KODEKS ETYCZNY SISTÉMAS TÉCNICOS DE ENCOFRADOS S.A.

Transkrypt

1 KODEKS ETYCZNY SISTÉMAS TÉCNICOS DE ENCOFRADOS S.A.

2 1. Nasz Kodeks: Definicja i Cel 1.1. Przygotowanie, zapisy i zawartość 1.2. Zakres zastosowania 1.3. Wiedza, akceptacja i zgodności 1.4. Misja, wizja i wartości etyczne Misja i wizja Wartości etyczne 1.5. Przestrzeganie Kodeksu, kontrola i tryb dysyplinarny 1.6. Zapis operacji i informacji 1.7. Przechowywanie dokumentów 1.8. Sposoby informowania o nieprawidlowościach 1.9. Rozpowszechnianie, aktualizacja i dostępność Kodeksu. 2. Zakres odpowiedzialności 2.1. Zgodność z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi 2.2. Zgodność z normami, umowami i porozumieniami 2.3. Prawa człowieka 2.4. Zaangażowanie w sprawach środowiska naturalnego 2.5. Zasady dotyczące uzgodnień 3. Odpowiedzialność za majątek firmy, dane oraz prawa własności intelektualnej i przemysłowej 3.1. Wykorzystanie narzędzi i sprzętu firmy 3.2. Polityka ochrony danych 3.3. Prawa własności intelektualnej i przemysłowej 3.4. Polityka zapobiegania ryzyku zawodowemu i ochrony zdrowia w miejscu pracy 4. Stosunki zewnętrzne i wewnętrzne 4.1. Relacje wewnętrzne: pracownicy 4.2. Zatrudnianie krewnych 4.3. Relacje zewnętrzne: klienci i rynek 4.4. Stosunki zewnętrzne: dostawcy 4.5. Relacje z instytucjami, władzami i urzędnikami

3 1.1 Przygotowanie, zapisy i zawartość Niniejszy Kodeks Etyczny został zatwierdzony przez Dyrekcję Systemów Deskowań i Rusztowań S.A. (dalej "STEN" lub "FIRMA") w przekonaniu, że postępowanie etyczne jest nierozerwalnie związane z uczciwym i dobrym zarządzaniem. Kierownictwo STEN uważa, że wszyscy musimy spełniać nie tylko ścisły mandat wynikajacy z regulacji prawnych, ale także ze względu na zakładane zobowiązania i wewnętrzne regulacje, wynikajace z zasad etycznych i wartości, którymi kieruje się nasza organizacja. 1.2 Zakres zastosowania Nasz Kodeks Etyki ma zastosowanie w całej firmie, dotyczy całego personelu bez względu na zajmowane stanowisko lub funkcje. W ten sposób łączy pracowników, dyrektorów, menedżerów lub administratorów, niezależnie od rodzaju umowy lub stosunku pracy. Odtąd bedzięmy nazywać wszystkie wymienione wcześniej osoby jako "pracownicy". Dotyczy to nawet stron trzecich, takich jak dostawcy, kontrahenci lub partnerzy biznesowi firmy, którzy zostaną poproszeni o uznanie i zobowiązanie się do działania zgodnie z Kodeksem Etycznym STEN w swoich transakcjach. Z Kodeksem zostaną powiązane też podmioty świadczące usługi na rzecz firmy: doradcy zewnętrzni, osoby samozatrudnione i pracownicy tymczasowi. Kodeks łączy również pracodawcę z pracownikiem, biorąc pod uwagę, że oświadczenia zawarte w tym dokumencie stwarzają uzasadnione oczekiwania co do zachowania, które musi stać się częścią obowiązków pracodawcy zgodnie z normami dobrej wiary. 1.3 Wiedza, akceptacja i zgodności Kodeks Etyki jest obowiązkowy dla wszystkich pracowników spółki i dla osób trzecich, które dobrowolnie zobowiązały się do jego przestrzegania.

4 Kodeks Etyki zostanie udostępniony wszystkim pracownikom firmy, którzy będą zobowiązani do uczestnictwa w szkoleniach organizowanych przez firmę. Dyrektorzy STEN będą uczestniczyć w programach szkoleniowych, konferencjach z pracownikami w celu podkreślenia znaczenia zgodności z kodeksem etycznym. W ten sposób udostępnią wszystkie niezbędne środki do upowszechniania wartości i zasad firmy oraz egzekwowania wytycznych zawartych w Kodeksie. Kodeks zostanie wyraźnie zaakceptowany przez adresatów(pracowników), którzy zobowiążą się do jego przestrzegania i potwierdzą, że uzyskali dostęp do niniejszego Kodeksu. W tym celu zostanie sporządzony protokół akceptacji Kodeksu przez pracowników. Żaden członek firmy nie jest upoważniony do żądania od innych pracowników lub menedżerów, działania wbrew postanowieniom niniejszego Kodeksu Etycznego, i nikt nie może uzasadnić postępowania niezgodnego z Kodeksem na podstawie zlecenia przełożonego lub nieznajomości tego Kodeksu. 1.4 Misja, wizja i wartości etyczne Misja i wizja Misja STEN : być wiodącą firmą i referencją w tym sektorze, być międzynarodowym dostawcą innowacyjnych systemów szalunków i rusztowań, wyróżniającym się jakością i bezpieczeństwem swoich produktów oraz doskonałością w obsłudze. Dzięki zmotywowanemu i zaangażowanemu zespołowi ludzkiemu przyczyniamy się do tworzenia wartości dodatnich dla społeczeństwa, dostarczając niezbędnych rozwiązań dla budowania dobrobytu społecznego. Pomagamy naszym klientom w rozwijaniu ich projektów w najbardziej opłacalny i bezpieczny sposób. STEN jest zorientowany na rozwój systemu opartego na stałym i zrównoważonym wzroście, w którym utrzymujemy standard jakości, maksymalny profesjonalizm, wydajność i zadowolenie naszych interesariuszy.

5 Wartości etyczne W STEN definiujemy się przez następujące wartości: Uczciwość: Jesteśmy przejrzyści, uczciwi i szczerzy we wszystkim co robimy. Kreatywność: Opieramy nasz rozwój na rozwoju nowych i lepszych rozwiązań opartych na wzornictwie i technologii. Zaangażowanie: Kierujemy naszym projektem spełniając to co obiecujemy i zawsze szukamy doskonałości w naszych działaniach. Odpowiedzialność: Wykraczamy poza zgodność z normami, dbamy o bezpieczeństwo ludzi i zawsze dążymy do najwyższej jakości. Zasady i wartości etyczne organizacji stanowią podstawę, na której opiera się działalność firmy. Zasady te są następujące: - Szacunek dla ludzi: unikanie wszelkiego rodzaju nękania, zastraszania, znęcania się lub braku szacunku, ze szczególnym odrzuceniem wszelkiego rodzaju agresji fizycznej lub słownej. - Uczciwość: dbanie o dobro ludzi i działanie etyczne, uczciwe i zgodne z zasadami dobrej wiary. - Przejrzystość i bezstronność przy podejmowaniu jakichkolwiek decyzji. - Równość szans, rozwój zawodowy i brak dyskryminacji: Dyskryminacja ze względu na płeć, rasę, religię, stan cywilny, orientację seksualną lub inny czynnik różnicujący nie będzie dopuszczalna. - Praca zespołowa i współpraca. - Tone from the top (Przykład z góry): menedżerowie będą wzorcem do naśladowania w odniesieniu do zachowania i przestrzegania Kodeksu.

6 - Wizerunek i reputacja firmy: Pracownicy powinni pamiętać, że wizerunek firmy i jej reputacja należą do najcenniejszych aktywów STEN. 1.5 Przestrzeganie Kodeksu, kontrola i tryb dyscyplinarny Komitet ds. Zgodności będzie organem odpowiedzialnym za zapewnienie zgodności i upowszechniania niniejszego Kodeksu wśród wszystkich pracowników firmy. Organ ten będzie odpowiedzialny za otrzymywanie komunikatów dotyczących skarg związanych z nieprzestrzeganiem niniejszego Kodeksu lub zapytań na jego temat. Nieprzestrzeganie tego Kodeksu może za sobą pociągać konsekwencje pracownicze, niezależnie od konsekwencji administracyjnych lub karnych. 1.6 Zapis operacji i informacji Odpowiednie zapisy finansowe i księgowe STEN zostaną zachowane w sposób kompletny, dokładny i uczciwy w celu sprostania zobowiązaniom podatkowym i rachunkowym spółki. Wszystkie książki księgowe, zapisy i rachunki, w tym rejestry sprzedaży, faktury, pokwitowania i sprawozdania z wydatków, muszą być kompletne, dokładne i rzetelne oraz muszą być na bieżąco aktualizowane. Żadne wydatki nie będą ponoszone ani wypłacane z funduszy firmy, jeśli wspomniane wydatki nie zostaną wcześniej zautoryzowane przez właściwą osobę. 1.7 Przechowywanie dokumentów STEN przestrzega wymogów prawnych i regulacyjnych odnoszących się do ochrony i przechowywania dokumentów i zapisów. Wszystkie zapisy i informacje będą traktowane w sposób zapewniający, że: - Archiwizacja i przechowywanie informacji odbywa się zawsze w sposób zorganizowany, aby w ten sposób ułatwić odzyskanie zachowanych informacji. - Obsługa dokumentacji, niezależnie od formatu, spełnia wymogi prawne, podatkowe, regulacyjne i operacyjne. - Rekordy i ich kopie zapasowe są chronione.

7 - Niezbędna dokumentacja jest dostępna w przypadku postępowania sądowego. - Eliminacja dokumentów, które nie mają już wartości zarówno w formie drukowanej, jak i elektronicznej, odbywa się w sposób terminowy, właściwy i terminowy. 1.8 Sposób informowania o nieprawidłowościach Każdy członek firmy, a także dostawca, a nawet osoba trzecia powiązana w jakikolwiek sposób ze STEN, może w dobrej wierze i bez obawy o odwet wskazać nieprawidłowości, naruszenia lub zachowania sprzeczne z niniejszym Kodeksem Etycznym. W każdym przypadku zagwarantowana zostanie poufność zgłoszonych reklamacji. Będą one przedmiotem należytego traktowania przez Komitet ds. Zgodności. Skargi wniesione w złej wierze, fałszywe lub w celu wyrządzenia szkody współpracownikowi, przełożonemu lub osobie trzeciej, będą pociągały za sobą odpowiedzialność dyscyplinarną lub karną. 1.9 Rozpowszechnianie, aktualizacja i dostepność Kodeksu. Kodeks wejdzie w życie w dniu publikacji i zostanie przesłany do wszystkich członków spółki. Będzie aktualizowany za każdym razem, gdy organ odpowiedzialny za zgodność z przepisami lub kierownictwo wyższego szczebla wykryje taką konieczność.

8 2.1 Zgodność z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi W STEN zobowiązujemy się do przestrzegania obowiązujących przepisów, wewnętrznych procedur firmy oraz wartości i zasad zawartych w niniejszym Kodeksie. Pracownicy muszą unikać wszelkich działań, które mogą zaszkodzić reputacji firmy lub negatywnie wpłynąć na jej interesy. Podobnie, żaden pracownik nie będzie świadomie współpracował z osobami trzecimi w celu naruszenia jakiegokolwiek zewnętrznego lub wewnętrznego prawa lub regulacji. 2.2 Zgodność z normami, umowami i porozumieniami STEN zobowiązuje się do przestrzegania i włączania do przepisów wewnętrznych postanowień, umów i konwencji krajowych lub międzynarodowych, które mogą zostać powiązane z działalnością spółki. 2.3 Prawa człowieka STEN zobowiązuje się do przestrzegania międzynarodowych praw człowieka, zawartych m.in. w Międzynarodowej Karcie Praw Człowieka. Podobnie STEN zobowiązuje się do przestrzegania Praw Osób należących do najbardziej wrażliwych grup. 2.4 Zaangażowanie w sprawach środowiska naturalnego Firma zobowiązuje się do zapewnienia poszanowania środowiska, zminimalizowania wpływu na środowisko we wszystkich swoich działaniach oraz do upowszechnienia wśród swoich pracowników kultury szacunku dla środowiska jako zasady postępowania w swoich działaniach. Firma dąży do zapewnienia swoim pracownikom bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy, a pracownicy muszą zobowiązać się do wykonywania swoich obowiązków zgodnie z przepisami ochrony środowiska.

9 2.5 Zasady dotyczące uzgodnień Firma podpisuje z pracownikami zobowiązanie do promowania poprawy jakości ich życia i ich rodzin. W tym celu STEN będzie promować środki mające na celu pogodzenie wymagań pracy z potrzebami życia osobistego i rodzinnego pracowników, w celu poprawy ich jakości życia.

10 3.1 Wykorzystanie narzędzi i sprzętu firmy Wydajność będzie inspirować wykorzystanie materiałów i usług firmy. Firma zapewni pracownikom dostęp do poczty elektronicznej, Internetu, intranetu, telefonów i innych technologii komunikacyjnych, dzięki czemu ich wydajność będzie jak najbardziej wydajna i efektywna. Obowiązkiem każdego jest zachowanie poufności, integralności i dostępności infrastruktury technologicznej i komunikacyjnej firmy. Pracownicy będą odpowiedzialni za korzystanie z zasobów i infrastruktury technologicznej, nie pobieranie lub instalowanie programów, aplikacji lub nielegalnych treści dla których nie posiadamy licencji. Prawa własności intelektualnej będą szanowane przez cały czas. Podobnie będą utrzymywane w tajemnicy i kontrolowane wszystkie informacje związane z nazwami użytkowników, hasłami i urządzeniami uwierzytelniającymi. 3.2 Polityka ochrony danych Poufność i staranność w korzystaniu z danych będzie przewodzić działaniom odbiorców niniejszego Kodeksu, zasada ta musi być przestrzegana nawet wtedy, gdy związek z STEN pracownika, kierownika lub strony trzeciej został rozwiązany. Informacje firmy nie mogą być wykorzystywane do celów prywatnych ani nie mogą być przekazywane stronom trzecim. Do poufnych informacji należą tajemnice zawodowe, regulacje cenowe, strategiczne lub biznesowe plany operacyjne, informacje o nowych produktach, kontrakty, umowy, listy pracowników, klientów, dostawców, oprogramowanie, informacje o HR i ogólnie rzecz biorąc, dane podlegające przepisom o ochronie danych. Wymagany jest szacunek dla prywatności ludzi, których dane są dostępne.

11 Wszyscy pracownicy, menedżerowie i osoby trzecie muszą znać i szanować wewnętrzne procedury związane z przechowywaniem i dostępem do danych, za które są odpowiedzialne. 3.3 Prawa własności intelektualnej i przemysłowej STEN uznaje swoje zaangażowanie w ochronę praw autorskich, patentów i znaków towarowych, zarówno własnych, jak i innych i wymaga od swoich dostawców, aby podjęli to samo zobowiązanie. Szczególna uwaga zostanie zwrócona na uwzględnienie powiadomień o prawach autorskich w materiałach, informacjach, produktach, usługach i wszelkich dokumentach firmy przeznaczonych do publicznej dystrybucji. 3.4 Polityka zapobiegania ryzyku zawodowemu i ochrony zdrowia w miejscu pracy STEN zobowiązuje się do zapewnienia bezpiecznego środowiska pracy, zgodnego z obowiązującymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, oferując pracownikom bezpieczne środowisko pracy. W tym celu będzie szkolić pracowników i menedżerów w zakresie zapobiegania ryzyku zawodowemu. Ważne jest, aby każdy znał zagrożenia i praktyki bezpieczeństwa związane z ich stanowiskiem i zobowiązał się do przestrzegania wytycznych i środków zapobiegawczych w zakresie zagrożeń zawodowych i zdrowia w miejscu pracy. Pracownicy i menedżerowie zobowiązują się do prowadzenia wszelkich działań szkoleniowych, które są zaprogramowane w celu poprawy ich wiedzy, jeśli chodzi o bezpieczne wykonywanie obowiązków i odpowiedzialne korzystanie z materiałów i sprzętu firmy.

12 4.1 Relacje wewnętrzne: pracownicy STEN uważa swoich pracowników za swój największy atut i będzie promował ich rozwój osobisty i zawodowy. Zachowania sprzeczne z szacunkiem, które powinny dominować w relacjach między pracownikami, niezależnie od tego, czy są równe, podporządkowane, muszą być zawsze wolne od wszelkich form przemocy lub dyskryminacji w miejscu pracy. STEN zapewni zgodność z przepisami pracy dotyczącymi zatrudnienia, zwracając szczególną uwagę na integrację zawodową osób niepełnosprawnych. 4.2 Zatrudnianie krewnych Pracownicy i menedżerowie muszą podejmować uczciwe decyzje unikając jakiegokolwiek faworyzowania. Krewni pracowników, menedżerów lub członków firmy nie będą zatrudnieni bez uzasadnienia i akredytacji w celu wykonania pracy na danym stanowisku. 4.3 Relacje zewnętrzne: klienci i rynek STEN i wszyscy jego członkowie są zobowiązani do przestrzegania przepisów dotyczących konkurencji, unikając jakichkolwiek ograniczeń. Wszyscy pracownicy i kadra kierownicza są zobowiązani do zapewnienia prawdziwych informacji w toku działań promocyjnych, bez oferowania fałszywych informacji klientom, które mogą doprowadzić do błędów. Zabrania się również wszelkiego rodzaju reklamy wprowadzającej w błąd. Informacje dotyczące konkurentów, które mogą docierać do firmy, zostaną odrzucone w celu zachowania poufności. Wyraźnie zabrania się przyjmowania, oferowania lub żądania, bezpośrednio lub pośrednio, prezentów, przysług lub wszelkiego rodzaju rekompensat, które mogłyby wpłynąć na podejmowanie decyzji w odniesieniu do zawieranych umów przez klientów. Tylko prezenty o niskiej wartości, proporcjonalne i uzasadnione w odpowiedzi na praktykę zawodową będą wyłączone z tej zasady. Wszelkie wątpliwości

13 dotyczące tego, co jest zawarte w tej nazwie( prezent o niskiej wartości), będą konsultowane z organem odpowiedzialnym za przestrzeganie niniejszego Kodeksu. Prezenty gotówkowe są kategorycznie zabronione. 4.4 Stosunki zewnętrzne: dostawcy Etyka i poszanowanie przewodniczyć bedą w relacjach z dostawcami, którzy zostaną wybrani na podstawie obiektywnych i przejrzystych kryteriów. Niniejszy Kodeks Etyki będzie również częścią umów na dostawy lub usługi STEN i jego nieprzestrzeganie może doprowadzić do rozwiązania umowy. Niniejszy Kodeks w wersji skróconej będzie mógłbyć zawarty w formie aneksu do umowy. Pracownicy będą przestrzegać wewnętrznych procedur w zakresie zamówień, i dbać o odpowiednie zachowanie dokumentacji dla ewentualnej kontroli zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej. Należy dopilnować w szczególności ochrony poufnych informacji dostawców. Jest zabronione przyjmowanie, oferowanie lub żądanie, bezpośrednio lub pośrednio, prezentów, przysług lub wszelkiego rodzaju rekompensat, które mogłyby wpłynąć na podejmowane decyzje dotyczące zatrudniania dostawców, pośredników lub stron trzecich. Z tego zakazu wyłączone są zaproszenia, przedmioty reklamowe lub uprzejmości, które nie są w gotówce i które mieszczą się w rozsądnych granicach w ramach praktyki pracy. Wszelkie wątpliwości dotyczące tego, co jest zawarte w tej koncepcji, będą konsultowane z organem odpowiedzialnym za przestrzeganie niniejszego Kodeksu. Prezenty gotówkowe są kategorycznie zabronione.każdy pracownik, który bierze udział w procesach selekcji dostawców i współpracowników zewnętrznych, ma obowiązek działać obiektywnie.

14 4.5 Relacje z instytucjami, władzami i urzędnikami Przepisy dotyczące zapobiegania korupcji i przekupstwa będą kierować stosunkami członków spółki z władzami, instytucjami i urzędnikami państwowymi. Każda decyzja podjęta w tej dziedzinie musi być zgodna z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi i zewnętrznymi i musi być udokumentowana w razie ewentualnej kontroli wewnętrznej lub zewnętrznej. Pod żadnym pozorem firma nie oferuje, nie przyjmuje upominków, przysług ani odszkodowań od władz, instytucji lub urzędników. Tylko prezenty o niskiej wartości, proporcjonalne i uzasadnione w odpowiedzi na praktykę zawodową będą wyłączone z tej zasady. Prezenty gotówkowe są kategorycznie zabronione. Zabrania się jakichkolwiek płatności majacych na celu przyspieszyć jakikolwiek proces. Będzie prowadzona wyczerpująca i uważna kontrola procesów przyznawania jakiegokolwiek rodzaju dotacji lub pomocy. STEN nie przekazuje darowizny politycznej ani w gotówce, ani w naturze.