracownika, po zawarciu z nim umowy o pracę, jedynie o jego bieżących warunkach zatrudnienia, jak również w przypadku wystąpienia okoliczności mających wpływ na zmianę warunków zatrudnienia pracownika, których nie można było przewidzieć w momencie nawiązania stosunku pracy. Celem powołanej wyżej regulacji jest bowiem zobowiązanie pracodawcy do przekazania pracownikowi kompleksowej informacji we wskazanym w tym przepisie zakresie, niezależnie od formy takiego przekazania. Wyjaśnienia Departamentu Prawa Pracy MPiPS z 1 kwietnia 2014 r. Jeśli zatem pracodawca w informacji o warunkach zatrudnienia, przekazywanej w ciągu 7 dni od zawarcia umowy, wskaże dokładną datę, z jaką zmienią się określone warunki, nie będzie musiał ponownie zmieniać tej informacji w dniu (lub w terminie 1 miesiąca), gdy ta zmiana zacznie obowiązywać. Dostarczenie nowych dokumentów Wskazana interpretacja nie znajdzie zastosowania, gdy pracownik dostarczy dodatkowe dokumenty w trakcie trwania zatrudnienia, na podstawie których będzie mu przysługiwał wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego. W takiej sytuacji pracodawca będzie zobowiązany do zaktualizowania przekazanej wcześniej informacji. Emilia Wawrzyszczuk specjalista w zakresie prawa pracy PODSTAWA PRAWNA: Art i 3 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). 4 maj 2014

7 Wydłużono termin składania dokumentacji do PFRON Od 1 kwietnia 2014 r. pracodawca ubiegający się o dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego ma więcej czasu na złożenie informacji i wniosków do PFRON może to bowiem zrobić do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który ma być wypłacone dofinansowanie. Zmiana ta została wprowadzona z myślą o Państwowym Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, który w ten sposób zyskał więcej czasu na weryfikację danych zawartych w składanych dokumentach. Nie zawsze było to możliwe z uwagi na różne terminy wypłaty wynagrodzeń przez pracodawców. Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu pracy wynagrodzenie za pracę, płatne raz w miesiącu, wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Zatem termin ten może przypadać zarówno pod koniec miesiąca, jak i w pierwszych dniach następnego miesiąca w przypadku wynagrodzenia za miesiąc poprzedni. Korekty wniosków Nowelizacją rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 stycznia 2009 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. nr 8, poz. 43, ze zm.), która weszła w życie 1 kwietnia 2014 r., wprowadzono także zmiany w załącznikach tj. wzorach miesięcznej informacji o wynagrodzeniach, zatrudnieniu i stopniach niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych (INF-D-P) oraz wniosku o wypłatę miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Wn-D). W objaśnieniach do formularza INF- -D-P w pkt 12 wskazano ponadto precyzyjne kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, obowiązującego w poszczególnych okresach, natomiast poz. 50 (dotycząca kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę) od kwietnia 2014 roku pozostała niewypełniona. Z kolei w pkt 13 objaśnień zaktualizowano algorytm obliczania wysokości dofinansowania do wynagrodzenia w związku ze zmianami wynikającymi z ustawy okołobudżetowej od 1 kwietnia 2014 r. Dłuższy okres stosowania przepisów Nowelizacją wydłużono również o pół roku (tj. do 31 grudnia 2014 r.) okres obowiązywania rozporządzenia z 9 stycznia 2009 r. Zmiana ta ma umożliwić ciągłość udzielania pracodawcom pomocy w zakresie wypłaty miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Agnieszka Maciejewska specjalista ds. kadr i płac PODSTAWA PRAWNA: Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 stycznia 2009 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 241 ze zm.). Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 13 marca 2014 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. z 2014 r. poz. 370). 5 maj 2014