GOSPODARKA MAGAZYNOWA

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do procedury QP/4.2.3/NJ INSTRUKCJA Nr IO.NP 53-5 Wyd. 03 Egz. Nr 1/30 (Nr str./na str.) (data wydania) INSTRUKCJA Nr IO.NH 53-5 GOSPODARKA MAGAZYNOWA Stanowisko Imię i nazwisko Data Podpis Opracował Kierownik Magazynu Ireneusz FIEDUCIK Sprawdził Dyrektor Handlowy Jacek KRÓL Zatwierdził Dyrektor Naczelny Leszek WALCZAK

2 Zał. Nr 4 do Instrukcji IO NO 07-7 L.p. Nr Karty Zmian / Nazwa dokumentacji/ IO.NP 53-5 / Nr dokumentu/ ARKUSZ REJESTRACJI KART ZMIAN Nr Str. Data wprowadzenia Obowiązuje od dnia Nazwisko wprowadzającego Nr Str. 2 Na Str. 30 Podpis lub pieczątka

3 3/30 SPIS TREŚCI Poz. Tytuł Nr Str. 1. Cel instrukcji Przedmiot instrukcji Zakres stosowania Odpowiedzialność Definicje Opis postępowania Organizacja pracy Magazynu Przyjęcie Magazynu Branżowego Czas pracy Magazynu Otwieranie magazynów Przypadki szczególne otwierania magazynów podczas nieobecności osób odpowiedzialnych materialnie za magazyn Przyjęcie dostaw Wyrobów i Materiałów do Magazynu Przyjęć i Dostaw Odbiór formalny dostaw Wyrobów i Materiałów Odbiór ilościowy dostaw Wyrobów i Materiałów Odbiór jakościowy dostaw Wyrobów i Materiałów Wyroby i materiały w depozycie Niezgodności w odbiorze ilościowym Reklamacje Przyjęcie Wyrobów i Materiałów do Magazynu Branżowego Przesunięcie międzymagazynowe Zwrot z Wydziału Przyjęcie odpadów i złomu Przyjęcie Wyrobów Produkcji Własnej Nadzór nad wyrobami i materiałami przechowywanymi w Magazynie Wydawanie Wyrobów i Materiałów z Magazynu Kontrola przyjmowania i wydawania Wyrobów i Materiałów o szczególnych właściwościach Wydawanie i rozliczenie kompletów remontowych Ewidencja Wyrobów i Materiałów w Magazynie Przechowywanie, identyfikacja Wyrobów/Materiałów i konserwacja Wyrobów Kasowanie części, zespołów, agregatów Zabezpieczenie magazynów Wyposażenie magazynów

4 4/30 7. Obowiązki pracowników Magazynu Obowiązki Kierownika Magazynu (HM) Obowiązki Magazyniera Odpowiedzialność materialna Magazyniera i pracowników magazynu Dokumenty związane Załączniki Rozdzielnik

5 5/30 1. Cel instrukcji. Celem instrukcji jest zapewnienie prawidłowego przyjmowania, przechowywania, wydawania i ewidencjonowania przepływu Wyrobów i Materiałów w przedsiębiorstwie. 2. Przedmiot instrukcji. Instrukcja określa zasady prowadzenia prawidłowej gospodarki magazynowej w zakresie przyjmowania, zapobiegania przyjęciu części nieoryginalnych lub nieznanego pochodzenia, ewidencjonowania, przechowywania, okresowej konserwacji, wydawania oraz zabezpieczenia Wyrobów i Materiałów zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3. Zakres stosowania. Instrukcja ma zastosowanie do wszystkich magazynów zakładu w zakresie: przyjmowania, ewidencji i wydawania Wyrobów i Materiałów do/z Magazynu, zapobiegania przyjęciu Wyrobów nieoryginalnych lub wątpliwego pochodzenia, wystawiania i potwierdzania dowodów obrotu Wyrobami i Materiałami, reklamacji materiałów podczas ich przyjęcia, otwierania magazynów w przypadkach szczególnych, przyjmowania obowiązków Magazyniera lub przekazywania obowiązków na czas określony innemu Magazynierowi, ewidencji, obrotu i wystawiania 4. Odpowiedzialność Magazynier magazynu branżowego wraz z wszystkimi współpracownikami jest odpowiedzialny za prawidłowe przyjmowanie, przechowywanie, konserwację, wydawanie oryginalnych Wyrobów/Materiałów, prowadzenie ewidencji magazynowej oraz ponosi odpowiedzialność materialną Kierownik Magazynu jest odpowiedzialny za nadzór nad Magazynierami i pracownikami magazynów branżowych Dyrektor Handlowy oraz Kierownik Magazynów odpowiadają za przestrzeganie niniejszej Instrukcji. 5. Definicje. Gospodarka Magazynowa - wszystkie funkcje związane z przyjmowaniem, przechowywaniem, konserwowaniem, wydawaniem i ewidencjonowaniem materiałów w okresie od ich przyjęcia do magazynu do czasu wydania z magazynu wg przeznaczenia. Wyroby i Materiały - silniki, ich podzespoły, agregaty silników, części zamienne, wyroby techniczne ogólnego przeznaczenia, półfabrykaty, wyroby produkcji handlowej, opakowania, materiały

6 6/30 zużywalne do produkcji (do remontów i napraw silników), materiały zużywalne do utrzymania ruchu, inne wyroby i materiały które wymagają przechowywania w magazynie przedsiębiorstwa. Magazyn - zespół pomieszczeń służących do składowania określonych wyrobów lub materiałów. Skład materiałowy - odrębne pomieszczenie lub teren przeznaczony do przechowywania określonych wyrobów lub materiałów przynależny do magazynu branżowego. Odbiór formalny - sprawdzenie zgodności dostawy Wyrobów i Materiałów z zamówieniem na podstawie dokumentów dostawy. Odbiór ilościowy - sprawdzenie ilości rzeczywistej Wyrobów i Materiałów w stosunku do ilości deklarowanej zawartej w dowodach dostawy i zgodności z ilością wskazaną w zamówieniu. Odbiór jakościowy sprawdzenie stanu jakościowego Wyrobów i Materiałów na podstawie dokumentów dostarczonych z towarem i porównanie z wymaganiami jakościowymi określonymi w zamówieniu oraz na podstawie inspekcji wizualnej lub kontroli stanu opakowania w przypadku materiałów dostarczanych w opakowaniach. Produkcja Własna - proces produkcji wyrobu lub materiału na podstawie zlecenia wewnętrznego Działu TP przez wydział zakładu lub zewnętrznego podwykonawcę w części lub w całości realizowanego procesu, w tym także usługa remontu lub naprawy wyrobu realizowana przez wydział zakładu lub zewnętrznego podwykonawcę w części lub w całości na zlecenie wewnętrzne Działu TP. 6. Opis postępowania Organizacja pracy Magazynu Gospodarką magazynową kieruje Kierownik Magazynu, któremu podlegają Magazynierzy magazynów branżowych W skład Magazynu wchodzą magazyny branżowe: a) HM-1 Magazyn Części Silnikowych b) HM-2 Magazyn Wyrobów i Materiałów Pomocniczych c) HM-3 Magazyn Osprzętu d) HM-4 Magazyn Przyjęć i Dostaw Wykaz Magazynów oraz indeksy ich podmagazynów zawiera Załącznik Nr 1 do Instrukcji Przyjęcie Magazynu Branżowego Przyjęcie Magazynu Branżowego następuje na podstawie komisyjnego protokołu zdawczoodbiorczego Skład komisji i termin przekazania jest ustalany na podstawie zarządzenia wewnętrznego Dyrektora Naczelnego Protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać co najmniej:

7 a) imię i nazwisko osoby przekazującej i przyjmującej; 7/30 b) spis z natury wszystkich wyrobów/materiałów znajdujących się w magazynie na dzień przyjęcia oraz spis (wydruk) z ewidencji materiałowej danego magazynu branżowego; c) spis z natury wszystkich urządzeń magazynowych, oraz spis z ewidencji urządzeń magazynu branżowego z sekcji inwentaryzacji; d) wykaz obowiązujących instrukcji i przepisów dotyczących gospodarki magazynowej Protokół zdawczo-odbiorczy sporządza się w 3-ch egzemplarzach, z których każdy wraz z załącznikami podpisuje osoba przekazująca i przyjmująca; Spis z natury wykonuje komisja inwentaryzacyjna, w obecności zdającego i przyjmującego magazyn branżowy Niezależnie od protokołu, pracownik przyjmujący magazyn powinien potwierdzić stan ewidencyjny wg spisu z natury przez złożenie podpisu i daty oraz podpisanie oświadczenia o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie W okresie nieobecności Magazyniera magazyn prowadzi jeden z pracowników magazynu wyznaczony przez Magazyniera lub Kierownika Magazynu Czas pracy Magazynu Wszystkie magazyny pracują w godzinach od Wydawanie materiałów odbywa się w godz Pozostały czas w godzinach jest przeznaczony na pracę własną magazynów: uzupełnianie kartotek, rozliczanie dokumentów materiałowych Na dowody Rw wystawione przez Wydział Utrzymania Ruchu opatrzone stemplem awaria magazyn wydaje materiały w pierwszej kolejności Po zakończeniu pracy Magazynier magazynu branżowego obowiązany jest w obecności pracownika obsługującego dane pomieszczenie magazynowe, wejść do wszystkich pomieszczeń w celu sprawdzenia stanu zabezpieczenia magazynu, a w szczególności sprawdzić czy: a) wszystkie otwory prowadzące do magazynu są należycie zamknięte, b) zbędne oświetlenie i ogrzewanie jest wyłączone a zawory zakręcone, c) główne przejścia w magazynie nie są zastawione, d) nie zachodzą inne okoliczności i zagrożenia pod względem bezpieczeństwa ppoż., zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych i kradzieżą, zalania wodą lub inne mogące mieć wpływ na spowodowanie szkody w przechowywanych wyrobach i materiałach. Po zakończeniu kontroli i usunięciu ewentualnych niedociągnięć następuje zamknięcie magazynu od zewnątrz i jego oplombowanie przez pracownika magazynu branżowego odpowiedzialnego za pomieszczenie/budynek.

8 6.4. Otwieranie magazynów. Załącznik Nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ 8/ Otwarcia magazynu lub składu dokonuje Magazynier magazynu branżowego lub upoważniony pracownik. Otwarcie magazynu powinno być dokonywane w obecności drugiej osoby Przed otwarciem magazynu należy sprawdzić, czy plomby nie zostały naruszone lub zniszczone oraz czy nie ma innych oznak nasuwających podejrzenie, że nastąpiło nieuprawnione otwarcie magazynu lub próba jego otwarcia Jeżeli stwierdzono oznaki nasuwające podejrzenie, że nastąpiło nieuprawnione otwarcie magazynu, lub dokonano nieuprawnionego dostępu do magazynu w jakikolwiek inny sposób, należy wstrzymać się z otwarciem lub wejściem do magazynu i powiadomić niezwłocznie Dowódcę Zmiany ochrony obiektów, Kierownika Magazynu oraz Pełnomocnika d.s. Ochrony Informacji Niejawnych. Dalszy tok postępowania ustala Pełnomocnik Ochrony z Kierownikiem Magazynu Przypadki szczególne otwierania magazynów podczas nieobecności osób odpowiedzialnych materialnie za magazyn W szczególnych okolicznościach podyktowanych pilnymi potrzebami produkcji lub ze względów bezpieczeństwa, może nastąpić otwarcie magazynu bez udziału osób upoważnionych, na pisemne polecenie Dyrektora Handlowego lub Dyrektora Produkcji. W takim przypadku otwarcia magazynu należy dokonać w obecności: a) Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych (POIN / NO), b) Dowódcy Zmiany Ochrony, c) Pracownika, który został upoważniony do pobrania potrzebnych wyrobów lub materiałów, d) Innego pracownika Magazynu nie będącego bezpośrednio odpowiedzialnym za otwierany magazyn branżowy, o ile możliwe, Klucze do magazynu portier wydaje Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych lub osobie przez niego wyznaczonej Po dokonaniu czynności otwarcia magazynu oraz ewentualnego pobrania Wyrobów i Materiałów, ww. komisja sporządza protokół, w którym podaje godzinę otwarcia i zamknięcia magazynu, ilość i rodzaj pobranego materiału oraz skład komisji dokonującej otwarcia magazynu Protokół Pełnomocnik POIN przekazuje Magazynierowi magazynu branżowego, który był otwierany komisyjnie Przyjęcie dostaw Wyrobów i Materiałów do Magazynu Przyjęć i Dostaw Przyjęcie do magazynu może dotyczyć Wyrobów i Materiałów:

9 9/30 a) zakupionych m.in. do produkcji, utrzymania ruchu, do programów inwestycyjnych, itp., b) otrzymanych w ramach przesunięć międzymagazynowych, c) przekazywanych przez Klienta do wykonania usługi, d) wstrzymanych czasowo ze względu na uchybienia jakościowe lub ilościowe dostawy, e) pochodzących z produkcji własnej, f) zwróconych do magazynu w toku produkcji tj. takich które uprzednio były wydane z magazynu do produkcji, a nie zostały zużyte Odbioru formalnego dokonuje Kierownik Magazynu lub Magazynier Magazynu Przyjęć i Dostaw (HM-4) w obecności osoby dostarczającej towar do magazynu co do zasady i kiedy możliwe (np. kurier, przedstawiciel klienta, pracownik zakładu) Odbioru ilościowego dokonuje Magazynier magazynu branżowego w Magazynie Przyjęć bezpośrednio po dostawie Odbioru jakościowego dokonuje delegowany pracownik Działu Kontroli Jakości w Magazynie Przyjęć bezpośrednio po dostawie Wszystkie dostawy towarów podlegają ewidencji i wystawieniu dokumentów przychodu po zakończeniu odbioru ilościowego i jakościowego. Dokument przychodu Pz wystawia Magazyn Przyjęć i Dostaw (HM-4) Odbiór formalny dostaw Wyrobów i Materiałów Za organizację i przeprowadzenie odbioru formalnego dostawy odpowiedzialny jest Kierownik Magazynu lub Magazynier magazynu HM-4 podczas nieobecności Kierownika Wszystkie dostawy towarów, zewnętrzne i wewnętrzne, niezależnie od środka transportu i sposobu dostarczenia, kierowane są do Magazynu Przyjęć i Dostaw (HM-4) celem dokonania odbioru formalnego Odbiór formalny polega na sprawdzeniu dostawy pod względem zgodności z zamówieniem i/lub dokumentami dostawy, a w szczególności sprawdzeniu: a) nazwy i adresu dostawcy oraz adresata dostawy, b) ilości i rodzaju wymaganych dokumentów z dostawą i poprawności oraz kompletności ich wypełnienia, c) stanu zewnętrznego opakowań transportowych, d) stanu ilościowego dostawy, faktycznego i wg zamówienia oraz wg listu przewozowego lub specyfikacji dostawy, e) wymaganego terminu zakończenia odbioru ilościowego i jakościowego W przypadku jakichkolwiek wątpliwości na podstawie braków lub uchybień w dokumentach dostawy, nietypowego, wątpliwego lub naruszonego opakowania, śladów mogących świadczyć o nieautentyczności dokumentów dostawy, itp., pracownik który stwierdził uchybienia lub powziął wątpliwość odnośnie nieoryginalnego pochodzenia dostawy, niezwłocznie powiadamia Kierownika Magazynu (HM) i Działu Handlowego (HH).

10 10/ Termin zakończenia odbioru ilościowego i jakościowego należy określić na podstawie maksymalnej ilości dni określonej w umowie z dostawcą lub zamówieniu, na potwierdzenie przyjęcie dostawy pomniejszonej o 1-2 dni celem zapewnienia możliwości złożenia formalnej reklamacji do dostawcy w zakresie niezgodności ilościowych lub jakościowych Dokumentami dostawy podlegającymi sprawdzeniu mogą być metryki, certyfikaty, karty gwarancyjne, protokoły z badań, przywieszki, deklaracje dostawy i/lub producenta, lub inne dokumenty. Rodzaj dokumentów dostarczanych z wyrobami i materiałami powinien być określony w zamówieniu Odbioru formalnego zawsze, kiedy jest to możliwe, należy dokonać w obecności osoby dostarczającej towar do magazynu (np. kurier, przedstawiciel klienta, pracownik zakładu) W przypadku dostaw zgłoszonych z wyprzedzeniem, odbiór formalny należy łączyć z odbiorem ilościowym, poprzez zapewnienie uczestnictwa w odbiorze formalnym Magazyniera lub wyznaczonego pracownika Magazynu Branżowego Wszystkie przyjmowane Wyroby/Materiały podlegają ewidencji w książce przyjęć do Magazynu HM-4. Ewidencja główna jest prowadzona w systemie informatycznym INFOBEST Odbiór formalny, ilościowy i jakościowy trucizn oraz materiałów chemicznych wykonywany jest w magazynie branżowym przy udziale osób odpowiedzialnych za odbiór formalny i jakościowy. Podczas przyjęcia i obchodzenia się z truciznami i materiałami chemicznymi należy przestrzegać zasad bezpieczeństwa i ostrożności określonych w innych instrukcjach mających zastosowywanie a także w kartach bezpieczeństwa (MSDS) tych produktów Wyroby i materiały będące przedmiotem odbioru formalnego mają w tym czasie status nieokreślony, mogą znajdować się wyłącznie w Magazynie Przyjęć i Dostaw (HM-4) pod bezpośrednim nadzorem Kierownika Magazynu. W żadnym przypadku nie mogą być wydawane do produkcji bądź innych zastosowań, nawet jeżeli będą za tym przemawiały pilne potrzeby W przypadku stwierdzenia podczas oględzin zewnętrznych uszkodzeń opakowania lub samego przedmiotu dostawy, wskazującego na ewentualność braków ilościowych, zniszczenia, uszkodzenia, lub wątpliwości odnośnie oryginalnego pochodzenia przedmiotu dostawy, Kierownik Magazynu powołuje komisję, która dokonuje odbioru przesyłki i sporządza notatkę, która stanowi podstawę do sporządzenia ewentualnej reklamacji Odbiór ilościowy dostaw Wyrobów i Materiałów Odbioru ilościowego dokonuje Magazynier lub pracownik magazynu branżowego w, zależności od rodzaju asortymentu wyrobu lub materiału, poprzez : a) przeliczenie, zważenie, wykonanie pomiaru przedmiotu dostawy, b) porównanie wyników (ilości) z załączonym dowodem dostawy (np. zamówienie, list przewozowy, specyfikacja dostawy, faktura),

11 c) sprawdzenie dostawy pod względem rodzaju, ilości, stanu, cech i znaków, 11/30 d) porównanie otrzymanej dostawy pod względem zgodności z dostarczoną specyfikacją tej dostawy, np. rodzaj i ilość opakowań (np. skrzynie, beczki, puszki itp.) oraz ich stanu technicznego Co do zasady miejscem wykonania odbioru ilościowego i jakościowego dostawy jest Magazyn Przyjęć i Dostaw (HM-4). W przypadkach uzasadnionych powodowanych np. gabarytami wyrobów, czy rodzajem przyjmowanych materiałów, miejscem wykonania odbioru ilościowego i jakościowego może być magazyn branżowy, w którym wyrób lub materiał będzie docelowo przechowywany W przypadku odbioru ilościowego i/lub jakościowego poza Magazynem Przyjęć i Dostaw (HM-4), w odbiorze ma obowiązek uczestniczyć Kierownik Magazynu, lub Magazynier HM Kierownik Magazynu jest odpowiedzialny za organizację i nadzór odbioru formalnego, ilościowego i jakościowego niezależnie od miejsca jego wykonywania Magazyn Przyjęć i Dostaw wystawia dowody Pz na dostarczone wyroby i materiały po stwierdzeniu zgodności dostawy z zamówieniem na podstawie dokumentów dostawy (np. specyfikacja dostawy, wymagane świadectwa lub certyfikaty, metryki, itp. oraz faktury), dokonaniu odbioru formalnego, ilościowego i jakościowego Wystawiony dokument/dowód przyjęcia Pz wyrobu lub materiału powinien zawierać co najmniej: a) numer magazynu/podmagazynu, do którego dany wyrób lub materiał jest przekazywany do przechowywania, b) nazwę, ilość i cenę jednostkową, c) nr indeksu materiałowego, d) nr zamówienia i/lub umowy, e) nazwę dostawcy, f) nr faktury Po zakończeniu odbioru ilościowego i jakościowego, Magazynier Magazynu HM-4 obowiązany jest przekazać podpisane egzemplarze dowodu Pz wg rozdzielnika Odbiór jakościowy dostaw Wyrobów i Materiałów. Zasady odbioru jakościowego określa Instrukcja Nr I.O. NK 60-10/II Kontrola Materiałów i Wyrobów przyjmowanych do magazynów WZL-4 S.A. i wydawanych użytkownikom Wyroby i materiały w depozycie Wyroby lub materiały dostarczone z niekompletną dokumentacją, brakami ilościowymi, jakościowymi, lub stwarzające wątpliwość odnośnie ich oryginalnego pochodzenia, należy przyjąć do czasowego przechowywania w magazynie HM-4 i niezwłocznie powiadomić

12 12/30 Kierownika Magazynu oraz pracownika Sekcji Zakupów celem podjęcia działań do wyjaśnienia zaistniałych niezgodności lub wątpliwości Miejsce przechowywania materiałów depozytowych powinno być wydzielone z części magazynu przyjęć i oznaczone DO WYJAŚNIENIA Partia wyrobów lub materiałów zatrzymana do wyjaśnienia powinna być tak zabezpieczona, aby nie było możliwości jej pomieszania z resztą partii dostawy odebranej i przyjętej bez zastrzeżeń. Za wyroby i materiały skierowane do depozytu odpowiada Kierownik Magazynu Po wyjaśnieniu lub uzupełnieniu braków ilościowych bądź niezgodności jakościowych, Kierownik Magazynu przyjmuje wstrzymaną partię dostawy do Magazynu Jeżeli w ciągu 3 dni roboczych Sekcja HZ w porozumieniu z dostawcą nie uzupełni braków formalnych do przyjęcia partii dostawy lub jej całości, Kierownik HM powinien rozpocząć tryb składania reklamacji do dostawcy poprzez Sekcję HZ, która z chwilą otrzymania protokołu reklamacyjnego jest odpowiedzialna za dalszy tryb zgłaszania reklamacji i kontakty z dostawcą w sprawach dotyczących reklamacji dostawy Jako depozyt traktowane są również opakowania zwrotne. Za terminowy ich zwrot odpowiedzialny jest Kierownik Magazynu Dowody Wz i przepustki materiałowe związane z wysyłką opakowań zwrotnych wystawia Magazynier Magazynu Przyjęć i Dostaw a zatwierdza Kierownik Magazynu. W przypadku nieobecności ww. osób funkcyjnych dokumenty zatwierdzają ich etatowi zastępcy Niezgodności w odbiorze ilościowym Przez niezgodność w odbiorze ilościowym dostawy należy rozumieć: a) każdą różnicę pomiędzy ilością towaru wg zamówienia/umowy/faktury, a ilością otrzymaną faktycznie, b) każdą różnicę pomiędzy ilością towaru wg zamówienia, a ilością otrzymaną faktycznie i wskazaną na fakturze, o ile wcześniej nie uzyskano informacji od pracownika Sekcji HZ, że dostawa zamówienia została podzielona na części, c) inne braki formalne jak np.: brak wymaganych dokumentów dla dostawy określonych w zamówieniu, różne ilości wyrobu lub materiału w dokumentach dostawy, niezgodne nr seryjne dla wyrobów numerowanych, niezgodne nr partii produkcyjnej materiałów W każdym przypadku stwierdzenia niezgodności w odbiorze ilościowym, Kierownik Magazynu powiadamia Sekcję HZ w celu uzyskania wyjaśnień i możliwości usunięcia niezgodności na etapie odbioru ilościowego dostawy W przypadku braku możliwości wyjaśnienia lub usunięcia niezgodności w ciągu kolejnych 2 (dwóch) dni roboczych, Kierownik HM sporządza protokół reklamacyjny (Załącznik Nr 4) i przekazuje protokół do Sekcji HZ za potwierdzeniem otrzymania przez pracownika Sekcji HZ.

13 13/ Do czasu wyjaśnienia, rozstrzygnięcia, usunięcia niezgodności będących przedmiotem reklamacji, przedmiot dostawy pozostaje w depozycie jak opisano w pkt Za rozpatrzenie reklamacji powstałej na etapie odbioru ilościowego i składanie reklamacji do dostawcy odpowiada Kierownik Działu Handlowego (HH) Reklamacje Reklamacje z powodu niezgodności w odbiorze ilościowym składa Kierownik Magazynu (HM) do Sekcji Zakupów (HZ) wg zasad opisanych w pkt Instrukcji poprzez wystawienie protokołu reklamacyjnego - Załącznik Nr 4 niniejszej Instrukcji Reklamacje z powodu niezgodności w odbiorze jakościowym składa kontroler jakości wydziału KP-3 lub innego wydziału wyznaczony przez Szefa Kontroli Jakości (JK) do Sekcji HZ wg zasad opisanych w Instrukcji Nr I.O. NK Kontrola Materiałów i Wyrobów przyjmowanych do magazynów WZL-4 S.A. i wydawanych użytkownikom poprzez wystawienie protokołu reklamacyjnego Reklamacje z powodu niezgodności stwierdzonych po wydaniu wyrobów lub materiałów z magazynu do wydziału wskutek ujawnionych wad ukrytych składa Kierownik Wydziału, w którym wada została ujawniona do Sekcji Zakupów (HZ) poprzez Dział Magazynu (HM) wystawiając protokół reklamacyjny Załącznik Nr 4 niniejszej Instrukcji Jeżeli wyrób lub materiał podlega zwrotowi do dostawcy wskutek zgłoszonej reklamacji, Sekcja HZ odpowiada za spedycję przesyłki i wystawia dowód wydania Wz w 5 egz. dla: Dostawca ; HZ ;TP ; HM-4 ; HM-branżowy Przyjęcie Wyrobów i Materiałów do Magazynu Branżowego Wyroby i materiały przyjmowane do magazynu mogą pochodzić: z dostaw zewnętrznych, przesunięć magazynowych, ze zwrotu z wydziałów, z produkcji własnej, z depozytu Przyjęcie Wyrobów i Materiałów z dostaw zewnętrznych następuje na podstawie dowodu Pz (Załącznik Nr 6) wystawianego przez Magazyn Przyjęć i Dostaw (HM-4) po zakończeniu odbioru ilościowego i jakościowego dostawy Magazyn HM-4 wystawia dowód Pz w 2-ch egzemplarzach w ciągu 3-ch dni po dostawie i zakończeniu odbioru ilościowego i jakościowego dostawy. Rozdzielnik Pz : NE; HM Dokumenty magazynowe (Pz, Wz, Zw) należy przechowywać w archiwum podręcznym magazynu branżowego przez okres co najmniej 10 lat. Po upływie tego okresu przechowywania dokumenty należy zniszczyć komisyjnie Przesunięcie międzymagazynowe W przypadku konieczności zmiany miejsca składowania, likwidacji magazynu/podmagazynu, lub omyłkowego skierowania towaru do niewłaściwego

14 14/30 magazynu, towary te można przenieść do innego magazynu wystawiając dokument Mm - Załącznik Nr 7. Dokument wystawia Kierownik Magazynu. Rozdzielnik: TP ; HM ; Magazyn wydający ; Magazyn przyjmujący Zwrot z Wydziału Wyroby i materiały pobrane do produkcji, lecz nie zużyte (np. z powodu anulowania zamówienia lub zmiany ilości zamówienia, itp.) podlegają zwrotowi do magazynu Wydział dokonujący zwrotu wystawia dowód Zw (Załącznik nr 8) do zwracanego wyrobu lub materiału do magazynu branżowego. Rozdzielnik: P-X ; KP-X ; JK ; HM-X ; TP ; NP W dowodzie Zw należy jednoznacznie wpisać wszystkie dane dotyczące wyrobu lub materiału oraz potwierdzić, że cechy użytkowe i jakościowe nie zostały zmienione poprzez dokonanie adnotacji w dowodzie Zw Towar Pełnowartościowy za podpisem Kierownika Wydziału (P-X) i Kierownika Kontroli Jakości (KP-X) wydziału dokonującego zwrotu oraz specjalisty-branżysty Sekcji HZ Zwrot wyrobu lub materiału powinien być dokonany po ujawnieniu przyczyn powodujących zwrot i nie później niż w terminie realizacji danego zlecenia. Wraz z wyrobem lub materiałem do magazynu należy zwrócić wszystkie inne dokumenty z jakimi zostały pobrane na wydział z magazynu Pracownik Magazynu przyjmujący takie wyroby/materiały z wydziału powinien zwrócić szczególną uwagę czy zwracane części są oryginalnego pochodzenia i zgodne z zwracaną dokumentami, np. świadectwem jakości, metryką, itp Przyjęcie odpadów i złomu Części zbrakowane i przeznaczone do złomowania z silników lotniczych są przekazywane przez Wydział do Magazynu HM-2 poprzez wystawienie dowodu Po (Przyjęcie Odpadów i Złomu), Załącznik Nr 10. Rozdzielnik: P-X ; KP-X ; HM-2 ; HM ; HZ Wydział przekazujący jest odpowiedzialny za pozbawienie przekazywanych części cech użytkowych uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie Przyjęcie Wyrobów Produkcji Własnej Wyroby produkcji własnej, w tym części zamienne do silników, wyprodukowane lub naprawione na zlecenie wewnętrzne przekazywane są z Wydziału do Magazynu Branżowego poprzez wystawienie dowodu Pw Załącznik Nr 9. Rozdzielnik: P-X ; HM-X ;HM ; HZ.

15 15/ Jeżeli produkcja Wyrobu odbywa się w kooperacji z podwykonawcą, w takim przypadku Wydział przekazuje półfabrykat do Magazynu HM-4. a) Pracownik Magazynu HM-4 dokonuje wpisu w Rejestrze Usług Zewnętrznych i wystawia pokwitowanie otrzymania. b) Pracownik Sekcji HZ dostarcza do Magazynu HM-4 kopie zamówienia, przepustkę materiałową i dokument Wz wystawiony poza systemem ewidencji a jedynie do dokumentowania wywozu i przekazania Wyrobu/Materiału do kooperanta c) Dla półfabrykatów przyjmowanych z kooperacji nie wystawia się dowodu Pz. Zwrot półfabrykatu po wykonaniu usługi/obróbki do Wydziału potwierdza pracownik Wydziału w Rejestrze Usług Zewnętrznych Wszystkie detale/części/agregaty sprawne, inne niż nowe i po remoncie lub naprawie, posiadające zużyty zapas określonego ich resursu bądź żywotności, powinny być przekazywane do Magazynu HM-1 i Podmagazynu 0296 dowodami Pw lub Zw łącznie z ich etykietami (Załącznik Nr 13) i metrykami, świadectwami jakości itp Nadzór nad wyrobami i materiałami przechowywanymi w Magazynie Z chwilą wydania i przekazania wyrobów lub materiałów użytkownikowi przez magazyniera, odpowiedzialność za ich stan ilościowy i jakościowy przechodzi odpowiednio z magazyniera na użytkownika otrzymującego wyrób lub materiał W przypadku stwierdzenia braków lub wad ukrytych po wydaniu wyrobów/materiałów i rozpakowaniu opakowania fabrycznego, lub powstały wątpliwości odnośnie oryginalnego pochodzenia ich pochodzenia, reklamacje wnosi Kierownik pracownika upoważnionego do odbioru wyrobu/materiału, który wadę ujawnił, na formularzu Protokół Reklamacji Wewnętrznej - Załącznik Nr Wyroby/Materiały posiadające atesty lub świadectwa jakości należy magazynować w taki sposób, aby można było w każdej chwili przyporządkować świadectwo lub atest do danej partii Wyrobu/Materiału Wszystkie indywidualne dokumenty Wyrobu/Materiału, np. atesty, metryki, świadectwa, itp. powinny być wydane łącznie z pobieranym z magazynu Wyrobem/Materiałem i dołączone do dokumentacji obiegowej produktu finalnego, w którym będą zabudowane lub zastosowane Jeżeli atest lub inny dokument jakościowy dotyczy całej partii Wyrobów/Materiałów, a wydawana jest tylko jego część, w takim przypadku Magazyn ma obowiązek wykonania kopii lub odpisu dokumentu potwierdzonego przez Kontrolera Jakości (KP-X) i wydania jej razem z częścią pobieranych Wyrobów/Materiałów. W przypadku pobierania całej partii Wyrobów/Materiałów, za sporządzenie odpisów i kopii celem dołączenia do dokumentacji obiegowej produktu odpowiada Kompletator Wydziału pobierającego Wyroby/Materiały.

16 16/ Każda część wydanego lub pozostającego Wyrobu/Materiału, oddzielona od pozostałej partii przez odcięcie, odlanie, odsypanie, odłączenie itp. powinna być ocechowana przez Magazyniera cechami właściwymi dla tego materiału. Adnotacji Magazynier dokonuje na odwrocie dowodu Rw (Załącznik nr 11) oraz etykiecie Załącznik Nr 13 dołączanej do Wyrobu/Materiału Zasada ta obowiązuje odpowiednio Wydziały na wszystkich stanowiskach dokonujących podziału Wyrobów/Materiałów. Potwierdzenie przez Kontrolera Jakości KP-X wykonania czynności przeniesienia cech obowiązuje odpowiednio Dla Wyrobów/Materiałów których właściwości ulegają pogorszeniu z upływem czasu oraz oznaczone są przez producenta okresem przydatności do użycia, podczas wydania Magazynier ma obowiązek wypełnić pole <data ważności> na etykiecie (Zał. Nr 13) W celu zapewnienia identyfikacji zastosowanych Wyrobów/Materiałów w produktach finalnych, podczas ich wydania należy odnotować w kartotece nr dowodu Rw a w dowodzie Rw nr zlecenia i wydziału pobierającego Wyrób/Materiał. Całkowicie zapisane kartoteki, należy archiwizować w magazynie przez okres co najmniej 10 lat, a po tym okresie przekazać do Archiwum Działu Kontroli Jakości Jeżeli świadectwo jakości jest wystawione na daną partię wyrobów, które są oznakowane numerami identyfikacyjnymi (np. numer części, numery wytopów, daty produkcji, numery kompletów, nr partii, itp.) ale nie posiadają indywidualnych nr seryjnych i metryk, to wyroby takie powinny być wydawane wraz z odpisami tych świadectw bądź etykietami wystawionymi przez Magazyn. W odpisie i/lub etykiecie należy także wpisać nr dowodu Rw na który pobrano Wyrób i ilość napracowanych godzin, jeśli dotyczy. Odpisy i etykiety dołączane są do dokumentacji obiegowej produktu przez Wydział dokonujący montażu Wyrobu lub użycia Materiału Odpisy i etykiety sporządza Magazynier wydający Wyrób/Materiał za potwierdzeniem danych przez Kontrolera Jakości KP-X Wydawanie Wyrobów i Materiałów z Magazynu Wydanie Wyrobów i Materiałów z Magazynu może nastąpić jako: rozchód wewnętrzny (Rw), przesunięcie międzymagazynowe (Mm), sprzedaż-przekazanie (Wz), zwrot depozytu Wydanie Wyrobów/Materiałów na rozchód wewnętrzny może nastąpić tylko na podstawie ważnego dowodu Rw Dowód Rw jest ważny, jeżeli jest czytelnie i kompletnie wypełniony oraz zatwierdzony (podpis, data, pieczątka) przez osobę do tego upoważnioną Wydanie Wyrobu/Materiału z Magazynu potwierdza na wszystkich egzemplarzach dowodu Rw Magazynier lub pracownik Magazynu Branżowego swoim podpisem z datą wydania. Dowód Rw wystawiany jest w 2-ch egzemplarzach.

17 17/ Pobranie Wyrobu/Materiału z Magazynu potwierdza na wszystkich egzemplarzach dowodu Rw upoważniony do pobrania pracownik Działu/Wydziału własnoręcznym podpisem i datą pobrania Wyrobu/Materiału z Magazynu. Egz. 1 dowodu Rw pozostaje w aktach Magazynu, stanowiąc podstawę do dokonania wpisu w kartotece/ewidencji Wyrobu/Materiału, Egz. 2 jest przekazywany przez Magazyn do Działu/Wydziału, który wystawił dowód Rw Transport i bezpieczne dostarczenie Wyrobów/Materiałów wydanych z Magazynu do użycia wewnętrznego do Działu/Wydziału pobierającego organizuje i ponosi odpowiedzialność pracownik Wydziału pobierającego Wydanie Wyrobów/Materiałów w celu przesunięcia międzymagazynowego następuje na podstawie dowodu Mm wystawionego przez Kierownika Magazynu w 3 egzemplarzach Wydanie Wyrobów/Materiałów w ramach przesunięcia międzymagazynowego potwierdza na wszystkich egzemplarzach dowodu Mm Magazynier lub pracownik Magazynu Branżowego wydającego za podpisem i Kierownik Magazynu za podpisem i pieczęcią imienną Przyjęcie Wyrobów/Materiałów w ramach przesunięcia międzymagazynowego potwierdza na wszystkich egzemplarzach dowodu Mm Magazynier lub pracownik Magazynu Branżowego przyjmującego za podpisem a Kierownik Magazynu za podpisem i pieczątką imienną Egz. 1 dowodu Mm jako rozchodowy, Magazyn przekazuje do Działu Księgowości (NE), Egz. 2 dowodu Mm potwierdzony przez Magazyn Branżowy, który przyjął Wyroby/Materiały, stanowi podstawę do dokonania zapisu przychodu w kartotece ewidencyjnej. Egz. 3 dowodu Mm przechowuje Magazyn Branżowy który dokonał przekazania Wyrobów/Materiałów Przekazanie Wyrobów/Materiałów w ramach przesunięć międzymagazynowych następuje środkami transportu i na odpowiedzialność Magazynu przekazującego Wydanie Wyrobów/Materiałów sprzedawanych lub przekazywanych/zwracanych po wykonanej usłudze do Klienta/Zamawiającego, lub przekazywanych do Podwykonawcy/Kooperanta w celu wykonania usługi następuje na podstawie dowodu Wz - Załącznik nr Dowód Wz jest ważny, jeżeli jest czytelnie i kompletnie wypełniony oraz zatwierdzony (podpis, data, pieczątka) przez osobę do tego upoważnioną Dowód Wz zatwierdza: a) Dla Wyrobów i Materiałów sprzedawanych lub przekazywanych/zwracanych po wykonanej usłudze do Klienta Kierownik Działu Handlowego (HH); b) Dla Wyrobów i Materiałów przekazywanych do Podwykonawcy/Kooperanta Gł. Specjalista Sekcji HZ.

18 18/ Wydanie Wyrobów lub Materiałów potwierdza podpisem na wszystkich egzemplarzach dowodu Wz Magazynier lub pracownik Magazynu Branżowego, który dokonał wydania Pobranie Wyrobów lub Materiałów z Magazynu potwierdza podpisem na wszystkich egzemplarzach dowodu Wz pobierający/odbierający Za przygotowanie, konserwację (o ile wymagana) i pakowanie wyrobów z zapasów magazynowych przed ich wysłaniem z Magazynu do klienta/odbiorcy, odpowiedzialny jest Magazynier Magazynu Branżowego Za przygotowanie, konserwację i pakowanie wyrobów przekazywanych z Wydziału do Magazynu celem sprzedaży lub zwrotu do klienta/odbiorcy po wykonanej usłudze jest odpowiedzialny Wydział, który był wykonawcą usługi/zlecenia W przypadku braku możliwości wykonania konserwacji i/lub pakowania wyrobu ze względu na brak posiadanych zasobów w Magazynie, (np. specjalne skrzynie, napisy, odtwarzanie dokumentów itp.) Magazynier Magazynu Branżowego występuje poprzez Kierownika Magazynu do Działu Planowania i Przygotowania Produkcji (TP) o wydanie zlecenia do Wydziału posiadającego odpowiednie zasoby do wykonania tych czynności Pracownik magazynu, przed wydaniem Wyrobu/Materiału ma obowiązek dokładnie sprawdzić ważność dowodu wydania (Rw, Mm, Wz). Dowody wydania poprawione, nieczytelne lub uzupełniane należy uznać za nieważne. Dowody wydania budzące podejrzenie, że mogą być nieautentyczne, należy zatrzymać i przekazać Kierownikowi Magazynu Lista osób z wzorem ich podpisów i pieczątek, upoważnionych do zatwierdzania dowodów Rw oraz wykaz osób upoważnionych do pobierania Wyrobów/Materiałów z Magazynu jest publikowany i zatwierdzany zarządzeniem Dyrektora Naczelnego na wniosek Dyrektora Handlowego w uzgodnieniu z Dyrektorami i Szefami pionów organizacyjnych zakładu. Kopie aktualnych list osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów Rw i pobierania Wyrobów/Materiałów są przechowywane w każdym Magazynie Branżowym Magazynier lub pracownik magazynu każdorazowo przed wydaniem Wyrobu/Materiału ma obowiązek jest sprawdzić ważność dowodu Rw oraz tożsamość osoby pobierającej Po zamknięciu zlecenia nie jest dozwolone wystawianie dowodów Rw i Zw oraz wydawanie/przyjmowanie Wyrobów/Materiałów na te zlecenia. Wydział TP każdorazowo na 7 dni przed zamknięciem zlecenia ma obowiązek przekazać informację o planowanej dacie zamknięcia zlecenia do komórek za pomocą poczty elektronicznej do Dyrektorów, Szefów pionów i komórek organizacyjnych realizujących dane zlecenie oraz Kierownika Magazynu (HM). Dowód Rw i/lub Zw po zamknięciu zlecenia w uzasadnionych przypadkach może zostać wystawiony na pisemny wniosek Dyrektora lub Szefa Produkcji uzgodniony z Dyrektorem Handlowym (NH) i Główną Księgową (NE), jednak nie później niż w ciągu 30 dni po zamknięciu zlecenia.

19 19/ W pierwszej kolejności należy wydawać Wyroby/Materiały z najdłuższym okresem magazynowania od dnia dostawy i produkcji (pierwsze weszło, pierwsze wyszło FIFO first in, first out) Kontrola przyjmowania i wydawania Wyrobów i Materiałów o szczególnych właściwościach W zakresie przyjmowania i wydawania niektórych wyrobów jak np. wyroby hutnicze, wyroby gumowe, łożyska i materiałów posiadających specyficzne właściwości, jak np. odczynniki chemiczne, farby, lakiery, paliwa i smary należy stosować niżej wymienione zasady postępowania: a) wyroby hutnicze dostarczane z hut lub hurtowni muszą posiadać atest hutniczy producenta określający gatunek materiału, jego wymiar, stan i skład chemiczny. Za dostarczenie wymaganych dokumentów, odpowiedzialny jest pracownik Sekcji HZ składający zamówienie do dostawcy. b) Wszystkie dostarczone wyroby hutnicze muszą posiadać odpowiednio wybitą cechę lub być oznaczone nalepką przez dostawcę zgodnie z normą (PN-H-01104:1987), pręty w jednym końcu, blachy w jednym narożu. c) W celu odróżnienia materiałów atestowanych od nie atestowanych, wyroby hutnicze atestowane należy dodatkowo oznaczyć jasnym (widocznym) znakiem x. Ponadto obok cechy materiału należy podać numer Pz, w celu umożliwienia identyfikacji partii wyrobu w przypadku reklamacji. d) Pręty poniżej 10 mm powinny być oznaczone farbami w sposób zgodny z normami (PN- 90/H > zastąpiona przez -> PN-EN :2012 ; PN-H-01051:1997 ; PN-ISO :1996). Pocięte kawałki (przygotowane do wydania) podlegają obowiązkowemu ocechowaniu łącznie z kawałkami pozostającymi w Magazynie, a następnie potwierdzeniu dowodu PZ przez kontrolera jakości za podpisem i pieczątką KJ. e) Pracownik dokonujący odbioru wyrobu z Magazynu obowiązany jest sprawdzić zgodność cech podanych na wyrobie z dowodem Rw. f) łożyska muszą być odpowiednio opakowane i zakonserwowane oraz posiadać świadectwo jakości Dodatkowo dla łożysk lotniczych, w świadectwie jakości powinien być zapisany nr seryjny/fabryczny producenta; g) elementy półprzewodnikowe powinny posiadać świadectwo jakości lub metryki; h) wszystkie wyroby gumowe, jak uszczelki, węże, itp. otrzymane z przemysłu krajowego a przeznaczone do produkcji lotniczej, muszą posiadać certyfikat/świadectwo jakości z datą produkcji, poświadczone przez kontrolę jakości wytwórcy i Rejonowe Przedstawicielstwo Wojskowe (RPW); i) wszelkie produkty MPS muszą posiadać ważne orzeczenie laboratoryjne z datą wykonanej analizy, wystawione i poświadczone przez laboratorium wykonujące analizę;

20 20/30 j) w sprawach spornych dotyczących materiałów chemicznych, wniosek odnośnie przyjęcia materiałów do Magazynu lub protokół reklamacyjny Kierownika Magazynu lub Kontrolera Jakości do Sekcji HZ opiniuje technolog-chemik; k) z dostawą innych Wyrobów i Materiałów wyżej nie wymienionych, a przeznaczonych do produkcji lotniczej, co do zasady muszą być dostarczone dokumenty potwierdzające ich jakość Wydawanie i rozliczenie kompletów remontowych Zakupione komplety remontowe należy objąć ewidencją ilościową w Magazynie oraz ewidencją ilościowo-wartościową w dziale TP Zapisy w kartotekach ilościowych, ilościowo-wartościowych dokonywane są w oparciu o dowody Pz, Zw w przypadku przychodu, dowody Mm w przypadku przesunięcia międzymagazynowego, dowody Wz w przypadku rozchodu na zewnątrz (sprzedaż) Zapisy na kartotekach dokonywane są w zakresie rozchodu w oparciu o dowody Rw. Dowody Rw należy wystawić na konkretne zlecenie produkcyjne na taką ilość jednostek remontowych na jaką jest zgodnie z normą dany komplet przeznaczony, tj. 1:10, 1:20, itp Rozliczenie wartościowe zużycia kompletów remontowych w koszty dokonuje się na podstawie wystawionych dowodów Rw Każdy komplet remontowy winien być wykorzystany przez Wydziały do maksymalnej ilości jednostek sprzętu (silników, modułów, agregatów), na ile pozwala zawartość pobranego kompletu grupowego Kosztami powstałymi z rozliczenia zużycia kompletu remontowego należy obciążyć poszczególne zlecenia zgodnie z normą zużycia wg katalogu norm materiałowych Zapotrzebowanie na następny komplet remontowy Kierownicy Wydziałów zgłaszają w chwili stwierdzenia, że pozostałe części z pobranych kompletów remontowych nie zabezpieczają kolejnych remontów Niewykorzystane części z pobranego kompletu remontowego winny być ujęte w sporządzonej specyfikacji zawierającej nr części, nazwę, jednostkę miary oraz ilość i przekazane do Magazynu dowodem Zw z opisem NIEKOMPLETNE Zwracane do Magazynu części z kompletów remontowych powinny być zakonserwowane na okres 2 lat, opakowane, aby nie było dostępu do ich zawartości Specyfikację podpisaną przez Kompletatora, Kierownika Wydziału i Kontrolera Jakości należy sporządzić w 3 egzemplarzach: Egz. Nr 1 dołączyć do części wewnątrz opakowania, Egz. Nr 2 dołączyć do dowodu Zw, Egz. Nr 3 zachowuje Wydział wystawiający dowód Zw.

21 21/ Dla części pochodzących z niewykorzystanych w pełni kompletów remontowych przekazanych do Magazynu należy prowadzić tylko ewidencję ilościową na kartotekach Magazynu. Kartoteki ilościowe winny być wystawiane indywidualnie na konkretną część wówczas, gdy przedstawia ona istotną wartość Ewidencja Wyrobów i Materiałów w Magazynie. Uwagi ogólne dotyczące systemu ewidencyjnego przed i po wdrożeniu systemu informatycznego INFOBEST oraz w okresie przejściowym: 1) Wdrożenie systemu informatycznego (SI) INFOBEST wsparcia procesów obrotu magazynowego i zakupów nie zmienia zasad i obiegu dokumentów przychodu, obrotu magazynowego i rozchodu. 2) SI INFOBEST docelowo zastąpi zapisy ewidencji z Kart Magazynowych na zapis informatyczny w bazie danych SI INFOBEST. W okresie przejściowym do r. zapisy ewidencyjne prowadzi się równolegle na Kartach Magazynowych i w SI. 3) SI INFOBEST generuje dokumenty-dowody obrotu magazynowego zamiast dotychczasowego wykorzystania druków akcydensowych lub własnych, które podlegają wytworzeniu w ilościach egzemplarzy określonych w ich rozdzielnikach i zgodnie z ich dotychczasowym obiegiem wg zasad opisanych w niniejszej Instrukcji. Docelowo po okresie przejściowym, SI będzie generował i gromadził dokumenty magazynowe w formie elektronicznej, włącznie z ich zatwierdzeniem elektronicznym przez osoby upoważnione. Ilość dokumentów drukowanych do podpisów będzie ograniczona do niezbędnego minimum kiedy uzasadnione. 4) Za wsparcie i pomoc techniczną dla pracowników Działów i Wydziałów wykorzystujących SI INFOBEST na stanowiskach pracy odpowiada Dział Informatyki (NI) Magazynierzy Magazynów Branżowych prowadzą ewidencję stanu oraz przychodu i rozchodu przyjętych Wyrobów/Materiałów do magazynu. Ewidencję stanu i przychodu oraz rozchodu prowadzi się ilościowo na kartach magazynowych - Załącznik Nr 12. Dla każdego ściśle określonego indeksu materiałowego KTM wyrobu/materiału musi być założona oddzielna karta ewidencyjna Ewidencję stanu obrotu wyrobów/materiałów prowadzi się w sposób ciągły od początku do końca roku kalendarzowego. Z końcem każdego roku zapisy w kartotece należy podkreślić linią poziomą. Stan zapasu na koniec roku kalendarzowego stanowi stan zapasu na początek nowego roku kalendarzowego. Wymiany kartotek na nowe (o ile zachodzi taka potrzeba) należy dokonywać z początkiem roku kalendarzowego, otwierając je stanem końcowym z poprzedniej kartoteki Kartoteki okresu poprzedniego powinny być przechowywane w archiwum Magazynu Branżowego przez okres minimum 10 lat, jeżeli zostały zapisane Podstawę do prowadzenia ewidencji stanu i obrotu wyrobów/materiałów w Magazynie stanowią: Dla przychodów:

22 Dowód Pz przyjęcie wyrobu/materiału, Dowód Mm przesunięcie międzymagazynowe, Dowód Zw zwrot wyrobu/materiału, Protokół - przychód wyrobów/materiałów z anulowanych reklamacji, przychód materiałów z nadwyżek wykazanych w inwentaryzacji. Dla rozchodów: 22/30 Dowód Rw rozchód wewnętrzny wyrobu/materiału, Dowód Wz wydanie materiału (sprzedaż, przekazanie), Dowód Mm przesunięcie międzymagazynowe, Protokół komisji magazynowej na ubytki materiału (kradzież, zaginięcie, itp.) oraz niedobory wykazane w inwentaryzacji, Protokół kasacyjny Zapisy w kartach ewidencyjnych należy prowadzić atramentem lub długopisem. Zmian w dokonywanych zapisach ewidencyjnych dokonywać nie wolno. W przypadku omyłek w zapisach należy zapis unieważnić przez przekreślenie jedną czerwoną linią wzdłuż pozycji i zaparafować inicjałami datą zapisu, a w nowej pozycji dokonać zapisu prawidłowego. Wszystkie zapisy dokonane w karcie ewidencyjnej muszą być czytelne. W razie uszkodzenia karty ewidencyjnej należy sporządzić duplikat karty ewidencyjnej. Do duplikatu należy dołączyć pierwotną kartę ewidencyjną. Wykorzystane całkowicie karty ewidencyjne (wszystkie pozycje zapisane) należy dołączyć do nowo wystawionych i połączyć spinaczem Karty ewidencyjne należy układać w specjalnych skrzynkach w porządku numerów indeksu materiałowego KTM i przechowywać zabezpieczone przed uszkodzeniem lub zniszczeniem Wszystkie dowody stanowiące podstawę do dokonywania wpisów w kartach ewidencyjnych należy przechowywać na zasadach ustalonych dla kart ewidencyjnych i segregować według numerów nadanych przez Magazyn Za prawidłowe i bieżące dokonywanie wpisów najpóźniej w dniu następnym po wydaniu lub przyjęciu wyrobu/materiału w kartach ewidencyjnych oraz należyte prowadzenie i przechowywanie tych kart i dowodów źródłowych, odpowiedzialność ponosi Magazynier. Wgląd do kart ewidencjonowanych oraz dowodów źródłowych poza prowadzącym zapisy mają: Dyrektor Handlowy, Kierownik Magazynu, upoważnieni przez NE pracownicy Działu Księgowości, pracownicy Sekcji HZ, Działu Głównego Technologa w zakresie materiałów, które dotyczą ich działalności, osoby wykonujące funkcje kontroli (na podstawie okazanych dokumentów upoważniających do przeprowadzenia kontroli), pracownicy upoważnieni przez Dyrektora Naczelnego (za pisemnym upoważnieniem).

23 23/ Ewidencję stanu i obrotu wyrobów/materiałów stanowiących depozyt prowadzi na kartotekach magazynowych ten Magazyn, który je przechowuje Odstąpić od prowadzenie ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej można w niżej określonych grup rodzajowych wyrobów/materiałów: a) części do maszyn i urządzeń zakupionych z przeznaczeniem do natychmiastowego wykorzystania w celu usunięcia awarii bądź dokonania okresowego remontu lub przeprowadzenia konserwacji (dotyczy środków trwałych); b) części do pojazdów mechanicznych w ilościach przeznaczonych bezpośrednio do ich naprawy; c) jednorazowo zakupionych wyrobów/materiałów i przekazywanych bezpośrednio do zużycia; d) paliwo zakupione w stacjach paliw do zbiorników w pojazdach mechanicznych; e) materiały biurowe i piśmienne, spożywcze, środki czystości. Dla ww. wyrobów/materiałów nie należy wystawiać dowodów Pz i nie są one przyjmowane przez Magazyn Przyjęć i Dostaw (HM-4) Przechowywanie, identyfikacja Wyrobów/Materiałów i konserwacja Wyrobów Dla wyrobów gumowych zasady przechowywania określono w instrukcji Postępowanie z technicznymi wyrobami gumowymi podczas ich przechowywania nr arch. 6012, Agregaty, podzespoły, części, powinny być przechowywane w pomieszczeniu zapewniającym temperaturę st.c i wilgotność powietrza od 35% 85% Wymagania do przechowywania materiałów MPS: a) farby, lakiery, żywice, kleje temperatura 5 25 st.c i wilgotność powietrza 35% 85%; b) związki nieorganiczne sypkie (np. talk, fryty emalierskie temperatura 5 25 st.c i wilgotność powietrza 35% 85%; c) rozpuszczalniki i ciecze organiczne zaleca się przechowywać w pomieszczeniu zaciemnionym, zabezpieczone przed promieniowaniem słonecznym i cieplnym, w temperaturze do 25 st.c; d) oleje, smary chronić przed wilgocią i nasłonecznieniem. Uwaga: Woda amoniakalna nie może być magazynowana luzem z kwasem solnym. e) proszki, pudry aluminiowe winny być przechowywane w oddzielnym pomieszczeniu w temperaturze C i wilgotności 35% 85% Magazynierzy Magazynów Branżowych zobowiązani są do codziennego sprawdzania temperatury i wilgotności w pomieszczeniach magazynowych i rejestrowania odczytów w zeszycie. W przypadku przekroczenia dopuszczalnych norm temperatury i wilgotności informują o tym Kierownika Magazynu (HM) i podejmują działania zmierzające do

24 24/30 ponownego uzyskania optymalnych wymaganych warunków temperatury i wilgotności w Magazynie W przypadku przekroczenia dopuszczalnych warunków przechowywania Kierownik Magazynu (HM) pisemnie powiadamia Dyrektora Handlowego (NH) o zaistniałej sytuacji. Dyrektor NH w porozumieniu z Głównym Technologiem (TT) i Szefem Kontroli Jakości (JK) analizują zaistniałą sytuację i jej wpływ na jakość przechowywanych Wyrobów i Materiałów. Dyrektor NH przekazuje Kierownikowi HM decyzję do realizacji działań w wyniku zaistniałych przekroczeń warunków przechowywania dla danego Magazynu Branżowego W celu zapewnienia identyfikacji pochodzenia Wyrobów/Materiałów a w szczególności tych stosowanych do produkcji lotniczej, muszą być one składowane w sposób umożliwiający ustalenie daty dostawy i przyjęcia, nazwę dostawcy i nr dowodów którymi zostały przyjęte do Magazynu Części i agregaty, którym mija okres konserwacji, należy przekonserwować dla utrzymania ich zdatności do użycia W celu utrzymania ważności konserwacji składowanych w Magazynie agregatów, Magazynier sporządza specyfikację, którą przekazuje wraz z notatką służbową na 30 dni przed upływem terminu konserwacji do Dyrektora NH Dyrektor NH po zaopiniowaniu kieruje notatkę do TT i TP celem określenia zakresu niezbędnych prac konserwacyjnych i wydanie kart technologicznych oraz wskazanie Wydziału wykonawcy i wydanie stosownego zlecenia na wykonanie prac przez Wydział Pobierane z magazynu części i agregaty do przekonserwowania, pobierający kompletator zobowiązany jest pokwitować na specyfikacji pozostającej w Magazynie, a po wykonaniu usługi Magazynier potwierdza odbiór na egzemplarzu specyfikacji Wydziału wykonawcy prac Wykonane prace konserwacyjne potwierdza Kontroler Jakości Wydziału na specyfikacji i na indywidualnych przywieszkach części i agregatów Dla części którym upływa okres ważności konserwacji przechowywanych w opakowaniach zbiorczych, Magazynier sporządza specyfikację tych części, i przedstawia kontrolerowi jakości KP opakowanie zbiorcze z tymi częściami, których ważność konserwacji ma być przedłużona. Kontroler jakości dokonuje przeglądu 5% ogólnej ilości części w opakowaniu (nie mniej niż 1 szt.) W przypadku występowania na częściach śladów korozji detale zabrakować, a pozostałą ilość dokładnie sprawdzić. Jeżeli w kontrolowanej partii nie zostanie stwierdzona obecność korozji, kontroler jakości przedłuża ważność konserwacji o 5 lat od daty sprawdzenia. Nowy termin ważności konserwacji wpisuje na etykiecie magazynowej, potwierdzając podpisem i pieczątką Dla części z produkcji własnej ustala się ważność konserwacji na okres 5 lat od daty zakonserwowania.

25 25/ Części metalowe przyjmowane od dostawców i przez nich zakonserwowane, są przepakowywane w Magazynie Branżowym w papier parafinowany, a następnie w papier smołowany ocean i umieszczane w woreczku foliowym. Tak zabezpieczonym detalom Kontroler jakości nadaje okres ważności 5 lat od daty konserwacji wykonanej przez producenta Części i agregaty, którym upłynął okres ważności konserwacji muszą być jednoznacznie oznaczone i oddzielone od innych pełnowartościowych Wyrobów. Może to być oddzielne pomieszczenie lub regały oznakowane napisem WYROBY NIEPEŁNOWARTOŚCIOWE Za przestrzeganie, aby części i agregatów posiadały aktualną konserwację odpowiedzialni są Magazynierzy Magazynów Branżowych Kasowanie części, zespołów, agregatów Kierownik Magazynu może wystąpić z pisemnym wnioskiem do Dyrektora Handlowego o zdjęcie ze stanu Magazynu wyrobów w przypadkach, takich jak m.in.: zniszczenie, zaginięcie, uszkodzenie, utrata własności użytkowych, wycofanie z użytkowania, wprowadzenie innych zamienników biuletynem, nieuznane reklamacje, itp Wniosek składany przez Kierownika Magazynu musi zawierać merytoryczne uzasadnienie, specyfikację wyrobów wnioskowanych do zbrakowania oraz szacunkową aktualną wartość materialną proponowanych do zbrakowania wyrobów Na wniosek Kierownika Magazynu Dyrektor NH powołuje komisję do oceny zasadności wniosku Kierownika Magazynu w składzie: Przewodniczący - Dyrektor NH Członkowie: Kierownik Magazynu, Główny Specjalista Sekcji Zakupów, Kierownik Działu Handlowego, Główny Technolog, Dyrektor Produkcji, Szef Kontroli Jakości Komisja po zapoznaniu się z wnioskiem Kierownika Magazynu i uzgodnieniu stanowisk członków komisji sporządza Protokół Kasacyjny (Załącznik Nr 5) wraz ze specyfikacją wyrobów do zdjęcia z ewidencji i propozycją dalszego innego wykorzystania lub złomowania Protokół komisji po zatwierdzeniu przez Dyrektora Naczelnego stanowi podstawę do zdjęcia ze stanu ewidencyjnego Magazynu kasowanych detali. Protokół wykonuje się w 4 egzemplarzach. Rozdzielnik: NE ; HZ ; TP ; HM Za wykonanie i dyspozycję kasowanych wyrobów po zatwierdzeniu protokołu przez Dyrektora Naczelnego odpowiedzialny jest Kierownik Magazynu.

26 6.25. Zabezpieczenie magazynów. Załącznik Nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ 26/ Dla każdego magazynu należy ustalić szczegółowe przepisy dotyczące zabezpieczenia ppoż. Instrukcja ppoż. szczegółowa i opracowana oddzielnie dla każdego magazynu powinna być umieszczona w widocznym miejscu Za opracowanie instrukcji przeciwpożarowej w uzgodnieniu z Działem BHP i Ppoż. (TB) odpowiedzialny jest Kierownik Magazynu W pomieszczeniach i na terenie Magazynu należy umieścić w miejscach ustalonych przez inspektora ppoż (BB) tablice ostrzegawcze dotyczące ochrony ppoż. Każde pomieszczenie magazynowe lub teren magazynowania winien być wyposażony we właściwe dla niego urządzenia i sprzęt ppoż Każde pomieszczenie magazynowe powinno być zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych Pomieszczenia magazynowe lub wydzielony skład magazynowy, po godzinach służbowych podlegają sprawdzeniu pod względem bhp i ppoż., zamknięciu bram i drzwi oraz plombowaniu przez Magazyniera lub pracownika magazynu za pomocą plomb ołowianych na drucie lub pieczętowane referentką w plastelinie, o ile przepisy szczególne dla danego Magazynu lub składu nie stanowią inaczej Prawo wstępu na teren magazynu lub składu materiałów poza pracownikami zatrudnionymi w magazynie posiadają osoby upoważnione wymienione w Załączniku Nr W przypadku konieczności wykonania prac remontowo-konserwacyjnych w pomieszczaniach magazynowych lub urządzeń technicznych tam się znajdujących przez serwisantów zewnętrznych, Kierownik Magazynu zgłasza wniosek do Dyrektora DN o wydanie czasowego upoważnienia dla tych osób W każdym przypadku osoby niebędące pracownikami Magazynu, mogą przebywać w pomieszczeniach magazynowych wyłącznie w obecności pracownika lub Magazyniera tego Magazynu Branżowego Każdy stwierdzony przypadek kradzieży lub usiłowania kradzieży z magazynu lub składu, Magazynier obowiązany jest zgłosić niezwłocznie Kierownikowi Magazynu, Dowódcy Ochrony i Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych (POIN) Wyposażenie magazynów Dla każdego Magazynu Branżowego należy opracować: plany przeglądu i konserwacji wyrobów, szczegółowe instrukcje w zakresie bhp i ppoż, instrukcję postępowania z materiałami chemicznymi i niebezpiecznymi, np.: chemikaliami, truciznami, gazami, kwasami itp. instrukcję konserwacji wyrobów,

27 27/30 instrukcję o przechowywaniu materiałów łatwopalnych (paliwa płynne, tarcica itp.) instrukcję przechowywania materiałów, zakres obowiązków i czynności dla wszystkich pracowników Magazyny i składy magazynowe należy wyposażyć w odpowiednie urządzenia, jak: urządzenia do składowania, urządzenia transportowe, w tym transportu bliskiego, urządzenia lub przyrządy pomiarowego dla określenia ilości przyjmowanych i wydawanych materiałów, urządzenia wentylacyjne, oświetleniowe i ogrzewcze, urządzenia sanitarno-higieniczne, socjalne i biurowe, urządzenia zabezpieczające właściwe warunki ppoż. i bhp, urządzenia lub przyrządy do monitorowania warunków przechowywania w zakresie temperatury i wilgotności Potrzebne i niezbędne urządzenia i wyposażenie magazynowe powinny zapewnić: racjonalne składowanie materiałów, sprawną, bezpieczną i oszczędna pracę ludzką, właściwe oświetlenie, temperaturę, czystość i wilgotność powietrza, zabezpieczenie materiałów przed zniszczeniem i kradzieżą, właściwe warunki bhp, sanitarno-higieniczne i socjalne, możliwość dokładnego ustalenia ilości materiałów przyjmowanych, wydawanych i bieżąco magazynowanych, prawidłową administrację magazynową Każdy magazyn branżowy w zależności od składowanych materiałów, powinien posiadać odpowiednie napisy i piktogramy informacyjno-ostrzegawcze, np.: Nie rzucać, Chronić przed wilgocią, światłem, ciepłem, Materiał żrący/trujący/łatwo palny/wybuchowy, Promieniowanie itd. 7. Obowiązki pracowników Magazynu Obowiązki Kierownika Magazynu (HM) Nadzorować, organizować i kierować pracą Magazynów Branżowych i Magazynu Przyjęć Nadzorować lub przyjmować dostawy do Magazynu Przyjęć w zakresie odbioru formalnego i sprawdzać zgodność dostawy z zamówieniem na podstawie dokumentów dostawy Kierować i organizować odbiór ilościowy i jakościowy przez Magazyn Przyjęć z udziałem Kontrolera Jakości oraz przyjęcie dostaw do Magazynów Branżowych.

28 28/ Nadzorować i monitorować proces przyjęcia dostaw od odbioru formalnego do przyjęcia dostawy do Magazynu Branżowego Niezwłocznie informować i składać reklamacje do Sekcji Zakupów (HZ) po potwierdzeniu niezgodności w zakresie odbioru formalnego i/lub ilościowego dostawy Nadzorować terminy przyjęcia dostaw określone w zamówieniach Sekcji HZ Okresowo sprawdzać: a) przestrzeganie warunków przechowywania Wyrobów i Materiałów, b) zabezpieczenia i ochrony fizycznej budynków i składów Magazynu, c) prawidłowość obiegu dokumentów i ewidencji w Magazynach Branżowych i Magazynie Przyjęć d) zabezpieczenia ppoż. i warunków bhp Opracowywać roczne plany przeglądu i konserwacji wyrobów oraz roczne plany przeglądu materiałów o ograniczonym okresie przydatności do użycia/przechowywania Opracowywać roczne plany przeglądu i konserwacji urządzeń i wyposażenia Magazynu w uzgodnieniu z innymi komórkami zakładu odpowiedzialnymi za nadzór nad jego eksploatacją Nadzorować i aktualizować instrukcję Gospodarka Magazynowa Obowiązki Magazyniera. Magazynier odpowiedzialny jest za ilość i stan techniczny powierzonych mu Wyrobów i Materiałów, oraz za całokształt czynności związanych z ich przyjmowaniem, przechowywaniem, konserwowaniem i wydawaniem z magazynu. W szczególności do jego obowiązków należy: Dokonywać odbioru ilościowego i brać udział w odbiorze jakościowym przyjmowanej dostawy do Magazynu Branżowego poprzez Magazyn Przyjęć, Przyjmować i wydawać Wyroby/Materiały z magazynu z zachowaniem zasad i postanowień niniejszej Instrukcji Prowadzić ewidencję magazynową (m.in. kartoteki), wystawiać i potwierdzać dowody magazynowe Przekazywać terminowo dokumenty i dowody obrotu materiałowego zgodnie z ich rozdzielnikiem Dbać o właściwe zabezpieczenie wyrobów/materiałów przed zniszczeniem, uszkodzeniem, kradzieżą lub pożarem Wykonywać przeglądy i konserwacje Wyrobów wg Planu Rocznego Przeglądu i Konserwacji oraz prowadzić ewidencję wykonanych prac.

29 29/ Wykonywać przeglądy i kontrole Materiałów o ograniczonym okresie przydatności do użycia/przechowywania wg Planu Rocznego Przeglądu Materiałów o ograniczonym okresie przydatności do użycia/przechowywani oraz prowadzić ewidencję wykonanych prac Prowadzić samokontrolę zgodności zapisów w kartotekach magazynowych ze stanem faktycznym w magazynie Przygotowywać magazyn i dokumentację do inwentaryzacji Informować Kierownika Magazynu o stanach zapasów minimum i maksimum dla wyrobów lub materiałów, dla których stany te zostały ustalone Przygotować do zwrotu opakowania zwrotne, które zostały pobrane z materiałem przez Magazyn Branżowy Wykonywać przeglądy i kontrole urządzeń i wyposażenia Magazynu Branżowego lub zlecać ich wykonanie innym komórkom zakładu Odpowiedzialność materialna Magazyniera i pracowników magazynu Magazynier z chwilą przyjęcia Magazynu Branżowego ponosi wraz ze wszystkimi pracownikami tego magazynu pełną odpowiedzialność materialną za stan techniczny i ilościowy znajdujących się na ewidencji tego Magazynu Wyrobów/Materiałów, urządzeń i wyposażenia, dokonanego protokolarnie na podstawie spisu z natury Dodatkowo poza komisyjnym przyjęciem Magazynu Branżowego i podpisaniem protokołu, Magazynier obowiązany jest podpisać Oświadczenie o odpowiedzialności materialnej - Załącznik Nr 3. Oświadczenie należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach za własnoręcznym podpisem, potwierdzonym przez Dział Kadr. Rozdzielnik: 1-NS, 2-NE. 8. Dokumenty związane. 1. Instrukcja Nr IO.NK Kontrola materiałów i wyrobów przyjmowanych do magazynu WZL-4 S.A. i wydanych użytkownikom. 2. Instrukcja Nr TT Neutralizacja pojemników, odzieży roboczej i ochronnej. 3. Instrukcja Nr TT Gospodarka niebezpiecznymi substancjami chemicznymi, czynnikami rakotwórczymi, substancjami toksycznymi i bardzo toksycznymi w WZL Instrukcja Nr TT-303-I - Magazynowanie materiałów chemicznych. 5. Instrukcja Nr ewid Ewidencja trucizn i materiałów szkodliwych oraz postępowanie z nimi w toku produkcji. 6. Instrukcja Nr QI/7.4/01/HZ - Zakupy.

30 9. Załączniki. Załącznik Nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ 30/30 1. Załącznik Nr 1 (wyd ) Wykaz magazynów i podmagazynów 2. Załącznik Nr 2 (wyd ) Wykaz osób uprawnionych do wstępu na teren magazynów 3. Załącznik Nr 3 (wyd ) Oświadczenie o odpowiedzialności materialnej 4. Załącznik Nr 4 (wyd ) Protokół wewnętrzny reklamacji dostawy/wyrobu/materiału 5. Załącznik Nr 5 (wyd ) Protokół kasacyjny 6. Załącznik Nr 6 (wyd ) Dokument Pz 7. Załącznik Nr 7 (wyd ) Dokument Mm 8. Załącznik Nr 8 (wyd ) Dokument Zw 9. Załącznik Nr 9 (wyd ) Dokument Pw 10. Załącznik Nr 10 (wyd ) - Dokument Po 11. Załącznik Nr 11 (wyd ) Dokument Rw 12. Załącznik Nr 12 (wyd ) Dokument Wz 13. Załącznik Nr 13 (wyd ) Etykieta magazynowa 14. Załącznik Nr 14 (wyd ) Karta magazynowa 10. Rozdzielnik. DN, NP, NE, NK, NH, NJ, NO, NI, JS, JK HM, HM-1, HM-2, HM-3, HM-4 HZ, TP, HH, TG P-2, P-3, P-3A, P-4, P-5, P-6 KP-2, KP-3, KP-5, KP-6

31 Załącznik Nr 1 (wyd ) do Instrukcji IO.NP 53-5 WYKAZ MAGAZYNÓW I PODMAGAZYNÓW - WZL-4 S.A. MAGAZYN PODMAGAZYN NAZWA HM WYROBY GUMOWE LOTNICZE HM PRODUKCJA WŁASNA HM CZĘŚCI ZŁĄCZNE HM PRODUKCJA WŁASNA HM AGREGATY I CZĘŚCI II KAT. Z WYDZIAŁU HM AGREGATY I CZĘŚCI II KAT. Z KOOPERACJI HM GTD-350 CZĘŚCI HM DG-4M CZĘŚCI HM RD-33 CZĘŚCI HM GTD-5M CZĘŚCI HM PW8-1 CZĘŚCI HM AŁ-21 CZĘŚCI HM TW2-117A CZĘŚCI HM ODZYSK CZĘŚCI TW-2 IV KAT. HM AI-9, AI-9W CZĘŚCI HM AGREGATY I CZĘŚCI UŻYWANE, PÓŁFABRYKATY HM AGREGATY I CZĘŚCI IV KAT. HM PW127,PT6 CZĘŚCI HM OSPRZĘT, ELEKTRONIKA, MATERIAŁY ELEKTRYCZNE HM ZŁĄCZA ELEKTRYCZNE HM CZĘŚCI DO STOISK HM ŁOŻYSKA LOTNICZE HM ŁOŻYSKA PRZEMYSŁOWE HM WYROBY ELEKTRONICZNE, INFORMATYCZNE HM MATERIAŁY CHEMICZNE HM TKANINY, WYROBY GUMOWE, NICI, SKÓRY,FILCE HM PRZEWODY, KABLE, DRUTY NAWOJOWE HM CYJANKI HM OSPRZĘT ELEKTRYCZNY SILNIKÓW HM WYROBY HUTNICZE NIEATESTOWANE, NORMALIA HM MATERIAŁY ZBĘDNE I NADMIERNE HM WYROBY HUTNICZE ATESTOWANE HM GAZY TECHNICZNE, OPAKOWANIA HM ARTYKUŁY BIUROWE HM ZŁOM I SUROWCE WTÓRNE HM HYDRAULIKA I MATERIAŁY BUDOWLANE HM PŁYTY, SKLEJKI,TARCICA HM MATERIAŁY MEDYCZNE HM SPRZĘT BIUROWY HM CZĘŚCI DO POJAZDÓW MECHANICZNYCH HM MPS I CHEMIA PRZEMYSŁOWA HM ODZIEŻ HM DRUKI 649 PALIWO LOTNICZE 749 PALIWO LOTNICZE ZIELONKA W-80 PRZYJĘCIA SILNIKÓW

32 Załącznik Nr 2 (wyd ) do Instrukcji IO.NP 53-5 WOJSKOWE ZAKŁADY LOTNICZE NR 4 S.A. WYKAZ OSÓB UPRAWNIONYCH DO WSTĘPU DO MAGAZYNU dla celów wynikających z uprawnień i obowiązków służbowych 1. Zarząd i Dyrektorzy. 2. Kierownik Działu Handlowego. 3. Pracownicy Sekcji Zakupów. 4. Szef Kontroli Jakości i upoważnieni pracownicy Działu KP. 5. Pełnomocnik ds. Systemów Zarządzania Jakością i upoważnieni pracownicy Biura SZJ. 6. Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych. 7. Inspektor BHP i ochrony p.poż. 8. Przewodniczący i członkowie Komisji Inwentaryzacyjnej. 9. Pracownicy Działu Głównego Mechanika TG w przypadku wykonywania remontów lub usuwania awarii. 10. Osoby wykonujące funkcje kontroli na podstawie dokumentów upoważniających do przeprowadzania kontroli. 11. Inni pracownicy na podstawie czasowego pisemnego upoważnienia Dyrektora Naczelnego.

33 Załącznik Nr 3 (wyd ) do Instrukcji IO.NP 53-5 WOJSKOWE ZAKŁADY LOTNICZE NR 4 S.A. OŚWIADCZENIE O ODPOWIEDZIALNOŚCI MATERIALNEJ Ja niżej podpisany (imię i nazwisko)...., obejmujący stanowisko, od dnia.., oświadczam że przyjmuję pełną odpowiedzialność materialną za powierzone mienie, a w szczególności za przechowywane wyroby i materiały, oraz urządzenia i wyposażenie znajdujące się na ewidencji Magazynu, wg wykazu stanowiącego załącznik do Protokołu Przyjęcia Magazynu, (Nr protokołu z dnia).. Jednocześnie zobowiązuję się do wykonywania zadań służbowych zgodnie z kartą służby (praw i obowiązków) na obejmowanym stanowisku, oraz postanowieniami instrukcji dot. gospodarki magazynowej, z którymi zostałem zapoznany i pouczony o odpowiedzialności materialnej i karnej... (miejscowość, data i podpis pracownika) Potwierdzam autentyczność podpisu:.. (data i podpis pracownika Działu Spraw Osobowych)

34 Załącznik Nr 4 (wyd ) do Instrukcji IO.NP 53-5 WOJSKOWE ZAKŁADY LOTNICZE NR 4 S.A. REKLAMACJA WEWNĘTRZNA DOSTAWY / WYROBU / MATERIAŁU DO SEKCJI ZAKUPÓW A. ADNOTACJE WYDZIAŁU/DZIAŁU ZGŁASZAJĄCEGO LUB MAGAZYNU DOSTAW I PRZYJĘĆ (HM-4): 1. Z WYDZIAŁU/DZIAŁU: 2. DATA UJAWNIENIA WADY: 3. IMIĘ I NAZWISKO ZGŁASZAJĄCEGO: 4. PRZEDMIOT REKLAMACJI KRÓTKI OPIS: 5. OKREŚLENIE POWODU/PRZYCZYNY REKLAMACJI I OKOLICZNOŚCI UJAWNIENIA WADY: Dowody, załączniki, opinia TT, inne uwagi: 6. NAZWA WYROBU/MATERIAŁU: 7. NR RYSUNKU/CZĘŚCI lub NORMY MATERIAŁU: 8. NR SERYJNY (dla wyrobów numerowanych) lub ILOŚĆ (dla wyrobów nienumerowanych i materiałów): c.d. na odwrocie arkusza c.d. na odwrocie arkusza c.d. na odwrocie arkusza 9. NR I DATA DOWODU Rw POBRANIA: 10. NR I DATA DOWODU Pz PRZYJĘCIA: 11. KIEROWNIK WYDZIAŁU/DZIAŁU: 12. KIEROWNIK KONTROLI JAKOŚCI WYDZIAŁU: (DATA / IMIĘ I NAZWISKO / PODPIS LUB PIECZĄTKA) (DATA / IMIĘ I NAZWISKO / PODPIS LUB PIECZĄTKA) B. ADNOTACJE KIEROWNIKA MAGAZYNU (HM): 13. NAZWA DOSTAWCY: 14. DATA DOSTAWY: 15. NR I DATA LISTU PRZEWOZOWEGO: 16. NAZWA KURIERA/PRZEWOŹNIKA: 17. INNE INFORMACJE O DOSTAWIE: KIEROWNIK MAGAZYNU: 19. SEKCJA ZAKUPÓW POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA REKLAMACJI: (DATA / IMIĘ I NAZWISKO / PODPIS LUB PIECZĄTKA) (DATA / IMIĘ I NAZWISKO / PODPIS LUB PIECZĄTKA) Strona 1 z 2

35 Załącznik Nr 4 (wyd ) do Instrukcji IO.NP 53-5 WOJSKOWE ZAKŁADY LOTNICZE NR 4 S.A. REKLAMACJA WEWNĘTRZNA DOSTAWY / WYROBU / MATERIAŁU DO SEKCJI ZAKUPÓW cd. listy reklamowanych wyrobów/materiałów. 6. NAZWA WYROBU/MATERIAŁU: 7. NR RYSUNKU/CZĘŚCI lub NORMY MATERIAŁU: 8. NR SERYJNY (dla wyrobów numerowanych) lub ILOŚĆ (dla wyrobów nienumerowanych i materiałów): C. ADNOTACJE SEKCJI ZAKUPÓW (HZ): 20. OPIS PODJĘTYCH DZIAŁAŃ I SPOSÓB ROZPATRZENIA REKLAMACJI ORAZ WNIOSKI I DZIAŁANIA KORYGUJĄCE: Dowody, załączniki, opinia TT, inne uwagi: 21. KIEROWNIK DZIAŁU HANDLOWEGO POTWIERDZENIE ROZPATRZENIA REKLAMACJI: 22. DYREKTOR HANDLOWY UZGODNIENIE WNIOSKÓW I DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH: (DATA / IMIĘ I NAZWISKO / PODPIS LUB PIECZĄTKA) (DATA / IMIĘ I NAZWISKO / PODPIS LUB PIECZĄTKA) Rozdzielnik: Oryginał: HZ, Kopie: P-X ; KP-X ; HM ; HH ; TP ; NH ; JS ; JK ; NJ, NP dla reklamacji wyrobu/materiału z Wydziału/Działu HM ; HH ; TP ; NH dla reklamacji dostawy z Magazynu Przyjęć i Dostaw Strona 2 z 2

36 Załącznik Nr 5 (wyd ) do Instrukcji Nr IO.NP 53-5 WOJSKOWE ZAKŁADY LOTNICZE NR 4 S.A. PROTOKÓŁ KASACYJNY Z A T W I E R D Z A M WARSZAWA, dn... Dyrektor Naczelny na podstawie Instrukcji Gospodarka Magazynowa, Nr I.O.NP 53-5 Komisja w składzie: Przewodniczący komisji NH: 1.. Członkowie komisji: HM 2.. HZ 3.. HH 4.. TT 5.. PP 6.. JK 7.. w dniu. dokonała oceny wniosku Kierownika Magazynu i przeglądu wyrobów/materiałów będących na stanie Magazynu i nie nadających się do dalszego wykorzystania w produkcji lotniczej. Komisja wnioskuje o zdjęcie ze stanu Magazynu wyrobów/materiałów wg załączonego wykazu oraz proponuje: (opisać proponowany dalszy sposób wykorzystania lub złomowania lub utylizacji: np. przekazanie dla celów dydaktycznych do uczelni lub szkoły zawodowej, dla innych celów, konieczność złomowania lub utylizacji przez uprawniony podmiot, itp.) Załączniki razem na str.: 1. Wykaz wyrobów/materiałów do kasacji na str. 2. Wniosek Kierownika Magazynu na str. Podpisy komisji:

37 Załącznik Nr 6 do Instrukcji Nr IO.NH 53-5 DRUK SYSTEMOWY INFOBEST PZ PRZYCHOD MATERIAAOW NR BTEZACY: NR }4AGAZYNOWY: ORYGINAI. MAGAZYN: DATA WYDRUKU: ID DOSTAWY: NR ZAM6WIENIA: NR UMOWY: DOKUMENT ZRONT,OWY: KONTRAHENT: REKLAMACJA: NR FAKTURY: LP INDEKS - NR PARTII NAZWA KAT. ILOSE WYMAGANA JMM ILOSC REALIZACJA CENA JEDN. NR FABRYCZNY DATA WAZNOSCT Wa rf o(6 \ ar-znle: UTWORZY}, (DATA/ PODPIS) ZATWTERDZIL (DATA, PODPIS) UWAGI: PRZYJAi (DATA/ PODPIS) ZDAI KONIEC WYDRUKU Strona 1