Wykonanie zarządzenia powierza się przewodniczącemu grupy do spraw ryzyka.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia rejestru ryzyk oraz matrycy ryzyka na rok 2015 Na podstawie art. 68 ust 2 pkt 7 ustawy z dnia o finansach publicznych ( t.j. Dz. z 2013 poz. 885 ze zm. ) oraz komunikatu Nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84) zarządzam co następuje: Wprowadza się do stosowania i nadzoru w roku 2015: - rejestr ryzyk, stanowiący załącznik Nr 1 do zarządzenia - matrycę ryzyka, stanowiącą załącznik Nr 2 do zarządzenia 1 Wykonanie zarządzenia powierza się przewodniczącemu grupy do spraw ryzyka. 2 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od

2 Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr z dnia REJESTR RYZYK 2015r. Nr ryzyka w rankingu właściciel ryzyka cel kategoria ryzyka opis ryzyka ocena ryzyka Funkcjonujące mechanizmy kontrolne wymagane działaniareakcja na termin wykonania. 1. częsta zmiana przepisów kierownicy komórek 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznym zewnętrzne związane z środowiskie m prawnym Zmiana przepisów lub interpretacje do przepisów już istniejących może zostać niezauważona Powierzenie nowych zadań wobec których nie określono przepisów wykonawczych, niejasne przepisy, odmienne interpretacje przepisów s p 5 5 Przepisy prawne regulujące sposób realizacji powierzonych zadań, m. in : -ustawa z dnia o pomocy osobom uprawnionym do alimentów -ustawa z dnia o świadczeniach rodzinnych ustawa z dnia o dodatkach mieszkaniowych - ustawa z dnia prawo energetyczne - ustawa z dnia o ustaleniu i wypłacie zasiłku dla opiekuna wraz z aktami prawnymi wydanymi na podstawie powyższych ustaw -ustawa z dnia o pomocy społecznej - Rozporządzenie w sprawie specjalistycznych usług opiekuńczych z dnia Upoważnienie z dnia do prowadzenia postępowania w sprawie świadczeń rodzinnych - ustawa z dnia o kombatantach i osobach represjonowanych -Zarządzenie nr z dnia w sprawie wprowadzenia procedury dotyczącej ustalenia i wypłaty zasiłku dla opiekuna - Kodeks postępowania administracyjnego Statut Ośrodka Pomocy Społecznej będący załącznikiem NR 1 do Uchwały Nr XVII/170/2012 Rady Miasta Sandomierza z dnia 21 marca 2012 ze zmianą uchwałą NR XXVI/283/2013 z dnia oraz uchwałą Nr XXXVII/387/2014 określający zadania do realizacji 1. zatrudnianie radcy prawnego 2. dostęp do elektronicznej obsługi prawnej 3. szkolenie pracowników w ciągu 30 dni od pojawienia się zmiany przepisów, 4. zakup licencji LEX 5.szkolenia wewnętrzne po szkoleniach zewnętrznych 6. Opracowanie planu szkoleń merytorycznych 7. Zobowiązanie kierowników komórek do bieżącego śledzenia aktów prawnych i ich przekazywanie pracownikom podległym 1.cały rok 2. cały rok, wszystkie komórki mają dostęp do elektronicznej obsługi prawnej LEX. 3. W ciągu 30 dni od dnia zmiany przepisów 4. Zakup licencji od 01, W terminach planowanych szkoleń 6. Utworzenie planu szkoleń merytorycznych 7. aktualizacja zakresów czynności i wprowadzenie takich zapisów w przypadku ich braków do Ryzyko związane z klientem kierownik sekjci świadczeń, administrator koordynujący, kierownicy świetlic, kierownik ŚDS 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny objęte systemem pomocy społecznej trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków działalności operacyjnej dotyczącej reputacji oraz zewnętrzne związane z Polityką Klient jest roszczeniowy, chce szybkiej wypłaty świadczenia w wysokości wygórowanej lub w sposób niezgodny z przepisami prawa Klient usług opiekuńczych wymaga od opiekunek 5 5 Przepisy prawna określające sposób ustalania uprawnień i wypłaty świadczeń, m. in : ustawa z dnia o pomocy osobom uprawnionym do alimentów ustawa z dnia o świadczeniach rodzinnych 1. Aktualizacja informacji na temat świadczeń, zasad ich przyznawania, terminów, wysokości itd na tablicach ogłoszeń, BIP 1. na bieżąco. Monitoring aktualności danych nie rzadziej niz raz na pół roku 2. koordynator usług 2

3 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami lokalną czynności które nie wchodzą w zakres czynności i nie wynikają z kontraktu z klientem, np. prace na wysokościach, czyszczenie grobów Klient w pomocy społecznej, świetlicach jest pod wpływem alkoholu, nie współpracuje z pracownikiem socjalnym nie dostarcza dokumentów, jest agresywny, utrudnia postępowanie administracyjne, nie współpracuje z pracownikiem socjalnym w rozwiązaniu trudnej sytuacji życiowej, nie wyraża zgody na zawarcie kontraktu socjalnego, składa liczne skargi, swoje racje przedstawia w mediach, pozywa Ośrodek o zaniechanie lub wydłużanie postępowania administracyjnego do władz II instancji i władz sądowych ustawa z dnia o dodatkach mieszkaniowych ustawa z dnia prawo energetyczne ustawa z dnia o ustaleniu i wypłacie zasiłku dla opiekuna ustawa z dnia o pomocy społecznej Kodeks postępowania administracyjnego - wraz z aktami prawnymi wydanymi na podstawie powyższych ustaw Zarządzenie w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etycznego - zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia Nr ze zmianą Procedura NR 30/2011 z dnia w sprawie postępowania z klientem agresywnym Zarządzenie Nr z dnia w sprawie dostępu do informacji publicznej i Biuletynie Informacji Publicznej ze zmianą zarządzeniem nr z dnia Zarządzenie Nr 0152/15/2011 Dyrektora dnia w sprawie wprowadzenia procedury przyjmowania skarg i wniosków. Upoważnienie dla Jolanty Gawron z dnia do przyjmowania rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków. Zarządzenie standardy obsługi klienta- zarz Nr 13 z dnia Upoważnienie osób odpowiedzialnych za aktualizację zamieszczonych danych 3. Ustalenie wymiaru i zakresu usług opiekuńczych z podopiecznym, podpisanie kontraktu, badanie zadowolenia klienta 4. Zawieranie kontraktów z rodzicami w świetlicach socjoterapeutycznych 5. Kontrakty socjalne w pomocy społecznej opiekuńczych 3.koordynator usług opiekuńczych będzie zawierał kontrakty z podopiecznymi każdorazowo przed wydaniem decyzji administracyjnej oraz co najmniej 1 raz w roku będzie badał realizację zawartych kontraktów, zadowolenie jakości świadczonych usług z 4. Kontrakty z rodzicami dzieci uczestniczącymi do świetlic zawierane będą przed przyjęciem dziecka do świetlicy 5. Pracownicy będą stosować kontrakty socjalne w pracy z klientami zwłaszcza gdy rodzina posiada możliwości i zasoby do przezwyciężenia trudnej sytuacji bytowej ( nie mniej niz 10 rocznie ) 3 kierownik sekcji cel : Brak wykwalifikowanej 5 5 Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka 1. Aktualne 1. Aktualizacja 3

4 kadrowe organizacyjnej kierownicy komórek organizacyjnych 1.Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznymi wewnętrzne dotyczące zasobów ludzkich kadry do realizacji zadań, częste absencje, choroby, wypalenie zawodowe, nierozwiązane nabory, brak odpowiednich specjalistów na rynku pracy, nepotyzm, rotacje pracowników, częste zmiany personalne na stanowiskach kluczowych. Pracownicy nie stosują sie do przepisów prawnych, nie wywiązują się z obowiązków służbowych, brak motywacji pracowników w do kreatywności i przejawiania inicjatywy, niewystarczające możliwości rozwoju zawodowego, opieszałość pracownika, nagromadzenie się czynności służbowych, brak wiedzy, niewłaściwe kwalifikacje pracownika, lekceważący stosunek do pracy. Niestosowanie się do przepisów i zadań BHP, nie korzystanie z środków ochrony indywidualnej, brak aktualizacji oceny ryzyka zawodowego pomimo zmian w procesie pracy może stać się przyczyną wypadków w pracy. Mobbing. Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla e zmianą zarządzeniem Nr oraz zmianą z dnia , Zarządzenie wprowadzające procedurę przeprowadzania ocen okresowych- zarządzenie Nr 2/2009 ze zmianą zarz Nr 76 z dnia Zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia Nr w sprawie wprowadzenia regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze w tym kierownicze urzędnicze w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. ustalone minimalne wymagania kwalifikacyjne zarządzenie Nr z dnia wprowadzający regulamin wynagradzania ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia oraz zarządzeniem Nr z dnia rozporządzenie RM z dnia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych ze zm. określające minimalne wymagania kwalifikacyjne ustawa z dnia o pracownikach samorządowych ze zm Zarządzenie Nr z dni Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników OPS ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia Upoważnienie Nr z dnia wydane dla Jolanty Gawron do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy, reprezentowania Ośrodka przed organami kontroli, jednostkami samorządu terytorialnego, administracji rządowej, wydawania zarządzeń, podpisywania i zatwierdzania dokumentów wynikających z bieżącego funkcjonowania Ośrodka, rozpatrywania skarg i wniosków, wydawania pełnomocnictw i upoważnień w przypadku nieobecności dyrektora w pracy. formularze opisu stanowisk pracy określające zastępstwa i wymagania kwalifikacyjne, na bieżąco przy każdej zmianie zakresu czynności 2. zatrudnianie ramach grup interwencyjnych 3. zawierania umów o zorganizowanie stażu 4.powierzanie innym pracownikom obowiązki kluczowych stanowisk w przypadku długotrwałych wakatów, 5. ustalanie z pracownikami przerw w pracy z powodu urlopów wypoczynkowych 6. kontrola prawidłowego wykorzystywania zwolnień lekarskich 7. zatrudnianie na zastępstwo 8. monitorowanie wykorzystania czasu pracy pracowników w sekcji usług opiekuńczych 9. sporządzanie i realizacja formularzy opisu stanowisk pracy i zakresów czynności odbywa się w terminie do na bieżąco, do dnia wejścia w życie zmianynie rzadziej niż 1 raz w roku formularze opisu sa analizowane pod kątem ich aktualności pomimo braku zmian organizacyjnych lub w przepisach prawa 2. 3.Monitorowanie stron PUP Sandomierz w zakresie możliwości korzystania z subsydiowanych form zatrudnienia, ew. pozyskiwania środków na szkolenia pracowników 4. Niezwłocznie zmiana organizacyjna przy długotrwałych zwolnieniach lekarskich 5. Ustalanie w terminie do kazdego roku dłuższych nieobecności w pracy spowodowanych urlopami 4

5 Zarządzenie Nr Dyrektora dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Sandomierzu. Zarządzenie Nr z dnia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych. Zarządzenie NR Dyrektora dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu 10. Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia r. w sprawie wprowadzenia regulaminu wynagradzania pracowników e zmianą zarządzeniem Nr z dnia Zarządzenie w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etycznego - zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia Nr ,. Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu gospodarowania ZFŚŚ.. Kodeks pracy wraz z aktami wykonawczymi Zarządzenie Nr ze zmianami - regulamin pracy Liczne zarządzenia w sprawie oceny ryzyka zawodowego, m. in : , , , , Zarządzenia w sprawie instrukcji stanowiskowych, m.in : , , planu szkoleń 10. kierowanie na szkolenia zewnętrzne 11. Wnioskowanie przez kierowników komórek o zatrudnienie dodatkowej kadry, ogłaszanie naborów 12. Szeroka promocja ogłoszeń o naborze specjalistów wypoczynkowy mi 6. W przypadkach częstych kilkudniowych zwolnień lekarskich 7, 11, 12. w trakcie roku kalendarzowego niezwłoczne, od dnia wystąpienia zdarzenia powiadomienie Dyrektora o brakach kadrowych lub możliwości ich wystąpienia ( kierownicy sekjci, kierownik sekcji organizacyjnej) 8. Analiza efektywności wykorzystania czasu pracy nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu 9. opracowanie planu szkoleń do dnia 30 stycznia danego roku na rok kalendarzowy 10. kierowanie na szkolenia zewnętrzne wg potrzeb - min 75 % załogi 5

6 4. Niedostoso wanie uregulowa ń wewnętrzn ych do obowiązują cych przepisów prawnych kierownicy komórek 1.Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznymi działalności operacyjnej regulacji wewnętrznyc h Niedostosowanie uregulowań do przepisów może być spowodowane brakiem wiedzy pracownika, brakiem dostępu do uregulowań prawnych, niechęć władz samorządowych do zmiany istniejących , , Zarządzenia maszyn i urządzeń, m. in Nr , NR 0152/70/2011 Nr , Nr NR ,Nr Nr , Nr Instrukcja w przypadku wypadku zarz Nr z dnia Pomiar hałasu a/2010 z dnia ze zm Praca dla 2 osób zarz Nr 0152/25/2009 z dnia ze zm. zarz z dnia Apteczka- zarz. Nr 31 z dnia Ekwiwalent za odzież Nr Napoje zarz Nr z dnia Okulary- zarządzenie nr z dnia i inne z zakresu BHP Statut Ośrodka Pomocy Społecznej będący załącznikiem NR 1 do Uchwały Nr XVII/170/2012 Rady Miasta Sandomierza z dnia 21 marca 2012 ze zmianą uchwałą NR XXVI/283/2013 z dnia oraz uchwałą Nr XXXVII/387/2014 Statut Środowiskowego Domu Samopomocy będący załącznikiem do uchwały Nr VII/69/2003 Rady Miasta Sandomierza z dnia w sprawie utworzenia Środowiskowego Domu Samopomocy, zmienionym uchwałą NR XXXI/292/2005 z dnia , NR XXXIX/384/2006 z dnia , uchwałą NR XXVI/240/2008 z dnia 1. aktualizacja procedur w przypadku zmiany przepisów 2. Prowadzenie centralnego rejestru uregulowań 1. odpowiedzialni kierownicy merytoryczni termin - nie dłużej niż w dniu zmiany przepisu mającego wpływ na zmianę przepisów W przypadku zmian uregulowań wymagających 6

7 struktur organizacyjnych. niedostosowania w gminie placówek wsparcia dziennego do wymogów ustawy oraz uchwałą NR XXXIV/303/2009 z dnia Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr oraz zmianą zarządzeniem Nr z dnia r. oraz zarządzeniem Nr z dnia Zarządzenie Nr Dyrektora dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Sandomierzu. Zarządzenie Nr z dnia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych. Zarządzenie NR Dyrektora dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia r. w sprawie wprowadzenia regulaminu wynagradzania pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia oraz zarządzeniem Nr 165 z 2014 r. z dnia Zarządzenie Nr Dyrektora dnia we sprawie wprowadzenia procedury komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia zgody i zatwierdzenia Burmistrza/ Rady/ Wojewody, kierownicy merytoryczni są zobowiązani do poinformowania o zmianach i konieczności zmiany uregulowań bezpośredniego przełożonego w terminie najpóźniej w dniu publikacji nowelizacji 2. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie centralnego rejestru 7

8 Zarządzenie NR z dnia w sprawie tworzenia zarządzeń i projektów innych aktów normatywnych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu 5. brak środków na realizację zadań główny księgowy ]kierownicy komórek wewnętrznyc h 1.Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznymi finansowe budżetow e niewłaściwe zaplanowanie b7udżetu, dokonywanie wydatków z naruszeniem zasad obowiązujących w ustawie o finansach publicznych - doprowadzenie do przedawnienia należności, wydatkowanie środków poza plan finansowy, niewłaściwa realizacja planu finansowego, ustalanie niewłaściwych kwot do ustalania stanu zobowiązań, błędne sporządzanie sprawozdań finansowych 5 4 Zarządzenie NR z dn w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości oraz planu kont dla OPS w Sandomierzu z późn. zm., zarządzenie nr z dn w sprawę wprowadzenia do polityki rachunkowości oraz planu kont dla OPS w zawiązku z realizacją projektu systemowego w ramach POKL pod nazwą Będę pracownikiem ze zm. zarządzenie nr z dnia w sprawie zatwierdzenia planu finansowego dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu na 2014 rok, z późn. zm. zarządzenie Nr z dnia wprowadzenie procedury realizacji polecenia zakupu- Zarządzenie nr z dnia w sprawie instrukcji obiegu, kontroli wewnętrznej i archiwizowania dokumentów finansowo- księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej Ustawa z dn r. o rachunkowości Ustawa z dn r. o finansach publicznych 1. Tworzenie Planu finansowego - ustalany corocznie 2. Każda zmiana w przyznanej dotacji skutkuje zmianą planu finansowego 3. zatwierdzane przez głównego księgowego wszelkich wydatkówplanów zakupu, skierowania na szkolenie przed ich zatwierdzeniem u Dyrektorabieżące sprawdzanie zaangażowania środków 4. wykonywanie miesięcznych i kwartalnych sprawozdań w ramach wydatkowania środków do 15 stycznia danego miesiąca niezwłocznie po otrzymaniu zmiany dotacji na bieżąco miesiąc/ kwartał 8

9 Powierzenie Pani Monice Włodarczyk obowiązków w zakresie rachunkowości finansowej zgodnie z art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia , Nr Powierzenie Monice Włodarczyk obowiązków wynikających z art. 4 ustawy o rachunkowości z dnia Nr Porównywanie danych z programu komputerowego z danymi w formie papierowej celem sporządzenia sprawozdań Każdorazowo przy sporządzaniu sprawozdań upoważnienie NR dla P. Moniki Włodarczyk do wykonywania określonych ustawą o finansach publicznych obowiązków w zakresie gospodarki finansowej ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji 6. zasada podwójnych oczu, podwójne podpisy na sprawozdaniach finansowych na bieżąco, przy kontroli dokumentów księgowych Rozporządzenie z dnia w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego 6. brak popytu na usługi kierownicy świetlic kierownik śdś osoba administrująca sekcją usług opiekuńczych 1 Profilaktyka dzieci i młodzieży 2. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznymi zewnętrzne związane z infrastrukturą Mało atrakcyjna oferta może powodować zmniejszenie zainteresowania, niską frekwencję Powstanie na rynku lokalnym placówek oferujących podobne usługi. Programy terapeutyczne mogą 4 3 Zarządzenie NR Dyrektora dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierz Zarządzenie Nr Dyrektora dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Sandomierzu. Zarządzenie Nr z dnia 1. Prowadzenie szerokiej działalności informacyjnej w placówkach, instytucjach oraz wśród mieszkańców 2. Monitorowanie lokalnego rynku 1. działalność informacyjna prowadzona będzie systematycznienie rzadziej niż 1 raz w roku pisma do instytucji lub poprzez kontakt osobisty 2.monitorowanie w sposób 9

10 niewłaściwy przepływ informacji komunikacja kierownicy komórek 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznym działalności operacyjnej - informacji być nieodpowiednio, nieadekwatnie do dysfunkcji dzieci i ich zainteresowań, mogą zawierać niewłaściwe metody i techniki pracy co spowoduje brak zainteresowania. Brak komunikacji w zakresie upoważnień, procedur pomiędzy sekcjami może spowodować podpisanie decyzji bez upoważnienia, Przepływ informacji w zakresie windykacji świadczeń pomiędzy sekcją finansową a sekcjami merytorycznymi może spowodować zaniechanie w prowadzonym postępowaniu egzekucyjnym, brak komunikacji pomiędzy komórkami na temat klientów może spowodować wypłacenie nienależnie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych. Zarządzenie NR Dyrektora dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu Roczny Plan Pracy Ośrodka ustalany corocznie 4 3 Zarządzenie Nr Dyrektora dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Zarządzenie Nr OPS Dyrektora dnia w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych. Zarządzenie Nr OPS Dyrektora dnia w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych. Upoważnienie - dla Jolanty Gawron powierzające jej funkcje administratora danych osobowych - zarządzenie Nr z dnia Upoważnienie wydane w drodze zarządzenia NR dla Rafała Krawca i Moniki Włodarczyk powierzające mu funkcję Administratora Systemów Informatycznych z dnia Upoważnienie z dnia do prowadzenia postępowania w sprawach zasiłku dla opiekuna usług opiekuńczych 3. Zmiana, w przypadku pojawienia się konkurencyjnej organizacji, planu pracy poprzez uatrakcyjnienie zajęć lub nowe techniki, metody pracy 1. Rozważenie zasadności i celowości powołania ABI 2. Zmiana procedur dotyczących informacji w oparciu o podjętą decyzję w zakresie ABI oraz zmian zakresów czynności 3. Ustalenie miejsca wykonywania pracy pracowników danej sekcji w jednym budynku 4. Spotkania z pracownikami 5. Przekazywanie upoważnień i wydanych zarządzeń w formie elektronicznej właściwym komórkom 6. Przekazywanie bieżący poprzez strony internetowe 3. Zmiana w ciągu 30 dni od stwierdzenia obniżenia frekwencji udziału na zajęciach 1. Dyrektor OPS w terminie do W terminie do Cały rok 4. Z pracownikami wszystkich pionów 1 raz w roku, spotkania tygodniowe w ramach sekcji 5, 6 Niezwłocznie, Najpóźniej w dniu wejścia w życie lub w dniu otrzymania 7. Cały rok, karta obiegowa stosowana w 10

11 pobranych świadczeń, nie objecie klienta możliwym wsparciem i kompleksową pomocą socjalną. Niewłaściwy przepływ informacji może spowodować naruszenie poufności informacji, podanie informacji o złej jakości. Brak komunikacji wewnętrznej pomiędzy pracownikami tej samej sekcji Upoważnienie z dnia do prowadzenia postępowania w sprawach z zakresu świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego Zarządzenie Nr z dnia w sprawie dostępu do informacji publicznej i Biuletynie Informacji Publicznej ze zmianą zarządzeniem nr z dnia Zarządzenie Nr Dyrektora dnia we sprawie wprowadzenia procedury komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia Upoważnienie Burmistrza do przeprowadzania wywiadów środowisko0wych u osób ubiegających się o dodatek mieszkaniowy Upoważnienie do prowadzenia spraw z zakresu dodatków mieszkaniowych przez sekcję organizacyjną informacji mających wpływ na działalność sekcji zwolnienia lekarskie, absencje, szkolenia itd 7. Wprowadzenie i stosowanie kart obiegu dotyczących klientów w zakresie świadczonej pomocy przez poszczególne sekcje sekjci świadczeń i sekcji dodatków mieszkaniowych Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Anety Stec i Magdaleny Szkiełka z dnia starszego referenta do przekazywania do biura informacji gospodarczej informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o których mowa w art 28 ustawy z dnia o pomocy osobom uprawnionym do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy, jeśli gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela oraz P. Anny Orchowskiej i Moniki Nowak w tym samym zakresie z dnia ( Orchowska Anna) i dnia Polityka Bezpieczeństwa Informacji zarządzenie Nr z dnia Uchwała Nr XXXV/368/2013 Rady Miasta Sandomierza w sprawie upoważnienia do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu 11

12 administracji publicznej z dnia dla Dyrektora OPS (( Dz. Urz. woj. świętokrzyskiego poz 4395) Uchwała Nr XXXVII/384/2014 Rady Miasta Sandomierza z dnia w sprawie upoważnienia Dyrektora OPS do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej o których mowa w art 60 pkt 7 ustawy o finansach publicznych ( Dz. Urz. woj. świętokrzyskiego poz 806) Upoważnienie Burmistrza wydane dla P. Anny Orchowskiej oraz Haliny Komendy z dnia do postępowania w sprawach zasiłku dla opiekuna a także do wydawania w tych sprawach decyzji Upoważnienie P. Haliny Komendy oraz Doroty Tarnawskiej do wydawania decyzji w sprawach związanych z przyznawaniem pomocy pieniężnej dla kombatantów i innych osób represjonowanych Uchwała Nr XXX/337/2013 Rady Miasta Sandomierza z dnia 3 lipca 2013 r. w sprawie upoważnienia Dyrektora OPS do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej o których mowa w art 5 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi ( Dz. Urz. woj. świętokrzyskiego poz 289) 7a Niewłaśc iwa organiza cja kierownik świetlicy, kierownik ŚDS, kierownik sekjci organizacyjnej, 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków działalności operacyjnej organizacji i podejmowani a decyzji Brak ustalonego porządku pracy, uregulowania wewnętrzne są niejednoznaczne, Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia do ustanawiania rodziny wspierającej lub zawierania i rozwiązywania umów z rodzinami wspierającymi w zakresie zwrotu kosztów związanych z udzieleniem pomocy oraz do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu wspierania rodziny oraz wydawania decyzji w tych sprawach 4 3 Zarządzenie Nr Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr oraz zmianą zarządzeniem Nr z dnia 1. uaktualnianie Statutu i schematu organizacyjnego, tj 1. analiza aktualności regulaminów nie rzadziej niz co 6 miesięcy 2.zmiana przepisów w 12

13 pracy 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznym uregulowania nie zostały podane do wiadomości nieuporządkowana podległość służbowa, brak zakresów czyn ości,, brak jasnych zasad zatrudniania Niewłaściwie rozplanowana praca, niewykorzystanie czasu pracy, obciążenie pracowników nadmiarem obowiązków r. oraz zarządzeniem Nr z dnia Zarządzenie Nr Dyrektora dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Sandomierzu. Zarządzenie Nr z dnia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych. Zarządzenie NR Dyrektora dnia w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu Ustawa z dnia o samorządzie gminym Ustawa z dnia o pracownikach samorządowych Kodeks pracy Statut Ośrodka Pomocy Społecznej będący załącznikiem NR 1 do Uchwały Nr XVII/170/2012 Rady Miasta Sandomierza z dnia 21 marca 2012 ze zmianą uchwałą NR XXVI/283/2013 z dnia oraz uchwałą Nr XXXVII/387/2014 Statut Środowiskowego Domu Samopomocy będący załącznikiem do uchwały Nr VII/69/2003 Rady Miasta Sandomierza z dnia w sprawie utworzenia Środowiskowego Domu Samopomocy, zmienionym uchwałą NR XXXI/292/2005 z dnia , NR XXXIX/384/2006 z dnia , uchwałą NR XXVI/240/2008 z dnia oraz uchwałą NR XXXIV/303/2009 z dnia pracownik merytorycznykierownik świetlicy, kierownik ŚDS, kierownik sekcji organizacyjnej monitoruje przepisy prawne i skłąda propozycje zmiany przepisów regulujących organizację pracy do Dyrektora OPS który podejmuje w tym zakresie decyzję ostateczną 2. Zakresy czynności oraz karty opisu stanowiska pracy są aktualizowane w terminie wejścia w życie nowego zadania lub zmiany w sposobie realizacji terminie najpóźniej dniu powierzenia zadania realizacji w do Zarządzenie Nr Dyrektora 13

14 Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia w sprawie wprowadzenia Regulaminu Pracy e zmianą zarządzeniem Nr z dnia oraz zarządzeniem Nr z dnia Uchwała Nr XXXV/368/2013 Rady Miasta Sandomierza w sprawie upoważnienia do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej z dnia dla Dyrektora OPS (( Dz. Urz. woj. świętokrzyskiego poz 4395) Uchwała Nr XXXVII/384/2014 Rady Miasta Sandomierza z dnia w sprawie upoważnienia Dyrektora OPS do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej o których mowa w art 60 pkt 7 ustawy o finansach publicznych ( Dz. Urz. woj. świętokrzyskiego poz 806) Upoważnienie z dnia do prowadzenia postępowania w sprawach zasiłku dla opiekuna Upoważnienie z dnia do prowadzenia postępowania w sprawach z zakresu świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego Upoważnienie Burmistrza wydane dla P. Anny Orchowskiej oraz Haliny Komendy z dnia do postępowania w sprawach zasiłku dla opiekuna a także do wydawania w tych sprawach decyzji Upoważnienie P. Haliny Komendy oraz Doroty Tarnawskiej do wydawania decyzji w sprawach związanych z przyznawaniem pomocy pieniężnej dla kombatantów i innych osób represjonowanych Uchwała Nr XXX/337/2013 Rady Miasta Sandomierza z dnia 3 lipca 2013 r. w sprawie upoważnienia Dyrektora OPS do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej o których mowa w art 5 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi ( Dz. Urz. woj. 14

15 świętokrzyskiego poz 289) Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia do ustanawiania rodziny wspierającej lub zawierania i rozwiązywania umów z rodzinami wspierającymi w zakresie zwrotu kosztów związanych z udzieleniem pomocy oraz do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu wspierania rodziny oraz wydawania decyzji w tych sprawach Upoważnienie Burmistrza do przeprowadzania wywiadów środowisko0wych u osób ubiegających się o dodatek mieszkaniowy Upoważnienie do prowadzenia spraw z zakresu dodatków mieszkaniowych Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Anety Stec i Magdaleny Szkiełka z dnia starszego referenta do przekazywania do biura informacji gospodarczej informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o których mowa w art 28 ustawy z dnia o pomocy osobom uprawnionym do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy, jeśli gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela oraz P. Anny Orchowskiej i Moniki Nowak w tym samym zakresie z dnia ( Orchowska Anna) i dnia

16 Nr ryzyka w rankingu właściciel ryzyka cel kategoria ryzyka opis ryzyka ocena ryzyka Funkcjonujące mechanizmy kontrolne wymagane działaniareakcja na termin wykonania. s p 8. niestabilno ść systemów informatyc znych 9. Ryzyko naruszenia zasad i trybu zamówień publicznyc h ASI pracownik odpowiedzialn y za zamówienia publiczne kierownicy komórek 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznym działalności operacyjnej systemów informatycz nych finansowe związanie z zamówienia mi publicznymi Programy nie będą unowocześniane, nie będą zawierały zapory przed atakiem z sieci publicznej, niewłaściwe są ustawione połączenia sieciowe, brak zabezpieczeń poczty elektronicznej, pobieranie plików z sieci, instalowanie nieautoryzowanych programów, nieuprawniona modyfikacja, niedopasowanie systemów do bazy sprzętowej, wykorzystywanie nielegalnego programowania. błąd w podejmowaniu decyzji lub udzielaniu zamówień publi9cznych z uwagi na nieznajomość przepisów, brak oszacowania wartości zamówienia publicznego, dokonywanie zamówień w trybie bez przetargowym na zakupy lub usługi przekraczające wartość 30 tys euro 3 3 Upoważnienie - dla Jolanty Gawron powierzające jej funkcje administratora danych osobowych - zarządzenie Nr z dnia Upoważnienie wydane w drodze zarządzenia NR dla Rafała Krawca i Moniki Włodarczyk powierzające mu funkcję Administratora Systemów Informatycznych z dnia Zarządzenie Nr Dyrektora dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Zarządzenie Nr OPS Dyrektora dnia w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych 4 2 Zarządzenie Nr z dnia wprowadzenie procedury realizacji polecenia zakupu Zarządzenie nr z dn Wprowadzenie regulaminu wydatkowania środków publicznych przez Ośrodek Zarządzenie nr z dnia w sprawie instrukcji obiegu, kontroli wewnętrznej i archiwizowania dokumentów finansowo- księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej Ustawa z dn r. o rachunkowości Ustawa z dn r. o finansach publicznych Przegląd systemów informatycznych nie rzadziej niż 1 raz w roku zatrudnianie koordynatora ds komputeryzacji pomocy społecznej Sprawozdawczość z zakresu zamówień publicznych Powierzenie zadań z zakresu zamówień publicznych pracownikowi Małgorzacie kopeć w przypadku zmiany przepisów prawa szkolenie zewnętrzne Prowadzenie rejestru zamówień publicznych CAŁY ROK roczna cały rok niezwłocznie od wystąpienia zmian cały rok Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Opiniowanie przez radcę prawnego umów na temat każdorazowo przy zawieraniu 16

17 usługi / zakupu umów wnioskowanie przez kierowników potrzeby dokonania zakupu z podaniem wartości szacunkowych każdorazowo 10. Przerwy w dostawie energii, przerwy techniczne 11 Brak ubezpiecze nia mienia koordynator ds komputeryzacj i pomocy społecznej główny księgowy 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i środków 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych intelektualnie lub z zaburzeniami psychicznym zewnętrzne związane z infrastruktur ą finansowe polegające ubezpiecze niu Postępowanie administracyjne dążące do wyjaśnienia okoliczności sprawy jest skomputeryzowane, przerwy w dostawie energii mogą spowodować zakłócenia działalności lub uchybienie terminu. W przypadku wystąpienia przerw technicznych na okres dłuższy niż 1 dzień mogą one spowodować naruszenie dyscypliny finansów publicznych z uwagi iz termin sprawozdań zostanie przekroczony, nie zostanie sporządzone sprawozdanie. Sprawozdania są przekazywane drogę elektroniczną a dane do nich także są usytuowane w programach komputerowych zaniechanie ubezpieczenia niektórych elementów mienia z uwagi na niedotrzymanie terminu, zawarcie niekorzystnej umowy z ubezpieczycielem, błędne oszacowanie wartości mienia co skutkuje zaniżeniem wartości w przypadku pojawienia się żadania o wypłatę odszkodowania 2 3 Rozmieszczenie budynków w różnych rejonach miasta co powoduje iż przerwa w dostawie energii w jednym rejonie nie spowoduje blokady dostępu do łączności Budynki Ośrodka korzystają z różnych dostawców Internetu 2 2 zarządzenie Nr z dnia Wprowadzenie instrukcji inwentaryzacyjnej Zarządzenie Nr 0152/53/2011 z dnia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z służbowego samochodu w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Powierzenie odpowiedzialności majątkowej za mienie P. Orchowskiej Bachowskiej Krasoń TOLERO0WANIE Wprowadzenie zarządzeniem dyrektora zasad nadzoru nad umowami Monitoring wizyjny Ubezpieczenie mienia trwałego i budynków oraz samochodu do cały rok w terminach zakończenia poprzedniej umowy ubezpieczenio 17

18 Pońskiej Klimkiewicz wej Zarządzenie Nr z dnia w sprawie zasad zabezpieczenia budynku, zasad postępowania z kluczami oraz dostępu do pomieszczeń biurowych ze zmianą zarządzeniem Nr oraz zarządzeniem nr z dnia oraz zarządzneiem Nr z dnia oraz zarządzeniem Nr z dnia Kradzież i oszustwa osoby odpowiedzialn e za mienie finansowe - kradzieże i oszustwa Z uwagi na niewłaściwe zabezpieczenia może nastąpić kradzież danych zarówno w systemach informatycznych jak również na wskutek oszustwa, włamania, utrata składników majątkowych w wyniku przestępstwa, zawarcie niekorzystnej umowy. Fałszowanie dokumentów, podawanie nieprawdziwych danych przez klientów, składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą Zarządzenie Nr 0152/42/2011 Dyrektora dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z telefonów stacjonarnych i komórkowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. 2 2 Powierzenie odpowiedzialności za mienie ŚDS Pani Agnieszce Kobiałce z dnia Powierzenie z dniem P. Orchowskiej Anny odpowiedzialności za środki trwałe znajdujące się w budynku przy ul. Żydowskiej 6c Upoważnienie dla P. Lucyny Bachowskiej powierzające jej odpowiedzialność za mienieśrodki trwałe oraz inne składniki majątkowe od dnia Powierzenie majątku świetlicy Bajka P. Agnieszce Pońskiej z dnia Powierzenie majątku świetlicy Przystań P. Krasoń Agnieszcze Zarządzenie Nr OPS Dyrektora dnia w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia Zarządzenie Nr Dyrektora dnia w sprawie wprowadzenia Utrzymanie monitoringu wizyjnego szeroko zakrojona działalność informacyjna o odpowiedzialnoś ci karnej za składanie fałszywych oświadczeń do każdego wywiadu środowiskowego upoważnienie jednej osoby do odpowiedzialnoś ci majątkowej i środki trwałe szkolenie przed cały rok kierownik sekcji świadczeń pracownicy socjalni cały rok każdorazowo przed 18

19 instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Zarządzenie Nr OPS Dyrektora dnia w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych. Zarządzenie Nr z dnia w sprawie zasad zabezpieczenia budynku, zasad postępowania z kluczami oraz dostępu do pomieszczeń biurowych ze zmianą zarządzeniem Nr oraz zarządzeniem nr z dnia oraz zarządzneiem Nr z dnia oraz zarządzeniem Nr z dnia Zarządzenie Nr 0152/82/2011 z dnia w sprawie wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego jednolitego wykazu akt oraz prowadzenia i organizacji składnicy akt ze zmianą zarządzeniem Nr z dnia oraz zarządzeniem nr z dnia zarządzenie nr z dn wprowadzenie instrukcji inwentaryzacyjnej Zarządzenie NR z dn w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości oraz planu kont dla OPS w Sandomierzu z późn. zm., zarządzenie nr z dn w sprawę wprowadzenia do polityki rachunkowości oraz planu kont dla OPS w zawiązku z realizacją projektu systemowego w ramach POKL pod nazwą Będę pracownikiem ze zm. zarządzenie nr z dnia w sprawie zatwierdzenia planu finansowego dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu na 2014 rok, z późn. zm. zarządzenie nr z dn prowadzenie inwentaryzacji w Ośrodku na rok 2014 inwentaryzacją członków komisji tworzenie i realizacja planu inwentaryzacji na rok 2015 inwentaryzacją styczeń

20 zarządzenie Nr z dnia wprowadzenie procedury realizacji polecenia zakupu- zarządzenie nr z dn Wprowadzenie regulaminu wydatkowania środków publicznych przez Ośrodek Zarządzenie nr z dnia w sprawie instrukcji obiegu, kontroli wewnętrznej i archiwizowania dokumentów finansowo- księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej Ustawa z dn r. o rachunkowości Ustawa z dn r. o finansach publicznych Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Powierzenie Pani Monice Włodarczyk obowiązków w zakresie rachunkowości finansowej zgodnie z art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia , Nr Powierzenie Monice Włodarczyk obowiązków wynikających z art. 4 ustawy o rachunkowości z dnia Nr SPORZĄDZIŁ : upoważnienie NR dla P. Moniki Włodarczyk do wykonywania określonych ustawą o finansach publicznych obowiązków w zakresie gospodarki finansowej J Gawron 20

21 Załącznik Nr 2 do zarządzenia z dnia... NR... Matryca skutek katastrofalny Niedostosowanie uregulowań obowiązujących przepisów prawa 5. Brak środków na realizację zadań częsta zmiana przepisów 2.Ryzyko związane z klientem 3. Ryzyko kadrowe poważny średni mały nieznaczny Ryzyko naruszenia zasad i trybu zamówień publicznych Brak popytu na usługi 7. Niewłaściwy przepływ informacji. Komunikacja wewnętrzna 7a Niewłaściwa organizacja pracy Niestabilność systemó informatycznych Brak ubezpieczenia mienia 12. Kradzień Oszustwa Przerwy w dostawie energii, przerwy techniczne rzadkie mało prawdopodobne średnie prawdopodobne pewne prawdopodobieństwo LEGENDA: niewielkie- AKCEPTOWAL średnie wysokie 21