e-sprawozdania Praktyczny poradnik i narzędzie Grant Thornton

Transkrypt

1 e-sprawozdania Praktyczny poradnik i narzędzie Grant Thornton

2 Od pewnego czasu w Polsce obserwujemy dynamiczny rozwój cyfryzacji. Nasz ustawodawca w szybkim tempie projektuje i wdraża przepisy, które umożliwiają wykorzystanie w biznesie nowych technologii. Jedną z fundamentalnych zmian, z którą muszą zmierzyć się przedsiębiorcy jest modyfikacja przepisów Ustawy o rachunkowości, w której ustawodawca wprowadza obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej. Nasz zespół, składający się z ekspertów ds. rachunkowości oraz programistów, przygotował dla Państwa aplikację webową do sporządzania e Sprawozdań finansowych. Żeby z niej skorzystać, wystarczy dostęp do Internetu. Przyjazny i intuicyjny interfejs poprowadzi Państwa przez cały proces tworzenia sprawozdania, zapewniając przede wszystkim zgodność stworzonej dokumentacji z wymogami Ustawy o rachunkowości. Jako eksperci od rachunkowości ale przede wszystkim od wyzwalania potencjału rozwoju naszych klientów mamy świadomość, że digitalizacja procesów rachunkowych wymaga wsparcia ekspertów. Jesteśmy gotowi, by służyć Państwu naszą wiedzą i doświadczeniem. Zapraszamy do zapoznania się z możliwościami naszego innowacyjnego narzędzia oraz do bezpośredniego kontaktu. Zanim jednak zapoznają się Państwo na kolejnych stronach z możliwościami naszej aplikacji, przypominamy kluczowe informacje dotyczące nowelizacji przepisów obejmujących obowiązek elektronicznego raportowania sprawozdań finansowych. Agnieszka Michalak Senior Menedżer Leader The Center of Excellence Departament Outsourcingu e-sprawozdania

3 Kluczowe informacje dotyczące e-sprawozdań Od kiedy obowiązują przepisy Pierwszego października 2018 roku weszły w życie znowelizowane przepisy Ustawy o rachunkowości, na nowo regulujące kwestie dotyczące formy sporządzania sprawozdań finansowych. W myśl nowych przepisów, sprawozdania finansowe sporządzone po 30 września 2018 roku muszą być sporządzane w formie elektronicznej, tj. w strukturach logicznych w formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Co ważne nowe przepisy nie zmieniają zakresu danych zamieszczanych w sprawozdaniach finansowych. Kogo dotyczą zmiany Znowelizowane przepisy dotyczące sporządzania sprawozdań finansowych w strukturze logicznej obejmują następujące rodzaje podmiotów: jednostki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe zobowiązane do sporządzania sprawozdań Jednostki, które sporządzają sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR) sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej w Formie nieustrukturyzowanej, dopóki Ministerstwo Finansów nie udostępni w Biuletynie Informacji Publicznej struktur logicznych dla tego rodzaju sprawozdań. e-sprawozdania

4 Kluczowe informacje dotyczące e-sprawozdań Jak podpisać plik Sprawozdania finansowe sporządzone w formie elektronicznej powinny być, zgodnie z Ustawą o rachunkowości, opatrzone podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu, albo profilem zaufanym epuap. Sprawozdanie finansowe podpisują elektronicznie wszystkie osoby wchodzące w skład organu będącego kierownikiem jednostki oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg. Obecnie, ze względów technicznych, Ministerstwo Sprawiedliwości w Systemie RDF/S24 przyjmuje dokumenty sporządzone po 1 października 2018 r. podpisane jedynie podpisem kwalifikowanym. Na dzień dzisiejszy obejście problemu jest takie, że przy składaniu wniosku do RDF wybiera się punkt, że sprawozdanie finansowe nie ma wszystkich podpisów i wpisuje się kto oraz dlaczego nie złożył podpisu. Dodatkowo osoby nie posiadające podpisu kwalifikowanego powinny złożyć podpisy za pomocą epuap pod wnioskiem. e-sprawozdania

5 Kluczowe informacje dotyczące e-sprawozdań Struktury logiczne- co to takiego? Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się i wysyła drogą elektroniczną za pomocą plików XML(podobnie jak pliki JPK). Ministerstwo Finansów udostępniło struktury logiczne sprawozdań finansowych, dla różnych rodzajów podmiotów. W sumie przewidzianych jest 13 rodzajów podmiotów. Na każdy podmiot składają się 3 pliki: plik danych w złotych, plik danych w tysiącach złotych oraz plik typów danych użytych w dwóch pierwszych plikach. Struktury można pobrać na stronie: Wygenerowane pliki nieco różnią się strukturą w zależności od rodzaju podmiotu, np.: plik dla jednostki innej zawiera standardowe sprawozdanie wg załącznika nr 1 Ustawy o Rachunkowości plik dla jednostki małej pozwala sporządzić sprawozdanie wdwóchwersjach wgzałącznikanr1izałącznikanr5 plikdlajednostkimikrowgzałącznikanr1,nr4inr5. W strukturze XML sporządzamy: wprowadzenie do sprawozdania finansowego informacje ogólne bilans rachunek zysków i strat zestawienie zmian w kapitale(funduszu) własnym przepływy pieniężne rozliczenie różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto. Ostatnim elementem sprawozdania, któremu należy poświęcić szczególną uwagę, są dodatkowe informacje i objaśnienia. Różni się on znacznie od pozostałych elementów struktury pliku XML. Jego przeznaczeniem jest umożliwienie dołączenia do sprawozdania finansowego dodatkowych informacji takich jak sprawozdanie z audytu lub noty dodatkowe, w postaci plikówpdf.wtympoluzałączasięplikiwformaciepdf,którychbinarna zawartość zakodowana jest w standardzie Base64. W pewnych miejscach struktura pozwala rozszerzyć niektóre podpunkty o dodatkowe informacje uszczegóławiające. W pewnych przypadkach struktura XML wymaga podjęcia decyzji, który element wykorzystamy do stworzenia sprawozdania finansowego. Ma to miejsce np. w przypadku Rachunku Zysków i Strat, gdzie należy wybrać pomiędzy wariantem porównawczym a kalkulacyjnym. Podsumowując bez odpowiedniego narzędzia informatycznego utworzenie sprawozdania finansowego w formacie pliku XML jest niewykonalne lub co najmniej bardzo utrudnione. e-sprawozdania 2019

6 Możliwości i zalety aplikacji e-sprawozdania GT Rozwiązanie Grant Thornton wspierające proces sporządzania sprawozdań finansowych Innowacyjna aplikacja webowa Grant Thornton do sporządzania e sprawozdań zaoszczędzi Państwa czas, pozwoli zredukować koszty, zapewni profesjonalne standardy pracy, ale co najważniejsze zagwarantuje zgodność tworzonej dokumentacji z wymogami Ustawy o rachunkowości. Elastyczność i intuicyjność naszego rozwiązania ułatwi proces sporządzania dokumentów wszystkim użytkownikom. Narzędzie webowe Program jest rozwiązaniem webowym, to znaczy, że wszystko dzieje się poprzez przeglądarkę internetową, bez konieczności instalowania aplikacji na komputerze. Takie rozwiązanie daje możliwość nie tylko korzystania z narzędzia w dowolnym miejscu, ale również automatycznego przeprowadzania aktualizacji programu. Jedyne co jest konieczne, to dostęp do Internetu. Narzędzie jest zgodne z przeglądarką Chrome w aktualnej wersji oraz dostępne jest w polskiej wersji językowej. e-sprawozdania 2019

7 Jak działa aplikacja e-sprawozdania GT Jak działa program Program jest przeznaczony do sporządzenia pełnego sprawozdania finansowego (łącznie z notami dodatkowych informacji i objaśnień). Po uruchomieniu tworzenia XML, noty automatycznie zapiszą się w postaci pliku PDF i załączą do wygenerowanego XML. Program umożliwia również załączanie do sprawozdania finansowego oddzielnego pliku PDF dodatkowych informacji i objaśnień, bez konieczności wypełniania ich w systemie. Aplikacja umożliwia w każdej chwili przejście do dowolnego sprawozdania finansowego lub jego wersji. Użytkownik może w szybki i łatwy sposób podejrzeć podsumowanie dla sprawozdania, inne wersje sprawozdania, wybrane parametry czy też komentarze. Może również wygenerować PDF lub XML. e-sprawozdania 2019

8 Jak działa aplikacja e-sprawozdania GT Jak utworzyć zestaw do sporządzenia sprawozdania finansowego Po zarejestrowaniu i zalogowaniu się do aplikacji użytkownik w pierwszym kroku tworzy nowe sprawozdanie. Otwiera się wizard, który przeprowadza użytkownika przez poszczególne kroki, dzięki którym program utworzy odpowiedni zestaw elementów sprawozdania finansowego. W kolejnych krokach, po wybraniu firmy, można edytować dane oraz określić odpowiednie parametry sprawozdania finansowego dla danego podmiotu. e-sprawozdania 2019

9 Jak działa aplikacja e-sprawozdania GT Jak utworzyć zestaw do sporządzenia sprawozdania finansowego Po przejściu przez wszystkie kroki otrzymamy odpowiedni zestaw do wypełnienia sprawozdania finansowego, które można teraz edytować: Podczas edycji możemy skorzystać z gotowych szablonów (wzorców not i tekstu) dla części wprowadzenia oraz dla dodatkowych informacji i objaśnień. Użytkownik ma możliwość modyfikowania tekstu lub wpisania własnego oraz przesuwania kolejności punktów, np. w ramach polityki rachunkowości. Aplikacja umożliwia również przesuwanie kolejności oraz modyfikowanie not w dodatkowych informacjach i objaśnieniach poprzez dodawanie, usuwanie, ukrywanie czy edytowanie wierszy. Możliwe jest dokonfigurowanie not w zależności od specyfiki jednostki. e-sprawozdania 2019

10 Jak działa aplikacja e-sprawozdania GT Możliwości aplikacji sporządzenie sprawozdania zgodnie z załącznikami do ustawy o rachunkowości: nr. 1, 4, 5 i 6 dokonfigurowanie struktur w zależności od potrzeb dokonfigurowanie not dodatkowych informacji i objaśnień w zależności od potrzeb Zalety narzędzia praca grupowa praca na wersjach komentarze użytkowników logowanie zmian kontrola poprawności danych postęp tworzenia statusy na elementach sprawozdania zatwierdzanie, blokowanie, przywracanie sekcji wzorcenot możliwość modyfikowania not(dodawanie, usuwanie i ukrywanie wierszy, ukrywanie grup wierszy, wyłączanie z sumowania, edycja tekstu wierszy) automatyczna numeracja wierszy automatyczna numeracja not linkidonot operacje arytmetyczne przy wprowadzaniu kwot w komórkach szablon(wzorzec) do wprowadzenia dane klientów(oddzielny formularz) wizard klienta wizard nowego sprawozdania generowanie XML po zatwierdzeniu wersji generowanie XML po zatwierdzeniu sprawozdania podgląd PDF ze znakiem wodnym podgląd PDF bez znaku wodnego po zatwierdzeniu sprawozdania e-sprawozdania 2019

11 Jak działa aplikacja e-sprawozdania GT Możliwości aplikacji Funkcjonalności zaplanowane do wykonania w przyszłości wersja angielska aplikacji i pliku PDF eksport do pliku Excel części tabelarycznych import danych do tabel bilansu, rachunku zysków i strat, przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale(funduszu) własnym tworzenie bilansu otwarcia timeline graficzne przedstawienie postępu prac na sprawozdaniu e-sprawozdania 2019

12 Jako eksperci mamy świadomość, że digitalizacja procesów rachunkowych jest zagadnieniem kłopotliwym i budzącym wiele wątpliwości. Dlatego też mamy nadzieję, iż przygotowany materiał pokazał, że nasze innowacyjne narzędzie jest gotowe do wspierania Państwa w spełnieniu obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej. Agnieszka Michalak Senior Menedżer Leader The Center of Excellence Departament Outsourcingu e-sprawozdania 2019

13 Jeśli będą Państwo zainteresowani poznaniem naszego innowacyjnego narzędzia, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu. Marta Romanowska Key Account Manager Departament Outsourcingu Grant Thornton T E Marta.Romanowska@pl.gt.com Natalia Rogacz Sales Manager Departament Outsourcingu Grant Thornton T E Natalia.Rogacz@pl.gt.com e-sprawozdania 2019