Ogólnopolskie Stowarzyszenie Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych

Transkrypt

1 Warszawa, ZAPYTANIE OFERTOWE ZAMAWIAJĄCY Ogólnopolskie Stowarzyszenie Przetwórców i Producentów Produktów Ekologicznych Polska Ekologia ul. Miodowa 14, Warszawa NIP I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Realizacja projektu Dni Polskiej żywności wysokiej jakości w Singapurze w 2018 roku W dniach od 21 do 27 kwietnia,2018r II. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Zamówienie obejmuje realizację następujących działań: 1. Organizację spotkania połączonego z prezentacją i degustacją polskich produktów wysokiej jakości w tym produktów polskiego rolnictwa ekologicznego obejmującą: a) wynajęcie niezbędnych sal w hotelu o standardzie 5 gwiazdkowym oraz zapewnienie dostępu do hotelowej kuchni w celu przygotowania przyjęcia, b) zapewnienie udziału min. 150 osób w tym: przedstawicieli przedsiębiorstw handlowych i dystrybucyjnych z obszaru branży rolno-spożywczej, w szczególności zorientowanych na rolnictwo ekologiczne, dystrybutorów, importerów, organizacji przedsiębiorców i stowarzyszeń gospodarczych ogólnie i branżowych, restauratorów, gastronomi oraz dziennikarzy i osób znanych i cenionych, które kształtują opinię społeczną w Singapurze. c) zapewnienie 2 szefów kuchni - z potwierdzonym doświadczeniem przeprowadzenia pokazów i degustacji potraw w ramach promocji polskich produktów rolno-spożywczych w tym również ekologicznej żywności za granicą w hotelach o standardzie 5 gwiazdkowym wraz z obsługą asystencką do przygotowania dań do prezentacji i degustacji, d) zapewnienie niezbędnej obsługi kelnerskiej w ilości 10 osób, e) opracowanie i wykonanie aranżacji sali i stoiska recepcyjnego, f) zapewnienie wszelkich produktów i surowców uzgodnionych z Zamawiającym do przeprowadzenia degustacji polskich produktów wysokiej jakości, w tym produktów rolnictwa ekologicznego oraz ich transportu do miejsca prezentacji, g) zapewnienie stałej obsługi technicznej z doświadczeniem w zakresie zasad miejscowego protokołu dyplomatycznego do koordynacji imprezy.

2 2. Organizacja spotkań w sieciach handlowych max 2 sieci dziennie,obejmująca: a) zapewnienie wizyty w 3-4 sieciach handlowych wraz z przeprowadzeniem rozmów z administracją, b) zapewnienie transportu i obsługi logistycznej podczas wizyt w sieciach. 3. Organizacja spotkania PR z prezentacją i degustacją produktów wysokiej jakości wyprodukowanych w Polsce, w tym rolnictwa ekologicznego obejmująca: a) wynajęcie pomieszczeń niezbędnych do przeprowadzenia spotkania o wysokim standardzie, b) opracowanie i przygotowanie zaproszeń na spotkanie oraz przeprowadzenie cyklicznej wysyłki zaproszeń w formie elektronicznej za potwierdzeniem, c) zapewnienie udziału min. 50 osób m. in z singapurskiego środowiska i organizacji biznesu z branży spożywczej i ekologicznej, dziennikarzy i przedstawicieli mediów oraz kluczowych postaci z branży gastronomiczno-restauracyjnej w Singapurze, d) zapewnienie wszelkich produktów i surowców uzgodnionych z Zamawiającym do przeprowadzenia degustacji oraz ich transportu do miejsca prezentacji, e) zapewnienie 2 szefów kuchni - z potwierdzonym doświadczeniem przeprowadzenia pokazów i degustacji potraw w ramach promocji polskich produktów rolno-spożywczych w tym również ekologicznej żywności za granicą w hotelach o standardzie 5 gwiazdkowym. f) zapewnienie udziału 5 ekspertów branżowych z Polski w tym: -z branży mięsa wołowego -z branży mięsa wieprzowego -z branży owoców i warzyw -z wiedzą na temat certyfikacji międzynarodowej -z wiedzą na temat warunków handlowych i/lub prawnych dot. eksportu na rynek Singapurski g) zapewnienie 10 osobowej obsługi kelnerskiej, g) zapewnienie 4 tłumaczy ze znajomością języka angielskiego i polskiego, h) zapewnienie sprzętu multimedialnego niezbędnego do przeprowadzenia prezentacji. 4) Zapewnienie dokumentacji fotograficznej wszystkich działań. 5) Opracowanie, druk i dostawa na miejsce- katalogu prezentującego polską ofertą produktów ekologicznych, Katalog - format A4, minimum 8 stron, full color, gramatura 250 g, nakład 200 szt. Projekt katalogu musi uwzględniać duży nacisk Zamawiającego na wartość wizerunkową jaka ma być przedstawiona na rynku singapurskim w związku z promocją polskiej żywności wysokiej jakości podczas "Dni Polskiej żywności wysokiej jakości Singapur 2018"

3 6. Transport 7-miu osób na trasie Warszawa-Singapur-Warszawa 7.Zakwaterowanie 7-miu osób w hotelu min 4 gwiazdki Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotowego zamówienia kwotę około ,- zł. III. WARUNKI i WYMAGANIA FORMALNE DOTYCZĄCE OFERENTÓW W POSTĘPOWANIU 1. Do postępowania dopuszczone zostaną podmioty lub konsorcja podmiotów, których działalność reguluje kodeks handlowy. W przetargu nie mogą składać ofert osoby fizyczne. 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy (w przypadku Konsorcjum co najmniej 1 konsorcjant), którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli: a) Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał co najmniej 10 działań promujących produkty rolno-spożywcze, obejmujących wykonanie zabudowy stoiska targowego, o wartości nie mniejszej niż 400 tys. zł netto. Każde wykazane działanie wymaga przedstawienia poświadczenia prawidłowego wykonania. W przypadku gdy Wykonawca w wykazie zawarł działania, które były wykonane na rzecz Zamawiającego, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów potwierdzających wykonanie tych działań. b) Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał co najmniej 3 działania promujące produkty ekologiczne za granicą o wartości nie mniejszej niż 300 tys. zł brutto wraz z poświadczeniem prawidłowego wykonania działania. W przypadku gdy Wykonawca w wykazie zawarł działania, które były wykonane na rzecz Zamawiającego, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów potwierdzających wykonanie tych działań. 3. Oferent wskaże imiennie koordynatora posiadającego min. trzy letnie doświadczenie w realizacji imprez w Singapurze z elementami protokołu dyplomatycznego. 4. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczeń i dokumentów. 5. Złożona oferta musi zawierać: pełną nazwę, dokładny adres wykonawcy, NIP, REGON, nr telefonu, faksu, adres Oferty należy składać obligatoryjnie w formie pisemnej w języku polskim. 7. Oferent złoży oświadczenie o braku powiązań osobowych, kapitałowych w stosunku do Zamawiającego. 8. Termin wykonania zamówienia od dnia podpisania umowy do 27.kwietnia, 2018 r. 9. Oferta i załączniki winna być podpisania zgodnie z zasadą reprezentacji wynikającą z dokumentów rejestrowych lub udzielonego pełnomocnictwa.

4 10. Cena oferty za realizację przedmiotu zamówienia powinna obejmować wszelkie koszty jakie zostaną poniesione przy realizacji zamówienia. 11 Oferta powinna zawierać cenę całkowitą zamówienia wyrażoną w polskich złotych (PLN) netto i brutto. 12. Wszelkie koszty związane z przedstawieniem oferty ponosi oferent. 13. Oferta złożona po terminie nie będzie rozpatrywana. 14. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie są w stanie upadłości lub likwidacji w chwili złożenia oferty i oświadczą to w ofercie. 15. Oferent musi posiadać wiedzę i doświadczenie w zakresie przedmiotu zamówienia i dysponować odpowiednim potencjałem technicznym niezbędnym do wykonania zamówienia. 16. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani wariantowych. 17. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn. 18. Wadium do niniejszego postępowania w kwocie ,00zł należy wpłacić na konto w ING BANK ŚLĄSKI do dnia r- liczy się data zaksięgowania na koncie Zamawiającego. Wadium wpłacone zostanie zwrócone na konto Oferenta niezwłocznie po rozstrzygnięciu postępowania. IV. KRYTERIA WYBORU OFERTY 1. W ramach przedmiotowego postępowania będą brane pod uwagę tylko i wyłącznie oferty spełniające wszystkie wymagania. 2. Maksymalna liczba punktów możliwych do zdobycia Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę, która nie podlega odrzuceniu oraz uzyska największą liczbę punktów przyznanych w oparciu o poniższe kryteria: Nazwa Kryterium Punktacja i waga Cena Punktacja od 0 do 25 pkt. Waga 30 % *Doświadczenie Wykonawcy w organizacji działań promujących produkty rolno-spożywcze za granicą o wartości nie mniejszej niż 400 tys. zł brutto wraz z poświadczeniem prawidłowego wykonania działania ** **Dodatkowe doświadczenie Wykonawcy w organizacji działań promujących produkty ekologiczne za granicą o wartości nie mniejszej niż 300 tys. zł brutto wraz z poświadczeniem prawidłowego wykonania działania ** Punktacja 1 pkt. za każde działanie promujące. Waga 30 % Punktacja 2 pkt. za każde działanie promujące. Waga 30 % Sposób przyznawania punktacji za spełnienia danego kryterium Cena oferty najniższej x 30 = liczba punktów Cena oferty badanej Badane doświadczenie x 30 = liczba punktów Najliczniejsze doświadczenie Badane doświadczenie x 30 = liczba punktów Najliczniejsze doświadczenie

5 Koncepcja projektu Katalogu Punktacja od 0 do 10 pkt. Waga 10 % * Przez doświadczenie należy rozumieć wykonanie przez Wykonawcę w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, w sposób należyty usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj. polegających na wykonaniu usługi obejmującej wykonanie zabudowy powierzchni wystawowej wraz z obsługą stoiska, przeprowadzeniem pokazów gotowania i degustacji oraz przeprowadzeniem eventu promocyjnego i obsługi logistycznej. ** Kryterium Dodatkowe doświadczenie Wykonawcy zostanie ocenione na podstawie załączonego do oferty wykazu dodatkowego doświadczenia Wykonawcy. W w/w wykazie Wykonawca winien wskazać usługi wykonane w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy wykonane w tym okresie, polegające na organizacji działań promujących produkty ekologiczne za granicą o wartości nie mniejszej niż 300 tys. zł brutto. W wykazie działań dodatkowych muszą być wskazane działania inne niż wskazane przez Wykonawcę w wykazie działań promujących produkty rolno-spożywcze za granicą o wartości nie mniejszej niż 400 tys. zł brutto Zamawiający do porównania i oceny ofert uwzględni maksymalnie: - 15 wykazanych działań promujących produkty rolno-spożywcze, - 5 wykazanych działań dodatkowych promujących produkty ekologiczne, ***Wykonawca bezwzględnie dołączy do oferty poświadczenia prawidłowego wykonania każdego z wymienionych działań. W przypadku gdy Wykonawca w wykazie wykonanych usług zawarł usługi, które były wykonane na rzecz Zamawiającego, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów potwierdzających wykonanie tych usług. V.SKŁADANIE OFERT 1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej. 3. Ofertę należy złożyć w miejscu wskazanym w SIWZ, w zamkniętym opakowaniu / kopercie, w sposób zabezpieczający nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. Koperta / opakowanie z ofertą ma posiadać następujące oznaczenie : OGÓLNOPOLSKIE STOWARZYSZENIE PRZETWÓRCÓW I PRODUCENTÓW PRODUKTÓW EKOLOGICZNYCH POLSKA EKOLOGIA Ul Miodowa 14, Warszawa Oferta na wykonanie projektu Dni Polskiej żywności wysokiej jakości w Singapurze w 2018 roku. Dodatkowo na kopercie / opakowaniu należy podać: nazwę i adres siedziby Wykonawcy. Oferta powinna być:

6 1) opatrzona pieczątką firmową, 2) posiadać datę sporządzenia oraz datę ważności oferty, 3) zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP (dla podmiotów polskich), 4) podpisana czytelnie przez Wykonawcę. 5) Wykonawca winien złożyć wraz z ofertą aktualny odpis z właściwego rejestru (np. KRS lub CEIDG). Jeżeli ofertę lub oświadczenia są podpisywane przez osobę(-y) nieujawnioną(-e) w dokumentach rejestrowych Wykonawcy należy załączyć również pełnomocnictwo. VI.TERMIN SKŁADNIA OFERT 1. Ofertę należy złożyć osobiście w siedzibie Zamawiającego w Warszawie przy ul. Miodowej 14, lub przesłać pocztą na adres ul. Miodowa 14, Warszawa w terminie do dnia r. do godz Decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego. 2. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie zamieszczona na stronie Zamawiającego oraz wysłana do Oferentów drogą elektroniczną. VII.TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Składający ofertę jest nią związany przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. VIII.DODATKOWE INFORMACJE 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z Wykonawcami niepodlegającymi wykluczeniu, którzy złożyli niepodlegające odrzuceniu oferty, w zakresie szczegółów wykonania usługi oraz ewentualnie wysokości ceny w zakresie jej zmniejszenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawców do wyjaśnienia treści złożonej oferty. 2. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni - bieg ww. terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu złożenia oferty. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie bez podawania przyczyn. 4. Wykonawcy nie będą uprawnieni do występowania z jakimikolwiek roszczeniami pieniężnymi lub niepieniężnymi wobec Zamawiającego w związku z niniejszym zapytaniem ofertowym, w tym z tytułu poniesionych przez nich kosztów i ewentualnych szkód, w szczególności w przypadku unieważnienia przez Zamawiającego niniejszego postępowania na każdym jego etapie lub wyboru innego Wykonawcy. 5. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostanie zwrócona Wykonawcy. 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy o realizację przedmiotu niniejszego zamówienia. 7. Jeżeli zaoferowana cena będzie wydawała się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia i budziła wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, Zamawiający zwróci się o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów, dotyczących wyliczenia ceny. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu będzie spoczywać na Wykonawcy.

7 8. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie udzieli wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz ze złożonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 9. Wykonawca może zwrócić się drogą mailową do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 10. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania wpłynął po upływie terminu, o którym mowa w ust. 7, lub dotyczy już udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 11. Zamawiający bez rozpoznania może pozostawić również wniosek Wykonawców, w których Wykonawcy będą zwracali się do Zamawiającego w innym celu niż wyjaśnienie. Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami jest; Jolanta Lyska Adres polskaekologia@polskaekologia.org