w sprawie : wprowadzenia do obiegu instrukcji wymienionych w 2

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 23/2004 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Czeladzi z dnia 29 grudnia 2004r. w sprawie : wprowadzenia do obiegu instrukcji wymienionych w 2 1 Na podstawie art. 4 i 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. Nr 76, poz.694 z 2002 roku, z późniejszymi zmianami) oraz 5 ust.3 Regulaminu Organizacyjnego Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Czeladzi z dnia r. wprowadzam 2 Instrukcję kasową - załącznik nr 1 Instrukcję ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania załącznik nr 2 Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych załącznik nr 3 Instrukcję inwentaryzacyjną załącznik nr 4 3 Tracą moc: 1. Zarządzenie nr 7/2001 Dyrektora MOPS w Czeladzi z dnia r w sprawie instrukcji kasowej. 2. Zarządzenie nr 9/2001 Dyrektora MOPS w Czeladzi z dnia r w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. 3. Zarządzenie nr 7/2002 Dyrektora MOPS w Czeladzi z dnia r w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej w MOPS w Czeladzi. 4. Zarządzenie nr 23/2002 Dyrektora MOPS w czeladzi z dnia r w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. 4 Zarządzenie wchodzi w życie 01 stycznia 2005 roku. Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Czeladzi mgr Teresa Banaś

2 I N S T R U K C J A K A S O W A Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 23/2004 z dnia 29.XII.2004r C Z Ę Ś Ć I OGÓLNA 1. Instrukcja ustala jednolite zasady gospodarki kasowej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Czeladzi. 2. Zawarte w instrukcji zasady i postanowienia dotyczącą kasjera i pracowników uczestniczących w kontroli funkcjonowania kasy w ramach przypisanych im imiennie zakresach czynności. 3. Instrukcję opracowano na podstawie: Ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U z 2002r, Nr 76, poz.694 z późniejszymi zmianami). Ustawy z dnia 26 listopada 1998r o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2003r., Nr 15, poz. 148 z późniejszymi zmianami). C Z Ę Ś Ć II SZCZEGÓŁOWA 1 POMIESZCZENI E KASY 1. Kasa zlokalizowana jest w miejscu gwarantującym bezpieczeństwo obrotu, a także umożliwiającym sprawne jej funkcjonowanie. 2. Pomieszczenie kasy jest wydzielone. Okienko kasowe jest zakratowane, drzwi zostały specjalnie wzmocnione, zaopatrzone w dwa zamki oraz zabezpieczone poprzez zainstalowaną kratę. 3. Kasa jest wyposażona w sejf stalowy ES (zakwalifikowany do klasy I) zamontowany do podłoża betonowego kotwami typu SŁR, do przechowywania środków pieniężnych. 2 OCHRONA KASY. 1.W kasie mogą być przechowywane środki pieniężne w wysokości zapewniającej właściwą ochronę. 2. W kasie mogą być przechowywane: a) gotówka na niezbędne wydatki tzw. pogotowie kasowe w wysokości 1.000,- zł. (jeden tysiąc złotych) b) maksymalna kwota zapasu gotówki może wynosić : ,- zł. (osiemdziesiąt tysięcy złotych) 3. Wysokość pogotowia kasowego na dany rok kalendarzowy ustala dyrektor MOPS, na wniosek głównego księgowego. 2

3 3 TRANSPORT ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH. 1. Kasjer może przenosić pieszo z banku kwoty do wysokości ,- zł., kwoty od ,- do ,- zł. kasjer przewozi z banku samochodem, każdorazowo wraz z drugim pracownikiem Działu Księgowości MOPS. 2. W przypadku przewożenia kwot wyższych od ,- zł. ochronę przewozu kasjera zlecono wyspecjalizowanej firmie. 4 KASJER 1. Kasjerem może być osoba: a) posiadająca minimum średnie wykształcenie ( pożądane o profilu ekonomicznym), b) nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu, c) posiadająca nienaganną opinię, d) posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, e) legitymująca się praktyką w księgowości finansowej lub posiadająca przeszkolenie w zakresie gospodarki kasowej. 2. Przejęcie kasy może nastąpić tylko w drodze protokolarnej, w obecności osoby przekazującej i głównego księgowego. 3. Kasjer zobowiązany jest do podpisania oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz znajomości przepisów w zakresie gospodarki kasowej. 4. Kasjer powinien posiadać aktualny wykaz osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi oraz wzory ich podpisów. 5. Kasjer powinien posiadać obowiązującą w jednostce instrukcję kasową. 5 GOSPODARKA KASOWA 1. W kasie może znajdować się: a) pogotowie kasowe na bieżące wydatki ustalone w 2 pkt.2a, b) gotówka podjęta z banku na określone rodzaje wydatków, c) gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy, d) gotówka pobrana na wypłatę dodatków mieszkaniowych i innych świadczeń z konta sum depozytowych. 2. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków powinna być wydatkowana na cel określony przy pobraniu. Nie wydatkowaną część gotówki w danym dniu można przechowywać w kasie do końca danego miesiąca, pod warunkiem należytego jej zabezpieczenia. Gotówka ta nie powinna przekroczyć maksymalnego zapasu gotówki. 3. Nie wydatkowaną gotówkę wg stanu na ostatni dzień miesiąca należy odprowadzić w tym dniu do banku, za wyjątkiem gotówki przeznaczonej na wypłatę dodatków 3

4 mieszkaniowych, odprowadzanych na konto sum depozytowych każdego 10-go następnego miesiąca. 4. Gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy powinna być wpłacona do banku w dniu przyjęcia wpływów w kasie jednostki, a przy odpowiednim zabezpieczeniu przechowywanej gotówki - w dniu następnym. 6 DOKUMENTACJA KASOWA 1.Dokumentację kasy stanowią: a) dokumenty operacyjne kasy: -raport kasowy RK -dowód wpłaty KP -dowód wypłaty KW -czek gotówkowy -bankowy dowód wpłaty b) dokumenty źródłowe lub dyspozycyjne: -dowody zakupu - faktury, rachunki, -wnioski o zaliczkę, -rozliczenie zaliczki, -rozliczenie delegacji służbowej, -lista płac, -lista wypłat zasiłków, -rachunki umów: zlecenia, o dzieło, itp. -inne akceptowane przez głównego księgowego. c) dokumenty organizacyjne kasy: -instrukcja kasowa, -zakres czynności kasjera, -protokoły przejęcia - przekazania kasy, -protokoły inwentaryzacyjne, -oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. d) dokumenty sporządzane przez kasjera rejestr przechowywanych depozytów. 2. Wszystkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi:; -wpłaty gotówkowe - własnymi przychodowymi dowodami kasowymi, -wypłaty gotówkowe - rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki. 3. Zastępczym dowodem kasowym może być dowód wypłaty KW - kasa wypłaci. 4. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wypłaty lub wpłaty. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawianych przez kasjera. 5. Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę. Sprawdzone dowody 4

5 zatwierdza kierownik i główny księgowy lub osoby przez nich upoważnione składając swe podpisy pod klauzulą o treści Zatwierdzono do wypłaty. 6. Zastępcze dowody wypłat gotówki mogą być podpisane tylko przez jedną osobę zlecającą wypłatę, jeżeli wynika to ze źródłowych dowodów kasowych uprzednio już podpisanych przez kierownika i głównego księgowego lub osoby przez nich upoważnione ( np. Wypłata wynagrodzeń nie podjętych w terminie). 7. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca gotówki kwituje odbiór na dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz zamieszczając swój podpis. Obowiązek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy wystawianych zbiorczych dowodów, gdzie jest wpisana słownie w złotych ogólna suma wypłat (np. listy płac, listy wypłat), każda osoba kwituje kwotę otrzymaną. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest zażądać do okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer dokumentu. Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać, na jej prośbę lub prośbę kasjera może podpisać inna osoba ( nie może to być kasjer), stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt dokonania wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Na dowodzie kasowym zamieszcza się numer, datę i określenie wystawcy dowodu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz dane osoby podpisującej jako świadek. 8. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego. Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie tożsamości własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie. Upoważnienie wystawione przez klienta MOPS powinno być potwierdzone przez pracownika socjalnego MOPS, wystawione przez osobę uprawnioną do świadczeń rodzinnych przez pracownika Działu Świadczeń Rodzinnych a wystawione przez pracownika MOPS przez Inspektora ds. kadr. 9. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki, dokonywanych w danym dniu powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera. 10. Raporty kasowe sporządza się dziennie lub co drugi dzień. Na koniec każdego miesiąca musi być sporządzony raport kasowy. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane chronologicznie. Po sporządzeniu raportu kasowego za dzień lub dwa dni i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie na dany dzień kasjer podpisuje raport i oryginał z dowodami kasowymi, przekazuje głównemu księgowemu lub osobie upoważnionej. 11. Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustaleniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi pozostałe przychody operacyjne. 5

6 12. Kasjer może przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane od działających w jednostce organizacji społecznych, kas zapomogowo-pożyczkowych, a także innych pracowników jednostki plombowane kasy zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer. Ewidencja ta musi zawierać co najmniej następujące dane: a) numer kolejny depozytu, b) określenie deponowanego przedmiotu, a przy gotówce określić jej wysokość, c) określenie jednostki, której własność stanowi depozyt, d) datę i godzinę przyjęcia depozytu, e) datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia i podpis kasjera. Przechowywana w formie depozytu w kasie gotówka nie może być łączona z gotówką jednostki. 7 ZASADY SPORZADZANIA DOKUMENTÓW KASOWYCH 1. Dowód wpłaty - KP Dowód KP jest drukiem ścisłego zarachowania. Bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych mogą być wydawane osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stanu bloków formularzy. Formularze dowodów wpłat gotówki powinny być połączone w bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych, które należy ponumerować przed oddaniem do użytku zachowując ciągłość numeracji w okresie każdego roku sprawozdawczego. Na okładce bloku formularzy należy odnotować: a) numer kolejny bloku formularzy, b) numery kart bloku formularzy ( od nr... do nr...) c) okres, w którym korzystano z bloku formularzy ( od nr... do nr...) Dowód wpłaty wypełnia kasjer w trzech egzemplarzach, z których: - oryginał pozostaje jako załącznik do raportu kasowego, - pierwsza kopia jest dla wpłacającego, - druga kopia pozostaje w bloku formularzy. Kasjer wystawiając dowód KP określa w nim: - datę wpłaty, - nazwisko i imię (nazwę) osoby dokonującej wpłaty, - dokładne określenie tytułu wpłaty, - kwotę wpłaty cyfrowo i słownie. W dowodzie wpłaty nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wpłaty gotówki wyrażonej cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnego dowodu i wystawienie nowego prawidłowego dowodu. Anulowane formularze dowodu KP nie mogą być zniszczone, podlegają one przechowywaniu w bloku formularzy w celu ewidencyjnego rozliczenia. Na dowód wystawienia dowodu KP kasjer w pozycji wystawił składa własnoręczny podpis. Drugi podpis składa kasjer w pozycji otrzymałem, jako potwierdzenie przyjęcia gotówki, a następnie przekazuje dowód do zatwierdzenia głównemu księgowemu. 2. Dowód wypłaty - KW 6

7 Dowód KW jest również drukiem ścisłego zarachowania. W zakresie wydawania, oznakowania i rozliczania wykorzystanych formularzy obowiązują te same zasady jakie dotyczą dowodów KP. Dowód KW stanowi dowód zastępczy i służy do udokumentowania wypłat gotówkowych z kasy, w sytuacji gdy wypłaty nie mogą być udokumentowane dowodami źródłowymi. Dowód KW wystawia Główny Księgowy lub osoba przez niego upoważniona, wpisując następujące dane: - datę wypłaty, - nazwisko i imię (nazwę) osoby na rzecz której dokonuje wypłaty, - tytuł wypłaty, - kwotę wypłaty cyframi i słownie. Dowód KW sporządza się w trzech egzemplarzach, z których: - oryginał jest załącznikiem do raportu kasowego, - pierwsza kopia jest dla osoby na rzecz której dokonuje się wypłaty, - druga kopia pozostaje w bloku formularzy. W dowodzie KW nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wypłaty gotówki wyrażonej cyframi i słownie. Sprostowanie błędu może nastąpić tylko w drodze anulowania błędnego dowodu i wystawienia nowego prawidłowego dowodu. Anulowane formularze dowodu KW nie mogą być zniszczone, podlegają one przechowywaniu w bloku formularzy w celu ewidencyjnego rozliczenia. Dowód podpisują: wystawiający, wypłacający i otrzymujący gotówkę. Do wypłaty dowód KW zatwierdza główny księgowy. 3. Raport kasowy RK Raport kasowy służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów księgowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie. Wypełniany jest przez kasjera w porządku chronologicznym tzn. w kolejności dokonywanych wypłat i wpłat. Raport kasowy sporządza się w sposób następujący: - w lewym górnym rogu raportu odbija się pieczęć firmową a w rubryce kasa wpisuje się oznaczenie kasy dla której raport jest sporządzany, - po prawej stronie w górnej rubryce, wpisuje się numer raportu kasowego; numer ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji, - w części tabelarycznej raportu kasowego ewidencjonuje się dowody kasowe na bieżąco w układzie chronologicznym w kolejności ich realizacji, przy czym w rubryce treść określa się rodzaj operacji gotówkowej, a w rubryce dowód symbol dokumentu wraz z jego numerem np. KP 1 - w dolnej części raportu, w przeznaczonych na ten cel rubrykach wpisuje się ilość dowodów KP i KW i łączne kwoty operacji gotówkowych. Każda strona raportu kasowego podlega oddzielnemu zsumowaniu, a łączną sumę obrotów objętych raportem kasowym wpisuje się w wierszu obroty dnia na ostatniej stronie raportu kasowego. Po ustaleniu obrotów rubryk przychód i rozchód, następuje obliczenie pozostałości gotówki na dzień następny w ten sposób, że do stanu poprzedniego wpisanego w wierszu stan kasy poprzedni przeniesionego z raportu kasowego na dzień (okres) poprzedni dodaje się obroty przychodowe i odejmuje obroty rozchodowe a kwotę ustalonej pozostałości wpisuje się w wierszu stan obecny kasy. Raport kasowy sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach, oryginał wraz ze wszystkimi załącznikami (dowodami przychodowymi i rozchodowymi) ułożonymi chronologicznie przekazuje głównemu księgowemu lub upoważnionej osobie. Kopia raportu kasowego pozostaje w bloczku raportów. 7

8 4. Dokumenty KP, KW i RK sporządza się na dostępnych w sprzedaży formularzach. 5.Czek gotówkowy Czek gotówkowy podlega ewidencji po pobraniu z banku. Wypełniany jest zgodnie z obowiązującą w tym zakresie instrukcją bankową. prawidłowo wypełniony czek podpisywany jest przez osoby do tego upoważnione. Wzory podpisów osób upoważnionych oraz ich nazwiska podawane są do wiadomości banku na karcie wzorów podpisów, która złożona jest w banku finansującym. Czeki wystawiane są na blankietach wydawanych przez bank, ujętych w książeczkach kasowych czekowych, zawierających nazwę banku i numer rachunku bankowego. Czeki wypełnia się atramentem, długopisem lub pismem maszynowym. Treści czeku nie można przerabiać, wycierać lub usuwać w inny sposób. W przypadku pomyłki w jego wypełnianiu, blankiet czeku należy anulować i pozostawić w książeczce blankietów czekowych. Czek jest ważny 10 dni od daty wystawienia, z tym że do obliczenia ilości ważności czeku, nie wlicza się dnia wystawienia czeku. Książeczka czystych blankietów czekowych oraz grzbiety książeczek wykorzystanych czeków przechowywane są przez okres jednego roku w szafie metalowej. Grzbiety wykorzystanych książeczek czekowych po zakończeniu roku obrotowego przekazywane są do archiwum. 8 KONTROLA KASY 1. Kasa podlega kontroli bieżącej i okresowej. 2. Kontrola bieżąca kasy może ograniczyć się do sprawdzenia wszystkich dokumentów dotyczących operacji kasowych pod względem formalnym i rachunkowym. Przeprowadzenie kontroli potwierdza kontrolujący swoim podpisem. Raport kasowy wraz z załącznikami podlega kontroli merytorycznej i zatwierdzeniu przez głównego księgowego. 3. Kontrola okresowa dokonywana jest zgodnie z zakładowym regulaminem kontroli wewnętrznej. Fakt dokonania kontroli powinien być udokumentowany protokołem. Kontrola okresowa kasy powinna nastąpić co najmniej w następujących terminach: a) przy przekazywaniu - przyjęciu kasy (zdawczo-odbiorcza) b) w dniu, w którym stwierdzono szkody (włamanie, uszkodzenie kasy) c) w dniu kończącym rok. d) w dniu poprzedzającym dzień zmiany formy prawnej jednostki, e) w dniu poprzedzającym dzień otwarcia likwidacji f) w dniu zakończenia działalności jednostki. 4. Kierownik jednostki może wyznaczyć inne terminy inwentaryzacji w zależności od potrzeb. 8

9 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 23/2004 z dnia 29.XII.2004r I NS T R U K C J A E W I D E N C J I I K O N T R O L I D R U K Ó W Ś C I S Ł E G O Z A R A C H O W A N I A d) C Z Ę Ś Ć I OGÓLNA 1 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania. 2. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze. W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków zarachowania. 3. Instrukcję opracowano na podstawie: -Ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002r Nr 76, poz.694, z późniejszymi zmianami), -Ustawy z dnia 26 listopada 1998r o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2003r, Nr 15, poz.148 z późniejszymi zmianami), 2 1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola. W Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Czeladzi do druków ścisłego zarachowania zalicza się: f) czeki gotówkowe g) dowody wpłaty - KP, h) dowody wypłaty - KW, i) arkusze spisu z natury, j) kwitariusze przychodowe, itp. 2. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: e) przejęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu, f) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania, g) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię. 9

10 3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki. Jednostka jest zobowiązana umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem. 4. Do obowiązków wyznaczonego pracownika należy: sprawdzenie ze specyfikacją (fakturą, rachunkiem) wystawioną przez dostawcę liczby druków oraz ewentualnie ich serii i numerów, nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii i numerów nadanych przez drukarnię. C Z Ę Ś Ć II SZCZEGÓŁOWA 3 1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w sposób określony w 2, ust 4, w niżej podany sposób: f) każdy egzemplarz druku oznaczyć zastrzeżoną do tego celu pieczątką według niżej podanego wzoru: DRUK ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA g) każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym, h) obok numeru druku ścisłego zarachowania odpowiedzialny za ewidencję druków pracownik stawia swój podpis. 2. W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni): e) numer kolejny bloku, f) numer kart bloku od nr... do nr... g) liczbę kart każdego bloku poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, a w odniesieniu do dowodów wpłatyprzez głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną. 3. Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty należy ponumerować w momencie przyjęcia i zaprzychodować w księdze druków ścisłego zarachowania. Poszczególne karty bloków należy numerować bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku, w celu zachowania ciągłości numerów w ciągu roku. Na okładce należy wpisać numery kart bloku. Po wyczerpaniu bloku, przy wydaniu następnego, na okładce należy wpisać okres, w którym druki zostały wykorzystane. Arkusze spisu z natury również traktuje się jako druki ścisłego zarachowania i przed ich wydaniem osobie upoważnionej do odbioru, nadaje się kolejny numer i od tego momentu są drukami ścisłego zarachowania. 10

11 4 1. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić, odrębnie w miarę potrzeb dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach, której wzór stanowi załącznik do niniejszej instrukcji. Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera... stron, słownie..., kolejno ponumerowanych a następnie zaopatrzyć podpisem osoby upoważnionej, to jest głównego księgowego i kierownika jednostki. 2. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią: dla przychodu - przyjęcie ponumerowanych druków na podstawie dokumentu zakupu, dla rozchodu - pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków, udokumentowane upoważnieniem i ewentualnie dowodem wydania. 3. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie lub wyskrobywanie omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności. 4. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na pisemne zapotrzebowanie, akceptowane przez kierownika komórki, w której dane druki będą używane. Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania, wskazać imiennie pracownika upoważnionego do odbioru druków oraz zawierać rozliczenie z poprzednio pobranych druków. 5. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, rozliczenia itp.) należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy to również druków anulowanych. 6. Pieczęć - DRUK ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA - należy zabezpieczyć, przechowując je w zalakowanej kopercie w kasie ogniotrwałej. Za należyte przechowywanie pieczęci służących do cechowania druków ścisłego zarachowania odpowiedzialny jest pracownik prowadzący gospodarkę druków ścisłego zarachowania. 7. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji unieważniam wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowe, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce. 8. Druków ścisłego zarachowania, jakimi są legitymacje ubezpieczeniowe pracownika i członka rodziny oraz legitymacje służbowe, prowadzi Inspektor ds. kadr. 5 Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania w składowaniu oraz u osób dokonujących operacji tymi drukami. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. 11

12 6 1. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczności przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo - odbiorczym. 2. W przypadku zaginięcia (zagubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę i cechy (numery, serie, rodzaje pieczęci) zaginionych druków. 3. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy: sporządzić protokół zaginięcia, w przypadku zaginięcia czeków powiadomić niezwłocznie bank finansujący, który czeki wydał. w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa, zawiadomić policję. 4. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane: a) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków, b) dokładne cechy zaginionych druków - numer, seria nadana przez drukarnię lub oparafowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz c) rodzaje i nazwy pieczęci, d) datę zaginięcia druków, e) okoliczności zaginięcia druków, f) miejsce zaginięcia druków, g) nazwa i dokładny adres (miejscowość, ulica, nr domu) jednostki ewidencjonującej druki. 5. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.... Kierownik jednostki 12

13 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 23/2004 z dnia 29.XII.2004r I N S T R U K C J A OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW FINANSOWO - KSIĘGOWYCH CZĘŚĆ I OGÓLNA 1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Czeladzi. 2. Zawarte w instrukcji zasady i postanowienia dotyczą pracowników dokonujących operacji gospodarczych. 3. Instrukcja została opracowana na podstawie: - Ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002r Nr 76, poz.694, z późniejszymi zmianami), - Ustawy z dnia 26 listopada 1998r o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2003r, Nr 15, poz.148 z późniejszymi zmianami), - Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004r Nr 19,poz.177 z późniejszymi zmianami) 4. Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi, jak: - zakładowy plan kont, - instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, - instrukcja kasowa, - instrukcja inwentaryzacyjna, - polityka bezpieczeństwa oraz instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, - regulamin kontroli wewnętrznej, - instrukcja wykonywania kontroli gospodarowania środkami publicznymi w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Czeladzi. CZĘŚĆ II SZCZEGÓŁOWA 1 Dokumenty księgowe 1. Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłych lub zmierzających czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan rzeczy. W odróżnieniu od ogólnego pojęcia dokumentu: dokumentami księgowymi nazywamy tą część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty księgowe są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych. 2. Poza spełnieniem podstawowej roli jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych oraz odzwierciedlenie operacji gospodarczych - prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dokumenty księgowe mają za zadanie: 13

14 h) stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności gospodarczej, szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości operacji gospodarczych. i) stworzenie podstaw do dochodzenia praw i do udowodnienia dopełnienia obowiązków. 2 Dowody księgowe dane ogólne Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi: 1. dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji. 2. wystawienie konkretnego dowodu księgowego związane jest z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych gotówkowych lub bezgotówkowych w postaci: wpłat, wypłat, regulowania należności lub zobowiązań, naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych. 3. dowodami księgowymi dokonuje się również korekty sprawozdań i przeszacowań. 3 Cechy dowody księgowego 1. Każdy dowód księgowy powinien charakteryzować: - dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów (dokumentuje zdarzenia lub w danym miejscu lub czasie) - trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu), - rzetelność danych (dane na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlić stan faktyczny, realnie istniejący), - kompletność danych (dane na dowodzie księgowym muszą być kompletne), - jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych (na jednym dowodzie księgowym można dokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne), - chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym), - systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (dowody tego samego rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego), - identyfikacyjność każdego dowodu księgowego (dowody podłączone pod wyciąg bankowy winny mieć numer zgodny z numerem wyciągu, numer kolejny zapisu na zbiorczym dokumencie księgowym), - poprawność formalna (tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą instrukcją), - poprawność merytoryczna (tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa, odpowiedniość zastosowanych miar), - poprawność rachunkowa (tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem 14

15 faktycznym i zasadami matematyki), - podmiotowość dowodu księgowego (każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej. Wg tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy np. oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy). 2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych, wyrażonych w jednostkach naturalnych, następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem. 4 Funkcje dowodu księgowego Dowód księgowy winien spełniać następujące funkcje: - funkcja dokumentu prawidłowo wystawiony dowód jest dokumentem w rozumieniu prawa, dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów, - funkcja dowodowa opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym jest to dowód w sensie prawa materialnego, - funkcja księgowa jest podstawą do księgowania, - funkcja kontrolna pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych. 5 Podstawa zapisów w księgach rachunkowych 1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi. 2. Dowody księgowe dzieli się na trzy grupy: - zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, - zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom. - wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki. 3. Zgodnie z art. 21 ust 1 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: 1) zbiorcze zestawienia dowodów księgowych służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, 2) korygujące noty księgowe służące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych sprostowania zapisów lub stornowań, 3) zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (dowody pro forma ), 4) rozliczeniowe polecenie księgowania ujmujące dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań np. wystornowania błędnego zapisu, otwarcia ksiąg, itp.). 4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące operacji. Nie wolno stosować dowodów zastępczych przy operacjach, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług (VAT). 5. W zapisie komputerowym operacji gospodarczych dozwolone jest korzystanie 15

16 z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo i komputerowo. Po rozpoczęciu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisy w nim mogą nastąpić również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem, że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelna postać, odpowiadają treści dowodu księgowego i możliwe będzie stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu. 6 Zasady sporządzania dokumentu do księgowania 1. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy powinien: 1) odpowiadać wymogom prawa (zawierać dane wymienione w 7 niniejszej instrukcji), 2) zawierać zapisy na dokumencie dokonane w sposób trwały, wypełniony czytelnie, ręcznie (piórem, długopisem), maszynowo lub komputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu, 3) być kompletny, a treść i liczby w poszczególnych rubrykach (polach) winny być nanoszone pismem starannym, w sposób poprawny i bezbłędny, nie budzący żadnych wątpliwości, 4) mieć rubryki (pola) dowodu księgowego wypełnione zgodnie z przeznaczeniem, 5) być wypełnione rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie, w sposób wolny od błędów rachunkowych i kompletny, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami i wynikające z operacji, którą dokumentuje, 6) zawierać podpisy na dowodach księgowych, pieczątki i daty (muszą być autentyczne). 7) posiadać numerację kolejno wystawionych dowodów księgowych musi być ciągła, bezpośrednio przyporządkowana chronologii (według kolejnych dat) i według przyjętych w jednostce zasad numerowania dowodów księgowych, 8) w przypadku dowodów księgowych zbiorczych być sporządzony na podstawie prawidłowo wystawionych dokumentów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym prawidłowo wypełnione, 9) pozbawiony jakichkolwiek przeróbek i wymazywania, 10) w przypadku korygowania niewłaściwych danych lub błędnych zapisów źródłowych na dowodzie zewnętrznym obcym może ono być dokonywane tylko i wyłącznie przez wystawienie i wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego ze stosownym uzasadnieniem, 11) błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub liczby (kwoty) i wpisanie obok danych poprawnych z datą poprawki i parafą osoby upoważnionej do tej czynności, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczby, nie można poprawić pojedynczych liter lub cyfr, 12) mogą być stosowane skróty i symbole w dowodzie księgowym, ale tylko powszechnie znane, 2. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, kierownik jednostki każdorazowo wskazuje, który z nich będzie podstawą dokonania zapisu. 7 Treść dowodu księgowego 1. Zgodnie z wymogami zawartymi w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. 16

17 o rachunkowości, każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: - określenie rodzaju dowodu (tj. podanie pełnej nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub kodu), - określenie stron (nazwa, adres) dokonujących operacji gospodarczej (tj. podanie na dowodzie pełnej nazwy z adresem kupującego i sprzedającego, dostawcy i nabywcy, usługodawcy), - opis operacji oraz jej wartości jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych, tj. umieszczenie na dowodzie księgowym opisu operacji gospodarczej lub finansowej oraz wartości tej operacji, jeżeli operacja jest mierzona w jednostkach naturalnych, musi być podana ilość tych jednostek. Na fakturach VAT wyszczególnienie stawek i wysokości podatków od towaru i usług, - datę dokonania operacji, a gdy dowód zastał sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu w przypadku zapłaty zaliczkowej, również datę otrzymania zaliczki, - podpis wystawcy dowodu oraz osoby, od której przyjęto składniki majątkowe, na fakturach VAT, rachunkach uproszczonych oraz fakturach i rachunkach korygujących: imię, nazwisko i podpis osoby wystawiającej dokument oraz nazwisko imię i podpis osoby uprawnionej do odbioru dokumentu (dotyczy faktury VAT lub faktury korygującej, - stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania, sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej (dane te na dowodzie księgowym nanoszone są w trakcie dekretacji na podstawie zakładowego planu kont), - numer identyfikacyjny dowodu (kolejny numer dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej, przedmiotowej i organizacyjnej: numer powinien identyfikować konkretny dowód), - dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia winien być zamieszczony bezpośrednio na dowodzie, chyba że przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem. 2. Jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przyjęcia składnika majątkowego, przeniesienia własności lub użytkowania wieczystego gruntu, albo nie jest dowodem zastępczym, to podpisy osób na tym dowodzie mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. 3. Dowody księgowe muszą być: - rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, - kompletne, czyli zawierające co najmniej dane określone w pkt. 1 - wolne od błędów rachunkowych. 4. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek, a błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie (tj. dowodu korygującego) wraz ze stosownym uzasadnieniem. 5. Błędy w cenie, stawce lub kwocie podatku, bądź w jakimkolwiek innej pozycji faktury VAT, koryguje się przez wystawienie noty korygującej. 6. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej 17

18 treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie wolno poprawiać liter i cyfr. 8 Rodzaje dowodów księgowych 1. Dowody bankowe: - bankowe dowody wpłaty i wypłaty wypełnione przez kasjera w odpowiedniej ilości egzemplarzy i ujmowane w raporcie kasowym. Wszystkie wpłaty gotówkowe na rachunki własne lub obce do banku dokonywane są na specjalnym druku Bankowy dowód wpłaty. Dowód wypełnia osoba dokonująca wpłaty. - polecenie przelewu stanowiące udzielona bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego. Polecenie przelewu wystawia pracownik księgowości w jednym egzemplarzu, który po podpisaniu przez upoważnione osoby składa w banku. Dopuszcza się podpisywanie przelewów wystawionych przez kontrahentów dołączonych do dokumentów stanowiących podstawę zapłaty (np. zapłata za energię elektryczną itp.). Podstawą do wystawienia powinien być oryginał dokumentu podlegający zapłacie, podpisany przez osoby zobowiązane do ich sprawdzenia pod względem formalno rachunkowym i merytorycznym. Dokument ten powinien być przedłożony osobom podpisującym dowody bankowe łącznie z dowodami bankowymi (przelewem) bądź w momencie dokonywania podpisu elektronicznego w przypadku użycia komputera celem sporządzenia przelewów drogą elektroniczną. Osobami właściwymi do podpisywania dowodów bankowych (np. przelewów) dotyczących rachunków bankowych MOPS w Czeladzi są osoby wymienione w karcie wzorów podpisu złożonych w Banku Śląskim O/Czeladź. - wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych otrzymywanie z banku wyciągi rachunków bankowych oryginał sporządzony na druku lub wydruk komputerowy sprawdza pracownik działu księgowości. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy je pisemnie uzgodnić z oddziałem banku finansującego, - czek gotówkowy wystawiają upoważnieni pracownicy działu księgowości (kasjer) w jednym egzemplarzu. Podpisują osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Osoba otrzymująca czek kwituje jego odbiór na grzbiecie książeczki czekowej. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu, podlega sprawdzeniu z kwotą ujętą w dowodzie stanowiącym podstawę wypłaty gotówki. Podstawą wydania czeku gotówkowego jest dowód źródłowy uzasadniający wydanie czeku (lista płac, rachunek uproszczony, rachunek, rozliczenie z zaliczki, delegacja służbowa, faktura VAT, polecenie księgowania, itp.). Wszystkie dowody źródłowe stanowiące podstawę wydania czeku gotówkowego muszą być opisane przez osobę upoważnioną oraz muszą uzyskać akceptację wypłaty w postaci podpisów kierownika jednostki i księgowego bądź ich pełnomocników. W razie pomyłki w wypisaniu czeku (kwot, nazwisk, itp.), czek anuluje się przez przekreślenie i umieszczenie adnotacji ANULOWANO wraz z datą i podpisem osoby, która go anulowała. Anulowany czek pozostaje w grzbiecie czeków. 18

19 2. Dowody kasowe: 1) dowód wpłaty (kasa przyjmie), 2) dowód wypłaty (kasa wypłaci), 3) raport kasowy, 4) wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki, 5) rozliczenie wyjazdu służbowego, 6) czek gotówkowy (do podejmowania gotówki z banku do kasy), 7) bankowy dowód wpłaty (do przekazywania gotówki z kasy do banku). 3. Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń: 1) lista płac pracowników oryginał, 2) lista zasiłków z ubezpieczenia społecznego oryginał, 3) lista wynagrodzeń za czas choroby oryginał, 4) lista dodatkowych wynagrodzeń osobowych oryginał, 5) rachunek za wykonaną pracę zleconą oryginał, 6) zlecenie wypłaty zaliczkowej oryginał. 4. Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego: 1) przyjęcie środka trwałego w używanie oryginał (symbol OT), 2) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego oryginał (symbol MT), 3) protokół zdawczo odbiorczy środka trwałego oryginał (symbol PT), 4) aktualizacja wyceny środka trwałego oryginał (symbol AT), 5) przekwalifikowanie pozostałego środka trwałego na środek trwały oryginał, 6) likwidacja środka trwałego oryginał (symbol LT), 7) przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu oryginał, 8) obcy środek trwały w użytkowaniu oryginał, 9) wydzierżawienie środka trwałego kopia, 10) oddanie w administrowanie środka trwałego oryginał (symbol PT), 11) nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego oryginał, 12) protokół szkodowy środka trwałego oryginał, 13) protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego oryginał 5. Dowody księgowe rozliczeniowe: 1) nota księgowa zewnętrzna kopia 2) nota księgowa wewnętrzna oryginał, 3) polecenie księgowania oryginał, 4) nota obciążeniowa ogólna oryginał, 5) nota uznaniowa ogólna oryginał, 6) nota zewnętrzna ogólna oryginał (symbol ustalony przez jednostkę zewnętrzną). Dokumenty wyżej wymienione sporządza dział księgowości na bieżąco, na drukach ogólnie dostępnych lub zastępczych. 6. Druki ścisłego zarachowania: 1) książeczki czeków gotówkowych, 2) kwitariusze K 103, 3) arkusze spisu z natury, 4) dowody księgowe kasa wyda KW, 5) dowody księgowe kasa przyjmie KP. Ewidencja prowadzona jest przez upoważnionego pracownika działu organizacyjno 19

20 administracyjnego wg zakresu czynności i odrębnej instrukcji, z wyłączeniem książeczek czeków gotówkowych, których ewidencję prowadzi pracownik działu księgowości (kasjer). 7. Dowody dotyczące wypłat zasiłków: 1) listy wypłat zasiłków z pomocy społecznej, 2) listy wypłat zasiłków rodzinnych i dodatków do tych zasiłków. Listy sporządzane są przy pomocy programów komputerowych: Pomost w zakresie świadczeń z pomocy społecznej oraz Świadczenia rodzinne w zakresie zasiłków rodzinnych. Listy podpisywane są przez osoby upoważnione: Kierownika działu i Dyrektora. 9 Zasady obiegu dowodów księgowych 1. W sprawdzeniu dowodów bierze udział szereg właściwych samodzielnych stanowisk pracy, na skutek czego zachodzi konieczność przekazania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami. W ten sposób powstaje tzw. Obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Poszczególne dowody księgowe mają różne drogi obiegu. 2. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych: - zasada terminowości przestrzeganie terminu przekazania dokumentów pomiędzy ogniwami, skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów przez poszczególne ogniwa, - zasada systematyczności wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów w sposób systematyczny, ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac, powodującemu możliwości zwiększenia pomyłek, - zasada częstotliwości przepływu tych samych dokumentów przy określonej powtarzalności, - zasada odpowiedzialności indywidualnej imienne wyznaczenia osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych ogniw, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia, - zasada samokontroli obiegu poszczególne ogniwa kontrolują się nawzajem i wymuszają ciągły ruch obiegowy. 10 Dokumentowanie wypłaty wynagrodzeń 1. Podstawowymi dokumentami stwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń są: - listy płac pracowników, - listy płac zasiłków z ubezpieczenia społecznego w przypadku wypłaty poza ustalonym terminem wypłat, - listy płac wynagrodzeń pracowników za czas choroby w przypadku wypłaty poza ustalonym terminem wypłat, - listy dodatkowych wynagrodzeń osobowych, - przedstawione rachunki za wykonana pracę przez osoby zatrudnione na 20

21 podstawie umowy zlecenie, agencyjnej, o dzieło itp. 2. Listy płac sporządza pracownik działu księgowości w jednym egzemplarzu, na podstawie odpowiednio sporządzonych i sprawdzonych dowodów źródłowych. Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane: - okres, za jaki zostało naliczone wynagrodzenie, - nazwisko i imię pracownika, - sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac, - sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, - sumę zasiłku rodzinnego, - łączną sumę wynagrodzenia neto do wypłaty, - pokwitowanie odbioru wynagrodzenia, gdy wynagrodzenie przekazywane jest na konto, na liście płac wpisywane jest słowo ROR lun konto. 3. Dowodami źródłowymi do sporządzenia listy płac są: 1) umowa o pracę lub zmiana umowy o pracę, 2) rozwiązanie umowy o pracę, 3) zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i zestawienia przepracowanych godzin nadliczbowych, 4) inne dokumenty mające wpływ na wysokość otrzymanego wynagrodzenia (np. zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy, itp.). 4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 13 wystawia Inspektor ds. kadr i szkoleń na podstawie decyzji kierownika jednostki. Dokumenty wymienione w ust. 3 pkt. 4 rejestruje i przekazuje do księgowości Inspektor ds. kadr i szkoleń wg zakresu czynności. 5. Na pracę doraźną, nie przewidzianą w planie zatrudnienia ze względu na niewielkie rozmiary zawiera się umowę na pracę zlecona (umowa zlecona, umowa o dzieło). Umowę o pracę zleconą sporządza w dwóch egzemplarzach Inspektor ds. kadr i szkoleń z przeznaczeniem: jeden egzemplarz dla wykonawcy, drugi egzemplarz dla działu księgowości, kserokopia umowy pozostaje u Inspektora ds. kadr i szkoleń. 6. Umowę o prace zleconą podpisuje kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona. Księgowy składa kontrasygnatę. Rachunki za wykonane prace zlecone potwierdza pracownik zlecający pracę i podlegają one kontroli w ogólnie obowiązującym trybie. 7. Dokumenty stanowiące podstawę do sporządzenia list płac, odpowiedzialni pracownicy przekazują do działu księgowości w terminie do dnia 20 każdego miesiąca za dany miesiąc. 8. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń: - należności egzekwowanych na podstawie tytułów egzekucyjnych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, - należności egzekwowanych na podstawie innych tytułów wykonawczych, - pobranych zaliczek na poczet wynagrodzeń, - pobranych, a nie rozliczonych zaliczek, - innych potrąceń, na które jest pisemna zgoda pracownika, - kar pieniężnych wymierzonych przez pracodawcę. 9. Lista płac powinna być podpisana przez: - osobę sporządzającą, - kierownika jednostki i księgowego, bądź ich pełnomocnika. 10. Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych przez osoby wymienione 21