Zapytanie ofertowe przeprowadzone w trybie zasady konkurencyjności

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe przeprowadzone w trybie zasady konkurencyjności Warszawa, Zapewnienie kompleksowej usługi w zakresie elektronicznego systemu zarządzania i monitoringu pracy opiekunów niesamodzielnych osób starszych w projekcie pt.: Profesjonalizacja usług asystenckich i opiekuńczych dla osób niesamodzielnych nowe standardy kształcenia i opieki realizowanego w ramach II Osi priorytetowej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.8 Rozwój usług społecznych świadczonych w środowisku lokalnym, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (nr. projektu POWR /17-00). KOD CPV: Różne pakiety oprogramowania i systemy komputerowe SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY 1. Nazwa i adres zamawiającego: Stowarzyszenie Niepełnosprawni dla Środowiska EKON ul. Jakuba Mortkowicza Warszawa NIP: , REGON: Rodzaj zamawiającego: Stowarzyszenie 3. Kontakt z Zamawiającym: Osobą upoważnioną do kontaktów ze strony Zamawiającego jest: Agata Rakowska tel , zapytania2.8power@ekon.org.pl SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Określenie przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowej usługi w zakresie elektronicznego systemu zarządzania i monitoringu pracy opiekunów niesamodzielnych osób starszych w projekcie Profesjonalizacja usług asystenckich i opiekuńczych dla osób niesamodzielnych nowe standardy kształcenia i opieki realizowanego w ramach II Osi priorytetowej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.8 Rozwój usług społecznych świadczonych w środowisku lokalnym, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (nr. projektu POWR /17-00). Strona 1 z 12

2 Zamówienie obejmuje: 1.1. Dostarczenie do 360 smartfonów do użytku przez Opiekunów smartfon o przekątnej ekranu min. 4,8 i rozdzielczości min x 720, smartfon pracujący pod kontrolą systemu operacyjnego minimum Android 5.1, smartfon wyposażony w kartę SIM i abonamentem na usługi głosowe oraz usługi transmisji danych o miesięcznym limicie transferu min. 5Gb sztuk Dostęp do elektronicznego systemu zarządzania i monitoringu pracy opiekunów Opis systemu System ma wspierać pracę do 360 opiekunów i opiekunek u 400 podopiecznych łącznie (400 miejsc świadczenia usług asystenckich i opiekuńczych). Funkcje administracyjne systemu mają umożliwiać dynamiczne alokowanie zadań poszczególnym opiekunom, bieżącą kontrolę ich wykonania w miejscu świadczenia usługi opiekuńczej oraz możliwość sporządzania raportów z aktywności pracy opiekuna. Aplikacja mobilna wspierająca pracę opiekunów powinna posiadać intuicyjny interfejs pozwalający na skrócenie do minimum czasu szkolenia w zakresie użytkowania systemu. Architektura całego systemu ma być zaprojektowana tak, aby zminimalizować całkowity koszt utrzymania systemu. a) Wymagania funkcjonalne systemu System dyspozytorski przeznaczony do zarządzania pracą opiekunów osób starszych i niesamodzielnych, funkcjonujący w architekturze Klient Serwer Aplikacja Klienta (użytkownika) stanowiąca narzędzie komunikacji pomiędzy Dyspozytorem a Opiekunem Aplikacja Klienta umożliwiająca dyspozytorowi zlecanie wykonania określonych procedur opiekuńczych, podgląd ich wykonania, zatwierdzanie lub odrzucanie harmonogramu wizyt u podopiecznych oraz rejestrowanie czasu rozpoczęcia/zakończenia pracy przez Opiekuna Komunikacja pomiędzy Dyspozytorem a Opiekunem zapewniona przez wbudowany w System dyspozytorski komunikator głos/wideo; system będzie zapewniać możliwość wysłania SMS do pre-definiowanych odbiorców oraz pre-definiowania numerów Strona 2 z 12

3 telefonicznych w aplikacji mobilnej na terminalach mobilnych lub z numerami ratunkowymi 5. Aplikacja Klienta instalowana na urządzeniach mobilnych pracujących pod kontrolą systemu operacyjnego Android i dostosowana do pracy na smartfonach i tabletach 6. Aplikacja mobilna wspierająca pracę w trybie Portrait oraz Landscape Aplikacja Klienta będzie zapewniać bieżącą kontrolę wykonywania zleceń dyspozytorskich, zarówno w zakresie m.in. ich liczby i terminowości, jak również ich zawartości Aplikacja będzie zapewniać jednoznaczną identyfikację Opiekunów, podopiecznych oraz urządzeń pomiarowych dołączonych do systemu o ile takie będą występować. Identyfikacja: 1. Opiekunowie poprzez (login i hasło) 2. Podopieczni poprzez NFC 9. Aplikacja będzie zapewniać składowanie danych w urządzeniu mobilnym w wypadku braku komunikacji i bezzwłoczną synchronizację danych w chwili odzyskania połączenia; Aplikacja mobilna umożliwi: a) wyświetlanie terminarza wizyt u podopiecznego wraz z listą procedur do wykonania, ich akceptowanie lub odrzucanie b) rejestrowanie czasu rozpoczęcia/zakończenia dnia pracy opiekuna 10. c) rejestrowanie czasu rozpoczęcia / zakończenia wizyty u podopiecznego z wykorzystaniem technologii zapewniających najbardziej rzetelną kontrolę pracy d) komunikację głos/wideorozmowa e) tworzenie notatek z wizyty u podopiecznego f) przesyłanie wyników badań, o ile są wykonywane 11. Część serwerowa systemu - będzie dostępna poprzez stronę www. 12. Część serwerowa systemu będzie dostępna poprzez stronę www, będącą portalem administracyjnym za pośrednictwem przeglądarki Chrome oraz Firefox. Strona 3 z 12

4 Portal Administracyjny zapewni administratorom m.in. możliwość: a) zarządzania systemem w tym prawami dostępu b) zakładania, modyfikowania kont oraz możliwość nadawania ról użytkownikom c) tworzenia i zarządzania umowami ze zleceniodawcami na świadczenie usług opiekuńczych wg indywidualnie konfigurowanego katalogu d) tworzenia i zarządzania umowami z opiekunkami 13. e) tworzenia, wyświetlania i zarządzania grafikiem dostępności opiekunów f) tworzenia listy procedur opiekuńczych i ich parametryzowanie g) tworzenie i przesyłanie opiekunom terminarza wizyt u podopiecznego wraz z listą procedur do wykonania h) walidacji wykonalności określonych procedur opiekuńczych w określonym czasie i) komunikacji za pośrednictwem komunikatora głos/wideorozmowa/ z opiekunem wyposażonym w urządzenie z aplikacją mobilną j) generowania raportów ze zdarzeń odnotowanych w systemie b) Wymagania niefunkcjonalne systemu System będzie skalowalny, umożliwiając obsługę do 400 jednocześnie zalogowanych użytkowników Dostawca będzie zobowiązany do zapewnienia odpowiedniej mocy obliczeniowej, która zapewni brak dostrzegalnej zwłoki w dostępie do systemu w miarę wzrostu liczby zalogowanych użytkowników System będzie dostarczony wraz z częścią raportową, w której znajdzie się pięć raportów, których format będzie zgodny z wcześniej dostarczonymi wzorami; System będzie zgodny z wymaganiami standardu RODO, czyli Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych, zawierając opis zaimplementowanych procedur w ww. Strona 4 z 12

5 zakresie a) System będzie dostarczony z licencją niewyłączną, nieprzenaszalną, udzieloną na czas trwania umowy; 5. b) Licencja będzie obejmować standardowe zmiany, aktualizacje; c) Licencja nie będzie zawierać nowych wersji oprogramowania oraz rozwoju funkcjonalności c) Wsparcie dla systemu System dyspozytorski będzie dostarczony i utrzymywany z niezawodnością na poziomie minimum 99% w skali projektu Wsparcie dla administratorów systemu będzie się odbywać za pośrednictwem dedykowanego systemu zgłaszania awarii i usterek umożliwiającego śledzenie historii zgłoszenia Czas reakcji na awarie krytyczne leżące po stronie wykonawcy będzie wynosić do 8 godzin, a czas naprawy do 48 godzin w dni robocze d) Wsparcie dla aplikacji mobilnej dla użytkownika końcowego Aplikacja mobilna wspierana poprzez dedykowaną linię telefoniczną dostępną w dni robocze w godzinach od 9:00 do 17:00 Maksymalny czas reakcji na awarie krytyczne leżące po stronie Wykonawcy wynosił będzie 8 godzin, a czas naprawy 48 godzin w dni robocze (72 godziny przy zgłoszeniu w dniu poprzedzającym dzień wolny od pracy) Organizacja szkoleń dla administratorów i koordynatorów pracy opiekunów Szkolenia dla administratorów i koordynatorów zostaną przeprowadzone na co najmniej 7 dni przed przekazaniem Systemu do eksploatacji. Szkolenia administratorów i koordynatorów obejmą do 36 osób, które będą szkolić Strona 5 z 12

6 Użytkowników końcowych; szkolenia będą odbywać się w grupach liczących od 8 do 12 osób w salach szkoleniowych wskazanych przez Zamawiającego na terenie Polski. Oferent przygotuje materiały szkoleniowe dostępne on-line jak również off-line (w postaci papierowej) dla wszystkich osób, korzystających z aplikacji. 2. Termin wykonania przedmiotu zamówienia Zamówienie będzie realizowane w terminie od Miejsce realizacji Zakres terytorialny świadczenia usług asystenckich i opiekuńczych w domach osób niesamodzielnych obejmuje 32 gminy z terenu 5 województw. SEKCJA III: WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE SPEŁNIENIE PRZEDMIOTOWYCH WARUNKÓW Nazwa warunku Definicja warunku Sposób dokumentowania 1. Posiadanie ubezpieczenia OC 2. Doświadczenie w realizacji dostaw w obszarze objętym zamówieniem Warunkiem udziału w postępowaniu jest: Posiadanie ubezpieczenia OC na kwotę 500 tys. zł potwierdzone polisą OC 1. Wykazanie działalności w branży związanej z przedmiotem zamówienia przez okres co najmniej 5 lat (licząc od daty złożenia oferty) 2. Doświadczenie w tworzeniu i dostarczaniu rozwiązań typu dyspozytorskiego w zakresie teleopieki i/lub rozwiązań telemedycznych na polskim rynku (licencjonowane oprogramowanie i/lub SaaS), potwierdzone minimum 2 wdrożeniami o wartości min zł brutto każde. 3. Potwierdzenie w formie referencji świadczenia w ciągu ostatnich 5 lat w sposób ciągły usługi monitoringu podopiecznych i/lub pacjentów w liczbie minimum 400 osób przez minimum 2 miesiące. Kopia polisy załączona do Oferty 1. Wyciąg z KRS lub z ewidencji działalności gospodarczej z wykazem PKD 2. Załączone referencje 3. Załączone referencje 3. Brak powiązań z Zama- W celu spełnienia wymogów zasady konkurencyjności Załącznik nr 2 - Podpisane Strona 6 z 12

7 wiającym (zgodność Wytycznymi) oraz mając na uwadze zapewnienie zachowania uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców, z możliwości realizacji zamówienia wyłączone są podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. oświadczenie w sprawie braku powiązań z Zamawiającym SEKCJA IV: PROCEDURA 1. Tryb prowadzonego postępowania 1.1. Zapytanie ofertowe na zapewnienie kompleksowej usługi w zakresie elektronicznego systemu zarządzania i monitoringu pracy opiekunów niesamodzielnych osób starszych w projekcie na potrzeby projektu Profesjonalizacja usług asystenckich i opiekuńczych dla osób niesamodzielnych nowe standardy kształcenia i opieki ma formę zamówienia realizowanego zgodnie z zasadą konkurencyjności, tym samym nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020). Strona 7 z 12

8 1.2. Zapytanie ofertowe jest realizowane zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata (data obowiązywania od ) 2. Kryteria oceny ofert W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone Sekcji III, w oparciu o następujące kryteria: Nazwa kryterium 1. Cena (waga 40 %, maksymalnie 40 pkt) 2. Termin dostawy (waga 30 %, maksymalnie 30 pkt) Sposób oceny Oferta z najniższą ceną otrzymuje 40 pkt, kolejne proporcjonalnie mniej, wg wzoru: najniższa cena wskazana w ofertach wykonawców x 40 pkt x 100% cena oferty badanej Cena musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownie. W przypadku rozbieżności pomiędzy wartością wyrażoną cyfrowo, a podaną słownie jako wartość właściwa zostanie przyjęta wartość podana słownie. Liczba punktów, która zostanie przyznana danej ofercie, zostanie wyliczona w następujący sposób: 1. Termin prezentacji systemu zgodnego z opisem w sekcji I w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty podpisania umowy 30 pkt 2. Termin prezentacji systemu zgodnego z opisem w sekcji I od 15 do 20 dni od daty podpisania umowy 15 pkt 3. Termin prezentacji systemu zgodnego z opisem w sekcji I powyżej 20 dni od daty podpisania umowy 0 pkt 3. Czas reakcji (waga 15%, maksymalnie 15 pkt) Liczba punktów, która zostanie przyznana danej ofercie, zostanie wyliczona w następujący sposób: 1. Zadeklarowany czas reakcji na awarie krytyczne leżące po stronie Wykonawcy będzie wynosić do 4 godzin 15 pkt 2. Zadeklarowany czas reakcji na awarie krytyczne leżące po stronie Wykonawcy będzie wynosić od 4 do 6 godzin - 8 pkt Strona 8 z 12

9 3. Zadeklarowany czas reakcji na awarie krytyczne leżące po stronie Wykonawcy będzie wynosić powyżej 6 godzin - 0 pkt 4. Czas naprawy (waga 15%, maksymalnie 15 pkt) Liczba punktów, która zostanie przyznana danej ofercie, zostanie wyliczona w następujący sposób: 1. Zadeklarowany czas naprawy do 24 godzin w dni robocze 15 pkt 2. Zadeklarowany czas naprawy od 25 do 36 godzin w dni robocze 8 pkt 3. Zadeklarowany czas naprawy od 36 do 48 godzin w dni robocze 0 pkt Zamawiający dokona wyboru Oferenta, którego oferta nie została odrzucona oraz uzyskała najwięcej punktów obliczonych jako suma punktów uzyskanych za poszczególne kryteria (K1 + K2 + K3 + K4), maksymalnie 100 punktów. W przypadku, gdy dwie oferty uzyskają taką samą liczbę punktów, Zamawiający może wezwać Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Oferenci składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować ceny wyższej niż zaoferowana w pierwotnie złożonej ofercie. 4. Zawarcie umowy Z Wykonawcą, którego oferta będzie przedstawiała najkorzystniejszy bilans punktowy Zamawiający zawrze umowę w formie pisemnej, zgodnie z załączonymi do Zapytania ofertowego Istotnymi Postanowieniami Umowy (Załącznik nr 3). 5. Zmiany w umowie Zamawiający, zgodnie z Rozdziałem 6.5 pkt 22 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata (data obowiązywania od ), przewiduje możliwość zmiany Umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy, w następujących przypadkach: 1) konieczności przedłużenia terminu umownego wykonania zamówienia z powodu: a) działania siły wyższej, tj. wyjątkowego zdarzenia lub okoliczności, np. klęski żywiołowej lub strajku; nie uważa się za wyjątkowe takich zdarzeń lub okoliczności, które przy uwzględnieniu przedmiotu zamówienia, powinny być przez Wykonawcę normalnie brane pod uwagę, b) przyczyn niezależnych od Zamawiającego, tj. z powodu nadzwyczajnych zdarzeń gospodarczych, których Zamawiający nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia Umowy; Strona 9 z 12

10 2) konieczności zmiany terminu umownego lub harmonogramu realizacji przedmiotu zamówienia z powodu: a) przesunięć w harmonogramie realizacji Projektu, b) zmiany przepisów, które skutkują zmianą sposobu realizacji zamówienia, c) konieczności wykonania prac wynikających z zaleceń organów uprawnionych. 3) Realizacji zamówień uzupełniających o wartości nie przewyższającej 50% wartości określonej w umowie. 6. Termin i miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć nie później niż do dnia 29 maja 2018 r. do godziny 10:00, w formie pisemnej poczta tradycyjną, elektroniczną (skany dokumentów oryginalnych), kurierem lub osobiście na adres korespondencyjny Stowarzyszenie Niepełnosprawni dla Środowiska EKON ul. Jakuba Mortkowicza Warszawa; poczta elektroniczna, e mail: zapytania2.8power@ekon.org.pl 7. Zasady przygotowania i oznaczenie oferty: 7.1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych 7.2. Ofertę należy sporządzić wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego Do oferty należy dołączyć: 1. Kserokopię odpowiedniego dokumentu rejestrowego (wypis z KRS, wypis z ewidencji działalności gospodarczej), 2. oryginał lub kserokopię pełnomocnictwa do reprezentowania oferenta, o ile ofertę składa pełnomocnik. 3. Wypełnione Załączniki 1,2 4. Dokumenty niezbędne dla potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert Oferta musi być złożona w zamkniętej nieprzezroczystej kopercie z dopiskiem Zapytanie ofertowe na zapewnienie kompleksowej usługi w zakresie elektronicznego systemu zarządzania i monitoringu pracy opiekunów niesamodzielnych osób starszych w projekcie Profesjonalizacja usług asystenckich i opiekuńczych dla osób niesamodzielnych nowe standardy kształcenia i opieki realizowanego w ramach II Osi priorytetowej Programu Operacyjnego Wiedza Strona 10 z 12

11 Edukacja Rozwój Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.8 Rozwój usług społecznych świadczonych w środowisku lokalnym, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (nr. projektu POWR /17-00) oraz musi mieć nazwę i adres oferenta. O ważności składanej oferty decyduje data i godzina wpływu oferty do sekretariatu Stowarzyszenia w Warszawie lub na adres podany w ogłoszeniu W przypadku przesłania oferty pocztą elektroniczną Wykonawca zobowiązany jest do przekazania oryginału dokumentów w formie papierowej najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych po złożeniu oferty Oferta winna być przygotowana w języku polskim, czytelnie, w jednym egzemplarzu. Cena oferty musi być podana w polskich złotych Oferta powinna zawierać pieczątkę nagłówkową Oferenta oraz jego podpis. 8. Termin związania ofertą: Oferent jest związany ofertą 30 dni 9. Ogłoszenie wyników postępowania 9.1. Zamawiający sporządzi pisemny protokół postępowania i wyboru najkorzystniejszej oferty. Informacja o wyborze oferty zastanie upubliczniona na stronie internetowej projektu a także w Bazie Konkurencyjności. 10. Odrzucenie oferty Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a) treść oferty nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego; b) oferta zostanie złożona po terminie składania ofert; c) cena realizowanych usług będzie rażąco niska, a Wykonawca nie przedstawi wiarygodnych dla Zamawiającego źródeł szacowania ceny. 11. Unieważnienie postępowania Zamawiający unieważni postępowanie, gdy: a) cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia; b) postępowanie dotknięte będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy; Strona 11 z 12

12 c) nastąpi rozwiązanie umowy pomiędzy Stowarzyszeniem a Instytucją Pośredniczącą, d) wystąpią inne okoliczności, które według oceny Zamawiającego uczynią wszczęcie lub dalsze prowadzenie postepowania, jako nieuzasadnione. 12. Postanowienia końcowe Wykonawcy mogą zwracać się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Zamawiający odpowie na pytania, które wpłynęły nie później niż do upływu połowy terminu wyznaczonego na składanie ofert Zamawiający dopuszcza zmianę treści zapytania. W przypadku zmian istotnych, mogących mieć wpływ na czas przygotowania oferty, Zamawiający wydłuży termin składania ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, o czym poinformuje niezwłocznie wszystkich Oferentów Załączniki do zapytania ofertowego. 1. Załącznik nr 1 Formularz oferty. 2. Załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku występowania powiązań. 3. Załącznik nr 3 Istotne postanowienia umowy. Strona 12 z 12