Podręcznik dla personelu obsługującego Centrum Wiedzy o praktykach i stażach

Transkrypt

1 Podręcznik dla personelu obsługującego Centrum Wiedzy o praktykach i stażach Materiał przygotowany w ramach projektu AppHelp4SMEs Centrum usług dla MŚP w zakresie praktyk zawodowych i staży, realizowanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości w ramach Programu Erasmus + Grudzień 2017 Ten projekt został zrealizowany przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej. Projekt lub publikacja odzwierciedlają jedynie stanowisko ich autora i Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za umieszczoną w nich zawartość merytoryczną. 2

2 Spis treści Wprowadzenie Poradnik dla przedsiębiorcy nt. dostępnych praktyk i staży Polskie Ramy Jakości Praktyk i Staży. Informator Procedury Korzyści dla przedsiębiorcy z organizacji praktyk i staży Obowiązki przedsiębiorców Check Lista Doświadczenia polskiego sektora MŚP w zakresie organizacji programów praktyk i staży

3 Wprowadzenie W Polsce istnieje szeroki pakiet rozwiązań zapewniających wsparcie dla pracodawców, którzy zdecydują się zorganizować praktykę zawodową lub staż w swojej firmie. Rozwiązania te są bardzo zróżnicowane, dzięki czemu praktycznie każdy przedsiębiorca może znaleźć takie, które będzie najlepiej dopasowane do jego potrzeb i możliwości. AppHelp4SMEs Centrum usług dla MŚP w zakresie praktyk zawodowych i staży to projekt mający na celu stworzenie wysokiej jakości praktyk zawodowych, odpowiadających oczekiwaniom przedsiębiorstw. Celem pracy doradców (facylitatorów) w ramach Centrum Wiedzy o praktykach i stażach jest zachęcenie przedsiębiorców do zaangażowania się w przyjęcie osób chętnych na praktykę lub staż poprzez pokazanie korzyści wynikających z takiej formy współpracy ze szkołami/uczelniami, a także wskazanie rozwiązań najlepiej dopasowanych do potrzeb oraz możliwości ich firmy. Niniejszy dokument prezentuje materiał w oparciu, o który doradca powinien oferować wsparcie przedsiębiorcom zainteresowanym praktykami i stażami. Materiał ten jest dostępny w rozszerzonej wersji na stronie Centrum Wiedzy o praktykach i stażach: 4

4 1 Poradnik dla przedsiębiorcy nt. dostępnych praktyk i staży (Wydanie 1, 2017) (Wydanie 2, 2018r.) Poradnik w krótki i przystępny sposób prezentuje rozwiązania dostępne w Polsce w zakresie praktyk zawodowych i staży wraz z krótkim opisem korzyści i ograniczeń tych poszczególnych form wsparcia oraz szerszą prezentacją następujących elementów: Jak zorganizować daną formę wsparcia Wymagane dokumenty Możliwość finansowania. Dostępne formy wsparcia to: Praktyka absolwencka Staż absolwencki Praktyki studenckie Praktyczna nauka zawodu Przygotowanie zawodowe młodocianych. Na końcu poradnika zamieszczono wzory dokumentów gotowe do wykorzystania przez przedsiębiorcę przy danej formie praktyki lub stażu. Znalazły się tam również przykładowe dokumenty ułatwiające przedsiębiorcy wypełnienie rzeczywistej dokumentacji niezbędnej do organizacji praktyk i staży. Do odpowiedzi na pytanie, czy dana firma jest gotowa na przyjęcie praktykanta lub stażysty oraz ewentualnie, która forma wsparcia będzie najlepiej dopasowana do oczekiwań i możliwości przedsiębiorcy, mogą Facylitatorowi posłużyć - oprócz Poradnika dla przedsiębiorcy dwie ankiety do autodiagnozy przedsiębiorcy, zamieszczone na stronie projektu ( Ankiety przedsiębiorca może wypełnić samodzielnie lub z pomocą Facylitatora, który powinien wyjaśnić przedsiębiorcy wszelkie wątpliwości. 5

5 2 Polskie Ramy Jakości Praktyk i Staży. Informator Niniejszy dokument zawiera zbiór norm i standardów przeprowadzania wysokiej jakości programów staży i praktyk, przygotowany w formie Informatora do Polskich Ram Jakości Staży i Praktyk przez Polskie Stowarzyszenie Zarządzania Kadrami z myślą o wszystkich pracodawcach, dla których kapitał ludzki jest elementem kluczowym w zarządzaniu organizacją. Facylitator powinien je znać, a także zachęcać przedsiębiorców do ich przestrzegania w trakcie realizacji praktyk i staży w firmie. Facylitator powinien jednak pamiętać (i wyraźnie poinformować przedsiębiorcę), że przestrzeganie zasad opisanych w dokumencie jest dobrą praktyką, jednak nie ma on charakteru formalnego. Oznacza to, że jeżeli szczegółowe przepisy określają dla danej formy praktyk i staży konkretne rozwiązania w zakresie zapewniania jakości, to w pierwszym rzędzie pracodawca przyjmujący praktykantów lub stażystów musi przestrzegać tych przepisów, natomiast rozwiązania określone w Polskich Ramach Jakości Staży i Praktyk mogą być stosowane tylko w zakresie nieuregulowanym szczegółowymi przepisami. Na Polskie Ramy Jakości Staży i Praktyk składa się sześć szczegółowo opisanych elementów: 1. Przygotowanie do realizacji programu i rekrutacja a) Program praktyki lub stażu dostępny jest w formie spisanego dokumentu. b) Miejsce pracy praktykanta lub stażysty jest odpowiednio przygotowane. c) Program jest transparentnie komunikowany zdefiniowanej grupie odbiorców. d) Proces rekrutacji do programu jest przeprowadzany rzetelnie. e) Proces adaptacji praktykanta lub stażysty funkcjonuje w formie spisanego dokumentu. 2. Umowa a) Między zaangażowanymi w program stronami zostaje zawarta pisemna umowa. 3. Walor edukacyjny a) Program ma zdefiniowane cele edukacyjne. b) Program ma zdefiniowane treści edukacyjne. 6

6 c) Program ma zdefiniowany zakres obowiązków. 1. Opieka i mentoring a) Opiekunowie lub mentorzy przyszłych praktykantów lub stażystów wyznaczani są na etapie przygotowań do realizacji programu. b) Każdy przyjęty praktykant lub stażysta ma przydzielonego opiekuna lub mentora. c) Opiekun lub mentor wprowadza praktykanta lub stażystę w zakres obowiązków oraz zasady i procedury obowiązujące w organizacji. d) Opiekun lub mentor monitoruje realizację przydzielonego w programie zakresu obowiązków oraz celów edukacyjnych. e) Opiekun lub mentor udziela informacji zwrotnej praktykantowi lub stażyście na temat osiąganych wyników i stopnia realizacji zadań. 5. Czas trwania, wynagrodzenie i opieka socjalna a) Program praktyki lub stażu ma jasno określony czas trwania i nie trwa krócej niż 1 miesiąc i nie dłużej niż 24 miesiące. b) Program trwający 1 miesiąc może być płatny lub bezpłatny. c) Program trwający dłużej niż 1 miesiąc jest obligatoryjnie płatny. d) Ogólne ubezpieczenie zdrowotne oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków są zapewnione praktykantowi lub stażyście podczas trwania programu. 6. Ocena programu a) Po ukończeniu programu praktykant lub stażysta otrzymuje pisemne potwierdzenie jego realizacji opisane językiem efektów uczenia się. b) Pracodawca umożliwia praktykantowi lub stażyście ocenę programu praktyki lub stażu w formie pisemnej. 7

7 3 Procedury 5 kroków do zapewnienia wysokiej jakości praktyk i staży Na stronie Centrum Wiedzy o praktykach i stażach zamieszczono kolejne kroki prowadzące do zapewnienia odpowiedniej jakości praktyk i staży. Są one warunkiem koniecznym do tego, żeby efekty wsparcia były zgodne z oczekiwaniami zarówno pracodawcy, jak i praktykanta czy stażysty. Dlatego też Facylitator powinien uświadomić przedsiębiorcy, że bez względu na to, jaka forma praktyk lub stażu zostanie przez niego wybrana, zapewnienie jej wysokiej jakości powinno odbywać się w następujących 5 krokach: Opracowanie programu praktyki/stażu Rekrutacja odpowiedniego praktykanta/ stażysty Zapoznanie praktykanta/ stażysty z miejscem pracy, w tym szkolenie Zapewnienie opieki i mentoringu Zapewnienie informacji zwrotnej 1. Opracowanie programu praktyki/stażu Program praktyki lub stażu powinien być wypadkową trzech czynników: wymagań formalnych dotyczących danej formy praktyki lub stażu, oczekiwań i możliwości praktykanta, a także oczekiwań i możliwości (finansowych, organizacyjnych) przedsiębiorcy. Dopiero po określeniu powyższych uwarunkowań, można przystąpić do opracowywania programu, który będzie spełniał wymogi formalne (o ile takie występują) oraz będzie skutecznie przyciągał kandydatów do odbycia praktyki lub stażu. Warto też pamiętać, że dobrze przygotowany program powinien: określać wymogi wstępne od praktykanta lub stażysty, odnosić się do konkretnych zadań, które będą wykonywane w trakcie praktyki, zawierać informacje o umiejętnościach, jakie zdobędzie stażysta lub praktykant, określać czas trwania praktyki lub stażu. 2. Rekrutacja odpowiedniego praktykanta/stażysty Jednym z kluczowych warunków zapewniania wysokiej jakości praktyk lub staży jest rzetelnie przeprowadzony proces rekrutacji. Na etapie badania zapotrzebowania na praktykantów lub stażystów należy oszacować optymalny czas trwania współpracy, jaki firma może zaoferować uczestnikom programu oraz stworzyć profil pożądanego kandydata, a także sformułować najważniejsze stawiane wobec niego wymagania. Rekrutując kandydatów należy zwrócić uwagę na ich motywację - jeżeli uczestnictwo w praktyce lub stażu będzie dla nich przede wszystkim celem do zdobycia doświadczenia w miejscu pracy oraz nabycia umiejętności praktycznych, oznacza to, że realizacja praktyki lub stażu będzie korzystna dla obu stron i spełni ich oczekiwania. Kandydaci na praktykantów lub stażystów muszą zostać szczegółowo poinformowani o programie i warunkach odbywania praktyki lub stażu przed podpisaniem umowy. 8

8 3. Zapoznanie praktykanta/stażysty z miejscem pracy, w tym szkolenie Praktyka lub staż musi rozpocząć się od skutecznego zapoznania praktykanta z miejscem pracy, warunkami pracy, jego rolą i współpracownikami. Ten proces wstępnej adaptacji zawodowej jest niezbędny do tego, żeby praktykant rozumiał swoją rolę w firmie, zadania, procesy wytwórcze i decyzyjne, hierarchię służbową, kulturę organizacyjną itp. Takie wprowadzenie w świat pracy warto przeprowadzić kompleksowo. Rzetelnie przeprowadzona adaptacja zawodowa przyczyni się do większej efektywności pracy wykonywanej przez praktykanta oraz umożliwi późniejszą sprawną i zgodną z programem realizację praktyki lub stażu. 4. Zapewnienie opieki i mentoringu Praktykant lub stażysta nie może być pozostawiony sam sobie. Należy wskazać pracownika, który będzie pełnił rolę jego mentora (opiekuna praktyk), będzie dzielił się swoją wiedzą z praktykantem, wskazywał mu prawidłowe sposoby realizacji zadań, korygował błędy i zachęcał do postępów. Co istotne, mentor nie musi być bezpośrednim przełożonym praktykanta lub stażysty, powinien jednak mieć duże doświadczenie w wykonywaniu pracy objętej programem stażu lub praktyki. Trzeba też pamiętać o tym, że praktykant powinien mieć możliwość zwrócenia się z pytaniem do mentora w każdym momencie tak, aby zapewnić mu stałe wsparcie. Częstym rozwiązaniem jest rozdzielenie roli mentora i opiekuna praktyk mentor zapewnia praktykantom i stażystom wsparcie merytoryczne, podczas gdy opiekun koncentruje się na sprawach organizacyjnych. 5. Zapewnienie informacji zwrotnej Praktyka lub staż są formą nauki. A niezbędnym warunkiem efektywnej i skutecznej nauki jest zapewnianie informacji zwrotnej. Należy zatem na bieżąco informować praktykanta lub stażystę o jego postępach, ocenie efektów pracy oraz o zaobserwowanych problemach w wykonywanej pracy i sposobach radzenia sobie z nimi. Aby to było możliwe trzeba zapewnić regularne dokonywanie przeglądu efektów praktyki lub stażu. Ponadto, aby zapewnić wysoką motywację praktykanta lub stażysty należy dostrzegać i doceniać jego osiągnięcia. Opis czynności 1. Gdy firma wyrazi zainteresowanie uczestnictwem w programie, rozpoczyna się formalny proces obsługi praktyk zawodowych. Firma wypełnia formularz zgłoszeniowy on-line na stronie projektu lub za pośrednictwem facylitatora. 2. Koordynator organizuje rozmowę telefoniczną lub spotkanie z firmą w celu udzielenia odpowiedzi na pytania dotyczące systemu praktyk zawodowych oraz przekazuje publikacje, które są dostępne na stronie internetowej projektu: Praktyki i staże. Przewodnik dla przedsiębiorcy, Polskie Ramy Jakości Staży i Praktyk. Informator oraz Doświadczenia polskiego sektora MŚP w zakresie organizacji praktyk i staży w formie elektronicznej lub drukowanej. 9

9 3. Przedsiębiorca wypełnia testy diagnostyczne na stronie internetowej projektu ( Pierwszy test sprawdza gotowość przedsiębiorcy do przyjęcia praktykanta lub stażysty i jest zatytułowany Jesteś gotowy?. Drugi test sprawdza, jaka forma wsparcia jest najlepiej dopasowana do możliwości i potrzeb firmy praktyki czy staż i nosi tytuł Praktyki czy staż?. 4. Koordynator informuje firmę o pięciu planowanych etapach w celu stworzenia wysokiej jakości praktyk zawodowych oraz zapewnia wsparcie na każdym z nich. 5. Koordynator kontaktuje się ze szkołami z informacją o możliwości odbycia praktyk zawodowych. 10

10 4 Korzyści dla przedsiębiorcy z organizacji praktyk i staży Żeby zachęcić przedsiębiorców do wzięcia udziału w programie praktyk i staży Facylitator powinien wskazać im korzyści wynikające z podejmowanego wysiłku przygotowania młodych osób uczniów, studentów i absolwentów - do podjęcia pierwszej pracy. W przeciwnym razie zdecydowana większość przedsiębiorców z sektora MŚP uzna, że takie działanie stanowi dla nich jedynie niepotrzebną inwestycję czasu i wysiłku i nie wykażą zainteresowania udziałem w tej formie współpracy z sektorem edukacji. Poniżej wskazano główne korzyści z przyjęcia na staż czy praktykę młodej osoby, które powinien przedstawić przedsiębiorcy Facylitator: Możliwość wychowania i ukształtowania potencjalnych pracowników w sposób zgodny z zapotrzebowaniem firmy, Zmniejszenie kosztów związanych z rekrutacją i szkoleniem nowych pracowników, Możliwość wyszkolenia i zatrzymania wykwalifikowanego (przez samego przedsiębiorcę) i wysoce zmotywowanego nowego pracownika, Możliwość udziału pracodawców w opracowaniu oferty szkoły/uczelni - kształcenie w zawodzie, w którym na rynku pracy brakuje pracowników, Odciążenie pracowników w okresie letnim lub wsparcie podczas wysokiego sezonu dzięki zaangażowaniu praktykanta/stażysty, Budowanie dobrego wizerunku firmy jako organizacji odpowiedzialnej społecznie (współpracującej z sektorem edukacji), Refundacja dodatku do wynagrodzenia w związku z pełnieniem funkcji opiekuna stażysty, Studenci i absolwenci to zazwyczaj osoby kreatywne i chętne do pracy dzięki temu przedsiębiorca może zyskać nowe pomysły i nowe spojrzenie na własny biznes, Jeżeli praktykant się nie sprawdzi, przedsiębiorca nie ma obowiązku jego zatrudnienia, Stażysta nie zawsze oznacza niedoświadczonego absolwenta może to być osoba posiadająca wysokie kwalifikacje i doświadczenie przydatne firmie. 11

11 5 Obowiązki przedsiębiorców Check Lista Check lista Przedsiębiorcy 1. Podpisanie umowy o pracę ü 2. Opracowanie programu nauczani ü 3. Wyznaczenie doświadczonego pracownika na opiekuna praktyk, który jest odpowiedzialny za doradztwo i nadzór nad praktykantem w miejscu pracy. ü 4. Podpisanie listy obecności ü 5. Współpraca i kontakt ze szkołą w razie zaistnienia takiej potrzeby ü 12

12 6 Doświadczenia polskiego sektora MŚP w zakresie organizacji programów praktyk i staży Kolejnym istotnym dokumentem, z którym powinien zapoznać się Facylitator jest raport z badania doświadczeń i potrzeb MŚP w organizacji praktyk i staży w Polsce. Dzięki niemu Facylitator pozyska aktualną wiedzę nt. tego jak wielu polskich przedsiębiorców z sektora MŚP organizuje praktyki i staże, jak oceniają ich przydatność dla swojej firmy, a także jak oceniają kompetencje młodych ludzi uczestniczących w tych formach wykonywania pracy. Zrealizowane badanie umożliwiło również odpowiedź na pytanie, czy mali i średni przedsiębiorcy potrzebują wsparcia w organizacji programów praktyk i staży w swojej firmie, a jeśli tak - to jakiego rodzaju i od kogo. Wyniki jakościowe i ilościowe tego badania, zaprezentowano w raporcie w następującym układzie: Rozdział 1 - doświadczenia w realizacji programów praktyk i staży w sektorze polskich przedsiębiorstw MŚP. Stan zastany został odwzorowany z perspektywy działań zrealizowanych w roku poprzedzającym badanie, tj Rozdział 2 - proces organizacji programu praktyk lub staży pod kątem oceny poszczególnych jego wymiarów: od promowania po monitoring i ewaluację podjętych działań. Rozdział 3 identyfikacja obszarów wsparcia dla organizacji programu praktyk i staży według deklaracji badanych przedsiębiorstw. W tej części raportu przedstawiono formy zachęt dla zwiększenia podaży programów praktyk i staży, preferowane przez sektor MŚP, wraz ze wskazaniem rodzajów podmiotów, które miałyby te zachęty tworzyć oraz dystrybuować. 13