Zachodniopomorski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia ul. Arkońska Szczecin

Transkrypt

1 Szczecin, dnia 25 sierpnia 2015 r. Zamawiający: Zachodniopomorski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia ul. Arkońska Szczecin ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY CENOWEJ W ZAKRESIE DOSTAWY SYSTEMU AUTOMATYZUJĄCEGO WYSYŁANIE I ODBIERANIE FAKSÓW (FAXSERWER) NA RZECZ ZACHODNIOPOMORSKIEGO OW NFZ. (kod CPV: ) Z A T W I E R D Z A M p.o. Dyrektor Zachodniopomorskiego Oddziału Wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia Dariusz Ruczyński Z-ca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych Znak sprawy: WAG

2 1.) Nazwa (firma) oraz adres Zamawiającego. Zamawiającym jest Zachodniopomorski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia z siedzibą w Szczecinie przy ul. Arkońskiej ) Podstawa prawna udzielenia zamówienia. Przedmiotowe zamówienie publiczne udzielone zostanie w oparciu o normę art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) - ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. Zamawiający skorzystał z możliwości zamieszczenia ogłoszenia nieobowiązkowego w Biuletynie Zamówień Publicznych (art. 11 ust.5 ustawy PZP) nr ogłoszenia ) Opis przedmiotu zamówienia. 1. Przedmiot zamówienia Wykonawca dostarczy, zamontuje i skonfiguruje urządzenia wraz z niezbędnym oprogramowaniem oraz, w razie konieczności, licencjami potrzebnymi prawidłowego funkcjonowania systemu automatyzującego wysyłanie i odbieranie korespondencji faksowej (FaxSerwer). Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) dostawę sprzętu, 2) profesjonalną instalację systemu w lokalizacji, 3) integrację i konfigurację z systemem obsługi dokumentów ELOprofessional 2011, 4) szkolenie administratorów systemu, 5) dostarczenie dokumentacji: instrukcji obsługi, opisu instalacji, opisu konfiguracji systemu, 6) zapewnienie usług serwisowych przez okres nie mniejszy niż 24 miesiące od oddania systemu do eksploatacji. 2. Wymagania główne 1) wykorzystanie do 8 linii telefonicznych z możliwością rozbudowy, poprzez dołożenie kolejnych pakietów linii na wypadek przyszłych potrzeb, 2) obsługa faksów wychodzących i przychodzących zachodzić powinna poprzez stronę WWW, za pomocą poczty mailowej oraz musi być zintegrowana z wdrożonym systemem obsługi dokumentów ELOprofessional 2011 tak aby użytkownicy końcowi mogli obsługiwać zarówno odbiór, jak i wysyłkę dokumentów fax zgodnie z przyjętymi zasadami w ZOW NFZ, 3) możliwość wygenerowania potwierdzenia wysłanego faksu, 4) FaxSerwer powinien być wyposażony w porty umożliwiające podłączenie do sieci LAN oraz w formie modułu instalowanego w szafie serwerowej. Model centrali telefonicznej działającej w Oddziale to Slican MAC-6400, 5) zarządzanie Systemem przez interfejs administracyjny. 3. Szczegółowy opis funkcjonalny 1) Administracja i zarządzanie: a) zarządzanie przez interfejs administracyjny z hierarchią dostępu, b) zdalny oraz lokalny dostęp administratora do systemu, 2

3 c) dostęp do systemu z poziomu dowolnej przeglądarki WWW, konieczny dostęp poprzez HTTPS, d) wszystkie głosowe komunikaty systemowe muszą być przekazywane w języku polskim, e) interfejs do zarządzania w języku polskim, f) dokumentacja w języku polskim, g) monitorowanie systemu w zakresie: stanu poszczególnych interfejsów, stanu poszczególnych modułów systemu, zmian konfiguracyjnych dokonywanych w systemie, zajętości miejsca na dysku, obciążenia procesora, obciążenia interfejsu sieciowego, połączeń w zakresie odebranych, nieodebranych, zakończonych błędem, h) automatyczny BackUp danych na dysk sieciowy lub dysk USB lub klucz USB, i) możliwość odtworzenia systemu po awarii, na takiej samej maszynie, pod względem sprzętowym, w przeciągu 30 min. 2) Integracja z ELOprofessional 2011 Przesyłki wpływające rejestruje Kancelaria Ogólna ZOW NFZ. Tym samym dokumenty w formie faksu muszą zostać zapisane do ogólnie dostępnego miejsca dla pracowników Kancelarii Ogólnej w ELO. W strukturze katalogów w dziale Korespondencja mieści się folder FAKS. W tym folderze przychodzący dokument powinien być zapisany w podfolderach wskazujących na: rok, miesiąc oraz dzień właściwy dla daty wpływu do ZOW NFZ. Pracownik Kancelarii Ogólnej, po zarejestrowaniu faksu, uruchamia właściwy dla przedmiotu korespondencji obieg. Wysyłanie korespondencji faksowej odbywać się musi z poziomu ELO. Opcjonalnie ta funkcja powinna być realizowana poprzez stronę WWW lub za pomocą poczty mailowej. 4. Możliwość rozbudowy systemu. System powinien zapewnić możliwość rozbudowy docelowo o obsługę dodatkowych linii telefonicznych. 5. Wymagania sprzętowe Dostarczony system musi współpracować z centralą telefoniczną użytkowaną w ZOW NFZ Slican MAC-6400, wyposażoną w kartę 16 portową MAC.MRJ-16AB z RJ Gwarancja i serwis Czas naprawy urządzenia czas jaki może upłynąć pomiędzy przyjęciem zgłoszenia awarii a naprawą urządzenia, gdzie za naprawę urządzenia uważa się usunięcie fizycznej lub programowej usterki sprzętowej urządzenia. W przypadku braku możliwości naprawy urządzenia w założonym czasie, dopuszcza się podstawienie urządzenia zastępczego na czas naprawy. Czas naprawy urządzenia liczony jest w okresie dostępności serwisu. Wszystkie urządzenia muszą być objęte nie mniej niż 24-miesięczną gwarancją producenta. Wykonawca wraz z dostarczeniem systemu zobowiązany jest świadczyć usługi administracyjne systemu telekomunikacyjnego przez okres nie krótszy niż 24 miesiące od daty uruchomienia systemu. Do działań administracyjnych świadczonych przez wykonawcę zalicza się: 3

4 1) wsparcie w konfiguracji i rekonfiguracji systemu telekomunikacyjnego, 2) diagnozowanie nieprawidłowości w konfiguracji systemu telekomunikacyjnego, 3) diagnozowanie nieprawidłowości w eksploatacji systemu telekomunikacyjnego, 4) proponowanie zmian i optymalizacji konfiguracji systemu telekomunikacyjnego. Czas reakcji serwisu czas jaki może upłynąć pomiędzy przyjęciem zgłoszenia awarii a reakcją serwisu, gdzie za reakcję serwisu uważa się nawiązanie kontaktu przez pracownika wykonawcy, wyznaczonego do rozwiązania zgłoszonego problemu, ze zgłaszającym awarię. Kontakt może mieć formę mailową lub telefoniczną. Czas reakcji serwisu liczony jest w okresie dostępności serwisu. Wykonawca wraz z dostarczeniem systemu jest zobowiązany świadczyć usługę serwisu systemu telekomunikacyjnego zgodnie z założeniami podanymi poniżej: 1) okres dostępności serwisu: 5 dni w tygodniu / 8:00-20:00, 2) czas reakcji serwisu: 4 godziny, 3) czas naprawy urządzenia: 8 godzin. 7. Testy Po zakończeniu prac instalacyjnych i konfiguracyjnych przez wykonawcę oraz przekazaniu dokumentacji technicznej Zamawiającemu, system zostanie objęty testami: 1) funkcjonalności zweryfikowane zostaną wszystkie zamawiane funkcje, 2) efektywności działania. 8. Dodatkowe wymagania Prace montażowe i konfiguracyjne mogą się odbywać w godzinach pracy Zamawiającego, tj. od 8.00 do i w godzinach późniejszych. Dostarczenie niezbędnego okablowania połączeniowego, służącego do uruchomienia systemu, leży w gestii wykonawcy. Realizacja przedmiotu zamówienia nie może w żaden sposób zakłócić lub uniemożliwić prawidłowego funkcjonowania środowiska informatycznego Zamawiającego oraz pracy urzędu. Czynności, które wymagają przerwy w dostępnie do serwerów Zamawiającego oraz mogące w inny sposób zakłócić pracę urzędu można wykonywać tylko poza godzinami pracy Zamawiającego, tj. w weekendy lub po godz w dni robocze lub za zgodą Zamawiającego. 4.) Termin wykonania zamówienia. Zamawiający wymaga wykonania przedmiotu zamówienia, o którym mowa w pkt 3.) Zaproszenia w terminie 4 tygodni od daty podpisania umowy. 5.) Informacja o sposobie porozumiewania się w sprawie przedmiotu zamówienia. 1. Dopuszcza się możliwość porozumiewania się pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną: 2. Adres kontaktowy Zachodniopomorski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia, ul. Arkońska Szczecin, nr faks , adres owy: monika.kozubowska@nfz-szczecin.pl. 6.) Opis sposobu przygotowania oraz termin złożenia oferty. Ofertę cenową należy złożyć do dnia 10 września 2015 r. do godz w formie pisemnej, faksem lub elektronicznie na adresy lub nr faksu podany w pkt 5.). 4

5 Oferta cenowa winna zawierać : 1. wartość brutto za przedmiot zamówienia (PLN) oraz specyfikację cenową elementów wchodzących w skład systemu, 2. specyfikację techniczną oferowanego systemu, 3. stawkę podatku VAT, 4. termin udzielonej gwarancji, 5. termin płatności: nie krótszy niż 14 dni od dnia otrzymania faktury. Cenę oferty należy podać w złotych polskich. Złożona oferta uwzględniać będzie wszystkie zobowiązania, koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. 7.) Informacja dotycząca sposobu wyboru oferty. Zachodniopomorski OW NFZ zawrze umowę z wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę w danej części zamówienia, tzn. ofertę z najniższą ceną na dostawę systemu automatyzującego wysyłanie i odbieranie korespondencji faksowej i informacja ta zostanie zamieszczona na stronie internetowej Oddziału oraz w Biuletynie Zamówień Publicznych. 5