Dostawa urządzeń wraz z systemem ewidencji zbiorów bibliotecznych w oparciu o kody kreskowe, z możliwością rozbudowy o technologię RFID HF

Transkrypt

1 Załącznik nr 5 do SIWZ Dostawa urządzeń wraz z systemem ewidencji zbiorów bibliotecznych w oparciu o kody kreskowe, z możliwością rozbudowy o technologię RFID HF Przedmiotem zamówienia jest dostawa, montaż, instalację, konfigurację i uruchomienie oraz szkolenie 10 pracowników z obsługi: 1. stanowiska do samodzielnych wypożyczeń, zwrotów oraz prolongaty - Selfcheck 2. urządzenia do odbioru zamówionych książek z funkcją zwrotów Książkomatu wraz z jego oprogramowaniem systemowym i funkcjonalnym, działające w oparciu o kody kreskowe w oparciu o dostarczony i zainstalowany przez Wykonawcę systemem kontroli i ewidencji zbiorów bibliotecznych. Zamawiający wymaga, aby oferowany system współpracował z istniejącym w Bibliotece systemem bibliotecznym PATRON. I. Opis systemu W zakres niniejszego postępowania wchodzi zainstalowanie elektronicznego systemu umożliwiającego identyfikację oraz wypożyczanie i zwroty zbiorów bibliotecznych. Instalacja urządzeń opartych na systemie kodów kreskowych ma zapewnić znaczne usprawnienie procesów wypożyczania i zwrotów zbiorów bibliotecznych. Powinna dawać również możliwość stopniowej rozbudowy w przyszłości o kolejne stanowiska lub nowe urządzenia jak również o wdrożenie technologii RFID HF. Działanie systemu nie może być szkodliwe, np. poprzez emitowane przez urządzenia fale lub toksyczny materiał, z którego zostało wykonane dla użytkowników i pracowników Biblioteki i nie może zakłócać działania innych systemów w Bibliotece. Urządzenia powinny posiadać niezbędne certyfikaty CE na zgodność z normami obowiązującymi w Unii Europejskiej (certyfikaty i deklaracje zgodności powinny być wystawiane na kompletne urządzenia, a nie tylko na same komponenty poszczególnych urządzeń).. Oferowana technologia powinna umożliwiać realizację następujących zadań: samoobsługowe wypożyczenia i prolongaty i zwroty zbiorów bibliotecznych w stanowisku self check za pomocą karty bibliotecznej, poprzez skanowanie karty bibliotecznej i kodów kreskowych na zbiorach oraz komunikację z urządzeniem za pomocą dotykowego ekranu,, wypożyczenia i zwroty zbiorów bibliotecznych w książkomacie za pomocą karty bibliotecznej, poprzez skanowanie karty bibliotecznej i kodów kreskowych na zbiorach oraz komunikację z urządzeniem za pomocą dotykowego ekranu, identyfikacja zbiorów bibliotecznych przynależnych do Biblioteki Śródmieście poprzez unikatowy kod kreskowy, którym opatrzone są zbiory realizowana przez self chceck

2 umożliwiający wypożyczenia i prolongaty oraz książkomat umożliwiający wypożyczenia i zwroty zbieranie i analiza informacji dotyczących zdarzeń zachodzących przy wykorzystaniu dostarczonego systemu poprzez bezprzewodową komunikację z bezpośrednio urządzeniem self check i książkomatem lub przez dedykowaną do kontaktów z Biblioteką Gdynia działem/ osobą po stronie Wykonawcy Komunikacja z systemem bibliotecznym PATRON w przypadku urządzeń samoobsługowych powinna odbywać się z wykorzystaniem protokołu SIP2. System musi korzystać z danych przechowywanych w systemie bibliotecznym bez konieczności ich replikacji. W przypadku braku uprawnień do wykonywania przez użytkowników operacji w systemie bibliotecznym oferowany system musi informować o tym użytkownika za pomocą stosownych komunikatów. W okresie gwarancyjnym, minimum 3 letnim Wykonawca musi zapewnić: - darmowe kwartalne przeglądy serwisowe dostarczonych urządzeń (minimum 1 raz w roku jeżeli są wymagane przez producenta), - darmowe naprawy gwarancyjne realizowane najpóźniej dobę po zgłoszeniu mailowym na wskazany adres Wykonawcy, - gwarantowane w okresie gwarancyjnym bezpłatne wsparcie techniczne realizowane przez telefon (dedykowana Bibliotece Gdynia linia telefoniczna Wykonawcy), internet (dedykowany Bibliotece Gdynia adres , pomoc zdalna). W przypadku braku możliwości zdalnej pomocy przyjazd do Biblioteki Gdynia najpóźniej w ciągu 48 godzin od zgłoszenia mailowego - darmowe aktualizacje oprogramowania będącego integralną częścią dostarczonego systemu zawsze przy pojawieniu się takie aktualizacji, jednak nie później niż 3 dni robocze od wprowadzonej aktualizacji, o czym wykonawca poinformuje Bibliotekę Gdynia mailowo. Oprócz dostawy i instalacji urządzeń i oprogramowania Wykonawca musi zrealizować ich integrację z posiadanym przez Zamawiającego systemem bibliotecznym PATRON oraz przeprowadzić odpowiedni instruktaż przywarsztatowy dotyczący wszystkich funkcjonalności systemu. Wykonawca musi również dostarczyć instrukcje obsługi systemu i poszczególnych urządzeń w języku polskim. Kontakt z dostawcą oprogramowania PATRON (firma MOL Sp. z o.o.) oraz rozliczenie kosztów ewentualnej rozbudowy oraz integracji oferowanego systemu leży po stronie Wykonawcy. Zakres prac nie obejmuje przygotowania miejsca instalacji. Wykonanie posadowienia, doprowadzenie zasilania urządzeń, przepustów kablowych, podłączeń do sieci teleinformatycznej i innych prac koniecznych do prawidłowej instalacji przygotowuje Wykonawca robót budowlanych. Dostawca urządzenia zostanie skomunikowany z wykonawca robót budowlanych przez Zamawiającego w trybie pilnym, nie później niż dzień od podpisania umowy.

3 II. Charakterystyka urządzeń systemu 1. Stanowisko do samodzielnego wypożyczania i zwrotów Urządzenia powinno wykorzystywać technologię odczytu kodów kreskowych. Poziomy ekran dotykowy min 22 " Zamawiający wymaga, aby konstrukcja Selfchecka typu desktop (stawiany na blat) umożliwiała przekształcenie Selfchecka typu kiosk (urządzenie wolnostojące) na Selfcheck, poprzez odkręcenie paru śrub (bez konieczności wprowadzenia jakichkolwiek zmian konstrukcyjnych). Selfcheck powinien mieć możliwość rozbudowy o pełną funkcję płatności kartą, w tym bezkontaktową i poprzez telefon komórkowy. Oprogramowanie umożliwiające promowanie wydarzenia lub danych książek Monitor powinien umożliwiać wyświetlenie ponad 20 pozycji, tak aby były widoczne w widoku listy bez konieczności przewijania. Stacja powinna być wyposażona w drukarkę pokwitowań i czytnik kodów kreskowych. Możliwość wypożyczania i zwrotów jednej książki jednocześnie. Urządzenie powinno być dostosowane do osób niepełnosprawnych poprzez dostosowanie gabarytów urządzenia umożliwiające osobie na wózku inwalidzkim swobodne korzystanie z ekranu dotykowego/ klawiatury oraz odczyt z monitora oraz sposobu wyświetlania komunikatów czcionka i tło dla osób niedowidzących jako opcja wyświetlania zawartości ekranu. Dostosowanie wielkości urządzenia dla osób niepełnosprawnych ruchowo może odbywać się przez regulację wysokości urządzenia do odczytu karty i skanowania kodów kreskowych zbiorów umożliwiających ich wypożyczenie lub prolongatę. Identyfikacja czytelnika poprzez czytnik kodów kreskowych. Dopuszczalne wymiary ekranu dotykowego (tolerancja ±5%): min. 22 Wysokość urządzenia od podłogi do górnej części ekranu: max 140cm Szerokość: max 94cm, głębokość: max 58cm Podłączenie: 240 AC 50Hz, 10/100 ethernet 2. Urządzenie do odbioru zamówionych książek z funkcją zwrotu książkomat Powinien być to system modułowy, elastyczny w konfiguracji i ewentualnej rozbudowie (możliwość niemal dowolnej konfiguracji szafek/ modułów). Interfejs użytkownika powinien być zgodny ze stosowanym na stanowiskach do samodzielnych wypożyczeń. Zastosowany ekran dotykowy (poza modułem) o wymiarach minimalnych 22 Urządzenie powinno komunikować się bezpośrednio z systemem bibliotecznym poprzez moduł SIP-2 zapewniając, że okres wypożyczenia będzie odpowiadał dacie pobrania książki ze schowka. Dodatkowo termin zwrotu będzie odpowiadał dacie faktycznego oddania książki do książkomatu. Interfejs powinien być obsługiwany poprzez ekran dotykowy, aby odebrać i zwrócić posiadane pozycje. Interfejs powinien być dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Interfejs powinien umożliwić jego obsługę bez potrzeby odbycia szkoleń, zatem rozwiązania muszą być proste, a komunikaty prosto instruujące użytkownika o kolejnych krokach, jakie ma podjąć, aby wypożyczyć książkę/ sprawdzić stan konta. a) Sposób korzystania z urządzenia: Czytelnik rezerwuje dokument w systemie PATRON za pośrednictwem Katalogu ON-LINE.

4 Gdy zarezerwowany dokument będzie dostępny, wtedy bibliotekarz rejestruje wypożyczenie w systemie PATRON i umieszcza go w jednej ze skrytek Książkomatu, programując ją w taki sposób, aby dostęp do niej miał tylko oczekujący na pozycję czytelnik, bądź administrator systemu. W przypadku naliczonych opłat bądź przekroczonych limitów wypożyczonych dokumentów - dokument nie zostanie wypożyczony. Z systemu bibliotecznego PATRON generowane jest powiadomienie dla czytelnika o tym, że dokument oczekuje na niego w jednej ze skrytek. Dokument oczekuje na czytelnika w czasie określonym przez bibliotekę. Czytelnik w tym czasie może odebrać dokument ze skrytki urządzenia b) Wymagane funkcje obsługi Książkomatu 1. Procedura zamawiania, przygotowywania i wypożyczania dokumentów do Książkomatu: 1) czytelnik, z poziomu Katalogu ON-LINE rezerwuje wybrany dokument z miejscem odbioru Książkomat, 2) gdy dokument jest dostępny, bibliotekarz w module Wypożyczalnia systemu PATRON odszukuje konto czytelnika, 3) w przypadku naliczonych kar i opłat, bądź przekroczonych przez czytelnika limitów wypożyczeń, dokument/zbiór nie zostanie wypożyczony czytelnikowi 4) bibliotekarz inicjuje operację wypożyczenia dokumentu, 5) moduł Obsługi Ksiażkomatu systemu PATRON pobiera z urządzenia Książkomatu informacje o dostępności pustych skrytek. Wymagane jest aby bibliotekarz miał wgląd w obłożenie skrytek, wolne/zajęte wprost z systemu PATRON, 6) W przypadku, gdy skrytka jest dostępna, do Książkomatu wysyłany jest identyfikator czytelnika, identyfikator dokumentu, opis skrócony dokumentu, data dostępności dokumentu w Książkomacie. 7) Książkomat przesyła do systemu PATRON potwierdzenie rezerwacji skrytki, 8) moduł Wypożyczalni rejestruje wypożyczenie na koncie czytelnika i jednocześnie, drogą mailową wysyła do czytelnika wiadomość do kiedy dokument będzie oczekiwać na czytelnika. 2. Procedura umieszczania dokumentów w Książkomacie: 1) bibliotekarz skanuje kartę administratora, 2) po zalogowaniu na konto administratora bibliotekarz wybiera opcję ZAŁADUJ, 3) bibliotekarz skanuje dokument czytnikiem kodów kreskowych znajdującym się w Książkomacie, 4) Książkomat otwiera jedną ze skrytek, w którą należy włożyć dokument, a następnie zatrzasnąć drzwi skrytki, 5) procedurę z punktów 3 i 4 należy powtarzać dla wszystkich dokumentów przeznaczonych do załadowania, 6) po załadowaniu wszystkich dokumentów bibliotekarz wybiera opcję wyloguj następuje wylogowanie z konta administratora (UWAGA w przypadku nie zeskanowania kolejnego dokumentów po upływie 10 s od zatrzaśnięcia ostatniej skrytki następuje automatyczne wylogowanie z konta). 7) Komunikacja bezpośrednio z systemem bibliotecznym w punkcie odbioru i zwrotu, zapewniając, że okres wypożyczenia rozpoczyna się w dniu, kiedy zabiory (książki) były zabierane z modułu przez użytkownika. 3. Procedura zwrotu do biblioteki dokumentów nieodebranych w ciągu 5 dni od rezerwacji: 1) bibliotekarz skanuje kartę administratora, 2) po zalogowaniu na konto administratora bibliotekarz wybiera opcję ROZŁADUJ, 3) Książkomat otwiera moduł do obsługi zwrotów, 4) po wyjęciu dokumentów bibliotekarz zatrzaskuje drzwiczki,

5 5) po zamknięciu następuje automatyczne wylogowanie z konta. Moduł (optymalnie szuflada) do obsługi zwrotów Urządzenie powinno mieć osobny moduł/ szufladę do przyjęcia zwracanych produktów zabezpieczonych lub niezabezpieczonych folią zbiory). Powinna to być OSOBNY, poza modułami, w których realizowane są wypożyczenia, moduł, UWAGA! Moduł w takim przypadku powinien uniemożliwić wyciąganie użytkownikowi pozostawionych przez innych użytkowników wcześniej zbiorów. Przez moduł ten nie będą realizowane wypożyczenia zbiorów, tzn. będzie można w nim jedynie umieszczać zwracane zbiory. Książki powinny być przyjęte z powrotem w systemie bibliotecznym i przechowywane w szufladzie, do momentu aż personel je odbierze. 4. Procedura odbioru dokumentów przez czytelnika: 1) czytelnik skanuje kartę czytelnika, 2) jeśli w Książkomacie znajdują się dokumenty przeznaczone dla tego czytelnika automatycznie otwierają się drzwi odpowiedniej skrytki, 3) po zabraniu dokumentu ze skrytki czytelnik zamyka skrytkę, 4) po zamknięciu skrytki możliwy jest wydruk potwierdzenia wypożyczenia dokumentów 5) Możliwość odbioru kilku pozycji z jednej skrytki. UWAGI: 1. Książkomat musi umożliwić przeprowadzenie procedur 2-4 w trybie OFFLINE, 2. Po przeprowadzeniu procedur 2-4 możliwy jest wydruk potwierdzenia, 3. Procedury 2-4 realizowane są bezpośrednio przy Książkomacie. WYMAGANE CECHY URZĄDZENIA: Wymiary urządzenia modułu (szerokość x głębokość x wysokość z podstawą). Tolerancja ±5% Typ urządzenia Maksymalne wymiary poj. modułu (szerokość x głębokość x wysokość) Wysokość podstawy z nóżkami. Tolerancja ±5% Maksymalna waga jednego modułu Minimalne wymiary schowka (szerokość x głębokość x wysokość) Zasilanie mm x mm x mm Wolnostojące, ZEWNETRZNE 450 mm x 440 mm x 1715 mm 100mm 100 kg 380 mm x 420 mm x 100 mm 230 V, 50 Hz, ok. 130 W - w zależności od konfiguracji

6 Łączność Oprogramowanie Materiał 1 x LAN RJ45 komunikacja z systemem bibliotecznym przez protokół SIP2 zintegrowany z oprogramowanie PATRON w porozumieniu z dostawcą tegoż oprogramowania MOL Sp. z o. o.. Stal min. 3 mm, malowana proszkowo, kolor RAL W przypadku braku dostępności koloru RAL 7036 dla urządzenia, Zamawiający powinien mieć możliwość wyboru koloru, aby dostosować wygląd do koloru elewacji budynku, w którym zostanie umieszczony. SPECYFIKACJA ILOŚCIOWA LP Nazwa Ilość 1 2 Urządzenie do odbioru zamówionych książek z funkcją zwrotu Książkomat wraz z Instalacją, konfiguracją i uruchomieniem Selfcheck wolnostojący - stanowisko do samodzielnego wypożyczania, dostosowany do obsługi przez niepełnosprawnych wraz z Instalacją, konfiguracją i uruchomieniem 1 1