Wyjaśnienia nr 1 do SIWZ

Transkrypt

1 Wyjaśnienia nr 1 do SIWZ W postępowaniu 21/2015/AK/1 na realizację zamówienia: Świadczenie usług porządkowych w budynkach PSE S.A. Oddział w Katowicach oraz budynkach mieszkalnych ZDM Łagisza i ZDM Tucznawa Działając na podstawie Art. 38 ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z późn.zm.), w związku z otrzymanymi wnioskami o wyjaśnienie treści SIWZ, podajemy treść pytań Wykonawców i wyjaśnienia Zamawiającego. Wyjaśnienia stanowią integralną część SIWZ i są wiążące dla Wykonawców. Pytanie 1 Wnoszę o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, poprzez dookreślenie zasad realizacji przez Zamawiającego obowiązku wynikającego z art. 142 ust 5. Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych w treści obowiązującej po dniu 19 października 2014 r. tj. w treści, którą stosuje się do przedmiotowego postępowania nakazują, aby umowa zawarta na okres dłuższy niż 12 miesięcy zawiera postanowienia o zasadach wprowadzania odpowiednich zmian wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy, w przypadku zmiany: 1) stawki podatku od towarów i usług; 2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2001 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę; 3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne - jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonywania zamówienia przez wykonawcę. (art. 142 ust. 5). Uzasadnieniem ratio legis zgodnie z wolą ustawodawcy przywołanego przepisu art. 142 ust 5 ustawy Prawo zamówień publicznych było m.in., że: w praktyce zamawiających właściwie nieobecne było włączanie do wzorów umów tzw. klauzul waloryzacyjnych. Przygotowana przez zamawiających treść wzorów (projektów) umów, nie pozwalała na uwzględnienie w ostatecznych rozliczeniach nawet znacznych, niezależnych od wykonawców, zmian kosztów wykonania zamówienia, zwłaszcza dotyczących zmian wysokości obciążeń publicznoprawnych. W efekcie, przy niewysokich marżach, pozornie niewielka zmiana np. podatku od towarów i usług (VAT) powodowała utratę marży, a w konsekwencji prowadziła do pogorszenia sytuacji finansowej przedsiębiorcy. Powyższe prowadziło do znacznego ograniczania przez przedsiębiorców kosztów wykonania zamówienia. Wyżej wskazane sytuacje odnosiły się przede wszystkim do umów wieloletnich, w trakcie trwania których wykonawcy byli zaskakiwani zmianami ciężarów publicznoprawnych oraz kosztami określanymi przez przepisy prawa. Ponadto, skutki dotyczące zmian wynagrodzenia odczuwają także pracownicy, przy czym jednocześnie zamawiający są narażeni na pogorszenie jakości wykonywanego zamówienia, np. przez zastąpienie materiałów potrzebnych do wykonania zamówienia materiałami tańszymi, które zazwyczaj są materiałami niższej jakości. Zniwelowanie powyższych działań może nastąpić dzięki wprowadzeniu zasady obowiązku wprowadzania do umów zapisów dotyczących odpowiedniej zmiany wysokości wynagrodzenia w ściśle określonych przypadkach. Stąd wolą ustawodawcy stało się, aby w umowach zawartych w wyniku rozstrzygnięcia postępowań wszczętych po dniu r., Zamawiający określał kiedy i na jakich zasadach zwaloryzuje umowę, jeśli zajdzie jedna z przesłanek wskazanych w art. 142 ust 5 ustawy PZP. Pokreślić należy, iż nie chodzi o wpisywanie konkretnych kwot waloryzacji, nie znanych przecież także Zamawiającemu, ale określenie jasnych mechanizmów waloryzacji w razie wystąpienia którejkolwiek z przesłanek określonych w art. 142 ust 5 PZP. Od obowiązku wprowadzenie takich zapisów Zamawiający nie ma możliwości w żadnych przypadku odstąpić ustawodawca nie przewidział takiego uprawnienia dla organizatora postępowania przetargowego. Brak takich zapisów stanowi kwalifikowaną wadę siwz, co może skutkować nawet nieważnością całego postępowania. 1

2 Mając na uwadze powyższe, wnoszę o wprowadzenie do siwz wymaganych w art. 142 ust 5 ustawy zapisów, precyzujących, iż wartość wynagrodzenia wykonawcy ulega zmianie z dniem zaistnienia (w szczególności w wyniku zmiany ustawy lub innego aktu prawnego) którejkolwiek ze zmian, o których mowa w art. 142 ust 5 ustawy PZP. AUTOMATYZM ZMIAN Terminy wejścia w życie i wielkość zmian wprowadzonych w art. 142 ust 5 ustawy PZP w całości są niezależne od woli stron umowy o zamówienie publiczne. Aby zatem zapewnić z jednej strony stabilność finansów publicznych, którymi dysponują zamawiający a z drugiej strony dać wykonawcą gwarancję ich słusznych interesów, ustawodawca wprowadził obowiązek waloryzacji umów wieloletnich. Idea art. 142 ust 5 wyraża się w daniu gwarancji obu stronom umowy pewności, iż w razie zaistnienia zewnętrznego zdarzenia w tym przepisie wskazanego, z góry wiedzą w jaki sposób mają się zachować. Stąd obowiązek zawarcia w siwz swego rodzaju automatycznych mechanizmów dostosowywania wynagrodzenia wykonawcy do zewnętrznych warunków. Przy zapewnieniu zamawiającym bezpieczeństwa prawnego koniecznych zmian. Skoro to zdarzenia zewnętrzne determinują moment wyjścia w życie zmian, o których mowa w art. 142 ust 5 ustawy PZP, to zasadne jest aby konsekwencje tych zmian znalazły odzwierciedlenie w treści stosunku prawnego łączącego zamawiającego i wykonawcę w terminie, w którym te zmiany weszły w życie. Każdy inny termin wprowadzenia zmian w życie budzić może uzasadnione wątpliwości co do tego, czy nie mamy do czynienia z niedozwolonymi negocjacjami między stronami umowy. Brak bowiem obiektywnego powodu uzasadniającego inny termin wprowadzenia zmian niż dostosowanie się stron umowy do działań legislacyjnych ustawodawcy. Prosimy o wprowadzenie poniższego zapisu do wzoru umowy: 4 Wynagrodzenie 3.a. Zmiana wysokości wynagrodzenia obowiązywać będzie od dnia wejścia w życie zmian o których mowa w ust. 3. Wprowadza się następującą zmianę w treści wzoru umowy poprzez dodanie: 4 Wynagrodzenie 3.a. W przypadku dokonania zmiany wysokości wynagrodzenia zgodnie z ustępem 3 powyżej, zmiana ta obowiązywać będzie od dnia wejścia w życie zmian, o których mowa w art.142, ust. 5. punkt 2 i 3 pzp. Pytanie 2 Zwracam się z prośbą o podanie szacunkowej wartości netto dla tego zamówienia z podziałem na 3 pakiety. Powyższe kwestie nie odnoszą się do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia i z tego względu Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia wyjaśnień w tym zakresie w trybie art. 38 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Pytanie 3 W związku z możliwością dostępu do informacji publicznej zwracam się z prośbą o udostępnienie informacji z otwarcia ofert do poprzedniego postępowania dotyczącego sprzątania obiektów Oddziału w Katowicach. W szczególności proszę o: 1. Nazwy Wykonawców wraz z zaoferowanymi cenami. 2. Budżet jaki Zamawiający planował przeznaczyć na realizację zamówienia. 3. Na ile miesięcy została zawarta umowa. 2

3 4. Aktualnie obowiązującą umowę wraz z OPZ oraz ewentualnymi aneksami. Powyższe kwestie nie odnoszą się do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia i z tego względu Zamawiający nie jest zobowiązany do udzielenia wyjaśnień w tym zakresie w trybie art. 38 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Pytanie 4 Czy wykonawca ma dostarczać worki do koszy na śmieci, czy worki mają mieć odpowiednie kolory? Proszę o podanie ilości koszy z podziałałem na kolory worków oraz pojemności koszy. Wykonawca ma dostarczyć worki na śmieci. Nie jest wymagane, aby worki były kolorowe. Ilość koszy to ok. 600 szt. o pojemności 12 litrów. Pytanie 5 Czy wykonawca ma dostarczać środki chemiczne do mycia w zmywarce? Jeżeli tak to proszę o podanie orientacyjnej ilości środków wymaganych w ciągu jednego miesiąca. Zamawiający nie wymaga dostaw przez Wykonawcę środków chemicznych do mycia w zmywarce. Pytanie 6 Ile koszy wchodzących w zakres usługi znajduje się na zewnątrz budynków? Czy wymagają wymiany worków? Jeżeli tak to jakiej pojemności są kosze? Na zewnątrz budynków znajdują się dwa kosze na śmieci. Nie wymagają wymiany worków. Pytanie 7 Proszę o podanie całkowitego metrażu przeszkleń i okien (dwustronnie mierzonego jeżeli powierzchnie z dwóch stron są trudnodostępne lub jednostronnie jeżeli tylko jedna strona jest trudnodostępna) wymagających mycia specjalistycznego (np. przy pomocy podnośników, metodą alpinistyczną itp.). Powierzchnia przeszkleń trudnodostępnych to ok. 350 m 2. Nie przewiduje się mycia przeszkleń metodą alpinistyczną. Pytanie 8 Proszę o podanie ilości m2 firan oraz zasłon, które będzie prał i prasował wykonawca. Około 400 m 2. Pytanie 9 Proszę o podanie powierzchni wykładzin dywanowych podlegających usłudze prania. Około 170 m 2. Pytanie 10 3

4 Proszę o określenie częstotliwości konserwacji okresowej wykładziny PCV 1 raz w roku. Pytanie 11 W związku z zapisem umieszczonym na formularzu ofertowym: Do prac określonych w przedmiocie zamówienia Część II SIWZ- nie przewidziano obniżonej stawki podatku, dlatego są opodatkowane stawką podstawową 23%, Prosimy o potwierdzenie, iż zapis ten dotyczy tylko pakietu nr 1, natomiast nie dotyczy Pakietu nr 2 oraz Pakietu nr 3. W zakresie prac dla Pakietu nr 2 oraz nr 3 znajduje się również: Opieka nad posesją latem (zamiatania, strzyżenie trawników i żywopłotów, zamiatanie liści). Opieka nad posesją zimą (odśnieżanie, posypywanie piaskiem i solą)., a czynności te objęte są stawką podatku VAT w wysokości - 8%. Prosimy o potwierdzenie, iż zapis ten nie dotyczy wyceny Pakietu nr 2 oraz Pakietu nr 3. Podstawową stawką podatku VAT jest 23%. Pytanie 12 Prosimy o podanie przewidywanego terminu rozpoczęcia obowiązywania umów na poszczególne pakiety. Przewidywany termin: od dnia 1 września 2015 r. Jednakże zgodnie z SIWZ czas trwania umowy to: 24 miesiące od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym zawarta została umowa. Pytanie 13 W związku z zapisem znajdującym się we wzorze nr 4 (gwarancja bankowa/ gwarancja ubezpieczeniowa na wadium) oraz we wzorze nr 5 (gwarancja bankowa/ gwarancja ubezpieczeniowa na zabezpieczenie): ( )w terminie 10 dni od dnia otrzymania od Zamawiającego pierwszego pisemnego żądania zapłaty, oraz pisemnego oświadczenia, że Wykonawca: ( ) (wzór nr 4), oraz ( )w terminie 10 dni od dnia otrzymania od Państwa pierwszego pisemnego żądania zapłaty zawierającego Państwa oświadczenie, że Wykonawca ( ) (wzór nr 5), Czy Zamawiający zgodzi się na zmianę z 10 dni na 14 dni (lub 30 dni)? Podyktowane jest to ustalonymi zasadami dotychczasowej współpracy z naszym ubezpieczycielem. Będziemy wdzięczni za przychylenie się do powyższej zmiany. Pytanie 14 W związku z zapisem (wzór umowy- 8 pkt.3 i 4): Wykonawca jest zobowiązany do gospodarowania odpadami powstałymi lub wytworzonymi w związku z realizacją umowy na własny koszt i ryzyko( ) Prosimy o informację o jakie odpady chodzi? Czy zapis ten dotyczy odpadów z terenów zielonych powstałych po koszeniu (Pakiet nr 2 oraz Pakiet nr 3)? Wszystkie odpady, które Wykonawca wytworzy w związku z wykonywaną umową w tym odpady z terenów zielonych. oraz w związku z zapisem: 4

5 Wykonawca zobowiązany jest posiadać w terminie wynikającym z ustawy o odpadach lub z ustawy o ochronie środowiska, właściwą decyzję administracyjną, jeśli jest ona wymagana, na mocy przepisów obowiązujących w dniu zawarcia umowy. Wykonawca przed rozpoczęciem realizacji prac przedstawi Zamawiającemu kserokopie posiadanych decyzji (potwierdzone za zgodność z oryginałem). W przypadku aktualizacji posiadanej przez Wykonawcę decyzji dostarczy Zamawiającemu kopię decyzji (potwierdzoną za zgodność z oryginałem) niezwłocznie po jej uzyskaniu. Brak właściwych decyzji dla wykonania obowiązków Wykonawcy, wynikających z niniejszej umowy, może stanowić naruszenie przez Wykonawcę istotnych postanowień umowy. Prosimy o wyjaśnienie o jakie decyzje chodzi? Czy Wykonawca może przedstawić decyzje podmiotu, któremu przekaże odpady (np. odpady z koszenia)? Dotyczy decyzji koniecznych do uzyskania przy wytwarzaniu odpadów niebezpiecznych. Wykonawca może przedstawić decyzje podmiotu, któremu przekazał odpady. Pytanie 15 Prosimy o wprowadzenie do umowy zapisu umożliwiającego obu stronom rozwiązanie umowy za 3 miesięcznym wypowiedzeniem. W przypadku umów długoterminowych w momencie zawierania umowy strony nie są w stanie przewidzieć wszystkich okoliczności oraz czynników mogących mieć negatywny wpływ na wykonywanie zobowiązań umownych dla każdej ze stron, jak również w sposób kompleksowy i wyczerpujący uregulować procedury postępowania w takich wypadkach. Wprowadzenie możliwości rozwiązania umowy za wypowiedzeniem ma na celu stworzenie podstaw prawnych do zakończenia stosunku prawnego pomiędzy stronami, jeżeli z określonych powodów nie są one zainteresowane dalszym kontynuowaniem współpracy na dotychczasowych warunkach. Pytanie 16 Dot. zapisów 10 wzoru umowy - czy zamawiający od wykonawcy, który będzie realizował usługę wymaga posiadania polisy dedykowanej do umowy, czy zamawiający dopuszcza by wykonawca przedstawił polisę, którą posiada w ramach prowadzonej działalności, a która spełnia wymagania określone w par. 10 wzoru umowy? : Polisa musi spełniać wymagania zapisów 10 wzoru umowy. Pytanie 17 Zwracam się z prośbą o wprowadzenie zapisu do wzoru umowy dotyczącej w/w przetargu. Proszę o dodanie punktu: "Umowa może zostać wypowiedziana przez każdą ze stron z zachowaniem 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia." : 5