KONTROLA DOSTĘPU DO BUDYNKÓW I POMIESZCZEŃ

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 3/2018 z dnia 5 kwietnia 2018 roku PROCEDURA BEZPIECZEŃSTWA Strona/stron 1/5 Instytut Medycyny Pracy im. prof. J. Nofera w Łodzi KONTROLA DOSTĘPU DO BUDYNKÓW I POMIESZCZEŃ Numer wydania 1 PROCEDURA NR IMP-BI-01 Data zatwierdzenia CEL Celem procedury jest zapewnienie właściwej kontroli dostępu do budynków i pomieszczeń Instytutu Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera w Łodzi. 2. ZAKRES Procedura Bezpieczeństwa zwana dalej Procedurą ustala zasady: - kontroli dostępu do budynków, - kontroli dostępu do pomieszczeń, - zabezpieczenia pomieszczeń i przechowywania kluczy, - wstępu do budynków i pomieszczeń Instytutu przez osoby niebędące pracownikami IMP. Przestrzeganie postanowień Procedury dotyczy wszystkich pracowników IMP oraz innych osób niebędących pracownikami IMP. 3. SŁOWNIK POJĘĆ Instytut / IMP Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera w Łodzi Pomieszczenia wymagające szczególnego nadzoru biblioteka, magazyny, kasa, pomieszczenia, w których przechowywane są pieczęcie urzędowe lub dane wrażliwe, serwerownia, oraz archiwa (IMP i GLP). Pomieszczenia techniczne - wszystkie pomieszczenia konieczne do obsługi budynku a w szczególności: węzeł cieplny, rozdzielnie elektryczne, serwerownie, pomieszczenie UPS, maszynownie dźwigów, centrum dowodzenia p.poż., centrala telefoniczna, hydrofornia, sprężarkownia, pomieszczenia warsztatów, magazyn gazów itp. Pomieszczenia laboratoryjne - pomieszczenia, w których wykonywane są badania i analizy instrumentalne (chemiczne, fizyczne, biologiczne). Specjalne zabezpieczenie kluczy polega na umieszczeniu kluczy do pomieszczeń wymagających specjalnego/szczególnego nadzoru w woreczku plombowanym, bezpiecznej kopercie lub kasetce, przez osobę odpowiedzialną (dysponenta), a następnie przekazuje ich pracownikowi ochrony. Wszystkie odpowiednio zapieczętowane klucze przechowywane są w portierni w odrębnej szafce. 4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA Za nadzór nad stosowaniem niniejszej Procedury odpowiedzialni są Kierownicy Komórek Organizacyjnych IMP. Szczegółowe odpowiedzialności i uprawnienia, zapisano w odpowiednich punktach Procedury. Postanowienia Procedury nie dotyczą pracowników obsługi technicznej zatrudnionych w Dziale Administracyjno-Technicznym, w przypadku kontroli stanu pomieszczeń lub likwidacji awarii i zagrożeń we wszystkich pomieszczeniach i budynkach IMP. 5. KONTROLA DOSTĘPU DO BUDYNKÓW 1. Budynki Instytutu pozostają pod dozorem i całodobową ochroną zewnętrznej firmy świadczącej usługi w tym zakresie, Systemu Sygnalizacji Włamań oraz Systemu Sygnalizacji Pożaru.

2 PROCEDURA BEZPIECZEŃSTWA Strona/stron 2/5 Instytut Medycyny Pracy im. prof. J. Nofera w Łodzi KONTROLA DOSTĘPU DO BUDYNKÓW I POMIESZCZEŃ Numer wydania 1 PROCEDURA NR IMP-BI-01 Data zatwierdzenia Szczegółowe zasady wstępu i przebywania pracowników na terenie IMP określono w Regulaminie Pracy wprowadzonym Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 13/2014 DyrektoraInstytutu Medycyny Pracy w Łodzi imienia prof. dra med. Jerzego Nofera z dnia 11 września 2014 r. ze zmianami. 3. Wszyscy pracownicy Instytutu zobowiązani są do posiadania przy sobie imiennych identyfikatorów wydawanych przez Dział Zarządzania Kadrami. 4. Po ustaniu stosunku pracy pracownik ma obowiązek zwrotu identyfikatora do Działu Zarządzania Kadrami. 5. Pracownik ochrony ma prawo żądać okazania imiennego identyfikatora/dowodu tożsamości przed wpuszczeniem na teren Instytutu. 6. Osoby reprezentujące firmy, z którymi Instytut ma podpisaną umowę cywilnoprawną/przetargową na świadczenie usług otrzymują przepustki stałe/czasowe. 7. Pozostałe osoby niebędące pracownikami IMP przed wejściem na teren Instytutu po okazaniu dowodu tożsamości, wpisywane są na listę gości i otrzymują identyfikator Gość. Gość ma prawo przebywać na terenie Instytutu wyłącznie w towarzystwie pracownika IMP. 8. Prywatna przesyłka kurierska adresowana do pracownika IMP może być odebrana wyłącznie w portierni. 6. KONTROLA DOSTĘPU DO POMIESZCZEŃ 1. Instytut prowadzi ewidencję pobierania i zdawania kluczy do pomieszczeń. 2. Prawo do pobierania i zdawania kluczy mają wyłącznie pracownicy Instytutu, upoważnieni przez kierownika danej komórki organizacyjnej (załącznik nr 1). 3. Lista wydawania kluczy wraz z wykazem uprawnionych pracowników znajduje się odpowiednio w Portierni A i Portierni B (załącznik nr 2 i nr 3). 4. Klucze do budynków i pomieszczeń wydaje pracownik ochrony. 5. Pracownicy ochrony mają prawo żądać od osoby pobierającej klucz okazania imiennego identyfikatora, na podstawie którego będą mogli dokonać weryfikacji upoważnienia do pobierania kluczy. 6. Pobranie oraz zwrot kluczy jest odnotowywany w portierni na liście wydawania kluczy i potwierdzany czytelnie wpisanym nazwiskiem i imieniem/pierwszą literą imienia osoby pobierającej/zdającej klucz. 7. Jeżeli po zakończeniu pracy, nie zostanie odnotowany zwrot pobranego klucza, może być konieczna wymiana zamków, której kosztami obciążona będzie osoba, która nie zwróciła klucza. 8. Dostęp do poszczególnych pomieszczeń przez pracowników IMP wynika z wykonywanych obowiązków służbowych lub usytuowania stanowiska pracy. 9. Udostępnianie pomieszczeń w celu wykonywania czynności związanych z usługą sprzątania, odbywa się w uzgodnieniu z użytkownikami pomieszczeń i z uwzględnieniem zasad ochrony danych osobowych. 10. W przypadku wystąpienia awarii lub sygnalizowania zagrożenia przez systemy alarmowe, pracownicy obsługi technicznej Działu Administracyjno-Technicznego oraz, w szczególnych przypadkach, pracownicy ochrony, mają prawo wejścia do tych pomieszczeń pod nieobecność użytkowników. Informacja o tym zdarzeniu musi zostać przekazana niezwłocznie

3 PROCEDURA BEZPIECZEŃSTWA Strona/stron 3/5 Instytut Medycyny Pracy im. prof. J. Nofera w Łodzi KONTROLA DOSTĘPU DO BUDYNKÓW I POMIESZCZEŃ Numer wydania 1 PROCEDURA NR IMP-BI-01 Data zatwierdzenia Kierownikowi Działu Administracyjno-Technicznego (lub osobie przez niego upoważnionej), który informuje bezpośredniego przełożonego użytkownika pomieszczenia. Zdarzenie musi zostać odnotowane wraz z uzasadnieniem w zeszycie wejść. Użytkownicy pomieszczeń wymagających szczególnego nadzoru mają obowiązek prowadzić ewidencję wejść i wyjść zawierającą wszelkie niezbędne informacje, w tym: datę i godzinę wejścia-wyjścia, cel wizyty oraz czytelny podpis. 11. Nadzór nad prawidłowym zabezpieczaniem budynków i pomieszczeń IMP przed dostępem osób nieuprawnionych sprawuje Kierownik Działu Administracyjno-Technicznego zgodnie z posiadanym zakresem obowiązków. 7. ZASADY ZABEZPIECZANIA POMIESZCZEŃ I PRZECHOWYWANIA KLUCZY 1. W celu właściwego zabezpieczenia i prawidłowego funkcjonowania budynków Instytutu, do drzwi wejściowych do budynków powinny być co najmniej 2 (dwa) komplety kluczy. Jeden komplet przekazany jest do użytku pracowników ochrony, drugi komplet przechowywany jest w Portierni. 2. Do wszystkich pomieszczeń w obiekcie powinny być co najmniej 3 (trzy) komplety kluczy: a) jeden komplet służy do codziennego użytku i udostępniany jest przez pracowników ochrony (za potwierdzeniem) pracownikom Instytutu; klucze do pomieszczeń wymagających szczególnego nadzoru przekazywane do portierni powinny być odpowiednio zabezpieczone (kasetka, plombowany worek, bezpieczna koperta, itp.) w sposób uniemożliwiający ich użycie bez wiedzy osób uprawnionych. Za prawidłowe zabezpieczenie tych kluczy odpowiada użytkownik pomieszczenia; b) drugi komplet znajduje się w portierni i stanowi komplet kluczy serwisowych. Wydawany jest pracownikom obsługi technicznej Działu Administracyjno-Technicznego oraz pracownikom firmy sprzątającej (załącznik nr 4 ); c) trzeci komplet znajduje się w portierni i stanowi komplet zapasowy. Klucze te nie powinny być wydawane pracownikom; służą jedynie do otwarcia i zamknięcia pomieszczenia przez pracownika ochrony w przypadku zagubienia lub braku zwrotu klucza podstawowego; klucze zapasowe do pomieszczeń wymagających szczególnego nadzoru przekazywane są pracownikom ochrony odpowiednio zabezpieczone (jak w punkcie 7. 2.a); 3. Pomieszczenia wymagające szczególnego nadzoru powinny być dodatkowo zabezpieczone poprzez zastosowanie elektronicznego systemu kontroli dostępu lub plombowanie drzwi każdorazowo po zakończeniu pracy i zamknięciu kluczem przez użytkowników pomieszczenia. Stosowane mogą być plomby miękkie z odciskiem referentki, plomby plastikowe numerowane lub metalowe z odciskiem cechownika (wykonanego według wzorów obowiązujących w Instytucie). 4. Dodatkowe egzemplarze kluczy do wybranych pomieszczeń mogą być wykonane wyłącznie za pośrednictwem Działu Administracyjno-Technicznego, na uzasadniony wniosek użytkownika lub kierownika Zakładu/Działu/równorzędnej komórki organizacyjnej. 5. W przypadku uszkodzenia klucza (np. złamania, wygięcia, itp.) dorabiany jest nowy egzemplarz klucza, po zwróceniu przez użytkownika klucza uszkodzonego. 6. W przypadku posługiwania się kluczem/kluczami, które nie zostały pobrane zgodnie z Procedurą opisaną w pkt. 6. Kontrola dostępu do pomieszczeń Dział Administracyjno-

4 PROCEDURA BEZPIECZEŃSTWA Strona/stron 4/5 Instytut Medycyny Pracy im. prof. J. Nofera w Łodzi KONTROLA DOSTĘPU DO BUDYNKÓW I POMIESZCZEŃ Numer wydania 1 PROCEDURA NR IMP-BI-01 Data zatwierdzenia Techniczny dokona wymiany zamka/zamków, kosztem wymiany obciążona będzie osoba, która zagubiła/dorobiła klucz. 7. Do obowiązków osoby, która pobrała klucz do pomieszczenia należy: a) przed użyciem klucza sprawdzenie od strony wizualnej stanu zamków i używanych plomb jeżeli są zastosowane; b) po otwarciu pomieszczenia, przed przystąpieniem do pracy, sprawdzenie stanu zastosowanych zabezpieczeń sprzętu biurowego i komputerowego, a także przechowywanej w tym pomieszczeniu dokumentacji oraz innego wyposażenia; c) w przypadku stwierdzenia zmian lub naruszenia zabezpieczeń, braku dokumentów lub wyposażenia albo innych stwierdzonych szkód w pomieszczeniu, natychmiastowe powiadomienie Kierownika Działu Administracyjno-Technicznego i/lub bezpośredniego przełożonego. Powstałe szkody należy szczegółowo udokumentować; d) właściwe użytkowanie pomieszczenia i jego wyposażenia od momentu pobrania kluczy przez osobę uprawnioną do dostępu do pomieszczenia. 8. Odpowiedzialność pracownika, który pobrał klucz do pomieszczenia: a) zamykanie drzwi na klucz i zabieranie klucza ze sobą za każdym razem, gdy opuszcza pomieszczenie; b) właściwe zamknięcie drzwi, okien pomieszczenia, po zakończeniu pracy oraz zaplombowanie pomieszczenia i kluczy w przypadku pomieszczeń wymagających szczególnego nadzoru; c) należyte zabezpieczenie kluczy od biurek, szaf biurowych oraz szaf metalowych, którymi dysponują pracownicy. 8. WSTĘP DO BUDYNKÓW I POMIESZCZEŃ INSTYTUTU PRZEZ OSOBY NIEBĘDĄCE PRACOWNIKAMI IMP W celu zapewnienia bezpieczeństwa, ochrony mienia oraz ochrony danych IMP prowadzi kontrolę wejść i wyjść na teren Instytutu. Wejście przez Portiernię A 1. Osoby niebędące pracownikami IMP zobowiązane są do okazania dowodu tożsamości oraz wyjaśnienia celu wizyty pracownikowi ochrony, co jest dokumentowane w Rejestrze Gości IMP (załącznik nr 5). Na tej podstawie zostanie wydany identyfikator GOŚĆ nr uprawniający do wejścia na teren Instytutu. 2. Uczestnicy kursów i szkoleń otrzymują identyfikator oraz materiały szkoleniowe od organizatora po weryfikacji na liście uczestników dokonanej przez pracownika ochrony. 3. Osoby zakwaterowane w internacie IMP wypełniają Kartę Pobytu (załącznik nr 6), zostają wpisane na Listę osób zakwaterowanych w Internacie IMP (załącznik nr 7) i otrzymują identyfikator od pracownika ochrony. 4. Osoba zakwaterowana w internacie IMP ma obowiązek stosowania się do Regulaminu internatu. 5. Osoby niebędące pracownikami IMP opuszczając Instytut zobowiązane są do zwrotu identyfikatora pracownikowi ochrony. wyjścia i zwrotu identyfikatora zostaje zapisana w odpowiednim rejestrze. 6. Rejestr przepustek stałych/czasowych (załącznik nr 8) i ich wydawanie prowadzone są przez upoważnionego pracownika Działu Administracyjno-Technicznego.

5 PROCEDURA BEZPIECZEŃSTWA Strona/stron 5/5 Instytut Medycyny Pracy im. prof. J. Nofera w Łodzi KONTROLA DOSTĘPU DO BUDYNKÓW I POMIESZCZEŃ Numer wydania 1 PROCEDURA NR IMP-BI-01 Data zatwierdzenia Przepustkę stałą/czasową może otrzymać osoba/przedstawiciel firmy, którą wiąże z Instytutem umowa cywilno-prawna, a jej pobyt na terenie Instytutu jest bardzo częsty ze względu na charakter świadczonej usługi. Wejście przez Portiernię B 8. Z uwagi na publiczny charakter działania budynku z portiernią B, w czasie jego pracy nie obowiązuje system określający uprawnienia do wejścia, przebywania i wyjścia z budynku Instytutu. 9. Wejście przez portiernię B odbywa się w godzinach pracy komórek organizacyjnych IMP świadczących usługi medyczne oraz w wyznaczonych godzinach odwiedzin pacjentów Kliniki. 10. W wyjątkowych przypadkach, dopuszcza się wejście na teren w/w komórek organizacyjnych IMP poza wyznaczonymi godzinami ich pracy (wyłącznie w wyniku wezwania lub innego nagłego zdarzenia) pod warunkiem uzyskania zgody dyżurującego lekarza. Podstawa prawna: 1. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U r. poz. 922 z późn. zm.). 2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) (Dz. Urz. UE L119 z 4 maja 2016 r.). WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW: 1. Wykaz pracowników upoważnionych do wejścia do Instytutu. 2. Wykaz kluczy wydawanych pracownikom IMP. 3. Wykaz kluczy wydawanych pracownikom IMP poza godzinami pracy. 4. Wykaz wydawanych kluczy serwisowych. 5. Lista gości IMP. 6. Karta Pobytu. 7. Lista osób zakwaterowanych w internacie IMP. 8. Rejestr przepustek Autorzy Małgorzata Tomicka Danuta Ligocka Michał Majek Iwona Tułodziecka-Chrzanowska Zatwierdzający Prof. dr hab. med. Konrad Rydzyński Dyrektor Instytutu Data: 5 kwietnia 2018 r.

6 Załącznik nr 1... pieczęć komórki organizacyjnej Dział Administracyjno-Techniczny w miejscu Wykaz pracowników...upoważnionych do wejścia do Instytutu nazwa komórki organizacyjnej w roku... w godzinach pracy R / całodobowo C Lp. Nazwisko i imię R /C Numer pomieszczenia Łódź, dnia pieczęć i podpis kierownika komórki organizacyjnej

7 Załącznik nr 2 PORTIERNIA. data: WYKAZ KLUCZY WYDAWANYCH PRACOWNIKOM IMP Numer pomieszczenia Nazwisko i imię pobrania Nazwisko i imię zdania

8 Załącznik nr 3 PORTIERNIA. data: WYKAZ KLUCZY WYDAWANYCH PRACOWNIKOM IMP POZA GODZINAMI PRACY Numer pomieszczenia Nazwisko i imię pobrania Nazwisko i imię zdania

9 Załącznik nr 4 PORTIERNIA. data: WYKAZ WYDAWANYCH KLUCZY SERWISOWYCH Numer pomieszczenia Nazwisko i imię pobrania Nazwisko i imię zdania

10 Dyżur w Portierni A:..... i data rozpoczęcia dyżuru i data zakończenia dyżuru Osoba dyżurująca:. Załącznik nr 5 LISTA GOŚCI IMP Instytutu Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera w Łodzi, ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8, Łódź Lp. Nazwisko i imię Seria i Nr dokumentu tożsamości Komórka organizacyjna/pracownik IMP wejścia nr. plakietki wyjścia i zwrotu plakietki Uwagi

11 Załącznik nr 6 KARTA POBYTU PROSIMY O ZAPOZNANIE SIĘ Z KLAUZULĄ INFORMACYJNĄ, A NASTĘPNIE CZYTELNE WYPEŁNIENIE KARTY NAZWISKO IMIĘ Termin pobytu: Nr pokoju: ADRES ZAMIESZKANIA: Ulica/nr domu/nr mieszkania Kod pocztowy... Miejscowość.. Marka i numer rejestracyjny samochodu*:.... DANE POTRZEBNE DO WYSTAWIENIA FAKTURY: NIP dotyczy tylko podmiotu gospodarczego Imię i nazwisko lub nazwa podmiotu gospodarczego: Dokładny adres: Ulica/nr domu/nr lokalu.... Kod pocztowy Miejscowość... KLAUZULA INFORMACYJNA Zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz.U. z 2016 r., poz.922) informujemy, iż: 1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. J. Nofera w Łodzi, ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8, Łódź. 2) Pani/Pana dane osobowe zebrane w niniejszej Karcie Pobytu zostaną przetworzone wyłącznie w celu zakwaterowania, skorzystania z Parkingu IMP oraz wystawienia faktury VAT. 3) Ma Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawienia. 4) Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, jednak niezbędny w celu realizacji pobytu KLAUZULA ZGODY Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. J. Nofera w Łodzi, ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8, Łódź, moich danych osobowych zawartych w Karcie Pobytu, w celu i zakresie niezbędnym do realizacji pobytu. Zobowiązuję się do przestrzegania regulaminu internatu. Regulamin znajduje się w każdym pokoju. Czytelny podpis gościa Internatu * - dotyczy tylko osób korzystających z parkingu IMP w godzinach od do 8 00 Potwierdzam zgodność danych data i podpis pracownika ochrony

12 Załącznik nr 7 Lista osób zakwaterowanych w internacie IMP Nazwa kursu:. Termin:. Po wypełnieniu karty pobytu przez gościa internatu proszę wydać klucz do przydzielonego pokoju oraz wpisać datę i godzinę przyjazdu. W przypadku zainteresowania parkowaniem samochodu na parkingu ogólnym IMP proszę o wydanie druku-oświadczenia, który po wypełnieniu przez gościa internatu należy przekazać na PORTIERNIĘ B przed wjazdem na parking. Koniecznie odnotować datę i godzinę przyjazdu i wyjazdu- informacje niezbędne dla rozliczeń. Nr pokoju Lp. zakwaterowania Imię i nazwisko gościa Pokój 1-osob./ 2-osob. Przyjazd Wyjazd data godzina data godzina Uwagi. Data, podpis pracownika Działu Administracyjno-Technicznego

13 Załącznik nr 8 REJESTR PRZEPUSTEK Instytutu Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera w Łodzi, ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8, Łódź Nr przepustki Nazwisko i imię/firma Seria i nr dokumentu tożsamości Cel wydania przepustki Data wydania przepustki Termin ważności przepustki Zgoda: data i podpis otrzymującego Rodzaj przepustki Data zwrotu przepustki